簡報技巧教學 103 Dream Team 夢幻團隊

目錄

1.簡報的事前準備工作

2.簡報的內容規劃

3.基本的投影片設計原則

4.演說之開場白的設計

5.如何準備演說稿

6.說話的技巧

6.演說時的肢體語言

8.精彩的結尾方式

9.如何面對提問

10.如何克服緊張

10.結論 2

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• 令你印象最深刻的一次presentation (表現不佳的)

• 你在事後做了什麼樣的檢討?

• 什麼原因造成這次的失敗?

思考一下…

進入準備工作前，你需要先問問自己…

• 什麼能讓你感動 ?

• 你的「動機」是什麼?

• 你要傳達資訊的「對象」是誰?

• 這場演說的地點在哪?

• 這場演說的時間?

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簡報的事前準備- 蒐集資料

• 建議可蒐集資料之方向: –圖案

–實例

–可現場操作的道具

–統計數字

–專有名詞

–廣泛引起討論的事件 (interesting fact)

• 講解範例: Go pro 產品介紹 (詳見範例ppt)

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簡報的事前準備- 內容規劃

• 前言

• 目標

• Outline

• Summary

• Conclusion

• QA

• 主要訊息

• 支持主要訊息的論點

• 支持主要訊息的證據

開場 內容 結尾 主軸 內容

內容建議

時間分配

15% 70% 15%

張數建議

1 7 2

6

： ：

簡報的事前準備- 資訊的整理與操作

• 篩選掉與主題相關性較弱的資料

• 篩選出較具影響力的資料

–新鮮的論點

–有記憶點的內容

–觀眾有興趣且能理解的

• 根據這些資料在心中擬定草稿

–邊想邊寫下來 (brainstorming)

• 試著練習一下

–錄音

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投影片的設計 要製作投影片的話要做的事情有很多，像是:

1. 版面設計沒一定要淺底深字或深底淺字，但一定要對比明顯且減少背景干擾。

2. 避免使用紅、橘等暖色系背景，會讓人眼花。

3. 版面設計選擇淺底深字還是深底淺字要依投影設備與環境的打光強度或報告環境的空間大小來調整： 淺底深字不適合在強光環境用，但深底淺字遠距離時不易看清楚，如何取捨見仁見智。

4. 預設的 新細明體 與 Arial 字體，筆畫粗細一致，清晰且辨識度高，適合一般螢幕上與投影設備呈現使用。 標楷體 與 Times New Roman 字體，筆畫粗細變化，大量使用時分句明顯且華麗工整，適合書面報告、講義印製使用。

5. 版面配置、文字使用等投影片製作技巧請參考KISS、Magic Seven等原則。 Keep It Simple, Stupid（KISS）：善用設計範本、使用標題、列出大綱、減少標點符號、加強圖表動畫等視覺輔助... Magic Seven：每項標題字數、每張投影片行數，建議符合5~9（平均7）。善用行距調整且適當留白。

投影片的設計

• 設計投影片是一門很深的學問，須注意以下運用:

–文字：字體夠大，統一字形

–顏色：對比色凸顯

–標題：簡潔有力且能傳達重點

–內容：只放重點字 (No sentence!)

–圖片：與主題相關、解析度佳、排列整齊

–動畫：勿使用過多，避免花俏

–插入投影片編號

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練習一下吧！

• 請對照以下兩種標題:

– 只要擁有它，讓你躺著就能享「瘦」！ vs 神奇骨盆枕的介紹

• 如果你今天是珍珠奶茶店的老闆，你會取什麼店名? 為什麼?

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主題發想至投影片設計的結論

• 心態的確立:

–釐清目的、對象…等人事時地物。

• 簡報的架構:

–大量蒐集資料

–篩選資料

–架構簡報內容

• 投影片設計:

–記住投影片的設計原則

–簡單、乾淨、清楚

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準備演說稿- 開場白的設計

前言/開場 目標 重點

•從一個問題開始 •與大眾認知相反的論述 •名言 •最近的新聞事件 •假設情境 •令人驚奇的新發現 、新趨勢 •展示品︰照片、文章、模型 •個人故事

•定義開場、過程與

收場

•事先建立觀眾的認

知架構

•Tell them what

you will tell them

•啟發觀眾聆聽的動

機

•提供大家清楚明確

的目的

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開場白範例: 向TED演講高手，學開場技巧

• 說個笑話，炒熱氣氛:

Ken Robinson在〈學校扼殺了創意嗎？〉（How Schools Kill Creativity）中，他在開場3分鐘內，就以一連串的笑話點出嚴肅的議題，炒熱現場氣氛。

• 「驚人之語」與「問問題」:

（Jamie Oliver）他的〈給予孩童食品教育〉（Educate Every Child about Food）曾獲2010年TED大獎（TED Prize），他在演講開場3分鐘之內，融合了「驚人之語」和「問問題」的技巧，成功吸引觀眾的注意力。

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準備演說稿- 內容的摘要

• 篩選出較具影響力的資料

• 新鮮的論點

• 有記憶點的內容

• 觀眾有興趣且能理解的

• 將生硬的資訊轉化為口語的敘述

• 實例、故事

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準備演說稿- 紙本的注意事項

• 不背稿

• 準備手拿板

• 換手要流暢

• 提示卡：重點字、單面A4、卡片編號

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準備上台前- 克服緊張的方法

• 先一次深呼吸、站好並微笑

• 不要說「我很緊張」、「這是我第一次做簡報」

• 把自己當作一個敬業的演員

• 真誠的態度、愉悅的聲調

•練習、練習再練習！

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Show time!

• 請根據開場白以及準備演說稿的技巧，來編排一個令人印象深刻的「自我介紹」吧！

• 真正厲害的演說者，不論什麼樣的主題都能講得栩栩如生喔！

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站在台上- 說話的技巧

• 大聲一點：最後一排聽的見

• 精心設計開場與結尾

• 做好內容過場銜接

–團體簡報則須注意:招呼→介紹自己→主題→指導老師→組員

• 隨時讓別人知道目前所說明的位置

• 避免習慣性的口頭禪

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站在台上- 說話的技巧

• 避免道歉、懺悔式的說明

• 揭露投影片中所沒有的資訊

• 避免閱讀投影片文字

• 不要給觀眾太多細節性的資訊

• 不是在對聽眾念稿，而是在對他「說話」

• 說故事的能力: 打動聽眾的理智之前，必須先打動他們的心

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站在台上- body language

• 眼神：眼神掃視全場，落在主角身上

• 頭部：點頭搖頭

• 肢體：手、肩部、上半身、腿部

• 音調：抑揚頓挫、音量、語調、速度

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站在台上- 簡報時站立位置

• 以聽眾為中心

• Slide只是輔助工具

• 面向聽眾簡報

• 站在螢幕的右方

• 團體簡報: 上台排列 = 報告先後順序

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站在台上- 結尾的重點在於內容回顧

重點摘要 結論 Q&A

•覆述重點

•強化Key message

•Tell them what

you told them

•預想可能問題

•聽完完整問題

•覆述一次問題

•每個問題都是好問題

•不知為不知，但提供

參考方向及後續解決之

道

•試著從更高的層次回

答問題

•讓問題與簡報重點呼

應

•能連結開場與過程

的內容

•重申目標

•喚起行動(Next

step)

•令人印象深刻的結

尾

•確認Take home

message

•避免出現新訊息

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站在台上- 如何面對提問

• 要和發問人保持目光接觸 – 不要打斷發問、漫步、低頭找資料或是玩

弄手邊東西

• 重述問題 – 謝謝您提這個問題… – 是個很好的問題……

• 不要淪於爭論

– 謝謝您的建議，我們會再修正後提出… – 這個問題我們也曾經考慮過，但是… 不要忽略其他聽眾

• 23

結論

釐清

目標 簡報

架構 投影片

製作 演說稿

準備 上台前

的預演

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花時間不斷練習、多看多聽多學習!

推薦簡報設計以及演說技巧的網站

• http://www.free-ppt-templates.com/?m=1

• http://www.mydesy.com/tag/%E5%B9%B3%E9%9D%A2%E8%A8%AD%E8%A8%88

• http://office.microsoft.com/zh-tw/templates/?CTT=97

• http://www.presentationmagazine.com/free_powerpoint_template.htm

• http://noteandpoint.com/

• http://www.ted.com/

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參考資料

• TBSA台灣商務策劃協會講師之簡報課程資料

• 書籍:「跟TED學表達」

• 102學期Dream Team 簡報與導覽技巧課程資料

• http://www.managertoday.com.tw/?p=37748

• http://homepage.ntu.edu.tw/~clhsieh/ppt.htm

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