ANAIS DO I FÓRUM REGIONAL DE ARQUIVISTAS DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS

DE ENSINO SUPERIOR DA REGIÃO SUDESTE (ARQUIFES/SE)

ANAIS DO I FÓRUM REGIONAL DE ARQUIVISTAS DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS

DE ENSINO SUPERIOR DA REGIÃO SUDESTE (ARQUIFES/SE)

Organizadores

Alessandra de Carvalho Germano

Paulina Aparecida Marques Vieira Albuquerque

Sônia Helena da Costa Kaminitz

Wagner Ramos Ridolphi

Rio de Janeiro

2013

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO 04

1 O PAPEL DOS ARQUIVISTAS NAS IFES: PERSPECTIVAS E

DESAFIOS

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2 APRESENTAÇÕES DE TRABALHO 07

3 RESOLUÇÕES DO ARQUIFES / SE 10

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APRESENTAÇÃO

O 1º Fórum Regional de Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior

da Região Sudeste (ARQUIFES/SE) foi realizado entre os dias 28 e 30 de novembro de

2012. O evento teve como sede a cidade do Rio de Janeiro, no campus da Praia

Vermelha, na Urca, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO),

promotora do evento em parceria com a Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) e a

Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).

O evento foi estruturado a partir de Grupos de Trabalho (GT's), dos quais foram

encaminhadas propostas para a Plenária Final, além de Comunicações Livres, tendo

como eixo temático "O papel dos arquivistas nas IFES: perspectivas e desafios".

Histórico

A primeira iniciativa de evento congregando arquivistas que atuam nas IFES

ocorreu em 2009, em Goiânia-GO, que sediou o I Encontro Nacional dos Arquivistas das

IFES (ENARQUIFES). Este evento, bianual, surgiu como um espaço para discussões

sobre a atuação dos arquivistas e demais profissionais que atuam na gestão documental

e na preservação dos arquivos das IFES, fomentando a constituição de uma rede

nacional que contribuísse para a melhoria nos serviços e nas condições de trabalho

nessa área. O principal resultado do I ENARQUIFES foi a "Carta de Goiânia", com 31

Resoluções, contendo propostas de ações e diretrizes a serem realizadas para a

melhoria das condições de trabalho nos arquivos das IFES.

Uma das resoluções recomendava a realização de encontros regionais de

arquivistas das IFES, previamente aos encontros nacionais, fortalecendo assim a

integração entre os arquivistas. As IFES do Nordeste foram as primeiras a organizarem

um evento regional, o 1º Fórum Regional de Arquivistas das IFES da Região Nordeste

(ARQUIFES/NE), realizado em 2010, em Recife-PE.

No II ENARQUIFES, realizado em 2011 em João Pessoa-PB, reforçando a

necessidade de regionalização das ações da rede nacional de arquivistas das IFES para

o acompanhamento da implementação das resoluções aprovadas nos encontros

nacionais, foi constituído o Comitê Nacional dos Arquivistas das IFES (CNIFES), com 10

componentes, sendo 2 arquivistas de cada região do país, escolhidos pelos pares de

suas respectivas regiões presentes ao evento. Ao final do II ENARQUIFES também

foram aprovadas novas Resoluções.

Vale ressaltar que além dos encontros organizados pelos arquivistas das IFES,

ocorreram em 2012 outros encontros, como Eventos Paralelos, no XVII Congresso

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Brasileiro de Arquivologia (CBA), realizado no Rio de Janeiro-RJ, promovido pela

Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) e no V Congresso Nacional de Arquivologia

(CNA), realizado em Salvador-BA, promovido pela Executiva Nacional das Associações

Regionais de Arquivologia (ENARA).

O 1º ARQUIFES/SE

Como parte das ações a serem devolvidas pelo CNIFES, os representantes da

região Sudeste no Comitê articularam a realização de um encontro regional e após o

Arquivo Central da UNIRIO aceitar o convite para sediar o evento, organizaram o 1º

ARQUIFES/SE.

O 1º ARQUIFES/SE transcorreu durante 3 dias. A estrutura do evento aproveitou

experiências anteriores e procurou seguir um modelo já utilizado em eventos similares

que privilegiasse a interação dos participantes. No primeiro dia, após a Abertura ser

oficializada por autoridades da UNIRIO, ocorreu a Palestra de Abertura, com o Prof. Dr.

José Maria Jardim (UNIRIO) que abordou os desdobramentos da I Conferência Nacional

de Arquivos (CNArq) realizada em 2011 para o estabelecimento de uma Política Nacional

de Arquivos.

O segundo dia foi dedicado aos GT's: 1) Apresentação do CNIFES; 2) Prontuários

eletrônicos; 3) SubSIGA-MEC e TTD-fim das IFES; 4) Lei de Acesso à Informação.

Convidados abordaram os temas propostos e após as apresentações os participantes

podiam esclarecer dúvidas e apresentar questões; dessas discussões saíram propostas a

serem encaminhadas para aprovação na Plenária Final.

No terceiro e último dia ocorreram as Apresentações de Trabalhos: comunicações

livres, com resumos previamente submetidos à avaliação da Comissão Organizadora,

que estabeleceu que cada IFES poderia apresentar um único trabalho, apresentando um

diagnóstico da gestão documental e sobre a política arquivística em sua instituição.

Representantes das seguintes IFES apresentaram trabalhos: UFMG, UFV, UFJF, UFRJ e

UNIRIO.

Por fim, ocorreu a Plenária Final, em que foram consolidadas as propostas para a

criação do documento com as Resoluções a serem apresentadas no III ENARQUIFES,

em 2013.

As inscrições foram realizadas através de plataforma disponibilizada pela UNIRIO;

a divulgação ocorreu através da internet, em página eletrônica criada no portal

institucional do Arquivo Central da UNIRIO e através das redes sociais (Facebook e

Twitter), além de e-mails enviados para listagens de arquivistas das IFES da região

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Sudeste que participaram de eventos anteriores (ENARQUIFES e Eventos Paralelos no

CBA e CNA). Também foi enviado ofício à todas as IFES da região Sudeste.

Ao todo se inscreveram 50 arquivistas e profissionais de arquivo, representando 13 IFES

de 3 Estados da Região Sudeste, conforme quadro abaixo:

IFES Total UF Total*

IFSUDESTEMG 1

MG 18

UFJF 8

UFLA 1

UFMG 3

UFOP 2

UFTM 1

UFV 1

UNIFEI 1

UFF 7

RJ 30 UFRJ 8

UFRRJ 2

UNIRIO 13

UFSCAR 2 SP 2

* além das inscrições das IFES, ocorreu 1 da FIOCRUZ.

Além do público significativo, representando um amplo panorama das IFES da

região Sudeste, cabe ressaltar a participação durante o evento de Suellen Silva Pinho,

Presidente do SubSIGA-MEC; Djalma Mandu de Brito, representando o Arquivo Nacional

e Renato Motta, arquivista da UFRPE, representando o CNIFES.

Durante todo o evento ocorreram frutíferas discussões e reflexões, que resultaram

em propostas presentes nas Resoluções para enfrentar os desafios cotidianos nos

arquivos das IFES e para contribuir para a formulação de propostas em plano mais

amplo, no ENARQUIFES, englobando tanto aspectos técnicos como políticos. Além deste

documento será apresentado um levantamento da situação dos arquivos das IFES do

Sudeste, baseado em Questionário que foi aplicado junto aos participantes do evento.

Que este primeiro ARQUIFES/SE tenha lançado com sucesso as bases para uma

maior aproximação entre os arquivistas das IFES e que o evento se consolide no

calendário do movimento arquivístico, como um espaço de discussão para os

profissionais que atuam nos arquivos das universidades e institutos federais de ensino

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superior. A próxima edição será realizada em 2015, em Belo Horizonte-MG, conforme

escolha realizada na Plenária Final.

1 - O PAPEL DOS ARQUIVISTAS NAS IFES: PERSPECTIVAS E DESAFIOS PALESTRA DE ABERTURA: O CONTEXTO DA CONFERÊNCIA NACIONAL DE ARQUIVOS – CNARQ Professor Dr. José Maria Jardim (UNIRIO) GT1 - APRESENTAÇÃO DO CNIFES Coordenadora: Paulina Marques (UNIRIO) Palestrantes: - Renato Motta (UFRPE) - Alessandra Germano (UFJF) e Wagner Ridolphi (UFRJ) GT2 - PRONTUÁRIOS ELETRÔNICOS Coordenadora: Sônia Kaminitz (UNIRIO) Palestrantes: - Prof. Reinaldo Hashimoto (UNIRIO) - Mary Lucy Ribeiro Pinto (IPEC/FIOCRUZ) GT3 - SUBSIGA-MEC E TTD-FIM DAS IFES Coordenadora: Alessandra Germano (UFJF) Palestrantes: - Suellen Silva Pinho (SubSIGA-MEC) - Djalma Mandu de Brito (Arquivo Nacional) - Silvia Lhamas (UFRJ) GT4 - LEI DE ACESSO A INFORMAÇÃO

Coordenador: Wagner Ridolphi (UFRJ) Palestrantes: - Marcelo Ambrozio (CGU) - Prof. Álvaro Reinaldo de Souza (UNIRIO)

2 - APRESENTAÇÕES DE TRABALHO

ASPECTOS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UFJF

Universidade Federal De Juiz De Fora

Paula Cotrim de Abrantes David Medeiros de Oliveira

RESUMO. Apresentação do projeto piloto de gestão documental em desenvolvimento na Gerência de Cadastro da Pró-Reitoria de Recursos Humanos da Universidade Federal de Juiz de Fora. Foi desenvolvido um Banco de Dados em Access, definindo um novo modelo de identificação, acondicionamento e arquivamento de documentos. Serão apresentados os procedimentos adotados

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anteriormente no tratamento dos conjuntos documentais e seu armazenamento. Os servidores da Gerência receberão treinamento para aplicação da metodologia de gestão, fundamentado em um Manual de Atribuição de Códigos a Documentos Arquivísticos. O projeto já apresenta resultados no aprimoramento do armazenamento e consulta aos documentos, racionalização do uso do espaço físico, e eficácia na recuperação da informação. O trabalho desenvolvido complementará os estudos necessários para implantação de um sistema amplo de acesso à informação que será utilizado em toda a Universidade - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística (Sigad), já em desenvolvimento.

PROPOSTA PARA CRIAÇÃO DE UMA COMISSÃO DE POLÍTICA DE ARQUIVOS NA UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS

Universidade Federal de Minas Gerais

Jaques Charles Silva da Costa, Júnia Terezinha Morais Ramos Ana Lúcia S. do Carmo; Anderson S. de Souza; Célia Schneider; Eliane Bezerra Lima; Janda Tamara de Souza; Jorge Dias da Silva Junior; Jorge Martins Fagundes; Patrícia das Neves RESUMO. Tendo em vista a Constituição Federal do Brasil, Artigo nº 216, parágrafo 2º, a qual dispõe: “Cabem a administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”, em consonância com a ‘Lei de Arquivos’, Lei Nº 8.159/91. Os arquivistas da UFMG trabalham de modo descentralizado realizando várias atividades. Diante deste contexto, apresentamos a proposta de criação de uma Comissão de Política de Arquivos que terá como objetivo estruturar as diretrizes para implantação de um programa definitivo e permanente de gestão documental na UFMG. Este projeto visa explorar o potencial arquivístico e informativo da UFMG, a fim de agregar valores mediante a adoção de políticas de gestão documental, constituindo-se em um instrumento de apoio à administração, à pesquisa histórica ou científica, na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos do cidadão. Esta proposta se justifica pelo fato desta Universidade gerar, através de suas atividades acadêmicas e administrativas, uma quantidade imensurável de informações. Portanto, Vários foram os fatores que nos motivaram a fazer esta proposta, por exemplo: ausência de um Arquivo Central da UFMG e de arquivos em algumas Unidades; ausência de normas de padronização e de controle documental. Por isso, necessitamos diagnosticar as informações arquivísticas de cada Unidade, tendo como objetivo conhecer o perfil de cada setor, precisamos analisar os dados levantados e propor estruturas e procedimentos viáveis para a implantação de política de arquivos e a criação de um arquivo central na UFMG. PANORAMA ARQUIVÍSTICO DA UFRJ A PARTIR DE 2004

Universidade Federal do Rio de Janeiro Silvia Lhamas de Mello - Arquivista Chefe da Seção de Arquivos da Divisão de Gestão Documental e da Informação-DGDI Universidade Federal do Rio de

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Janeiro-UFRJ RESUMO. A Universidade Federal do Rio de Janeiro foi criada em 07 de setembro de 1920 através do Decreto n° 14.343 do Presidente Epitácio Pessoa, e desde então vem passando por profundas e sucessivas transformações, se constituindo na maior universidade pública federal do país. Diante de sua grandiosidade, constata-se o valor da sua documentação, bem como o volume de seu acervo que se encontra disperso pelas unidades acadêmicas e administrativas nas quais a universidade mantém suas atividades. A divisão de Gestão documental – DGDI, subordinada à Pró-Reitoria de Gestão e Governança – PR-6, vem, desde 2004, propondo sucessivas propostas para implementar uma política de gestão de documentos no âmbito de toda universidade. Esta apresentação pretende traçar um panorama doas arquivos da universidade desde 2004 até os dias de hoje no que tange as competências da DGDI. Palavras-chave: Arquivos. Gestão de Documentos. Políticas Arquivísticas O ARQUIVO CENTRAL HISTÓRICO DA UFV: TRAJETÓRIA E PERSPECTIVAS Universidade Federal de Viçosa RESUMO. Criado em 1985, o Arquivo Central e Histórico da UFV (ACH-UFV) dispõe de um acervo documental que registra a memória dessa Instituição, pois sob sua custódia encontram-se documentos de todos os períodos constitutivos da Universidade Federal de Viçosa. Com 300 metros lineares de documentos de diversos gêneros, o acervo testemunha a história da Universidade e seus processos de transformação ao longo de seus 86 anos. Antes da década de 80, a documentação ficava depositada no subsolo do prédio principal da Universidade, o Edifício Arthur Bernardes, e em depósitos dos Departamentos e órgãos da Instituição, não recebendo o devido tratamento físico e intelectual. Em meados da mesma década, o professor José Marcondes Borges, “fundador” do ACH-UFV, organizou parte do acervo do primeiro período constitutivo da instituição, porém, com o passar do tempo, não houve continuidade ao trabalho iniciado que, somado à falta de recursos, transformou o arquivo em um calamitoso “depósito” de documentos. Em meados de 2009, o cenário encontrado no ACH-UFV era desolador, pois seu acervo documental estava amontoado em suas salas e corredores. No mesmo ano, com o advento de dois arquivistas e aprovação de projetos e programas de extensão, este acervo começou a receber tratamento arquívistico, iniciado através do levantamento da massa documental e de sua higienização. Trabalho que vem resultando na criação de quadros de arranjos e descrição de seus principais fundos e séries documentais que, somado a reforma estrutural iniciada em outubro deste ano no “Arquivo”, transformará o ACH-UFV em um centro de memória da UFV. CONSCIENTIZAÇÃO DO PAPEL DO ARQUIVO DA UNIRIO NO CENÁRIO UNIVERSITÁRIO. Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro Sonia Helena da Costa Kaminitz; Priscila Freitas de Carvalho;

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Patrícia Machado Goulart França; Luciane Alves Moreira; Rafael de Castro Nogueira; Fabiana da Costa Ferraz Patueli; Alice Veridiana de Sousa; Jaqueline Wenderroscky José Lopes Veloso; Paulina Aparecida Marques Vieira Albuquerque. RESUMO. A Resolução nº. 815/90 da Reitoria dispõe sobre a criação e implantação do Arquivo Central - AC, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro – UNIRIO. Desde o momento da incorporação do Curso de Arquivologia do Arquivo Nacional às modificações estruturais tanto administrativas, quanto acadêmicas, realizadas no decorrer da história da UNIRIO, não pensavam no AC como integrante da estrutura universitária, prova disso é que sequer foi mencionado no primeiro estatuto da universidade em 1981 e no regimento geral de 1982. Em 1990, formou-se um grupo de trabalho com a finalidade de criar o AC, concebido como um “sistema de arquivos capaz de orientar a Gestão de Documentos na UNIRIO, e assessorar ações acadêmicas e administrativas, promovendo a recuperação dos documentos e a disseminação da informação”. Passados alguns anos da iniciativa, o regimento do Arquivo Central, merece alguns destaques pelo seu pioneirismo conceitual. O primeiro é o fato de o Arquivo Central ter sido pensado e criado regimentalmente como um órgão suplementar vinculado à Reitoria. O segundo é sobre a concepção do arquivo da UNIRIO ter sido moldada como um sistema, buscando junto aos órgãos geradores e acumuladores de documentos a co-responsabilidade pela gestão, justificando a criação dos arquivos setoriais como órgãos deliberativos e de assessoramento ao sistema. Assim, o Arquivo Central se inseriu e se projetou como órgão suplementar por meio de iniciativas da comunidade arquivística cujos passos apresentaremos neste trabalho. 3 - RESOLUÇÕES DO I ARQUIFES / SE 1. Apoiar a regionalização da atuação da SubSIGA-MEC; 2. Pleitear junto ao MEC uma recomendação para as IFES salientando a importância do trabalho de arquivistas e técnicos em arquivo com a finalidade de cumprir a legislação vigente; 3. Apoiar a estruturação dos arquivos nas IFES de acordo com a legislação vigente através da troca de experiências e cooperação; 4. Reforçar a resolução nº 10 do II ENARQUIFES “Pleitear junto aos órgãos competentes – Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES) a inserção dos arquivos como objetos das avaliações institucionais das IFES”;

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5. Sugerir, em um documento a ser entregue ao MEC, os pontos a serem avaliados. Sugestão: entregar este documento no III ENARQUIFES. (grupo responsável: Elson, Zenóbio, Silvana, Junia); 6. Apoiar a implementação da Lei de Acesso à Informação (Lei 12527 de 18 de novembro de 2011) e acompanhar o impacto da mesma nos arquivos; 7. Acompanhar o andamento das discussões do Grupo de Trabalho criado no I CNARQ responsável pela revisão da Lei 8159 de 08 de Janeiro de 1991; 8. Reforçar com a Sub-SIGA MEC que todos os documentos enviados às Instituições tenham caráter convocatório.