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Gerencia de Operaciones.

Operaciones en Centros de LLamadas

Presentan:

San Salvador, 25 de Abril del 2000.

Introduccin.Por qu un Call Center es fundamental en su negocio?

Pierde su cliente el tiempo en transferencias de llamadas y en conversaciones con personal inadecuadocuando llama a su compaa? Se queja su cliente de que est mucho tiempo en espera? Cree que est dandoun buen servicio telefnico a sus clientes?

Si sus clientes han experimentado este tipo de situaciones por favor contine leyendo el presente documento.

Mejoras que aporta un Call Center

Un Call Center es la solucin donde convergen resultados econmicos y de calidad que sirve de interfazdirecto hacia sus clientes. Por supuesto este interfaz tiene que ser rpido, independiente de la localidad y congran facilidad a la hora de obtener informacin.

Este le gestionar de forma eficiente su negocio, maximizando recursos, reduciendo costes, aumentando susbeneficios ("venta cruzada") y, cmo no, un mayor contacto con sus clientes. Gracias a esta redefinicin delos procesos de negocios se puede aumentar la productividad adems de conseguir un entorno empresarialmucho ms estructurado (gestin centralizada integrada en el negocio).

A travs de un Call Center tambin se puede dar servicio no solo a clientes sino a colaboradores internos y

proveedores de su compaa, ellos tambin son clientes.

La Misin principal de un call center, es lograr que los clientes sean ms productivos en sus negocios a travsdel servicio que ofrecemos. Lograr que los clientes de los call center se enfoquen ms a su negocio, que seanms giles en su operacin, y que sean mas eficientes en cuanto a sus resultados.

La operacin en un call center es completamente automatizada para garantizar agilidad, calidad, precisin ybajos costos en la atencin de sus clientes.

En un panorama econmico como el actual, con un mercado cada vez ms exigente, las empresas se venobligadas a concentrarse en el desarrollo de su actividad a fin de ser competitivas. Esto les lleva a confiar aempresas externas especializadas la gestin de determinados servicios que, aun siendo fundamentales en susresultados, no forman parte de su actividad principal.

Objetivos del Trabajo.

Dar a conocer los principales servicios que ofrece un call center.Conocer las formas de dimensionar un call center.Explicar la aplicacin de la teora de colas a los procesos operativos que se generan en un call center.Dar a conocer de una manera general las operaciones de un call center.Dar a conocer la importancia y el porqu de un outsourcing.

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Objetivos de un Centro de Llamadas.

Los objetivos principales de un centro de llamadas pueden dividirse en dos grandes grupos:

1. Reducir Costos

Costo del negocioTiempo de llamada

Tiempo de esperaPersonalTransferenciaPapelComplejidadTiempo de aprendizaje

2. Incrementar Ganancias

Productividad de los agentesSatisfaccin de los clientes

Incrementar posibilidad de negocios

Retencin de clientesFuncionalidadCalidadPosicin competitiva

El centro de llamadas provee 3 tipos de asesor:

Asesor Inbound: Labores exclusivas de entrada.Agente Outbound: Labores exclusivas de salida.Agente Blend: Labores de entrada y de salida.

Conceptos Bsicos.Glosario.

AGENTES. (operadores)

Aquellas personas que contestan las llamadas en un Centro de Llamadas. Se encargan no slo decontestar las llamadas, tambin tienen la capacidad de asesorar y atender cualquier inquietud de losusuarios.

ACD (Distribuidor Automtico de LLamadas).

Distribuidor automtico de llamadas, el cual, realiza una distribucin automtica que equilibra lascargas de trabajo en los operadores.

El ACD sabe el momento exacto en que entra una llamada y tiene control del tiempo que utilizan losagentes en cada llamada, por eso puede asignarle la nueva llamada al agente que lleva ms tiempoesperando.

AFTER CALL WORK: (Tareas Despus de la Llamada).

Es el trabajo realizado por el operador despus de finalizar la llamada. Este trabajo puede ser el decompletar un formato y enviarlo al departamento apropiado, llenar o actualizar informacin y enviar

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la correspondencia. Este trabajo es generalmente realizado inmediatamente despus de que la llamadaes desconectada. Cuando hay un gran volumen de llamadas, debe posponerse para un periodo demenos llamadas.

AFTER CALL WRAP UP: (Tiempo Despus de Terminar la Llamada).

Es el tiempo que un operador se gasta completando una transaccin despus que la llamada esdesconectada. Algunas veces son unos segundos, otras veces pueden ser minutos. Eso depende de la

informacin diligenciada.

ANI : Automatic Number Identification (Nmero Automtico de Identificacin).

Son los dgitos que aparecen en la pantalla del telfono y pueden decirle el nmero desde el cual lapersona est llamando. Existe otro trmino llamado "identificacin de la lnea del llamador", engeneral el ANI es el servicio prestado por la compaa de telfono local. Los dos servicios utilizannmeros estndares. Tiene grandes beneficios para los centros de llamadas, identificando las llamadasenviadas y realizando una base de datos, los operadores pueden recibir una pantalla con informacindel llamador.

ANSWERING MACHINE DETECTION: (Deteccin de la Mquina Contestadora).

El marcador predictivo tiene que tomar una decisin instantnea cuando la llamada es contestada: Sienviar la llamada al operador o no. Si l escucha una voz, los cambios se realizan para que la llamadallegue al operador. La habilidad para detectar la diferencia entre una mquina contestadora y unapersona real puede ser una gran diferencia de productividad.

ANSWERING SPEED AVERAGE A.S.A: (Promedio de la Velocidad de Respuesta).

Una estadstica del ACD. Es el promedio de tiempo que el llamador espera en la lnea antes de que sullamada sea contestada por un operador. Esta es una medida importante de nivel del servicio.

AVERAGE CALL DURATION: (Promedio de Duracin de la Llamada).

Es la cantidad de tiempo que se demora la llamada. Es el TMO conocido como el Tiempo Promedioque dura una Actividad.

BLEND (Flex Agent).

Recibir llamadas de entrada y salida con los mismos operadores. Puede recibir y hacer llamadasdebido a privilegios otorgados por el sistema.

BLENDED CALL CENTER: (Centro de Llamadas Universal).

Es un centro de llamadas donde el sistema telefnico acta como ACD y como marcador predictivopermitiendo a los operadores realizar ambos trabajos y recibir y realizar grandes cantidades dellamadas. Existen 3 estrategias tecnolgicas para alcanzar este tipo de servicio, primero unificar elACD y el marcador predictivo en un solo sistema, utilizando la integracin con el computador,segundo comprar un ACD con caractersticas de marcador predictivo y tercero comprar un marcadorpredictivo con capacidades sofisticadas de operadora de entrada.

CALL CENTER.

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Esta palabra se traduce al espaol como Centro de Llamadas que es un sistema integrado de telefonay computacin orientado a potenciar las 3 labores ms importantes de una empresa, por medio de unacomunicacin telefnica las cuales son, la adquisicin de clientes, el mantenimiento de clientes y elcobro a travs del sistema telefnico.

CLIENTE.

Es la empresa o institucin que contrata y recibe servicios de CALL CENTER S.A.

CTI (Computer Telephony Integration)

Software que permite al asesor recibir simultneamente la llamada y los datos del usuario que llamaen su pantalla.

Tecnologa integrada para hacer ms eficiente la utilizacin de los recursos de un call center. Tienevarios objetivos: Ruteo y transferencia inteligente, liberacin de recursos telefnicos e independenciadel aparato telefnico.

EMAIL: (Correo Electrnico)

Es un mtodo para enviar mensajes en la forma de texto electrnico de una persona a otra por mediode una red de comunicacin.

DNIS.

Nmero al cual est llamando el cliente. Si se tiene un nmero distinto para cada servicio, se puedesaber exactamente qu servicio quiere el cliente.

DOWNLOAD.

Es el acto de recibir un archivo o informacin que est siendo transmitido por otro computadorremotamente o a travs de medio magntico.

FAX ON: (Activacin de Fax).

Es un sistema de fax que le permite a los usuarios, llamar y seleccionar o extraer la informacin demanera escrita. Estos sistemas de fax on son populares en la parte de soporte tcnico, el llamadorselecciona el documento que necesite y el fax on se lo enva inmediatamente. Un ejemplo podra serun extracto bancario, los usuarios seleccionan la informacin de la base de datos del banco y elsistema se lo enva a un fax que el usuario indique.

FAX SERVER: (Servidor de Fax).

Es un computador con una o ms tarjetas de fax, instaladas y conectadas a una red local y donde sufuncin principal es actuar como estacin de fax para todos los usuarios de la red. Este enva los faxesdesde cualquier PC hacia la red, as como los recibe e imprime en una impresora lserpredeterminada.

GUIONES. (Scripts)

En telemercadeo o televentas es la gua preescrita que le dice a los operadores lo que tiene que deciren las llamadas.

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HOST.

Generalmente se refiere a un computador. Es la parte del computador que maneja la terminal en unaintegracin telfono computador, realiza el proceso que conlleva a otros sistemas en la red. Porejemplo: Enruta la llamada usando una base de datos o tiene la informacin que puede ser accesadapor otros.

IVR o VRU (Interactive Voice Response).

Es decir, la unidad de AudioRespuesta, es all donde llegan las llamadas que no requieren de paso aasesor.

LAN: (Redes de rea Local)

Redes que interconectan equipos dentro de un entorno fsico reducido.

MARCADOR PREDICTIVO

Es una integracin de software y hardware que realiza la marcacin para las campaas de salida en

los Centros de Llamadas, cuya caracterstica principal consiste en la utilizacin de unos complejosalgoritmos de prediccin, que le permiten determinar segn la duracin de la llamada, (estipulada paracada campaa) cul ser el asesor que estar disponible ms pronto para asignarle una llamadaefectiva, o sea cuando contesta una voz humana.

Con sus sofisticados algoritmos, puede determinar con mayor precisin cundo va a desocuparse elasesor al cual puede asignarle una de las llamadas que previamente ha realizado y en la cual hadetectado la respuesta de una voz humana.

MERCADEO DIRECTO.

Es un trmino que incluye correo directo, telemercadeo y publicidad de respuesta directa. Cualquiermercadeo que pretenda llegar a un cliente potencial con el propsito de obtener una respuesta directadel cliente hacia el mercado y no hacia un distribuidor o tercero.

MUESTRA.

Es un grupo de consumidores con la misma caracterstica demogrfica los cuales son encuestados conpreguntas acerca de productos o servicios. Sus respuestas son escogidas, tabuladas y analizadas.

SOFTWARE DE SCRIPT:

El script(guin) consta de dos aplicaciones:

Diseo de guin: Permite al usuario crear /disear guiones en una modalidad grfica fcil de utilizar.Ejecucin de guin: Permite al asesor ejecutar guiones definidos e interactuar con el equipo dediscado.

TECNOLOGA DE CMPUTO.

Es un trmino que describe el proceso de la aplicacin computarizada inteligente a los equipos detelecomunicaciones especialmente conmutadores y telfonos. El trmino cubre varias tecnologasincluyendo integracin telfono computador, por medio de la red local, proceso interactivo de voz,correo de voz, asistente automtico, reconocimiento de voz, texto, fax, simultneo voz y datos,

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proceso de seal, video conferencia, marcador predictivo, audiotexto, conmutador tradicional ocomputarizado.

TCP/IP.

Es una familia de protocolos desarrollados para permitir la comunicacin entre cualquier par decomputadoras de cualquier red o fabricante, respetando los protocolos particulares de cada redindividual.

WAN: (Redes de rea Extensa)

Redes que unen equipos instalados en distintos edificios e incluso en distintas ciudades.

Outsourcing.

En trminos generales, Outsourcing significa subcontratacin. Las empresas generalmente acuden aloutsourcing:

Debido a que no desean arriesgar o invertir su capital en una nueva empresa o en la creacin de un

nuevo departamento.

No tienen la experiencia o los recursos fsicos para hacer ese trabajo especifico correctamente.Tienen la percepcin que una tercera empresa puede hacer este trabajo con un costo menor y quepueden concentrar sus recursos en lo que consideran pueden hacer mejor que otros.

A travs del outsourcing la empresa contratante:

No est ganando experiencia en el ramo especfico, por el contrario esta contando o confiandoplenamente en la experiencia del proveedor de servicios.

Tampoco tiene cargados al estado de ganancias y prdidas costos de .depreciacinNo posee los equipos propios, ni los costos de vinculacin de personal, ni las instalaciones fsicas, etc.

BENEFICIOS ECONMICOS

No comprometer altos niveles de inversiones en actividades diferentes al negocio principal.Transformar costos fijos en variables en proporcin al uso.Efectividad de costos/economas de escala.Evitar comprometer el mejoramiento del servicio por restricciones presupuestales.Disminucin/control del crecimiento de plantas de cargos.

BENEFICIOS OPERATIVOS Y FUNCIONALES

Experiencia en administracin de call center lo que permite proveer mayores niveles de servicio a

menor costo.

Flexibilidad para responder ante el aumento y las variaciones del servicio.

BENEFICIOS TECNOLGICOS

Tecnologa de punta en el centro de llamadas.Disminucin del riesgo de obsolescencia tecnolgica.Disminucin del esfuerzo de administracin de la tecnologaEl servicio automtico de Unidad de AudioRespuesta permite la interaccin entre un usuario con lossistemas de una compaa mediante el uso del telfono. El usuario puede ingresar datos al sistema y

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obtener cualquier informacin que se encuentre en la base de datos

CONVENIENCIA

Utiliza para ingresar datos la terminal universalmente ms difundida: El Telfono.Otorga privacidad para las transacciones.Brinda un acceso ms rpido a la informacin.Permite enviar va fax, comprobantes escritos de las transacciones.

AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD

Procesa las llamadas rutinarias y simples, dejando a las operadoras tiempo para responder solicitudescomplejas.

Elimina el trabajo operativo.Mejora el servicio e incorpora otros servicios de valor agregado.

MEJORA EL ALCANCE Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS

Mejora el servicio e incorpora otros servicios de valor agregado.

Siempre es corts en sus respuestas.

Provee respuestas uniformes y precisas a las inquietudes ms comunes de los clientes.

CONSISTENCIA EN LA CALIDAD DE ATENCIN.

Menor cantidad de llamadas abandonadas.Puede transferir a un asesor para atencin personalizada.Proporciona respaldo si el computador central no se encuentra disponible.Tiene un crecimiento modular.Genera reportes para que los clientes se aseguren del nivel de servicio prestado.

INCREMENTO DE GANANCIAS Y REDUCCIN DE COSTOS

Reduce la duracin de las llamadas.Maneja las llamadas rutinarias, lo que se traduce en menos agentes, espacio fsico, etc., menorcantidad de entrenamiento y reclutamiento de personal.

Reduccin de la cantidad de personal adicional para cubrir perodos de alto trfico de llamadas.No requiere personal adicional para cubrir emergencias.Evita el entrenamiento de personal temporal.Permite que los asesores se concentren en atender requerimientos ms complejos.

EXTENSIN DEL SERVICIO

Acceso las 24 horas del da los 365 das al ao. Altamente confiable para funcionamientoininterrumpido.

Mayor confidencialidad de la informacinPermite interconectarse con mltiples computadoresHaciendo posible el acceso a diferentes bases de datos, mediante diferentes sistemas operativos yprotocolos de comunicaciones.

Contacto directo del usuario con la mquina y los sistemas de una compaa.Acceso a un men con todas las opciones posibles para lo que el usuario requiera.Identificacin del usuario mediante la digitacin de los nmeros de su clave, de su cdula o nmerode cuenta. Sin obtener al menos dos de stos datos el sistema no permite realizar ciertas transacciones

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o consultas, para mayor seguridad del usuario.En cualquier momento de la navegacin por el men el usuario tiene la posibilidad de paso a asesor.

Telemarketing.

El Telemarketing, es una herramienta de comunicacin telefnica, eficiente y moderna, al servicio de lasempresas y organizaciones de cualquier tamao que negocien con productos o servicios. Accede a un mercadosin lmites, aumenta las ventas y consigue sus objetivos, ms rpida y eficazmente. Sus costes son ms

reducidos que los mtodos tradicionales

El telemarketing se realiza con teleoperadoras debidamente instruidas para hablar por telfono, transmitiendosimpata y optimismo, con voz agradable, poseen un alto nivel cultural, desarrollan su trabajo con luz naturaly la confidencialidad de sus llamadas est totalmente garantizada. Con equipos de telefona de ltimatecnologa y recursos electrnicos e informticos que completan la misin. Toda la gestin se realiza porordenador, con marcacin automtica desde la base de datos, con lo cual eliminamos errores y ahorramostiempo.

VENTAJAS DEL TELEMARKETING:

El Centro de Llamadas se presenta como su empresa.

Se transmite el objetivo de la llamada sin retraso.Se eliminan los vicios que sus empleados hayan podido adquirir con el tiempo.Se llama en las fechas y a las horas ms adecuadas.Se llega hasta cualquier lugar, con costes ms pequeos que en la venta tradicional.Se Impacta como herramienta moderna.Se conoce en el acto el resultado de la gestin.Se mejora la imagen de su empresa

No es correcto pensar que los centros de llamadas se limitan a las grandes empresas dnde un hormiguero detelefonistas corren alrededor del telfono. Al contrario, toda organizacin de dos personas o ms que seconsagran al procesamiento de llamadas ya sea inbound o outbound constituye para efectos prcticos, uncentro de llamadas.

Es cuando la calidad del servicio y la productividad del personal dependern estrictamente de las tecnologasutilizadas. Sin embargo, es siguiendo el modelo de procesamiento de llamadas que se pueden definir lasaplicaciones CTI (Computer Telephony Integration) correspondientes e identificar las tecnologas que lassostienen.

El desafo consiste en alcanzar las funciones ms evolucionadas del centro de llamadas, de otra maneravehiculadas a travs de conexiones CTILink, con sistemas telefnicos que no lo tienen o cuando el tamaodel sistema no lo justifica.

El Administrador para el ACD VOX (Distribucin Automtica de Llamadas) es la interfase a travs de la cualse administra la actividad de agentes, llamadores y filas de espera. Es la principal herramienta administrativade la solucin de Centros de llamadas.

Situacin Actual de los Call Center.Servicios Ofrecidos por los Call Center.

SECTOR SALUD

Informacin.

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A travs del sistema de AudioRespuesta se facilita:

Toma de prescripciones.Chequeo de rdenes.Suministro de informacin personalizada y/o va fax (dosis, costos, nmero de diligenciamientos quefaltan, sustitutos genricos para marcas de renombre, seguros, posibles efectos colaterales y asesora).

Pagos (pagar suscripciones va tarjeta de crdito a travs del telfono).

Preguntas e inquietudes frecuentes:

Los pacientes pueden llamar primero al sistema para resolver sus inquietudes, con la opcin de comunicarsedirectamente con un profesional si tienen preguntas adicionales.

Inquietudes de Seguros:

Suministro de informacin telefnica y/o fax a individuos independientes o miembros de grupos conlas clases de cubrimientos, pagos, beneficios y/o descuentos ofrecidos.

Solicitud de informacin (actualizacin de datos, situacin del usuario).Los usuarios tambin pueden utilizar el sistema para reportar reclamos y/o continuar con un reclamo

previo, as como la realizacin de sugerencias.

Programacin de Citas:

Registro cronograma de citas (nuevas, confirmaciones y cancelaciones).Seguimiento (recordacin a travs de llamada o envo de fax, segn cronograma).Listas de espera (a solicitud del paciente una cita se puede anticipar segn la disponibilidad de laagenda).

Asignaciones al personal:

El personal puede llamar al sistema de AudioRespuesta, para obtener la programacin de la semanasiguiente (o de un perodo ms largo).

Las solicitudes de das libres pueden ser diligenciadas a travs del sistema. Tambin los empleadosque quieren das adicionales, pueden transmitir mensajes directamente a los buzones de las personas aquienes pueden reemplazar.

Control de Inventarios:

El sistema puede automticamente, mantener rcord de lo que entra y sale y puede hacer una lista delos materiales necesarios.

A travs de este servicio se puede tener un sistema de ordenes va fax, sobre la base propia deartculos particulares, con la opcin de adicionar algn otro en cualquier momento. Es una eficaz

forma de ordenar slo los artculos que se necesitan.

Resultados de Laboratorio:

Los pacientes reciben un examen confidencial y su nmero de identificacin. Cuando llaman y la prueba fuenegativa, el sistema le responde con un mensaje pregrabado; si el resultado es positivo, ste lo conectarautomticamente con un doctor o enfermera que pueda explicar las particularidades del examen y losresultados personalmente.

SECTOR FINANCIERO

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Transferencias:

La transferencia de fondos de una cuenta a otra (de corriente a ahorros por ejemplo): El cliente ingresa lacantidad a transferir y los nmeros de ambas cuentas (y la clave en la mayora de los casos) de esta forma losfondos son transferidos de una cuenta a otra.

Transferencias por giro:

Los usuarios pueden transferir fondos simplemente digitalizando en el sistema el nmero de las cuentas y elenrutamiento de las mismas.

Localizacin de sucursales / Cajeros automticos:

Las direcciones de las oficinas pueden ser enviadas va fax si el usuario elige la opcin de fax sobre demanda.

Informacin de tarjetas de crdito:

Los nuevos usuarios pueden recibir informacin acerca de una tarjeta recientemente recibida y solicitar susderechos sobre la misma. Aquellos que son tarjeta habientes antiguos, pueden recibir informacin detallada

acerca de nuevos servicios, balances, pagos, direcciones para enviar los pagos, tasa de inters y de conversinde monedas.

Pago de facturas en lnea:

Los usuarios arreglan con sus bancos o corporaciones el pago por deduccin de sus cuentas de ahorros ocorrientes. Se comunican con el sistema e ingresan la cuenta que van a pagar (tarjeta de crdito, servicios,etc.) y luego ingresan la cuenta desde la cual van a realizar el pago y la clave personal o cdigo. El pago esautomticamente aplicado a la cuenta especfica.

Informacin de transacciones:

Cualquier persona puede llamar a un sistema de AudioRespuesta para conocer cualquier aspecto de sucuentas: Balance, cheques en canje, entre otros. Puede tambin obtener informacin de transferencias defondos, rdenes de cheques/ depsitos, retiros e informacin de tarjetas (ordenar una tarjeta adicional, cambiarla clave, etc.)

Aplicaciones de prstamos:

El usuario puede llamar a un sistema de AudioRespuesta para curiosear acerca de las opciones de prstamosdisponibles y los requisitos para acceder a ellos. Pueden obtener un fax acerca de las opciones o seleccionardirectamente a una de las opciones de prstamo. Aquellos que posean prstamos, pueden chequear el estadode los mismos (informacin de pagos, balance, deuda, etc.).

Informacin sobre hipotecas:

En Audio Respuesta se puede averiguar por las nuevas opciones de hipotecas: Ingresando la informacin desu salario anual y su historia de crdito, el sistema le informa al usuario para cules tipos de hipoteca calificay cul es el rango de precios de vivienda que pertenecen a dicha categora. El sistema puede igualmente darlas cuotas para las tasas de intereses ms competitivas del mercado.

Reportes de tarjetas perdidas:

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Un sistema de AudioRespuesta sirve para reportar una tarjeta perdida y congelarla inmediatamente de lacuenta. Esto asegura que nadie pueda usar una tarjeta robada, mientras el tarjetahabiente logra reportarlo a lainstitucin financiera. El sistema informa qu debe hacerse para obtener una tarjeta nueva y qu hacer en casode encontrarla.

Verificacin de nuevas tarjetas de crdito:

En el caso de nuevos tarjetahabientes, el sistema puede proporcionar la activacin de la tarjeta a travs del

ingreso de informacin estrictamente confidencial, para asegurar que la tarjeta ha sido recibida por la personaadecuada.

Cambios de direcciones:

Los usuarios ingresan la informacin de su ubicacin anterior y seguidamente la de su nueva ubicacin, lacual es actualizada de inmediato en el sistema.

rdenes de chequeras:

El usuario ingresa el nmero de la cuenta, direccin, telfono, nmero en el que deben empezar los nuevos

cheques, etc. Las chequeras pueden pagarse por medio de tarjetas de crdito y la informacin del pago esverificada antes de la finalizacin de la llamada.

Informacin de impuestos:

Los usuarios que deben pagar cualquier tipo de impuestos, pueden obtener los formatos va fax o lainformacin exacta del monto a pagar.

Tasas de cambio de monedas extranjeras:

Inversionistas / viajeros pueden llamar al sistema de AudioRespuesta para obtener la mayora de tasas decambio de monedas extranjeras, as como la mayora de tasas de inters del mercado.

Encuestas:

El sistema puede ser implementado para conducir varias encuestas de opinin durante el ao y arrojar losresultados mucho ms rpidamente que un conteo manual de balotas o de formatos elaborados a mano.Pueden conducirse encuestas con los usuarios, cuyos resultados son calculados con tan slo oprimir un botn.

Recordatorios:

El sistema puede ser utilizado como recordatorio para dar aviso a los usuarios de que est a punto de vencerseel pago de alguna obligacin crediticia o similar.

SECTOR GOBIERNO

Gobernacin / Relaciones Exteriores:

Administracin de Llamadas / Faxes.Status de Solicitudes de: Migracin, Permisos de Trabajo, Pasaportes, Licencias de Construccin.Localizacin de Oficinas y Horarios.Encuestas

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Impuestos:

Diseminacin de Informacin.Clculo / Devolucin.Citas

Servicios de Asistencia Social:

Enrutamiento Inteligente de Llamadas / Faxes.Seleccin de Servicios.Mensajes.Informacin sobre Beneficios / Derechos.Desempleo / Vivienda / Asistencia a la Niez.Oportunidades de Trabajo.Diseminacin de Informacin

Vehculos:

Renovacin de Licencias / Permisos / Registros / Cita

SECTOR TELECOMUNICACIONES

Servicios al cliente:

Consulta de saldos.Compra por telfono.Conexin / Desconexin del servicio.Entrega de mensajes de voz.Pago de servicios

Reporte de fallas:

Reportes.Estatus de los reportes.Prueba automtica de lneas.Direccionamiento de las llamadas a un centro de servicio.Notificacin de actividades del servicio

Servicio de fax:

Almacenamiento y envo de faxes.Distribucin masiva de faxes.

Fax Mail.

Servicios de red y operadora:

Llamadas por cobrar automatizadas.Prepago.Limitacin en los servicios de consulta.Enrutamiento de llamadas y autorizacin de listas.Radiolocalizacin.

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SECTOR TRANSPORTEAEROLINEAS

Informacin de Cuenta de Viajero Frecuente:

Los viajeros frecuentes pueden registrarse para enlazarse a un programa a travs de un sistema deAudioRespuesta. As ellos tienen acceso a informacin acerca de su cuenta las 24 horas del da. Puedenmonitorear el nmero de millas ganadas y las opciones disponibles relativas a dichas millas. Adems deobtener informacin, pueden realizar reservaciones basndose en sus opciones u obtener, va fax o correo

electrnico, informacin acerca de ciertos programas disponibles acorde a su nmero de millas.

Programas de Descuentos Corporativos:

Un sistema de AudioRespuesta puede enumerar telefnicamente, por fax o correo electrnico, informacinacerca de los tipos de descuentos corporativos y cmo unirse a ellos. El sistema puede adems, promovereventos especiales o nuevos programas disponibles.

Venta de Tiquetes:

Los usuarios pueden ordenar tiquetes sin tener que comunicarse con un representante de la aerolnea. Adems,

pueden mirar las opciones de vuelo basados en su ciudad o departamento, ciudad de llegada y fecha del viaje.Ellos tienen la opcin de comprar los tiquetes para cierto "plan de vuelo" y si deciden ordenar los tiquetesdeben ingresar la informacin concerniente para poder hacrselos llegar. Con una opcin electrnica detiquetes los usuarios pueden tener un nmero de identificacin personal, el cual le presentar al despachadorde tiquetes cuando se disponga a tomar su vuelo. El slo tiene que mostrar una identificacin con foto y todoestar completamente listo.

Horarios de Vuelos:

Un sistema de AudioRespuesta puede enumerar los horarios de vuelos para

ciertos das/tiempos/reas as como el precio y las opciones de reservacin. Los usuarios tienen la opcin deser transferidos a otro sistema para hacer su reservacin.

Programacin de Tripulacin:

El personal de vuelo no tendr que preocuparse ms de si ha copiado correctamente sus horarios. Puedencomunicarse con el sistema de AudioRespuesta, ingresar su nmero de identificacin personal y obtener suprogramacin de la prxima semana o de un perodo ms amplio de tiempo. Las solicitudes de das librespueden realizarse a travs del sistema. Los empleados que estn buscando horas extras pueden dejar unmensaje en los buzones de aquellos a los que estn calificados para reemplazar.

Anuncios de Precios o Tasas Especiales:

Estos anuncios y descuentos especiales pueden ser enviados a los buzones, fax o correo electrnico, de todosaquellos que tengan cuenta de viajero frecuente y/o cuenta corporativa. Estos anuncios tambin pueden estaral principio o en cualquier otro lugar del men de AudioRespuesta.

Informacin de Retrasos:

Los usuarios pueden comunicarse al monitor de vuelos retrasados y dejar un mensaje en el buzn para que elsistema llame, enve un fax o correo electrnico cuando el problema haya sido corregido.

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SECTOR HOTELERO

Tarifas, Tasas de ocupacin, Servicios:

Un sistema de AudioRespuesta puede ser usado para darle a sus huspedes, la tasa de ocupacin,informacin de servicios locales y su ubicacin, va fax sobre demanda o por correo electrnico.

Reservaciones:

Con el uso de este servicio se garantiza que nunca se vendern ms habitaciones de las que se tienendisponibles. El sistema har las reservaciones va telfono, basado en la informacin ingresada por el usuario,para adaptar sus necesidades.

Despertador:

Un sistema de AudioRespuesta puede realizar todas las llamadas para despertar a los huspedes sinnecesidad de asistencia del personal. Si se desea una llamada para despertar, el usuario ingresa al sistema yelige la opcin de despertador, ingresa la hora y el sistema automticamente llamar a la habitacin a la horaespecificada.

Canales adicionales de televisin:

Los canales adicionales pueden ser ordenados a travs de un sistema de AudioRespuesta, para no tener querestringir a sus huspedes a los canales locales de televisin.

Servicio a la habitacin:

Los huspedes pueden utilizar el sistema para ordenar servicios a las habitaciones. Ellos marcan alAudioRespuesta y seleccionan de una opcin del men el servicio requerido.

Buzn de voz para huspedes y empleados:

Para los viajeros de negocios el sistema de buzn les ayuda a mantenerse en contacto, no importa qu tan lejosse encuentren.

Los usuarios del buzn tienen la posibilidad de adelantar mensajes, dejar en su buzn un mensaje con elnmero de su celular, as nunca estarn fuera de alcance. El mensaje de voz puede ser transcrito en una copiapor fax, la cual pude ser enviada directamente a la oficina principal (dejando un mensaje en el buzn acercadel sitio en donde se puede recoger el fax).

Horarios y programaciones:

Los empleados pueden llamar al sistema para obtener sus programaciones / horarios de trabajo. Aquellosquienes quieran horas extras o cambiar sus horarios, pueden emitir un mensaje al buzn personal de todos losempleados calificados.

Mapas locales:

An antes de partir, mediante un sistema de AudioRespuesta, los viajeros pueden recibir mapas de su lugarde destino va fax / correo electrnico. Pueden tener todos sus planes de vacaciones listos para comenzarloscuando arriben a su lugar de destino.

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Otros Servicios:

Promociones.Eventos.Servicios Locales.Horarios de atencin.Pago con tarjeta de crdito.Informacin de:

Sitios Tursticos.Eventos Culturales.Restaurantes.Hoteles.Hospitales.Servicios de Emergencia.

Direccin y telfono de Embajadas y Consulados.Respuesta a preguntas tpicas.Lnea de Ayuda al Turista

Operaciones de un Call Center.Estrategias de Desarrollo de un Call Center

En el desarrollo de un Centro de Atencin Telefnica (o Call Center) participan cuatro reas diferentes:Comunicaciones, Infraestructura, Recursos humanos y Sistemas de Soporte.

Las Comunicaciones son el medio por el cual el cliente se contacta con el Call Center. La evolucin de latecnologa disponible en el pas hace que existan distintas alternativas para asegurar que no pierda ningunallamada:

Lneas digitalesDiscado directo entranteCentrexEstudios de trafico0800 que permite dirigir las llamadas a distintos centros en funcin del origen del llamado, la hora,su derivacin a otro centro si el elegido esta ocupado, etc.

La Infraestructura donde el cambio ms significativo ha sido la integracin de comunicaciones ycomputacin C&C. Son tres los factores bsicos que participan en esta integracin:

Los sistemas de accesos telefnicosLos accesos a los sistemas de gestin de la compaa

Los sistemas para guiar al operador en el curso de una llamada

Los Recursos Humanos: de su capacitacin depende el xito, teniendo siempre en cuenta que el costo delentrenamiento es siempre menor que el costo de atender mal a un cliente.

Los Sistemas de Soporte de los que depender la capacidad del operador la efectividad del operador

Sistemas de Mejoramiento Continuo y Control de Calidad.

BACK OFFICE

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En este servicio Call Center S.A. suministra los recursos humanos, tcnicos y tecnolgicos requeridos para losprocesos operativos de soporte a actividades comerciales contratadas por el cliente. Dichas actividades estngeneralmente relacionadas con las lneas de atencin telefnica y no pueden ser realizadas en el momentomismo de la llamada. Por ejemplo: El envo de correspondencia, de fax, entre otras.

Las ventajas que obtiene el cliente al utilizar los servicios de back office son las siguientes:

Eliminar trabajo operativo.

Mayor seguridad.Minimizar la posibilidad de prdida de la informacin.Aumento de la productividad.Capacidad suficiente para manejo de grandes volmenes de informacin.

El Centro de Operaciones realiza cinco actividades bsicas:

Envo de fax al cliente.Envo de correo al usuario.Llamada telefnica de salida.Ajuste de la factura en el sistema

Captura de informacin.

El nmero de personas se maneja de acuerdo con el tiempo de solucin y ejecucin de las actividades delservicio. El manejo de todas las operaciones que se generan en las llamadas de entrada, es definido por lasatribuciones que el cliente de Call Center S.A. establece. Todas las actividades del proceso que se manejanson medibles y cuantificables de acuerdo a los indicadores de proceso y de resultado, los cuales se registran enhojas de trabajo.

Toda actividad definida en el proceso (Envo de carta, envo de fax, ajuste, llamada telefnica, captura deinformacin) tiene su respectiva planilla de control manejada por el Director de Servicio o Coordinador.

Todos los documentos que se le envan a los usuarios (carta, fax, catlogos, Kits de mercadeo, etc.) estndefinidos en su cuerpo y contenido por el Cliente. Los tiempos de entrega y ejecucin de las actividades delproceso del Centro de Operaciones estn definidos en tiempo de acuerdo a los requerimientos del cliente y asus proveedores, por ejemplo la empresa que contraten para la distribucin del correo.

Anlisis de Teora de Colas.

Una de las herramientas matemticas ms poderosas para realizar anlisis cuantitativos de las redes deordenadores es la teora de colas de espera. Esta tcnica se desarrollo primeramente para analizar elcomportamiento estadstico de los sistemas de conmutacin telefnica, sin embargo, desde entonces, tambinha sido aplicada para resolver muchos problemas de redes.

SISTEMAS DE COLAS

Se pueden utilizar sistemas de colas de espera para modelar procesos en los cuales los clientes van llegando,esperan su turno para recibir el servicio, reciben el servicio y luego se marchan. Ejemplos de sistemas de colasde espera se encuentran en las cajas registradoras de los supermercados, en las ventanillas despachadoras deboletos para un partido de ftbol y en las salas de espera de los consultorios mdicos. Los sistemas de colas deespera pueden definirse mediante cinco componentes:

La funcin de densidad de probabilidad del tiempo entre llegadas.La funcin de densidad probabilidad del tiempo de servicio.

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El nmero de servidores.La disciplina de ordenamiento en las colas.El tamao mximo de las colas.

Conviene notar explcitamente que slo se estn considerando sistemas con un numero infinito de clientes ( esdecir, la existencia de una larga cola no reduce la poblacin de clientes a tal grado que se reduzcamaterialmente la velocidad de entradas). ( En contraste, en un modelo de un sistema de tiempo compartido,slo existe un nmero finito de clientes. Si la mitad de ellos estn esperando una respuesta, la velocidad de

entrada se reducir significativamente.)

La densidad de probabilidad del tiempo entre llegadas describe el intervalo de tiempo entre llegadasconsecutivas. Podramos imaginarnos que contratramos a alguna persona (por ejemplo, a un estudiante) paraobservar la llegada de los clientes. A cada llegada, el observador registrara el tiempo transcurrido desde queocurri la llegada previa. Despus de que hubiese transcurrido un tiempo suficientemente largo de estarregistrando las muestras, la listas de nmeros podra clasificarse y agruparse: es decir, tantos tiempos entrellegadas de 0.1 segundos, tantos de 0.2 seg., etc. Esta densidad de probabilidad caracteriza el proceso dellegadas.

Cada cliente requiere de cierta cantidad de tiempo proporcionado por el servidor. El tiempo de servicio

requerido varia entre un cliente y otro ( por ejemplo, un cliente puede presentar un carro lleno de artculos queabarrote la caja, y el siguiente puede traer nicamente una caja de galletas dulces). Para analizar un sistema decolas de espera, deben conocerse tanto la funcin de densidad de probabilidad del tiempo de servicio, como lafuncin de densidad del tiempo entre llegadas.

La cantidad de servidores no necesita explicarse. Muchos bancos, por ejemplo, tienen una sola cola larga paratodos sus clientes y, cada vez que un cajero se libera, el cliente que se encuentra al frente de la cola se dirige adicha caja. A este sistema se le denomina sistema de cola multiservidor. En otros bancos, cada cajero o cajera,tiene su propia cola particular. En este caso tendremos un conjunto de colas independientes de un soloservidor, y no un sistema multiservidor. Para nuestro caso en estudio, la cola de llamadas se genera en unservidor y este transfiere la llamada al operador que se encuentra disponible en el momento en que la llamadaha sido cortada. Para generar las colas dentro del servidor se genera una instruccin al sistema para quecoloque a la cola nicamente cierta cantidad de llamadas y el resto son llamadas catalogadas comoabandonadas.

La disciplina de ordenamiento de una cola describe el orden segn el cual los clientes van siendo tomados dela cola de espera. Los supermercados utilizan el mtodo del primero en llegar es el primero en ser servido. Enlas salas de urgencia de los hospitales se utiliza, ms a menudo, el criterio de primero el que est ms grave,no el primero en llegar es el primero en ser atendido. En un entorno amistoso de oficina, ante la fotocopiadora,se despacha primero al que tenga menor trabajo.

No todos los sistemas de colas de espera poseen una capacidad infinita de recepcin de clientes. Cuandodemasiados clientes quieren hacer cola, pero slo existe un nmero finito de lugares en cola de espera,

algunos de estos clientes se pierden o son rechazados.

Aqu nos centraremos exclusivamente en sistemas de capacidad finita con un solo servidor y una disciplina deal primero en llegar se le despacha primero. Para estos sistemas se utiliza ampliamente, en la literatura sobrecolas de espera, la notacin A/B/m, en donde A es la densidad de probabilidad de tiempo entre llegadas, B esla densidad de probabilidad de tiempo de servicio y m es el nmero de servidores. Las densidades deprobabilidad A y B son escogidas a partir del conjunto:

M densidad de probabilidad exponencial (M significa Markov)

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D todos los clientes tienen el mismo valor ( D significa determinstico)

G general ( es decir, densidad de probabilidad arbitraria)

El estado del arte actual cubre desde el sistema M/M/1, del cual se conoce absolutamente todo, hasta elsistema G/G/m, para el no se conoce, hasta la fecha, ninguna solucin analtica exacta.

La hiptesis de utilizar una probabilidad de tiempo entre llegadas exponencial es totalmente razonable para

cualquier sistema que maneja una gran cantidad de clientes independientes. En semejantes condiciones, laprobabilidad de que lleguen exactamente n clientes, durante un intervalo de longitud t, estar dada por la leyde Poisson:

En la cual es la velocidad media de llegadas.

Ahora se demostrar que las llegadas de Poisson generan una densidad de probabilidad de tiempo entrellegadas de tipo exponencial.

La probabilidad, a(t)t, de que un intervalo entre llegadas se encuentre entre t y t+t, es exactamente laprobabilidad de que no existan llegadas durante un tiempo t, multiplicada por la probabilidad de que exista

una sola llegada en el intervalo infinitesimal t:

donde

En el limite t>0 y el factor exponencial en P1 se acerca a la unidad, por lo tanto

Ntese que la integracin de la ecuacin A2, entre 0 y &inf; es igual a 1, como debe ser.

Aunque la hiptesis de una densidad de probabilidad de tiempo entre llegadas es de tipo exponencial, esnormalmente razonable, en trminos generales es ms difcil defender la hiptesis de que los tiempos deservicios sean tambin de carcter exponencial. Sin embargo, para las situaciones en las cuales mientras msgrande sea el tiempo de servio, menor ser su probabilidad de ocurrir, el modelo M/M/1 puede ser unaaproximacin adecuada.

PROCESO DE POISSON

El proceso de llegada de Poisson es el ms usado en el diseo de los modelos de colas. Este ha sido muydifundido para el trfico de redes telefnicas as como para la evaluacin del desempeo de sistemas deconmutacin en general. Adems el proceso de Poisson se ha utilizado para modelar la generacin de fotonesy la estadstica de fotodetectores, a fin de representar procesos de ruido por impacto y estudiar el fenmeno degeneracin de electroneshuecos en semiconductores, entre otras aplicaciones.

Se utilizan tres enunciados bsicos para definir el proceso de llegada de Poisson.

Considrese un pequeo intervalo de tiempo t(t>0, separando los tiempos t y t+t, como se muestra enla figura 5.1. Entonces:

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1.La probabilidad de una llegada en el intervalo t se define como t

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proceso de Poisson), resulta ser un parmetro de velocidad:

de la ecuacin (5.1) . Este representa entonces la tasa de promedio de llegadas de Poisson.

De las ecuaciones (5.1) y (5.2) se desprende que la desviacin estndar

de la distribucin, normalizada al valor promedio E(K), tiende a cero conforme Taumenta:. Esto implica que para valores grandes de T, la distribucin se encuentra concentrada alrededor de valoresmuy cercanos al valor promedio T.

De esta forma, si se mide el nmero (aleatorio) de llegadas n en un intervalo T grande ("grande" implicaT>>1, o T>>1/), n/T sera la buena estimacin de . Ntese tambin queConforme T aumenta y la distribucin alcanza valores de alrededor de E(k)=T, la probabilidad de nollegadas en el intervalo T se aproxima exponencialmente a cero con T.

La distribucin de Poisson de la ecuacin (2.1) se deriva sin dificultad usando los tres enunciados del proceso

de Poisson. Con referencia a la figura 5.2, considerse una secuencia de m pequeos intervalos, cada uno delongitud t. Sea p=t la probabilidad de un evento (llegada) en cualquier intervalo t, mientras quelaprobabilidad de 0 eventos es q=1t. Usando el enunciado de independencia, parece entonces que laprobabilidad de k eventos(llegadas) en cualquier intervalo T=mt est dada por la distribucin binomial

Con

Ahora, sea t>0, pero con T=mt fijo. Usando la ecuacin que que define la exponencial,

Ahora considrese un intervalo grande de tiempo, y selense los intervalos en los que ocurre un evento(llegada) Poisson. Se obtiene una secuencia aleatoria de puntos como la demostrada en la figura 5.3. El tiempoentre las llegadas sucesivas se representa con el simbolo . Es evidente que es una variable aleatoriapositiva con distribucin continua. En la estadstica de Poisson, es una variable aleatoria de distribucinexponencial; es decir, su funcin de densidad de probabilidadest dada por

Esta distribucin exponencial entre llegadas se esboza en la figura 5.4. En procesos de llegada de Poisson, eltiempo entre las llegadas es ms bien pequeo, y la probabilidad entre dos eventos (llegadas) sucesivosdisminuye en forma exponencial con el tiempo .

Despus de un clculo simple se ve que el valor medio E() de esta distribucin exponencial es

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Figura 5.3 Llegadas de Poisson

Figura 5.4 Distribucin exponencial entre llegadas

mientras que la varianza est dada por

El tiempo promedio entre llegadas resulta el esperado, ya que si la tasa de llegadas es , el tiempo entre ellasdebera ser 1/.

El hecho de que la estadstica del proceso de Poisson de lugar a una distribucin exponencial entre llegadas sededuce con facilidad de la distribucin de Poisson de la ecuacin (2.1).

Considrese el diagrama de tiempo de la figura 5.5. Como muestra, sea la variable aleatoria que representael tiempo transcurrido desde un origen arbitrario hasta el tiempo de la primera llegada. Tmese cualquier

valor x. No ocurren llegadas en el intervalo(0,x) si, y slo si, >x. La probabilidad de que >x es exactamentela probabilidad de que no ocurran llegadas en (0,x); es decir,

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Figura 5.5 Derivacin de la distribucin exponencial

P(>x)=prob.(nmero de llegadas en (0,x)=0)=

de la ecuacin (2.1). Entonces la probabiidad de que "x es

REDES DE COLAS

Una red de colas es un conjunto de nudos interconectados entre s. Un cliente comienza su camino en unnodo, donde espera su servicio durante un cierto tiempo, y salta a continuacin a otro, donde recibir otroservicio. Las redes de colas pueden ser cerradas, cuando hay un nmero fijo de clientes circulando, abiertas,cuando los clientes pueden abandonar el sistema y/o otros pueden incorporarse a l, y mixtas, donde hay unapoblacin fija y una poblacin flotante.

La red ms sencilla que podemos concebir es una formada por dos nudos en serie, cada uno de los cuales tienedistribuciones exponenciales para los tiempos entre llegadas y para los tiempos entre servicios.

El estudio de redes de colas se facilita enormemente por el Teorema de Burke. Burke demostr que, enrgimen estacionario, la salida de un sistema M/M/m con una tasa de entrada estadsticamenteindependiente del proceso de entrada. Intuitivamente se comprende que si consideramos todo el sistema comouna caja negra donde entran un nmero determinado de clientes por segundo, en el equilibrio forzosamentehan de salir el mismo nmero de clientes por segundo, y que si la entrada es y la operacinde los servidores tambin lo es, la salida ha de ser forzosamente .

El tiempo medio de respuesta de la red ser igual a la suma de los tiempos medios de respuesta en cada uno de

los nodos, ya que cada nodo es independiente:donde .

Este resultado puede generalizarse a cualquier nmero de nodos donde cada uno tiene uno o ms servidoresexponenciales y todas las entradas son procesos de Poisson. As, en general:

Si existe realimentacin, el Teorema de Burke no es aplicable. Consideremos una red con N nudos, donde elnudo i tiene servidores exponenciales cada uno con tasa de servicio. El proceso de llegadas externas al nodoes de Poisson con tasa , pero, al salir del nudo i, existe una probabilidad de que el cliente se dirija al nodo j.La probabilidad de que el cliente salga de la red es:

y el ritmo medio de llegadas de clientes al nudo i ser: