Vabatahtlike värbamine ja valik

Häli ÕigusNov. 2011

Eesmärk

Teeninduse tase Motiveeritus Töö kvaliteet Usaldusväärsus

Lahendus

Suhtumine vabatahtlikesse Õige vabatahtlik õigel positsioonil Tööülesannete, ameti “müük” Vabatahtlike valik Vabatahtlike koolitamine

PÖFF 2010

14 linna üle Eesti Kestus – 15 päeva 230 vabatahtlikku Tallinnas, 38

Tartus, 75 teistes linnades Filme üle 500 Väliskülalisi üle 200 65 700 kinokülastust

Protsess

1. Vajaduste kaardistamine

2. Ametite, ametiprofiilide loomine

3. Kuulutamine, kandidaatide otsimine

4. Kandidaatide eelvalik

5. Kandidaatide valik

6. Ametite määramine vabatahtlikele

7. Tagasiside

1. Vajaduste kaardistamine

Vestlused kolleegidega Tööülesannete optimeerimine Koormus

Tulemus: 12 Ametit

Kino: Piletikontroll (40), garderoobiabiline (10), Infotöötaja (30), Piletimüüja (30)

Tehnika: tehnikaabilised (8) Logistika: autojuhid (15), kullerid (15) Kontor: kontoriabilised (8), programmi

assistent (2) Turundus: küsitlejad (8), assistendid (2) Külalised: külaliste saatjad (15),

infotöötajad (15) Üritused: hostessid (8)

2. Ametiprofiili loomine

Milleks on abi vaja? Mis on tööülesanded? Mis oskusi töö eeldab? Millised isiksuseomadused on

vajalikud? (lähtuvalt org.väärtustest ja ametikohast)

Mis on orienteeriv ajakulu? Mida saame pakkuda?

Näide – piletikontrolli ülesanded

Klientide teenindamine, abistamine Piletite, kaelakaartide kontrollimine Festivali külastajatega suhtlemine Probleemide tuvastamine, lahenduse

leidmine Hea festivalimeeleolu loomine

Näide: piletikontroll – oskused, isiksuseomadused

Keelteoskus Klienditeenindus – oskus, tahe Täpsus, korrektsus Julgus Hea suhtlemisoskus Sõbralikkus, abivalmidus Avatus, tolerants

Ülesanne grupis

Palun looge valitud organisatsiooni näitel vabatahtlikule ametiprofiil:

3-5 peamist tööülesannet 1-3 vajalikku oskust 3 vajalikku isiksuseomadust

3. Kandidaatide otsimine

Kuulutamine (kanalid!) Varasemate kandidaatide

taaskutsumine Sihtotsing

Tulemus:

400 kandidaati, kellest 95 varasemat vabatahtlikku 305 uut soovijat

4. Eelvalik

Varasemad vabatahtlikud otse edasi, ametikohtadele määramine vastavalt huvide kaardisutsele

Uute kandidaatide eelvalik: CV Motivatsioonikiri Ametieelistused

5. Kandidaatide valik

Valikumeetodid

CV põhjal Grupiülesanne Intervjuu Proovitöö Proovipäev Soovitajad

Grupitöö

Optimaalne 6-8 inimest grupis Ökonoomsus, ajasääst Võrdluspunkt Võimalus näha rohkemat, kui

intervjuul – meeskondlikkus, koostöö, julgus

Grupitöö ülesehitus

1. tutvustusring 2. koostööülesanne

(probleemsituatsioon, puzzle, lauamäng jne.)

Analüüs 3. vabatahtlikutöö tutvustus meie poolt Edasine protsess, kokkulepped

Intervjuu põhiteemad

Võimekus, senised teadmised ja kogemused

Isiksus ja kompetentsid Motivatsioon ja perspektiiv Hoiakud ja väärtushinnangud Lisaks: Info andmine organisatsiooni, ametikoha ja

ülesannete kohta Kandidaadi küsimused

Intervjuu - haridus

Sissejuhatus Hariduskäik

Mida õppis?

Miks seda eriala?

Kas jäi valikuga rahule?

Mis tuli lihtsalt, mis oli keeruline?

Kas soovib edasi õppida midagi?

Intervjuu – töökogemus (sh.vabatahtlik töö)

Ettevõte, amet, staaz Peamised tööülesanded Mis ülesanded enim motiveerisid? Mida ei meeldinud teha? Suurimad saavutused Ebaõnnestumised Kiitus?

Intervjuu - isiksuseomadused Kuidas tänane meeskond/koolikaaslased

Sind iseloomustaksid? Mis omadusi hindad oma kolleegides? Mis roll on Sul meeskonnas töötades? Kuidas oma tööd planeerid-organiseerid? Stressirohked olukorrad Keerulised situatsioonid tööl – kuidas

käitus, mida tundis, kuidas toime tuli? Tugevused, arenguvajadused?

Intervjuu – motivatsioon ja ootused

Miks soovid meile appi tulla? Miks just meie organisatsioon? Miks tegutsed vabatahtlikuna? Mis sind tegutsema motiveerib? Mida näed end tegemas lähiaastatel? Kuidas see amet aitab sellele kaasa?

Intervjuu - lisaküsimused

Hobid, sõbrad, pere? Kui palju oled valmis panustama? Mis on Sinu ootused meile? Mis ülesandeid sa meelsamini

tahaksid täita? Millal saad alustada?

Intervjuu lõpetamine

Org. Tutvustus Tööülesannete tutvustus Töö kirjeldus Ootused Kandidaadi küsimused Kokkulepped edaspidiseks

Meelespea

Loo avatud ja meeldiv õhkkond Lase kandidaadil vastata ja mõelda Ole ettevalmistunud! Selgita kohtumise eesmärki ja ajakulu Eelista avatud küsimusi, ära suuna Anna positiivset tagasisidet Tee amet atraktiivseks, kuid anna

sellest adekvaatne pilt

Ülesanne

Palun jaotage rollid - kandidaat ja intervjueerija, 5 min ettevalmistust

Vastavalt varem koostatud profiilile selgitage välja, kas see inimene sobib antud tööd tegema.

Teised grupiliikmed aitavad hinnata kandidaadi sobivust, aitavad küsimuste esitamisel kaasa.

Ülesanne

Hariduskäik Töökogemus Kogemus vabatahtlikuna Isikuomadused Motivatsioon Lisaküsimused

5. Ametite määramine

Vabatahtlike eelistused Grupitöölt/intervjuult kogutud info Motivatsioon Kokkulepe-koostöö kandidaadiga talle

sobivaima rolli leidmisel Ameti + kino määramine vastavalt

tüübile

Tagasiside

Kõiki kandideerijaid tänada Kõik peaksid saama vastuse – kas

positiivse või eitava vastuse Mõtle valikud läbi ja anna vajadusel ausat

tagasisidet Ütle EI nii, et kandidaadil ei kaoks isu

edaspidi vabatahtlikuks tulla. Tagasiside - Kiitus ja arenguvajadused juba

olemasolevatele vabatahtlikele.

Aitäh!