Б7 Управление финансами в excel
TRANSCRIPT
ПРЕЗЕНТАЦИЯ «Б7»Гибкое бюджетирование в Excel
Все представленные материалы являются демонстрационными
КОМУ ПРЕДНАЗНАЧЕНО
Система бюджетирования Б7 предназначена:
Топ-менеджерам малых и средних предприятий запускающих у себя процедуру бюджетирования
Аналитикам планово-экономических отделов крупных предприятий и финансовых директоров для создания дополнительных гибких отчетов из различных источников.
2
КЛЮЧЕВЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА Б7
Простота методики и понимания Высочайшая адаптивность под нужды
предприятия, скорость разработки, и отсутствие необходимости привлечения сторонних специалистов при настройки изменений
Возможность загрузки данных из разных источников и получения единой базы аналитики по неограниченному количеству разрезов, юрлиц, проектов
Получение динамических OLAP- отчетов вместо разношерстных файлов Эксель
Низкая стоимость внедрения и владения Прописаные регламенты бюджетирования
3
ПРЕИМУЩЕСТВА И НОВИЗНА Простое и быстрое планирование в нескольких версиях
(план, факт, whatif, риски), план-фактный анализ Отчеты представлены в стандартных сводных
таблицах, никаких формул и проблем при изменении Изменение данных происходит прямо из сводных
таблиц, данные оперативно меняются во всех отчетах Ведение множества юрлиц, подразделений, проектов Копирование любых блоков данных – от одиночной
операции до бюджета предыдущего периода В Бюджет могут закладываться риски проектов Любая настраиваемая детализация отчетов Многопользовательская версия
И все это стандартными средствами Excel 4
«Б7» СОСТОИТ ИЗ 3 ЧАСТЕЙ: Журнал операций (трафик) имеет единую
форму и для построения отчетов программно совмещается с деревом. Это позволяет строить практически любые OLAP-отчеты, практически любой детализации, если есть данные в трафике.
Дерево данных, представляет собой логику всех понятий системы, организованную деревом. Возможно использование в системе нескольких независимых деревьев к одним и тем же операциям. Отчеты. Из любого отчета – сводной таблицы, по двойному щелчку мыши, открывается операция или набор операций. Они могут быть отредактированы, добавлены, скопированы или удалены и вновь сохранены в трафик. Это позволяет при открытии любого отчета изменять данные в нем, и все отчеты будут тут же обновлены.
5
СОЗДАНИЕ БЮДЖЕТА БДК ФЭМ 30.06% 33.00% БДДС ФЭМ 51.39%
Версия .фэм Версия .фэмПроект (Все) Проект (Все)
Сумма по полю СуммаК Названия столбцов Сумма по полю СуммаК Названия столбцовНазвания строк 2011-12 дек Общий итог Названия строк 2011-12 дек 2012-01 янв Общий итог
Основная деятельность 525 465.00 525 465.00 Основная деятельность 710 015.00 245 125.00 955 140.00Доходная часть 1747 950.00 1747 950.00 Доходная часть 1381 675.00 1158 950.00 2540 625.00
Доходы по Агентской деятельности ОСС 519 530.00 519 530.00 Доходы по Агентской деятельности ОСС 520 675.00 519 530.00 1040 205.00Доходы по Услуга м Бисим 178 420.00 178 420.00 Доходы по Услуга м Бисим 185 500.00 114 420.00 299 920.00Доходы по АКЦ 1050 000.00 1050 000.00 Доходы по АКЦ 675 500.00 525 000.00 1200 500.00
Расходная часть -1222 485.00 -1222 485.00 Расходная часть -671 660.00 -913 825.00 -1585 485.00 Коммерческие ра сходы -824 725.00 -824 725.00 Коммерческие расходы -277 400.00 -607 325.00 -884 725.00 Управленческие ра сходы -341 260.00 -341 260.00 Управленческие ра сходы -351 260.00 -250 000.00 -601 260.00 На логовые расходы -56 500.00 -56 500.00 На логовые ра сходы -43 000.00 -56 500.00 -99 500.00
ФИД 0.00 0.00 Остатки на начало периода 200 000.00 200 000.00Инвестиционная деятельность 0.00 0.00 Остатки ресурсов 200 000.00 200 000.00
Операции с ОС 0.00 0.00 Общий итог 910 015.00 245 125.00 1155 140.00Финансовая деятельность 0.00 0.00
(пусто) 0.00 0.00Остатки на начало периода 398 500.00 398 500.00
Остатки ресурсов 398 500.00 398 500.00Общий итог 923 965.00 923 965.00
Создание Бюджета происходит по Шаблону операций. По каждому направлению основные показатели завязываются простыми формулами и подгоняются под требуемые показатели Рентабельности, Ликвидности и Платежеспособности. Создается предварительная финансовая модель Бюджета. После чего ФЭМ утверждается попроектно и копируется в основной журнал операций.
6
ПЛАТЕЖНЫЙ МЕСЯЧНЫЙ КАЛЕНДАРЬ
Позволяет в оперативном режиме управлять операциями предприятия, отслеживать остатки, предупреждать кассовые разрывы и излишки средств. Отчет состоит из двух сводных таблиц – «Остатки ДС» и «Платежный календарь»..Отчет по остаткам показывает состояния ресурсов предприятия всех проектов и всех юрлиц по дням. Стандартный фильтр сводной таблицы позволяет выбрать необходимый период, одного или несколько юрлиц, произвольный набор проектов и нужную версию, обычно, план или факт. Рамка показывает фокус – недельные операции и остатки.
7
ДНЕВНОЙ ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬЭто аналог «Месячного календаря» но здесь акцент
сделан на планирование внутри дня. Дни
сгруппированы понедельно, что дает возможность
быстро ориентироваться.
В столбцах – основные счета кассы, которые могут
быть свернуты в юрлица. В итогах по столбцам –
остатки на конец дня. Использую фильтр сводной
таблицы, можно посмотреть данные по уже
свершенным операциям или, добавив версию «.факт»,
увидеть все запланированные операции вместе с
проведенными. Таким образом мы видим карту
операций до конца месяца. Также как и в других
отчетах по дабл клику мы попадаем в журнал
операций, где их можно изменить и сохранить в общий
трафик.
8
УПРАВЛЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ИКРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ
Для управления дебиторской и кредиторской
задолженностью создан отчет «ДКЗ». Он в
точности повторяет стандартный отчет 1С.
Остатки на начало/ Увеличение/ Уменьшение
дога клиента/ Остатки на конец. Плюсом
этого отчета является возможность
настройки детализации и возможность тут
же просмотреть, отредактировать и
сохранить нужные операции.
9
ТОВАРНОЕ ДВИЖЕНИЕ
Учет движения товаров и услуг возможен в данной форме как по суммам, так и по количеству. В форме как и во всех других есть возможность планировать операции будущего. Ежедневный контроль поставок и отгрузок, план платежей, остатки по группам товаров, по складам, по ценам. ABC и XYZ анализ по товарным группам, клиентам и поставщикам, организовывается так же просто как и группировка товаров по ликвидности.
10
БЮДЖЕТ ДОХОДОВ РАСХОДОВВ отчете «БДР» мы видим карту
прибыльности всех проектов по всем
юрлицам в сравнении План/Факт. Отдельно
прибыльность по проекту или группе
проектов также можно посмотреть в отчете.
Раскрывая плюсики как и в предыдущем
отчете, мы можем дойти до нужной
детализации вплоть до контрагента или
сотрудника. В сгруппированном виде
отчеты «БДР» и «БДДС» могут быть
представлены инвесторам и партнерам.
11
БЮДЖЕТ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
Бюджет движения денежных средств (БДДС) имеет туже структуру что и «Месячный календарь»,но он предназначен для укрупненного планирования и план-фактного анализа помесячно. А также для управления финансовой и инвестиционной деятельностью предприятия: создание графика погашения задолженности и определения сумм на инвестиции в развитие или в новые проекты.Рекомендуется осуществлять скользящее планирование на три месяца вперед. Это позволяет адекватно ставить сроки по финдеятельности, с учетом возможных рисков.
12
РИСКИ В «Б7» используется версия
операций «риски». Это обратная обычной операция с процентом, заложенным на возможное несоответствие планов с фактом. Можно включать и отключать риски, тем самым сравнивая возможности выполнения плана.
Эта функция позволяет иметь пессимистическую оценку денежного потока в будущем и планировать инвестиции и финдеятельность исходя из рисковой оценки, что важно при старте новых проектов. Кроме того, планирование рисков, позволяет определить величину Резервного фонда для обеспечения достаточной ликвидности предприятия.
13
ДИАГРАММА РОСТА
Представленные диаграммы показывают укрупнено динамику и доли по статьям доходов расходов, определяют их оптимальное соотношение. Создают инструмент управления доходностью и ликвидностью компании и каждого проекта в отдельности. В представленном примере компания стремиться добиться соотношения доходов-расходов на уровне 60% на 40%. Управляемая таким образом чистая прибыль будет пущена на финансово-инвестиционную деятельность согласно текущей политике. Последняя диаграмма показывает динамику роста компании и обычно радует глаз партнеров и топ-менеджеров.
14
ДИАГРАММА СООТНОШЕНИЙ
Представленные диаграммы показывают укрупнено динамику и доли по статьям доходов расходов, определяют их оптимальное соотношение. Создают инструмент управления доходностью и ликвидностью компании и каждого проекта в отдельности. В представленном примере компания стремиться добиться соотношения доходов-расходов на уровне 60% на 40%. Управляемая таким образом чистая прибыль будет пущена на финансово-инвестиционную деятельность согласно текущей политике. Последняя диаграмма показывает динамику роста компании и обычно радует глаз партнеров и топ-менеджеров.
15
АНАЛИЗ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА
From: финансовая службаSent: Tuesday, December 27, 2011 7:59 AMTo: коммерческая службаSubject: Рекомендации по исполнению бюджета 2011-12
1. По увеличению доходной части:1. До конца декабря подтвердить договорами о намерениях всех горячих клиентов АКЦ (ответственный:)2. Увеличить приход по СМС-рассылке (СимСМС) до конца декабря как минимум на 30,000. Возможно использование клиент-менеджеров (ответственный:)3. Увеличить доходную часть по ШПД за счет использования клиент-менеджеров, обзвона "зависших клиентов" (ответственный:)
2. По уменьшению расходной части:1. Согласовать с директором приемлемую величину прибыльности в декабре с учетом форс-мажоров и уменьшить МРОТ (ответственный:)2. Уменьшить или ликвидировать премиальную часть управления в декабре (ответственный:)3. По результатам декабря уменьшить или ликвидировать премии клиент-менеджеров (ответственный:)
3. По реструктуризации периодов начисления:1. Распределить расходы декабря на январь/ декабрь (ответственный:)
4. По дальнейшему планированию (январь – первый квартал 2012 года)1. Пересмотреть риски по проектам, особенно по АКЦ, принять план управления рисками 1И (ответственные: руководители направлений)2. Определить допустимую величину расходов в случае наступления рисков, принять план бюджетных мероприятий, например, в части количества клиент-менеджеров, налоговых расходов и пр. (ответственный: Мартинсон)
Для контроля выполнения бюджета создаются три «линии обороны». Собственно план по направлениям по доходно-расходной и прибыльной частям, план в случае срабатывания возможных рисков – отклонениям от запланированного бюджета и по рентабельности предприятия и направлений в целом. В еженедельном режиме тренд по факту пересматривается и сопоставляется с выполнением плана. Риски пересматриваются. В зависимости от текущей ситуации, всегда есть возможность заранее определить мероприятия закрытия отклонений от плана, предусмотреть возможные риски. И в случае форс-мажорных отклонений, закрыть месяц без убытка, пересмотрев затратные и доходные статьи. По результатам еженедельного, а в ситуации значительных рисков, и ежедневного контроля, финансовая служба выдает рекомендации по закрытию отклонений коммерческой службе.
16
УЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
Учет зарплаты как и другие отчеты вытекает из начисленной зарплаты в сравнении с фактически выплаченными авансами и платежами будущих периодов. Еще один положительный момент – в Б7 есть возможность начисления зарплаты, как укрупнено по всем категориям сотрудников, так и детально по каждому, с начислением окладной, бонусной или сдельной части. В Б7 можно контролировать будущие выплаты сотрудникам, задолженности по платежам, что важно для управления Платежным календарем и БДДС.
17
ПЛАН ПРОДАЖПлан продаж 2011-09 сенОбъект_3 ПодключенияПериод нач 2011-09 сен
Сумма по полю Количество Названия столбцов
План Факт Общий итогнд.36 нд.37 нд.38 нд.39 нд.40 нд.41 нд.42 нд.43 нд.44
Названия строк 02.09.11 03.09.11 04.09.11 05.09.11 06.09.11 07.09.11 08.09.11 09.09.11 10.09.11 11.09.11 12.09.11 13.09.11 14.09.11 15.09.11 16.09.11 17.09.11 18.09.11КЦ 48 5 6 6 6 6 6 5 5 6 6 6 6 5 6 6 6 6 41 39 36 35 33 35 365
Абрамов Юрий 2 1 1 1 1 4 10Васильев Алексей 2 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 2 28Васильченко Ирина 2 1 1 1 3 8Васильченко Яна 2 1 1 1 10 5 20Гребенькова Татьяна 2 1 4 3 10Гузиташвили Кэтино 2 2 3 7Давтян Маргарита 2 3 6 7 18Загородников Алексей 2 2 7 11 7 29Касаткина Варвара 2 1 1 1 1 1 3 1 11Касьянова Анастасия 2 1 1 1 3 8Кикина Елена 2 1 1 1 1 3 9Лачинян Нарине 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 14Леснянская Анастасия 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 9 7 1 41Ливенцева Елена 2 4 6 3 15Нуждин Дмитрий 2 6 2 2 6 18Поликарпова Александра 2 1 1 1 1 4 1 11Пыльнов Александр 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 7 7 30Решетникова Мария 2 1 1 1 1 1 1 6 14Скворцова Яна 2 1 1 1 3 8Сотрута Анастасия 2 1 1 1 1 1 1 2 4 14Степанов Андрей 2 1 1 4Стоборов Артур 2 1 1 4Цыканов Евгений 2 5 6 1 7 3 24Штырова Виктория 2 1 2 4 1 10
Обход 4 1 1 1 3 1 2 13Мараховский Андрей 2 1 1 2 6Селюков Сергей 2 1 1 1 2 7
(пусто) 0 0 0Красноармейский 0 0 0
Общий итог 52 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 5 6 6 6 6 42 42 37 35 35 35 378
Кроме бюджетных отчетов Б7, мы можем внедрить в бюджет контроль производственных показателей по сумме или по количеству, один или несколько, и с помощью отчетов контролировать их выполнение в плане продаж. Отслеживается план и факт выполнения поставленных задач по менеджерам, понедельно, ежедневно, ежемесячно. Учет этих данных может служить основанием для начисления заработной платы по факту выполненных работ. При еженедельном контроле производственных показателей, можно значительно снизить риски, влияя на появившиеся тренды. Контроль план-фактного отклонения дает также возможность вовремя повлиять на нежелательное развитие событий.
18
ГРАФИК РАБОТЫ СОТРУДНИКОВГрафик работы 2011-10 октТипДокумента График работыПроект ШПДПериод нач 2011-10 октОбъект Час
Сумма по полю Количество Названия столбцов
План Фактнд.45 нд.46 нд.47 нд.48 нд.49
Названия строк 01.11.Вт 02.11.Ср 03.11.Чт 04.11.Пт 05.11.Сб 06.11.Вс 07.11.Пн 08.11.Вт 09.11.Ср 10.11.Чт 11.11.Пт 12.11.Сб 13.11.ВсКЦ
Кулешова Екатерина 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 55 8Ливенцева Елена 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 56 8Локтева Марина 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 40Манжиков Валерий 176 7 6 0 0 8 5 8 2 8 8 8 8 8 59 8Маринин Денис 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 56 8Мединцев Александр 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 32Меднис Виктор 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 8Новиков Михаил 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 32Обрушников Павел 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 16Парунашвили Алексей 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56Пивненко Олег 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56Поликарпова Александра 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 32Поплутина Алена 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 8Попов Владимир 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 40Руслякова Наталья 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 24Савельева Алла 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 24Серенко Виктория 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56Скворцова Яна 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 56 56 8Сотрута Анастасия 176 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 55 8Собакинских Илья 176
Общий итог 3520 151 150 144 144 152 149 152 146 152 152 152 152 152 1041 416 24
Аналогичным образом Многомерная структура Б7 позволяет контролировать график работ сотрудников, загруженность, причины отклонений от запланированного графика. Анализ план-фактных отклонений по графику работ дает значительные преимущества в управлении временем сотрудников, позволяет обосновать затратную часть фонда оплаты труда.
19
ОРГШТАТНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ
Оргштатная Структура Компании (матричная) 2012-01 янвТипДокументаСнятия и назначенияПериод нач 2012-01 янв
Сумма по полю КолвоК Объект_4 Объект
Коммерческая служба Проектный офис Сеть продаж Смс-центр Компания Общий итог
Проект Контрагент ДатаРуководитель СП
Клиент-менеджеры
Центр разработки проектов
Руководитель проекта
Центр разработки продуктов
Аналитический отдел АдминистраторРуководител
ь О1Руководител
ь О2МО
Руководитель КЦ
МАП Руководитель СМСЦЦентр-
внедренийБухгалтерия
Финансовая служба
Кадровая служба
АКЦ Абрамов Юрий 17.01.12 44 44Вострикова Мария 17.01.12 44 44Сотрута Анастасия 17.01.12 44 44Талалин А.Е. 12.01.12 -176 -176
Б7 Мартинсон А.П. 10.01.12 44 4417.01.12 44 44
Бисим Ермилова Ольга 17.01.12 44 44Калинина Е.А. 16.01.12 44 44
Обход Абакумова Л.Н. 13.01.12 44 44Болотин Игорь 17.01.12 44 44Стоборов Артур 17.01.12 44 44Цаповский Виктор 17.01.12 44 44
Проекты Ермилова Ольга 17.01.12 44 44Мартинсон А.П. 17.01.12 44 44Парунашвили Алексей 17.01.12 44 44Талалин А.Е. 11.01.12 176 176
17.01.12 44 44ШПД Абакумова Л.Н. 17.01.12 44 44
Ермилова Ольга 17.01.12 44 44Мартинсон А.П. 17.01.12 44 44Обрушников Б.Д 14.01.12 44 44Пятигорова Н. 15.01.12 44 44
17.01.12 44 44Договорной персонал 17.01.12 44 44
Общий итог 44 44 220 88 44 44 44 44 44 44 44 44 44 44 44 44 44 968
Большое значение для организаций, имеющих множество проектов и под-проектов, а так же при частой смене сотрудников на проектах, имеет возможность динамического учета назначений сотрудников и снятия их с проектов. При росте и запуске множества направлений деятельности Б7 позволяет легко менять оргштатную структуру, проектировать в режиме «а что будет если». В отчете можно отслеживать загруженность сотрудников в человеко-часах, сумму заработной платы, даты назначений и снятий с должностей и проектов. Это позволяет поддержать динамическую матричную структуру бизнеса.
20
КОНТАКТЫООО «Спарта» г. Волгоград, пр. Ленина 86
Пользуйтесь (С)
Б7