proje yönetimi

PROJE YÖNETİMİ 1Dr.Ahmet KOVANCI

•Proje tanımı, hedefleri

•Proje yönetimi ve kontrolü kapsamına

giren konular

•Projelerin özellikleri

•Proje yönetiminin faydaları

•Proje Yönetimine GeçiĢteki Direnç

•Proje yaĢam çevrimi


•Proje yönetim süreci

1.Proje fikrinin doğması

2.Proje yapılabilirliğinin (Fizibilite) araĢtırılması

3.Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay

alması

3.1.Proje tekliflerinin toplanması ve değerlendirilmesi

3.2.Proje Kararının Verilmesi

3.3.Proje yöneticisinin atanması

3.3.1.Proje yöneticisinin temel sorumluluk ve faaliyetleri

3.3.2. Proje yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler

PROJE YÖNETİMİ 3/57Dr.Ahmet KOVANCI

4.Projenin planlanması4.1.Proje Planının OluĢturulması

4.2.Projenin Örgütlenmesi

4.3.Girdilerin Sağlanması

4.4.Proje Plan DeğiĢikliği

5.Projenin yürütülmesi ve kontrol5.1.Proje Planının Onaylanması

5.2.Projenin BaĢlatılması

5.3.Proje ekibinin oluĢturulması

5.4.Proje ekibinin baĢarılı olabilmeleri için

5.5.Projenin Yürütülmesi

5.6.Projenin Ġzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi

5.7.Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması


6.Projenin sona erdirilmesi6.1.Projenin sona erdirilmesi sunumunda

bulunması gerekenler

6.2.Üst yönetime sunuĢ yapılması

6.3.Proje çıktılarının

kullanıcılara/müĢteriye devredilmesi

6.4.Proje ekibinin eski/yeni görev

yerlerine atanması


•Proje Yönetiminde Bilgisayar Desteği

•Proje örnekleri

•Proje yönetiminde kullanılan bazı

teknikler;

* GANTT diyagramı

* PERT (Project Evaluation and

Review Technique-Proje GeliĢtirme ve

Revizyon Tekniği)

* CPM (Critical Path Method-Kritik

Yol Yöntemi)


proje yönetimi

proje faaliyetlerinin,

belirli bir hedefe ulaĢmak için

zaman, maliyet ve performans

kısıtlamaları dahilinde

kaynakların verimli kullanılarak

planlanması,

programlanması ve kontrolüdür.


Projenin Tanımı

Projenin en basit ve etkili tanımı PMI tarafından PMBoK rehberinde verilmiştir:

Proje; özgün bir ürün veya hizmet üretmek için gösterilen geçici bir çabadır.

8

Projeler genelde belli bir ihtiyacın giderilmesini

Bazen de daha büyük bir projeye hizmet etmeyi amaçlar

BaĢlangıç ve bitiĢ noktaları doğru tespit edilmezse proje çıktılarının iĢletmenin normal çıktıları içine entegre edilmesi oldukça güçleĢir


Farklı Proje Tipleri

Proje Tipleri

Konstrüksiyon

İmalat

Yönetim

Bilimsel

Bina, tünel inşası, madencilik vb.

Gemi, uçak, iş makinesi, yeni ürün geliştirme vb.

IT sistemleri, reorganizasyon vb.

Bilimsel tabanlı projeler, ilaç, malzeme geliştirme, ARGE vb.

10

proje hedefleri

özgün

ölçülebilir

eriĢilebilir

ödüllendirilebilir

zamana ayarlı


proje yönetimi ve kontrolü

kapsamına giren konular

1. zaman yönetimi

2. maliyet yönetimi

3. kalite yönetimi

4. insan yönetimi

5. kontrat/tedarik yönetimi

6. iletiĢim

7. hedef yönetimi

8. risk yönetimi

9. …PROJE YÖNETİMİ 12Dr.Ahmet KOVANCI

Projelerin Özellikleri

• Projeler sıradan olmayan-rutin dışı işlerdir.

Örneğin, yeni ürün geliĢtirme veya prototip yapımı bir proje kapsamına girer, ürünün seri olarak üretimi ise rutin bir iĢ olup proje kapsamına girmez

• Projeler geçici organizasyonlardır.

Projeler belli bir süre için yapılan sonlu bir çalıĢmadır

• Her proje orjinaldir ve kendine özgüdür.

Her proje ayrı bir projedir, baĢka projelere veya daha önce yapılmıĢ olanlara benzemez, koĢulları farklıdır


• Projeler büyük ölçeklidirler.

Projede söz konusu olan iĢ veya ürün belli bir

ölçeğin üstünde büyüklükte ve karmaĢık

yapılıdır.

• Projeler dinamik süreçlerdir.

Projeler koĢullarda oluĢabilecek değiĢikliklere

son derece duyarlı süreçlerdir

• Projelerde örgütlenme biçimi klasik yapıdan

farklıdır.

Projeler alıĢılmıĢ hiyerarĢik, çok kademeli ve

dikey örgütlenme yapısından farklıdır



• İşlevler –fonksiyonlar arasılık, değişik

disiplinlere gereksinim duyar.

• Projeler değişimi zorunlu kılar.• Her projenin bir amacı vardır.

Her proje belli bir amaç için yapılır ve bu amaca ulaĢınca proje sona erer


PROJE YÖNETĠMĠ 15Dr.Ahmet KOVANCI

proje yönetiminin faydaları

• baĢarı ölçüsünün saptanması.

• müĢteri iĢbirliğinin ve odaklanmasının sağlanması.

• değerin maliyete orantılı olarak belirtilmesi.

• kaynak kullanımı optimizasyonu.

• kalite prensiplerinin yaygınlaĢtırılması.

• stratejik planların uygulamaya geçirilmesi.

• pazara çıkıĢ süresinin kısalması.PROJE YÖNETİMİ 16Dr.Ahmet KOVANCI

* Üst yönetimin merkeziyetçi yapıdan

kurtulmak istememeleri

* Yöneticilerin proje yönetimini tamamen

müĢteri odaklı uygulaması

* Personelin günlük iĢlerinin yoğunluğunu ileri

sürmeleri

* ĠĢ yapmanın yeni yaklaĢımlarına gösterilen

direnç

* Mevcut duruma alıĢma

* …

Proje Yönetimine Geçişteki Direnç


Sonuç

DENEME

ÜRETİMİ

Proje YaĢam Çevrimi

•yönetmeliklerin/talimatların

hazırlanması

•Görev tanımları

•Standartlar

•Kaynak tahsisi

•Personel görevlendirme

•…

DEVREYE

ALMA

uygulama


Proje yönetim süreci

(proje yönetim metodolojisi)

1. Aşama: Proje fikrinin doğması

2. Proje yapılabilirliğinin araĢtırılması

3. Projenin tanımlanması/tasarlanması ve

onay alması

4. Projenin planlanması

5. Projenin yürütülmesi ve

kontrolü/değerlendirilmesi

6. Projenin sona erdirilmesi


Proje fikrinin doğması

1.

AġAMA


AMAÇ

İHTİYAÇLAR

PROJE

FİKRİ

PROJE PAYDAŞLARI

KISITLAR

VARSAYIMLAR

Proje fikrinin doğması


Fikir Geliştirme ve Başlatma

• Durum

• Sorunlar

• Ġhtiyaçlar

• Beklentiler

açık ve kesin ifadelerle tanımlanmalı

Herkes hemfikir olacak???


24

Başlangıç hedeflerinin tanımlanması

Teknik özellikler

İnsan, para, fiziksel ihtiyaçların tanımlanması

Kurumsal katkılar ve ortakların/paydaşların belirmesi

Fikir Geliştirme ve Başlatma aşamasında:

Projeler;

enteresan, standart dışı,

övgüyle bahsedilen,

anlatırken tüyleri diken diken

yapan anıların biriktirildiği

süreçlerdir.




1. Proje fikrinin doğması

2. AĢama: Proje yapılabilirliğinin

araĢtırılması (Fizibilite etüdü)


onay alması






Proje yapılabilirliğinin

araĢtırılması (Fizibilite etüdü)

2.

AġAMA


Proje öncesinde mevcut durum nedir?

Yeni bir projeye gerçekten ihtiyaç var

mı?

Ġhtiyaç varsa; proje neyi gerçekleĢtirmeyi

amaçlayacak ?

Bir projenin yatırım ve

iĢletme aĢamalarına geçmeden önce,

yapılabilirlik etütlerine mutlaka

ihtiyaç vardır.


GeçmiĢ deneyimler göstermektedir ki

sağlıklı bir proje için yatırım öncesi

çalıĢmaların ayrıntılı ve güvenilir olması

gerekir


Çünkü, toplumsal amaçları ve

ekonomik geliĢmeyi gerçekleĢtirecek

kıt insan ve sermaye kaynaklarının

optimum kullanılması ancak sağlıklı

endüstriyel projelerle mümkündür


Doğru karar vermek için

sağlam verilere sahip olmak gerekir.


Yapılabilirlik etütleri sayesinde

projenin baĢarı Ģansını

herhangi bir yatırım yada iĢletme

maliyetine katlanmadan

öğrenebilir ve ona göre yola

devam ederiz


Yapılabilirlik/uygunluk aĢamasındaki

aksaklıklar;

• AĢırı yatırım maliyetine

• Uzun bekleme sürelerine

• Kaynakların hatalı dağıtımına

• Yüksek endüstriyel ölüm oranlarına

• Çarpık büyümeye

neden olabilir.


Sigara kağıdı üzerinde planlanmıĢ

projelerin baĢarı Ģansıda ancak

planlama aĢamasında harcanan

emek kadar olmaktadır


GeliĢmekte olan ülkelerde,

özellikle yatırım teĢvik kuruluĢları

kalkınma bankaları ve danıĢman

firmalar, endüstriyel yapılabilirlik

etütlerinden yararlanmalıdır.


Proje geliĢtirme döngüsü

*yatırım öncesi

*yatırım

*iĢletme

aşamalarından oluşur.


Yatırım - uygulama aĢaması

*proje ve mühendislik tasarımları

*görüĢmeler ve sözleĢmeler

*inĢaat

*eğitim

*tesisin iĢletilmesi


ĠĢletme aĢaması

sorunlar kısa ve uzun dönem açısından

incelenmelidir.

Ortak finansman ve iĢletme yönetimi

olan projelerde, ön anlaĢma gereklidir.


Yatırım öncesi aĢama; *olanak etüdü

*ön yapılabilirlik etüdleri

*yapılabilirlik etüdleri+destek etüdleri

*nihai değerlendirme

*yatırım kararı


Projenin mali kaynak büyüklüğü ne ?

Bu kaynak nereden, nasıl sağlanır?

GerçekleĢtirilmesi amaçlanan

AMAÇ için harcanmasına değer mi,

yani fizibıl mı, değil mi ?

Ön-Analiz

PROJE YÖNETĠMĠ 41Dr.Ahmet KOVANCI

Proje programında belirtilen hususların

belgeleri hazırlanır.

Bu belgelerde belirtilen hususların

ön analizleri yapılır.

Bu analizlerin sonuçlarına göre projenin

durdurulma olasılığı yüksektir.

Bu nedenle projenin yapılmasına iliĢkin

ön-analizin, proje yönetimince büyük bir

titizlikle hazırlanıp yürütülmesi gerekir.

Ön-Analiz

!


Ön-analizin

uzmanlar tarafından yapılması,

proje yönetimi ile iĢveren

arasında gelecekte iĢbirliğinin

sağlanabilmesi için de

gerekli bir koĢuldur.


Ön-analizin sonunda

şu sonuçlara erişilmelidir.

Projenin amacı, görevler, maliyetler

vb. gerekler

Sorunların tanımı ve çözüm yolları

Projenin bölümleri ve görevlerinin

analizi

Proje yapısı taslak planının

hazırlanması

Projenin tümüne iliĢkin zaman ve

maliyet tahmini yapılması


Projenin kapsamı

*tesis içindeki tüm faaliyetler

*girdilerin tesis dıĢı ulaĢımı ve

depolanması

*çıktıların tesis dıĢı ulaĢım ve

depolanması

*eğitim, konut, sosyal tesisler


Proje ekibi

*endüstriyel ekonomist

*pazar analisti

*uzman teknolog/müh.

*Makine/endüstri müh.

*ĠnĢaat mühendisi

*endüstri iĢletmecisi /muhasebe uzmanı


Projenin yapılabilirlik etüdünü

yapan kiĢi olarak

ana bilgi kaynağı yatırımcıdır ve

birçok karar

yatırımcı tarafından alınır.


Ġdari özet

seçenekler göz önüne alınarak projenin

tüm temel sorunları kesin sonuçlara

ulaĢtırılmalı,

bu sonuç ve önerilerin tüm kritik yönleri

idari özette yer almalıdır.

Yapılabilirlik araştırması


Proje ülkenin genel ekonomik koĢulları ve

endüstriyel kalkınma ortamında ne Ģekilde

yer alıyor?

projenin ayrıntılı tanımı

yatırımcılar ve projeye olan ilgilerinin

gerekçeleri

Projenin geçmiĢi ve tarihçesi


* talep, arz tahminleri

* üretim programı ve tesis kapasitesi

ile ilgili yıllık veriler

Pazar ve tesis kapasitesi


Malzeme ve girdiler

• Hammadde,

• Yardımcı maddeler,

• Fabrika gereçleri,

• Diğer kullanım malzemelerinin, genel sağlanabilirlik durumları

• Malzemelerin-girdilerin yıllık ikmal gereksinimleri


Bölge seçimi

• Kamu politikalarının rolü

• Hammadde ve pazara yakınlık

• Yerel koĢullar: altyapı ve sosyo-ekonomik çevre

• Nihai bölge seçimi


Yer seçimi

• Yerin konumu,tanımı

• Arazi maliyeti

• Yerel koĢullar

• UlaĢım olanakları

• Su sunumu

• Enerji sunumu

• Atık/Çöp boĢaltma

• Nihai karar


Proje mühendisliği

• Projenin yerleĢim planı ve kapsamı

tanımlanır

• Teknoloji belirlenir

• Donanım seçilir

• Gereken inĢaat iĢleri belirlenir


veri ve seçenekler göz önüne alınarak optimum yerleĢim planı seçilir, ayrıntılı

olarak açıklanır.

Seçim gerekçesi ve seçilen yerleĢim planları uygun çizimlerle gösterilir.

Proje yerleĢim planı


Proje kapsamı

projeyi oluĢturan unsurlar fiziksel

yerleĢim planı çizimlerinde belirtilir.

Daha ayrıntılı mühendislik ve

maliyet tahminleri için gereken

proje unsurları sıralanıp

numaralandırılır.


*alternatif teknolojileri açıklayın. *Emek yoğun,sermaye yoğun , modası geçmeme gibi istenilen teknolojinin niteliğini *kaynağını *elde ediliĢ biçimini (lisans, satın alma, ortak giriĢim) belirleyin. *Maliyetini belirleyin.

Teknolojiler


üretim ve yardımcı donanım, hizmet donanımı, yedek parça ve

aletlerden oluĢur.Seçilen makinelerin sayısı,

türü, özellikleri, kapasite ve kaynakları itibariyle açıklanır.

Donanım


Donanım maliyeti tahmini

• Yatırım

• Üretim

• Yardımcı

• Hizmet

• Belli baĢlı yedek parça

• AĢınmıĢ ve bozulmuĢ kısımlar ve alet stokları


ĠnĢaat iĢleri

• Arazinin hazırlanması ve geliĢtirilmesi

• Binalar ve özel inĢaat iĢleri

• DıĢarı iĢleri (yardımcı ve servis

olanakları)


ĠnĢaat mühendisliği iĢleri

• Fiziksel tesis yerleĢim planı

• ĠnĢaat iĢlerinin sayısı, türü

• Yapı malzemeleri, tesis ve iĢgücünün

kalitesi ve bulunabilirliği

• Tesis iĢletmesinin teknik gereksinimleri


• Yatırım maliyeti

• Arazi hazırlanması ve geliĢtirilmesi

• Bina ve özel inĢaat iĢleri

• DıĢ inĢaat iĢleri

ĠnĢaat mühendisliği iĢlerinin maliyeti


Projenin;

tanımlanması/tasarlanması

ve onay alması

3.

AġAMA


Projenin Tanımlanmasının Adımları

Proje

kararının

verilmesi

Proje teklifi

dokümanı

Proje tanım

dokümanı

Proje tekliflerinin

toplanması ve

değerlendirilmesi

Proje yöneticisinin

atanması

1.adım

2.adım

3.adım


1.1.Proje ihtiyacını ortaya çıkaran nedenlerden

bazıları:

• Organizasyon içi sorunlar,

• MüĢteri ihtiyaç ve beklentileri,

• Rekabetin konumu,

• Teknolojik geliĢmeler,

• Organizasyon tabanından gelen öneriler

1.adım

Proje tekliflerinin toplanması ve değerlendirilmesi


1.2.Proje Teklifinde Olması Gereken Bilgiler

• Proje Teklifinin Nedenleri

• Elde Edilmek Ġstenen Sonuçlar, Proje Hedef ve

Çıktıları

• Projenin MüĢterisi

• Projenin Kapsamı

• Kısıtlar Varsayımlar

• YaklaĢım;nasıl,nerede gerçekleĢecek,aĢamaları,yöntemleri

• Toplam Girdiler

• Projenin SüresiPROJE YÖNETİMİ 66Dr.Ahmet KOVANCI

1.3.Proje Tekliflerinin Değerlendirilmesi

• Politika ve hedefleri desteklemeli,

• MüĢterilerin beklentilerini karĢılamalı,

• Risk faktörü kontrol edilebilir sınırlar içinde olmalı,

• Fayda ve maliyet analizi yapılmalı,

• Hedef ve çıktılar gerçekçi olmalı,

• Kapsam, varsayımlar ve kısıtlar göz önüne alınmalı,

• Uzmanlık ihtiyacı karĢılanmalı,

• Kaynakların temini sağlanmalı,

• Proje yapılabilir olmalı,

• DeğiĢimin boyutu yönetilebilir olmalı


Proje Kararlarının Verilmesi

Değerlendirme sürecinin sonunda

bazı proje tekliflerinin

uygulanması kararları verilecektir.

Proje kararı alındıktan sonra

Üst yönetim tarafından

Proje sponsoru ve proje

yöneticisinin atanması

yapılmalıdır

2.adım


Proje Kararının Verilmesi

Değerlendirme sürecinin sonunda

bazı proje tekliflerinin uygulanması

kararları verilecektir.

Proje kararı alındıktan sonra

Üst yönetim tarafından

Proje yöneticisi atanmalıdır.


Proje yöneticisinin atanması

P.Y.nin temel sorumluluk ve faaliyetleri

>Ġlgili uzmanların yardımıyla proje planını

hazırlamak.

>Proje organizasyonunda sorumluluk alacak

kiĢileri belirlemek, teklif etmek ve atanmalarını

sağlamak.

>Girdi sözleĢmelerinin yapılmasını sağlamak.

>AĢama ve faaliyetleri koordine etmek.

3.adım



temel sorumluluk ve faaliyetleri

>AĢama ve faaliyetlerin gerçekleĢtirilmesinde

sorumluluk alacak kiĢileri yetkilendirmek ve

proje planını harekete geçirmek.

>Üst yönetime rapor vermek ve gerektiğinde

karar için baĢvurmak.

>Proje planını sürekli olarak güncelleĢtirmek.

>Yetkisi dahilindeki değiĢiklik kararlarını alarak

uygulatmak.PROJE YÖNETİMİ 71Dr.Ahmet KOVANCI


temel sorumluluk ve faaliyetleri

>Proje organizasyonunda ortaya çıkan

problemleri çözümlemek ve ekip-takım

bütünlüğünü sağlamak.

>Toplantıları organize etmek.

>Lojistik sorunları çözmek.



sahip olması gereken nitelikler

>Proje konusu hakkında bilgili olmak.

>Kullanılacak metodoloji ve yaklaĢımlara

yatkın olmak.

>Takım çalıĢmasına ve yönetimine yatkın

olmak ve bu konuda tecrübeli olmak.

>Üst yönetim ile iletiĢim kurabilme becerisine

sahip olmak.

>Bilgi ve tecrübesine saygı duyuluyor olmak.PROJE YÖNETİMİ 73Dr.Ahmet KOVANCI

• ulaĢılabilir, açık, dürüst ve güvenilir

olmalı.

• sözü ve eylemi aynı olmalı.

• gezerek yönetmeli.

• takım elemanlarını yetkilendirebilmeli.

• gayri resmi iliĢkiler kurabilmeli.

• Personele eğitim olanakları sağlamalı.


sahip olması gereken nitelikler






3. Projenin tanımlanması/tasarlanması

ve onay alması

4. AĢama: Projenin planlanması





4.

AġAMA

Projenin Planlanması


4.Projenin planlanması4.1.Proje Planının OluĢturulması

4.2.Projenin Örgütlenmesi

4.3.Girdilerin Sağlanması

4.4.Proje Plan DeğiĢikliği


Projenin gerçekleĢmesi için

ne yapılması ve

nasıl bir yöntemle yapılması

gerekiyor?

Proje Planlaması

• Belirsizliği ortadan kaldırmak veya

azaltmak

• Yapılan iĢlerin etkinliğini ve verimliliğini

artırmak

• Proje hedef ve kapsamının daha iyi

anlaĢılmasını sağlamak

• Ġzleme ve değerlendirme aĢaması için

bir temel oluĢturmak

Proje Planlamasının Yararları


Hayır

proje planının

oluĢturulması

Proje

organizasyonunun

oluĢturulması

Girdilerin

sağlanması

Projenin planlanması aĢamasının adımları

Proje planı

değiĢikliğievet

Proje planı

DeğiĢiklik teklifi

DeğiĢiklik dağıtım listesi

Proje kaynak ve

maliyet planı

proje

organizasyon Ģeması

sorumluluk dağılım tablosu

ĠĢ bölümü yapısı

aĢama/faaliyet

faaliyet adımları tanımı

proje zaman planı


• Sistematik olmalı ve yapısal tüm unsurları içermelidir.

• GerçekleĢtirme aĢamasında tüm faaliyetler izlenebilir ve denetlenebilir olmadır.

• DeğiĢen koĢullara kolayca uyum sağlayacak Ģekilde esnek yapıya sahip olmalıdır.

OluĢturulacak proje planı:


• Proje teklif dokümanı (sipariĢ formu)

üzerinde detaylı olarak çalıĢma,

• Proje aĢamalarının tanımlanması,

aĢamalara bağlı faaliyetlerin belirlenmesi

• Detaylı faaliyet planı yapılması,

• Faaliyetlerin girdi ve kaynak gereksinimleri,

süreleri ve maliyetlerine karar verilmesi,

• Proje organizasyonunun belirlenmesi,

• Proje maliyet tahmini ve proje bütçesinin

geliĢtirilmesi

Proje planın temel adımları:


Proje Planının Oluşturulması

Oluşturulacak proje planı:• Sistematik olmalı ve yapısal tüm unsurları

içermelidir.

• Gerçekleştirme aşamasında tüm faaliyetler izlenebilir ve denetlenebilir olmadır.

• Değişen koşulllara kolayca uyum sağlayacak şekilde esnek yapıya sahip olmalıdır.



Proje planın oluşturulmasında temel adımlar şu şekilde sıralanabilir:

• Proje teklif dokümanı üzerinde detaylı olarak çalışma,

• Projenin aşamalarının tanımlanması, aşamaların altındaki faaliyetlerin belirlenmesi,

• Detaylı faaliyet planı yapılması,• Faaliyetlerin girdi ve kaynak gereksinimleri,

süreleri ve maliyetlerine karar verilmesi,• Proje örgütünün belirlenmesi,• Proje maliyet tahmini ve proje bütçesinin

geliştirilmesiPROJE YÖNETİMİ 86Dr.Ahmet KOVANCI

PROJE

Aşama 1 Aşama 2

FAALİYET 1.1

FAALİYET ADIMI1.1.1

PROJENİN YAPISI

Proje İş bölümü yapılması

AĢamalar

faaliyetler

Faaliyet

adımları

ALT PROJELER


Proje Planının OluşturulmasıFaaliyetlerle İlgili Proje Tanımları

“ĠĢ Bölümü Yapı” sı belirlendikten sonra ilk yapılması

gereken Ģey faaliyetlerle ilgili proje tanımlarının

yapılmasıdır. Proje yönetiminde aĢama ve

faaliyetlerle ilgili tanımlanması gereken hususları

Ģu Ģekilde sıralayabiliriz.

• Asıl girdiler,

• Kaynaklar,

• Çıktılar,

• BaĢarı kriterleri,

• Olası kısıt ve sorunlar,

• Gerekli faaliyetler veya faaliyet alanları.PROJE YÖNETİMİ 88Dr.Ahmet KOVANCI

Proje Planının OluşturulmasıProje Zaman Planının Yapılması

Faaliyetler ve faaliyet adımları için

belirlenen sürelerin proje için hedef

alınan toplam sürenin tutturulmasını

sağlayacak nitelikte olması gerekir.

Proje planı oluĢturulurken GANTT, PERT–

CPM gibi metodlar uygulanabilir.


Proje aĢama ve faaliyetleri

>AĢama ve faaliyetler kendi içinde

bütünlüğe sahip, kontrol edilebilir ve

yönetilebilir proje alt seviyeleridir.

>Projenin boyutu ve karmaĢasına

bağlı olarak, aĢama ve faaliyetlerin

belirli kiĢilerin sorumluluğu altında

yürütülmesine karar verilebilir.


AĢama ve faaliyet sorumlularının

sorumlulukları


temel sorumlulukları proje yöneticisi için

tanımlanan temel sorumluluklara benzer.

Kendilerine tanımlanan yetkiler

çerçevesinde, aĢama ve faaliyetin

yönetimini gerçekleĢtirirler.

Yetki alanlarının dıĢına taĢan konularda,

proje yöneticisinin kararına baĢvururlar.



tanımlanacak prosedür çerçevesinde

proje yöneticisi ile yakın temasta

bulunmaları gerekir.

AĢama ve faaliyetlerle ilgili

ilerlemeler ve ortaya çıkan sorunlardan,

proje yöneticisi

haberdar edilmelidir.



Proje Dönüm Noktaları (Milestones) :

Bir projenin zaman, maliyet, teslimat

hedeflerine yönelik düĢük performansta

gerçekleĢtirdiğine veya çıktıların kalitesinin

yeterli olmadığında projeye olumsuz

etkileri yüksek olacak faaliyetler, bir

projenin dönüm noktalarını oluĢturur.


Projenin Örgütlenmesi

Proje örgütlenmesini etkileyen

faktörler Ģöyle sıralanabilir:

• Projenin organizasyonel konumu,

• Projenin boyutu,

• Projenin KarmaĢıklığı,


Projenin Örgütlenmesi

Proje örgütlenmesi geçici bir yapıya sahiptir.

Çünkü;

• Yalnızca projenin içerdiği iĢlerin

gerçekleĢtirilmesi, yönlendirilmesi ve

koordinasyonu için meydana getirilmiĢtir.

• Proje amacına ulaĢtığı zaman proje

tamamlanır ve oluĢturulan proje

örgütlenmesi de dağılır.


Girdilerin Sağlanması

• Girdi planlaması ve kullanımı

proje yönetimi açısından son

derece önemlidir

• Her görev için gerekli girdiler,

girdinin türü, ihtiyaç duyulduğu

zaman dilimi miktarı ayrıntılı bir

Ģekilde belirlenmelidir


Proje Plan Değişikliği

Projenin yürütülmesi sırasında

ortaya çıkan olumsuz koĢullar,

Proje dahilinde yer alan çeĢitli

aĢama faaliyet ve faaliyet

adımlarında sapma olarak ortaya

çıkar.

ġayet ortaya çıkan sapma alınan

önlemlerle ortadan kaldırılamıyorsa,

o takdirde proje planında değiĢiklik

yapma ihtiyacı ortaya çıkacaktır


Proje Plan Değişikliği

Proje yöneticisi proje planında

yapacağı değiĢikliği ayrıntılı bir

çalıĢma yaptıktan sonra değiĢikliği

yalnızca organizasyon içindeki

birimlere değil aynı zamanda

projeye girdi sağlayan tüm

fonksiyonlara zamanında

iletmelidir







onay alması


5. AĢama: Projenin yürütülmesi ve




5.

AġAMA

Projenin yürütülmesi

ve



5.Projenin yürütülmesi ve

kontrolü/değerlendirilmesi5.1.Proje Planının Onaylanması

5.2.Projenin BaĢlatılması

5.3.Proje ekibinin oluĢturulması

5.4.Proje ekibinin baĢarılı olabilmeleri için

5.5.Projenin Yürütülmesi

5.6.Projenin Ġzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi

5.7.Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması


Projenin izlenmesi nasıl yapılacak,

ne zamana kadar izlenecek,

hangi zaman aralıklarıyla

raporlanması isteniyor veya

gerekli?

Projenin yürütülmesi

ve



Proje planının üst yönetime sunulması

Proje planının oluĢturulması sırasında

yapılan risk değerlendirilmelerini de

göz önüne alarak gerçekçi Ģekilde

inceleyerek projeye ayrılabilen kaynaklar,

proje hedeflerine ulaĢılmasına imkan

vermeyecekse hedefin değiĢtirilmesi ciddi

olarak gündeme getirilmelidir.

Yapılan son rötuĢlardan sonra proje planı üst

yönetimin onayına sunulmaya hazırdır.


Projenin Onaylanması

Planın üst yönetime

sunulmasında projeyle ilgili ana

unsurların projenin getireceği

faydaların ve Ģirket üzerine olan

etkisinin kısa ve öz olarak

anlatılması gerekir


Projenin Başlatılması

• Liderlik ve Ekip GeliĢtirme

• Proje Ekibinin Oryantasyonu

• Projenin Yürütülmesi

• Projenin Ġzlenmesi ve Gözden

Geçirilmesi

• Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması


Liderlik ve Ekip Geliştirme

Öğrenen

organizasyonların önemli

görevlerinden birisi,

kurumun/kuruluĢun

misyonunun

gerçekleĢmesini

sağlayacak çalıĢanları

bulmak, eğitmek ve

gelecek yıllara

hazırlamaktır


Liderlik ve Ekip Geliştirme

BaĢarılı proje

ekiplerinde olması

gereken üç temel

unsur;

güven,

yönetici ile ekip üyeleri

arasında olumlu

iliĢkiler, ekip ruhudur


Proje planlanması

mühendis, iĢletmeci, iktisatçı,

sosyal bilimci, iĢ adamı, kamu

yöneticileri vb. uzman

personelden oluĢan

bir ekip gerektiren

disiplinler arası bir çalıĢmadır.


Proje Ekibi ile ilk toplantının

yapılması-ekibin Oryantasyonu

Proje baĢlatılma kararı alındıktan

sonra proje sponsoru ve proje

yöneticisinin yapması gereken ilk

Ģey proje ekibini oluĢturan kiĢileri

bir araya getirerek ilk toplantıyı

yapmasıdır


Projenin Yürütülmesi

Ekibin proje süresince nasıl

çalıĢacağı baĢtan prosedürlerle

saptanmalı ve titizlikle

uygulanmalıdır.

Projenin her aĢamasında mevzuata

uygunluk esas olmalıdır.


KiĢiler ve fonksiyonlar arasındaki

eĢgüdüm önemlidir.

Kritik yol düzenindeki iĢlerde

herhangi bir sapmanın projenin

tümünde aynı oranda bir sapmaya

yol açacağı unutulmamalıdır.

Projenin Yürütülmesi


Projenin Ġzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi

• Değerlendirme

Seviyeleri

• Problem Çözme

Çevirimi

• Ġzleme Sisteminin

Tasarımı

faaliyet

faaliyet

faaliyet


Problem çözme çevirimi


Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması

• Planlanan ile gerçekleĢen

arasında farklılıklar

oluĢtuğunda bir dizi düzeltici

önlemlerin alınması

gerekmektedir.

• Düzeltici faaliyetlerin

tasarlanması problem çözme

yaklaĢımı içinde ele

alınmalıdır


Bu durum basit bir grafik üzerinde

Ģöyle gösterilebilir.

UlaĢılmak

istenen miktar

“standart”

GerçekleĢen miktar

“fiili sonuçlar”

Sapma - neden

Kontrol süreci


Hazırlık Uygulama Değerlendirme

ProgramlamaTanımlama (ön fizibilite)Değerlendirme (fizibilite)Proje sözleşmesiEylem planı1.ÖZET

İzleme raporları Değerlendirme raporlarıAra değerlendirmeProje sonu değerlendirme

1.ÖZET

2.ÖN BİLGİLER 1.GENEL DEĞERLENDİRME 2.ÖN BİLGİLER

Hükümet/sektörel politikalarSektörün özellikleriİlgili taraflarSorunlarDiğer müdahalelerMevcut belgeler

Proje unsurlarının açıklanmasıSürekliliğe ilişkin genel değerlendirmeEk fonlar2.GÖRÜŞLER/EYLEMLER

Hükümet/sektörel politikalarSektörün özellikleriİlgili taraflarSorunlarDiğer müdahalelerMevcut belgeler

3.MÜDAHALEGenel hedeflerProje amacıSonuçlarişlemler

3.ELDE EDİLENProje amacıSonuçlarişlemler

3.MÜDAHALEGenel hedeflerProje amacıSonuçlarişlemler

Projede Kullanılan Temel Belgeler



4.VARSAYIMLARFarklı düzeylerde varsayımlarRiskler ve esneklik



5.UYGULAMA 5.UYGULAMA 5.UYGULAMA

AraçlarOrganizasyon ve ilkelerZaman çizelgesiMaliyet ve finansman planıÖzel koşullar ve destek önlemleri

Girdiler-İhale kararlarıFinansmanZaman çizelgesiMaliyet ve finansman planıÖzel koşullar ve destek önlemleri

AraçlarOrganizasyon ve ilkelerZaman çizelgesiMaliyet ve finansman planıÖzel koşullar ve destek önlemleri




6.SÜREKLİLİĞİ SAĞLAYAN FAKTÖRLERDestek politikalarıUygun teknolojiÇevre koruma önlemleriSosyo-kültürel boyutlarKurumsal ve yönetsel kapasiteEkonomik ve mali analiz

6.SÜREKLİLİĞİ SAĞLAMADAİLERLEMEDestek politikalarıUygun teknolojiÇevre koruma önlemleriSosyo-kültürel boyutlarKurumsal ve yönetsel kapasiteEkonomik ve mali analiz

6.SÜREKLİLİĞİ SAĞLAYAN FAKTÖRLERDestek politikalarıUygun teknolojiÇevre koruma önlemleriSosyo-kültürel boyutlarKurumsal ve yönetsel kapasiteEkonomik ve mali analiz

7.İZLEME/DEĞERLENDİRMEGöstergelerin tanımlanmasıGözden geçirme/değerlendirme

7.İZLEME/DEĞERLENDİRME 7.İZLEME/DEĞERLENDİRMEGöstergelerin tanımlanmasıGözden geçirme/değerlendirme

8.SONUÇLAR VE ÖNERİLER 8.SONUÇLAR VE ÖNERİLER 8.SONUÇLAR VE ÖNERİLER



Proje Yönetiminde Karşılaşılabilecek Problemlerin Bazı Nedenleri:

• Yeni bir teknolojinin söz konusu olması,

• Projede çalıĢanların teknolojiye hakim olmaması,

• YanlıĢ ekipman ve malzeme kullanımı,

• YanlıĢ metodoloji ve tekniklerin kullanımı,

• Yeterli kaynak sağlanamaması,

• Kaynaklar üzerinde yeterli denetim kurulamaması,

• Asıl girdilerin temininde gecikmeler,


Proje Yönetiminde KarĢılaĢılabilecek

Problemlerin Bazı Nedenleri:

• DıĢa bağımlılıklar nedeniyle oluĢan

gecikmeler,

• AĢama ve faaliyetlerin planlanandan daha

uzun sürede gerçekleĢtirilmesi,

• Öngörülmeyen ilave faaliyetlerin

gerçekleĢtirilmesi,

• Girdi ve kaynakların temin maliyetinde

oluĢan artmalar







onay alması




6. AĢama: Projenin sona erdirilmesi


6.

AġAMA

Projenin

sona erdirilmesi


Projenin Sona Erdirilmesi

• Projenin sona erdirilmesi sunumunda

bulunması gerekenler

• Üst yönetime sunuĢ yapılması

• Proje çıktılarının kullanıcılara/müĢteriye

devredilmesi

• Proje ekibinin eski/yeni görev yerlerine

atanması


proje sona erdirme sunuĢunda:

• üst yönetim

• projenin müĢterisi konumundaki yöneticiler

• çıktılarını kullanacak müĢteri temsilcileri

• proje yöneticisi

• proje ekibinde çalıĢmıĢ olan uzman kadro

• proje ekibine destek olan part-time çalıĢan kadro hazır bulunmalıdır.


Proje sona erdirme sunuĢunun

hazırlanmasında Ģu noktalar göz önünde

bulundurulmalıdır

• Proje dönüm noktalarında karĢılaĢılan

zorluklar,

• Projenin mali akıĢının incelenmesi,

• Projenin çıktılarının kalite, performans,

etkinlik ve fonksiyonellik açısından

değerlendirilmesi,

• Proje zaman çevriminin değerlendirilmesi PROJE YÖNETİMİ 131Dr.Ahmet KOVANCI

Proje Çıktılarının

Müşteriye Devredilmesi

Proje çıktılarının;

• zaman içinde özelliklerinin korunması

• sürekli iyileĢtirilmesi

proje ekibinden beklenen bir durumdur.

Bunun için proje ekibi tarafından;

gerekli alt yapı hazırlıklarının da proje kapsamı içinde ele alınması ve çözümlenmesi gerekir.


Proje Ekibi Dağıtılması

• Projenin sona ermesiyle birlikte proje ekibi dağıtılmak zorundadır

• Bireylerin ve grupların çabalarının ve baĢarılarının zamanında tanınması ve takdir edilmesi toplam kalite yönetiminin ana unsurlarından birisidir.

• Ödüllendirme özel olarak ele alınmalı ve zamanında yapılmalıdır.


Proje uygulanmaya baĢlanıp sonuçlanınca

ulaĢılması amaçlanan AMACA ulaĢılabildi

mi?

UlaĢılamadıysa nedenleri ne ?

Nasıl bir proje revizyonuyla bu amaca

ulaĢılabilir?

Proje çevreyi (doğayı ve bu ortamda

yaĢayan kiĢileri ve canlıları) nasıl etkiledi ?

Sosyal yaĢamı nasıl etkiledi ?


• Takım çalıĢması

• Amaç ve hedeflerin iyi belirlenmesi

• Sürekli iyileĢtirme

• Ġnsanlara saygı

• Motivasyon

• Liderlik

• MüĢteri odaklı çalıĢma

Projeyi BaĢarılı Kılan Etmenler


Proje Yönetiminde Bilgisayar Desteği

Günümüzde proje yönetimi alanında dünyaca tanınmıĢ yazılım Ģirketlerinin üretip piyasaya sürdükleri:

• Microsoft Project,

• Primavera,

• Sure Trak,

• Harvard Project Manager,

• Promis

gibi çok yaygın kullanılan bazı yazılımlar vardır


Fiziksel ürün yapımı olarak;

• Keban Barajı,

• İstanbul Boğaz Köprüsü,

• F16 uçakları yapımı projesi,

• Atatürk Barajı,

• Urfa Tünelleri yapımı,

• Güneydoğu Anadolu Projesi

ulusal boyuttaki projelerden bir kaçıdır

Proje örnekleri


1. GANTT ġEMALARI (Çubuk çizitleri-Diyagramları)

Birinci dünya savaĢı yıllarında askeri

gereksinimleri karĢılamak için geliĢtirilmiĢtir.

2. SERĠM MODELLERĠ (AĞ-ġEBEKE MODELLERĠ)

CPM (Critical Path Method) 1956-1959 ABD, Dupont

PERT (Project Evaluation and Review Technique) 1958, ABD Polaris Füzeleri

GERT (Graphical Evaluation and Reviev Technique)

Proje planlama ve denetim teknikleri


•Prof.Dr.Oktay GÜVEMLĠ, Yatırım projelerinin

düzenlenmesi ve değerlendirilmesi, Bilim teknik, 4.baskı

•Hava Kuvvetleri III.Hava Ġkmal Bakım Merkezi

Komutanlığı Ankara, Proje Yönetimi Rehberi, 2002

•Burhan Albayrak, Proje Yönetimi, Nobel yayın no: 732,

1.basım 2005

•Müh. Muzaffer Doğru,Proje hazırlama ve ekonomik

analiz Eğitimi PPT yansıları,Ġzmir 16-19 Kasım 2011

• Murat DOLGUN, [email protected]

www.muratdolgun.com, 0236 233 93 93 - 0535 669 36 46

•Koç, Ġ.d.e.a. Ġnceleme,danıĢmanlık, eğitim, araĢtırma merkezi a.Ģ., Proje Yönetim

Metodolojisi,

•Aykut AYDIN, Endüstri mühendisliğine giriĢ ders notları, 2002

•Enver ECE, HUTEN Mühendislik yönetimi ders notları, 2003


mailto:[email protected]



http://www.muratdolgun.com/



proje yönetimi

Documents