Логистический аудит - методика, концепция, практика...

www.bestlog.su Бубнов С.А., консалтинговая компания Bestlog

www.bestlog.narod.ru +7 (926) 708-8736 1 из 9

Как провести внутренний логистический аудит в торговых компаниях с разветвленной филиальной структурой

С.А. Бубнов, к.э.н., практикующий бизнес-консультант по вопросам оптимизации логистики и системы управления компанией, Bestlog г.Москва.

Исходные данные:

Имеется Торговая компания FMCG , в состав которой входят центральное представительство (торговый дом), центральный дистрибуторский склад, служба транспорта, служба приема и обработки заказов, служба поддержки продаж.

Региональная структура компании включает – региональный дистрибуторский склад, региональную службу работы с клиентами, региональных торговых представителей.

Типичные проблемы в работе компании, которые видит руководство до проведения логистического аудита:

1. Большие товарные запасы в центральном дистрибуторском складе; 2. Высокий уровень пересортицы, недостачи, брака в центральном складе; 3. Низкий уровень сервиса розничных и оптовых покупателей; 4. Высокий уровень логистических затрат и потерь; 5. Хаотичное управление логистикой по принципу «пожарной команды».

Задачи логистического аудита:

1. Определить причинно-следственные связи проблем логистики в компании 2. Разработать и внедрить действенные мероприятия по повышению эффективности логистики торговой

компании 3. Разработать стратегию и программу долгосрочного повышения эффективности логистики компании.

Как проводить логистический аудит?

В современной практике оказания консультационных услуг различают несколько подходов к проведению логистического аудита, однако суть заключается в следующем.

При проведении логистического аудита стандартными являются фазы:

• Подготовки к аудиту; • Интервьирование и сбор данных; • Проведение анализов; • Разработка рекомендаций; • Реализация улучшений; • Сопровождение улучшений.

При этом участниками и исполнителями аудита могут быть любые из:

• Внутренний сотрудник компании; • Внутренний консультант; • Внешний консультант (фрилансер); • Команда внешнего консультанта.

http://www.bestlog.su

http://www.bestlog.narod.ru



Аудит системы управления филиалом

Аудит системы управления центром

Возможны варианты, когда руководство компании согласно только на часть логистического аудита до момента разработки рекомендаций или реализации улучшений, так и вариант при котором внутренний консультант выполняет все работы включая сопровождение улучшений логистики.

С кем проводить стоит логистический аудит?

Типичным вопросом стоимости услуг логистического аудита и сроков его проведения задаются практически все клиенты… Однако стоимость исполнения аудита невозможно четко рассчитать без правильной постановки целей логистического аудита и подробного технического задания (плана аудита).

Среднерыночные ставки логистического аудита за один средний объект (предприятие численностью от 500 до 1500 чел с разветвленной филиальной структурой), при среднем сроке выполнения консультации от 1 до 2 мес.:

• сотрудник компании при заработной плате от 30 до 80 тыс. руб./мес • внутренний консультант по логистике - от 100 до 150 тыс. руб/мес. • внешний консультант (фрилансер) по логистическому консалтингу - от 200 до 400 тыс. руб. • специализированная консалтинговая компания - от 900 до 1500 тыс. рублей • международная консалтинговая компания - от 150 тыс. евро.

Практика проведения логистического аудита собственными силами

Как составить план проведения аудита логистики?

При проведении логистического аудита торговой компании с разветвленной филиальной сетью рекомендуется начинать с выработки общего понимания цепи поставок и взаимоотношений между центром и регионами. Общее правило заключается в том, что логистический аудит должен проводиться «вверх по течению» - начинается с аудита розничного магазина, затем аудита регионального склада, системы продаж региона, сервиса и далее в центральный дистрибуторский склад, службу поддержки продаж и т.д. вплоть до аудита поставщиков продукции (см. рис.)

Рис. Схема проведения логистического аудита

Планирование времени проведения аудита, зависит от количества вовлеченных сотрудников и привлечения сторонних консультантов. В случае проведения аудита собственными силами рекомендуемое время проведения аудита логистической системы составляет от 1,5 до 2 месяцев. При этом следует учитывать ряд факторов и обстоятельств, которые могу свести процедуру аудита логистики до простой формальности…

Аудит розницы

Аудит региональн

ого дистрибуторского склада

Аудит системы

поддержки продаж региона


управления запасами региона

Аудит системы доставки региона


обслуживания клиентов

Аудит исходящей и входящей транспорти

ровки

Аудит центрально

го дистрибуторского склада

Аудит приемки,

обработки и планирования портфеля заказов

(продаж, пр-ва)


управления запасами





Как недопустить превращения логистического аудита в фарс?

Среди собственников и руководителей компаний встречается мнение, что возможно провести самостоятельно эффективный логистический аудит. Однако при этом, они забывают, что большинство сотрудников компании работают в текущем режиме, и заняты этим не менее 80% рабочего времени, что не позволяет им «незамыленным взглядом» и беспристрастно рассмотреть ситуацию, у них присутствует определенный корыстный интересе в виде зарплаты, которую им выплачивает работодатель и пр. Поэтому консультанты Bestlog рекомендуют придерживаться следующих правил для предотвращения проведения аудита логистики в фарс и мотивации участников на разработку действенных рекомендаций:

• освобождение от должностных обязанностей – прежде всего, персонал который будет участвовать в аудите должен быть освобожден на время от выполнения текущих обязанностей, для того чтобы сосредоточиться на разработке и реализации улучшений логистики. Глубинный смысл такой идей прост – поскольку аудит и улучшение логистики позволяет компании расти и развиваться, то логично часть из наиболее отличившихся сотрудников в дальнейшем перевести во вновь организованный проектный отдел (отдел развития компании, отдел внутреннего аудита и т.п.).

• система мотивации участников логистического аудита – продумайте систему материального и нематериального поощрения участников аудита и персонала, который будет задействован в проекте на различных этапах. Рекомендуется поощрение в виде выплаты до 30% от оклада участника за время выполнения проекта, а также нематериальные поощрения в виде продвижения по службе и пр.

• отбор участников аудита логистики – после определения с системой мотивации, желающих принять участие в конкурсе будет достаточно. Организуйте и проведите выбор достойных кандидатов для проведения внутреннего логистического аудита.

• обучение участников аудита логистики – после того как состав команды определен, необходимо провести 2 тренинга по технологии проведения аудита логистики и межличностному формированию команды.

• организация мозговых штурмов и поиск решений – в процессе проведения аудита, возможны различные отклонения, поэтому для получения целостной картины, которая будет отражать мнения всех участников требуется проводить мозговые штурмы с участием руководства компании. Однако при их проведении мозговых штурмов не забывайте основное правило – запрещена любая критика, даже самых сумасшедших идей.

• делегирование полномочий – после проведения аудита и получения рекомендаций, необходимо их распределить и делегировать полномочия лидерам команды для реализации.

• система мотивации на изменения во всех структурных подразделениях – перед началом реализации изменений требуется провести совещание со всеми задействованными руководителями подразделений от закупок до продаж с целью объяснения сути и необходимости изменений, а также определения системы поощрения за содействие в реализации улучшений. Такой подход позволит мягко переманить людей на свою сторону, в противном случае (саботажа) – потерь не избежать, поэтому представьте, что вы все равно так или иначе лишитесь части прибыли, но во благо улучшений, а не потерь.

При выполнении этих рекомендаций вы не только сможете замотивировать, но привлечь на свою сторону ярых противников изменений. В противном случае – велика вероятность получить «филькину грамоту».

Как провести логистический аудит регионального отделения?

Логистический аудит розницы – проводится аудит работы розничной торговой точки, наличия запасов продукции, запасов выставочных образцов, уровня автоматизации обработки заказов клиентов, уровня и времени обслуживания клиентов. Одной из ключевых особенностей аудита розницы – является тот факт, что





розница это «лицо компании», и от того насколько эффективно розница работает с покупателем – зависит будущее компании. В процессе проведения логистического аудита следует уделять внимание мелочам, документировать все сколько-нибудь значимые проблемы (при этом желательно его проводить без присутствия управляющего).

Логистический аудит регионального склада – вооружившись результатами и начав осознавать проблемы логистики на уровне «магазин-региональный склад» можно приступать к аудиту регионального склада. Тут кроется множество подводных камней, которые нужно четко «отфильтровывать»: во-первых региональный склад является буфером между магазином или оптовым клиентом и центральным складом, во-вторых процессы логистики регионального склада носят хаотический характер, когда нужно в одно и тоже время успеть принять пришедший с центрального склада товар, а с другой – успеть отгрузить. Процесс логистического аудита следует начинать с отгрузки продукции из регионального склада, маршрутизации доставки, комплектации продукции на складе, системе хранения, подбора и перемещения продукции, зон склада, наличия складской техники и оборудования, эффективности использования объема склада, приемки и размещении продукции на хранение. В результате у вас должно сложиться мнение: о пропускной способности склада, его реальной работоспособности и эффективности, оценке проявления проблем в организационно-управленческом или технико-технологическом аспектах.

Логистический аудит системы поддержки продаж региона – заключается в оценке уровня управляемости продажами в регионе. Суть логистического аудита заключается в систематизации данных по ритмичности продаж, оценке степени выполнимости договорных сроков исполнения заказов, комплектности заказов, оценке уровня конкурентоспособности представительства в регионе, маржинальной доходности продаж в связке с логистикой региона. В итоге, у вас сформируется понимание кто управляет материальным потоком в регионе – продавцы или логисты. Причем, особенность заключается в том, что реально может отсутствовать такой управленец и все продажи (отгрузки) происходят стихийно. Особенностью аудита системы продаж с точки зрения логистики должен стать ответ на вопрос: клиент всегда прав?! - Да, но отдел продаж управляет ситуацией и работает по четким правилам с логистами, или осуществляет произвол?!

Логистический аудит системы управления запасами региона – проводится для понимания эффективности поддержки логистики и продаж с точки зрения сглаживания пиков спроса наиболее ходовой продукции. Для оценки системы управления запасами достаточно провести совмещенный ABC-XYZ анализ оборачиваемости продаж со склада. Анализ оборачиваемости остатков продукции по зонам регионального склада. В результате вы получите возможность оценить реальную эффективность работы службы продаж с учетом товарных запасов, и регионального склада с точки зрения полезного использования площади и объема склада. Рекомендуется обращать внимание на качество работы с остатками продукции на складах, а также при глобальном изменении ассортимента дистрибуции (например, смене коллекций), когда гигантские остатки «зависают» в логистической сети.

Логистический аудит системы доставки региона – заключается в оценке уровня периодичности входящих и исходящих поставок. Рекомендуется проведение технико-экономическое моделирования (расчета) варианта аутсорсинга доставки продукции. При прочих равных условиях доставка на условиях аутсорсинга будет выглядеть более привлекательной, тем более в связи с ростом качества обслуживания 3PL провайдеров.

Особое внимание следует обратить на простой транспорта в ожидании доступа к погрузке, во время погрузки, во время оформления документов. Часто встречается ситуация с завышением фактических затрат на реальными. Для оценки потерь требуется анализ частоты, объема, качества перевозок, сверки с поставщиками транспортно-логистических услуг.





Промежуточный результат логистического аудита регионального отделения логистики

В ходе аудита региональной логистики следует уделять внимание вопросам слаженности и продуктивности работы системы логистики в целом, потому как организационные конфликты напрямую влияют на эффективности работы, с другой стороны следует тщательным образом проводить оценку безопасности работы региона, как с экономической, так и информационной точки зрения.

Нередко встречаются «семейные подряды», сговоры и «надувательства» в регионах, по простой причине – руководство компании далеко («чем хороши удаленные представительства – да всем!»). Процветание «удельных князьев», «панибратство», «крышевание» и «укрывательство недостач» является типичной проблемой региональных складов – предотвращать и предупреждать которые обязано руководство компании, как за счет современных недешевых средств видеофиксации, так и частых выездных внеплановых проверок и наплывов «тайных покупателей».

Итогом, вашего 5-7 дневного посещения регионального филиала – станет понимание, каким образом функционирует система в самом конце цепи поставок.

Если логистическая система функционирует плохо, не спешите «рубить с плеча», возможно имеет место «эффект одуванчика» - при котором из центрального склада разносится все источники «ошибок» и потеря эффективности работы регионального отделения.

В процессе проведения логистического аудита, так или иначе, обнажаются скрытые проблемы управления филиалом, как в самом филиале, так и при управлении из центра. Поэтому для определения путей повышения эффективности работы филиала и его работы в рамках единой компании – стоит не реже одного раза в год проводить аудит системы управления филиалами.

После проведения аудит в 2-3 региональных представительствах (лучшем, худшем и середнячке) можно приступать к логистическому аудиту логистической инфраструктуры центрального офиса.

Как провести логистический аудит в центральном офисе?

Логистический аудит системы управления запасами – начинается с совокупного анализа системы управления запасами в розничных торговых точках, регинальных и буферных складах, запасами центрального дистрибуторского склада, и заканчивается анализом товарных запасов у поставщиков. При анализе требуется сопоставить оборачиваемость и выделить наиболее маржинальные продукты, определить требуемую частоту пополнения запасов (2 недели), и величину запаса продукта округлить до меньшего значения. Рекомендуется при работе с запасами держать сток по категории АX, BX, причем учтите, что как только вы организовали запасы – они тут же перестроятся в туже матрицу ABC-XYZ. Особое внимание следует уделить оборачиваемости сквозных материальных потоков (через все склады), определить места потери мощности (пропускной способности), и разработать мероприятия по их устранению.

Логистический аудит системы приемки, обработки и планирования портфеля заказов – при проведении аудита следует тщательным образом анализировать алгоритмы планирования и постановки заказов в отгрузку (поставку). Уточните быстроту реакции на запросы покупателей; возможность резервировать продукцию на любом складе; иметь «под рукой» информацию об остатках, о состоянии груза в любом месте, где бы он ни находился в настоящий момент; ритмичности распределения нагрузки на региональные и центральный склады; обеспечения ритмичной работы всех взаимодействующих служб.

Логистический аудит центрального дистрибуторского склада – заключается в оценке входящих, перерабатываемых и исходящих потоках в смену, сутки, неделю, месяц. Часто следует обращать внимание на





уровень безопасности склада, надежности техники, используемых складских технологий, организацию работы. При проведении логистического аудита склада следует уделять внимание потенциальным возможностям обеспечения отгрузок с учетом развития филиалов, а также возвратные потоки из филиалов и от клиентов, организации буферных мест хранений, комплектности поставок. Быстрая и ритмичная работа склада на всех участках сразу бросается в глаза и является одним из основных показателей хорошего «тонуса склада». При отсутствии таковой следует провести дополнительный анализ товаропотоков склада и возможно его реижиниринг.

Логистический аудит системы входящей и исходящей транспортировки продукции. Особенностью аудита транспортировки является оценка потенциальной возможности передать эту функцию на аутсорсинг. При аудите входящей транспортировки следует оценивать ваши затраты и затраты поставщиков на доставку продукции, выполнение планов по «окнам доставки», качеству обслуживания, своевременности предоставления документов.

Анализируя исходящую транспортировку следует также обращать внимание на простои транспорта в ожидании очереди к складу, погрузки, оформлению документов, соблюдению принципов единого окна, систем безопасности и контроля въезда и выезда.

Особенность рассмотрения всех видов транспортировки сразу заключается в том, чтобы постоянно анализировать базу всех рейсов за год (на уровне месяца), вести «пул перевозок», и заключать длинные контракты с 3 PL оператором (или аутсорсером) на логистическое облуживание по максимальному числу направлений, с учетом обратных рейсов. Постоянный мониторинг и «прессинг» компаний перевозчиков по ценам и обслуживанию позволяет экономить 15-25% от ежегодного бюджета транспортной службы.

Логистический аудит системы обслуживания клиентов – заключается оценке уровня быстроты реакции на запросы клиентов и качества обслуживания клиентов, начиная с идентификации запроса (претензии), ее регистрации, сбора фактов, принятия решения, удовлетворения запроса. Особенностью аудита данного процесса является множество участников процесса различных подразделений и вариативность возможностей удовлетворения запросов клиентов, а также политикой компании в отношении клиентов. В результате аудита должно быть выработано мнение по вопросу качества обслуживания клиентов и возможностям его улучшения.

Типичные примеры ситуаций «потери эффективности» в торговых компаниях:

• в области управления запасами продукции – «все в Матрицу1». Ситуация, когда в компании после повышения оборачиваемости запасов, через 3-5 месяцев начинают стихийно расти Матрицы, в которых по каким то немыслимым обстоятельствам укладывается плановый прирост продаж отделов продаж, при этом продукция физически пролеживает на складе. Результат – затоваривание склада и полная потеря управляемости запасами, громадные финансовые потери, потери кондиции товара.

• в области планирования транспорта – «Все отгрузки по пятницам и 33 декабря». Ситуация, когда в компании все отгрузки приходятся на последний день недели, т.к. клиенту (оптовику) выгодно, чтобы его работники не работали по выходным пока товар находится «в пути». Результат – рваная работа центрального склада, потери от человеческого фактора.

• в области планирования портфеля производства/продаж - «Все в закупку». Ситуация при которой менеджеры по планированию забывают про складские остатки и ставят все заказы в производство (отдают поставщику), при этом на складах включая региональные происходит затоваривание и потеря управляемости.

1 Матрица – специальный термин применяемый для обозначения запасов наиболее ходовых товаров, которые с точки зрения теории логистики попадают в группу АX и ВХ.





• в области складирования продукции - «Резиновый склад». Ситуация при которой, руководством компании придумываются различные схемы продаж (торговли), без учета складской логистики – вся продукция размещается на тех же площадях. При этом склад несправляется с объемом поступающей продукции и теряет эффективность.

• в области информационной системы – «сотрудник давно перевелся, а права к ИТ системе остались». Часто встречающаяся ситуация, которая приводит к неправомерным действиям пользователей в ИТ системе, часто носящая скрытый умысел. Проводить аудит прав пользователей нужно на постоянной основе, а глобально пересматривать не реже 1 раза в полгода.

• в области инноваций – «смастерили станок, он проработал и заглох». Часто встречается ситуация при которой руководство компании потратив финансовые ресурсы, останавливается на достигнутом, и не делает следующий шаг. Например, перешло с напольного хранения на стеллажное, построило склад, купило технику и оборудование, но «забыло» про автоматизированную систему управления. Действительно, при напольном хранении - технология ручного отбора работала, а теперь требуется понимать на каком ярусе какая продукция храниться, как долго, и пр., что сделать прежней логистической технологией можно будет с огромными ресурсами…

Как видно из примеров, большинство ошибок которые генерируется в компании в конечном итоге проявляются на складе, поэтому когда вы видите, что на складе начался «хаос» - не спешите «хоронить начальника склада», тщательно разберитесь в ситуации со всех сторон. Практика показывает, что до 70% случае проблемы склада являются лишь последствиями проблем в смежных логистических процессах (продаж -30%, закупок -20%, транспортировки – 10%, планирования – 15%, прочих – 5%).

Промежуточный результат логистического аудита в центральном офисе

После проведения аудита логистической системы в центральном офисе, следует заново проанализировать все получившиеся факты, сопоставить данные по встречным претензиям служб, и составить:

1. Причинно-следственные связи возникающих проблем логистики; 2. Факты потерь по всем подсистемам логистики; 3. Риски логистической системы; 4. Возможность выполнить прогнозный объем продаж логистической системой; 5. Обеспеченность логистической системы ресурсами; 6. Логистическую отчетность по всем направлениям; 7. Быстроту и качество принятия решений руководителями.

В результате, при разработке конкретных мероприятий по улучшениям, их следует группировать по блокам:

• Организационно-управленческие улучшения; • Технико-технологические улучшения; • Информационные улучшения;

Итоговые результаты логистического аудита

Результаты логистического аудита полезно отражать в виде твердой копии отчета и работать над выполнением разработанных рекомендаций ежедневно. Обычно различают 3 версии отчета по логистическому аудиту:

1. Полный отчет по логистическому аудиту – содержит подробную информацию по всей проделанной работе согласно плана проекта.

2. Отчет по логистическому аудиту для руководства – содержит следующее:





• Цели, задачи, бюджет, план проекта; • Причинно-следственные связи проблем логистики; • Мероприятия по повышению эффективности работы логистики торговой компании; • Программа долгосрочных улучшений логистики компании; • Ожидаемый результат от внедрения улучшений и оценочный бюджет на изменения логистики.

3. Архив всех базовых данных, анализов, вариантов рекомендаций и прочих материалов, собранных в результате логистического аудита.

Таблица оценки уровня развития логистической системы компании

Тип Критерий оценки Уровень развития логистической системы Базовый Средний Продвинутый Высший

Система управления логистикой

Описаны и оптимизированы Бизнес-процессы + + +

Внедрены регламенты + + Внедрена система BSC +

Техника и технологии логистики

Используется современная техника + + + + Используется современное оборудование + + + +

Используются современные технологии + + Кадры

логистики Имеется высококвалифицированный персонал + + + Проактивная система мотивации + + Система роста и кадрового развития +

Автоматизация логистики

Полнофункциональная ERP-система + + + Спец. Программное обеспечение логистики (WMS, SRM, CRM, EDI и пр.)

+ +

Система бизнес-аналитики (BI) + + Сквозная управленческая отчетность on-line +

Управление затратами логистики

Система Бюджетирования + + + Прогнозная модель бизнеса + Моделирование логистических потоков и затрат

+ +

Аутсорсинг логистики

Транспорт + + + + Склад + + Цепочка поставок +

Проекты развития

логистики

Проектный офис + + Инвестиции в логистику + + + Управление требованиями логистики +

Выводы по логистическому аудиту или план простых 6 шагов:

1. Выбрать ключевых проводников улучшений; 2. Создать проектный офис; 3. Определить проектные команды по направлениям; 4. Определить цели, сроки, бюджет и мотивацию выполнения улучшений; 5. Еженедельно и ежемесячно отслеживать и управлять изменениями; 6. Ежегодно проводить логистические аудиты для оценки достигнутых улучшений и выработки новых.

О практике проведения логистического аудита внутренними ресурсами, варианты анализов, детализация и планирование улучшений, об этих и других вопросах вы можете обращаться к автору статьи.





Справка о консалтинговой компании Bestlog

Консалтинговая компания Bestlog является инновационной российской компанией, состоящей из квалифицированных консультантов, экспертов и практиков менеджмента, инноваций, логистики, техники и технологий, как крупных, так и небольших торговых и производственных компаний. Методологический аппарат был разработан собственными силами, на основе передовых иностранных технологий:

• Бережливого производства (Lean production); • Кайдзен (Kaidzen); • Системы 5C (5S); • Бриллиант; • Требований международных стандартов по качеству серии ИСО-9000, ИСО/ТУ 16949, ИСО 18000, ИСО

14000; • Женевским требованиями по обеспечению эргономики рабочих мест; • Мировых требований к логистическим системам компаний MS-9000, MMOG, LE, GMMOG/LE; • Моделями логистической системы SCOR; • Требованиями системы BSC; • Современными методиками оплаты труда и мотивации персонала.

В основу адаптации методик вошли работы с консультантами таких фирм, как DaimlerChrysler Corporation, AIAG, American Axle & Manufacturing, Inc., Ford Motor Company, Gates Corporation, JCI Corporation, Universal Bearings Corporation, Volvo Car Corporation, SMMT Industry Forum, GALIA, PSA, Robert Bosch GmbH, Volvo Truck Corporation, Volvo Powertrain Corporation, Rad Con, Loi, Adsmachinery Corp., Ebner, Issi, Cmi, Techint и другие. Среди наиболее крупных проектов, выполненных консультантами компании являются такие отечественные предприятия, как Автоприбор, Владзернопродукт, Дизель Арсенал, Экспохлеб, Грейн-Холдинг, Алуэттэ, Птицефабрика Европейская, ТСГ СМИТ, НЛМК, ОМК, Аскона, Нефтегазовые системы и многие другие. Консалтинговая компания Bestlog действует на территории Российской Федерации, Казахстана, Республики Беларусь и Украины с 2005.



Логистический аудит - методика, концепция, практика...

Business