ayy:n yhdistysopas
DESCRIPTION
Tämän tiukan tietopaketin on tarkoitus auttaa sinua selviytymään vastuullisesta nykyisestä tai tulevasta tehtävästäsi yhdistystoimijana. Opas sisältää perustietoa yhdistyksille AYY-näkökulmasta. Yhdistystoimijan on lisäksi suositeltavaa tutustua tarkemmin myös yhdistyslakiin ja esimerkiksi kokoustekniikkaan.TRANSCRIPT
TtTal-viJoulukuu
• AYY:ntilakähmyt• AYY:nyhdistyskoulutus
Tammikuu
• Hallituksenjärjestäytymiskokous• NimenkirjoittajienmuutosPRH:een• Tilinkäyttöoikeuksiensiirto• Yhdistystilojenavaintenhallinnansiirto
KkKe-vätMaaliskuu
• AYY:nyhdistysilmoitusjatoiminta-avustustenhaku
Toukokuu
• AYY:ntilakähmyt
Ke-säMuista lomailla!
SsSyk-sySyyskuu
• AYY:nkampuskarkelot:yhdistyksetesittäytyvät!• Uusilleopiskelijoillesuunnattutapahtuma
Marraskuu
• Yhdistyksenvaalikokous
Toimitus: JoonasJylhä,HennaMattila,OttoPalonen
Kirjoittajat: TiinaMetso(arkistointi),HannaSauli(kansainvälisetopiskelijatyhdis-tyksissä),VoittoKangas(tapahtumienmarkkinointi)
Ulkoasu ja kuvitukset: JuhoNykänen
Paino: RedfinaOy
Painosmäärä: varmistuumyöhemmin
L i imaakuva s i t ähän
AALTO-YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN
YHDISTYSOPAS
Tämän oppaan omistaa
(oma nimi)
6
SisällysSi-säl-lysSisällys 6
Alkusanat 11
Ylioppilaskunnan järjestösektori 12
Uuden yhdistyksen perustaminen 13
Aikatauluuudenyhdistyksenperustamiseen 13
Sääntöjenlaatiminen 14
Yhdistyksenperustavakokous 14
Perustamiskirja 15
Toinenkokous 15
Yhdistyksenliittäminenylioppilaskunnanyhdistysluetteloon 15
Yhdistysluettelojarekisterit 15
Yhdistyksen rekisteröityminen 16
Mikäonrekisteröityyhdistys? 16
Mitenrekisteröinyhdistyksen? 17
Mitätapahtuurekisteröitymisenjälkeen? 17
Pitkääntoimineenyhteisönrekisteröiminenyhdistykseksi 18
PatenttijarekisterihallituseliPRH 19
Yhdistyksen sääntöasiat 20
Sääntöjenuudistaminenjamuuttaminen 20
Ylioppilaskunnansääntötoimikunta 21
7
Yhdistystoimijoiden vastuut 22
Hallituksenasema 22
Hallituksentehtävät 22
Toiminnansuunnittelu,organisointijaraportointi 22
Päätöksentekojatoimeenpano 23
Taloudestahuolehtiminen 23
Jäsentenhyväksyminenjaerottaminen 24
Yhdistysrekisteri-ilmoituksetjalupa-asiat 24
Sopimukset,lahjoituksetjaoikeustoimet 25
Yhdistyksensääntöjenmääräämättehtävät 25
Tehtävät,jotkaeivätkuuluhallitukselle 26
Hallituksenvastuu 26
AYY:nasettamatvelvollisuudet 27
Yhdistysilmoituksen tekeminen 28
Ylioppilaskunnan tarjoamat avustukset 29
Toiminta-avustus 29
Projektiavustus 29
Starttiraha 30
TTE-rahasto 31
Tukea viestintään 32
Ylioppilaskunnankotisivujenyhdistysprofiili 32
Ylioppilaskunnanyhdistys-javiikkotiedote 32
Sähköpostilistat 33
Sosiaalinenmedia 34
Lukuvuosikalenteri 34
Ylioppilasmediat 34
8
Tapahtumien markkinointi 35
Sähköinenviestintä 35
Painettuviestintä 37
Hulvattomattemput 38
Näinsetoimii 39
Ohjeita kriisitilanteisiin 40
Vakavasairauskohtaustaionnettomuus 40
Väkivaltatilannejaitsemurhauhkailu 40
Uupumus 40
Masennus 41
Kiusaaminen 41
Yksinäisyys 41
Päihdeongelmat 42
Katsoliitteistätoimintaohjeethätätilanteisiin! 42
Tietotekniikkapalvelut 44
Otax-palvelin 44
Sähköpostilistat 44
Verkkotunnukset 44
Ylioppilaskunnan tarjoamat tilat 45
Kerho-javarastotilat 45
Kertavuokrattavattilat 45
Tilojenennakkovaraustilaisuus-Tilakähmyt 45
Avaimetjavuokranmaksu 46
Tilojenkäyttö 46
Pakettiauto 46
9
Koulutus ja kurssit yhdistyksille 47
Kansainväliset opiskelijat yhdistyksissä 48
Perustoimintakiinnostaamyöskv-opiskelijaa 48
Jokaiselleyhdistyksellekv-vastaava 49
Mitenkansainvälisetopiskelijattavoittaa? 49
Arkistointi 51
Lähteet 54
Liitteet 54
Perustamiskirjanmalli 54
Toimintaohjeethätätilanteissa 55
10
11
AlkusanatAl-ku-sa-nat
PiteletkädessäsiAalto-yliopistonylioppilaskunnan(AYY)yhdistysopasta.TästäoppaastalöydätläheskaikenmitäAYY:nläheisyydessätoimivatyhdistyksettar-
vitsevattoimintansatueksijaturvaksi.
AYY:npiirissätoimiilähesparisataaaktiivistayhdistystä,jotkatekevätyhtei-söstämmesangenmonimuotoisen.Jokainenyhdistystekeearvokastatyötä,olisesittenkulttuuriperintöjäylläpitävää,ammattiosaamistakartuttavaa,fyysisestiliikut-tavaataivaikkapahyväämieltäaikaansaavaa.Ontärkeää,ettäopiskelujenohessaihmisettutustuvatsamanhenkisiintyyppeihin,kehittävätitseäänmonipuolisestijalöytävätuusiaystäviämyösomanopintoalanulkopuolelta.
Tämäntiukantietopaketinontarkoitusauttaasinuaselviytymäänvastuullises-tanykyisestätaitulevastatehtävästäsiyhdistystoimijana.Käypakettiläpitarkoinhetitoimikautesialussa,niinmatkanvarrellaeitulesuuriayllätyksiä.OpassisältääperustietoayhdistyksilleAYY-näkökulmasta.Yhdistystoimijanonlisäksisuositelta-vaatutustuatarkemminmyösyhdistyslakiinjaesimerkiksikokoustekniikkaan.
Oppaaseenkannattaavälilläpalatayhdistyksenarjenkeskelläjatarkistaa,ettämuistionpelannutjahommatonhoidettuviimeisenpäälle.Suosittelemmevilkui-lemaanpitkinvuottavähintäänkinYhdistystoimijanvuosikelloa(lukuX),johononkerättykaikkitärkeimmäteteentulevattaisittenperästäkuuluvatasiatyhdistys-toimijankalenterivuodenvarrelta.
TämäopasonAYY:njärjestösektorinkokoama.Järjestösektorionmyöstaho,johonkannattaaollayhteydessä,josjakunmikätahansaasiayhdistystoiminnassaaskarruttaa.Autammejaohjaammesinuaeteenpäinlöytämäänvastauksia.AjantasallaolevatyhteystiedotlöydätAYY:nkotisivuiltaosoitteestawww.ayy.fi.
Mukavia lukuhetkiä!
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan järjestösektorin toimijat
1212
Ylioppilaskunnan järjestösektoriY-li-op-pi-las-kun-nan jär-jes-tö-sek-to-ri
Ylioppilaskunnanjärjestösektoriontaho,jonkatehtävänäylioppilaskunnassaonauttaajatukeaylioppilaskunnanpiirissätoimivienyhdistystenjayhteisöjen
toimintaa.Järjestösektorillatyöskenteleeuseimpinavuosinayksiylioppilaskunnanjärjestöasioistavastaavahallituksenjäsensekäkaksityöntekijää,jotkavastaavaterilaisistaasioistasektorinsisällä.Yhdessäjärjestösektoripäättääesityksistäeri-laisiintoiminta-avustuksiinliittyen,joidenpohjaltaylioppilaskunnanhallitustekeelopullisenpäätökset.Sektorimyösvastaayhdistyskoulutuksista,-viestinnästäsekäyhdistystoiminnankehittämisestä.Kokonaisuudessaanjärjestösektorintavoittaahelpostiyhdelläosoitteella:[email protected].
Hallitusvastaavatoimiilinkkinätoimiilinkkinähallituksenjajärjestösektorinvälilläjaesitteleeuseimmitenjärjestösektorinasiathallituksellejatarpeenvaa-tiessaylioppilaskunnanedustajistolle.Hänmyösseuraahallitusohjelmaajapyrkiivarmistamaanettähallitusvuodelleasetetuterilaisettavoitteetsaavutetaan.
Järjestösektorintyöntekijätvastaavatmuunmuassayhdistyksillesuunnatustaviestinnästä,yhdistyskoulutustensuunnittelustajayhdistystenyleisestäneuvon-nasta.Työntekijätosallistuvatmyösyhdessähallitusvastaavankanssatoiminta-avustustenläpikäymiseenvuosittainjaheovatmukanamyöspäättämässäprojek-tiavustuksista.Työntekijätmyösvalmistelevattoiminta-avustustenhakuunliittyviäkäytännönasioitajaosallistuvatyhdistystensääntöjäläpikäyvänsääntötoimikunnankokouksiin.
1313
Uuden yhdistyksen perustaminenUu-den yh-dis-tyk-sen pe-rus-ta-mi-nen
AYY:npiirissätoimiinykyisinnoin200yhdistystäjaniidentoimintavaihteleetäysinlaidastalaitaan.AinakuitenkaanjuuriitsellesopivaataiomaaharrastustavastaavaayhdistystäeiAYY:npiiristälöydy,jatällöinvoikinollaaiheellistaperustaakokonaanuusiyhdistys.Yhdistystäperustettaessakannattaaollahetialkuvaiheessayhteydessäjärjestösektoriin.
Uudenkutenvanhankinyhdistyksentuleetoimiaomiensääntöjensämukaises-tijahoitaatalouttaanhuolellisesti.YhdistyksentuleenoudattaamyösSuomenlakiasekämahdollisimmanpitkällemyöshyviätapoja.
YlioppilaskuntakannustaamyösjoolemassaoleviajaAalto-yliopistonpiirissätoimiviasamankaltaisiayhdistyksiätekemäänyhteistyötäkeskenään.Myösliitok-siinkannustetaan,mikälinekoetaantoiminnankannaltatarkoituksenmukaisiksi.Tämänkinvuoksionerittäinkannustettavaatarkistaaennenuudenyhdistämisenperustamistaonkovastaavanlainenyhdistysjoolemassa.Samankaltainenyhdistysonmyöskentiesollutjoskusaiemminolemassa,jollointoiminnanvoimahdollisestikäynnistääuudelleen.Lisätietojasaatjärjestösektorilta.
Aikataulu uuden yhdistyksen perustamiseenUudenyhdistyksenperustaminenmeneesuurinpiirteinkohtakohdaltanäin:
Ensimmäiseksikirjoitetaanesitysyhdistyksensäännöiksijakutsutaankoolleperus-tavakokous(tarkempaatietoaperustamiskokouksestajäljempänä).
Toiseksipidetäänuudenyhdistyksenperustavakokous.
Kolmanneksipidetäänlakisääteinentoinenkokous,jossasäännöthyväksytääntoisenkerran.
Neljänneksitoimitetaankokouspöytäkirjat,perustamiskirjasekävapaamuotoinenhakemusyhdistysluetteloonylioppilaskunnanjärjestösektorille.
1414
Sääntöjen laatiminenYhdistyksensääntöjentuleeollaselkeät,helpostiluettavatjayhdistyksentoimintaamahdollisimmanhyvintukevat.LaaditutsäännöttulisikäyttääAYY:njärjestösekto-rinjasääntötoimikunnankauttajohyvissäajoinennenyhdistyksenperustamisko-kousta,jottasääntötoimikuntavoiniitävoikommentoidaniitäetukäteen.
YhdistyksensäännöttuleelaatiahuolellisestijamieluitenAYY:nmallisääntöjenpohjaltakäyttäenapunamyösylioppilaskunnanyhdistyssääntöjen laatimisohjetta.Sääntöjentuleelopuksitäyttääylioppilaskunnanedustajistonlaatimanyhdistys-ohjesäännönvaatimukset,mikäliyhdistyshaluaaliittyäAYY:nyhdistysluetteloon.Edellämainitutdokumentitlöytyvätylioppilaskunnankotisivuiltaosoitteestawww.ayy.fi.
Yhdistyksen perustava kokousPerustavakokousonluonteeltaanyleinenkokous,johonpyritäänsaamaanmukaankaikkimahdollisestiasiastakiinnostuneetihmiset.Tämänvuoksikokoustatuleemarkkinoidamahdollisimmanpaljonjahyväksikannattaakinkäyttääesimerkiksikoulujenilmoitustauluja,ylioppilaskunnanyhdistys-javiikkotiedotettasekäsosi-aalistamediaa.Uudellayhdistyksellätäytyyalkuunollavähintäänkolme15vuottatäyttänyttäjäsentä.AYY:npiirissätoimivallayhdistyksellätuleeollavähintäänseitsemänAYY:njäsentä.
Kokouskutsussatuleekäydäilmiainakinkokouksenaikajapaikkasekäkokoukses-sakäsiteltävätasiat.Perustavassakokouksessaonkäsiteltäväainakin:
• perustamispäätös,elitehdäänperustamiskirja• säännöt,joitaonhyvävalmistellajoetukäteen• hallituksenvalinta• tilintarkastajienvalinta• mahdollistentoimihenkilöidenvalinta• seuraavankokouksenajankohta
1515
PerustamiskirjaPerustamiskokouksessatehdäänyhdistyksenperustamiskirja,jostakäyilmiseuraavatasiat:
• mikäyhdistysonperustettu• milloinyhdistysonperustettu• ketkäovatliittyneetyhdistyksenjäseniksi• jäseneksiliittyneethenkilötovathyväksyneetyhdistyksensäännöt
Toinen kokousEnnentoisenkokouksenpitämistähallituksentuleevalmistellayhdistyksellebud-jettisekätoimintasuunnitelma,joitasittentuleekäsitellätoisessakokouksessa.
Toisessakokouksessamyöshyväksytäänsäännöttoisenkerranjamahdollisestitäydennetäänhallitusta.Tämänlisäksivoidaankäsitelläsamojaasioitakuinedelli-sessäkokouksessa.
Yhdistyksen liittäminen ylioppilaskunnan yhdistysluetteloonKunkaikkiedellämainittuonhoidettuasianmukaisestijayhdistyksenkokouksetonpidetty,tuleeyhdistyksentoimittaaylioppilaskunnanjärjestösektorillevapaa-muotoinenhakemuspääsystäAYY:nyhdistysluettelonensimmäiseenrekisteriinsekäkopiotperustamisasiakirjoista:kokouspöytäkirjat,säännöt,hallituksenyhte-ystiedotsekäperustamiskirja.Yhdistyksenlisäämisestäyhdistysluetteloonpäättäänäidentietojenpohjaltajajärjestösektorinesittelystäylioppilaskunnanhallitus.
Yhdistysluettelo ja rekisteritAYY:nyhdistysluettelojaetaanensimmäiseenrekisteriinjatoiseenrekisteriin,joistamäärätäänAYY:nyhdistysohjesäännössä(LiiteX).Ensimmäisenrekisterinyhdistyksilläonenemmänvelvollisuuksiakuintoisenrekisterinyhdistyksillä.Vasti-neeksiensimmäisenrekisterinyhdistyksilläonenemmänoikeuksia,muunmuassamahdollisuushakeatoiminta-avustustajaosallistuaAYY:nkertavuokrattavientilojenennakkovarauksiin.
AYY:nyhdistysluettelonensimmäisessärekisterissäolevayhdistysvoianoaedustajistoltaerityisasemaa.Yhdistyksellä,jollaonerityisasema,onmuunmuassaoikeusjavelvollisuusjärjestääfuksikasvatustataivastaavaaopastustauusilleopis-kelijoillesekälähettääedustajiaylioppilaskunnantarjoamiinyhteistyöfoorumeihin.Erityisasemanyhdistyksilläonmyösoikeuskorkeampiintoiminta-avustuksiin.
1616
Yhdistyksen rekisteröityminenYh-dis-tyk-sen re-kis-te-röi-ty-mi-nen
Ylioppilaskunnanpiirissätoimivayhdistysvoitoimiavapaamuotoisestiyhteisönätairekisteröityneenäyhdistyksenä.RekisteröitynytyhdistysonmerkittyPa-
tentti-jarekisterihallituksen(PRH)ylläpitämäänyhdistysrekisteriin.Rekisteröidynyhdistyksennimenperässäkäytetäänlyhennettäry.
Mikä on rekisteröity yhdistys?Käytännössävapaamuotoisestitoimivayhteisöonverrattavissamihintahansa
kaveriporukkaansiinämissärekisteröityyhdistyskatsotaanSuomenlainmukai-seksioikeushenkilöksi.Tämätarkoittaayhdistyksentoiminnankannaltaesimerkiksiseuraavaa:
Rekisteröidynyhdistyksenjäseneteivätvastaahenkilökohtaisestiyhdistyksensitoumuksista.Josyhdistystäeiolerekisteröity,yhteisönjäsenetovathenkilökoh-taisestivastuussasentoiminnastaesimerkiksivahinkojensattuessa.
Rekisteröityyhdistysvoiollaosapuolenasopimuksissa.Sevoimuunmuassaavatapankkitilin,tehdävuokrasopimuksentailiittyäesimerkiksijonkintoisenjärjestönjäseneksi.Rekisteröimättömässäyhteisössäsitoumuksiatehneetjäsenetvastaavatmahdollisistasopimuksistajasitoumuksistahenkilökohtaisesti.
Ainoastaanrekisteröityyhdistysvoihankkiaomaisuutta,hakeaavustustataisaadaluvanrahankeräykseen.Rekisteröimättömässäyhdistyksessäavustuksenanojiataiomaisuudenomistajiajaniistävastuullisiaovatyhdistyksenjäsenetyksi-tyishenkilöinä.
Monellatapaasiisrekisteröidynyhdistyksentoimintaonturvatumpaakuinrekisteröimättömän.Toisaaltarekisteröityneelläyhdistykselläonenemmänvelvoit-teita;esimerkiksinimenkirjoittajientaisääntöjenmuutoksistatuleeainailmoittaaPRH:llejamuutostentekeminenmaksaa.
1717
Miten rekisteröin yhdistyksen?RekisteröintitarkoittaayhdistyksenmerkitsemistäPatentti-jarekisterihalli-
tuksenyhdistysrekisteriin.YhdistysrekisterionjulkinenjasesisältääperustiedotkaikistaSuomessarekisteröidyistäyhdistyksistä.Kukatahansasaarekisteristätietoonsaesimerkiksisen,onkojokinyhdistysrekisteröity,kukaonyhdistyksenpuheenjohtajataiketkäovatsennimenkirjoittajia.
Rekisteröiminentehdäänlomakkeella,jotakutsutaanperusilmoitukseksi.Lomakkeitajaohjeitasaayhdistysrekisteristä,kotipaikkakunnanmaistraatistasekäsähköisenäPatentti-jarekisterihallituksenkotisivuiltaosoitteestawww.prh.fi.Perusilmoituksentäyttäminenmaksaa60euroa.
Rekisteröitymiseentarvitaanyhdistyksenperustamiskirjajasäännöt.Lisäksilomakkeessakysytäänmuunmuassasääntömääräisetnimenkirjoittajateliniidenhenkilöidenyhteystiedot,joillaonyhdistyksensääntöjenmukaannimenkirjoitusoi-keus.Muistapyytäänäiltähenkilöiltäjoetukäteenheidänyhteystietonsa.
LomakkeenlähettämisenjälkeenPRHtarkistaayhdistyksensäännötvarmis-taakseen,ettäperustettavanyhdistyksentarkoitusjatoimintaonlainjahyvientapojenmukaista.Jossäännöissäonkorjattavaa,lähetetäänkorjauspyyntöperus-ilmoitukseentäytetylleyhteyshenkilölle.Tällöinsäännöttuleekorjataniiltäosin,kuinniistäonhuomautettu,jalähettääuudelleenPRH:llekorjauspyynnönmukanatulevienohjeidenmukaan.
KunsäännötmenevätPRH:ssaläpi,siitäilmoitetaanyhdistykselle.PRH:nhyväksyvänpäätöksenjälkeenyhdistysvoikäyttäänimessäänlyhennettäryjarekisteröidynyhdistyksenoikeudetalkavatvälittömästi.
Mitä tapahtuu rekisteröitymisen jälkeen?RekisteröityneenyhdistyksentuleeilmoittaasääntöihinsäliittyvätmuutoksetsekänimenkirjoittajienvaihtumisetPatentti-jarekisterihallitukselle.Muutosilmoituk-sentekeminenonmaksullistajasenvoitehdäesimerkiksisähköisestiosoitteessawww.prh.fi.
Nimenkirjoittajatmuuttuvatkäytännössäaina,kunyhdistyksenhallituksenjäsenetvaihtuvat,silläuseimpienyhdistystensäännöissänimenkirjoittajiksimääri-tellääntietythallituksenjäsenetyksintaiyhdessä.
Josyhdistystekeemitätahansamuutoksiasääntöihinsä,netäytyyensinhyväk-syäyhdistyksensäännöissämääritetyllätavalla(yleensäsiiskahdessaperäkkäisessäyhdistyksenkokouksessa)jasittenlähettäätarkistettavaksiPRH:lle.Kaikkisääntö-
18
muutoksetonpakkoilmoittaaPRH:lle,sillärekisteröityneenyhdistyksensääntö-muutoskatsotaanastuneeksivoimaanvastakunPRHonsenhyväksynyt.MyösyhdistyksenlakkauttamisestaonpakkoilmoittaaPRH:lle,taiyhdistyksenkatsotaanyhäolevanolemassa.
Mikäliyhdistyksesionjorekisteröitynyt,muttamuutosilmoitustentekeminenonunohtunutviimevuosina,uusimmattiedotkannattaapäivittääPRH:llemahdolli-simmanpian.Näintakaatteyhdistyksentoiminnanlainmukaisuuden.
Pitkään toimineen yhteisön rekisteröiminen yhdistykseksiMonetAYY:nyhdistyksistäovattoimineetuseitavuosiarekisteröitymättöminä.Tällaisenyhdistyksenrekisteröintitoimiisamallatavoinkuinylläonkuvailtu.Josperustamiskirjataisäännötovatkadonneet,eikäniitälöydyedesaiempientoimi-joidenpöytälaatikoista,pitääyhdistysmuodollisestiperustaauudelleen.
Yhdistyslainmukaanrekisteröimättömälläyhdistykselläeivoiollaomaisuut-ta,jotenjoshaluaaollavarma,ettämitäänlakiteknisiäongelmiaeitulevastaan(lähinnäjosyhdistysonkerännytpaljontaihyvinarvokastaomaisuuttarekisteröi-mättömänä),kannattaarekisteröitymisenjälkeenmuodollisestisiirtääomaisuusyhdistyksennimiin.Senvoitehdävaikkaniin,ettäyhdistyksenvanhattoimijat,joidenaikanaomaisuusonhankittu,lahjoittavatomaisuudenyhdistykselleesimer-kiksiyhdistyksenkokouksessa,jolloinsenvoikirjatapöytäkirjaanilmoitusasioihinjamerkintäomistuksensiirtymisestäsäilyyjälkipolvillekin.
Samallatavoinyhdistyslainmukaanrekisteröimättömänyhdistyksennimissäeivoitehdäsopimuksia(esimerkiksivuokrasopimustavarasto-taikerhotilasta)vaanlakiteknisestitällaisetovatsopimuksentehneidenyhdistyksenjäsentennimissä.Sopimuksenmuilleosapuolillekannattaailmoittaarekisteröitymisestä.
Hyvä tietää: yhdistyksenjäsenyydensuhteenrekisteröinnilläeiolemerkitystä,eliniidenhenkilöiden,jotkaovatliittyneetyhdistyksenjäseniksiennenrekisteröintiä,jäsenoikeudetsäilyvätsamoinarekisteröinninjälkeen.
19
Patentti ja rekisterihallitus eli PRH
Patentti-jarekisterihallituselilyhyestiPRHonSuomenvaltionvirasto,jokaedistääteknistä,taloudellistajayhteisöllistäkehitystä.Semuunmuassare-kisteröikaikkiuudetyritykset,säätiöt jayhdistykset jaantaanäillemyös
neuvontaa.
PRHylläpitää kaupparekisteriä, yrityskiinnitysrekisteriä, yhdistysrekisteriäja säätiörekisteriä sekä myöntää patentteja, hyödyllisyysmalleja, mallioi-keuksiajatavaramerkkejä.PRH:nyhdistysrekisteristätulisilöytyäjokaisenSuomessarekisteröityneenyhdistyksetperustiedot.TämänvuoksiPRH:llepitääainailmoittaaesimerkiksisääntömuutoksetjanimenkirjoittajienvaih-tuminen(yleensäsiiskunhallituksenpuheenjohtaja,varapuheenjohtajatai
sihteerivaihtuu).
Lisätietoja PRH:sta löydät PRH:n kotisivuilta osoitteestawww.prh.fi. Omankin yhdistyksen tilanteen voi vaikka huvin vuok-si tarkistaa PRH:n yhdistysnetti tietokannasta ilmaiseksi osoitteessahttp://yhdistysrekisteri.prh.fi/ryhaku.htx. Mikäli viimeisimmästä rekiste-röintipäivämäärästäonjokulunutpitkäaika,olisiyhdistyksetsyytäilmoit-
taaPRH:lleainakintuoreimmatnimenkirjoittajientiedot.
2020
Yhdistyksen sääntöasiatYh-dis-tyk-sen sään-tö-a-si-at
Jokaisellayhdistykselläonoltavasäännöt.Säännötovatkuinyhdistyksenomape-rustuslaki,joistapystyyainatarkistamaanyhdistyksentoiminnantarkoituksenjaperusteet.AYY:npiirissätoimivienyhdistystensäännöissäonmainittavayhdistys-lainvaatimienasioidenlisäksiAYY:nyhdistysohjesäännönvaatimatasiat.Sääntöjenmääräykseteivätsaaollalainvastaisia.
AYY:lläonyhdistyksilletehdytmallisäännöt,jotkaovathyvinyleispätevät.Malliohjesääntööntäydentämälläpuuttuvattiedotkoskienyhdistyksennimeä,koti-paikkaa,tarkoitustajatoimintatapojasaadaanyhdistyksellehyvintoimivatsäännöt,jotkatäyttävätniinyhdistyslainkuinyhdistysohjesäännönkinvaatimukset.
Ylioppilaskunnantekemiinsääntöihinjadokumentteihinvoittutustuaylioppi-laskunnankotisivuillaosoitteessawww.ayy.fi.Yhdistyslakiinvoittutustuaosoit-teessawww.finlex.fi.
Sääntöjen uudistaminen ja muuttaminenYhdistyksilletuleejoskustarvemuuttaasääntöjään.Jäsenetvoivattehdämuu-toksestaehdotuksenhallitukselletaihallitusvoiitsetodetamuutostarpeen.Yhdistyksensääntöjenmuuttamisenkäytännönseikoista(kuinkamontakokoustajamillainenäänienemmistömuuttamiseenvaaditaanjne.)kerrotaanyhdistyksensäännöissä.
Sääntöjäeipääsääntöisestitarvitsemuuttaakosmeettistenmuutostentakia.Tällaisiamuutoksiavoivatollamuunmuassavanhojenkorkeakoulujennimisään-nöissätaimainintatilintarkastajista,vaikkayhdistyskäyttäisikintoiminnantarkas-tajia.Jossääntöjäkuitenkinollaanjostainmuustasyystämuuttamassa,kannattaakosmeettisetmuutoksenhoitaasamallavaivalla.
KunAYY:npiirissätoimivayhdistysmuuttaasääntöjään,onsyytäottaajouu-siensääntöjenvalmisteluvaiheessayhteyttäAYY:njärjestösektoriin.AYY:nsääntö-toimikuntaauttaasääntömuutostenkanssajavarmistaasamalla,ettämyösuudetsäännötvastaavatyhdistysohjesäännönvaatimuksia.Josyhdistysehtiihyväksyäsäännötjaniissäonyhdistysohjesäännönkannaltajotainhuomautettavaa,pitääsäännöthyväksyäyhdistyksenkokouksessataikokouksissauudestaan.Samakos-keePRH:ssajohyväksyttyjäsääntöjä,jolloinajanlisäksikuluumyösturhaarahaa.
Kannattaavarautuasiihen,ettäyhdistyksensääntöjenmuuttamiseensaattaa
2121
mennäjopauseitakuukausia,varsinkinrekisteröityjenyhdistystenkohdalla.Rekis-teröityjenyhdistystentuleetoimittaasääntömuutoksettarkastettaviksiPatentti-jarekisterihallitukseen(PRH).
Sääntöjenmuuttaminenmeneeaskelaskeleeltanäin:
I HahmotellaanuudetsäännötII OllaanyhteydessäAYY:njärjestösektoriin,jokaviesäännöttarvittaessa sääntötoimikunnalleIII Hyväksytäänsäännötyhdistyksenkokouksessataitarvittaessakahdessa peräkkäisessäkokouksessaIV ToimitetaanuudetsäännötPRH:lle(rekisteröidytyhdistykset)V JosPRHvaatiisääntöihinmuutoksia,toimitetaanuusinversiosäännöistä järjestösektorintietoon
Ylioppilaskunnan sääntötoimikuntaAYY:nalaisuudessatoimiisääntötoimikunta,jonkatehtäväonpäivittäätarpeenmukaanylioppilaskunnansääntöjäjatyöjärjestyksiä,muttamyösollatukenayh-distystensääntöasioissa.Sääntötoimikunnansihteerinätoimiijärjestöasiantuntija,jonkakauttatietoyhdistystensääntötarpeistakulkeutuutoimikunnalle.
Sääntötoimikuntaauttaayhdistyksiäuusiensääntöjenluomisessajavanhojenpäivittämisessäsekäpitäähuoltasiitä,ettäyhdistystensäännöttäyttävätyhdis-tysohjesäännönvaatimukset.Sääntötoimikunnankauttakäyneetsäännötviilataanmyössiihenkuntoon,ettäneläpäisevätmyösPRH:njoskustiukankinseulan.
2222
Yhdistystoimijoiden vastuutYh-dis-tys-toi-mi-joi-den vas-tuut
Yhdistyksenhallitustaohjaapääasiassalakijayhdistyksensäännöt.AYY:nyh-distysluetteloonkuuluvillayhdistyksilläonmyösAYY:nyhdistysohjesäännön
määrittelemiävelvollisuuksia.
Hallituksen asemaHallituksenonhoidettavahuolellisestiyhdistyksenasioitalain,yhdistyksensään-töjenjayhdistyksenpäätöstenmukaisesti(YhdL35.1§).Yhdistyksenpäätöksiätekevätyhdistyksenkokoukset,joissajäsenetpääsevätkäyttämäänpäätösvaltaan-sa(esimerkiksivuosikokouksessa).Yhdistyksenkokouksetvoivattehdäselkeitäyksityiskohtaisiapäätöksiä,kutenmäärätäjäsenmaksunsuuruuden,taiyleisempiälinjauksia,kutentoimintasuunnitelmanhyväksyminen.Hallituksentuleetoteuttaanämäpäätökset.
Hallituksen tehtävätHallituksentehtävätmääräytyvätyhdistyksenpäätöstensekäsääntöjenjayhdis-tyslainmukaisesti.Hallitusvoihoitaatehtävänsäitsetaisevoimyösdelegoidaosantehtävistään.Hallituseivoidelegoidayhdistyslaissahallituksenpäätösvaltaanmääriteltyjätehtäviä,kutenuusienjäsentenhyväksymistä.Hallituksenyleisimmättehtävätkoskettavattoiminnansuunnitteluajaraportointia,jäsenasioita.
Toiminnan suunnittelu, organisointi ja raportointiKäytännössätoiminnansuunnittelutarkoittaavähintääntoimintasuunnitelmanlaadintaa.Toiminnansuunnittelussatuleehuomioidayhdistystoiminnanyleisettavoitteetelijäsentenetujenjaasioidenhoitaminenparhaallamahdollisellatavalla.Toimintasuunnitelmatoimiipaitsiohjeenamyösvaltuutuksenahallitukselleto-teuttaayhdistyksenkokouksenpäättämäätoimintaa.Kannattaavälttääaiempienvuosientoimintasuunnitelmienkopioimistajakäyttääoikeastiaikaatoiminnansuunnittelulle!
Hallituksenonhuolehdittavakaikistayhdistyksentoimintaanliittyvistäsek-toreistaelitoiminta-alueista.Sevoiorganisoidatoimintaansajajakaavastuutatoiminta-alueistahallituksenjäsentenkeskentaimyösperustaatoimi-taivaliokun-tiahuolehtimaanjavalmistelemaantoimintasektoreidentoimintaa.Näidenjäseninävoiollamyösmuitayhdistysaktiiveja.Toimikunnatvastaavattoimistaanhallitukselle.
2323
Hallituksenonraportoitavatoiminnastaan,mikätarkoittaamuunmuassatoimintakertomuksenlaatimista.Toimintakertomussisältääainakintiedotolennai-sistatapahtumistajaarviontulevastakehityksestäsekäselostuksentaloudestajarahoituksesta.Tilin-taitoiminnantarkastajantuleekäyttääsitäarvioidessaanyhdis-tyksenasioidenhoitoa.Toimintakertomuksenperusteellaarvioidaanyhdistyksenjahallituksentoimintaasekävoidaankovastuuvapausmyöntää.Kertomuksentuleeantaaoikeakuvayhdistyksentoiminnasta,myöspuutteetjaepäkohdatontuotavailmijamiksitavoitteitaeiolesaavutettu.Toimintakertomuksenlaatiminenonkokohallituksenyhteinentehtävä.Toimintakertomusvastaakysymyksiin:
• Toteutuikotoimintasuunnitelma?• Saavutettiinkotavoitteetjaolivatkonerealistisia?• Olikoresurssejariittävästi?• Missäasioissaonnistuttiin?• Mitäasioitapitääkehittää?
Päätöksenteko ja toimeenpanoHallituksenonmahdollistettavavarsinainenpäätöksenteko,mikäkäytännössätarkoittaasitä,ettähallituskutsuukoolleyhdistyksenkokouksetjavalmisteleeniissäkäsiteltävätasiat.Valmisteluonsuoritettavaniinhyvin,ettäpäätöksentekoonmahdollista.Hyvätapaonesimerkiksivalmistellaesityslistalleselkeäthallituksenpäätösehdotuksetkäsiteltävistäasioista.
Hallitusonvelvollinentoimeenpanemaanyhdistyksenkokoustenpäätökset,myössellaiset,joissakokousonpäättänyttoisinkuinhallitusonasiaavalmistellutjaesittänyt.Mikälipäätöstentoteutusonmuidenvastuulla,tuleehallituksenvalvoa,ettäpäätöksettoteutetaan.Tämävoikäytännössätarkoittaaesimerkiksisitä,ettähallitusvalvootoimihenkilöidensätoimintaa.
Hallituksentuleemyösitsetehdäpäätöksiäsillekuuluvissaasioissa.Nämähallituk-senpäätösvaltaankuuluvatasiatmääritelläänyhdistyksensäännöissäjayhdistys-laissa.Yhdistyksentyöjärjestyksessäjaohjesäännöissävoidaanmyöslisäksimäärätähallituksenpäätöksentekovallasta.
Taloudesta huolehtiminenHallituksellaonvastuutalousarvionvalmistelusta.Talousarvioonliittyykiinteästijäsenmaksu,jostahallituksentuleetehdäesitysyhdistyksenkokoukselle.Onhuo-mioitavaa,ettäaatteellisenyhdistyksentarkoituseitähtäävoittoon,jotenyhdistyssaaharjoittaavainsääntöihinmerkittyäansiotoimintaa.
2424
Hallituspäättääyhdistyksenvarojenkäytöstäkokouksissaanjanämäpäätöksettuleemerkitäpöytäkirjaan.Joshallitusharjoittaasijoitustoimintaataitekeemerkit-täviäkäyttöomaisuudenhankintoja,tuleenäidenkinpäätöstennäkyäpöytäkirjoissa.Päätöksistätuleekirjataainakinkäyttötarkoitusjasumma.
Hallituksenonlisäksihuolehdittavalainmukaisestikirjanpidostajalaadittavatilinpäätösjatase.
Jäsenten hyväksyminen ja erottaminenJoshallitussääntöjenmukaanhyväksyyjäsenet,onsilläitsenäinenharkintavaltahyväksyätaiollahyväksymättähakijajäseneksi.Hakijantuleetäyttääsäännöissämääritellytjäsenyydenehdot.Uudenjäsenenhyväksymisestätuleetehdäjokaisellakerrallaselkeäpäätösjamerkitäsepöytäkirjaan.Hallituksentuleemyöshuolehtiajäsenhankinnanorganisoinnistajakiinnitettävähuomiotahenkilötietojenkeräämi-sensuojaukseen.
Yhdistyslaissaluetellaanyleisetyhdistyksenjäsenenerottamisperusteetjasäännöissävoidaanmääritelläjäsenyydenehdot.Hallitusvoierottaajäsenen,jolleisäännöissäolemuutamäärätty.Hallituksentuleehuolehtiajäsenmaksujenperimi-sestäjajoshenkilöeisuoritajäsenmaksuja,tuleetehdäerottamispäätös.
Hallituksenonpidettäväjäsenluetteloa,johononmerkittävävähintäänjokai-senjäsenentäydellinennimijakotipaikka.Henkilötietolainmukaanjäsenistäsaatallettaavainyhdistyksentoiminnankannaltaolennaistatietoa.Yhdistyksenjäsensaatutustuajäsenluetteloonjahänelläonoikeussaadakaikkinetiedot,jotkahä-nestäonmerkittyluetteloon.Tutustumisoikeuskoskeemuidenjäsentenosaltavainnimi-jakotipaikkatietoja.
Nimenkirjoitusoikeudetmääritelläänyhdistyksensäännöissä.Puheenjohtajallaonainanimenkirjoitusoikeus,elleisitäolesäännöissärajoitettu.Nimenkirjoi-tusoikeudenmyöntämisestätuleetehdäselkeäpäätösjamerkintäpöytäkirjaan.Nimenkirjoittajanvaihtumisestatuleeilmoittaamyösyhdistysrekisteriin(Patentti-jarekisterihallitukselle).
Yhdistyslainmukaanhallitusedustaayhdistystä.Hallituksenonhuolehdittavayhdistyksentoiminnankannaltaoleellisistasidosryhmäsuhteista.
Yhdistysrekisteri-ilmoitukset ja lupa-asiatRekisteröidynyhdistyksenhallituksenpitäähuolehtia,ettäsääntömuutoksistajapuheenjohtajantainimenkirjoittajienvaihtumisestatehdäänyhdistysrekisterin
2525
edellyttämätmuutosilmoituksetPatentti-jarekisterihallitukseen(PRH).Puheen-johtajantuleeilmoittaamyösyhdistyksenosoitteenmuutoksesta.
Hallitushuolehtiierilaistenviranomaislupienhakemisesta,esimerkiksitapahtu-maluvista.
Sopimukset, lahjoitukset ja oikeustoimetHallituksellekuuluuerilaistensopimustenjaoikeustoimientekeminenyhdistyk-senpuolesta,mikätarkoittaaesimerkiksisopimustenvalmisteluajasensisällöstäneuvotteluatoisenosapuolenkanssa.Hallituksenmahdollisuudettehdäpäätöksiäriippuvatsäännöistäjatoimienluonteestajamerkittävyydestä.Päätösvaltavoiollayhdistyksenkokouksella,joskyseessäonesimerkiksiyhdistyksentaloudelliseenasemaannähdensuurestalainasta.
Hallitustekeepäätöksetmyöspienistälahjoituksistajamuistaluovutustoimis-ta.Pienenjataloudellisestivarattomammanyhdistyksenhallitusvoitehdäpienem-piälahjoituksiakuinvarakkaammanyhdistyksenhallitus.
Yhdistyksen sääntöjen määräämät tehtävätHallituksenontoteutettavasäännöissäluetelluthallituksellekuuluvattehtävät.Säännöissäsaatetaanmäärätämyösyhdistyksenjäsenilleentarjoamistapalveluista.Hallituksentehtäväonmyöshuolehtianäidentuottamisesta.
2626
Tehtävät, jotka eivät kuulu hallitukselleHallitusEIvoisuorittaaseuraaviayhdistyksellekuuluviatehtäviä:
• Sääntöjenmuuttaminen• Kiinteistönluovuttaminentaikiinnittäminen• Yhdistyksentoiminnankannaltahuomattavanmuunomaisuuden luovuttaminen• Päättäminenäänestys-javaalijärjestyksestä• Hallituksentaisenjäsenenvalitseminentaierottaminen• Tilin-jatoiminnantarkastajanvalitseminentaierottaminen• Tilinpäätöksenvahvistaminen• Vastuuvapaudenmyöntäminen• Yhdistyksenpurkaminen
Yhdistyksensäännöissävoidaankuitenkinmäärätä,ettähallitusvoipäättääyhdis-tyksenomaisuudenmyynnistä,vaihtamisestajakiinnittämisestä.
Hallituksen vastuuHallitusvastaatoimistaan.Tämävastuumuodostuuvahingonkorvausvastuustasekärikosoikeudellisesta,parlamentaarisestajamoraalisestavastuusta.Huolellisuusvel-voiteedellyttää,ettähallitustaihallituksenjäseneilaiminlyösääntöjentaiohje-sääntöjenmääräämiätehtäviään.
Vahingonkorvausvastuuvoisyntyä,josontahallaantoimientaihuolimatto-muuttaanaiheuttanutvahinkoa.Joutuminenkorvausvelvolliseksiedellyttää,ettäyhdistyksenkokouspäättäänostaakanteenoikeudessa.Korvausvelvollinenonhenkilö,jokaonosallistunutpäätöksentekemiseentaisentäytäntöönpanoon.Korvausvelvollisuusvoisyntyämyös,joslaiminlyödäänvalvonta-taitarkastusvel-vollisuutta.
Rikosoikeudellinenvastuuonharvinainenyhdistyksenhallituksenjäsentenkohdalla.Rikosoikeudelliseenvastuuseenvoijohtaayhdistyksenomaisuudenturvanloukkaaminen,yhdistyksenmuidenoikeuksienloukkaaminenjajäsenellevahingonaiheuttaminentehtävienlaiminlyönninvuoksi.Parlamentaarinenvastuutiivistyyyhdistyksenluottamukseenhallitustakohtaan.Jäsenetovatosoittaneetluottamustaanniihinhenkilöihin,jotkaheovatvalinneetedustajikseenhallitukseen.Parlamentaarinenvastuuonluottamuksensäilyttämistä.Hallitusjasenyksittäinenjäsenonerotettavissapelkänluottamuspulanvuoksikeskentoimikauden.
2727
Moraalinenvastuutarkoittaaesimerkiksijäsentenoikeuksistajavelvolli-suuksistasekäeduistatiedottamistajaperehtymistäsääntöihin,ohjesääntöihinjatoimintaanvaikuttaviinohjeisiin.(Paasolainen,2010)
Huomioita: Vastuuvapaudenmyöntäminenpoistaavastuunvainsuhteessayh-distykseen,jakorvaustavoivaatiasellaistentietojenperusteella,jotkaeivätolleettiedossavastuuvapauttamyönnettäessä.
AYY:n asettamat velvollisuudetYhdistysilmoitus
AYY:nyhdistysohjesääntövelvoittaayhdistyksiätoimittamaanvuosittainyhdistys-ilmoituksen.Yhdistysilmoitustoimitetaansamassatoiminta-avustushakemuksenkanssa,taierikseen,josavustustaeihaeta.
Yhdistyksen säännöt
AYY:nyhdistysohjesääntövaatii,ettäensimmäiseenrekisteriinkuuluvayhdistyseivoisäännöissäänrajoittaaylioppilaskunnanjäsentenmahdollisuuttaliittyääänival-taisiksijäseniksi.
Sääntömuutoksista on ilmoitettava viipymättä
Josyhdistysmuuttaasääntöjään,sääntömuutoksetontoimitettavavälittömästijär-jestöasioistavastaavalleasiantuntijalle,jottaAYY:nhallitusvoitarkistaayhdistyksenkelpoisuudenyhdistysluetteloon.
Jäsenrekisteri
Yhdistyksenhallituksenonpidettäväyhdistyksenjäsenistäluetteloa,jostatuleeilmetäkunkinjäsenentäydellinennimi,kotipaikkajatietosiitä,onkojäsenAYY:njäsenvaiei.
Varojen siirto yhdistyksen purkauduttua
AYY:nyhdistysohjesääntövaatii,ettäensimmäiseenrekisteriinkuuluvanyhdistyk-sentuleepurkauduttuaantaitultuaanlakkautetuksisiirtäävaransaylioppilaskun-nalletaimuulleylioppilaskuntaalähelläolevalletahollekäytettäväksiyhdistyksentarkoituksenmukaiseentoimintaantaisenollessamahdotontaylioppilaskunnantoiminnantukemiseen.
2828
Yhdistysilmoituksen tekeminenYh-dis-tys-il-moi-tuk-sen te-ke-mi-nen
Yhdistysluetteloonkuuluvienyhdistystentuleetoimittaayhdistysilmoitusvuosittain.Ilmoituksettuleejättäämaaliskuunloppuunmennessä.Tarkemmas-
tayhdistysilmoituksenjättämisenajankohdastatiedotetaanalkuvuodestaAYY:ninternetsivuillajayhdistystiedotteessa.
Ilmoituksentäyttämiseenkannattaavarataaikaa.Yhdistysilmoituksessavaadi-taanainakinyhdistyksenvirkailijaluettelo,vapaamuotoinentoimintakertomus,toi-mintasuunnitelma,voimassaolevatsäännötjahallituksensuorasähköpostiosoite.Yhdistysluettelonensimmäiseenrekisteriinkuuluvat,yhdistysilmoituksentäyttävätyhdistyksetvoivathakeatoiminta-avustusta.Toiminta-avustushakujärjestetäänyhdistysilmoittautumisenyhteydessä.Toiminta-avustustahakevienyhdistystentuleetoimittaayhdistysilmoitustakattavampimateriaali(ks.lukuX).
Mikäliyhdistyseitoimitayhdistysilmoitustakahtenaperäkkäisenävuotenamääräaikaanmennessä,hallitusvoipoistaayhdistyksenyhdistysluettelosta.
2929
Ylioppilaskunnan tarjoamat avustuk-setY-li-op-pi-las-kun-nan tar-jo-a-mat a-vus-tuk-set
Yhdistyksetvoivathakeatukeaylioppilaskunnaltatoimintansarahoittamiseensekäerilaistenprojektienjatapahtumienjärjestelyihin.Rahoitustahaetaan
vuosittainkeväällätoiminta-avustustenmuodossa,sekäpitkinvuottaprojektiavus-tuksina.Avustustenlisäksiuudetyhdistyksetvoivathakeatoimintansaaloittami-seenstarttirahaa.
Toiminta-avustusAYYonjakanutylioppilaskunnanpiirissätoimivatyhdistyksetkahteenerikategori-aan,joitakutsutaanensimmäiseksijatoiseksirekisteriksi.Ensimmäiseenrekisteriinkuuluvatyhdistyksetvoivathakeaylioppilaskunnaltatoiminta-avustustakerranvuodessa,yleensämaaliskuussa.
Toiminta-avustustenjakamisessakäytetäänerityistäpisteytysmallia,johonyhdistyksetvoivattutustuaylioppilaskunnankotisivuilla.Pisteytykseenvaikuttaamuunmuassayhdistyksenkoko,toiminnanmääräjamonipuolisuussekätoimin-nanvastuullisuus.Erityisasemanyhdistyksetovatoikeutettujavelvollisuuksiensahoitamiseentarvittaviinkorkeampiintoiminta-avustuksiin.Päätöksentoiminta-avustustenmäärästätekeevuosittainylioppilaskunnanhallitusAYY:njärjestösekto-rinesitystenpohjalta.
Toiminta-avustuksenyhteydessäyhdistyksetvoivathakeamyöskorotettuatoiminta-avustusta,mikäliyhdistykselläonhakuvuodenaikanatulossapoikkeuk-sellinentapahtumataiprojekti,esimerkiksipyöreävuosijuhla.Myöntämisperusteetkorotetulletoiminta-avustukselleovatsamatkuinprojektiavustukselle.
ProjektiavustusSiinämissätoiminta-avustustahaetaanvainkerranvuodessakeväällä,voivatyhdis-tyksethakeaprojektiavustuksiaylioppilaskunnaltaympärivuoden.Ylioppilaskuntajakaaprojektiavustuksialukuvuosienaikanaerilaiseenyhdistyksennormaalitoimin-nanulkopuolellatapahtuvaantoimintaan.Projektiavustustamyönnetäänpääsään-töisestikertaluontoisiinprojekteihintaitapahtumiin,jotkaeivätolejokavuotisia.
Projektiavustustavoihakeaylioppilaskunnanjärjestösektoriltaympärivuoden,kuitenkinhuomioiden,ettäjosprojektiontiedossatoiminta-avustustahaettaessa,
30
tuleehakemuksetyhdistääkorotetuksitoiminta-avustukseksi.Lopullisenpäätöksenprojektiavustuksestakutenmuistakinavustuksistatekeeylioppilaskunnanhallitusjärjestösektorinesityksestä.
StarttirahaYlioppilaskuntatarjoaamyöspitkinvuottaperustettavilleuusilleyhdistyksillera-hallistatukeastarttirahanmuodossa.Starttirahaontarkoitettuuudenyhdistyksentoiminnanaloittamiseen,esimerkiksiPatentti-jarekisterihallituksenrekisteröinti-kuluihin.Kutenmuidenkinavustuksienkohdalla,lopullisenpäätöksenstarttirahansaamisestatekeeylioppilaskunnanhallitusjärjestösektorinesityksestä.
31
TTE-rahasto
Aalto-yliopistonylioppilaskunta jakaa itserahoitustayhdistyksilleker-ran vuodessa, mutta sen omistamaTTE-rahasto (teekkaritoiminnanedistämisrahasto) jakaarahoitustapitkinvuottakaikenlaiseenylioppi-laskunnanpiirissätapahtuvaantoimintaan.Vuonna2006perustettura-hastoantaanimestäänhuolimattatukeakaikilleAaltolaisillesekäyliop-
pilaskunnanläheisyydessätoimivilleyhdistyksillejayhteisöille.
Rahaston tavoitteenaon tukea ja aktivoidaopiskelijatoimintaaAalto-yhteisössäsenkaikissamuodoissa.Mitäuseampiaaltolainenpystyypro-jektiinosallistumaantaisentuotoksistanauttimaan,senparempi.Erityi-sestirahastoarvostaaprojekteja,jotkakannustavatihmisiätoimimaanjatekemäänyhdessäasioitauuden luomiseksi.KoskaAalto-yliopistonjasenopiskelijoidenarvostusriippuumyösjulkisestanäkyvyydestä,ra-hastokannustaaaktiiviseenviestintäänsekäAalto-yhteisössäettäsen
ulkopuolella.
Lisätietoja rahastosta voit lukea rahaston kotisivuiltaosoitteessatter.ayy.fi.
32
Tukea viestintäänTu-ke-a vi-es-tin-tään
YlioppilaskunnankauttamyössenpiirissätoimivienyhdistystenjayhteisöjenonhelpompitavoittaamahdollisimmanmoniAalto-yhteisönjäsen.Alleonlistattu
kattavastierilaisetvälineetjakanavat,joitayhdistyksetvoivathyödyntäämyösomassaviestinnässään.
Tukeayhdistyksilleviestinnällisissäasioissatarjoaaainamyösylioppilaskunnanjärjestö[email protected]älisilleopiskelijoilleviestimisestäontämänoppaanosiossa”Kansainväliset opiskelijat
yhdistyksissä”.
AYY:nkanavissaviestiessätäytyyottaahuomioon,ettäAYYonkolmikielinen.Tiedotteetjainformaatiotuleesiislöytyäsuomeksi,ruotsiksijaenglanniksi.
Ylioppilaskunnan kotisivujen yhdistysprofiiliYlioppilaskunnantärkeinviestintäkanavaonsenkotisivutosoitteessawww.ayy.
fi.Kotisivuillatarjotaanmyösyhdistyksillemahdollisuussaadaomaanäkyvyyttäyhdistysprofiilinkautta.Yhdistysprofiilinluoneetyhdistyksetnäkyvätayy.fi:netusi-vun“satunnainenyhdistys”-laatikossasekäyhdistykset-osionlistauksissa.Lisäksiyhdistyksetvoivatyhdistysprofiilinsakauttaluodatapahtumiaayy.fi:ntapahtuma-kalenteriin.Perustiedottuleelöytyämyösruotsiksijaenglanniksi!Mikäliyhdistystarvitseetässäapua,kannattaaottaayhteyttäAYY:njärjestösektoriin.
Omanyhdistysprofiilinluomiseentarvitseetunnuksetayy.fi:hin.Kaikilleyh-distysluetteloonkuuluvilleyhdistyksilleonjaettutunnukset.Mikälitunnuksetovatkadonneet,niitävoipyytääosoitteesta [email protected].
Ylioppilaskunnan yhdistys- ja viikkotiedoteYlioppilaskunnantiedotuksenselkäranganmuodostavatkotisivujenlisäksiviikoit-taisetsähköpostitselähtevättiedotteet:kokojäsenistöllesuunnattuAYY:n viikko-
tiedotesekäyhdistyksillejayhteisöilletarkoitettuAYY:n yhdistystiedote.
Viikkotiedoteilmestyyainamaanantaisinjatavoittaakirjoitushetkelläyli10000Aallonopiskelijaa,mikäonreippaastiylipuoletkaikistaaaltolaisista.Sähköpostikir-jeentilaajienmäärämyöskasvaakaikenaikaa.Viikkotiedotekokoaayhteenviikonopiskelijoitakiinnostavattapahtumatylioppilaskunnanjayliopistonläheisyydestä.Onerityisentoivottavaa,ettämyösyhdistyksetkertovatviikkotiedotteenkautta
33
erilaisistamahdollisuuksista,jotkakoskettavatkaikkiaaaltolaisia.Tarkemmatviikko-tiedotteenkäyttöohjeistuksetvoikatsoaosoitteestawww.ayy.fi/viikkotiedote.
Yhdistystiedoteilmestyyjokaperjantaijatavoittaaläheskaikkiylioppilaskun-nanläheisyydessätoimivatyhdistyksetjayhteisöt.Tiedotekokoaayhdistyksillesuunnattuavirallistatietoasekäkiinnostaviatapahtumia,koulutustajavirkistystäkoskevaatietoamyösyhdistyksilleeteenpäintiedotettavaksi.Kutenviikkotiedot-teenkohdallaylioppilaskuntatoivoosaavansamyösyhdistystiedotteeseenpaljontiedotettavaayhdistyksiltäitseltään.Tarkemmatyhdistystiedotteenkäyttöohjeetlöytyvätosoitteestawww.ayy.fi/yhdistystiedote.
Sekäviikko-ettäyhdistystiedotekäännetäänruotsiksijaenglanniksi,jotenviestintäkolmikielisestinäidenkanavienkauttaonyhdistyksilleerityisenhelppoa.KannattaakinhyödyntääomassaviestinnässänäitäAYY:nkauttasaatujakäännöksiä!
SähköpostilistatAYYkäyttääyhdistyksillesuunnattuunviestintäänkolmeasähköpostilistaa.Näitävoivatmyösyhdistyksethyödyntää.
Yhdistykset-listatavoittaakaikkiAYY:nyhdistysluetteloonkuuluvienyhdistys-tenhallituksettaitiedotuksestavastaavat.Listallelähetetäänperjantaisinyhdistys-tiedotejamahdollisestiajankohtaisiajakiireellisiäAYY:nyhdistyksillesuunnattujatiedotteita.Yhdistystiedotteessatiedottamisestaonkerrottuylempänä.Listallevoimyösvapaastiliittyähttp://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset.
Erityiset-lista([email protected])tavoittaaAYY:nerityisasemanyhdistystenhallituksettaitiedotuksestavastaavat.Listaonjärjestösektorinmoderoima.
Killat-lista([email protected])tavoittaateekkarikiltojenhallitukset.Listaavoikäyttääteekkareitakoskevienasioidenviestienvälitykseen.Listaonjärjestösekto-rinmoderoima.
34
Sosiaalinen mediaAYYonvahvastiläsnämyössosiaalisessamediassajatarjoaamielellääntämänkinkanavanmyösyhdistystenkäyttöön.YlioppilaskuntaonmukanamuunmuassaFacebookissa,Twitterissä,Foursquaressa,YouTubessajaFlickrissä.
TärkeinsosiaalisenmediankanavaylioppilaskunnalleonFacebook,jotakäy-tetääntiedotukseenpäivittäin.YlioppilaskunnanFacebook-sivulöytyyosoitteestawww.facebook.com/ylioppilaskunta.FacebookistalöytyymyössivuInternationalAYY,jokaonsuunnattuerityisestiylioppilaskunnankansainväliseenviestintään.AaltoEvents&Culture-sivulletaaskootaankaikkiAYY:njasenyhdistystenisottapahtumatjaniidentiedotus.
LukuvuosikalenteriJokasyksyylioppilaskuntatuottaakaikillejäsenilleilmaiseksijaettavanylioppi-laskunnanvirallisenkalenterin.Yhdistyksilläonmahdollisuusilmoittaaomientärkeidentapahtumiensapäivämääriäkalenteriin.Yleensäperiaatteenaonettätapahtumantäytyyollatarpeeksimerkittäväjasenonkosketettavasuurtaosaaaaltolaisista,jottasejulkaistaankalenterissa.Kalenteriaryhdytääntekemäänhetikeväälläjasentuottamisestavastaaylioppilaskunnantiedottaja([email protected]).Tapahtumienilmoittamisenaikataulustatiedotetaanyhdistyksiäkeväällä.
YlioppilasmediatYlioppilaskunnallaonkaksimediaa:ylioppilaslehtiAinosekäylioppilasmediaAate.Netoimivatvapaanmedianperiaatteinjaniihinkannattaakinollayhteydessäsuo-raan,mikälihaluaamarkkinoidaomaatapahtumaataiprojektia.
AinonjaAatteentoimintaanonerityisentoivottavaaosallistuamukaanmyöstekijöinä[email protected],[email protected]ätietojalöydätmyösmedioidenkotisivuiltaosoit-teistawww.ainolehti.fi jawww.aatemedia.fi.
35
Tapahtumien markkinointiTa-pah-tu-mi-en mark-ki-no-in-ti
Ylioppilaskunnanpiirissäjärjestetäänuskomatonmäärätapahtumia,muttaviestintäonyleensähankalaa.Tämäohjeistusauttaayhdistyksiätavoittamaan
aaltolaisetparemmin.
Sähköinen viestintäTapahtumakalenterit
Kalentereitaonkaikilla.Tapahtumanjärjestämisenkannaltaniistätärkeitäonvain2-3kappalettatoivotustayleisöstäsiriippuen.Viestintäkannattaaaloittaayhtei-söäsilähimmänyhdistyksenkalenterista,jalisätäsamallatapahtumamyösAYY:nsähköiseenkalenteriinkäyttämälläyhdistyksesiprofiilia.Teekkarikiltojenkalente-reihintapahtumatsiirtyvätyleensäyhdistystiedotteentaisähköpostilistojenkautta,mikälitapahtumaonkaikilleaaltolaisilleavoin.Kylterittavoittaalisäämällätapahtu-manosoitteenkyweb.fi:ntapahtumakalenteriin,jonkajälkeenKY:ntiedottajavielähyväksyytapahtuman.
Kaikkeinhyödyllisintäontehdäkalenterimerkinnät3-4viikkoaennentapah-tumaa.Aaltokansainvälistyy,jotenvarmista,ettätapahtumantiedotovatmyösenglanniksi!
Sähköposti
AYYlähettääjäsenistölleenviikkotiedotteenjokaviikko.MikälitapahtumaonAYY:nkalenterissa,päätyysesieltäautomaattisestitiedotteeseen.Mikälitapahtu-maanlittyyjotainmuutatiedotettavaa,koostatapahtumastasierittäintiivistekstijalähetäseAYY:ntiedottajalle([email protected])määräaikaanmennessä.
Kannattaamyösmiettiäminkäyhdistyksenainakinhalutaanosallistuvantapah-tumaanjalähettääheillesuoraansähköpostia.Kutsuthuomataanainahelpomminkuin”pyynnöttiedottaajäsenille”.Mikälihaluaatavoittaakaikkierityisasemanyh-distyksettaikillat,kannattaahyödyntääAYY:nerityiset-taikillat-sähköpostilistoja.
Sosiaalinen media
Kalenterit,sähköpostilistatja-viestitovatstaattisia.IhminenkäyttääpäivästäänmontatuntiaerimedioidenparissajasuurinosasiitäajastakuluunykyäänFace-bookissa.Sesisältäälähestulkoonjokaisentärkeänmielipidevaikuttajanjaaktivoi
36
ihmisiäosallistumaantapahtumiin.SaamallatapahtumanleviämäänFacebookissa,varmistaapaljonviestinnänonnistumisessa!
Facebookissaontärkeäämiettiä,mitäkauttatapahtumaamarkkinoi.Omahenkilökohtainenprofiiliharvoinriittääjulkaisualustaksi.Apunakannattaakäyttääryhmiä(joistavoilähettääautomaattisestikutsuntapahtumaankaikilleryhmänjäsenille)taisivuja(jollointapahtumantiedotteetnäkyvätkaikkiensivustapitävienseinillä).
HyviäjoolemassaoleviaFacebook-ryhmiäja-sivujaovatAYY:nsivuAaltoEvents&Culture,kaikkikiltojensivut,taideopiskelijoidenkulttuurimaskottiSherylTokyojaKY-kulttuurikanava-ryhmä.
Yleisenäsääntönäkaikkitapahtumatkannattaaluodakello21-24välilläjasilläonmerkitystäsiihenmitentapahtumaleviää,koskatämäonFacebookinniinkutsuttupeakhour.Ensimmäiset2-4päiväätapahtumanluomisestariittääuseinarvioimaan,millaisenyleisöryntäyksentapahtumasaa.
Nettisivut
Ylioppilaskuntatekeeyleensäsuurimmilletapahtumilleenmyösnettisivut,esi-merkiksivapunajantapahtumatlöytyvätosoitteestawww.wappu.fi.Kannattaamiettiä,olisivatkonettisivuthyvälisäpanostusviestintään.Nettisivutmahdollistavatkiinnostavansisällöntuotannonkeinot,kutenblogit,uutisoinnintapahtumankulustajakanavankaikellegraafisellemateriaalille,kutenkuvilleedellisvuosientapahtumis-ta.Mitäkauemminvieraatviipyvätkanavalla,sitäparemminsivuttoimivat!Sivujensisältöönkannattaasiispanostaa,janäintehdäviestinnästäkoukuttavampaa.
Videot
Hauskatmainosvideotluovatinnostustajakertovattapahtumasta.Lisäksineso-pivatyhteenkaikenmuunviestinnänkanssa,kunnelinkitetäänesimerkiksiosaksiFacebook-tapahtumaa,nettisivujajakalenterimerkintöjä.VideoidentekemiseensaaapuaylioppilasmediaAatteelta!
37
Painettu viestintäJulisteet
Nytonjokäytettyparhaimmatkeinotviestintään,mikälineontehtyhyvin.Joshalutaanpanostaaenemmän,siirrytäänprinttimainonnanmaailmaan.Julisteidenlevittämisestäsaatuhyöty-hinta-suhdeonkyseenalainen.Mikälikuitenkinhalutaantehdäkaikkiviestinnäneteen,ovatnesiinäkonkreettinenaskel!
Julisteetmuodostavatpohjantapahtumangraafisenilmeenluomiselle,sillänekelpaavatmyösverkkolevitykseenjaniistäsaahyvänpohjanesimerkiksiFace-bookiintainettisivuille.Levityksestäriippuenjulisteitatarvitaan50-150.Hyväksikoettujajulisteidenlevityspaikkojaovat:
• AsuntolatTeekkarikylässäjaHelsingissä.Näissäpaikoissaaulojenilmoitustau- lutjahissittoimivatparhaiten.• Otaniemenkoulurakennustenjakiltahuoneidenilmoitustaulut.Näitäonpaljon, jotenkannattaaollatarkkana,mitkätaulutovatrakennustenomaantiedotuk- seentarkoitettujajamihinmyöstapahtumajulisteetovattervetulleita.• Kauppakorkeakoulunpäärakennus.Rakennuksestalöytyyyksiisotaulujamuut hyvätpaikatovatylimmänkerroksentyöskentelysalitsekäisoimman ATK-luokanovet.• TAIK:nhissijarakennuksenilmoitustaulut.Hissiinjätetytilmoitukseteivät yleensäselviäseinälläkauan,muttatoimivatparhaiten.Ilmoitustaulujajoutuu metsästämäänsokkeloisessarakennuksessaympäriinsä,muttaopiskelijaravin- tolaKipsarinviereensijoitetutjulisteetsaavattoiseksienitenhuomiota. Kokemuksenmukaanvetävännäköinenjulisteontehokkaintapataideopiskel- joidentavoittamiseen.
Pöytäkolmiot
Lähesjokainenopiskelijasyöopiskelijaravintolassakerranarkipäivässä.Pöytäkol-mioidenaskartelueiolevaikeaa,muttatyylikkyydennimissäniitäkannattaatilatapainotaloista.Tekemällätapahtumastainformatiivisenpöytäkolmionjahankkimallaniitärekkalastillisen,tavoittaapaljonopiskelijoita,vaikkavaivaonkinsuuri.
Tarvittavienpöytäkolmioidenmääränsaattaahelpostialiarvioida.Yhteenra-vintolaanmeneehelpostiyli15pöytäkolmiota,jamikälionahkerajakelussa,tuleeniitätarvitsemaanlähessata.
38
Lentolehtiset ja tarrat Jakamallalentolehtisiätapahtumissa,ständeillätaimuutenvainyhteistyökump-paneillesaaaikaanlisänäkyvyyttä.Lentolehtisiinonmahdollistasisällyttääpaljonkonkreettistatietoatapahtumasta,janevoiaskarrellahalvallaitse.
Tilaamallatapahtumatarrojavoidaanhypätäsissimarkkinoinninmaailmaan.Tarrojaonhelppojakaajakiinnittäätarkoinesineisiin,kutenläppäreihintaiou-toihinjulkisiinpaikkoihin.Kannattaakuitenkinollavarovainen,etteiherätänäräätaivahingoitakenenkäänomaisuutta.Yli-innokkuudellasaattaajoutuanopeastimaksumieheksisiivoukselle.
Hulvattomat temputSissimarkkinointiontaitolaji,jasilläonmahdollistasaadaaikaantodellistapöhinää.Joskusmyösvaihtoehtoisetmarkkinointitempauksetsaattavattoimia.MitenolisiesimerkiksitapahtumabanneriAlvarinaukiolletaitapahtumaanliittyväjäynä?Entäsnettisivujenlinkkiarvoituksenmuodossaasfaltissataiepämääräisiävinkkejätapah-tumastakampuksella?Jälleenkannattaakuitenkinollatarkkanajulkisenomaisuu-denkanssajavaroapahoittamastaulkopuolistenmieltä.
Massaluennot
Kauppiksenuudetopiskelijatistuvatensimmäisenvuotensamassaluennoilla,jayleinentapaonkinpyytääluennoitsijaltaetukäteenlupalyhyeenpuheenvuoroontulevastatapahtumasta.Luentomarkkinointionkokemustenmukaanyksitehok-kaimmistatavoistaaktivoidanuoretkauppislaiset.
Teknillistenkoulujenpuolellaluentomarkkinointionvielävähemmänkäytetty-jä,vaikkamassaluentojalöytyyuseita.
Luentohyökkäystoimiisiten,ettäpyydetäänluennoitsijoiltalupaa5minuutinhetkeenennenluennonalkua,laitetaanpyörimäänhauskatapahtumavideokokosalillejajätetäännäinihmistenmieliineläväinenkuvatapahtumasta.
Ständit
Jalkautuminenkannattaa.Erilaistenrastikierrostenyhteyteen(esim.Otasuunnis-tukset,Mursujaiset,Talvipäivä,HulluJussi,Stadisuunnistus)onmahdollistavaratapaikkaständille,janäinpääsetyhdistyksenkanssakertomaantapahtumastasimuilleopiskelijoille.
Laitoksiltavoimyöspyytäälupaapitääesittelypistettäjulkisillaläpikulkupaikoil-la.Tällaisiaovatmm.vanhaTKK:npäärakennus,KauppiksenpäärakennustaiTaikin
39
ala-aula.Ständienperussääntönäonkoukuttavuusjatärkeintäon,ettäständiltäjääjotainkonkreettistakulkijoidenkäteen.Esimerkiksijärjestämälläkilpailun,arpomal-lailmaislippujataijakamallalentolehtisiäsaatohikulkijathelpomminpysähtymäänkuulemaan,mitäsinullaonsanottavana.
Näin se toimiiHyvä tapahtuma
Kaikentämänkovanviestinnänjälkeenonlopultavainyksitapavarmistaatapah-tumanläpilyönti;tekemälläkoukuttava,toimivatapahtumavastaamaankysyntään.Tämätapahtuukokeilemallauutta,räväyttämällätaikäyttämällähyväksihavaittuakonseptiasekävarmistamallalaatu!Hyvätuoteonlopultaainoaasia,jokatakaaviestinläpimenonjaleviämisen.
Linkitettävyys
Hyväviestintälinkittääkaikkikanavansayhteen.KalenterimerkintäjohtaaFa-cebookiin,jonkatapahtumajohdattaanettisivuille.Nettisivuiltalöytyvätkaikkitapahtumaakoskevatvideotjaständienaikataulut.Etsijälläonmahdollistalöytääjatkuvastienemmäntietoatapahtumasta.
Yhteistyökumppanit
Yhdistysonharvoinyksintapahtumajärjestäjänä.Kutsumallarastinpitäjiä,antamallaetuoikeuksiajatekemälläyhteistyötämuidenyhdistysten,AYY:ntoimikuntientaitoimijoidenkanssaluodaansuhdeverkkoatapahtumanympärille.Kannattaamiettiämillätavallamuutvoivatosallistua,jaaktivoidaheidätosaksitapahtumaa.
Tarina ja tekijät
Miksitapahtumaonhyvä?Mitäsiellätehdään?Ketäsinneosallistuu?Minkälaistasielläon?Kukasenjärjestää?Luomallakiinnostavatarinatekijöineenjavastaamallakysymyksiin,joihinharvointapahtumaviestintäymmärtäävastata,saadaanaikai-seksikiinnostavajaeläväkokemustapahtumaanosallistumisesta.Hyvästätarinastakeskustellaan,sentekijöistähalutaantietäälisääjalopultavoidaanhuomatailmiönsyntyneen.
40
Ohjeita kriisitilanteisiinKrii-si-vies-tin-tä
Näihinkriisiohjeisiinonkoottuneuvoja,kuinkatoimiaonnettomuuksienjatapaturmiensattuessa.Myösihmissuhteisiin,jaksamiseenjapäihteisiinliittyviin
ongelmiinonhyväosatapuuttuajaniistäonpystyttäväkeskustelemaanyhdistyk-senhallituksensisälläluottamuksellisestitilanteensitävaatiessa.
Vakava sairauskohtaus tai onnettomuusSairastuneentaionnettomuuteenjoutuneenomaisiinyhteydenottaminenonhoitohenkilökunnantehtävä.Mikälionnettomuustapahtuuesimerkiksiyhdistyk-senjärjestämässätapahtumassa,onyhdistyksenedustajientehtävähoitaasisäinentiedottaminenjaasianjälkihoito.Nämäkannattaatehdäyhteistyössäylioppilaskun-nantoimijoiden(AYY:nsosiaalipoliittinenasiantuntija)sekäkoulunhenkilökunnankanssa.Heidänkanssaankannattaamyösmiettiä,mitenloukkaantuneenomaisialähestytään.Mahdollinensurunvalitteluesitetäänyhdistyksenja/taiylioppilaskunnanpuolesta.Tärkeätukitoimionnettomuudenjälkeenontapahtuneenjälkipuintielitapahtumienläpikäyntiyhdessäjonkinalanammattilaisenkanssa.JälkipuintiapuavoikysyäesimerkiksiYTHS:stätaiyliopistopapeilta.
Väkivaltatilanne ja itsemurhauhkailuVaarallisessatilanteessaeikannatariskeerataomaaturvallisuuttaan,vaanonpa-rempikutsuaapuapaikalle.Väkivaltainentilannevoivaatiamukanaolleiltatapahtu-neenjälkipuintia,johonkannattaapyytääapuaalanammattilaisilta.
Itsemurhastapuhuvahenkilöontodellaepätoivoisessatilanteessa,eikäitse-murhapuheitapidäjättäähuomiotta.Parastaapuaitsemurhastapuhuvallehenkilöl-leonkuunteleminenjaohjaaminenammattiavunpiiriin.Neuvojatällaiseentilantee-seenkannattakysyäYTHS:nmielenterveydenammattilaisilta.
UupumusLiiallisenväsymyksenmerkkejäonvaikeatunnistaa,koskaäärirajoillatoimivaihminenharvointunnustaatilannettaitselleentaimuille.Toisenhenkilönuupumuk-seenonmyösvaikeapuuttua.Asiastakannattaakuitenkinkeskustellaasianomaisenkanssahetikunhenkilönkäytösjajaksaminenalkaahuolestuttaa.
Yhdistyksenonmyöshyvämiettiä,millaisiaarvojasehaluaaedistää.Onkotäysikalenterikehumisenaihe?Yhdistysvoitoiminnallaankorostaaopiskelijoiden
41
jaksamisentärkeyttäniin,etteiliiallistakilpailuajasuorittamistaihannoida.
EsimerkiksiNyytiry:ssä(www.nyyti.fi)toimiierilaisiaopiskeluajanongelmiinliittyviäryhmiäsekävapaaehtoisvoiminpyöriväpäivystys.KuunteluapuasaamyösesimerkiksiMielenterveysseurankriisilinjaltataiyliopistopastoreilta.OpintoihinliittyvienongelmienkanssaauttavatAallonopintopsykologittairekrytointipalvelui-denuraneuvontapsykologi.
MasennusOmanmasennuksentunnistaminenjamyöntäminenonvaikeaa.Vielävaikeampaaonhavaitamasennustoisessaihmisessä.Omahuolestuneisuustoisenihmisenhyvinvoinnistakannattaakuitenkinilmaistahetijapyrkiäohjaamaanmasentunutammattiavunpiiriin(YTHS:nmielenterveyspalvelut).Myösnetistälöytyyerilaisiatilanteenjaoireidentunnistustestejäsekätoimintaohjeitaomantailäheisenma-sennuksenvaralle.
KiusaaminenKiusaaminenvoiollatoisenmitätöimistäjokosanallisestitaierilaisinelein.Sevoiilmetämyösseksuaalisenahäirintänätaiyhteisönulkopuolellesulkemisena.
Joshavaitsette,ettäyhdistyksennepiirissätapahtuukiusaamista,ottakaaasiapuheeksijonkinluotettavanhenkilönkanssa(esim.AYY:nsosiaalipoliittinenasian-tuntija,AYY:nhäirintäyhdyshenkilöt).Ammattiauttajiltakannattaakysyäneuvoatilanteenhoitamiseen,silläkiusaaminenvaikuttaakokoyhteisöön.Yhdistyksenkannattaamyösmiettiä,mitenjatkossavoitaisiintoimiavastaavientapausteneh-käisemiseksi.
YksinäisyysOpiskelijayhteisöönmukaanpääsemisessävanhempienopiskelijoidenjaerityisestitutoreidenmerkitysonerittäinkeskeinen.Niintutor-jaISOtoiminnassakuinyh-distyksentoiminnassakinkannattaapanostaatapaan,jollauudetopiskelijatotetaanvastaan.Avoinjakiinnostunutvastaanottohoukutteleeuudetopiskelijatmukaantoimintaan.Yhdistyksenonkinhyväsuhtautuaavoiminmielinsiihen,millaistatoimintaahejärjestävät:uskaltavatkokaikkivarmastimukaan?Joseivät,mikseivät?Saamallauudetopiskelijatmukaanopiskelijatoimintaanvoidaanehkäistäyksinäi-syyttäjasiitäsyntyviävakavampiaongelmia.
42
PäihdeongelmatAlkoholinkäyttökoetaanyleisestiosanaopiskelijakulttuuriajapäihteidenkäytönmuuttuessarajuksiasiaaonvaikeaottaapuheeksi.Päihdeongelmaisenkanssaonasianarkaluontoisuudestahuolimattahyväkeskustellasiitä,olisikohänenhyvähankkiaammattiapua.
YTHSonluontevaavuntarjoajataho,muttapäihdeongelmainenvoiottaayh-teyttämyöslähimpäänavohoitopaikkaan(esim.A-klinikka),jossaavuntarveosataanarvioidaammattilaisennäkökulmasta.
Ennaltaehkäisevääpäihdetyötäonpäihteettömäänopiskelijakulttuuriinjaelämäntapaankannustaminen.Tämäonseikka,jotayhdistyksenkannattaamiettiätosissaan:alkoholinnauttiminenkuuluumonienopiskelijoidenarkeenjayhdis-tystentapahtumiin,muttayhdistykselläonhyväollatapahtumia,joissaonaidostimahdollisuuspitääkivaailmanviinaa.
Katso liitteistä toimintaohjeet hätätilanteisiin!
43
44
TietotekniikkapalvelutTie-to-tek-niik-ka-pal-ve-lut
Ylioppilaskuntatarjoaayhdistyksillemonipuolisiatietotekniikkapalveluita.Osapalveluistaonayy.fi-sivustolla,osamuillapalvelimilla.Tietotekniikka-asioissa
yhdistyksiäpalveleeAYY:njärjestösektorinlisäksimyö[email protected].
Otax-palvelinOtaxonylioppilaskunnanomakone,jollaonpitkätperinteet.NykyäänOtaxtarjo-aatunnuksiajawww-tilaalähinnäyhdistyksille.YlioppilaskunnanOtax-palvelimeltayhdistystenkäytössäonPHP-jaMySQL-tuettukotisivutila.Otaxonsäädettytietoturvasyistämelkotiukilleasetuksille,muttasuurinosaphp-sovelluksista(CMS,blogit,wikit)toimivatOtaxillahyvin.Otax-tunnuksillapitääollakerranvuodessailmoitettuylläpitäjäjasenallapyörivätweb-sovelluksettuleepitääajantasalla.
LisätietojaOtaxistalöydätosoitteestawww.ayy.fi/www-palvelut-otaxilla.
SähköpostilistatMailmanonohjelma,jokaontehtyhelpottamaansähköpostilistojenylläpitoa.Kaik-kiAYY:nsähköpostilistatsijaitsevatMailman-järjestelmässä,jamyösyhdistyksilletarjotaanmahdollisuusperustaajakäyttääMailman-järjestelmänsähköpostilistoja.
Jokaisellesähköpostilistallemäärätäänomaylläpitäjä,jokasaaMailmaniltaautomaattisestisalasananjärjestelmäänlistanluonninyhteydessä.Mailman-listojaylläpidetäänwebbikäyttöliittymällä,jonkaavullalistojaonmelkohelppoylläpitää.Tarkempiatietojasähköpostilistoistalöydätosoitteestawww.ayy.fi/sahkopostilistat.
VerkkotunnuksetYhdistyksetvoivathankkiakäyttöönsämyösomanverkkotunnuksenelidomainin.OmatverkkotunnuksetsaadaantoimimaanOtaxillajatarvittaessasähköpostilis-toilla.LisätietoaantaaAYY:[email protected].
45
Ylioppilaskunnan tarjoamat tilatY-li-op-pi-las-kun-nan tar-jo-a-mat ti-latKerho- ja varastotilatYlioppilaskuntavuokraakerho-javarastotilojapiirissääntoimivilleyhdistyksille.Tilojavuokrataanmääräajaksi,muttavuokrasopimuksiauusitaan,elleiuusimattajättämiselleolepainaviaperusteita.Tilojavoianoakäyttöönsäjärjestösektoriltajatkuvasti.
Josyhdistyksesitarvitseekerho-taivarastotilaa,tuleejärjestösektorilletoi-mittaahyvinperusteltuanomustilantarpeesta.Uusiatilojakartoitetaanjatkuvasti,muttatilojaeiriitäjokaiselleyhdistykselle.Käytössäoleviatilojamyösvapautuuharvoin,jotentilojensaaminensaattaakestääjopavuosia.
Vapautuneettaiuudettilatjaetaanainakiireellisyyden,tarpeenjakäyttötar-koituksenmukaansillätilantarpeetovaterilaisillayhdistyksillähyvinerilaisia.Myöstilatovathyvinerilaisiapuolenneliömetrinvarastokopeistasuurempiinvesipisteilläjaikkunoillavarustettuihinkerhotiloihin.
Kertavuokrattavat tilatYlioppilaskuntavuokraamyöspäiväksikerrallaansauna-,juhla-,kokous-jasitsitilo-ja.AYY:npiirissätoimivatyhdistyksetovatoikeutettujavuokraamaantilojaalennet-tuunhintaan.Tiloistasekäniidenhinnoistajakäyttöajoistalöytyytarkempaatietoaosoitteestawww.ayy.fi.AYY:lläonmyösmoniailmaiseksivarattaviatiloja.
Tilojen ennakkovaraustilaisuus - TilakähmytYhdistyksillejärjestetäänkaksikertaavuodessakertavuokrattavientilojenennak-kovaraustilaisuus,jossayhdistyksetpääsevätvaraamaantilojapuoleksivuodeksikerrallaanjoennakkoonennenmuitaylioppilaskunnanjäseniäjaulkopuolisiavuokraajia.Tilakähmyiksikutsuttujatapahtumiajärjestetäänyleensätouko-jajoulukuussa.
MuinaaikoinapitkinvuottatilojavoivarataAYY:nOtaniemenpalvelupisteeltä.Tilojenvaraustilanteenvoimyöstarkistaaennakkoonylioppilaskunnankotisivuiltawww.ayy.fitaisoittamallaOtaniemenpalvelupisteelle.
46
Avaimet ja vuokranmaksuTilatlaskutetaanyhdistykseltä,muttatilanvoimyösmaksaakäteisellätilanavaimianoudettaessa.AvaimetnoudetaanOtaniemenpalvelupisteeltävarauspäivänäkello12-16.Viikonlopunvuoroilleavaimetnoudetaanperjantaina.AvaimetpalautetaanOtaniemenpalvelupisteelletaisenollessasuljettunapalvelupisteenpostilaatikkoonviimeistäänseuraavanapäivänäkello12mennessä.
Tilojen käyttöAvaimianoudettaessavuokraajalleannetaantilantarkistuslista,jokatuleetäyttäähuolella.Näinvarmistetaanse,ettätilaonmyösseuraavallevuokraajallekäyttö-kunnossa.Listojatarkistaakiinteistöapulainen,jokamyöskorjaalistoihinmerkittyjävikojajapuutteita.Listanhuoletontäyttäminentaitäyttämättäjättäminenjohtaasanktioihin.
Myöstilojenvastuutonkäyttöjohtaasanktioihin,jotkaovatsuuruudeltaan50-500euroa.Sanktioihinjohtaviaasioitaovatmuunmuassa
• ikkunoidentaiovienjättäminenaukitailukitsematta• tilojenjättäminenepäsiistiksi• siivoamattomateritteet• tilanirtaimistonvahingoittaminen• meluvalitus• asiatonkäyttäytyminen
Saunojenlämmitysaikapoikkeaatilankäyttöajasta.Lämmitysajanmuutoksetjapidennyksenontehtäväkaksiviikkoaennentilankäyttöpäivää.Lämmitysajanpiden-nyksestäperitääntuntihinta.
PakettiautoAYYvuokraamyöspakettiautoajäsenistölleenjaläheisyydessääntoimiville
yhdistyksille.PakettiautovarataanjokotilakähmyjenyhteydessätaiAYY:nOtakaari11:npalvelupisteeltä.Lisätietojakäyttöajoistajahinnastalöytyyosoitteestawww.ayy.fi.
Pakettiautonavaimetnoudetaanpalvelupisteeltävaratunvuoronalkaessapaitsiviikonloppuvuoroilleperjantainakello15mennessä.Avaimettuleepalaut-taakello9.00mennessäseuraavanapäivänä.Autontaiavaimenpalauttamisestamyöhässäseuraalisämaksu.Josautonpalautuksestamyöhästyyyli30minuuttia,seuraavallavuokraajallaonoikeusvuokratavastaavapakettiautokäyttöönsämistä
47
tahansasinunlaskuusi.Autopitäänoutaamyösomallevuorolle30minuutinsisällävarauksenalkamisesta,taiilmoittaa,milloinautonoudetaan.MuussatapauksessaAYYvoivuokratapakettiautonedelleentaikäyttääsitäomiintarpeisiinsa.
PakettiautonkuljettajanpitääollaAYY:njäsen.Vahingonsattuessaomavastuuon500euroajavahingostapitääilmoittaavälittömästitäyttämällävahinkoilmoitusjakertomallapalvelupisteelle.Josvahinkojääilmoittamattataisenonaiheuttanutkuljettaja,jokaeioleAYY:njäsen,omavastuuperitäänkaksinkertaisena.
Koulutus ja kurssit yhdistyksilleKou-lu-tus ja kurs-sit yh-dis-tyk-sil-le
Ylioppilaskuntajärjestäävuosittainyhdistyskoulutustaauttamaanyhdistystenuusiatoimijoitaalkuun.Yleensäkoulutuksetajoitetaanvuodenvaihteentienoil-
lesiten,ettäuudetyhdistystoimijatsaavatniistäparhaimmanhyödyn.
Koulutuksetsisältävätyleensäpähkinänkuoressatietoaylioppilaskunnantoiminnastajayhdistyspalveluista,yhdistyksentalousasioidenhoitamisestasekäkokoustekniikasta.Erityistäkoulutustaannetaanyleensämyösyhdistyksenhallituk-sentoiminnasta,koskakoulutukseenyleensäosallistuunimenomaanyhdistystenhallitustenjäseniä.
Koulutuksiaonmahdollistajärjestäämyösyhdistystenomientoiveidenpohjal-ta,jotentoiveitaerilaisistakoulutuksistakannattaaesittäärohkeastiylioppilaskun-nanjärjestösektorille.
4848
Kansainväliset opiskelijat yhdistyksissäKan-sain-vä-li-set o-pis-ke-li-jat yh-dis-tyk-sis-sä
Aallossaopiskeleesuomalaistenlisäksikasvavajoukkokansainvälisiäopiskeli-joita.Heitäonjoylikymmenesosaaaltolaisista:niinsanottujatutkareitaeli
kansainvälisiätutkinto-opiskelijoitaonnoin950javaihtareitaelivaihto-opiskeli-joitanoin650.Muutamatheistäosaavatsuomea,muttavaltaosallakäyttökielenäonenglanti.Tärkeintäkv-opiskelijoidenhuomioimisessaonsiisenglanninkielinentiedotusjatapahtumat,joihinosallistumineneivaadisuomenkielentaitoa.
Ontärkeää,ettäkv-opiskelijatpääsevätmukaanyhdistystoimintaanjahar-rastuksiin,silläneovatyksiparhaistaväylistäpäästäsisäänopiskelijayhteisöönjasaadasuomalaisiakavereita.Toisaaltamyössuomalaisetvoivatkehittääkielitaitoaanjakansainvälistäosaamistaankv-opiskelijoidenkanssatoimiessaan.Kansainvälisetopiskelijatovatyleensähyvinkiinnostuneitatutustumaansuomalaisiin,muttaeivätuseimmitenkoeitseääntervetulleiksiyhdistystoimintaan,elleisitämarkkinoidasuoraanheilleenglanniksi.
Perustoiminta kiinnostaa myös kv-opiskelijaaKv-opiskelijoilletoimintaasuunniteltaessaparastapaon
ottaaheidätmukaanyhdistyksennormaaliin,suomalaisillesuunnattuuntoimintaan,eikäeristääheitäomantoiminnanpariin.Kansainvälisilleopiskelijoilleonmyösomiajärjestöjäjatapahtumia,joillaonomaoleellinentehtävänsä,muttavarsinkintutkinto-opiskelijatovattäälläpitkäänjahaluavatkokeaolevansaosasuomalaistayhteiskuntaa.Heistämoniakiinnostavatsamatasiatkuinsuomalaisiakin,esimerkik-simusiikki,liikunta,opiskelijapolitiikka,yritysvierailuttaikilta-jaainejärjestötoimin-ta.
Kv-opiskelijoidenviihtyvyydenkannaltatärkeintäon,ettämuutyhdistyksenjäsenetpuhuvatenglantiasilloin,kunmukanaonkv-opiskelijoita,paitsitietenkinjoskv-opiskelijatnimenomaanpyytävätsaadaharjoitellasuomea.Lisäksionhyvähuomioidajoitakinkulttuurieroja.Esimerkiksisuomalaistensuhdealkoholiinjaalastomuuteenonerilainenkuinmonissamuissakulttuureissa.Siksionhyväjär-jestäätapahtumia,joissajuomineneiolepääasia,japitääsaunailloissaomatvuorotmiehillejanaisille.Kv-opiskelijoidentoiveetkulttuurierojenhuomioimisestaselviä-vätparhaitenkysymälläniistäheiltäitseltään.
4949
Jokaiselle yhdistykselle kv-vastaavaParastapaottaakansainvälisetopiskelijathuomioonyhdistyksentoiminnassaonkv-vastaavannimittäminen.Kv-vastaavaonhallituksenjäsentaiaktiivi,jonkatehtäväonhuomioidakaikessakv-opiskelijoidennäkökulmajamuistuttaasiitätarvittaessa.Hänesimerkiksihuolehtii,ettäyhdistystiedottaatoiminnastaanjatapahtumistaanmyösenglanniksijaettäsuomeaosaamatoneijouduyhdistyksentapahtumissaeristyksiin.Kv-vastaavaottaakv-opiskelijatvastaan,kertooheille,mitenhevoivatosallistuatoimintaan,jahuolehtiiheidänviihtyvyydestään.
Kv-vastaavaneiolekuitenkaantarkoitusyksinvastatayhdistyksenkv-jäsenistä,vaanainoastaanpitäälangatkäsissään.Jottalopputulosolisitoimiva,muidenkinyhdistystenjäsentenonhuomioitavakv-opiskelijatjaenglanninkäyttöomassatoiminnassaan.
Miten kansainväliset opiskelijat tavoittaa?AYY:n viikkotiedote
AYY:nkääntäjätkääntävätviikkotiedotteenkokonaisuudessaanruotsiksijaenglan-niksi.Tekstitvoitoimittaatiedottajalle([email protected])suomen-taienglannin-kielisinä.Vainenglanniksitoimitetuttekstitpäätyvätenglanninkielisinämyösmuihinkieliversioihin.Englanninkielinenviikkotiedotelähetetäänkv-opiskelijoidenlistoillemaanantainataitiistaina,kunkäännösonvalmistunut.Tekstittuleelähettääperjan-taisinaamukymmeneenmennessä.Niidenonoltavaniinlyhyitäkuinmahdollista,mieluitenvainmuutamarivi.
Facebook-sivullaAYYInternationalvoitiedottaaenglanniksimistätahansakansain-välisiäopiskelijoitamahdollisestikiinnostavastatapahtumastataiasiasta.
Kansainvälisten opiskelijoiden sähköpostilistat
• [email protected] (tavoittaasatojavaihtareita)• [email protected](tavoittaasatojatutkareita)
AYY:nkv-asiantuntijamoderoilistoja.Lähetäviestisisuoraanlistanosoitteeseen.Sevälittyyvastaanottajillehetikunmoderaattorionhyväksynytsen.Listalleeivoilähettääliitetiedostoja.
AYY:nviikkotiedotelähetetäännäillelistoillemaanantaisintaitiistaisinhetikunkäännösonvalmistunut.Tiedottapahtumistaonkinyleensäparassisällyttää
50
viikkotiedotteeseen,jottalistalleeitulisiliikaaspämmiä.
Kukatahansavoiseuratalistojaliittymälläniilleosoitteessa
http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/exchange
http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/int-degree
Ayy.fi
YhdistyksenAYY.fi:nprofiilistatäytyyluodamyösenglanninkielinenversio!AinakinsellaisetperusasiatkuinyhdistyksenyhteystiedottulisilöytyäjokaisenyhdistyksenenglanninkieliseltäprofiilisivultaAYY.fi:stä.
Yhdistyksen oma tiedotus
YhdistyksennettisivuillajaFacebook-ryhmissäonhyväollaenglanniksiainakinperustiedotyhdistyksestä,kv-vastaavanyhteystiedotjatietosiitä,mitentoimintaanpääseemukaan.
Silloinkunuseinmuuttuviennettisivujenosioidentaiarkistensähköpostienkirjoittaminenenglanniksituntuuliiantyöläältä,kannattaaainakinotsikotpitääkaksikielisenä.Silloinkv-opiskelijatainakintietävät,mitäasiakoskee,jalisätietojenkysyminentaiGoogletranslatenkäyttäminenonpaljonhelpompaa.
Apua kansainvälisissä asioissa
Neuvontaajatukeakansainvälisissäasioissatarjoavatylioppilaskunnankansainvälis-tenasioidenasiantuntijaanjahallituksenkv-vastaava.Molemmattavoittaasähkö-postitseosoitteella [email protected].
AYY:nkv-sektoriedistääAallonkansainvälistymistäopiskelijanäkökulmastajatoimiikansainvälistenopiskelijoidenedunvalvojana.Siksipyrimmemyöskaikinkeinoinhelpottamaankv-opiskelijoidenpääsyätäysillämukaanopiskelijayhteisöntoimintaanjaneuvommemielellämmetarvittaessaesimerkiksikv-opiskelijoidentavoittamiseenliittyvissäasioissa.
51
ArkistointiAr-kis-toin-ti
Vieläjokuvuosisittensanottiin,ettäopiskelijajärjestönmuistionviisivuot-ta.Nykyäänmantraonmuuttunutkolmeksivuodeksijapessimistisimmät
toteavat,ettäorganisaatiollaeiolemuistia.Tämänvuoksiyhdistyksentoiminnantaltioiminenjaarkistoiminenontärkeäätulevaisuudenkannalta.
Yhdistyslakiedellyttääainoastaanarkistoitavienpöytäkirjojenpitoayhdistyk-senkokouksista–niilläontodennäköisinsäilyvyyspitkälletulevaisuuteen.Tämänlisäksiyhdistystentuleenoudattaakirjanpitolainmääräyksiätalousaineistonosalta.Suuriosayhdistyksentoiminnastasaattaakinjäädähistorianhämärään,koskami-kääntahoeivelvoitayhdistystätallentamaanepävirallisempaaaineistoa.
Yleensäarkistoinnillaymmärretääntiukimmanmääritelmänmukaanvainpaperintallentaminen,muttapaperiinrajaaminenjättääajankuvantaltioinnistapoishuomattavastivärejäjasävyjä.Arkistointivoikinparhaimmillaankoskeamyösesimerkiksiesineistöä.Hyvänäperiaatteenavoipitää,ettäyhdistykselläonasiakir-ja-arkisto,jokasisältääesimerkiksipöytäkirjat,talousasiat,toimintakertomuksetjasuunnitelmatsekäerilaisettestamentit,tapahtumajärjestelyndokumentitjaomansähköpostilistanpaperimuotoisettallenteet.Asiakirja-arkistonrinnallatulisilöytyäesinearkisto,johonkuuluvatesimerkiksipainotuotteet,julisteet,tekstiilitjatunnuk-set.
Aineistontallentamisenlaiminlyöminenhankaloittaatulevaisuudessamen-neisyydentutkimista.Kaikkitietävättänäänjaehkävielähuomennakinmikäjokinhassunhauskaesineon,kukasenlahjoittitairakensisekämiksiseylipäätäänonyhdistyksenhallussa.Esineenyhteysihmisiinkuitenkinuseimmitenkatkeaaajanmyötä,jajonkunajanpäästäonvainesineilmanmitääntietoa.
HyvärutiinionarkistoinninAjaO.Kunarkistorutiinionkaikilleyhdistyksentoimijoilleselkeä,eivuodenlopussakenellekääniskehätäpuuttuvistaasioista.Rutiiniksikannattaaottaaesimerkiksiarkistokappaleidentilaaminenerilaistentilauksienyhteydessä.Hyvätallennusmääräesineillejaesimerkiksilehdilleon1-3,eiliikaaeikäliianvähän.Kaksikappalettaonperusteltumäärä,silloinyksipysyyarkistokappaleenajatoistavoikäyttääesimerkiksinäyttelyissä.
52
Valokuvat osana arkistoa
Valokuvamenettääinformaatioarvonsajamuuttuutaide-esineeksi,kuneitiedetäkuka,missä,milloin,miksitaimitä.Nykyajandigikuvaustuottaauseinniinvaltavanmääränkuvamateriaalia,ettäniidenhallintakarkaahelpostikäsistä.Valokuvausontärkeää,muttayhtätärkeääonkuvatunaineistonjärjestelmällinentallentaminenosaksiyhdistyksenhistoriaa.Tilaisuudentärkeydestäriippuenkannattaarajatakuvienmäärä10-40elihallittavaksikokonaisuudeksi.
Kuvatontalletettavaomanakokonaisuutenaan,jonkayhteydessäkulkeetietotapahtumasta,kuvaajasta,ajastajapaikastasekäerittäinoleellisenaosanatietokuvissaolevistahenkilöistä.Onmyöshyvätapatallentaakuvienyhteyteenkuvaajanlupakuvienkäyttöön–taikieltokaupallisestakäytöstä.
Yksinkertainentapaontehdäkuvakansionallevuosittainomaalakansiojokatilaisuudelle,jasinnesisälletallentaanumeroidutkuvat,tietolehtijakuvaajantiedotsekäsuostumuskuvienkäyttöön.Tämätuottaapaljonalakansioita,muttasamallasyntyyhallittavissajakäytettävissäolevakuvakokoelma.
Vanhatkuvatkannattaaskannatakerranjakunnolla,silläjokainenskannausvahingoittaakuvaa–mitävanhempikuva,sitävähemmänkäsittelyäjakuvasäilyyparemmin.Myösuudemmiksiluettavat1960-80-lukujenkuvatkannattaaskannataniissäilmenevienhaalistumienjamuidenrappeuttavienilmiöidenvuoksi.
Kaikkikuvatkannattaatilatapaperikuvina,jotkakestävätkäyttöäjajotkatulisiideaalimaailmassasäilyttääalbumeissa.Jossähköisetjärjestelmättuhoavatkova-ar-kistot,onmenneisyysainapelastettavissajarekonstruoitavissakunonymmärrettyhankkiapaperikuvat.Vanhatkuvatsuurennoksinaovatoivallinentapatuodaomaahistoriaaesilletiloissa,silläkuvakertookuitenkinainaenemmänkuinpöytäkirja.
Ylioppilaskunnan arkisto auttaa
Yhdistyksenkannattaaehdottomastikäyttääylioppilaskunnanarkistonpalvelujahyväkseen:opastusta,pakkaustarvikkeitajasäilytystä.Säilytysmuotoakutsutaandeponoinniksi–aineistosäilyyyhdistyksenomaisuutenajavastuulla,muttaarkistohuolehtiisenasianmukaisestasäilyttämisestäjakannustaaaktiivisestijärjestämäänkokoelmaa.Kunpohjatyöontehty,ontulevaarkistointierittäinhelppoajavaiva-tonta.
Arkistomielelläänvastaanottaaaineistoamyösomaankokoelmaansa.Erityisiäkeräilykohteitaovatkaikkikangasmerkitsekävirallisetmerkitjahuomionosoituk-set.Koskaarkistoinnineioletarkoitusrasittaayhdistyksentaloutta,onAYY-arkis-
53
tollavalmiuslunastaaesineitä.
AYY:narkistolletarkoitettujaesineitäsaatuodasuoraanarkistolletaitoi-mittaaylioppilaskunnantoimipisteidenkauttasisäpostilla.Lisätietoja,neuvojajaohjeistustaarkistoinnistasaaylioppilaskunnanarkistonhoitajaltaosoitteestaarkisto@ayy.fi.
LähteetPaasolainen,.2010.
LiitteetPerustamiskirjan malli
Perustamiskirja
Meallekirjoittaneetolemmetänäänperustaneet…………….–nimisenyhdis-tyksen,liittyneetsiihenjäseniksijahyväksyneetsilleseuraavatsäännöt.
Espoossa30.4.2012
Essi Merkki Erkki MesiEssiMerkki ErkkiMesi
Joku T.M. Janine EdelleenJokuT.M. JanineEdelleen
Toimintaohjeet hätätilanteissa Nämäohjeetonhyvälaittaanäkyviin,esimerkiksiyhdistystilojenseinällejanettisivuille.
I ARVIOItilanne• mitäontapahtunut• tarvitaankoapua
II ESTÄlisäonnettomuudet• pelasta• varoita• lähestyvaarallistakohdettaharkiten
III TeeHÄTÄILMOITUS• Yleinenhätänumero112• Kunsoitathätänumeroon112:
• kerromitäontapahtunut (sairauskohtaus,tapaturma)• kerrotarkkapaikka, missätapausonsattunut• vastaasinulleesitettyihinkysymyksiin (potilaanvointi,tarkemmattiedot, hälyttäjännimi)• äläsuljepuhelintaennenkuin oletsaanutluvan• otayhteysvahtimestariin, jokahoitaaopastuksen onnettomuuspaikalle• ilmoitaavuntulostajasaamistasiohjeista
IV ENSIAPU• annahätäensiapu
V Kokoontumispaikalleopastus,mikälirakennusjoudutaantyhjentämään
Leikkaatästäseinälle.