hjørring kommune side 1. referat · 2017. 1. 19. · hjørring kommune 17. januar 2017 side 6....

Hjørring Kommune 17. januar 2017

Side 1.

Referat Hovedudvalget

Arbejdsmiljø og MED

Mødedato: 17. januar 2017 Mødet påbegyndt: kl. 12:30 Mødet afsluttet: kl. Mødested: Lokale 428 Fraværende: Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Budget og Økonomi januar 2017 2 2 Retningslinier for brug af sociale medier i arbejdsøjemed 4 3 Status på MEDgrunduddannelsen i Hjørring Kommune 6 4 Årlig rapportering om sygefravær 8 5 Personalepolitikker revision - opsamling fra 8. november 11 6 Opsamling Innovationsuddannelse 2015 12 7 AKUT midler 13 8 Hovedudvalgets årshjul 2017 14 9 Eventuelt januar 2017 15


Side 2.

81.38.04-P00-1-16

1. Budget og Økonomi januar 2017

Sagsfremstilling Evaluering af Hovedudvalgets inddragelse i budgetprocessen. (Bilag findes fra mødet 8. marts 2016 punkt 1 om Budget og Økonomi) Hovedudvalget modtog til mødet i marts oversigten over budgetprocessen, som i år har været inddelt i 3 faser. Fase 1: Borgmesteren holder i løbet af februar måned 2016 en række bilaterale møder med det politiske niveau med henblik på at udarbejde forslag til budgetproces for 2017-2020 til Økonomiudvalgets møde den 9. marts 2016. Fase 2: Fagudvalgene udarbejder budgetmateriale for 2017-2020 under hensyntagen til det af Byrådet på møde den 30. marts 2016 besluttede. Fase 3: Økonomiudvalget fastlægger på møde den 10. august 2016 udvalgsfordelte budgetrammer for drift under hensyntagen til lov og cirkulæreprogrammet mv. I løbet af september og oktober måned: Borgmestermøder med henblik på at indgå bred aftale om budget for Hjørring Kommune for 2017-2020. I de enkelte faser har Hovedudvalget været orienteret løbende på de ordinære Hovedudvalgsmøder. Derudover har udvalget været inddraget via følgende konkrete møder:

22. juni Møde mellem Hovedudvalget og Økonomiudvalget. 18. august Byrådets budgetdrøftelse med deltagelse af Hovedudvalget. 26. august Fagudvalgenes gennemgang for Byrådet med deltagelse af Hovedudvalget. 31. august Fagudvalgenes gennemgang for Byrådet med deltagelse af Hovedudvalget. 22. september Hovedudvalgets møde vedr. budget. 27. september fremsender medarbejdersiden deres bemærkninger til budget 2017-2020

Vedlagt tidsplan


Side 3.

Det indstilles, Drøftes med henblik på evaluering af Hovedudvalgets inddragelse i budgetprocessen 2016 og tilrettelæggelse af budgetproces 2017.

Historik Hovedudvalget, 20. december 2016, pkt. 1:

Beslutning Tommy Christiansen indledte med at give en status. Evaluering af proces: Medarbejdersiden har en opfattelse af at have være godt inddraget. Det efterspørges at det bliver en mere aktiv dialog i tillæg til de informationer der gives. I den proces der kommer, lægges der 1-2 timer ind i til møde i forlængelse af byrådsseminarerne, så Hovedudvalget har en mulighed for at drøfte det fremlagte i umiddelbar forlængelse af disse.

Bilag

• Tidsplan for budgetlægning, februar 2016 1


Side 4.

85.15.00-P15-1-15

2. Retningslinier for brug af sociale medier i arbejdsøjemed

Sagsfremstilling I-sikkerhedsadministrationen har udarbejdet forslag til retningslinier for brug af sociale medier privat og arbejdsmæssigt i arbejdstiden. Der har ikke i den tidligere I-sikkerhedspolitik været beskrevet regler om brug af sociale medier i arbejdstiden. Behovet for retningslinier for området er stigende i og med, at de sociale medier indgår som en vigtig del af Hjørring Kommunes kommunikation med omverdenen. Samtidig er de sociale medier blevet et helt almindeligt kommunikationsværktøj for rigtig mange mennesker og det er helt almindeligt at være online 24-7, uanset om man er på arbejde eller ej. Retningslinierne er udarbejdet i tråd med email- og kalenderpolitikken, hvor der lægges op til en høj grad af frihed i arbejdsdagen, men med øje for tavshedspligt, loyalitetsforpligtelser og ansvar for kommunens omdømme. Der er lagt op til, at retningslinierne gælder for både ansatte og folkevalgte i Hjørring Kommune, idet udfordringerne ved brug af sociale medier som kommunikationskanal er de samme - hvordan får vi signaleret med hvilken kasket vi kommunikerer og hvordan behandler vi de oplysninger vi modtager via kommunikationskanalen korrekt. Udkast til retningslinier for brug af sociale medier i arbejdstiden er vedlagt som bilag. Sekretariatets bemærkninger: De sociale medier og anvendelse heraf er tidligere drøftet i Hovedudvalget og i den forbindelse har der også været indledt drøftelser vedr. E-chikane. Det kan være hensigtsmæssigt i forbindelse med drøftelsen af retningslinjer for brug af sociale medier også at drøfte hvad der evt. skal iværksættes for at sikre medarbejderne i Hjørring kommune i tilfælde af E-chikane. Sekretariatet har tidligere udarbejdet en vejledning i forbindelse med E-chikane samt et værktøj som skulle hjælpe arbejdspladserne i gang med drøftelser i forhold til emnet. Derudover er der udarbejdet gode råd til brug af Facebook. Dette materiale er vedlagt som bilag.


Side 5.

Det indstilles, at Hovedudvalget drøfter det fremsendte forslag til retningslinier.

Historik I-Sikkerhedsudvalget, 5. september 2016, pkt. 4: Udvalget besluttede at godkende og videresende retningslinierne til høring i Direktionen og Hovedudvalget. Direktionen, Ikke til politisk behandling, 13. september 2016, pkt. 3:

Følgende tilføjes/justeres. I de tilfælde, hvor man har behov for at anvende sociale medier som kommunikationskanal i forbindelse med det daglige arbejde, anbefales det at der anvendes en arbejdsprofil.

Anvendelsen af sociale medier som kommunikationskanal og stillingtagen til om der skal oprettes en arbejdsprofil skal godkendes af den nærmeste leder.

Ellers godkendt.

Beslutning Tommy Christiansen indledte punktet, hvorefter udvalget drøftede det fremsendte. Der var positive tilbagemeldinger på materialet og det anbefales at, arbejdspladserne drøfter emnet med mellemrum. Når retningslinjerne er vedtaget, skal disse kommunikeres ud via nyhedsbreve m.v. Her kunne en anbefaling være, at man skal være opmærksom på, hvad man deler i lukkede fora, da man ikke kender de langtidssigtede konsekvenser af dette.

Bilag

• Retningslinier for brug af sociale medier i arbejdstiden 150916 • 2 Elektronisk chikane netsider • 3 b Lad os tale om det • Facebook artikel KOMpost 13.rettet


Side 6.

81.38.04-P00-1-16

3. Status på MEDgrunduddannelsen i Hjørring Kommune

Sagsfremstilling Den nye MED grunduddannelse trådte i kraft 1. januar 2015 og består af 2 obligatoriske dage med i alt 6 læringsmål.

1. MED-idéen og formålet i Hjørring Kommunes MED-aftale 2. Kompetenceforhold 3. Opgaver i MED 4. Rammer og Vilkår 5. Information og drøftelse (MEDindflydelse) 6. Retningslinjer - (MEDbestemmelse)

På uddannelsen kobles Hjørring Kommunes MEDaftale sammen med de overordnede bestemmelser i Rammeaftalen og der gives praktiske eksempler fra hverdagen med i undervisningen. Uddannelsen er lagt an til individuel læring og med cooparative learning som pædagogisk tilgang. Uddannelsen varetages af egen MED underviser fra Hjørring, som samtidig er PUF-underviser og varetager samme uddannelse for Frederikshavn Kommune. Uddannelsen følger således uddannelsesplanen som er udarbejdet af Parterne. Uddannelsen er obligatorisk for alle medlemmer af MEDorganisationen, som ikke tidligere har deltaget på uddannelse i MED. Ved udgangen af 2015 evalueredes hele uddannelsen og blev tilrettet efter de bemærkninger der kom fra deltagerne, underviserne, samt fra Parternes uddannelsesfællesskab. Fra 2016 undervistes der efter det nye tilrettede koncept. Der har i Hjørring Kommune været stor interesse for at deltage, hvilket også afspejler sig i holdoversigten for 2016. Evalueringen er baseret på afviklede hold i 2016. Evalueringen er udarbejdet af Danmarks Evalueringsinstitut (EVA). Notat fra EVA, som giver indblik i, hvilke overvejelser, der ligger bag EVAs valg af svarskalaer. Metoden anvendes samtidig af Parternes uddannelsesfællesskab på de kurser der afvikles i dette regi. (PUF) Datamaterialet er vedlagt som bilag og derudover er der en oversigt med fordeling af hold mellem Hjørring og Frederikshavn kommuner 2015-2017.


Side 7.

I evalueringen ses der at deltagerne i meget høj grad enten tilfredse eller meget tilfredse med de elementer de er adspurgt om herunder:

• Undervisningsmaterialer • Undervisningsform • Fordeling af tid mellem undervisningsformer • Formidling • Kobling af undervisning til daglig praksis • Udbyttet af undervisningen

Medarbejdersiden får til formødet en gennemgang MEDuddannelsesforløbet og har derved mulighed for stille spørgsmål til materialet og til uddannelserne før det ordinære møde. Datamaterialet er vedlagt som bilag og derudover er der en oversigt med fordeling af hold mellem Hjørring og Frederikshavn kommuner 2015-2017.

Det indstilles, Til drøftelse.

Beslutning Til efterretning.

Bilag

• Status og evaluering af MED • Samlet evaluering på hold 2016


Side 8.

81.28.00-P20-1-14

4. Årlig rapportering om sygefravær

Resumé Årlig rapportering om sygefravær

Sagsfremstilling Styregruppen vedr. sygefravær har udarbejdet en status til Direktionen om det forgangne års arbejde. Styregruppen er nedsat af Direktionen. Hovedudvalget har til opgave at drøfte og følge op på sygefravær, aftale retningslinjer for sygefraværsstatistik mv. Rapporteringen om sygefravær fremlægges nu til drøftelse i Hovedudvalget sammen med de beslutninger Direktionen foreløbigt har taget i forhold til styregruppens fortsatte arbejde, målsætning mv. Status på tids- og handleplan: Styregruppen har i det forgangne år baseret sit arbejde på den tids- og handleplan, som Direktionen tidligere har godkendt. Tids- og handleplanen indeholder adskillige initiativer, som styregruppen har vurderet at medvirke til at fokusere på og reducere sygefraværet i Hjørring Kommune. Hvert enkelt initiativ er i tids- og handleplanen beskrevet i forhold til formål, ressourcer og tovholderfunktion. Status på tids- og handleplanen viser, at flere initiativer er blevet iværksat i det forgangne år. Nogle er afsluttet og disse samt nogle yderligere igangværende initiativer indgår nu som en del af den daglige drift. En enkelt indsats (udarbejdelse af e-læringskurser i forbindelse med håndtering af sygefravær) er endnu ikke iværksat. Initiativet er sat på stand by og afventer en strategi for evt. anvendelse af e-læring, hvilken platform for læring og kompetenceudvikling, der skal bruges mv. Elementerne i tids- og handleplanen uddybes yderligere i "Årlig rapportering om sygefravær". Status på målopfyldelse: I kommissoriet for styregruppen er styregruppens målsætning beskrevet som værende; at nedbringe sygefraværet til gennemsnitsniveauet for de nordjyske kommuner eller anden sammenligningsgruppe inden udgangen af 2015.


Side 9.

Tal fra Kommunernes og Regionernes Løndatakontor, KRL, viser at sygefraværet fortsat er faldende i Hjørring Kommune i 2015. I 2014 var ansatte ved Hjørring Kommune i gennemsnit fraværende i 11,7 dagsværk pr. medarbejder. Dette tal er faldet til 11,4 dagsværk i 2015. Da målsætningen for Hjørring Kommune blev fastsat, lød sygefraværet på netop 11,4 dagsværk pr. medarbejder i de nordjyske kommuner. I 2015 er det tal steget til gennemsnitligt 12,1 dagsværk pr. medarbejder i de nordjyske kommuner. Dermed er målsætningen for styregruppens arbejde nået. Status på målopfyldelsen uddybes i bilag 2. Tal trukket i SD viser en tendens til, at sygefraværet i Hjørring Kommune er stigende i 2016. Årsagen til dette udsving er vanskellig at gennemskue. Måske skyldes det en tidlig influenzaepidemi i 2016 - eller måske er det et midlertidigt udsving. Organisering af Tidlig Indsats: Styregruppen har i det seneste år arbejdet med at klarlægge de juridiske muligheder og begrænsninger som følge af ændringerne i sygedagpengelovgivningen - særligt vedr. tidlig opfølgning, herunder Fast Track set i forhold til Hjørring Kommunes tilbud om Tidlig Indsats. Styregruppen anbefaler at det vurderes om den nuværende organisering af Tidlig Indsats er hensigtsmæssig. Direktionen vil i løbet af foråret 2017 overveje om der skal ændres i den nuværende organisering. Direktionen har besluttet, at

• styregruppen skal fortsætte • styregruppen skal udarbejde forslag til særlige initiativer i 2017. Et af

initiativerne kan med fordel være at tilvejebringe mere viden om, hvad der konkret har medført det faldende sygefravær fra 2013-2015

Målsætningerne for arbejdet skal være, at

• sygefraværet skal nedbringes over tid • sygefraværet skal udvikle sig bedre end landsgennemsnittet

Det indstilles, Hovedudvalget bedes drøfte fremsendte status – samt afklare og videregive Hovedudvalgets eventuelle bidrag til styregruppens videre arbejde med initiativer i 2017.


Side 10.

Beslutning Tommy Christiansen indledte punktet hvorefter udvalget drøftede emnet. Medarbejdersiden er enig i den anbefaling, som kommer fra Direktionen. Det var positiv tilbagemelding på den måde Tidlig Indsats fungerer på, samt den nye e-håndbog om sygefravær. Tallene fremlægges fremover kvartalsvis for udvalget og herefter årligt til sammenligning med andre kommuner. De samlede tal fremægges til Hovedudvalgets møde i juni.

Bilag

• Tids- og handleplan for indsats vedr. reducering af sygefravær • Årlig rapportering om sygefravær • Tal i forbindelse med Tidlig Indsats 2015


Side 11.

81.38.04-P00-1-16

5. Personalepolitikker revision - opsamling fra 8. november

Sagsfremstilling Hovedudvalget afviklede temamøde den 8. november med Personalepolitkkerne som emne. Til mødet var de næste niveauer inviteret til at drøfte forskellige problemstillinger i forhold til en evt. revision af politikkerne. Hovedudvalget skal på dette møde drøfte de samlede input og tage stilling til hvordan de næste skridt skal tilrettelægges.

Det indstilles, Drøftes med henblik på evaluering af temadagen og fastlæggelse af de næste skridt.

Beslutning Tilbagemeldingen fra temadagen var overordnet at, politikkerne fungere tilfredsstillende og at man ikke ser behov for større ændringer. De retningslinjer som er vedtaget i MTHSU tages op som det første. Løn og Personale laver et udkast til nye retningslinjer og fremlægger det for Hovedudvalget. Derudover lægges de øvrige politikker ind i årshjulet, så de bliver set på med passende mellemrum. Tidligere vedtagne skabelon som er anvendt på Sygefraværspolitikken tages med i betragtning ved ændringer i politikkerne.


Side 12.

81.38.04-P00-1-16

6. Opsamling Innovationsuddannelse 2015

Resumé I 2015 fordelte Hovedudvalget 3 pladser til hver SÆH og BSU til innovationsuddannelse, som var et tilbud fra KL og Forhandlingsfællesskabet. Hovedudvalget ønskede dengang en formidling via deltagerne om deres erfaringer, når uddannelsen var gennemført. Deltagerne var hhv.: SÆH - Buen: Jens Kranen, Jacob Køster og Marianne Sandager Frederiksen (Klaus Wehner som overordnet) BSU - Bjørnen: Yvonne Hansen, Karina Poulsen og Tina Christensen (Ingelise Villumsen som overordnet). Der er fra deltagerne lavet en opsamling på uddannelsen, samt fra sekretariatet en sammentrækning af følgende 3 hovedpunkter: Læring, konkrete resultater og udfordringer ud fra det deltagerne har meldt i den skriftlige opsamling. Til mødet deltager repræsentanter fra uddannelsen for at give deres mundtlige tilbagemelding fra uddannelsen.

Beslutning Yvonne Hansen, Karina Poulsen og Tina Christensen fra Børnehaven Bjørnen fremlagde deres innovationsprojekt, som omhandler tosprogsarbejde i Børnehaven Bjørnen, herunder hvilket udbytte de fik med sig fra det samlede forløb. Hovedudvalget fik herefter mulighed for at stille spørgsmål til projektet. Hovedudvalget drøftede de pointer de hørte fra præsentationen. Herudover drøftede udvalget, hvordan den gode historie bør formidles. Nogle af pointerne er at, det giver mening at der med mellemrum prioriteres tid til at arbejde med særlige indsatser, hvor man kan blive forstyrret i daglig praksis og dermed får mulighed for at skabe innovation på arbejdspladsen. Innovationen


Side 13.

bør ske på en praktisk måde og på arbejdspladsniveau og gerne ledsaget af en række konkrete men simple praksisnære værktøjer. Formidlingen af den gode historie sker gennem nyhedsbrevene.

Bilag

• Tilbagemelding ang. Innovationsudd • Innovationsuddannelse - BSU tilbagemelding • Kort samlet opsamling fra Innovationsuddannelsen 2015 til

Hovedudvalget 2016

81.38.04-P00-1-16

7. AKUT midler

Sagsfremstilling AKUT-midlerne opgøres pr. overenskomstperiode. Denne periode løber fra 1. april 2015 - 31. marts 2017. Årligt afsættes der ca. 100.000 og for den samlede periode vil der således være ca. 300.000 kr. Det er tidligere aftalt at punktet sættes på dagsordenen på dette tidspunkt, hvor det skal drøftes hvad puljen skal anvendes til. Seneste pulje har været anvendt til implementering af MEDaftalen i Hjørring Kommune. Senest den 1. maj i året efter en overenskomstperiodes udløb, skal de lokale parter i kommunen indsende et regnskab til de centrale parter over anvendelsen af de midler, der er afsat i overenskomstperioden. Jf. protokollat om bidrag til AKUT-fonden samt afsættelse af AKUT-midler til lokale formål. (Bilag 14 til MED Rammeaftalen)

Det indstilles,


Side 14.

Drøftes

Beslutning Perioden går frem til den 31. marts 2018. Der er pt. 166.000 kr., så beløbet vil ved periodens afslutning nærme sig 300.000 kr. Der var forslag om at benytte midlerne til en indsats som ligger sig tæt til trivselsmålingen, som man på nuværende ikke kender formen på. Kurt Larsen blev bedt om at komme med et oplæg til dette. Herudover blev udvalget bedt om at overveje til kommende møde om andre temaer skal sættes i spil.

81.38.04-P00-1-16

8. Hovedudvalgets årshjul 2017

Sagsfremstilling Hovedudvalgets årshjul 2017 fremlægges hermed for udvalget. Hovedudvalget bedes drøfte forslaget og komme med deres bemærkninger til evt. tilretning.

Det indstilles, Drøftes med henblik på udarbejdelse af endelig årshjul for udvalget.

Beslutning Udvalget kom med følgende bemærkninger som sekretariatet indarbejder i årshjulet.

• Personalepolitikker sættes ind i mødekadancen, de første bliver retningslinjerne vedtaget i MTHSU.

• Møderække 2018 planlægges på septembermødet sammen med der ses på næste periodes 4-års plan.

• Sygefraværsstatistikker til sammenligning med andre kommuner sættes på junimødet.


Side 15.

• Kvartalsstatistikker på sygefravær sættes ind. • Tidsplan for budgetprocessen med 2 kortere møder efter

Byrådsseminarerne sættes ind i martsmødet.

Bilag

• Årshjul HU 2017

81.38.04-P00-1-16

9. Eventuelt januar 2017

Sagsfremstilling Under punktet kan gives forskellige meddelelser samt udvalget kan komme med forslag til punkter til kommende møde.

Det indstilles, Drøftes.

Beslutning Meddelelser om udvalgssammensætning: Helle Hostrup AC - afløser Maj-Britt Jensen Ny Suppleant for Lone Steen er Ulla Andersen. Note til indledning af mødet: Punkterne på dagsordenen ændredes til følgende rækkefølge: 1. Rapportering sygefravær 2. Sociale medier 3. Budget og Økonomi 4. Innovationsuddannelse 5. Status MEDgrunduddannelsen 6. Personalepolitikker 7. AKUT-midler 8. Årshjul


Side 16.

9. Evt. Deltagere i mødet Navn Bemærkning Fm. Tommy Christiansen X Leif Serup Deltog i punkt 1, 2 og 3 Jesper Carlsen Afbud Lillian Andersen X N.fm. Karen Margrethe Bak X Tom Kærgård X Helle Hostrup X Annette Riis X Louise Djernæs Afbud. Her deltog Henrik H. Frandsen Jette Steen Jensen X Peter Skovbo X David Nordstrøm X Carsten Jørgensen X Lone Steen Afbud Heidi S. Lykkegaard Afbud Kurt Larsen X Grethe Jakobsen X

Hjørring kommuneØkonomisk Forvaltning

25. februar 2016

Tidsplan for budgetlægning for 2017-2020

Den overordnede tidsplan for budgetlægning er som følger:

Dato Opgave

3. februar 2016 Økonomiudvalget vedtager, at budgetprocessen skal opdeles i tre faser.

9. marts 2016 Økonomiudvalget udarbejder efter oplæg fra Borgmesteren

indstilling til Byrådet om budgetproces herunder rammeudmelding for drift og anlæg samt mål for reduktionsbeskrivelser mv. for 2017-2020.

30. marts 2016 Byrådet godkender overordnet budgetprocedure og tidsplan for budgetlægning for 2017-2020 herunder udmelding af drifts- og anlægsrammer og reduktionsbeskrivelser for 2017-2020.

25. maj 2016 Byrådstemamøde vedr. budget 2017-2020 i tidsrummet 14.00-16.30.

8. juni 2016 Byrådstemamøde vedr. budget 2017-2020 i tidsrummet 8.00-18.00.

23. juni 2016 Byrådstemamøde vedr. budget 2017-2020 i tidsrummet 8.00-16.00.

Juni 2016 Mini-budgetkonferencer i fagudvalg, hvor Område-MED på de respektive fagudvalgsområder deltager.

10. august 2016 Økonomiudvalget fastlægger udvalgsfordelte budgetrammer for drift under hensyntagen til lov- og cirkulæreprogrammet herunder stillingtagen til behovet for eventuelle yderligere korrektioner i driftsrammerne fordelt på udvalgsniveau fra 2017.

18. august 2016 Byrådstemamøde vedr. budget 2017-2020 i tidsrummet 8.00-18.00.

18. august 2016 Der afholdes høringsmøde for handicaprådet – mangler verificering.

26. august 2016 Byrådstemamøde vedr. budget 2017-2020 i tidsrummet 8.00-16.00.

24. august 2016 Der afholdes høringsmøde for integrationsråd.

1. september 2016 Borgmestermøde for 98 borgmestre, drøftelse af landsprognose vedrørende såvel budget 2017 og regnskab 2016.

2

1. september 2016 Fagudvalgene fremsender budgetforslag for drifts- og anlægsområdet for 2017-2020 til Økonomisk Forvaltning iht. Økonomiudvalgets seneste rammeudmelding.

7. september 2016 Økonomiudvalget:a) Tager stilling til om der er behov for at skabe yderligere økonomisk råderum efter at både indtægtssiden og udgiftssiden for 2017 er kendt.b) Fastlægger eventuelt reviderede budgetrammer for anlæg for 2017-2020 – udmelding fra ministeriet formentligt ultimo august 2016 om tildeling af lånedispensationer og tilskud som vanskeligt stillet kommune.

12. september 2016 Der afholdes høringsmøde for ældrerådet – mangler verificering.

14. september 2016 Økonomiudvalget udarbejder budgetforslag 2017-2020 til Byrådets 1. behandling.

16. september 2016 Budgetforslag til Byrådets 1. behandling udsendes.

21. september 2015 Byrådets 1. behandling af budgetforslag 2017-2020.

22. september 2015 Borgmestermøde for 98 borgmestre, drøftelse af landsprognose vedrørende budget 2017.

30. september 2016 Kl. 10.00 er sidste frist for ændringsforslag til budgetforslag 2017-

2020.

5. oktober 2016 Økonomiudvalget udarbejder indstilling vedrørende ændringsforslag.

12. oktober 2016 Byrådets 2. behandling af budgetforslag.

Retningslinier for brug af sociale medier i arbejdsøjemed.

Brug af sociale medier som kommunikationskanal bliver mere og mere almindeligt. Det er her man let når ud til en meget stor og bred del af befolkningen. Det samme gælder den anden vej – det er her, det er let for befolkningen at komme i kontakt med kommunen.

Vi ser i denne vejledning på god skik for brug af sociale medier som kommunikationskanal. Vejledningen henvender sig både til embedsmænd og folkevalgte i Hjørring Kommune.

Hjørring Kommunes værdigrundlag bygger på tillid, dialog og arbejdsglæde. Værdierne afspejles også i denne vejledning.

Der skal til enhver tid skelnes mellem privat og arbejdsmæssig brug af sociale medier.

I de tilfælde, hvor man har behov for at anvende sociale medier som kommunikationskanal i forbindelse med det daglige arbejde, anbefales det at der anvendes en arbejdsprofil. Dette er med til at sikre os som medarbejdere, så der ikke opstår misforståelser i forhold til om vi kommunikerer privat eller arbejdsmæssigt i en given situation. Anvendelsen af sociale medier som kommunikationskanal og stillingtagen til om der skal oprettes en arbejdsprofil skal godkendes af den nærmeste leder.

Når man kommunikerer arbejdsmæssigt på de sociale medier må man aldrig publicerer følsomme eller fortrolige oplysninger, som kan skade kommunens integritet og omdømme. Tavshedspligten gælder her som alle andre steder.

Vi har selvfølgelig alle ytringsfrihed. Men det skal til enhver tid fremgå tydeligt om man udtaler sig som privatperson eller som medarbejder.

Kommunikerer man i arbejdsøjemed fra sin private profil bør man udvise ekstra stor påpasselighed. Man bør tydeligt angive om man udtaler sig privat eller arbejdsmæssigt.

Når man via de sociale medier kommunikerer på kommunens vegne skal man sikre sig, at man kommunikerer kommunens mål, ønsker, strategier osv. og ikke ens egne.

Det er tilladt at anvende sociale medier privat i arbejdstiden. Som med al anden privat kommunikation i arbejdstiden gælder det, at anvendelsen skal ske under hensyntagen til udførelsen af ens opgaver. Privat anvendelse af sociale medier i arbejdstiden må altså ikke gå ud over den almindelige opgaveløsning, hvilket blandt andet indebærer, at kommunikationen ikke må tage arbejdstid fra opgaveløsningen.

Klager afgivet via en officiel kanal, f.eks en officiel Facebook eller Twitterprofil kan ikke afvises. Dog bør man forsøge at opfordrer borgeren til at aflevere klagen via mail eller lignende, så henvendelsen kan registreres, journaliseres og behandles korrekt. Ønsker borgeren at fastholde, at klagen er afleveret korrekt via sociale medier, kan dette ikke afvises. Det er modtageren af klagen, som har ansvaret for, at klagen registreres.

Kopi af netsider om Elektronisk Chikane. Fra tidligere Intranet.

Elektronisk chikane

Et arbejdsmiljøproblem - Psykisk vold

Elektronisk chikane er de senere år blevet en stigende udfordring for arbejdspladserne i takt med det stigende brug af elektroniske medier.

Facebook, Det sorte register, videooptagelser af medarbejdere er nogle af de eksempler der slås op i medierne når der tales om elektronisk chikane.

Ofte kan chikanen ikke forfølges ved domstolene, selvom straffeloven indeholder en række muligheder, ligesom det kan være meget vanskeligt at få fjernet chikanen fra nettet igen. Det findes eksempler på at selv om en hjemmeside bliver lukket, kan informationerne stadig findes via søgemaskiner.

Den elektroniske chikane stiller nogle krav til arbejdspladsen, og i den forbindelse har Hovedudvalget har set på hvad der kan gøres for at sikre medarbejderne bedst muligt så derfor skal emnet nu på dagsordenen på arbejdspladserne i Hjørring Kommune.

Siderne her på Intranettet indeholder baggrundsmateriale, gode råd og forslag til MED-udvalg og arbejdspladser i forbyggelse af elektronisk chikane.

Brug dem og sæt elektronisk chikane på dagsordenen, så vi i fællesskab får skabt den gode tone.

10 gode råd til dig for at undgå netchikane

Bruger man nettet, og har man lagt billeder og personlige oplysninger ud om sig selv, risikerer man, at de bliver misbrugt. Derfor gælder et overordnet råd: Jo mindre du lægger ud jo bedre.Tænk dig om, inden du lægger oplysninger ud og gør kun de oplysninger tilgængelige, som du er indstillet på, skal kunne findes på internettet for altid!

Vil du sikre dig mod chikane, gælder det altså om at have så få billeder og så få private oplysninger liggende på nettet som muligt.

Derudover er her ti gode råd, der begrænser risikoen for at blive offer for internetchikane:

1. Sørg for at så få som muligt har adgang til de oplysninger, du lægger på nettet.2. Overvej om det det du lægger ud kan tåle at blive offentliggjort - ville du vise billederne

til din mor?3. Rediger i de oplysninger og billeder du har liggende jævnligt og slet det uaktuelle.4. Opgiv ikke kontaktinformation som privatadresse og telefonnummer på fx din

Facebook-profil.

5. Opret en sekundær e-mail, der kan bruges i tilfælde, hvor du risikerer at blive spammet efterfølgende - fx konkurrencer på nettet.

6. Lad dig ikke lokke af annoncer med tilbud, undersøgelser og konkurrencer. De er ofte designet til at trække oplysninger ud af brugerne.

7. Åbn ikke mails fra afsendere du ikke kender eller ikke har tillid til.8. Undgå hjemmesider du ikke har tillid til eller ikke kender.9. Husk at slette profiler, du ikke længere bruger.10.Skift kodeord jævnligt og undgå at bruge det samme kodeord flere forskellige steder.

Inspiration fra andre

Der findes meget andet inspirationsmateriale til at arbejde med emnet elektronisk chikane. God viden findes blandt andet på siderne Arbejdsmiljøweb, Arbejdstilsynet, og Et Sundt Arbejdsliv, som du finder herunder.

Brug inspirationen til det videre arbejde på jeres arbejdsplads.

Link til:

Arbejdsmiljøweb Arbejdstilsynets side om vold og trusler om vold Et sundt arbejdsliv

Hvad siger loven om elektronisk chikane?

Paragraffer i Straffeloven der kan bruges, hvis du oplever netchikane:

§ 264 d. Med bøde eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der uberettiget videregiver meddelelser eller billeder vedrørende en andens private forhold eller i øvrigt billeder af den pågældende under omstændigheder, der åbenbart kan forlanges unddraget offentligheden. Bestemmelsen finder også anvendelse, hvor meddelelsen eller billedet vedrører en afdød person.

§ 267. Den, som krænker en andens ære ved fornærmelige ord eller handlinger eller ved at fremsætte eller udbrede sigtelser for et forhold, der er egnet til at nedsætte den fornærmede i medborgeres agtelse, straffes med bøde eller fængsel indtil 4 måneder.

Lov om tv-overvågning.Med hensyn til juraen for borgeres tv-overvågning i eget hjem finder Lov om tv-overvågning anvendelse. Overvågning i private hjem, der ikke er frit tilgængelige, vil som udgangspunkt kunne iværksættes af hjemmets beboere. I det omfang der kommer personer, der i et vist tidsrum arbejder i hjemme, fx hjemmehjælp, sundhedsplejersker o.l. betragtes hjemmet i denne relation som en arbejdsplads. Det fremgår af lovens §3, at den der er ansvarlig for TV-overvågning skal informere (fx i form af skiltning) om, at der sker tv-overvågning. Ved overvågning i private hjem bør der gives specifik personlig information om TV-overvågningen. Medarbejderne skal således tåle denne overvågning i private borgeres hjem.(Inge Buhl KL)

mailto:

Nogle forhold, som det er vigtigt at være opmærksom på:En klage til Datatilsynet er vanskelig at få medhold i, da ytringsfriheden (en grundlovssikret rettighed) vejer tungt. Man skal kunne tåle en hel del som offentlig ansat.

Det skal nøje overvejes, om det er umagen værd at anlægge injuriesag. Det kan medføre endnu mere offentlig omtale og give borgeren endnu et rum at ytre sig negativt i. Det kan i sig selv være meget følelsesmæssigt opslidende. Man skal tænke sig godt om. Det kan i nogle tilfælde være mere effektivt at ignorere hjemmesiden end at indlede en kamp.

Vi skal i gang eller have fulgt op.... men hvordan?

Forebyggelse Identifikation Håndtering

Opgaven ligger i MED og på jeres arbejdsplads i forhold til disse tre overskrifter.

Vejledningen her er tænkt som et supplement til det der allerede er igang på arbejdspladserne. Det vil sige materialet kan bruges som tjekliste eller som procesværktøj, alt efter hvor langt man er.Til vejledningen er udarbejdet en række "udsagn" som hverken er rigtige eller forkerte, som også kan bruges som udgangspunkt for en dialog på arbejdspladsen, når der skal arbejdes med emnet.

Vejledningen og øvrigt materiale er udarbejdet af Arbejdsmiljø og MED for Hovedudvalget som en opgave til alle MED-udvalg.

Hvad kan du gøre nu?Ved at klikke her finder du en guide til at komme i gang med drøftelserne omkring elektronisk chikane. (Guiden er vedlagt som powerpoint)

Du kan også prøve spillet "Lad os tale om det", som du finder her. (Spillet er vedlagt som særskilt fil til dette)

Spillet indeholder nogle udsagn, som udfordrer fakta og myter om elektronisk chikane. Udsagnene kan benyttes i forbindelse med forebyggelse og afdækning af elektronisk chikane på din arbejdsplads.

En temadag eller et personaleseminar vil være et velegnet sted at anvende udsagnene som udgangspunkt for en dialog.

Udsagnene kan bruges i små grupper eller enkeltvis for at skabe bevidsthed om emnet såvel for den enkelte, men også for at skabe bevidsthed om de fælles holdninger på arbejdspladsen.

http://intranet/infobase/item/60493/details?layoutid=56

http://intranet/infobase/item/60492/details?layoutid=56

Lad os tale om det – spillet

Klip kortene ud enkeltvis (findes på side 2).

Reglerne er enkle1. Læg udsagnene i en bunke og vælg på skift et kort og kommenter udsagnet.

2. Den der trækker kortet har fortrinsret til at kommentere på udsagnet.

3. Andre der vil kommentere det aktuelle kort, gør det efterfølgende.

I kan vælge, at der er én til at styre processen, som skal sørge for at alle bliver hørt, styrer tid m.v.

Jeg behøver ikke blande mig hvis min kollega er

udsat for elektronisk chikane.

Elektronisk chikane foregår kun på Facebook.

Chefen er den første, man skal gå til, hvis man

udsættes for elektronisk chikane.

Lidt god værkstedshumor over nettet har aldrig skadet

nogen.

Elektronisk chikane gør den det går ud over træt og

irritabel.

Vi har helt klare regler vedr. elektronisk chikane.

Kun ved at have regler vedr. elektronisk chikane kan man

komme det til livs.

Elektronisk chikane er ok, så længe det bare er for

sjov.

Nogle mennesker har en adfærd der inviterer til elektronisk chikane.

Det er let at stoppe elektronisk chikane, man

skriver da bare at nu er det nok.

Man kan ikke undgå elektronisk chikane når man

er på vores arbejdsplads.

Det er menneskeligt nedbrydende at blive udsat

for elektronisk chikane.

Hvis tonen bliver lidt barsk er det bedst at svare i

samme sprog.

Det er svært at forsvare sig i forhold til elektronisk

chikane.

Kontakt og dialog er en forudsætning for at undgå

elektronisk chikane.

Sager om elektronisk chikane kan alle lære noget

af.

I forbindelse med elektronisk chikane er det

bedst at tale med en anden om det så hurtigt som

muligt.

Elektronisk chikane opstår kun fordi man er en dårlig

sagsbehandler.

Elektronisk chikane er pinligt og derfor er det bedst for alle at man går stille med

det.

Vi ved præcis hvordan man identificerer elektronisk

chikane.

Det er kun bestemte typer medarbejdere der bliver

udsat for elektronisk chikane.

Det er kun bestemte type borgere der kunne finde på

at udsætte nogen for elektronisk chikane.

Konflikter kan føre til elektronisk chikane.

På vores arbejdsplads er der ingen risiko for

elektronisk chikane.

Facebook – og balancen til jobbetEt elektronisk netværk, der samler folk og giver mulighed for at holde sig ajour med venner og bekendtes aktiviteter er jo en fantastisk opfindelse. De positive oplevelser, der er ved at ”netværke” på en enkel og overskuelig måde, som det sker i Facebook, må bestemt ikke undervurderes. Her ser vi på nogle af de faldgrupper, der er ved Facebook. Der er flere ting at tænke på, men når man så har gjort det, kan man sagtens få et positivt udbytte af brugen af Facebook.

Af Kurt Larsen, Arbejdsmiljøchef

Er medarbejderne i Hjørring Kommune skruet sammen som i den øvrige befolkning, så er der et sted mellem 1500 og 2000 af os, der i en eller anden udstrækning bruger Facebook. Hjemmesiden, der fungerer som et socialt netværk, skulle på verdensplan have mere end 160 mio. medlemmer, som deler oplysninger med venner, skriver på væg, lægger billeder ud eller indgår i grupper eller netværk. Det er sjovt, men det skal bruges med omtanke.

I arbejdssammenhænge er der en række ting, man skal være opmærksom på, når man er Facebook-bruger. Allerede nu er der flere historier, der viser det: Borgere, der laver hadekampagner over for kommunale medarbejdere, politifolk, der får en næse for at være med i en Facebook-gruppe, der opfordrer til at rydde 1000Fryd, medarbejdere, der bliver fyret for at melde sig syg, og samme dag lægger billeder af nattens bytur ud. Billeder og tekst kan ligge længe, og i visse tilfælde være helt åbne, og søger du et nyt job, kan den din evt. kommende arbejdsgiver se dig an på forhånd! Sletning af billeder og oplysninger kan være en noget nær umulig opgave, så man skal tænke sig godt om.De ”venner”, man har på siden, kan udover ens private bekendte også omfatte kolleger og ens leder, som man chatter med om løst og fast.

Det betyder også, at man skal være meget opmærksom på at det, der skrives, kan læses af ens chef på jobbet, af ens kolleger – og for den sags skyld i visse tilfælde også brugere eller borgere, som man har kontakt med gennem sit arbejde. Privat- og arbejdsliv kan altså risikere at blive viklet ret tæt sammen.

Der er altså flere grunde til, at man tænker sig om, før man lader sig gribe af Facebook. Der er faldgrupper og farer som alle andre steder, men med sund fornuft kan man jo komme langt. Rigtigt mange har glæde af netværket, og godt anvendt kan Facebook bidrage til et godt socialt liv på arbejdspladsen. Så husk fordelene, når du skal veje for og imod.

Som nævnt er der eksempler på, at anvendelse af Facebook kan have uheldige konsekvenser i forhold til jobbet. For dem, der kunne tænke sig at drøfte Facebook på arbejdspladsen, kan henvises til en fin lille pjece fra HK/Privat. Pjecen er letlæst, kommer godt rundt om emnet og giver gode råd og huskeregler.

”Husk: Hvis du er venner med kollegerne eller chefen, skal du ikke sige noget på Facebook, som du ikke ville sige på kontoret!”

”Husk: Brug de muligheder Facebook giver for at understøtte dit arbejde og din karriere, men respekter virksomhedens sikkerhedspolitik.”

HK/ Privats 10 råd om brugen af Facebook1) Tænk over hvad du lægger ud - der er ingen fortrydelsesret på nettet.2) Facebook kræver kun dit samtykke/accept én gang for at bruge dit indhold - nu og fremover.3) Facebook forbeholder sig ret til at udbygge din personprofil via andre kilder og lagrer alle dine digitale data (mails/billeder/video) og spor over din internetfærden i USA4) Facebook forbeholder sig ret til fri anvendelse/kopier af dit indhold som du lægger på nettet, selvom du har bedt om at få slettet din profil/hjemmeside5) Dit ansættelsesforhold følger dansk lovgivning, herunder straffelovens regler, persondatalovens regler, for eksempel, hvis du offentliggør fotos uden at du har tilladelse fra vedkommende copyrights/ophavsret6) Pas på hvad du skriver på nettet. Pas på ordvalget. Du må ikke komme med injurerende eller diskriminerende udfald. Skriv aldrig negativt om din arbejdsplads.7) Pas på med at offentliggøre dine private/intime fotos på Internettet8) Tænk over om du vil være venner med chefen9) Pas på, du kan blive afhængig - der tales om Facebook-narkomani10) Brug din sunde fornuft

I IT-afdelingen har man også lavet nogle anbefalinger, som primært er lavet for at øge datasikkerheden.

Vi har spurgt nogle få af Hjørring Kommunes mange Facebook-brugere, om de har gjort sig overvejelser om kombinationen af arbejds- og privatliv, når de er på Facebook.

Rolf Zeh Ekmann, administration og service i SÆH:Ja, jeg har bestemt tænkt over det og bevidst valgt ikke at være ”ven” med min chef på Facebook. Jeg har til gengæld nogle kolleger, som jeg er venner med, for det kan jo også være godt at have et kollegialt netværk uden om arbejdspladsen. Men man skal da tænke sig om – og da gøre sig nogle overvejelser, om man vil kommunikere i et åbent rum eller holde det lukket. Man kan ikke styre, hvad andre skriver på ens væg eller hvad de lægger ud af oplysninger. Man skal tænke sig godt om – det må være hovedreglen.

Anne Marie Espensen, Revalideringscentret:Jeg bruger ikke Facebook voldsomt meget. En del af mine kolleger er også venner på Facebook, og jeg synes, at det får os lidt tættere på hinanden. Min chef er ikke med i min ”vennekreds”, men jeg tror ikke, at det ville gøre den store forskel i forhold til, hvad jeg skriver. Det, jeg skriver, måtte hun såmænd også gerne se. Jeg synes selv, at jeg er meget bevidst om, hvordan jeg bruger og ikke bruger Facebook – det handler for mig om at være personlig uden at blive privat. Så altså: Brug med omtanke.

IT-afdelingens anbefalinger er:1. Undlad at have arbejdsrelaterede oplysninger på din profil2. Oplys/brug ikke din arbejdsemail på Facebook af hensyn til bl.a. virusfare. Brug en alias-webmail til formålet (f.eks. gmail eller hotmail)3. Anvend ikke elektroniske spil, gimmicks (applikationerne), da det er svært at gennemskue, hvem der står bag og dermed adgang til dine og dine venners oplysninger4. Lad dig ikke lokke af annoncerne. Tilbud, undersøgelser, konkurrencer mv. er ofte designet til at trække oplysninger ud af brugerne – og så er de ofte knyttet til dyre abonnementer.

Facebook er ikke underlagt de danske databeskyttelsesregler. Ved at acceptere vilkår for at blive oprettet som bruger, afgiver du samtidig alle rettigheder til de oplysninger, billeder mv., som du lægger på Facebook.

Lisbeth Norre, Kommunikationsgruppen, Direktionssekretariatet:Ja, bestemt. Jeg har valgt helt at undlade at bruge Facebook i forbindelse med mit arbejde. I stedet bruger jeg LinkedIn som netværk til den professionelle side. Facebook bruger jeg kun til private formål, og jeg kunne aldrig finde på at diskutere eller skrive noget om arbejde eller kolleger her.

René Thorsen, administration og service, Arbejdsmarkedsområdet:Jeg har ikke brugt Facebook så længe – og egentlig var det en kollega, der introducerede mig til det. Jeg synes faktisk, at det er fint at have et lille netværk med kolleger – også nogle, som man ellers ikke taler så meget med, og de fleste venner, jeg har på Facebook, er fra arbejdet. Vi laver lidt sjov med hinanden og gøres det med et passende glimt i øjet og med god balance, så tror jeg, at det er til fordel for klimaet. Min chef er, så vidt jeg ved, ikke på Facebook, men det vi laver, er nok også bedst mellem kolleger. Man skal under alle omstændigheder tænke sig om, når man skriver til andre.

Holdoversigt MED-grunduddannelsen i HjørringHjørring 2015 2016 2017

(Planlagte)JanuarFebruar XMarts XApril XMaj X XJuni X XJuliAugust XSeptember X X XOktoberNovemberDecember X XHold i alt 3 7 3Deltagere i alt 66 168 67Akk 66 234 ?

Holdoversigt MED-grunduddannelsen i Frederikshavn.Frederikshavn 2015 2016 2017

(Planlagte)Januar XFebruar XMarts XApril XMaj X XJuni XJuliAugust XSeptember X XOktober X X XNovember X X XDecember Hold i alt 6 4 6Deltagere i alt 131 88 132Akk 131 365 ?

Øvrige afviklede forløb til implementering af MEDaftalen:

SÆH: 2015BSU: Februar – september 2016 Økonomi og Personaleforvaltningen: Oktober 2016Teknik og Miljø: Planlagt til februar – juni 2017Arbejdsmarkedsforvaltningen: Planlagt til marts 2017

24. november 2016

1

Deltagernes evalueringer af MEDgrunduddannelsen 2016. 76% af de adspurgte har besvaret spørgeskemaet. På de 3 første hold blev evalueringen udfyldt på kurset, evalueringerne herfra er efterfølgende indtmens de sidste 4 hold har været elektroniske. Dette har haft betydning på svarprocenten, idet alle de adspurgte på kurserne har besvaret spørgeskemaet, hvorimod hen mod 60% svarer elektronisk. Deltagere fordeler sig således: Rolle i MEDudvalget 16 % Ledere 62 % Medarbejderrepræsentanter 22 % Arbejdsmiljørepræsentanter Alder 5% under 30 år 27% 31-40 år 28% 41-50 år 40% over 50 år Uddannelse 0% Grundskole 1% Gymnasial 25% Erhvervsfaglig 19% Kort videregående 48% Mellemlang videregående/diplom 7% Lang videreg. Udd./Ph.d. forsker el. master. Anciennitet i MEDudvalg 0% Ikke tiltrådt 35% Under 6 mdr. 21% 6-11 mdr. 34% 1-5 år 10% Over 5 år Motivation ved uddannelsens start for deltagelse i kurset 55% I høj grad 36% I nogen grad 8% I mindre grad 0% Slet ikke

2

De næstfølgende spørgsmål er delt op i 4 svarkategorier og tallene kan aflæses herunder:

Spørgsmål til VÆRMED-bogens værdi: Deltagerne spørges om, hvorvidt de oplever VÆRMED-bogens værdi i forhold til informationer der er brug for i arbejdet i MED, om bogen er let at forstå og om den er et godt redskab at skrive ned i samt om den stemmer overens med undervisningen i øvrigt.

Hertil svarer alle deltagere enten i høj grad eller i nogen grad med vægten lagt på i høj grad. 4% af deltagerne mener at bogen er mindre god at nedskrive egne overvejelser i.

Spørgsmål til undervisers formidling. Deltagerne spørges om hvorvidt de oplever at underviser er en god formidler. Hertil svarer alle deltagere i høj grad eller i nogen grad med vægten lagt på i høj grad. 1 % svarer i mindre grad.

I hvilken grad oplevede du, at underviseren var en god formidler?

Spørgsmål til deltagernes mulighed for at koble undervisningen til MEDarbejdet på arbejdspladsen. Deltagerne spørges om hvorvidt de oplever, at det var muligt at koble undervisningen til MEDarbejdet i egen organisation. Alle deltagere svarer i høj grad eller i nogen grad med vægten en anelse på lagt på i høj grad. Ingen deltagere svarer i mindre grad eller slet ikke.

I hvilken grad oplevede du, at det var muligt at koble undervisningen til MED-arbejdet i din organisation?

3

Spørgsmål til undervisningen som er delt i 4 dele: Underviseroplæg, Gruppeopgaver, Fælles drøftelser og individuelle reflektioner, samt spørgsmål til om tiden er rigtig fordelt mellem de

4 elementer. Her svarer deltagerne overvejende at alle dele fungerer godt eller rigtig godt. Mellem 2 og 4% af deltagerne svarer at dele af undervisningen fungerer mindre godt.

Når der spørges til tid ønsker 32 % af deltagerne mere tid til fælles drøftelser i plenum, mens 21% mener der skal mere tid til gruppeopgaver og 5 og 6% mener der skal mere tid til underviseroplæg og individuelle reflektioner.

Spørgsmål til læringsmålene på uddannelsen: Læringsmålene er inddelt i 6 emner og spørgsmålene i evalueringen stilles ind i de delmål,

som deltagerne skal nå på uddannelsen. De 6 læringsmål er:

1. MED-idéen og formålet i Hjørring Kommunes MED-aftale 2. Kompetenceforhold 3. Opgaver i MED 4. Rammer og Vilkår 5. Information og drøftelse (MEDindflydelse) 6. Regningslinjer - (MEDbestemmelse)

Den grafiske oversigt findes på næste side.

5

Øvrige bemærkninger i evalueringen fra deltagerne:

Godt tilrettelagt- med plads til gode drøftelser ifb. med læreing

TAK FOR ET GODT KURSUS GRETHE. :-) Der er kun tr og jeg som AMR. Tilbage i vores tidligere MED det vil sige at leder og 4 nye MED

medlemmer skal til at finde hinanden. Så det at vi alle var tilmeldt MEDkurset vil få stor betydning i fremtiden. Vi har fået samme udgangsvinkel her igennem kan vi supplere hinanden.

Grundlæggende viden og indføring i MED og har en nogenlunde fornemmelse af de forskellige elementer i MED arbejdet.

Veltilrettelagt kursus. God underviser som evnede, at gøre uddannelsen relevant og spændende for

alle uanset udgangspunkt. Underviseren var yderst kompetent til at undervise i emnet Underviseren kunne vinde mere ved at tale højere og mere dynamisk. Et ønske.....Jeg syntes det er vigtigt for samarbejdet i det lokale MED udvalg, at ALLE

repræsenteret i udvalget har samme skoling i hvad et MED udvalg er, og gensidigheden i rettigheder og pligter. Noget der skulle foregå over en periode på f.eks. 1-2 år. Det vil i høj grad

højne (- og lette) MED udvalgets arbejde, kunne jeg forestille mig. Syntes jeg fik mere viden omkring hvad MED står for, og hvad jeg kan bruge det til i forhold til

mine kollegaer. Virkelig god og dygtig underviser + gode materialer. Det har været et godt kursus, men jeg synes det er mange nye input - og det er svært. Super kursus :-) Har haft 2 rigtig gode dage

Evt. forslag om kort opfølgningskursus efter ½ - 1 år for at følge op efter at have prøvet at omsætte det jeg/vi har taget med.

God underviser - god mad. God underviser - God formidling af underviser God arbejdsenergi i rummet. Jeg har følt mig velkommen. Lækkert sted med god forplejning. Tak for 2 gode kursusdage i MED. Det er meget givtigt at hele gruppen (MED) inkl. leder deltager i kurset - giver en god drøftelse og

fundamentet er grundlagt. Jeg ved godt der ikke er så meget at gøre ved det, men det kan være svært at være helt så aktiv

som ønsket, hvis der er mange fra samme arbejdsplads, da det til tider kan blive internt til fælles

drøftelse. Tusind tak for kurset.

Jeg har noget at arbejde med og blive bedre til når der afholdes MED-møder.

Samlet status

Tids- og handleplan for indsats vedr. reducering af sygefravær – Hjørring Kommune

Igangværende/løbende aktiviteterIgangsætning Initiativ Formål Ressourcer Tovholder StatusJuni 2015 - Retningslinjer for

sygefravær og Tidlig Indsats kommunikeres på en positiv måde på kommunens infoskærme + evt. nyheder på Intra samt folkeskolens informationskanal.

Skabe genkendelighed og fokus på håndtering af sygefravær i Hjørring Kommune. Målgruppen er alle ansatte ved Hjørring Kommune.

Hjælp fra kommunikationsafdelingen til at udarbejde spændende materiale til infoskærmene, herunder et logo, som går igen, hver gang der kommunikeres om sygefravær.


Løbende driftsopgave

August 2015 ”Sygefravær i Hjørring Kommune” bliver et fast element i nyhedsbrevene Lede® tråden, FølgMED og HeltSikkert.

Skabe en rød tråd i arbejdet med sygefravær, signalere at Hjørring Kommune ønsker at sætte stor fokus på arbejdet med at mindske sygefraværet samt belyse det fra flere indfaldsvinkler

Nyhedsbrevet udarbejdes af Arbejdsmiljø og MED – med inspiration fra kontaktpersoner i de enkelte fagområder


Løbende driftsopgave

August 2015 Løn og Personale udsender kvartalsvis sygefraværsstatistik på organisations- og forvaltningsniveau. Arbejdspladserne kan trække egne statistikker, som kan sammenlignes med de overordnede statistikker. Løn og Personale udsender statistikkerne med en opfordring til at drøfte dem i MED-udvalgene.

Sikre at MED-udvalgene kan drøfte sygefravær på et kvalificeret grundlag

Personaleressourcer fra Løn og Personale

Løn og Personale Løbende driftsopgave

September 2015 Udarbejdelse af håndbog igangsættes.

Håndbogen kan ses på www.hjoerring.dk. Den er dynamisk, hvilket vil

Håndbogen skal sikre, at alle oplysninger vedr. sygefravær er opdaterede, lettilgængelige og samlet ét sted. Håndbogen skal skabe overblik og bruges som

Personaleressourcer primært fra Løn og Personale – og andre relevante aktører

Løn og Personale Håndbogen blev offentliggjort sammen med sygefraværspolitikken i september 2016.

http://www.hjoerring.dk/

http://www.hjoerring.dk/

[2]

Igangsætning Initiativ Formål Ressourcer Tovholder Statussige, at den løbende bliver udbygget og justeret, så at den altid er dækkende i forhold til lovgivningen og organisationens behov.

opslagsværk. Den indeholder de informationer, som leder, tillidsrepræsentant, og arbejdsmiljørepræsentant har brug for ved håndtering af sygefravær og bliver løbende suppleret med aktuelle og relevante emner.

Herefter er det en løbende driftsopgave.

Januar 2016 Det vurderes, om der skal laves og tilbydes yderligere undervisning i intro til Sygefravær i Hjørring Kommune samt Tidlig Indsats.Målgruppen er både nye- og eksisterende ledere.

Sikre, at alle ledere kender principperne i Tidlig Indsats – også beregnet til ledere, som er kommet til efter at Tidlig Indsats blev introduceret i 2012 og til ledere som ønsker et brush up

Det vurderes hvor i organisationen opgaven skal ligge, i hvilken form undervisningen skal udbydes, samt hvad ressourceforbruget vil være.

Arbejdsmiljø og MEDLøn og Personale

Den første uddannelsesdag er afviklet. Der er planlægt yderligere 3 uddannelsesdage. Det er planen, at de fremadrettet afvikles med jævne mellemrum.

Marts 2016 Det overvejes om der skal oprettes etberedskab, som rykker ud ved behov i forbindelse med længerevarende sygefravær og den svære samtale

Skabe tryghed for de ledere og tillidsrepræsentanter, som føler sig usikre på processen vedrørende sygefravær samt den svære samtale

Det vurderes, hvilket ressourcebehov initiativet kræver, samt hvor i organisationen det er mest hensigtsmæssigt, at opgaven skal ligge.

Styregruppe Styregruppen har haft de første drøftelser omkring initiativet. Styregruppen arbejder videre med initiativet på et senere styregruppemøde.

Afsluttede aktiviteterIgangsætning Initiativ Formål Ressourcer Tovholder StatusFebruar 2015 Klarlægning af,

hvordan den ny sygedagpengelovgivning påvirker muligheden for at fortsætte med Tidlig Indsats

At sikre, at vi får det bedste fra Tidlig Indsats og det bedste fra Fast Track-ordningen (ny sygedagpengelovgivning)

Lillian Andersen og Anni Storm Madsen

Løn og Personale Afsluttet

[3]

Igangsætning Initiativ Formål Ressourcer Tovholder StatusNovember/december2015

Kort velkomstbrev udarbejdes og udsendes til alle nyansatte elektronisk via ansættelsesbrev. Eksisterende ledere og medarbejdere modtager velkomstbrevet med den førstkommende lønseddel.Initiativet er et led i det arbejde, der allerede er igangsat i Løn og Personale.

For at signalere, at Hjørring Kommune tager sig godt af sine medarbejdere i alle aspekter af deres ansættelse, udsendes velkomstbrev, som bl.a. beskriver sygefraværspolitik og Tidlig Indsats.For at sikre, at alle ansatte er lige velinformeret, modtager de ansatte samme informationer elektronisk

Velkomstbrevet udarbejdes af Løn og Personale i samarbejde med Arbejds- miljø og MED

Arbejdsmiljø og MEDLøn og Personale

Afsluttet.I stedet for et velkomstbrev, udsendes et brev til alle ledere og alle medarbejdere om håndtering af sygefravær

September2015

Styregruppen formulerer Input til revision af sygefraværspolitik

At sikre at direktion og HU får styregruppens input før politikken revideres.


Afsluttet

Januar 2016 Formulere forslag til revideret sygefraværspolitik på baggrund af inputs behandlet i Hovedudvalget

Arbejdsmiljø og MED laver et udkast, som drøftes i styregruppen

Arbejdsmiljø og MED Afsluttet

Aktiviteter, der ikke er iværksatIgangsætning Initiativ Formål Ressourcer Tovholder StatusNovember 2015 Udarbejdelse af e-

læringskursus igang-sættes, så det udarbejdes parallelt med punkterne i håndbogen

Et e-læringskursus kan være yderst effektivt, og forholdsvis ressourcelet. Det elektroniske kursus skal bruges som undervisningsmateriale, herunder opslagsværk. Kurset skal bygges op i moduler, samme princip som håndbogen, hvor man som kursist kan vælge det modul,

Arbejdsmiljø og MED undersøger ressourcebehovet i forbindelse med pro duktionen af e-læringskurset, hvorefter det besluttes, om der skal findes ressourcer til det, inden initiativet igangsættes.


Aktiviteten er udsat på ubestemt tid, da det vurderes, at tiden endnu ikke er moden.

[4]

man har brug for. Kursisterne invitereres til at deltage i kursuset. Administratoren kan løbende se, hvor mange og hvem, der har gennemført kurset.

Årlig rapportering om sygefravær

Styregruppen besluttede ved årsskiftet at reducere antallet af møder, således at der afholdes 4 styregruppemøder årligt. Styregruppen nedsætter løbende arbejdsgrupper, der arbejder mellem styregruppemøderne. Arbejdsmiljø og MED sekretariatsbetjener styregruppen. Styregruppen har i 2016 afholdt 4 styregruppemøder.

Styregruppen har i indeværende år bl.a. arbejdet med:

Offentliggørelse af sygefraværsstatistikker på organisations- og forvaltningsniveau. Oplæg til Hovedudvalget om sygefraværsindsatsen. Drøftelse af sygefraværsindsatsen med Hovedudvalget. Udarbejdelse af input til sygefraværspolitik samt koordinering af offentliggørelse af politikken med

øvrige aktiviteter, herunder en elektronisk håndbog om sygefravær. Politikken blev godkendt af HU i marts 2016 efter styregruppens forarbejde.

Udarbejdelse og offentliggørelse af håndbog. Håndbogen og sygefraværspolitikken blev offentliggjort i efteråret 2016.

Tilbud om undervisning til ledere i håndtering/forebyggelse af sygefravær, herunder Tidlig Indsats. Den første uddannelsesdag er afviklet og evalueret. Yderligere tre uddannelsesdage er planlagt til afvikling den 12. december 2016, den 16. januar 2017 og den 6. februar 2017. Der er plads til 30 deltagere pr. hold. Ambitionen er derfor, at 120 af Hjørring Kommunes ledere har været afsted på uddannelsesdagen efter den 6. februar 2017. Uddannelsesdagen vil formentlig blive udbudt med jævne mellemrum efterfølgende.

Igangsat forsøg med MARS (gruppeindsats for medarbejdere med stress, der kobles til tilbagevenden til arbejdet) hos psykologerne i Sundhedscenteret – evalueres efter 2 hold.

Kommunikation via diverse nyhedskanaler samt udsendelse af breve til ledere og til samtlige medarbejdere.

Juridiske muligheder og begrænsninger i henhold til Tidlig Indsats og ny sygedagpengelovgivning. Vurdering af behov for revidering af Tidlig Indsats.

Udover ovennævnte har repræsentanter for styregruppen deltaget i KL’s konference om sygefravær. Se vedlagte tids- og handleplan for nærmere beskrivelse af status på styregruppens igangværende initiativer.

Sygefravær blandt ansatte i Hjørring Kommune:

Den overordnede målsætning for styregruppen er i kommissoriet beskrevet at være; at nedbringe sygefraværet til gennemsnitsniveauet for de nordjyske kommuner eller anden sammenligningsgruppe inden udgangen af 2015.

Hjørring Kommune Nordjyske kommuner Landsplan2013 12,3 11,4 12,02014 11,7 11,5 12,02015 11,4 12,1 12,2

2

Tal fra Kommunernes og Regionernes Løndatakontor, KRL, viser et fortsat faldende sygefravær i Hjørring Kommune. I 2014 var ansatte ved Hjørring Kommune i gennemsnit fraværende i 11,7 dagsværk pr. medarbejder. Dette tal er faldet til 11,4 i 2015.

Medtages 2013, er sygefraværet i Hjørring Kommune faldet fra 12,3 dagsværk pr. medarbejder i 2013 til 11,4 dagsværk pr. medarbejder i 2015. Det er en reducering med næsten et dagsværk på 2 år. Samtidig er det gennemsnitlige sygefravær i de nordjyske kommuner fortsat stigende fra 11,4 dagsværk i 2013 til 12,1 dagsværk i 2015. På landsplan er sygefraværet 12,2 dagsværk pr. medarbejder i 2015.

Sygefraværet i Hjørring Kommune er I 2015 på samme niveau som andre sammenlignelige kommuner, der anvender samme lønsystem. For disse kommuner gælder det samme som de øvrige nordjyske kommuner -at sygefraværet har været svagt stigende de seneste tre år, hvilket altså er modsat den tendens, som har været gældende i Hjørring Kommune.

I forhold til den overordnede målsætning er vi derfor rigtigt godt med. En passende målsætning kunne være, at sygefraværet fortsat skal falde i Hjørring Kommune.

Tal i forbindelse med Tidlig Indsats 2015

Styregruppen for sygefravær har i forbindelse med den årlige rapportering til direktionen ønsket en tydeliggørelse af sagsgangen i Tidlig Indsats, herunder en beskrivelse af,

a) hvor mange af de potentielle kandidater til Tidlig Indsats, der indberettes til Tidlig Indsats, og b) hvor mange af de sager, der indberettes til Tidlig Indsats, der kan ende som en myndighedssag

(over 6 uger). I den forbindelse er der indhentet tal fra henholdsvis Løn og Personalekontoret, Arbejdsmarkedsområdet og Borgersundhed.

Det skal understreges, at tallene fra Løn og Personalekontoret og tallene fra Arbejdsmarkedsområdet ikke direkte kan sammenlignes. Det skyldes, at Løn og Personalekontoret kan trække tal, der dækker alle medarbejderes sygefravær opdelt på intervaller. Arbejdsmarkedsområdet kan, foruden de sager, der er indberettet til Tidlig Indsats, kun trække tal på de sygemeldte medarbejdere bosat i Hjørring kommune, som enten selv har anmodet om sygedagpenge, eller hvor arbejdsgiver har anmodet om refusion for sygedagpenge. Det vil sige medarbejdere, som er omfattet af Sygedagpengelovgivningen. Derfor kan tallene ikke sammenlignes direkte, men de kan bidrage til det samlede billede.

I løbet af 2015 var der 6081 ansatte (cpr-numre) i Hjørring Kommune. Ud af de 6081 ansatte havde 72,9 % minimum én sygdomsperiode. Sygdomsperioderne inddeles i intervaller.

20,2 % af de ansatte havde i 2015 en sygdomsperiode på over 6 dage. Det vil sige, at 1229 ansatte var potentielle kandidater til Tidlig Indsats. Af de 1229 blev 324 indberettet til Tidlig Indsats. Det vil sige, at 73,6 % af de potentielle kandidater til Tidlig Indsats ikke blev omfattet af den fælles risikovurdering. Af evalueringsrapporten af Tidlig Indsats fra maj 2013 fremgår det, at lederne i ca. 75 % af tilfældene kan have vurderet rigtigt ved ikke at indberette medarbejderne til Tidlig Indsats, idet sygdomsperioden alligevel varede under 6 uger.

Arbejdsmarkedsområdet har registreret 702 ansatte(cpr-numre), som ikke er henvist til Tidlig Indsats. Det drejer sig om ansatte, hvortil der i 2015 er søgt om udbetaling af sygedagpenge eller refusion for sygedagpenge. Størstedelen af disse er fleksjobansatte, ansatte omfattet af paragraf 56 og nyansatte/vikarer. For disse grupper udbetales der refusion fra første sygedag. Blandt de 702 ansatte, som ikke blev henvist til Tidlig Indsats, var der 129 ordinært ansatte, som alle havde en fraværsperiode på over 6 uger.

9 % af de ansatte ved Hjørring Kommune har i 2015 haft en sygefraværsperiode på over 28 dage. Det svarer til 548 ansatte. Det er i lønsystemet ikke muligt at lave et træk, der viser antallet af medarbejdere med en sygefraværsperiode på over 42 dage (6 uger). Derfor vil antallet af ansatte med en sygefraværsperiode på over 42 dage - som kan ende i en myndighedssag, angiveligvis være mindre end 548, da det må forventes, at nogle bliver raskmeldt i intervallet mellem 28 dage og 42 dage.

Af Arbejdsmarkedsområdets registrering fremgår, at af de 324 sager der blev meldt ind til Tidlig Indsats i 2015, varede 81 % af sygeperioderne over 6 uger. Dertil kommer 125 forebyggende sager, hvor den ansatte ikke var sygemeldt. Medtages disse i regnestykket, kan 58 % af de indberettede sager til Tidlig Indsats blive til en myndighedssag med over 6 ugers fravær. Dette er illustreret i de 2 skemaer.

Antal indmeldte almindelige forløb (uden forebyggende sager)

Forvaltning Antal indmeld-te alm. forløb

Andel forløb under 6 uger

Andel forløb over 6 uger



SÆH 191 18 % 82 % 74 % 44 %BSU 111 22 % 78 % 74 % 50 %Kultur og fritid 6 17 % 83 % 83 % 33 %Økonomi og Arb. 13 8 % 92 % 84 % 46 %Teknik og Miljø 3 33 % 66 % 66 % 33 %Stabene 0 0 % 0 % 0 % 0 %I alt 324 19 % 81 % 74 % 45 %

Antal indmeldte forløb i alt (inklusiv forebyggende sager)

Forvaltning Antal indmeld-te alm. forløb- inkl. forebygg.

Andel forløb under 6 uger




SÆH 271 42 % 58 % 52 % 30 %BSU 131 34 % 66 % 65 % 42 %Kultur og fritid 7 28 % 72 % 71 % 29 %Økonomi og Arb. 37 68 % 32 % 30 % 16 %Teknik og Miljø 3 33 % 66 % 66 % 33 %Stabene 0 0 % 0 % 0 % 0 %I alt 449 42 % 58 % 53 % 33 %

Der er en difference mellem det antal forebyggende sager, som Arbejdsmarkedsområdet har registreret og det antal, som Borgersundhed har registreret. Borgersundhed har i 2015 registreret 185 forebyggende sager, hvor kun få medarbejdere (maks. 10 %) har modtaget mere end et behandlingsforløb (hos mere end en faggruppe). Antallet af medarbejdere (unikke cpr-numre), der er registeret som en forebyggende sag i Borgersundhed i 2015, vil derfor ligge på ca. 160. Det kan ikke umiddelbart forklares, hvorfor der er denne difference på netto 35 af disse sager.

Tilbagemelding ang. Innovatøruddannelsen

Kurset bestod af 6 moduler med en måneds mellemrum. Til hvert modul skulle vi involvere

vores kolleger og arbejde videre med de teknikker og den problemstilling, som vi fra første

modul begyndte at kredse os ind på. Til hvert modul skulle vi løse en opgave med

tilknytning til vores problemstilling, som vi skulle fremlægge i plenum, hvor de andre

deltagere så skulle forholde sig undrende og spørgende til det vi fremlagde.

Gennem dialog ved flere personalemøder i Støtteteamet, hvor vi lyttede til vores kollegaer,

tegnede der sig hurtigt et billede af, at deres største udfordringer lå i samarbejde mellem

eksterne samarbejdspartnere – sagsbehandlere og Jobcenter. Derfor blev det vores

problemstilling, som vi valgte at gå i dybden med. Hen over de første moduler blev vi enige

om at fokusere på samarbejdet mellem Bostøtter, Ydelseskontoret og Jobcenteret.

Vores problemstilling var bevidst meget bred, hvilket også medførte flere udfordringer

undervejs, da den valgte vinkel ikke afledte et færdigt resultat. Vi nåede at kradse lidt i

overfladen, men fik alligevel mange brugbare informationer, som vi kunne arbejde videre

med.

Gennem forskellige teknikker og ”redskaber”, som vi til hvert modul fik præsenteret, gik vi

på jagt efter nye vinkler på samarbejdet. Fokus på kurset var, at vi skulle søge alternative

veje: Hvilke andre faggrupper kunne have lignende problemstillinger? Hvordan ville en

leder hos fx en privat virksomhed se på opgaven? Der skulle tænkes det utænkelige, og

gennem metoderne belyse emnet/området fra mange vinkler. Processen gennem de 6

moduler ledte os gennem de forskellige faser, som i sidste ende skulle ende ud med et

resultat/løsning (se modellen)

Vi brugte blandt andet ”fotosafari”, brianstorms, interviews, etc. (se idékataloget). Af

hensyn til etik og tavshedspligten, valgte vi primært at bruge spørgeteknikker og interviews

i vores indsamling af emperi.

En af opgaverne bestod i, at vi skulle lave ”Brugerprofiler” af vores borgere - Se den

vedhæftede fil. Til denne opgave fik vi god hjælp af vores kollegaer, som meget ivrigt

bidrog med deres viden om deres borgere.

Det var meget vigtigt, at vi ikke tænkte i LØSNINGSFORSLAG, men hele tiden forholdt os

nysgerrigt og undrende, så vi ikke for hurtigt låste os fast/stirrede os blinde på det første

og bedste forslag. Hele kurset bar præg af en procesorienteret tankegang, som gennem

systematisk gennemarbejdning skulle lede os hen mod et færdigt produkt. Processen var

både svær og spændende, for vores automatiske reaktion på en opgave er at finde

løsningen/svaret hurtigst muligt! Netop processen var meget vigtig. Det var ofte gennem

de andre medkursister, at vi fik nye idéer og vinkler på tingene og problemstillingerne, og

det bestyrker os i, at en innovativ proces skal ske i samarbejde med andre.

Der tegnede sig et billede af, at vores kollegaer ikke havde nok indsigt i de eksterne

samarbejdspartners arbejdsopgaver. Begge parter havde en positiv indgangsvinkel til

deres arbejde, men det gik for langsomt, mente begge parter. Når støtteteamet fx

forsøgte at ringe eller skrive til sagsbehandleren, gik der for lang tid inden de modtog et

svar, og de kunne derfor ikke give et fyldestgørende svar til deres borger, hvilket igen

medførte frustration. Samtidig fik vi afdækket, at processen i sagsbehandlingen kunne

forsinkes, hvis ikke de nødvendige informationer om borgerens økonomi fx manglede.

Vi havde ambition om at skabe et ”Idéseminar”, hvor de relevante samarbejdspartnere

skulle mødes. Målet var, at vi (Marianne og Jakob) skulle afprøve de mange metoder, som

vi gennem uddannelsen blev præsenteret for. Formålet var, at de sammen skulle finde nye

vinkler og tiltag, som ville kunne lette samarbejdet mellem dem. Idéseminaret blev

desværre ikke gennemført, da tidsplanen for opgaven var for stram, og at der var flere

afbud fra centrale personer.

Uddannelsen kastede en masse bolde i luften, og intentionen var ikke, at vi nu skulle ud

og gennemføre alle tiltagene, men blot gribe de bolde, som var relevante for vores

arbejdspladser.

På det mere personlige plan i processen gennem uddannelsen, blev undertegnede begge

udfordret, da man blev sig meget bevidst om, hvordan man reagerer i forskellige

situationer. Vi skulle samarbejde om en fælles opgave, hvor vores forskelligheder trådte

tydeligt frem, hvilket gennem processen afledte flere dialoger om, hvordan opgave skulle

løses. Vores konklusion er, at man ikke bare kan sige til folk, at ”nu skal I tænke

innovativt”. At kunne tænke innovativt handler meget om den person man er. Nogle kaster

om sig med gode forslag, som faktisk for andre kan være en stor belastning. Det kan være

en meget stressende proces, når man bevæger sig ud, hvor man ikke har været før. Alle

vil kunne lære at tænke innovativt og nyt, men det skal foregå i meget forskellige tempi,

hvor der hele tiden er respekt for folks forskellighed. Nogen har stor interesse i det, og

andre har slet ikke.

Konkrete resultater:

- Huskelister til enkeltydelser. Sagsbehandler fra Jobcenter fremsendte ”huskelister”,

så bostøtterne nemmere kunne have de nødvendige dokumenter klar, hvilket i høj

grad ville kunne gøre sagsbehandlingen meget hurtigere. Ofte trækker

behandlingstiden ud, fordi de nødvendige dokumenter mangler.

- Idémappe, med gode metoder til at tænke ud af boksen for at skabe nye vinkler på

ting eller opgaver.

- Større menneskelig forståelse for hinandens opgaver og arbejdsmetoder. Vi fik

afdækket, at alle havde de bedste intention.

- At alle vores kollegaer har nok i bare at få opgaverne væk fra bordet på den bedst

mulige måde – alle er meget pressede!

Jakob Køster og Marianne S. Fredriksen

Botilbud Buen / Støtteteam Buen

Følges op på:

- Forslag om at Bostøtterne vil kunne mødes med sagsbehandlere fra Jobcenter, så

der både bliver sat ansigt på folk, og at de selv kan fortælle om procedurerne.

- Implementering af redskaberne og metoderne i dagligdagen.

Udfordringer:

- At finde tid i hverdagen til at tænke nyt.

- At de ansatte arbejder og tænker forskelligt. Ikke alle er interesserede i at tænke nyt

og ændre på handlemønstre.

- At lederne skal gå forrest i processen.

Nyttigt link, som illustrer tankegangen bag uddannelsen:

- https://www.facebook.com/innovativeglimt/

Til Hovedudvalget

Karina Poulsen, Tina Christensen og Yvonne Hansen har deltaget i en innovationsuddannelse, som var udbudt af KL. Den indeholdt fem hele kursusdage i Rebild, og til hver kursusdag har vi fået hjemmeopgaver.

Første modul skulle vi vælge en problemstilling som vi skulle fokusere på gennem hele kursusforløbet. Vi valgte:” Hvordan optimere vi vores tosprogsarbejde i børnehaven?” Hvor mange og hvem kunne det være interessant at involvere?

På dette modul så vi bl.a. en film om hvordan man kan udvikle den optimale indkøbsvogn.

Firmaet som skulle udvikle indkøbsvognen nedsatte en gruppe, som bl.a. bestod af en arkitekt, en designer, en børnesagkyndig, en psykolog, IT folk osv. osv. og på baggrund af deres viden samt deres fotosafari og interviews, hvor de kontaktede almindelige kunder, småbørnsfamilier, ældre mennesker, personaler fra supermarkeder, flaskedrengen, firmaet der skulle producere kundevognen osv. osv. udviklede de den optimale kundevogn.

Derhjemme interviewede vi tosprogsforældrene samt forskellige personer fra andre fag – borgmesteren, en bankmand, en ingeniør, en tandlæge og en sekretær om deres bud på, hvad der kan hjælpe tosprogsbørnene og deres forældre godt på vej.

Andet modul skulle vi øve os i fotosafari og interviews, som også er gode redskaber, både på hotellet og senere derhjemme i børnehaven. På hotellet gik vi rundt og tog billeder af forskellige locations – restauranten, receptionen osv. osv. og præsenterede det for ledelsen på hotellet. Det var spændende for os og en øjenåbner for hotellet.

Mange gange ser vi ikke det vi går i. F.eks. var det tydeligt, at de gerne ville sælge sportsudstyr i receptionen (det er et sportshotel), men det var præsenteret meget rodet blandt smykker, plejeprodukter, delikatesser, tørklæder osv. Det fik et look af en ”rodekasse” og dermed udstrålede discount - det var ikke præsenteret lækkert, overskueligt og æstetisk.

Der stod f.eks. også et klaver under en bøjlestang – så kan man jo ikke bruge den!

På baggrund af dette, gik vi hjem og bad tosprogspædagogen og talepædagogen om at fotografere vores sproglige læringsmiljøer og komme med ris, ros og nye ideer.

Modul tre skulle vi øve os i at finde og klarlægge brugertyper. F.eks. fra plejehjemsverdenen: Den ”småtspisende” tynde ældre – hvad er dennes behov, ressourcer osv. osv., den overvægtige ældre – hvad er dennes behov og ressourcer.

I vores tilfælde klarlagde vi de forældretyper vi har i vores børnehave, med henblik på, at optimere forældresamarbejdet til de tosprogede forældre – hvad er deres behov og deres ressourcer.

Modul fire blev vi præsenteret for forskellige ideudviklingsprocesser.

Derhjemme inviterede vi forskellig interessantere til en ideudviklingseftermiddag, hvor vi præsenterede hvad vi indtil nu havde beskæftiget os med på vores uddannelse. Til mødet havde vi inviteret andre faglige ledere fra børnehaverne, andre pædagoger, personalet fra biblioteket, en pædagog som selv kom til landet med børn og mand uden at kunne det danske sprog, Venligboerne samt udvalgsformand Kasper Maarup Andersen for at de kunne give deres bud på nye tiltag der kunne optimere tosprogsarbejdet. På mødet fik vi rigtig mange gode input og på biblioteket viste det sig, at de havde en del materiale, som vi i børnehaverne med fordel kunne gøre toprogsforældrene opmærksom på og udlevere til dem.

Femte modul Præsentation for de øvrige kursister af vores projekt. Om hvad vi havde lært og var blevet opmærksom på og fået en bevidsthed om, og hvad har vi sat i gang.

De største overskrifter af hvad vi har lært:

Være opmærksom på hvilke ressourcer de forskellige familier har, forvent noget af dem – for de har ressourcer.

Lave brugerportrætter/brugerprofiler – er det en veluddannet familie, er det en familie der er skarp på de sociale medier, er det en familie der har ambitioner, er det en familie der er usikker, er det en familie der holder sig for sig selv osv. osv.

Være opmærksom på vandrehistorier (forudfattede meninger) f.eks.: Alle udenlandske børn har dårlige madpakker med.

Altid spørge familierne om hvad der hjælper dem.

Give børnene sproglige ”hjemmeopgaver” – det giver også forældrene læring.

Være tydelig i vores kommunikation – her er det rigtig godt med billeder f.eks. en mappe med billeder med ideer til madpakker, en mappe med billeder af de ting man skal medbringe i børnehaven f.eks. gummistøvler, rygsæk, bleer osv. osv.

Blive opmærksom på, at der måske er andre steder, der findes viden og materialer omkring udfordringen – i vores tilfælde f.eks. biblioteket og pædagogen der selv har stået i situationen -også kaldet serviceanalogi.

Prøv altid at se udfordringen med andres briller – f.eks. hvad vil bankmanden synes? – det kan give megen inspiration. Invitere andre faggrupper ind for at suge af deres viden, perspektiver og få andre vinkler på.

Anvende brugerrejser. En brugerrejse er f.eks. at sætte sig ned i borgerservice og observere, om tingene fungere – både indretning, oplysningskilte, åbningstider osv. osv.

Vi fik helt konkrete redskaber som at lave brainstorm samt sætte ideudviklingsprocesser i gang - redskaber som vi i fremtiden kan bruge, når vi skal være innovative i andre sammenhænge.

Hvis tosprogsarbejdet i børnehaven skal lykkes, er det allervigtigste, at forældrene føler sig trygge i deres nye liv og situation. Ingen børn lære noget, hvis mor og far ikke er trygge.

Og en indikator på, at vores arbejde er lykkes: At vi for det første spore en fremgang på det sproglige plan, men også ser smil i øjnene og på læberne - både hos børn og forældre.

Vi vil gerne tilbyde at give et lille oplæg, hvor vi vil komme lidt mere ind på de forskellige moduler og de øvelser/opgaver vi har lavet.

Med venlig hilsen

Karina Poulsen, Tina Christensen og Yvonne Hansen

Kort samlet opsamling fra Innovationsuddannelsen 2015 til Hovedudvalget 2016.

Læring

Være opmærksom på hvilke ressourcer der er gemt og gøre brug af dem også hvis det drejer sig om at hente inspiration fra andre faggrupper, arbejdspladser eller fra målgruppen selv.

Være opmærksom på forudfattede meninger og holdninger. Holde fokus på emnet/opgaven altid og være nysgerrig. Se udfordringen gennem andres briller. Konkrete redskaber som at lave brainstorm, anvende brugerrejser, samt sætte

ideudviklingsprocesser i gang. Bevidsthed omkring forskellighed blandt deltagere og reaktioner i forskellige situationer. Innovativ tænkning kan ikke dikteres, men handler om den person man er.

Konkrete resultater:

Huskelister til enkeltydelser. Sagsbehandler fra Jobcenter fremsendte ”huskelister”, så bostøtterne nemmere kunne have de nødvendige dokumenter klar, hvilket i høj

grad ville kunne gøre sagsbehandlingen meget hurtigere. Ofte trækker behandlingstiden ud, fordi de nødvendige dokumenter mangler.

Idémappe, med gode metoder til at tænke ud af boksen for at skabe nye vinkler på ting eller opgaver.

Større menneskelig forståelse for hinandens opgaver og arbejdsmetoder. Vi fik afdækket, at alle havde de bedste intention.

Kan spore fremgang på det sproglige plan, men også ser smil i øjnene og på læberne - både hos børn og forældre.

Udfordringer:

At finde tid i hverdagen til at tænke nyt. At de ansatte arbejder og tænker forskelligt. Ikke alle er interesserede i at tænke nyt og ændre på

handlemønstre. At lederne skal gå forrest i processen.

Hovedudvalgets opgaverTilbagevendende punkter

Strategidrøftelse (hvert 2. år, lagt sammen med strategisk AM-drøftelse)

Årlig strategisk arbejdsmiljødrøftelse herunder:– Kontrollere arbejdsmiljøarbejdet– Arbejdsulykker opgørelse– Kompetenceudviklingsplaner for AMO– Årlig opsamling af påbud fra arbejdstilsynet(Drøftelsen er aftalt så den deles over 2 møder)

Redegøre for budgettets konsekvenser herunder– Møde med økonomiudvalget– Deltagelse i budgetseminar

Overvåge og revidere retningslinjer og politikker

Aftale retningslinjer i forhold til:SygefraværssamtalerFor beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne.

Sikre at der aftales retningslinjer for:Forebyggelse og håndtering i forhold til

stress, vold, mobning, chikane samt overvåge og revidere vedtagne retningslinjer.

Fysisk APV (fastlagt til at følge TM)Socialt kapitelKompetenceudvikling aftalen O.13Akut-midlers anvendelseValg og udpegning hvert andet år, igangsættes i 17 19 21

ObligatoriskeProcedureretningslinjer for drøftelse af…

(Budget, rationalisering og omstilling, personalepolitik)

Øvrige opgaver

Årshjul, vision og arbejdsgrundlagTemaer og temamøder (Kunne fastlægges som oplæg til

strategidrøftelse)

MED-aftalen– Hovedudvalget som kulturbærere– Implementering af MED-aftale– Temamøder MED-organisationen– MED-uddannelse

Trivselsmåling 18 21

Tidlig indsats

Feriefonden udpegning

Rådgive organisationen i forhold til MED-aftalen.Herunder behandling af ansøgninger om dispensation.

2014 2015 2016 Dato 20171.

Sammensætning og konstitueringBudget og procedureretningslinjerAM-drøftelse 1&2MED-aftale implementeringPåbud / FeriefondenStyregruppe Trivselsmåling

Tids og handleplan budgetFrivillighed Evt. procedureretningslinjerTrivselsmålingStatusorientering MED-udd.MED-aftale ImplementeringAM-drøftelse 1 •Status mv.Politikker rev.

Konstituering Vision og a-grundlagEvaluering af trivselsmålingHU-OmrMED fællestema 11.2.Budget og økonomiRevision af sygefraværspolitikPersonalepolitikker gennemgangSygefraværsstatistikAnmeldelse af vold Organisationsændringer11. Feb – Tema Kommunikation

17. Januar

21. marts

Budget & Øk. evaluering af procesÅrshjul17Opsamling på tema-politikkerNy Grunduddannelse, status.Sygefraværsstatistik samt påbud.Røgfri arbejdstidFeriefondenTrivselsmåling

2.

Budget - AkutmidlerMED-uddannelse fase1.FrivillighedMED-aftale implementering Årshjul 2. halvår 14Vision og A-grundlag 14-16

Budget/TrivselsmålingFrivillighed/AM-drøftelse 2 •Kommende indsatserAkutmidler/Igangsættelse af valg og udpegning.Årshjul 2. halvår 15

3. Maj Budget og økonomi AM-drøftelse1 - AKUT-midler13. Juni - Budget og økonomiArbejdsg. KommunikationVold, offererstatning og anmeldelse – Reduktionsforslag - Røgfri miljøer – Sygefraværsst.22. Juni Møde med ØK

16. Maj

20. juni

Budget og økonomiAM-drøftelse 1Regnskab A-midlerTrivselsmåling

(Årshjul 2. halvår 17)

3.

Budget Tema FrivillighedK- udv. + Retningslinjer for K-udv. AMO opsamling strategidr. MED-aftale implement.

BudgetTrivselsmålingSygefraværRøgfri miljøer

9. Aug - Budget og økonomi 18. 26. 31. august samt 13. sept. Budget og deltagelse i BS.22. sept. - SygefraværsstatistikRøgfri miljøer

8. August(Kort møde 14-16.00)

12. sept.

Budget og økonomi TrivselsmålingEvaluering af FrivillighedBUDGETDELTAGELSE SÆRSKILT

4.

Budget - Årshjul 15Arbejdsulykker - opgørelseTema Frivillighed MED-uddannelse TrivselsmålingMED-aftale implementering Politikker revision fase1

BudgetÅrshjul 16Valg og udpegningTrivselsmålingSygefraværspolitikRøgfri miljøer

8. nov. Politikker TEMA20. dec. Budget og økonomi / P-POL.TEMA 3-i-1 Eval. implementering MED-aft.Status NY-GU /TværK. Samarb.Sygefraværsstatistik - Årshjul17 Decembermødet udskudt

21. Nov.

19. dec.

Budget og økonomiValg og udpegningTemaTrivselsmålingÅrshjul 18

hjørring kommune side 1. referat · 2017. 1. 19. · hjørring kommune 17. januar 2017 side 6....

Documents