informacijski sistem za kadrovsko

Osnutek tehnične dokumentacije

Stran 1 od 58

OSNUTEK TEHNIČNE SPECIFIKACIJE

INFORMACIJSKI SISTEM ZA KADROVSKO

PODROČJE IN OBRAČUN PLAČ V

ZAVODU RS ZA ZAPOSLOVANJE

Funkcionalne zahteve za javno naročilo – vsebinski in tehnični del


Stran 2 od 58

KAZALO VSEBINE

1 UVOD 4

2 PROCESI IN UPORABNIKI KIS IN PLAČ 5

2.1 KADROVSKI PROCESI IN UPORABNIKI KIS 5

2.2 ŠTEVILO ZAPOSLENIH V ZRSZ (SKUPAJ S PROJEKTI) IN ŠTEVILO UPORABNIKOV KIS IN PLAČE 5

2.3 KADROVSKI PROCESI IN OBRAČUN PLAČ – FUNKCIONALNOSTI 6

3 VSEBINSKE ZAHTEVE IN FUNKCIJE KIS IN PLAČE 8

3.1 SPLOŠNE ZAHTEVE VSEH KLJUČNIH UPORABNIKOV ZRSZ 8

3.2 ZAHTEVE SKOZR IN SFR 8

3.3 SPECIFIČNE ZAHTEVE PRI POSAMEZNIH VSEBINSKIH FUNKCIONALNOSTIH KIS IN PLAČE 9

3.3.1 ORGANIZACIJSKA SHEMA 10

3.3.2 SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST IN SIGNIRNI NAČRT 10

3.3.3 KADROVANJE (SELEKCIJA IN IZBOR; KOMPETENČNI MODEL, ZNANJA, IZKUŠNJE) 12

3.3.4 ZAPOSLOVANJE, SPREMLJANJE ZAPOSLOVANJA, PRENEHANJA DELOVNEGA RAZMERJA, NADOMEŠČANJA,

PREMEŠČANJA, NAPREDOVANJA 13

3.3.5 LETNI RAZGOVORI 18

3.3.6 POOBLASTILA 19

3.3.7 IZOBRAŽEVANJE ZAPOSLENIH 20

3.3.8 MEDNARODNO SODELOVANJE 22

3.3.9 PLANIRANJE ODSOTNOSTI - LETNI DOPUST, BOLNIŠKA ODSOTNOST 22

3.3.10 VARNOST PRI DELU IN ZDRAVNIŠKI PREGLEDI 23

3.3.11 EVIDENCA DIJAKOV IN ŠTUDENTOV NA OBVEZNI PRAKSI 24

3.3.12 OBRAČUN PLAČ ZAPOSLENIM 24

3.3.13 STROŠKI DELA - REALIZACIJA 28

4 OBDELAVA, PRIKAZ IN POROČANJE NAD PODATKI KIS IN PLAČE 30

4.1 PRIPRAVA IN IZPIS POLJUBNIH POROČIL IN RAZPOLOŽLJIVIH PODATKOV 30

4.2 PREDNASTAVLJENI IZPISI OZ. POROČILA 31

4.2.1 ZA PLAČE 31

4.2.2 ZA KIS 31

4.3 IZPISI V WORD (INTEGRACIJA Z EDS) 35

5 OSTALE ZAHTEVE 38

5.1 UPORABNOST 38

5.2 RAZPOLOŽLJIVOST 39

5.3 ZANESLJIVOST 39

5.4 ZMOGLJIVOST 39

5.5 NADGRADLJIVOST 40


Stran 3 od 58

5.6 SKALABILNOST 40

5.7 VARNOST 40

5.8 USPOSABLJANJE UPORABNIKOV 41

5.9 ZAHTEVE GLEDE NADZORA DELOVANJA KIS 41

5.10 SKRBNIŠKI MODUL 42

6 SEZNAM ŠIFRANTOV – SPLOŠNIH IN LASTNIH 44

6.1 OPIS SKUPNIH ŠIFRANTOV APLIKACIJ KADROVSKA EVIDENCE IN PLAČE TER APLIKACIJ GLAVNA KNJIGA IN POTNI NALOGI 44

6.2 SEZNAM SKUPNIH ŠIFRANTOV, 44

6.3 LASTNI ŠIFRANTI APLIKACIJE 44

6.3.1 SEZNAM LASTNIH ŠIFRANTOV APLIKACIJE KIS 45

6.3.2 SEZNAM LASTNIH ŠIFRANTOV APLIKACIJE PLAČE: 46

7 PRENOS PODATKOV IZ OBSTOJEČEGA SISTEMA V KIS IN PLAČE 47

8 INTEGRACIJA APLIKACIJE KIS IN PLAČE Z DRUGIMI APLIKACIJAMI V ZRSZ 48

8.1 OPIS OBSTOJEČIH POVEZAV APLIKACIJE KADROVSKA EVIDENCA IN APLIKACIJE PLAČE Z OSTALIM INFORMACIJSKIM

SISTEMOM ZAVODA 48

8.2 SEZNAM NEKATERIH OBSTOJEČIH POGLEDOV (VIEW) V PODATKE KADROVSKE EVIDENCE (SIFR_D, KE_D) ZA POTREBE

OSTALEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZAVODA IN SEZNAM OBSTOJEČIH PRENOSNIH POSTOPKOV: 48

8.3 POVEZOVALNI PODATKI - OBSTOJEČA IDENTIFIKACIJSKA ŠTEVILKA UPORABNIKA (4 - MESTNA) ZARADI POVEZAV Z

INFORMACIJSKIM SISTEMOM ZAVODA 50

8.4 ZAHTEVE GLEDE POVEZAV NOVIH APLIKACIJ KIS IN PLAČE Z OBSTOJEČIM INFORMACIJSKIM SISTEMOM NA ZAVODU 50

9 TEHNIČNE ZAHTEVE ZA NAMESTITEV APLIKACIJE KIS IN PLAČE 53

9.1 PODROČJE VELJAVNOSTI 53

9.2 SPLOŠNI OPIS INFORMACIJSKEGA SISTEMA 53

9.3 IDENTIFIKACIJA IN AVTORIZACIJA UPORABNIKA 53

9.3.1 ZALEDNE APLIKACIJE 53

9.3.2 INTERNETNE APLIKACIJE 53

9.4 LASTNOSTI APLIKACIJ NA DELOVNIH POSTAJAH 54

9.4.1 OSNOVNE LASTNOSTI STANDARDNEGA PC 54

9.5 LASTNOSTI APLIKACIJ NA DATOTEČNIH STREŽNIKIH 54

9.6 LASTNOSTI APLIKACIJ NA APLIKACIJSKIH STREŽNIKIH 55

9.7 LASTNOSTI APLIKACIJ NA SPLETNIH STREŽNIKIH 55

9.8 LASTNOSTI APLIKACIJ NA PODATKOVNIH STREŽNIKIH 56

10 NAJEM APLIKACIJE KIS IN PLAČE 57

10.1 OSNOVA STORITEV ZAJEMA NAJMANJ: 57

10.2 NADGRADNJE KIS IN PLEČE TER DODATNE STORITVE 57


Stran 4 od 58

1UVOD

Zavod RS za zaposlovanje (v nadaljevanju: ZRSZ) želi vzpostaviti nov kadrovski informacijski sistem in

obračun plač (v nadaljevanju: KIS in plače), s katerim bo možno učinkovito in kakovostno podpreti:

zbiranje vseh potrebnih kadrovskih podatkov zaposlenih;

izvajanje kadrovskih procesov na centralni službi in območnih službah ter na projektih;

vodenje skupne kadrovske evidence;

obračun plač in drugih dohodkov iz delovnega razmerja ter

pripravo različnih poročil in analiz za notranje in zunanje uporabnike (poročanje raznim državnim organom

idr.).

Naročnik zahteva rešitev KIS in plače, ki mu bo omogočala čim več samostojnosti in prožnosti pri definiranju

in spreminjanju informatiziranih kadrovskih procesov. Naročnik si predstavlja proces kot zaporedje korakov, v

katerih se izvajajo različne poslovne aktivnosti v skladu s poslovnimi pravili. V poslovnem okolju naročnika se

izvajajo različni kadrovski procesi na različnih lokacijah. V primeru centralizacije procesa razvoja človeških

virov se bodo kadrovski procesi izvajali na centralni službi, kar pomeni manjše število uporabnikov. Pogosto

spreminjanje predpisov (zakonov, pravilnikov, navodil, …), ki določajo te procese, zahteva tudi ustrezno

prilagajanje KIS in plače.


Stran 5 od 58

2PROCESI IN UPORABNIKI KIS IN PLAČ

2.1Kadrovski procesi in uporabniki KIS

Funkcionalnosti KIS in plač (glej tabelo) morajo biti prilagojene uporabi skupinam uporabnikov:

Funkcionalnosti KIS in plač Skupine uporabnikov

Vodenje podatkov o organizacijski shemi SKOZR CS

Vodenje podatkov o sistematizaciji delovnih mest in

signirni načrt

SKOZR CS

Kadrovanje – selekcija in izbor, kompetenčni model,

znanja, izkušnje

SKOZR CS in OS, vodje

Spremljanje zaposlovanja, prenehanja delovnega

razmerja, premeščanja, napredovanja, delovne supine

SKOZR CS in OS, vodje

Letni razgovori SKOZR CS in OS, vodje

Pooblastila SKOZR CS in OS in vodje OS, CS, vodje po

pooblastilu

Izobraževanje in usposabljanje zaposlenih SKOZR CS

Mednarodno sodelovanje SKOZR CS

Planiranje odsotnosti – letni dopust, bolniška odsotnost SKOZR CS in OS, vodje

Varnost pri delu in zdravniški pregledi SKOZR CS in OS

Evidenca dijakov in študentov na obvezni praksi SKOZR CS in OS

Obračun plač SKOZR CS, SFR

Stroški dela - realizacija SFR

Obdelava, prikaz in poročanje podatkov SKOZR CS, SFR

SKOZR – služba za kadrovske in organizacijske zadeve ter razvoj; SFR - služba za finance in računovodstvo;

CS – centralna služba; OS – območne službe

Aplikacija KIS in plače bo namenjena naslednjim skupinam uporabnikom:

strokovnim delavcem v službi za kadrovske in organizacijske zadeve ter razvoj (v nadaljevanju

SKOZR), ki skrbijo za skupno kadrovsko evidenco in poročanje notranjim uporabnikom ter

zunanjim inštitucijam; na območnih službah (v nadaljevanju OS); v službi za finance in računovodstvo

(v nadaljevanju SFR) – obračun plač

vodjem OS in vodjem po pooblastilu, ki opravljajo letne razgovore (to so: vodje uradov za delo,

vodje oddelkov, vodje projektov oz. vodje po pooblastilu)

vodjem – direktorjem OS in vodjem – direktorjem področij na centralni službi (v nadaljevanju

CS) ter vodstvu

2.2 Število zaposlenih v ZRSZ (skupaj s projekti) in število uporabnikov KIS in

plače


Stran 6 od 58

Tabela: Število zaposlenih po OS in v CS (stanje na dan 31. 10. 2016) in število uporabnikov, ki imajo pravico

za delo v KIS in plače

OS/CS Št. zaposlenih

Št. strokovnih delavcev (SKOZR in SFR CS in OS)

Št. vodij OS in po JU po pooblastilu

Število vodij -direktorjev

CE 72 1 5 1

KP 51 1 3 1

KR 52 1 5 1

LJ 169 2 13 1

MB 93 1 7 1

MS 63 1 6 1

NG 32 1 4 1

NM 40 1 5 1

VE 53 1 2 1

SE 34 1 3 1

PT 34 1 4 1

TR 28 1 6 1

CS 263 12 + 1 na projektu TP

5 SFR 23

7

984 31 86 19

Zahteve in pričakovanja posameznih skupin uporabnikov se v določenih pogledih razlikujejo. Programska

rešitev mora poleg sistemskih možnosti zaščite nuditi:

-definiranje različnih skupin na nivoju aplikacije, kar pomeni, da določena skupina lahko dostopa samo do

določenih menijev aplikacije,

-pooblastila za vsako funkcijo v aplikaciji na nivoju skupin, kar pomeni, da lahko skupina na določenem

meniju podatke pogleduje, spreminja ali briše,

-pooblastila za osnovne akcije v okviru funkcije na nivoju skupin, kar pomeni, da lahko skupina spremembo

nad podatki zapiše,

-nivojski dostop do podatkov.

Nivojski dostop do podatkov pomeni, da uporabnik lahko dostopa do podatkov/zapisov posamezne

organizacijske enote.

Vodje - direktorji OS/CS imajo pravico do vpogleda vseh podatkov zaposlenih za njihovo območno službo ali

službo na CS oz projekta. Zaposleni, ki opravljajo letne razgovore (poleg direktorjev OS – 12 zaposlenih, še

ostali vodje, vodje po pooblastilu, vodje projektov – cca. 60 zaposlenih) – omejen dostop do letnih razgovorov.

Vsaka skupina uporabnikov dostopa do različnih funkcionalnosti; samo določene skupine uporabnikov lahko

spreminjajo podatke; ostali v podatke lahko le pogledujejo. Celoten sistem določanja dostopov do

funkcionalnosti mora biti omogočen ZRSZ.

2.3 Kadrovski procesi in obračun plač – funkcionalnosti

V ZRSZ poteka enoten kadrovski proces in obračun plač za vse zaposlene. Kadrovski proces se prične na

centralni službi, pri izboru in selekciji kandidatov ter pri premestitvah, kjer sodelujejo tudi območne


Stran 7 od 58

službe.

V okviru SKOZR se poleg kadrovskega procesa izvaja še izobraževanje, varstvo pri delu, organizacijski

del (notranja organizacija), del upravnega poslovanja (delovni čas, signirni načrt) in kakovost.

SKOZR ima tudi nalogo, da skrbi za skupni letni kadrovski načrt, vzdržuje ažurno kadrovsko evidenco

vseh zaposlenih v ZRSZ, pripravlja kadrovsko strategijo in določa kadrovske procese ter poroča o

dogajanju o kadrih internim in eksternim nadzornikom.

Naloge, ki jih izvajajo posamezne območne službe (12), so podpora skupnemu kadrovskemu procesu v

ZRSZ. Gre za vnos podatkov v KIS in pripravo določenih dokumentov (pogodbe o zaposlitvi, obvestila o

letnem dopustu...).

Obračun plač se izvaja v SFR na centralni službi za vse zaposlene.


Stran 8 od 58

3VSEBINSKE ZAHTEVE IN FUNKCIJE KIS IN PLAČE

V nadaljevanju so opredeljene zahteve posameznih ključnih skupin uporabnikov KIS in plač ter specifične

zahteve, ki se nanašajo na posamezno funkcionalnost KIS in plač.

3.1Splošne zahteve vseh ključnih uporabnikov ZRSZ

-KIS in plače mora podpreti ključne delovne naloge in procese ZRSZ, službe za kadrovske in organizacijske

zadeve ter razvoj: področje kadrovskih zadev, izobraževanja zaposlenih (razvoja človeških virov),

upravnega poslovanja (pooblastila, signirni znaki, delovni čas,..), področje kakovosti, organiziranosti

(sistemizacija delovnih mest) in obračuna plač in prejemkov zaposlenim, ki izhajajo iz delovnega

razmerja.

-KIS in plače mora omogočati odpravo trenutno potrebnih večkratnih vnosov istih podatkov in vzpostavitev

kontrolnih točk (t.i. opozoril, da ni možno vnesti istih podatkov na različnih mestih različno).

-KIS in plače mora omogočati enostavno in učinkovito prilagajanje zakonskim spremembam, ki imajo vpliv

na delovanje ZRSZ (npr. ZIPPRS 1415, ZUPPJS16, Uredba o načinu priprave kadrovskih načrtov…).

-KIS in plače mora doseči visoko stopnjo uporabe podatkov tako v CS kot na OS in mora biti pomoč pri

odločanju vodstvenega in vodilnega kadra.

-Obračun plač, regresa, povračilo stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja morajo biti usklajeni z

zakonodajo: z Zakonom o sistemu plač ter Uredbo o enotni metodologiji in obrazcih za obračun in

izplačilo plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 14/09, 23/09, 48/09, 113/09, 25/10, 67/10, 105/10,

45/12, 24/13, 51/13, 12/14, 24/14, 52/14, 59/14, 24/15 in 3/16) ter davčno zakonodajo.

3.2 Zahteve SKOZR in SFR

Zaposleni v SKOZR imajo praviloma glavno vlogo pri izvajanju skupnih kadrovskih procesov zavoda, za

katere je odgovoren generalni direktor.

Splošne zahteve:

-KIS mora omogočati dinamične opomnike (alarmni dogodki) za spremljanje časovnih rokov pri vseh

funkcionalnostih (prenehanje veljavnosti pogodb o zaposlitvi za določen čas, zdravniški pregledi,

veljavnost d.č. na projektih, napredovalna obdobja, …) in obveščanje po elektronski pošti.

-KIS mora omogočati preverjanje pogodb o zaposlitvah glede zakonitosti in skladnosti s pravili.

-KIS mora omogočati vodenje in preverjanje ocenjevanj in napredovanj, skladno z zakonodajo.

-KIS mora omogočati vodenje letnih razgovorov.

-KIS mora omogočati pripravo in izpis pooblastil za posameznega zaposlenega.

-KIS mora omogočati evidence izobraževanj zaposlenih ter pripravo odredb in vabil (integracija z glavno

knjigo – prenos stroškov po šifrah izobraževanj in po zaposlenih, integracija z EDS).

-KIS mora omogočati pripravo tripartitnih pogodb o sodelovanju pri pedagoškem delu (praksa dijakov,

študentov).

-KIS mora omogočati pripravo kadrovskih odmikov, odredb, nadurno delo, pripravljenost na domu, delo na

domu,… krajši delovni čas, kombinirana delovna mesta.

-KIS in plače mora voditi vse potrebne evidence podatkov za pripravo rednih in ad-hoc poročil

-KIS in plače mora omogočiti pregled podatkov na katerikoli datum, ne le trenutno obdobje.

-KIS in plače mora omogočati pripravo poročil na ravni posamezne OS, službe CS in celotnega zavoda.

-KIS in plače mora zbirati vse podatke, ki so potrebni za pripravljanje standardnih poročil za vodstvo.

-KIS mora omogočati izdelavo mesečnega, letnega kadrovskega načrta oz. za poljubno obdobje.

-KIS mora v skladu z zakonskimi zahtevami omogočati zavodu možnost priprave kadrovskega načrta

(priprava gradiva, vsebina in postopek izvajanja kadrovskega načrta ter spremljanje izvajanja kadrovskih


Stran 9 od 58

načrtov, po zasedenih/nezasedenih delovnih mestih redno zaposlenih na CS in OS in zaposlenih na

projektih).

-KIS mora omogočati zbiranje podatkov o zaposlovanju rednih in projektnih delavcev in s tem boljšo

kontrolo nad zaposlovanjem delavcev.

-KIS in plače mora biti skladen z zakonodajo, ki se uporablja na posameznih delovnih področjih (ZDR-1,

ZVOP, ZVD, ter ostalimi zahtevami iz veljavnih relevantnih zakonov (npr. ZUJF, ZIPRS 1415,

ZUPPJS16…).

-KIS mora omogočati vodenje bolniških odsotnosti, fluktuacije, podatke o preteklih in prihodnjih preventivnih

zdravniških pregledih, evidence poškodb pri delu, evidence o zakonsko obveznih usposabljanjih.

-KIS mora omogočati vodenje evidence o seznanitvi zaposlenih s splošnimi akti in spremembami internih

aktov (povezava na intranet);

-KIS in plače mora biti integriran z že obstoječimi bazami kadrovskih podatkov (evidence delovnega časa

na OS in CS, tudi za študente, dijake in zunanje sodelavce) in e-dokumentnim sistemom (EDS) in tudi s

finančno računovodskim sistemom zavoda (Glavna knjiga, PNS).

-KIS in plače mora omogočati pripravo excelove tabele (razlika bruto plača, tekoča dohodnina, prispevki in

neto plača), sklepov in dogovorov v primeru ugotovljenih nepravilnosti (tudi evidence le teh).

-KIS in plače mora omogočati revizijsko sled v skladu z ZVOPom (več v tč 5.7. o varnosti)

-KIS in plače mora omogočati beleženje sprememb nad ključnimi podatki

-KIS in plače mora omogočati spremljanje zgodovine sprememb zapisov tako, da je veljavnost datumsko

omejena (od – do)

-KIS in plače mora omogočati prenos dokumentov v EDS . Vpogled v osebno mapo javnega uslužbenca in

podpisovanje dokumentov poteka v aplikaciji EDS.

-KIS in plače mora omogočati evidentiranje dokumentacije v skladu s klasifikacijskim načrtom na podlagi

internega akta Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega za Zavod

republike Slovenije za zaposlovanje. Vsa dokumentacija, ki se nanaša na posameznega javnega

uslužbenca mora biti evidentirana na osebno mapo zaposlenega.

Specifične zahteve:

-KIS naj omogoča kasnejšo povezavo s portalom za razpis delovnega mesta, ki informatizira proces razpisa

za novo delovno mesto (iz opisa del in nalog), omogoči oddajo e-vlog, delno selekcijo, avtomatsko

obveščanje neizbranih kadrov (spajanje tabele/ne evidence), elektronska povabila na razgovore.

-KIS mora omogočati uporabnikom, da sami določajo oblike predlog/vzorcev dokumentov in možnost, da

uporabniki spreminjajo obrazce ter samostojno povežejo posamezno polje v vzorcu dokumenta s KIS

bazo in se posledično v dokumentih to polje avtomatsko izpolnjuje (npr. shema predloge za obvestila o

dopustih).

-KIS in plače mora upoštevati specifike ZRSZ (glej tč. 3.3.).

3.3 Specifične zahteve pri posameznih vsebinskih funkcionalnostih KIS in

plače

Opredelitve specifičnih zahtev pri vsaki od potrebovanih funkcionalnosti KIS in Plače so razdeljene v tri

sklope:

Prvi sklop predstavljajo zahteve, ki jih ZRSZ do posamezne funkcionalnosti ima.

Drugi sklop predstavljajo specifike v ZRSZ, zaradi katerih se uporaba določene funkcionalnosti KIS in

plače v ZRSZ razlikuje od uporabe te iste funkcionalnosti v drugih podjetjih.

Tretji sklop predstavlja seznam podatkov, ki jih mora izbrani KIS in plače pri določeni funkcionalnosti

spremljati. Pri tem naj poudarimo, da ta seznam podatkov zajema predvsem nujno potrebne

podatke, ki jih mora voditi KIS in plače, in ne nujno vseh podatkov, katere bodo v KIS in plače.


Stran 10 od 58

3.3.1Organizacijska shema

Od KIS se pričakuje zajem in vodenje podatkov o ZRSZ (dolgo ime, kratko ime, davčna številka, matična

številka,...), o organizacijski strukturi (organizacijske enote in njihove podenote v poljubno globino; npr.

CS, OS, uradi za delo, delovna področja), možnost preproste priprave in upravljanja organizacijske sheme

zavoda in njegovih organizacijskih struktur…

Zahteve:

-KIS mora omogočati pripravo in izris organizacijske sheme zavoda (CS in OS) – organigram delovnih

mest, organizacijskih enot in delovnih področij ter razporeditve delovnih mest.

-KIS mora omogočati vodenje posameznih elementov organizacijske sheme (OE: OS/CS, urad za

delo/oddelek/služba in delovno področje).

-KIS mora omogočati spremljanje sprememb organizacijske sheme

-KIS mora omogočati grupiranje oziroma združevanje organizacijski enot po nad-organizacijskih enotah

(npr. uradi za delo se združijo v okviru območne službe kot nad-organizacijske enote)

-KIS mora omogočati pregled vodij (oziroma oseb s pooblastilom) posamezne organizacijske enote po

posameznih časovnih obdobjih.

Podatki, ki jih za izvedbo delovnih nalog, povezanih s to funkcionalnostjo, potrebuje ZRSZ:

-Organizacija (ID organizacije, Naziv organizacije (dolgi, kratki), Naslov organizacije, davčna številka,

matična številka, registrska številka dejavnosti, odgovorna oseba, telefonska številka, veljavnost od –

do, idr).

-Organizacijske enote ZRSZ (šifre organizacijskih enot, veljavnost od – do, telefonska številka, delovna

področja organizacijskih enot, šifre delovnih mest itd., šifra proračunskega uporabnika)

-Vodja organizacijske enote (oziroma oseba ki vodi organizacijsko enoto po pooblastilu), ki se prenese k

vsem zaposlenim znotraj organizacijske enote (veljavnost od – do);

-Delovna področja (šifra, naziv, veljavnost od – do)

-Priprava in izris organizacijske sheme, organigram delovnih mest organizacijske enote, razporeditve

delovnih mest s podatkom o zasedenih in nezasedenih delovnih mestih.

-Vodenje posameznih enot organizacijske sheme (CS, službe, delovna področja; OS , oddelki/uradi za delo,

delovna področja).

-Spremljanje sprememb organizacijske sheme (datum sprememb).

-Vodenje zgodovine podatkov o OE in delovnih mestih.

3.3.2Sistemizacija delovnih mest in signirni načrt

Zahteve:

-KIS mora zagotavljati informacijsko podporo za vodenje sistemizacije delovnih mest po OE (spremembe),

-KIS mora omogočati spremljanje vseh sprememb (zgodovina zapisov),

-KIS mora informacijsko podpreti vse postopke v zvezi s sistemizacijo, voditi podatke in pogoje za zasedbo

ter ostale specifike: opisi delovnih mest (isto delovno mesto ima lahko različen opis glede na delovno

področje), pogoji za zasedbo delovnih mest (upoštevati različnost delovnih področij), tarifni razred,

plačni razred, poskusno delo, dodatek za dvojezičnost, morebitne dodatne zahteve za zasedbo

delovnega mesta – kompetence, strokovni izpiti …), delovna mesta na projektih (različni opisi na

projektih, ki so financirani iz drugih finančnih virov),

-KIS mora omogočati evidence zaposlenih, delovnih mest (zasedenih in nezasedenih), delovnih področij,

projektov… po organizacijskih enotah,

-KIS mora omogočati pregled zasedenih in nezasedenih sistemiziranih delovnih mest: za določen čas (v

primeru prehoda javnega uslužbenca na projekt, in za nedoločen čas, delna zasedenost),

-KIS mora omogočati pripravo kataloga delovnih mest (število posameznih sistemiziranih delovnih mest),


Stran 11 od 58

-KIS mora omogočati dodeljevanje kadrov na posamezna prosta delovna mesta (zasedenost delovnih

mest),

-KIS mora omogočiti pregled zaposlenih na “kadrovskem odmiku” in odredbah o delu na drugem delovnem

področju ali organizacijski enoti – začasen premik delovnega mesta in/ali javnega uslužbenca v drugo

organizacijsko enoto,

-KIS mora omogočati pregled zaposlitev za določen čas (zaradi nadomeščanj daljših odsotnosti, povečan

obseg dela, predaja dela…),

-KIS mora omogočati izpise zaposlenih po delovnih mestih, po organizacijskih enotah in delovnih področjih

(tudi projektih).

-KIS mora omogočati seznam vodij oz oseb, ki vodijo posamezno OE po pooblastilu glede na časovna

obdobja,

-KIS mora omogočati vodenje signirnega načrta: izdelava signirnega načrta (ažuriranje seznamov na

podlagi sprememb sistemiziranih delovnih mest), izpis signirnih znakov po delovnih mestih v

organizacijski enoti ter zaposlenih.

Specifike ZRSZ:

-zasedenost po uradih za delo, OS, CS,

-voditi moramo zaposlene na več delovnih mestih,

-delna zasedenost (sistemiziranega) delovnega mesta,

-začasne zaposlitve zaradi povečanega obsega dela,

-začasni “kadrovski odmiki”,

-voditi moramo zaposlene na enem delovnem mestu in več stroškovnih mestih (organizacijskih enotah). Pri

tem moramo za vsako stroškovno mesto voditi šifro in naziv,

-voditi moramo zaposlene na rednem delu in na projektu v okviru ene pogodbe o zaposlitvi (po urah

zaposlitve, po projektih, po stroškovnih mestih in nosilcih ter virih financiranja: ZIPRIS),

-v ZRSZ je izdelan kompetenčni model: temeljne kompetence, ki veljajo za vsa delovna mesta; poleg tega

pa specifične kompetence, ki veljajo za posamezne skupine delovnih mest (svetovalci, trenerji,

podporne službe, vodje),

-znotraj posamezne kompetence so 4 stopnje izraženosti posamezne kompetence,

-prilagajati moramo evidence podatkov glede na spreminjajoče zahteve Ministrstva pri kadrovskem

načrtovanju v sklopu trimesečnih, polletnih in letnih pregledov. Sistem bi tudi moral omogočiti izvoz vseh

podatkov na določen dan. Trenutno namreč sistem omogoča pregled samo po trenutnem stanju (glede

na obdobje). Posledično je statistična obdelava na točno določen dan v preteklosti možna samo s

pomočjo Excela – preverjanjem vseh sprememb med trenutnim in zahtevanim datumom,

-signirni znaki po delovnih mestih in organizacijskih enotah ter zaposlenih (en signirni znak samo enemu

zaposlenemu; zaposleni ima lahko več signirnih znakov).

Podatki, ki jih za izvedbo delovnih nalog, povezanih s to funkcionalnostjo, potrebuje zavod:

-sistemizirana delovna mesta po organizacijskih enotah: zasedena in nezasedena / časovna veljavnost

-zaposleni na posameznih delovnih mestih (zasedenost delovnih mest)

-katalog delovnih mest (nabor delovnih mest)

-signirni znak delovnega mesta

-podatki o delovnem mestu:

organizacijska enota, kjer se delovno mesto nahaja,

ime delovnega mesta (iz kataloga delovnih mest po naši kolektivni pogodbi),

I

D delovnega mesta

z

aporedna številka delovnega mesta

n


Stran 12 od 58

aziv in šifra delovnega mesta

p

lačna skupina in plačna podskupina delovnega mesta

p

odročje dela

n

aziv projekta

datum, ko je bilo delovno mesto sistemizirano in do kdaj je veljavno, če je bilo začasno

sistemizirano,

naziv, šifra naziva,

raven, stopnja izobrazbe za zasedbo (več možnosti),

zahtevana smer izobrazbe, poklic (več možnosti),

zahtevane delovne izkušnje (število let),

dodatne zahteve za zasedbo delovnega mesta (dodatna znanja, specifične

kompetence),

tarifni razred

plačni razred delovnega mesta (osnovni plačni razred brez napredovanj),

število možnih napredovanj na delovnem mestu (končni napredovalni razred),

opis del in nalog (več možnosti - različno glede na delovno področje),

trajanje poskusnega dela,

ocena tveganja (z vidika varnosti pri delu)

osebna varovana oprema (izjava o varnosti)

-datum sistemiziranja delovnega mesta z veljavnostjo (kadar gre za začasno sistemizirano delovno mesto)

ter možnost razvrstitve delovnih mest po organizacijskih enotah.

3.3.3Kadrovanje (selekcija in izbor; kompetenčni model, znanja, izkušnje)

Zahteve:

-KIS mora omogočati podporo procesu selekcije in izbora ustreznih kandidatov za zasedbo delovnega

mesta,

-KIS mora omogočati sistem kompetenčnega modela, ki bo podpiral proces selekcije in izbora kandidatov,

-KIS mora omogočati umestitev potrebnih kompetenc, ki so zajete v opisu delovnega mesta – pogoji za

zasedbo delovnega mesta,

-KIS mora omogočati pripravo evidence ustreznih kompetenc posameznika za zasedbo delovnega mesta -

pogoji za zasedbo delovnega mesta v primeru zaposlitve oz. premestitve (povezava s sistemizacijo

delovnih mest),

-KIS mora omogočati vzpostavitev povezave med kompetencami delovnega mesta in kompetencami

posameznika,

-KIS mora omogočati pripravo osnutka interne ali eksterne objave prostih delovnih mest (zahteve iz opisa

delovnih mest),

-KIS mora omogočati zgodovino sprememb zapisov.

Specifike ZRSZ:

-Postopki v zvezi s kadrovanjem in zaposlovanjem se začnejo in končajo na CS, kjer prejmemo končno

dokumentacijo. Vmesni del selekcije poteka na OS (testiranja, razgovori).

-Priprava poročil na ravni celotnega zavoda in na nivoju OS.

-Možnost dodajanja natančno definiranih lastnih polj (kaj se lahko vnaša, je potrebno imeti določeno) glede

na potrebe, npr. pogodbe na projektih, delo na domu.



Stran 13 od 58

-vsi podatki navedeni na pogodbah o zaposlitvah za preverjanje zakonitosti in skladnosti pogodb o

zaposlitvi s pravili ZDR-1 in internimi akti

-zgodovina sprememb zapisov

-podatki o številu kandidatov, ki se prijavijo na razpise na delovno mesto, se udeležijo razgovora – baza

ustreznih kandidatov (na podlagi soglasja kandidata) glede na razpisano delovno mesto.

-opis kompetenc posameznega zaposlenega (po kompetencah in stopnjah)

-možnost elektronske obdelave kandidatov na prosto delovno mesto (s filtriranjem podatkov o kandidatih

glede na razpisne pogoje delovnega mesta ter z avtomatskim odgovorom neizbranim kandidatom).

3.3.4Zaposlovanje, spremljanje zaposlovanja, prenehanja delovnega razmerja, nadomeščanja,

premeščanja, napredovanja

Zahteve:

-KIS mora omogočati ocenjevanje delovne uspešnosti in nagrajevanje, ki ga opravijo vodje.

-KIS mora omogočati izdelavo tabelaričnih pogledov iz vseh podatkov v programu (izpisi definirani v točki

4).

-KIS mora podpirati izdelavo pogodb o zaposlitvi in napredovanju na delovnem mestu za zaposlene in delo

na projektu

-KIS omogoča izpis dokumentov (prenehanje pogodbe o zaposlitvi, sporazumno prenehanje, sporazumno

prenehanje – upokojitev, prenehanje odredbe začasnega dela, razne izjave,…)

-KIS mora omogočati pripravo koledarja pogodb, zaposlitev za določen čas na projektu

-KIS mora omogočati shranjevanje podpisanih pogodb o zaposlitvi in ostalih dokumentov povezanih z

delovnim razmerjem JU (integracija z EDS)

-KIS mora biti sposoben prikazati zgodovino podpisanih pogodb o zaposlitvi za posameznega zaposlenega.

-KIS mora omogočati vnos in pregled nad povečanim obsegom dela, odredbah, kadrovskih odmikih,

nadurnim delom, delo na domu … vključno z vodenjem zgodovine (in izpisi).

-KIS mora omogočati opozarjanje na bližnji potek pogodb za določen čas, iztek projekta, iztek kadrovskega

odmika, vrnitev po daljši odsotnosti, razporeditev na dveh ali več delovnih mestih…

-KIS mora omogočati opozarjanje na roke, ko bi javni uslužbenec moral izpolniti pogoje za nadaljnjo

zaposlitev, npr. opravljanje ZUP, strokovnega izpita ali uspešen zaključek poskusnega dela

-KIS mora omogočati opozarjanje za izdajo pooblastil ob premestitvi (preklic pooblastila).

-KIS mora omogočati povezavo s prijavo v ZZZS.

-KIS mora omogočati opozarjanje, kdaj zaposleni izpolni pogoje za upokojitev oz. kdaj je potrebno poslati

na zavod zahtevo za preveritev pogojev za upokojitev.

-KIS in plače mora omogočiti izpis poljubnih podatkov po lastnih kriterijih.

-KIS in plače mora omogočiti enotne šifrante za zaposlene – morajo imeti enotno šifro (matična številka).

-KIS in plače mora omogočati pregled in enoten vnos podatkov pri obračunu prispevkov delodajalca po

ZUTD-A (časovno omejeni povečani prispevek oz. olajšave delodajalcem) za zaposlitve za

določen/nedoločen; starejši).

Specifike ZRSZ:

-Zasedba drugega delovnega mesta s prenosom napredovanj (“prenos” napredovanj).

-Upoštevati pravila v primeru prehoda na višjo tarifno skupino, prenos napredovanj v skladu z 19. členom

ZSPJS (1. in 2. odstavek), upoštevati pravila pri dosegu 23 let delovne dobe pri javnih uslužbencih, ki

imajo odbitek zaradi neustrezne izobrazbe (2. odstavek 14. člen ZSPJS).

-Preklic in izdaja pooblastil zaposlenim (ob spremembi delovnega področja); in preklic pooblastila z dnem

prenehanja delovnega razmerja (po Aktu o pooblastilih).



Stran 14 od 58

Delovno razmerje:

-podatki iz delovnega razmerja (status, številka pogodbe, faktor delovnega časa (število ur na teden), datum

spremembe delovnega časa, poskusno delo (trajanje), število delovnih dni na teden, tip delovnega časa

(polni, krajši); naziv drugih delodajalcev, datum prihoda v Zavod, skupna delovna doba, delovna doba do

prihoda v Zavod, delovna doba v Zavodu, delovna doba v javnem sektorju, OPOMBA: oseba aktivna,

suspenz pogodbe),

-razvrstitev/napredovanje (redno/pogodbeno, določen/nedoločen, datum nastopa, datum prenehanja,

trajanje pogodbe o zaposlitvi,delež zasedbe, tarifni razred, plačni razred, napredovanje, stroškovno

mesto),

-zaposlitev na projektu (nabor projektov),

-datum odobritve zaposlitve generalnega direktorja,

-datum zaposlitve pri delodajalcu,

-predhodne zaposlitve,

-datum prenehanja delovnega razmerja, razlog prenehanja, opombe,

-status delovnega razmerja oz. osebe (zaposlen, na porodniški, daljši bolniški, dopolnilno delo),

-določen ali nedoločen čas (podlaga za določen čas),

-prispevek delodajalca zaradi zaposlitve za določen/nedoločen čas (v aplikaciji Plače se mora pravilna

višina prispevka obračunati iz teh podatkov),

-faktor delovnega časa – FTE + polni DČ, krajši DČ (s časovno opredelitvijo trajanja),

-število delovnih dni/teden,

-poskusno delo (trajanje glede na zahteve iz sistemizacije oziroma Kolektivne pogodbe + predhodno

opozorilo pred iztekom poskusnega dela),

-delo na domu (nova PZ),

-datum predvidene upokojitve v tekočem letu (glede na obvestilo ZPIZ),

-obvestilo o sporazumni prekinitvi zaposlitve - morebitne odprte obveznosti.

Oseba:

-matična številka zaposlenega (enoznačna za vsakega delavca),

-matična številka organizacijske enote (lokacija, kjer delavec dela – za potrebe poročanja)

-ime in priimek,

-dekliški priimek,

-sprememba imena in priimka,

-strokovni naziv zaposlenega,

-datum rojstva,

-podatek o starosti na tekoči datum,

-kraj, država rojstva,

-državljanstvo,

-EMŠO,

-davčna številka,

-davčna izpostava,

-številka osebnega računa (vnos v Kis-u in Plačah),

-e-pošta na delovnem mestu (in prenos v aktivni imenik)

-telefonska številka zaposlenega (privat) * neobvezen podatek,

-številka kontaktne osebe in telefon v primeru nesreče pri delu,

-številka službenega telefona, GSM,

-kraj bivališča (začasni: opozorilo naj bo na datum veljavnosti) in stalni naslov,

-naslov, od koder se delavec dejansko vozi na delo (za uveljavljanje prevoznih stroškov) z navedbo števila

kilometrov od bivališča do delovnega mesta ter z navedbo cene enosmerne/mesečne vozovnice

(datumsko opredeljene, šifranti), število kilometrov, ki jih delavec uveljavlja v izplačilo pri prevoznih

stroških, ker nima možnosti uporabe javnega prevoza,


Stran 15 od 58

-družinski člani (sorodstveno razmerje, ime in priimek, rojstni podatki (EMŠO) skupaj s podatkom o starosti

na tekoči datum, davčna številka v primeru olajšave; vzdrževani (da, ne), datum trajanja vzdrževanja

zaradi obračuna plače – beleženje zgodovine) (olajšava za vzdrževane družinske člane vnos v Kis-u in

Plačah),

-izobrazba (stopnja/raven izobrazbe, smer izobrazbe, navedba šole, kjer se je pridobila izobrazba, šifra

izobrazbe po KLASIUSU (možna on-line povezava na eKlasius), datum pridobitve izobrazbe) ter

možnost pripenjanja skeniranega dokumenta, možnost vnosa več zaključenih izobrazb,

-skrajšana oblika naziva izobrazbe (za prenos v pogodbe ipd.),

-dodatna znanja, strokovni izpiti, sposobnosti (izpiti, tuji jezik, ipd.) - vezano na šifrant Dodatna strokovna

znanja in izobraževanja – isti šifrant se uporablja na modulu Izobraževanja,

-delovna doba, pridobljena pri prejšnjih delodajalcih – z vnosom delodajalcev in vnosom datumov

zaposlitve, faktorjem delovnega časa, opomba, delodajalec v javnem sektorju,

-izračuni delovne dobe na določen dan za zaposlene za krajši delovni čas (ne iz razloga starševstva,

invalidnosti,…), z različnimi faktorji delovnega časa,

-evidenca delovne dobe, pridobljene v javnem sektorju (za jubilejno nagrado),

-možnost izračuna delovne dobe na določen datum, opozorilo pri dosegu 23 let delovne dobe (upoštevati

pri javnih uslužbencih, ki imajo odbitek zaradi neustrezne izobrazbe),

-druga zavarovalna doba (zavarovanje za čas brezposelnosti, ostala zavarovalna doba),

-podatek o pokojninski dobi,

-evidenca o izplačanih jubilejnih nagradah,

-evidenca o izplačanih solidarnostnih pomočeh,

-evidenca o izplačanih odpravninah ob upokojitvi oz. prenehanju pogodbe o zaposlitvi za določen čas,

-podatek o sklenjenem nezgodnem zavarovanju (z odtegljajem premije od plače),

-podatek o sklenjenem dodatnem zdravstvenem zavarovanju (z odtegljajem premije od plače),

-evidenca o pridobljenih certifikatih, dostopih ipd. za službene namene,

-evidenca o pridobljenih GSM aparatih, ključih, štampiljkah, odpiralcih za parkiranje ipd. za službene

namene; geselnikih; karticah za elektronki podpis (na reverz + podatek o prevzemu oz. razdolžitvi

opreme),

-evidenca o pridobljeni računalniški opremi (in podatek o prevzemu oz. razdolžitvi opreme),

-vodenje datum vročitve obrazca M-1/M2/M3 delavcu,

-vodenje dokumentov oz. listin, ki jih je delavec posredoval delodajalcu v hrambo (npr. različna potrdila o

izobraževanju),

-vodenje dopusta preteklih let in tekočega leta,

-možnost vodenja različnega količnika delovnega časa (ki se vodi različno in neodvisno od podatka za

delovno dobo v primeru krajšega delovnega časa zaradi starševstva, invalidnosti ipd.) – podatek za

izračun dodatka na minulo delo,

-koriščenje krajšega delovnega časa zaradi starševstva (obdobje, delovne ure na teden),

-podatki o invalidnosti / telesni okvari (stopnja telesne okvare, delna invalidska pokojnina, datum nastopa

invalidnosti, datum ponovne ocenitve invalidnosti, omejitve pri delu, delovne ure na teden, šifra

invalidnosti)

-vodenje evidence – pravica do nadomestila v času odmora za dojenje,

-evidence drugih izrednih odsotnosti (osebne okoliščine zaposlenih),

-vodenje evidence izplačanih nadur v tekočem letu (zaradi letne omejitve) in opozorilo v primeru

prekoračitve,

-mesečno: nadurno delo (ločeno nadurno delo za nedelje/zaradi različne višine dodatka),

-mentorstvo (npr. pripravniku; trajanje in višina dodatka),

-pripravništvo (trajanje, imenovani mentor, končna ocena),

-mesečno: redna delovna uspešnost,

-mesečno: delovna uspešnost za povečan obseg dela,

-mesečno: delovna uspešnost - tržna dejavnost,


Stran 16 od 58

-premijski razred za obračun KDPZ (kontrola glede na delovno dobo v javnem sektorju).

-zmanjšanje št. PR zaradi nižje izobrazbe od zahtevane (14.čl. ZSPJS)

Regres: - povezava z letnimi dopusti (sorazmerni del)

-možnost izračuna višine regresa glede na plačni razred delavca (vnos v KIS-u in plačah)

-letna evidenca višine izplačanega regresa (pregled v KIS-u in plačah)

-sorazmerni del regresa (glede na trajanje zaposlitve in glede na tedensko delovno obveznost (zaposleni za

dč po odločbah, status invalida; drugi zaposleni za kdč)).

Letni dopusti (tudi točka 3.3.9):

-samodejni izračuni števila dni letnega dopusta, sorazmerni del dopusta glede na trajanje zaposlitve

-Upoštevanje kriterijev po ZDR-1 in Kolektivni pogodbi (delovna doba, zahtevnost DM, vodenje, otroci do 15

leta, izjemne obremenitve, delovna uspešnost, starost, invalidnost, varovanje in negovanje prizadete

osebe; mlajši od 18 let; telesna okvara; za nadomeščanje odsotnega dela),

-prenos št. dni dopusta iz preteklega leta,

-vodenje evidence že izkoriščenega in preostalega dopusta,

-omejitev maksimalnega števila dni letnega dopusta po ZUJF*,

-možnost izdelave letnega obvestila o odmerjenem dopustu.

Delovno mesto:

-podatek o trenutni zasedbi DM,

-naziv DM,

-šifra DM,

-šifra in naziv vira financiranja/projekta (lahko jih je tudi več, vezan na obstoječi šifrant v aplikaciji PNS;

potreben podatek o višini deleža in časovno opredelitvijo), (tudi za potrebe poročanja IS-PAP),

-podatek o trajanju veljavnosti DM,

-signirni znak DM,

-možnost vodenja delavca na različnih/več delovnih mestih (v isti OE, projektih oz različnih; signirni znak),

-sestavljena delovna mesta, deleži zasedbe, z različnimi plačnimi razredi, v različnih OE),

-datum zasedbe DM,

-lokacije dela- matična štev organizacijske enote, kjer oseba opravlja delo (tudi za potrebe poročanja IS-

PAP),

-plačni razred DM + plačni razred osebe,

-datum spremembe plačnega razreda osebe (z navedbo vzroka spremembe: napredovanje, zasedba

novega DM, prehod v višjo tarifo po 19.čl. ZSPJS ipd.),

-odbitek zaradi neustrezne izobrazbe (14. člen ZSPJS),

-dodatek za dvojezičnost,

-položajni dodatek (povezava s številom zaposlenih v OE in pooblastilom za vodenje OE),

-dodatek za doktorat, magisterij, specializacijo (pregled predhodne izobrazbe; preveriti ustreznost smeri),

-organizacijska enota, kjer se DM nahaja,

-zgodovina predhodno zasedenih DM (z nazivi DM, plačnimi razredi, z datumom veljavnosti in z navedbo

razlogov o prenehanju veljavnosti),

-naziv podpisnika (šifrant podpisnikov za izvoz na dokumente, kreirane v drugih aplikacijah),

-osebna varovana oprema (izjava o varnosti),

-podatek o nadrejenem (vodja in/oz oseba po pooblastilu) (podatek se prenese iz organigrama, vendar se

lahko na osebi spremeni z drugo osebo iz šifranta zaposlenih – glede na pooblastilo, ki ga ima ta oseba,

npr. za vodenje letnih razgovorov; vezan prikaz podatkov o zaposlenih, do katerih lahko dostopa

oziroma pogleduje vodja).


Stran 17 od 58

Letno ocenjevanje:

-vnos ocenjevalnega lista v KIS: nadrejena oseba; ocene po kriterijih; utemeljitev ocene

-v primeru pritožbe: datum, vnos komentarja in nove ocene,

-izpis obrazca in izpolnjenega ocenjevalnega lista.

Redno napredovanje:

-število napredovanj glede na izhodiščni plačni razred DM,

-datum zadnjega napredovanja in skupno število napredovanj,

-zgodovina napredovanj,

-glede na interventne ukrepe: vodenje PR napredovanja + PR, ki se dejansko izplača (zamrznitev izplačila

napredovanj),

-napredovanja ob prehodu na višji tarifni razred – prvi in drugi odstavek 19. člen ZSPJS,

-napredovanja ob vstopu v Zavod ,

-programsko vodenje (št točk in napredovalno obdobje) predvidenega datuma naslednjega napredovanja

(upoštevanje interventnih ukrepov); možnost izpisa evidenčnega lista,

-v primeru pridobitve zadnjega PR, ki je možno: opozorilo, da napredovanje ni več možno in

-možnost izdelave obvestil o napredovanju .

Premeščanje:

-datum sklenitve nove PZ zaradi zasedbe drugega DM,

-vzrok sklenitve nove PZ,

-možnost vodenja podatka o suspenzu,

-odredbe o premestitvi delavca.

Jubilejne nagrade:

-izračun delovne dobe v ZRSZ,

-izračun delovne dobe v javnem sektorju,

-datum izplačila jubilejne nagrade v ZRSZ za 10, 20 ali 30 let,

-članstvo v sindikatu (višja nagrada)

-izdelava seznamov upravičencev za jubilejne nagrade (mesečnih, letnih, idr…),

-povezava e dokumentarnega gradiva (dopisi SFR, seznami, obvestila).

Priznanja v ZRSZ

-evidenca o podeljenih priznanjih: po vrsti priznanj, datum podelitve priznanja.

Disciplinski ukrepi

-datum seznanitve s kršitvijo,

-predlagatelj disciplinskega postopka,

-disciplinske sankcije,

-sklep disciplinske komisije,

-datum vročitve sklepa disciplinske komisije.

Sodni postopek

-navedba tožeče in tožene stranke,

-razlog (delovno razmerje, mobing, izplačila: odškodnina, plača, dodatki…),

-datum vložitve tožbe (v primeru da je Zavod tožeča stranka),

-datum prejema tožbe (v primeru da je Zavod tožena stranka),

-datum prejete sodne odločbe,

-vložena pravna sredstva.


Stran 18 od 58

Delovne skupine

-sklep o delovni skupini: naziv del. skupine, šifra del. skupine, naloge, vloga v delovni skupini (vodja, člani

ipd.), trajanje, rok za poročanje,

-spremljanje oddanih poročil (vmesnih, končno),

-evidence: seznam aktivnih DS in seznam neaktivnih DS.

Zavarovanja zaposlenih

-Kolektivno dodatno pokojninsko zavarovanje – določitev premijskih razredov (KDPZ) – Prekinitve

delovnega razmerja v javnem sektorju – prvi premijski razred. Višina premije (višina in podlage) : Za

javne uslužbence, ki imajo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi za krajši delovni čas na podlagi predpisov o

pokojninskem in invalidskem zavarovanju, predpisov o zdravstvenem zavarovanju ali predpisov o

starševskem varstvu in družinskih prejemkih, se plača polna premija.; Za JU, ki imajo sklenjeno pogodbo

o zaposlitvi za krajši delovni čas ( brez zgoraj omenjenih zakonskih podlag) se plača premija v

sorazmernem delu glede na sklenjeno pogodbo ( ur/teden). – podatki se pripravijo v aplikaciji KIS in se

jih posreduje Modri zavarovalnici preko spletne aplikacije,

-Dopolnilno zdravstveno zavarovanje za zavarovalnici Vzajemna (cca 287 JU) in Triglav (cca 46 JU) -

zavarovalnica pošlje sezname, naredimo popravke (ročno), odtegljaj zaposlenim (tudi za družinske

člane).

-Kolektivno nezgodno zavarovanje za zavarovalnici Triglav in Maribor (izpise dobimo iz SFR - plače)

Redna delovna uspešnost: (TRENUTNO SE NE IZVAJA)

-modul za pripravo tabele za vodje služb v izpolnitev + priprava podatkov za obračun.(vrednotenje kriterijev

in vrednost sredstev),

-vodenje zgodovine – poročilo in analize.

Delo izven zavoda na podlagi soglasja (tudi sodniki porotniki):

-čas trajanja,

-razlog (vsebina) za izdajo soglasja,

-seznami o izdanih soglasjih.

3.3.5Letni razgovori

Zahteve:

-KIS mora omogočati ciljno vodenje in realizacijo ciljev posameznika (v povezavi z aplikacijo MJU) in razvoj

kadrov ( letne razgovore),

-KIS mora omogočati vodjem izpolnjevanje oz. vnos podatkov v obrazec letni razgovor(LR), zaposlenim pa

vpogled v svoj LR,

-KIS mora omogočati analizo podatkov na ravni vodje, OS /CS po službah,

-KIS mora omogočiti povezavo modula s Katalogom izobraževanj,

-KIS mora omogočiti izpis predlogov za izobraževanje po osebi in po OS /CS po službah,

-KIS mora omogočiti izpis predlogov zaposlenih za razvoj kariere na podlagi šifranta po osebi in po OS/CS

po službah,

-KIS mora omogočiti izpis predlogov zaposlenih za izboljšave na podlagi šifranta po osebi in po OS/CS po

službah.

Specifike ZRSZ:

-vodje in zaposleni s pooblastilom za izvajanje letnih razgovorov dostopajo do modula in vse dogovore

zapišejo v obrazec,


Stran 19 od 58

-oseba ima lahko več kot enega vodjo v koledarskem letu (premeščanja) – dvojni zapis.

Podatki, ki jih za izvedbo delovnih nalog povezanih s to funkcionalnostjo potrebuje ZRSZ:

-seznam vodij in zaposlenim s pooblastilom za vodenje LR,

-seznami zaposlenih, po vodjih oz. zaposlenih s pooblastilom,

-datum vodenja LR,

-skupine zaposlenih glede na kompetence: vodje, svetovalci, podporne službe (šifra je aktivna ali

neaktivna), možnost dodajanja šifre); skupino glede na kompetence, v katero sodi zaposleni, določi

vodja,

-vnos podatkov: na kompetencah se označi »pričakovana« kompetenca, ali kompetenca »se lahko izboljša«

in v tem primeru sledi vnos opisa načina izboljšanja,

-razvoj kariere (šifrant, šifra je aktivna ali neaktivna) na osebi: izbere se lahko več opcij, na izbrani opciji je

potrebno vnesti dodaten opis:

ostaja na istem delovnem mestu;

razširitev obstoječih delovnih nalog;

prevzem drugih del in nalog;

napredovanje;

vključitev v projekte;

mentorstvo;

drugo.

-usklajevanje poklicnega in družinskega življenja: - usklajeno; - ni usklajeno (k izbrani opciji se vnese še

dodaten opis o vzrokih neusklajenosti),

-zdravje (ukrepi za ohranjanje, izboljševanje zdravja na DM) – potrebno je vnesti dodaten opis,

-predlogi zaposlenega/izboljšave (šifrant, šifra je aktivna ali neaktivna): več opcij, k izbrani opciji se vnese

dodaten opis:

delovna uspešnost,

motivacija zaposlenega;

delovni procesi, postopki, aplikacije, pretok informacij, odzivnost,

delovni pogoji;

medosebni odnosi in medsebojna komunikacija;

drugo: k izbrani opciji se vnese dodaten opis.

3.3.6Pooblastila

Zahteve:

-KIS mora omogočati dodeljevanje in izdajo vseh vrst pooblastil (v skladu z internimi akti: ZUP, UUP, druga

pooblastila) glede na delovno mesto, ki ga zaposleni zaseda,

-KIS mora omogočati vodenje evidence in pripravo seznamov uradnih oseb (ZUP pooblastila),

-KIS mora omogočati vodenje evidence in pripravo seznamov UUP pooblastil,

-KIS mora omogočati vodenje evidence in pripravo seznamov drugih pooblastil,

-KIS mora omogočati vodenje evidence in pripravo pooblastil za dostop do evidenc drugega organa,

-KIS mora omogočati pripravo in izpis pooblastil za posameznega zaposlenega (tudi tistih pooblastil, ki so

dodeljena po internih aktih) - vsa pooblastila združena; možen izpis po vrstah pooblastil in po vsebini

pooblastil,

-KIS mora omogočati opozarjanje za izdajo pooblastil ob premestitvi (preklic pooblastila),

-KIS mora omogočati shemo pooblastil upravnega postopka pri katerem določimo zahtevnost, znotraj

zahtevnosti : vodenje in / ali odločanje, izredno pravno sredstvo,

-KIS mora omogočati kontrolo glede na zahtevnosti za raven izobrazbe in stopnjo opravljenega ZUP izpita.

Pri izrednih pravnih sredstvih še ustrezna izobrazba pravne smeri,


Stran 20 od 58

-KIS mora omogočati izdelavo seznamov po različnih kriterijih (po vrsti pooblastil, po delavcih, po delovnih

področjih…),

-KIS mora omogočati storno in preklic pooblastila,

-KIS mora omogočati vodenje zgodovine izdanih in preklicanih pooblastil – poročilo in analize,

-KIS mora omogočati kontrolo izdanih pooblastil (v primeru premestitve, prekinitve del. razmerja aplikacija

opozori na aktualnost izdanih pooblastil),

-Znotraj modula pooblastil mora obstajati možnost, da sami določimo pooblastila, ki gredo po Aktih brez

izdaje pooblastila. Ta pooblastila se izda na internem obrazcu, ki je v izpisih.

Specifike ZRSZ:

-Pooblastila zaposlenega so lahko vezana na začasno odredbo

-Pooblastila navedena v internih aktih (npr. opisi del in nalog; akt o pooblastilih...) po skupinah zaposlenih,

se izpišejo na seznamu po posamezniku

-Pri dodeljevanju pooblastila naj bo možnost več vsebin hkrati


-povezava pooblastila s podatki delavca: izobrazba, strokovni izpit iz ZUPa, organizacijska enota, področje

dela in delovno mesto

-pooblastila po ZUPu (interni obrazec): glede na seznam upravnih postopkov pri MDDSZ:

vodenje/ odločanje/ vodenje in odločanje;

trajanje pooblastila od … do;

številka pooblastila - zaradi izpisa;

tip pooblastila;

vsebina pooblastila (mora biti šifrant glede na upravne naloge – odločanje v upravnih stvareh);

pooblastitelj;

storno pooblastila, preklic pooblastila)

-pooblastila po UUP: glede na podlage Uredbe o upravnem poslovanju;

Pri dodeljevanju pooblastila se lahko izbere le eno vrsto pooblastila.

trajanje pooblastila od do;

številka pooblastila - zaradi izpisa;

tip pooblastila;

vrsta pooblastila - mora biti šifrant po UUP;

vsebina pooblastila;

pooblastitelj;

storno pooblastila,

preklic pooblastila;

-druga pooblastila:

po seznamu – npr. nadomeščanje, zastopanje, opravljanje določenih nalog (registracija vozil…)

trajanje pooblastila od - do

številka pooblastila - zaradi izpisa

tip pooblastila; vsebina pooblastila, pri dodeljevanju pooblastila možnost več vsebin hkrati

pooblastitelj

storno pooblastila

preklic pooblastila

-pooblastila za dostop do evidenc drugega organa:

naziv evidence/registra (npr ZZZS: Matična evidence zavarovancev...)

3.3.7Izobraževanje zaposlenih

Zahteve:


Stran 21 od 58

-KIS mora omogočati upravljanje izobraževalnih procesov (na nivoju ZRSZ),

-KIS mora omogočati načrtovanje in razvoj zaposlenega,

-KIS mora omogočati vodenje vseh izobraževanj zaposlenega,

-KIS mora omogočati izdelavo letnega plana izobraževanja,

-KIS mora omogočati vodenje študijskega dopusta,

-KIS mora omogočati pripravo pogodbe o študiju,

-KIS mora omogočiti evidence strokovnih izpitov ,

-KIS mora omogočati evidenco vseh zakonskih izobraževanj, ki so vezani na obvezna periodična

usposabljanja (prva pomoč, varstvo pri delu, varstvo pred požari, usposabljanje za začetno gašenje in

evakuacijo… arhivarji),

-integracija izobraževalnega procesa z EDS (izdaja odredb, vabil, strokovni izpiti).

Specifike ZRSZ:

-izdaja odredb za udeležbo na izobraževanju, konferenci,

-izdaja vabil za interna usposabljanja (delavnice, predavanja...),

-vodenje evidence študijskega dopusta za formalno izobraževanja

-vodenje strokovnih izpitov po ZUTD (VKO, posredovanje zaposlitve), strokovni izpit za nadzornika, ZUP

izpiti, izpit za arhivarja…, ki so pogoj za zasedbo delovnega mesta.


-evidenca zaposlenih, ki so vključeni v formalne in neformalne oblike izobraževanja po plačnih skupinah (po

udeležencih, po tipu izobraževanj, po šifri izobraževanj):

neformalno izobraževanje (INTERNO, EKSTERNO):

letno planiranje sredstev za izobraževanje ter podatek o predvidenih sredstvih in vsebinah,

načrtovanje, izdelava letnega plana izobraževanja (po delovnih mestih, službah ipd.),

spremljanje realizacije izobraževanj pri posameznih delavcih,

izdelava statističnih poročil,

povezava kataloga izobraževanj z letnimi razgovori,

izdaja odredb, vabil zaposlenim.

Izobraževanje:

-šifra izobraževanja,

-naslov izobraževanja,

-interno/eksterno izobraževanje,

-oblika izobraževanja,

-tip izobraževanja (šifrant),

-datum od / do,

-trajanje (v dnevih, v urah),

-lokacija,

-izvajalec izobraževanja,

-stroški izobraževanj po šifri izobraževanja in zaposlenih in po OE in po viru financiranja

(prikaz iz Glavne knjige),

-udeleženci,

-predavatelji (interni).

formalno izobraževanje:

načrtovanje in razvoj zaposlenega,

vodenje evidence formalnega izobraževanja,

vodenje baze podatkov za pripravo pogodbe o izobraževanju delavca + možnost prenosa podatkov


Stran 22 od 58

za pripravo pogodbe po predlogi,

vodenje koriščenja študijskega dopusta glede na sklenjeno pogodbo,

vodenje podatka o eventualnem plačilu šolanja s strani delodajalca + vodenje obveznosti s strani delavca

v takem primeru in

pravočasno obveščanje o izteku pogodbe o izobraževanju.

Strokovni izpiti (SI po ZUTD; ZUP, arhivarji, nadzor,…): - povezava z EDS

prijava; možnost elektronske prijave zaposlenih ZRSZ,

vabilo na izpit,

zapisnik komisije,

seznami in poročila,

opravljen/neopravljen strokovni izpit,

potrdilo o opravljenem SI,

določitev rokov,

člani izpitne komisije (v primeru strokovnih izpitov),

izpit opravi da/ne (v primeru strokovnih izpitov),

opravljena 1. ali 2. stopnja strokovnega izpita ZUP

3.3.8Mednarodno sodelovanje

Zahteve:

- KIS mora zagotavljati podporo pri vodenju evidenc delovnih nalog povezanih z mednarodnim

sodelovanjem,

- KIS mora zagotavljati podporo pri evidenci mednarodnih sodelovanj po posameznikih,

- KIS mora omogočati evidentiranje po področju sodelovanja oziroma vlogi posameznika.

Specifike ZRSZ: /

Podatki, ki jih za izvedbo delovnih nalog povezanih s to funkcionalnostjo potrebuje zavod:

- mednarodni projekti: naziv, trajanje/čas udeležbe, vsebina,

- inštitucije,

- področje sodelovanja/vloga posameznika: udeleženec, aktivni član.

3.3.9Planiranje odsotnosti - letni dopust, bolniška odsotnost

Zahteve:

- KIS se mora biti sposoben povezati s sistemi za evidentiranje delovnega časa (T&S) in EDS.

- Povezava Dopusti z EDS in T&S

vodenje koledarja letnih dopustov (že v EDS),

vodenje koledarja delavca,

število dni dopusta v tekočem letu, tekoča evidenca,

število dni dopusta iz preteklega leta, tekoča evidenca,

do kdaj se sme koristiti dopust preteklega leta,

vodenje izrabe dopusta.


- Podatki o zgodovini sprememb zapisov.

KIS mora zajeti funkcionalnost evidence prisotnosti kot tudi možnost integracije z obstoječo evidenco

prisotnosti. Zavod se bo lahko odločil, da bo funkcionalnost evidence prisotnosti uporabljal v okviru

KIS ali pa bo še naprej uporabljal obstoječo evidenco prisotnosti (T&S), ki bo integrirana s KIS.


Stran 23 od 58

3.3.10Varnost pri delu in zdravniški pregledi

Zahteve:

- K

IS mora zagotavljati informacijsko podporo pri opravljanju delovnih nalog povezanih z varnostjo in zdravjem

pri delu:

- K

IS mora omogočati vodenje zakonsko predpisanih evidenc s področja varnosti pri delu,

- K

IS mora omogočati vnos in izpis evidenčnih listov in obrazcev s področja varnosti pri delu: usposobljeni za

prvo pomoč po lokacijah dela, usposobljeni za začetno gašenje in evakuacijo po lokacijah dela; podatke

potrebujemo ažurirane po vsaki spremembi zasedbe na lokacijah dela, podatki se sicer vnašajo na osebo v

modulu Izobraževanje – vendar ne po lokacijah dela ;

- K

IS mora omogočiti arhiviranje zapisnikov (ukrepov), ki v zvezi z varnostjo pri delu nastanejo na terenu, na

posameznih lokacijah Zavoda s strani pooblaščenca;

- K

IS mora informacijsko podpreti organizacijo usposabljanj in preverjanj znanja zaposlenih iz varstva pri delu:

varstvo pri delu, varstvo pred požarom, prvo pomoč, usposabljanje za začetno gašenje in evakuacijo (že pri

zahtevah 4.4.5.),

- K

IS mora omogočati evidentiranje osebne varovalne opreme povezane z varnostjo in zdravjem pri delu,

oprema je določena na delovno mesto, dodeli pa se osebi in je določen rok zamenjave opreme;

- K

IS mora omogočati vodenje evidence o poškodbah na delu,

- K

IS mora omogočati vodenje evidence in opomnika o zdravniških pregledih (preventivni in obdobni); opozorilo

mora biti podano v vsakem primeru, ko je od prejšnjega zdravniškega pregleda minilo več kot 5 let, tudi če je

imela oseba več zaposlitev, oziroma prekinitve delovnega razmerja. Opozorilo je potrebno tudi, ko se oseba

zaposluje na drugem delovnem mestu, potrebna je presoja ali je potreben nov pregled (obstaja velika

možnost spregleda te obveznosti).

Specifike ZRSZ:

- i

zvajanje ZVD je po različnih lokacijah (CS, 12 OS, 58 UD), kjer so različni zahtevani intervali usposabljanj

JU glede na požarno ogroženost lokacije. Požarna ogroženost je izražena v številčni vrednosti in je v

požarnih redih določena za vsako lokacijo Zavoda.

Podatki, ki jih za izvedbo delovnih nalog povezanih s to funkcionalnostjo potrebuje zavod:

- v

odenje zakonsko predpisanih evidenc s področja varnosti pri delu

- u

pravljanje zdravniških pregledov + izdelava obrazcev - napotnice za zdravniške preglede ipd.,

- v

odenje evidence o opravljenih zdravniških pregledih,

- o

bveščanje o datumu naslednjih zdravniških pregledov,

- v

odenje evidence o opravljenih izpitih s področja varnosti pri delu: o usposabljanju za varstvo pri delu, varstvo


Stran 24 od 58

pred požarom , prvo pomoč, usposabljanje za začetno gašenje in evakuacijo, izpis evidence mora biti možen

po posameznih lokacijah in ne le na posamezno osebo

- o

bveščanje o datumu potrebnih naslednjih usposabljanj s področja varnosti pri delu (varstvo pri delu, požarna

varnost, usposabljanje za začetno gašenje in evakuacijo, prva pomoč)

- v

nos datuma Izjave o varnosti z oceno tveganja, ki se izpiše na napotnici za preventivni zdravstveni pregled

oz. na Napotnici za obdobni in drugi preventivni zdravstveni pregled

- v

odenje evidence dodeljene osebne varovalne opreme + obveščanje o potrebni novi nabavi po preteku roka.

- v

odenje evidence nesreč pri delu : datum poškodbe, vzrok poškodbe, kraj

- d

elo na domu, evidenca oseb in arhiviranje dokumentov v zvezi s predhodnim postopkom: zapisnik o

pregledu delovnega mesta doma, obvestilo inšpektoratu za delo

3.3.11Evidenca dijakov in študentov na obvezni praksi

Zahteve:

- K

IS mora omogočati ločeno vodenje evidence o opravljeni praksi študentov in dijakov (o sklenjenih pogodbah,

mentorjih, poročilih študentov).

Specifike:

- Z

RSZ ima sklenjene s fakultetami in šolami tripratitne pogodbe za opravljanje obvezne prakse študentov in

dijakov.


- p

odatki o dijaku/študentu: ime, priimek, EMŠO, DŠ, TRR, naslov

- p

odatki o praksi (letnik študija, število ur)

- p

odatki o (tripartitnih) pogodbah o sodelovanju pri pedagoškem delu na drugih visokošolskih institucijah, s

katere dijak, študent prihaja. (številka pogodbe, datum sklenitve, vsebina dela, navedba predlagatelja za

sklenitev),

- p

odatki o mentorju (ime in priimek, delovno mesto, OE)

- e

videnca študentskega dela ter izdelava različnih poročil o opravljenem delu (po službah, višini nagrade, urah,

po posameznih študentih, problemske naloge),

- p

rijava in odjava za primer poškodbe pri delu in poklicne bolezni (M12)

3.3.12Obračun plač zaposlenim

Zahteve:

- P


Stran 25 od 58

renos plačnih dokumentov v Elektronski dokumentarni sistem – EDS GC (Obračun plače – rekapitulacija ,

Plačilna lista, obvestila (dohodnina…)).

- G

eneriranje gesla za odpiranje PDF dokumentov javnega uslužbenca ter vzpostavitev kontrole JU brez

generiranega gesla.

- P

renos podatkov v Glavno knjigo (v nadaljevanju GK): - po virih financiranja; - po organizacijskih enotah; -

kumulativno po kontih…

- P

revzem podatkov iz Kadrovske evidence za potrebe obračunavanja različnih dohodkov.

- P

ovezava z evidenco delovnega časa (prenos podatkov v evidenco dela za obračun plače - xml datoteka).

- I

z šifranta Prevoz na delo vsakomesečni prenos aktivnih šifer prevoza na delo.

- D

elitev evidence dela glede na delež zaposlitve.

- D

elitev evidence dela glede na medmesečne prerazporeditve – datumsko.

- I

zračun pravilne višine za KDPZ brez dodatnega vnosa v aplikaciji Plače (osnova za izračun višine mora biti

podatek o delovnem razmerju JU v primeru krajšega delovnega časa).

- I

zvoz podatkov o plačilnih nalogih v aplikacijo UJPnet.

- I

zvoz podatkov na zahtevek Refundacije nadomestil preko portala e-Vem.

- A

vtomatski izračun osnov in upoštevanje le-teh pri izračunu za izplačilo nadomestil – osnova za pretekli

mesec za vrsto izplačil B in G ter osnova za preteklo dohodninsko leto za vrsto izplačil H.

- I

zračune razlik v plači v primeru ugotovljenih nepravilnosti (izračun bruto, tekoče dohodnine, neto, prispevki)

ter priprava Excelovih tabel in Dogovora o preveč izplačani plači v skladu z 3a členom ZSPJS (v aplikaciji

mora biti omogočen vzporedni obračun plače za izračun nepravilnosti; v tem vzporednem obračunu lahko v

FRS popravljamo ključne podatke, iz naslova katerih je prišlo do nepravilnosti (PR DM, PR JU, dodatki….)

ter iz podatkov prikazati razliko v izplačilu plače).

Potrebni podatki za obračun plač:

- Š

ifrant bank

- S

istemsko pred nastavljeni podatki, potrebni za obračun plače ter obveščanje in ažuriranje npr. uvoz iz

xlsx datoteke podatkov s strani izvajalca programske opreme:

katalog prispevkov, davkov,

lestvice za obračun dohodnine in olajšav,

minimalna plača,

minimalna osnova za obračun prispevkov,

povprečna plača v RS

višina KDPZ,

plačna lestvica,

višina dodatkov.

- U


Stran 26 od 58

voz podatkov o prisotnosti (vrsta prisotnosti, število nadomestil za prehrano in število povračil prevoza) iz

aplikacije za evidenco delovnega časa – PIF ter delovni koledar (V aplikaciji za evidenco delovnega časa

je razvidna prisotnost in odsotnost JU po delovnih dnevih, prav tako upravičenost do prevoza in

prehrane; V aplikaciji plače bi prav tako potrebovali delovni koledar, ki bo osnova za izračun prisotnosti in

odsotnosti iz katerega bi bilo razvidno, za katere dnevne je JU upravičen do povračila prehrane in

prevoza. Tak način obračuna prisotnosti in odsotnosti bi tudi olajšal izračun plače pri JU, ki med

mesecem zamenjajo delovno mesto…).

Pregled podatkov na nivoju javnega uslužbenca za časovno obdobje

- K

artica javnega uslužbenca: osnovni podatki JU (DŠ, delovno mesto, plačni razred, organizacijska enota,

vir financiranja; obračunski podatki JU (vse parametri na podlagi katerih se obračuna plača -bruto, neto,

prevoz, prehrana, dodatki….).

- S

premljanje kreditov, odbitkov, članarin;

- E

videnca in hramba administrativnih in sodnih prepovedi na nivoju JU elektronski obliki v personalni mapi

(v povezavo z EDS kjer so arhivirani dokumenti).

Vnos podatkov in obračun osebnih dohodkov

- P

ripraviti seznam podatkov, ki se prenašajo iz enega obračuna v drug obračun (obračunske postavke za

obračun plače, prevoza in prehrane,krediti…)

- P

ripraviti seznam podatkov, ki se prenašajo iz meseca v mesec, vendar se osnove vsak mesec

spreminjajo (npr. šifrant prevoza na delo, osnova za izračun odsotnosti v tekočem mesecu – Z124…)

- O

mogočiti prenos iz aplikacije ter hkrati omogočiti ročni popravek morebitnih sprememb v aplikaciji Plače

- O

mogočiti obračun individualnih dodatkov na nivoju posameznika.

- O

bračun in izplačilo plač ter vseh ostalih prejemkov JU (plača, regres, poračuni, zamudne

obresti,odpravnine, odškodnine..) mesečno na enem obračunu ali ločeno v istem obdobju

- T

ransparenti izračun povprečne davčne stopnje za izplačilo dohodkov izven rednih plačnih obdobij (regres,

redni poračuni, izplačilo plač na podlagi sodbe)

- T

ransparentni izračun in prikaz davčnih olajšav (VDČ, dodatne splošne olajšave) za celotno obdobje

poročanja

- O

bračun in izplačilo delovne uspešnosti.

- O

mogočena ponovljivost in simulacije obračunov

- O

bračun plače oz regresa v več delih z možnostjo poračuna dohodnine (tako da je davek obračunan

pravilen)

- A

vtomatski prenos in možnost ročnih popravkov pri izračunu letnih osnov za izračun refundiranih osnov,

tudi za več let hkrati

- O


Stran 27 od 58

bračun prevoza na delo (po šifrantu)

- O

bračun prehrane (po dnevih, oz. zakonsko na podlagi opravljenih ur).

- U

voz obračunanih potnih stroškov iz aplikacije EDS.

- P

ripraviti nabor kontrol, ki jih je potrebno izvesti pred dokončnim obračunom in izplačilom plač

število ur

pregled dodatkov

minimalne plače do minimalne osnove

delovne dobe

novo zaposleni…

- O

bračun za kapitalsko družbo in prenos podatkov.

- O

bračun odtegljajev, sodnih prepovedi, preživnin, izvršb, zavarovanj…

- I

zmenjava podatkov zdravstvenega zavarovanja z zavarovalnicami.

- O

bračun bonitet - uporaba službenega avtomobila, stanovanj.

- O

mogočiti pripravo in izpise seznamov za kreditorje:

naslov kreditorja

Poimenski seznam

višina odtegljaja

sklic

- I

zpis plačilnih list v skladu z Uredbo o enotni metodologiji in obrazcih za obračun in izplačilo plač v javnem

sektorju in podpis PLL s strani odgovorne osebe (digitalni podpis).

- P

ošiljanje plačilnih list v osebno mapo v EDS in na službeni mail.

Obrazci

Izpis vseh zakonsko predpisanih obrazcev ter prenos v IS institucij;

- F

URS (REK obrazci, dohodnina, vzdrževani družinski člani),

- A

gencijo RS za javnopravne evidence in storitve (ISPAP),

- Z

PIZ - M4 obrazec,

- Z

ZZS - Zahtevki za refundacijo za ZZZS, Zahtevek za refundacijo invalidnine (oddaja preko eVem),

- g

eneriranje datoteke za Modro zavarovalnico – KDPZ.

Arhiviranje podatkov posameznega obračuna plač

- P

o izvedenem obračunu se z akcijo zaključi obdobje.

- A

rhiviranje posameznega obračuna v celoti (vhodni podatki (podatki iz šifrantov in matični podatki) in


Stran 28 od 58

rezultati (plačilna lista, obračun)).

- H

ranijo se zaključeni podatki.

3.3.13Stroški dela - realizacija

Zahteve:

- K

IS mora omogočati pregled nad viri za izplačilo plač, potreben za pripravo poročil za ISPAP (Informacijski

sistem za posredovanje in analizo podatkov o plačah v javnem sektorju) ter za pripravo in spremljanje

realizacije kadrovskih načrtov (na podlagi Uredbe o načinu priprave kadrovskih načrtov posrednih

uporabnikov proračuna in metodologiji spremljanja njihovega izvajanja).

Specifike ZRSZ:

- S

troškovno je potrebno tudi voditi stroške za zaposlene, ki imajo 2 ali več različni delovni mesti in 2 ali več

delovni razmerji (določen, nedoločen čas).


- p

odatke o stroških dela vodimo po virih financiranja glede na delež zaposlitve,

- p

odatek o plačnem razredu delavca (z navedbo datuma spremembe),

- p

odatek o delovni dobi,

- p

odatki o deležu zaposlitve,

- p

odatek o mesečnem številu opravljenih ur,

- p

odatek o mesečnem številu ur praznika,

- p

odatek o mesečnem številu ur bolniške odsotnosti (ločeno po vrsti bolniške odsotnosti),

- p

odatek o mesečnem številu ur dopusta (rednega + izrednega),

- p

odatek o mesečnem številu ur službene poti,

- p

odatek o mesečnem številu ur udeležbe na izobraževanju.,

- p

odatek o mesečnem številu ur porodniškega dopusta,

- p

odatek o mesečnem številu nadur, ki se izplačajo,

- p

odatek o mesečnem številu nadur, opravljenih v nedeljo in na dela proste dneve, ki se izplačajo,

- p

odatek o mesečnem izplačilu % delovne uspešnosti iz naslova povečanega obsega dela,

- p

odatek o mesečnem izplačilu % delovne uspešnosti iz naslova tržne dejavnosti,


Stran 29 od 58

- p

odatek o mesečnem izplačilu redne delovne uspešnosti,

- p

odatek o dodatku na izobrazbo,

- p

odatek o dodatku za dvojezičnost,

- p

oložajni dodatek,

- d

odatek za pripravljenost na domu,

- p

odatek o prevoznih stroških (povračilo dnevnih/mesečnih vozovnic),

- p

odatek o kilometrini, ki se delavcu mesečno izplača, ker nima zagotovljene uporabe javnega prevoznega

sredstva,

- p

odatek o mesečnem številu dni prisotnosti na delu delavca,

- p

odatek o mesečnem fondu ur zaposlenega,

- p

odatek o lokaciji dela zaposlenega,

- p

odatek o višini premije dodatnega pokojninskega zavarovanja za javne uslužbence + premije, ki jih

nameni delavec sam,

- p

odatek o izplačilu višine jubilejne nagrade,

- p

odatek o izplačilu solidarnostne pomoči,

- p

odatek o izplačilu odpravnine,

- p

odatek o izplačilu regresa;


Stran 30 od 58

4OBDELAVA, PRIKAZ IN POROČANJE NAD PODATKI KIS IN PLAČE

KIS in plače mora omogočati obdelavo, prikaz in pripravo poročil nad podatki, ki se zbirajo v KIS in plače

tako za posamezno OE (OS in službo na CS).

4.1Priprava in izpis poljubnih poročil in razpoložljivih podatkov

Gre za poročila, ki jih ni mogoče vnaprej definirati in pripraviti. Glede na pričakovano veliko število poročil in

glede na to, da je za pripravo nekaterih od njih potrebna tudi uporaba vrtanja v globino, so v nadaljevanju

podane funkcionalne zahteve, ki jim mora KIS in plače zadoščati. Funkcionalne zahteve za izvedbo analiz in

obdelav podatkov so opredeljene po naslednjih področjih:

poizvedovanje in poročanje,

uporaba in distribucija poročil ter

upravljanje.

Na področju poizvedovanja in poročanja mora KIS in plače omogočati:

- poslovni pogled na podatke oziroma preslikavo med fizičnimi podatkovnimi strukturami v

podatkovni zbirki in uporabnikovim pogledom nanje,

- definicije hierarhij med tabelami zaradi omogočanja vrtanja v globino,

- spletni uporabniški vmesnik za izdelavo poročil,

- vgraditev pogojev, ki uporabniku omogočajo prikaz poročila, izbiro želenih kriterijev (npr.

obdobje, za katerega je poročilo pripravljeno) ter prikaz tako modificiranega poročila,

- več objektov vsebine na enem poročilu (npr. ena ali več tabel, ena ali več navzkrižnih tabel,

morda dodan graf in podobno),

- uporabo različnih vrst grafov v poročilih, pri čemer mora biti nabor vrst grafov usklajen z

naročnikom,

- možnost izdelave različnih predlog poročil; administrator KIS lahko vnaprej pripravi predlogo s

predpisano glavo, barvami, pisavami ter drugimi zahtevanimi elementi; tako pripravljena

predloga se nato uporablja za izdelavo vseh instanc poročila določene vrste,

- možnost natančne izdelave poročil, ki se bodo tiskala. Omogočeno mora biti poljubno

natančno pozicioniranje gradnikov poročila s pomočjo ravnil ter izbira resolucije za tiskanje,

- vnos preprostih formul glede na rezultate poizvedb (npr. seštevanje, odštevanje, množenje,

deljenje, izračun deležev glede na vsoto in podobno),

- izdelavo poročil, ki vsebujejo primerjavo določenih podatkov z istovrstnimi podatki iz prejšnjih

let, oziroma s statistično vsebino (npr. odstotek razlike, letna stopnja rasti in podobno).

Na področju uporabe in distribucije poročil mora KIS in plače omogočati:

- vrtanje v globino na poročilih (»drill-down«),

- izvoz poročil v formate PDF, Excel in XML,

- neposredno tiskanje poročil,

- shranjevanje izdelane instance poročila v arhivu poročil. Tako shranjeno poročilo lahko

pregledujejo tudi drugi uporabniki, skladno s pravicami dostopa,

- prikaz poročil v spletnem uporabniškem vmesniku in

- uporabo spletnega brskalnika za dostop do poročil, za distribucijo poročil, dostop do predlog.

- Tudi na segmentu poročil mora KIS in plače omejevati dostop do podatkov različnim

skupinam uporabnikov v okviru predpisanih pravic dostopa.

- Priprava poslovnega poročila (število zaposlenih po osebah, organizacijskih enotah, v urah;

število upokojitev, število zaposlenih po virih financiranja, itd.).


Stran 31 od 58

- KIS mora omogočati izdelavo letnega kadrovskega načrta in spremljanje realizacije – na

nivoju OS; CS in celotnega Zavoda.

- Poročila interne narave, ki so namenjena vzdrževalcu podatkov, obračunovalcu, javnemu

uslužbencu, podjetju, analitskim in drugim službam. V ta sklop sodijo različna poročila, zbiri o

plačah po delovnih mestih, plačnih razredih, stroškovnih mestih, oddelkih…

Podatki, ki jih za izvedbo delovnih nalog povezanih s to funkcionalnostjo potrebujemo:

- Vsi podatki za pripravo kadrovskega načrta, finančnega načrta in programa dela.- kadrovski načrt

(leto, število novih zaposlenih – v osebah, v urah, število novo zaposlenih v mesecih, število

upokojitev z nadomestnimi zaposlitvami, število upokojitev brez nadomestnih zaposlitev, število

prenehanj z nadomestnimi zaposlitvami, število prenehanj brez nadomestnih zaposlitev, število

zaposlenih na projektih, število zaposlenih, ki nadomeščajo (dč), skupno izvajalcev, pisna

obrazložitev);

- Možnost pregleda in izpisa po vseh parametrih, ki so potrebni za obračun plače (omogočiti

samooblikovanje) za izbrano časovno obdobje v vrtilni tabeli ter možnost nastavitve pred pripravljenih

izpisov.

4.2Prednastavljeni izpisi oz. poročila

4.2.1Za PLAČE

Plačilne liste (tudi za več obdobij)

Obvestilo za dohodnino (redno + povprečenje)

Rekapituacija plač (tudi za več obdobij)

- pregled kumulativnega izplačila po vseh postavkah,

- po davkih in prispevkih,

- po dodatkih in

- po dodatkih in odtegljajih – kontrola z nakazilom za UJP

4.2.2 Za KIS

Izpis stanja zaposlenih:

filter: zaposleni, organizacijska enota,

sortirano po organizacijskih enotah (Območna služba/Centralna služba, Služba/Oddelek/Urad za

delo), število sistemiziranih delovnih mest v organizacijski enoti, skupen seštevek zasedenih

delovnih mest glede na delovni čas (tedensko obveznost) in brez odsotnostih zaposlenih (daljša

bolniška odsotnost ali porodniški dopust) po organizacijski enoti,

skupen seštevek števila zaposlenih po organizacijskih enotah,

podatki o zaposlenih: matična številka, priimek in ime, podatek o odsotnosti (daljša bolniška

odsotnost ali porodniški dopust, starševstvo, invalidnost) z datumom trajanja, raven izobrazbe,

naziv strokovne izobrazbe, šifra delovnega mesta po ZSPJS, naziv delovnega mesta, področje

dela, tarifni razred delovnega mesta, plačni razred osnovni, plačni razred zaposlenega, vrsta

delovnega razmerja (nedoločen ali določen čas), trajanje delovnega razmerja, projekt, trajanje

projekta, delovni čas, zmanjšanje plačnega razreda, dodatek na tuj jezik in akademski naziv;

posebnost: več delovnih mest in deleži na posameznem delovnem mestu.

Pri naslednji izpisih možnost filtra: zaposleni, delovno mesto, področje dela, organizacijska enota,

sortiranje po šifri zaposlenega, po organizacijski enoti, po organizacijski enoti in šifri zaposlenega,

po organizacijski enoti in priimku zaposlenega.


Stran 32 od 58

Pregled delovnih dob:

dodatni pogoj: datum analize,

matična številka, priimek in ime, datum rojstva, starost, delovne dobe l/m/d: predhodne, v zavodu,

druge, skupaj, naziv delovnega mesta, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske

enote.

Seznam jubilejnih nagrad:

dodatni pogoj: jubilejna nagrada v letu, delovna doba v javnem sektorju za izračun (10, 20, 30 let),

matična številka, priimek in ime, let delovne dobe, datum izpolnitve delovne dobe, območna služba

/ centralna služba, naziv organizacijske enote.

Seznam delavcev na več delovnih mestih:

matična številka, priimek in ime, naziv delovnega mesta (prvo, drugo), področje dela, trajanje na

delovnem mestu (datum od – do), število ur na delovnem mestu, območna služba / centralna

služba, naziv organizacijske enote.

Seznam delavcev z delovnim razmerjem za določen čas:

dodatni pogoj: datum od, datum do,

matična številka, priimek in ime, naziv delovnega mesta, datum vstopa, trajanje delovnega

razmerja (datum pogodbe za določen čas), razlog delovnega razmerja za določen čas, zaposleni,

ki ga nadomešča, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote.

Seznam zaposlenih, ki razporejeni na drugo delovno mesto ali področje dela za določen

čas (odredbe )

dodatni pogoj: datum od, datum do, od kje kam

matična številka, priimek in ime, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote.

Seznam zaposlenih, ki razporejeni imajo dogovor o povečanem obsegu dela (odredbe)

dodatni pogoj: datum od, datum do, višina dodatka,

matična številka, priimek in ime, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote,

obdobje, odstotek.

Seznam zaposlenih, ki imajo odredbo o nadurnem delu

dodatni pogoj: datum od, datum do, višina dodatka,

matična številka, priimek in ime, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote,

obdobje, razlog, višina.

Odsotnost zaposlenih – pregled vseh odsotnosti (bolniška, porodniška, starševstvo, redni,

izredni dopusti, neplačane odsotnosti, ipd):

dodatni pogoj: datum od, datum do, tip (vzrok) odsotnosti (več tipov hkrati)

matična številka, priimek in ime, vzrok odsotnosti, začetek in konec odsotnosti, število dni

odsotnosti in število delovnih dni odsotnosti (po posameznem zapisu in skupaj), zaposleni, ki ga

nadomešča, naziv delovnega mesta, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske

enote.

Sprememba pogodbenih določil (razporeditve delavcev v / med OE / med OS; del. čas,

lokacija dela, PR…); IZ PZ tudi kadrovski odmiki, delo na domu:

dodatni pogoj: datum od, datum do (prejšnji – tekoči mesec), tip razporeditve (stalna, začasna);


Stran 33 od 58

sortirano po organizacijskih enotah,

matična številka, priimek in ime, naziv prejšnjega delovnega mesta, prejšnje področje dela, naziv

prejšnje organizacijske enote, prejšnja lokacija dela, prejšnji PR, naziv novega delovnega mesta,

novo področje dela, naziv nove organizacijske enote, datum spremembe od – do, tip razporeditve,

vrsta spremembe…

Napredovanja delavcev:


matična številka, priimek in ime, datum napredovanja, število plačnih razredov napredovanja,

zmanjšanje plačnega razreda, plačni razred delovnega mesta, plačni razred z napredovanji

zaposlenega, naziv delovnega mesta, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske

enote.

Letne ocene za napredovanje delavcev – kandidati za napredovanje:

dodatni pogoj: možnost napredovanja v obdobju datum od - do,

(upoštevati datum zadnjega napredovanja in najmanj 3 letne ocene, ki se jih lahko upošteva pri

napredovanju); osebe, ki še nimajo datuma napredovanja.

matična številka, priimek in ime, datum zadnjega napredovanja, datum vstopa v zavod ocene za

leto, naziv delovnega mesta, področje dela, območna služba / centralna služba, naziv

organizacijske enote; izpis ocen po letih (seštevek?).

Prenehanje delovnega razmerja:


matična številka, priimek in ime, datum prenehanja delovnega razmerja, razlog prenehanja

delovnega razmerja, naziv delovnega mesta, področje dela, območna služba / centralna služba,

naziv organizacijske enote.

Sklenitev delovnega razmerja:

dodatni pogoj: datum od, datum do, vrsta sklenitve (samo nove, vse),

matična številka, priimek in ime, datum vstopa, datum sklenitve delovnega razmerja, vrsta

delovnega razmerja (nedoločen, določen čas), razlog delovnega razmerja, naziv delovnega mesta,

področje dela, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote.

Sodelovanje v delovnih skupinah:

dodatni pogoj: datum od, datum do, naziv delovne skupine,

matična številka, priimek in ime, funkcija v delovni skupini, naziv delovne skupine, trajanje delovne

skupine, nova vključitev/preklic, naziv delovnega mesta, področje dela, območna služba / centralna

služba, naziv organizacijske enote.

Seznam delovnih skupin:

dodatni pogoj: aktivna/neaktivna na dan,

naziv delovne skupine, trajanje od – do, člani: matična številka, priimek in ime, vloga, naziv

delovnega mesta, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote

Pooblastila zaposlenega:

dodatni pogoj: datum od, datum do, vrsta pooblastila (ZUP, UUP, druga), vsa veljavna (podpisana)

pooblastila na dan

matična številka, priimek in ime, številka pooblastila, stalno/začasno, datum trajanja pooblastila,

preklic pooblastila, vrsta pooblastila, vsebina pooblastila, naziv delovnega mesta, območna služba /

centralna služba, naziv organizacijske enote.


Stran 34 od 58

Seznam pooblastil (po vrstah pooblastil: ZUP, UUP, druga):

dodatni pogoj: datum od, datum do, šifrant ZUP, UUP in drugih pooblastil, veljavnost pooblastil

šifra pooblastila, naziv pooblastila, matična številka, priimek in ime, številka pooblastila,

stalno/začasno, datum trajanja pooblastila, preklic pooblastila, naziv delovnega mesta, območna

služba / centralna služba, naziv organizacijske enote.

Seznami uradnih oseb po organizacijskih enotah (po OS, CS):

priimek in ime, naziv delovnega mesta, organizacijska enota, področje dela, vrsta pooblastila: za

vodenje, za odločanje, za vodenje in odločanje.

Pregled zaposlenih o koriščenju dopusta:


matična številka, priimek in ime, določitev dopusta: iz preteklega leta, tekočega leta, sorazmerni del

dopusta, študijski dopust; izkoriščen dopust v obdobju: v tekočem letu, študijskega dopusta, izredni

dopust plačani / neizplačani; naziv delovnega mesta, območna služba / centralna služba, naziv

organizacijske enote.

Seznam kandidatov za zdravniški pregled:

dodatni pogoj: datum ponovnega pregleda od – do

matična številka, priimek in ime, datum zadnjega pregleda, perioda pregleda, naziv delovnega

mesta, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote.

Seznam zaposlenih usposobljenih za ZVD (prva pomoč, začetno gašenje in evakuacija,

požarna varnost,..) po lokacijah dela:

dodatni pogoj: datum usposabljanja, lokacija dela zaposlenega

matična številka, priimek in ime, datum zadnjega usposabljanja, naslednje usposabljanje (na 5, 3

ali 6 let), območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote.

Seznam dodeljene osebne varovalne opreme:

dodatni pogoj: datum dodelitve, seznam osebne varovalne opreme

matična številka, priimek in ime, datum dodelitve opreme, seznam opreme, rok trajanja.

Seznam zasedenih sistemiziranih delovnih mest po posameznih lokacijah:

dodatni pogoj: ločiti eno ali več lokacij

organizacijska enota, naziv delovnega mesta, šifra lokacije, naslov lokacije, število zasedenih

delovnih mest.

Seznam projektov:

dodatni pogoj: datum od, datum do, projekt,

sortiranje po projektih: da/ne,

matična številka, priimek in ime, na projektu od – do, ure na projektu, ur tedenske obveznosti, naziv

delovnega mesta, območna služba / centralna služba, naziv organizacijske enote.

Načrt signirnih znakov po uporabnikih:

dodatni pogoji: aktivnost na dan, aktivnost (zasedeni, nezasedeni, vsi),

sortiranje po organizacijski enoti/projektu, zasedenosti/nezasedenosti, aktivnosti,

signirni znak, naziv delovnega mesta, matična številka, priimek in ime.

Delo izven Zavoda na podlagi soglasja (tudi sodniki porotniki):


Stran 35 od 58

matična številka, priimek in ime, naziv delovnega mesta, območna služba / centralna služba, naziv

organizacijske enote, soglasje od – do, razlog (šifrant).

Letni razgovori:

pregled predlogov za razvoj kariere; predlogov izboljšav zaposlenih; DPP (usklajeno: da/ne).

Seznam izobraževanj

lista prisotnosti; po zaposlenih (prijava, udeležba; op. zaposleni za vodenje LR po pooblastilu), po

OE, po tipu izobraževanja).

Seznam opravljenih strokovnih izpitov:

(po zaposlenih, po nazivu strokovnega izpita, datum opravljenega strokovnega izpita).

Seznam priznanj v ZRSZ:

(po zaposlenih, po vrsti priznanj, datum podelitve).

Seznami dogovorov in sklepov:

vrsta dogovora (šifrant?): po organizacijski enoti; datum vročitve; datum podpisa): tožba (vložena

dne, sodba…).

ČAROVNIK IZPISOV PO ZAPOSLENIH – TABELARIČNI PRIKAZ

Nabor podatkov: (navedeni v poglavju 3.).

Izpisi po strukturi / organigram:

Pri naslednji izpisih možnost filtra: delovno mesto, področje dela, organizacijska enota.

Organizacijska struktura oz. organigram:

dodatni pogoj: veljavnost na dan, zasedenost / nezasedenost / vsi, delovno mesto, področje dela,

organizacijska enota,

sortiranje po organizacijski enoti/področju dela/projektu, zasedeno/nezasedeno, matična številka,

priimek in ime.

Pregled delovnih mest (katalog delovnih mest):

dodatni pogoj: veljavnost na dan

(osnovni podatki o delovnem mestu; število delovnih mest).

Načrt signirnih znakov:

dodatni pogoji: aktivnost, veljavnost / v mirovanju na dan,

sortiranje po organizacijski enoti/projektu, zasedenosti/nezasedenosti, aktivnosti,

signirni znak, naziv delovnega mesta.

4.3Izpisi v Word (integracija z EDS)

Pri naslednji izpisih možnost filtra: zaposleni, delovno mesto, področje dela, organizacijska enota:

- Pogodba o zaposlitvi


Stran 36 od 58

- Aneks k pogodbi o zaposlitvi

- Obvestilo o dopustu

- Obvestilo o plačani odsotnosti zaradi osebnih okoliščin

- Obvestilo o plačani odsotnosti zaradi izobraževanja v lastnem interesu

- Sporazum o prenehanju pogodbe o zaposlitvi : sporazumno

- Sporazum o prenehanju pogodbe o zaposlitvi: upokojitve

- Sklep o imenovanju delovne skupine

- Sklep o spremembi v imenovanju delovne skupine

- ZUP pooblastilo

- Preklic ZUP pooblastila

- UUP pooblastilo

- Preklic UUP pooblastila

- Drugo pooblastilo

- Preklic drugega pooblastila

- (izobraževanje)

- Sklep o nadurnem delu

- Sklep o povečanem obsegu dela

- Osebna mapa zaposlenega

- Objava seznama uradnih oseb po ZUP

- Zapisniki o odpiranju vlog in primopredajni zapisnik (samo za redno zaposlene)

- Izjavo o izročitvi kopije M1

- Obvestilo o prenehanju pogodbe za določen čas

- Izpis za solidarnostno pomoč

- Izpis jubilejnih nagrad

- Odpravnine ob upokojitvi

- Prenehanje po samem zakonu (smrt, invalidi)

- Imenovanje komisije za poskusno delo

- Spremljanje in ocena poskusnega dela

- Potrdilo o prejemu delovne knjižice

- Obvestila o nepravilnosti

- Dogovori o vračilu preveč izplačane plače

- Sklep o povračilu premalo izplačane plače

- Informacija o kadrovski spremembi (obrazec) ?

- Vprašalnik ob zaposlitvi v ZRSZ

- Primopredajni zapisnik ob odhodu oz premestitvi

- Odredba o izobraževanju (za zaposlene na projektu tudi logotip)

- Vabilo na izobraževanje (interna)

- Vabilo na strokovni izpit

- Potrdilo o izobraževanju

- Potrdilo o strokovnem izpitu

- Sklep o kadrovskem odmiku

- Interni obrazec: ZUP pooblastilo glede delovno področje in delovno mesto, ki ga javni uslužbenec

zaseda

ČAROVNIK ZA IZPISE V WORD/EXCEL:

Možnost izdelave predloge (dopis, izpis, poročilo ipd.):

- izbira podatkov za izvoz na predlogo (nabor podatkov za izvoz enak kot v čarovniku izpisov)

- dodatni pogoji za izpis predloge: zaposleni, delovno mesto, področje dela, organizacijska enota

- shranitev kreiranih predlog


Stran 37 od 58

Preglednice / tabele

Število delavcev v ZRSZ – po OS/CS glede na sklenjena delovna razmerja

dodatni pogoj: stanje na dan

sortirano po območnih službah / centralni službi, glede na delovno razmerje in razlog, glede na

sklenjene pogodbe, glede na delovni čas, skupaj v organizacijski enoti – po sklenjenih

pogodbah,po delovnem lasu, število porodniških, število daljših bolniških odsotnosti, število

invalidov

Spremljanje izvajanja kadrovskega načrta

(po Pravilniku o vsebini in postopkih za pripravo in predložitev kadrovskih načrtov, Ur.l. št. 60/06)

ČAROVNIK ZA PREGLEDNICE / STATISTIKO

dodatni pogoji (filter): delovno mesto, področje dela, organizacijska


Stran 38 od 58

5OSTALE ZAHTEVE

5.1 Uporabnost

KIS in plače mora zagotavljati enostavno (intuitivno) uporabo funkcionalnosti. Kjerkoli je to izvedljivo, mora

uporabniku ponuditi takojšen odziv (angl. real time response) in biti čim bolj prilagojen učinkoviti

uporabi (čim manjše število korakov za izvedbo določenega postopka, čim hitrejši dostop do kakovostnih

informacij…).

Ključna zahteva glede funkcionalnosti uporabniškega vmesnika je enostavnost uporabe, hitra odzivnost in

podpora brskalniku. Med drugim mora uporabniški vmesnik slediti naslednjim smernicam:

- Ustrezno segmentiranje in zaporedje vnosnih form, ki uporabniku dajeta jasno informacijo glede

statusa in procesa zajema podatkov.

- Uporaba samoizpolnjevanja ali izbire možnih vrednosti, kjer je to le mogoče.

- Vnos podatkov na enem mestu, ponovna uporaba podatkov, ki so že zajeti v KIS in plače.

- Pregledna zasnova strani, ki zagotavlja enostavnost in preglednost.

- Dvosmerna komunikacija z uporabnikom, kjer so na enoten način uporabljeni elementi, kot so

sporočila, napake, obvestila o napredku obdelave in podobno.

- Skupno delo več uporabnikov na enem zapisu.

Uporabniški vmesnik KIS in plače za zajem podatkov je uporabniku prijazen in omogoča:

- kjer je to mogoče (in ne moti funkcionalnosti), oznake polj vsebujejo kratka navodila za vnašanje

(npr. datum podpisa pogodbe o zaposlitvi),

- z namenom zmanjševanja napak pri vnosu podatkov se morajo ti v največji meri samodejno

preverjati (npr. format zapisa podatka),

- polje z napačnim vnosom se vidno označi, ob napaki se izpišejo smiselna navodila,

- kjer je ustrezno, je stanje uporabnika v postopkih prikazano z grafičnim lokatorjem,

- forma za vnos se napolni z vsemi podatki, ki jih orodje lahko smiselno ponudi (tudi, če to ni edina

možnost – je pa najbolj verjetna). Ta polja oz. podatki v njih so vizualno drugačni od ostalih.

KIS in plače se vidno odziva na uporabnikove akcije. Vsaka akcija povzroči vidno (logično in

prepoznavno) spremembo na uporabniškem vmesniku. Ko orodje ni odzivno, uporabniku to vidno prikaže

(sprememba kurzorja, prikaz poteka postopka...). Pomoč je uporabniku dosegljiva na mestu, kjer jo le-ta

dejansko potrebuje (pomensko povedni naslovi polj/tabele, namigi/tooltipi, baloni, pop-up okna...).

Velikost in podoba črk je prilagojena dobri vidljivosti in berljivosti:

- predlagan je črkopis s šumniki (Arial),

- sistem mora podpirati vnos, prikazovanje in tiskanje vseh znakov po standardnem naboru za

lokalno okolje (dvojezično okolje),

- sistem mora imeti možnost povečevanja in pomanjševanja velikosti besedila,

- sistem mora vsebovati funkcionalnosti za prilagoditev prikazane vsebine tiskanju.

Delo na vnosni formi je prilagojeno delu s tipkovnico:

- standardno delovanje ključnih tipk,

- smiselno prehajanje med polji (tipka Tab),

- smiselno fokusiranje na ukazne gumbe (delovanje tipke Enter) in

- smiselna navigacija (tipke za listanje, puščice, Esc...).

KIS in plače vsebuje več vrst spletnih strani:


Stran 39 od 58

- Orodje ima več vrst strani, ki se ločijo po izgledu in delovanju:

glavne strani – strani prek celotnega okna aplikacije,

pomožne strani – kot pojavna (pop-up) okna,

izbirne strani – šifranti in

pogovorna okna (dialog box) – nastavitve, opozorila...

- Orodje ima več vrst strani, ki se ločijo po vsebini in opremljenosti z orodji:

osnovna stran s preglednico podatkov,

forma za vnos, urejanje, pregledovanje podatkov,

pogovorna/obvestilna okna.

- Modul, dostopen uporabnikom s posebnimi pravicami (skrbniki), se vizualno razlikuje od

orodja za ostale uporabnike.

V primeru namestitve aplikacije na strojni opremi naročnika se zahteva, da uporabniki do aplikacije

dostopajo preko namenskega vmesnika, za nekatere funkcionalnosti pa bodo zahtevani dostopi z uporabo

spletnih brskalnikov.

5.2Razpoložljivost

Razpoložljivost in nekatere ostale karakteristike KIS in plače so zahtevane glede na zahtevano

razpoložljivost posameznih funkcionalnosti sistema.

Redne posodobitve in tehnične izboljšave morajo biti praviloma izvedene tako, da to ne pomeni

nedelovanja KIS znotraj opredeljenega delovnega časa naročnika. Nadgranje aplikacije izvaja tehnični

skrbnik aplikacije iz Službe za informatiko ZRSZ po navodilih izvajalca. Nove verzije aplikacij in navodli za

namestitev se odlagajo na skupno dogovorjeno mesto.

Če se nedelovanju ni mogoče izogniti, mora biti vsaka načrtovana prekinitev delovanja (zaradi npr. nujnih

popravkov programske opreme, nadgradenj in drugih nujnih del) naročniku sporočena najmanj tri (3)

delovne dni pred dejansko prekinitvijo.

5.3Zanesljivost

Zaradi zahteve po točnosti podatkov, ki se bodo uporabljali v okviru KIS in plače, je treba zagotoviti

zanesljivost sistema in njegovih podatkov. V okviru zagotavljanja zanesljivosti je treba zagotoviti več

varnostnih in kontrolnih mehanizmov, ki bodo omogočali, da so podatki, ki jih uporabnik zahteva, celoviti,

točni in odražajo stanje uporabnikovih zahtev.

Zanesljivost delovanja z vidika uporabnika (točke vnosa podatkov) pri vnosih podatkov mora biti

zagotovljena z vgrajenimi kontrolami, ki v najvišji meri onemogočajo nepravilen vnos (predvsem morajo

biti zagotovljene na nivoju občutljivih podatkov):

vnos podatkov preko šifrantov, kjer je to mogoče in smiselno,

preverjanje dolžin polj, podatkovnega tipa in formata podatka,

vključitev drugih kontrol (npr. predvideni datum prihoda ne sme biti manjši kot današnji datum) in

odstranjevanje odvečnih presledkov na začetku in koncu polja.

Visoko zanesljivost je treba zagotoviti tudi na nivoju prenosa podatkov. V okviru prenosa podatkov mora

biti zagotovljeno preverjanje celovitosti podatkov (Data Integrity Verification) s funkcijo samodejnega

obnavljanja in preprečevanja podvajanja podatkov.

5.4Zmogljivost


Stran 40 od 58

KIS in plače mora:

- zagotavljati nemoteno delovanje in izvajanje funkcionalnosti vsem končnim uporabnikom,

- zagotavljati nemoteno izmenjavo podatkov z drugimi informacijskimi sistemi, kot je opredeljeno v

funkcionalnih zahtevah,

- odzivni čas uporabniškega vmesnika KIS in plače za zajem podatkov oz. čas od zahtevka

brskalnika http(s) do celotnega prikaza strani tudi ob maksimalni predvideni obremenitvi ne sme biti

nad 3 s,

- odzivni čas uporabniškega vmesnika KIS in plače za pregled podatkov in prikaz poročil bo

natančno opredeljen v okviru aktivnosti analize in specifikacije zahtev končne rešitve. Zahteva

naročnika je, da se v okviru aktivnosti analize in specifikacije zahtev opredeli in uskladi tipe vpogleda

v podatke in tipe poročil, način njihove priprave (preko spletnega vmesnika, asinhrona priprava

poročil v ozadju, predpriprava poročil itd.) ter zahtevane odzivne čase za posamezno kategorijo. Pri

tem mora izvajalec zagotoviti takšne odzivne čase za pripravo vpogledov v podatke in poročila, da

bodo omogočali zadovoljivo uporabniško izkušnjo.

V primeru, da izvajalec zahtevanih odzivnih časov ne more doseči, mora identificirati vzrok, ki ga bo

obravnaval skupaj z naročnikom. V primeru, da vzrok za performančne težave ne izvira iz drugih sistemov

(ki se npr. odzivajo prepočasi pri izmenjavi podatkov itd.), bo moral le-tega odpraviti.

5.5Nadgradljivost

KIS in plače mora biti zasnovan na način, ki bo omogočal enostavno (tehnološko nezahtevno) in hitro

izvajanje nadgradenj sistema. Arhitekturna in tehnična zasnova morata omogočati dovolj enostavno

dodajanje novih sklopov funkcionalnosti, modulov oziroma rešitev, ki bi izhajale iz naslova novih potreb

oziroma zahtev naročnika.

Pričakovan odziv izvajalca za nadgradnjo aplikacije je v začetni fazi (zahtevek za nadgradnjo) v roku 3

delovni dni. Naročnik in izvajalec se bosta dogovorila za rok izvedbe, glede na obseg posameznega

naročila, vendar pa rok izvedbe ne sme biti daljši od 30 delovnih dni.

5.6Skalabilnost

Glede na to, da bo KIS že v začetku uporabljalo večje število uporabnikov (oziroma drugih odjemalcev),

katerih število se bo v prihodnosti povečevalo, mora biti le-ta prilagojen na način, ki bo omogočal

enostavno povečevanje zahteve po številu uporabnikov. Povečevanje števila uporabnikov oziroma drugih

odjemalcev v okviru delovanja KIS ne sme vplivati na poslabšanje zmogljivost sistema.

5.7Varnost

KIS in plače mora biti izdelan z upoštevanjem vseh dobrih praks, ki zagotavljajo zahtevano stopnjo

informacijske varnosti.

Upravljanje z uporabniki in nastavljanje njihovih pravic mora biti rešeno centralno -– skupna tabela pravic

informacijskega sistema Zavoda.

Za vsakega uporabnika KIS bodo določeni nivo in pravice dostopa do podatkov in funkcionalnosti.

Vsak uporabnik ima lahko le toliko pravic, kot jih res potrebuje. KIS in plače mora zagotoviti naslednje

varnostne mehanizme:

- varnostne stopnje:

za posamezne uporabnike z različnimi pravicami dostopa,

za skupine uporabnikov z različnimi pravicami dostopa in

za administratorje,

- pravice do dostopa in nadzor nad dostopi za transakcije (npr. uvoz podatkov…),


Stran 41 od 58

- beleženje vseh dostopov do opredeljenih podatkov v zbirki,

- avtorizacijo uporabnika.

KIS mora zagotavljati poročanje o vseh avtoriziranih dostopih do osebnih podatkov:

- Zagotovljena mora biti nedvoumna identifikacija uporabnika ter beleženje vseh dostopov v skladu

z določbami ZVOP.

- Zaradi kasnejšega ugotavljanja morebitnih zlorab je za vsako spremembo pravic za vsakega

uporabnika ter za vsak dostop do podatkov visokega razreda varnostnih zahtev s strani uporabnikov

potrebno voditi natančno evidenco -> revizijske sledi.

- Revizijske sledi morajo biti po vsebini, hrambi in sistemu nadzora (skupaj z varnostno shemo in

povezanimi postopki) ustrezne, tako da zdržijo kot dokazni material pred pravosodnimi organi. Pri tem

mora uporabljati servis za beleženje vpogledov v osebne podatke AppAuditService.

Za podatke visokega razreda varnostnih zahtev mora KIS beležiti:

- kdo je dostopal do podatkov,

- kdaj je dostopal do podatkov,

- na kakšni podlagi in

- za kateri namen ter

- ostale podatke, ki so razvidni iz strukture tabele AppAudit.

Za določene podatke (osebni podatki in podatki iz delovnega razmerja zaposlenega in podatki, ki vplivajo na

obračun plače) je potrebno zagotavljati beleženje sprememb podatkov. Zaželeno je, da je pregled le teh mogoč

tudi prek aplikacije.

Na maskah, ki vsebujejo osebne podatke, se mora izpisati obvestilo, da se obdelujejo osebni podatki in kateri.

5.8Usposabljanje uporabnikov

V okviru aktivnosti usposabljanja ključnih uporabnikov mora izvajalec usposobiti ključne uporabnike

naročnika za uporabo sistema. Usposabljanja morajo biti izvedena v obliki delavnic oziroma predstavitev.

Usposabljanja se izvajajo tudi za novo zaposlene na tem področju.

Po izvedenem usposabljanju morajo biti udeleženci usposabljanja, ne glede na tip uporabnika, sposobni

samostojno uporabljati posamezne funkcionalnosti sistema, ki so bile predmet usposabljanja.

Tako pripravo okolja na infrastrukturi upravljavca infrastrukture KIS in plače kot tudi dokumentacijo za

usposabljanje končnih uporabnikov in skrbnikov sistema, ki mora zajemati celovito gradivo, potrebno za

obvladovanje snovi za izvedbo usposabljanj, zagotovi izvajalec.

5.9Zahteve glede nadzora delovanja KIS

KIS in plače mora omogočati nadzor delovanja posameznih delov sistema. Omogočene naj bodo

funkcionalnosti nadzora tako za tehnične kot za vsebinske administratorje KIS in plače. Namen nadzora je

spremljanje delovanja, alarmiranje in zgodnje obveščanje ter hitra identifikacija težav.

Celovita informacija o statusu delovanja celotnega KIS in plače mora biti vsebinskim administratorjem

KIS dosegljiva preko uporabniškega vmesnika, prav tako mora biti sistem za nadzor sposoben

alarmiranja in opozarjanja (grafično preko vmesnika, preko elektronske pošte, preko sms).


Stran 42 od 58

Nadzor delovanja mora omogočati hranjenje, analizo in pregled zbranih podatkov o razpoložljivosti

čez čas (npr. podatki o nedelovanju po delih sistema preko leta, trend odzivnosti sistema…).

KIS in plače mora omogočati varno revizijsko sled, ki zagotavlja sledenje in beleženje dostopov in

aktivnosti uporabnikov na podatkih. KIS mora zapisovati revizijsko sled v začasno bazo zato, da ne

upočasni ostalih delovnih procesov.

5.10 Skrbniški modul

Skrbniški modul KIS administratorjem KIS zagotavlja enostavno in kakovostno upravljanje.

Skrbniški modul KIS mora omogočati naslednje funkcionalnosti:

- Upravljanje s šifranti:

Vnos, spreminjanje in brisanje vrednosti v šifrantih.

Uvoz in izvoz vrednosti šifrantov.

- Upravljanje z vlogami

Vnos novih vlog, urejanje vlog ter ukinitev vlog. Omogočati mora status aktivna (veljavna)

vloga in pasivna (deaktivirana) vloga.

- Upravljanje s kontrolami podatkov.

- Ostalo:

Izvajanje sistemskih nastavitev.

Upravljanje s sistemskimi in nesistemskimi dogodki oz. dnevniki.

Pregledovanje in spreminjanje parametrov aplikacije.

Izvoz vseh nastavljivih vrednosti parametrov aplikacije v Excel.

Upravljanje vseh obdelav.

Skrbniški modul KIS in plače mora omogočati upravljanje lastnih šifrantov, klasifikacij in seznamov. Prek

njega bo mogoč vpogled in urejanje šifrantov, klasifikacij in seznamov. Urejanje šifrantov mora biti na voljo

prek uporabniškega vmesnika skrbniškega modula.

Zaradi občutljivosti podatkov morajo biti vse akcije urejanja (dodajanje, brisanje, popravljanje...)

nadzorovane s sistemom uporabniških pravic, prav tako se bodo beležile vse revizijske sledi dostopov in

urejanja.

Poleg možnosti urejanja šifrantov mora biti omogočen izvoz šifrantov v datoteko (oblika datoteke vsaj

Excel in XML). Skrbniški modul mora v zvezi z upravljanjem s šifranti zagotavljati:

- Urejanje šifrantov prek grafičnega vmesnika, ki mora biti razumljivo vsebinskemu administratorju

KIS, saj bo upravljanje vsebinskih šifrantov v njegovi pristojnosti.

- Časovno veljavnost zapisa v šifrantih - Journaling šifrantov.

- Skrbnikom KIS izpis posameznega ali vseh šifrantov v Excelu, skupaj z zgodovino sprememb

zapisov:

- veljavnostjo posameznega aktivnega ali pasivnega zapisa v šifrantih.

- Masovni uvoz, masovno brisanje, uvoz nove skupine šifrantov ali posameznega šifranta. Uvoz

šifranta mora biti omogočen iz datotek formatov Excel in XML.

Upravljanje z uporabniškimi pravicami mora biti izvedeno z uporabo uporabniških vlog, ki določajo

vsebinske in dostopne pravice za delo.

Skrbniški modul mora tehničnemu skrbniku KIS omogočiti upravljanje s kontrolami podatkov. Prek

uporabniškega vmesnika mora tehnični skrbnik imeti možnost dodajanja novih kontrol podatkov, njihove


Stran 43 od 58

deaktivacije in ponovne aktivacije. Deaktivacija pomeni, da je kontrola vnesena, vendar se ne izvaja. KIS

in plače mora beležiti izvedbo vsake kontrole in njene rezultate. Tehnični skrbnik KIS in plače mora imeti

preko uporabniškega vmesnika vpogled v izvedbe in rezultate posameznih kontrol.


Stran 44 od 58

6SEZNAM ŠIFRANTOV – SPLOŠNIH IN LASTNIH

Moduli aplikacije KIS in plače morajo uporabljati skupne šifrante, vsak poslovni dogodek se mora vnašati

samo enkrat. Kjer je mogoče in je smiselno, se je potrebno navezovati na skupne šifrante informacijskega

sistema ZRSZ.

6.1Opis skupnih šifrantov aplikacij kadrovska evidence in plače ter aplikacij

glavna knjiga in potni nalogi

Šifranti s spodnjega seznama, ki so podčrtani, se uporabljajo tudi v ostalih aplikacij Zavoda, zato je zaželeno,

da se pri postavitvi novega sistema za podporo kadrovski dejavnosti in obračunu plač zagotovi enotna

struktura podatkov, kot velja za skupne šifrante IS Zavoda, kjer je to smiselno in mogoče.

6.2 Seznam skupnih šifrantov,

ki se trenutno ažurirajo prek aplikacije kadrovska evidenca in se uporabljajo v aplikacijah kadrovska evidenca,

glavna knjiga, potni nalogi, osnovna sredstva, direktorski informacijski sistem in materialno poslovanje so:

- Države

- Naslovniki za plače

- Organizacijske enote

- Partnerji (ažuriranje prek GK oz. avtomatsko s podatki iz Ajpesa – job)

- Pošte

- Pošte tujina

- Lokacije (v tabeli skupnih šifrantov sif_org)

- Področja dela (v tabeli skupnih šifrantov sif_org)

- Upravne enote (v tabeli skupnih šifrantov nsl)

- Stroškovna mesta – se ne bo več uporabljal (le zaradi prenosa podatkov)

- Občine (v tabeli skupnih šifrantov nsl) (šifrant občin za Z630 del poslovnega subjekta predstavlja

ožjo organizacijsko enoto proračunskega uporabnika. Gre za desetmestno matično številko dela

poslovnega subjekta, kjer zaposleni dejansko opravlja delo. Če zaposlena oseba dela na sedežu

proračunskega uporabnika ali pa v primeru, ko proračunski uporabnik nima enot v sestavi, izraz

vsebuje deset mestno matično številko proračunskega uporabnika. Del poslovnega subjekta mora biti

registriran pri registrskem organu. Podatek se nanaša na nivo delovnega mesta.

- Šifrant virov financiranja kateri mora biti nadgrajen s šiframi za potrebe poročanja IS-PAP

(Z621,Z624)

- Davčni urad (v tabeli skupnih šifrantov nsl)

- Območne enote ZZZS (v tabeli skupnih šifrantov nsl) –se ne bo več uporabljal

- Poklicna in strokovna izobrazba - se ne uporablja več; vse nadomesti s KLASIUSom (SRV-P;

SRV-S)

- Standardna klasifikacija poklicev (v tabeli skupnih šifrantov sif_skup)

- Dodatna strokovna znanja in izobraževanja (v tabeli skupnih šifrantov sif_skup)

- Seznam virov financiranja iz aplikacije PNS (ažuriranje prek GK – atrib_s)

- Zaposleni

- Šifrant podpisnikov (v tabeli skupnih šifrantov sif_skup)

- Kontni plan (ažuriranje oz. vir podatkov je GK)

6.3Lastni šifranti aplikacije


Stran 45 od 58

6.3.1Seznam lastnih šifrantov aplikacije KIS

Šifranti v modulu Delovna mesta:

Tarifni razredi

Plačilni razredi (z vrednostmi)

Organizacijski predpisi – se ne uporablja

Opis del in nalog (nov šifrant v povezavi s signirnim načrtom)

Seznam delovnih mest ZRSZ (72 DM)

Delovna mesta s področjem dela

Načrt signirnih znakov

Projekti (za potrebe načrta signirnih znakov)

Šifranti v modulu Kadrovska opravila:

Vloga v delovnih skupinah

Projekti in delovne skupine (v tabeli skupnih šifrantov sif_skup)

Kriteriji napredovanja

Program

Delodajalec

Šifranti v modulu Pooblastila:

ZUP pooblastila

UUP pooblastila

Druga pooblastila

Evidence drugih organov (naziv organa, naziv evidence/registra)

Šifranti v modulu Izobraževanja:

Predavatelji

Izobraževalne institucije

Oblika programa (v tabeli skupnih šifrantov sif_skup)

Kompetence

Šifranti v modulu Mednarodno sodelovanje:

mednarodni projekti

inštitucija

delovne skupine – mednarodno sodelovanje

področje sodelovanja/vloga udeleženca

Šifranti v modulu Razvoj kadrov – letni razgovori

šifrant za skupine zaposlenih glede na kompetence: vodje, svetovalci, podporne službe (šifra je

aktivna ali neaktivna), možnost dodajanja šifre), skupino glede na kompetence, v katero sodi

zaposleni, določi vodja,

šifrant razvoj kariere,

šifrant predlogi zaposlenega/izboljšave.

Šifranti v modulu Varnost pri delu in zdravniški pregledi:

šifrant evidenc s področja varnosti pri delu,

šifrant osebne varovalne opreme

šifrant izobraževanj s področja varnosti pri delu in zdravja na delovnem mestu (je že v modulu

Izobraževanja)

šifrant delovnih mest po lokacijah


Stran 46 od 58

6.3.2Seznam lastnih šifrantov aplikacije plače:

- Tipi postavk

- Tipi dodatkov/odtegljajev

- Banke (v tabeli skupnih šifrantov nsl; v povezavi s šifrantom poslovnih subjektov, ki se dnevno

ažurira s podatki iz AJPESa)

- Kreditorji (v tabeli skupnih šifrantov nsl; v povezavi s šifrantom poslovnih subjektov, ki se dnevno

ažurira s podatki iz AJPESa)

- Kreditorji (v tabeli skupnih šifrantov nsl)

- Krajevne skupnosti (v tabeli skupnih šifrantov nsl)

- Delovna mesta ZSPJS

- Koda namena (ažuriranje oz. vir podatkov je GK)

- Davki in prispevki

- Krediti (seznam kreditov po osebah)

- Temeljnice (pravila za prenos obračunanih in izplačanih podatkov o stroških dela po tipih postavk

in po kontih za prenos v glavno knjigo in prenos zaposlenih po virih financiranja v glavno knjigo)

- Vrste izplačil po ZSPJS

- Prevozi

- Šifrant premije KDPZ

Skupne šifrante, ki se ažurirajo prek obstoječe aplikacije KIS in plače uporabljajo naslednje aplikacije:

-Aplikacija Glavna knjiga (šifranti, ki so lastni aplikaciji glavna knjiga niso navedeni): Pošte; Države;

Organizacijske enote; Atributi (Seznam virov financiranja iz aplikacije PNS); Partnerji; Zaposleni; Kontni plan;

Koda namena; Šifra izobraževanja;

-Aplikacija Potni nalogi (šifranti, ki so lastni aplikaciji potni nalogi niso navedeni):

Pošte; Države; Organizacijske enote; Atributi (Seznam virov financiranja iz aplikacije PNS); Partnerji;

Zaposleni;

-Aplikacija Osnovna sredstva (šifranti, ki so lastni aplikaciji osnovna sredstva niso navedeni):

Organizacijske enote; Partnerji; Atributi (Seznam virov financiranja iz aplikacije PNS);


Stran 47 od 58

7PRENOS PODATKOV IZ OBSTOJEČEGA SISTEMA V KIS IN PLAČE

Zahtevamo prenos vseh podatkov, ki jih imamo že v obstoječi aplikaciji KIS in plače in so potrebni za

delovanje funkcionalnosti nove aplikacije KIS in plače.

Podatki se obdelujejo na strežniku z operacijskim sistemom Windows Server 2012 R2 Standard Edition 64 bit

in verzijo podatkovnega strežnika MS SQL 2008 R2 Standard Edition 64 bit SP3.


Stran 48 od 58

8INTEGRACIJA APLIKACIJE KIS IN PLAČE Z DRUGIMI APLIKACIJAMI V ZRSZ

8.1Opis obstoječih povezav aplikacije kadrovska evidenca in aplikacije plače

z ostalim informacijskim sistemom Zavoda

Obstoječi aplikacija kadrovska evidenca in plače sta nameščeni na istem podatkovnem strežniku in

uporabljata isto bazo podatkov s tabelami šifrantov (SIFR_D). Opis skupnih šifrantov in šifrantov, ki so lastni

posamezni aplikaciji, so opisani v poglavju 6.

Poleg tega pa se aplikaciji povezujeta še z naslednjimi informacijskimi sistemi Zavoda:

- Aplikacija KIS zagotavlja podatke za dodajanje/brisanje in osveževanje domenskih uporabnikov in

za vzdrževanje uporabnikov po številnih bazah, kjer so nanje vezana pravila za uporabo aplikacij, za

črpanje podpisnikov in podpisov.

- Aplikacija plače in kadrovska evidenca se povezujeta z dokumentnim sistemom EDS-GC:

iz aplikacije plače se prenašajo plačni dokumenti (Plača, Regres, Regres po sodni odločbi,

Odpravnina, Poračun plače, Poračun plače po sodni odločbi);

iz aplikacija kadrovska evidenca – modul izobraževanje in modul strokovni izpiti pa se prenašajo

vabila/odredbe na izobraževanja in potrdila o opravljenem izobraževanju oz. strokovnem izpitu.

- Aplikacija plače in kadrovska evidenca za prijavo v aplikacijo uporablja web servis IAS.

- Aplikacija plače se povezuje z računovodskim IS - aplikacijo glavna knjiga. Iz aplikacije plače se

prenaša temeljnica s podatki o obračunanih plačah za vse zaposlene za mesec. Na temeljnico se

zapišejo naslednji podatki: konti, številke dokumentov, zneski, atribut Vir financiranja, opis, datum,

atribut Organizacijska enota in atribut Stroški. Pri analitičnih zapisih se zapiše še davčna številka

zaposlenega in atribut Zaposleni. Zbirno se prenašajo stroški in obveznosti za davke, prispevke,

prevoz, prehrano, kredite in članarine. Analitično (po posameznih zaposlenih) se prenašajo terjatve

za refundacije in obveznosti za odpravnine, solidarnostne pomoči in jubilejne nagrade. Po atributu Vir

financiranja ločeno evidentiramo stroške projektov.

- Aplikacija plače se povezuje z aplikacijo potni nalogi (prenos podatkov v plače v meni

Dodatki/odtegljaji).

- Aplikacija Time&Space-modul PIF zagotavlja podatke za obračun osebnih dohodkov zaposlenih

(število ur rednega dela, dopusta, bolniških odsotnosti…, števila dni za malico, prevoz…). Prenos se

izvede z export/import podatkov iz txt datoteke.

8.2Seznam nekaterih obstoječih pogledov (view) v podatke kadrovske

evidence (SIFR_D, KE_D) za potrebe ostalega informacijskega sistema

Zavoda in seznam obstoječih prenosnih postopkov:

- vAssistLokacija - pogled v šifrant lokacij za potrebe sistema za prijavljanje napak uporabnikov

RcgAssist

- vObmocnesluzbe – pogled v šifrant organizacijskih enot za potrebe objave organizacijskih enot

na internetu

- vSifZaposleni – pogled v podatke zaposlenih za potrebe aplikacije telefonski imenik


Stran 49 od 58

- vZaposleniZRSZTemp – pogled v podatke zaposlenih za polnjenje tabela zaposleni ZRSZ, ki je

osnova za kreiranje uporabniškega imena (AD) in ažuriranje domenskih uporabnikov (novi zaposleni,

spremembe, prekinitve), avtomatsko uvršanje uporabnika v domenske skupine…

- vEDSSifIzobrazevanj – pogled v seznam izobraževanj za potrebe sistema EDS, pri kreiranju

potnega naloga – izobraževanje

Seznam obstoječih prenosnih postopkov (job-i) med aplikacijami kadrovska evidenca in ostalim IS Zavoda, ki

morajo biti zagotovljeni tudi ob postavitvi novega sistema KIS in plače:

Opravila Opomba

Sinhronizacija subjektov iz CSSQLESS in CSSQLRKM

na EDS

Zajem/ažuriranje podatkov o zaposlenih iz

CSSQLRKM..SIFR_D na EDS za

sinhronizacijo podatkov o zaposlenih

ESS -

PartnerSFRTemp.export.SIFR_D(PartnerSFRTemp)

Ažuriranje šifranta partnerjev s podatki iz

registra poslovnih subjektov in oseb, ki se

ažurira s podatki iz AJPESa in

Zaposlovanja

Intranet - Zaposleni Import CSSQLRK(SIFR_D

vSifZaposleni)

Osveževanje podatkov o zaposlenih za

potrebe internega telefonskega imenika

KE_D 5 - Polni v_izob_del (po.-pet) Polnjenje tabele v_izob_del, ki se uporablja

v meniju izobraževanje za izbor

udeležencev izobraževanja

PNS - Osvezitev ZaposleniZRSZ ZZAplikacije

UporabnikiAplikacij SifLokacijZRSZ import

CSSQL1(IASdb)

Osveževanje šifranta zaposlenih in lokacij

v aplikaciji PNS (iz CSSQLRKM..SIFR_D)

PNS - Osvezitev SifKonto SifOrganizacijskeEnote Osveževanje šifranta kontov in

organizacijskih enot v aplikaciji PNS (iz

CSSQLRKM..SIFR_D)

IASdb 5 -

ZaposleniZRSZinSifranti.import.cssqlrk(SIFR_D).ADinIAS

Polnjenje tabele ZaposleniZRSZ in

ažuriranje šifrantov (delovna mesta,

organizacijske enote, lokacije, področja

dela,…) iz CSSQLRKM..SIFR_D; ->tabela

zaposleni ZRSZ je osnova za kreiranje

uporabniškega imena (AD) in ažuriranje

domenskih uporabnikov (novi, spremembe,

prekinitve), avtomatsko uvršanje

uporabnika v domenske skupine,

….Dnevno ažurirana tabela

ZaposleniZRSZ se prenese v 18

podatkovnih baz, kjer je vir za sistem IAS

(dodeljevanje pravic uporabnikom

aplikacij), za črpanje podpisnika in naziva

za podpis, beleženja referentov v

aplikacijah, svetovalcev…in drugih


Stran 50 od 58

Opravila Opomba

podatkov, ki jih aplikacije potrebujejo.

SIFR_D - Ažuriranje del e_mail import cssql1(IASdb)

(pon-pet)

Ažuriranje podatkov o e-mail naslovih

zaposlenih na CSSQLRKM..SIFR_D iz

domenskih podatkov (iz CSSQL1..IASdb)

SIFR_D - SifObmocneSluzbe export

CSSQLINTERNET(Kontakti) in CSSQL1(IASdb) (pon-

pet)

Ažuriranje podatkov o organizacijskih

enotah (naziv, naslov, telefon, faks…) za

potrebe kontaktov na internetu iz

CSSQLRKM..SIFR_D

SIFR_D2 - Kontrola delavcev za ProBit (po.-pet.)

Izvajanje kontrole nad podatki aplikacije

kadrovska evidenca, priprava seznama, ki

se dnevno pošilja po e-mailu

Assist - AzuriranjeSifrantov import cssqleds cssql1

cssqlrkm

Osveževanje podatkov v aplikaciji

RcgAssist iz CSSQLRKM.OS_D.

dbo.vAssistNahajalisce

CSSQLRKM.OS_D. dbo.vAssistKnjiga

CSSQLRKM.SIFR_D. dbo.vAssistLokacija

8.3 Povezovalni podatki - obstoječa identifikacijska številka uporabnika (4 -

mestna) zaradi povezav z informacijskim sistemom Zavoda

Zaradi integracije aplikacije kadrovska evidenca in aplikacije plače z ostalim IS Zavoda se zahteva, da se za

identifikacijo zaposlenega uporablja (poleg ostalih podatkov) obstoječa 4-mestna identifikacijska številka

zaposlenega. V primeru prekinitve delovnega razmerja in kasnejše ponovne zaposlitve je potrebno zagotoviti,

da se identifikacijska številka zaposlenega ne spreminja, kar pomeni, da ima oseba vedno enako identifikacijo

številko zaposlenega na Zavodu (tudi ob večkratnih prekinitvah delovnega razmerja in ponovnem vstopu v

delovno razmerje na Zavodu).

8.4 Zahteve glede povezav novih aplikacij KIS in plače z obstoječim

informacijskim sistemom na Zavodu

KIS in plače mora biti integriran z aplikacijama glavna knjiga in potni nalogi, za prijavo v aplikacijo morata

uporabljati spletni servis IAS. Opis metod spletnega servisa bo posredovan naknadno izbranemu izvajalcu. Za

beleženje vpogledov v osebne podatke pa uporabiti spletni servis AppAuditService. Tudi opis metod tega

spletnega servisa bo posredovan naknadno izbranemu izvajalcu, struktura tabele pa je podana spodaj.

Struktura tabele z imenom AppAudit, v katero servis zapisuje, je naslednja:

Atribut Opis Primer vrednosti

IDAppAudit [int] IDENTITY(1,1)

NOT NULL

(Ne polnijo aplikacije, za

namene prenosa v RSA


Stran 51 od 58

Prav tako mora omogočati zajem podatkov iz sistema za registracijo delovnega časa Time&Space oz. iz

obračunskega modula PIF.

(Tracking Column))

EventTime [datetime] NOT NULL (Ne polnijo aplikacije, čas

dogodka na serverju, default

vrednost = getdate()

SourceName [nvarchar](50) NULL Opis: ime podatkovnega

strežnika (matičnega)-default

vrednost

Primer vrednosti atributa:

CSSQLESS

UserName [nvarchar](250) NOT

NULL

Opis: uporabniško ime, s

katerim je uporabnik prijavljen v

aplikacijo


MachineName [nvarchar](50) NOT

NULL

Opis: ime delovne postaje, s

katere uporabnik poganja

aplikacijo


CS00030409

MachineIP [nvarchar](50) NOT

NULL

Opis: IP naslov delovne postaje Primer vrednosti atributa:

10.34.50.11

MachineUser [nvarchar](100) NULL Opis: domensko uporabniško

ime = uporabnik, ki poganja

aplikacijom


RZZ\JaNovak

IDAppName SMALLINT NULL Opis: identifikator aplikacije iz

ZZAplikacije.IDaplikacije

Primer vrednosti atributa: 21)

Module [nvarchar](250) NULL ID modula Primer vrednosti atributa: šifrant

modulov

AppModuleVersion Oznaka verzije (build)

Operation [char](1) NOT NULL Opis: tip operacije: I = Insert oz.

Vnos, R = Read(vpogled) oz.

Branje, U = Update oz.

Sprememba, D = Delete oz.

Izbris, L = logOn, S = Search

Primer vrednosti atributa: I)

TargetName [nvarchar](250) NOT

NULL

Opis: vsebinska enota (zavihek)

nad katerim se je izvedla akcija


Osnovni podatki ? šifrant

zavihkov z navedbo podatkov

na zavihku

TargetID [nvarchar](250) NOT NULL Opis: identifikator objekta, nad

katerim se je izvedla akcija (npr.

id_tabele, ime dokumenta, …)).

Identifikator olajša kasnejše

ugotavljanja aktivnosti nad

določenim objektom


idosebe

Value [nvarchar](1024) NULL Opis: govoreča vsebina akcije z

vrednostmi oz. opisom vsebine

oz vsebina filtra

Primer vrednosti atributa: Marija

Novak ali vsebina filtra

IDNamena tinyint NULL Opis: identifikator namena

operacije - navezava na šifrant

namenov, namenjen predvsem

za izmenjavo podatkov (šifrant

kreira Vika)

Primer vrednosti atributa: 15


Stran 52 od 58

KIS in plače bo moral za hranjenje elektronskih dokumentov uporabljati dokumentni sistem in sicer EDS-GC.

GC daje drugim informacijskim sistemom, ki izrabljajo njegove funkcionalnosti, na voljo spletni servis. S

pomočjo integracije bo aplikacija morala kreirati oz. pridobiti zadeve, mape ter dokumente, ki bodo vsebovali

metapodatke, vsebine in priponke. Izbrani izvajalec bo imel na voljo razvojno dokumentacijo za

implementacijo klicev servisa in obravnavo podatkov, ki jih servis vrne.

Način integracije z ostalim informacijskem sistemom ZRSZ (kateri podatki, na kakšen način: aktivno/pasivno,

enosmerni/dvosmerni prenos) bo natančno dorečen naknadno z izbranim izvajalcem.


Stran 53 od 58

9TEHNIČNE ZAHTEVE ZA NAMESTITEV APLIKACIJE KIS IN PLAČE

9.1Področje veljavnosti

Lastnosti se nanašajo na obnašanje aplikacije na delovnih postajah in strežnikih, tako za zaledne aplikacije

kot tudi za spletne aplikacije, namenjene strankam/uporabnikom Zavoda.

Deli aplikacije se lahko nahajajo na:

- centralnem podatkovnem strežniku: baze podatkov, procedure

- centralnem aplikacijskem strežniku: spletni servisi, DCOM

- centralnem spletnem strežniku

- lokalnem datotečnem strežniku (zaledne aplikacije): deli izvajalne kode, predloge dokumentov,

nekateri statični šifranti in podobno

- delovni postaji uporabnika: začasne delovne datoteke, uporabnikove nastavitve

Vodila pri zahtevanih lastnostih aplikacij so:

- delovanje na operacijskih sistemih in aplikacijah, ki jih uporablja Zavod

- nezahtevna prva instalacija in instalacija novih verzij

- združljivost z ostalimi aplikacijami Zavoda

9.2Splošni opis informacijskega Sistema

Vse lokacije Zavoda RS za zaposlovanje (Centralna služba, območne službe in Uradi za delo) so priključeni

na HKOM (Hitro komunikacijsko omrežje RS, Ministrstvo za javno upravo) s povezavo vsaj 10 Mb/s.

Na vsaki lokaciji Zavoda se nahaja datotečni strežnik, na katerem se po potrebi nahajajo zagonske datoteke

aplikacij (če aplikacija na klientu potrebuje dostop do kakšnih datotek).

Aplikacijski in podatkovni strežniki za uporabnike iz cele Slovenije se nahajajo na centralni lokaciji v Ljubljani.

Zavod za zaposlovanje ima eno Microsoft Active Directory domeno, vsak uporabnik ima svoje uporabniško

ime.

9.3Identifikacija in avtorizacija uporabnika

9.3.1Zaledne aplikacije

- Osnova za dostop do aplikacije je uporabniško ime v domeni

- Aplikacija uporabnika ne sprašuje po geslu za dostop do aplikacije, saj je dostop varovan z

geslom za prijavo uporabnika v Active Directory.

- Na uporabniško ime se navezujejo vsa dovoljenja za uporabo aplikacij in ostalih informacijskih

sredstev Zavoda.

- Pravice znotraj aplikacije so določene glede na uporabniško ime v posebnih tabelah pravic na

podatkovnih strežnikih. Ko uporabnik požene aplikacijo, mora ta ugotoviti domensko uporabniško ime.

S tem uporabniškim imenom aplikacija določi natančen nivo pravic tega uporabnika (Pravice

uporabnikov preko IAS).

- Aplikacije ne smejo omogočati dela v kontekstu kakšnega drugega uporabnika kot tistega, ki se je

identificiral ob prijavi v domeno.

9.3.2Internetne aplikacije


Stran 54 od 58

- Uporabnik internetne aplikacije se identificira in avtorizira na spletnem portalu Zavoda.

- Spletna aplikacija mora s portala prebrati vse pravice uporabnika, ki so pomembne za delovanje

aplikacije in uporabnika ne sme več spraševati po dodatnih geslih.

- Aplikacija ne sme omogočati uporabniku, da kadarkoli v teku delovanja aplikacije na kakršenkoli

način spremeni svojo identiteto.

9.4Lastnosti aplikacij na delovnih postajah

- Delovati mora na Standardnem PC – Priloga A (oz. na PC obiskovalcev interneta za internetne

aplikacije).

- Za delovanje aplikacije na Standardnem PC ni potrebno izvesti nobene namestitvene procedure

niti ob prvem zagonu, kot tudi ne ob kasnejših menjavah verzij.

- Aplikacijo je mogoče pognati na delovni postaji z datotečnega, aplikacijskega ali web strežnika.

- Delovanje aplikacije mora potekati v varnostnem kontekstu običajnega uporabnika. V nobenem

delu ne sme zahtevati upravljavskih pravic (velja tudi za internetne aplikacije).

9.4.1Osnovne lastnosti Standardnega PC

Minimalna strojna oprema:

- RAM 4 GB,

- Intel Core2Duo 3,0 GHz,

- podprta osnovna resolucija ekrana 1280x1024 in več.

Nameščena programska oprema:

- operacijski sistem Windows 7 Enterprise SLO 32-bit (z vsemi popravki) in Windows 10 Enterprise

SLO 64-bit (z vsemi popravki),

- Microsoft Internet Explorer (ver. 11 in več),

- Office 2010 in 2016 Professional Plus SLO 32-bit (z vsemi popravki),

- Adobe Acrobat Reader,

- .NET framework 4.6 ali več z vsemi service pack in popravki,

- registrirane pisave v zvezi s celostno grafično podobo.

Varnostne nastavitve:

- vklopljen požarni zid

- uporabniki so samo v grupi Users

- za .NET framework 1.0 in 1.1 FullTrust za LocalIntranet_Zone

9.5Lastnosti aplikacij na datotečnih strežnikih

Zaradi hitrosti delovanja aplikacije, varnosti posameznih datotek, ki jih aplikacija uporablja in načina

nameščanja novih verzij aplikacije, so zahteve:

- Aplikacija naj ima čim več podatkov, potrebnih za delovanje, na lokalnih datotečnih strežnikih.

Takšni podatki so npr. datoteke z izvršno kodo, predloge dokumentov in podobno. Gre za dele

aplikacije, ki se med delovanjem aplikacije ne spreminjajo;

- aplikacija mora biti napisana tako, da so lahko datoteke na lokalnem strežniku zaščitene pred

pisanjem in brisanjem – aplikaciji mora zadoščati samo dostop za branje;

- Prehod na novo verzijo aplikacije lahko zagotovimo s tem, da na lokalni strežnik prekopiramo

kopijo datotek, ki so identične na vseh strežnikih Zavoda;

- Pot do osnovne mape z aplikacijskimi datotekami na datotečnem strežniku ni pomembna.

Aplikacija mora sama najti aplikacijske datoteke glede na bližnjico za zagon aplikacije – relativne poti

do datotek;


Stran 55 od 58

- Aplikacija ne sme imeti lastnih konfiguracijskih nastavitev v konfiguracijskih datotekah, ki bi bile

specifične za posamezen datotečni strežnik;

- Ob spremembi imen centralnih strežnikov je mogoče zagnati aplikacijo s spremenjeno bližnjico ali

z običajno bližnjico in spremenjenimi konfiguracijskimi datotekami na lokalnem datotečnem strežniku.

9.6Lastnosti aplikacij na aplikacijskih strežnikih

- Ne sme imeti ranljivosti, kot npr. SQL injection.

- Pravice uporabnikov za delo z zaledno aplikacijo in njenimi moduli se definirajo v IAS-u (skupine

S01-Sxx)

- Podprt operacijski sistem Windows in IIS, vključno z zadnjimi izdanimi verzijami.

- Izolacija aplikacije je implementirana s pomočjo application pools.

- Obvezno delovanje v NLB clustru

- Uporaba tehnologij .NET 1.1, 3.5, 4.0, 4.5 ali COM+.

- Dostop do podatkovnih strežnikov iz aplikacijskih strežnikov preko povezovalnega niza v

konfiguracijski datoteki.

- Konfiguracijska datoteka za dostop do podatkovnega strežnika je na skupnem zaščitenem

direktoriju na aplikacijskem strežniku. Pot do tega direktorija mora biti v konfiguraciji aplikacije.

- Uporaba določenih kontrol in komponent (Janus, Aspose, Telerik) je priporočljiva, ni pa obvezna.

- Internetne aplikacije morajo delovati v okolju, kjer je web strežnik v DMZ, aplikacijski in

podatkovni pa sta v internem omrežju in ločena od web strežnika s požarnim zidom. Web strežnik ni v

Active Directory domeni Zavoda.



- Beleženje dostopov do varovanih podatkov, če to ni izvedeno na katerem drugem nivoju.

Beleženje revizijskih sledi osebnih in občutljivih osebnih podatkov mora zagotoviti aplikacija tako, da v

določeno tabelo z vnaprej definirano strukturo ali datoteko zapiše, kdo in kdaj je določeni podatek

vnesel, spremenil ali izbrisal in s kakim namenom je to storil. Pri občutljivih osebnih podatkih je

potrebno beležiti tudi vpoglede v te podatke.

9.7Lastnosti aplikacij na spletnih strežnikih

- Podpirati mora delovanje po http in https.

- Odporna mora biti na penetracijske napade informacijskih sistemov (kot npr. SQL injection, XSS

(cross site scripting), file inclusion, error handling, URL parameter manipulation, buffer overflow,

OWASP TOP 10…).

- Če naročnik kadarkoli v življenjskem ciklu aplikacije ugotovi ranljivost iz točke. 2, jih mora

izvajalec brezplačno odpraviti.

- Vgrajen mora imeti mehanizem za odjavo uporabnikov v primeru poteka seje – v primeru daljše

neaktivnosti pa zahtevati ponovno prijavo uporabnika.

- Pravice uporabnikov za delo z zaledno aplikacijo in njenimi moduli se definirajo v IAS-u (skupine

S01-Sxx)

- Podprt operacijski sistem Windows in IIS, vključno z zadnjimi izdanimi verzijami.

- Izolacija aplikacije je implementirana s pomočjo application pools.

- Obvezno delovanje v NLB clustru.

- Uporaba tehnologij .NET 4.6 ali več.

- Dostop do podatkovnih oz. aplikacijskih strežnikov preko povezovalnega niza v konfiguracijski

datoteki.

- Konfiguracijska datoteka za dostop do podatkovnega strežnika je na skupnem zaščitenem

direktoriju na aplikacijskem strežniku. Pot do tega direktorija mora biti v konfiguraciji aplikacije.

- Uporaba določenih kontrol in komponent (Janus, Aspose, Telerik) je priporočljiva, ni pa obvezna.

- Internetne aplikacije morajo delovati v okolju, kjer je web strežnik v DMZ, aplikacijski in


Stran 56 od 58

podatkovni pa sta v internem omrežju in ločena od web strežnika s požarnim zidom. Web strežnik ni v

Active Directory domeni Zavoda.








9.8Lastnosti aplikacij na podatkovnih strežnikih

- Beleženje dostopov do varovanih podatkov (vnos podatkov v določeno tabelo s pomočjo

namenske spletne storitve, za katero aplikacija pripravi podatke).

- Delovanje aplikacij na verziji podatkovnega strežnika SQL Server 2012 ali SQL Server 2014 ali

več, operacijskem sistemu Windows Server 2012R2 ali več.

- Uporaba skupnih šifrantov. Centralno upravljanje šifrantov, kjer le-ti obstajajo.

- V podatkovnih modelih se ponavljajoči atributi z istim pomenom enako poimenujejo.

- Poimenovanje objektov v skladu s Standardom poimenovanja objektov v podatkovni bazi.

- Dostop aplikacij do podatkovnih baz preko Windows avtentikacije ali preko SQL varnosti.

- Urejanje pravic aplikacij in uporabnikov preko administratorja podatkovnih baz.

- Pravice uporabnikov se nastavijo v IAS modelu za vsako aplikacijo posebej na centralni bazi.

- Branje pravic poteka preko spletne storitve IAS.

- Obvladovanje podatkovnih modelov aplikacij zaposlenih v SI (internih v celoti, zunanjih –

vzdrževanje, poizvedovanje).






- Beleženje dostopov do osebnih in občutljivih osebnih podatkov mimo aplikacije (direktni vpogledi

v bazo podatkov) je sistemsko urejeno tako, da se uporabniki in njihove aktivnosti shranjujejo v

poseben sistem.


Stran 57 od 58

10NAJEM APLIKACIJE KIS IN PLAČE

Najem storitve aplikacije KIS in plače se bo pričelo po uspešni vzpostavitvi informacijskega

sistema.

10.1 Osnova storitev zajema najmanj:

- Zagotavljanje ekipe strokovnjakov na vzdrževanju KIS in plače za permanentno in kvalitetno

opravljanje v nadaljevanju navedenih nalog.

- Stalno pripravljenost ekipe za interveniranje na odpravi napak in motenj v delovanju KIS in plače

z odzivnimi časi.

- Vodenje in koordinacijo dela med Zavodom in izvajalcem.

- Pravico do uporabe novih verzij KIS in plače oziroma rešitve ob vsakokratni nadgradnji, ki

vključuje prilagoditve spremenjeni zakonodaji, novim tehnološkim osnovam KIS in plače in izboljšane

rešitve.

- Odpravljanje skritih napak in pomanjkljivosti v programski kodi KIS in plače po preteku

garancijskega obdobja oziroma jamstva.

- Vgrajevanje zakonskih sprememb, ki vplivajo na delo celotnega javnega sektorja in pri katerih

potrebno delo izvajalca mesečno ne presega 24 ur; neizkoriščene ure v pretek lih mesecih se

prenašajo in kvartalno usklajujejo.

- Izboljšave v algoritmih sistema, izboljševanje performans sistema, prilagajanje novim tehnološkim

osnovam KIS in plače in izboljšave na uporabniških vmesnikih. Ta dela se opravljajo delno na pobudo

izvajalca, delno na pobudo Zavoda, lahko pa tudi izključno na pobudo Zavoda, vendar v soglasju z

izvajalcem. Dela se v celoti opravljajo na sedežu izvajalca in ne vključujejo posvetovalnih in drugih

obiskov pri Zavodu.

- Dopolnjevanje uporabniških navodil in tehnične dokumentacije KIS in plače.

- Pomoč pri upravljanju – administriranju KIS in plače.

- Dokumentiranje dela, dogovorov in sprememb v zvezi z osnovnim in dopolnilnim vzdrževanjem

programske opreme KIS in plače.

- Zagotavljanje daljinske pomoči Zavodu v obsegu do 8 ur daljinskih pomoči na mesec.

10.2 Nadgradnje KIS in pleče ter dodatne storitve

- Nadgradnja KIS in plače zaradi ostalih zakonskih sprememb in sprememb podzakonskih aktov (ki

veljajo le za ZRSZ) ter ostale prilagoditve in dopolnitve KIS in plače po naročilu Zavoda.

- Razvoj novih oz. dodelave modulov KIS in plače po naročilu Zavoda.

- Svetovanja na naslovu Zavoda ali izvajalca ter programerska in sistemska dela na sedežu

Zavoda in izvajalca, ki se izvajajo na zahtevo Zavoda.

- Usposabljanje skrbnikov in uporabnikov ZRSZ; ki predstavlja večji obseg od dogovorjenega.

- Pomoč skrbnikom KIS in plače pri uporabi programske opreme in izvajanju obdelav podatkov

(pomoč na lokaciji ZRSZ).

- Svetovanje po telefonu ali elektronski pošti (daljinska pomoč) po naročilu ZRSZ, ki predstavlja

mesečno večji obseg dela, kot je določen za osnovno vzdrževanje.

- Za naročanje novih storitev ZRSZ pripravi specifikacijo. Odzivni čas, v katerem mora izvajalec

pristopiti k nalogi (definiranje obsega in potrebnih aktivnosti v sodelovanju z Zavodom) je 3 (tri)

delovnih dni po prejemu specifikacije s strani ZRSZ, ki je lahko predana elektronsko.

- Razpoložljivost in pripravljenost izvajalca, da se dogovarja z ZRSZ o planiranju in zagotavljanju

morebitnih ustreznih virov, ki jih po potrebi v dogovoru z ZRSZ uporabi za dopolnjevanje,

spreminjanje ali dograjevanje KIS in plače z novimi moduli po posebnih naročilih in sporazumno z

ZRSZ.


Stran 58 od 58

Vrednost mesečnega vzdrževanja bo enaka vrednosti iz ponudbenega predračuna.

informacijski sistem za kadrovsko

Documents