access20002003
Post on 22-May-2015
5.866 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
ĐẠI HỌC DUY TĐẠI HỌC DUY TÂNÂNKhoa Công Nghệ Thông TinKhoa Công Nghệ Thông Tin
Phần 2
MICORSOFT ACCESSMICORSOFT ACCESS
NGUYỄN MINH NHẬT
2
Mở đầu Query Table
Microsoft Access 2000/2003Microsoft Access 2000/2003Nội dung
Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access
Bảng (Table)
Truy vấn dữ liệu (Query)
Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button
Báo biểu (Report)
Macro - Menu
Form Report Macro
3
I. Giới thiệu
Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database), E.F.Codd thiết kế và công bố tháng 07/1970
CSDL quan hệ là một CSDL mà dữ liệu được lưu vào trong MT dưới dạng bảng 2 chiều, và giữa các bảng cũng có mối quan hệ phản ánh mối quan hệ liên kết thực sự giữa các đối tượng trong thế giới thực
Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính
Query Table Mở đầu
Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000/2003Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000/2003
Form Report Macro
4
I. Giới thiệu
Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh như Pascal, Foxpro, C... mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết
MS- Access là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office được dùng rất rộng rãi hiện nay
Query Table Mở đầu
Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000
Form Report Macro
5
II. Các khái niệm cơ bản
Cơ sở dữ liệu (Database): là một bảng hai chiều.* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường)Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm...) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi)Vd: Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8...)
Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau
Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:
Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu
Query Table Mở đầu Form Report Macro
6
II. Các khái niệm cơ bản
Query Table Mở đầu Form Report Macro
Mã môn Tên môn học Ghi chú
NH01 Tin đại cương
MH01 Access
Cột
Dòng
7
II. Các khái niệm cơ bản
Query Table Mở đầu Form Report Macro
Doìng(Row) hay máùu tin(record): nàòm trong baíng, trãn 1 baíng thç khäng coï 2 doìng truìng làõp våïi nhau vãö thäng tin læu træî
Khoaï ngoaûi: laì 1 hay nhiãöu træåìng cuía 1 baíng maì caïc cäüt naìy laûi laì khoaï chênh cuía 1 baíng khaïc. Do âoï, dæî liãûu taûi caïc cäüt ngoaûi khoaï bàõt buäüt phaíi täön taûi trong 1 baíng khaïc
Khoaï chênh(Primary Key): Laì 1 hay nhiãöu doìng trong 1 baíng maì giaï trë taûi caïc cäüt naìy bàõt buäüt phaíi coï vaì duy nháút, khäng cho pheïp truìng làûp
8
9
II. Các khái niệm cơ bản
Query Table Mở đầu Form Report Macro
Khóa chính
Khóa ngoại lai
10
II. Các khái niệm cơ bản Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query
Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng
• In dữ liệu dưới dạng bảng biểu
• Sắp xếp dữ liệu trước khi in
• In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo
Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định
Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access Basic
Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB
Query Table Mở đầu Form Report Macro
11
III. Khởi động, thoátKhởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau:
Query Table Mở đầu Form Report Macro
12
III. Khởi động, thoát Create a new database using
• Blank Access database: tạo một CSDL mới
• Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access
• Open an Existing Database: mở một CSDL đã có
Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK
Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access
Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4)
Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báo
Query Table Mở đầu Form Report Macro
13
Gồm các thao tác:
Mở đầu Query Table
Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng
Thiết lập quan hệ giữa các bảng
Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật
Chương II : Bảng (Table)Chương II : Bảng (Table)
Form Report Macro
14
I. Tạo cấu trúc của bảng
Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK
Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table:
Xuất hiện hộp thoại File New Database
Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database
Mở đầu Query Table Form Report Macro
15
I. Tạo cấu trúc của bảng
1. Tạo bảng bằng Table Wizard
Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access
Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK.
Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table,... sau cùng là chọn Finish
Mở đầu Query Table Form Report Macro
16
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table
Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK. Xuất hiện cửa sổ MS Access
Mở đầu Query Table Form Report Macro
17
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Bước 2: Nhập nội dung vào bảng
Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên
Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format / Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn Rename Column
Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel
Mở đầu Query Table Form Report Macro
18
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại
Table Name: gõ tên bảng, OK
Access sẽ hỏi có đặt khoá không, bạn chọn No
Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close.
Mở đầu Query Table Form Report Macro
19
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Cho tạo bảng theo nhu cầu của NSD
Trong hộp thoại New Table, chọn Design View, OK. Cửa sổ định nghĩa cấu trúc bảng có các phần
Mở đầu Query Table Form Report Macro
20
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64 ký tự), có thể có khoảng trống Bước 2: Khai báo kiểu dữ liệu (Data type) tương ứng của trường: bắt buộc. Chọn một trong các kiểu
Kiểu Ý nghĩa
Text Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự
Memo Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự
Number Chứa giá trị số
Date/Time Chứa giá trị ngày, giờ
Currency Chứa giá trị tiền tệ
Auto Number Giá trị số (Access tự tăng 1 đơn vị cho mỗi bản ghi mới)
Yes/No Chứa giá trị logic (True/False)
Lookup Wizard
Chọn một trị từ danh sách các trị
Mở đầu Query Table Form Report Macro
21
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu, khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup)
Mở đầu Query Table
Bước 4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa bằng một trong các cách
Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)
Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu.
Form Report Macro
22
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Nếu chưa tạo khoá chính (Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo không
• No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế
• Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh
Gõ tên bảng vào mục Table Name
Mở đầu Query Table
Bạn nên chọn No
Form Report Macro
23
3. Tạo bảng bằng Design View
Trong cửa sổ Database, chọn trang Table
Chọn tên bảng cần nhập, chọn Open
Trang Table
Bảng cần nhập
Chọn Open
Nhập dữ liệu
Mở đầu Query Table
Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng
Form Report Macro
24
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
1. Công dụng:
Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu
Nhập dữ liệu theo mẫu
Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai
Tăng tốc độ tìm kiếm
Mở đầu Query Table Form Report Macro
25
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường2. Tổng quan về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Ý nghĩa
Field Size Số ký tự của trường Text, hay độ dài của trường Number
Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số
Decimal Place Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency
Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu
Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì tên trường)
Default Value Xác định giá trị mặc định của trường
Validation Rule Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này mới được nhập
Validation Text Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới hạn qui định ở mục Validation Rule
Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường
Allow Zero Length Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Memo)
Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này
Mở đầu Query Table Form Report Macro
26
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Field Size
Trường NumberField Size Miền giá trị
Integer -32768 32767
Long Interger -2147483648 2147483648
Single -3.4*1038 3.4*1038
Double -1.797*10308 1.797*10308
Mở đầu Query Table
• Có thể chọn các kiểu sau
Thuộc tính Format
Trường Text Ký tự Công dụng
@ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản
& Không bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản
< Biến chữ hoa thành chữ thường
> Biến chữ thường thành chữ hoa
Form Report Macro
27
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Format
Trường Number
Dạng Số Trình bày
General Number
1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1234.5
Fixed 1234.5 1234.50
Standard 1234.5 1,234.50
Percent 0.825 82.5%
Mở đầu Query Table
Trường Date / Time: thường chọn kiểu Short Date
Dạng Hiển thị
General Date 4/23/02 10:30:00 AM
Long Date Tuesday, April 23, 2002
Medium Date 23/April/2002
Short Date 4/23/02
Long Time 10:30:00 AM
Medium Time 10:30 AM
Short Time 10:30
Form Report Macro
28
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)
Công dụng
• Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản
• Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số)
• Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa)
• Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)
Mở đầu Query Table Form Report Macro
29
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)
Ký tự Công dụng : là vị trí dành cho
0 chữ số 0...9, bắt buộc
9 chữ số 0...9, không bắt buộc
# chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cách
L một chữ cái, bắt buộc
? chữ hoặc dấu cách, không bắt buộc
A ký tự chữ hay số, bắt buộc
a ký tự chữ hay số, không bắt buộc
& ký tự bất kỳ, bắt buộc
C ký tự bất kỳ, không bắt buộc
Vd1: để nhập số điện thoại dạng Text theo mẫu:0-511-810425ta dùng mặt nạ0-000-000000
Vd2: để nhập điểm thi chứa hai chữ số phần nguyên, một chữ số phần thập phân ta dùng mặt nạ00.0
Mở đầu Query Table Form Report Macro
30
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Default Value Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access.
• Ví dụ: Date(): ngày hiện hành
Thuộc tính Required Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi
Mở đầu Query Table
Thuộc tính Validation Rule
Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu. Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta đặt một biểu thức hợp lệ. Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0)
Form Report Macro
31
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Allow Zero Length
Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text và Memo nhận các chuỗi rỗng
Mở đầu Query Table
Thuộc tính Indexed
Giá trị Ý nghĩa
No Không có chỉ mục
Yes (Duplicate Ok)
Tạo chỉ mục cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp
Yes (No Duplicate)
Tạo chỉ mục không cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp
Công dụng: sắp xếp một trường nào đó. Thuộc tính nhận các giá trị sau:
Form Report Macro
32
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
1. Khái niệm Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào được chọn từ danh sách các trị. Danh sách này được liệt kê trong danh sách đổ xuống (Combo box)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họaYêu cầu
Giả sử có Table Danh muc nganh thi có cấu trúc và nội dung:
Ta cần tạo Table Danh sach thi sinh có cấu trúc như sau:
Mở đầu Query Table Form Report Macro
33
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Trường Manganh khi nhập liệu, các giá trị được chọn từ danh sách các trị
Cách thực hiện
Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế Table, khi tạo trường Manganh, ở cột Data Type, chọn Lookup Wizard..., xuất hiện hộp thoại Lookup Wizard:
Mở đầu Query Table Form Report Macro
34
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
(2) Chọn I will type in the values that I want: nếu muốn giá trị trong danh sách do người sử dụng tự đưa vào
Chọn (1), Access sẽ yêu cầu chọn một Table hay Query làm nguồn. Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:
(1) Chọn I want the lookup column to look up the values in a table or query: nếu muốn giá trị trong danh sách được lấy từ table hay query
Mở đầu Query Table Form Report Macro
35
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:
Mở đầu Query Table Form Report Macro
36
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 3:
• Available Fields: liệt kê các trường có trong Table
• Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau:
Mở đầu Query Table
• Chọn trường phù hợp rồi kích nút > để đưa sang danh sách Selected Fields. Ở đây ta chọn trường Manganh
Form Report Macro
37
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 4:
• Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau:
• Chọn Finish để hoàn thành quá trình
Mở đầu Query Table Form Report Macro
38
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Manganh, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn mã ngành
Mở đầu Query Table Form Report Macro
39
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn (2) để tự nhập vào các giá trị trong Combo box. Chọn Next, xuất hiện
hộp đối thoại:
Lần lượt nhập vào các giá trị trong Col1, (giả sử trong bảng DS
Nhan vien) như sau:
Mở đầu Query Table Form Report Macro
40
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại:
Chọn Finish để hoàn thành
Mở đầu Query Table Form Report Macro
41
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Kết quả khi mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Phòng ban, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn tên phòng ban. Các tên này do ta tự nhập vào trong các bước trên
Mở đầu Query Table Form Report Macro
42
IV. Khoá chính
1. Định nghĩa
Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi
Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng
Mở đầu Query Table Form Report Macro
43
IV. Khoá chính2. Cách đặt khoá chính:
một trường: đưa con trỏ chuột đến dòng chứa tên trường cần chọn làm mục khoá chính
kết hợp của nhiều trường: nhấn giữ phím Shift sau đó chọn tất cả các trường cần chọn làm mục khoá chính
Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khoá chính là
Chọn lệnh Edit / Primary Key (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): các trường được chọn sẽ có hình chìa khoá ở đầu
Primary Key
Mở đầu Query Table Form Report Macro
44
IV. Khoá chính
3. Huỷ khoá chính: Tại cửa sổ thiết kế Table
Chọn lại lệnh Edit / Primary Key một lần nữa (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): hình chìa khoá ở đầu sẽ biến mất
Mở đầu Query Table Form Report Macro
45
V. Lập quan hệ giữa các bảng
1. Công dụng
Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép: thêm, sửa, xoá mẩu tin
Ta thường đặt quan hệ giữa một trường của bảng này với một trường của các bảng khác để liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau (các trường quan hệ cùng tên, cùng kiểu)
Mở đầu Query Table Form Report Macro
46
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Giả sử trong CSDL Vat tu hang hoa ta có 3 bảng với cấu trúc:
Ta sẽ lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và trường Mavattu trong bảng [Danh muc vat tu] với hai trường Makho và Mavattu trong bảng [Hang nhap]
Mở đầu Query Table Form Report Macro
47
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Tại cửa sổ Database (1), chọn lệnh Tools / Relationships, xuất hiện màn hình Show Table (Nếu không xuất hiện, chọn lệnh View/Show Table):
1
Lần lượt chọn Table cần lập quan hệ, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả Table, chọn Close để đóng hộp thoại
Mở đầu Query Table Form Report Macro
48
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Trong cửa sổ Relationships, ta thiết lập các quan hệ. Có hai loại quan hệ trong Access
Quan hệ một-một: mỗi mẩu tin của bảng A có một mẩu tin tương ứng trong bảng B
Quan hệ một-nhiều: mỗi mẩu tin của bảng A có nhiều mẩu tin tương ứng trong bảng B
Mở đầu Query Table Form Report Macro
49
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo Chọn một trường từ bảng này và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ. Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và bảng [Hang nhap], xuất hiện hộp thoại Edit Relationships
Chọn nút Create để thiết lập quan hệ, cuối
cùng có kết quả sau:
Mở đầu Query Table
Chọn một kiểu quan hệ
Form Report Macro
50
V. Lập quan hệ giữa các bảng3. Chú ý
Khi đã đánh dấu mục Enforce Referential Integrity thì có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau
Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo (Vd: khi thay đổi manhanvien trong bảng [Danh sach nhan vien] thì manhanvien tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng thay đổi theo
Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá (Vd: khi xoá một bản ghi trong bảng [Danh sach nhan vien] thì các bản ghi tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng bị xoá theo
Mở đầu Query Table Form Report Macro
51
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
1. Thêm mẩu tin
Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng ) 2. Xoá mẩu tin
Chọn các mẩu tin cần xoá
Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete hoặc chọn biểu tượng )
Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để NSD xác nhận lại có xoá hay không
Mở đầu Query Table Form Report Macro
52
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
3. Sắp xếp mẩu tin
Chọn trường cần sắp xếp
Gọi lệnh Records / Sort / Sort Ascending - Sort Descending (hoặc chọn biểu tượng )
Mở đầu Query Table Form Report Macro
53
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
4. Lọc bản ghi Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hiện hộp thoại Filter By Form như sau:
Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn giá trị làm điều kiện để lọc Nhắp phải chuột, chọn Apply Filter/Sort: Access sẽ liệt kê các bản ghi thoả mãn điều kiện
Mở đầu Query Table Form Report Macro
54
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu
Table
Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn dữ liệu) theo ý mình, xây dựng các báo cáo tổng hợp dưới nhiều hình thức khác nhau trên dữ liệu gốc là bảng (Table)
I. Khái niệm
Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)
Query Mở đầu Form Report Macro
55
II. Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau:
1. Select Query (Truy vấn chọn số liệu): được sử dụng phổ biến nhất, dùng để:
Chọn lọc các mẩu tin
Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn.
Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn
Table Query Mở đầu Form Report Macro
2. Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng
56
II. Các loại truy vấn thông dụng
3. Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm các mẩu tin từ một hay nhiều bảng
4. Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang và dọc
Table Query Mở đầu Form Report Macro
5. Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo một bảng mới từ số liệu của Query
57
III. Cách tạo truy vấn
Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn: in Design view và by using wizard
By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu
In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực hiện như sau:
Table Query Mở đầu Form Report Macro
58
III. Cách tạo truy vấn Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện
Trang QueriesNút New
Cửa sổ Database
Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ như sau
Table Query Mở đầu Form Report Macro
59
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Bước 2: chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn Cửa sổ Show Table cho chọn các bảng (Tables), các truy vấn (Queries) hoặc chọn cả bảng và truy vấn để làm nguồn dữ liệu cho truy vấn sắp tạo
Chọn nguồn dữ liệu phù hợp, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select Query
Form Report Macro
60
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Mô tả cửa sổ Select Query Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn
Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng
nhấn F6 để di chuyển
giữa 2 phần
Form Report Macro
61
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Mô tả cửa sổ Select Query
Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn
Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại dòng field
Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường
Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu
Show: chọn trường có hiển thị hay không
Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có)
Form Report Macro
62
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu
Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại tên trường Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức:
Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức.Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]
Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm)Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C)
Lưu truy vấn vừa tạo : Gọi lệnh File / Save
Form Report Macro
63
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Ghi chú: Thay đổi loại truy vấn
Chọn lệnh Query, chọn trong danh sách loại Query phù hợp
Chọn loại Query
Form Report Macro
64
IV. Thực hiện truy vấn
Table Query Mở đầu
Trong cửa sổ thiết kế truy vấn
Gọi lệnh Query / Run (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ)
Hoặc chọn biểu tượng View
Hoặc chọn Design View Design View
IV. Thực hiện truy vấn
Form Report Macro
65
V. Hiệu chỉnh truy vấn
Table Query Mở đầu
Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút Design để mở cửa sổ thiết kế. Thực hiện hiệu chỉnh theo yêu cầu
nút Design
Form Report Macro
66
VI. Điều kiện trong truy vấn: khi thiết kế truy vấn và thiết lập biểu thức điều kiện, có thể sử dụng
Toán tử toán học
+, -, *, /, luỹ thừa (^) Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên): \ Số dư (chia lấy phần dư): Mod
Toán tử logic
Not: cho kết quả ngược lại (Not đúng= sai, Not sai= đúng)
And (và): cho kết quả đúng khi tất cả điều kiện đúng, nếu một điều kiện nào đó sai thì cho kết quả sai Or (hoặc): cho kết quả đúng khi có một điều kiện đúng, nếu tất cả điều kiện sai thì cho kết quả sai
Table Query Mở đầu Form Report Macro
67
VI. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử so sánh
<, <=, >, >=, =, <> (không bằng)
Toán tử so sánh đặc biệt
Between ... And ... (Nằm trong khoảng)
Like (gần giống):
• Vd: [slg] Between 150 And 200
• (*) Tổ hợp bất kỳ - “Anh Ban” Like “*B*”
• (?) Ký tự bất kỳ - “Access” Like “???e*”
• (#) Ký số bất kỳ - 2001 Like “##0#”: True
Table Query Mở đầu Form Report Macro
68
VI. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử so sánh đặc biệt
Null, Not null: kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa
• Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị Null vào ô Criteria của trường [Namsinh]
Table Query Mở đầu
• Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị Not null vào ô Criteria của trường [Diachi]
Form Report Macro
69
VI. Điều kiện trong truy vấn Toán tử ghép nối
& (nối chuỗi)
• “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng”
+ (cộng với)
• 100 & “năm cô đơn”: 100 năm cô đơn
• 123 + 456 : 579
• “Con thuyền” + “không bến”: Con thuyền không bến
• 1001 + “đêm” : Type mismatch
• 123 & 456: 123456
• Date() & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ
• “Vĩ tuyến” & 90/2 & “ngày đêm”: Vĩ tuyến 45 ngày đêm
Table Query Mở đầu Form Report Macro
70
VI. Điều kiện trong truy vấn
Hằng trị (constants)
True/ False/ Null: hằng trị đúng/ sai/ rỗng
Dấu rào (Delimiter)
“...”: Rào giá trị chuỗi
• Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng”
[ ... ] : Rào tên biến
• Vd: [SoLuong] * [DonGia]
#../../..#: Rào giá trị ngày
• #23/04/2000#
Table Query Mở đầu Form Report Macro
71
VI. Điều kiện trong truy vấn
Table Query Mở đầu
Điều kiện cùng thoả mãn/hoặc thoả mãn
Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều kiện đồng thời thoả mãn
Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” và đến trong tháng 6, trên dòng Criteria, ta ghi
Điều kiện ghi trên cùng 1 dòng
Kết quả
Form Report Macro
72
VI. Điều kiện trong truy vấn
Table Query Mở đầu
Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các điều kiện không cần đồng thời thoả mãn
Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” hoặc đến trong tháng 6, trên dòng Criteria và dòng Or, ta ghi
Kết quả
Điều kiện ghi trên dòng Criteria và
dòng Or
Form Report Macro
73
VII. Một số hàm thông dụng
Table Query Mở đầu
Hàm xử lý chuỗi
Hàm LEFT, RIGHT
LEFT(Biểu thức chuỗi, n) RIGHT(Biểu thức chuỗi, n)
• Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi
• Ví dụ: Trên dòng Criteria ghi: RIGHT([Mahoadon],2)=“NB”: tìm các chứng từ có 2 ký tự bên phải của Mã hoá đơn là “NB”
Hàm LEN(Biểu thức chuỗi)
• Công dụng: trả về số là chiều dài của biểu thức chuỗi
• Ví dụ: LEN(“TRUNGTAM”) cho kết quả là 8
Form Report Macro
74
VII. Một số hàm thông dụng
Table Query Mở đầu
Hàm thời gian
Hàm DATE( )
• Công dụng: trả về ngày hiện tại của hệ thống
Hàm DAY(Biểu thức ngày)
• Công dụng: trả về trị số là ngày/tháng/năm của biểu thức ngày
Hàm MONTH(Biểu thức ngày)
Hàm YEAR (Biểu thức ngày)
• Ví dụ: MONTH([Ngayden])=6: Tìm các khách đến trong tháng 6
Form Report Macro
75
VII. Một số hàm thông dụng
Table Query Mở đầu
Hàm logic
Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2)
• Công dụng:
Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1
Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2
• Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại như sau
IIF([Diem]<5,”Yếu”, IIF([Diem]<7,”Trung bình”, IIF([Diem]<8,”Khá”,”Giỏi”)))
Form Report Macro
76
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table Query Mở đầu
1. Truy vấn cập nhật (Update Query)
Các bước xây dựng truy vấn cập nhật
Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn lệnh Query / Update Query, hiện thêm hàng Update to trong lưới QBE Đặt biểu thức vào ô Update To của trường cần sửa
Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì đơn giá mặt hàng Gạo sẽ giảm 1000
Criteria: ghi điều kiện tương ứng
Form Report Macro
77
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table Query Mở đầu
2. Truy vấn xoá (Delete Query) Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn lệnh Query / Delete Query, hiện thêm hàng Delete trong lưới QBE
Kéo dấu * của bảng muốn xoá vào dòng Field, từ khoá From xuất hiện trên dòng Delete
Kéo trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field, từ khoá Where xuất hiện trên dòng Delete
Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì các mẩu tin có Số hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá
Form Report Macro
78
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table Query Mở đầu
3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn các trường cần đưa vào bảng và kéo lần lượt vào lưới QBE
Gọi lệnh Query/ Make Table Query, xuất hiện hộp thoại Make Table như sau:
Form Report Macro
Table Name: gõ tên cần đặt cho bảng, OK
79
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table Query Mở đầu
3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) Cửa sổ Select Query thay đổi thành Make Table Query
Form Report Macro
Thực hiện Query để Access tạo bảng theo yêu cầu
Mở (cấu trúc) bảng vừa tạo để xem kết quả
80
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab Công dụng: dùng để thống kê số liệu và trình bày kết quả theo dạng một bảng tính, với hình thức dễ đọc.
Cách thực hiện: minh hoạ thông qua ví dụ sau Giả sử trên cơ sở của dữ liệu
Cần có thống kê số liệu như sau
Form Report Macro
81
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab
B1: Chọn Queries / New / Crosstab Query Wizard, xuất hiện hộp thoại
Chọn dữ liệu nguồn (từ Tables/Queries hay cả hai
Chọn Next sang bước tiếp theo
Form Report Macro
82
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab B2: Chọn trường làm tiêu đề dòng
Available Fields: chọn tên trường làm tiêu đề dòng (tối đa là 3)
Selected Fields: chứa tên các trường được chọn
Chọn Next sang bước tiếp theo
Sample: mẫu thể hiện
Form Report Macro
83
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab B3: Chọn trường làm tiêu đềcột
Chọn Next sang bước tiếp theo
Form Report Macro
84
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab B4: Chọn trường cần tính tại mỗi giao điểm dòng và cột
Chọn Next sang bước tiếp theo
Form Report Macro
85
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab B5: Gõ tên đặt cho Query, chọn Finish để hoàn thành
Lưu ý: đối với các Table hoặc Query chứa dữ liệu được chọn làm nguồn, phải có ít nhất là 3 trường
Form Report Macro
86
Form là một công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chương trình
Table
I. Khái niệmChương IV : Form (Mẫu biểu)Chương IV : Form (Mẫu biểu)
Mở đầu Query
Nguồn dữ liệu (nếu có) của Form là một bảng hoặc một truy vấn
Khi có nguồn dữ liệu: Form dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn
Khi không có nguồn dữ liệu: Form dùng để tổ chức giao diện chương trình
Form Report Macro
87
Table Mở đầu
II. Tạo Form
Có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau như
Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access
AutoForm : tự động tạo theo các kiểu cho sẵn (Columnar / Tabular / Datasheet)
Design View: NSD tự thiết kế theo ý mình
Query Form Report Macro
88
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện
Chọn Form Wizard
Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query)
Chọn OK sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp
thoại a :
Chọn nguồn dữ liệu
Query Form Report Macro
89
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: Chọn các Field phù hợp (trong mục Availables Fields), bấm nút > hoặc >> để đưa vào Selected
Fields(b)
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp
thoại :
Query Form
1a
1b
Report Macro
90
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: Chọn kiểu trình bày Form : cột, bảng...
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :
Query Form
2
Report Macro
91
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để áp dụng cho Form
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :
Query Form
3
Report Macro
92
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: Đặt tên cho Form
Chọn Finish để hoàn thành quá trình
Query Form
4
Report Macro
93
Table Mở đầu
II. Tạo Form
2. Dùng Auto Form: tạo Form tự động với tất cả các trường trong Table hoặc Query
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện Chọn AutoForm: Columnar
Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query)
Chọn OK kết quả sẽ xuất hiện
Chọn nguồn dữ liệu
Query Form Report Macro
94
Table Mở đầu
II. Tạo Form
2. Dùng Auto Form:
Màn hình nhập liệu như sau
Về mẩu tin đầu tiên
Về mẩu tin phía trước
Stt mẩu tin hiện tại
Về mẩu tin phía sau
Thêm mẩu tin mới
Về mẩu tin cuối cùng
Query Form Report Macro
95
Table Mở đầu
II. Tạo Form
3. Tự thiết kế Form:
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện
Chọn Design View
Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query)
Chọn OK, xuất hiện cửa sổ như sau
Chọn nguồn dữ liệu
Query Form Report Macro
96
Table Mở đầu
II. Tạo Form
3. Tự thiết kế Form:
Màn hình thiết kế Form
Thanh công cụ Toolbox
Tên gọi và ý nghĩa của các nút chọn trên thanh công cụ Toolbox như sau:
Query Form Report Macro
97
Table Mở đầu
More Controls
Line
Tab Control
Bound Object Frame
Image
List Box
Check Box
Toggle Button
Text Box
Controls Wizard
Rectangle
Subform/Subreport
Page Break
Unbound Object Frame
Command Button
Combo Box
Option Button
Option Group
Label
Select Object
Query Form Report Macro
98
Table Mở đầu
Select Object chọn đối tượng cần hiệu chỉnh
Label tạo nhãn
Option Group nhóm chọn việc
Option Button tạo nút chọn một trong nhiều giá trị
Combo Box chọn giá trị từ danh sách
Command Button tạo nút lệnhUnbound Object Frame tạo một khung hình cố định
Page Break tạo dấu phân trang
Subform/Subreport tạo Form con, tạo Report con
Rectangle tạo hình chữ nhật
Query Form Report Macro
99
Table Mở đầu
Controls Wizard bật/tắt Controls Wizard
Text Box hiển thị giá trị/nhập dữ liệu cho trường, kết quả biểu thức
Toggle Button tạo nút bật tắt
Check Box hộp đánh dấu để chọn nhiều gía trị cùng lúc
List Box hộp danh sách, cho chọn 1 gía trị trong danh sách
Image đối tượng hình ảnhBound Object Frame
tạo khung hình không cố định
Tab Control tạo Tab để điều khiển việc chọn trang
Line vẽ đường thẳng
More Controls chọn sử dụng các nút điều khiển từ nhiều chương trình khác
Query Form Report Macro
100
Table Mở đầu
II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access Dùng Control Wizard
• Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng)• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form
• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop
• Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access Tự thiết kế
• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form
• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop• Khai báo các thông tin cần thiết. Nếu muốn sửa đổi các thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lại
Query Form Report Macro
101
Table Mở đầu
II. Tạo Form
4. Hiệu chỉnh Form:
Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh, chọn nút Design
Tự sửa đổi như khi thiết kế
5. Thực hiện Form
Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần thực hiện, chọn nút Open
Query Form Report Macro
102
Table Mở đầu
III. Các loại điều khiển
1. Các loại điều khiển
Khi thiết kế Form, thường dùng các loại điều khiển sau:
Hộp văn bản (Textbox)
Nhãn (Label)
Hộp lựa chọn (Combo Box)
Hộp danh sách (List Box)
Nút lệnh (Command Button)
Nhóm lựa chọn (Option Group)
Query Form Report Macro
103
Table Mở đầu
III. Các loại điều khiển
2. Cách dùng
Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách sau: Bound (buộc với một trường nào đó): nguồn dữ liệu của nó lấy từ Table hay Query. Textbox là loại thông dụng nhất
Unbound (không buộc vào bất kỳ trường nào): không mang dữ liệu của bất kỳ nguồn nào. Loại này dùng để trình bày. Label là loại thông dụng nhất
Calculated (tính toán): nguồn dữ liệu là một biểu thức. Giá trị hiển thị ở chế độ Form view là kết quả của biểu thức.
Trong biểu thức có thể dùng kết họp các phép toán (+, -, *, /, =) với các tên trường. Hàm trả về giá trị hoặc các số. Ví dụ: Giamoi:0.75*[Dongia]
Query Form Report Macro
104
Table Mở đầu
III. Các loại điều khiển
3. Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển Khi chạy Form, nếu dùng phím Tab hoặc Shift+Tab thì các điều khiển sẽ được chọn theo trình tự thiết kế. Ta có thể thay đổi bằng cách: Mở Form ở chế độ Design. Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hiện hộp thoại
Chọn các hàng và kéo rê chuột để thay đổi vị trí
Query Form Report Macro
105
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng Command Control Wizard cho tiện thiết kế
Mở Form ở chế độ Design.
Nhắp chọn biểu tượng Command Button và kéo chuột trên Form để chỉ định vị trí đặt nút lệnh, xuất hiện hộp
đối thoại Command Button Wizard như sau:
1. Cách tạo
Query Form Report Macro
Mở thanh Toolbox và kích hoạt nút Control Wizard
106
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng
1
Actions: chọn lệnh cụ thể Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
Query Form Report Macro
107
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn)
Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên)
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
2
Query Form Report Macro
108
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên)
Chọn Finish để hoàn thành
3
Query Form Report Macro
109
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin)
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Find Next Tìm đến mẩu tin gần nhất
Find Record Mở hộp thoại tìm mẩu tin
Go to First Record Đến mẩu tin đầu tiên
Go to Last Record Về mẩu tin cuối cùng
Go to Next Record Đến mẩu tin tiếp theo
Go to Previous Record Về mẩu tin phía trước
Report Macro
110
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Record Operations (Thao tác với mẩu tin)
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Add New Record Thêm mẩu tin mới
Delete Record Xoá mẩu tin đang chọn
Duplicate Record Tạo mẩu tin mới trùng với mẩu tin đang chọn
Print Record In mẩu tin hiện hành
Save Record Lưu mẩu tin đang sửa
Undo Record Phục hồi mẩu tin
Report Macro
111
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Form Operations (Thao tác với Form)
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Apply Form Filter Áp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn vừa tạo
Edit Form Filter Tạo tiêu chuẩn lọc
Close Form Đóng Form
Open Form Mở Form
Print a Form In Form
Print Current Form In Form hiện hành
Refresh Form Data Làm mới lại dữ liệu trong Form
Report Macro
112
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Report Operations (Thao tác với Report)
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Mail Report Gởi Email Report
Preview Report Xem Report trước khi in
Print Report In Report ra giấy
Send Report to File
Chuyển Report thành một tập tin
Report Macro
113
Table Mở đầu Report
IV. Nút lệnh Command Wizard
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Application (Thao tác với ứng dụng)
Quit Application Thoát ứng dụng
Run Application Chạy ứng dụng
Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác)
Print Table In bảng
Run Macro Chạy một Macro
Run Query Thực hiện một Query
Macro
114
Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query
Table
I. Khái niệm
Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)
Mở đầu Query ReportForm
II. Các kiểu trình bày Report
Columnar Report (báo biểu dạng cột)
Tabular Report (báo biểu dạng bảng)
Macro
115
Table Mở đầu Query ReportForm
II. Các kiểu trình bày Report
1. Columnar Report (báo biểu dạng cột)
Là dạng thức mà các trường số liệu trong Report được trình bày từ trên xuống thành một cột.
Macro
116
Table Mở đầu Query ReportForm
II. Các kiểu trình bày Report
2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng) Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu
Macro
117
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa sổ New Report
Chọn cách tạo Report
Chọn nguồn số liệu để tạo Report
Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn Report Wizard.
Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể)
Chọn OK, xuất hiện hộp thoại Report Wizard (a) như sau
Macro
118
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn
1a
1b
Chọn các trường phù hợp và đưa sang mục Selected Fields (b)
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện
hộp thoại
Macro
119
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp
2
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện
hộp thoại
2
Macro
120
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn cho phù hợp
3
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
Macro
121
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn.
Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện hộp thoại
4
Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ý
Sắp xếp theo thứ tự tăng
hoặc giảm dần
Macro
122
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max)
Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only)
Chọn trường cần tính toán
Chọn hàm cần tính
5
Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính % trên tổng số
Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại , chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
Macro
123
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Layout: chọn kiểu trình bày
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
Orientation: chọn hướng in của trang giấy
6
Kiểu trình bày
Hướng in của giấy
Macro
124
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Chọn một trong các mẫu trình bày
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
7 Danh sách các mẫu
Macro
125
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Đặt tên cho Report
Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện
8
Gõ tên Report vào đây
Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốn
Macro
126
Table Mở đầu MacroQuery ReportForm
III. Cách tạo Report
Thêm Số thứ tự
Kẻ khung
Các tính toán cần thiết
Trình bày thêm
127
Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện
Table
I. Khái niệm Macro
Chương VI : Macro - MenuChương VI : Macro - Menu
Mở đầu MacroQuery ReportForm Report
Có 3 loại Macro
Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện
Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện
Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó
128
Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau
Table
II. Cách tạo Macro
Mở đầu Query ReportForm Report
Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng
Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế.
Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiết
Macro
129
Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau
Table
II. Cách tạo Macro
Mở đầu Query ReportForm Report
Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open
III. Thực hiện Macro
Macro có thể được gọi khi sử dụng Form, Report
Cột Macro Name
Macro
130
Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau:
Menu cấp 1
Menu cấp 2Menu cấp 2Menu cấp 2 Menu cấp 3
Macro
131
Bước 1: Tạo Menu cấp 1
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo các thông tin như sau:
Menu cấp 1
Macro
132
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, khai báo các thông tin như sau:
Menu cấp 2
Macro
133
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Menu cấp 2
Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ
• Report Name: R_DSCanbo
• View : Print Preview
Macro
134
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Menu cấp 2
Macro
135
Bước 3: Tạo Menu cấp 3
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Menu cấp 3
Macro
136
Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report)
Table Mở đầu Query ReportForm Report
Trong cửa sổ Database, chọn Form / New
Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1
Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ để hiện hộp Form
Properties
Tên Macro Menu cấp 1
Thêm tiêu đề chương trình
Thêm hình vẽ
Macro
137
Trang trí thêm cho Form các thành phần như
Table Mở đầu Query ReportForm Report
Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước
Tiêu đề chương trình
Hình vẽ để minh hoạ
Các trang trí khác (nếu muốn)
IV. Tạo Menu
Macro
138
Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau:
Table
V. Sử dụng Menu
Mở đầu Query ReportForm Report Macro
139
I. Giới thiệu
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows
MS- Access là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office được dùng rất rộng rãi hiện nay
Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính
Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh như Pascal, Foxpro, C... mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết
Query Table Mở đầu
Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000
Form Report Macro
140
II. Các khái niệm cơ bản
Cơ sở dữ liệu (Database): là một bảng hai chiều.* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường)Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm...) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi)Vd: Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8...)
Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau
Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:
Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu
Query Table Mở đầu Form Report Macro
141
II. Các khái niệm cơ bản Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query
Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng
• In dữ liệu dưới dạng bảng biểu
• Sắp xếp dữ liệu trước khi in
• In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo
Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định
Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access Basic
Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB
Query Table Mở đầu Form Report Macro
142
III. Khởi động, thoátKhởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau:
Query Table Mở đầu Form Report Macro
143
III. Khởi động, thoát Create a new database using
• Blank Access database: tạo một CSDL mới
• Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access
• Open an Existing Database: mở một CSDL đã có
Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK
Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access
Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4)
Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báo
Query Table Mở đầu Form Report Macro
144
Gồm các thao tác:
Mở đầu Query Table
Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng
Thiết lập quan hệ giữa các bảng
Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật
Chương II : Bảng (Table)Chương II : Bảng (Table)
Form Report Macro
145
I. Tạo cấu trúc của bảng
Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK
Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table:
Xuất hiện hộp thoại File New Database
Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database
Mở đầu Query Table Form Report Macro
146
I. Tạo cấu trúc của bảng
1. Tạo bảng bằng Table Wizard
Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access
Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK.
Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table,... sau cùng là chọn Finish
Mở đầu Query Table Form Report Macro
147
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table
Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK. Xuất hiện cửa sổ MS Access
Mở đầu Query Table Form Report Macro
148
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Bước 2: Nhập nội dung vào bảng
Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên
Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format / Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn Rename Column
Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel
Mở đầu Query Table Form Report Macro
149
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại
Table Name: gõ tên bảng, OK
Access sẽ hỏi có đặt khoá không, bạn chọn No
Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close.
Mở đầu Query Table Form Report Macro
150
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Cho tạo bảng theo nhu cầu của NSD
Trong hộp thoại New Table, chọn Design View, OK. Cửa sổ định nghĩa cấu trúc bảng có các phần
Mở đầu Query Table Form Report Macro
151
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64 ký tự), có thể có khoảng trống Bước 2: Khai báo kiểu dữ liệu (Data type) tương ứng của trường: bắt buộc. Chọn một trong các kiểu
Kiểu Ý nghĩa
Text Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự
Memo Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự
Number Chứa giá trị số
Date/Time Chứa giá trị ngày, giờ
Currency Chứa giá trị tiền tệ
Auto Number Giá trị số (Access tự tăng 1 đơn vị cho mỗi bản ghi mới)
Yes/No Chứa giá trị logic (True/False)
Lookup Wizard
Chọn một trị từ danh sách các trị
Mở đầu Query Table Form Report Macro
152
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu, khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup)
Mở đầu Query Table
Bước 4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa bằng một trong các cách
Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)
Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu.
Form Report Macro
153
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Nếu chưa tạo khoá chính (Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo không
• No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế
• Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh
Gõ tên bảng vào mục Table Name
Mở đầu Query Table
Bạn nên chọn No
Form Report Macro
154
3. Tạo bảng bằng Design View
Trong cửa sổ Database, chọn trang Table
Chọn tên bảng cần nhập, chọn Open
Trang Table
Bảng cần nhập
Chọn Open
Nhập dữ liệu
Mở đầu Query Table
Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng
Form Report Macro
155
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
1. Công dụng:
Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu
Nhập dữ liệu theo mẫu
Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai
Tăng tốc độ tìm kiếm
Mở đầu Query Table Form Report Macro
156
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường2. Tổng quan về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Ý nghĩa
Field Size Số ký tự của trường Text, hay độ dài của trường Number
Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số
Decimal Place Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency
Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu
Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì tên trường)
Default Value Xác định giá trị mặc định của trường
Validation Rule Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này mới được nhập
Validation Text Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới hạn qui định ở mục Validation Rule
Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường
Allow Zero Length Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Memo)
Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này
Mở đầu Query Table Form Report Macro
157
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Field Size
Trường NumberField Size Miền giá trị
Integer -32768 32767
Long Interger -2147483648 2147483648
Single -3.4*1038 3.4*1038
Double -1.797*10308 1.797*10308
Mở đầu Query Table
• Có thể chọn các kiểu sau
Thuộc tính Format
Trường Text Ký tự Công dụng
@ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản
& Không bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản
< Biến chữ hoa thành chữ thường
> Biến chữ thường thành chữ hoa
Form Report Macro
158
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Format
Trường Number
Dạng Số Trình bày
General Number
1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1234.5
Fixed 1234.5 1234.50
Standard 1234.5 1,234.50
Percent 0.825 82.5%
Mở đầu Query Table
Trường Date / Time: thường chọn kiểu Short Date
Dạng Hiển thị
General Date 4/23/02 10:30:00 AM
Long Date Tuesday, April 23, 2002
Medium Date 23/April/2002
Short Date 4/23/02
Long Time 10:30:00 AM
Medium Time 10:30 AM
Short Time 10:30
Form Report Macro
159
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)
Công dụng
• Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản
• Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số)
• Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa)
• Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)
Mở đầu Query Table Form Report Macro
160
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)
Ký tự Công dụng : là vị trí dành cho
0 chữ số 0...9, bắt buộc
9 chữ số 0...9, không bắt buộc
# chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cách
L một chữ cái, bắt buộc
? chữ hoặc dấu cách, không bắt buộc
A ký tự chữ hay số, bắt buộc
a ký tự chữ hay số, không bắt buộc
& ký tự bất kỳ, bắt buộc
C ký tự bất kỳ, không bắt buộc
Vd1: để nhập số điện thoại dạng Text theo mẫu:0-511-810425ta dùng mặt nạ0-000-000000
Vd2: để nhập điểm thi chứa hai chữ số phần nguyên, một chữ số phần thập phân ta dùng mặt nạ00.0
Mở đầu Query Table Form Report Macro
161
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Default Value Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access.
• Ví dụ: Date(): ngày hiện hành
Thuộc tính Required Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi
Mở đầu Query Table
Thuộc tính Validation Rule
Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu. Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta đặt một biểu thức hợp lệ. Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0)
Form Report Macro
162
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Allow Zero Length
Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text và Memo nhận các chuỗi rỗng
Mở đầu Query Table
Thuộc tính Indexed
Giá trị Ý nghĩa
No Không có chỉ mục
Yes (Duplicate Ok)
Tạo chỉ mục cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp
Yes (No Duplicate)
Tạo chỉ mục không cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp
Công dụng: sắp xếp một trường nào đó. Thuộc tính nhận các giá trị sau:
Form Report Macro
163
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
1. Khái niệm Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào được chọn từ danh sách các trị. Danh sách này được liệt kê trong danh sách đổ xuống (Combo box)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họaYêu cầu
Giả sử có Table Danh muc nganh thi có cấu trúc và nội dung:
Ta cần tạo Table Danh sach thi sinh có cấu trúc như sau:
Mở đầu Query Table Form Report Macro
164
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Trường Manganh khi nhập liệu, các giá trị được chọn từ danh sách các trị
Cách thực hiện
Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế Table, khi tạo trường Manganh, ở cột Data Type, chọn Lookup Wizard..., xuất hiện hộp thoại Lookup Wizard:
Mở đầu Query Table Form Report Macro
165
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
(2) Chọn I will type in the values that I want: nếu muốn giá trị trong danh sách do người sử dụng tự đưa vào
Chọn (1), Access sẽ yêu cầu chọn một Table hay Query làm nguồn. Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:
(1) Chọn I want the lookup column to look up the values in a table or query: nếu muốn giá trị trong danh sách được lấy từ table hay query
Mở đầu Query Table Form Report Macro
166
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:
Mở đầu Query Table Form Report Macro
167
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 3:
• Available Fields: liệt kê các trường có trong Table
• Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau:
Mở đầu Query Table
• Chọn trường phù hợp rồi kích nút > để đưa sang danh sách Selected Fields. Ở đây ta chọn trường Manganh
Form Report Macro
168
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 4:
• Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau:
• Chọn Finish để hoàn thành quá trình
Mở đầu Query Table Form Report Macro
169
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Manganh, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn mã ngành
Mở đầu Query Table Form Report Macro
170
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn (2) để tự nhập vào các giá trị trong Combo box. Chọn Next, xuất hiện
hộp đối thoại:
Lần lượt nhập vào các giá trị trong Col1, (giả sử trong bảng DS
Nhan vien) như sau:
Mở đầu Query Table Form Report Macro
171
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại:
Chọn Finish để hoàn thành
Mở đầu Query Table Form Report Macro
172
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Kết quả khi mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Phòng ban, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn tên phòng ban. Các tên này do ta tự nhập vào trong các bước trên
Mở đầu Query Table Form Report Macro
173
IV. Khoá chính
1. Định nghĩa
Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi
Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng
Mở đầu Query Table Form Report Macro
174
IV. Khoá chính2. Cách đặt khoá chính:
một trường: đưa con trỏ chuột đến dòng chứa tên trường cần chọn làm mục khoá chính
kết hợp của nhiều trường: nhấn giữ phím Shift sau đó chọn tất cả các trường cần chọn làm mục khoá chính
Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khoá chính là
Chọn lệnh Edit / Primary Key (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): các trường được chọn sẽ có hình chìa khoá ở đầu
Primary Key
Mở đầu Query Table Form Report Macro
175
IV. Khoá chính
3. Huỷ khoá chính: Tại cửa sổ thiết kế Table
Chọn lại lệnh Edit / Primary Key một lần nữa (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): hình chìa khoá ở đầu sẽ biến mất
Mở đầu Query Table Form Report Macro
176
V. Lập quan hệ giữa các bảng
1. Công dụng
Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép: thêm, sửa, xoá mẩu tin
Ta thường đặt quan hệ giữa một trường của bảng này với một trường của các bảng khác để liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau (các trường quan hệ cùng tên, cùng kiểu)
Mở đầu Query Table Form Report Macro
177
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Giả sử trong CSDL Vat tu hang hoa ta có 3 bảng với cấu trúc:
Ta sẽ lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và trường Mavattu trong bảng [Danh muc vat tu] với hai trường Makho và Mavattu trong bảng [Hang nhap]
Mở đầu Query Table Form Report Macro
178
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Tại cửa sổ Database (1), chọn lệnh Tools / Relationships, xuất hiện màn hình Show Table (Nếu không xuất hiện, chọn lệnh View/Show Table):
1
Lần lượt chọn Table cần lập quan hệ, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả Table, chọn Close để đóng hộp thoại
Mở đầu Query Table Form Report Macro
179
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Trong cửa sổ Relationships, ta thiết lập các quan hệ. Có hai loại quan hệ trong Access
Quan hệ một-một: mỗi mẩu tin của bảng A có một mẩu tin tương ứng trong bảng B
Quan hệ một-nhiều: mỗi mẩu tin của bảng A có nhiều mẩu tin tương ứng trong bảng B
Mở đầu Query Table Form Report Macro
180
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo Chọn một trường từ bảng này và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ. Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và bảng [Hang nhap], xuất hiện hộp thoại Edit Relationships
Chọn nút Create để thiết lập quan hệ, cuối
cùng có kết quả sau:
Mở đầu Query Table
Chọn một kiểu quan hệ
Form Report Macro
181
V. Lập quan hệ giữa các bảng3. Chú ý
Khi đã đánh dấu mục Enforce Referential Integrity thì có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau
Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo (Vd: khi thay đổi manhanvien trong bảng [Danh sach nhan vien] thì manhanvien tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng thay đổi theo
Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá (Vd: khi xoá một bản ghi trong bảng [Danh sach nhan vien] thì các bản ghi tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng bị xoá theo
Mở đầu Query Table Form Report Macro
182
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
1. Thêm mẩu tin
Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng ) 2. Xoá mẩu tin
Chọn các mẩu tin cần xoá
Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete hoặc chọn biểu tượng )
Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để NSD xác nhận lại có xoá hay không
Mở đầu Query Table Form Report Macro
183
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
3. Sắp xếp mẩu tin
Chọn trường cần sắp xếp
Gọi lệnh Records / Sort / Sort Ascending - Sort Descending (hoặc chọn biểu tượng )
Mở đầu Query Table Form Report Macro
184
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
4. Lọc bản ghi Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hiện hộp thoại Filter By Form như sau:
Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn giá trị làm điều kiện để lọc Nhắp phải chuột, chọn Apply Filter/Sort: Access sẽ liệt kê các bản ghi thoả mãn điều kiện
Mở đầu Query Table Form Report Macro
185
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu
Table
Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn dữ liệu) theo ý mình, xây dựng các báo cáo tổng hợp dưới nhiều hình thức khác nhau trên dữ liệu gốc là bảng (Table)
I. Khái niệm
Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)
Query Mở đầu Form Report Macro
186
II. Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau:
1. Select Query (Truy vấn chọn số liệu): được sử dụng phổ biến nhất, dùng để:
Chọn lọc các mẩu tin
Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn.
Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn
Table Query Mở đầu Form Report Macro
2. Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng
187
II. Các loại truy vấn thông dụng
3. Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm các mẩu tin từ một hay nhiều bảng
4. Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang và dọc
Table Query Mở đầu Form Report Macro
5. Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo một bảng mới từ số liệu của Query
188
III. Cách tạo truy vấn
Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn: in Design view và by using wizard
By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu
In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực hiện như sau:
Table Query Mở đầu Form Report Macro
189
III. Cách tạo truy vấn Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện
Trang QueriesNút New
Cửa sổ Database
Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ như sau
Table Query Mở đầu Form Report Macro
190
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Bước 2: chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn Cửa sổ Show Table cho chọn các bảng (Tables), các truy vấn (Queries) hoặc chọn cả bảng và truy vấn để làm nguồn dữ liệu cho truy vấn sắp tạo
Chọn nguồn dữ liệu phù hợp, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select Query
Form Report Macro
191
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Mô tả cửa sổ Select Query Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn
Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng
nhấn F6 để di chuyển
giữa 2 phần
Form Report Macro
192
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Mô tả cửa sổ Select Query
Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn
Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại dòng field
Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường
Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu
Show: chọn trường có hiển thị hay không
Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có)
Form Report Macro
193
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu
Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại tên trường Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức:
Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức.Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]
Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm)Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C)
Lưu truy vấn vừa tạo : Gọi lệnh File / Save
Form Report Macro
194
III. Cách tạo truy vấn
Table Query Mở đầu
Ghi chú: Thay đổi loại truy vấn
Chọn lệnh Query, chọn trong danh sách loại Query phù hợp
Chọn loại Query
Form Report Macro
195
IV. Thực hiện truy vấn
Table Query Mở đầu
Trong cửa sổ thiết kế truy vấn
Gọi lệnh Query / Run (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ)
Hoặc chọn biểu tượng View
Hoặc chọn Design View Design View
IV. Thực hiện truy vấn
Form Report Macro
196
V. Hiệu chỉnh truy vấn
Table Query Mở đầu
Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút Design để mở cửa sổ thiết kế. Thực hiện hiệu chỉnh theo yêu cầu
nút Design
Form Report Macro
197
VI. Điều kiện trong truy vấn: khi thiết kế truy vấn và thiết lập biểu thức điều kiện, có thể sử dụng
Toán tử toán học
+, -, *, /, luỹ thừa (^) Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên): \ Số dư (chia lấy phần dư): Mod
Toán tử logic
Not: cho kết quả ngược lại (Not đúng= sai, Not sai= đúng)
And (và): cho kết quả đúng khi tất cả điều kiện đúng, nếu một điều kiện nào đó sai thì cho kết quả sai Or (hoặc): cho kết quả đúng khi có một điều kiện đúng, nếu tất cả điều kiện sai thì cho kết quả sai
Table Query Mở đầu Form Report Macro
198
VI. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử so sánh
<, <=, >, >=, =, <> (không bằng)
Toán tử so sánh đặc biệt
Between ... And ... (Nằm trong khoảng)
Like (gần giống):
• Vd: [slg] Between 150 And 200
• (*) Tổ hợp bất kỳ - “Anh Ban” Like “*B*”
• (?) Ký tự bất kỳ - “Access” Like “???e*”
• (#) Ký số bất kỳ - 2001 Like “##0#”: True
Table Query Mở đầu Form Report Macro
199
VI. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử so sánh đặc biệt
Null, Not null: kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa
• Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị Null vào ô Criteria của trường [Namsinh]
Table Query Mở đầu
• Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị Not null vào ô Criteria của trường [Diachi]
Form Report Macro
200
VI. Điều kiện trong truy vấn Toán tử ghép nối
& (nối chuỗi)
• “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng”
+ (cộng với)
• 100 & “năm cô đơn”: 100 năm cô đơn
• 123 + 456 : 579
• “Con thuyền” + “không bến”: Con thuyền không bến
• 1001 + “đêm” : Type mismatch
• 123 & 456: 123456
• Date() & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ
• “Vĩ tuyến” & 90/2 & “ngày đêm”: Vĩ tuyến 45 ngày đêm
Table Query Mở đầu Form Report Macro
201
VI. Điều kiện trong truy vấn
Hằng trị (constants)
True/ False/ Null: hằng trị đúng/ sai/ rỗng
Dấu rào (Delimiter)
“...”: Rào giá trị chuỗi
• Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng”
[ ... ] : Rào tên biến
• Vd: [SoLuong] * [DonGia]
#../../..#: Rào giá trị ngày
• #23/04/2000#
Table Query Mở đầu Form Report Macro
202
VI. Điều kiện trong truy vấn
Table Query Mở đầu
Điều kiện cùng thoả mãn/hoặc thoả mãn
Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều kiện đồng thời thoả mãn
Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” và đến trong tháng 6, trên dòng Criteria, ta ghi
Điều kiện ghi trên cùng 1 dòng
Kết quả
Form Report Macro
203
VI. Điều kiện trong truy vấn
Table Query Mở đầu
Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các điều kiện không cần đồng thời thoả mãn
Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” hoặc đến trong tháng 6, trên dòng Criteria và dòng Or, ta ghi
Kết quả
Điều kiện ghi trên dòng Criteria và
dòng Or
Form Report Macro
204
VII. Một số hàm thông dụng
Table Query Mở đầu
Hàm xử lý chuỗi
Hàm LEFT, RIGHT
LEFT(Biểu thức chuỗi, n) RIGHT(Biểu thức chuỗi, n)
• Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi
• Ví dụ: Trên dòng Criteria ghi: RIGHT([Mahoadon],2)=“NB”: tìm các chứng từ có 2 ký tự bên phải của Mã hoá đơn là “NB”
Hàm LEN(Biểu thức chuỗi)
• Công dụng: trả về số là chiều dài của biểu thức chuỗi
• Ví dụ: LEN(“TRUNGTAM”) cho kết quả là 8
Form Report Macro
205
VII. Một số hàm thông dụng
Table Query Mở đầu
Hàm thời gian
Hàm DATE( )
• Công dụng: trả về ngày hiện tại của hệ thống
Hàm DAY(Biểu thức ngày)
• Công dụng: trả về trị số là ngày/tháng/năm của biểu thức ngày
Hàm MONTH(Biểu thức ngày)
Hàm YEAR (Biểu thức ngày)
• Ví dụ: MONTH([Ngayden])=6: Tìm các khách đến trong tháng 6
Form Report Macro
206
VII. Một số hàm thông dụng
Table Query Mở đầu
Hàm logic
Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2)
• Công dụng:
Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1
Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2
• Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại như sau
IIF([Diem]<5,”Yếu”, IIF([Diem]<7,”Trung bình”, IIF([Diem]<8,”Khá”,”Giỏi”)))
Form Report Macro
207
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table Query Mở đầu
1. Truy vấn cập nhật (Update Query)
Các bước xây dựng truy vấn cập nhật
Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn lệnh Query / Update Query, hiện thêm hàng Update to trong lưới QBE Đặt biểu thức vào ô Update To của trường cần sửa
Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì đơn giá mặt hàng Gạo sẽ giảm 1000
Criteria: ghi điều kiện tương ứng
Form Report Macro
208
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table Query Mở đầu
2. Truy vấn xoá (Delete Query) Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn lệnh Query / Delete Query, hiện thêm hàng Delete trong lưới QBE
Kéo dấu * của bảng muốn xoá vào dòng Field, từ khoá From xuất hiện trên dòng Delete
Kéo trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field, từ khoá Where xuất hiện trên dòng Delete
Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì các mẩu tin có Số hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá
Form Report Macro
209
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table Query Mở đầu
3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn các trường cần đưa vào bảng và kéo lần lượt vào lưới QBE
Gọi lệnh Query/ Make Table Query, xuất hiện hộp thoại Make Table như sau:
Form Report Macro
Table Name: gõ tên cần đặt cho bảng, OK
210
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table Query Mở đầu
3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) Cửa sổ Select Query thay đổi thành Make Table Query
Form Report Macro
Thực hiện Query để Access tạo bảng theo yêu cầu
Mở (cấu trúc) bảng vừa tạo để xem kết quả
211
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab Công dụng: dùng để thống kê số liệu và trình bày kết quả theo dạng một bảng tính, với hình thức dễ đọc.
Cách thực hiện: minh hoạ thông qua ví dụ sau Giả sử trên cơ sở của dữ liệu
Cần có thống kê số liệu như sau
Form Report Macro
212
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab
B1: Chọn Queries / New / Crosstab Query Wizard, xuất hiện hộp thoại
Chọn dữ liệu nguồn (từ Tables/Queries hay cả hai
Chọn Next sang bước tiếp theo
Form Report Macro
213
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab B2: Chọn trường làm tiêu đề dòng
Available Fields: chọn tên trường làm tiêu đề dòng (tối đa là 3)
Selected Fields: chứa tên các trường được chọn
Chọn Next sang bước tiếp theo
Sample: mẫu thể hiện
Form Report Macro
214
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab B3: Chọn trường làm tiêu đềcột
Chọn Next sang bước tiếp theo
Form Report Macro
215
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab B4: Chọn trường cần tính tại mỗi giao điểm dòng và cột
Chọn Next sang bước tiếp theo
Form Report Macro
216
Table Query Mở đầu
4. Truy vấn Crosstab B5: Gõ tên đặt cho Query, chọn Finish để hoàn thành
Lưu ý: đối với các Table hoặc Query chứa dữ liệu được chọn làm nguồn, phải có ít nhất là 3 trường
Form Report Macro
217
Form là một công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chương trình
Table
I. Khái niệmChương IV : Form (Mẫu biểu)Chương IV : Form (Mẫu biểu)
Mở đầu Query
Nguồn dữ liệu (nếu có) của Form là một bảng hoặc một truy vấn
Khi có nguồn dữ liệu: Form dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn
Khi không có nguồn dữ liệu: Form dùng để tổ chức giao diện chương trình
Form Report Macro
218
Table Mở đầu
II. Tạo Form
Có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau như
Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access
AutoForm : tự động tạo theo các kiểu cho sẵn (Columnar / Tabular / Datasheet)
Design View: NSD tự thiết kế theo ý mình
Query Form Report Macro
219
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện
Chọn Form Wizard
Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query)
Chọn OK sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp
thoại a :
Chọn nguồn dữ liệu
Query Form Report Macro
220
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: Chọn các Field phù hợp (trong mục Availables Fields), bấm nút > hoặc >> để đưa vào Selected
Fields(b)
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp
thoại :
Query Form
1a
1b
Report Macro
221
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: Chọn kiểu trình bày Form : cột, bảng...
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :
Query Form
2
Report Macro
222
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để áp dụng cho Form
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :
Query Form
3
Report Macro
223
Table Mở đầu
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: Đặt tên cho Form
Chọn Finish để hoàn thành quá trình
Query Form
4
Report Macro
224
Table Mở đầu
II. Tạo Form
2. Dùng Auto Form: tạo Form tự động với tất cả các trường trong Table hoặc Query
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện Chọn AutoForm: Columnar
Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query)
Chọn OK kết quả sẽ xuất hiện
Chọn nguồn dữ liệu
Query Form Report Macro
225
Table Mở đầu
II. Tạo Form
2. Dùng Auto Form:
Màn hình nhập liệu như sau
Về mẩu tin đầu tiên
Về mẩu tin phía trước
Stt mẩu tin hiện tại
Về mẩu tin phía sau
Thêm mẩu tin mới
Về mẩu tin cuối cùng
Query Form Report Macro
226
Table Mở đầu
II. Tạo Form
3. Tự thiết kế Form:
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện
Chọn Design View
Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query)
Chọn OK, xuất hiện cửa sổ như sau
Chọn nguồn dữ liệu
Query Form Report Macro
227
Table Mở đầu
II. Tạo Form
3. Tự thiết kế Form:
Màn hình thiết kế Form
Thanh công cụ Toolbox
Tên gọi và ý nghĩa của các nút chọn trên thanh công cụ Toolbox như sau:
Query Form Report Macro
228
Table Mở đầu
More Controls
Line
Tab Control
Bound Object Frame
Image
List Box
Check Box
Toggle Button
Text Box
Controls Wizard
Rectangle
Subform/Subreport
Page Break
Unbound Object Frame
Command Button
Combo Box
Option Button
Option Group
Label
Select Object
Query Form Report Macro
229
Table Mở đầu
Select Object chọn đối tượng cần hiệu chỉnh
Label tạo nhãn
Option Group nhóm chọn việc
Option Button tạo nút chọn một trong nhiều giá trị
Combo Box chọn giá trị từ danh sách
Command Button tạo nút lệnhUnbound Object Frame tạo một khung hình cố định
Page Break tạo dấu phân trang
Subform/Subreport tạo Form con, tạo Report con
Rectangle tạo hình chữ nhật
Query Form Report Macro
230
Table Mở đầu
Controls Wizard bật/tắt Controls Wizard
Text Box hiển thị giá trị/nhập dữ liệu cho trường, kết quả biểu thức
Toggle Button tạo nút bật tắt
Check Box hộp đánh dấu để chọn nhiều gía trị cùng lúc
List Box hộp danh sách, cho chọn 1 gía trị trong danh sách
Image đối tượng hình ảnhBound Object Frame
tạo khung hình không cố định
Tab Control tạo Tab để điều khiển việc chọn trang
Line vẽ đường thẳng
More Controls chọn sử dụng các nút điều khiển từ nhiều chương trình khác
Query Form Report Macro
231
Table Mở đầu
II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access Dùng Control Wizard
• Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng)• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form
• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop
• Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access Tự thiết kế
• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form
• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop• Khai báo các thông tin cần thiết. Nếu muốn sửa đổi các thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lại
Query Form Report Macro
232
Table Mở đầu
II. Tạo Form
4. Hiệu chỉnh Form:
Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh, chọn nút Design
Tự sửa đổi như khi thiết kế
5. Thực hiện Form
Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần thực hiện, chọn nút Open
Query Form Report Macro
233
Table Mở đầu
III. Các loại điều khiển
1. Các loại điều khiển
Khi thiết kế Form, thường dùng các loại điều khiển sau:
Hộp văn bản (Textbox)
Nhãn (Label)
Hộp lựa chọn (Combo Box)
Hộp danh sách (List Box)
Nút lệnh (Command Button)
Nhóm lựa chọn (Option Group)
Query Form Report Macro
234
Table Mở đầu
III. Các loại điều khiển
2. Cách dùng
Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách sau: Bound (buộc với một trường nào đó): nguồn dữ liệu của nó lấy từ Table hay Query. Textbox là loại thông dụng nhất
Unbound (không buộc vào bất kỳ trường nào): không mang dữ liệu của bất kỳ nguồn nào. Loại này dùng để trình bày. Label là loại thông dụng nhất
Calculated (tính toán): nguồn dữ liệu là một biểu thức. Giá trị hiển thị ở chế độ Form view là kết quả của biểu thức.
Trong biểu thức có thể dùng kết họp các phép toán (+, -, *, /, =) với các tên trường. Hàm trả về giá trị hoặc các số. Ví dụ: Giamoi:0.75*[Dongia]
Query Form Report Macro
235
Table Mở đầu
III. Các loại điều khiển
3. Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển Khi chạy Form, nếu dùng phím Tab hoặc Shift+Tab thì các điều khiển sẽ được chọn theo trình tự thiết kế. Ta có thể thay đổi bằng cách: Mở Form ở chế độ Design. Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hiện hộp thoại
Chọn các hàng và kéo rê chuột để thay đổi vị trí
Query Form Report Macro
236
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng Command Control Wizard cho tiện thiết kế
Mở Form ở chế độ Design.
Nhắp chọn biểu tượng Command Button và kéo chuột trên Form để chỉ định vị trí đặt nút lệnh, xuất hiện hộp
đối thoại Command Button Wizard như sau:
1. Cách tạo
Query Form Report Macro
Mở thanh Toolbox và kích hoạt nút Control Wizard
237
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng
1
Actions: chọn lệnh cụ thể Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
Query Form Report Macro
238
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn)
Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên)
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
2
Query Form Report Macro
239
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên)
Chọn Finish để hoàn thành
3
Query Form Report Macro
240
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin)
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Find Next Tìm đến mẩu tin gần nhất
Find Record Mở hộp thoại tìm mẩu tin
Go to First Record Đến mẩu tin đầu tiên
Go to Last Record Về mẩu tin cuối cùng
Go to Next Record Đến mẩu tin tiếp theo
Go to Previous Record Về mẩu tin phía trước
Report Macro
241
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Record Operations (Thao tác với mẩu tin)
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Add New Record Thêm mẩu tin mới
Delete Record Xoá mẩu tin đang chọn
Duplicate Record Tạo mẩu tin mới trùng với mẩu tin đang chọn
Print Record In mẩu tin hiện hành
Save Record Lưu mẩu tin đang sửa
Undo Record Phục hồi mẩu tin
Report Macro
242
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Form Operations (Thao tác với Form)
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Apply Form Filter Áp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn vừa tạo
Edit Form Filter Tạo tiêu chuẩn lọc
Close Form Đóng Form
Open Form Mở Form
Print a Form In Form
Print Current Form In Form hiện hành
Refresh Form Data Làm mới lại dữ liệu trong Form
Report Macro
243
Table Mở đầu
IV. Nút lệnh Command Wizard
Report Operations (Thao tác với Report)
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Mail Report Gởi Email Report
Preview Report Xem Report trước khi in
Print Report In Report ra giấy
Send Report to File
Chuyển Report thành một tập tin
Report Macro
244
Table Mở đầu Report
IV. Nút lệnh Command Wizard
2. Danh sách các Category và Action
Query Form
Application (Thao tác với ứng dụng)
Quit Application Thoát ứng dụng
Run Application Chạy ứng dụng
Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác)
Print Table In bảng
Run Macro Chạy một Macro
Run Query Thực hiện một Query
Macro
245
Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query
Table
I. Khái niệm
Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)
Mở đầu Query ReportForm
II. Các kiểu trình bày Report
Columnar Report (báo biểu dạng cột)
Tabular Report (báo biểu dạng bảng)
Macro
246
Table Mở đầu Query ReportForm
II. Các kiểu trình bày Report
1. Columnar Report (báo biểu dạng cột)
Là dạng thức mà các trường số liệu trong Report được trình bày từ trên xuống thành một cột.
Macro
247
Table Mở đầu Query ReportForm
II. Các kiểu trình bày Report
2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng) Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu
Macro
248
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa sổ New Report
Chọn cách tạo Report
Chọn nguồn số liệu để tạo Report
Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn Report Wizard.
Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể)
Chọn OK, xuất hiện hộp thoại Report Wizard (a) như sau
Macro
249
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn
1a
1b
Chọn các trường phù hợp và đưa sang mục Selected Fields (b)
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện
hộp thoại
Macro
250
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp
2
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện
hộp thoại
2
Macro
251
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn cho phù hợp
3
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
Macro
252
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn.
Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện hộp thoại
4
Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ý
Sắp xếp theo thứ tự tăng
hoặc giảm dần
Macro
253
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max)
Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only)
Chọn trường cần tính toán
Chọn hàm cần tính
5
Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính % trên tổng số
Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại , chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
Macro
254
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Layout: chọn kiểu trình bày
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
Orientation: chọn hướng in của trang giấy
6
Kiểu trình bày
Hướng in của giấy
Macro
255
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Chọn một trong các mẫu trình bày
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
7 Danh sách các mẫu
Macro
256
Table Mở đầu Query ReportForm
III. Cách tạo Report
Đặt tên cho Report
Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện
8
Gõ tên Report vào đây
Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốn
Macro
257
Table Mở đầu MacroQuery ReportForm
III. Cách tạo Report
Thêm Số thứ tự
Kẻ khung
Các tính toán cần thiết
Trình bày thêm
258
Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện
Table
I. Khái niệm Macro
Chương VI : Macro - MenuChương VI : Macro - Menu
Mở đầu MacroQuery ReportForm Report
Có 3 loại Macro
Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện
Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện
Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó
259
Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau
Table
II. Cách tạo Macro
Mở đầu Query ReportForm Report
Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng
Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế.
Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiết
Macro
260
Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau
Table
II. Cách tạo Macro
Mở đầu Query ReportForm Report
Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open
III. Thực hiện Macro
Macro có thể được gọi khi sử dụng Form, Report
Cột Macro Name
Macro
261
Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau:
Menu cấp 1
Menu cấp 2Menu cấp 2Menu cấp 2 Menu cấp 3
Macro
262
Bước 1: Tạo Menu cấp 1
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo các thông tin như sau:
Menu cấp 1
Macro
263
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, khai báo các thông tin như sau:
Menu cấp 2
Macro
264
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Menu cấp 2
Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ
• Report Name: R_DSCanbo
• View : Print Preview
Macro
265
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Menu cấp 2
Macro
266
Bước 3: Tạo Menu cấp 3
Table
IV. Tạo Menu
Mở đầu Query ReportForm Report
Menu cấp 3
Macro
267
Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report)
Table Mở đầu Query ReportForm Report
Trong cửa sổ Database, chọn Form / New
Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1
Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ để hiện hộp Form
Properties
Tên Macro Menu cấp 1
Thêm tiêu đề chương trình
Thêm hình vẽ
Macro
268
Trang trí thêm cho Form các thành phần như
Table Mở đầu Query ReportForm Report
Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước
Tiêu đề chương trình
Hình vẽ để minh hoạ
Các trang trí khác (nếu muốn)
IV. Tạo Menu
Macro
269
Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau:
Table
V. Sử dụng Menu
Mở đầu Query ReportForm Report Macro
top related