a vállalati információs rendszerek a vállalati tevékenységekben

2005.

A vállalati információs rendszerek a vállalati tevékenységekben

Dr. Sziray József, Erdős Ferenc, Gaul Géza

1.hét Üzleti folyamatok újjászervezése

2

SzéchenyiIstvánEgyetem

Információs rendszerek bevezetése

• Mindig egy nagyobb, a vállalat működésének egészét többé-kevésbé megváltoztató folyamat része.

• A változtatás kiterjedhet – az üzleti folyamatokra, – a szervezeti struktúrákra, – a munkahelyekhez rendelt feladatokra, – a munkakörök viszonyára.

• Vállalati folyamatok javítása TQM-alapú felfogásban

Üzleti folyamatok újjászervezése

3


Teljes körű minőségmenedzsment, TQM

• A TQM értelmezései:– Irányítási koncepció, amelynek központjában a

minőség áll. (ISO 8402:1994)– Vezetési filozófia, mely összefogja a szervezeti

potenciált a folyamatos fejlesztés irányába.– Valamely szervezet azon képességeinek kialakítása

és működtetése, melyek lehetővé teszik a folyamatosan változó belső és külső igények kielégítését.

• Attól teljes körű (Total), hogy mindenki részt vesz benne, a szervezet minden tevékenységére és minden egységére vonatkozik.


4


TQM jellemzői

• A TQM alapelvei:– vevőközpontúság,– a folyamatok folytonos fejlesztése,– a dolgozók teljes körű részvétele,– tanuló szervezetté válás.

• Az ilyen szervezetben mindenki ismeri a feladatát, szerepét és munkáját, a céljai világosak.


5


Folyamatok változtatása• Meg kell tervezni, ennek részei:

– alapos feltérképezés, leltározás,– az alapvető folyamatok azonosítása,– folyamatok hatásosságának mérése

• milyen mértékben szolgálják a vevők igényeit,

– folyamatok hatékonyságának mérése• ezt az erőforrások milyen ráfordításával érik el.

• Változtatás módjai:– folytonos javítás, működés közben,– benchmarking, időnként,– újjáalakítással (BPR), esetenként.


6


Az eredményesség feltételei• Egy formális (nevesített) folyamat

hozzárendelése és elindítása, és • a felső vezetés elkötelezettsége és

részvétele ebben a folyamatban,• bevezetési akcióterv készítése, amelyben

– meg kell nevezni a változtatás irányítóját (egy vezetőt), és

– létre kell hozni csapato(ka)t (team) a tényleges munkavégzésre, és

– létre kell hozni az egyéneknek a változtatásban végzett munkáját mérő, értékelő és jutalmazó rendszert.


7


A folyamatok elemzése• A folyamat:

egy vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít kimenetek készletévé egy másik személy számára, emberek, módszerek és eszközök kombinációjával.

• A vállalat működése folyamatok hálózata.• A folyamatok nem mindig láthatók (pl.

ügyvédi szolgáltatások), máskor egészükben és formálisan is dokumentáltak (pl. a gyártásban).


8


Egy folyamat, példa: a hajvágás Tehát szolgáltatás. • A magfolyamat, amikor

– a vendég beül a székbe, – a fodrász veszi a szerszámait, és

• lenyírja a haját, • meg is mossa és • szárítja, esetleg • színezi is.

• Egy alfolyamat, amikor– fodrász megbeszéli a vendéggel a fazont

• vagy szóban, • vagy fényképek megtekintésével, • vagy számítógépes képgenerálással, a vendég fejéhez

igazított képekkel


9


A hajvágás segédfolyamatai• Kell helyiség, berendezés, eszközök,

szerszámok, segédanyagok, emiatt:– anyagbeszerzés,– fűtés-hűtés,– takarítás, – karbantartás.

• A vendégnek tudnia kell a fodrászüzletről, emiatt:– kommunikáció (cégtábla, reklám).


10


A hajvágás segédfolyamatai (bis.)• Pénzforgalom, emiatt:

– pénztár, – számlázás, – könyvelés.

• Szakszemélyzet, emiatt:– alkalmazás (felvétel, elbocsátás, fizetés),– társas viszony (társasági szerződés),– szakvizsga, képzés, továbbképzés,– tanuló foglalkoztatása.


11


Az alapvető folyamatokMeghatározó jellemzői:• Stratégiai szerepük:

– Jelentősek a szervezet küldetését, céljait tekintve. – Versenyelőnyt ill. gyengeséget jelenthetnek.

• Hatásuk a vevőkre: – A vevőkre közvetlen hatással lévő folyamatok azok. – A belső folyamatok a támogatáshoz tartoznak, mégis

előfordulhat, hogy célszerű alapvetőnek tekinteni őket.• Keresztfunkcionális jelleg:

– Az alapvető folyamatok gyakran keresztezik a meglévő, belső, szervezeti határokat.

– A folyamatra orientált szervezetek alapvető folyamatai gyakran egyetlen szervezeti egységen belül vannak.


12


A General Electric alapvető folyamatai

• Fejlett technológia

• Fejlesztés felajánlása

• Megjelenés a piacon

• A megrendeléstől az átutalásig

• Szolgáltatások nyújtása

• Támogatás


13


A teljesítmény mérése

• Visszacsatolt szabályozási kör: mérés, ítéletalkotás, beavatkozás.

• Mérés szintjei:– folyamat működési jellemzői,– kimenetek: jellemzők a folyamatok

hatásosságára,– végeredmény: az egész szervezet

sikerességét jellemzi.


14


A teljesítmény mérés szintjei 1

• A folyamat mérése:– A felhasznált erőforrások mennyisége, az

optimumhoz képest (pl. költség).– Közvetlenül befolyásolják az erőforrások

(nyersanyagok, gépek, emberek, eljárások, módszerek) összehangolását.

– A részfolyamatok és a beszállítói teljesítmények mércéi.


15


A teljesítmény mérés szintjei 2

• A kimenet mérése• A folyamat hatásosságát méri

– az előállított termék vagy szolgáltatás mennyire felel meg a céljának,

– a fogyasztói elvárásoknak, – a tulajdonságai milyen mértékben érik el a szükséges értékeket.

• A végeredmény mérése– A fogyasztói igények kielégítettségének mértékét határozza meg. – A termék vagy szolgáltatás hatásosságának mérése, a

felhasználási helyén, tehát a fogyasztónál. Közvetlenül, többnyire nem lehetséges.

– A fogyasztói elégedettség mérése. Mérhető.


16


A folyamatok javítása


Mechaniz-mus

Elérhető változás

Kockázat Költség Tartam Nehézség

Folyama-tos javítás

esetenként néhány %

kicsi kicsi rövid (ismétlődő!

)

könnyű

Benchmar-king

20-50% kicsi közepes hosszú közepes

Újjáalakítás (BPR)

többszörös nagy!! nagy hosszú nagyon nehéz

17


Folyamatos javítás

Lépései: • a vevő megismerése, • a hatékonyság felmérése, • folyamatelemzés, • folyamatfejlesztés, • változtatások bevezetése, • egységesítés és • megfigyelés.


18


A vevő megismerése• a folyamat kimenetének meghatározása,• a vevő azonosítása,• a vevő igényeinek meghatározása,• a vevői követelmények átalakítása

specifikációvá,• a hatásosság mérése,• az adatgyűjtés megtervezése,• adatgyűjtés és elemzés,• új célok kitűzése,• közreadás.


19


A hatékonyság felmérése

Az erőforrások felhasználását méri. Lépései:

• hatékony mérőeszközök meghatározása

• adatgyűjtő rendszer tervezése

• költségelemzés

• az eltérések, ingadozások elemzése

• a ciklusidő elemzése

• új célok kitűzése

• közreadás


20


Folyamatelemzés

A tennivalók iránya. Lépései:

• a folyamat állapotának összefoglalása,

• javítási lehetőségek sorrendbe állítása,

• a folyamat és részei kezelésének sorrendbe állítása,

• a javítási útvonal kiválasztása,

• közeradás.


21


Változtatások bevezetése

Hipotézisek kidolgozása és próbája. Alapelvek :

• Tesztelés kicsiben!

• Bevezetés a gyakorlatba: beindítás, váltás-menedzsment, dokumentálás.

• Eredmények szemmel tartása.

• Résztvevők jutalmazása.

• A következő javítási lehetőség kijelölése.


22


Folyamatbenchmarking1. A javítandó folyamat meghatározása.2. Az összehasonlítás alapjainak megkeresése.3. Adatgyűjtés.4. Az eltérések felismerése, meghatározása.5. A jövőbeli teljesítmény becslése.6. Közreadás.7. Célkitűzés.8. Akcióterv készítés.9. Megvalósítás, megfigyelés.10.Újabb célok kitűzése.


23


Újjáalakítás (reengineering, BPR)


• „A vállalati folyamatok újjáalakítása (BPR) – Michael Hammer és James Champy (USA) szerint – : Az üzleti folyamatok alapvető újragondolása és gyökeres újratervezése azzal a céllal, hogy lényeges, nagymértékű javulást érhessünk el több területen, mint például a költségekben, a minőségben, a szolgáltatásban és a gyorsaságban.”

24


Újjáalakítás projekt megszervezése


• a szervezet kultúrájának elemzése,

• a magfolyamatok azonosítása,

• hatékonyság, hatásosság mérése,

• folyamatok megértése,

• folyamat állapotának felmérése,

• prioritások felállítása,

• jelentés, támogatás megszerzése.

25


Újjáalakítás projekt elindítása


• team kinevezése és kiképzése,

• környezet elemzése,

• irányvonal meghatározása,

• részletes projekt-alapokirat készítése,

• a vállalat változásra érettségének összegzése.

26


Az új folyamat kitalálása


• Ez az eljárás specifikus eleme.– Kell egy idealizált, semmitől sem korlátozott és egy a

környezet által kötött terv.– Többféle forgatókönyv, többféle lehetőség.– A legjobb kiválasztása.

• Integráció– eredmények közreadása, célok újragondolása

• Cselekvés– tesztelés kicsiben,– akcióterv készítése,– végrehajtás.

• Értékelés.

27


A megvalósítás


Közös a három mechanizmusban:• Közreadás

– Mind a tájékoztatandók köre, mind a tájékoztatás módja fontos! A kidolgozó csapat mindegyik tagja vegyen részt benne!

• Tesztelés kicsiben!• Akcióterv létrehozása• Sorrendek felállítása• Bevezetés a gyakorlatba: beindítás, váltás-

menedzsment, dokumentálás.• Eredmények szemmel tartása.• Résztvevők jutalmazása.• A következő javítási lehetőség kijelölése.

28


Arany szabályok


• Az átalakításba olyan sok személyt kell bevonni, amennyit csak lehetséges.

• A folyamatos változást a kultúra részévé kell tenni.

• Mindenkivel olyan sokat kell közölni, és olyan nyíltan, amennyi emberileg lehetséges, lehetőleg személyesen.

• Élni kell a pénzbeli elismeréssel.• A vállalati kultúrán belül kell dolgozni, nem azt

megkerülve.

29


És a rendszerfejlesztési ciklus?


• A Bevezetés a vállalati információs rendszerekbe című jegyzetben tárgyaltuk az információs rendszer kialakítását.

• Itt a teljes vállalati környezet átalakítását.

• A kettő között átlapolás van, az információs rendszer kialakítását a vállalat átalakításába beágyazottan kell végrehajtani.

a vállalati információs rendszerek a vállalati tevékenységekben

Documents