ConducerEa edinelor

Crearea unui mediu propice

Un cadru confortabil pentru participani contribuie uneori hotrtor la atitudinea manifestat de acetia n edin.

Sala trebuie s aib mrimea adecvat numrului de participani, s fie corespunztor iluminat i ventilat. Aezarea meselor i scaunelor poate ncuraja participarea la discuii, sau poate fi un factor limitativ al acestora. Mesele rotunde i aranjamentele n forma de U sunt recomandate pentru ncurajarea participrii; aranjamentele n forma de U stabilesc un nivel crescut de autoritate pentru lider.

Eliminai factorii care distrag atenia i pot crea stres (zgomote, ntreruperi, etc.). nveselii sala de edine (de exemplu scriei agenda pe o plan care rmne vizibil tot timpul edinei)

Stabilii de comun acord cu participanii regulile de desfurare. Acetia se vor simi respectai fiindc li s-a cerut prerea i le vor respecta cu covingere. Nu uitai c participanii au fost invitai pentru a-i exprima opiniile, i toi trebuie s aib ocazia s o fac. Artai-v egal interesat/ de toate opiniile exprimate. Fii ateni la limbajul non verbal att n ceea ce v privete ct i la participani.

Nu ncurajai disputele personale i rezolvai situaiile dificile de ndat ce au aprut, nainte s ia amploare.

Pstrai contactul vizual cu toi participanii.

Conducerea discuiilor

Cnd vorbim despre persoana care conduce edina ne gndim la ea ca la un facilitator. Liderul urmrete atingerea obiectivelor edinei prin contribuia tuturor participanilor i prin consens.

Folosii umorul bine dozat. Anecdotele, sesiunile scurte de brainstorming pe teme amuzante fac bine atmosferei i dinamicii oricrui grup.

Conducerea discuiilor

Pentru a obine o edin eficient avei nevoie de o structur a discuiilor care s le menin pe acestea pe drumul spre atingerea obiectivelor.

introducerea subiectului: participanii sunt informai ce subiect se va discuta i DE CE, te cazul numele celui/celei c cine va prezenta subiectul i/sau va conduce discuia

discuia propriu zis

stimulai participarea prin ntrebri deschise

folosii ntrebrile nchise pentru a confirma ce ai neles i ce s-a hotrt

readucei discuia la subiect cnd aceasta deviaz (vezi si capitolul

ncurajai participarea tuturor

ascultai cu atenie i interes toate lurile de poziie

mulumii celor care au luat cuvntul

ncheierea discuiei

recapitulai ce s-a discutat

stabilii planul de aciune

asigurai-v c toi cei implicai au neles ce au de fcut

Prezentrile din cadrul edinelor

Pregtirea edinelor pentru comunicare de informaii

Stabilii obiectivele pe care dorii s le atingei (Amintii-v caracteristicile unui obiectiv SMART!)

Identificai auditoriul ce nivel de competen au

ce-i intereseaz

la ce nivel decizional se situeaz

ce limbaj folosesc

ct de mare este grupul

Organizai-v prezentarea informaiilor iat cteva metode

cronologic

n 3 puncte (de exemplu problem cauz soluie)

inducie logic

contraste i comparaii

numeric (de exemplu 3 metode de ndosariere)

alfabetic/ anagrame

OREO (opinie rezultat al cercetrii exemplu opinie)

Pregtii-v deschiderea, ncheierea i tranziiile ntre idei

deschiderea: despre ce vei vorbi i de ce

ncheierea: rezumatul celor prezentate i concluziileRecomandri:Pregtii cteva documente pentru a v susine afirmaiile, chiar dac nu o facei n timpul edinei.

Folosii analogii, rezultate ale statisticilor, grafice pentru a v susine prezentarea.

Amintii-v c o doz de umor face bine oricrei prezentri.

Durata prezentrii din cadrul unei edine nu trebuie s depeasc 20 de minute, mai ales dac mai exist i alte subiecte pe ordinea de zi.

Mijloacele vizuale

Studiile au artat c mijloacele vizuale ajut la reducerea timpului necesar prezentrii unui concept cu pn la 40% n timp ce gradul de retenie crete cu 14-38 %.

De ce sunt utile mijloacele vizuale? Pentru:

a atrage i menine treaz atenia participanilor

a sublinia ideile principale

a ilustra i ntri cele spuse

a minimaliza neclaritile i posibilele erori n nelegere

a mri gradul de reinere a celor prezentate

a mri gradul de realism (mai ales cnd nu se pot aduce mostre)

a economisi timp i bani

a organiza mai bine prezentarea

a v asigura c ai atins toate punctele eseniale

a cpta mai multa ncredere n dumneavoastr pe durata prezentriiPlanele (chart-urile)

Avantaje:

nu necesit nici un fel de aparatur pentru pregtire sau prezentare

personalizate pentru fiecare grup

cea mai bun modalitate pentru a nota idei i comentarii ale grupului

mai personale dect foliile

nveselesc atmosfera

Dezavantaje

dac nu sunt bine fcute pot s dea senzaia de improvizaie

relativ greu de refolosit

necesit anumite abiliti

Recomandri:

dai un titlu fiecrei plane

scriei cu litere mici, sunt mult mai uor de citit dect majusculele

scriei mare (2 cm nlimea literelor) i lsai spaii ntre rnduri (4-8 cm)

scriei cu partea lat a markerului; scriei apsat, chiar dac nu scriei frumos vei obine un scris lizibil

folosii hrtie liniat

folosii alternativ dou culori pe o plan; folosii culorile pentru a delimita ideile; folosii culori nchise pentru scris i culori vesele pentru sublinieri

dac tii c vei reveni la o plan lipii pe ea un post-it, o vei gsi imediat nu vorbii n timp ce scriei

lsai partea de jos nescris, astfel i cei care stau mai n spate vd tot scrisul

dac avei talent nveselii planele cu desene sugestive

PARTICIPANII

Liderul/ conductorul edinei

Responsabiliti :

Stabilirea obiectivelor i ntocmirea agendei

Anunarea participanilor

Rezervarea & pregtirea slii

Conducerea efectiv

Documentarea edinei & distribuirea documentelor

Organizarea activitilor/ edinei de folow-up

Tipuri de participani

Colaboratorul

Caracteristici: ofer informaii i sugestii, i exprim aprobarea/ solidaritatea, reduce tensiunea.

Colaboratorul se implic nu numai n discuii ci i n celelalte activiti (de exemplu aranjarea slii). Chiar dac tot ce are de spus este c nu are nimic special de adugat, exprimndu-i acordul/ solidaritatea cu ceea ce s-a spus contribuie la ntreinerea unei atmosfere calme. ntr-o sesiune de brainstorming reuit toi participanii se manifest ca nite colaboratori.

Este persoana care crede c se pot obine rezultate prin implicarea tuturor, care i respect pe ceilali i le arat aprecierea lui. i place atmosfera destins i tie s o creeze.

Pentru ca toi participanii la edin s se poat manifesta astfel amintii-v s le cerei tuturor s pregteasc ceva pentru acea edin.

Controlorul

Caracteristici: ofer sugestii i informaii, cere informaii, i exprim dezacordul/ dezaprobarea, creeaz tensiune.

Controlorul ncearc s domine edinele, vrea ca totul s se fac numai cum vrea el; uneori modul n care pune ntrebrile este agresiv, iar sugestiile pot fi oferite cu un aer de superioritate. Poate s se lupte pentru rolul de conductor al edinei cu liderul de drept. Este un participant important n facilitarea discuiilor fiindc nu numai c ofer informaii i sugestii, dar i stimuleaz i pe ceilali s dea informaii. Agenda lui personala este practic aceeai cu cea a edinei, dar vrea ca totul s fie sub controlul lui. Cnd este lider are tendina de a-i desconsidera pe ceilali.

Nu-i plac sesiunile de brainstorming n cursul crora pierde controlul. i plac disputele, fiindc i ofer ocazia s arate ct este de bun. De multe ori joac rolul avocatului diavolului ceea ce le permite celorlali s caute mai multe argumente, s gseasc mai multe soluii.

Utilitatea lui n edine este dat i de capacitatea de a organiza informaii i de a trage concluzii; este de multe ori motorul care mpinge edina nainte. Este o persoan plin de energie, creia i place aciunea i cutarea/gsirea de soluii.

Integratorul

Caracteristici: i exprima aprobarea/ acordul, ofer sugestii, i exprima opiniile, cere informaii i sugestii.

Apreciaz subtilitatea, diversitatea i diferenele ca utile pentru a ajunge la o concluzie. tie c se vor gsi soluii, i tie s aleag momentul. Este un amestec de persoana reflexiv i om de aciune. Nu are o agend ascuns, de aceea este un factor de echilibru. Caut ca toi s fie n largul lor, tiind c numai aa se pot lua decizii viabile i n acelai timp le cere tuturor o atitudine matur. Are ncredere n ceilali i le apreciaz prerile, fiind n acelai timp foarte sigur pe el.

nelege foarte bine ca regulile stabilite pentru edin trebuiesc respectate pentru a atinge obiectivele.

Este liderul ideal pentru o edin.

Sabotorul

Caracteristici: ofer informaii i sugestii, i exprima opinia, cere informaii i sugestii, cere prerea, este agresiv, creeaz tensiune, i exprima dezaprobarea/ dezacordul.

Problema cu sabotorul este c el creeaz confuzie. Dei ofer i cere informaii i soluii devine evident pentru toi c singurul lui obiectiv este s nu existe nici o finalitate. Deviaz orice discuie, creeaz stri tensionate, intr n conflict cu controlorul, l face pe colaborator s se simt prost, l provoac pe integrator.

Are o agend personal care difer de cea a edinei.

Dac reuete, edina va fi compromis. Dai-i cuvntul primul pentru a nu avea ocazia s mai intervin; stabilii reguli foarte clare i respectai-le!

Motivarea i persuadarea participanilor

Motivarea

Motivaia este definit ca dorina de a face ceva. Cum putem s motivam pe cineva? Numai dndu-i s fac ceva ce-i dorete. Exista mai multe teorii referitoare la ceea ce-i doresc oamenii, folosite intensiv de ctre agenii de vnzri de succes. Le putei folosi pentru a v vinde ideile. Binecunoscuta teorie a lui Maslow ofer un punct de plecare. Bob Nelson consider urmtoarele 8 dorine fundamentale ale oamenilor:

participarea la aciune

proprietatea

puterea

afilierea/ apartenena

competena

obinerea de rezultate

recunoaterea

s fac ceva ce are sens

Prezentrile Power Point i foliile (slide-urile)Avantaje

se pot folosi pentru grupuri orict de mari

se pot pregti din timp

dau senzaia de profesionalism

pot fi colorate i animate

se pot refolosi (i modifica uor)

se poate crea un standard pentru prezentri n cadrul companiei

se pot distribui copii electronice ale prezentrii

Dezavantaje

necesit aparatur i o camer relativ ntunecoas

trecerea de la ntuneric la lumin poate fi deranjant

sunt relativ impersonale

cnd grupul este mai mic de 10 persoane pot s ncurce n loc s ajute

Monitorizare rezultate

Liderul este cel care urmrete atingerea obiectivelor menionate n Planul de aciune i organizeaz edina de follow-up. Este responsabilitatea lui s distribuie Planul de aciune tuturor persoanelor implicate n aplicarea sau supervizarea luiPAGE 7