spectrum i norge

SPECTRUM i NorgeTrondheim

2014-10-23

Bård Bie-LarsenSeniorrådgiver | Senior Adviser Seksjon for museumsutvikling | Section for museums

tel: +47 21 04 58 07 | mob: +47 45 23 70 [email protected] www.kulturradet.no/museum

KULTURRÅDET | ARTS COUNCIL NORWAY

DokumentasjonICOMs museumsetiske regelverk

2.20 Dokumentasjon av samlingen

Museumssamlinger skal doku- menteres i samsvar med aksep terte profesjonelle standarder. Samlings-dokumentasjonen skal inkludere en fyldig beskrivelse av hver enkelt gjenstand, dens tilknytning og eierhistorie, tilstand, behandling og opp bevaringssted. Samlingsdata skal oppbevares trygt, støttet av søkesystemer som sikrer medarbeidere og andre rett-mes sige brukere tilgang til in-forma sjonen.

3.2 Tilgang til samlingene

Museer er spesielt forpliktet til å gjøre samlingene og all relevant informasjon så langt som mulig fritt tilgjengelig. Det må likevel tas hensyn til begrensninger av fortrolighets og sikkerhets-messige årsaker

4.2 Formidling av gjenstandene

Museer skal påse at den in-for masjonen som gis i utstillinger er vederheftig, nøyaktig og viser tilbørlig hensyn til grupper eller trosforestillinger som be-hand les.

2.20 Dokumentasjon av samlingen

Museumssamlinger skal doku- menteres i samsvar med aksep terte profesjonelle standarder. Samlings-dokumentasjonen skal inkludere en fyldig beskrivelse av hver enkelt gjenstand, dens tilknytning og eierhistorie, tilstand, behandling og opp bevaringssted. Samlingsdata skal oppbevares trygt, støttet av søkesystemer som sikrer medarbeidere og andre rett-mes sige brukere tilgang til in-forma sjonen.

│faglig veiledning til museene

│grunnlag for utvikling av mer spesialiserte retningslinjer, kurs og veiledningsmateriell

│referanse for alt fra kravspesifikasjoner til utvikling av dataverktøy til stillingsbeskrivelser

│en inngangsport til internasjonale fora for samlingsforvaltere

│økt bevissthet og kunnskap om samlingsforvaltning

│mer enhetlig praksis og bedre dokumentasjon (etterprøvbarhet, oversikt, anvendelige data)

│forenklet kompetanseutveksling (og utvikling) i museumssektoren

│fundament for utvikling av IKT-verktøy til museene

│effektivisering av samlingsforvaltningen

│bedre statistikk og rapportering

SPECTRUM?Forventninger, hva kan SPECTRUM være / gi

Seminarer og workshops førte til at fire museer vurderte SPECTRUM i 2013

SPECTRUM i Norge?

Kulturrådet ba museene:

│beskrive organisasjonen

│navngi standarder, retningslinjer og programvare museet brukte

│beskrive erfaringer med Collections Link, SPECTRUM, Appendikset samt andre ressurser knyttet til SPECTRUM

│vurdere SPECTRUM-prosedyrene og hvorvidt museet når minstestandarden

│vurdere informasjonskravene i SPECRUM og si hvorvidt de er tilfredsstillende for museet

De fire museene

│Vestfoldmuseene (VM)

│Haugalandmuseene (HM)

│Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design (NMK)

│Museene i Sør-Trøndelag (MiST)

BESØK 2012 ANTALL GJENSTANDER

ANTALL FOTOGRAFIER

ANTALL KULTURHIST. BYGNINGER

ANTALL UTSTILLINGER ÅRSVERK

TOTALE UTGIFTER (i hele tusen)

NMK 612 134 332 454 - - 65 153,0 297 205

MiST 505 736 217 102 1 971 643 128 87 161,1 184 664

VM 132 249 76 651 1 400 000 46 38 70,7 77 320

HM 36 684 50 865 630 200 42 36 15,6 9 959

ÅRSVERKÅRSVERK I SAMLINGS-

FORVALTNING

PROSENTDEL ÅRSVERK BRUKT PÅ SAMLINGS-

FORVALTNINGKOMMENTARER

MiST 161,1 47,0 29 % 2,7 av frivillige og 8 av eksterne

NMK 153,0 102,1 67 % Ingen frivillige

VM 70,7 11,4 16 % Ingen frivillige

HM 15,6 3,3 21 % Liten andel utført av frivillige

RELEVANS - er prosedyren relevant for museet?

Angi dette på en skala fra 1-4, der 1 betyr at museet ikke berøres av prosedyren, mens 4 angir at prosedyren beskriver kjernevirksomhet.

PRAKSIS – møter museet kravene i SPECTRUM?

Angi dette på en skala fra 1-4, 1 = museet svarer ikke på minimumskravene; 2 = museet svarer på minimumskravene; 3 = museet svarer til SPECTRUM fullt ut, 4 museet har strengere krav og en praksis som går utover SPECTRUM

SPECTRUM? – i hvilken grad gir prosedyren og informasjonselementen en mal for ønsket praksis i museet?

Angi dette på en skala fra 1-4, der 1 = nei og 4 = ja

Vurdering av alle prosedyreneVi ba museene bsvare 8 spørsmål til alle de 21 prosedyrene. Nedenfor er de 3 første spørsmålene.

MERK: i ett av museene gav to avdelinger separate svar på spørsmålene

PROSEDYRE RELEVANS PRAKSIS SPECTRUM?

14. Audit procedure 4 1,6 411. Risk management procedure 4 1,2 48. Cataloguing procedure 4 2,6 3,82. Object entry procedure 4 2 3,84. Acquisition procedure 4 2 3,81. Pre-entry procedure 4 1,8 3,821. Retrospective documentation procedure 4 1,2 3,815. Rights management procedure 4 1,8 3,43. Loans in procedure 4 1,8 3,45. Inventory control procedure 4 1,4 3,47. Transport procedure 4 1,8 3,26. Location and movement control procedure 4 1 3,212. Insurance and indemnity management procedure 3,8 1,6 3,518. Loans out procedure 3,8 2,2 3,4

9. Object condition checking and technical assessment procedure 3,6 1 3,8

16. Use of collections procedure 3,6 1,8 319. Loss and damage procedure 3,4 1,2 3,220. Deaccession and disposal procedure 3,2 1,3 3,810. Conservation and collections care procedure 3,2 1,2 3,217. Object exit procedure 2,2 1 2,313. Valuation control procedure 2 1 2,4GJENNOMSNITT 3,7 1,5 3,4

RELEVANS PRAKSIS SPECTRUM?

VEILEDING – har museet skriftlige veiledninger for dem som skal utføre arbeidsoppgavene prosedyren beskriver?

Svaralternativer: JA, NEI eller DELVIS

PROSEDYRE JA/DELVIS JA DELVIS NEI IKKE SVART

8. Cataloguing procedure 5 4 1 0 05. Inventory control procedure 4 2 2 1 014. Audit procedure 4 2 2 1 016. Use of collections procedure 4 1 3 1 04. Acquisition procedure 3 2 1 1 110. Conservation and collections care procedure 3 2 1 2 018. Loans out procedure 3 2 1 2 0

9. Object condition checking and technical assessment procedure 3 1 2 2 0

11. Risk management procedure 3 1 2 2 07. Transport procedure 2 2 0 2 120. Deaccession and disposal procedure 2 2 0 2 11. Pre-entry procedure 2 1 1 3 02. Object entry procedure 2 1 1 3 0

12. Insurance and indemnity management procedure 2 1 1 2 1

21. Retrospective documentation procedure 2 1 1 3 06. Location and movement control procedure 2 0 2 3 019. Loss and damage procedure 2 0 2 3 03. Loans in procedure 1 0 1 4 015. Rights management procedure 1 0 1 4 017. Object exit procedure 1 0 1 2 213. Valuation control procedure 0 0 0 4 1

Skriftlige retningslinjer

FORANKRING – har museet strategi-, policy- og plandokumenter som forankring for arbeidsoppgavene som beskrives?

Svaralternativer: JA, NEI eller DELVIS

(MERK: ved fremtidig bruk av spørreskjemaet vil vi skille mellom policy- og plandokumenter)

PROSEDYRE JA/DELVIS JA DELVIS NEI IKKE SVART

8. Cataloguing procedure 4 4 0 1 01. Pre-entry procedure 4 2 2 1 02. Object entry procedure 4 1 3 1 018. Loans out procedure 4 1 3 1 04. Acquisition procedure 3 3 0 1 120. Deaccession and disposal procedure 3 3 0 1 13. Loans in procedure 3 1 2 2 05. Inventory control procedure 3 1 2 2 09. Object condition checking and technical assessment procedure 3 1 2 2 019. Loss and damage procedure 3 1 2 2 06. Location and movement control procedure 3 0 3 2 010. Conservation and collections care procedure 3 0 3 2 021. Retrospective documentation procedure 2 2 0 2 112. Insurance and indemnity management procedure 2 1 1 2 114. Audit procedure 2 1 1 3 015. Rights management procedure 2 1 1 3 016. Use of collections procedure 2 1 1 2 111. Risk management procedure 2 0 2 3 07. Transport procedure 1 1 0 3 113. Valuation control procedure 0 0 0 4 117. Object exit procedure 0 0 0 3 2

POLICIES AND PLANS

RESSURSER – har museet kompetanse og kapasitet til å møte minimumskravene?

Svaralternativer:

• JA• KOMP (=kompetanse, men ikke kapasitet)• KAP (=kapasitet men ikke kompetanse) • NEI

PROSEDYREKOMPE-TANSE OG KAPASITET

KOMPE-TANSE, MEN IKKE KAPASITET

KAPASITET, MEN IKKE KOMPE-TANSE

VERKEN KAPASITET ELLER KOMPE-TANSE

IKKE SVART

18. Loans out procedure 5 0 0 0 01. Pre-entry procedure 4 1 0 0 03. Loans in procedure 4 1 0 0 02. Object entry procedure 3 2 0 0 04. Acquisition procedure 3 1 0 0 15. Inventory control procedure 2 3 0 0 012. Insurance and indemnity management procedure 2 1 0 1 116. Use of collections procedure 2 2 0 0 119. Loss and damage procedure 2 2 0 1 06. Location and movement control procedure 1 4 0 0 07. Transport procedure 1 3 0 0 18. Cataloguing procedure 1 4 0 0 0

9. Object condition checking and technical assessment procedure 1 3 0 1 0

10. Conservation and collections care procedure 1 3 0 1 011. Risk management procedure 1 4 0 0 013. Valuation control procedure 1 1 0 2 114. Audit procedure 1 4 0 0 017. Object exit procedure 1 1 0 1 220. Deaccession and disposal procedure 1 3 0 0 115. Rights management procedure 0 2 0 2 121. Retrospective documentation procedure 0 5 0 0 0

Konklusjoner│SPECTRUMprosedyrene er (for det meste) relevante for museene

│museene møter stort sett ikke minstekravene i standarden

│SPECTRUM blir oppfattet som gode beskrivelser av en ønsket (god) praksis, selv om det er behov for tilpasninger til norsk museumsvirkelighet

│museene forventer at SPECTRUM vil gi økt bevissthet om samlingsforvaltning, om viktigheten av klar ansvarsfordeling og bedre forankring i policy- og plandokumenter

│SPECTRUM med tilliggende ressurser bør være en lenket, nettbasert ressurs

│et brukersamfunn knyttet til SPECTRUM og til samlingsforvaltning er bra og forventes å gi bedre kommunikasjon i museumssektoren

│de største utfordringene for å møte kravene i standarden, er i følge museene manglende personalressurser og manglende støtte i programvaren som brukes

│museene forventer på lang sikt en mer effektiv og etterprøvbar samlingsforvaltning som følge av SPECTRUM

2013 - 2015 foreløpig oversettelse av SPECTRUM (prosedyrene)

vurdering av SPECTRUM

Kulturrådet som SPECTRUM National Partner

Kvalitetssjekk av oversettelse

Første oversettelse av appendiks

Kvalitetssikring av appendiks

SPECTRUM No publiseres mot slutten av 2015

SPECTRUM-I│Utvikle en oppdatert informasjonspakke som støtte for dem som argumenterer for verdien av SPECTRUM i et land eller en institusjon

│Utvikle et måleverktøy (benchmarking) til SPECTRUM som kan hjelpe museene til å evaluere egen praksis i forhold til SPECTRUM (jf. Benchmarks 2.0)

│Tilby kursing og veiledning, gjerne knyttet til et måleverktøy

│Skille mellom forskjellige prestasjonsnivåer i SPECTRUM, med differensierte krav til praksis (jf. Benchmarks 2.0)

│XML-strukturering av prosedyrer og appendiks (språk, identifikatorer, ressurser etc.)

│Unike identifikatorer (prosedyrer, informasjonsgrupper og –elementer, definisjoner etc.)

│Publisere SPECTRUM som åpne data

│Lenke prosedyrer, informasjonsgrupper og –elementer, men også terminologi, autoritetsregistre, Hjelp og råd etc.

│Mappe SPECTRUM til CIDOC-CRM

Idéer til videreutvikling av SPECTRUM internasjonalt

Benchmarks2.0Trondheim

2014-10-23

Bård Bie-LarsenSeniorrådgiver | Senior Adviser Seksjon for museumsutvikling | Section for museums

tel: +47 21 04 58 07 | mob: +47 45 23 70 [email protected] www.kulturradet.no/museum

KULTURRÅDET | ARTS COUNCIL NORWAY

Selvevaluerings-verktøy

Utvikling av et selvevalueringsopplegg. ABM-utvikling skal, delvis basert på egne erfaringer og på erfaringer i utlandet, videreutvikle et selvevalueringsopplegg som institusjonene skal bruke for å vurdere sterke og svake sider ved egen institusjon. Målet med et slikt spesialtilpasset opplegg for museer er å etablere en oversiktlig og enkel plattform for planlegging og prioritering av arbeidsoppgavene i museene både på kort og lang sikt. Å utvikle museene som organisasjoner fordrer bevissthet om både faglige, tekniske og administrative funksjoner.

Museumsmeldingen:

St.meld. nr. 49 (2008-2009) Framtidas museum s. 158

Benchmarks 2.0

Et selvevalueringsverktøy som setter klare og realistiske mål for samlingsbevaring, slik at en organisasjon kan måle sin virksomhet mot allment aksepterte kvalitetskrav.

Utgitt av MLA (2011)Redaktør: Alex Dawson, Standards Manager, Collection TrustForvaltes av Collections TrustBenchmarks in Collection Care 2.0 er lisensiert under Creative Commons CC BY SA 3.0 unported og kan brukes, også kommersielt, endres og omformes – så lenge man oppgir kilden. Lisensen gjelder for alt som er avledet av originalen.

Benchmarks i samlingsbevaring for museer, arkiv og bibliotek.

Sett inn bilde

http://www.collectionstrust.org.uk/benchmarks-in-collections-care

BruksområderBenchmarks er et forvaltnigsverktøy som kan brukes som en del av en organisasjons planleggingssyklus - for å vurdere og planlegge virksomhetens samlingsbevaringsarbeid og måle utviklingen på feltet i forhold til planene. Spesifikt kan Benchmarks kan:

│bidra til å understreke viktigheten av samlingsbevaring

│bidra til å vise måloppnåelse innen samlingsbevaring

│indikere hvilke felter som bør forbedres

│tilby et praktisk rammeverk for å gjennomføre evalueringer og lage planer

│tilby et rammeverk for risikohåndtering i forvaltningen av samlingene

│bidra til å dokumentere virksomheten

Benchmarks 2.0 No

Benchmarks på norsk – et eksempel på museumsutvikling som samspill mellom museene og Kulturrådet.

│Peter Juga ved MiST begynte å bruke Benchmarks (som han kjente fra før) og han og Peter Andreas Kjeldsberg (også MiST) gjorde en første oversettelse

│MiST kontaktet Kulturrådet og ba om å få presentere det de hadde gjort

│Kulturrådet engasjerte Per Øyvind Riise til å gå gjennom oversettelsen, strukturere den mot svensk og engelsk versjon

│Og nå har vi en versjon 0.9 på norsk, klar til bruk

Benchmarks på norsk

Hva er Benchmarks?

│10 virksomhetsfelter innen samlingsbevaring

│3 prestasjonsnivåer innenfor hvert av feltene

│302 sjekkpunkter, fordelt på de forskjellige virksomhetsfeltene og nivåene

│3 svaralternativer og et kommetarfelt til hvert av sjekkpunktene

│beskrevet i en PDF-fil

│omsatt i en excelarbeidsbok som summerer og presenterer resultatene av en gjennomgang

│introduksjon, hvordan gjøre det, ordliste

…et excelark, en metode, et verktøy

10 virksomhetsfelter1. POLICY

2. BYGNINGER

3. MAGASINER

4. RENHOLD

5. HÅNDTERING OG BRUK

6. OVERVÅKNING AV MILJØ

7. KONTROLL MED MILJØ

8. KONSERVERING

9. KOPIER

10. KRISEBEREDSKAP

3 prestasjonsnivåer│GRUNNLEGGENDE (Basic; Grundläggande nivå)

│GOD (Good; God nivå)

│BEST (Best; Utmärkt nivå)

302 sjekkpunkter, med 3 svarmuligheter for hvert│OPPFYLT (Met; Uppnått)

│DELVIS OPPFYLT (Partly met; Delvis uppnått)

│IKKE OPPFYLT (Not met; Ej uppnått)

excelboka

│INSTRUKSJONER

│10 ARK, ETT FOR HVERT AV VIRKSOMHETSFELTENE

│GRUNNLEGGENDE (oppsummering)

│GOD (oppsummering)

│BEST (oppsummering)

│SAMLET (oppsummering)

Kommentar

oppfy

lt

delv

is

oppfy

lt

ikke o

ppfy

lt

Grunnleggende1,1 Organisasjonen har et nedfelt formål som gir retning for arbeidet med

samlingene. Formålet inneholder også en forpliktelse til å bevare samlingen.

1,2 Organisasjonen har en skriftlig policy eller erklæring for samlingsforvaltning, alternativt et sett av relevante policyer eller erklæringer, som viser tilbake til formålet og gjeldende standarder for samlingsforvaltning. Policyen skal dekke:* samlingsutvikling* samlingsinformasjon* samlingstilgang* samlingsskøtsel og -konserveringPolicyen skal videre vise til de juridiske, vedtektsfestede og etiske kravene som ligger til grunn for forvaltningen av en samling.Hvis det ikke foreligger en policy for samlingsforvaltning som dekker områdene ovenfor, finnes det en tidsplan for å lage en slik policy.

1,3 Det finnes skriftlige mål, planer og prosedyrer som støtter opp rundt policyen for samlingsforvaltning, eller det finnes en tidsplan for etableringen av slike.

1,4 Det finnes definerte roller og ansvarsområder knyttet til implementeringen av samlingsforvaltningens mål, planer og prosedyrer. Dette gjennomgås som del av introduksjonen for nye ansatte og frivillige.

1,5 Det avsettes ressurser (økonomiske, menneskelige og teknologiske) til støtte for gjennomføringen av policyen for samlingsforvaltning.

1.Policy Poeng

En policy for samlingsforvaltning er første skritt mot bevisste beslutninger vedrørende skjøtsel og bevaring av samlingene. Policyen skal ta utgangspunkt i organisasjonens formål. Mål, planer og rutiner for samlingsforvaltning skal utgå fra policyen for samlingsforvaltning. En kontinuerlig revisjon av dette rammeverket vil gi bedre effekt over tid.

3,36 Objekter med spesielle lagringskrav er kartlagt, og det er funnet høvelig lagring.

3,37 Magasiner for objekter i spesialsamlinger i arkiv og bibliotek, tilfredsstiller gjeldende standarder.

3,38 Det finnes sikre, effektive og hensiktsmessige lagringsforhold for hele samlingen, uavhengig av type, størrelse eller form.

3,39 Alt inventar og lagringsmateriell i magasinene er testet for å sikre at de er så kjemisk inaktive som mulig, og ikke avgir gasser som kan skade objekter i nærheten.

3,40 Det pågår et rutinemessig arbeid for å bytte ut mapper og esker som ikke er arkivbestandig, med emballasje som er arkivbestandig.

3,41 Alle objekter, uavhengig av format, får nødvendig fysisk beskyttelse.

Sum 0 0 0

Totalsum 0 0 0

Oppbevaringsmateriell

Inventar i magasin

BestMagasinområder

AlleOppfylte referansemål 58 47,93 %Delvis oppfylte referansemål 42 34,71 %Ikke oppfylte referansemål 21 17,36 %

0,00 %

10,00 %

20,00 %

30,00 %

40,00 %

50,00 %

60,00 %

Oppfyltereferansemål

Delvis oppfyltereferansemål

Ikke oppfyltereferansemål

Grunnleggende oppsummering - Alt GRUNNLEGGENDE nivå

PolicyOppfylte referansemål 3 33,33 %Delvis oppfylte referansemål 5 55,56 %Ikke oppfylte referansemål 1 11,11 %

BygningerOppfylte referansemål 4 33,33 %Delvis oppfylte referansemål 5 41,67 %Ikke oppfylte referansemål 3 25,00 %

MagasinerOppfylte referansemål 8 38,10 % 3.2.3

Delvis oppfylte referansemål 6 28,57 %Ikke oppfylte referansemål 7 33,33 %

RenholdOppfylte referansemål 5 62,50 %Delvis oppfylte referansemål 2 25,00 %Ikke oppfylte referansemål 1 12,50 %

Håndtering og brukOppfylte referansemål 20 58,82 %Delvis oppfylte referansemål 8 23,53 %Ikke oppfylte referansemål 6 17,65 %

0,00 %

10,00 %

20,00 %

30,00 %

40,00 %

50,00 %

60,00 %




Policy

0,00 %5,00 %

10,00 %15,00 %20,00 %25,00 %30,00 %35,00 %40,00 %45,00 %




Bygninger

0,00 %5,00 %

10,00 %15,00 %20,00 %25,00 %30,00 %35,00 %40,00 %




Magasiner

0,00 %10,00 %20,00 %30,00 %40,00 %50,00 %60,00 %70,00 %




Renhold

0,00 %

10,00 %

20,00 %

30,00 %

40,00 %

50,00 %

60,00 %

70,00 %




Håndtering og bruk

muligheter│Virksomheten kan velge å legge seg på samme nivå innefor alle virkefeltene, velge å ha forskjellig ambisjonsnivå de forskjellige virkefeltene i mellom, vurdere ulikt prioriterte samlinger på forskjellige nivåer etc.

│Virksomheten kan rapporteres, og resultater og utfordringer kan sammenligne seg med andre institusjoners tilsvarende, ut fra konkrete parametre

│Museene kan velge å rapportere til Kultudepartementet og relatere virksomheten innen samlingsbevaring til Benchmarks 2.0

│Kulturrådet får greie referanserammenr for å tolke museenes årlige vurderinger og oppnådde mål (dersom mange refererer til Benchmarks

COPE

│Fra analog til digital informasjonsforvaltning

│Fra informasjon som er stedsbundet og i kontekst til informasjon som kan flyte og dukke opp i et utall kontekster

│Fra stadig reproduksjon av informasjon til gjenbruk av informasjon

│ fra sammenhengende, men adskilt informasjon innenfor institusjoner til oppstykket, men sammenlenket informasjon i skya

│Fra slingringsmonn til absolutt presisjon

Create once, publish everywhere!

repcol (Even Westvang/bengler)http://repcol.bengler.no/

http://bengler.no/repcol

│kunstnernavn

│kjønn

│kunstners fødsels- og dødsår

│datering av verk

│datert ervervelse

│bilder

visualisering av samlingene til Nasjonalmuseet

repcol

repcol

│et bilde av trender og hovedtrekk i historien

│en annen og oversiktlig inngang til et stort materiale enn katalogen

│kjønnsfordeling i samlingen og historikken i dette

│interesse for bestemte kunstnerskap

│innsamling i samtiden, eller retrospektiv innsamling

hva får vi ut av visualiseringer som denne?

repcol

│konsistente data

hva trengs?

spectrum i norge

Documents