access20002003

1

ĐẠI HỌC DUY TĐẠI HỌC DUY TÂNÂNKhoa Công Nghệ Thông TinKhoa Công Nghệ Thông Tin

Phần 2

MICORSOFT ACCESSMICORSOFT ACCESS

NGUYỄN MINH NHẬT

2

Mở đầu Query Table

Microsoft Access 2000/2003Microsoft Access 2000/2003Nội dung

Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access

Bảng (Table)

Truy vấn dữ liệu (Query)

Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button

Báo biểu (Report)

Macro - Menu

Form Report Macro

3

I. Giới thiệu

Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database), E.F.Codd thiết kế và công bố tháng 07/1970

CSDL quan hệ là một CSDL mà dữ liệu được lưu vào trong MT dưới dạng bảng 2 chiều, và giữa các bảng cũng có mối quan hệ phản ánh mối quan hệ liên kết thực sự giữa các đối tượng trong thế giới thực

Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính

Query Table Mở đầu

Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000/2003Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000/2003

Form Report Macro

4

I. Giới thiệu

Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh như Pascal, Foxpro, C... mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết

MS- Access là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office được dùng rất rộng rãi hiện nay


Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000

Form Report Macro

5

II. Các khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu (Database): là một bảng hai chiều.* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường)Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm...) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi)Vd: Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8...)

Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau

Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:

Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu

Query Table Mở đầu Form Report Macro

6



Mã môn Tên môn học Ghi chú

NH01 Tin đại cương

MH01 Access

Cột

Dòng

7



Doìng(Row) hay máùu tin(record): nàòm trong baíng, trãn 1 baíng thç khäng coï 2 doìng truìng làõp våïi nhau vãö thäng tin læu træî

Khoaï ngoaûi: laì 1 hay nhiãöu træåìng cuía 1 baíng maì caïc cäüt naìy laûi laì khoaï chênh cuía 1 baíng khaïc. Do âoï, dæî liãûu taûi caïc cäüt ngoaûi khoaï bàõt buäüt phaíi täön taûi trong 1 baíng khaïc

Khoaï chênh(Primary Key): Laì 1 hay nhiãöu doìng trong 1 baíng maì giaï trë taûi caïc cäüt naìy bàõt buäüt phaíi coï vaì duy nháút, khäng cho pheïp truìng làûp

9



Khóa chính

Khóa ngoại lai

10

II. Các khái niệm cơ bản Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query

Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng

• In dữ liệu dưới dạng bảng biểu

• Sắp xếp dữ liệu trước khi in

• In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo

Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định

Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access Basic

Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB


11

III. Khởi động, thoátKhởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau:


12

III. Khởi động, thoát Create a new database using

• Blank Access database: tạo một CSDL mới

• Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access

• Open an Existing Database: mở một CSDL đã có

Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK

Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access

Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4)

Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báo


13

Gồm các thao tác:


Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật

Chương II : Bảng (Table)Chương II : Bảng (Table)

Form Report Macro

14

I. Tạo cấu trúc của bảng

Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK

Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table:

Xuất hiện hộp thoại File New Database

Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database

Mở đầu Query Table Form Report Macro

15


1. Tạo bảng bằng Table Wizard

Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access

Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK.

Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table,... sau cùng là chọn Finish


16


2. Tạo bảng bằng Datasheet View

Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table

Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK. Xuất hiện cửa sổ MS Access


17



Bước 2: Nhập nội dung vào bảng

Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên

Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format / Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn Rename Column

Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel


18



Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại

Table Name: gõ tên bảng, OK

Access sẽ hỏi có đặt khoá không, bạn chọn No

Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close.


19


3. Tạo bảng bằng Design View

Cho tạo bảng theo nhu cầu của NSD

Trong hộp thoại New Table, chọn Design View, OK. Cửa sổ định nghĩa cấu trúc bảng có các phần


20


3. Tạo bảng bằng Design View Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64 ký tự), có thể có khoảng trống Bước 2: Khai báo kiểu dữ liệu (Data type) tương ứng của trường: bắt buộc. Chọn một trong các kiểu

Kiểu Ý nghĩa

Text Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự

Memo Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự

Number Chứa giá trị số

Date/Time Chứa giá trị ngày, giờ

Currency Chứa giá trị tiền tệ

Auto Number Giá trị số (Access tự tăng 1 đơn vị cho mỗi bản ghi mới)

Yes/No Chứa giá trị logic (True/False)

Lookup Wizard

Chọn một trị từ danh sách các trị


21



Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu, khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup)


Bước 4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa bằng một trong các cách

Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)

Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu.

Form Report Macro

22



Nếu chưa tạo khoá chính (Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo không

• No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế

• Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh

Gõ tên bảng vào mục Table Name


Bạn nên chọn No

Form Report Macro

23


Trong cửa sổ Database, chọn trang Table

Chọn tên bảng cần nhập, chọn Open

Trang Table

Bảng cần nhập

Chọn Open

Nhập dữ liệu


Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng

Form Report Macro

24

II. Giới thiệu các thuộc tính của trường

1. Công dụng:

Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu

Nhập dữ liệu theo mẫu

Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai

Tăng tốc độ tìm kiếm


25

II. Giới thiệu các thuộc tính của trường2. Tổng quan về các thuộc tính của trường

Thuộc tính Ý nghĩa

Field Size Số ký tự của trường Text, hay độ dài của trường Number

Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số

Decimal Place Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency

Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu

Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì tên trường)

Default Value Xác định giá trị mặc định của trường

Validation Rule Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này mới được nhập

Validation Text Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới hạn qui định ở mục Validation Rule

Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường

Allow Zero Length Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Memo)

Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này


26


3. Chi tiết về các thuộc tính của trường

Thuộc tính Field Size

Trường NumberField Size Miền giá trị

Integer -32768 32767

Long Interger -2147483648 2147483648

Single -3.4*1038 3.4*1038

Double -1.797*10308 1.797*10308


• Có thể chọn các kiểu sau

Thuộc tính Format

Trường Text Ký tự Công dụng

@ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản

& Không bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản

< Biến chữ hoa thành chữ thường

> Biến chữ thường thành chữ hoa

Form Report Macro

27


3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Format

Trường Number

Dạng Số Trình bày

General Number

1234.5 1234.5

Currency 1234.5 $1234.5

Fixed 1234.5 1234.50

Standard 1234.5 1,234.50

Percent 0.825 82.5%


Trường Date / Time: thường chọn kiểu Short Date

Dạng Hiển thị

General Date 4/23/02 10:30:00 AM

Long Date Tuesday, April 23, 2002

Medium Date 23/April/2002

Short Date 4/23/02

Long Time 10:30:00 AM

Medium Time 10:30 AM

Short Time 10:30

Form Report Macro

28



Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

Công dụng

• Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản

• Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số)

• Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa)

• Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)


29


3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

Ký tự Công dụng : là vị trí dành cho

0 chữ số 0...9, bắt buộc

9 chữ số 0...9, không bắt buộc

# chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cách

L một chữ cái, bắt buộc

? chữ hoặc dấu cách, không bắt buộc

A ký tự chữ hay số, bắt buộc

a ký tự chữ hay số, không bắt buộc

& ký tự bất kỳ, bắt buộc

C ký tự bất kỳ, không bắt buộc

Vd1: để nhập số điện thoại dạng Text theo mẫu:0-511-810425ta dùng mặt nạ0-000-000000

Vd2: để nhập điểm thi chứa hai chữ số phần nguyên, một chữ số phần thập phân ta dùng mặt nạ00.0


30



Thuộc tính Default Value Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access.

• Ví dụ: Date(): ngày hiện hành

Thuộc tính Required Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi


Thuộc tính Validation Rule

Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu. Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta đặt một biểu thức hợp lệ. Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0)

Form Report Macro

31



Thuộc tính Allow Zero Length

Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text và Memo nhận các chuỗi rỗng


Thuộc tính Indexed

Giá trị Ý nghĩa

No Không có chỉ mục

Yes (Duplicate Ok)

Tạo chỉ mục cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp

Yes (No Duplicate)

Tạo chỉ mục không cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp

Công dụng: sắp xếp một trường nào đó. Thuộc tính nhận các giá trị sau:

Form Report Macro

32

III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

1. Khái niệm Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào được chọn từ danh sách các trị. Danh sách này được liệt kê trong danh sách đổ xuống (Combo box)

2. Cách tạo: Ví dụ minh họaYêu cầu

Giả sử có Table Danh muc nganh thi có cấu trúc và nội dung:

Ta cần tạo Table Danh sach thi sinh có cấu trúc như sau:


33


2. Cách tạo: Ví dụ minh họa

Trường Manganh khi nhập liệu, các giá trị được chọn từ danh sách các trị

Cách thực hiện

Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế Table, khi tạo trường Manganh, ở cột Data Type, chọn Lookup Wizard..., xuất hiện hộp thoại Lookup Wizard:


34



(2) Chọn I will type in the values that I want: nếu muốn giá trị trong danh sách do người sử dụng tự đưa vào

Chọn (1), Access sẽ yêu cầu chọn một Table hay Query làm nguồn. Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:

(1) Chọn I want the lookup column to look up the values in a table or query: nếu muốn giá trị trong danh sách được lấy từ table hay query


35



Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:


36

III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa

Bước 3:

• Available Fields: liệt kê các trường có trong Table

• Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau:


• Chọn trường phù hợp rồi kích nút > để đưa sang danh sách Selected Fields. Ở đây ta chọn trường Manganh

Form Report Macro

37



Bước 4:


• Chọn Finish để hoàn thành quá trình


38



Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Manganh, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn mã ngành


39


2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn (2) để tự nhập vào các giá trị trong Combo box. Chọn Next, xuất hiện

hộp đối thoại:

Lần lượt nhập vào các giá trị trong Col1, (giả sử trong bảng DS

Nhan vien) như sau:


40


2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại:

Chọn Finish để hoàn thành


41



Kết quả khi mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Phòng ban, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn tên phòng ban. Các tên này do ta tự nhập vào trong các bước trên


42

IV. Khoá chính

1. Định nghĩa

Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi

Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng


43

IV. Khoá chính2. Cách đặt khoá chính:

một trường: đưa con trỏ chuột đến dòng chứa tên trường cần chọn làm mục khoá chính

kết hợp của nhiều trường: nhấn giữ phím Shift sau đó chọn tất cả các trường cần chọn làm mục khoá chính

Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khoá chính là

Chọn lệnh Edit / Primary Key (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): các trường được chọn sẽ có hình chìa khoá ở đầu

Primary Key


44

IV. Khoá chính

3. Huỷ khoá chính: Tại cửa sổ thiết kế Table

Chọn lại lệnh Edit / Primary Key một lần nữa (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): hình chìa khoá ở đầu sẽ biến mất


45

V. Lập quan hệ giữa các bảng

1. Công dụng

Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép: thêm, sửa, xoá mẩu tin

Ta thường đặt quan hệ giữa một trường của bảng này với một trường của các bảng khác để liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau (các trường quan hệ cùng tên, cùng kiểu)


46


2. Cách tạo

Giả sử trong CSDL Vat tu hang hoa ta có 3 bảng với cấu trúc:

Ta sẽ lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và trường Mavattu trong bảng [Danh muc vat tu] với hai trường Makho và Mavattu trong bảng [Hang nhap]


47


2. Cách tạo

Tại cửa sổ Database (1), chọn lệnh Tools / Relationships, xuất hiện màn hình Show Table (Nếu không xuất hiện, chọn lệnh View/Show Table):

1

Lần lượt chọn Table cần lập quan hệ, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả Table, chọn Close để đóng hộp thoại


48


2. Cách tạo

Trong cửa sổ Relationships, ta thiết lập các quan hệ. Có hai loại quan hệ trong Access

Quan hệ một-một: mỗi mẩu tin của bảng A có một mẩu tin tương ứng trong bảng B

Quan hệ một-nhiều: mỗi mẩu tin của bảng A có nhiều mẩu tin tương ứng trong bảng B


49


2. Cách tạo Chọn một trường từ bảng này và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ. Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và bảng [Hang nhap], xuất hiện hộp thoại Edit Relationships

Chọn nút Create để thiết lập quan hệ, cuối

cùng có kết quả sau:


Chọn một kiểu quan hệ

Form Report Macro

50

V. Lập quan hệ giữa các bảng3. Chú ý

Khi đã đánh dấu mục Enforce Referential Integrity thì có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau

Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo (Vd: khi thay đổi manhanvien trong bảng [Danh sach nhan vien] thì manhanvien tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng thay đổi theo

Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá (Vd: khi xoá một bản ghi trong bảng [Danh sach nhan vien] thì các bản ghi tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng bị xoá theo


51

VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet

1. Thêm mẩu tin

Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng ) 2. Xoá mẩu tin

Chọn các mẩu tin cần xoá

Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete hoặc chọn biểu tượng )

Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để NSD xác nhận lại có xoá hay không


52


3. Sắp xếp mẩu tin

Chọn trường cần sắp xếp

Gọi lệnh Records / Sort / Sort Ascending - Sort Descending (hoặc chọn biểu tượng )


53


4. Lọc bản ghi Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hiện hộp thoại Filter By Form như sau:

Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn giá trị làm điều kiện để lọc Nhắp phải chuột, chọn Apply Filter/Sort: Access sẽ liệt kê các bản ghi thoả mãn điều kiện


54

Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu

Table

Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn dữ liệu) theo ý mình, xây dựng các báo cáo tổng hợp dưới nhiều hình thức khác nhau trên dữ liệu gốc là bảng (Table)

I. Khái niệm

Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)

Query Mở đầu Form Report Macro

55

II. Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau:

1. Select Query (Truy vấn chọn số liệu): được sử dụng phổ biến nhất, dùng để:

Chọn lọc các mẩu tin

Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn.

Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn

Table Query Mở đầu Form Report Macro

2. Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng

56

II. Các loại truy vấn thông dụng

3. Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm các mẩu tin từ một hay nhiều bảng

4. Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang và dọc


5. Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo một bảng mới từ số liệu của Query

57

III. Cách tạo truy vấn

Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn: in Design view và by using wizard

By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu

In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực hiện như sau:


58

III. Cách tạo truy vấn Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện

Trang QueriesNút New

Cửa sổ Database

Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ như sau


59


Table Query Mở đầu

Bước 2: chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn Cửa sổ Show Table cho chọn các bảng (Tables), các truy vấn (Queries) hoặc chọn cả bảng và truy vấn để làm nguồn dữ liệu cho truy vấn sắp tạo

Chọn nguồn dữ liệu phù hợp, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select Query

Form Report Macro

60



Mô tả cửa sổ Select Query Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn

Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng

nhấn F6 để di chuyển

giữa 2 phần

Form Report Macro

61



Mô tả cửa sổ Select Query

Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn

Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại dòng field

Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường

Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu

Show: chọn trường có hiển thị hay không

Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có)

Form Report Macro

62



Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu

Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại tên trường Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức:

Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức.Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]

Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm)Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C)

Lưu truy vấn vừa tạo : Gọi lệnh File / Save

Form Report Macro

63



Ghi chú: Thay đổi loại truy vấn

Chọn lệnh Query, chọn trong danh sách loại Query phù hợp

Chọn loại Query

Form Report Macro

64

IV. Thực hiện truy vấn


Trong cửa sổ thiết kế truy vấn

Gọi lệnh Query / Run (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ)

Hoặc chọn biểu tượng View

Hoặc chọn Design View Design View


Form Report Macro

65

V. Hiệu chỉnh truy vấn


Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút Design để mở cửa sổ thiết kế. Thực hiện hiệu chỉnh theo yêu cầu

nút Design

Form Report Macro

66

VI. Điều kiện trong truy vấn: khi thiết kế truy vấn và thiết lập biểu thức điều kiện, có thể sử dụng

Toán tử toán học

+, -, *, /, luỹ thừa (^) Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên): \ Số dư (chia lấy phần dư): Mod

Toán tử logic

Not: cho kết quả ngược lại (Not đúng= sai, Not sai= đúng)

And (và): cho kết quả đúng khi tất cả điều kiện đúng, nếu một điều kiện nào đó sai thì cho kết quả sai Or (hoặc): cho kết quả đúng khi có một điều kiện đúng, nếu tất cả điều kiện sai thì cho kết quả sai


67

VI. Điều kiện trong truy vấn

Toán tử so sánh

<, <=, >, >=, =, <> (không bằng)

Toán tử so sánh đặc biệt

Between ... And ... (Nằm trong khoảng)

Like (gần giống):

• Vd: [slg] Between 150 And 200

• (*) Tổ hợp bất kỳ - “Anh Ban” Like “*B*”

• (?) Ký tự bất kỳ - “Access” Like “???e*”

• (#) Ký số bất kỳ - 2001 Like “##0#”: True


68



Null, Not null: kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa

• Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị Null vào ô Criteria của trường [Namsinh]


• Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị Not null vào ô Criteria của trường [Diachi]

Form Report Macro

69

VI. Điều kiện trong truy vấn Toán tử ghép nối

& (nối chuỗi)

• “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng”

+ (cộng với)

• 100 & “năm cô đơn”: 100 năm cô đơn

• 123 + 456 : 579

• “Con thuyền” + “không bến”: Con thuyền không bến

• 1001 + “đêm” : Type mismatch

• 123 & 456: 123456

• Date() & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ

• “Vĩ tuyến” & 90/2 & “ngày đêm”: Vĩ tuyến 45 ngày đêm


70


Hằng trị (constants)

True/ False/ Null: hằng trị đúng/ sai/ rỗng

Dấu rào (Delimiter)

“...”: Rào giá trị chuỗi

• Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng”

[ ... ] : Rào tên biến

• Vd: [SoLuong] * [DonGia]

#../../..#: Rào giá trị ngày

• #23/04/2000#


71



Điều kiện cùng thoả mãn/hoặc thoả mãn

Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều kiện đồng thời thoả mãn

Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” và đến trong tháng 6, trên dòng Criteria, ta ghi

Điều kiện ghi trên cùng 1 dòng

Kết quả

Form Report Macro

72



Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các điều kiện không cần đồng thời thoả mãn

Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” hoặc đến trong tháng 6, trên dòng Criteria và dòng Or, ta ghi

Kết quả

Điều kiện ghi trên dòng Criteria và

dòng Or

Form Report Macro

73

VII. Một số hàm thông dụng


Hàm xử lý chuỗi

Hàm LEFT, RIGHT

LEFT(Biểu thức chuỗi, n) RIGHT(Biểu thức chuỗi, n)

• Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi

• Ví dụ: Trên dòng Criteria ghi: RIGHT([Mahoadon],2)=“NB”: tìm các chứng từ có 2 ký tự bên phải của Mã hoá đơn là “NB”

Hàm LEN(Biểu thức chuỗi)

• Công dụng: trả về số là chiều dài của biểu thức chuỗi

• Ví dụ: LEN(“TRUNGTAM”) cho kết quả là 8

Form Report Macro

74



Hàm thời gian

Hàm DATE( )

• Công dụng: trả về ngày hiện tại của hệ thống

Hàm DAY(Biểu thức ngày)

• Công dụng: trả về trị số là ngày/tháng/năm của biểu thức ngày

Hàm MONTH(Biểu thức ngày)

Hàm YEAR (Biểu thức ngày)

• Ví dụ: MONTH([Ngayden])=6: Tìm các khách đến trong tháng 6

Form Report Macro

75



Hàm logic

Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2)

• Công dụng:

Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1

Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2

• Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại như sau

IIF([Diem]<5,”Yếu”, IIF([Diem]<7,”Trung bình”, IIF([Diem]<8,”Khá”,”Giỏi”)))

Form Report Macro

76

VIII. Một số truy vấn thông dụng


1. Truy vấn cập nhật (Update Query)

Các bước xây dựng truy vấn cập nhật

Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)

Chọn lệnh Query / Update Query, hiện thêm hàng Update to trong lưới QBE Đặt biểu thức vào ô Update To của trường cần sửa

Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì đơn giá mặt hàng Gạo sẽ giảm 1000

Criteria: ghi điều kiện tương ứng

Form Report Macro

77



2. Truy vấn xoá (Delete Query) Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)

Chọn lệnh Query / Delete Query, hiện thêm hàng Delete trong lưới QBE

Kéo dấu * của bảng muốn xoá vào dòng Field, từ khoá From xuất hiện trên dòng Delete

Kéo trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field, từ khoá Where xuất hiện trên dòng Delete

Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì các mẩu tin có Số hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá

Form Report Macro

78



3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)

Chọn các trường cần đưa vào bảng và kéo lần lượt vào lưới QBE

Gọi lệnh Query/ Make Table Query, xuất hiện hộp thoại Make Table như sau:

Form Report Macro

Table Name: gõ tên cần đặt cho bảng, OK

79



3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) Cửa sổ Select Query thay đổi thành Make Table Query

Form Report Macro

Thực hiện Query để Access tạo bảng theo yêu cầu

Mở (cấu trúc) bảng vừa tạo để xem kết quả

80


4. Truy vấn Crosstab Công dụng: dùng để thống kê số liệu và trình bày kết quả theo dạng một bảng tính, với hình thức dễ đọc.

Cách thực hiện: minh hoạ thông qua ví dụ sau Giả sử trên cơ sở của dữ liệu

Cần có thống kê số liệu như sau

Form Report Macro

81


4. Truy vấn Crosstab

B1: Chọn Queries / New / Crosstab Query Wizard, xuất hiện hộp thoại

Chọn dữ liệu nguồn (từ Tables/Queries hay cả hai

Chọn Next sang bước tiếp theo

Form Report Macro

82


4. Truy vấn Crosstab B2: Chọn trường làm tiêu đề dòng

Available Fields: chọn tên trường làm tiêu đề dòng (tối đa là 3)

Selected Fields: chứa tên các trường được chọn


Sample: mẫu thể hiện

Form Report Macro

83


4. Truy vấn Crosstab B3: Chọn trường làm tiêu đềcột


Form Report Macro

84


4. Truy vấn Crosstab B4: Chọn trường cần tính tại mỗi giao điểm dòng và cột


Form Report Macro

85


4. Truy vấn Crosstab B5: Gõ tên đặt cho Query, chọn Finish để hoàn thành

Lưu ý: đối với các Table hoặc Query chứa dữ liệu được chọn làm nguồn, phải có ít nhất là 3 trường

Form Report Macro

86

Form là một công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chương trình

Table

I. Khái niệmChương IV : Form (Mẫu biểu)Chương IV : Form (Mẫu biểu)

Mở đầu Query

Nguồn dữ liệu (nếu có) của Form là một bảng hoặc một truy vấn

Khi có nguồn dữ liệu: Form dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn

Khi không có nguồn dữ liệu: Form dùng để tổ chức giao diện chương trình

Form Report Macro

87

Table Mở đầu

II. Tạo Form

Có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau như

Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access

AutoForm : tự động tạo theo các kiểu cho sẵn (Columnar / Tabular / Datasheet)

Design View: NSD tự thiết kế theo ý mình

Query Form Report Macro

88

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access

Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện

Chọn Form Wizard

Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query)

Chọn OK sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp

thoại a :

Chọn nguồn dữ liệu


89

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: Chọn các Field phù hợp (trong mục Availables Fields), bấm nút > hoặc >> để đưa vào Selected

Fields(b)

Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp

thoại :

Query Form

1a

1b

Report Macro

90

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: Chọn kiểu trình bày Form : cột, bảng...

Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :

Query Form

2

Report Macro

91

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để áp dụng cho Form


Query Form

3

Report Macro

92

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: Đặt tên cho Form

Chọn Finish để hoàn thành quá trình

Query Form

4

Report Macro

93

Table Mở đầu

II. Tạo Form

2. Dùng Auto Form: tạo Form tự động với tất cả các trường trong Table hoặc Query

Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện Chọn AutoForm: Columnar


Chọn OK kết quả sẽ xuất hiện



94

Table Mở đầu

II. Tạo Form

2. Dùng Auto Form:

Màn hình nhập liệu như sau

Về mẩu tin đầu tiên

Về mẩu tin phía trước

Stt mẩu tin hiện tại

Về mẩu tin phía sau

Thêm mẩu tin mới

Về mẩu tin cuối cùng


95

Table Mở đầu

II. Tạo Form

3. Tự thiết kế Form:


Chọn Design View


Chọn OK, xuất hiện cửa sổ như sau



96

Table Mở đầu

II. Tạo Form


Màn hình thiết kế Form

Thanh công cụ Toolbox

Tên gọi và ý nghĩa của các nút chọn trên thanh công cụ Toolbox như sau:


97

Table Mở đầu

More Controls

Line

Tab Control

Bound Object Frame

Image

List Box

Check Box

Toggle Button

Text Box

Controls Wizard

Rectangle

Subform/Subreport

Page Break

Unbound Object Frame

Command Button

Combo Box

Option Button

Option Group

Label

Select Object


98

Table Mở đầu

Select Object chọn đối tượng cần hiệu chỉnh

Label tạo nhãn

Option Group nhóm chọn việc

Option Button tạo nút chọn một trong nhiều giá trị

Combo Box chọn giá trị từ danh sách

Command Button tạo nút lệnhUnbound Object Frame tạo một khung hình cố định

Page Break tạo dấu phân trang

Subform/Subreport tạo Form con, tạo Report con

Rectangle tạo hình chữ nhật


99

Table Mở đầu

Controls Wizard bật/tắt Controls Wizard

Text Box hiển thị giá trị/nhập dữ liệu cho trường, kết quả biểu thức

Toggle Button tạo nút bật tắt

Check Box hộp đánh dấu để chọn nhiều gía trị cùng lúc

List Box hộp danh sách, cho chọn 1 gía trị trong danh sách

Image đối tượng hình ảnhBound Object Frame

tạo khung hình không cố định

Tab Control tạo Tab để điều khiển việc chọn trang

Line vẽ đường thẳng

More Controls chọn sử dụng các nút điều khiển từ nhiều chương trình khác


100

Table Mở đầu

II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access Dùng Control Wizard

• Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng)• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form

• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop

• Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access Tự thiết kế

• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form

• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop• Khai báo các thông tin cần thiết. Nếu muốn sửa đổi các thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lại


101

Table Mở đầu

II. Tạo Form

4. Hiệu chỉnh Form:

Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh, chọn nút Design

Tự sửa đổi như khi thiết kế

5. Thực hiện Form

Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần thực hiện, chọn nút Open


102

Table Mở đầu

III. Các loại điều khiển

1. Các loại điều khiển

Khi thiết kế Form, thường dùng các loại điều khiển sau:

Hộp văn bản (Textbox)

Nhãn (Label)

Hộp lựa chọn (Combo Box)

Hộp danh sách (List Box)

Nút lệnh (Command Button)

Nhóm lựa chọn (Option Group)


103

Table Mở đầu


2. Cách dùng

Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách sau: Bound (buộc với một trường nào đó): nguồn dữ liệu của nó lấy từ Table hay Query. Textbox là loại thông dụng nhất

Unbound (không buộc vào bất kỳ trường nào): không mang dữ liệu của bất kỳ nguồn nào. Loại này dùng để trình bày. Label là loại thông dụng nhất

Calculated (tính toán): nguồn dữ liệu là một biểu thức. Giá trị hiển thị ở chế độ Form view là kết quả của biểu thức.

Trong biểu thức có thể dùng kết họp các phép toán (+, -, *, /, =) với các tên trường. Hàm trả về giá trị hoặc các số. Ví dụ: Giamoi:0.75*[Dongia]


104

Table Mở đầu


3. Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển Khi chạy Form, nếu dùng phím Tab hoặc Shift+Tab thì các điều khiển sẽ được chọn theo trình tự thiết kế. Ta có thể thay đổi bằng cách: Mở Form ở chế độ Design. Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hiện hộp thoại

Chọn các hàng và kéo rê chuột để thay đổi vị trí


105

Table Mở đầu

IV. Nút lệnh Command Wizard

Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng Command Control Wizard cho tiện thiết kế

Mở Form ở chế độ Design.

Nhắp chọn biểu tượng Command Button và kéo chuột trên Form để chỉ định vị trí đặt nút lệnh, xuất hiện hộp

đối thoại Command Button Wizard như sau:

1. Cách tạo


Mở thanh Toolbox và kích hoạt nút Control Wizard

106

Table Mở đầu


Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng

1

Actions: chọn lệnh cụ thể Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại


107

Table Mở đầu


Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn)

Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên)

Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại

2


108

Table Mở đầu


Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên)


3


109

Table Mở đầu


Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin)

2. Danh sách các Category và Action

Query Form

Find Next Tìm đến mẩu tin gần nhất

Find Record Mở hộp thoại tìm mẩu tin

Go to First Record Đến mẩu tin đầu tiên

Go to Last Record Về mẩu tin cuối cùng

Go to Next Record Đến mẩu tin tiếp theo

Go to Previous Record Về mẩu tin phía trước

Report Macro

110

Table Mở đầu


Record Operations (Thao tác với mẩu tin)


Query Form

Add New Record Thêm mẩu tin mới

Delete Record Xoá mẩu tin đang chọn

Duplicate Record Tạo mẩu tin mới trùng với mẩu tin đang chọn

Print Record In mẩu tin hiện hành

Save Record Lưu mẩu tin đang sửa

Undo Record Phục hồi mẩu tin

Report Macro

111

Table Mở đầu


Form Operations (Thao tác với Form)


Query Form

Apply Form Filter Áp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn vừa tạo

Edit Form Filter Tạo tiêu chuẩn lọc

Close Form Đóng Form

Open Form Mở Form

Print a Form In Form

Print Current Form In Form hiện hành

Refresh Form Data Làm mới lại dữ liệu trong Form

Report Macro

112

Table Mở đầu


Report Operations (Thao tác với Report)


Query Form

Mail Report Gởi Email Report

Preview Report Xem Report trước khi in

Print Report In Report ra giấy

Send Report to File

Chuyển Report thành một tập tin

Report Macro

113

Table Mở đầu Report



Query Form

Application (Thao tác với ứng dụng)

Quit Application Thoát ứng dụng

Run Application Chạy ứng dụng

Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác)

Print Table In bảng

Run Macro Chạy một Macro

Run Query Thực hiện một Query

Macro

114

Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query

Table

I. Khái niệm

Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)

Mở đầu Query ReportForm

II. Các kiểu trình bày Report

Columnar Report (báo biểu dạng cột)

Tabular Report (báo biểu dạng bảng)

Macro

115

Table Mở đầu Query ReportForm


1. Columnar Report (báo biểu dạng cột)

Là dạng thức mà các trường số liệu trong Report được trình bày từ trên xuống thành một cột.

Macro

116



2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng) Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu

Macro

117


III. Cách tạo Report Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa sổ New Report

Chọn cách tạo Report

Chọn nguồn số liệu để tạo Report

Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn Report Wizard.

Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể)

Chọn OK, xuất hiện hộp thoại Report Wizard (a) như sau

Macro

118


III. Cách tạo Report

Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn

1a

1b

Chọn các trường phù hợp và đưa sang mục Selected Fields (b)

Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện

hộp thoại

Macro

119


III. Cách tạo Report Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp

2


hộp thoại

2

Macro

120



Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn cho phù hợp

3


Macro

121



Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn.

Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện hộp thoại

4

Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ý

Sắp xếp theo thứ tự tăng

hoặc giảm dần

Macro

122



Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max)

Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only)

Chọn trường cần tính toán

Chọn hàm cần tính

5

Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính % trên tổng số

Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại , chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại

Macro

123



Layout: chọn kiểu trình bày


Orientation: chọn hướng in của trang giấy

6

Kiểu trình bày

Hướng in của giấy

Macro

124



Chọn một trong các mẫu trình bày


7 Danh sách các mẫu

Macro

125



Đặt tên cho Report

Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện

8

Gõ tên Report vào đây

Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốn

Macro

126

Table Mở đầu MacroQuery ReportForm


Thêm Số thứ tự

Kẻ khung

Các tính toán cần thiết

Trình bày thêm

127

Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện

Table

I. Khái niệm Macro

Chương VI : Macro - MenuChương VI : Macro - Menu

Mở đầu MacroQuery ReportForm Report

Có 3 loại Macro

Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện

Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện

Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó

128

Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau

Table

II. Cách tạo Macro

Mở đầu Query ReportForm Report

Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng

Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế.

Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiết

Macro

129

Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau

Table



Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open

III. Thực hiện Macro

Macro có thể được gọi khi sử dụng Form, Report

Cột Macro Name

Macro

130

Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng

Table

IV. Tạo Menu


Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau:

Menu cấp 1

Menu cấp 2Menu cấp 2Menu cấp 2 Menu cấp 3

Macro

131

Bước 1: Tạo Menu cấp 1

Table

IV. Tạo Menu


Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo các thông tin như sau:

Menu cấp 1

Macro

132


Table

IV. Tạo Menu


Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, khai báo các thông tin như sau:

Menu cấp 2

Macro

133


Table

IV. Tạo Menu


Menu cấp 2

Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ

• Report Name: R_DSCanbo

• View : Print Preview

Macro

134


Table

IV. Tạo Menu


Menu cấp 2

Macro

135


Table

IV. Tạo Menu


Menu cấp 3

Macro

136

Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report)

Table Mở đầu Query ReportForm Report

Trong cửa sổ Database, chọn Form / New

Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1

Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ để hiện hộp Form

Properties

Tên Macro Menu cấp 1

Thêm tiêu đề chương trình

Thêm hình vẽ

Macro

137

Trang trí thêm cho Form các thành phần như


Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước

Tiêu đề chương trình

Hình vẽ để minh hoạ

Các trang trí khác (nếu muốn)

IV. Tạo Menu

Macro

138

Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau:

Table

V. Sử dụng Menu

Mở đầu Query ReportForm Report Macro

139

I. Giới thiệu

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows

MS- Access là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office được dùng rất rộng rãi hiện nay

Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính

Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh như Pascal, Foxpro, C... mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết


Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000

Form Report Macro

140


Cơ sở dữ liệu (Database): là một bảng hai chiều.* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường)Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm...) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi)Vd: Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8...)

Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau

Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:

Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu


141

II. Các khái niệm cơ bản Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query

Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng

• In dữ liệu dưới dạng bảng biểu

• Sắp xếp dữ liệu trước khi in

• In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo

Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định

Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access Basic

Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB


142

III. Khởi động, thoátKhởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau:


143

III. Khởi động, thoát Create a new database using

• Blank Access database: tạo một CSDL mới

• Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access

• Open an Existing Database: mở một CSDL đã có

Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK

Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access

Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4)

Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báo


144

Gồm các thao tác:


Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật

Chương II : Bảng (Table)Chương II : Bảng (Table)

Form Report Macro

145


Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK

Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table:

Xuất hiện hộp thoại File New Database

Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database


146


1. Tạo bảng bằng Table Wizard

Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access

Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK.

Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table,... sau cùng là chọn Finish


147



Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table

Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK. Xuất hiện cửa sổ MS Access


148



Bước 2: Nhập nội dung vào bảng

Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên

Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format / Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn Rename Column

Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel


149



Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại

Table Name: gõ tên bảng, OK

Access sẽ hỏi có đặt khoá không, bạn chọn No

Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close.


150



Cho tạo bảng theo nhu cầu của NSD

Trong hộp thoại New Table, chọn Design View, OK. Cửa sổ định nghĩa cấu trúc bảng có các phần


151


3. Tạo bảng bằng Design View Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64 ký tự), có thể có khoảng trống Bước 2: Khai báo kiểu dữ liệu (Data type) tương ứng của trường: bắt buộc. Chọn một trong các kiểu

Kiểu Ý nghĩa

Text Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự

Memo Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự

Number Chứa giá trị số

Date/Time Chứa giá trị ngày, giờ

Currency Chứa giá trị tiền tệ

Auto Number Giá trị số (Access tự tăng 1 đơn vị cho mỗi bản ghi mới)

Yes/No Chứa giá trị logic (True/False)

Lookup Wizard

Chọn một trị từ danh sách các trị


152



Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu, khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup)


Bước 4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa bằng một trong các cách

Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)

Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu.

Form Report Macro

153



Nếu chưa tạo khoá chính (Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo không

• No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế

• Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh

Gõ tên bảng vào mục Table Name


Bạn nên chọn No

Form Report Macro

154


Trong cửa sổ Database, chọn trang Table

Chọn tên bảng cần nhập, chọn Open

Trang Table

Bảng cần nhập

Chọn Open

Nhập dữ liệu


Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng

Form Report Macro

155


1. Công dụng:

Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu

Nhập dữ liệu theo mẫu

Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai

Tăng tốc độ tìm kiếm


156

II. Giới thiệu các thuộc tính của trường2. Tổng quan về các thuộc tính của trường

Thuộc tính Ý nghĩa

Field Size Số ký tự của trường Text, hay độ dài của trường Number

Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số

Decimal Place Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency

Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu

Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì tên trường)

Default Value Xác định giá trị mặc định của trường

Validation Rule Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này mới được nhập

Validation Text Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới hạn qui định ở mục Validation Rule

Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường

Allow Zero Length Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Memo)

Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này


157



Thuộc tính Field Size

Trường NumberField Size Miền giá trị

Integer -32768 32767

Long Interger -2147483648 2147483648

Single -3.4*1038 3.4*1038

Double -1.797*10308 1.797*10308


• Có thể chọn các kiểu sau

Thuộc tính Format

Trường Text Ký tự Công dụng

@ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản

& Không bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản

< Biến chữ hoa thành chữ thường

> Biến chữ thường thành chữ hoa

Form Report Macro

158


3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Format

Trường Number

Dạng Số Trình bày

General Number

1234.5 1234.5

Currency 1234.5 $1234.5

Fixed 1234.5 1234.50

Standard 1234.5 1,234.50

Percent 0.825 82.5%


Trường Date / Time: thường chọn kiểu Short Date

Dạng Hiển thị

General Date 4/23/02 10:30:00 AM

Long Date Tuesday, April 23, 2002

Medium Date 23/April/2002

Short Date 4/23/02

Long Time 10:30:00 AM

Medium Time 10:30 AM

Short Time 10:30

Form Report Macro

159



Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

Công dụng

• Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản

• Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số)

• Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa)

• Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)


160


3. Chi tiết về các thuộc tính của trường Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

Ký tự Công dụng : là vị trí dành cho

0 chữ số 0...9, bắt buộc

9 chữ số 0...9, không bắt buộc

# chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cách

L một chữ cái, bắt buộc

? chữ hoặc dấu cách, không bắt buộc

A ký tự chữ hay số, bắt buộc

a ký tự chữ hay số, không bắt buộc

& ký tự bất kỳ, bắt buộc

C ký tự bất kỳ, không bắt buộc

Vd1: để nhập số điện thoại dạng Text theo mẫu:0-511-810425ta dùng mặt nạ0-000-000000

Vd2: để nhập điểm thi chứa hai chữ số phần nguyên, một chữ số phần thập phân ta dùng mặt nạ00.0


161



Thuộc tính Default Value Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access.

• Ví dụ: Date(): ngày hiện hành

Thuộc tính Required Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi


Thuộc tính Validation Rule

Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu. Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta đặt một biểu thức hợp lệ. Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0)

Form Report Macro

162



Thuộc tính Allow Zero Length

Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text và Memo nhận các chuỗi rỗng


Thuộc tính Indexed

Giá trị Ý nghĩa

No Không có chỉ mục

Yes (Duplicate Ok)

Tạo chỉ mục cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp

Yes (No Duplicate)

Tạo chỉ mục không cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp

Công dụng: sắp xếp một trường nào đó. Thuộc tính nhận các giá trị sau:

Form Report Macro

163


1. Khái niệm Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào được chọn từ danh sách các trị. Danh sách này được liệt kê trong danh sách đổ xuống (Combo box)

2. Cách tạo: Ví dụ minh họaYêu cầu

Giả sử có Table Danh muc nganh thi có cấu trúc và nội dung:

Ta cần tạo Table Danh sach thi sinh có cấu trúc như sau:


164



Trường Manganh khi nhập liệu, các giá trị được chọn từ danh sách các trị

Cách thực hiện

Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế Table, khi tạo trường Manganh, ở cột Data Type, chọn Lookup Wizard..., xuất hiện hộp thoại Lookup Wizard:


165



(2) Chọn I will type in the values that I want: nếu muốn giá trị trong danh sách do người sử dụng tự đưa vào

Chọn (1), Access sẽ yêu cầu chọn một Table hay Query làm nguồn. Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:

(1) Chọn I want the lookup column to look up the values in a table or query: nếu muốn giá trị trong danh sách được lấy từ table hay query


166



Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:


167

III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)2. Cách tạo: Ví dụ minh họa

Bước 3:

• Available Fields: liệt kê các trường có trong Table



• Chọn trường phù hợp rồi kích nút > để đưa sang danh sách Selected Fields. Ở đây ta chọn trường Manganh

Form Report Macro

168



Bước 4:


• Chọn Finish để hoàn thành quá trình


169



Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Manganh, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn mã ngành


170


2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn (2) để tự nhập vào các giá trị trong Combo box. Chọn Next, xuất hiện

hộp đối thoại:

Lần lượt nhập vào các giá trị trong Col1, (giả sử trong bảng DS

Nhan vien) như sau:


171


2. Cách tạo: Ví dụ minh họa Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại:



172



Kết quả khi mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Phòng ban, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn tên phòng ban. Các tên này do ta tự nhập vào trong các bước trên


173

IV. Khoá chính

1. Định nghĩa

Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi

Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng


174

IV. Khoá chính2. Cách đặt khoá chính:

một trường: đưa con trỏ chuột đến dòng chứa tên trường cần chọn làm mục khoá chính

kết hợp của nhiều trường: nhấn giữ phím Shift sau đó chọn tất cả các trường cần chọn làm mục khoá chính

Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khoá chính là

Chọn lệnh Edit / Primary Key (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): các trường được chọn sẽ có hình chìa khoá ở đầu

Primary Key


175

IV. Khoá chính

3. Huỷ khoá chính: Tại cửa sổ thiết kế Table

Chọn lại lệnh Edit / Primary Key một lần nữa (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): hình chìa khoá ở đầu sẽ biến mất


176


1. Công dụng

Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép: thêm, sửa, xoá mẩu tin

Ta thường đặt quan hệ giữa một trường của bảng này với một trường của các bảng khác để liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau (các trường quan hệ cùng tên, cùng kiểu)


177


2. Cách tạo

Giả sử trong CSDL Vat tu hang hoa ta có 3 bảng với cấu trúc:

Ta sẽ lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và trường Mavattu trong bảng [Danh muc vat tu] với hai trường Makho và Mavattu trong bảng [Hang nhap]


178


2. Cách tạo

Tại cửa sổ Database (1), chọn lệnh Tools / Relationships, xuất hiện màn hình Show Table (Nếu không xuất hiện, chọn lệnh View/Show Table):

1

Lần lượt chọn Table cần lập quan hệ, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả Table, chọn Close để đóng hộp thoại


179


2. Cách tạo

Trong cửa sổ Relationships, ta thiết lập các quan hệ. Có hai loại quan hệ trong Access

Quan hệ một-một: mỗi mẩu tin của bảng A có một mẩu tin tương ứng trong bảng B

Quan hệ một-nhiều: mỗi mẩu tin của bảng A có nhiều mẩu tin tương ứng trong bảng B


180


2. Cách tạo Chọn một trường từ bảng này và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ. Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và bảng [Hang nhap], xuất hiện hộp thoại Edit Relationships

Chọn nút Create để thiết lập quan hệ, cuối

cùng có kết quả sau:


Chọn một kiểu quan hệ

Form Report Macro

181

V. Lập quan hệ giữa các bảng3. Chú ý

Khi đã đánh dấu mục Enforce Referential Integrity thì có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau

Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo (Vd: khi thay đổi manhanvien trong bảng [Danh sach nhan vien] thì manhanvien tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng thay đổi theo

Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá (Vd: khi xoá một bản ghi trong bảng [Danh sach nhan vien] thì các bản ghi tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng bị xoá theo


182


1. Thêm mẩu tin

Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng ) 2. Xoá mẩu tin

Chọn các mẩu tin cần xoá

Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete hoặc chọn biểu tượng )

Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để NSD xác nhận lại có xoá hay không


183


3. Sắp xếp mẩu tin

Chọn trường cần sắp xếp

Gọi lệnh Records / Sort / Sort Ascending - Sort Descending (hoặc chọn biểu tượng )


184


4. Lọc bản ghi Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hiện hộp thoại Filter By Form như sau:

Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn giá trị làm điều kiện để lọc Nhắp phải chuột, chọn Apply Filter/Sort: Access sẽ liệt kê các bản ghi thoả mãn điều kiện


185

Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu

Table

Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn dữ liệu) theo ý mình, xây dựng các báo cáo tổng hợp dưới nhiều hình thức khác nhau trên dữ liệu gốc là bảng (Table)

I. Khái niệm

Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)

Query Mở đầu Form Report Macro

186

II. Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau:

1. Select Query (Truy vấn chọn số liệu): được sử dụng phổ biến nhất, dùng để:

Chọn lọc các mẩu tin

Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn.

Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn


2. Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng

187

II. Các loại truy vấn thông dụng

3. Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm các mẩu tin từ một hay nhiều bảng

4. Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang và dọc


5. Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo một bảng mới từ số liệu của Query

188


Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn: in Design view và by using wizard

By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu

In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực hiện như sau:


189

III. Cách tạo truy vấn Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện

Trang QueriesNút New

Cửa sổ Database

Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ như sau


190



Bước 2: chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn Cửa sổ Show Table cho chọn các bảng (Tables), các truy vấn (Queries) hoặc chọn cả bảng và truy vấn để làm nguồn dữ liệu cho truy vấn sắp tạo

Chọn nguồn dữ liệu phù hợp, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select Query

Form Report Macro

191



Mô tả cửa sổ Select Query Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn

Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng

nhấn F6 để di chuyển

giữa 2 phần

Form Report Macro

192



Mô tả cửa sổ Select Query

Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn

Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại dòng field

Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường

Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu

Show: chọn trường có hiển thị hay không

Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có)

Form Report Macro

193



Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu

Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại tên trường Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức:

Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức.Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]

Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm)Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C)

Lưu truy vấn vừa tạo : Gọi lệnh File / Save

Form Report Macro

194



Ghi chú: Thay đổi loại truy vấn

Chọn lệnh Query, chọn trong danh sách loại Query phù hợp

Chọn loại Query

Form Report Macro

195



Trong cửa sổ thiết kế truy vấn

Gọi lệnh Query / Run (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ)

Hoặc chọn biểu tượng View

Hoặc chọn Design View Design View


Form Report Macro

196

V. Hiệu chỉnh truy vấn


Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút Design để mở cửa sổ thiết kế. Thực hiện hiệu chỉnh theo yêu cầu

nút Design

Form Report Macro

197

VI. Điều kiện trong truy vấn: khi thiết kế truy vấn và thiết lập biểu thức điều kiện, có thể sử dụng

Toán tử toán học

+, -, *, /, luỹ thừa (^) Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên): \ Số dư (chia lấy phần dư): Mod

Toán tử logic

Not: cho kết quả ngược lại (Not đúng= sai, Not sai= đúng)

And (và): cho kết quả đúng khi tất cả điều kiện đúng, nếu một điều kiện nào đó sai thì cho kết quả sai Or (hoặc): cho kết quả đúng khi có một điều kiện đúng, nếu tất cả điều kiện sai thì cho kết quả sai


198


Toán tử so sánh

<, <=, >, >=, =, <> (không bằng)


Between ... And ... (Nằm trong khoảng)

Like (gần giống):

• Vd: [slg] Between 150 And 200

• (*) Tổ hợp bất kỳ - “Anh Ban” Like “*B*”

• (?) Ký tự bất kỳ - “Access” Like “???e*”

• (#) Ký số bất kỳ - 2001 Like “##0#”: True


199



Null, Not null: kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa

• Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị Null vào ô Criteria của trường [Namsinh]


• Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị Not null vào ô Criteria của trường [Diachi]

Form Report Macro

200

VI. Điều kiện trong truy vấn Toán tử ghép nối

& (nối chuỗi)

• “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng”

+ (cộng với)

• 100 & “năm cô đơn”: 100 năm cô đơn

• 123 + 456 : 579

• “Con thuyền” + “không bến”: Con thuyền không bến

• 1001 + “đêm” : Type mismatch

• 123 & 456: 123456

• Date() & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ

• “Vĩ tuyến” & 90/2 & “ngày đêm”: Vĩ tuyến 45 ngày đêm


201


Hằng trị (constants)

True/ False/ Null: hằng trị đúng/ sai/ rỗng

Dấu rào (Delimiter)

“...”: Rào giá trị chuỗi

• Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng”

[ ... ] : Rào tên biến

• Vd: [SoLuong] * [DonGia]

#../../..#: Rào giá trị ngày

• #23/04/2000#


202



Điều kiện cùng thoả mãn/hoặc thoả mãn

Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều kiện đồng thời thoả mãn

Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” và đến trong tháng 6, trên dòng Criteria, ta ghi

Điều kiện ghi trên cùng 1 dòng

Kết quả

Form Report Macro

203



Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các điều kiện không cần đồng thời thoả mãn

Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” hoặc đến trong tháng 6, trên dòng Criteria và dòng Or, ta ghi

Kết quả

Điều kiện ghi trên dòng Criteria và

dòng Or

Form Report Macro

204



Hàm xử lý chuỗi

Hàm LEFT, RIGHT

LEFT(Biểu thức chuỗi, n) RIGHT(Biểu thức chuỗi, n)

• Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi

• Ví dụ: Trên dòng Criteria ghi: RIGHT([Mahoadon],2)=“NB”: tìm các chứng từ có 2 ký tự bên phải của Mã hoá đơn là “NB”

Hàm LEN(Biểu thức chuỗi)

• Công dụng: trả về số là chiều dài của biểu thức chuỗi

• Ví dụ: LEN(“TRUNGTAM”) cho kết quả là 8

Form Report Macro

205



Hàm thời gian

Hàm DATE( )

• Công dụng: trả về ngày hiện tại của hệ thống

Hàm DAY(Biểu thức ngày)

• Công dụng: trả về trị số là ngày/tháng/năm của biểu thức ngày

Hàm MONTH(Biểu thức ngày)

Hàm YEAR (Biểu thức ngày)

• Ví dụ: MONTH([Ngayden])=6: Tìm các khách đến trong tháng 6

Form Report Macro

206



Hàm logic

Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2)

• Công dụng:

Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1

Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2

• Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại như sau

IIF([Diem]<5,”Yếu”, IIF([Diem]<7,”Trung bình”, IIF([Diem]<8,”Khá”,”Giỏi”)))

Form Report Macro

207



1. Truy vấn cập nhật (Update Query)

Các bước xây dựng truy vấn cập nhật

Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)

Chọn lệnh Query / Update Query, hiện thêm hàng Update to trong lưới QBE Đặt biểu thức vào ô Update To của trường cần sửa

Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì đơn giá mặt hàng Gạo sẽ giảm 1000

Criteria: ghi điều kiện tương ứng

Form Report Macro

208



2. Truy vấn xoá (Delete Query) Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)

Chọn lệnh Query / Delete Query, hiện thêm hàng Delete trong lưới QBE

Kéo dấu * của bảng muốn xoá vào dòng Field, từ khoá From xuất hiện trên dòng Delete

Kéo trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field, từ khoá Where xuất hiện trên dòng Delete

Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì các mẩu tin có Số hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá

Form Report Macro

209



3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)

Chọn các trường cần đưa vào bảng và kéo lần lượt vào lưới QBE

Gọi lệnh Query/ Make Table Query, xuất hiện hộp thoại Make Table như sau:

Form Report Macro

Table Name: gõ tên cần đặt cho bảng, OK

210



3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) Cửa sổ Select Query thay đổi thành Make Table Query

Form Report Macro

Thực hiện Query để Access tạo bảng theo yêu cầu

Mở (cấu trúc) bảng vừa tạo để xem kết quả

211


4. Truy vấn Crosstab Công dụng: dùng để thống kê số liệu và trình bày kết quả theo dạng một bảng tính, với hình thức dễ đọc.

Cách thực hiện: minh hoạ thông qua ví dụ sau Giả sử trên cơ sở của dữ liệu

Cần có thống kê số liệu như sau

Form Report Macro

212


4. Truy vấn Crosstab

B1: Chọn Queries / New / Crosstab Query Wizard, xuất hiện hộp thoại

Chọn dữ liệu nguồn (từ Tables/Queries hay cả hai


Form Report Macro

213


4. Truy vấn Crosstab B2: Chọn trường làm tiêu đề dòng

Available Fields: chọn tên trường làm tiêu đề dòng (tối đa là 3)

Selected Fields: chứa tên các trường được chọn


Sample: mẫu thể hiện

Form Report Macro

214


4. Truy vấn Crosstab B3: Chọn trường làm tiêu đềcột


Form Report Macro

215


4. Truy vấn Crosstab B4: Chọn trường cần tính tại mỗi giao điểm dòng và cột


Form Report Macro

216


4. Truy vấn Crosstab B5: Gõ tên đặt cho Query, chọn Finish để hoàn thành

Lưu ý: đối với các Table hoặc Query chứa dữ liệu được chọn làm nguồn, phải có ít nhất là 3 trường

Form Report Macro

217

Form là một công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chương trình

Table

I. Khái niệmChương IV : Form (Mẫu biểu)Chương IV : Form (Mẫu biểu)

Mở đầu Query

Nguồn dữ liệu (nếu có) của Form là một bảng hoặc một truy vấn

Khi có nguồn dữ liệu: Form dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn

Khi không có nguồn dữ liệu: Form dùng để tổ chức giao diện chương trình

Form Report Macro

218

Table Mở đầu

II. Tạo Form

Có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau như

Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access

AutoForm : tự động tạo theo các kiểu cho sẵn (Columnar / Tabular / Datasheet)

Design View: NSD tự thiết kế theo ý mình


219

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access


Chọn Form Wizard


Chọn OK sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp

thoại a :



220

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: Chọn các Field phù hợp (trong mục Availables Fields), bấm nút > hoặc >> để đưa vào Selected

Fields(b)

Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp

thoại :

Query Form

1a

1b

Report Macro

221

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: Chọn kiểu trình bày Form : cột, bảng...


Query Form

2

Report Macro

222

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để áp dụng cho Form


Query Form

3

Report Macro

223

Table Mở đầu

II. Tạo Form

1. Dùng Form Wizard: Đặt tên cho Form

Chọn Finish để hoàn thành quá trình

Query Form

4

Report Macro

224

Table Mở đầu

II. Tạo Form

2. Dùng Auto Form: tạo Form tự động với tất cả các trường trong Table hoặc Query

Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện Chọn AutoForm: Columnar


Chọn OK kết quả sẽ xuất hiện



225

Table Mở đầu

II. Tạo Form

2. Dùng Auto Form:

Màn hình nhập liệu như sau

Về mẩu tin đầu tiên

Về mẩu tin phía trước

Stt mẩu tin hiện tại

Về mẩu tin phía sau

Thêm mẩu tin mới

Về mẩu tin cuối cùng


226

Table Mở đầu

II. Tạo Form



Chọn Design View


Chọn OK, xuất hiện cửa sổ như sau



227

Table Mở đầu

II. Tạo Form


Màn hình thiết kế Form

Thanh công cụ Toolbox

Tên gọi và ý nghĩa của các nút chọn trên thanh công cụ Toolbox như sau:


228

Table Mở đầu

More Controls

Line

Tab Control

Bound Object Frame

Image

List Box

Check Box

Toggle Button

Text Box

Controls Wizard

Rectangle

Subform/Subreport

Page Break

Unbound Object Frame

Command Button

Combo Box

Option Button

Option Group

Label

Select Object


229

Table Mở đầu

Select Object chọn đối tượng cần hiệu chỉnh

Label tạo nhãn

Option Group nhóm chọn việc

Option Button tạo nút chọn một trong nhiều giá trị

Combo Box chọn giá trị từ danh sách

Command Button tạo nút lệnhUnbound Object Frame tạo một khung hình cố định

Page Break tạo dấu phân trang

Subform/Subreport tạo Form con, tạo Report con

Rectangle tạo hình chữ nhật


230

Table Mở đầu

Controls Wizard bật/tắt Controls Wizard

Text Box hiển thị giá trị/nhập dữ liệu cho trường, kết quả biểu thức

Toggle Button tạo nút bật tắt

Check Box hộp đánh dấu để chọn nhiều gía trị cùng lúc

List Box hộp danh sách, cho chọn 1 gía trị trong danh sách

Image đối tượng hình ảnhBound Object Frame

tạo khung hình không cố định

Tab Control tạo Tab để điều khiển việc chọn trang

Line vẽ đường thẳng

More Controls chọn sử dụng các nút điều khiển từ nhiều chương trình khác


231

Table Mở đầu

II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access Dùng Control Wizard

• Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng)• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form

• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop

• Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access Tự thiết kế

• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form

• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop• Khai báo các thông tin cần thiết. Nếu muốn sửa đổi các thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lại


232

Table Mở đầu

II. Tạo Form

4. Hiệu chỉnh Form:

Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh, chọn nút Design

Tự sửa đổi như khi thiết kế

5. Thực hiện Form

Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần thực hiện, chọn nút Open


233

Table Mở đầu


1. Các loại điều khiển

Khi thiết kế Form, thường dùng các loại điều khiển sau:

Hộp văn bản (Textbox)

Nhãn (Label)

Hộp lựa chọn (Combo Box)

Hộp danh sách (List Box)

Nút lệnh (Command Button)

Nhóm lựa chọn (Option Group)


234

Table Mở đầu


2. Cách dùng

Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách sau: Bound (buộc với một trường nào đó): nguồn dữ liệu của nó lấy từ Table hay Query. Textbox là loại thông dụng nhất

Unbound (không buộc vào bất kỳ trường nào): không mang dữ liệu của bất kỳ nguồn nào. Loại này dùng để trình bày. Label là loại thông dụng nhất

Calculated (tính toán): nguồn dữ liệu là một biểu thức. Giá trị hiển thị ở chế độ Form view là kết quả của biểu thức.

Trong biểu thức có thể dùng kết họp các phép toán (+, -, *, /, =) với các tên trường. Hàm trả về giá trị hoặc các số. Ví dụ: Giamoi:0.75*[Dongia]


235

Table Mở đầu


3. Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển Khi chạy Form, nếu dùng phím Tab hoặc Shift+Tab thì các điều khiển sẽ được chọn theo trình tự thiết kế. Ta có thể thay đổi bằng cách: Mở Form ở chế độ Design. Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hiện hộp thoại

Chọn các hàng và kéo rê chuột để thay đổi vị trí


236

Table Mở đầu


Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng Command Control Wizard cho tiện thiết kế

Mở Form ở chế độ Design.

Nhắp chọn biểu tượng Command Button và kéo chuột trên Form để chỉ định vị trí đặt nút lệnh, xuất hiện hộp

đối thoại Command Button Wizard như sau:

1. Cách tạo


Mở thanh Toolbox và kích hoạt nút Control Wizard

237

Table Mở đầu


Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng

1

Actions: chọn lệnh cụ thể Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại


238

Table Mở đầu


Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn)

Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên)


2


239

Table Mở đầu


Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên)


3


240

Table Mở đầu


Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin)


Query Form

Find Next Tìm đến mẩu tin gần nhất

Find Record Mở hộp thoại tìm mẩu tin

Go to First Record Đến mẩu tin đầu tiên

Go to Last Record Về mẩu tin cuối cùng

Go to Next Record Đến mẩu tin tiếp theo

Go to Previous Record Về mẩu tin phía trước

Report Macro

241

Table Mở đầu


Record Operations (Thao tác với mẩu tin)


Query Form

Add New Record Thêm mẩu tin mới

Delete Record Xoá mẩu tin đang chọn

Duplicate Record Tạo mẩu tin mới trùng với mẩu tin đang chọn

Print Record In mẩu tin hiện hành

Save Record Lưu mẩu tin đang sửa

Undo Record Phục hồi mẩu tin

Report Macro

242

Table Mở đầu


Form Operations (Thao tác với Form)


Query Form

Apply Form Filter Áp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn vừa tạo

Edit Form Filter Tạo tiêu chuẩn lọc

Close Form Đóng Form

Open Form Mở Form

Print a Form In Form

Print Current Form In Form hiện hành

Refresh Form Data Làm mới lại dữ liệu trong Form

Report Macro

243

Table Mở đầu


Report Operations (Thao tác với Report)


Query Form

Mail Report Gởi Email Report

Preview Report Xem Report trước khi in

Print Report In Report ra giấy

Send Report to File

Chuyển Report thành một tập tin

Report Macro

244

Table Mở đầu Report



Query Form

Application (Thao tác với ứng dụng)

Quit Application Thoát ứng dụng

Run Application Chạy ứng dụng

Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác)

Print Table In bảng

Run Macro Chạy một Macro

Run Query Thực hiện một Query

Macro

245

Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query

Table

I. Khái niệm

Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)

Mở đầu Query ReportForm


Columnar Report (báo biểu dạng cột)

Tabular Report (báo biểu dạng bảng)

Macro

246



1. Columnar Report (báo biểu dạng cột)

Là dạng thức mà các trường số liệu trong Report được trình bày từ trên xuống thành một cột.

Macro

247



2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng) Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu

Macro

248


III. Cách tạo Report Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa sổ New Report

Chọn cách tạo Report

Chọn nguồn số liệu để tạo Report

Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn Report Wizard.

Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể)

Chọn OK, xuất hiện hộp thoại Report Wizard (a) như sau

Macro

249



Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn

1a

1b

Chọn các trường phù hợp và đưa sang mục Selected Fields (b)


hộp thoại

Macro

250


III. Cách tạo Report Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp

2


hộp thoại

2

Macro

251



Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn cho phù hợp

3


Macro

252



Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn.

Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện hộp thoại

4

Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ý

Sắp xếp theo thứ tự tăng

hoặc giảm dần

Macro

253



Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max)

Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only)

Chọn trường cần tính toán

Chọn hàm cần tính

5

Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính % trên tổng số

Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại , chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại

Macro

254



Layout: chọn kiểu trình bày


Orientation: chọn hướng in của trang giấy

6

Kiểu trình bày

Hướng in của giấy

Macro

255



Chọn một trong các mẫu trình bày


7 Danh sách các mẫu

Macro

256



Đặt tên cho Report

Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện

8

Gõ tên Report vào đây

Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốn

Macro

257

Table Mở đầu MacroQuery ReportForm


Thêm Số thứ tự

Kẻ khung

Các tính toán cần thiết

Trình bày thêm

258

Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện

Table

I. Khái niệm Macro

Chương VI : Macro - MenuChương VI : Macro - Menu

Mở đầu MacroQuery ReportForm Report

Có 3 loại Macro

Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện

Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện

Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó

259

Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau

Table



Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng

Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế.

Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiết

Macro

260

Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau

Table



Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open

III. Thực hiện Macro

Macro có thể được gọi khi sử dụng Form, Report

Cột Macro Name

Macro

261

Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng

Table

IV. Tạo Menu


Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau:

Menu cấp 1

Menu cấp 2Menu cấp 2Menu cấp 2 Menu cấp 3

Macro

262


Table

IV. Tạo Menu


Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo các thông tin như sau:

Menu cấp 1

Macro

263


Table

IV. Tạo Menu


Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, khai báo các thông tin như sau:

Menu cấp 2

Macro

264


Table

IV. Tạo Menu


Menu cấp 2

Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ

• Report Name: R_DSCanbo

• View : Print Preview

Macro

265


Table

IV. Tạo Menu


Menu cấp 2

Macro

266


Table

IV. Tạo Menu


Menu cấp 3

Macro

267

Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report)


Trong cửa sổ Database, chọn Form / New

Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1

Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ để hiện hộp Form

Properties

Tên Macro Menu cấp 1

Thêm tiêu đề chương trình

Thêm hình vẽ

Macro

268

Trang trí thêm cho Form các thành phần như


Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước

Tiêu đề chương trình

Hình vẽ để minh hoạ

Các trang trí khác (nếu muốn)

IV. Tạo Menu

Macro

269

Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau:

Table

V. Sử dụng Menu

Mở đầu Query ReportForm Report Macro

access20002003

Technology