it project management
DESCRIPTION
it projectTRANSCRIPT
7053T - IT Project Management
LECTURE NOTES
LINGKUP PENGELOLAAN PROYEK TI
Managing IT Project Scope
Bachtiar H. Simamora, M.Sc., Ph.D
7053T - IT Project Management
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Memahami pentingnya project scope management yang baik
2. Mendiskusikan metode untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan kebutuhan agar
dapat terpenuhi antara kebutuhan dan harapan dari stakeholder
3. Menjelaskan ruang lingkup proses definisi dan menjelaskan isi dari project scope
management
4. Mendiskusikan proses untuk membuat suatu struktur rinci kerja menggunakan
pendekatan analogi, top-down, bottom-up, dan mind-mapping
5. Menjelaskan pentingnya memeriksa ruang lingkup dan bagaimana hubungannya dalam
penentuan dan kontrol ruang lingkup
6. Memahami pentingnya melakukan kontrol ruang lingkup dan pendekatan untuk
mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan ruang lingkup terkait proyek-
proyek teknologi informasi
7. Menggambarkan bagaimana piranti lunak dapat membantu project scope management
OUTLINE MATERI :
- Scope definition process - Process for creating a work breakdown structure - Verifying & controlling scope - Project scope management tools
7053T - IT Project Management
ISI
APAKAH PROJECT SCOPE MANAGEMENT?
Seperti dibahas pada bab 1, ada beberapa faktor yang berhubungan dengan proyek yang
sukses. Banyak dari faktor-faktor ini seperti keterlibatan user, tujuan bisnis yang jelas,
mempersempit lingkup atau ruang lingkup yang jelas, dan kebutuhan dasar adalah elemen-
elemen dari project scope management
Satu aspek yang paling penting dan paling sulit dari manajemen proyek adalah
menentukan ruang lingkup proyek. Ruang lingkup mengarah pada semua pekerjaan yang
terdapat dalam proyek dan proses yang digunakan. Istilah penyampaian (deliverable)
menggambarkan produk yang dihasilkan adalah bagian dari proyek. Deliverables bisa berupa
produk seperti suatu hardware, software, atau proses yang berkaitan seperti dokumen
perencanaan atau notula rapat. Stakeholder proyek harus menyetujui pada apa yang dihasilkan
proyek dan sampai batas tertentu, bagaimana mereka harus menetapkan semua hasil.
Project scope management berisi suatu proses yang melibatkan penetapan dan kendali suatu
pekerjaan termasuk proyek atau bukan. Hal ini memastikan tim proyek dan stakeholder memiliki
pengetahuan yang sama akan apa yang dihasilkan dari proyek dan proses mana yang akan
digunakan. Ada 5 proses utama dalam project scope management, yaitu:
1. Pengumpulan kebutuhan, meliputi penetapan fitur dan fungsi dari produk yang dihasilkan
dalam proyek juga proses yang digunakan untuk membuatnya. Sebagai hasil
pengumpulan kebutuhan, tim proyek membuat dokumentasi kebutuhan stakeholder,
kebutuhan perencanaan manajemen, kebutuhan matrik ketertelusuran.
2. Penetapan ruang lingkup, meliputi peninjauan project charter, dokumen kebutuhan dan
proses aset organisasional untuk membuat pernyataan lingkup. Membangun persyaratan
persetujuan penambahaan informasi dan permintaan perubahan. Keluaran utama definisi
lingkup adalah pernyataan lingkup proyek dan memperbarui dokumen proyek.
3. Pembuatan WBS, meliputi pembagian proyek utama ke dalam proyek yang lebih kecil
dalam komponen yang dapat diatur. Keluaran proses ini meliputi WBS, WBS dictionary,
lingkup dasar, dan memperbarui dokumen proyek.
7053T - IT Project Management
4. Verifikasi lingkup, meliputi formalisasi penerimaan dari hasil (deliverable) proyek.
Stakeholder proyek, yaitu pelanggan dan sponsor, memeriksa lalu secara resmi menerima
hasil-hasil selama proses ini. Jika hasil tidak diterima, maka biasanya pelanggan atau
sponsor meminta perubahan. Keluaran utama proses ini adalah hasil diterima dan
permintaan perubahan.
5. Kendali lingkup, meliputi pengendalian perubahan lingkup proyek pada masa proyek
berlangsung (tantangan pada banyak proyek IT). Perubahan lingkup proyek sering
berpengaruh pada kemampuan tim untuk menyesuaikan waktu dan biaya proyek, jadi
manajer proyek harus hati-hati pada kenaikan biaya dan keuntungan pada perubahan
lingkup. Keluaran utama proses ini adalah permintaan perubahan, pengukuran
perfomance kerja, dan memperbaruia proses aset organisasional, perencanaan manajemen
proyek, dan dokumen-dokumen proyek.
Gambar berikut adalah ringkasan proses, keluaran, dan memperlihatkan kapan mereka terjadi
dalam proyek.
Gambar 1
PENGUMPULAN KEBUTUHAN
7053T - IT Project Management
Tahap pertama dalam project scope management seringnya merupakan yang paling sulit:
mengumpulkan kebutuhan. Konsekuensi utama jika tidak menetapkan kebutuhan dengan baik
adalah mengulang pekerjaan, yang dapat menghabiskan separuh biaya proyek, terutama pada
proyek-proyek pembuatan software. Sebagai gambaran (lih. Gb. 2), hal tersebut membutuhkan
biaya lebih banyak untuk memperbaiki sebuah software cacat yang baru diketahui diakhir tahap
pembuatan dari pada diperbaiki saat tahap penetapan kebutuhan.
Bagian yang sulit adalah umumnya sering tidak konsisten dalam penetapan kebutuhan,
bagaimana mengumpulkannya, dan bagaimana mendokumentasikannya.
Apa itu kebutuhan?
Berdasarkan IEEE 1990 Glosari Standar Terminologi Rekayasa Software kebutuhan
ditetapkan sebagai berikut:
1. Suatu keadaan atau kemampuan yang dibutuhkan oleh user untuk memecahkan masalah
atau mengarsip tujuan.
2. Suatu keadaan atau kemampuan yang harus sesuai atau dimiliki oleh sistem atau
komponen sistem yang memenuhi kontrak, standar, spesifikasi, atau dokumen-dokumen
lain yang secara resmi diberlakukan
3. Suatu dokumentasi gambaran dari keadaan atau kemampuan pada poin 1 atau 2.
Gambar 2
Pada PMBOK Guide, edisi 4, mendefinisikan suatu kebutuhan hampir mirip dengan poin
2 di atas. Dikatakan, ”suatu suatu keadaan atau kemampuan yang harus sesuai atau dimiliki oleh
7053T - IT Project Management
sistem, produk, jasa, hasil, atau komponen untuk memenuhi kontrak, standar, spesifikasi, atau
dokumen resmi lainnya.” Adalah penting untuk mendokumentasikan kebutuhan dengan cukup
detil sehingga dapat diukur selama pelaksanaan proyek. Dengan demikian pemenuhan lingkup
tujuan sering kali berdasar pada kebutuhan yang terdokumentasi.
Untuk beberapa proyek IT, adalah sangat membantu untuk memecah kebutuhan
pengembangan ke dalam kategori seperti perolehan, analisis, spesifikasi, dan validasi. Kategori
ini termasuk semua aktifitas yang melibatkan pengumpulan, evaluasi, dan dokumentasi
kebutuhan suatu software atau produk yang mengandung sofrware. Penting juga menggunakan
pendekatan interaktif untuk mendefinisikan kebutuhan karena sering kali kurang jelas di awal
proyek.
Bagaimana Anda mengumpulkan kebutuhan?
Ada beberapa jalan untuk mengumpulkan kebutuhan. Wawancara satu per satu dengan
stakholder adalah yang paling efektif, namun juga akan menjadi sangat mahal dan membutuhkan
waktu. Biasanya lebih efektif dan lebih murah dengan mengumpulkan fokus grup, membuat
workshop, dan menggunakan kreatifitas grup dan teknik penetapan keputusan untuk
mengumpulkan kebutuhan. Kuesioner dan survei bisa lebih efisien asalkan disiapkan dengan
baik dan teliti. Observasi juga merupakan teknik yang baik dalam pengumpulan kebutuhan,
terutama pada proyek yang melibatkan perbaikan langkah kerja dan prosedure. Pembuatan
prototype adalah yang teknik paling umum digunakan dalam pengumpulan kebutuhan untuk
proyek pengembangan software. Beberapa software yang tersedia di pasaran dapat membantu
dalam pengumpulan dan mengatur kebutuhan.
Ukuran, kompleksitas, pentingnya proyek dan faktor lain sering mempengaruhi besar
usaha yang diperlukan dalam pengumpulan kebutuhan. Sebagai contoh, sebuah tim yang bekerja
dalam proyek yang memperbarui seluruh sistem akunting dalam perusahaan multinasional
dengan lebih dari 50 lokasi akan lebih membutuhkan waktu dibanding dengan sebuah tim yang
mengerjakan proyek untuk perusahaan kecil dengan hanya 5 karyawan.
7053T - IT Project Management
Bagaimana Anda mendokumentasikan kebutuhan?
Ada beberapa cara untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan kebutuhan. Tim
proyek pertama-tama harus meninjau project charter karena dapat berisi kebutuhan penting yang
merujuk pada dokumen lain yang juga memiliki kebutuhan. Tim juga harus meninjau daftar
stakeholder dan memastikan bahwa semua anggota stakeholder telah memberikan ketentuan
kebutuhan. Format untuk mendokumentasi kebutuhan stakeholder dapat berupa suatu daftar
kebutuhan dalam selembar kertas atau dicatat penuh dalam satu buku. Dokumen kebutuhan yang
dibuat menggunakan software dan melibatkan catatan, gambar, rekaman suara, video, diagram,
dan bentuk-bentuk lain. Kebutuhan juga sering dipisahkan lagi ke dalam beberapa kategori,
seperti kebutuhan fungsi, kebutuhan layanan, kinerja, kualitas, pelatihan dan lain-lain.
Sebagai tambahan dalam mempersiapkan pencatatan kebutuhan stakeholder dalam
pengumpulan kebutuhan, tim proyek membuat suatu rencana pengelolaan kebutuhan dan suatu
matrik kebutuhan yang dapat ditelusur kembali.
Rencana pengelolaan kebutuhan menggambarkan bagaimana kebutuhan proyek dianalisa,
dicatat dan dikelola. Sedangkan matrik kebutuhan yang dapat ditelusur kembali adalah suatu
tabel daftar kebutuhan dengan bermacam ciri dan sifat kebutuhan, serta statusnya untuk dapat
memastikan bahwa semua kebutuhan telah ditempatkan dengan benar (addressed).
Tabel contoh matrik kebutuhan yang dapat ditelusur kembali
PENETAPAN RUANG LINGKUP
Tahap selanjutnya dalam project scope management adalah menetapkan ruang lingkup yang
lebih detil atau perkerjaan yang dibutuhkan dalam proyek. Penetapan ruang lingkup yang baik
sangat penting dalam menentukan suksesnya proyek karena membantu memperbaiki ketepatan
7053T - IT Project Management
waktu, biaya dan perkiraan sumber daya. Hal itu menjadi dasar pengukuran kinerja dan kendali
proyek, juga membantu menjelaskan kewajiban-kewajiban kerja.
Kunci dari persiapan pernyataan ruang lingkup (scope statement) proyek meliputi project
charter, dokumentasi kebutuhan, dan modal organisasi seperti kebijakan dan prosedur yang
berhubungan dengan pernyataan ruang lingkup. Demikian juga perlu persiapan file-file dan
pelajaran yang ada pada proyek yang sama sebelumnya.
Meskipun bermacam-macam, project scope statement harus meliputi minimal suatu
product scope description, product user acceptance criteria, dan informasi detil pada semua hasil
proyek. Akan sangat membantu jika mendokumentasikan juga ruang lingkup lain yang masih
terkait seperti batas-batas proyek, konstrain dan asumsi-asumsi. Project scope statement
harusnya juga memberi petunjuk dokumen-dokumen pendukung seperti spesifikasi produk, yang
berpengaruh pada produk-produk apa yang akan dibuat atau dibeli, atau kebijakan perusahaan
yang berpengaruh pada bagaimana produk atau layanan dihasilkan.
CREATING THE WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
WBS ialah kelompok kerja yang berorientasi pada hasil (deliverable) yang terlibat dalam
sebuah proyek yang mendefenisikan total lingkup proyek.
WBS merupakan dokumen yang memberikan dasar untuk perencanaan dan pengelolaan
jadwal proyek, biaya, sumberdaya, dan perubahan.
Input utama untuk membuat WBS ialah project scope statement, stakeholder
requirements documentation, dan organizational prosess assets.
Decomposition: pengelompokan deliverable proyek menjadi potongan kecil
Work package: tugas pada tingkat terendah WBS
Manfaat Work Breakdown Structure (WBS)
• Mengurangi kompleksitas
• Fasilitas penjadwalan dan pengendalian
• Estimasi Biaya (Cost Estimation)
7053T - IT Project Management
• Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)
• Perencanaan manajemen Risiko
• (Risk Management Planning)
• Identifikasi aktivitas(Activity Definition)
Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian
pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :
o Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian
cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota
untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
o WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai
produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat
perundingan.
Figure 5-3. Sample Intranet WBS Organized by Product
Output dari WBS ialah: WBS itu sendiri, WBS dictionary, scope baseline, dan project
document updates
7053T - IT Project Management
Figure 5-4. Sample Intranet WBS Organized by phase
Figure 5-5. Intranet WBS and Gantt Chart in Microsoft Project
7053T - IT Project Management
Approaches to Developing WBSs Information Technology Project
Management
Using guidelines : beberapa organisasi, seperti: Department Of Defence (DOD)
menyediakan guidelines untuk mempersiapkan
Analogy approach : meninjau WBS dari proyek yang mirip dan menyesuaikan dengan
proyek yang sedang dikerjakan
Top-down approach : mulai dari item terbesar dari proyek dan kemudian dipecah ke poin –
poin detail
Bottom-up approach : mulai dengan tugas – tugas tertentu dan kemudian dijabarkan ke
level yang lebih tinggi
Mind-mapping approach : teknik yang menggunakan cabang yang memancar keluar dari
ide inti untuk struktur pikiran dan ide-ide
Figure 5-6. Sample Mind-Mapping Approach for Creating a WBS
7053T - IT Project Management
The WBS Dictionary and Scope Baseline
Banyak tugas-tugas dari WBS yang tidak jelas dan harus dijelaskan lebih detail sehingga
orang tahu apa yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa lama waktu yang
diperlukan dan berapa biaya untuk melakukan pekerjaan
WBS dictionary adalah sebuah dokumen yang menjelaskan informasi rinci tentang
setiap item WBS
Persetujuan pada project scope statement, WBS dan and WBS dictionary berasal dari
scope baseline, yang digunakan untuk mengukur kinerja dalam lingkup tujuan pertemuan
Table 5-5 Sample WBS dictionary entry
SARAN UNTUK MEMBUAT WBS DAN KAMUS WBS
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, membuat WBS yang baik bukanlah tugas yang
mudah dan biasanya memerlukan beberapa kali perulangan. Seringkali, yang terbaik untuk
menggunakan kombi nasi pendekatan untuk membuat proyek WBS. Ada beberapa prinsip
dasar, yang berlaku untuk menciptakan setiap WBS yang baik dan kamus WBS nya.
7053T - IT Project Management
1. Sebuah unit kerja hanya akan muncul pada satu tempat di WBS
2. Sebuah item WBS memuat sejumlah item WBS dibawahnya
3. Item WBS hanya merupakan tanggung jawab seseorang, meskipun banyak orang yang
turut mengerjakannya
4. Isi WBS harus konsisten dengan cara pelaksanaan pekerjaan yang sebenarnya
5. Anggota tim proyek harus terlibat dalam pengembangan WBS untuk memastikan
konsistensi
6. Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam WBS dictionary untuk memastikan
pemahaman akurat tentang lingkup pekerjaan yang termasuk dan tidak termasuk dalam
item
7. WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tak
terelakkan, walaupun mempertahankan pengawasan konten pekerjaan dalam proyek
sesuai dengan scope statement
Peran WBS Dalam Perencanaan Proyek
WBS merupakan pondasi untuk perencanaan proyek. WBS dibuat sebelum
ketergantungan diidentifikasi dan lamanya aktifitas pekerjaan diestimasi. WBS juga dapat
digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan proyek. Oleh karena
itu, idealnya rancangan WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan
perencanaan proyek (project plan) dan penjadwalan proyek (project schedule).
Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. Perkiraan bisa dilakukan
dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas.
Selanjutnya dilakukan penjabaran dalam kalender (flow time). Beberapa model pendekatan bisa
digunakan untuk menghitung perkiraan waktu yang diperlukan :
• Most optimistic : Merupakan waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan
segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna.
• Most likely : Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan
normal.
• Most pessimistic : Merupakan waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi.
7053T - IT Project Management
Selanjutnya, estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam/hari). Estimasi
waktu untuk suatu proyek Intranet (seperti contoh diatas) lebih sulit dari proyek pengembangan
aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit proyek yang dapat digunakan sebagai patokan
menghitung waktu pelaksanaan.
Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal
pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java, HTML, browser, dan
juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP.
Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung,
selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi
penjadwalan, yaitu :
• Bar Chart : Yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan
antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi
• Network diagram : Yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat
kritis pada jadwal.
VERIFIKASI RUANG LINGKUP
Membuat cakupan ruang lingkup/ scope sebuah project beserta WBS (Work Breakdown
Structure) adalah hal yang sulit dilakukan. Dan menjadi lebih sulit ketika melakukan verifikasi
ruang lingkup/ scope poject tersebut dan sebisa mungkin meminimalisasi perubahan ruang
lingkup projectnya. Sering kali terjadi kasus bahwa dari awal project sudah di ketahui ruang
lingkup / scope kurang begitu jelas, maka dalam hal ini pelaksana project harus melakukan
proses verifikasi cakupan ruang lingkup yang harus memenuhi kebutuhan dari project itu sendiri.
harus ada prosedur yang bisa menjamin klien mendapatkan apa yang mereka inginkan dan
pelaksana project mempunyai waktu dan uang untuk membuat project sukses.
Banyak IT project yang gagal di karenakan scope creep. Scope creep adalah
kecenderungan ruang lingkup project menjadi besar dan semakin besar.
Stakeholders juga memegang peranan penting dalam verifikasi ruang lingkup project ini.
Para stakeholders ini harus memberikan dukungan secara formal terhadap ruang lingkup project
yang telah dipaparkan. Dukungan ini biasanya dicapai ketika klien atau customer sudah
7053T - IT Project Management
melakukan inspeksi dan melakukan sign off hasil yang telah dicapai. Biasanya pelaksana proyek
membuat dokumentasi dari apa hasil/ prduct yang telah dihasilkan dan atau prosedur atau
langkah-langkah sudah sesuai dengan yng seharusnya dan juga benar. Dari pembahasan di Bab 4
tersirat adalah sangat penting utnuk selalu membuat dokumentasi tentang fungsi dan karateristik
fisik dari produk yang di hasilkan di projek, mencatat dan melaporkan setiiap perubahan, dan
melakukan pemeriksaan terhadap produk untuk memverifikasi kesesuaian dengan kebutuhan.
Karena itulah untuk meminimalisasi perubahan ruang lingkup adalah sangat penting untuk
melakukan dengan benar management konfigurasi dan memverifikasi ruang lingkup proyek.
Hal utama yang bisa di kategorikan sebagai input di verfikasi Ruang Lingkup adalah
Rencana manajemen proyek, dokumentasi, matrik penelusuran, dan hasil yang di harapkan dari
proyek itu sendiri. Untuk melakukan verifikasi ruang lingkup dapat dilakukan dengan inspeksi
dari klien/pelanggan, sponsor, dan pengguna. Hasil utama verifikasi Ruang lingkup yang di
inginkan adalah hasil yang dapat di terima, dan dokumen project yang berubah.
MENGENDALIKAN RUANG LINGKUP
Perubahan dalam proyek adalah sesuatu yang tak terelakkan, khususnya proyek IT.
Kendali Ruang lingkup melibatkan pengendalian perubahan di dalam ruang lingkup proyek.
Pengguna/user biasanya tidak begitu yakin bagaimana tampilan yang benar benar mereka
inginkan atau fungsi apa yang benar benar mereka butuhkan untuk meningkatkan performa
bisnis. Para pengembang juga tidak begitu yakin bagaimana menerjmahkan kemauan
user/pengguna.
Tujuan dari pengendalian ruang lingkup ini adalah untuk berpengaruh terhadap factor
yang menyebabkan perubahan ruang lingkup, memastikan perubahan dilakukan sesuai dengan
pembuatan prosedur sebagai bagian dari integrasi kendali perubahan, dan mengelola perubahan
ketika terjdi lagi. Kita tidak bisa melakukan pengendalian poyek dengan baik jika pada awal
mula kita tidak baik juga melakukan proses pengumpulan kebutuhan proyek, penentuan definisi
proyek, dan verifikasi ruang lingkup. Bagaimana kita bisa melakukan pencegahan trehadap
Scope Creep jikalau kita tidak setuju dengan pekerjaan yang sudah berjalan dan sponsor anda
tidak melakukan verifikasi pekerjaan yang di usulkan yang di telah di terima. Stakeholders
7053T - IT Project Management
seharusnya berani untuk memberikan saran perubahan yang akan memberikan keuntungan /
benefit terhadap keseleuruhan proyek.
Hal utama yang bisa di kategorikan sebagai input di verfikasi Ruang Lingkup adalah
Rencana manajemen proyek, dokumentasi, matrik penelusuran, dan hasil yang di harapkan dari
proyek itu sendiri. tool yang cukup penting untuk melakukan pengendalian ruang lingkup adalah
analisa varian. Varian adalah perbendaan antara rencana dan yang sebenarnya terjadi. Sebagai
contoh jika supplier seharusnya mengirimkan lima keyboard, namun kita hanya menrima 4
keyboard, maka varian nya adalah satu keyboard. Output dari pengendalian ruang lingkup
adalah satunya rencana perubahan manajemen proyek dan perubhan di dokumen proyek.
Beberapa perusahan bisa mengikuti best practice berikut di bawah ini untuk menghindari
permasalahan ruang lingkup yang besar, antara lain :
1. Pastikan ruang lingkup dari proyek ini tetap reaslistis. Jangan membuat sebuah proyek
begitu besar sehingga tidak bisa di penuhi. Pecahlah project yang besar iru menjadi
beberapa project kecil
2. Libatkan pengguna/user di dalam ruang lingkup manajemen proyek. Tunjuklah pengguna
yang mahir menjadi pengguna kunci dan berikan mereka tanggung jawab untuk
mendefenisikan kebutuhan dan verifikasi ruang lingkup
3. Penggunan hardware dan software terbaru bila memungkinkan. Kebanyakan orang orang
IT menikmati menggunakan teknologi terbaru, tapi untuk hal ini harus mengikuti aturan,
kebutuhan bisnis bukan kebutuhan teknologi, jadi kebutuhan bisnis harus mejadi proiritas
4. Ikuti manajemen proyek proses yang bagus.
Memanage ruang lingkup dari pegembangan sebuah software adalah sangat sulit, tapi
framework sperti IBM Rational Unified Process (RUP) bisa membantu. RUP medeskripsikan
karakteristik pembuatan, dan evolusi sebuah software sebagai berikut:
• Menyesuaikan dengan proses
• Menyeimbangkan prioritas stake holder yang ingin bersaing
7053T - IT Project Management
• Kolaborasi di dalam team
• Menunjukkan nilai iterative
• Menaikkan tingkat pemisahan
Table 1-2 dari bab 1di atas adalah sepuluh factor kesuksesan proyek IT. Empat dari
sepuluh factor adalah berhunungan dengan verifikasi ruang lingkup dan pengendalian ruang
lingkup, yaitu : keterlibatan user, tujuan bisnis yang jelas, ruang lingkup yang jelas, dan
kebutuhan perusahaan. Untuk menghindari kegagalan proyek maka adalah sangat penting bagi
Proyek manager dan keseluruhan tim untuk bekerja meningkatkan user input dan mengurangi
ketidaklengkapan dan perubahan kebutuhan dan spesifikasi.
Saran dan anjuran untuk peningkatan user input
Berikut adalah saran dan anjuran untuk peningkatan user input
• Membangun proses seleksi proyek yang bagus. Menekankan bahwa semua proyek
memiliki sponsor atau dukungan dari user/pemakai di organisasi. Dukungan ini
seharusnya bukan berasal dari seseorang yang berasal dari departemen IT atau
pendukung proyek ini juga tidak boleh menjadi project manager.
7053T - IT Project Management
Membuat informasi proyek termasuk project charter, rencana manajemen proyek,
• User di libatkan sebagai anggota tim. Beberapa organisasi membutuhkan manager proyek
yangmemiliki pengetahuan lebih di area bisnis proyek dibandingkan dengan dari grup IT.
Beberapa organisaasi menetapkan co-project manager , satu dari dengan latar belakang IT
dan satunya diambilkan dari bisnis utama grup.
• Secara regular diadakan meeting dengan agenda yang jelas. Pertemuan secara berkala ini
berguna untuk memastikan tidak ada informasi atau komunikasi yang mandeg. Seringkali
kita terjebak dengan asumsi kita mengethaui apa yang pengguna butuhkan tanpa
mendengerkan keluhan mereka.
• Kirimkan “sesuatu” ke pengguna dan sponsor secara berkala. Jika berkaitan dengan
hardware, pastikan hal tersebut sudah berjalan.
• Jangan memberikan janji untuk menghasilkan sesuatu yang kemungkinan tidak bisa jadi
tepat waktu. Pastikan jadwal proyek memberikan waktu yang cukup untuk mencaai hasil
yang di inginkan
• Satukan pengguna dan pengembang. Tempatkan dalam satu ruang yang sama. Orang
biasanya akan saling mengetahui satu sama lain ketika ada kedekatan.
Saran untuk mengurangi ketidaklengkapan dan perubahan kebutuhan
Beberapa perubahan kebutuhan adalah hal yang wajar dan mutlak dalam proyek IT, tapi banyak
proyek yang terlalu banyak melakukan perubahan kebutuhan, terutama biasa terjadi ketika
memasuki tahap lanjut dari lifecycle sebuah proyek, dimana ini menjadikan lebih sulit untuk di
implementasi. Di bawah ini adalah beebrapa saran untuk mengatasi hal tersebut:
• Membangun dan mengikuti kebutuhan manajemen proyek yang termasuk di dalamnya
adalah prosedur untuk penentuan kebutuhan awal
• Menggunakan beberapa teknik seperti, Prototyping, menggunakan case model, dan Joint
Application design
7053T - IT Project Management
Prototyping melibatkan pembangunan replika dari sebuah system atau sebagia aspek dari
system. Prototyping sangat efektif untuk menggali dan memahami kebutuhan,
Menggunakan Case modeling adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi dan
membuat pemodelan kegiatan bisnis, siapa yang mencetuskan idenya, dan bagaimana
system seharusnya meresepon nya. Ini efektif di gunakan untuk mengetahui dan
memahami kebutuhan untuk pembuatan system informasi
Joint Application System (JAD) menggunakan workshop yang terorganizir untuk
mengumpulkan Stakeholder proyek ( Sponsor, pengguna/user, bisnis analis,
programmer,dsb) untuk menetapkan dan merancang system informasi.teknik ini juga
membantu pengguna untuk menjadi lebih aktif dalam menentukan kebituhan system.
• Pastikan semuah kebutuhan tertulis dan tersedia kapanpun di ingin di butuhkan
• Membuat sebuah database untuk kebutuhan dokumentasi dan pengendalian kebutuhan
• Menyediakan secara cukup testing untuk verifikasi bahwa produk dari proyek bekerja
sesuai kemauan
• Gunakan proses untuk melihat ulang permintaan perubahan kebutuhan dari sudut
pandang system.
• Menekan kan tanggal penyelesaian
• Alokasi sumberdaya terutama untuk menangani permintahan perubahan
MENGGUNAKAN SOFTWARE UNTUK MEMBANTU PROJECT SCOPE
MANAGEMENT
Manajer proyek dan anggota tim nya dapat menggunakan beberapa software untuk membantu di
manajamen ruang lingkup projek
Microsoft Word atau software pengolah kata lain nya yg dapat di gunakan untuk
dokumentasi terkait dengan ruang lingkup proyek
Spreadsheets yang bisa membantu peritungan financial dan bisa membuat charts dan
graphs.
7053T - IT Project Management
Software Communication software, contohnya seperti e-mail, sangan membantu
kejelasan informasi ruang linkgup.
Project management software untuk membuat WBS, the basis for tasks on a Gantt chart
.manajemen ruang ingkup proyek adalah sanat penting terutama untuk projek projek IT. Setelah
memilih project, oranisasi harus mencari kebutuhan dan menentukan ruang lingkup pekerjaan,
pemecaha pekerjaan menjadi bagian kecil yang lebih mudah di manage, verifikasi ruang
lingkup, dan juga mengatur perubahan dari ruang lingkup projek.
7053T - IT Project Management
SIMPULAN
• Lingkup manajemen proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut dengan berhasil.
• Proses utama meliputi:
o Mengumpulkan persyaratan
o Tentukan lingkup
o Membuat WBS
o Verifikasi lingkup
o Pengendalian lingkup
7053T - IT Project Management
DAFTAR PUSTAKA
1. Schwalbe, Kathy. (2009). Information Technology Project Management. Sixth edition. Course Technology. Augsburg. ISBN: 978-0324786927.
2. Marchewka, Jack T. (2006). Information Technology Project Management: Providing
Measurable Organizational Value. Second edition. Wiley. Illinois. ISBN: 978-0471715399.