การน าระบบ Google Apps มาใช้ในการจัดการข้อมูลของบัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยนเรศวร

ความเป็นมาปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้รับความสนใจน ามาใช้งานในหลายลักษณะในทุกองค์กร โดยที่พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศได้ส่งผลกระทบในวงก ว้างไปทุกวงการทั้งภาคเอกชนและราชการ ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ

เข้าถึงข้อมูลสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์ เพราะข้อมูลถูกจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ท าให้ผู้บริหารแล ะบุคลากรของบัณฑิตวิทยาลัยสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสมและสามารถน าข้อมูลมาใช้ประโยชน์ทันต่อความต้องการ อีกทั้ง ยังช่วยประหยัดทรัพยากร เวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายในการท างานลงด้วย เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรองรับข้อมูลได้เป็นจ านวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในการท างาน ส่งผลให้หน่วยงานสามารถลดจ านวนทรัพยากรและระยะเวลาได้ ทั้งนี้ การน าระบบ Google Apps มาใช้เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมตามแผนเพิ่มประสิทธิภาพการด าเนินงานในการใช้ทรัพยากรของมหาวิทยาลัยนเรศวรอีกด้วย โดยผลงานที่ออกมาอาจ เท่าหรือดีกว่าเดิม ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและศักยภาพในการปฏิบัติงาน บัณฑิตวิทยาลัยให้เป็นหน่วยงานหนึ่งที่ได้น าระบบสารสนเทศที่รองรับการท างานในระบบ Back office หลายระบบที่สามารถใช้ในการวางแผน การบริหารจัดการทรัพยากรของหน่วยงาน เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านต่างๆ อาทิ การบริหารจัดการ ด้านงบประมาณ การเงินการบัญชี การบริหารพัสดุ และการบริหารทรัพยากรบุคคลของบั ณฑิตวิทยาลัย เป็นต้น ซึ่งในการปฏิบัตินี้ผู้รับผิดชอบได้น าเอาระบบของ Google Apps มาช่วยในการด าเนินงาน และจัดการข้อมูลภายในของบัณฑิตวิทยาลัย

ลดขั้นตอนรวดเร็ว ประหยัด

ทั้งด้านเวลา ค่าใช้จ่าย และทรัพยากร

การได้รับความร่วมมือในการใช้ระบบจาก

บุคลากรบัณฑิตวิทยาลัย

ปัจจยัความส าเร็จ

ระบบGoogle Apps

การสนับสนุน จากผู้บริหาร

และหัวหน้างาน

ความปลอดภัยของข้อมูล และความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล

ข้อดี ข้อเสีย1. ลดต้นทุนในการด าเนินการ ประหยัดทรัพยากร ประหยัดคน ประหยัดเวลา 2. เป็นระบบจัดการข้อมูลที่ง่ายต่อการเข้าถึง และสามารถเรียกใช้งานได้ง่ายทุกที ทุกเวลา (ที่มีการเชื่อมต่อ Internet) และไม่ต้อง

กลัวข้อมูลสูญหาย เป็นระบบการท างานแบบ Online Application เพื่อให้ทุกระบบปฏิบัติการ (OS) ไม่ว่าจะเป้น Windows Mac หรือ มือถือ สามารถเข้าใช้งานได้อย่างง่ายในขณะเดินทาง แม้ว่าจะไม่อยู่ที่โต๊ะของตนก็ตาม

3. ใช้พนักงาน IT ดูแลน้อยถึงน้อยมากที่สุด เพราะสามารถบริการได้ง่าย ดูแลได้เอง และมีปัญหาการใช้งานน้อยมาก4. มีพื้นที่จัดเก็บที่สามารถรองรับข้อมูลได้อย่างมากมาย และสามารถจ ากัดการเข้าใช้ระบบของบุคลากรได้

1. ไม่สามารถบริหารจัดการได้เองทั้งหมด2. Application บางตัวยังไม่รองรับการท างานที่ครอบคลุมความต้องการ3. บางโปรแกรมต้องมีค่าใช้จ่ายในการน ามาใช้

เทคนิค วิธีการ เคล็ดลบัมีการวิเคราะห์การบริหารจัดการข้อมูลจากวิธีการเดิม เพื่อปรับปรุงพัฒนาและสร้างนวัตกรรมใหม่ของการจัดการ

ข้อมูลใหม่ โดยการน า Application บน Google มาใช้

Google Apps เป็น Solution การจัดการข้อมูลทุกชนิดเพื่อให้ “ข้อมูล” ต่างๆ สามารถ “เข้าถึงได้ง่าย” (Accessible) และ “คงทนถาวร” (Durability) มากที่สุด ซึ่งภายใน Google Apps นั้น ประกอบไปด้วยโปรแกรมต่างๆ ภายในที่หลากหลาย โดยผู้รับผิดชอบได้น าโปรแกรมของ Google Apps มาใช้ดังนี้

Google Calendar เป็นโปรแกรมที่ช่วยในเรื่องของการแบ่งปัน นัดหมายส่วนตัวของคนในองค์กร และใช้เป็นปฏิทินกลาง ส าหรับแจ้งข้อมูลต่างๆ เช่น การเข้าประชุม ปฏิทินโครงการ/กิจกรรม แจ้งข้อมูลการลา การไปราชการ ในแต่ละวัน และอื่นๆ อีกมากมาย

Google Drive เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการแชร์เอกสาร (การเวียนแจ้งเอกสาร) ทั้ง Word, Excel, PPT และ PDF เพื่อให้พนักงานในองค์กรสามารถอ่านข้อมูล เพิ่มเติม หรือแก้ไขข้อมูลได้พร้อมๆ กันแบบ Real-time อีกทั้งยังสามารถดาวน์โหลดเอกสาร/ข้อมูลไปใช้ได้อีกด้วย

Google From เป็นโปรแกรมส าหรับสร้างเอกสารแบบสอบถามออนไลน์ สามารถสร้างค าถามและค าตอบได้หลากหลายประเภท รวมถึงสามารถเก็บข้อมูลดิบ และสรุปเป็นกราฟ นอกจากนี้ ยังสามารถน ามาประยุกต์ใช้กับการรับรองรายงานการประชุมออนไลน์ได้อีกด้วย

ข้อเสนอแนะ วิธีการแก้ไข1. ศึกษาการท างานของระบบ Google Apps เพิ่มเติม เพื่อสามารถน ามาพัฒนางานอื่นๆ 2. การได้รับการสนับสนุนด้านงบประมาณจากหน่วยงาน ส าหรับการน า Application บางตัวมาใช้3. บุคลากรควรให้ความสนใจในการเข้าใช้ข้อมูลจากระบบ Google Apps อย่างต่อเนื่อง

1. ติดตามความพึงพอใจและสอบถามความต้องการของบุคลากร ที่มีต่อระบบ Google Apps 2. เสนอที่ประชุมคณะกรรมการบริหารบัณฑิตวิทยาลัย เพื่อพิจารณาการสนับสนุนงบประมาณ3. ด าเนินการประชาสัมพันธ์ และอบรมการใช้งานระบบ Google Apps 4. รายงานผลการใช้งานระบบ Google Apps ในที่ประชุมผู้บริหารและบุคลากรบัณฑิตวิทยาลัย

ผลลพัธ์ทีไ่ด้

ภาพ 1 การจัดการข้อมูลบน Google Calendar ภาพ 2 การจัดการข้อมูลบน Google Driveภาพ 3 การจัดการข้อมูลบน Google Form

มีนวัตกรรมใหม่ๆ ที่ช่วยในการจัดการข้อมูล

ประหยัดทรัพยากร เวลา และค่าใช้จ่าย

สะดวก รวดเร็ว และทั่วถึง ทุกที ทุกเวลาที่มี Internet

มีพื้นที่เพียงพอในการจัดเก็บข้อมูล

สามารถน าข้อมูลบนระบบมาใช้ในการด าเนินงานอ่ืนๆ

ได้หลากหลาย

รองรับระบบปฏิบัติการบนWindows / มือถือ

ขัน้ตอนกระบวนการวิเคราะห/์วางแผน วิเคราะห์ปัญหา และความต้องการของงผู้รับบริการ/

บุคลากรบัณฑิตวิทยาลัย วิเคราะห์ และประเมินความพร้อมของข้อมูล อุปกรณ์

เทคโนโลยี ที่จะใช้ในการท างาน วิเคราะห์ และร่างรูปแบบระบบงาน

ด าเนินการ ออกแบบขั้นตอนการด าเนินงานในการจัดการข้อมูล

เสนอเพ่ือขอความเห็นชอบจากผู้บริหาร ด าเนินการตามรูปแบบที่วางไว้

ประเมินผล ทดลองใช้ระบบ ติดตามและประเมินผล

การใช้งานระบบ

ปรับปรุง ด าเนินการปรับปรุง/

แก้ไขตามข้อเสนอแนะของผู้ใช้ระบบ

Google Calendar ของบัณฑติวิทยาลัย

ประโยชน์ที่ได้

1. บคุลากรแต่ละท่านทราบและสามารถตรวจสอบ

ภารกิจของผู้บริหารแต่ละท่าน

ปฏิทินด าเนินโครงการ/กิจกรรมของแต่ละงาน

การลาและการไปราชการของบคุลากร

2. สามารถวางแผนและก าหนดวนัด าเนินโครงการ/กิจกรรมได้โดยไม่ซ า้ซ้อนกนั

3. สามารถตรวจสอบได้ทนัที โดยไม่ต้องรอถามจากงานอ านวยการ

4. ประหยดัเวลา ทรัพยากร สะดวก และรวดเร็ว

การเวียนแจ้งเอกสารบน Google Drive

ประโยชน์ที่ได้

ประหยดัทรัพยากร เวลา รวดเร็ว และสามารถค้นหา/ตรวจสอบย้อนหลงัได้

ทะเบียนคุมวนัลาบคุลากรบัณฑิตวิทยาลัย บนเว็บ Google

วิธีเข้าดูทะเบียนคุมวันลา

ไปท่ี www.google.com ลงช่ือเข้าสู่ระบบ

เลือกเมนู “ไดรฟ์”

(Drive)

เลือกเมนู “ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน”

(shared with me)

จะพบไฟล์ ช่ือ

“ทะเบียนคุมวันลาบุคลากร_2557”

ทะเบียนคุมวันลาจะแยกเป็น Sheet ของแต่ละท่าน โดยใน Sheet แรก จะเป็นสรุปการลาในภาพรวมของทุกท่าน และแยกประเภท

สรุปภาพรวมการลาจ าแนกเป็น

ประเภทการลา/ประเภทบุคลากร/

รายบุคคล

ประโยชน์ที่ได้

1. บคุลากรแต่ละท่านสามารถตรวจสอบ

ประเภทการลา

วนั เดือน ปีท่ีลา

จ านวนวนัท่ีลามาแล้ว

จ านวนวนัลาคงเหลือ

อ่ืนๆ เช่น วนัท่ีอนมุตัิ ผู้อนมุตัิ

2. สามารถน าข้อมลูไปกรอกลงในใบลาได้อย่างถกูต้อง

3. สามารถตรวจสอบได้ทนัที โดยไม่ต้องรอถามจากหน่วยบริหารงานบคุคล

4. สามารถดาวน์โหลดเก็บเป็นไฟล์ Excel ของตนเองได้

5. ประหยดัทรัพยากร สะดวก และรวดเร็ว