UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATOFACULTAD DE CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA SEGUNDO ECONOMÍA “B”

EMPLEO DE NTICS IILCDO. TITO MAYORGA

INTEGRANTES:• TIPANTUÑA MAIGUA CLARA INÉS• ZAPATA TAPIA ANDREA LISETH

PROJECTEs un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la más reciente a febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK del Project Management Institute.

PARA QUÉ SIRVE?

Microsoft Project es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no salirse del presupuesto previsto. Básicamente, crea programas y sigue su proceso, además de calcular costos. Se puede complementar con elementos de Microsoft Excel. Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo. Sin embargo, aquí nombraremos las principales:

Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras.

Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. La actividades críticas se muestra en rojo, las otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color negro.

Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la herramienta Gráfica de Recursos del menú Ver.

Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.

Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.

Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto

La última versión de Microsoft Project es la 2010, con nuevas características, entre las que podemos incluir: una interfaz mejorada -la barra de herramientas se ha cambiado por la cinta de opciones, se encuentran comandos rápidamente-, nuevas opciones de visualización, la personalización de vistas ha sido mejorada respecto a ediciones anteriores, la programación puede ser manual, y la colaboración ha sido mejorada. Además, es compatible con ediciones anteriores.

Microsoft Project le facilita la planificación de proyectos y la colaboración. Manténgase organizado y controle sus proyectos con el único sistema de administración de proyectos pensado para trabajar sin problemas con otras aplicaciones y servicios en la nube de Microsoft.

Manténgase organizado Planifique y administre sus proyectos con facilidad

utilizando las más recientes plantillas de Project de Office.com.

Sabrá siempre cómo interaccionan sus tareas y cuáles son las que más influyen en el éxito de su proyecto, con el nuevo resaltado de la ruta de acceso a la tarea en el diagrama de Gantt.

Cree un sitio de proyecto en Office 365 o SharePoint con unos pocos clics para compartir los detalles con su equipo y mantener a todos los usuarios conectados y organizados.

Entregue los proyectos de forma satisfactoria

Utilice los estupendos informes incorporados, como Evolución e Información general de recursos, o cree sus propios modelos, con una experiencia familiar similar a Excel, para medir con facilidad los progresos y comunicarse de forma eficiente con su equipo, los ejecutivos y las partes interesadas.

Anticípese a los cambios con herramientas mejoradas, como el Organizador de equipo, que le ayudarán a ver y resolver problemas potenciales antes de que puedan afectar a su planificación.

Saque partido de las aplicaciones para Office de la nueva Tienda Office que amplían la funcionalidad de Project para resolver problemas exclusivos y cubrir sus necesidades y las de su empresa.

Mejore la colaboración en el día a día

Trabaje de forma sencilla con otras personas para efectuar un seguimiento eficiente del estado administrar los cambios.

Comunique a su equipo la información del proyecto con rapidez y reciba fácilmente sus cambios desde casi cualquier lugar con la sincronización de listas de tareas mejorada entre Project y Office 365 o SharePoint.

Inicie conversaciones en tiempo real desde el mismo proyecto mediante la nueva integración de Project con Skype Empresarial y Skype Empresarial Online.

Pasos básicos para crear un proyecto utilizando Project.

Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para crear un proyecto se debe acceder al project, seleccionar el menú de la parte superior izquierda denominado “Archivo” y en las opciones de la parte izquierda seleccionar “Nuevo” y dentro de este la opción “Proyecto en blanco”, presione el botón Crear.

Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas propiedades, seleccionando en el menú “Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de herramientas “Información del Proyecto”

Para que se defina entre otros: la fecha de inicio del proyecto, el calendario, la prioridad

Regresando al menú tarea, se encuentra bajo él la barra de herramientas con las opciones que normalmente se utilizan más, a continuación está el área de trabajo donde se crean y modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; y, por último en la parte inferior está la barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.

Para ingresar una tarea más comunmente llamada en el ámbito de proyectos una actividad, se debe ubicar en el área de trabajo y digitar el nombre de la tarea, luego se puede completar la información, ya sea digitándola directamente en los diferentes espacios que tiene la tarea, para las fechas pueden seleccionarse a mano o presionando en la barra de herramientas la opción Autoprogramar, para el resto de información puede también dar doble click sobre la tarea o presionar el botón Información, apareciendo unaventana adicional con varios tabuladores, en el primero denominado “General” se tiene el nombre, duración (si es solo estimativa marcar la casilla denominada “Estimada”, el porcentaje completado (0% sin avance, 100% es terminada), la Prioridad de la tarea, modo de programación (manual o automático), fechas en las que inicia y termina, si semostrará la escala de tiempo, si se oculta la barra y si es Resumida

En el siguiente tabulador denominado “Predecesoras”, se tendrá información de que tarea antecede y el tipo de relación (si debe terminar la otra para esta empezar, si empiezan iguales, si deben terminar iguales y con cuántos días de diferencia

El siguiente tabulador contiene la asignación de recursos

Luego está el tabulador denominado “Avanzado”, en el cuál se puede delimitar la tarea, indicando si hay una fecha límite para hacerla (dead line), el tipo de restricción y una fecha de esta, qué calendario se utiliza, un código del EDT (Estructura de Desglose de Trabajo), el método del valor acumulado, si es hito (0 días, son tareas referenciales).

A continuación está el de Notas, donde se puede incluir textos relacionados a la tarea

Por último, está el de Campos Personalizados, en el cuál se puede ingresar los datos de campos que se deseen adicionar a las tareas

Relaciones padre –hijo entre tareas. Cuando una o más tareas son parte de una tarea o actividad mayor, estás deben estar bajo la tarea padre, se las debe seleccionar (se ponen oscuras), en la barra de herramientas se presiona el botón con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar sangría) para que se indente hacia la derecha.

De manera que las tareas hijas se ven más a la derecha del padre, así:

Si uno presiona el botón Autoprogramar de la barra de herramientas, las fechas se llenan automáticamente.

En la parte derecha del área de trabajo aparece un diagrama Gant, mismo que refleja el plazo en el que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre tareas. Las que aparecen en negro son las tareas padres o de agrupación, las azules y rojas las tareas hijas y las no rellenas son las no programas.

Relaciones: Para relacionar dos tareas, se tiene la relación Fin –Comienzo, de manera que la una comience una vez finalizada la otra(se las puede seleccionar y presionar el botón que asemeja una cadena en el área Programación:

O se puede escribir en el atributo “Predecesores”el número de la tarea (parte izquierda) que debe

terminar antes, en este caso la Número 2

Dando como resultado:

Como parte práctica se ha creado la Actividad 3.1 bajo la Actividad 3, para ellos solo se debe escribir en el nombre de la tarea número 4 lo indicado y auto programamos:

Para que esta actividad sea parte de la Actividad 3, se debe aplicar sangría:

Quedando:

Ahora trabajemos con la duración, para ello podemos digitar directamente la duración en el atributo correspondiente

Ahora, para insertar una actividad entre dos actividades, por ejemplo la actividad 1.1bajo la Actividad 1, se debe ubicar en la Actividad 2, es decir la que está bajo la cual queremos añadir, presionamos el botón derecho del mouse y seleccionar la opción “Insertar Tarea”.Lo mismo puede hacerse desde la barra de herramientas junto a la sección Tareas, donde puede insertar una tarea normal, un hito (tarea referencial con 0 días de duración) o una de resumen:

Allí se ingresan los datos de la tarea. Como se puede observar la actividad creada se insertó a la misma altura de la padre.

Edición datos manual y aplicación de sangría en la actividad 1.1Otra forma de edición es dando click sobre la tarea o en la barra de herramientas como se explicó anteriormente y se puede editar los datos en los tabuladores, como ejemplo veamos los datos que se tiene en esta actividad

Tabulador: General

Tabulador: Avanzado:Se han desplegado las opciones permitidas para Tipo de Restricción: Debe comenzar a la fecha dada, Debe finalizar a una fecha, Lo antes posible(se realiza apenas se pueda), Lo más tarde posible es decir que tiene holgura, No comenzar antes del que restringe el inicio a la fecha dada, No comenzar después del que restringe a que ya no debe empezar después de la fecha, No finalizar antes del que indica que la finalización debe ser posterior a la fecha y la de No finalizar después del que indica que debe terminarse antes de la fecha

Los pasos son repetitivos, lo que cambia son las actividades en la planificación.Al finalizar contará con un excelente plan para realizar los eventos que desee y habrá ahorrado tiempo y recursos al usar esta herramienta.

Gracias

Referencias:

https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project http://

empresayeconomia.republica.com/aplicaciones-para-empresas/caracteristicas-y-usos-de-microsoft-project.html

https://erods.files.wordpress.com/2012/12/manual-basico-de-uso-project-2010.pdf