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第肆部份

Excel 試算表處理系統

Excel 試算表處理系統可用來製作如薪資表、銷貨表、電話簿之類的表格資料，表格除了可展示一般性的資料外，也可用來做數字性的資料的計算和分析，也可用來繪製圖表。

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Excel 之開啟和關閉開啟方式

1. 使用 [ 開始 ][ 程式集 ][Microsoft Excel]

2. 使用桌面右上方之Office 圖示工具鈕

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開啟 Excel 之視窗畫面

小方格表示儲存格，其名稱為 A1 ，代表第 A 欄第 1 列

一張工作表共有 189 欄， 65536列

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認識 Excel 之視窗畫面

主功能表檔案管理工具

資料處理工具

字型處理工具

數字格式處理工具

名稱方塊

資料編輯列

已開啟活頁簿

儲存格列指標

欄指標

視窗關閉鈕

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Excel 功能表說明編輯功能 插入功能

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Excel 功能表說明

格式設定

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Excel 功能表說明資料處理功能分析工具

可自設所需之工作環境

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特殊工具說明

自動加總

貼上函數

以升冪方式顯示

以降冪方式顯示

圖表精靈

繪圖

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特殊工具說明

以貨幣型式表示

以百分比型式表

示 以千分位型式表

示 增加小數位數

減少小數位數

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建立 Excel 文件• 開啟新檔• 練習在不同儲存格間切換 ( 預設為按 [En

ter] 向下 )

• 練習在不同活頁簿間切換 ( 以滑鼠點選 )

• 練習使用 [ 插入 ][ 工作表 ] 加入新的工作表 ( 預設名稱為 Sheet4)

• 練習使用 [ 刪除 ][ 工作表 ] 刪除不用之工作表

• 以另存新檔功能存檔

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替工作表命名

雙按左下方之需要改名之 Sheet ，輸入合適之工作表名稱。

重新命名

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儲存格之選取

• 選取單一儲存格• 選取數個連續的儲存格• 選取橫列數個儲存格• 選取縱欄數個儲存格• 搭配 [Ctrl] 選取不連續之儲存格• 選取整張工作表

點選左上角即可選取整張工

作表

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快速移動儲存格

[PgUp] 翻上頁[PgDn] 翻下頁[Home] 移至 A1 儲存格[Ctrl][PgUp] 翻上一張工作表[Ctrl][PgDn] 翻下一張工作表[Ctrl][→] 列尾[Ctrl][←] 列首[Ctrl][↑] 快速上翻[Ctrl][↓] 快速下翻

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資料輸入練習

輸入方式 :1. 點取儲存格2. 輸入資料3. 按 [Enter] 存入或按4. 一個儲存格欲輸入多行資料

需以 [Alt][Enter] 代替 [Enter] 來換行

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資料種類說明

儲存格資料可分成兩大類 :

1. 數字資料 : 又分為• 純數字 : 例如 123 ， 123.6

• 數字當作文字用 : 須靠左對齊者，輸入資料前需先輸入單引號，例如‘ 123 。

• 日期與時間 : 例如 2001/1/10 ， 12:25 PM 。

2. 文字資料 : 例如電腦、電話號碼、郵遞區號。

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實習十七年度銷售實績分析表

年度銷售實績分析表

第一季 第二季 第三季 第四季 小計北區 2500000 2550000 2600000 2700000中區 2000000 1800000 1900000 2100000南區 2100000 2150000 2200000 2300000東區 1200000 1100000 1150000 1300000小計

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自動填滿資料若數個儲存格之資料有一定之順序或關係者，

可使用自動填滿或從清單選取來輸入資料。例如輸入第一季後，要在右方自動填入第二、

三、四季，處理方式為1. 點取第一季儲存格2. 將滑鼠移至儲存格右下角3. 出現小黑十字符號時，按下左鍵往右拖曳

三個儲存格，然後放開滑鼠，即可自動填入資料。

自動填入

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自動填滿資料

前述方法必須在資料清單內有建檔者，方能自動產生數列型資料，否則只能複製資料，如下 :

欲產生數列型資料時，需先在相鄰的兩格儲存格輸入資料，例如 1 和 2 ，選取那兩個儲存格後，將滑鼠移至第二個儲存格右下角，再以前數方法產生資料。

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自動填滿資料當連續的儲存格輸入完相關資料後，欲在後續的儲存格輸入類似的資料時，可按右鍵點選[ 從清單挑選 ] 功能來填入資料。

下拉式清單方塊

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自動填滿資料

在某個儲存格輸入資料後，可點選[ 編輯 ][ 填滿 ][ 數列 ] 來輸入數列型資料

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建立簡易預測直若想利用五個月之歷史資料來預測未來七個月之銷售量，可先將歷史資料複製在右方之儲存格，然後選預測欄之 1月至 12月儲存格，再點選 [ 編輯 ][ 填滿 ]勾選 [ 預測趨勢 ] ，即可自動產生預 測資料。

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實習十八自動填滿資料與預測分析之應用

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進階資料處理 - 公式與函數之應用

儲存格之資料可利用自訂公式將其它儲存格之資料轉入，公式之處理方式須遵守數學公式之定義原則。公式之輸入方式 : 必須以 “ =” 開始，例如 :

=A2+B2 ，表示將 A2 和 B2 相加後存入 =(A2+B2+C2)/3 ，以 A2 、 B2 、 C2 之平均值存入

常見的運算子 算數運算子 : + 、 - 、 * 、 / 、 %( 百分比 ) 、 ^(乘冪 )

文字運算子 : &(串接 )

參照運算子 : C1:C5( 表從 C1到 C5)

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公式與函數之應用

簡易型的加總可 利用桌面上方之加總工具來處理 :

Σ :此符號表數學之加總， Excel是以 SUM() 之函數表示，在括符內須輸入加總 範圍，系統預設值為儲存格左方欄或上方欄之數字型儲存格，預設範圍若錯誤可加以 修改。

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公式與函數之應用

複雜型的運算可利用桌面上方之函數精靈 [fx] 來處理 :

1. 點選函數精靈後，會出現函數類別對話框

2. 請選取需要之函數，例如 SUM 。

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公式與函數之應用

3. 接著出現函數之引數編輯對話 框，請在 Number1欄輸入正確之引數 (SUM 函數須輸入 範圍 ) 。多數之函數只須一個引數，有 些函數則需一個以上之引數。

4. 按 [確定 ] 鈕後即可算出正確值。

自訂公式也可以自動填滿方式複製到其它儲存格

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相對參照與絕對參照

函數之引數所 參照之位址，預設值為相對參照。所謂相對參照是指被處理之儲存格與被參照之儲存之關係是相對的，當被參照之位址改變時，被處理之儲存格函數 亦將自動更新。反之，若使用絕對參照則無法自動更新函數之引數。

相對參照之表示方式 : 例如 =B1+B2

絕對參照之表示方式 : 例如 =$B$1+$B$2

兩者差異在於儲存格名稱前多了一個 “ $” 之符號，可在儲存格名稱前按 [F4] 功能鍵做循環切換。

兩者亦可混合使用 (混合參照，表示方式 : 例如 =$B1+B2) 。

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為範圍定義名稱

可利用 [ 插入 ][ 名稱 ][ 定義 ] 功能，將常用之範圍定義名稱。

以函數精靈處理資料時，函數之 範圍引數可以名稱替代。

例如可將年度銷售實績分析表之 B4~B7 命名為第一季，可增加使用之 便利性與易記性。

可利用 [ 插入 ][ 名稱 ][ 建立 ] 功能，將定義之名稱在事後修改範圍。

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自動 / 手動計算有設定公式之儲存格，當其參照之儲存格資料有異動時， 該儲存格資料將自動被重新計算及修改。

該儲存格若不需自動修改的話，可點選 [ 工具 ][ 選項 ][ 計算 ] ，將自動改為 手動即可。

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實習十九公式與函數之 應用

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資料複製與搬移

Excel 複製資料之方式與 Word等相同，但是 Excel 儲存格除了有“值 ”之資料外，還有“公式”及“格式”等之內涵資料。複製資料若只需“值”時，可利用 [ 編輯 ][ 選擇性貼上 ] 功能來處理。

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資料複製與搬移儲存格資料可利用 [剪下 ][ 貼上 ] 功能移至它處，

也可點取該儲存格後，將滑鼠停在框上 ( 不得在黑框內 ) ，然後以拖曳方式移至 目的地。

若被搬移之儲存格為其它儲存格之參照位址時，須小心處理，以免資料處理錯誤。

範例一 : 例如原 E3 =B3+C3+D3 ，當 D3搬移至 G3後，計算公式將自動被改成 =B3+C3+G3 ，值不變。

範例二 : 例如原 E3 =SUM(B3:D3) ，當 D3搬移至 G3 後，計算公式不變，但是值會改變。若是參照範圍整個搬移，則參照範圍會自動更新，但是值不變。

刪除儲存格時也須小心處理。當發生參照錯誤時，儲存格將出現“ #REF” 之訊息。

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工作表的格式化

• 欄寬調整 : 可將滑鼠移至欄標邊界，出現十字符號時以拖曳方式 調整欄寬。

• 列高調整 :調整方式與欄寬相同。• 除了以拖曳方式 調整外，也可利用 [ 格式 ] 來設

定儲存格、列、欄、工作表之格式。• 數字格式 : 可選用合適行業別之格式來展示資

料。• 日期格式 : 可選用合乎國家習慣之表示法。• 加上 框線 : 可替選定之儲存格加上 框線。• 合併儲存格 : 可使用跨欄置中圖示工具，將數個

儲存格合併。

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儲存格格式化對話框

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實習二十美化工作表

替工作表加框與上色

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建立圖表常用圖表類型

直條圖 橫條圖 折線圖 圓形圖 散佈圖

區域圖 環圈圖 雷達圖 曲面圖 泡泡圖

股票圖 圓柱圖 圓錐圖 金字塔圖

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建立圖表可使用桌面圖示工具列來建立圖形

圖表建立步驟1. 選定資料範圍2. 點取圖表精靈3. 選擇圖表類別與副圖類型4. 編輯資料範圍及數列資訊5. 編輯圖表選項資料，包括標題、座標軸、格線、

圖例、資料標籤、資料表等。6. 設定放置圖表之位置。

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建立圖表 : 以直條圖為例

1. 選定資料範圍

2. 點取圖表精靈3. 選擇圖表類別

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建立圖表 : 以直條圖為例

4.1 編輯資料範圍 4.2 編輯數列資訊

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5. 編輯圖表選項資料

建立圖表 : 以直條圖為例

5.1 編輯標題

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5. 編輯圖表選項資料

建立圖表 : 以直條圖為例

5.2 編輯座標軸

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5. 編輯圖表選項資料

建立圖表 : 以直條圖為例

5.3 加上格 線

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5. 編輯圖表選項資料

建立圖表 : 以直條圖為例

5.4 提示圖例

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5. 編輯圖表選項資料

建立圖表 : 以直條圖為例

5.5 提示資料標籤

無標籤 有標籤

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5. 編輯圖表選項資料

建立圖表 : 以直條圖為例

5.6 提示資料表不提示資料表 提示資料表

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建立圖表 : 以直條圖為例6. 完成

成品示意圖

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圖表編修圖表編修方式，可雙點圖表之對應部分，立即進入編修模式，可選擇需要編修之屬性加以修改。例如座標軸部分 :

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列印工作表與圖表使用 [ 檔案 ][ 列印 ] 功能，列印資料和圖表

指定列印對象指定列印範圍

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列印工作表與圖表

可使用 [ 預覽列印 ][ 設定 ] ，設定相關列印屬性。

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列印工作表與圖表

正式報表請使用 [ 預覽列印 ][ 設定 ][ 頁首 / 頁尾 ]屬性，設定頁首 / 頁尾之標題。