fszek előadás, szeged
TRANSCRIPT
1
2012
Állománymenedzsment a Fővárosi Szabó Ervin
Könyvtárban
Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár az ezredfordulón
Jelentős szakmai, szervezeti és feltételbeli változások
2001-re befejeződik a Központi Könyvtár rekonstrukciója, bővítése
Elkészül a hálózat átfogó adatfelvétele, felülvizsgálata
A főváros könyvtári ellátásának újragondolása Stratégiai terv 2002-2008, 2008-2013
2
Stratégiai tervek fontos elemei
Hazai és nemzetközi trendekkel összhangban határozták meg a működés céljait és a fejlesztés irányait
Technológiaváltással támogatott, korszerű, hatékony szolgáltatási struktúra kialakítása
Egységes informatikai alapokon kialakított könyvtári szolgáltatás megvalósítása
Hálózatkorszerűsítés
3
Legfontosabb eredmények
2004 decemberére létrejön a FSZEK egységes informatikai rendszere Integrált, hatékony könyvtárhálózat, kevesebb, de jól felszerelt korszerű
könyvtárak2002: 72, 2008:57, 2012:50 tagkönyvtár
2012-ig 10 új könyvtár építése, 20 teljes felújítás, 10 korszerűsítés 2002-2007: beiratkozott olvasók számának növekedése, helyben használat
növekedése, kikölcsönzött kötetek számának növekedéseolvasók: 2002:187782, 2003:208483, 2004:210744, 2005:232616, 2006:234073,
2007:225258
2008-2012: beiratkozott olvasók számának növekedése mellett távhasználat növekedése, átalakulnak az használói szokások
TÁMOP: A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár 95 930 570 Ft vissza nem térítendő támogatást nyert
előtérben a szolgáltatásfejlesztés
Gyűjteményfejlesztés
Az első stratégiai terv a gyűjteményfejlesztést mint a könyvtár szolgáltatásfejlesztésének kulcsfontosságú feltételét határozta meg.
Szolgáltatást bővíteni, korszerűsíteni csak egyegységes számítógépes adatbázisban szereplő, folyamatosan fejlesztett, sokoldalúan feltárt
gyűjteményre alapozva lehet. A három feltétel a stratégiai tervidőszak közepére
lett realitás.
FSZEK könyvtárai „1995 tájára megszabadultak a tartalmilag elavult könyvektől. Aktuális maradt továbbra is az elhasználódott művek kivonása.” /Állományapasztási viták és koncepciók = Katsányi Sándor - Tóth Gyula: A főváros könyvtárának története 1945-1998. 275-279. p./
A kivonás folytatódik, a kivont dokumentumok száma a legtöbb évben nagyobb, mint a beszerzett dokumentumok számaok: állománytisztítás, hálózatkorszerűsítés, minden felújítás egyben az állománystruktúra felülvizsgálata is
Beszerzett dokumentumok száma 2003-tól csökkenok: beszerzési keret és bevétel csökkenése
A könyvtár állománya 2011. december 31-én 590. 213 dokumentummal kevesebb, mint 2001. december 31-én.
1. Állomány 2001-2011
Beszerzett dokumentumok száma
folyamatosan csökkent, okai:Nyomtatott dokumentumok: beszerzési keret
csökkenése (könyvek esetében a beszerzett példányszám csökken, a címek számának csökkenése kisebb mértékű)
CD: bevétel csökkenése (2005: 9845 db, 2006: 8156 db, 2007: 6871db, 2008: 5999 db, 2009: 3178 db, 2010: 2234 db, 2011: 1600 db)
DVD: bevétel csökkenése (2005: 5421 db, 2006: 6118 db, 2007: 6154 db, 2008: 5669 db, 2009: 4448 db, 2010:3363 db, 2011:2603 db)
Hangoskönyv: kiadott címek csökkenése (2006: 2270 db, 2007: 2965 db, 2008: 2481 db, 2009: 1136 db, 2010: 996 db, 2011: 561 db),
CD-ROM, VHS, audio-kazetta: érdeklődés csökkenése, önálló gyarapítása 2009-től megszűnt
Beszerzett címek és példányok száma
Év Könyv gyarapodás
Beszerzett címek száma
2001 99479 12242
2002 104922 15442
2003 92983 15095
2004 84336 14281
2005 91442 13032
2006 62810 10280
2007 65498 10300
2008 69371 13128
2009 61780 11410
2010 64441 9420
2011 81273 11239
Állomány 2011. december 31-én
Típus Könyv időszaki
Kartográfiai dokumentum
Nyomtatott zenei dokumentum
Hang-dokumentum
Kép- dokumentum
Elektronikus dokumentum
Egyéb Összesen
Darab 2376441 6408 54508 145837 68982 13358 575393 3240927
Százalék 73,3 0,2 1,7 4,5 2,1 0,4 17,8 100
Központi Könyvtár
felnőtt szépirodalom
355 668
felnőtt szakirodalom
547 395
gyerekirodalom 23 156
magyar 696 565
angol 117 066
német 69 334
francia 20 995
egyéb 22 259
A 3 240 927 darabból álló gyűjtemény 50,4 százaléka a központi könyvtárban található, 1 632 686 dokumentum, ebből könyv, időszaki kiadvány, kartográfiai dokumentum 926 219 darab, ennek
összetétele nyelvi megoszlása
Budapest Gyűjtemény
Budapest Gyűjtemény – muzeális gyűjtemény: 702 550 dokumentum, több mint 100.000 könyv, kézirat, hírlap és folyóirat, köztük számos ritka és régi nyomtatvány (2 kódex, 58 ősnyomtatvány, 1022 antikva), plakát és kisnyomtatványtárában több mint 300 000 plakát, röplap, kotta és egyéb kisnyomtatvány, fototárában több mint 170.000 fénykép található, a teljes kisnyomtatvány állomány 572. 608 darab.
Különgyűjtemények /zárt gyűjtemények, a könyvtár a gyűjtemények egységét megőrzi/
Ritkaságok és kéziratok gyűjteménye Szüry gyűjtemény Ballagi-gyűjtemény Pamfletgyűjtemény Historica kisnyomtatvány-gyűjtemény 1801 előtt megjelent könyvek
SzakgyűjteményekZenei gyűjtemény: Állomány 2011. december 31-én: 116 954
dokumentum, amiből a kották száma: 59 652, CD-k száma: 27 941 db. Az ország legnagyobb nyilvános zenei könyvtára. Gyűjti és kölcsönzi a klasszikus zenei, jazz, blues, musical, spirituálé, operett, filmzene, népzene témájú kottákat, könyveket, CD-ket, videofelvételeket és DVD-ket.
Szociológiai gyűjtemény: Nem elkülönített gyűjtemény.A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár Központi Könyvtára a szociológia országos szakkönyvtára. A könyvtár teljességre törekvően gyűjti a magyar és erős válogatással a külföldi szociológiai szakirodalmat. A szociológiai könyvek nagy része kölcsönözhető. A magyar könyvekből több kölcsönözhető példány áll az olvasók rendelkezésére. A Központi Könyvtár jelenlegi állományának 26,8 %-a társadalomtudomány. (Ez az arány 1990-ben még 38,4 %, az arány megváltoztatásának oka a 2001. és 2002. év gyarapítása, a központi könyvtár gyűjteményének kiegészítése, alkalmassá tétele nagyvárosi nyilvános közkönyvtári feladat ellátására)
2. Egységes számítógépes adatbázisban szereplő állomány
2004 január: a 4. régió példányrekordjainak betöltése az adatbázisba, az összes könyvtár állománya egységben vizsgálható
Állományról 7x24 órás szolgáltatáso Információ példányszámrólo Az egyes példányok hozzáférhetőségeo Lelőhelyek állományao Állománygazdálkodás lehetősége
Egységes állomány megléte az alapja a dokumentumbeszerzés korszerűsítésének
3. Folyamatosan fejlesztett gyűjtemény
2005: működő szerzeményezési modul, központi beszerzés koncepciójának kidolgozása
2006 január: központi beszerzés indítása 2006 augusztus: beszerzés keretmegállapodással,
közbeszerzés A kedvezmények lehetővé teszik, hogy a könyvek árának
emelését kevéssé érezze meg a könyvtár,
Keretmegállapodás (közbeszerzés) keretében beszerzett könyvek átlagárának alakulása
átlagár növekedés %-a 2006-tól
2006 1569 100,0
2007 1580 100,7
2008 1515 96,6
2009 1597 101,8
2010 1627 103,7
2011 1606 102,7
Állománygyarapítási keret A folyamatos állományfejlesztés legfontosabb tényezője az
állománybeszerzési keret, a könyvtár állománya főként vásárlással gyarapodik:
• Vétel: 83 %• Ajándék: 14 %• Köteles: 3 %
Nyomtatott dokumentumok, adatbázisok beszerzése :költségvetés, érdekeltségnövelő támogatás, helyi önkormányzatok célzott támogatása, ODR, British Council, OIK nemzetiségi dokumentum
Audio-vizuális dokumentumok : bevétel visszaforgatása
Belföldi könyvek beszerzése Szállító XML rekordot és bemutató példány szállít XML rekordok betöltése Ajánlati listára A rekordok azonos adattartamúak, a könyvek URL-
jeit (borítókép, tartalmi leírás) is tartalmazzák Ajánlati lista alapján igénybejelentés, behasonlítás
után (közvetlen állományinformáció) Igények jóváhagyása Bibliográfiai rekord létrehozása Jóváhagyott igények megrendelése e-mailben: az
XML rekord visszaküldése példányokkal kiegészítve
Felajánlott dokumentumok az ajánlati listán
Információ könyvekrőlXML rekord
nr>52</nr> <id>164848</id> <isbn>9789634466659</isbn> <author>KODÁLY ZOLTÁN</author> <title>UTAM A ZENÉHEZ</title> <publ>Argumentum Tudományos Kiadó</publ> <place/> <year>2012</year> <pn>120</pn> <type>Könyv</type> <vol/> <copynum>1</copynum> <price>2500.00</price> <offer>1429.00</offer> <note/> <abstract>http://nc.lira.hu/jcbs/product/JcbsProduct.seam?jcbsProductPdPdref=139411851</abstract> <cover/> <thumbnail>http://nc.lira.hu/jcbs/gallery/139414166</thumbnail> <hunmarc/> <usmarc/> <expiration>2012.10.03.</expiration>
Audio-vizuális dokumentumok beszerzése
Az ajánlati listát a szerzeményező hozza létre adatlapok kitöltésével (vagy MARC, XML rekordok betöltésével)
Részletes ajánlók IntranetenIgények bejelentése, jóváhagyásMegrendelés e-mailben
Dokumentumok igénylése
Közvetlenül igénylistára viszik a könyvtárak a beszerzendő külföldi könyveket, kottákat, retrospektív beszerzési igényeiket
tagkönyvtár (igényhely) állományából hiányzó: elveszett, selejtezett, gyűjtőkör szempontjából fontos, keresett műveket,
központi szerzeményezés kiküldött listái alapján keletkezett igényeiket, időszakos lekeresések alapján készített lista, a leggyakrabban kölcsönzött művekről:
tárgyévi megjelenésű gyakran kölcsönzött, teljes állományt érintő gyakran kölcsönzött
Igények jóváhagyása, megrendelés
Érkeztetés, állományba vétel, szerelés, szállítás
Minden központi beszerzéssel megrendelt dokumentum érkeztetése és állományba vétele virtuálisan történik, a dokumentumokat a modulból kinyomtatott etikettek azonosítják.
A szerelés után a dokumentumok az igénylő könyvtárak polcaira kerülnek, a soron következő szállítással kikerülnek a könyvtárakba.
Egységes szerelés
Központi beszerzés előnyei
gyorsaság, információgazdagság, ütemezettség, gazdaságosság, ellenőrizhetőség, egységesség, korrekt tájékoztatás a dokumentum hozzáféréséről, állománygazdálkodás, igények összehangolása állomány-nyilvántartás statisztika
Bel-és külföldi folyóiratok beszerzése
A kurrens időszaki kiadványok beszerzésére fordítható összeg évek óta változatlan, új címek megvásárlására korlátozottan van lehetőség, a több éve járó napi-és hetilapok átvizsgálása is szükségessé vált, figyelembe véve a minimális beszerzés tartalmi és nagyságrendi követelményeit és az ingyenesen elérhető időszaki kiadványok lehetőségét.
2012. digitális lapok lehetőségének megvizsgálásahttps://digitalstand.hu/ http://www.dimag.hu/ http://3ddigitalispublikacio.hu/
Online folyóiratok adatbázisban 2010-től (EMIS) Külföldi, több társadalomtudományi folyóirat print+online,
vagy csak online + back file. Közbeszerzés dokumentációjában: rendelt lapok ingyenes online változatának biztosítása
Kurrens időszaki kiadványok számának változása 2005-2011.
Címek száma Példányok száma
2005 1573 4301
2006 1480 4114
2007 1190 3502
2008 1240 3142
2009 1213 3075
2010 1145 2419
2011 1029 2565
Központi törlés Egységes szabályozás szerint Törlési jegyzék létrehozása szerzeményezési
modullal: tagkönyvtárakban, központi könyvtárban Fölöspéldányok felajánlása, állománygazdálkodás Ellenőrzés, jóváhagyás helyszínen és virtuálisan Lezárás, törlés szerzeményezési modullal, virtuálisan A központi beszerzés és a központi törlés a
dokumentum útját követhetővé tette, a bekerüléstől a használaton át a kikerülésig, bármelyik ponton belép a könyvtáros, ellenőrizni tudja a dokumentum státuszát.
Belső kommunikáció
A szerzeményezési modulban a dokumentum státusza az igényléstől a katalógusból kikerülésig nyomon követhető.
A kommunikációt segíti még Intranet: munkafolyamatok szabályozása, újdonságlisták (CD, DVD) levelezőlisták:
állománnyal kapcsolatos listák: állománygazdálkodó, etikett, tájékoztatók kiküldése: központi könyvtár levelező listája,
tagkönyvtárak régiók szerinti levelező listája, szerzeményezési és feldolgozó osztály levelező listája
4. Egységes központi katalógusban sokoldalúan feltárt állomány
• Bibliográfiai szinten 1996-tól, • 2004: bibliográfiai és példányrekord, 260
000 rövid rekord• Feldolgozás több helyenKatalógus jelenlegi tartalma:Authority rekordok száma: 574 268Bibliográfiai rekordok száma összesen: 898 293ebből• Rövid rekord: 171 514• Analitikus rekordok száma: 158 790 • Bibliográfiák (adatbázisok) összesen: 154 436• Budapest-képarchívum: 16 370• Budapest-bibliográfia: 81 860• Szociológiai bibliográfia: 27 798• Irodalmi bibliográfia: 24 644• Mesekatalógus: 3764• A FSZEK adatbázisa 35-40 000 rekorddal
bővül évente, ennek több mint fele új rekord. (2010: 44000, 2011: 35130)
• A katalógus a távoli elérésű dokumentumokat is tartalmazza
Könyv 643976
Folyóirat 98271
Kotta 34728
Hangfelvétel 70678
Képi dokumentum 37514
Elektronikus dokumentum
4682
Térkép 4914
Egyéb 3530
Teljes szövegű dokumentumok a katalógusban
Adatbázisok
Adatbázisok, saját adatbázisok, vásárolt adatbázisok
A könyvtár honlapján előfizetett adatbázisok állomány szempontjából fontos, ingyenesen elérhető adatbázisok a könyvtár saját adatbázisai (TÁMOP keretében konverzió)
OPAC: előfizetett adatbázisok, az előfizetett folyóiratok online verziói
Előfizetett adatbázisok Elektronikus Nemzeti Alapprogram:
9 adatbázis, 2012-től EBSCO is EBSCO: 14 adatbázis, ebből 2 saját előfizetés, Music Index, Socindex with Full
text Szaktudományi adatbázisok központi könyvtárban Általános adatbázisok tagkönyvtárakban is (jogi adatbázis, szótárak, Euroinfo Pro,
Hundok/Pressdok) regisztrált olvasóknak távoli hozzáférés biztosítása szaktudományi adatbázisokhoz (EBSCO,
Proquest, Oxford) Előfizetett adatbázisok megoszlása:
referáló, indexelő: 4, teljes szövegű: 81, egyéb: 24
Állományon alapuló szolgáltatások 2011-ben
• Helybeni használat: 2 655 256• Kikölcsönzött dokumentum: 4 410 095• Könyvtárközi:
eredetiben kiküldött: 2977, másolatban, nyomtatott: 146, elektronikus: 261
használók számára kért dokumentum: 341
• Referens kérdések száma: 580 491• Távhasználat: 4 422 850
TÁMOP„Tudásdepó-Expressz” a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár 95 930 570 Ft vissza nem térítendő támogatást nyert. A könyvtár a pályázat keretében, 2009. szeptember 1-től 2011. június 30-ig informatikai fejlesztéseket és szolgáltatásfejlesztési programot valósított meg.A program legtöbb eleme az olvasásfejlesztéshez és a szolgáltatásfejlesztéshez kapcsolódik , de lehetőség adódott adatbázis bővítésre is:
Adatbázis-bővítésA könyvtár évtizedek óta segíti az oktatást és a kutatást széles forrásanyagra épülő és tartalmilag feltárt szakgyűjteményi - irodalmi, szociológiai, várostörténeti, mese - és képi adatbázisokkal. a korábban elszigetelten és ma már korszerűtlenné vált szoftverekkel
készült adatbázisokból közel 300 ezer tétel integrálása a jelenlegi katalógusba.
A TÁMOP keretében összesen 10 000 budapesti vonatkozású eredeti fénykép, régi könyvben, képes folyóiratban szereplő kép meta-adata került a katalógusba
Szolgáltatásfejlesztés
• A távhasználat évről évre növekszik, ezért a TÁMOP-ban is ennek erősítését, új szolgáltatások bevezetését terveztük
• Távhasználat alakulása:
TÁMOP: online távhasználat bővítése
– Online fizetési lehetőség, bankkártyás fizetés integrálása,
– Digitális tartalmak előállítása,
– E-dokumentumok szolgáltatása,
– Digitális fotó megrendelése,
– Online előjegyzés, raktári kikérés távolról
– Tagsághosszabbítás, adatmódosítás
– Beiratkozás – adatátvétel egy azonosítás-szolgáltatótól (EduID) egyedi szerződésben rögzített feltételek szerint
A távhasználatot segítő modulok elkészültek, tesztelés alatt
2007 2 658 448
2008 3 534 386
2009 3 773 958
2010 4 679 563
2011 4 422 950
Digitális archívumDigitalizált dokumentumok az állományban:A könyvtár önerőből digitalizálja állományát, az országos pályázatokból kimaradt
szöveges: 2226 képdokumentum: 14 186
Digitális archívum létrehozása, bővítése a könyvtár digitalizálja a gyakrabban keresett vagy a koruk, állapotuk, ritkaságuk miatt nehezebben
hozzáférhető hagyományos dokumentumait, kölcsönözhetővé tesz elektronikus dokumentumokat, felkészül arra, hogy olvasói kérésre, megrendelésre, szolgáltatásként készít és ad át digitális
másolatokat, virtuális könyvtárat épít fel és működtet virtuálisan megjelenő olvasók kiszolgálására. a digitális archívum : tartalmazza a távoli felhasználó azonosítását, jogosultságainak kezelését,
igényeinek közvetítését, a digitalizálandó dokumentumokkal kapcsolatos szerzői jogok figyelembe vételét, a másolási és publikálási technológiák szabványosítását, a kölcsönzési és díjfizetési eljárások üzemszerű lebonyolítását, adminisztrációját, statisztikai összegzését. A bonyolult szerzői jogi szabályozás miatt, az eseti másolati megrendelések teljesítése egyedi döntéseket igényel: a rendszer ezeket is a folyamatba építi.
Az archívumot kezelő szoftver elkészült, tesztelés alatt
ÖNKISZOLGÁLÓ KÖLCSÖNZÉS BEVEZETÉSE
A TÁMOP keretében szoftverfejlesztésre került sor, az eszközök beszerzése saját forrásból történt.
A könyvtárból napi átlagban 5700 olvasó 17640 könyvet kölcsönöz, ebből a központi könyvtárban 1800 olvasó 4800 könyvet visz ki naponta.
Az önkiszolgáló kölcsönzés kialakítása kihat a központi beszerzésre is. 2011: előkészítés, szabadpolcos állomány RFID címkével ellátása ,
feltöltés. Új dokumentumok szerelése, feltöltés a Szerzeményezési és feldolgozó
osztályon, 2011 decemberétől munka irányítása, kötészetre küldés, munka szervezése
Mellékletkezelés, mellékletek érkeztetése állományba vétele, kölcsönzési csomag létrehozása
Teszt állományellenőrzés: 3 mobileszközzel 3 óra alatt 10 ezer példány ellenőrzése, kereséssel együtt.
Állományszervezés, állományvédelem
A központi beszerzés feladata a megelőző védelem, átadja a lelőhelyeknek a beszerzett dokumentumokat, az állományvédelemről minden tagkönyvtár vezetője (beleértve a központi könyvtár különgyűjteményeit is) a régióigazgatóval, központi könyvtár vezetőjével egyeztetve gondoskodik.
A muzeális gyűjteményre és a tagkönyvtárak gyakran kölcsönzött dokumentumaira más szabályok vonatkoznak
Állományellenőrzés: állományellenőrzési tervnek megfelelően történiko a tagkönyvtárakban a szerzeményezési modullal, vonalkódok
beolvasásávalo A központi könyvtárban bizonyos állományrészeknél RFID-val, és
szerzeményezési modullal
Megelőző védelem
dokumentumok szerelésekor védelmi eszközökkel
ellátás, ez jelenleg a Központi Könyvtárnak beszerzett dokumentumok esetében történik. Több könyvtárban van biztonsági kapu, a védelmi eszközöket helyben szerelik fel.
a katalógust alkalmassá tenni, hogy papír formátumú dokumentum kérése esetén elvezesse az olvasót a digitális változathoz
Papírpéldány helyett digitálisA bibliográfiai rekordba rögzítjük a mű összes digitális elérhetőségét
Raktári kérésnél online változat felajánlása
Nyomtatott helyett digitális, katalógusból közvetlenül elérhető forrás
Előfizetett adatbázisból elérhető forrás, folyóirat kurrens és archivált példányai
Előfizetett adatbázisból elérhető forrás,folyóiratok archivált példányai
E-könyv gyűjtemény, kézikönyvtár
Jelenleg a könyvtár helyben használható, vagy távoli elérésű e-könyveket szolgáltat.
E-könyv gyűjtemény – helyben használat
Kossuth Kiadó e-könyvei2011-ben a Multimédiaplazától 121
elektronikus könyvet vásároltunk Hozzáférés módja: csak olvasható
formátumban a Központi Könyvtár e-olvasótermében, a kijelölt számítógépeken
E-könyvek beszerzése, kölcsönzése A könyvtár az e-könyvek magyarországi megjelenése óta figyeli a
folyamatot, minden megjelent piaci szereplővel tárgyalt, A helyben használat mellett a szolgáltatást szeretnénk kiterjeszteni az e-
könyvek kölcsönzésére, A beiratkozás távolról, olvasó azonosítása belépéskor, digitális
dokumentum védelme DRM technológiával - már megoldott, Hiányzik e-PUB formátum kölcsönzésének kialakítása, Az országos összefogás sokat lendíthet a kiadók, könyvtárak és az
agregátor szolgáltatók együttműködésén, a kínálat bővülhet A könyvtárak szerepének tisztázása ebben a folyamatban még várat
magára, és a kölcsönzési modell kidolgozása is. (Könyvtári Intézet felmérés, konferencia októberben.)
Ezek megoldása az elkövetkező évek fontos feladata lesz.
Összefoglalás• 2000-2002: Központi Könyvtár állományának fejlesztése, alkalmassá tenni
állományát arra, hogy ellássa a nagyvárosi nyilvános közkönyvtár feladatait• 2002-2012: Hálózatfejlesztés, 40 könyvtár korszerűsítése, könyvtárnyitás
frissített állománnyal• 2002-től: A tagkönyvtárak állományukat a kategóriájukra vonatkozó
gyűjtőköri szabályzat alapján fejlesztik.• 2004: minden dokumentumról bibliográfiai leírás, minden példányrekord
adatbázisban (kisnyomtatvány kivételével)• 2005: analitikus feltárás• 2006-2007: központi beszerzés, formai feltárás egy helyen, szakgyűjteményi
bibliográfiák folytatása a Corvinában• 2008: állománygazdálkodás, központi törlés• 2009-2011: TÁMOP, adatbázisbővítés, szakbibliográfiák konverziója, az
eddig különálló adatbázisok is integrálódnak a katalógusba
