!"#$%&'()*+,-.(/01'(),.(213145)'3*&6#(78#&21%9&7 (BCP) !!

Acknowledgement The original language of the official document APEC Guidebook on SME Business Continuity Planning (M SCE 02 11A) is English. It has been adapted and translated into Thai by Asian Disaster Preparedness Center in May 2014 and is reproduced with the permission of the APEC Secretariat. APEC does not assume responsibility for any errors contained herein. ADPC as the translator and the contributor of the document will take full responsibility for the accuracy of the translation. In case of any dispute, parties must note that APEC considers the text in the English language to be the final and true version. !"##"!$$%&$'!() 2&':()!"#$%&'()*+,-.(/01'(),.(213145)'3*&6#(78#&21%9&7 (APEC Guidebook on SME Business Continuity Planning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roject: MSCE 02 11A

Produced by: APEC SME Crisis Management Center 3F, No. 16-8, Dehuei St., Jhongshan District, Taipei 10461, Taiwan Tel: (886)-2-2586-5000 #364 Fax: (886)-2-2598-1122 Email: apecscmc@tier.org.tw Website: www.apecscmc.org For Asia Pacific Economic Cooperation Secretariat 35 Heng Mui Keng Terrace, Singapore, 119616 Tel: (65) 68919 600 Fax: (65) 68919 690 Email: info@apec.org Website: www.apec.org ©2013 APEC Secretariat APEC#213-SM-03.1

คมอการจดท าแผนการด าเนนธรกจอยางตอเนอง (BCP) (Brief version – ฉบบยอ)

Last edit: 28 Jan 2014

บทน า

บรษทของคณพรอมรบมอกบภยพบตหรอไม

หากไรซงการเตรยมการรบมอกบเหตการณตางๆแลว กเทากบวาคณก าลงเตรยมพรอมรบความลมเหลวเมอบรษทเผชญกบภยพบต แผนการด าเนนธรกจอยางตอเนอง (Business Continuity Plan - BCP) ทมประสทธภาพเปนวธการปกปองธรกจของคณทามกลางวกฤต

คมอเลมนแนะน าวธการสราง BCP ใหบรษทของคณ โดยมขนตอนงายๆ 10 ขนตอน ซงยดหลก ISO22301

มาตรฐานระบบบรหารความตอเนองทางธรกจ

10 ขนตอนการจดท า BCP

ขนตอนท 1 ก าหนดเปาหมาย ขอบเขต และทมงาน

ขนตอนท 2 กจกรรมหลก และระยะเปาหมายในการฟนคนสภาพ

ขนตอนท 3 อะไรทจ าเปนตอการฟนฟกจกรรมหลก

ขนตอนท 4 การประเมนความเสยง – เขาใจสถานการณภยพบต

ขนตอนท 5 ตองไมลมการปองกนกอนเกดเหตและการบรรเทาความเสยหาย

ขนตอนท 6 การรบมออยางเรงดวนกรณเกดภยพบต

ขนตอนท 7 กลยทธความตอเนองทางธรกจเพอการฟนตวอยางรวดเรว

ขนตอนท 8 เตรยมพรอมดานการเงน

ขนตอนท 9 ฝกซอมพอเพมประสทธภาพให BCP ของคณ

ขนตอนท 10 การทบทวนและพฒนาอยางตอเนอง

ขนตอนท 1 ก าหนดเปาหมาย ขอบเขต และทมงาน

เมอคณเรมวางแผนการด าเนนธรกจอยางตอเนอง หรอ BCP (Business Continuity Plan)

คณจ าเปนทจะตองปพนฐานทม นคงใหกบBCP ของบรษท โดยค านงถงสงตอไปน 1) เปาหมาย: ท าไมบรษทจงรเรมท า BCP

2) ขอบเขต: บรษทจะจดท า BCP ในภาคสวนใด

3) ผน า: ใครจะเปนผน ากจกรรม BCP

(1) เปาหมาย

คณควรตงเปาหมายทชดเจนวาท าไมบรษทจงตองจดท า BCP ทงน BCP

นนมไวเพอปองกนการด าเนนธรกจจากภยพบตและอบตเหตตางๆ เปาหมายทชดเจนจะเปนเกณฑส าคญในการจดล าดบความส าคญของสนคาหรอบรการหลกๆของบรษท รวมถงการก าหนดกลยทธการวางแผนความตอเนองทางธรกจ

เปาหมายของ BCP คออะไร? ล าดบแรกคอเพอปกปองชวต ทงพนกงานและผทมาตดตอกบบรษท ล าดบทสองคอเพอปกปองธรกจของคณ ตอบสนองตอความตองการของลกคาและผใช และแสดงความรบผดชอบตอสงคมและเออประโยชนตอสงคมและเศรษฐกจทองถน สงเหลานจะชวยรบประกนการจางงาน และคมครองความเปนอยของพนกงาน

(2) ขอบเขต

ค าถามคอ สวนใดของบรษททคณประสงคทจะจดท า BCP คณสามารถจ ากดการจดท า BCP

แคเฉพาะแผนกหลกๆของบรษท เชน เลอกจดท า BCP เฉพาะสวนโรงงานหลกซงผลตสนคาขายดอนดบตนๆของบรษท หรอรานคาทขายดทสด เปนตน คณสามารถก าหนดขอบเขตของ BCP โดยค านงถงความจ าเปนทางธรกจและปจจยแวดลอมอนๆ ทงน คณจ าเปนตองผนวกแผนกส าคญอนมผลตอความอยรอดของบรษทไวใน BCP ดวย

(3) ผน า BCP

คณตองก าหนดผน า BCP ซงเปนผรบผดชอบด าเนนกจกรรม BCP ของทงบรษท โดยมอบหมายอ านาจและความรบผดชอบทจ าเปนตอการปฏบตหนาท

BCP นนถอเปนกจกรรมของทงบรษท เปนงานทแผนกตางๆทเกยวของควรมสวนรวมและใหความรวมมออยางแขงขน ผน า BCP จงควรเปนบคคลทไดรบการไววางใจจากบคลากรของบรษท ทงน ในบรษทขนาดใหญ อาจมการจดตงทมงาน

BCP ใหท างานภายใตการบรหารของผน า BCP

ทมบรหารควรจดหาทรพยากรทจ าเปนซงรวมถงงบประมาณในการด าเนนงาน นอกจากน เจาของกจการ SMEs (ผบรหารระดบสง) กควรจะทมเทใหกบกจกรรม BCP

และควรตระหนกวาค าสงทางวาจาเพยงล าพงไมสามารถจะน าไปสผลส าเรจได

ขนตอนท 2 กจกรรมหลก และระยะเวลาเปาหมายในการฟนคนสภาพ

ในขนตอนท 2 น คณจะตองพจารณาวาสนคาหรอบรการใดของบรษททมผลตอความอยรอด สนคาหรอบรการใดทควรฟนฟหรอจดสงเปนอยางแรกเมอภยธรรมชาต (หรออบตเหต) ท าใหการด าเนนธรกจหยดชะงก กจการใดทมสนคาทมยอดขายสงสด รานไหนของบรษททขายไดมากทสด กจกรรมทางธรกจทส าคญเหลานเรยกวากจกรรมหลก (Prioritized Activities - PA) คณจะตองระบกจกรรมหลกของบรษท

ในขนตอนท 2 น คณควรจะรผลกระทบ(กรอบเวลา) เมอกจกรรมหลกเหลานหยดชะงกโดยสนเชง เมอกจกรรมเหลานหยดชะงกบรษทจะทนรบความเสยหายไดนานทสดทาไหร (ระยะเวลาดงกลาวเรยกวา ระยะเวลาสงสดในการทนรบภาวะหยดชะงก หรอ Maximum Tolerable Period of Disruption – MTPD) จะตองท าอยางไรเพอกอบกกจการของบรษทใหไดเรวทสดกอนทจะตองปดกจการหรอลมละลาย การวเคราะหอยางงายๆนมงไปทผลกระทบจากการหยดชะงกโดยไมค านงถงปจจยเสยง โดยจะชวยใหคณเหนภาพทชดเจนขนวาตองใชเวลามากนอยเพยงใดบรษทจงจะกลบมาด าเนนกจการไดทนกอนทจะลมละลาย

ขนตอนท 3 อะไรทจ าเปนตอการฟนฟกจกรรมหลก

เนองจากกจกรรมหรอกระบวนการหลก (PA) ตองพงพาทรพยากรหลายประการทงจากภายในและภายนอก การฟนฟกจกรรมหลกซงหยดชะงกจ าเปนตองใชทรพยากรเหลาน ในขนตอนนคณจะตองระบและท ารายการทรพยากรทจ าเปนลงในฟอรม 3-1 จากนน ใหคณทบทวนถงความเสยงและจดออนของทรพยากรเหลาน แลวพจารณาวาควรใชมาตรการปองกนใดเพอใหแนใจวาจะหาทรพยากรเหลานได หรอเตรยมแผนการส ารอง รายการทรพยากรนมความส าคญมาก และนบเปนขอมลพนฐานในการจดท า BCP

ทรพยากรประเภทแรกคอทรพยากรภายในซงบรษทสามารถมควบคมได ไดแก อาคารสถานท อปกรณ เครองจกร เครองมอ คลงสนคา วตถดบ ระบบ IT เอกสาร ภาพราง เปนตน นอกจากนยงควรใหความส าคญกบทรพยากรบคคล โดยค านงถงทกษะพเศษและความช านาญเฉพาะทางของบคลากร

ประเภททสองคอสาธารณปโภคทจ าเปน เชน ไฟฟา แกส เชอเพลง ประปา และ น าทง เปนตน ทงนยงรวมไปถงเครอขายการสอสาร (โทรศพทและอนเตอรเนต) และระบบคมนาคมขนสง (ถนน ทางรถไฟ และทาเรอ) ทรพยากรเหลานรฐเปนผจดหา ไมอยใตการควบคมของบรษท โดยสวนมากแลว บรษททวไปมกไมสามารถหาแหลงส ารองหรอทดแทนสาธารณปโภคทจ าเปนเหลานได เพราะทงหายากและมตนทนสงเกนไป ดงนนทรพยากรเหลานจงเปนเงอนไขพนฐานในการกกจกรรมหลก(PA) ของบรษท

ประเภททสามคอหนสวนทางธรกจของบรษท รวมทงกลมบรษทแม หรอกลมบรษทยอย ทรพยากรประเภทน (ทงหนสวนโดยตรงและโดยออม) นอกจากผสงวตถดบหรอซพพลายเออรแลว ยงรวมถงลกคาของบรษท ในชวงภยธรรมชาตรนแรง ไมวาจะเปนเหตแผนดนไหวทางตะวนออกของญปนหรออทกภยในประเทศไทยในป 2554 บรษทหลายแหงตองระงบการผลตเพราะปญหาในหวงโซอปทาน แมบางแหงจะไมไดรบความเสยหายโดยตรงจากภยธรรมชาต

ขนตอนท 4 การประเมนความเสยง – เขาใจสถานการณภยพบต

คณตองระบความเสยงซงเปนภยคกคามบรษทของคณ (หรออาจน าไปสสถานการณรายแรง) ใหชดเจน โดยท ารายการประเภทของความเสยงทบรษทอาจตองเผชญ วเคราะหและประเมนความเสยงเหลานน จากนนจงเลอกความเสยงทบรษทจะตองใหความส าคญสงสดในการรบมอ คณอาจตองคาดการณวาจะมทรพยากรเสยหายเนองจากความเสยงเหลานนในปรมาณเทาไหร และตองใชระยะเวลาเทาไหรในการฟนฟ เพอหลกเลยงเหตการณรายแรงคณจะตองเปรยบเทยบชวงเวลาประมาณการณในการฟนตวกบระยะเวลาเปาหมายในการฟนคนสภาพ (Recovery Time Objective - RTO) ทบรษทตงไวในขนตอนท 2 จากนนจงก าหนดวาทรพยากรใดบางทส าคญ

ทรพยากรจ าเปนนน อาจเปนทงทรพยากรทระยะฟนตวเกน RTO และทรพยากรทระยะฟนตวไมเกน RTO

หากบรการอนเปนปจจยหลก เชน ไฟฟา น า และ โทรศพท ใชเวลานานในการฟนตวมากกวา RTO คณอาจตองปรบ RTO

ใหม โดยยดระยะเวลาออกไปจนกวาทรพยากรและบรการเหลานจะใชการได

ขนตอนท 5 ตองไมลมการปองกนกอนเกดเหต และการบรรเทาความเสยหาย

ในการฟนฟกจการใหทนตามระยะเวลาทก าหนดได จ าเปนตองควบคมและจ ากดความเสยหายทเกดกบทรพยากรสนบสนน เพอใหสามารถด าเนนการซอมบ ารงไดตงแตในระยะแรก

หากทรพยากรส าคญเสยหายรนแรง บรษทอาจตกอยในสถานการณวกฤต และตองลมเลกการกอบกกจการ หรอปดกจการเปนระยะเวลานาน ซงอาจจะเปนจดจบของบรษท ดงนแลวมาตรการเตรยมการกอนเกดเหตและการบรรเทาความเสยหายจงส าคญมาก

ขนตอนท 6 การรบมออยางเรงดวนกรณเกดภยพบต

ขนตอนท 6 น ใหคณหาวธการรบมออยางเรงดวนเมอเกดอบตเหตหรออบตภยขน เพอปองกนไมใหสถานการณฉกเฉนกลายเปนสถานการณวกฤตทไมอาจควบคม โดยอาจเรยกวาเปนการรบมอฉกเฉนหรอการรบมอขณะเกดเหต สงทส าคญทสดในการรบมอฉกเฉนคอการปกปองและชวยชวตคน การควบคมสถานการณ ขจดภยคกคามและรกษาความปลอดภยในอาคารสถานท คมครองชวตของตนเอง พนกงาน และลกคา รวมไปถงปกปองทรพยสน และปองกนความเสยหายทอาจเกดขน นอกจากนยงตองพงระวงถงความเปนไปไดทจะเกดภยพบตปลกยอยตามมา

ขนแรก คณจะตองเขาใจภาพรวมการรบมอฉกเฉน รปท 6-1 แสดงขนตอนปฏบตตางๆทจ าเปนในการรบมอเหตฉกเฉนขนตอนเหลาน จะตองปฎบตใหตรงตามล าดบเวลาทก าหนด ไมลาชา เมอเกดเหตขนบคลากรควรจะเรม “(1) อพยพและชวยชวต” ในทนท อาจจ าเปนตองมศนยปฏบตการฉกเฉน (EOC) เพอประสานมาตรการของภาคสวนตางๆในบรษท โดยถาม หนวยปฏบตการฉกเฉนจะรบผดชอบขนตอนท 3 ถง 8

ขนตอนทจ าเปนมดงน 1) อพยพและชวยชวต 2) ตงศนยปฏบตการฉกเฉน 3) ยนยนความปลอดภยของพนกงาน 4) ควบคมสถานการณและปองกนความเสยหายปลกยอย 5) ส ารวจความเสยหาย 6) คมครองทรพยสน 7) ยนยนความปลอดภยในการเดนทางของพนกงาน 8) รวบรวมและแบงปนขอมลอบตภยและความเสยหาย

รป 6-1 การรบมออยางเรงดวนเมอเกดภยพบต

ขนตอนท 7 กลยทธความตอเนองทางธรกจเพอการฟนตว อยางรวดเรว

ในขนตอนท 7 คณจะไดพฒนากลยทธความตอเนองทางธรกจของบรษทเพอทจะฟนฟกจกรรมหลกของบรษทใหทนตามระยะเวลาเปาหมายในการฟนคนสภาพ (RTO) คณตองก าหนดและเตรยมทรพยากรสนบสนนทงภายในและภายนอกซงจ าเปนในการฟนฟกจกรรมดงกลาว

ในการฟนฟกจกรรมหลก(PAs) ใหทนตาม RTOนน มกรอบหลกๆในการการวางกลยทธความตอเนองทางธรกจควรค านงถงดงน กลยทธท 1: ด าเนนกจกรรมหลกอกครง ณ สถานทตงเดมซงไดรบความเสยหาย

กลยทธท 2: ด าเนนกจกรรมหลกอกครง ณ สถานทอน (อาจเปนสถานทของบรษทเอง หรอของบรษทหรอบคคลภายนอก) กลยทธท 3: ด าเนนกจกรรมหลกอกครงดวยวธการใหม (หรอวธแกไขสถานการณ)

กลยทธความตอเนองทางธรกจของคณควรผสานเอากลยทธทงสามเขาไวดวยกน

ในขนตอนแรกๆในการวางแผนฟนฟ คณจะตองตดสนใจวาบรษทจะด าเนนกจกรรมหลกใหมอกครงทไหน ทสถานทเดมซงไดรบความเสยหาย หรอสถานทใหม ทงสองทางเลอกลวนส าคญ บรษทควรเตรยมรบมอกบสถานการณเมอสถานทหลก เชน อาคารส านกงานใหญ หรอโรงงานหลกใชการไมได ส าหรบกจการ SMEs ทมทนทรพยจ ากด การหาสถานทส ารองอาจเปนเรองยาก และอาจมเพยงทางเลอกเดยวคอการเตรยมกลยทธ ฟนฟกจการ ณ สถานทเดมซงไดรบความเสยหาย ควรพงระวงวาหากสถานทประกอบการหลกเสยหายจนใชการไมได บรษทจะตกอยในสภาพทไมสามารถชวยเหลอตนเองได ควรเตรยมการรบมอในระยะกลางถงยาวเอาไว กระบวนการนไมใชเพยงการรางลงบนกระดาษ แตเจาของกจการหรอผบรหารระดบสงจะตองตดสนวาจะกกจกรรมหลกจากการหยดชะงกอยางไรและทไหน

กลยทธท 1: คณจะตองฟนฟทรพยากรทเสยหาย เชน อาคารสถานท อปกรณหรอเครองจกร โดยอาจตองใชบรการบรษทกอสรางภายนอก หรอผเชยวชาญดานเครองจกร การฟนฟกจการทหยดชะงกยงจ าเปนตองพงพาสาธารณปโภคหลก ซงเปนปจจยหลกในการฟนฟ เชนไฟฟา แกส

และประปา ดงนนคณควรประมาณการณวาหนวยงานรฐจะกลบมาใหบรการเหลานไดเรวแคไหน คณอาจจะตองปรบกลยทธความตอเนองทางธรกจตามระยะเวลาในการฟนฟสาธารณปโภคหลก กลยทธถดไปวาดวยการฟนฟกจการ ณ สถานทอน

กลยทธท 2: คณควรพจารณาสถานทตงใหมวาไกลจากทตงปจจบนพอหรอไม จะไดรบผลกระทบหรอไดรบความเสยหายจากภยพบตเดยวกนไหม ควรดใหแนใจวาสาธารณปโภคและบรการทจ าเปนตอบรษทจะใชการไดและไมไดรบผลกระทบ สถานทนจะตองมทรพยากรทจ าเปนทงหมด เชน อาคาร เครองมอ และเครองจกร คณควรจะหาวธการเคลอนยายพนกงานและขนยายวตถดบหรอสวนประกอบไปยงสถานทตงใหมดวย คณควรใหความส าคญกบการรกษาความสมพนธทดกบผสงวตถดบ เพราะอาจจะตองขอความชวยเหลอหรอขอความรวมมอจากหนสวนภายนอก กลยทธถดไป วาดวยการด าเนนกจกรรมหลกอกครงดวยวธการใหม

กลยทธท 3: กลยทธนสามารถใชควบคกบกลยทธท 1 (ฟนฟ ณ สถานทเดม) และกลยทธท 2(ฟนฟ ณ สถานทอน) เชน การน าเครองมอเกาทเกบส ารองไวมาใชแทนเครองใหมทเสยหาย หรอการใชแรงงานคนแทนระบบ IT ทลม บรษทควรเลอกวธการทเหมาะกบรปแบบธรกจของบรษท นอกจากนคณอาจจะตองพจารณาวาจะจ าเปนตองขอความชวยเหลอจากหนสวยภายยนอกในดานใด

หนสวนภายนอกทางธรกจนนอาจมอทธพลอยางมากตอการด าเนนกจการและกลยทธความตอเนองทางธรกจของบรษท เมอคณไมสามารถควบคมหนสวนทางธรกจได คณควรจะท าอยาไรในการดงหนสวนทางธรกจมาเปนสวนหนงของกลยทธ เรองนขนอยกบความสมพนธทางธรกจ คณอาจลดความเสยงไดดวยวธการเหลาน ประการแรก คณควรตรวจสอบวาหนสวนของคณมการรบมอกบภยพบตอยในระดบใดและ BCP เปนอยางไร พวกเขาสนใจเรองนหรอเปลา หรอวาไมสนใจเลย ถาสนใจ คณควรจะพดคยแลกเปลยนมาตรการการจดการดานภยพบตและ BCP กบหนสวนของคณ จะดมากหากสามารถนดประชมกนเปนระยะ จดการประชมรวม หรอฝกปฏบตรวมกน

ขนตอนท 8 เตรยมพรอมดานการเงน

ในทางการเงนแลว คณจะอยรอดหรอไมถากจกรรมตองหยดชะงกไปหนงหรอสองเดอน ขนตอนนมงใหคณตระหนกถงสภาพดานการเงนของบรษทในกรณฉกเฉน และเตรยมมาตรการทเหมาะสมไวลวงหนาเพอหลกเลยงการลมละลายแมขาดรายไดไปชวคราว หากไมสามารถด าเนนกจการได บรษทยอมสญเสยรายรบแตยงตองรบภาระรายจายประจ า เชน เงนเดอน หรอ คาเชา หากสถานประกอบการเสยหาย อาจจะจะตองเสยคาซอมแซม ในขนตอนนใหคณประมาณการณวาจะตองใชเงนเทาไหรหากบรษทไดรบความเสยหายจากภยพบต และก าหนดมาตรการทจะมาเตมเตมความขาดแคลนนน องคประกอบหลกๆในการวเคราะหดานการเงนของบรษทมดงน

- ทราบวารายรบจะลดลงเทาไหรหากกจการหยดชะงก

- ประมาณการณวาจะตองใชเงนฟนฟเทาไหรเพอใหสามารถกลบมาด าเนนกจการได

- ทราบวามรายจายประจ าเทาไหรในชวงทกจการหยดชะงก

- ค านวณปรมาณเงนทนทดแทนในสวนทขาด (สวนท 4) หมายเหต บรษทควรจะมเงนสดและเงนฝากส ารองเทากบรายรบหนงเดอนของบรษท

ขนตอนท 9 ฝกซอมเพอเพมประสทธภาพให BCP ของคณ

ในขนตอนกอนหนา บรษทของคณไดจดท าแผนกลยทธ BCP ขนมามากมาย ดานลางเปนค าถามทเกยวของกบแผนการเหลานน คณมนใจแคไหนทจะตอบวา “ใช”

- พนกงานทกคน(รวมถงลกคา) สามารถอพยพอยางรวดเรวและปลอดภยตรงตามแผนการอพยพของบรษทไดหรอไม

- พนกงานทกคนสามารถโทรเขามาทเบอรฉกเฉนเพอยนยนความปลอดภยของตนไดหรอไม - สมาชกทมศนยปฏบตการฉกเฉนสามารถมารวมตวกนอยางรวดเรวพรอมเพรยง ณ

จดนดพบและรบผดชอบหนาททไดรบมอบหมายไดหรอไม

การวางแผนกบการปฏบตจรงนนเปนคนละเรองกน BCP

ของบรษทคณควรจะใชการไดอยางมประสทธภาพในกรณฉกเฉนตามแผนทวางไว การฝกซอมนนจะชวยใหแนใจวาแผนของบรษทจะใชการไดอยางมประสทธภาพและบรรลจดประสงคทวางไว การฝกซอมไมเพยงแตทดสอบประสทธภาพ แตยงชวยเพมสมรรถภาพใหกบพนกงานผานการฝกอบรมใหมความรและความเชยวชาญ

ตวอยางของการฝกซอมมดงน

- การซอมอพยพ: ทดสอบและฝกอพยพไปยงสถานททก าหนดอยางรวดเรวและปลอดภย

- การฝกซอมยนยนความปลอดภย: ทดสอบและฝกใหพนกงานโทรเพอยนยนความปลอดภยในกรณฉกเฉน

- การฝกซอมรวมพลทมศนยปฏบตการฉกเฉน:

ทดสอบและฝกใหทมศนยปฏบตการฉกเฉนรวมตวและปฏบตหนาทตามมอบหมาย

- การฝกซอมกคนขอมลส ารอง: ทดสอบและฝกซอมการกคนโดยการส ารองขอมล

- การฝกซอมการเรมด าเนนกจการใหมอกครง: ทดสอบและฝกซอมการเรมด าเนนกจการใหมอกครงหลกการหยดชะงก

- การฝกซอมการปฏบตการ ณ ทตงใหม: ทดสอบและฝกซอมการเรมด าเนนกจการอกครง ณ ทตงใหม

ขนตอนท 10 การทบทวนและพฒนาอยางตอเนอง

PDCA: การพฒนาอยางตอเนอง

แผนการด าเนนธรกจอยางตอเนองนนวาดวยความพยายามในระดบบรษทเพอทจะเพมขดความสามารถของบรษทในการฟนฟกจกรรมหลก (PA) หลงจากการหยดชะงกอนเนองมาจากภยพบต การพฒนาขดความสามารถในระยะเวลาสนๆ นนไมงาย แตการปรบปรงและพฒนาอยางตอเนองกยงเปนเรองจ าเปน เราสนบสนนใหคณใชวงจร PDCA (Plan, Do,

Check, Act) เพอพฒนา BCP ของบรษทอยางตอเนอง

คณไดผานสองขนตอนแรก (Plan และ Do) จากสข นตอนแลว ตอนนคณจะตองท าใหอกสองขนตอนทเหลออนไดแก Check- การตรวจสอบและทบทวน และ Act-การรกษาไวและพฒนา ใหสมบรณ

(1) ตรวจสอบและทบทวน BCP ของคณ เพอให BCP ของบรษทมประสทธภาพสงสด คณควรตรวจสอบและทบทวนกจกรรมดาน BCP ของบรษท ทงกอน ขณะและหลงเกดเหต ในขนตอนน ใหคณใชฟอรม 10-1 เพอทบทวนทง 10 ขนตอนใน Guidebook

คณควรถามค าถามตอไปนในขณะททบทวนแตละขนตอน

- กจกรรม BCP (ทก าหนดและวางแผนแลว) มประสทธผลหรอไม

- มเรองหรอปญหาทตองแกไขปรบปรงหรอไม

- มความเปลยนแปลงภายในหรอภายนอกอะไรทตองน ามาพจารณานาหรอไม

- มเรองหรอกจกรรมใดทไมไดอยใน BCP แตควรอยหรอไม

ขนตอนการตรวจสอบและทบทวนนจะตองท าเปนระยะๆ อยางนอยปละหนงครง

หากมความเปลยนแปลงทางธรกจในบรษท เชน เปลยนบรษทหนสวน (ผสงวตถดบ หรอผจ าหนาย) เปลยนธรกจหลกๆ (สนคาหรอบรการ) เปลยนระบบ IT เกดการควบรวมกจการ เปลยนสถานทตง เปนตน คณควรใสใจผลของความเปลยนแปลงเหลาน คณอาจไมไดค านงถงปจจยเหลานหรอไมไดน ามาทบทวนขณะทจดท า BCP

ดงนนคณอาจจะตองทบทวนและเปลยนแปลงกจกรรม BCP ตามความเหมาะสม คณจ าเปนจะตองทบทวน BCP

เปนระยะเพออพเดต BCP การทบทวนภายในมกจะเปนหนาทของทมผน า BCP แผนกหลก และแผนกตรวจสอบภายใน

(2) การทบทวนการจดการ นอกเหนอจากขนตอนการทบทวนและตรวจสอบขางตนแลว ผบรหารระดบสงจะตองรเรมผลกดนใหมการทบทวน BCP

ของบรษทอยางนอยปละหนงครง เพอใหแนใจวา BCP ของบรษทนนมการจดการทมประสทธภาพและเปนไปตามวงจร PDCA ฟอรม 10-2 เปนฟอรมส าหรบการทบทวนการจดการ ซงถอเปนตวกระตนวงจร PDCA ทด

BCP Checklist

ล าดบ

ค าถาม

ขนตอนท

ค าตอบ

ไม

บางสวน

ใช

1 มการแตงตงผจดการดาน BCP และมการจดสรรงบประมาณใหกจกรรม BCP 1 0 2 4 2 เปาประสงค ขอบเขต และผน า BCP เปนททราบโดยทวกนในบรษท 1 0 2 4 3 ผบรหารระดบสงแสดงความเปนผน าและแสดงความทมเทในกจกรรมดาน BCP

ใหเปนทประจกษแกพนกงาน 1 0 2 4

4 บรษททราบวาจะเกดผลอยางไรหากกจการตองหยดชะงกไปหนงสปดาห หรอหนงเดอน 2 0 2 4 5 บรษททราบวาจะตองกลบมาด าเนนกจการใหไดชาเรวเพยงใดหลงการหยดชะงกเพอหลกเ

หลยงผลกระทบรายแรงตอความอยรอดของบรษท

2 0 2 4

6 บรษทไดก าหนดธรกจหลกทจะตองฟนฟสภาพเปนล าดบตนๆ 2 0 2 4 7 บรษทไดก าหนดทรพยากร หรอสาธารณปโภคภายนอกทส าคญ

ทอาจเปนอปสรรคตอความพยายามในการฟนฟกจการแลว 3 0 2 4

8 บรษทไดระบวตดบหรอชนสวนประกอบจ าเปนทมาจากผสงวตถดบรายเดยว 3 0 2 4 9 บรษทไดคนควาเกยวกบประวตการเกดภยพบตและขอมลดานความเสยง

(เชนแผนทภยพบต) ซงรฐบาลทองถนหรอหนวยงานราชการตพมพเผยแพร 4 0 2 4

10 บรษทสามารถรบความเสยหาย (ในระดบสง) จากภยพบตทมความเปนไปไดสงทจะเกดขนได

4 0 2 4

11 บรษทไดระบทรพยากรจ าเปนทอาจจะไดรบความเสยหายรนแรงหากเกดภยพบตขางตน(ขอ 10)แลว เนองความเสยหายของทรพยากรหลกอาจเปนอปสรรคตอการฟนฟกจการ

4 0 2 4

12 บรษทมแผนปองกนและบรรเทาภยพบตเพอดแลความปลอดภยและสวสดภาพของพนกงานจากภยพบตทคาดวาจะเกดขน

5 0 2 4

13 บรษทมแผนปองกนและมาตรการบรรเทาภยพอปกปองทรพยสนจากภยพบต (แผนดนไหว อทกภย ไตฝน) และอบตเหต

5 0 2 4

14 บรษทมการเตรยมรายการตดตอในยามฉกเฉนใหพนกงาน 6 0 2 4 15 บรษทจดท ากรอบการท างานของศนยปฏบตการฉกเฉนแลว เชน จดรวมพล สมาชก

เกณฑการเรยกรวมพล

6 0 2 4

16 บรษทมขอมลตดตอของลกคา หนสวนธรกจ และเจาหนาทรฐ 6 0 2 4 17 บรษทท าการส ารองขอมลเปนระยะ 7 0 2 4 18 บรษทมสถานทท างานส ารองกรณส านกงานใหญหรอทตงกจการหลกไมสามารถใชการได 7 0 2 4 19 บรษทไดเตรยมอปการณส ารอง(และทรพยากรอนๆ) กรณทอปกรณหลกใชการไมได 7 0 2 4 20 บรษททราบสถานะการบรหารจดการดานภยพบตและแผนการด าเนนธรกจอยางตอเนองข

องผจดสงวตถทจดสงวตดบหลกแลวชนสวนส าคญ

7 0 2 4

21 บรษททราบวายงขาดเงนทนอกเทาไหรในกรณทกจการตองหยดชะงกไปหนงเดอน 8 0 2 4 22 บรษทไดส ารวจแลววารฐบาลทองถนและหนวยงานรฐอนๆมโปรแกรมชวยเหลอดานภยพ

บตใดบาง 8 0 2 4

23 บรษทไดส ารองเงนสดไวในกรณภยพบตเปนจ านวนเทากบรายรบหนงเดอน 8 0 2 4 24 บรษทมการซอมอพยพเปนระยะ 9 0 2 4 25 บรษทมการฝกซอมเพอทดสอบวาสามารถกขอมลจากแหลงส ารองขอมลได 9 0 2 4 26 บรษทมการฝกซอมรวมพลศนยปฏบตการฉกเฉน 9 0 2 4 27 บรษททบทวนแผนการจดการภยพบตและ BCP และปรบปรงมาตรการตางๆเปนระยะ 10 0 2 4 28 ฝายบรหารระดบสงมสวนรวมอยางเตมทในการวเคราะหทบทวนกจกรรมดาน BCP 10 0 2 4

ระดบ BCP ของคณ คะแนนรวม

บรษทของคณไมสามารถรบมอกบภยพบตและอบตเหตตางๆได หากเกดภยพบต เปนไปไดสงวาบรษทจะเสยหายรนแรงและธรกจอาจหยดชะงกเปนระยะเวลานาน บรษทควรทราบวามภยคกคามอะไรบางและควรด าเนนการอยางไรเพอลดความเสยหายจากภยนนใหเหลอนอยทสด

0-36

บรษทของคณทราบถงความเสยงทอาจเผชญและไดด าเนนมาตรการรบมอไปบางแลว แตอาจไมมประสทธผลมากนก บรษทยงมโอกาสเสยหายรนแรงเนองจากความบกพรองของกจกรรม BCP ควรใหความส าคญกบ BCP เปนล าดบตนๆ เพอให BCP มประสทธภาพมากขน

37-74

บรษทของคณม BCP ทเกอบจะเสรจสมบรณแลว และมมาตรการทนาจะมประสทธภาพหากตองเผชญกบความเสยงในระดบทคาดการณไว ใหคณด าเนนการตามวงจร PDCA ตอไปเพอพฒนาการเตรยมการเพอความตอเนองทางธรกจ และเพอใหแนใจวาคณจะสามารถรบมอกบเหตการณหรอภยพบตทไมไดคาดคดไดอยางมประสทธภาพ

75-112

Credit

แปลและเรยบเรยงโดย Asian Disaster Preparedness Center (ADPC) SM Tower, 24th Floor 979/69 Paholyothin Road, Samsen Nai Phayathai, Bangkok 10400 Thailand

Tel: (66)2 298 0682-92 Fax: (66)2 298 0012-13 email: adpc@adpc.net Website: www.adpc.net

จาก Guidebook on SME Business Continuity Planning (2013) APEC Project: M SCE 02 11A จดท าโดย APEC SME Crisis Management Center 3F, No. 16-8, Dehuei St., Jhongshan District, Taipei 10461, Tai wan

Tel: (886)-2-2586-5000 # 364 Fax: (886)-2-2598-1122

Email: apecscmc@tier.org.tw Website: www.apecscmc.org

Small and Medium Enterprise Administration, Ministry of Economic Affairs, Chinese Taipei 3F, No. 95, Sec 2, Roosevelt Rd., Taipei 100, Taiwan

Tel: (886)-2-2368-6858 Fax: (886)-2-2367-3914

รวมกบ Asian Disaster Reduction Center Shin-Yurakucho Bldg, 12-1 Yurakucho 1-Chome, Chiyoda-Ku, Tokyo 100-0006 Japan

Tel: (81)-3-6269-3792 Fax: (81)-3-6269-3799

Email: t-ono3792@mcic.co.jp / onotaco@gmail.com

จดท าใหกบ Asia Pacific Economic Cooperation Secretariat 35 Heng Mui Keng Terrance Singapore, 119616

Tel: (65) 68919 600 Fax: (65) 68919 690

Email: info@apec.org Website: www.apec.org