5.1. przyczyny utrzymywania...
TRANSCRIPT
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
1
5. ZARZĄDZANIE ZAPASAMI
Procesom gospodarczym w przedsiębiorstwie w sferze zaopatrzenia, produkcji i zbytu
nieustannie towarzyszy tworzenie zapasów materialnych, wśród których znajdują się dobra
produkcyjne i konsumpcyjne. W zależności od charakteru branży i obsługiwanych rynków
mogą to być zapasy towarów w handlu i sieciach dystrybucji, zapasy wyrobów gotowych
w magazynie, zapasy zespołów i podzespołów do montażu, zapasy surowców i części do
produkcji (utrzymywane u producenta lub dostawców) itp. Przez zapasy rozumie się zatem
wszelkie zasoby materialne znajdujące się w różnych fazach procesu gospodarczego1.
5.1. Przyczyny utrzymywania zapasów
Zapasy uczestniczą w procesach gospodarczych na skutek istniejących rozbieżności między
popytem a podażą. Stąd ogólną przyczyną gromadzenia zapasów w kolejnych ogniwach
łańcuchów logistycznych (zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych) jest występowanie
różnic w intensywności (tempie) dopływu strumieni materialnych (dostaw) i tempie odpływu
(zużycia zapasu), co zobrazowano na rys. 5-1.
Rys. 5-1. Przepływowy model powstawania zapasów.
O wielkości tempa dopływu strumieni materialnych do punktu tworzenia zapasów decyduje
stosowana w przedsiębiorstwie polityka dostaw – zarówno zewnętrznych (zamawiania) jak
i wewnętrznych (zlecania produkcji). Tempo odpływu regulowane jest natomiast intensywnością
zużycia zapasu, kształtowaną przez wielkość okresowego zapotrzebowania (popytu) na zapas
od strony odbiorców.
1 Warto w tym miejscu przytoczyć jedną z uproszczonych definicji logistyki w aspekcie zapasów: „logistyka to
zarządzanie zapasami w spoczynku lub w ruchu”.
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
2
Współczesne logistyczne koncepcje zarządzania produkcją i zapasami ukierunkowane są na
maksymalne zniwelowanie różnic między intensywnością zużycia zapasu (popytem)
a tempem dostaw (podażą), celem uzyskania ciągłości przepływów materiałowych przy
minimalnym poziomie zapasów. Niemniej zapasy spełniają kilka istotnych funkcji
stanowiących przyczynę ich tworzenia i utrzymywania, które można sklasyfikować w trzy
podstawowe grupy: funkcje antycypacyjne, ekonomiczne i zabezpieczające.
1. Funkcje antycypacyjne – wyprzedzające zaspokajanie potrzeb w relacji „dostawca-odbiorca”.
Antycypacyjne tworzenie i regularne uzupełnianie zapasów zapewnia dostępność produktów
i wysoki poziom obsługi klienta w zaspokajaniu jego zmiennych (często sezonowych)
potrzeb w pełny i szybki sposób, zmniejszając jednocześnie koszty utraconej sprzedaży.
2. Funkcje ekonomiczne – przejawiające się w wykorzystaniu:
efektu ekonomii skali produkcji i zakupów (możliwość produkcji i zakupów w partiach
ekonomicznych),
oszczędności w produkcji na zapas przy sezonowości popytu i podaży,
oszczędności w zakupach przy ofertach rabatowych i upustach cenowych,
możliwości tworzenia zapasów spekulacyjnych przy fluktuacji cen i inflacji.
3. Funkcje zabezpieczające (izolujące) – ochrona przed niepewnością popytu i skutkami
opóźnień w dostawach poprzez tworzenie buforów bezpieczeństwa niwelujących
niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu.
Jak widzimy, wymienione funkcje zapasów odgrywają istotną rolę w skutecznym i efektywnym
funkcjonowaniu systemu logistycznego przedsiębiorstwa wskazując na, często uzasadnioną,
potrzebę ich tworzenia. Stąd tradycyjnie zapasy traktuje się jako „konieczne zło”, dążąc do
maksymalnej ich redukcji przy założonym poziomie obsługi odbiorców.
5.2. Rodzaje zapasów w przedsiębiorstwie
Zapasy gromadzone w procesach gospodarczych, od miejsca pozyskania surowców poprzez
procesy produkcyjne aż po klienta końcowego, są wielkością bardzo złożoną. Wynika to z ich
zróżnicowania pod względem miejsca składowania, postaci rzeczowej, stopnia przetworzenia,
sposobu tworzenia itp. W związku z tym wyróżnia się wiele kryteriów podziału zapasów wśród
których można wymienić przede wszystkim:
strukturę ilościową (wartościową) zapasów,
stopień przetworzenia zapasów,
sposób tworzenia zapasów
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
3
Struktura ilościowa (wartościowa) zapasów
Zgodnie z zasadami rachunkowości zapasy są składnikiem majątku obrotowego, tworząc wraz
z majątkiem trwałym aktywa przedsiębiorstwa. Efektywne angażowanie środków obrotowych
w zapasach ma istotny wpływ na zwiększanie szybkości rotacji, a tym samym na szybkość
obrotu kapitałem związanym w zapasach i tempo zwrotu nakładów inwestycyjnych. Niemniej
nie wszystkie kategorie zapasów w przedsiębiorstwie biorą udział w omawianej zależności,
stąd dla omawianych zależności istotne jest kształtowanie się struktury ilościowej
(wartościowej) zapasów. Struktura ta w najprostszym ujęciu dzieli zapasy na część rotującą
i nierotującą (rys. 5-2).
Rys. 5-2. Typowa struktura ilościowa (wartościowa) zapasu.
Część rotująca (obrotowa) zapasów, to zapasy systematycznie zużywane i cyklicznie
uzupełniane w toku zaspokajania bieżących potrzeb produkcji i odbiorców. Cechą szczególną
zapasów rotujących jest zużywanie się ich w jednym cyklu gospodarczym. Zapasy te są
odnawiane według określonych zasad, a ich poziom (równy połowie wielkości dostaw
w rozpatrywanym okresie) wynika z wielkości dostaw i okresowego zużycia.
Część nierotującą (nieobrotową) stanowi zazwyczaj zapas zabezpieczający. Niemniej, z różnych
przyczyn, część ta może obejmować również zapas nadmierny, zwany również zapasem
martwym (Dead Stock), zwiększający koszty utrzymania zapasu, a nie wnoszący żadnej
wartości dodanej w procesie produkcji. Do tej kategorii zalicza się zapasy trudnozbywalne
(niechodliwe, posezonowe, niemodne, przestarzałe) i niepełnowartościowe (uszkodzone,
zepsute i nieużyteczne).
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
4
Stopień przetworzenia zapasów
Ogół zapasów materialnych gromadzonych w przedsiębiorstwie wytwórczym w ujęciu
przepływowym (logistycznym) można sklasyfikować w trzy podstawowe kategorie: zapasy
kupowane, przetwarzane i sprzedawane (rys. 5-3). Dwie pierwsze grupy, ściśle związane
z realizacją procesów wytwórczych, określa się jako zapasy produkcyjne. Pozostałe – jako
zapasy handlowe2.
Rys. 5-3. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (stopień przetworzenia).
Do zapasów kupowanych (faza zaopatrzenia) zalicza się zapasy surowców i elementów
z zakupu, stanowiących materiały wyjściowe do przetwarzania w wyroby gotowe. Zapasy
przetwarzane (faza produkcji) obejmują zapasy materiałów w trakcie wytwarzania (produkcja
niezakończona), do których zalicza się zapasy produkcji w toku (półfabrykaty w magazynach)
oraz robót w toku (półfabrykaty w trakcie realizacji). Do zapasów sprzedawanych (faza
dystrybucji) zalicza się zapasy wyrobów gotowych i elementów serwisowych stanowiących
przedmiot sprzedaży.
Do grupy zapasów sprzedawanych zalicza się również zapasy towarów (nabytych celem dalszej
odsprzedaży). Zapasy takie stanowią oczywiście jedyną kategorię w jednostkach handlowych.
Sposób tworzenia zapasów
Tworzenie zapasów w jednostkach gospodarczych może odbywać się na dwa sposoby.
Potrzebne dobra materialne przedsiębiorstwo może nabyć z zewnątrz od dostawców
zewnętrznych (zapas kupowany) bądź wytworzyć we własnym zakresie (zapas produkowany).
Pierwszy sposób wykorzystywany jest działalności handlowej i usługowej oraz w działach
2 Szczegółowe omówienie podziału zapasów na produkcyjne i handlowe zawarto w temacie 7.
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
5
zaopatrzenia przedsiębiorstw wytwórczych. Drugi z nich jest charakterystyczny dla procesów
produkcyjnych w działalności wytwórczej (produkcja na magazyn). W działalności takiej
omawiany podział przedstawiono na rys. 5-4.
Rys. 5-4. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (sposób tworzenia).
Czynnikiem wyróżniającym sposoby tworzenia zapasów jest forma ich uzupełniania (rys.5-5).
W przypadku zapasu nabywanego z zewnątrz zapas w magazynie automatycznie powiększa się
o dostarczoną ilość w momencie przyjęcia dostawy (uzupełnianie natychmiastowe). Natomiast
w przypadku zapasu wytwarzanego na magazyn, uzupełnianie zapasu jest zazwyczaj
realizowane sukcesywnie w określonym przedziale czasu – cyklu produkcyjnego (uzupełnianie
stopniowe).
Rys. 5-5. Różnice w dynamice zapasów kupowanych i produkowanych.
Bufory bezpieczeństwa
Odrębną kategorię zapasów reprezentują zapasy nierotujące (nieobrotowe), do których zalicza
się zapasy bezpieczeństwa i zapasy nadmierne oraz wszelkiego rodzaju materiały pomocnicze
(wykorzystywane i zużywane w obsłudze podstawowych procesów produkcyjnych). Zapasy
(bufory) zabezpieczające właściwą realizację procesów produkcyjnych mogą przyjmować dwie
formy: buforów ilościowych lub czasowych.
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
6
1. Bufor ilościowy (Stock Buffer) – typowy zapas (rezerwa) bezpieczeństwa (Safety Stock)
mierzony w jednostkach fizycznych. Jego lokalizację w harmonogramie dostaw
przykładowego układu „dostawca-odbiorca” (np. dostawca zewnętrzny – producent)),
zabezpieczającą niezakłócone funkcjonowanie odbiorcy w przypadku opóźnienia dostaw
przedstawiono na rys. 5-6.
Rys. 5-6. Zapas bezpieczeństwa w układzie „dostawca-odbiorca”.
Efektem tworzenia buforów ilościowych jest zwiększenie ilościowego parametru przepływów
materiałowych (zwiększenie średniego poziomu utrzymywanego zapasu).
2. Bufor czasowy (Time Buffer) – wyprzedzenie czasowe (rezerwa czasu) mierzone w jednostkach
czasu. Jego przykładową lokalizację w harmonogramie dostaw z rys. 5-6, zabezpieczającą
niezakłócone funkcjonowanie odbiorcy w przypadku opóźnienia dostaw, przedstawiono na
rys. 5-7.
Rys. 5-7. Wyprzedzenie czasowe w układzie „dostawca-odbiorca”.
Efektem tworzenia buforów czasowych jest zwiększenie czasowego parametru przepływów
materiałowych (wydłużenie cyklu produkcji lub zaopatrzenia).
5.3. Cele i zadania zarządzania zapasami
Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie stanowi funkcję składową zarządzania produkcją,
co zobrazowano na rys. 5-8. Zakres funkcji i zadań zarządzania produkcją jest szerszy od
zarządzania zapasami. Przedmiotem zarządzającego produkcją jest racjonalne gospodarowanie
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
7
zarówno zasobami obiektowymi (zdolnością produkcyjną) jak i zasileniowymi (zapasami
materiałowymi), natomiast uwaga zarządzającego zapasami skoncentrowana jest zasobach
zasileniowych.
Rys. 5-8. Zakres zarządzania produkcją i zapasami w procesie logistycznego przepływu materiałów
w przedsiębiorstwie wytwórczym.
W warunkach działalności produkcyjnej zarządzanie zapasami nie może być realizowane
oddzielnie od zarządzania produkcją. Zapasy umożliwiają produkcję, a jednocześnie są jej
rezultatem. Stąd cele i zadania zarządzania zapasami wynikają wprost z celów zarządzania
produkcją. Poznana już w tym zakresie przeciwstawność rynkowej i efektywnościowej orientacji
przedsiębiorstw rzutuje również na sprzeczność celów zarządzania zapasami (rys. 5-9).
Rys. 5-9. Cele zarządzania zapasami w orientacji rynkowej i efektywnościowej.
Decyzje dotyczące zapasów muszą uwzględniać zarówno kwestie związane z poziomem
obsługi klienta jak i związanymi z tym kosztami. W pierwszym przypadku cele zarządzania
zapasami przejawiają się w zapewnieniu wysokiej ich dostępności poprzez zminimalizowanie
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
8
ryzyka wystąpienia niedoboru – co wymaga dużych buforów zabezpieczających. Z drugiej
strony, zorientowanie na redukcję kosztów pociąga za sobą konieczność minimalizacji kapitału
związanego w zapasach drogą minimalizacji stanów zapasów. Podejmowane więc przez
zarządzającego zapasami decyzje powinny zmierzać do osiągnięcia równowagi (trade-off)
między pożądanym poziomem obsługi odbiorców a poziomem tworzonych i utrzymywanych
zapasów bezpieczeństwa, kompensujących przypadki wzrostu popytu bądź opóźnień
w dostawach (rys. 5-10).
Rys. 5-10. Równowaga w rozwiązaniach kompromisowych w zarządzaniu zapasami.
W ustalaniu poziomu obsługi i związanego z tym zapasu bezpieczeństwa wykorzystywany jest
powszechnie rachunek prawdopodobieństwa3. Poziom obsługi klienta definiowany jest
wówczas jako prawdopodobieństwo niewystąpienia niedoboru zapasu w cyklu jego uzupełniania
(np. poziom obsługi = 95% oznacza, że prawdopodobieństwo zaspokojenia potrzeb odbiorców
w danym cyklu wynosi 95%, a ryzyko wystąpienia niedoboru zapasu = 5%).
Rezultatem zarządzania zapasami jest kształtowanie ilościowo-czasowych parametrów
przepływów materiałowych. Podejmowane w tym zakresie decyzje zmierzają do ustalenia:
kiedy i w jakim wymiarze należy uruchamiać mechanizmy ich tworzenia? Stąd podstawowym
zadaniem stojącym przed zarządzającym zapasami jest znalezienie w odniesieniu do każdej
pozycji zapasu odpowiedzi na dwa elementarne pytania.
Dla zapasu kupowanego
1. Ile zamawiać? Jaka powinna być wielkość zamówień (partii zakupu)?
2. Kiedy zamawiać? W jakim terminach składać zamówienia?
Dla zapasu produkowanego
1. Ile produkować? Jaka powinna być wielkość zleceń produkcyjnych (serii/partii produkcyjnej)?
2. Kiedy produkować? W jakich terminach uruchamiać zlecenia produkcyjne?
3 Najczęściej wykorzystywanym w tym celu rozkładem prawdopodobieństwa jest rozkład normalny (jak również
rozkład wykładniczy i Poissona w przypadku materiałów wolno rotujących). Stosowanymi w praktyce miarami
poziomu obsługi w zakresie niezawodności dostaw są również takie wskaźniki, jak: ilościowy udział zamówień
zrealizowanych z zapasu, udział okresów bez niedoborów i in.
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
9
Efektem podejmowanych w tym zakresie decyzji jest kształtowanie się określonego poziomu
utrzymywanych w przedsiębiorstwie zapasów. Jego determinantami są poznane wcześniej,
ilościowo-czasowe normatywy planowania produkcji (rys. 5-11).
Rys. 5-11. Determinanty poziomu zapasów w przedsiębiorstwie
Wielkość serii lub partii (czyli wielkość składanych zamówień bądź uruchamianej produkcji)
oraz długotrwałość cyklu produkcyjnego lub zaopatrzenia kształtują trzeci parametr – wielkość
zapasu, pozostając z nim w ścisłej korelacji. Charakter tych związków, na przykładzie dynamiki
zapasów rotujących kształtowanych w fazie zaopatrzenia (zakupy) i produkcji, zilustrowano na
rys. 5-12.
Rys. 5-12. Ilościowo-czasowe parametry przepływów materiałowych a wielkość zapasu.
Jak widać z rysunku, produkcja lub zakupy w większych rozmiarach (Q1) wydłużają czas (cykl)
produkcji i okres zużycia zapasu w systemie, zwiększając jednocześnie średni poziom
utrzymywanego zapasu. Odwrotnie, częściej realizowane zakupy lub produkcja w mniejszych
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
10
rozmiarach (Q2) zmniejszają te wielkości. Zależności te znajdują odzwierciedlenie w przepływie
zamrożonego w zapasach kapitału obrotowego przedsiębiorstwa wpływając na szybkość
i częstotliwość jego obrotu.
Realizacja przedstawionych zadań w zarządzaniu zapasami wymaga operowania zbiorem
różnorodnych informacji. Charakter tych danych oraz metody ich ustalania wpływają
w znacznej mierze na dobór rozwiązań w zakresie samego procesu zarządzania. Do
podstawowych zalicza się:
informacje o popycie na zapas i jego zmienności (wahaniach),
informacje o stanach zapasów,
informacje o czasie realizacji zamówień/zleceń (czasie dostawy),
informacje o kosztach zapasów,
informacje o wartości zapasów i regularności ich zużycia (analiza ABC i XYZ)
i szereg innych (często specyficznych) danych szczegółowych kształtujących problematykę
zapasów. W dalszej części skupimy uwagę na sposobach określania popytu i podaży zapasów
oraz kosztach zapasów.
5.4. Określanie popytu i podaży zapasów
Metody określania popytu (zapotrzebowania) na zapas
Metody określania zapotrzebowania na zapas różnią się stosowaną w nich bazą danych i
dokładnością ustaleń. W tym zakresie wyróżnia się określanie deterministyczne, stochastyczne
i subiektywne.
A. Określanie deterministyczne (dokładne) – obliczanie zapotrzebowania materiałowego na
surowce i elementy składowe wyrobów na podstawie planów (harmonogramów) produkcji
wyrobów oraz specyfikacji (zestawień) materiałowych obrazujących strukturę wyrobu.
B. Określanie stochastyczne (przybliżone) – prognozowanie zapotrzebowania na zapas na
podstawie statystyki zużycia w porównywalnych okresach w przeszłości i przewidywanych
trendów zmian w przyszłości. W oparciu o gromadzone dane przewidywane zapotrzebowanie
określa się za pomocą wybranych metod prognozowania4.
C. Szacowanie subiektywne (najmniej dokładne) – stosowane przy braku możliwości
wykorzystania deterministycznych i stochastycznych metod określania potrzeb. Najczęściej
4 Najczęściej stosuje się metody określania wartości średniej, wygładzania (wyrównywania) wykładniczego
i analizę regresji.
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
11
przyjmuje formę szacowania intuicyjnego opartego na wiedzy, doświadczeniu i osobistej
ocenie jednej lub kilku osób.
Systemy kontroli (rejestracji) stanów zapasów
Ilościowe stany zapasów ustala się wykorzystując odpowiedni system kontroli (rejestracji) ich
poziomu (Inventory Monitoring System). W praktyce kontrola zapasów może się odbywać
okresowo lub ciągle.
A. System kontroli okresowej (Periodic Inventory Monitoring System).
W systemie kontroli okresowej, zwanym również systemem okresowym (Periodic System)
bądź przeglądów okresowych (Periodic Review), fizyczne ustalenie stanu zapasu i podejmowanie
odpowiednich decyzji odbywa się cyklicznie co pewien ustalony przedział czasu T (tydzień,
miesiąc, kwartał).
Zaletami systemu są:
prostota i brak konieczności ciągłego śledzenia stanów zapasów,
brak konieczności informatyzacji systemu (mniejsze koszty inwestycyjne).
Do wad należy zaliczyć:
brak bieżącej informacji o stanie zapasu,
większe koszty eksploatacji systemu wynikające z konieczności utrzymywania większych
zapasów bezpieczeństwa niwelujących niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu w okresie
międzykontrolnym.
B. System kontroli ciągłej (Continuous Inventory Monitoring System).
W systemie kontroli ciągłej, zwanym również systemem nieustającym (Perpetual System) bądź
przeglądów ciągłych (Continuous Review), monitorowanie stanu zapasu i podejmowanie
odpowiednich decyzji odbywa się na bieżąco w trybie on-line (on-line system). Oczywistymi
zaletami systemu są:
bieżąca informacja o stanie zapasu,
mniejsze koszty eksploatacyjne (mniejsze zapasy bezpieczeństwa).
Do wad zalicza się:
większe koszty inwestycyjne wynikające z konieczności informatyzacji w systemie
niezbędnych procedur transakcyjnych i magazynowych (przychodów, rozchodów),
konieczność okresowej inwentaryzacji rzeczywistych stanów zapasów (weryfikacja
z tytułu błędów, braków, odpadów, kradzieży itp.).
System kontroli okresowej był jedynym systemem możliwym do stosowania w praktyce przed
pojawieniem się możliwości jego informatyzacji. Obecnie z wielu względów kontrolę ciągłą
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
12
uważa się za korzystniejszą od tradycyjnej inwentaryzacji okresowej, co znajduje wyraz w
powszechnym jej stosowaniu w zarządzaniu zapasami.
5.5. Koszty zapasów
Celem podejmowania efektywnych decyzji związanych z przyjmowaną polityką uzupełniania
zapasów niezbędna jest znajomość kosztów zapasów. Wśród kosztów związanych z gospodarką
zapasami wyróżnia się koszty stałe i zmienne.
Koszty stałe
Do kategorii kosztów stałych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką
zapasami, których wielkość nie jest zależna oraz wielkości zamówień lub zleceń produkcyjnych
uzupełniających stany zapasów (a tym samym od poziomu utrzymywanych zapasów). Należą
do nich przede wszystkim:
jednostkowe koszty zakupu lub wytworzenia pozycji zapasu,
koszty utrzymania pomieszczeń i urządzeń magazynowych oraz środków transportowych,
koszty osobowe (utrzymania służb magazynowych i zaopatrzenia).
Niejednokrotnie kwalifikacja niektórych z wymienionych składników do kosztów stałych nie
jest w pełni jednoznaczna. Na przykład w przypadku oferty rabatów cenowych koszty zakupu
zostaną zaliczone do kategorii kosztów zmiennych. Podobna sytuacja może wystąpić
w odniesieniu do kosztów powierzchni magazynowej lub ubezpieczeń (rosnących bądź
malejących w miarę wzrostu lub spadku poziomu utrzymywanych zapasów).
Koszty zmienne
Do kategorii kosztów zmiennych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką
zapasami, których wielkość jest zależna od wielkości zamówień lub zleceń uzupełniających.
Główne rodzaje kosztów zmiennych zapasów obejmują koszty: utrzymania zapasów,
zamawiania/zlecania, niedoborów oraz nadmiarów zapasów.
1. Koszt zamawiania/zlecania (Ordering Cost).
Koszt zamawiania/zlecania, nazywany zamiennie kosztem tworzenia zapasów, związany jest z
zakupem lub uruchomieniem produkcji określonej ilości produktów celem uzupełnienia
zapasu. Dla określonych zamówień/zleceń będą to koszty:
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
13
zamówienie zewnętrzne (zakupu) – koszt realizacji zamówienia przez dział zaopatrzenia
(Purchase Cost),
zlecenie wewnętrzne (produkcyjne) – koszt uruchamiania (przezbrajania) produkcji
(Setup Cost).
2. Koszt utrzymania zapasu (Holding Cost).
Koszt utrzymania zapasu, nazywany zamiennie kosztem oprocentowania5 (Interest Cost), jest
kosztem zamrożenia kapitału obrotowego. Stanowi zatem odpowiedź na pytanie, ile kosztuje
przedsiębiorstwo zamrożenie kapitału w zapasach, w przeciwieństwie do możliwości jego
wykorzystania w inny bardziej ekonomiczny sposób (koszt utraconych możliwości). Koszt ten
może być ustalony jako wartość kwotowa (stała) lub częściej – jako wartość procentowa
(roczna stopa procentowa wartości pieniężnej utrzymywanego zapasu).
3. Koszt niedoboru zapasu (Shortage Cost).
Koszt niedoboru, nazywany zamiennie kosztem wyczerpania zapasu (Stockout Cost), jest
kosztem związanym z brakiem dostępności zapasu w okresie, kiedy jest on potrzebny odbiorcy.
Skutki kosztowe wyczerpania zapasu mogą przyjąć dwie formy:
niedobory są przenoszone na następne okresy (zaległe zamówienia) – koszt obsługi
zaległych zamówień, opóźnionych zysków, obniżenia poziomu obsługi;
niedobory nie są przenoszone na następne okresy (utracona sprzedaż) – koszt utraconej
sprzedaży (potencjalnych zysków), obniżenia poziomu obsługi;
4. Koszt nadmiaru zapasu (Excess Cost).
Ostatnim rodzajem kosztu zmiennego, jakkolwiek będący w rzeczywistości kosztem związanym z
utrzymaniem zapasu, jest koszt zapasu nadmiernego. Z uwagi jednak na dodatkowe
(w odróżnieniu od zapasu rotującego) skutki kosztowe zapasów nadmiernych, można uznać
je za odrębną grupę kosztów. W tym zakresie, podobnie jak w przypadku niedoboru zapasu,
wyróżnia się dwie opcje:
nadmiar jest przenoszony na następne okresy – koszt przedłużonego utrzymania zapasu
oraz obniżenia zysków (np. w przypadku wyprzedaży po niższych cenach);
nadmiar nie jest przenoszony na następne okresy – koszt straconych nakładów oraz
dodatkowy koszt likwidacji zapasów w sposób zgodny z normami firmy i ochrony
środowiska naturalnego.
5 Inne zamienne nazwy to koszt związania kapitału (Capital Cost) lub utraconych możliwości (Opportunity Cost)
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
14
5.6. Typologia systemów zarządzania produkcją i zapasami
Dobór właściwego systemu, a w jego ramach określonego modelu zarządzania zapasami, zależy
od wielu różnych czynników. Istotę i charakterystykę podstawowych z nich przedstawiono
w tabeli 5-1. Prezentowany zestaw nie wyczerpuje w pełni, często specyficznych, zagadnień
i problemów kształtujących problematykę zapasów.
Tabela 5-1. Podstawowe czynniki kształtujące politykę zapasów.
Charakter popytu Niezależny (pierwotny) Zależny (wtórny)
Określanie popytu Deterministyczne Stochastyczne Subiektywne
Czas dostawy Niepewny Pewny
Wartość zapasu Klasa A Klasa B Klasa C
Zużycie zapasu Klasa X Klasa Y Klasa Z
Uzupełnianie zapasu Natychmiastowe Stopniowe
Niedobory zapasu Niedopuszczalne Dopuszczalne
Niedobór zapasu Nieprzenoszony Przenoszony
Rabaty cenowe Nie występują Występują
Czynnik inflacji Nieuwzględniany Uwzględniany
Grupowe zamawianie Stosowane Niestosowane
Okresy planowania Jeden Wiele
Kombinacje przedstawionych czynników tworzą szereg zróżnicowanych warunków
decyzyjnych w kształtowaniu ilościowo-czasowych parametrów zapasów. Każde z nich
wymagają doboru odpowiednich zasad i systemów, a w ich ramach odpowiednich metod
i modeli zarządzania zapasami. Ogólną typologię podstawowych rozwiązań z zakresu zarządzania
produkcją zapasami, uwzględniającą zakres realizacji faz zarządzania oraz sposoby ustalania
zapotrzebowania na zapas, przedstawiono w tabeli 5-2.
Analiza przedstawionych systemów pozwala na krótką ich charakterystykę odniesioną do
samego procesu zarządzania. W miarę ich rozwoju i możliwości technologii komputerowych,
rozwiązania te zmierzały w kierunku wykorzystania koncepcji logistycznych (właściwe
materiały, we właściwej ilości, we właściwym miejscu i czasie), poprzez rozszerzenie procedur
Zarządzanie produkcją i usługami Temat 5
15
zarządzania zapasami o fazę planowania i coraz ściślejsze ustalanie ilościowo-czasowych
parametrów przepływów materiałowych. Od klasycznych systemów sterowania zapasami
opartych na prognozach potrzeb (których podstawowe zasady i formuły są nadal, mimo
rozwoju nowych koncepcji, powszechnie stosowane), do systemu „dostaw na czas” JIT,
planowania potrzeb materiałowych MRP lub zarządzania wąskimi przekrojami OPT –
umożliwiających planowanie potrzeb i stanów zapasów w czasie z dokładnością wymaganą
przez użytkownika.
Tabela 5-2. Ogólna typologia systemów zarządzania produkcją i zapasami
METODY
OKREŚLANIA
POTRZEB
Faza zarządzania
Faza planowania Faza sterowania
Stochastyczne
(prognozowanie)
Systemy sterowania zapasami SCS
Stock Control Systems
Deterministyczne
(obliczanie)
System produkcji „dokładnie na czas” JIT
Just in Time System (KANBAN)
System planowania potrzeb materiałowych MRP
Material Requirements Planning
System planowania potrzeb dystrybucyjnych DRP
Distribution Requirements Planning
System zarządzania wąskimi przekrojami OPT
Optimized Production Technology
W warunkach współczesnych przedsiębiorstw standardem staje się integracja systemów
zarządzania zapasami z systemami zarządzania produkcją, zaopatrzeniem i dystrybucją, gdzie
w większości przypadków programy realizujące procedury zarządzania zapasami stanowią
składnik większych informatycznych systemów logistycznego zarządzania przepływem
materiałowym i innymi zasobami przedsiębiorstwa (MRP II, ERP).