2012 档案员培训

2012 年 3 月

党政管理类文件材料 归档流程

归档流程：

收集 → 剔除无保存价值的材料 → 分类→ 排列→ 档案室审核→ 修整→

装订→ 编档号→录入→校对→交档案室核对、打印文件目录→填写备考表、装盒→办理移交手续

一、文件材料的收集 二、文件材料的整理

三、归档移交

一、文件材料的收集

1 、每年初从档案室签收的与本单位工作职责相关的国家、省、市文件。

2、与本部门工作职责相关的学校发文（含拟文稿）。

3、本部门人员外出开会、交流带回的文件和会议材料（甄别是否有保存价值）。

4、本部门工作中产生的有保存价值的文件材料（具体内容详见各单位归档范围）。

注意： 收集的过程也是甄别、剔除无保存价值的材料的过程

二、文件材料的整理

1 、件的确定 件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但是实际工作中文件的形式多种多样，要用以下材料来确定件：

件的确定•文件正本与定稿为一件。•正文与附件为一件。 •原件与复制件为一件。•转发文与被转发文为一件 。•会议记录、介绍信存根等一本为一件。•成套的会议材料各为一件。•重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。

•正文与文件处理单为一件。•正文与拟文稿为一件。•来文与复文为一件 （指请示与批复、报告与批示、函与复函）。

•报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件 。

•未装订的式样相同的表格，以一定的单位结合，可装订在一起作为一件。

• 原件与复制件为一件。

对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档

• 会议记录、介绍信存根等一本为一件

不便拆开的整本会议记录可作为一件，但须在档案管理系统中输入每次会议的主要议题。如果会议记录不是一本，可以每次会议记录分别作为一件。

• 成套的会议材料各为一件。

一次会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档，如会议决议、会议报告、会议通知、代表名册……等等

• 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件。

但在以后的编目（请示、报告、函）中文件题名应写批复的题名，在题名后面要注明（附请示、报告、函）。

2 、文件的分类 • 归档文件采用年度——机构（类目）——

保管期限进行分类、排序。

归档文件应在同一保管期限内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，如一套会议文件材料属同一个事由，其应按时间顺序排列在一起。

分类排列的步骤 • 第一步：分年度。按文件生成年度为单位进行分类整理。 • 第二步：分组织机构。 • 第三：分保管期限 按永久、长期、短期区分开 步 对照徐工职院发 [2011]73 号文件“文件材料归档范围和

保管期限表”。

注意：不同保管期限应分开保存，不能归在一起。

3 、文件排列 •在同一个保管期限内排列•按事由结合时间、重要程度排列•会议文件、统计报表等成套性文件应集中排列

• “组件”以装订时排在最前面的文件时间为排序依据

•不能考证出确切时间的文件，应排在最后

注意：文件排列完成由档案室审核后，然后再修整、装订、编号、录入。

4 、文件的修整

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

保管期为永久、长期的文件要进行修整，短期保

管的文件保持原状就行了。

文件修整

• ·修裱：对破损纸张进行修补或托裱。• ·复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。• ·去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。

• ·大纸张折叠：档案盒尺寸是按照 A4规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。

5 、装订

• 不锈钢订书钉在文件左侧，一般订两只钉，较厚的文件采用三孔一线的装订方式。

• 已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。短期保管的文件材料可保持原装订方式不变。

• 装订组件时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

6 、编制档号

• 档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号。

档号的编制过程：• 编写文件页数：在每份文件有图文内容的页面编写页号，正面在右下角，背面在左下角，用铅笔编写；原页码完整的可不编号；有文件处理单的应从文件处理单开始编写。每份文件从“1”开始标注流水号，123 ……。

• 件号：在同一个保管期限内排序，依文件排列顺序逐件编号，每一个保管期限内从“1”开始标注流水号123……。

• 填写归档章：在每件文件的上方中间空白处加盖红色归档章，如中上方有文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。

归档章的填写内容与要求：

归档章的填写要求• ⑴全宗号。填写徐州工业职业技术学院的全宗号“ 1”。• ⑵填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年。如

在 2012 年整理的是 2011 年应归档文件，应填写“ 2011”。• ⑶件号。按文件的排列依次填写。• ⑷盒号。填写该盒档案在该年度中的一个排列顺序号（由

档案室填写）。• ⑸机构代号。立档单位名称代号（具体见实体分类方案内

“档案管理系统机构代码及用户名”）。• ⑹保管期限。即“永久”、“长期”、“短期”。 分别填写代码 Y、 C、 D（大写的英文字母）

• ⑺此格空白，不填任何文字和数字，作备用。• ⑻页数。填写该件归档文件中有图文内容页面的总数。

6 、编目 • 编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

• 归档文件目录有统一的格式。

• 件号，填写归档章上的件号。• 责任者，文件的署名者，使用全称或通用简称。联合发文时

应将所有责任者照实抄录，过多时可适当省略；未署责任者时，应尽量加以考证并填写。

• 文号 , 填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。在录入计算机过程中，年度用半角状态下的方括号加阿拉伯数字输入，如徐工职院党发 [2011]3 号。

• 题名，文件标题，一般照实抄录。文件有正副题名的，正题名不能反映文件内容时，应抄录副题名；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，可在正题名后抄录附件题名，外加“（）”号；对于标题不能反映文件内容的，应自拟题名，外加“ [ ]”号，如：通知、公告或其他不能明确反映文件内容的文件。

• 日期，填写文件的形成时间，以 8位阿拉伯数字标注年月日；如 20110812 。

• 页数，指每件文件的页数。填写归档章上的页数。• 备注，注释文件需说明的情况，包括破损、修改、补充、移

出、销毁等（一般情况下空着）。

7 、档案管理系统的录入

•通过网址 172.19.0.15 进入档案管理系统，根据徐工职院发 [2011]73 号文件“关于调整《徐州工业职业技术学院文件材料归档范围和档案保管期限规定（试行）》的通知”的第 7页的“档案管理系统机构代码及用户名”进入“档案信息管理”界面，初始密码为 123456.

•进入“档案信息管理”界面后，点击序号下的“ dz”按钮，出现本部门的界面，点击“打开”出现“编辑档案信息主页面”，然后点击左上角“添加文件”。

• 要求填写的字段： 一级目录： DZ ；二级目录： 2010；信息分类号： GE5 ；

馆室代码： XGZY ；实体分类号： 2010-部门代号，如院办 2010-DZ12；文件案卷号及件号自动生成 1.0001 （ 1代表盒号， 0001 代表件号）；密级选择内部，原文件已有密级的按原密级选择；正题名：文件标题；副题名：副标题，有就填写；第一责任者：文件作者；附注：备注；页数：文件的页数；文件时间：文件产生的时间；归档单位：部门名称（如：院办）；文号、图号：文件的发文号（没有文号的不填）；主题词：点击右边按钮，选择合适内容或自拟；载体、文本选择相应的选项；文种：如选项中没有 , 选其他；输入员：兼职档案员姓名；所添加文件的基本信息输入完毕，点击窗口下方的“添加”，文件案卷号及件号自动生成 1.0002 ，接下来录入第二条……，一个保管期限的文件录入完毕再录入另一个保管期限的文件，从 1开始。

•录入完毕，点击上方的“关闭”按钮，这时你会看到左边显示出所建立的档案表 DZ下的二级类目结构为 2010 。带点圆圈表明这个目录下面所有数据。如果需要修改数据，点击右边所要修改文件“编辑”下的图标，修改完成后点击下方的“保存”。

• 上传电子文件 点击右边所要上传电子文件“全文”下的图标，进入全文界面点击“选择文件”右面的“浏览”找到需要上传的文件“打开”，在上传方式中选择“上传整个文件”， 在提取全文中选择“将附件内容追加到全文”，然后点击“上传”，上传完成再点击序号栏里的“转换”，完成格式的转换。

上传完成后在“档案文件信息管理”界面“全文”下的图标变成黄色的。

8 、校对

• 对录入的内容进行认真仔细的核对，确保准确无误。

9 、装盒

• 将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内。可装满一盒后再装下一盒，不要求将同一事由的归档文件装入一盒，同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒仅是装具，不是“一卷”的概念。

• 盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完毕。

• ⑴情况说明：正常情况下不填写内容。出现文件收集不完整、破损等情况时才要在此处进行说明。归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在此说明。

• ⑵立卷人：填写负责整理文件的档案员姓名。• ⑶检查人：一般由各单位负责档案工作的领导审核后填写。

• ⑷立卷时间：填写该盒归档文件整理完毕的日期。

三、归档移交 • 1 、归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收 ,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

• 2 、移交手续：归档部门移交档案材料时须经验收后填写档案移交清单，清单一式二份 , 经交接双方签字后各留一份备查。

• 3 、归档移交时间： 5 月 30日前。

数码照片的归档

分三部分 收集 整理 移交

收集：

1 、本单位工作中产生的有保存价值的照片资料

2 、本单位人员外出开会、交流带回的照片资料

数码照片的整理

1 、分类与保管期限 2 、排列、编号 3 、编制照片索引文件 4 、光盘的刻制与编目

分类与保管期限

• 数码照片按形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。

• 保管期限统一为长期。

排列、编号 •建立以年度为名称的文件夹，如：“ 2006”；•再按事由建立若干“事由文件夹”，然后将一组联系密切的（或单张）数码照片集中排列在一起，并放置于相应的事由文件夹内。

•事由文件夹内数码照片应重新命名，使用阿拉伯数字从“ 1”开始编制流水号，如将“ PICT0001.JPG”重命名为“ 1.JPG”。

•同一事由文件夹的数码照片应连续编号 , 不同事由文件夹的数码照片编号应延续上一文件夹的编号。

•事由文件夹的名称由事件的主要内容和起止编号两部分组成，长度限制在 128个汉字以内。

如：教代会 1.JPG-30.JPG 徐州市曹新平市长来校考察 31. JPG-40.JPG

• 光盘的根目录下应放置一个照片索引文件，相当于卷内文件目录，索引文件采用EXCEL电子报表形式，文件名为盘名。

如第五张光盘，其索引文件名 5.XLS。编制照片索引文件

• 索引文件以张为单位，著录照片的六个项目。

1 、盘号－以盘为单位编制的流水号，用阿拉伯数字表示

2 、文件名－该照片的文件名 1.jpg或1.tif

3 、照片题名－简明扼要地反映每一张照片的内容，包括地点、人物、事由、背景等要素

4 、拍摄者－ 5 、拍摄时间－使用日期型字段 6 、备注－注释需要补充和说明的情况

表 1 ：

光盘的刻制与编目

刻制• 一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘光盘中，不同归档年度的数码照片不能存储在一盘载体中，采用只读光盘作为数码照片的载体，刻制光盘时应选择“一次性写入”方式，光盘刻制完成后应在光盘表面使用标签纸贴在光盘的表面标识出光盘的档号。

编目

•档号：年度号－分类号－保管期限－盘号•题名：全综名称＋ ***年＋“数码照片文件”

•起始年月：光盘内照片最早拍摄的年月，用 6 位阿拉伯数字表示。

•终止年月：光盘内照片最后拍摄年月。•张数：光盘内数码照片文件数。

表 2 ：

• 移交

谢谢 !