COMITÉ POLÍTICO ESTRATÉGICO DE ARTICULACIÓN INSTITUCIONAL

SECRETARÍA TÉCNICA

GUÍA METODOLÓGICA PARA EL DESARROLLO DE

JORNADAS DE TRABAJO

Junio, 2011

GUÍA METODOLÓGICA PARA EL DESARROLLO DE JORNADAS DE TRABAJO

Esta guía comprende un conjunto de aspectos que buscan orientar la operatividad del Comité Político Estratégico de Articulación Institucional, por la vía del desarrollo de las jornadas de trabajo, coordinadas por la Secretaría Técnica. Para ello se presentan las funciones de la Secretaría Técnica, los procedimientos generales de funcionamiento, rol de los participantes, Plan de Acción para ejecución de la 1ra Jornada de Trabajo de la Secretaría Técnica, así como los elementos técnicos y logísticos requeridos para el desarrollo de la misma.

Estructura del Comité Político Estratégico de Articulación Institucional

Dicho comité está constituido por dos instancias fundamentales de carácter permanente:

1. Comité Viceministerial: instancia de nivel político–estratégico, conformada por las máximas autoridades. Se constituye en un instrumento para la toma de decisiones de alto nivel, validación de propuestas, direccionamiento, seguimiento e instrucciones.

Será convocado periódicamente en función de informar, validar y/o direccionar asuntos relacionados con la formulación de políticas, planificación y seguimiento sectorial en CTI. Se prevé según la normativa que lo regula, que esta instancia establezca reuniones trimestrales de articulación.

2. Secretaría Técnica: es la unidad ejecutora de las directrices establecidas por el Comité; cumpliendo actividades operativas con los actores involucrados, elaborando y elevando propuestas al comité.

La Secretaría Técnica actúa como instrumento de operatividad del Comité, y se viabilizará su funcionamiento a través de jornadas de trabajo continuas, en las que participarán los miembros o representantes designados por cada instancia, tanto permanentes como eventuales.

Dicha Secretaría coordinada por el Director General de Formulación de Políticas, Planes y Estrategias en CTI, y estará conformada por los representantes de cada dirección, Oficinas de Apoyo y dos de las Direcciones Generales del Despacho de Formulación (Proyectos Especiales y Prospectiva).

Igualmente, formarían parte de esta secretaría aquellos miembros que eventualmente sean convocados en función de los temas de agenda a tratar y propuestas a discutir.

Funciones de la Secretaría Técnica:

Las funciones logísticas y técnicas de la Secretaría Técnica del Comité son:

a) Preparar las reuniones del Comité, elevando al Coordinador la propuesta del orden del día.b) Preparar las convocatorias de las jornadas del Comité siguiendo las instrucciones del Coordinador, así como realizar las citaciones a que hubiere lugar.c) Levantar minutas de las jornadas de trabajo, ordenar y archivar las documentación del Comité.d) Remitir a los miembros del Comité los documentos correspondientes para su mejor información.e) Orientar las reuniones de las mesas técnicas y dirigir las deliberacionesf) Promover la discusión técnica sobre formularios de recolección de datos y documentos metodológicos.g) Participar en las actividades de carácter técnico.h) Identificar los requerimientos y posibles soluciones de formulación de políticas en materia de ciencia, tecnología, industrias, informática y los servicios postales como insumos al plan que regirá estos ámbitos para los próximos años.i) Programar, coordinar y supervisar la elaboración de estadísticas, indicadores, difusión de estimaciones, estudios prospectivos y proyecciones; con el objeto de determinar la situación, cambios y tendencias de los sectores de ciencia, tecnología e industrias, TIC y servicios postales. j) Realizar el seguimiento de los acuerdos establecidos. k) Aquellas otras tareas que el Comité encomiende.

Orientaciones Generales para el Desarrollo de las Jornadas de Trabajo

De orden Metodológico

• Las jornadas podrán llevarse a cabo a través de mesas de trabajo o cualquier otro mecanismo o dinámica que permita generar los productos. Tales mecanismos (exposiciones, conversatorios, dinámicas, talleres, etc.) de carácter participativo, aportarán las bases para la consecución de los objetivos institucionales en materia de formulación de políticas.

• Los temas a desarrollar en cada jornada serán definidos previamente por el colectivo integrante de la Secretaría y/o propuestos por el Comité.

De orden Técnico

• La información derivada de las dinámicas, generará las propuestas que permitan alcanzar los objetivos institucionales, con base en una visión compartida, para direccionar la consecución de las políticas y estrategias.

• Cada jornada generará productos (informes) que serán sistematizados por la coordinación de la Secretaría Técnica, a fin de presentarlos ante el nivel político - estratégico. Estos documentos serán insumo para el análisis de la situación en los sectores CTI, así como para la identificación de objetivos y la definición de políticas, lo cual favorecerá la formulación de planes y estrategias en CTI.

De orden Logístico

• La Coordinación de la Secretaría Técnica señalará para cada jornada: agenda de trabajo, objetivo de la dinámica, recursos o documentos a consignar o a presentar, metodologías e instrumentos de trabajo.

• Esta Coordinación será responsable de la preparación logística de las jornadas, ubicando el espacio, materiales y recursos necesarios para el desarrollo de éstas.

De orden Administrativo

• Al finalizar cada jornada de trabajo, la coordinación de la secretaría del comité realizará la minuta con los temas y/o aspectos desarrollados, así como los acuerdos y compromisos establecidos para la próxima jornada. Posteriormente, será la responsable de remitirla, vía correo electrónico, a cada uno de los integrantes del comité en pleno.

Rol de los Participantes en las Jornadas de Trabajo

I) Coordinación de la Secretaría Técnica

Facilitador: 1 Persona

• Abrir y dirigir la discusión• Explicar la metodología a seguir durante el desarrollo de la jornada• Establece las normas a seguir (como por ejemplo: regular el uso de los celulares, la

puntualidad, etc.)• Garantizar el desarrollo de la agenda de trabajo y la consecución de los objetivos de la

misma• Llevar el control en cuanto al orden y el tiempo del derecho de palabra • Orientar el desarrollo de los temas (secuencia lógica)

Co-facilitador: 1 Persona

• Apoyo general a la labor de facilitador• Elaboración y diseño de los materiales requeridos para ser presentados o entregados

durante las sesiones.• Apoyar al facilitador en la elaboración de las conclusiones, recomendaciones y

compromisos derivados de las mesas.• Captar los elementos clave de cada tema expuesto • Apoyo en la sistematización de la información recabada

Apoyo Técnico y Logístico: ( 2 Personas)

• Redacción, envío y archivo de las comunicaciones requeridas.• Coordina la ubicación del espacio para desarrollar la Jornada.• Garantiza los recursos operativos y materiales (Video beam, laptop, documentos

digitales e impresos) necesarios para cada sesión de trabajo • Solicitud y recepción de los refrigerios.

Relator:

• Toma nota de los aspectos fundamentales desarrollados y acordados durante la jornada para la elaboración de la minuta.

• Garantiza el envío de la minuta a los asistentes.• Se responsabiliza por la lista de asistencia

II) Asistentes (miembros permanentes o eventuales del comité)

Representantes de las direcciones:

• Participar activa y permanente en cada una de las Mesas de Trabajo convocadas.• Cumplir con los compromisos que se establezcan durante las sesiones.• Realizar aportes que garanticen la consecución de los objetivos: presencia de personal

especializado en función de la temática a ser abordada, consigna instrumentos, sugiere dinámicas, entre otros aportes significativos para la agenda pautada.

Plan de Acción: 1ra JORNADA: PRESENTACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ

En función de conocer el objetivo de la 1ra Jornada Jornada, los actores convocados, así como los elementos técnicos y logísticos requeridos para el desarrollo de la misma se presenta el Plan de Acción a desarrollar:

1ra Jornada: Presentación y Organización del ComitéFecha: 06/07/2011

La primera jornada tendrá como objetivo la presentación e instalación del Comité Político de articulación Institucional y Secretaría Técnica.

Actividades:

Presentación, por parte de la DGFPPE, de la propuesta del Comité Político Estratégico de Articulación Institucional y Secretaría Técnica.

Construcción colectiva de la normativa para el funcionamiento del Comité. Presentación de los Temas de Agenda para las Jornadas del Comité Lectura del Acta Constitutiva (borrador) Establecimiento de acuerdos

Actores: 14 participantes

Representantes de los Viceministerios:

• Desarrollo Científico y Tecnológico (1 Persona)• Desarrollo Industrial (1 Persona)• Tecnologías y Comunicación (1 Persona)• Seguimiento y Control de Ciencia, Tecnología e Industria (1 Persona)• Dirección General de Prospectiva (1 Persona)• Dirección General de Proyectos Especiales (1 Persona)

Representantes de las Oficinas de Apoyo:

• Oficina de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas (1 Persona)• Oficina de Planificación y Presupuesto (1 Persona)• Oficina de Gestión Social y Participación (1 Persona)• Oficina de Asuntos Internacionales (1 Persona)

Equipo Técnico de la Dirección de Formulación de Políticas, Planes y Estrategias en CTI:

• 1 Facilitador• 1 Co facilitador• 1 Relator• 1 Apoyo Técnico

Recursos Requeridos:

• Espacio Físico de Reunión, Video-beam, Laptop, Material de Apoyo (en físico y digital), formatos de asistencia y minutas.

Productos:

• Normativa de Funcionamiento del Comité• Acta revisada• Temas de agenda para las Próximas Jornadas.• Minuta de la Jornada.

Tareas de la DGFPPE durante la jornada

• Presentación del Comité Político Estratégico de Articulación Institucional• Impulsar la discusión de la normativa del funcionamiento de la Secretaría Técnica del

Comité.• Transcribir la normativa de funcionamiento de la Secretaría Técnica de Comité.• Promover la discusión sobre la temática a desarrollar en la próxima jornada.• Presentar y validar el Acta Constitutiva.• Elaborar la Minuta de la Jornada.

Tareas de la DGFPPE post-jornada

• Preparar el Temas y la Agenda acordada para la próxima Jornada. • Seguimiento a los acuerdos. • Transcripción de Minuta y posterior envío a miembros del comité.• Archivar documentación de la jornada.

Duración:

El 1ra jornada se desarrollará en 4 horas (tiempo estimado) 9:00 AM a 1:00 PM. Se realizará un coffee - break de 15 minutos.

Cuadro Resumen de la 1ra Jornada

Jornada de Trabajo Fecha Actores Convocados

1) PRESENTACIÓN Y1) PRESENTACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL COMITÉORGANIZACIÓN DEL COMITÉ

MIÉRCOLES MIÉRCOLES

06/07/1106/07/11

TOTAL: 14TOTAL: 14 (catorce) participantes

Representantes:-Desarrollo Científico y

Tecnológico (1 Persona)-Desarrollo Industrial (1

Persona)-Tecnologías y Comunicación

(1 Persona) − Seguimiento y Control (1

Persona)− Dirección General de Prospectiva (1 Persona)

− Dirección General de Proyectos Especiales (1

Persona)

Representantes de las Oficinas Sustantivas:

-Oficina de Seguimiento y Evaluación de Políticas

Públicas (1 Persona)-Oficina de Planificación y -Presupuesto (1 Persona)

- Oficina de Gestión Social y Participación (1 Persona)

− Oficia de Asuntos Internacionales (1Persona)

−Equipo Técnico de la

Dirección de Formulación de Políticas, Planes y

Estrategias en CTI:1 Facilitador

1 Co-facilitador1 Relator

1 Apoyo Técnico