2016.11.26 專業簡報技巧
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專業簡報技巧
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壹、簡報的定義與關鍵
貳、簡報前必須具備的□ 三項本事
參、簡報準備步驟
肆、簡報表達七段秘笈
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壹
簡報的定義與關鍵
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一、簡報的定義
人生何處不簡報，不是只有打開 powerpoint 才叫簡報，
你口頭跟老闆報告事情也算簡報，
你講一堂課也是簡報的一類，
你做例行性的專案報告，日常工作報告，都是簡報的一種 ⊙
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一、簡報的定義
廣義的簡報，是雙向交談以創造共同目標，或解決雙方問題的溝通行為。
透過陳述、分析、佐證、結論以促進溝通，達成共識，
或經由問題發生、交換觀點、蒐集、歸納而延續合作關係 ⊙
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一、簡報的定義
簡報只是工具，無法取代基本業務技巧：
‧對語言及非語言暗示的敏感度
‧禮貌與自信的適當調和
‧良好的傾聽技巧－問題、傾聽、回應
‧能夠正確界定客戶的能力
‧保持協助客戶解決問題的態度 ⊙
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一、簡報的定義
溝通的要素
編碼過程
發送者
編碼過程
解碼過程
信息與通道
回饋
解碼過程
接受者
打算發送的資訊
感受到的資訊
8女人翻譯機0:58 資料來源：網路
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二、簡報成功的關鍵
簡報成功的關鍵可以歸納為內容、態度／形象、聲音三部份。
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二、簡報成功的關鍵
根據台灣大學謝寶煖副教授的研究：
我們辛辛苦苦準備的「內容」只佔 ％；
簡報成功最主要的關鍵是「態度／形象」佔了 ％；
其次是「聲音」佔 ％ ⊙
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二、簡報成功的關鍵
1、態度
我能做好簡報；我的內容很有價值；我的觀眾很重要，我要讓觀眾很有收穫！
2、形象（熱情）
我很高興來做簡報；我要用熱情感染我的觀眾！⊙
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二、簡報成功的關鍵
3、衣著
我很專業；我很有精神！ 男：西裝（深色）＋襯衫（淺色）＋領帶 女：套裝＋窄裙＋高跟鞋
4、聲音
運用聲調技巧；節奏快慢；停頓 ⊙
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二、簡報成功的關鍵
簡報是說服的藝術，
要說服觀眾接受我們的觀點，首先要抓住觀眾的注意力，
然後幫助觀眾清楚了解我們要傳達的訊息，
引導觀眾同意我們的觀點，最後建立共識。
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廣義的簡報，是雙向交談以創造共同目標，或解決雙方問題的溝通行為。
我們辛辛苦苦準備的「內容」只佔 ％；「態度／形象」佔了 ％；其次是「聲音」佔 ％ ⊙
態度 熱情
聲音 衣著
壹、簡報的定義與關鍵
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貳
簡報前必須具備的三項本事
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一、消除緊張
1、自信暗示法
演講者不應在上臺演講前多想可能導致演講失敗的因素，
例如「我忘了講詞怎麼辦？」、「聽眾嘲笑我怎麼辦？」等等 ⊙
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一、消除緊張
1、自信暗示法
演講者對自己的題材和效果要充滿自信，更要在精神上鼓勵自己去爭取成功。
暗示自己：我會講得很好，會講得很成功，聽眾會非常喜歡聽我的演講。
想像聽眾掌聲雷動，熱血沸騰的場面 ⊙
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一、消除緊張
2、提綱記憶法
背誦是逐字逐句的記憶，往往耗費演講者大量的時間。
一旦因怯場、聽眾騷動，記憶的鏈條往往就被截斷，演講者腦海中會一片空白 ⊙
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一、消除緊張
2、提綱記憶法
背誦記憶極易形成單調的背書節奏，喪失了演講應該具備的激情和人情。
我們提倡用提綱要點記憶法－整理出一份粗略的演講提綱，寫在小卡上、放在手掌心 ⊙
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一、消除緊張
3、呼吸調節法
適度的深呼吸有助於緩解緊張、焦躁、煩悶的情緒。
全身呈放鬆狀態，目光轉移到遠方景物，做緩慢的深呼吸，根據情況做 5～10次，甚至更多次 ⊙
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一、消除緊張
4、調節動作法
你在臺上緊張的時候，會發現你的渾身肌肉繃得緊緊的，
換個姿勢，或者是握緊雙拳再放鬆，這樣反復練習，身體就會慢慢放鬆下來 ⊙
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一、消除緊張
5、預講練習法
與前面的幾種方法相比，更重要的是多講多練，積累成功的經驗。
講一次不行，講10次，30次，50次，肯定會越來越能夠把握自己。
熟能生巧，就是這個道理 ⊙
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一、消除緊張
自信暗示
呼吸調節
預講練習
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二、口語表達
語言是藉由具有共同意義的聲音和符號，
有系統地溝通思想和感情，
培養自己的口語表達能力，不但對人際關係上有極大幫助，對事業前途更是決定性的關鍵 ⊙
25簡報技巧－口語表達3:09 資料來源：網路
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二、口語表達
1、清晰
要讓人知道說的是甚麼。（口齒、意涵）
一個孩子 拿雙鞋子
看見茄子 放下鞋子
拾起茄子 忘了鞋子
有個老頭本姓顧 上街打醋帶買布
打了醋，買了布 抬頭看見鷹叼兔
放下醋，丟下布 上前去追鷹和兔
回頭不見布和醋 飛了鷹，跑了兔
丟了布，撒了醋 滿肚冤屈沒處訴
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二、口語表達
2、流暢
不要有口頭禪。
有些人喜歡用『這個、這個』或『那個、那個』或『那…，那…』。在句字中加入太多的連接詞或語助詞，往往使句字的流暢性減低 ⊙
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二、口語表達
3、響亮
話是說給別人聽的，除非是悄悄話。說話是要讓人聽得清楚，所以要響亮。
說話小聲，不但令聆聽者吃力，更表達出說話者缺乏自信的一面 ⊙
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二、口語表達
4、重音
重音具有區別詞意的作用，
按句子的語法規律重讀的音（主詞、形容詞）⊙
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二、口語表達
5、停頓
書面語用標點符號表示的地方要停頓。
關鍵字之前的停頓來提醒表達的訴求 ⊙
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1:13 資料來源：網路糖尿病關懷大使蘇逸洪
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有一個小鎮很久没有下雨了，令當地農作物損失慘重，於是牧師把大家集合起來，準備在教堂裡開一個祈求降雨的禱告會。
二、口語表達
重音 語法停頓 停頓
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清晰
流暢
響亮 重音
停頓
二、口語表達
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三、說服技巧
每個人都有機會做簡報、在會議中陳述意見，
為什麼有些人的意見常常會得到同事的支持？
為什麼有些業務人員業績比較好？
如何把簡報說得精采、讓別人聽進去呢？⊙
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三、說服技巧
1、提出統計數字
說服別人，就需要證據，其中一種有力的證據，就是統計數字 ⊙
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三、說服技巧
2、舉出親身事例
事例就是我們親身經驗的事情，這比你引述別人的經驗，更能夠贏得認同 ⊙
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三、說服技巧
3、利用示範製造效果
示範就是一種表演，最容易引起注意力 ⊙
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三、說服技巧
4、提出好的比喻
題材比較專業、不易說明時，比喻就是很好的方式 ⊙
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三、說服技巧
5、引用專家證言
電視廣告常常請名人代言，因為名人在社會上有一定的公信力，大家也比較容易信任他們說的話 ⊙
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三、說服技巧
6、秀出展示品
所謂「眼見為憑」，如果能在現場準備一些道具，有時候會對你的表達內容增添說服力 ⊙
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三、說服技巧
提出統計數字 提出好的比喻
舉出親身事例
示範製造效果
引用專家證言
秀出展示品
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◎ 分組討論：設計說服的說帖
三、說服技巧
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參
簡報準備步驟
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一、設計投影片
簡報設計的原則是K.I.S.S.。
其實準備簡報內容和寫文章是一樣的，
訂好題目後，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵關連起來，
接下來再以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明 ⊙
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一、設計投影片
簡報是輔助我們傳達訊息，真正在傳達訊息、說服觀眾的是我們，
要有我們的表達與詮釋才成功。
所以不要將投影片設計成演講腳本，一字不漏、照本宣科 ⊙
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一、設計投影片
1、文字的使用
（1）第一張投影片填上客戶的名稱。
（2）善用PowerPoint簡報設計範本，□ 可以省去配色定字型的時間。
（3）大標題至少用44點以上的字，□ 如果會場很大，最好再提高 ⊙
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一、設計投影片
1、文字的使用
（4）投影片的大小標題，請盡量用粗體。
（5）優先選用細明體和標楷體字型，□ 以免會場的電腦無法支援。
（6）吸引觀眾目光、溝通效果□ 較佳的注視度高字型 ⊙
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一、設計投影片
這是44點的字體
這是36點的字體
這是32點的字體
這是28點的字體
這是24點的字體
這是20點的字體
中黑體
中圓體
標楷體
Arial
Tahoma
Verdana
Trbuchet
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一、設計投影片
2、只列關鍵字、一頁一主題
（1）精簡的第一個準則，就是「切勿將所有文字直接貼入投影片」。
一張投影片理想字數約為90字，上限為120字。
僅需要列出重點句或關鍵字，其餘細節口頭說明即可 ⊙
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一、設計投影片
這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。這是另外加的30個字。這是另外加的30個字。這是另外加的30個字 ⊙
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一、設計投影片
2、只列關鍵字、一頁一主題
（2）精簡的第二個準則，則是「一張投影片一個小主題」。
如果是條列式，以 6 行為宜；
如果是圖表， 1 張圖表為限，以免造成觀眾混淆 ⊙
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一、設計投影片
2、只列關鍵字、一頁一主題
（3）內容層級不要超過三層
□ 進一步的細節採用單獨投影片另外說明。
（4）採用橫式、由左而右、由上而下□ 的閱讀動線規劃 ⊙
1
2
3
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一、設計投影片
3、活用動畫，讓簡報更聚焦
簡報時必須謹守「投影片畫面一次只出現一個訊息」原則，
並與口語說明進行非常密切的配合，做到「無縫接軌」的境界，提高溝通效率 ⊙
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一、設計投影片
3、活用動畫，讓簡報更聚焦
一般圖表動畫可以分為：
（1）文字動畫：講到哪裡、秀到哪裡（2）圖表動畫：凸顯重點和數據 （3）圖解化文字：強調資訊重點
尚未講到的內容，就不必秀出來，做到「活在當下」的最高境界！⊙
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本事？
一、設計投影片
文字動畫
圖表動畫
先講第一項，
接著才介紹第二項。
58%35% 7% 圖表動畫
圖解化文字消除緊張
口語表達
優質溝通
銷售策略
說服技巧
◎ 二
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二、反覆預演練習
四個面向，預演簡報內容：
1、妥善分配時間
掌握每個段落的時間長度。
◎ 三項工具，找出簡報缺點：‧ 計時器 ‧ 錄音機 ‧ 攝影機 ⊙
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二、反覆預演練習
2、配合簡報內容，調整語氣聲調
由於觀眾的注意力非常短促，必須不時給聽眾適度的「刺激」。
聲音應隨著內容而有高低起伏 ⊙
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二、反覆預演練習
3、練習運用肢體語言，強化專業度
每當提到重點時，應當接近聽眾、運用肢體與手勢來強化訊息。
4、眼神接觸觀眾，贏取信任
眼神接觸，是要注視觀眾，讓他們感受到簡報者的誠意，進而取得相互的信任 ⊙
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二、反覆預演練習
掌握時間
抑揚頓挫
肢體語言
注視觀眾
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肆
簡報表達七段秘笈
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祝福
介紹
謙卑
開場
內容
問答
問候
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一、問候
簡報前的基本禮儀，注意問候對象的順序。
例句：和藹可親的張經理、年輕貌美的Anita，以及在座各位帥哥、美女，大家午安、大家好！⊙
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二、介紹Q
創造具有特色的自我介紹：諧音或簡短形容詞。
例句：我是「陰天會下雨」的「殷惠宇」；我是「文質彬彬」的「文彬」。
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三、謙卑
對於這次的簡報機會表達感謝，增加聽眾的好感度。
例句：非常感謝張經理給我們公司這次機會，讓我能將最新的產品資訊帶給各位，希望今天的內容能夠帶給大家有所收穫！⊙
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四、開場
好的開場要能夠在短時間內，掌握住聽眾的思緒，引起他們的興趣。
1、問題：
以一個與聽眾相關的問題來開場，激起聽眾的反應、提升參與感。
例句：請問在場有誰知道「燃料電池」是什麼意思呢？⊙
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四、開場
2、事實陳述：
利用數據、現象等客觀事實揭開序幕，並與簡報內容連結。
例句：根據調查，新能源的市場佔比較去年同期已經增加20% ⊙
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四、開場
3、回顧與前瞻：
透過「對照」來說明過去的狀況、現在的情形以及未來預期的變化。
例句：過去我們經常使用沙拉油來炒菜，但是在健康概念普及的情況下，我們有更多可選擇的油品，同樣的，在能源方面我們的選擇…⊙
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四、開場
4、小故事：
小故事能夠引起觀眾的興趣，讓簡報更生動活潑。
例句：當我還是菜鳥的時候，曾經參與一個開發新產品的專案，從那個時候才接觸到「燃料電池」…⊙
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四、開場
5、引言：
從報章雜誌上，引述一小段與主題有關的文章，為簡報鋪路。
例句：昨天報紙提到，貴公司的對手即將導入「燃料電池」，所以，今天的簡報內容就是針對…⊙
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四、開場
6、格言：
引用符合主題的俗語或諺語開場，讓簡報顯得更自然。
例句：人們常說「未雨綢繆」，這就是我們為什麼今天就要向大家推薦這項專案、這項新設施…⊙
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五、內容
說明內容時應有的態度：
1、活力說明時，要給人有充滿活力的感覺。
2、互動一定要讓聽眾有想參與的強烈欲望。
3、說服說明產品或服務必須能說服聽眾 ⊙
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六、問答
1、迅速引出問題
（1）如果觀眾保持沉默「一般人聽完簡報最常問的問題是…」，「現在各位有什麼問題要我回答的？」
（2）問話的同時順便將手舉起來，□ 告訴觀眾你想要的回音 ⊙
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六、問答
2、給觀眾最好的答案
（1）當有人想問問題時：
①指著那位觀眾請他提出問題；
②給他100%的注目，表達你的重視；
③提完問題之後，停頓一下， □
然後將目光轉向觀眾，重述問題 ⊙
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六、問答
2、給觀眾最好的答案
（2）回答的技巧：
①將負面的問題中立化例如：為何你們的費用這麼高？→讓我說明一下價格的結構。
②移動目光接觸群眾眼睛放在觀眾，不是針對發問者 ⊙
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六、問答
2、給觀眾最好的答案
（2）回答的技巧：
③回答越短越好
④不知道答案時「很抱歉！我暫時無法答覆您，能否會後與您聯繫。」⊙
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七、祝福
簡報結束前的基本禮儀，簡單、貼切即可。
例句：感謝張經理以及各位同仁不吝賜教，祝福大家身體健康、公司業績長紅！⊙
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肆、簡報表達七段秘笈
◎ 簡報表達練習
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