[google] 구글 앱스 활용법

Confidential & ProprietaryConfidential & Proprietary

17th November 2015

SBC Technology

Google Apps는 웹기반의 커뮤케이션 및 협업의 도구

Cloud 안에 모든 정보 저장 관리

Confidential & Proprietary

translates to ...

Word

Excel

Powerpoint

Survey Monkey

Visio

Documents

Sheets

Forms

Drawings

DriveShared Drive or

Dropbox

Slides

SharePoint Sites


왜, 구글 앱스인가? - Work in the Future

● Real 클라우드 기반 솔루션입니다.

●인터넷만 연결되어 있고 브라우져 사용만 가능하다면 언제, 어디서라도, 어떤 종류의 기기에서도 사용할 수 있습니다.

●실시간, 온라인으로 전세계 어디라도 협업할 수 있습니다.

●특별한 기술적 관리가 필요없고 저렴하고 효과적입니다.


Signing up for Google Apps

비영리 단체용 Google Apps 가입 절차 (6단계)-https://support.google.com/nonprofits/answer/3367223?hl=ko

Google Apps에 대한 도메인 확인 - https://support.google.com/a/answer/60216

https://support.google.com/nonprofits/answer/3367223?hl=ko

https://support.google.com/nonprofits/answer/3367223?hl=ko

https://support.google.com/a/answer/60216


도메인 소유권 확인 (TXT 레코드)

구글앱스 TXT 레코드값

DNS TXT 레코드 설정


MX 레코드 설정

구글앱스 MX 레코드 값

DNS MX 레코드 설정


SPF 레코드 설정(스팸방지)

구글앱스 SPF 레코드 값

DNS SPF 레코드 설정

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

http://spf.google.com/


Chrome

● Google Apps 최적화 된 브라우저 ● 새 시크릿 창 활용 (Protect Privacy Information) ● Chrome Extension - Chrome 웹스토어

○ MSOffice 편집기 확장

● Gmail/Google Drive Offline 모드 지원

https://goo.gl/UX69Y9


Gmail


● 회사 도메인 사용 예). [email protected] ● 모바일에서 이메일 사용● 오프라인 지원 ● 충분한 받은 편지함 공간 (30GB 또는 Unlimited)

○ 첨부문서 10GB 까지 대용량 전송 가능 ● 강력한 검색● 라벨 및 필터 ● 이메일 위임● 나만의 개인 번역기● 3rd party plug-in 연동 ● 보안 및 신뢰성 보장

○ 2단계 인증 ○ 스팸 필터링

GMail 주요 기능

mailto:[email protected]

Gmail의 5가지 핵심 기능

첨부파일 받기대용량 보내기 라벨/필터 고급 검색


GMail '주고 받기' 및 다양한 기능들

이메일 및 문서 전체에서 빠른 통합 검색

맞춤 비즈니스 로고

주소록 위젯 및 최신 활동 목록

대화 목록

영상 및 오디오 채팅 기능 통합


Gmail Exercise[실습문제]

1. 라벨 만들기 * Google Apps 교육

2. 필터 만들어서 1 에서 만든 라벨에 적용하기* 제목: Google Apps 교육 -> Google Apps 교육 라벨 적용* 보낸 사람 : eduadmin -> Google Apps 교육 라벨 적용

3. 필터 만들어서 + 전체 보관함으로 바로 이동 * 보낸 사람 : eduadmin * 제목 : 광고 * 전체 보관함 이동 적용

4. 특정인에게 forward * 예)[email protected](회사메일)을 [email protected](개인메일) 로 forward

mailto:[email protected]


Calendar

캘린더를 다양한 업무에 활용

➢ 캘린더 활용의 극대화는 내 캘린더 ‘공유’ 에서부터 시작 ➢ 회의실도 캘린더로 관리를 해야 ➢ 업무 회의 약속전에 문서 공유 활용

➢ 온라인 회의 (행아웃) 도구 최대한 활용


일정목록을 정리하고 모두와 공유할 수 있습니다.

맞춤 보기

캘린더별 다양한 색상

동료의 캘린더

팀 캘린더

Google 캘린더


캘린더 활용동료의 일정을 추가하여 서로 공유할 수 있습니다. 원하는 형태로 나의 일정을 공유할 수 있습니다.일/주/월별/ 로 일정을 볼 수 있습니다. 검색창에서 일정을 검색할 수 있습니다.

Google 캘린더 (1)


Drive


● Google Apps 의 주요한 협업 도구 중의 하나입니다.● 계정당 총 30GB 용량(Gmail과 혼합) 과 Drive for Work (Unlimited) 사용자는 무제한 용량을 제공하는

Google Cloud 상의 공간입니다.● 문서도구는 문서를 생성하고 공유할 수 있는 웹 오피스 문서 도구의 모음입니다.● 자신의 로컬 PC 에 설치하여 사용할 수 있는 클라이언트 싱크 프로그램으로 Google Cloud 상의 문서들과 동기화 할 수 있습니다.


문서의 종류

Documents, Spreadsheets, Presentation, Forms, Drawing 를 포함한다.

자신의 PC 의 문서를 업로드 할 수 있다. (MS Word, PowerPoint, pdf 읽기만 가능)

자신의 PC로 문서를 다운로드 할 수 있다. (Documents -> Word, Plain Text 다운로드, 편집 가능 Presentation -> Power Point로 다운로드, 편집 가능 Spreadsheets -> Excel로 다운로드, 편집 가능)

● 문서 변환 : MSOffice->구글 문서

Google Drive - 문서도구의 종류


Google Drive - 문서도구(1)정리/ 검색/ 생성/ 공유/

● Google Drive 에서 문서 생성하기

● Google Drive 로 문서 업로드 하기 (* 자신의 PC에 설치된 Drive 싱크프로그램을 통해서 업로드 할 수 있음)


Google Drive - 문서의 전환

1. Google 문서 도구로 저장 - 원본 포맷을 유지하고, Google Drive 로 저장2. 온라인에서 편집 - Google Drive 중, 동일한 포맷으로 변환하여 온라인에서 편집3. 원본 다운로드 - 원본 그대로 다운로드


Google Drive - 문서공유(1)생성/ 공유/ 정리/ 검색/



● 특정인을 지정하여 공유하고 싶을 때

● 소속된 조직 전체와 공유하고 싶을 때

● 소속된 조직에 속해 있을 뿐 아니라, 문서의 링크 주소를 아는 사람에게 공유하고 싶을 때

● 문서의 링크 주소를 아는 사람과 모두 공유하고 싶을 때 (via E-Mail, Chatting or even in doc inside)

[Demo]



● 문서 공유 시점에 알림 메일 체크 박스를 통해 알려준다.

● 공동 작업자에게 문서의 변경이나 공지 사항을 공동 작업자에게 메일 전송으로 알려줄 수 있다.

● 메모기능 사용 "@" or "+"

[Alert Demo]


Google Drive - 문서정리(Folder)생성/ 공유/ 정리/ 검색/

● 트리 구조의 폴더를 만들 수 있습니다. (Nested Folder)● 폴더 별로 (팀별, 부서별) 각각의 공유 권한을 줄 수 있습니다.


Google Drive - 고급 문서 검색 옵션생성/ 공유/ 정리/ 검색/

● 키워드로 빠른 검색을 할 수도 있지만, 이미 제공된 각종 검색 필터 (유형별, 공개설정, 소유권, 열어본 문서) 를 통해 원하는 문서를 찾을 수 있습니다.

● 조직 단위로 공유되어 있는 문서 검색은 가장 아래의 예 SBC Technology 필터를 이용하여 검색해야 찾을 수 있다.


설문지 활용하기

●문서도구의 설문지을 활용하여 고객으로 부터 필요한 정보를 수집할 수 있다.●수집된 데이터는 해당 Spreadsheet 에 저장되며 항목별 전체 데이터를 볼 수 있다.●수집된 데이터 통계 요약을 볼 수 있다.

Google Drive - 문서도구(3) - 설문지생성/ 공유/ 정리/ 검색/


Google 설문지 와 Spreadsheet을 다음과 같이 활용합니다.

●데이터 수집●데이터 공유●데이터 분석●다양한 그래프로 표현●5가지 변수를 가지고 모션그래프로 표현


Sites


●사내, 팀내에서 공유가 필요한 정보를 한곳에, 한눈에 볼 수 있습니다. ●Google Apps의 Presentation, Documents, Groups, Calendar, 사진 및 동영상 그리고 지도까지 Google Sites 내에 끼워넣기 가능한 모든 도구를 사용 할 수 있습니다.

Google Sites (1)


활용하기●부서별, 소그룹별 캘린더, 동영상, PT자료등을 Google Site상에서 공유 및 협업함●Form, 스프레드시트,문서등을 사이트내에 Embed 할수 있음●Google Sites 는 쉽고, 간편하게 편집할 수 있도록 구성되어있음

사이트 안의 Google Form 사이트 안의 Google Calendar

Google Sites (2) - 활용예


활용하기●기존에 생성되어있는 Groups 를 사이트에 가젯형태로 끼워넣기●PT 자료 및 동영상, 그리고 다양한 가젯을 사이트에 가젯으로 추가 할 수 있다

사이트 안의 Google Groups 사이트 안의 Google Presentation

Google Sites (3) - 활용예


●페이지별 접근 권한을 다르게 설정할 수 있습니다. ●누가 특정 페이지를 볼 수 있게 할것인지, 혹은 누구에게 편집을 허용할 것인지를 페이지 레벨별로 지정할 수 있습니다.

●네비게이션 탭을 사용하면, 권한이 있는 탭의 페이지만 보여집니다. ●특정 페이지는 조직, 혹은 인터넷 전체에 공개할 수 도 있습니다.

Google Sites (4) - 접근권한


Admin Console


Agenda

● User creation, deletion, and administration● Organizational Units● Google Apps services and organizational access● Mail delivery, routing, and filtering● Calendar settings and resources● Mobile policies and device management● Security● Groups


도메인 관리


User creation, deletion, and administration

● 사용자 추가 벌크 업로드, 개별 작성

● 이름변경, 사용자 이동, 패스워드 초기화, 강제 패스워드 변경 옵

션

● 사용자 삭제, 삭제된 사용자 데이터 유지,

최근 삭제된 사용자 복원 , 삭제전 데이터 이관

● 어드민 권한 설정 (관리자 역할)

https://support.google.com/a/answer/40057?hl=ko&ref_topic=4364723








Organizational Units

● 조직관리

● 사용자별 서비스관리




● 공유설정, 드라이브 스토리지

● 사용자와 디바이스 관리를 위한 크롬 정책

● 구글앱스 서비스를 위한 조직단위 설정, 도메인 관리

● 보고서, 시스템 이슈, 도메인 보안 개선

Google Apps services and organizational access

https://support.google.com/a/answer/60781?hl=ko





http://www.google.com/appsstatus#hl=ko&v=status



Mail delivery, routing, and filtering

● 메일 라우팅 관리를 위한 구글앱스 환경설정

● 도메인이 그리고 IP 주소로 Whitelist, Reject 발송자 리스트

관리

● 시스템 규칙에 기반으로 보안접속을 통해 메일 발송

● 감사, 내용, 첨부파일 규칙에 기반해서 메일 필터







Calendar settings and resources

● 그룹 캘린더 작성 및 공유, 캘린더 공유 옵션, 캘린더 접속 위임

● 캘린더 자원 작성 및 관리




Mobile policies and device management

● 안드로이드와 Google Sync devices 구글앱스 모바일 관리

● 분실한 디바이스 사용자 접속 관리




Security

● 조직 단위를 통해 예외그룹 보안관리

● 2단계 인증, SSO, OAuth




https://support.google.com/a/answer/61017?hl=ko&ref_topic=2759255&rd=1


Groups

● 그룹 추가, 삭제, 편집 , 멤버 관리, 그룹 유형

● 독스, 사이트, 비디오 등에서 그룹 사용

● 비지니스 그룹 사용, 권한관리 그룹설정

https://support.google.com/groups/answer/2464983?hl=ko&ref_topic=2459487

https://support.google.com/groups/answer/2464975?hl=ko&ref_topic=2459487


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