Kommunikáció Kommunikáció írásbanírásbanIn: Pálinkás Jenő: Üzleti In: Pálinkás Jenő: Üzleti kommunikáció. LSI Oktatóközpont, kommunikáció. LSI Oktatóközpont, Budapest, 2000. pp.145-165.Budapest, 2000. pp.145-165.

Az üzleti kommunikáció Az üzleti kommunikáció írásos megnyilvánulásaiírásos megnyilvánulásai

Üzleti élet leveleiÜzleti élet levelei Szerződésekkel kapcsolatos kommunikációSzerződésekkel kapcsolatos kommunikáció JelentésJelentés PályázatPályázat Belső szabályzatokBelső szabályzatok Vállalat és társadalmi környezete közötti írásos Vállalat és társadalmi környezete közötti írásos

kapcsolatokkapcsolatok Vállalatazonosító szignálokVállalatazonosító szignálok

Az üzleti élet leveleiAz üzleti élet levelei Hivatalos levélHivatalos levél ÉrtesítésÉrtesítés FelszólításFelszólítás KifogásolásKifogásolás EngedélyezésEngedélyezés IgazolásIgazolás HatározatHatározat FellebbezésFellebbezés BejelentésBejelentés Panaszos levélPanaszos levél FeljegyzésFeljegyzés JegyzőkönyvJegyzőkönyv

A hivatalos levélA hivatalos levélCéges papírCéges papír

Küldő (neve, címe, telefon- és faxszáma)Küldő (neve, címe, telefon- és faxszáma)

CímzettCímzett Hivatkozási számHivatkozási számÜgyintéző (neve, telefonszáma)Ügyintéző (neve, telefonszáma)

Tárgy:Tárgy:

Megszólítás Megszólítás

Üzenet szövegeÜzenet szövege

Keltezés (város megjelöléssel)Keltezés (város megjelöléssel)ElköszönésElköszönésAláírásAláírásMellékletekMellékletek

Hivatalos levélHivatalos levélGyakori hibákGyakori hibák

CímtévesztésCímtévesztés A címzett nevének, beosztásának helytelen A címzett nevének, beosztásának helytelen

írása (Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony!)írása (Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony!) Helyesírási és nyelvhelyességi hibákHelyesírási és nyelvhelyességi hibák Elválasztás – a számítógép nem tud helyesen Elválasztás – a számítógép nem tud helyesen

elválasztani!elválasztani! Csoportos levélküldés: címzett – tartalom Csoportos levélküldés: címzett – tartalom

összhangban legyen!összhangban legyen! Sajátos jelzéssel ellátott levelek („Sajátkezű Sajátos jelzéssel ellátott levelek („Sajátkezű

felbontásra!”) felbontásra!”) → jelzés tiszteletben tartása!!→ jelzés tiszteletben tartása!!

ÉrtesítésÉrtesítés

Valakit (személy, szervezet) Valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményrőlvagy bekövetkező eseményről biztosító: kárfelmérés – helyszíni szemlebiztosító: kárfelmérés – helyszíni szemle Felvételi iroda: állásinterjú időpontjaFelvételi iroda: állásinterjú időpontja

FelszólításFelszólítás

Udvarias figyelmeztetés, felszólítás a Udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésérekötelezettség teljesítésére

Szankciók ismertetése lehetségesSzankciók ismertetése lehetséges Késedelmi kamat felszámolásaKésedelmi kamat felszámolása Szállítás késleltetéseSzállítás késleltetése Szolgáltatás felfüggesztéseSzolgáltatás felfüggesztése Kötbér fizetéseKötbér fizetése

KifogásolásKifogásolás

A megrendelt áru hibásan (gyártási hiba, A megrendelt áru hibásan (gyártási hiba, sérülés) vagy hiányosan (nem megfelelő sérülés) vagy hiányosan (nem megfelelő mennyiség vagy összetétel) érkezikmennyiség vagy összetétel) érkezik

EngedélyezésEngedélyezés

Több fajtaTöbb fajta Munkavállaló számára:Munkavállaló számára:

Munkarenddel kapcsolatosMunkarenddel kapcsolatos Vállalat eszközeinek magáncélra történő használataVállalat eszközeinek magáncélra történő használata Kötelezettségek alóli felmentésKötelezettségek alóli felmentés

Szervezeti egység számára:Szervezeti egység számára: Munkarenddel kapcsolatosMunkarenddel kapcsolatos

Más vállalat számára:Más vállalat számára: Étterem használatának engedélyezéseÉtterem használatának engedélyezése Ideiglenes parkolási engedélyekIdeiglenes parkolási engedélyek

Igazolás Igazolás

Pontosan rögzíteni kell:Pontosan rögzíteni kell: Kinek, milyen célból állították kiKinek, milyen célból állították ki Egyértelműen megjelölni a tényt, amiről Egyértelműen megjelölni a tényt, amiről

az igazolás szól (az esemény az igazolás szól (az esemény megtörténte, körülmény, viszony megtörténte, körülmény, viszony megléte)megléte)

Aláíró – aláírási jogosultsága legyen!!Aláíró – aláírási jogosultsága legyen!!

MeghatalmazásMeghatalmazás

Hivatali és magánéletben alkalmazottHivatali és magánéletben alkalmazott Tartalmi elemei:Tartalmi elemei:

meghatalmazott nevemeghatalmazott neve meghatalmazás tárgyameghatalmazás tárgya jogosultságjogosultság meghatalmazás érvényességi idejemeghatalmazás érvényességi ideje kiállítás dátumakiállítás dátuma meghatalmazó és meghatalmazott adataimeghatalmazó és meghatalmazott adatai aláírásaláírás

Magánéletben: 2 tanú szükségesMagánéletben: 2 tanú szükséges

HatározatHatározat Hivatalos szervek, testületek döntéseit rögzíti Hivatalos szervek, testületek döntéseit rögzíti

és az illetékesek tudomására hozzaés az illetékesek tudomására hozza Formai elemek:Formai elemek:

A határozatot hozó szerv megnevezéseA határozatot hozó szerv megnevezése Szerv, személy megnevezése, akire vonatkozikSzerv, személy megnevezése, akire vonatkozik Határozat azonosító kódjaHatározat azonosító kódja Meghozott döntés és annak indoklásaMeghozott döntés és annak indoklása Döntést alátámasztó körülmények, iratokDöntést alátámasztó körülmények, iratok

Záró rész: aláírások, bélyegző, dátum, hol Záró rész: aláírások, bélyegző, dátum, hol készült, kik kapjákkészült, kik kapják

FellebbezésFellebbezés

Szervezet, magánszemély írhatSzervezet, magánszemély írhat Ha a határozat (megváltoztatása) Ha a határozat (megváltoztatása)

megítélése szerint nem indokoltmegítélése szerint nem indokolt Indokokkal alátámasztani!Indokokkal alátámasztani! Fontos: Fontos:

tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangnemtárgyilagos, higgadt, meggondolt hangnem bizonyító erőbizonyító erő érvelés módjaérvelés módja

Bejelentés Bejelentés

Ha valamely szerv részére fontos lehet Ha valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, tények ismeretebizonyos információk, tények ismerete

Szóban is történhet!Szóban is történhet! Írásban: ha szükséges a bejelentés Írásban: ha szükséges a bejelentés

tényének tárgyszerű bizonyításatényének tárgyszerű bizonyítása

Panaszos levélPanaszos levél

Bejelentéssel rokonBejelentéssel rokon Fontos:Fontos:

a tárgyszerűség és a bizonyító erő, a tárgyszerűség és a bizonyító erő, azon körülmények rögzítése, amely alapján azon körülmények rögzítése, amely alapján

a panasz tárgya kivizsgálható lesza panasz tárgya kivizsgálható lesz

Névtelen levelekkel nem foglalkoznakNévtelen levelekkel nem foglalkoznak

FeljegyzésFeljegyzés

Gyakori ügyiratGyakori ügyirat Valamilyen teendőről, ügyről készül a Valamilyen teendőről, ügyről készül a

közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részérerészére

Tartalmi jegyek:Tartalmi jegyek: KinekKinek Milyen témábanMilyen témában Mikor készült Mikor készült Ki készítetteKi készítette

Mellékeltek összefüggéseiről tájékoztatniMellékeltek összefüggéseiről tájékoztatni Korábbi események, várható kapcsolódási Korábbi események, várható kapcsolódási

felületekfelületek

JegyzőkönyvJegyzőkönyv

Események, tények, megállapodások Események, tények, megállapodások írásbeli rögzítéseírásbeli rögzítése

Szó szerinti jegyzőkönyv:Szó szerinti jegyzőkönyv: Pontosan követi az eseményeketPontosan követi az eseményeket Mi és Mi és hogyan történthogyan történt

Kivonatos jegyzőkönyv:Kivonatos jegyzőkönyv: Eseményeket tömörítve jeleníti megEseményeket tömörítve jeleníti meg Leglényegesebb momentumok kiemeléseLeglényegesebb momentumok kiemelése

Szerződésekkel kapcsolatos Szerződésekkel kapcsolatos kommunikációkommunikáció

Szerződési formák:Szerződési formák: Munkajogi szerződésMunkajogi szerződés Adásvételi szerződésAdásvételi szerződés Szállítási szerződésSzállítási szerződés Bérleti szerződésBérleti szerződés KölcsönszerződésKölcsönszerződés LízingszerződésLízingszerződés Bizományosi szerződésBizományosi szerződés Vállalkozási szerződésVállalkozási szerződés

Munkaszerződés Munkaszerződés előkészítéseelőkészítése

Üzenet kibocsátásaÜzenet kibocsátása ÉrdeklődésÉrdeklődés Kapcsolatfelvétel kezdeményezéseKapcsolatfelvétel kezdeményezése Személyes találkozásSzemélyes találkozás Alku Alku

Munkaszerződés előkészítéseMunkaszerződés előkészítése - - ToborzásToborzás

A szervezet igényeinek megfelelő számú és A szervezet igényeinek megfelelő számú és összetételű munkaerő biztosításaösszetételű munkaerő biztosítása

Módszerek:Módszerek: Spontán jelentkezők fogadásaSpontán jelentkezők fogadása Saját adatbank alapján behívásokSaját adatbank alapján behívások Belső munkatársak ajánlásaiBelső munkatársak ajánlásai ÁlláshirdetésekÁlláshirdetések Munkaközvetítők ajánlataiMunkaközvetítők ajánlatai ÁllásbörzékÁllásbörzék Vállalati nyílt napokVállalati nyílt napok Pályázatok kiírásaPályázatok kiírása Ösztöndíjas rendszer alkalmazásaÖsztöndíjas rendszer alkalmazása Szakmai szövetségek ajánlásaiSzakmai szövetségek ajánlásai Vezető-kereső cégek igénybevételeVezető-kereső cégek igénybevétele

MunkaszerződésMunkaszerződés Munkaviszony létrejötte – Munkaviszony létrejötte –

munkaszerződésselmunkaszerződéssel Írásos dokumentum!!Írásos dokumentum!! Csak közös elhatározással módosíthatóCsak közös elhatározással módosítható Tartalmi elemei:Tartalmi elemei:

Személyi adatokSzemélyi adatok Munkakör, besorolás, munkaidőMunkakör, besorolás, munkaidő BérbesorolásBérbesorolás Munkavégzés helyeMunkavégzés helye Próbaidő, felmentési időPróbaidő, felmentési idő Béren kívüli juttatásokBéren kívüli juttatások

Belső szabályzatokBelső szabályzatok

SzMSz: általános működés szabályozásaSzMSz: általános működés szabályozása Őrzésvédelmi szabályzatŐrzésvédelmi szabályzat Tűzvédelmi szabályztaTűzvédelmi szabályzta Minőségvédelmi szabályzatMinőségvédelmi szabályzat Egyes szakterületek szabályai:Egyes szakterületek szabályai: Irattározási szabályzatIrattározási szabályzat Készletgazdálkodási szabályzatKészletgazdálkodási szabályzat Szállítási szabályzatSzállítási szabályzat

A vállalat és társadalmi A vállalat és társadalmi környezet közötti írásos környezet közötti írásos kapcsolatokkapcsolatok

SajtóSajtó Napilapok, folyóiratok, szakfolyóiratokNapilapok, folyóiratok, szakfolyóiratok

Vállalati újságVállalati újság Vállalati életről – szűk körű terjesztésVállalati életről – szűk körű terjesztés

Vállalati kiadványokVállalati kiadványok Cégismertető, termékismertetők, minőségtanúsítás okmányaiCégismertető, termékismertetők, minőségtanúsítás okmányai

KönyvekKönyvek Üzleti célokat szolgálÜzleti célokat szolgál Szakterület fejlődése, technikai színvonalaSzakterület fejlődése, technikai színvonala

Fogyasztóval való levelezésFogyasztóval való levelezés Hagyományos levelezésHagyományos levelezés Web-kommunikációWeb-kommunikáció

Vállalatazonosító szignálokVállalatazonosító szignálok

Belső értékek megjelenítése a külvilág Belső értékek megjelenítése a külvilág feléfelé

Külvilág számára: vállalat azonosításaKülvilág számára: vállalat azonosítása Egyedi megkülönböztető jegyekEgyedi megkülönböztető jegyek Márka és védjegyMárka és védjegy Design és csomagolásDesign és csomagolás Vállalati arculatVállalati arculat

PályázatPályázat

Számos területSzámos terület Külföldi tanulmányútKülföldi tanulmányút Pénzügyi támogatás rendezvényhez, kutatómunkához, Pénzügyi támogatás rendezvényhez, kutatómunkához,

könyvíráshozkönyvíráshoz Munkakör betöltéseMunkakör betöltése Előnyei:Előnyei: Pályázó felkészülhet a feladatvégzésrePályázó felkészülhet a feladatvégzésre Követelmények, adottságok, esélyek Követelmények, adottságok, esélyek

rendszerszemléletű áttekintéserendszerszemléletű áttekintése Fontos: pályázó és pályázat kiíró közötti kommunikációFontos: pályázó és pályázat kiíró közötti kommunikáció

ÁLLÁSKERESÉSÁLLÁSKERESÉS

Önéletrajz, Önéletrajz, motivációs levél, motivációs levél, személyes interjúszemélyes interjú

Egy állás megpályázásaEgy állás megpályázása

ÖnvizsgálatÖnvizsgálat

Önéletrajz megírásaÖnéletrajz megírása

Cél: Személyes interjúCél: Személyes interjú

Az önéletrajz típusai I.Az önéletrajz típusai I. Magyar típusú (hagyományos)Magyar típusú (hagyományos)

- Fogalmazásokhoz hasonló szerkezeti felépítés - Fogalmazásokhoz hasonló szerkezeti felépítés jellemzi (bevezetés, tárgyalás, befejezés).jellemzi (bevezetés, tárgyalás, befejezés).

Amerikai típusúAmerikai típusú- R- Rövid, lényegre törőövid, lényegre törő- Áttekinthető- Áttekinthető

- Tagolt, vázlatszerű elrendezés- Tagolt, vázlatszerű elrendezés..

Kompetencia típusú / Európai UniósKompetencia típusú / Európai Uniós- A- Amerikai típusú tagolást követ.merikai típusú tagolást követ.- Újszerű a kompetenciák és képességek - Újszerű a kompetenciák és képességek megjelölése.megjelölése.- Nincs hobbi kategória.- Nincs hobbi kategória.

Az önéletrajz típusai Az önéletrajz típusai II.II.

Kronologikus önéletrajzKronologikus önéletrajz- Elvégzett iskolák, munkakörök - Elvégzett iskolák, munkakörök fordítottfordított időrendben!időrendben!- Könnyen áttekinthető.- Könnyen áttekinthető.

Funkcionális önéletrajzFunkcionális önéletrajz- Egyes képességeink, illetve elért - Egyes képességeink, illetve elért eredményeink köré rendeződik.eredményeink köré rendeződik.

Mikor célszerű?Mikor célszerű? - Ha most végeztünk tanulmányainkkal.- Ha most végeztünk tanulmányainkkal. - Sokféle munkakörben dolgoztunk.- Sokféle munkakörben dolgoztunk.

Önéletrajz formátumaÖnéletrajz formátuma

Kézzel írt önéletrajz esetén:Kézzel írt önéletrajz esetén: - Fehér A/4es lapra kell elkészíteni.- Fehér A/4es lapra kell elkészíteni.

Gépelt önéletrajz eseténGépelt önéletrajz esetén::- Általánosan elfogadott betűtípusokat - Általánosan elfogadott betűtípusokat

használjunk! használjunk!

(Arial, Times New Roman)(Arial, Times New Roman)

- Ne vigyük túlzásba a dőlt betű, vastag betű - Ne vigyük túlzásba a dőlt betű, vastag betű vagy vagy aláhúzás alkalmazását.aláhúzás alkalmazását.

- Következetes tagolás! - Következetes tagolás!

A rendezetlen, helyesírási és nyelvhelyességi hibákkal, A rendezetlen, helyesírási és nyelvhelyességi hibákkal, javításokkal és áthúzásokkal teli önéletrajz nem vet javításokkal és áthúzásokkal teli önéletrajz nem vet

jó fényt a szerzőre!jó fényt a szerzőre!

Önéletrajz elemeiÖnéletrajz elemei

1.1. Személyes adatokSzemélyes adatok

(név, születési hely, idő, cím, telefon, e-mail cím).(név, születési hely, idő, cím, telefon, e-mail cím).

2.2. Iskolai végzettség Iskolai végzettség

3.3. TanfolyamokTanfolyamok

4.4. MunkahelyekMunkahelyek

5.5. Egyéb projektek (sikeres munkák)Egyéb projektek (sikeres munkák)

6.6. Számítástechnikai ismeretekSzámítástechnikai ismeretek

7.7. Nyelvtudás, jogosítványNyelvtudás, jogosítvány

8.8. Hobbi, szabadidős tevékenységHobbi, szabadidős tevékenység

Angol nyelvű önéletrajzAngol nyelvű önéletrajz

HelyesírásHelyesírás Helyes fordításHelyes fordítás

Mit ne fordítsunk le?Mit ne fordítsunk le? Utca helyett NEM kell streetUtca helyett NEM kell street NévNév

Motivációs levélMotivációs levél Önéletrajzhoz hasonló karakter (írott Önéletrajzhoz hasonló karakter (írott

vagy nyomtatott forma, azonos vagy nyomtatott forma, azonos betűtípus és nagyság, margók, betűtípus és nagyság, margók, tagolás, stb.).tagolás, stb.).

Átlátható, könnyen olvasható.Átlátható, könnyen olvasható. Egyszerű, tényszerű, rövid.Egyszerű, tényszerű, rövid. Egyenes, nyílt, célratörő.Egyenes, nyílt, célratörő. Cél a figyelemfelkeltés!Cél a figyelemfelkeltés!

Motivációs levél Motivációs levél tartalmi elemeitartalmi elemei

Fontos tartalmi elemek:Fontos tartalmi elemek:

- Cím, megszólítás- Cím, megszólítás

- - HivatkozásHivatkozás

-  Önéletrajz összefoglalása-  Önéletrajz összefoglalása

- Motiváció, célok meghatározása- Motiváció, célok meghatározása

- Személyiségének jellemzése- Személyiségének jellemzése

- Időpontkérés személyes találkozóra- Időpontkérés személyes találkozóra

- Aláírás- Aláírás

Felvételi beszélgetésFelvételi beszélgetés

Pontos megérkezésPontos megérkezés Nyugodt, figyelmet tükröző, udvarias Nyugodt, figyelmet tükröző, udvarias

viselkedésviselkedés Korábbi szakmai sikerek, előnyös Korábbi szakmai sikerek, előnyös

tulajdonságoktulajdonságok Kérdések:Kérdések:

- - képzettségképzettség

- szakmai tapasztalat- szakmai tapasztalat

- képességek, kézségek- képességek, kézségek

- motiváció- motiváció

- magánélettel kapcsolatos- magánélettel kapcsolatos