10 steg till effektivare business

intelligence

“Ett företag behöver en tydlig strategi för att veta

vilka data som företaget ska fokusera på, hur

analytiska resurser ska fördelas och vad företaget

försöker uppnå.”

Business Intelligence blir alltför ofta likställt med ITsystem

men för att säkerställa effektivt användande av BI

bör man ta hänsyn till organisatoriska, mänskliga och

teknologiska faktorer.

Det finns mängder av definitioner på vad BusinessIntelligence egentligen är, men man skulle kunnabeskriva det som resultatet av en djupgående analysav detaljerade affärsdata. Det omfattar databastjänsteroch mjukvarusystem samt analysrutiner. Ofta användstermen synonymt med “beslutsstöd”, även om Busi-ness Intelligence är tekniskt mycket bredare, poten-tiellt omfattar kunskapshantering, resursplanering ochdata mining, bland andra metoder. Oavsett om ni idag aktivt arbetar med BI på någotsätt eller om ni funderar på att göra det hoppas vi attdenna tipslista kan hjälpa er på vägen till effektivareanvändining av BI.

Effektiv BusinessIntelligence innefattarmer än IT

2Att mäta och utveckla alla företagets processer är ambitiöst men ofta inte realistiskt. Börja därför med företagets viktigaste processer, oftast säljprocesser och tillverkningsprocesser. När ni sedan lyckats visa upp resultat genom ökad försäljning, förbättrade ledtider, förbättrad produktkvalitet, etc. kan ni vinna över tvivlare inom organisationen.

Börja med de viktigaste processerna

3Ta reda på vad som är viktigast att mäta och fokusera på inom dessa processer. Köper era kunder från er för att ni har effektivare processer än era konkur-renter och därigenom kan ge snabbare leveranser och billigare pris eller köper era kunder från er för att er produkt är överlägsen konkurrenternas produk-ter eller är det för att ni har närmast relation till era kunder?

Om ni fokuserar på fel saker kan det hända att ni optimerar delar av processen som inte är viktiga för kunden och därav inte ger full effekt.

Börja med vad som är viktigast i dessa processer1

Skapa ett idédokument där ni beskriver vad ni vill uppnå med att implementera Business Intelligence i er organisation, hur Business Intelligence kan stödja era strategiska handlingsplaner samt varför ni behöver Business Intelligence. Detta kan t.ex. göras med en tydlig målbild som beskriver hur Business Intelligence används inom er organisation när implementationen är klar.

• Ska BI stödja strategiska/taktiska/operativa beslut?

• Vilka typer av frågor vill ni att BI ska kunna besvara?

• Vad hände/händer/kommer att hända?

• Hur arbetar ni med BI när hela projektet är i mål?

Skapa en övergripande BI- Vision

8Beroende på er ambitionsnivå för BI och er organisa-tions storlek kan BI- funktionen se olika ut, men den bör innehålla analys-, IT-, och affärskompetenser för att höja effekten av er BI-funktion. Säkerställ att verk-samhetens krav driver vidare BI-utveckling och att BI- funktionen ges chansen att faktiskt driva igenom förändringar som upptäckts med hjälp av analyserna.

Även om er organisation inte är så stor är det en bra idé att tillsätta resurser till analys för att undvika att ”alla är ansvariga” för analyser och förändringsimple-mentationer.

Tillsätt resurser till analys och implementation

10När ni har en vision klar och en bild över hur väl BI passar in i er kultur bör ett strukturerat förän-dringsledningsarbete startas. Ta reda på vilka or-ganisatoriska/företagskulturella hinder som måste övervinnas för att få en lyckad implementation och påbörja förändringsledningen.

• Hur ska motståndare vinnas över?

• Hur ska investeringen marknadsföras internt?

• Hur ska personalen utbildas?

• Etc...

Skapa en plan för förändringsledning

9Det är inte troligt att alla användare kommer att utnyttja BI-systemet full ut. En del medarbetare har fallenhet och intresse för statistik och vill gräva djupt ner i data för att göra analyser. Andra användare vill kanske se en dashboard i början av dagen för att besluta var han/hon bör lägga fokus, eller kanske är det så att användaren endast vill ha en ”Alert” när ett visst värde går över eller under ett tröskelvärde.

Undersök hur man bäst stödjer olika beslutsfattare inom er organisation

5Samla verksamhetens krav på BI-systemet innan det köps, detta är viktigt dels som del i förändringsarbetet men även för att ha en bra grund att stå på innan ni bjuder in leverantörer till att visa upp systemen. På så sätt kan ni objektivt utvärdera olika system innan ni bestämmer er.

Samla krav innan ni börjar titta på systemen

7BI- projekt bör ha en sponsor som inte är IT-chefen utan någon som är närmare affärsverksamheten. Helst bör sponsorn sitta med i ledningsgruppen för säkerställa ett starkt sponsorskap när projektet möter motstånd.

Hitta en sponsor i verksamheten

6När är en vara såld? Är det när kunden skriver kontraktet? Är det när första fakturan skickas? Är det när produkten är helt betalad? För att undvika missförstånd i analyser, presentationer och framförallt initiativ tagna på grund av analyser bör en gemensam begreppsgrund skapas.

Skapa gemensam begreppsgrund

4Av alla punkter i denna checklista är kanske denna den viktigaste. Om en beslutsfattare inte är van att ta faktabaserade beslut utan baserar sina beslut på erfar-enhet och ”magkänsla” är det väldigt svårt att förän-dra det betéendet. Skapa er en bild över hur beslut tas idag i er organisation, och hur stor förändringen blir för att uppnå målbilden ni skapade i BI-visionsarbe-tet. Skapa även en bild över IT-mognaden i företaget, dels kompetensmässigt och dels infrastrukturmässigt.

Skapa en bild över hur Business Intelligence passar in i er kultur

Welander Consulting består av en liten grupp offensiva organisations- och affärs-

konsulter med stor erfarenhet från tjänste- och servicesektor. Welander Consulting

arbetar främst inom Strategi & Affärsutveckling , Organisationsutveckling ,

Kompetensutveckling , och Inköp/upphandling.

I N F O @ M A N A G E M E N T C O N S U L T I N G . S E , T E L : + 4 6 ( 0 ) 8 7 5 0 9 7 1 0 , K N A R R A R N Ä S G A T A N 1 5 , 1 6 4 4 0 K I S T A , S T O C K H O L M , S V E R I G E