效率會議有效的會議不會自然而然出現需要用心的準備規劃與執行

魏如慧 ( 小光 ) 、楊志偉 (Brian) 、林澂 (Mark)

為什麼要談效率會議 因為有些會議很沒效率 @_@”

為什麼沒效率 ?開會前開會時開會後

公認的糟糕會議沒有明確的目的沒有清楚的 agenda主題混在一起，討論混亂無效率沒有明確的結論

開會前 (1)

會議目的認識新朋友、定期碰個面擬定計畫、腦力激盪、進度討論、問題解決例行會議、進度報告、資訊分享、政令宣導

與會者的角色來開會的是誰 ? 誰應該出席 ? 每人的角色 ?主席 ? 記錄 ? 祕書 ?不適當的人… .

開會前 (2) 準備好 Agenda

哪些要在會議中討論 ?Agenda 安排的技巧

○ Bell Shaped○ 重要的放中間 ( 如果有人會遲到早退… )○ 有爭議、需要討論的放後面○ Ending( 輕鬆有趣的議題、 Follow Up 確認、下次會

議 )時間的分配

○ Lunch Time 、 Tea Time在 Agenda 上標示議題的類型

○ (A)ction 、 (I)nformation 、 (V)ote

開會前 (3)

準備所需要資料先寄給其他人看過 ?現場展示 ?負責人 ?

其他設備地點： Layout 、 Seating 、周圍的誘惑… .

○ 要方便討論、可以看到其他所有人、足 夠的空間工具： Projector 、白板、紙筆Notebook

會議中 (1)

提早抵達安排會議室發放資料

準時開始 ( 很重要 !) 介紹成員 說明規則

e.g. 手機…

會議中 (2)

重點放在 Processing Information

而不是 Giving Information 確保每一個人都充份了解討論的內容 確認結論是什麼 Follow up 的負責人、完成時間 準時結束會議

會議品質… 也不是把 agenda 跑完就好。

會議後 寄出會議記錄 確認責任歸屬 會後檢討

其他 與會成員的個人特質 每個與會者都有責任 面對破壞會議效率的與會者

良性互動、讚美、感謝

別想在會議裡製作、編輯文件

經驗分享 誰來當主席 ?

輪流 ?現場抽籤 ?隊長 ?

誰來當會議記錄 ? 如何寫一個好的會議記錄 ?

Effective Meetings

Google 認為的效率會議要素 制定 agenda 指定會議記錄 掌握時間 盡量使用數據，避免政治問題 保留 / 集中 討論問題的時間 若小組討論可以處理的事，不要放在大會議裡

TSMC - DTP Meeting Contract Chairperson:

Clearly state the purpose and the desired outcome of the meeting. If there is no consensus on final decision, recommendation should be proposed.

Should enforce meeting contract if participant does not.

Presenter: Make sure you are well prepared. Provide information clearly, concisely, and

logically.

TSMC - DTP Meeting Contract(cont’d)

AttendeeKeep the discussion to the point, focused on

the topic and the purpose of the meeting. Use simple, easy, to understand language –

avoid jargons or acronyms. Start and complete the meeting on time.

References

B. L. Shoop, “How to run an Effective Meeting,” Focal Point, Optical Society of America, October 1996. Reprinted in IEEE CrossTalk, Vol. XXXIV, No. 8, January 1998.

How to Run a Meeting Like Google.

Q&A