ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (e-document)

จดท ำโดย

นำงสำวจฑำรตน โถชย

เจำหนำทบรหำรงำนทวไป ส ำนกงำนคณบดคณะวทยำศำสตรและเทคโนโลย

คณะวทยำศำสตรและเทคโนโลย สถำบนเทคโนโลยปทมวน

2558

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 2

ค าน า

คมอกำรใชงำนระบบสำรบรรณอเลกทรอนกส (e-document) คณะวทยำศำสตรและเทคโนโลย สถำบนเทคโนโลยปทมวน จดท ำขนเพอใหกำรปฏบตงำนระบบสำรบรรณเปนไปทศทำงเดยวกน และมประสทธภำพในกำรบรหำรจดกำรใหดยงขน ทงในเรองกำรรบเอกสำร กำรใชงำนกลองเอกสำรเขำ กลองเอกสำรออก และกำรสรำงเอกสำร

ผจดท ำไดด ำเนนกำรรวบรวมขอมลตำงๆ เพอใหคมอเลมนมควำมสมบรณ เปนประโยชนและบรรลวตถประสงคในกำรด ำเนนงำน หำกผดพลำดประกำรใด ขออภยมำ ณ ทน

นำงสำวจฑำรตน โถชย เจำหนำทบรหำรงำนทวไป

ส ำนกงำนคณบดคณะวทยำศำสตรและเทคโนโลย

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 3

สารบญ

เรอง หนาท ค ำน ำ สำรบญ ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ..............................................................2 กำรเขำสระบบ…………………………………………………………………………………………………….....6

หนำแรก (Home)…………………………………………………………………………………………………...8

เมนกำรใชงำน………………………………………………………………………………………………………...10

กำรใชงำนกลองเอกสำรเขำ (Inbox)…………………………………………………………………………15

กลองสรำงเอกสำร………………………………………………………………………………………….………22

1. สรำงแลวสงออก…………………………………………………………………………………….23

2. รบเอกสำร………………………………………...…………………………………………………..25

กลองเอกสำรออก (Sent box)…………………………………………………………………………………26

กำรลงรบเอกสำรใน Microsoft Excel...............................................................................28

บรรณำนกรม.......................................................................................................................32

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 4

ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 5

1. ระเบยบทเกยวของ ปจจบนงำนสำรบรรณมระเบยบทเกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตร

วำดวยงำนสำรบรรณ พ.ศ.2526 และ ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ พ.ศ.2548 ซงเปนกำรเพมเตมค ำนยำมเกยวกบเอกสำร “อเลกทรอนกส” และค ำวำ“ระบบสำรบรรณอเลกทรอนกส” 2. ควำมหมำยของงำนสำรบรรณ

ตำมระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ พ.ศ.2526 ใหควำมหมำยของค ำวำ “งำนสำรบรรณ” ไววำ หมำยถง “งำนทเกยวของกบกำรบรหำรงำนเอกสำร เรมตงแตกำรจดท ำกำรรบ กำรสง กำรเกบรกษำ กำรยม จนถงกำรท ำลำย” ซงเปนกำรก ำหนดขนตอนและขอบขำยของงำนสำรบรรณ วำเกยวของกบเรองอะไรบำง แตในทำงปฏบต กำรบรหำรงำนเอกสำรทงปวง จะเรมตงแตกำรคด อำน รำง เขยน แตง พมพ จด จ ำ ท ำส ำเนำ สงหรอสอขอควำม รบ บนทก จดรำยงำนกำรประชม สรปยอเรอง เสนอ สงกำร ตอบ ท ำรหส เกบเขำท คนหำ ตดตำมและท ำลำย ทงนตองท ำเปนระบบทใหเกดควำมสะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภำพ เพอประหยดเวลำ แรงงำน และคำใชจำย 3. ควำมหมำยของหนงสอรำชกำร

หนงสอรำชกำร คอ เอกสำรทเปนหลกฐำนในรำชกำร ไดแก 1. หนงสอทมไปมำระหวำงสวนรำชกำร 2. หนงสอทสวนรำชกำรมไปถงหนวยงำนอนทมใชรำชกำร หรอบคคลภำยนอก 3. หนงสอทหนวยงำนอนทมใชสวนรำชกำร หรอบคคลภำยนอกมมำถงสวนรำชกำร 4. หนงสอทหนวยงำนจดท ำขนเพอเปนหลกฐำนในรำชกำร 5. เอกสำรททำงรำชกำรจดท ำขนตำมกฎหมำย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ 6. ขอมลขำวสำรหรอหนงสอทไดรบจำกระบบสำรบรรณอเลกทรอนกส

(ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 แกไขเพมเตม ขอ 4 ใหเพมค ำนยำมวำ“อเลกทรอนกส” และค ำวำ “ระบบสำรบรรณอเลกทรอนกส” ระหวำงนยำมค ำวำ “หนงสอ” และ“สวนรำชกำร” ในขอ 6 แหงระเบยบส ำ นกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ พ.ศ.2526“อเลกทรอนกส” หมำยควำมวำ กำรประยกตใชวธกำรทำงอเลกตรอน ไฟฟำ คลนแมเหลกไฟฟำ หรอวธอนใดในลกษณะคลำยกน และใหหมำยควำมรวมถงกำรประยกตใชวธกำรทำงแสง วธกำรทำงแมเหลกหรออปกรณทเกยวของกบกำรประยกตใชวธตำงๆ เชนวำนน “ระบบสำรบรรณอเลกทรอนกส”หมำยควำมวำ กำรรบสงขอมลขำวสำรหรอหนงสอผำนระบบสอสำรดวยวธกำรทำงอเลกทรอนกส”

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 6

4. ชนดของหนงสอรำชกำร กำรปฏบตงำนสำรบรรณ เปนกำรปฏบตงำนเกยวกบหนงสอรำชกำร 6 ชนด คอ

1. หนงสอภำยใน 2. หนงสอภำยนอก 3. หนงสอประทบตรำแทนกำรลงชอ 4. หนงสอสงกำร 5. หนงสอประชำสมพนธ 6. หนงสอทเจำหนำทท ำขนหรอรบไวเปนหลกฐำนในรำชกำร

5. ชนควำมเรวของหนงสอ 1) ดวนทสด ใหเจำหนำทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน 2) ดวนมำก เจำหนำทปฏบตโดยเรว 3) ดวน เจำหนำทปฏบตเรวกวำปกต เทำทจะท ำได

หนงสอทจดท ำขนโดยปกต ใหมส ำเนำคฉบบ เกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ และใหมส ำเนำเกบ ไวทหนวยงำนสำรบรรณกลำง 1 ฉบบ ส ำเนำคฉบบ ใหผลงชอ ลงลำยมอชอ หรอลำยมอชอยอ และใหผรำง ผพมพ ผตรวจลงลำยมอชอหรอลำยมอชอยอไวทขอบลำง ดำนขวำมอของหนงสอ 6. ชนของหนงสอลบ

1) ลบทสด ไดแก ควำมลบทมควำมส ำคญทสดเกยวกบขำวสำร วตถหรอบคคล ซงหำก ควำมลบดงกลำวทงหมดหรอเพยงบำงสวนรวไหลไปถงบคคลผไมมหนำทไดทรำบ จะท ำใหเกดควำมเสยหำยหรอเปนภยนตรำยตอควำมมนคง ควำมปลอดภย หรอควำมสงบเรยบรอยของประเทศชำต หรอพนธมตรอยำงรำยแรงทสด

2) ลบมำก ไดแก ควำมลบทมควำมส ำคญมำกเกยวกบขำวสำรวตถหรอบคคล ซงถำ หำกควำมลบดงกลำวหรอเพยงบำงสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนำทไดทรำบ จะท ำใหเกดควำมเสยหำยหรอเปนภยนตรำยตอควำมมนคง ควำมปลอดภยของประเทศชำตหรอพนธมตรหรอควำมเรยบรอยภำยในรำชอำณำจกรอยำงรำยแรง

3) ลบ ไดแก ควำมลบทมควำมส ำคญเกยวกบขำวสำร วตถหรอบคคล ซงถำหำก ควำมลบดงกลำวหรอเพยงบำงสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนำทไดทรำบ จะท ำใหเกดควำมเสยหำยตอทำงรำชกำรหรอเกยรตภมของประเทศชำตหรอพนธมตรได

4) ปกปด ไดแก ควำมลบซงไมพงเปดเผยใหผไมมหนำทไดทรำบ โดยสงวนไวใหทรำบ เฉพำะบคคลทมหนำทตองทรำบเพอประโยชนในกำรปฏบตรำชกำรเทำนน

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 7

7. กำรใชตรำครฑ ตรำครฑมำตรฐำนม 2 ขนำด

- ตวครฑสง 3 เซนตเมตร - ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร

ตรำชอสวนรำชกำรทใชเปนหนงสอประทบตรำมรปวงกลมซอนกนเสนผำนศนยกลำง วงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตร ลอมครฑ

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 8

การเขาสระบบ

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 9

เปดโปรแกรม Internet Explorer 1. คลกท สถำบนเทคโนโลยปทมวน

2. กรอกขอมลใหครบถวน ในหนำ login 2.1 กรณทม Password กรอก ชอผใชงำน และ รหสผำน ใหถกตอง แลวคลก ตกลง

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 10

หนาแรก (Home)

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 11

หนำแรก เมอเขำสกำรใชงำนระบบสำรบรรณอเลกทรอนกส แบงสวนกำรใชงำนออกเปน 3 สวน คอ

1. สวนของเมนกำรใชงำน ประกอบไปดวย ไฟล มมมอง เครองมอ รำยงำน ชวยเหลอ 2. สวนแสดงกลองเอกสำร ซงจะแสดงรำยชอ และกลองเอกสำร 3. สวนแสดงผล จะเปลยนแปลงแสดงผลไปตำมกำรท ำงำนในแตละสวน ในหนำแรกน ยง

ไมมเอกสำรใหม

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 12

เมนการใชงาน

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 13

เมนกำรใชงำนจะแบงออกเปน 4 หมวดหลกๆ ดวยกน คอ

1. เมน ไฟล ประกอบไปดวย 1.1 บนทก 1.2 พมพ 1.3 ตรวจสอบเอกสำรใหม 1.4 เปลยนรหสผำน 1.5 Lock Screen 1.6 ปด

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 14

2. เมน มมมอง ประกอบไปดวย 2.1 แสดง/ ซอนแทบ Folder 2.2 ขนำดอกษร 2.3 รำยกำรอ ำนำจทไดรบ 2.4 แมแบบเอกสำรและเอกสำรส ำคญ

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 15

3. เมน เครองมอ ประกอบไปดวย 3.1 ปดหนำตำงทงหมด 3.2 สมดรำยชอ 3.3 เลขรบและสงเอกสำร 3.4 ตอบและถอนอ ำนำจ 3.5 สงเอกสำรอตโนมต 3.6 ขอ/จองเลขเอกสำร 3.7 ตวเลอก

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 16

4. เมน รายงาน ประกอบไปดวย 4.1 รำยงำนมำตรฐำนประจ ำระบบ 4.2 รำยงำนสรปมำตรฐำนประจ ำระบบ 4.3 รำยงำนเพมเตม มหำวทยำลยบรพำ 4.4. รำยงำนเพมเตม มหำวทยำลยรำชภฏจนทรเกษม

5. เมน ชวยเหลอ ประกอบไปดวย 5.1 About 5.2 View user manual

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 17

การใชงาน กลองเอกสารเขา (Inbox)

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 18

1. รายการกลองเอกสารของคณ และของหนวยงาน 1.1 Alert box : แสดงบนทกกจกรรมของผรบเอกสำร 1.2 Inbox : กลองเอกสำรเขำ เกบรำยกำรเอกสำรทสงเขำมำยงคณะวทยำศำสตร

และเทคโนโลย 1.3 Public box : รำยกำรเอกสำรสำธำรณะ 1.4 Sent box : รำยกำรเอกสำรออก เกบรำยกำรเอกสำรทสงออกจำกคณะ

วทยำศำสตรและเทคโนโลย 1.5 Document box : รำยกำรเอกสำรทสรำงขน

2. ภายในกลองเอกสาร Inbox จะประกอบไปดวย 2.1 สมดรบหนงสอภำยนอก 2.2 สมดรบหนงสอภำยใน 2.3 ค ำรองนกศกษำ 2.4 ค ำสงสถำบนและประกำศ 2.5 หนงสอสงภำยนอก

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 19

3. รายการเอกสารทอยในกลองตางๆ

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 20

2. กลองเอกสารเขา 2.1 เขำสกลองเอกสำรเขำ โดยกำรคลกท “Inbox”

2.2 สำมำรถกดปม “แสดงตวอยำง” เพอแสดงรำยละเอยดเอกสำรอยำงยอ

2.1

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 21

2.3 เมอตองกำรเขำไปดเนอหำเอกสำรอยำงครบถวน ใหดบเบลคลกทรำยกำรเอกสำร

2.4 ในหนำเนอหำเอกสำร สำมำรถเรยกดไฟลตำงๆทถกแนบมำกบเอกสำรได โดยกำรคลกทรำยชอไฟลทแนบมำ

2.5 รำยละเอยดทจะแสดงในหนำน จะประกอบไปดวย 2.5.1 ขอมลทวไป 2.5.2 ขอควำมแนบทำย 2.5.3 เอกสำรแนบสำธำรณะจะแสดงรปและรำยชอเอกสำรแนบอยำงยอ 2.5.4 ขอมลกำรรบเอกสำร 2.5.5 ขอมลกำรสงเอกสำร 2.5.6 หมำยเหตเอกสำร 2.5.7 เปำหมำยของเอกสำร เชน เพอทรำบ เพออนมต 2.5.8 ทำงเดนเอกสำร จะแสดงเสนทำงกำรรบสงเอกสำรฉบบนนๆ 2.5.9 สรปรำยกำรอนมต จะแสดงรำยชอกำรอนมตเอกสำร

2.6 กำรรบเอกสำร 2.6.1 ดบเบลคลกรำยกำรเอกสำรทตองกำรรบ 2.6.2 จำกนน คลกทลงค “คลกทนเพอรบเอกสำร” จะเปดหนำกำรรบเอกสำรขนมำ

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 22

2.4

2.6

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 23

2.6.2 เลอกประเภทในกำรรบเอกสำร จำกนนคลกทปม “รบเอกสำร”

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 24

กลองสรางเอกสาร

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 25

1. สรางแลวสงออก 1.1 คลกปมสรำงเอกสำร แลวเลอกประเภทกำรสรำงเอกสำร

1.2 กรอกขอมลลงในชอง “เรอง” 1.3 คลกทปม “เนอหำ” จะปรำกฏ “Document Content” กรอกรำยละเอยด

ปลกยอยเพมเตม

1.1

1.2

1.3

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 26

1.4 คลกทปม “สงถง” จะปรำกฏ “สมดรำยชอ” ขนมำ เพอระบปลำยทำงผรบเอกสำร

1.5 เมอระบรำยละเอยดครบถวน พรอมสงแลว จงคลกทปม “บนทกแลวสง”

1.4

1.5

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 27

2. รบเอกสาร 2.1 คลกทปม “สรำงเอกสำร” เลอกประเภทกำรสรำงเอกสำรเปน “รบเอกสำร”

2.2 เลอกระบประเภทกำรออกเลขรบ 2.3 คลกทปม “เนอหำ” เพอระบรำยละเอยดปลกยอยเพมเตม 2.4 แนบเอกสำรเพมเตมไดโดยกำรคลกทปม “เพมเอกสำรแนบ” 2.5 เมอกรอกรำยละเอยดเรยบรอยแลว กดปม “บนทกแลวปด”

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 28

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 29

กลองเอกสารออก (Sent box)

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 30

กลองเอกสารออก 1. สำมำรถเชครำยกำรสงเอกสำร สถำนะเอกสำร ไดจำก Sent box โดยกำรคลกท

“Sent box” 2. ตรวจดสถำนะของเอกสำร จำกสญลกษณหนำรำยกำรทแสดงขนมำ 3. ดบเบลคลกทรำยกำรเอกสำร เพอเขำสหนำเนอหำเอกสำรทไดสงออก

1.3

1.1

1.2

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 31

การลงรบเอกสารในโปรแกรม Microsoft Excel

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 32

หนงสอรบภำยใน

หนงสอรบภำยนอก

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 33

หนงสอสงภำยใน

หนงสอสงภำยนอก

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 34

หนงสอออกเลขค ำสง

หนงสอรบค ำรองนกศกษำ

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 35

บรรณานกรม

ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยเรองงำนสำรบรรณ. สบคนเมอ 6 มนำคม 2558. จำก http://did.mod.go.th/PDF/sarabun/sarabun2526__2_2548.aspx.

ระบบสำรบรรณอเลกทรอนกส สถำบนเทคโนโลยปทมวน. สบคนเมอ 6 มนำคม 2558. http://doc.pit.ac.th/DocClient/.