คู่มือการปฏิบัติงาน

งานรับ – ส่ง หนังสือราชการ

ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาEducation Area Management Support System (AMSS++)

และระบบส านักงานไร้กระดาษ (E-office)

โดย

นางสาวสิรินทรา ดวงอาภัย

กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์

ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่ เขต ๔

๒

สารบัญ

เรื่อง หน้า

ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา AMSS++ 1

การใช้งานระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา AMSS++ 2

การใช้งานทะเบียนหนังสือราชการ 3

การใช้งานทะเบียนหนังสือส่ง 4

การใช้งานทะเบียนค าสั่ง 8

ระบบส านักงานไร้กระดาษ (E-office) 10

ระบบส านักงานไร้กระดาษส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่เขต 4 11

การใช้งานทะเบียนรับหนังสือ 12

การส่งต่อหนังสือราชการ 15

การส่งคืนหนังสือราชการ 16

การใช้งานทะเบียนรับ 17

การรับเอกสารด่วน 21

การใช้งานทะเบียนส่งหนังสือ 25

การตรวจสอบหนังสือราชการในทะเบียนหนังสือส่ง 32

๓

ค าน า

ปัจจุบันช่องทางในการติดต่อสื่อสารโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมีความก้าวหน้าและมีความหลากหลายเป็นอย่างมาก ส่วนราชการต่างๆ จึงได้น าเอาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ เพ่ือให้เกิดความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน ซึ่งจะท าให้ระบบงานเกิดประสิทธิภาพสูง ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา Education Area Management Support System AMSS++ ถูกพัฒนาขึ้นมาเพ่ือให้การท างานระหว่างส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาและสถานศึกษาในสังกัดมีการท างานที่สอดประสานกันอย่างเป็นระบบ ภายใต้หลักการบริหารจัดการส านักงานสมัยใหม่ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) เข้ามาช่วยให้การปฏิบัติงาน เป็นการลดขั้นตอนการท างาน ลดความซ้ าซ้อน แต่ได้ประโยชน์มากขึ้น ระบบส านักงานไร้กระดาษ (E-office) เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาเพ่ือให้บุคลากรในองค์กรสามารถท างานร่วมกันได้ โดยไม่ต้องเดินทางไปยังส านักงาน เป็นการลดจ านวนการใช้กระดาษลงและใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงทุกระบบสารสนเทศขององค์กรเป็นระบบ E-office เพียงอย่างเดียว และปัจจุบันทั้งภาครัฐและเอกชนต่างก็น าระบบส านักงานไร้กระดาษเข้ามาบริหารจัดการภายในองค์กรมากข้ึน

คู่มือการปฏิบัติงาน งานรับ-ส่งหนังสือราชการฉบับนี้ เป็นเอกสารของกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ ส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่ เขต 4 ซึ่งได้จัดท าขึ้นเป็นข้อมูลเบื้องต้นในการปฏิบัติงานการรับ-ส่ง หนังสือราชการ โดยจะบรรยายวิธีการและขั้นตอนการปฏิบัติอย่างละเอียด เพ่ือให้ผู้ปฏิบัติสามารถน าไปใช้ในการปฏิบัติงานของตนเองให้ดียิ่งขึ้น รู้จักวิธีการท างานให้ง่ายและถูกต้อง สามารถค้นหาหนังสือราชการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ท าให้ระบบงานเกิดประสิทธิภาพประสิทธิผลและมีคุณภาพ หากมีข้อเสนอแนะที่จะเป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงแก้ไข ผู้จัดท าขอน้อมรับไว้ด้วยความยินดี และพร้อมที่จะปรับปรุงแก้ไข เพ่ือความถูกต้องและสมบูรณ์ต่อไป

ผู้จัดท า

นางสาวสิรินทรา ดวงอาภัย

๔

ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา

Education Area Management Support System AMSS++

คือ ระบบสนับสนุนและช่วยเหลือการปฏิบัติงานของส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา เพ่ือน าไปใช้ในการบริหารจัดการในส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาสามารถใช้ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษานี้ในการจัดเก็บข้อมูลโดยตรงกับสถานศึกษา โดยใช้ในการก ากับ ติดตาม และรายงานผลการด าเนินงานของส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาและของสถานศึกษาในสังกัด ส่งผลให้เกิดประโยชน์ในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาสามารถใช้ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาในการบริหารงานในเขตพ้ืนที่การศึกษา 4 ด้าน คือ ด้านบริหารงานทั่วไป ด้านนโยบายและแผน ด้านงบประมาณ และด้านวิชาการ เพ่ือรายงานข้อมูลไปยังส านักงานคณะกรรมการการศึกษาข้ันพื้นฐาน และหน่วยงานในสังกัดสามารถใช้ข้อมูลจากระบบรายงานเพ่ือไปพัฒนาการปฏิบัติงานของตนเองให้อย่างมีคุณภาพ ส่งผลให้การบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษามีการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ท าองค์กรมุ่งสู่ความเป็นเลิศ

ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา Education Area Management Support system AMSS++ เป็นการใช้งานเพ่ือให้การท างานระหว่างส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาและสถานศึกษาในสังกัดมีการท างานที่สอดประสานกันอย่างเป็นระบบ เมื่อส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาหรือกลุ่มงานต่างๆ ต้องการส่งหนังสือราชการไปยังสถานศึกษาในสังกัด ส่วนราชการต่างๆ หรือหน่วยงานอ่ืนๆ ก็สามารถด าเนินการผ่านระบบ AMSS++ ได้ โดยผู้ปฏิบัติงานจะต้องเป็นบุคลากรในสังกัดส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา มีข้อมูลพ้ืนฐานและลงทะเบียนในระบบ AMSS++ ของส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาไว้แล้ว จึงจะสามารถด าเนินการในระบบได้

๕

การใช้งานระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา AMSS++

การใช้งานระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา AMSS++ มีข้ันตอนดังนี้

1. คลิกเลือก Icon Internet Explorer หรือ Google Chrome เ พ่ื อ เ ข้ า สู่หน้าจอ Internet เปิดระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา AMSS++ จากหน้าเว็บไซต์โดยเข้าไปที่ 202.29.215.217/amssplus/index.php ระบบจะแสดงหน้าจอการ Login เพ่ือเข้าสู่ระบบ

2. เข้าระบบ (Login) ด้วย Username และ Password ที่ได้ลงทะเบียนไว้

3. เมื่อ Login เข้าระบบเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏ ดังภาพ

๖

การใช้งานทะเบียนหนังสือราชการ

ทะเบียนหนังสือราชการ เป็นการใช้งานการรับ -ส่งหนังสือราชการระหว่างส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษากบัสถานศึกษาในสังกัด การใช้งานทะเบียนหนังสือราชการ มีขั้นตอนดังนี้

1. เมื่อ Login เข้าระบบแล้ว คลิกเลือก บริหารงานทั่วไป แล้วเลือกเมนู ทะเบียนหนังสือราชการ

2. เมื่อผู้ปฏิบัติงานคลิกทะเบียนหนังสือราชการแล้ว จะพบหัวข้อต่างๆ ได้แก่ รายการหลัก ทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง ทะเบียนค าสั่ง ทะเบียนเกียรติบัตร คู่มือ ดังภาพ

คลิกทะเบียน หนังสือราชการ

๗

การใช้งานทะเบียนหนังสือส่ง

ทะเบียนหนังสือส่ง เป็นการลงทะเบียนหนังสือราชการที่จะส่งออกจากส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาไปยังสถานศึกษาในสังกัด โดยกลุ่มงานต่างๆ สามารถท าผ่านระบบสนับสนุนการบริหารจัดการของส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา AMSS++ การใช้งานทะเบียนหนังสือส่ง มีขั้นตอนดังนี้

1. กรณีลงทะเบียนหนังสือส่ง คลิก ทะเบียนหนังสือส่ง จากระบบทะเบียนหนังสือราชการ

2. เมื่อคลิกลงทะเบียนหนังสือส่งเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้

คลิกทะเบียน หนังสือส่ง

๘

3. คลิกเลือก ปุ่มลงทะเบียนหนังสือ

4. เมื่อคลิกลงทะเบียนหนังสือเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้

คลิกลงทะเบยีนหนังสือ

๙

5. กรอกข้อมูลซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดต่างๆ ให้เรียบร้อย ตั้งแต่ เลขที่หนังสือ หากเป็นหนังสือแจ้งเวียนให้คลิกเครื่องหมายถูกไว้หน้า หมายถึง หนังสือราชการฉบับนี้จะส่งถึงกลุ่มงานต่างๆ และสถานศึกษาในสังกัดหลายโรงเรียน ความลับ จาก ถึง เรื่อง กรอกชื่อเรื่องที่จะส่ง คลิกเลือกกลุ่มงานปฏิบัติ พิมพ์ชื่อบุคลากรผู้ปฏิบัติ เมื่อกรอกข้อมูลต่างๆ ครบเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ตกลง (ขั้นตอนนี้ผู้ปฏิบัติงานจะยังไม่แนบไฟล์เอกสารและกรอกค าอธิบาย)

6. เมื่อคลิกตกลง จะพบเลขลงทะเบียนหนังสือที่ผู้ปฏิบัติได้ลงทะเบียนไว้ จากนั้นให้พิมพ์เลขหนังสือส่งในหนังสือราชการ กลับมายังหน้าต่างทะเบียนหนังสือส่งอีกครั้ง คลิก แก้ไข

คลิกตกลง

กรอกรายละเอียดใหค้รบถ้วน

คลิกแก้ไข

๑๐

7. ท าการ แนบไฟล์หนังสือราชการ ที่จะส่งไปยังสถานศึกษาในสังกัด พร้อมทั้ง กรอกค าอธิบาย ให้เรียบร้อย แล้วคลิก ตกลง

8. เมื่อคลิกตกลง จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้ หมายถึง ผู้ปฏิบัติงานได้ออกเลขทะเบียนหนังสือส่งพร้อมแนบไฟล์ในหนังสือราชการเรียบร้อยแล้ว

กรอกรายละเอียด

คลิกตกลง

แนบไฟล ์กรอก

ค าอธิบาย

๑๑

การใช้งานทะเบียนค าสั่ง

ทะเบียนค าสั่ง เป็นการออกเลขทะเบียนค าสั่งในหนังสือราชการ โดยเป็นการออกเลขอัตโนมัติจากระบบ การใช้งานทะเบียนค าสั่ง มีข้ันตอนดังนี้

1. คลิกท่ี ทะเบียนค าสั่ง ดังภาพ

2. เมื่อคลิกลงทะเบียนค าสั่ง จะปรากฏทะเบียนค าสั่งทั้งหมดที่กลุ่มงานต่างๆ ภายในส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาได้ลงทะเบียนไว้ การลงทะเบียนค าสั่ง คลิก ลงทะเบียนค าสั่ง

คลิกทะเบียนค าสั่ง

คลิกลงทะเบยีนค าสั่ง

๑๒

3. เมื่อคลิกลงทะเบียนค าสั่ง จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้ จากนั้นให้กรอกรายละเอียดให้ครบทุกช่อง ช่องหมายเหตุ จะใส่ชื่อกลุ่มงานหรือผู้ปฏิบัติงาน หรือจะไม่ใส่ก็ได้ พร้อมทั้งแนบไฟล์หนังสือราชาการให้เรียบร้อย คลิก ตกลง

4. เมื่อคลิกตกลง จะพบเลขทะเบียนค าสั่งที่ผู้ปฏิบัติได้ลงทะเบียนไว้ ปรากฏ ดังภาพ หมายถึง ผู้ปฏิบัติงานได้ออกเลขทะเบียนหนังสือค าสั่งหนังสือราชการเรียบร้อยแล้ว พร้อมส่งหนังสือราชการไปยังหน่วยงานหรือสถานศึกษาในสังกัด

คลิกตกลง

กรอกรายละเอียดและแนบไฟล์ให้

ครบถ้วน

๑๓

ระบบส านักงานไร้กระดาษ (E-office)

ระบบส านักงานไร้กระดาษ (E-Office) เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นมาภายใต้กรอบแนวคิดที่ต้องการให้การจัดการภายในส านักงานเป็นส านักงานอัตโนมัติ โดยการน าเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์และการท างานผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตเข้ามาช่วยให้การปฏิบัติงานเสมือนหนึ่งเป็นการท างานภายในส านักงาน (Virtual Office) เพ่ือเพ่ิมประสิทธิภาพในการท างาน ท าให้ลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เป็นการเพ่ิมช่องทางในการสื่อสาร การรับรู้ข่าวสารที่สะดวกและรวดเร็วภายในส านักงานและระหว่างหน่วยงาน ระบบส านักงานไร้กระดาษ (E-office) เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาเพ่ือใช้งานเป็น “ส านักงานเสมือนจริง” ที่ทุกคนในองค์กรสามารถเข้ามาท างานร่วมกันได้ โดยไม่ต้องเดินทางไปยังส านักงานจริง เป็นการเชื่อมโยงทุกระบบสารสนเทศขององค์กรเป็นระบบส านักงานไร้กระดาษ (E-office) เพียงอย่างเดียว ปัจจุบันทั้งภาครัฐและเอกชนต่างก็น าระบบส านักงานไร้กระดาษเข้ามาบริหารจัดการในองค์กรมากขึ้น เพ่ือเป็นการพัฒนาการปฏิบัติงานอย่างมีคุณภาพ ท าให้ระบบงานเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

ส านักงานไร้กระดาษมีวัตถุประสงค์ในการน าสื่อเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ แทนกระดาษ เพ่ือประหยัดทรัพยากร ใช้จอภาพในการท างานมากขึ้นกว่าการใช้เอกสาร การส่งผ่านเอกสารและการพิจารณาอนุมัติโดยใช้ลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ และปรับจากการส าเนากระดาษที่เคยเก็บในแฟ้มเอกสารและตู้เก็บเอกสารมาเป็นบันทึกด้วยสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์แทน ระบบส านักงานไร้กระดาษ ช่วยลดจ านวนการใช้กระดาษลง โดยการน าเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดเก็บ บันทึกประมวลผลข้อมูล ช่วยลดขั้นตอนและภาระการท างานของผู้ปฏิบัติงาน โดยระบบสามารถส่งเอกสารแบบต่อเนื่องอัตโนมัติไปยังบุคคลต่างๆ ที่อยู่ในเส้นทางที่ตั้งไว้ล่วงหน้าได้ อีกทั้งระบบยังช่วยให้ผู้ปฏิบัติติดตามงามหรือเอกสารที่ส่งไปและสามารถตรวจสอบสถานะการด าเนินการล่าสุดในทันทีและตลอดเวลา

จะเห็นได้ว่าระบบส านักงานไร้กระดาษ (E-office) มีความส าคัญต่อทุกองค์กร ส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่เขต 4 ได้น าระบบส านักงานไร้กระดาษเข้ามาใช้ในการบริหารจัดการภายในส านักงานและสถานศึกษาในสังกัด เพ่ือเพ่ิมประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานให้มีความรวดเร็วและแม่นย ามากขึ้น ในเรื่องของการรับ-ส่งหนังสือราชการ งานจัดเก็บและสืบค้นเอกสาร เพ่ือลดระยะเวลาในการท างานและประหยัดค่าใช้จ่าย ซึ่งระยะทางและเวลาไม่ได้เป็นข้อจ ากัดส าหรับการปฏิบัติงานอีกต่อไป ส่งผลให้ระบบงานมีคุณภาพเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล

๑๔

การใช้งานระบบส านักงานไร้กระดาษส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา

ประถมศกึษาเชียงใหม่ เขต 4 (E-office)

การใช้งานระบบส านักงานไร้กระดาษ คลิกเลือก Icon Internet Explorer หรือ Google Chrome เพ่ือเข้าสู่หน้าจอ Internet เปิดระบบส านักงานไร้กระดาษส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่ เขต 4 (E-office) จากหน้าเว็บไซต์ โดยเข้าไปที่ 122.154.253.18 ระบบจะแสดงหน้าจอการ Login เพ่ือเข้าสู่ระบบ

1. Login เข้าสู่ระบบ E-office ของผู้ปฏิบัติงานที่ได้ลงทะเบียนไว้ กรอก ชื่อผู้ใช้งาน นามสกุลผู้ใช้งาน รหัสผ่าน และคลิก เข้าสู่ระบบ

2. เมื่อผู้ปฏิบัติงานเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้วจะพบหน้าต่างส านักงานไร้กระดาษของกลุ่ม ดังนี้

คลิกเข้าสู่ระบบ

๑๕

การใช้งานทะเบียนรับหนังสือ

1. การใช้งานทะเบียนรับหนังสือ ให้ผู้ปฏิบัติงานคลิกท่ีรับ – ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

2. เมื่อคลิกรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายละเอียดของหนังสือราชการที่สารบรรณกลางหรือสถานศึกษาในสังกัดได้ส่งหนังสือราชการมายังกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์

คลิกช่ือเรื่อง หนังสือราชการ

คลิกรับ-ส่งเอกสาร อิเล็กทรอนิกส ์

๑๖

3. เมื่อคลิกชื่อเรื่อง จะปรากฏรายละเอียดของหนังสือราชการ ดังนี้ ให้ผู้ปฏิบัติงาน ปริ้นหนังสือ ราชการที่ทางสถานศกึษาในสังกัดส่งมา และน ามาลงทะเบียนรับในหนังสือลงทะเบียนรับประจ าวัน

4. ผู้ปฏิบัติงาน ปริ้นหนังสือราชการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ปุ่มจัดการเอกสาร

คลิกจัดการเอกสาร

๑๗

5. คลิกที่ปุ่มจัดการเอกสาร จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้ ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบรายละเอียดของหนังสือราชการแล้ว ถ้าไม่ส่งต่อหนังสือราชการให้กลุ่มงานใดหรือส่งคืน ให้คลิก สิ้นสุด และ คลิก รับเอกสาร

6. เมื่อผู้ปฏิบัติงานคลิกรับเอกสารแล้ว ระบบจะแสดงสถานะการท างาน หมายถึง กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ได้ท าการบันทึกการรับหนังสือราชการอิเล็กทรอนิกส์ที่สารบรรณกลางหรือสถานศึกษาในสังกัดได้มาส่งให้เรียบร้อยแล้ว

คลิกสิ้นสุด

คลิกรับเอกสาร

๑๘

การส่งต่อหนังสือราชการ

1. การส่งต่อหนังสือราชการ เมื่อพบว่าหนังสือราชการที่ส่งมาไม่เกี่ยวข้องกับกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ อาจจะเป็นหนังสือราชการที่สถานศึกษาในสังกัดต้องการส่งไปยังกลุ่มงานอ่ืน แต่ ส่งผิดมาให้กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ ให้ผู้ปฏิบัติงานคลิก การส่งต่อเอกสาร

2. กรณีการส่งต่อหนังสือราชการ ให้กลุ่มงาน ให้คลิก เลือกกลุ่มงาน ที่ต้องการส่งหนังสือ คลิก ปุ่มส่งต่อเอกสาร เอกสารจะถูกส่งไปยังกลุ่มงานที่เลือกไว้

คลิกการส่งต่อเอกสาร

คลิกส่งต่อเอกสาร

๑๙

การส่งคืนหนังสือราชการ

1. การส่งคืนหนังสือราชการ คลิกส่งคืน คลิกเลือกผู้ที่ต้องการส่ง คลิกเลือกนายทะเบียนรับสารบรรณกลางกรณีส่งคืนให้สารบรรณกลาง หรือเลือกนายสารบรรณโรงเรียนกรณีต้องการส่งหนังสือคืนไปยังสถานศึกษาในสังกัด แล้วคลิก รับเอกสาร

2. ผู้ปฏิบัติงานคลิกรับเอกสาร ระบบจะแสดงสถานะการท างาน ซึ่งหมายถึง กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ได้ท างานส่งคืนหนังสือราชการไปยังสารบรรณกลางหรือสถานศึกษาในสังกัดเรียบร้อยแล้ว

คลิกช่องส่งคืนเอกสาร

คลิกเลือกกลุ่มงานหรือโรงเรียนที่จะส่งคืน

เอกสาร

คลิกช่องส่งต่อเอกสาร

๒๐

การใช้งานทะเบียนรับ ทะเบียนรับ เป็นขั้นตอนการค้นหาหนังสือราชการที่ได้รับมาในแต่ละวัน จะใช้ในกรณีที่ค้นหาหนังสือราชการที่สารบรรณกลางหรือสถานศึกษาในสังกัดส่งมายังกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ แต่ทางกลุ่มยังไม่เห็นเอกสารฉบับจริง สามารถค้นหาในทะเบียนรับได้ ดังนี้

1. ผู้ปฏิบัติงานคลิก ทะเบียนรับ

2. ผู้ปฏิบัติงานก าหนดช่วงระยะเวลาที่คาดว่าหนังสือราชการที่สถานศึกษาในสังกัดได้ส่งมา ก าหนดเลือกช่วงเวลาหนึ่งถึงช่วงเวลาหนึ่ง เลือกวันที่/เดือน/ปี พ.ศ. ให้ถูกต้อง

ทะเบียนรับ

เลือกช่วงเวลา เลือกช่วงเวลา

๒๑

3. คลิกช่อง ตามประเภทเอกสาร จะแสดงรายละเอียดของเอกสารเอกสารทั่วไป เอกสารด่วน และเอกสารลับ ให้ผู้ปฏิบัติงานคลิกเลือกประเภทของเอกสารดังกล่าว เช่น ถ้าเป็นเอกสารทั่วไป คลิกเลือกเอกสารทั่วไป ถ้าเป็นเอกสารด่วน คลิกเลือกเอกสารด่วน

4. คลิกช่อง ชื่อเรื่อง เลขหนังสือ จะแสดงรายละเอียดของ ชื่อหนังสือ เลขท่ีหนังสือ ผู้ส่ง ผู้รับ ให้ผู้ปฏิบัติงานคลิกเลือก เลขที่หนังสือ

ตามประเภทเอกสาร

เลขท่ีหนังสือ

๒๒

6. กรอกเลขที่หนังสือราชการที่สถานศึกษาในสังกัดส่งมายังกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ คลิก ค้นหา สัญลักษณ์เป็นรูปกุญแจ

7. กรณีที่สารบรรณกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์กลุ่มได้รับหนังสือราชการแล้วเรียบร้อย จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้

กรอกเลขท่ีหนังสือ

คลิกค้นหา

๒๓

8. เมื่อคลิกเข้าไปดูรายละเอียดจะท าให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่า หนังสือราชการฉบับนี้สารบรรณกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ได้รับเอกสารเรียบร้อยแล้ว เมื่อวันที่ 26 ตุลาคม 2561 เวลา 15.16 น.

9. กรณีท่ีสารบรรณกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ยังไม่ได้รับหนังสือราชการที่สถานศึกษาในสังกัดส่งมา จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้ ท าให้ทราบว่า สารบรรณกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ยังไม่ได้รับหนังสือราชการ ให้ติดต่อประสานงานกับสถานศึกษาในสังกัด เพ่ือติดตามหาหนังสือราชการต่อไป

๒๔

การรับเอกสารด่วน เอกสารด่วน คือ เอกสารที่สถานศึกษาในสังกัดส่งมายังกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ เป็นเรื่องด่วนที่ทางกลุ่มต้องรีบด าเนินงานโดยเร็ว การรับเอกสารด่วน มีข้ันตอน ดังนี้

1. เมื่อมีเอกสารด่วนที่สถานศึกษาในสังกัดได้ส่งมายังกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ เป็นเอกสารด่วน จะมีกล่องข้อความแจ้งเตือนอยู่ตลอดเวลา จะปรากฏหน้าต่าง ดังภาพ

2. ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าไปรับเอกสารด่วนได้ในช่อง ตามประเภทเอกสาร คลิก เอกสารด่วน

คลิกเอกสารด่วน

๒๕

3. เมื่อคลิกเอกสารด่วน จะแสดงรายละเอียดของหนังสือราชการที่สถานศึกษาหรือกลุ่มงานต่างๆ ได้ส่งเข้ามายังกลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ จะปรากฏ ดังนี้

4. ผู้ปฏิบัติงานคลิก รับเอกสาร ตรงไฟล์ที่แนบมา ดังนี้

คลิกเปิดไฟล์เอกสารที่แนบมา

๒๖

5. ผู้ปฏิบัติงานท าการเปิดไฟล์เอกสาร

6. ปริ้นหนังสือราชการที่ทางสถานศึกษาในสังกัดส่งมา และน ามาลงทะเบียนรับในหนังสือลงทะเบียนรับประจ าวัน

๒๗

7. เมื่อผู้ปฏิบัติงานได้ท าการปริ้นหนังสือราชการเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ช่องจัดการเอกสาร

8. เมื่อคลิกช่อง จัดการเอกสาร เรียบร้อยแล้ว จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้ หมายถึง กลุ่มบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ได้รับเอกสารด่วนที่ทางสถานศึกษาในสังกัดส่งมาเรียบร้อยแล้ว

คลิกจัดการเอกสาร

๒๘

การใช้งานทะเบียนส่งหนังสือ เป็นการส่งหนังสือราชการจากส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาไปยังสถานศึกษาในสังกัด ส่งจากกลุ่มงานไปยังสถานศึกษา ส่งระหว่างกลุ่มงานภายในส านักงาน หรือเป็นการส่งหนังสือราชการให้บุคลากรภายในกลุ่มงานเดียวกัน เช่น การแจ้งระเบียบ ประกาศข้อบังคับ ค าสั่งแนวปฏิบัติของต้นสังกัด เพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบและปฏิบัติโดยทั่วกัน

การใช้งานทะเบียนส่งหนังสือในระบบส านักงานไร้กระดาษ มีขั้นตอน ดังนี้

1. ลงทะเบียนเพ่ือเข้าใช้งานระบบ ส านักงานไร้กระดาษส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่ เขต 4 โดยกรอกข้อมูลในช่องว่างให้ถูกต้องและครบถ้วน ดังนี้

ชื่อผู้ใช้งาน : สารบรรณ นามสกุลผู้ใช้งาน : การเงิน รหัสผ่าน : 1234

๒๙

2. ผู้ปฏิบัติงาน คลิก รับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

3. เมื่อคลิกรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้ ให้คลิก ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

คลิกรับ-ส่งเอกสาร อิเล็กทรอนิกส ์

คลิกท่ีส่งเอกสาร อิเล็กทรอนิกส ์

๓๐

4. เมื่อผู้ปฏิบัติงาน คลิกส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เรียบร้อยแล้ว จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้

5. คลิกเพ่ือเลือกหน่วยงาน

คลิกเลือกหน่วยงาน

๓๑

6. คลิกเพ่ือเลือกผู้บริหาร กลุ่มงาน และสถานศึกษาในสังกัดที่ต้องการจะส่งหนังสือราชการไปถึง 6.1 ผู้บริหารในส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่ เขต 4

เมื่อผู้ปฏิบัติคลิกเลือกผู้บริการ จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้

๓๒

6.2 กลุ่มงานในส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่ เขต 4

เมื่อผู้ปฏิบัติคลิกเลือกผู้กลุ่มงาน จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้

๓๓

6.3 สถานศึกษาในสังกัดส านักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษาเชียงใหม่ เขต 4 โดยเลือกโรงเรียนในอ าเภอที่ต้องการส่งหนังสือราชการไปถึง

เมื่อผู้ปฏิบัติคลิกเลือกสถานศึกษาในสังกัด จะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้

๓๔

7. กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วนและถูกต้องทุกช่อง แนบไฟล์หนังสือราชการ พร้อมอธิบายรายละเอียดของหนังสือราชการที่ส่งไปให้ชัดเจน แล้วคลิก ส่งเอกสาร

8. เมื่อคลิกส่งเอกสารเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงสถานะการท างาน ปรากฏหน้าต่าง ดังนี้ หมายถึง หนังสือราชการจากกลุ่มงานบริหารงานการเงินและสินทรัพย์ได้ถูกส่งไปยังสถานศึกษาในสังกัดเรียบร้อยแล้ว

คลิกส่งเอกสาร

กรอกรายละเอียด แนบไฟล์เอกสาร และอธิบายรายละเอียดใหเ้รียบร้อย

๓๕

การตรวจสอบหนังสือราชการในทะเบียนหนังสือส่ง

การตรวจสอบหนังสือราชการในทะเบียนหนังสือส่ง เป็นขั้นตอนการค้นหาหนังสือที่กลุ่มงานต่างๆ ได้ส่งหนังสือราชการไปยังผู้บริหาร กลุ่มงานในส านักงาน หรือสถานศึกษาในสังกัด เพ่ือตรวจสอบดูว่าบุคลคลนั้นๆ กลุ่มงานในส านักงาน หรือสถานศึกษาได้รับหนังสือราชการที่ทางกลุ่มได้ส่งไปให้หรือยัง

ยกตัวอย่างเช่น เอกสารฉบับนี้ กลุ่มบริหารงานการเงินได้ส่งเอกสารไปให้โรงเรียนในสังกัด เมื่อวันที่ 25 ตุลาคม พ.ศ. 2561 เวลา 14.08 น. จากภาพ จะเห็นได้ว่า โรงเรียนบ้านทุ่งเสี้ยว(นวรัฐ) ได้คลิกรับเอกสารเรียบร้อยแล้ว และมีการส่งต่อไปยังผู้อ านวยการโรงเรียน เมื่อวันที่ 25 ตุลาคม 2561 เวลา 14.35 น. แต่โรงเรียนอ่ืนๆ ในสังกัดยังไม่ได้รับเอกสาร

ทะเบียนส่ง