บทเรียนที่ 1 · web viewเม อได ร...
TRANSCRIPT
การสรางจดหมาย จดหมายนน มอยดวยกนหลายประเภท เชน จดหมายธรกจ จดหมายทางราชการ หรอจดหมายสวนตวทสงถงเพอนสนท ซงแตละประเภทกจะมรายละเอยดและเนอหาภายในจดหมายทแตกตางกนออกไป โดยในโปรแกรม Microsoft Word 2007 นน ไดมเครองมอชวยสรางจดหมายอตโนมตรปแบบตางๆทมความสวยงาม งาย และสะดวกในการสรางจดหมายขน ซงขนตอนในการสรางจดหมายอตโนมตมวธปฏบตดงน
เมอคลกทปมสราง(New) แลว จะปรากฏหนาตางของเอกสารใหม ขนมาให ดงน
คลกเลอกท แมแบบทตดตง
คลกเลอกแบบฟอรม
คลกทปม Office
คลกทคำาสง สราง (New)
เรอง การสรางจดหมายอตโนมต จดหมายเวยน และซองจดหมาย
233
คลกทสวนตางๆของจดหมายเพอเปลยนเปนรายละเอยดของเราลงไปแทน
จากนนจะปรากฏรปแบบของจดหมายทไดเลอกไวขางตน อยในหนาเอกสาร ดงน
เมอไดรปแบบของการเขยนจดหมายมาแลว ใหเราพมพรายละเอยดของแตละสวนลงไป ซงโปรแกรมจะมคำาอธบายบอกวา แตละสวนนนตองพมพอะไรลงไป ซงเราสามารถคลกเลอกแตละสวนของจดหมายแลวใสรายละเอยดทเราตองการลงไป ดงน
คลกทปม สราง
234
การสรางจดหมายเวยน
จดหมายเวยน (Mail Merge) คอ จดหมายทมขอความเดมซำาๆ กนทกๆ ฉบบ โดยจะมเฉพาะบางสวนของจดหมายเทานน ทมความแตกตาง ตวอยาง จดหมายประเภทน ไดแก จดหมายเชญผเขารวมสมมนา ซงเนอหาของจดหมายน จะมขอความเชญมาประชมเหมอนกนทกฉบบ แตผรบของแตละฉบบจะแตกตางกนไปตามชอหรอหนวยงานของแตละบคคล เราสามารถจดทำาจดหมายประเภทนไดอยางสะดวก ซงขอความทแตกตางกนนนจะถกใสโดยอตโนมต มวธดงน
ขนตอนการทำาจดหมายเวยน
1. สรางเอกสารหลก การสรางเอกสารหลก คอ การพมพขอความลงในเอกสารทเปนเนอความของจดหมาย ซงเหมอนกบการสรางเอกสารทวไป และในสวนทตองการใสรายละเอยดทแตกตางกนของแตละฉบบ เชน ชอ และนามสกลของผทเขยนถง ใหเวนวางเอาไวกอน ดงตวอยางขางลางน
ตวอยางเนอความจดหมายเวยน
เรอง การสมมนา และอบรมครผสอนวชาคอมพวเตอร ประจำาปการศกษา 2551เรยน ( ชอ และนามสกลของผทเขยนถง ใหเวนวางไวกอน )
235
คลกเลอกแทบ การสงจดหมาย
ตามททางบรษทฯ ไดจดใหมการสมมนา และอบรมบคลากรผสอนวชาคอมพวเตอรใหแกโรงเรยนทไดมอบความไววางใจใหกบทางบรษทฯ ในการจดหองเรยนคอมพวเตอรพรอมอปกรณตกแตงหองเรยนคอมพวเตอรเปนประจ ำาทกป โดยมเปาหมายวาในแตละปการศกษาจะมการอบรมสมมนาครผสอนวชาคอมพวเตอรไมนอยกวา 20 วน ซงในปการศกษา 2551 น ทางบรษ ทฯ ได จ ดการอบรมการสอนวชาคอมพวเตอร และการใช คอมพวเตอรใหแกครผสอนวชาคอมพวเตอรไปแลวเปนเวลา 18 วน
เพ อ เป นการ เพ มปร ะส ทธ ภ าพการ เร ยนการสอนว ช าคอมพวเตอรในโรงเรยน ดงนนทางบรษทฯ จงไดจดใหมการสมมนา และอบรมขน ในวนเสารท 26 และวนอาทตยท 27 มกราคม 2551 เวลา 8.30 – 21.00 น. ณ อาคารบรษท บางกอกซอฟแวร จำากด โดยการสมมนาจะแบงออกเปน 2 กลม คอ กลมท 1 โปรแกรม MS-PowerPoint 2007 กลมท 2 โปรแกรม Photoshop CS3 (ผเขาสมมนา 1 ทาน สามารถเลอกกลมสมมนาไดเพยง 1 กลมเทานน) ในการนทางบรษทฯ ใครขอเชญครผสอนวชาคอมพวเตอรจ ำานวน 2 ทาน เขารบการอบรมตามกำาหนดการฯ ดงกลาว
เมอพมพเอกสารหลกเสรจแลว ใหทำาการตงคาเอกสารหลกใหเปน จดหมาย โดยมขนตอนดงน
236
คลกเลอกคำาสง เลอกผรบ ซงในกรณทยงไมมแฟมขอมลอย ใหเลอกท พมพรายชอใหม
2. เชอมตอเอกสารกบแหลงขอมล
แหลงขอมล คอ แฟมทมขอมลทจะผสานเขาไปในเอกสาร ตวอยางเชน ชอและทอยของผรบของจดหมาย ซงเมอตองการผสานขอมลลงในเอกสารหลก จะตองทำาการเชอมตอเอกสาร กบแหลงขอมลทมอย หรอหากยงไมมแฟมขอมล กสามารถสรางแฟมขอมลขนในระหวางกระบวนการสรางจดหมายเวยนได ซงมขนตอนดงน
เมอคลกแลว จะปรากฏไดอะลอคบลอคของรายการทอยใหม ขนมาใหดงน
237
คลกทปม สรางรายการ เพอเพมจำานวนของผรบ
การเพมรายการผรบ หากพมพรายละเอยดของผรบคนแรกครบทกเขตขอมลแลว และตองการจะเพมผรบคนอนๆอก กสามารถทำาไดโดยมวธการเพมรายละเอยดดงน
ใหเราทำาการเพมขอมลของผรบไปเรอยๆจนครบ สวนในกรณทเขตขอมลทางดานบน
การลบหรอแกไขเขตขอมล ในกรณทเขตขอมลทโปรแกรมมมาใหนน มมากเกนทเราตองการ หรอในบางกรณอาจจะไมมเขตขอมลทเราตองการ เรากสามารถเพม ลบ หรอ แกไขเขตขอมลเองได โดยมวธปฏบตดงน
238
คลกเลอกทปม กำาหนดคอลมนเอง
คลกเลอกทชอเขตขอมลทตองการแกไข
เลอกคำาสงทตองการแกไขเขตขอมลนนๆ ซงใน กรณนจะทำาการลบเขตขอมลน จะเลอกคำาสง ลบ
เมอคลกแลวจะปรากฏไดอะลอคบลอกของการ กำาหนดรายการทอยเอง ขนมาใหดงน
ซงเมอเลอกคำาสงลบแลว โปรแกรมจะถามวาตองการลบแนหรอไม ใหคลกทปม ใช ไป ดงรป
239
เมอกำาหนดเขตขอมลเสรจแลว ใหคลกทปม ตกลง
สงเกตวา เขตขอมลจะเปลยนไปจากเดม
จากนนใหทำาการลบเขตขอมลอนๆทไมตองการออกใหหมด กจะไดดงรปดานลางน
เมอกำาหนดเขตขอมลแลว ใหสงเกตวาเขตขอมลดานบนจะเปลยนไปตามทเรากำาหนดไว ดงรป
เมอทำาการกำาหนดเขตขอมลทตองการไดแลว ใหใสรายละเอยดของผรบลงไป และหากตองการเพมขอมลของผรบกใหคลกท
240
เพมผรบครบแลว คลกทปม ตกลง
ตงชอแฟมทเกบขอมลผรบ คลกทปม บนทก
ปม สรางรายการ เหมอนกบตอนแรก และเมอใสรายละเอยดขอมลผรบจนครบแลว ใหคลกทปม ตกลง ดงน
จากนนโปรแกรมจะใหทำาการบนทกขอมลของผรบลงในแฟมขอมล ดงน
เมอคลกทปมบนทกแลว โปรแกรมจะทำาการบนทกขอมลของผรบทจะใชเชอมตอกบเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรายละเอยดของขอมล
241
คลกทชอไฟลขอมลผรบ
คลกทปม แกไข
เมอแกไขขอมลเสรจแลว ใหคลกทปม ตกลง
ผรบกอน ซงหากตองการแกไขรายละเอยดของผรบสามารถแกไขไดดงน
โปรแกรมจะเขามาในสวนของการแกไขแหลงขอมล ใหทำาการแกไขขอมลตางๆทตองการ
โปรแกรมจะถามวาตองการเปลยนแปลงขอมลหรอไม ใหคลกทปม ใช ดงรป
242
จากนนกจะกลบเขามาสหนาทแสดงรายละเอยดของผรบอกครงหนง ซงหากขอมลของผรบถกตองแลว ใหคลกทปม ตกลง ในสวนของผรบจดหมายเวยน ดงรป
หลงจากนน โปรแกรมกจะทำาการเชอมตอเอกสารหลกหรอตวจดหมายกบขอมลผรบเรยบรอยแลว
3. เพมตวยดหรอเขตขอมลจดหมายเวยนลงในเอกสารหลก
เมอทำาการเชอมตอขอมลระหวางผรบและเอกสารหลกแลว จะตองทำาการแทรกเขตขอมลจดหมายเวยนหรอรายละเอยดของผรบ ลงในสวนทเวนวางไวตอนแรกในเอกสารหลก เพอทำาใหจดหมายสมบรณ พรอมทจะทำาการสง ซงการแทรกเขตขอมลลงในเอกสารหลกวธดงน
243
คลกทคำาสงแทรกเขตขอมลผสาน และเลอนเมาสลงมาคลกทชอเขตขอมลทตองการแทรกลงไป
นำาเคอรเซอรไปอยทตำาแหนงทตองการแทรกเขตขอมล
จะปรากฏชอเขตขอมลตางๆทแทรกลงไป
เมอทำาการแทรกเขตขอมลทงหมดลงในเอกสารหลกแลว จะไดดงน
244
คลกทคำาสง แสดงตวอยางผลลพธ
โปรแกรมจะทำาการแสดงตวอยางของจดหมาย โดย การแทนทชอเขตขอมลดวยรายละเอยดของผรบแทน
คลกทปมถดไป เพอดขอมลผรบคนอนๆ
โปรแกรมจะแสดงขอมลของผรบคนอนๆ
เมอทำาการแทรกเขตขอมลลงในเอกสารหลกแลว หากตองการดผลลพธทได หรอ ดตวอยางของจดหมายกอนทจะสง มวธการดงน
โดยโปรแกรมจะแสดงขอมลของผรบคนแรกในแฟมขอมลผรบ ซงหากตองการจะดตวอยางจดหมาย ทจะสงไปยงผรบคนอนๆ กสามารถทำาไดดงน
245
คลกทคำาสง เสรจสนและผสาน จากนน เลอนลงมาคลกเลอกทคำาสง พมพเอกสาร
คลกเลอกลกษณะทตองการพมพ
คลกทปม ตกลง
4.เสรจสนการผสาน
เมอทำาการผสานขอมลผรบกบเอกสารหลกเรยบรอยแลว ขนตอนสดทายของการสรางจดหมายเวยนกคอการพมพเอกสาร เพอนำาไปจดสงใหแกผรบตอไป ซงวธการพมพจดหมายเวยนนนมขนตอนดงน
จากนนจะปรากฏไดอะลอคบลอกของการผสานไปยงเครองพมพขนมาใหดงน
246
คลกทแทบ การสงจดหมาย คลกทคำาสง ซองจดหมาย
การสรางซองจดหมาย หลงจากทไดสรางจดหมายในแบบตางๆแลว ขนตอนตอไปกคอ การจาหนาซองจดหมายเพอสงจดหมาย ซงในโปรแกรม Microsoft Word 2007 นน กมคำาสงทใชสำาหรบการสรางซองจดหมายซงมขนตอนดงน
จากนนจะปรากฏไดอะลอคบลอกของ ซองจดหมายและปายผนกขนมาให ดงน
เมอคลกทปม ตวเลอก แลวจะเขาไปกำาหนดรายละเอยดตางๆของซองจดหมาย ซงมรายละเอยดดงน
พมพชอและทอยของผรบลงไป
คลกทปม ตวเลอก
พมพชอและทอยของผสงลงไป
247
ในแทบตวเลอกซองจดหมายจะเปนการกำาหนด ขนาดของซองจดหมาย ตำาแหนงและแบบอกษรทใชบนซองจดหมาย ซงเมอกำาหนดรายเอยดตางๆแลว ขนตอไปกคอการกำาหนดการพมพ ดงน
ในแทบตวเลอกการพมพจะเปนการกำาหนด วธการใสซองจดหมายทเครองพมพ
คลกทแทบ ตวเลอกซองจดหมาย
คลกทแทบ ตวเลอกการพมพ
คลกทปม ตกลง
248
เมอกำาหนดคาตวเลอกตางๆเสรจแลว และคลกทปม ตกลง และกลบมาในสวนของซองจดหมายและปายผนกอกครง ดงน
จากนน โปรแกรมจะถามวาตองการบนทกทอยของผสงไวเปนคาเรมตนหรอไม ดงรป
ซงหากตองการเกบคาทอยของผสงเอาไว กคลกทปม ใช หรอหากไมตองการกคลกทปม ไมใช จากนนเครองพพมกจะทำาการพมพขอความทหนาซองจดหมายให
คลกทปม พมพ
249