全国档案事业统计年报全国档案事业统计年报制度及配套软件使用培训制度及配套软件使用培训

20142014年年 22 月月 1010 日日

目 录目 录

一、《全国档案事业统计年报制度》修订情况介绍

二、“全国档案事业统计年报信息管理系统”的使用

一、一、《《全国档案事业统计年报制全国档案事业统计年报制度度》》修订情况介绍修订情况介绍

1982年，国家档案局初步制定了全国《档案工作基本情况统计年报》。 1984年 2月，档案统计年报正式纳入政府统计序列。 1991年，国家档案局编制了《全国档案事业统计年报制度》，并研发了配套的计算机管理系统，这是第一次将计算机引进到档案统计工作中。

1999年，国家档案局对《全国档案事业统计年报制度》进行了第一次修订。主要是增设了统计内容，对“全国档案事业统计年报计算机管理系统”进行了改版。 2006年，国家档案局对《全国档案事业统计年报制度》进行了第二次修订。统计结构未做改变，只对报表作了一些调整，并重新研制了“全国档案事业统计年报计算机管理系统” 。

2011年，国家档案局对《全国档案事业统计年报制度》进行了第三次修订，并重新研发配套软件。

第三次修订的内容： 一是改版表式。由原来的 A3横表式改为 A4竖表式。按照国家统计局的要求，格式更加规范。 二是扩大范围。由市直机关、企事业单位扩大至县直机关、企事业单位。 三是合并类别。将原来的科技事业单位与文化事业单位合并，统称事业单位。消除了概念上的混淆。

四是增加内容。增加了数字档案（馆、室） （档基表附表） 、实物档案、政府信息公开查阅场所、爱国主义教育基地、对外服务用房、本年经费投入、陈列室、网上培训等统计项目和指标。 五是完善项目。取消了电子档案、本年移出档案、本年复制档案、在校生人数等统计项目和指标。

二、“全国档案事业统计年报信二、“全国档案事业统计年报信息管理系统”的使用息管理系统”的使用

（一）运行环境介绍 （二）系统菜单介绍 （三）系统使用须知 （四）基层单位操作流程 （五）主管单位操作流程 （六）具体操作步骤

1 、建议硬件环境： IBM/PC兼容机， 586以上 CPU， 16M以上内存（建议 32M以上）， 500M 硬盘空间， VGA彩色显示器，鼠标。 2 、软件环境： 支 持Window98、 Windows2000、 WindowsNT、 WindowsXP、 Vista、 Windows7 等中文操作系统，在这些操作系统下须具有管理员权限。建议使用Windows2000、 WindowsXP操作系统。

（一）运行环境介绍（一）运行环境介绍

菜单分为两层，上层是系统菜单，下层是快捷菜单。 系统菜单包括：任务、录入、审核、汇总、打印、传送、高级和帮助。

（二）系统菜单介绍（二）系统菜单介绍

1 、软件需要填报单位的“组织机构代码”。 2 、需要正确填报“单位类别代码”。 3 、在统计数据填写结束后，需要执行“全运算”操作后，才能生成综合表数据。 4 、在“全运算”通过后，需要执行“全审”操作，对报表进行审查。 5 、在“汇总”数据后，须执行“审核”功能，“传出”数据时才不会报错。

（三）系统使用须知（三）系统使用须知

（四）基层单位操作流程（四）基层单位操作流程新增单位

报表打印

领导签字、单位盖章数据传出

档基表录入

全 运 算

审 核

全 审

修改错误

修改错误

修改错误

上报上级主管单位

（五）主管单位操作流程（五）主管单位操作流程接 收

综合报表打印

领导签字、单位盖章

上报上级主管单位

数据传出

审 核

汇 总

审 核

修改错误

修改错误

1、软件的安装

2、基层单位操作步骤

3、主管单位操作步骤

4、其它事项

（六）具体操作步骤（六）具体操作步骤

软件安装分为系统安装、参数安装、任务选择三个步骤。 当安装盘放入光驱后，系统将自动运行安装程序（或双击安装盘内的“ CDFace.exe”文件），然后点击“系统安装”。

11 、软件的安装、软件的安装

出现安装界面后（或双击安装盘内的“ setup.exe”文件），点击“下一步”。

在“选择目标文件夹”对话框中，建议按照系统默认的路径安装。如果需要改变路径，请点击“浏览”修改路径，否则点击“下一步”。

在“选择开始菜单文件夹”对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。

在“选择附加任务” 对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。

在“准备安装” 对话框中，点击“安装”。

系统正在安装。安装结束后，系统会自动进入参数安装界面。

在“任务参数安装”对话框中，建议默认系统选择的工作任务，但需要改变参数的安装路径。点击“浏览”，选择其它硬盘符，文件夹名可不变。然后点击“安装”。

需改盘符，如D:\

参数安装完成，点击“确定”。

这时，桌面上出现一个“全国档案事业统计年报信息管理系统”图标，到此软件安装完毕。

任务安装： 双击桌面上的系统图标进入系统，出现“任务管理”对话框。选择当年工作任务，点击“作为当前任务”。当需要做下一年度工作时，点击菜单栏上的“任务”按钮，然后选择。

（1）填写封面代码

（2）基层表录入

（3）全运算

（4）全审

（5）审核

（6）数据传出

（7）报表打印

2 、基层单位操作步骤

在快捷菜单中点击“编辑”按钮，出现“封面代码”对话框，在第二排菜单栏上点击“新增”按钮，就可以开始填写“封面代码”了。

（（ 11 ）填写封面代码）填写封面代码

封面代码的作用： 一是通过单位的基本信息，确定统计数据的来源。 二是通过单位“组织机构代码”与“单位类别代码”的组合，形成填报单位的唯一代码。 说明：因“组织机构代码”具有全国唯一性，而在系统中，一个单位是不能重复填报的。但在现实中，有些单位需要填报多张基层表，虽然“组织机构代码”只有一个，但“单位类别代码”是不同的。 三是数据查询分析的依据。

特别注意：各单位的 “ 组 织 机 构 代码”是 10位，而系统只有 9 位，在录入时不要录入“组织机构代码”中的 “－”。 点击菜单栏上的“保存”，对应的基层表就会自动解锁。

保存前

保存后

点击“基层表”选项卡，选择相应的基层表，便可以开始数据录入了。

（（ 22 ）基层表录入）基层表录入

基层表录入完毕后，点击“保存” 。 此时系统将对录入数据进行校验。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”，如果没有问题，将进入“全运算”环节。

点击“全运算”，此时系统将把数据填入档综表（此步操作是必须的，不执行“全运算”将不能传出数据包）。 点击“确定”完成“全运算”操作。

（（ 33 ）全运算）全运算

点击“全审”，此时系统将对所有报表和表间进行审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”和“全审”，如果没有问题，点击“确定”完成。

（（ 44 ）全审）全审

“审核”与“全审”的区别：前者是对单位数据进行审查，后者是对正在编辑的报表进行审查。“审核”是必须执行的一项操作。点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出编辑界面。

（（ 55 ）审核）审核

点击菜单栏上的“审核”，出现审核对话框，选择单位，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。

如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出审核界面。

点击快捷菜单栏上的“传出”按钮，打开“数据传出向导”对话框。

（（ 66 ）数据传出）数据传出

系统默认传出全部报表数据。点击 “下一步” 。

出现对话框时，请注意系统默认数据包的传出位置。也可以在这里改变数据包的传出位置，然后点击“保存”，再点击“开始”“确定”。

数据包传出位置

打开资源管理器，在指定的路径下，可以看到一个后缀名是“ *.jio” 的数据包文件。这个文件名的结构是“年度 + 单位名称+ 传出日期”。

① 当前报表打印 ② 多表打印 ③ 选定区域打印

（ 7 ）报表打印

在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表，点击 “打印”下拉菜单，选择“打印”，即可将当前报表打印出来。

① ① 当前表打印当前表打印

在编辑状态下，点击 “打印”下拉菜单，选择“多表打印”，出现“多表打印”对话框。

② ② 多表打印多表打印

系统默认设置： 打印全部报表；不打印没有数据的报表。 用户可根据需要自行选择，然后点击“确定”，即可将所需报表按要求打印出来。

在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表，用鼠标选定需要打印的区域 ， 然 后 点 击 “打印”下拉菜单，选择“打印选定区域” 。

③ ③ 选定区域打印选定区域打印

出现“打印预览”对话框后，确认所需要打印的报表，然 后 点 击 “ 打印” ，即可将所需报表打印出来。

（1）接收上报数据

（2）审核

（3）汇总

（4）审核（参见操作步骤（2 ））

（5）数据传出（参见基层单位操作步骤（ 6 ））

（6）报表打印（参见基层单位操作步骤（ 7 ））

3 、主管单位操作步骤

点击快捷菜单栏上的“装入”按钮，打开“数据装入向导”对话框。

（（ 11 ）接收上报数据）接收上报数据

点击 “路径”按钮，在对话框中，按上报数据包的存放路径，找到后缀名为“ *.jio” 的数据包文件。然后点击“打开”。

这时“数据装入向导”对话框中会出现需接收数据包的基本信息，点击“下一步”。

点击“下一步”。

点击“开始”。

这时，如果有重复的“组织机构代码”，会出现“重码单位数据列表”对话框，打开“是否覆盖”下拉菜单，可选择“不装入、装入和改用临时代码”。当选择“装入”时，该单位原来的数据将被覆盖。

点击“否”，返回“重码单位数据列表”对话框。点击“是”，数据开始装入，点击“确定”，数据装入完成，系统返回到主界面。

点击快捷菜单栏上的“审核”，出现“公式审核”对话框，选择需要审核的单位，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。

（（ 22 ）审核）审核

如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“ ×” ，退出审核界面。

点击快捷菜单栏上的“汇总”，出现“完全汇总”对话框，点击对话框上的“新建汇总封面”按钮。

（（ 33 ）汇总）汇总

在对话框中，可直接录入封面代码信息。也可退出“汇总”状态，到“编辑”界面里复制一个已有单位的“封面代码”，再进入“汇总”界面，点击“粘贴代码”，将信息导入。点击“确定”按钮，系统开始汇总。

汇总完成，点击“确定”，返回主界面。

参见操作步骤（ 2 ）

（（ 44 ）审核）审核

参见基层单位操作步骤（ 6 ）

（（ 55 ）数据传出）数据传出

参见基层单位操作步骤（ 7 ）

（（ 66 ）报表打印）报表打印

（ 1 ）统计数据的上报 （ 2 ）软件的下载和更新

44 、其它事项、其它事项

通过“全国档案事业统计年报信息管理系统”完成了数据包传出和报表打印后，请各单位将经过领导签字、单位盖章的“纸质报表”和“加密数据包”，一并寄送给上一级主管单位。 特别指出：存在垂直管理的单位，也必须同时报送同级档案行政管理部门。原因是同级统计部门需要掌握本级所辖区域内的档案统计数据。同时，同级档案行政管理部门不应将垂直管理单位的数据上报给上一级主管单位。

（（ 11 ）统计数据的上报）统计数据的上报

这次 “全国档案事业统计年报信息管理系统”是免费配发、免费升级的，各单位可自行到“淮安档案”网站“公告公示”栏下载。 网址： http://daj.huaian.gov.cn。

（（ 22 ）软件的下载）软件的下载

联系方式

QQ 群： 133520803 ，申请加入后请将

QQ 群里的名字改为“单位 + 姓名”

电话： 83943190