โดย ฝายคาตอบแทนและสวัสดิการ สิงหาคม 2552

บทนํา

คูมือการทํางาน Finger Scan Version II นี้ จัดทําขึ้นโดยมีวัตถุประสงคมุงหมายใหหัวหนางาน / ผูจัดการรานมีความรูความเขาใจในระบบงานของโปรแกรมการจัดทําเวลาการทํางานใหกับพนักงานประจําราน สามารถนํามาใชสรุปช่ัวโมงการทํางานเพื่อจายคาจางใหกับพนักงานไดอยางถูกตอง ครบถวน และระบบ Time มีการบันทึกขอมูลการเขาปฏิบัติงาน และการลาของพนักงานเก็บไวเปนสถิติ หัวหนางานสามารถนํามาพิจารณาประกอบกับผลประกอบการตอวัน (Man hour, Labour Cost) รวมไปถึงการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานเพื่อเสนอ เลื่อนตําแหนง ปรับเงินเดือน และโบนัส อีกทั้งคูมือฯ ฉบับนี้ ยังไดเพิ่มเติมใน สวนของขอควรทราบ เพื่อใหทราบถึงคุณประโยชน ผลดี-ผลเสีย และขอควรระวังไว หรือแมกระทั่งเปดใชอานเพื่อทําความเขาใจและเรียนรูระบบฯ จัดทําไดเองอยางงายและถูกตอง ฝายคาตอบแทนและสวัสดิการหวังวาคูมือการทํางาน Finger Scan Version II ฉบับนี้คงเปนประโยชนไมมากก็นอยในปจจุบันหรืออนาคตไดบาง ฝายคาตอบแทนและสวัสดิการ สิงหาคม 2552

*****************************

สารบัญ หนา

Icon Reception 1 เปด-ปดการใชงาน 1

Icon Enrollment 2-4

เปด-ปดการใชงาน 2 การพิมพขอมูลประวัติพนักงาน 3

เพิ่ม 3 แกไข 3 ลบ 3

การบันทึกลายนิ้วมือพนักงาน 4

Icon Timecard Manager 7-25 เปด-ปดการใชงาน 7

แทปหนาหลัก 7 การจัดกะการทํางาน (Roster)ใหกับพนักงาน 7 - จัดกะโดยเลือกจากชวงเวลามาตรฐาน 8 - จัดกะที่ไมไดเลือกจากชวงเวลามาตรฐาน 9 - การจัดกะโอที 11 - การแกไขกะการทํางาน 12 - การลบกะการทํางาน 12 - การคัดลอกกะการทํางาน 13 การบันทึกการลาใหกับพนักงาน 14 - การเพิ่มใบลา 14 - การแกไขใบลา 14 - การลบใบลา 15 การบันทึกเงินไดใหกับพนักงาน 16 - การเพิ่มเงินได 16 - การแกไขเงินได 16 - การลบเงินได 16 การตรวจสอบขอมูลการลงเวลาของพนักงาน 17 การแกไขขอมูลการลงเวลาใหกับพนักงาน 17

แทปขอมูลพ้ืนฐาน 18 กําหนดการลาพักรอน 18

การเปลี่ยนตําแหนง-ประเภทของพนักงาน 19 การบันทึกขอมูลเมื่อมีพนักงานลาออก 19 การบันทึกขอมูลเมื่อมีพนักงานโอนยายไป หรือรับโอนยายมา 20 แทป CRG 21 การกําหนดรหัส-ช่ือของสาขา 21 รายงานการลงเวลาตาง ๆ 22 การสงสงออกขอมูลการลงเวลาใหกับฝายคาตอบแทนฯ 22 แทป Manager View 24 แสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่ทํางานในกะนั้นๆ 24 การจัดกะการทํางาน(Roster)ใหกับพนักงาน 25

ขั้นตอนการจัดทําสรุปจํานวนชั่วโมงการทํางานสงฝายคาตอบแทนฯ 26 *****************************

1

โปรแกรม finger scan ประกอบดวย 3 Icon ไดแก

1. Reception ใชสําหรับเปดใหพนักงานสแกนลายนิ้วมือเพื่อบันทึกเวลาทํางาน 2. Enrollment ใชสําหรับบันทึกประวัติและลายนิ้วมือของพนักงาน 3. Timecard Manager ใชสําหรับจัดกะการทํางาน ( Roster ) บันทึกขอมูลการลาใหกับ

พนักงาน ฯ

Reception เปน Iconที่ใชสําหรับใหพนักงานสแกนลายนิ้วมือเพื่อบันทึกเวลาการทํางาน เปดการทํางานโดย ดับเบิ้ล คลิก ที่ Icon Reception ขอสังเกต วา Iconนี้ทํางานอยูหรือไม

นั้น ใหสังเกตที่หนาจอคอมพิวเตอร ณ status bar มุมดานลางขวามือจะปรากฏรูปนาฬิกา ดังรูปภาพ

ปดการใชงาน Icon Reception ทําไดโดย คลิก ขวาที่รูปนาฬิกา ณ Status bar มุมลางขวามือนี้ จะมีขอความขึ้นในกรอบสี่เหลี่ยม วา - ใชรหัส

- เปดหนาตาง - ปดโปรแกรม

ให คลิก ปดโปรแกรม ระบบการบันทึกเวลาเขา-ออกของพนักงานจะปดการใชงาน หมายเหตุ Icon Reception จะเปน Icon ที่เปดอยูตลอดเวลา เพื่อใหพนักงานสแกนลายนิ้วมือเขา-ออกงานและพัก หากมีความจําเปนตองเปดดูขอมูลพนักงานจาก Icon Enrollment และมีพนักงานจะมาสแกนลายนิ้วมือเพื่อบันทึกเวลา กอนการสแกนลายนิ้วมือ ควรปด Icon Exrollment กอน จากนั้น ดับเบิ้ล คลิก ที่ภาพนาฬิกา หรือเปดโปรแกรมการทํางานของ Icon Reception ใหม ทุกครั้ง เพื่อใหแนใจวาการสแกนลายนิ้วมือของพนักงานนั้นไดถูกบันทึกเขาระบบฯ

Enrollment ใชสําหรับบันทึกประวัติและลายนิ้วมือของพนักงาน

เปดโปรแกรมโดยการ ดับเบิ้ล คลิก ที่ Icon Enrollment ระบบฯ จะปรากฏหนาจอให Log in และใสรหัสผาน เมื่อใสขอมูลเรียบรอยให คลิก เขาระบบ

หนาจอที่ปรากฏ เมื่อเขาสูระบบฯ

ปดการใชงาน โดย คลิก เครื่องหมายกากบาทสีแดงที่หัวมุมจอดานบนขวามือ ระบบฯ จะปรากฏหนาตางเพื่อยืนยันการปดระบบ คลิก ใช

2

การพิมพขอมูลประวัติพนักงาน เพิ่มขอมูลประวัติพนักงาน เมื่อมีพนักงานเขาใหมหรือโอนยายมาจากสาขาอื่น ใหจัดพิมพขอมูลพนักงานที่

หนาจอนี้ โดย คลิก เลือก เมนู เพิ่มขอมูลผูใช หนาจอจะปรากฏกรอบใหกรอกขอมูล ดังนี ้

1.1 รหัสพนักงาน มี 7 หลัก ฝายบุคคลจะจัดสงใหกับทางราน ซึ่งเปนรหัสพนักงานที่ตรงกับฐานขอมูลในระบบเงินเดือน ผูจัดทําจะตองพิมพใหถูกตอง หากพนักงานเขาใหมที่ยังไมไดรับรหัสพนักงานจากฝายบุคคล ใหผูจัดการรานกรอกรหัสที่ต้ังขึ้นเอง ดังนี้ 0000001 0000002 0000003 เปนตน และเมื่อไดรับรหัสพนักงานจากฝายบุคคลแลวจะตองแกไขรหัสพนักงานใหถูกตองทันท ี ( ระบบฯ มีการแจงเตือนเมื่อมีการพิมพรหัสพนักงานซ้ํากับรหัสพนักงานที่มีอยูแลวในระบบฯ ) 1.2 วันที่เริ่มงาน ระบบฯ จะตั้งเปนวันที่ปจจุบันอยูตลอดเวลา สามารถคลิกในกรอบวันที่เริ่มงานเพื่อเปลี่ยนวันที่ใหสอดคลองกับวันที่พนักงานเริ่มงานจริง จะปรากฏปฏิทินใหเลือกวันที่ เดือน ป ตองคลิกเลือกเทานั้น ไมสามารถพิมพได 1.3 คํานําหนา (ไทย ) 1.4 ช่ือ ( ไทย ) 1.5 นามสกุล ( ไทย ) ( สําหรับช่ือ-นามสกุลภาษาอังกฤษไมกรอกก็ได ) 1.6 รหัสบัตรประชาชน 1.7 เพศ 1.8 ตําแหนง เลือกตําแหนง/กลุม(รายเดือน/ประจํา รายวันหรือรายช่ัวโมง )ของพนักงานใหถูกตอง

1.9 ชองอัตราคาเบี้ยเล้ียง ใชสําหรับพนักงานตําแหนง Student ทวิภาคี และ DVT เทานั้น ปจจุบันระบบฯ ยังไมสมบูรณ ทางรานไมควรบันทึกขอมูลใด ๆลงในชองนี้ เมื่อบันทึกขอมูลพนักงานครบถวนแลว คลิก จัดเก็บ ระบบจะบันทึกขอมูลพนักงานทันท ี

แกไขขอมูลผูใช ใชในกรณีที่ตองการแกไขขอมูลพนักงาน เชน คียขอมูลพนักงานไวไมถูกตอง หรือ แกไขรหัสพนักงาน หรือ แกไขตําแหนงเมื่อมีการเลื่อนตําแหนง หรือเปลี่ยนกลุมพนักงาน เปนตน โดย เลือกพนักงานที่ตองการแกไขขอมูล จากเมนู รายการผูใช หรือ พิมพช่ือพนักงาน/รหัส ของพนักงาน จาก เมนู คนหา เมื่อ ปรากฎรายการขอมูลของพนักงานขึ้นมาแลว คลิก แกไขขอมูลผูใช จากนั้นก็สามารถแกไขขอมูลพนักงานตามตองการ คลิก ตกลง ระบบฯ จะบันทึกรายการที่แกไข คลิก ยกเลิก ระบบฯ จะยกเลิกรายการที่แกไข

3

ลบขอมูลผูใช ใชในกรณีที่ตองการลบขอมูลพนักงานที่ปรากฏอยูที่หนาจอออกไปจากระบบ Finger Scan ขอมูลของพนักงานผูนั้นจะไมมีอยูในระบบฯ เลย หากตองการใชจะตองคียใหมเทานั้น ดังนั้นจะใชเมนูนี้ตองระมัดระวังอยางดี คลิก ลบขอมูลผูใช ระบบฯ จะปรากฏหนาจอ ใหยืนยันการลบขอมูลพนักงาน ระบบฯ จะโชว ช่ือ-สกุล พนักงานที่ตองการจะลบ กรณี คลิก เลือกใช ระบบฯ จะลบขอมูลพนักงานทิ้งทันที หากคลิกเลือก ไมใช ระบบฯ จะเก็บขอมูลพนักงานคนนั้นไวดังเดิม

การบันทึกลายนิ้วมือพนักงาน ตองตอเครื่องสแกนลายนิ้วมือกับเครื่องคอมพิวเตอร ทุกครั้ง

คียประวัติพนักงานใหครบถวน และจัดเก็บใหเรียบรอย

4คลิก แกไขขอมูลผูใช และใชเมาสคลิกขวาไปที่นิ้วมือ ( ในภาพคลิกนิ้วหัวแมมือ มือขวา ) จะขึ้นตามภาพ

จากนั้นใหสแกนนิ้วหัวแมมือ มือขวา 4 ครั้ง ตามภาพ และตอบตกลง (การเก็บลายนิ้วมือใหเก็บลายนิ้ว

มือ 4 นิ้ว คือนิ้วหัวแมมือและนิ้วช้ี ทั้งขางซายและขางขวา)

กรณีที่พนักงานไมมีลายน้ิวมือหรือลายนิ้วมือไมชัดเจน ใหใชเปนรหัสลายนิ้วมือแทน ตามภาพ

5

และใหใสรหัสแทนการสแกนลายนิ้วมือ เชน รหัส 1234 เปนตน

เมื่อเก็บลายนิ้วมือ หรือรหัสลายนิ้วมือเรียบรอยแลวให คลิก ตกลง ถือวาเก็บขอมูลเรียบรอยแลว

6

ในกรณีท่ีลายนิ้วมือพนักงานไมชัดเจน หรือไมสามารถบันทึกลายนิ้วมือในระบบฯได สามารถใหพนักงานใชรหัส แทนลายนิ้วมือพนักงานไดโดย ใหใชไดเฉพาะกรณีท่ีลายนิ้วมือพนักงานที่มีปญหาเทานั้น และลงบันทึกในสมุดการแกไขเวลาใหกับพนักงานในรานใหทราบถึงสาเหตุและชวงเวลาที่ตองใชรหัสในการบันทึกการเขา-ออกงานแทนลายนิ้วมือ

Timecard Managerเปน Icon ที่ใชทํางานประจําวันใหกับหัวหนางาน/ผูจัดการรานในการจัดกะการทํางาน บันทึกการลา ,เงินได, วันที่ลาออก ,วันที่โอนยาย,ตรวจสอบเวลาทํางาน,ดูรายงาน ตาง ๆ ฯลฯ

เปดโปรแกรมโดยการ ดับเบิ้ล คลิก ที่ Icon Timecard Manager ระบบฯ จะปรากฏหนาจอให Log in และใสรหัสผาน เมื่อใสขอมูลเรียบรอยให คลิก เขาระบบ รอสักพัก ระบบฯ จะปรากฎหนาจอการใชงาน ดังภาพ

ปดการใชงาน โดย คลิก เครื่องหมายกากบาทสีแดงที่หัวมุมจอดานบนขวามือ ระบบฯ จะปรากฏหนาตางเพื่อยืนยันการปดระบบ คลิก ใช

Icon Timecard Manager มีการแบงการทํางานตางๆ ไวในแทปงาน 4 แทป ดังนี้ 1. แทป หนาหลัก หนาจอจะปรากฏปฏิทินการทํางาน ตามภาพดานบน มีเมนูการทํางานอยูดานซายมือตามแนวดิ่ง คือ ปฏิทินการทํางาน ใบลา สรุปเวลาทํางาน สรุปแกไขเวลา เงินได-เงินหัก มีวิธีการจัดทํา ดังนี้

การจัดกะการทํางาน ( Roster ) ใหกับพนักงาน การจัดกะการทํางาน ท่ี แทบหนาหลัก จะเปนการจัดกะการทํางานใหกับพนักงานทีละคน โดย คลิก เลือกเมนู ปฏิทินการทํางาน ดานซายมือ คลิก เลือกขอมูล จะปรากฏปพ.ศ...... งวดเงินเดือน..... และรายช่ือพนักงาน..... ใหผูจัดทําเลือกปพ.ศ.,งวดเงินเดือน,และชื่อพนักงานที่ตองการจัดกะให คลิก ปด ระบบจะปดหนาตางสําหรับเลือกพนักงานเพื่อจัดกะการทํางาน

7

8

จากนั้นจะปรากฏชื่อพนักงาน และงวดเงินเดือนที่แถบดานบนหนาจอให เล่ือนเมาส ไปวางไวที่วันที่บนปฏิทินการทํางาน ที่ตองการจัดกะ คลิก ใหปรากฏสีน้ําเงินที่ตัวเลขวันที่ในปฏิทินการทํางาน ในรูปภาพคือวันที่ 28 เมษายน 2552 คลิก เมาสดานซายอีก 1 ครั้ง หรือ ดับเบิ้ลคลิก หรือ คลิกเมนู สรางกะทับที่ดานบนของหนาจอ จะปรากฏจอภาพการเลือกกะการทํางานใหพนักงาน ดังภาพ

สังเกต หนาจอจะปรากฏ ช่ือพนักงานและวันที่ ที่จะจัดกะใหที่ดานบนสุดซายมือ

การจัดกะโดยเลือกจากชวงเวลามาตรฐาน สวนใหญใชไดสะดวกกับประเภทพนักงานรายเดือนและรายวัน เนื่องจากจะเปนกะการทํางาน 8 ชม. โดยทั้งนี้ระบบไดจัดต้ังเวลาพัก 1 ชม. และสาย 5 นาทีไวอัตโนมัติแลว คลิกชองชวงเวลามาตรฐาน ทางดานขวา คลิกเลือกชวงเวลามาตรฐานที่ตองการ ระบบจะสรางกะปกติ ( แถบสีเขียวออน ) ขึ้นมา

9

คลิก บันทึก ระบบจะกลับสูหนาปฏิทิน พรอมทั้งมีแถบสีเขียวออนของกะปกติที่เพิ่งจะสรางใหพนักงานแสดงอยูในวันที่ที่ไดเลือกเอาไวดังภาพ

การจัดกะที่ไมไดเลือกจากชวงเวลามาตรฐาน สวนใหญแลวจะเปนการจัดกะใหพนักงานรายชั่วโมง เพื่อเสริมจํานวนคนมาชวยงานบริการในชวงเวลาเรงรีบ จัดทําไดโดย เลื่อนเมาสไปไวในวันที่ตองการสรางกะ คลิกเมาสซาย (คางไว)ใหตรงกับเวลาเริ่มตนกะ ลากเมาสมาจนถึงชองเวลาสิ้นสุดของกะ แลวจึงปลอยเมาส จะเห็นวาชวงเวลาที่จะสรางกะ จะมีสีน้ําเงินขึ้นไวตลอดทั้งแถบ ดังภาพหนาถัดไป

10

กะการทํางานนี้มีเวลารวมเทากับ 5 ช่ัวโมง หากพนักงานมีหยุดพัก 1 ช่ัวโมง ใหคลิกหนาชองพัก แลวกําหนดเวลาพักโดยเลื่อนลูกศรขึ้นหรือลงที่ดานขางของชองพัก หากพนักงานไมไดหยุดพัก ไมตองคลิกหนาชองพัก ขอควรปฏิบัติ กรณีพนักงานทํางานติดตอกันต้ังแต 5 ชั่วโมงขึ้นไป หรือหากพนักงานเปนนักเรียน-นักศึกษา

เม่ือทํางานติดตอกันต้ังแต 4 ชั่วโมงขึ้นไป หัวหนางานตองจัดเวลาพักใหอยางนอย 1 ชั่วโมง จากนั้น คลิก กะปกติ คลิก สราง ระบบจะสรางกะปกติขึ้นมาปรากฏแถบสีเขียวออน แตระบบยังไมไดบันทึกไว จนกวาจะ คลิก บันทึก และ ณ จุดนี้กอนคลิก บันทึก ผูจัดทําสามารถเปลี่ยนแปลงกะการทํางานไดโดยคลิก ยกเลิกเชนกัน ดังภาพ

คลิก บันทึก ระบบจะกลับสูหนาจอ พรอมทั้งมีแถบสีเขียวของกะปกติที่เพิ่งสราง แสดงอยูในวันที่ที่ไดเลือกไว

การจัดกะโอที ผูจัดทําจะตองจัดกะปกติใหแลวเสร็จกอน จึงคอยจัดกะโอที ขอควรทราบ การจะจัดกะโอทีใหพนักงานไดนั้น พนักงานตองทํางานมาแลว 8 ชม. รวมพัก 1 ชม. เปน 9 ชม. จึงสามารถจัดกะโอทีใหพนักงานได สรางกะโอทีโดย คลิกเมาสซายคาง ลากเมาสเลือกชวงเวลาที่ตองการ ปลอยเมาส คลิก กะโอที คลิก สราง ระบบจะสรางกะโอที (แถบสีน้ําเงิน) ขึ้นมา ดังภาพ

คลิก บันทึก เพื่อบันทึกเขาระบบ ระบบจะกลับมาที่หนาปฏิทิน สังเกตวากะโอทีที่เพิ่มขึ้นมาในวันที่ 28 เมษาย น 2552 จะเปนสีเขียวเขม ถัดลงมาจากกะปกติ ซึ่งมีสีเขียวออน ดังภาพหนาถัดไป

11

การแกไขกะการทํางาน

หนาปฏิทินการทํางาน ดับเบิ้ลคลิกเมาสในชองวันที่ที่ตองการแกไข จะปรากฏหนาตางกะการทํางานของพนักงานที่จัดไว คลิกที่แถบสีของกะ และ แกไขคาตาง ๆ ทางดานขวา เชน เวลาเริ่มตน-สิ้นสุดกะ เวลาพัก ฯ ซึ่งเปนคาของกะเดิมที่ผูจัดทําคลิกแถบสีเอาไว ผูจัดทําสามารถแกไขเปนคาใหมไดตามตองการ คลิก แกไข คลิก บันทึก ดังภาพ

การลบกะการทํางาน มี 2 วิธี

วิธีที่ 1 คลิกเมาสเลือกวันที่บนปฏิทินที่ตองการลบใหวันที่เปนแถบสีน้ําเงิน คลิก ลบกะ จากเมนู

12 ดานบน ระบบจะแสดงหนาตางถามผูจัดทํา เพื่อยืนยันการลบกะดังกลาว หากผูใชแนใจ

คลิก ตกลง ดังภาพ

วิธีที่ 2 คลิกเมาสขวาที่แถบสีของกะบนปฏิทินที่ตองการลบ คลิก ลบกะ ระบบจะ แสดงหนาตางถามผูจัดทํา เพื่อยืนยันการลบกะดังกลาว หากผูใชแนใจ คลิก Yes

13

การคัดลอกกะการทํางาน

คัดลอกและวางกะทีละวัน สามารถใชเมนูคัดลอกไดจากเมนูแถบดานบนหรือคลิกขวา คลิกเมาสตรง ชองวันที่มีกะตนแบบ(วันที่ 30) คลิก คัดลอกกะ จากเมนูดานบน คลิกเมาสตรงวันที่ตองการวางกะ (วันที่ 4) คลิก วางกะ ระบบจะถามเพื่อยืนยันการวางกะ คลิก ใช

คัดลอกและวางกะทีละหลาย ๆ วัน ทําไดเชนเดียวกับวางทีละกะ ตางกันตรงขั้นตอนการวางกะใหคลิกเมาสคางเอาไวตรงวันที่ตองการวางกะเปนวันแรก ลากเมาสไปยังวันที่ตองการวางกะเปนวันสุดทาย ปลอยเมาส คลิก วางกะ คลิก ใช

การบันทึกการลาใหกับพนักงานการเพิ่มใบลา เลือกพนักงานที่จะจัดทําใบลา จากเมนูเลือกขอมูล คลิก ใบลา ดานซายมือของหนาจอ

ระบบจะเขาสูหนาจอ ใบลา คลิก เพิ่มใบลา จากเมนูดานบน จะปรากฏหนาตางกรอกใบลา คลิกเลือก ชนิดการลา คลิกเลือกแบบการลา ( ลาเต็มวัน,ลาหลายวันหรือลาเปนชวงเวลา) คลิก เลือก วันที่ลา กรอกหมายเหตุ การลา ( ถามี ) คลิก ตกลง ระบบฯ จะบันทึกการลา

หมายเหตุ - กรณีลาเปนชวงเวลา หนาจอจะปรากฏชองเวลาเริ่มลา และเวลาสิ้นสุดการลาใหกรอก หากเปนการ ลาระหวางวัน เวลาที่กรอกลงไปจะตองสัมพันธกับเวลาที่สแกนนิ้วเขา-ออก

ตัวอยาง กะการทํางาน 9.00 – 18.00 น. รูดเขา 9.03 น. รูดออก 9.48 น. เนื่องจากไมสบาย ขอกลับไปพบแพทย เวลาเริ่มลา 9.48 น. = เวลาที่สแกนนิ้วออก เวลาสิ้นสุดการลา = 18.00 น. - ชองรวมเวลาพักในชวงเวลาที่ลา หากชวงเวลาที่ลารวมเวลาพักไวดวยใหคลิกในชองนี้ แตหาก ชวงเวลาที่ลาไมรวมเวลาพักไวก็ไมตองคลิกในชองนี้ จะทําใหระบบฯ คํานวณชั่วโมงการทํางาน ของพนักงานไดถูกตอง

การแกไขใบลา มี 2 วิธี วิธีที่ 1 เลือกพนักงานที่ตองการแกไขใบลา เลือกเมนู ใบลา คลิกเลือกรายการใบลาที่ตองการ

แกไข คลิก เมนูแกไขใบลาที่ดานบน จะปรากฏหนาตางใหกรอกใบลาขึ้นมา ใหผูจัดทําแกไขรายละเอียด ใบลาตามที่ตองการ คลิก บันทึก

14

วิธีที่ 2 เลือกพนักงานที่ตองการแกไขใบลา เลือกวันที่ลาที่ตองการแกไขในหนาปฏิทินการทํางานโดย

คลิกเมาสขวาที่แถบสีมวง จะมีเมนู แกไขใบลา ใหคลิกเลือก จะมีหนาตางใหกรอกใบลา ขึ้นมา ใหผูจัดทํา แกไขรายละเอียดใบลาตามที่ตองการ คลิก บันทึก

การลบใบลา มี 2 วิธี

วิธีที่ 1 เลือกพนักงานที่ตองการลบใบลา คลิกใบลา จะปรากฏหนาจอการลาของพนักงาน เลือกบรรทัดรายการลาที่ตองการลบ คลิก ลบใบลา จากเมนูดานบน ระบบจะถามยืนยันการลบใบลา คลิก Yes

15

วิธีที่ 2 เลือกพนักงานที่ตองการลบใบลา เลือกวันลาที่ตองการลบในหนาปฏิทินการทํางานโดยคลิกเมาสขวา ที่แถบสีมวง จะมีกรอบเมนู คลิก ลบใบลา ระบบจะถามยืนยันการลบใบลา คลิก Yes

การบันทึกเงินไดใหกับพนักงาน มีเงินได 4 ประเภท คือ 1. คาพาหนะ หมายถึง คารถ/คาครองชีพที่จายใหกับพนักงานประจําราน และคารถพนักงาน

ตําแหนง Rider 2. เงินตกเบิก ” จํานวนเงินเดือนคางจายหรือจายไมครบถวนของงวดที่ผานมา 3. คาเที่ยว ” คาเที่ยวว่ิงสําหรับพนักงานตําแหนง WOW ว่ิงสงผลิตภัณฑ 4. คาแจกใบปลิว ” คาแจกใบปลิวสําหรับ Home delivery การเพิ่มเงินได

เลือกพนักงาน คลิก เมนู เงินได-เงินหัก ระบบจะเขาสูหนาจอ เงินได-เงินหัก คลิก เพิ่ม จากเมนูดานบน ระบบจะปรากฏหนาตาง เพิ่มขอมูล ใหผูจัดทํา คลิกเลือก ชนิดเงินไดวาเปนเงินไดประเภทใด กรอกจํานวนเงินลงในชองจํานวน คลิก บันทึก

การแกไขเงินได เลือกพนักงาน คลิก เมนู เงินได-เงินหัก ระบบจะเขาสูหนาจอ เงินได-เงินหัก เลือกบรรทัดรายการเงินได ที่ตองการแกไข คลิก แกไข จากเมนูดานบน ระบบจะปรากฏหนาตาง ใหผูจัดทํา แกไขชนิดการเบิก และ/หรือจํานวนเงิน คลิก บันทึก

การลบเงินได เลือกพนักงาน คลิก เมนู เงินได-เงินหัก ระบบจะเขาสูหนาจอ เงินได-เงินหัก คลิก ลบ จากเมนูดานบน ระบบจะปรากฏหนาตาง ใหผูจัดทํา เลือกบรรทัดรายการเงินไดที่ตองการลบ คลิก ตกลง

16

การตรวจสอบขอมูลการลงเวลาของพนักงาน แทป หนาหลัก เมนู สรุปเวลาทํางาน ดานขวามือจะแสดงผลการมาทํางานของพนักงาน หลังจากที่มีการจัดกะการทํางาน และพนักงานมาทํางานแลว ดังภาพ

ขอสังเกต คอลัมน สถานะ หากระบุ ขาดงาน ใหตรวจสอบวาขาดงานจริงหรือไม คอลัมน เขา จะแบงเปน กะ (กะเขางานที่จัดไว) และ ลง (เวลาที่พนักงานสแกนลายนิ้วมือเขางาน) คอลัมน ออก จะแบงเปน กะ (กะออกงานที่จัดไว) และ ลง (เวลาที่พนักงานสแกนลายนิ้วมือออกงาน) ในคอลัมนเขา-ออก ชองลง หากมีสีแดง แสดงวาพนักงานสแกนลายนิ้วมือเขางานสาย หรือออกงานกอนเวลา

การแกไขขอมูลการลงเวลา เมื่อมีการแกไขขอมูลการลงเวลา เชน มีพนักงานไมเพียงพอตอการบริการ จึง ตองเพิ่มช่ัวโมงการทํางานใหกับพนักงาน หรือ มีประชุม/อบรมที่สํานักงาน/ติดตองานนอกราน และไมไดเขามาสแกนลายนิ้วมือ หรือเปลี่ยนแปลงการลา เปนตนนั้น ผูจัดทําสามารถแกไขขอมูลการลงเวลาของพนักงานในระบบฯ ได และตองบันทึกลงในสมุดบันทึกการแกไขชั่วโมงการทํางาน ตามนโยบายที่เคยแจงไว (เอกสารแนบดานหลัง) และจัดทําในระบบฯ ได ดังนี้

17

คลิกเมาสใหเกิดแถบสีน้ําเงินในวันที่ที่ตองการแกไขเวลา ดับเบิ้ลคลิกอีกครั้งหรือ คลิก เมนู ขอมูลการลงเวลา ดานบน ระบบฯ จะแสดงหนาตางขอมูลการลงเวลา ดังภาพหนาถัดไป

คลิก เพิ่ม ระบบฯ จะเพิ่มบรรทัดใหใสเวลาทํางาน ตรวจสอบวันที่ที่จะใสเวลาอีกครั้ง วาเปนวันที่ตองการแกไขหรือไม (การคลิก เพิ่ม ครั้งแรกจะเปนเวลาเขางาน คลิก เพิ่ม อีกครั้ง จะเปนเวลาออกงาน ) คลิก ตกลง ระบบฯ จะแกไขและบันทึกเวลาที่เปลี่ยนแปลงให

2. แทป ขอมูลพื้นฐาน ใชสําหรับจัดกลุมพนักงาน เชน พนักงานเปลี่ยนตําแหนง เปลี่ยนประเภทพนักงาน ( ประจํา/รายเดือน,รายวัน,รายช่ัวโมง) บันทึกพนักงานลาออก พนักงานโอนยายไปสาขาอื่น และกําหนดจํานวนวันพักรอนใหกับพนักงาน มีวิธีการทํางาน ดังนี้

การกําหนดวันลาพักรอนใหกับพนักงาน สําหรับพนักงานที่มีสิทธิลาพักรอนและทํางานมาแลวครบ 1 ป มีสิทธิลาพักรอนไดตามหลักเกณฑ ( เอกสารแนบดานทาย ) ใหผูจัดการรานกําหนดวันลาพักรอนใหกับพนักงานทุกคนที่มีสิทธิ และทุกครั้งที่มีพนักงานโอนยายเขามาที่ราน ดังนี้

เขาแทปขอมูลพ้ืนฐาน เลือกพนักงาน จะปรากฏแถบชื่อพนักงาน คลิกเลือก ใหปรากฏเครื่องหมาย หนาแถบชื่อพนักงานที่จะกําหนดวันพักรอน คลิก กําหนดลาพักรอนจากเมนูดานบน ระบบฯจะปรากฎหนาตาง

18

ใหเลือกจํานวนวันที่พนักงานมีสิทธิลาพักรอน คลิก ตกลง เมื่อเลื่อนสไลดบารดานลางไปทางขวา ณ แถบชื่อพนักงาน ชองพักรอน จะปรากฏจํานวนสิทธิวันพักรอน ที่ไดจัดทําใหพนักงานถูกบันทึกเขาระบบฯ แลว

การเปลี่ยนตําแหนง/ประเภทของพนักงาน เมื่อมีการเลื่อนตําแหนงหรือเปลี่ยนแปลงประเภทของพนักงาน ใหจัดทํา ดังนี้

19

เขาแทปขอมูลพ้ืนฐาน เลือกพนักงาน จะปรากฏแถบชื่อพนักงาน คลิกเลือก ใหปรากฏเครื่องหมาย

หนาแถบชื่อพนักงานที่ตองการเปลี่ยนแปลงตําแหนง / ประเภทของพนักงาน คลิก ยายกลุมพนักงานจากเมนูดานบน จะปรากฏหนาตางใหกรอกขอมูล

- ชองเปลี่ยนพนักงานไปยังกลุม ใหเลือกวาพนักงานเปลี่ยนเปนประเภท รายเดือน (ประจํา) รายวัน หรือรายช่ัวโมง ในแตละประเภทจะมีช่ือตําแหนง ใหเลือกตําแหนงดวย

- ชองหมายเหตุ สามารถระบุขอความหรือเหตุผลในการเปลี่ยนแปลงได (ถามี) - ชองกําหนดวันเริ่มยาย คลิกเลือกวันที่มีผลจากปฏิทินที่ปรากฏ

หมายเหตุ วันเริ่มยายหรือวันที่มีผลการเปลี่ยนตําแหนง/ประเภท ตองเปนวันที่ 21 ของเดือนเทานั้น (ตามรอบเงินเดือน)

การบันทึกขอมูลพนักงานลาออก เมื่อมีพนักงานลาออก ผูจัดทําจะตองดําเนินการในระบบฯ ดังนี้

เขาแทปขอมูลพ้ืนฐาน เลือกพนักงาน จะปรากฏแถบชื่อพนักงาน คลิกเลือก ใหปรากฏเครื่องหมาย

หนาแถบชื่อพนักงานที่ลาออก คลิก ระงับพนักงานจากเมนูดานบน จะปรากฏหนาตาง ใหเลือกวันลาออกของพนักงานจากปฏิทิน และกรอกหมายเหตุ (ถามี) หมายเหต ุ วันที่ลาออกที่จะตองระบุในระบบฯ หมายถึง วันที่ถัดจากวันทํางานวันสุดทายหรือวันลาที่มีผลในวันสุดทาย

การบันทึกขอมูลเม่ือมีพนักงานโอนยายไปสาขาอื่น จัดทําไดดังนี้

เขาแทปขอมูลพ้ืนฐาน เลือกพนักงาน จะปรากฏแถบชื่อพนักงาน คลิกเลือก ใหปรากฏเครื่องหมาย

หนาแถบชื่อพนักงานที่จะโอนยาย คลิก โอนยายสาขา จากเมนูดานบน จะปรากฏหนาตางใหกรอกขอมูล - ปพ.ศ. - วันที่โอนยาย เลือกจากปฏิทินจะมีเฉพาะวันที่ 21 ของเดือนเทานั้น - รหัสสาขาปลายทาง สามารถใสช่ือสาขาหรือรหัสสาขาที่โอนไปก็ได - หมายเหตุ (ถามี)

หมายเหตุ หากมีพนักงานโอนยาย ผูจัดทําจะตองดําเนินการตามขั้นตอนนี้เสมอ และท่ีสําคัญจะลืมไมไดโดย เด็ดขาดคือ หากพนักงานมิไดโอนยายในวันที่ 21 ของเดือนแลว ( การโอนยายพนักงานสามารถทําเม่ือใดก็ไดตามสะดวกของการปฏิบัติงานของราน แตการบันทึกวันโอนยายในระบบ Time จะตองเปนวันที่ 21 ของเดือนเทานั้น) ผูจัดการรานจะตองจัดพิมพรายงานสรุปการลงเวลา ( เลือกพิมพเฉพาะพนักงานที่โอนยาย) ใหพนักงานนําติดตัวไปที่สาขารับโอนดวยเพ่ือบันทึกเวลาเขาระบบที่สาขารับโอน พนักงานจะไดรับเงินเดือนถูกตองครบถวน

20

21

ในรายงานสรุปเวลาทํางาน ( Excel sheet) ที่สงใหฝายคาตอบแทนฯ นั้น ในชองหมายเหตุจะปรากฏวันโอนยาย ( ตนงวดเสมอ) สาขาตนทางและปลายทางที่โอนยายใหทราบ หากสาขาจัดทําตามวิธีไดถูกตอง

3. แทป CRG กําหนดรหัสและชื่อของสาขา เมื่อมีการเปดสาขาใหมและติดต้ังโปรแกรม finger scan ผูจัดการราน

จะตองทําการกําหนดรหัสและชื่อของสาขาในระบบ time ดังนี้

เขาแทป CRG คลิก กําหนดรหัสสาขา จะปรากฏหนาตางใหใสขอมูลดังนี้

รหัสสาขา ตองเปนรหัสที่บริษัทฯ ต้ังใหใชเหมือนฝายบัญชี และฝายปฏิบัติการ ช่ือสาขา กรอกชื่อสาขา

คลิก บันทึก

22

รายงาน ในระบบฯ มีรายงานจํานวน 13 รายงาน เพื่อเปนตัวชวยในการจัดทําและตรวจสอบ สามารถเลือกดู

หรือพิมพ ไดเปนงวด ๆ เลือกงวดกอนจัดพิมพรายงานทุกครั้ง มีรายละเอียด ดังนี้ 1. รายงานพนักงานที่ถูกระงับ จะปรากฏรายชื่อพนักงานที่ลาออก และโอนยายไปสาขาอื่น 2. รายงานรายการใบลา “ พนักงานที่บันทึกการลาไปแลว สามารถ

เรียกดูหรือพิมพรายงานเพื่อตรวจสอบวาไดบันทึกการลาใหพนักงานครบถวน แลวหรือไมในงวดนั้น ๆ

3. รายงานเงินได-เงินหัก จะปรากฏวาพนักงานแตละคนที่มีเงินไดอะไรบางในงวดนั้น ๆ 4. รายงานสรุปการมาสาย “ “ มีเวลาสายวันไหนบางและสายเทาไร 5. รายงานขอมูลกะประจําสัปดาห จะปรากฏกะการทํางานของพนักงาน / คน / สัปดาห 6. รายงานสรุปการแกไขเวลาทํางาน จะปรากฏการแกไขเวลาเขา-ออกงาน ของพนักงานแตละคนวา

วัน- เวลาใดบาง 7. รายงานรายชื่อพนักงาน จะปรากฏชื่อ- ประเภท-ตําแหนงของพนักงานปจจุบันเทานั้นวา

มีอัตรากําลังพลเปนอยางไร ไมสามารถเลือกเปนงวดๆ ได 8. รายงานวันหยุดประจําป จะปรากฏวันหยุดประจําปในปนั้น ๆ ตามที่บริษัทฯ ประกาศ 9. รายงานขอมูลกะรายบุคคล จะปรากฏขอมูลกะที่ต้ังไวเปนรายบุคคล ใหทราบถึง กะการ

ทํางาน เวลาพัก จํานวนชั่วโมงการทํางานที่ต้ังกะไวใหกับพนักงานคนนั้น

10. รายงานสรุปการลงเวลา จะปรากฏขอมูลเวลาการเขางาน-ออกงาน รวมช่ัวโมงการทํางาน OT ลา วันหยุด ที่พนักงานแตละคนมีในงวดนั้น ๆ

11. รายงานชั่วโมงการทํางาน จะปรากฏจํานวนชั่วโมงการทํางาน OT สาย ขาดงาน ของพนักงานแตละคนในงวดนั้น ๆ

12. รายงานสรุปเวลาทํางาน Excel sheet ที่สงใหกับฝายคาตอบแทนฯ เพื่อสรุปจายเงินเดือนใหกับพนักงาน

13. รายงานสรุปรวมชั่วโมงทํางาน เปนรายงานสรุปรวมใน 1 เดือนวาแตละวันใชอัตรากําลังพลและจํานวนชั่วโมงการทํางานไปเทาไร มีประโยชนตอการวิเคราะห Man hour เมื่อเทียบกับยอดขาย

สงขอมูลการจัดทําสรุปช่ัวโมงการทํางานใหกับฝายคาตอบแทนฯ เพื่อจัดทําเงินเดือนใหกับพนักงาน โดย

ผูจัดการรานตรวจสอบขอมูลจากรายงานตางๆ จํานวนคน จํานวนชั่วโมงการทํางาน การบันทึกการลา การบันทึกเงินได บันทึกการลาออก-โอนยาย-เปลี่ยนแปลงประเภท/ตําแหนง ( ถามี) ใหถูกตอง ครบถวน เรียบรอยแลว ใหดําเนินการ ดังนี้

เขาแทป CRG คลิก สงขอมูลออก จะปรากฏหนาตางใหเลือกงวดที่จะสงขอมูล ตอบตกลง

ระบบฯ จะทําการประมวลผลสักครู จึงจะปรากฏหนาตางสอบถามวา คุณตองการสงขอมูลไปยัง Server หรือไม ดังภาพ

หากตอบ ใช ระบบฯ จะสงขอมูลไปใหฝายคาตอบแทนฯ อัตโนมัติ หากตอบไมใช ระบบฯ จะบันทึกเก็บขอมูลไวใหในไฟลต้ังช่ือเปน รหัสสาขา วัน-เดือน-ป ที่บันทึกเก็บไวให ซึ่งสามารถสงไฟลดังกลาวทางเมลใหฝายคาตอบแทนฯ ไดอีกทาง ดังภาพ

23

แทป Manager View เพื่อแสดงกะการทํางานของพนักงานที่ไดจัดไวในแตละวันในหนึ่งสัปดาห โดยคลิกเลือกวันที่จากปฏิทินดานซายมือ หนาจอจะแสดงกะการทํางานในแตละวันในหนึ่งสัปดาห เมื่อคลิกเลือกที่กะในวันใด ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่ทํางานในกะนั้นที่ดานขวามือของหนาจอ ดังภาพ

ผูจัดการราน/หัวหนางานสามารถสรางกะการทํางานใหพนักงานที่ แทป Manager View ได การสรางกะในแทปนี้ สามารถทําเพื่อกําหนดกะใหพนักงานไดทีละหลาย ๆ คน เหมาะสําหรับรานที่มีพนักงานเปนจํานวนมาก มีพนักงานทํางานหลายคนในหนึ่งกะ สําหรับการแกไขกะไมสามารถแกไขเวลาเริ่ม-สิ้นสุดกะ เวลาพัก เวลาสายได หากตองการทําการแกไข ผูจัดการรานจะตองลบกะนี้ทิ้ง แลวทําการสรางกะใหม หรือใชวิธีแกไขกะในหนาปฏิทินการทํางาน แทป หนาหลักของพนักงานเปนรายคนได

24

การจัดกะใหพนักงานที่ แทป Manager View จัดทําไดดังนี้

คลิกเลือกวันที่ที่จะจัดกะจากกรอบปฏิทิน (มุมซายบนของหนาจอ) คลิก จัดกะจาก ปุมกะมาตรฐานหรือ คลิกเมาสซาย คางไว ในวันที่ตองการจัดกะใหตรงกับเวลาเริ่มตนกะ ลากเมาสลงมาจนถึงชองเวลาสิ้นสุดกะ ปลอยเมาส คลิกหนาชองพัก และกําหนดเวลาพัก (ถามี) คลิก บันทึก ระบบฯ จะปรากฎกรอบรายช่ือพนักงาน คลิกรายช่ือพนักงานที่ตองการใหทํางานในกะนี้ ใหเกิดเครื่องหมาย ในชองสี่เหลี่ยมหนารายช่ือพนักงาน คลิกบันทึก

จะปรากฏรายชื่อพนักงานที่ทํางานในกะที่สรางไวในกรอบสี่เหลี่ยมดานขวามือของจอวามีใครทํางานในกะนี้บาง ดังภาพ

25

26

ขั้นตอนการจัดทําสรุปจํานวนชั่วโมงการทํางานสงฝายคาตอบแทนฯ 1. ตรวจสอบงวดเงินเดือนในรายงานตางๆ เชน รายงานสรุปเวลาทํางาน (Excel Sheet) / ใบขออนุมัติทํางาน

ลวงเวลา / ใบแจงสถานะพนักงานเขาใหม – ลาออก วาถูกตองตามงวดที่สงหรือไม 2. ตรวจสอบรายชื่อพนักงานในรายงานสรุปเวลาการทํางานครบถวนถูกตองทุกคนหรือไม 3 ตรวจสอบประเภทและตําแหนงของพนักงานใหถูกตอง กรณีพนักงานรายวันปรับเปนรายชั่วโมง / รายเดือน

ใหผูจัดการรานไปกําหนดสถานะพนักงานใหถูกตองตามประเภทพนักงานที่โปรแกรม TimeCard Manager ไดที่ ขอมูลพ้ืนฐาน > ยายกลุมพนักงาน

4 ใบแจงสถานะพนักงานขอใหระบุ พนักงานเขาใหม - ลาออก และโอนยายใหครบถวน และลงวันที่มีผล เขาใหมหรือลาออกใหถูกตอง

- กรณีพนักงานลาออก ใหตรวจสอบวาไดจัดทํา “ระงับพนักงาน” แลวหรือไม (สําหรับวันลาออกใหบันทึกวันที่ลาออกในระบบคือ วันถัดไปจากวันทํางานที่รานวันสุดทาย)

- กรณีพนักงานโอนยายไปสาขาอื่น ใหตรวจสอบวาไดจัดทํา “โอนยายสาขา” แลวหรือไม (หากโอนยายไประหวางงวด ใหปริ้นทเวลาการทํางานของพนักงาน และใหพนักงานถือไปที่สาขาใหม เพื่อหัวหนางานสาขาใหมไดบันทึกเวลาให)

5 ตรวจสอบชั่วโมงการทํางานของพนักงานในรายงานสรุปเวลาทํางาน (Excel Sheet) ใหถูกตอง - การตรวจสอบชั่วโมงการทําลวงเวลา OT ของพนักงานใหเปนไปตามที่พนักงานทํา กรณีขอคาลวงเวลาตองไดรับการอนุมัติจาก AM/RM และตรงกับใบขออนุมัติการทํางานลวงเวลา

- ในรายงานสรุปเวลาทํางาน หากมีตัวเลข 0.00 ขึ้นในวันไหน หมายถึงขาดงาน พนักงานจะไมไดรับคาแรงในวันนั้น (สามารถตรวจสอบไดจาก หนาหลัก > สรุปเวลาทํางาน > สถานะ วามีคําวา “ขาด” หรือไม

- หัวหนางานตองตรวจสอบกะการทํางาน (Roster) กับเวลาการสแกนเขางาน – ออกงาน วาสัมพันธกันหรือไม

- ตรวจสอบเงินได-เงินหัก ใหถูกตองครบถวน 6. หากตรวจสอบขอมูลเรียบรอยแลว พรอมที่จะสงขอมูล ใหไปที่หนา CRG กด “สงขอมูลออก” (จะเปนการ

สงขอมูลขึ้น Server แตถาหาก Server ม ีปญหาและไมสามารถสงขึ้น Server ได ใหสาขาคลิก “ไมใช” ระบบจะบันทึกเปนไฟล ใหนําไฟลที่ไดสงเปนเมลแทน)

7. สําหรับเอกสาร ใบแจงสถานะพนักงาน เขาใหม-ลาออก-โอนยาย และ Memo ตางๆ ใหสงเมล ดังนี้ - แบรนด MD E-mail : timemd@crg.co.th

- แบรนด KFC E-mail : timekfc@crg.co.th - แบรนด AA E-mail : timeaa@crg.co.th - แบรนด PL E-mail : timepl@crg.co.th ใหสาขาแจงเมลมาที่ e-mail : timemd@crg.co.th ทุกครั้ง 8. กรณีสาขามีการแกไขขอมูลช่ัวโมงการทํางานของพนักงานในรายงานสรุปเวลาการทํางานใหสาขาแจงเมล

หรือโทรมาที่ฝายคาตอบแทนฯ วาสาขาไดมีการแกไข และไดสงสรุปเวลาการทํางานมาใหใหมแลว

************************************