Gestão de estúdio: dicas para Garantir bons resultados no

seu neGócio

suMÁrio

INTRODUÇÃO 3

RaIO-X DOs pROcessOs DO esTúDIO 5

BUscaNDO Um DIfeReNcIal cOmpeTITIvO paRa O NegócIO 8

a ImpORTâNcIa DO cONTROle fINaNceIRO OTImIzaDO 11

acOmpaNhaNDO O meRcaDO 15

BUscaNDO alTeRNaTIvas TecNOlógIcas 17

cONclUsÃO 20

sOBRe O gOfIT 22

introduÇão

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- INTRODUÇÃO -

para estar à frente de um estúdio, é preciso se

atualizar constantemente, não é verdade? com

certeza, você estuda bastante, principalmente no que

diz respeito à sua área. Afinal, é preciso se manter

atualizado e oferecer o melhor aos seus alunos para

que eles alcancem os resultados desejados.

O problema é que muitos donos de estúdio param por

aí. Infelizmente, o conhecimento técnico na profissão

não basta para ter um estúdio bem-sucedido, seja na

área de fisioterapia, pilates, ginástica ou dança.

para que seus alunos possam contar com você por

muitos anos, é fundamental cuidar da sua gestão.

Caso contrário, a saúde financeira do seu negócio

ficará comprometida.

por isso, é hora de dar um passo mais e

profissionalizar a gestão do seu estúdio. Só assim

você poderá garantir o sucesso do seu negócio, tendo

condições de oferecer o melhor serviço aos seus

alunos. continue lendo este e-book para aprender

mais sobre gestão de estúdio!

raio-X dos processos do

estúdio

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- Raio-X dos pRocessos do estúdio -

É fundamental ter pleno controle sobre os principais

processos internos do seu estúdio, isto é, conhecer as

diferentes atividades e etapas envolvidas no trabalho.

para isso, o primeiro passo é fazer um raio-X e

identificar quais processos são esses, além de

compreender seu funcionamento.

Um diagnóstico organizacional tem vários objetivos, como:

# avaliar o potencial do estúdio;

# determinar o que é preciso melhorar;

# formular novas estratégias;

# definir melhor a cultura organizacional.

se você tiver colaboradores, pode pedir a ajuda deles para

fazer essa avaliação. veja a seguir as 5 etapas do raio-X do

seu estúdio:

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- Raio-X dos pRocessos do estúdio -

conheÇa os processos

faça um levantamento de todas as

atividades que o estúdio realiza, desde a

prospecção de alunos até as renovações

de contratos, passando pelo controle da

agenda, pagamentos, etc.

detalhe os processos

Descreva os processos em detalhes,

anotando todas as diferentes tarefas

e etapas que fazem parte de cada um

deles. se possível, faça isso com o uso

de fluxogramas.

identifique os probleMas

Determine quais são os processos que

estão causando problemas, estresse ou

horas extras de trabalho, por exemplo.

A partir disso, identifique as causas e

as consequências que estes problemas

provocam no estúdio.

crie planos de aÇão

Para cada problema identificado, crie uma

estratégia de solução do conflito. Procure

“quebrar” essa estratégia em pequenos

passos para facilitar a sua execução.

faÇa uM acoMpanhaMento

ao colocar as novas estratégias em

prática, acompanhe os resultados

parciais para ver se estão acontecendo

melhorias. se for preciso, mude de

estratégia ou faça adaptações.

buscando uM diferencial

coMpetitivo para o neGócio

- 9 -

- Buscando um diferencial competitivo para o negócio -

a iMportância do diferencial

por que um aluno se matricularia no

seu estúdio e não nos concorrentes?

você já se perguntou qual é o seu

diferencial competitivo?

encontrar essa característica que

diferencia seu trabalho não é fácil, mas

é essencial. sem um diferencial você

ficará eternamente brigando por preço

em vez de competir por qualidade.

por outro lado, um bom diferencial

ajuda a construir a sua marca. seu

estúdio passa a ser conhecido e

lembrado. O diferencial pode até

mesmo ajudar na retenção de alunos,

porque seus clientes procurarão o

serviço pelo motivo certo e saberão o

que esperar dele.

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- Buscando um diferencial competitivo para o negócio -

coMo encontrar o diferencial

AmplificAndo um diferenciAl já existente

existem basicamente dois caminhos para encontrar seu

diferencial. O primeiro é identificar uma qualidade que seu

estúdio já tem. pode ser o atendimento, a infraestrutura ou

até mesmo a localização.

Mas não tente só adivinhar: pergunte aos seus alunos.

faça pesquisas — formais ou informais — e descubra o que

eles mais gostam.

A partir daí é seu dever amplificar essa qualidade. Faça

com que ela se torne ainda mais forte. Busque maneiras

de destacá-la, tanto no trabalho do dia a dia como na sua

comunicação. ao divulgar seu diferencial, você atrairá os

clientes certos para o seu estúdio.

criAndo um diferenciAl

Nem sempre o diferencial surge naturalmente. muitas

vezes ele precisa ser criado e não há nada de errado

nisso. para isso, você deve observar o mercado e os

concorrentes, identificando brechas e pontos que podem

ser melhorados.

Digamos que a maioria dos estúdios esteja pecando em

infraestrutura. você pode, propositalmente, investir

nesse ponto. ao oferecer as melhores salas e os melhores

aparelhos, você poderá se divulgar como sendo o estúdio

com a melhor infraestrutura da cidade ou região. Jamais

deixe de comunicar seu diferencial para todo o mercado.

Só assim você poderá se destacar da concorrência.

a iMportância do controle financeiro

otiMizado

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- A importânciA do controle finAnceiro otimizAdo -

Querendo ou não, o controle financeiro é o alicerce

de qualquer negócio. Se a saúde financeira do estúdio

não for capaz de sustentá-la, de nada adianta oferecer

o melhor serviço ou produto. O que muitos gestores

ignoram é que a organização vem em primeiro lugar. se

você deseja oferecer o melhor aos seus alunos, é seu dever

se organizar financeiramente. Isso possibilitará a você

investir no seu estúdio, na sua equipe, na estrutura e na

sua própria capacitação profissional.

sabendo disso, trouxemos algumas dicas para você ter um

controle financeiro otimizado.

tenha uM fluXo de caiXa detalhado

Quando você sabe exatamente de onde vem e para onde

vai cada centavo do seu negócio, fica muito mais fácil

buscar melhores resultados. e a maneira certa de fazer

isso é por meio do fluxo de caixa.

O fluxo de caixa nada mais é do que o controle detalhado de

todos os recebimentos e despesas. ele auxilia na melhora do

desempenho financeiro e na tomada de decisões.

para executá-lo, registre diariamente todas as entradas

e saídas de dinheiro. além disso, procure separá-las

por subcategorias. as despesas, por exemplo, podem

ser classificadas em: administrativo, aluguel, salários,

etc. Uma simples planilha no excel pode evitar erros

que você cometeria fazendo o fluxo de caixa no papel.

entretanto, sempre que possível, utilize programas

específicos para esse fim.

separe as finanÇas do estúdio das contas pessoais

muitos empresários cometem o erro de misturar

finanças pessoais com o negócio. Ao fazer isso, você

deixa imediatamente de conhecer a real situação

financeira do estúdio. consequentemente, não sabe

onde cortar gastos ou fazer investimentos.

para evitar que isso aconteça, estabeleça um valor

mensal para retirada dos ganhos. pode ser por meio de

um pró-labore ou da distribuição dos lucros. Depois,

reinvista o resto dos lucros no próprio estúdio, pois

assim você estimulará o seu crescimento.

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- A importânciA do controle finAnceiro otimizAdo -

planeje seu orÇaMento

além de controlar o fluxo de caixa, é altamente

recomendado que seu estúdio tenha um

planejamento do orçamento anual. Isso permite

que você estipule metas de receitas e despesas,

tornando os objetivos mais possíveis de alcançar.

Uma vez que você tem seu ano planejado, fica

mais fácil controlar os gastos para não sair do

orçamento. você também passa a saber quando

precisa conquistar mais alunos de forma a obter o

lucro pretendido.

Outro ponto importante é incluir os custos totais

do negócio no seu orçamento. por exemplo, no

custo mensal devem ser considerados os valores

de depreciação dos equipamentos, bem como os

gastos com a manutenção. esse tipo de previsão o

previne de gastos inesperados que comprometem

a sua lucratividade ao longo do ano.

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- A importânciA do controle finAnceiro otimizAdo -

analise seus resultados periodicaMente

Depois de planejar o orçamento anual, é necessário

que você reveja seus resultados mensalmente.

Dessa forma você conseguirá saber se as metas

estão sendo cumpridas ou se é preciso mudar de

estratégia para alcançá-la.

Isso também permite que você compense

os resultados mês a mês. Se em janeiro você

ultrapassou o limite de gastos, já sabe que

deverá controlar as despesas em fevereiro.

sempre que possível utilize relatórios, dados e gráficos

para ajudá-lo nessa análise. se você usa um sistema

de gestão, por exemplo, esses relatórios podem ser

gerados rapidamente. assim, você avalia de forma mais

clara e objetiva os resultados da gestão no seu estúdio.

acoMpanhando o Mercado

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- AcompAnhAndo o mercAdo -

Uma das obrigações de todo empresário

é observar o que está funcionando

no mercado. muitas das estratégias e

tecnologias bem-sucedidas de outras

empresas — mesmo que em outras áreas

de atuação — podem ser adaptadas para

o seu caso.

Um exemplo disso é o modelo de

cobrança recorrente. ele vem sendo

usado por verdadeiros gigantes no

mundo todo, como a Netflix e a adobe,

criadora do photoshop.

a melhor notícia é que você também

pode utilizar o débito recorrente no

pagamento do estúdio.

Dessa forma, os seus clientes registram os

dados apenas uma vez e a cobrança é feita

de forma automática todos os meses.

essa estratégia ajuda muito na redução

da inadimplência, já que a cobrança é

feita de forma passiva. Os clientes a

autorizam previamente e, com isso, não

precisam nem sequer se lembrar da

obrigação no dia do pagamento.

Isso pode ser feito com o auxílio de

um software de gestão de estúdios e

academias. esse tipo de ferramenta

automatiza grande parte dos processos

do seu cotidiano, facilitando as

cobranças, o controle financeiro e a

gestão do negócio como um todo.

buscando alternativas tecnolóGicas

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- Buscando alternativas tecnológicas -

Da mesma maneira que é essencial acompanhar as

estratégias e modelos de negócio das grandes empresas, é

fundamental buscar as alternativas tecnológicas mais atuais

para o seu estúdio.

Já faz tempo que a tecnologia deixou de ser um “plus”. hoje, ela

é usada simplesmente em todos os tipos de processos. Quem

conta com um sistema de gestão, por exemplo, pode automatizar

tarefas que antigamente eram feitas só de forma manual.

É o caso dos próprios pagamentos, sobre os quais acabamos

de comentar. mas a tecnologia vai muito além. você também

pode automatizar seu fluxo de caixa para ter a certeza de

que todos os dados estão corretos. além disso, pode gerar

relatórios em poucos minutos para compreender todo o

aspecto financeiro do seu negócio.

somado a isso, também é possível controlar as compras, a folha

de pagamento e até mesmo a agenda, item muito importante

para todo estúdio. Já pensou, por exemplo, ter sua agenda

100% on-line, podendo ser acessada de qualquer lugar? Isso

acabaria com uma série de problemas relacionados a horários,

remarcações e assim por diante.

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- Buscando alternativas tecnológicas -

coMo iMpleMentar a tecnoloGia de Maneira natural

Uma das preocupações de muitos gestores — com toda

a razão — é a integração da tecnologia. como fazer a

transição de processos manuais para os automatizados?

como implementar tudo no dia a dia de forma que eu não

bagunce o meu estúdio?

Felizmente, essas perguntas vêm sendo

respondidas há anos não só pelos criadores das

tecnologias, como pelos próprios donos dos

negócios. Atualmente, os sistemas de gestão

podem ser integrados em etapas.

Isso significa que a adaptação é gradual. O gestor tem

tempo para aprender e assimilar o funcionamento da

tecnologia aos poucos, sem precisar fazer mudanças

bruscas de uma hora para outra.

ao mesmo tempo, a tecnologia é introduzida de forma

que os benefícios apareçam naturalmente. Na medida em

que as vantagens são percebidas, fica cada vez mais fácil

adotar os padrões.

e o melhor de tudo é que a tecnologia não exige um

esforço extra no dia a dia. Pelo contrário: ela poupa

tempo e recursos humanos, fazendo com que seja

possível se dedicar mais à parte estratégica e à entrega

do serviço. Ou seja, você ganha liberdade para cuidar

ainda mais dos seus alunos.

conclusão

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- CONCLUSÃO -

sem sombra de dúvidas, a gestão de um estúdio vai muito além

das aulas em si. É necessário que você saiba controlar as finanças,

organizar as atividades internas e se posicionar no mercado. Todas

essas tarefas são desafiadoras, mas trazem excelentes resultados

quando bem-feitas. e, cada vez mais, você pode contar com a

tecnologia para ajudar a otimizar todos esses pontos.

Desde a gestão financeira até a organização da agenda,

passando pelo relacionamento com os clientes, toda a parte

de administração do estúdio pode ser medida, padronizada e

controlada. com isso, você obtém uma série de benefícios. fica

mais fácil identificar os erros e acertar em cheio naquilo que

realmente importa. seja no agendamento de ligações para um

aluno ou até mesmo no recebimento dos pagamentos.

A gestão está mais avançada do que nunca e, para a sorte

dos donos de estúdios, todas essas melhorias podem ser

aplicadas na área de fitness. O resultado é que o gestor

encontra o equilíbrio no trabalho, possuindo um negócio

sólido, com alunos cada vez mais satisfeitos e saudáveis.

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