ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ …УДК 330.101.54 ББК 65.01...

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Нижегородский государственный университет

им. Н.И. Лобачевского» (ННГУ)

Институт экономики и предпринимательства

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебно-методическое пособие

Рекомендовано методической комиссией института экономики и предпринимательства для студентов ННГУ им. Н.И. Лобачевского по

направлению подготовки: 101100.62 «Гостиничное дело»

Нижний Новгород 2014

УДК 330.101.54 ББК 65.01

Корнюшина Н.Н. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методическое пособие. – Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2014. – 21 с. Рецензент: к.э.н. Егоров Е. Е.

Учебно-методическое пособие рассчитано для студентов ННГУ им. Н.И. Лобачевского по направлению подготовки: 101100.62 «Гостиничное дело», изучающих дисциплину «Документирование управленческой деятельности». Пособие содержит программу курса, план лекционных и семинарских занятий, практические задания. В конце пособия приведен список основой и дополнительной литературы для изучения.

Работа выполнена на кафедре «Сервиса и туризма» института экономики и предпринимательства ННГУ, зав. кафедрой д.э.н., профессор М.В. Ефремова

УДК 330.101.54 ББК 65.01

© Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского, 2014

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Целью дисциплины «Документирование управленческой деятельности» является раскрытие вопросов организации работы с документами в современных организациях и на предприятиях.

Изучение дисциплины предусматривает решение ряда образовательных задач:

- обучение методологическим основам организации документооборота на предприятиях, занимающихся предпринимательской (коммерческой) деятельностью, с учетом требований к их составлению и оформлению;

- формирование знаний по конкретным методам и приемам работы с документами, их систематизации, номенклатура для формирования и хранения дел.

В результате изучения дисциплины студент должен:

-иметь представление о значении документирования управленческой деятельности на предприятии;

- знать требования к составлению и оформлению документов;

- знать состав и расположение реквизитов;

-знать организацию и систематизацию документооборота в соответствии с действующими актами и нормативно-методическими документами;

- знать номенклатуру формирования и хранения дел;

- знать правила и формы переписки;

-уметь составлять и оформлять основные виды документов;

- уметь организовать документооборот на предприятии;

- уметь применять теоретические знания на практике.

2. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА ПО РАЗДЕЛАМ

Общая трудоемкость дисциплины составляет 3 зачетных единицы (108 час.)

Наименование тем дисциплины

Лекции Практические

Самостоятельная

работа

Всего Форма текущего контроля

знаний

1. Значение ДОУ, его законодательное и правовое регулирование

1 2 3 Тестирование, практические

задания

2. Общие требования к деловой корреспонденции. Современные способы и техника создания документов

1 4 1 6 Тестирование, практические

задания

3. Система организационно-правовой документации предприятия


задания

4. Система плановой документации предприятия


задания

5. Система распорядительной документации предприятия


задания

6. Информационно - справочные документы


задания

7. Система отчетной документации предприятия


задания

8. Система кадровой документации предприятия


задания

9. Основные операции делопроизводства. Обработка входящих, исходящих и внутренних документов


задания

10. Регистрация и контроль исполнения документов


задания

11. Составление номенклатуры дел


задания

12. Формирование и оформление дел.Подготовка документов на архивное хранение


задания

Форма контроля 45 Экзамен

ИТОГО по курсу 18 36 9 108

Содержание курса

ТЕМА 1. ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

Предмет, задачи и содержание курса. Основные понятия и термины ДОУ.

Деловая корреспонденция и делопроизводство. История развития системы

государственного делопроизводства. Документ и его основные функции. Системы

документации предприятия. Особенности окументооборота гостиниц. Нормативно-

методическая база делопроизводства

ТЕМА 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

СОВРЕМЕННЫЕ СПОСОБЫ И ТЕХНИКА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Общие правила оформления машинописной страницы. Общие правила

оформления управленческих документов. Составление текстов служебных документов.

Требования к бланкам документов предприятия.

Средства вычислительной и информационной техники и их применение в

документационном обеспечении управления, состав и назначение технических средств,

используемых в документационном обеспечении управления; эффективность их

использования и роль в повышении качества подготовки и обработки документационной

информации.

ТЕМА 3. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Основными вопросами данной темы является: содержание и назначение общей

функции управления "организация деятельности" и ее выражение в разработке и

утверждении комплекса организационно-правовой документации предприятия;

учредительные документы; структура, содержание и правила оформления инструкций,

правил, положений и регламентов.

Студент должен знать перечень необходимых документов для открытия

предприятий различных организационно-правовых форм.

Студент должен уметь: оформлять устав и др. документы, необходимые для начала

деятельности предприятия; разрабатывать структуру и штатную численность, штатное

расписание гостиничной организации. На основе типовых разрабатывать и оформлять

должностные инструкции; положения об организации, положения о структурных

подразделениях, положения о персонале, правила внутреннего трудового распорядка

гостиниц.

ТЕМА 4. СИСТЕМА ПЛАНОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Ключевые вопросы данной темы: содержание и назначение основной функции

управления «планирование» и ее выражение в разработке и утверждении плановых

документов; состав плановой системы документации; особенность составления и

оформления.

Студент должен уметь: составлять и оформлять планы, программы

ТЕМА5. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Состав и назначение системы распорядительной документации; их классификацию

по порядку разрешения вопросов, уровню управления и т.п.; процедура издания

распорядительных документов в условиях коллегиальности и единоначалия; определение,

назначение, правила составления и оформления приказов, указаний и распоряжений;

процедуру издания распорядительных документов высших органов государственной

власти (постановлений, указов).

Студент должен уметь: разрабатывать и оформлять приказы по различным

проблемам предприятия; составлять и оформлять распоряжения, решения и указания.

ТЕМА 6. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

При изучении этой темы студент должен знать: основной состав справочно-

информационной системы документации; особенности составления и оформления данных

документов; классификацию актов и правила их оформления; особенности оформления

полных и кратких протоколов, справок по производственным вопросам и о

подтверждении занимаемого места работы или размера заработной платы.

Классификацию писем, их язык и стиль, информативность и убедительность, резолюции и

визы. Требования к текстам; формуляры всех справочно-информационных документов.

Студент должен уметь: составлять и оформлять акты, протоколы, объяснительные

и докладные записки, доверенности, справки, заявления, представления, перечни; вести

деловую переписку

ТЕМА 7. СИСТЕМА ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Узловыми вопросами данной темы являются: назначение и состав отчетной

документации; основные комплексы отчетной документации предприятия; правила

оформления отчетных документов.

Студент должен уметь: составлять отчеты и справки отчетного характера.

ТЕМА 8. СИСТЕМА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Узловыми вопросами в этой теме являются: состав и назначение системы

документации по личному составу; схемы оформления кадровой документации

предприятия по вопросам приема, увольнения и перевода сотрудников; особенности в

составлении и оформлении приказов по личному составу, трудовых контрактов

(договоров), договоров о материальной ответственности; состав личных дел работников.

Студент должен иметь: составлять и оформлять приказы по личному составу;

заключать трудовые контракты; заполнять личную карточку формы Т-2, анкеты, трудовые

книжки; оформлять личные дела, договоры о материальной ответственности, резюме,

заявления, личные доверенности и личные расписки.

ТЕМА 9. ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИВОДСТВА. ОБРАБОТКА

ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

При изучении этой темы следует обратить внимание на значение и роль

регистрации в документационном обеспечении управления; формы регистрации:

централизованную, децентрализованную и смешанную. Порядок оформления журналов

регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; карточек регистрации;

особенности регистрации и контроля исполнения документов с помощью персонального

компьютера.

Студент должен уметь: вести журналы, карточки регистрации, осуществлять

регистрационную функцию с помощью ПК, проводить контроль исполнения документов.

ТЕМА 10. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ









ТЕМА 11. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ









ТЕМА 12. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. ПОДГОТОВКА

ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

По этой теме студент должен знать:

Основные признаки формирования документов в дела; условия формирования и

порядок оформления дел; задачи архива; состав экспертной комиссии и ее задачи; порядок

дополнительного оформления дел, предназначенных для архивного хранения; порядок

уничтожения документов.

Студент должен уметь:

Оформлять обложку дела, формировать дела; оформлять документы для архивного

хранения: составлять описи дел по личному составу, по основной деятельности,

заверительные листы; оформлять документы на уничтожение: составлять акт о выделении

документов к уничтожению.

Кейс 1. Документационное обеспечение приема на работу в ресторан отеля су-шефа

В отеле «Небесная ласточка» все управление предприятием возложено на

директора. Он же является руководителем ресторана. Для решения поставленных задач: - привлечения новых клиентов; - заполняемость отеля; - привлечение посетителей в ресторан и др. руководством отеля было принято решение о найме су-шефа и дано объявление, на

которое откликнулось 5 человек. Все они прислали свои резюме. Руководство выбрало из всех кандидатов Иванова

Сергея Павловича (резюме которого представлено ниже). Ваша задача – 1. Оформить кандидата на должность су-шефа на работу с

испытательным сроком на 2 месяца. (Вам нужно подготовить пакет кадровых документов, используя унифицированные формы).

2. Подготовить на себя резюме для работы в ресторане или гостинице (должность, на которую Вы хотите претендовать, можно выбрать самостоятельно).

РЕЗЮМЕ Су-шеф

ОПЛАТА

По

договоренности

ГРАФИК

График

работы -не имеет значения

ПЕРЕРЫВ

Обеденный

перерыв - не имеет значения

27 лет (родился 29 сентября 1986), мужской, высшее образование, не женат, детей нет

Сергиев Посад, готов к переезду Готов к командировкам, гражданство: Россия Просмотреть контактную информацию Работал апрель 2013 — октябрь 2013 6 месяцев Су-шеф (Полная занятость)

ООО Глория Р-н Дом рыбака, г. Москва. Должностные обязанности и достижения: Работал Су шефом в ресторане Дом

рыбака (Ginza Project), летний проект отработал от открытия до закрытия.(бренд Адриан Кетглас)

август 2010 — апрель 2013 2 года и 8 месяцев Су шеф и и.о.шеф повара (Полная занятость) ООО каскад экспресс Р-н Усадьба пришвин, г. Сергиев Посад. Должностные обязанности и достижения: Открывал ресторан с 0. Работал в

должности Су шефа в течении года под руководством шеф повара Адриана Кетгласа, в связи с переменами в руководстве стал и.о.шеф повара, и в течении последних двух лет работы выполнял все функции шеф повара. За этот период стажировался в ресторанах Doce Uvas (Адриан Кетглас) The Сад (Адриан Кетглас), Chippollino (Адриан Кетглас и Марк Фош)

февраль 2008 — май 2009 1 год и 3 месяца Повар горячий цех (Полная занятость) Гк Космос Р-н Планета космос, г. Москва. Должностные обязанности и достижения: Работал поваром, в связи с кризисом

попал под сокращение. сентябрь 2004 — январь 2008 3 года и 4 месяца Повар гарнир, повар гриль, повар х/ц, Су шеф (Полная занятость) ООО Трокадеро-С Р-н Три товарища, г. Москва. Должностные обязанности и достижения: Учась в ПТУ на втором курсе, был

принят на работу в ресторан Три товарища, начинал на гарнирах, подменял поваров х\ц, был переведён на гриль, в последствии стал Су шефом.

Ключевые навыки Большой опыт работы в ресторанном бизнесе и ресторанах

премиум класса, управление персоналом, ведение документации, создание и работа с технологическими картами и прочие атрибуты работы шеф повара. Не курю, не пью (вообще), ответственный, надёжный, переживаю за общее дело, огромное желание развиваться и дальше в этой сфере, могу и хочу много работать. Ищу постоянную работу с перспективой роста.

Учился по 2013 Институт сервиса "РГУТиС" Уровень образования: Высшее. Факультет: Туризма и

гостеприимства. Специальность: Технолог продуктов общественного питания. Форма обучения: Дневная/Очная.

по 2005 ПТУ-22 Уровень образования: Среднее специальное. Специальность: Повар

кулинар. Форма обучения: Дневная/Очная.

Знает и умеет

Английский язык базовый

Водительские права категории B

О себе Целеустремлённый, ответственный, исполнительный, без в/п (вообще), с огромным

желанием развиваться в этой сфере, могу и хочу много работать. Ищу постоянную работу с перспективой роста.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ по ПОДГОТОВКЕ и ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Практическое задание 1

Как вы оформите реквизит «адресат», если адресатом является: 1) председатель строительного кооператива В.А. Соколов; начальник управления маркетинга ЗАО «Регата» Н.Н. Славскии, директор школы В.С.

Сергеев. 2) планово-экономическое управление Вологодского мебельного комбината; отдел

маркетинга ООО «Витязь»; 3) декан исторического факультета Екатеринбургского государственного

университета доктор исторических наук, профессор Е.В. Сергеев; ведущии специалист ООО «Светлана» К.Е. Пронин; старшии инженер П.Н. Светлов;

4) директора гостиниц г. Нижего Новгорода. Практическое задание 2 а) Укажите размер бланка формата А5 б) Сформулируите заголовки для указанных ниже документов: - письмо, в котором сообщается о проведении выставки новых видов товаров; - приказ, где содержится информация об увольнении П.И. Павлова, С.Д. Комарова,

В.Н. Сотниковои; - положение, в котором излагаются основные принципы деятельности отдела

маркетинга; - акт, в котором сообщается о результатах проведения инвентаризации;

- протокол, которыи велся на общем собрании трудового коллектива; - должностная инструкция, где сформулированы основные права и обязанности для должности секретаря-референта.

Что в этих документах является реквизитом «наименование вида документа», а что – реквизитом «заголовок к тексту»?

Практическое задание 3 а) укажите размер бланка А б) Представьте, что вы специалист по работе с персоналом в начинающеи работу

коммерческои организации – гостинице (ресторане). Вам поручено разработать должностные инструкции менеджеров ведущих отделов. Составьте один из вариантов указанного документа.

Практическое задание 4 а) расшифруите реквизит «20.10.2014». Значение реквизита. б) Установите соответствия терминов и определении: Распорядительныи документ официальных коллегиальных органов Приказ

управления Документ, издаваемыи руководителями учреждения, которое

деиствует на основе принципа единоначалия Документ, издаваемыи заместителем руководителя или

руководителем структурного подразделения для решения оперативных вопросов, обычно имеющии ограниченныи срок деиствия и распространяющиися на узкии круг исполнителеи

Документ, издаваемыи коллективным органом в целях регулирования важнеиших направлении его деятельности

Постановление

Решение

Распоряжение

Практическое задание 5. а) расшифруите реквизит «В.А. Жуков 924-44-12». Функция реквизита.

б) заполните таблицу соответствующими сведениями для следующих реквизитов: «справочные данные об организации», «гриф согласования

документа», «подпись», «текст».

Наименование реквизита

Виды документов, в которых оформляется реквизит

Расположение реквизита

Пример оформления реквизита

Тестовые задания для контроля текущих знаний студентов Вариант 1 1. Продолжите «Делопроизводство» — это.. Ответ 1 Система хранения документов Ответ 2 Составление документов Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию

работы с официальными документами 2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин

«делопроизводство». Ответ 1 Документирование Ответ 2 Система документации Ответ 3 Документационное обеспечение управления Ответ 4 Документированная информация 3. К какому документу относится следующая характеристика «является

основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?

Ответ 1 Инструкция по делопроизводству Ответ 2 Номенклатура дел Ответ 3 Регламент работы

4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?

Ответ 1 Да Ответ 2 Нет 5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда

индивидуальна? Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и

технологии их обработки Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми. Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба

делопроизводства 6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству? Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки или перечни. Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов, списки должностных лиц, имеющих право подписи документов. 7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав

унифицированной системы организационно-распорядительной документации? Ответ 1 Организационные и распорядительные документы Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные

документы Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные

документы и документы по трудовым отношениям 8. Зачем документ нужно правильно оформлять? Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию 9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления

реквизитов организационно-распорядительных документов? Ответ 1 ГОСТ 6.37-98 Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003 Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97 Ответ 4 ЕГС ДОУ 10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003? Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к

унифицированной системе ОРД Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации,

учреждения или предприятия Ответ 3 На управленческие и экономические документы 11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит - это обязательный элемент

оформления ... документа». Ответ 1 Официального Ответ 2 Служебного Ответ 3 Любого 12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов? Ответ 1 29

Ответ 2 30 Ответ 3 31 13. Что такое формуляр документа? Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных

в определенной последовательности Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида

документа Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета 14. От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на документе? Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и

технологии работы с документами, принятой в организации Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним Ответ 3 От решения автора документа и от квалификации исполнителя 15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа

расположения реквизитов? Ответ 1 Один Ответ 2 Два Ответ 3 Четыре 16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного

подразделения и должностного лица? Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок 17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации

ее эмблему? Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации) Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный

способ изображения эмблемы Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности

организации 18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации? Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле

документа Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование 19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации? Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя,

наименование вышестоящей организации Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению

организации 20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в

«Справочных данных об организации-авторе». Ответ 1 ОАО «Пилот» ул. Золотаревская, 3, офис 112, г. Ульяновск, 212109

Ответ 2 ОАО «Пилот» 212109, г. Ульяновск, ул. Золотаревская, 3, офис 112 21. «Дата» - обязательный реквизит в любом документе? Ответ 1 Нет Ответ 2 Да 22. Какой момент может считаться основной датой документа? Ответ 1 Всегда - это дата подписания документа Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа 23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма

или приказа? Ответ 1 14.12.2010 Ответ 2 14.12.10 Ответ 3 14.12.2010 г 24. Регистрационный номер документа - это... (выберите правильный вариант

продолжения определения). Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение,

проставляемое при регистрации Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе 24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный

номер и дату документа»? Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или

подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ

(нормативный акт, положение, инструкцию) Вариант 2. 1. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»? Ответ 1 Всегда, на каждом документе Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или

«Справочные данные об организации» Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации 2. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф

утверждения», когда утверждение происходит должностным лицом. Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Пилот» Подпись А.В. Петров 23.09.2009 Ответ 2 Утверждаю Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров 23.09.2009 Ответ 3 «Утверждаю» Директор ЗАО «Пилот» Подпись А.В. Петров 23.09.2009 3. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа? Ответ 1 В левом верхнем углу Ответ 2 По центру верхнего поля Ответ 3 В правом верхнем углу 4. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному

лицу? Ответ 1 Перед фамилией Ответ 2 После фамилии 5. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу? Ответ 1 Перед фамилией Ответ 2 После фамилии 6. Что включает в себя резолюция, написанная на документе

соответствующим должностным лицом? Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при

необходимости), срок исполнения, подпись и дату Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при

необходимости), срок исполнения, подпись и дату Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись 7. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»? Ответ 1 Краткое содержание документа Ответ 2 Аннотацию Ответ 3 Краткое название документа 8. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»? Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)? Ответ 2 Кому? Чему? Ответ 3 Что? Кто? 9. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в

первой части? Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации 10. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить

отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма? Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз. Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз. 11. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри

учреждения)? Ответ 1 Визой согласования Ответ 2 Грифом согласования 12. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими

учреждениями)? Ответ 1 Визой согласования Ответ 2 Грифом согласования 13. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с

должностным лицом. Ответ 1 «Согласовано_______» Директор ОАО «Пилот» Подпись В.В. Петров 08.04.2010 Ответ 2 СОГЛАСОВАНО Директор ОАО «Пилот» Подпись В.В. Петров 08.04.2010 Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО» Директор ОАО «Пилот» Подпись В.В. Петров 08.04.2010 39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова- ния» при согласовании другим документом. Ответ 1 СОГЛАСОВАНО Письмо Минздрава России от 05.09.2000 № 65-17/184 Ответ 2 СОГЛАСОВАНО Письмом Минздрава России от 05.09.2000 № 65-17/184 Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО» Письмо Минздрава России от 05.09.2000 № 65-17/184 14. Что включает в себя виза согласования документа? Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания 15. Перечислите элементы реквизита «Подпись». Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная

подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи

(инициалы, фамилия) Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ 16. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при

обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать название организации? Ответ 1 Да Ответ 2 Нет 17. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не

указывают?

Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана всегда Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица Ответ 3 При оформлении на общем бланке 18. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании

документа, составленного комиссией? Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы 19. Для чего на документах проставляют оттиск печати? Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа 20. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью? Ответ 1 Да, всегда Ответ 2 Нет, никогда Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо 21. Что включает в себя отметка об исполнителе? Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью Ответ 3 Номер телефона исполнителя 22. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и

телефон исполнителя: Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем Ответ 2 Для придания документу юридической силы. 49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии». Ответ 1 Заверяю: Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010 Ответ 2 Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010 23. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за

выполнение поручения руководителя? Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием

руководителя Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение 24. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»? Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа 25. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа? Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено» Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»

Контрольные вопросы по дисциплине

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Определение делопроизводства. Основные требования к делопроизводству.

2. Классификация документов по форме, по срокам исполнения, по назначению, с точки зрения юридической силы.

3. Классификация документов по средствам фиксации, по месту составления, по содержанию.

4. Стандартизация и унификация документов. 5. Реквизиты документов. 6. Требования к реквизитам: текст; приложение; заголовок к тексту. 7. Требования к реквизитам: адресат, подпись, исполнитель, гриф утверждения. 8. Требования к реквизитам: гриф согласования, резолюция, дата и индекс,

сокращения в документах. 9. Бланки организационно-распорядительных документов. 10. Редактирование документов. 11. Корректура документов. Форматы документов. 12. Трафаретизация управленческих документов. 13. Составление и оформление организационных документов. Положения и уставы. 14. Положение о структурных подразделениях. 15. Инструкции. Должностная инструкция, ее основные разделы. 16. Договор, его структура и содержание 17. Виды писем. Составление служебных писем. 18. Телеграфная переписка. Составление телеграмм. 19. Составление телефонограмм. 20. Составление докладных записок. 21. Составление справок. 22. Составление протоколов. 23. Составление актов, унифицированная форма акта. 24. Виды удостоверений. Составление разовых удостоверений. 25. Составление расписок. 26. Виды заявлений. Составление заявлений. 27. Составление приказов. 28. Составление указов и распоряжений. 29. Организация документооборота и контроль за движением документов. 30. Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящей документации. 31. Регистрационный штамп и регистрация документов. 32. Порядок передачи документов на рассмотрение руководству. 33. Исполнение документов. 34. Контроль исполнения документов. 35. Ведение делопроизводства в подразделениях организации. 36. Общие требования к организации делопроизводства. Формы организации

делопроизводства. Структура делопроизводственной службы. 37. Функции делопроизводственного обслуживания. 38. Классификация работников службы делопроизводства по категориям. 39. Номенклатура дел, ее составление и утверждение. 40. Индивидуальная, примерная и типовая номенклатура дел. Работа с

номенклатурой дел. 41. Группирование дел по основным признакам. Признаки заведения дел. 42. Формирование и хранение дел. 43. Сдача дел в архив организации.

44. Порядок работы с архивными документами. Передача документов в Государственный архив. Порядок уничтожения документов.

45. Организация управленческого труда. 46. Рациональная организации рабочих мест и условий труда. 47. Механизация управленческого труда. 48. Современные способы поиска информации. Средства связи. 49. Понятие конфиденциальной информации. Сведения, относящиеся к

коммерческой тайне. 50. Защита конфиденциальной информации. Работа с документами, содержащими

конфиденциальные сведения. 51.

7. Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины.

ОСНОВАНАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство =

Допущено Минобрнауки РФ в качестве учебника для студентов вузов, обучающихся по

экономическим специальностям : Учебник для бакалавров. - М. : Юрайт, 2012. - 576 с.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.

2. Меркулова Е.В. Практическое делопроизводство: составление и оформление

документов: пособие для секретаря и кадровика. – М.: Омега – Л, 2010. – 188с.

3. Непогода А.В., Семченко П.А Делопроизводство организации: Подготовка,

оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов. – М.: Омега-Л,

2008. – 480с.+CD.

4. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. – М.: Форум, 2009. -

176с.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: учебное пособие. - М.:

ИНФРА-М, 2010. – 364 с.

6. Стенюков М.В. Делопроизводство: практическое пособие. - М.: А-Приор, 2010.

7. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка

документов. – М.: Омега-Л, 2007. – 207с.

8. Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие. – М.: Эксмо,

2007.

Корнюшина Н.Н.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебно-методическое пособие

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Нижегородский государственный университет им.

Н.И. Лобачевского» 603950, Нижний Новгород, пр. Гагарина, 23.

Подписано в печать ___________. Формат 60х84 1/16. Бумага офсетная. Печать офсетная. Гарнитура Таймс.

Усл. печ. л. 4 п.л. Тираж 100 экз. Заказ N ____

Отпечатано в типографии Нижегородского госуниверситета им. Н.И. Лобачевского,

603600, г. Нижний Новгород, ул. Большая Покровская, 37. Лицензия ПД № 18-0099 от 14.05.01

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ …УДК 330.101.54 ББК 65.01...

Documents