jat ry:n intrakahvit sitrassa

Sosiaalinen intranet sisäisen viestinnän välineenä#intrakahvit

JAT ry Sitrassa 4.12.2014

08.30 Aamiainen

09.00 Tervetuloaviestintäjohtaja Veera Heinonen, Sitrapj. Päivi Kari, JAT ry

Sitran sisäinen viestintä ja muutoksen lähtökohdatJenni Sarolahti

Sosiaalisen Intranetin neljä lupaustaLaura Halenius

10.30 tilaisuus päättyy

Sitra • Sosiaalinen intra & sisäinen viestintä • 00.00.2014 •

Aamun ohjelma

#intrakahvit

• Eduskunnan lahja Suomen 50-vuotiaalle itsenäiselle Suomelle

• Riippumaton tulevaisuusorganisaatio: tehtävänä rakentaa huomisen menestyvää Suomea

• Visiona, että Suomi menestyy kestävän hyvinvoinnin edelläkävijänä


Sitra


Lähtötilanne

120 hengen asiantuntijaorganisaatio, jolla takana strategiamuutos, toimintatapamuutos ja organisaatiomuutos

2 isoa joustavan yhteistyön haastetta:• fyysiset tilat tornitalon 10 kerroksessa• virtuaaliset tilat yhtä hajallaan, eikä kaikilla edes avaimia joka paikkaan

Matriisityöläisen arkea ennen uudistusta



Sähköinen ympäristö

• Useita kanavia ja välineitä, joiden roolit, ulkoasut, toimintatavat, sijaintipaikat, konseptit ja toimintalogiikka vaihtelivat.

• Viestinnällinen intranet virallisena tiedonvälityskanavana, Yammer keskusteluareenana

• Työtiloja, tietopankkeja, ohjeita, CRM, hankehallinta + joukko muita järjestelmiä ja kansioita hallittavaksi

• Välineet kehitetty erikseen aina kulloiseenkin tarpeeseen, osin linkitetty toisiinsa

• Periaatteena avoin intra ja suljetut (/osittain avatut/näennäisavoimet) työtilat• Kokonaisuus mutkikas ja vaikea oppia• Viestinnällinen intra teknisesti tiensä päässä

Sisäinen viestintä ei onneksi kuitenkaan ole (ainoastaan) tekniikkalaji…


• Vuosien ja vuosikymmenten saatossa muotoutunut välitön sisäinen viestintäkulttuuri

• Intrassa hajautettu sisällöntuotanto ja kannustaminen omien asioiden jakamiseen vuodesta 2005

• Taustalla vahva panostus ulkoiseen digiviestintään ja sen osaamiseen

• Organisaatio ja toimintamalli määritelty ja toiminnassa tarve yhtenäisille välineille ilmeinen

• Avoimuus ja yhteiset välineet johdon vahva tahtotila


Edellytykset projektin onnistumiselle olivat olemassa


Projektin periaate:

Nyt ei tehdä maailman parasta intraa, ei edes Suomen parasta. Nyt tehdään Sitralle parasta intraa.

• Lupaus 1: Kokoamme nykyiset hajallaan olevat sisällöt yhteen

• Lupaus 2: Intranet tukee uutta organisaatiorakennetta ja mahdollistaa ketterän työn tekemisen

• Lupaus 3: Työn tekeminen on mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta

• Lupaus 4: Muutamme toimintatapoja: Lisäämme tiedon jakamista, itsepalvelukulttuuria ja työtiloissa työskentelyä


Intraprojektinlupaukset

Aikataulu

Toteutus

2-4/2013Esiselvitys

Hanke-suunnitelma

4/2013Hanke-suunnitelma:tavoitteet, mittarit, budjetti, järjestäytyminen

5/2013Markkinakartoitus

12/2013Järjestelmätoimittajaksi Sininen Meteoriitti

8-12/2013 Julkinen kilpailutus

Tarjouspyyntö, hankintailmoitus, tarjouspyynnön toimittaminen, kysymyksiin vastaaminen tarjousten avaaminen, tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen, tarjousten tarkastaminen, tarjousten vertailu, hankintapäätös ja tiedoksianto, tarjousasiakirjat tarjoajille jahankintasopimus

4-6/2013Konseptointi ja vaatimus-määrittely

Tärkeimmät sisällöt jatoiminnallisuudet, Teknologiavalinta (Sharepoint)

10/2013Käyttäjäkysely & sisältöworkshop

Vaatimus-määrittely-työpajat

02/2014Käytettävyys-testaus

02/2014Sisältö-työpaja

1-2/2014Tekninen vaatimusmäärittely toimittajan kanssa

3-5/2014Tekninen toteutuskehityssprintteinä

04-05/2014Sisällöntuotanto

06/2014Teknisesti valmis

5-6/2014Koulutukset & sisällönsyöttö

8/2014Uusi intrakäytössä!


6/2014Uusi intratestikäytössä

Lupaus 1: Luomme kokonaisuuden, joka kokoaa nykyiset hajallaan olevat sisällöt yhteen


Toimme etusivulle sykkimään Sitran pulssin


Asetuimme tiedonhaluisen sitralaisen housuihin: mietimme, mitä lukija haluaa tietää sivulle tullessaan


Tiimisivut tuovat sitralaiset ja Sitran työn esille



Tiimisivu vastaa: Mitä tiimi tekee, kuka siinä työskentelee?

Yammer ylennettiin viralliseksi viestintävälineeksi


Lupaus 2: Uusi intranet mahdollistaa osaltaan matriisissa toimimisen ja ketterän siirtymisen tiimistä toiseen


Työtilat löytyvät yhdestä paikasta – omat työtilat kätevästi heti etusivulla


Uudet työtilat selkeä osa intraa ja Yammer tuotu työtilaan


Lupaus 3: Mobiilityö: Vaikuttavuustyö helpottuu kun sähköisiin työvälineisiin pääsee ajasta ja paikasta riippumatta


Teimme intranetin käytön helpoksi – päätelaitteesta riippumatta


Lupaus 4: Toimintatapojen muutos: itsepalvelukulttuurin lisääminen, tiedon jakamisen lisääminen sekä työtiloissa työskentelyn lisääminen


Työmaa on sitralaisten yhteinen paikka ajatuksille, pohdinnalle, palautteelle, kuulumisille ja tiedonvaihdolle



Hyvät käytännöt näkyviksi yhteiskirjoittamalla

VAPA-vinkit rikastuttavat perinteisiä sisältösivuja


• Lähtötasomittaus 10/2013

• Käyttäjätutkimus toistettiin 11/2014


Mittaaminen keskiössä vaikuttavuuden arvioinnissa


Intranetin käyttö lisääntyi ja kouluarvosanat paranivat

7991

19

92 0

0

20

40

60

80

100

120

2013 2014

Kuinka usein käytät intraa

Päivittäin Viikoittain En koskaan

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

2013 2014

Kouluarvosana eri välineille

Viest. Intranet Yammer Työtilat Kokonaisuus

Intranet on mielestäni…


0

20

40

60

80

100

120

2013 2014 2013 2014 2013 2014

jokseenkin samaamieltäsamaa mieltä

Helppokäyttöinen Sisällöltään hyödyllinen Rakenteeltaan selkeä

• Uusien toimintatapojen vakiinnuttaminen

• Uudet työtilat käyttöön asteittain

• Tarkemman roadmapin piirtäminen käyttäjätutkimuksen tuloksien perusteella


Seuraavat askeleet

sitra.fi

Facebook.com/SitraFund

@SitraFund

Rakennamme huomisen menestyvää Suomea

jat ry:n intrakahvit sitrassa

Social Media