bab 4 pengukuran dan evaluasi it balanced …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00814-ka bab...

86

BAB 4

PENGUKURAN DAN EVALUASI

IT BALANCED SCORECARD

4.1 Kerangka Kerja IT Balanced Scorecard

Dalam membangun suatu kerangka IT Balanced Scorecard, ada beberapa

langkah yang harus dilakukan. Langkah-langkah tersebut sebagai berikut:

1. Penyelarasan visi, misi, dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan strategi

Divisi ICT.

2. Penyelarasan strategi ICT dengan perspektif IT Balanced Scorecard.

3. Penentuan tujuan dan ukuran strategis berdasarkan 4 perspektif IT Balanced

Scorecard yang dituangkan dalam bentuk diagram fishbone.

4. Pembuatan strategy map untuk melihat bagaimana tujuan strategis pada tiap

perspektif dapat mendukung strategi Divisi ICT.

5. Menentukan sasaran yang hendak dicapai pada masing-masing ukuran strategis.

6. Melakukan penghitungan berdasarkan data, kuesioner dan wawancara untuk

mengetahui keadaan aktual dan pencapaian dari tiap ukuran dan tujuan strategis.

7. Melakukan penghitungan terhadap pencapaian tiap perspektif dan dituangkan

dalam bentuk diagram layang-layang.

8. Melakukan evaluasi terhadap hasil penghitungan pada tiap-tiap tujuan dan

ukuran strategis dari masing-masing perspektif.

87 Kerangka IT Balanced Scorecard pada PT.GARUDA INDONESIA dapat dilihat pada

gambar 4.1

Gambar 4.1 Kerangka IT Balanced Scorecard

Analisis CSF

Analisis SWOT

Perspekti f Orientasi

Masa Depan

Visi PT.GARUDA INDONESIA

Visi Divisi ICT

Misi PT.GARUDA INDONESIA

Misi Divisi ICT

Strategi PT.GARUDA INDONESIA

Strategi Divisi ICT

Tujuan Strategis

Perspekti f Kontribusi Perusahaan

Perspekti f Orientasi Pengguna

Perspektif Penyempurnaan Operasional

Ukuran Strategis

Strategi Map

Sasaran Strategis

Penghitungan

Pengukuran

Evaluasi Akhir

88 4.2 Penyelarasan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi dan Strategi

Divisi ICT

Langkah awal dari pembangunan IT Balanced Scorecard adalah

menyelaraskan antara visi, misi perusahaan dengan visi, misi Divisi ICT seperti

terlihat pada gambar 4.2

89

Gambar 4.2 Penyelarasan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan

Visi, Misi, dan Strategi Divisi ICT

Visi Divisi ICT Menjadikan GIS sebagai IS Solution Provider untuk PT. GARUDA INDONESIA melalui solusi total dengan karyawan yang profesional.

Strategi Divisi ICT

1. Meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

2. Menyediakan infrasturktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional.

3. Menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien.

4. Meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala.

Strategi Perusahaan

1. Menata ulang kegiatan operasi dan manajemen agar kembali menjadi penerbangan yang tepat waktu dengan kualitas layanan yang prima.

2. Menata ulang aspek bisnis agar seluruh penerbangan menjadi positif.

3. Menjadikan organisasi dan menejemen yang dibangun kembali efektif, sehingga perusahaan dapat berkembang sejajar dengan perusahaan penerbangan internasional lainnya.

4. Meningkatkan operasi dari bisnis perusahaan agar mampu melayani penerbangan yang menjangkau penerbangan (destination) yang semakin luas di manca negara.

Misi Divisi ICT

Memberikan pelayanan dan jasa konsultasi di bidang sistem & teknologi informasi berstandar internasional serta menjadikan IS sebagai alat strategis perusahaan dalam manajemen, perencanaan strategis, keunggulan bersaing dan pengambilan keputusan.

Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan penerbangan pilihan utama di Indonesia yang berdaya saing Internasional.

Misi Perusahaan Memberikan layanan dan jasa angkutan udara yang memberikan kepuasan kepada pengguna jasa secara terpadu dan professional dan didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten.

90

4.2.1 Penyelarasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi ICT

Dengan menjadikan Garuda Information System (GIS) sebagai

penyedia solusi bagi kebutuhan sistem informasi PT. GARUDA

INDONESIA maka Divisi ICT berusaha menyediakan suatu solusi melalui

kualitas karyawan yang profesional sebagai suatu bentuk dukungan kepada

PT. GARUDA INDONESIA agar menjadi perusahaan penerbangan utama di

Indonesia yang memiliki daya saing internasional.

4.2.2 Penyelarasan Misi Perusahaan dan Misi Divisi ICT

Dengan memberikan pelayanan dan jasa konsultasi di bidang sistem

dan teknologi informasi yang berstandar internasional serta menjadikan IS

(Information System) sebagai alat strategis perusahaan dalam manajemen,

perencanaan strategis, keunggulan bersaing dan pengambilan keputusan

maka Divisi ICT dapat mendukung perusahaan dalam memberikan layanan

dan jasa angkutan udara yang memberikan kepuasan kepada pengguna yang

didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten.

4.2.3 Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi ICT

Penyelarasan antara strategi perusahaan dan strategi Divisi ICT

adalah sebagai berikut:

1. Strategi pertama adalah menata ulang kegiatan operasi dan manajemen

agar kembali menjadi penerbangan yang tepat waktu dengan kualitas

layanan yang prima. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya

dengan meningkatkan otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada

91

aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal. Hal ini

diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada pengguna

dalam meminimalisasi kesalahan-kesalahan akibat aktivitas manual.

2. Strategi kedua adalah menata ulang aspek bisnis agar seluruh

penerbangan menjadi positif. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan

dukungannya dengan menyediakan infrastruktur yang mampu

memberikan ketangkasan bisnis dan meningkatkan efektifitas dan

efisiensi proses operasional perusahaan.

3. Strategi ketiga adalah menjadikan organisasi dan menejemen yang

dibangun kembali efektif, sehingga perusahaan dapat berkembang sejajar

dengan perusahaan penerbangan internasional lainnya. Dalam hal ini

Divisi ICT memberikan dukungannya dengan menanggulangi semua

gangguan ataupun resiko yang berpotensial dalam mengurangi kinerja

sistem dan kualitas perusahaan secara tepat, efektif dan efisien.

4. Meningkatkan operasi dari bisnis perusahaan agar mampu melayani

penerbangan yang menjangkau penerbangan (destination) yang semakin

luas di manca negara. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan

dukungannya dengan meningkatkan kompetensi ICT itu sendiri baik

Sumber Daya Manusia (SDM) maupun infrastruktur, serta melakukan

pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala.

4.3 Penyelarasan Strategi ICT dengan Perspektif IT Balanced Scorecard

Setelah penyelarasan visi, misi dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan

strategi Divisi ICT, selanjutnya akan dilakukan penyelarasan terhadap strategi Divisi

92

ICT dengan 4 perspektif IT Balanced Scorecard . Penyelarasan ini untuk

mendapatkan tujuan strategis yang sesuai untuk masing-masing strategi Divisi ICT.

Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi ICT dengan Perspektif IT Balanced Scorecard

IT Balanced Scorecard Strategi Tujuan Strategis

Perspektif Kontribusi

Perusahaan

‐ Meningkatkan

otomatisasi, mengurangi

kebergantungan pada

aktivitas manual dengan

menggunakan teknologi

yang handal.

‐ Menyediakan

infrastruktur yang

mampu memberikan

ketangkasan bisnis dan

efisiensi operasional.

‐ Menanggulangi

gangguan ataupun

resiko yang berpotensial

secara tepat, efektif dan

efisien.

‐ Meningkatkan

kompetensi ICT baik

‐ Pengefektifitasan

dan pengefisiensian

biaya ICT-HCM

‐ Kontribusi fungsi

bisnis ICT-HCM

93

SDM maupun

infrastruktur, serta

melakukan

pengembangan

perencanaan strategi

ICT secara berkala.

Perspektif Orientasi

Pengguna

‐ Menanggulangi

gangguan ataupun



efisien.

‐ Meningkatkan

kompetensi ICT baik

SDM maupun


melakukan

pengembangan


ICT secara berkala.

‐ Peningkatan

kepuasan pengguna

‐ Peningkatan

kompetensi

pengguna

‐ Peningkatan

hubungan kerjasama

pengguna dengan

divisi ICT-HCM

Perspektif

Penyempurnaan

Operasional

‐ Menanggulangi

gangguan ataupun



‐ Peningkatan

dukungan dan

pemeliharaan ICT-

HCM

94

efisien.

‐ Menyediakan

infrastruktur yang

mampu memberikan

ketangkasan bisnis dan


‐ Meningkatkan

kompetensi ICT baik

SDM maupun


melakukan

pengembangan


ICT secara berkala.

‐ Pengoptimasian

pengembangan ICT-

HCM

Perspektif Orientasi

Masa Depan

‐ Meningkatkan

otomatisasi, mengurangi

kebergantungan pada

aktivitas manual dengan

menggunakan teknologi

yang handal.

‐ Meningkatkan

kompetensi ICT baik

SDM maupun

‐ Peningkatan kualitas

staf ICT-HCM

‐ Pelatihan staf ICT-

HCM

‐ Pengembangan

sistem dengan

pemanfaatan

teknologi baru

95


melakukan

pengembangan


ICT secara berkala.

Berikut adalah penjabaran masing-masing strategi Divisi ICT beserta tujuan

strategis dari 4 perspektif IT Balanced Scorecard:

a. Strategi ICT: meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada

aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu

kontribusi perusahaan dan orientasi masa depan.

1. Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM

Dengan meningkatnya otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada

aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal maka Divisi

ICT dapat mengelola dan mengendalikan anggarannya sebaik mungkin untuk

menjalankan fungsi bisnisnya khususnya Human Capital Management.

Ukuran yang digunakan untuk mengetahui pengefektifitasan dan

pengefisiensian biaya ICT-HCM adalah persentase realisasi antara

pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan, persentase anggaran

ICT-HCM yang terpakai.

96

2. Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

Dengan menggunakan teknologi yang handal dengan memanfaatkan

teknologi baru, diharapkan Divisi ICT dapat mengembangkan sistem untuk

meningkatkan otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada aktivitas

manual. Ukuran yang digunakan adalah frekuensi perusahaan dalam

melakukan pengembangan sistem.

b. Strategi ICT: menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan

bisnis dan efisiensi operasional.

Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu

kontribusi perusahaan dan penyempurnaan operasional.

1. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

Dengan menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan

bisnis dan efisiensi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, diharapkan

Divisi ICT dapat menunjukkan kontribusinya kepada perusahaan sebagai

penunjang berjalannya proses bisnis perusahaan menjadi lebih baik. Ukuran

strategis yang digunakan untuk melihat kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

adalah banyaknya jumlah program kerja yang terealisasi pada tiap tahun dan

total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik.

2. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

Pengembangan ICT-HCM secara optimal dapat terpenuhi yaitu dengan

tersedianya infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan

efisiensi operasioal. Ukuran yang digunakan adalah jumlah waktu yang

diperlukan untuk mengerjakan proyek SAP HCM (skala kecil).

97

c. Strategi ICT: menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara

tepat, efektif dan efisien.

Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard

yaitu kontribusi perusahaan, orientasi pengguna dan penyempurnaan operasional.

1. Peningkatan kepuasan pengguna

Dengan adanya kemampuan Divisi ICT dalam menanggulangi gangguan

ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien maka

kepuasan pengguna terhadap kinerja Divis i ICT juaga akan semakin

meningkat. Ukuran yang digunakan adalah persentase kepuasan pengguna

terhadap kualitas laporan yang dihasilkan, persentase kepuasan pengguna

terhadap aplikasi SAP HCM, dan persentase keluhan pengguna.

2. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM dapat dilakukan dengan

menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat,

efektif dan efisien. Ukuran yang digunakan adalah rata-rata waktu yang

diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi, rata-rata waktu yang

diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna, dan rata-rata waktu

perbaikan apabila sistem mengalami down.

d. Strategi ICT: meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastuktur,

serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala.

Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard

yaitu kontribusi perusahaan, orientasi pengguna, dan orientasi masa depan.

98

1. Peningkatan kompetensi pengguna

Seiring dengan meningkatkan kompetensi pengguna dalam menjalankan

fungsi bisnisnya maka diharapkan kompetensi ICT baik SDM maupun

infrastruktur akan meningkat pula dalam menunjang pengembangan strategi

ICT. Ukuran yang digunakan adalah persentase tingkat intensitas pelatihan

yang dilakukan dan persentase kualitas pelatihan pengguna.

2. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

Dengan meningkatnya hubungan kerjasama antara staf ICT-HCM dengan

pengguna diharapkan akan meningkatkan kompetensi ICT baik SDM

maupun infrastruktur, serta dapat melakukan pengembangan perencanaan

strategi IT secara berkala. Ukuran yang digunakan adalah persentase

keterlibatan hubungan kerjasama pengguna dengan Divisi ICT-HCM.

3. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM

Untuk menghasilkan staf ICT-HCM yang berkualitas maka perlu

dilakukannya peningkatkan kompetensi ICT-HCM baik SDM maupun

infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara

berkala. Ukuran yang digunakan adalah persentase staf ICT-HCM yang

berpengalaman minimal 3 tahun dan persentase staf ICT-HCM yang

berpendidikan minimal S1.

4. Pelatihan staf ICT-HCM

Untuk meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta

melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala maka perlu

dilakukannya pelatihan bagi staf ICT-HCM. Ukuran yang digunakan adalah

frekuensi pelatihan staf ICT-HCM.

99 4.4 Perancangan Hubungan Sebab Akibat

Dalam merancang hubungan sebab akibat, terlebih dahulu akan dibuat

diagram Fish Bone yang merupakan dasar dari pembangunan hubungan sebab

akibat, yang menjelaskan penyebab-penyebab yang mungkin muncul dari masalah

yang ingin dipecahkan. Setelah itu, akan dibuat hubungan sebab akibat dengan

menghubungkan penyebab-penyebab yang ada dari keempat perspektif dalam bentuk

diagram sebab akibat.

4.4.1 Diagram FishBone

Keuntungan dalam menggunakan diagram FishBone adalah dapat

dengan mudah menelusuri penyebab masalah, alasan terjadinya masalah,

dampak dari masalah ataupun kondisi yang terjadi. Kemudian akan

dihubungkan beberapa interaksi yang menyebabkan terjadinya dampak atau

efek pada proses yang ada. Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah

menganalisa masalah yang terjadi, baru dapat ditentukan tindakan apa yang

harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Kami menganalisis proses bisnis ICT-HCM dan CSF ICT PT.

GARUDA INDONESIA dan menemukan bahwa penyebab-penyebab

masalah divisi ICT adalah:

• Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM

• Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

• Peningkatan kepuasan pengguna

• Peningkatan kompetensi pengguna

• Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

100

• Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

• Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

• Peningkatan kualitas staf ICT-HCM

• Pelatihan staf ICT-HCM

• Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

Penyebab yang telah diidentifikasi tersebut kemudian akan

dikelompokkan kedalam keempat perspektif IT Balanced Scorecard.

Pengelompokkan penyebab-penyebab tersebut adalah sebagai berikut:

1. Perspektif Kontribusi Perusahaan

Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif kontribusi

perusahaan adalah sebagai berikut:

• Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM

• Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

2. Perspektif Orientasi Pengguna

Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif orientasi pengguna

adalah sebagai berikut:

• Peningkatan kepuasan pengguna

• Peningkatan kompetensi pengguna

• Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

3. Perspektif Penyempurnaan Operasional

Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif penyempurnaan

operasional adalah sebagai berikut:

• Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

101

• Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

4. Perspektif Orientasi Masa Depan

Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif orientasi masa

depan adalah sebagai berikut:

• Peningkatan kualitas staf ICT-HCM

• Pelatihan staf ICT-HCM

• Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

Setelah dikelompokkan ke dalam empat perspektif IT Balanced

Scorecard, selanjutnya dibuat gambar fishbone bagi keseluruhan perusahaan

dan pada masing-masing perspektif untuk melihat keterkaitan tiap tujuan

pada masing-masing perspektif dengan tujuan perusahaan. (lihat gambar 4.3

hingga gambar 4.7)

102

Gambar 4.3 Diagram Fishbone

1. Meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

2. Menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional.

3. Menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien.

4. Meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala

Kontribusi Perusahaan Penyempurnaan Operasional

Orientasi Pengguna Orientasi Masa Depan

Pengefekti fitasan dan

pengefisiensian biaya ICT-HCM Kontribusi fungsi

bisnis ICT-HCM

Peningkatan kepuasan pengguna

Peningkatan kompetensi pengguna

Peningkatan hubungan kerjasama pengguna

dengan divisi ICT-HCM

Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-

HCM Pengoptimasian pengembangan

ICT-HCM

Peningkatan kualitas staf ICT-HCM

Pelatihan staf ICT-HCM Pengembangan sistem

dengan pemanfaatan teknologi baru

103

Gambar 4.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan

Gambar 4.5 Perspektif Orientasi Pengguna

Kontribusi Perusahaan

Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM

% Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM

terhadap anggaran perusahaan

% Anggaran ICT –HCM yang

terpakai

Kontribusi fungsi bisnis

Realisasi program kerja ICT-HCM per

tahun Total aplikasi yang

digunakan oleh manajemen strategik

Orientasi Pengguna



Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan

divisi ICT-HCM

% Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan

yang dihasilkan % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM

% Keluhan pengguna

% Keterlibatan pengguna dalam

pengembangan aplikasi baru

% Kualitas pelatihan pengguna

% Tingkat intensitas pelatihan yang

dilakukan

104

Gambar 4.6 Perspektif Penyempurnaan Operasional

Gambar 4.7 Perspektif Orientasi Masa Depan

Penyempurnaan Operasional

Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-

HCM

Pengoptimasian pengembangan

ICT-HCM

Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi

masalah aplikasi Rata-rata waktu yang

diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna

Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down

Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil)

Orientasi Masa Depan

Peningkatan kualitas staf ICT-

HCM

Peningkatan sistem dengan pemanfaatan

teknologi baru

Pelatihan staf ICT-HCM

% Staf ICT-HCM yang berpengalaman

minimal 3 tahun % Staf ICT-HCM yang berpendidikan

minimal S1

Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM

Frekuensi perusahaan melakukan

pengembangan sistem

105

4.5 Strategy Map

Pada strategy map akan dijelaskan hubungan sebab akibat antara tujuan

strategis ICT dengan empat perspektif IT Balanced Scorecard. Setiap hubungan

sebab akibat dalam tiap perspektif harus dapat menyebabkan tercapainya kontribusi

terhadap perusahaan dan mendukung strategi yang ada pada Divisi ICT. Berikut

adalah gambar hubungan sebab akibat dari tiap perspektif.

106

Gambar 4.8 Strategy Map

Keterangan gambar hubungan sebab akibat:

1. Pelatihan terhadap staf ICT-HCM yang dilakukan secara efektif dan berkala akan

meningkatkan kualitas staf ICT-HCM.

107

2. Dengan meningkatnya kualitas staf ICT-HCM dalam memahami sistem yang

ada dapat meningkatkan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM.

3. Pengembangan sistem sebaiknya dilakukan mengikuti perkembangan teknologi

yang ada guna mengoptimalkan pengembangan ICT-HCM.

4. Dalam pengembangan sistem dan teknologi baru dibutuhkan kerjasama antara

pengguna dan staf ICT-HCM untuk mendapatkan hasil proyek yang maksimal.

5. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM yang baik berpengaruh

terhadap pengendalian biaya ICT-HCM yang lebih efektif dan efisien.

6. Dengan adanya pengembangan ICT-HCM yang lebih optimal dan user-friendly

akan meningkat pula kepuasan dari pengguan akhir.

7. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM memerlukan kerjasama antara

pengguna dan staf ICT-HCM.

8. Dengan terjalinnya hubungan kerjasama yang baik antara pengguna dan staf

ICT-HCM secara otomatis pengetahuan yang didapat pengguna akan bertambah

begitu pula kompetensinya akan meningkat.

9. Peningkatan kepuasan yang dirasakan pengguna akan meningkatkan keahlian

dan kompetensi pengguna.

10. Meningkatnya kompetensi pengguna menyebabkan kontribusi fungsi bisnis

perusahaan pun berjalan dengan baik dan optimal.

11. Kontribusi fungsi bisnis akan berjalan dengan lancar dan sebagaimana fungsinya

jika gangguan ataupun resiko yang berpotensial ditanggulangi secara tepat,

efektif dan efisien.

108

12. Kontribusi fungsi bisnis dapat ditingkatkan dengan tanggap perusahaan akan

penyediaan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan


13. Peningkatan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur dan

pengembangan perencanaan strategi ICT perlu dilakukan secara berkala untuk

tetap dapat melakukan kontribusi fungsi bisnis dengan baik.

14. Agar tercipta peningkatan otomatisasi sistem serta pengurangan kebergantungan

pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal, dilakukan

penggunaan ICT secara efektif dan efisien.

4.6 Ukuran Strategis dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard

Ukuran strategis diperoleh dari penjabaran masing-masing tujuan strategis IT

Balanced Scorecard menjadi beberapa ukuran. Setiap ukuran strategis harus

memiliki suatu sasaran strategis yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen

perusahaan, yang dapat dilihat pada tabel 4.2

Ukuran Strategis Sasaran Strategis

Perspektif Kontribusi Perusahaaan A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan ≤ 0,005% A2. % Anggaran ICT-HCM yang terpakai ≤ 10% B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun 4 program kerja B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik 5 aplikasi

Perspektif Orientasi Pengguna A. Peningkatan kepuasan pengguna A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan 90% A2. % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM 75% A3. % Keluhan pengguna 90% B. Peningkatan kompetensi pengguna B1. % Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan 80%

109

B2. % Kualitas pelatihan pengguna 90% C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM C1. % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru 75%

Perspektif Penyempurnaan Operasional A. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi ≤ 1jam A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Real time A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down 10 menit B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) 4 bulan

Perspektif Orientasi Masa Depan A. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM A1. % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun 100% A2. % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 100% B. Pelatihan staf ICT-HCM B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM 5 kali setiap tahun C. Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem SAP HCM setiap 5 tahun

Tabel 4.2 Ukuran Strategis IT Balanced Scorecard


Ukuran dan sasaran dari perspektif kontribusi perusahaan adalah:

A. Tujuan strategis: pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM

A1. Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan besar anggaran ICT-

HCM tiap tahun yang disetujui perusahaan. Pengukuran dilakukan dengan

membandingan anggaran ICT-HCM yang diusulkan terhadap anggaran yang

disetujui perusahaan.

Sasaran strategis: ≤ 0,005%

110

A2. Anggaran ICT-HCM yang terpakai

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar biaya

ICT-HCM yang digunakan dalam melakukan pengembangan teknologi dan

aplikasi ICT terkait SAP HCM.

Sasaran strategis: ≤ 10%

B. Tujuan strategis: kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

B1. Peningkatan program kerja ICT-HCM per tahun

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar

kontribusi Divisi ICT-HCM terhadap perusahaan, dilihat dari apakah

program kerja yang telah ditetapkan untuk satu tahun dapat terlaksana atau

tidak.

Sasaran strategis: 4 program kerja

B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan kontribusi Divisi ICT-

HCM dengan menyediakan aplikasi yang dapat digunakan oleh pihak

manajemen perusahaan dalam memantau kinerja perusahaan yang terkait

dengan Human Capital Management (HCM).

Sasaran strategis: 5 aplikasi


Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi pengguna adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan kepuasan pengguna

A1. Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan

111

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar tingkat

kepuasan pengguna terhadap laporan yang dihasilkan dalam mendukung

pekerjaan.

Sasaran strategis: 90%

A2.Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar tingkat

kepuasan pengguna terhadap kinerja SAP HCM dalam membantu

menyelesaikan pekerjaan.


A3. Keluhan pengguna

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar keluhan

pengguna yang ditanggapi Divisi ICT terhadap penggunaan sistem SAP

HCM.


B. Tujuan strategis: peningkatan kompetensi pengguna

B1. Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa sering pengguna

diberikan pelatihan guna meningkatkan kemampuan pengguna dilihat dari

frekuensi pelatihan yang diberikan tiap tahun.


B2. Kualitas pelatihan pengguna

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar manfaat

pelatihan yang diberikan terhadap pengguna.


112

C. Tujuan strategis: peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi

ICT

C1. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana Divisi ICT-

HCM bekerja sama dengan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru.



Ukuran dan sasaran dari perspektif penyempurnaan operasional adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui keefektifitasan kerja Divisi

ICT-HCM dalam mengatasi masalah aplikasi yang terjadi tanpa memakan

waktu yang lama. Hal ini akan berdampak pada kualitas pemeliharaan ICT-

HCM.

Sasaran strategis: ≤ 1jam

A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa baik dukungan

dan kualitas pemeliharaan ICT-HCM dalam menjawab pertanyaan pengguna

tentang permasalahan ICT-HCM.

Sasaran strategis: Real time

A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa lama sistem yang

mengalami down dapat ditangani, hal ini terkait dengan kualitas infrastruktur

ICT-HCM.

113

Sasaran strategi: 1 menit

B. Tujuan strategis: pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil)

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah pengerjaan proyek

SAP HCM telah dilakukan secara optimal dan tidak melewati batas waktu

yang telah ditentukan.

Sasaran strategi: 4 bulan


Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi masa depan adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan kualitas staf ICT-HCM

A1. Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang

berpengalaman kerja minimal selama 3 tahun. Hal ini berkaitan dengan

kualitas staf ICT-HCM.


A2. Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang

berpendidikan minimal S1.


B. Tujuan strategis: pelatihan staf ICT-HCM

B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar frekuensi

pelatihan terhadap staf ICT-HCM guna meningkatkan kemampuannya

114

dalam menggunakan SAP HCM dan membantu dalam pemecahan masalah

yang ada.

Sasaran strategis: 5 kali tiap tahun

C. Tujuan strategis: peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa sering perusahaan

melakukan pengembangan sistem SAP HCM guna mendukung proses

operasi perusahaan dan tetap mengikuti perkembangan zaman.

Sasaran strategis: setiap 5 tahun

4.7 Pengukuran IT Balanced Scorecard

Setelah mengetahui ukuran strategis dan sasaran strategis dari tiap perspektif

IT Balanced Scorecard, maka pengukuran IT Balanced Scorecard dapat dilakukan.

Pengukuran dilakukan dengan tujuan untuk melakukan perbandingan tiap tujuan

strategis dengan kondisi yang ada pada perusahaan saat ini. Perolehan informasi

untuk pengukuran kinerja Divisi ICT-HCM dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu

pengambilan data secara langsung, interview dan kuesioner. Tabel 3.3 Menunjukkan

cara perolehan informasi untuk melakukan pengukuran.

Ukuran Strategis Instrumen

Pengukuran

Perspektif Kontribusi Perusahaaan D I K A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan X A2. % Anggaran ICT-HCM yang terpakai X B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun X B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik X

115

Perspektif Orientasi Pengguna D I K A. Peningkatan kepuasan pengguna A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan X A2. % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM X A3. % Keluhan pengguna X B. Peningkatan kompetensi pengguna B1. % Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan X B2. % Kualitas pelatihan pengguna X C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM C1. % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru X

Perspektif Penyempurnaan Operasional D I K A. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi X A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna X A.3 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down X B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) X

Perspektif Orientasi Masa Depan D I K A. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM A1. % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun X X A2. % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 X X B. Pelatihan staf ICT-HCM B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM X C. Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem SAP HCM X

Tabel 4.3 Cara Perolehan Informasi

Keterangan:

D : Data

I : Interview

K : Kuesioner

116

4.8 Hasil Pengukuran Kinerja Divisi ICT-HCM

Pengukuran terhadap kinerja Divisi ICT-HCM dilakukan dengan

mengumpulkan data aktual perusahaan. Perolehan informasi dapat dilakukan dengan

melakukan pengambilan data secara langsung, interview, dan kuesioner. Setelah data

dikumpulkan maka akan dilakukan perhitungan pencapaian terhadap sasaran dari

masing-masing ukuran strategis.

4.8.1 Perhitungan pada Perspektif Kontribusi Perusahaan

Berikut adalah perhitungan terhadap tujuan dan ukuran yang ada pada

perspektif kontribusi perusahaan:

A. Tujuan strategis: pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-

HCM

A1. Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran

perusahaan

Untuk mengetahui besarnya anggaran ICT-HCM yang disetujui

perusahaan terhadap anggaran yang diusulkan oleh Divisi ICT-HCM,

informasi ini diperoleh dari hasil interview kepada SM IT Planning &

Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 1

dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut:

Berapa persentase budget dari seluruh anggaran Divisi ICT yang disetujui

perusahaan dalam melakukan penelitian dan pengembangan SAP HCM?

Karena data keuangan tersebut bersifat rahasia, maka akan disajikan

dalam bentuk persentase.

117

Untuk tahun 2009, anggaran direncanakan akan disetujui perusahaan

sebesar ≤ 0,005% dan baru terealisasi sampai bulan September adalah

sebesar 0,00275%.

Sasaran strategis : ≤ 0,005%

Kondisi aktual : 0,00275%

Pencapaian : 100%

Keterangan : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan

sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh

100%.

A2. Anggaran ICT-HCM yang terpakai

Untuk mengetahui besarnya anggaran ICT-HCM yang digunakan,

informasi ini diperoleh dari hasil interview kepada SM IT Planning &

Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 2

dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut:

Berapa persentase besarnya pemakaian dana dari jumlah yang

dianggarkan Divisi ICT-HCM sampai dengan bulan September 2009?

Karena data keuangan tersebut bersifat rahasia, maka akan disajikan

dalam bentuk persentase.

Sasaran strategis : ≤ 10%

Sasaran hingga bulan September’09 : 9/12 x 10% = 7,5%

Kondisi aktual : 5,35%

Pencapaian : 100%

118

Keterangan : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan


100%.

B. Tujuan strategis: kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun

Untuk mengetahui jumlah program kerja yang sudah dicapai Divisi ICT-

HCM, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM

IT Planning & Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir

pertanyaan no 3 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan

tersebut sebagai berikut:

Berapa banyak jumlah program kerja terencana yang telah diselesaikan

oleh Divisi ICT-HCM dalam waktu satu tahun?

Dalam agenda kerja tahun 2009, direncanakan 4 program kerja yang akan

dilaksanakan oleh Divisi ICT-HCM dan baru terlaksana 3 program kerja

sampai bulan September 2009.

Sasaran strategis : 4 program kerja

Kondisi aktual : 3 program kerja

Pencapaian : 3/4 x 100% = 75%

Keterangan : 3 program kerja yang telah terlaksana yaitu

pengembangan infrastruktur LAN (IP VPN dan IP telephony, SITA),

implementasi New Passanger Revenue Accounting Application &

Passanger Revenue Information system (using Business Object),

119

implementasi SAP/Business Intelligence & HC data warehouse, BSC

(Balanced Scorecard), dan PMS (Performance Management System.

B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik

Untuk mengetahui jumlah aplikasi yang digunakan oleh manajemen

strategik dalam membantu pengambilan keputusan, informasi ini

diperoleh dengan melakukan interview kepada SM IT Planning &

Governance dalam butir pertanyaan no 4 dalam perspektif kontribusi

perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa jumlah aplikasi (HCM) yang digunakan oleh pihak manajemen

strategik perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya?

Sasaran strategis : 5 aplikasi

Kondisi aktual : 5 aplikasi

Pencapaian : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan


100%.

Keterangan : talent review and calibration, Remote HR,

Enhance Module HR, employee adminstration, dan organization

management.

120

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi perusahaan:

Tabel 4.4 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Strategis

Kondisi Aktual Pencapaian

A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM

A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan ≤ 0,005% ≤ 0,00275% 100%

A2. % Anggaran ICT-HCM yang terpakai ≤ 10%

5,35% (sampai Sept'09) 100%

Total 200% Rata-rata 100%

B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

B1. Peningkatan program kerja ICT-HCM per tahun

4 rencana kerja

3 rencana kerja 75%

B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik 5 aplikasi 5 aplikasi 100%

Total 175% Rata-rata 87,5% Total rata-rata 187,5% Rata-rata seluruh 93,75%

4.8.2 Perspektif Orientasi Pengguna

Pada perspektif orientasi pengguna terdapat pengolahan kuesioner,

dimana populasi yang dipilih sebagai responden dalam pengambilan data

melalui kuesioner adalah superuser dari SAP HCM pada PT.GARUDA

INDONESIA yang berjumlah 15 orang. Setiap pertanyaan memiliki empat

pilihan jawaban yaitu A-B-C-D. Skala yang digunakan adalah dengan empat

pilihan jawaban dan perhitungannya dilakukan dengan pembobotan bagi tiap

jawaban. Pembobotan yang dilakukan adalah jawaban A bernilai 4, jawaban

B bernilai 3, jawaban C bernilai 2, jawaban D bernilai 1.

121

Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi pengguna adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan kepuasan pengguna

A1. Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan.

Pengukuran persentase aplikasi SAP HCM dapat mendukung pekerjaan,

dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan

kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 1 dalam

perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan

yang dihasilkan dalam aplikasi SAP HCM?

a. Sangat puas

b. Puas

c. Kurang puas

d. Tidak puas

Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

Hasil:

Pilihan Jawaban

Jumlah Responden Nilai

Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai)

A 1 4 4 B 9 3 27 C 5 2 10 D 0 1 0

Abstain 0 0 0 Total 41

Tabel 4.5 Hasil kuesioner no 1 perspektif orientasi pengguna

Sasaran strategis: 90% (4 dari skala 4)

Hasil: 41/15 = 2,73

122

2,73 x 25% = 68,25% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%)

Pencapaian: (68,25/90) x 100% = 75,83%

A2. Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM

Pengukuran tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM

dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan

kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 2 dalam

perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP

HCM?

a. Sangat puas (aplikasi SAP HCM mudah dimengerti dan dapat

mendukung pekerjaan)

b. Puas (aplikasi SAP HCM dapat dimengerti dan dapat mendukung

pekerjaan)

c. Cukup puas (aplikasi SAP HCM sulit dimengerti)

d. Tidak puas (aplikasi SAP HCM tidak dimengerti)

Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

Pilihan Jawaban



A 1 4 4 B 12 3 36 C 2 2 4 D 0 1 0



123


Hasil: 44/15 = 2,93


Pencapaian: (73,25/75) x 100% = 97,67%

A3. Keluhan pengguna

Pengukuran terhadap keluhan pengguna yang ditanggapi oleh Divisi ICT

terhadap penggunaan aplikasi SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan

data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM

dalam butir pertanyaan no 3 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir

pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa sering keluhan pengguna ditanggapi oleh Divisi ITC-HCM

berkaitan dengan penggunaan aplikasi SAP HCM?

a. Selalu

b. Sering

c. Jarang

d. Tidak pernah

Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

Pilihan Jawaban



A 0 4 0 B 11 3 33 C 3 2 6 D 1 1 1



124


Hasil: 40/15 = 2,67


Pencapaian: (66,75/90) x 100% = 74,17%

B. Tujuan strategis: peningkatan kompetensi pengguna

B1. Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan

Pengukuran terhadap total pelatihan yang diberikan terhadap pengguna

dalam satu tahun terkait dengan penggunaan SAP HCM dilakukan

dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada

superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 4 dalam perspektif

orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa sering pengguna diberikan pelatihan yang berkaitan dengan

penggunaan SAP HCM dalam satu tahun?

a. Selalu

b. Sering

c. Jarang

d. Tidak pernah

Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

125

Pilihan

Jawaban Jumlah

Responden Nilai Jumlah Nilai

(Jumlah x Nilai) A 1 4 4 B 1 3 3 C 10 2 20 D 3 1 3




Hasil: 30/15 = 2

2 x 25% = 50% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%)

Pencapaian: (50/80) x 100% = 62,5%

B2. Kualitas pelatihan pengguna

Pengukuran terhadap kualitas pelatihan yang diberikan terhadap

pengguna dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang

dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 5

dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut:

Apakah pelatihan yang diberikan terhadap pengguna dapat membantu

dalam mendukung pekerjaan pengguna?

a. Sangat membantu

b. Membantu

c. Kurang membantu

d. Tidak membantu

Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

126

Pilihan

Jawaban Jumlah

Responden Nilai Jumlah Nilai

(Jumlah x Nilai) A 5 4 20 B 9 3 27 C 0 2 0 D 1 1 1




Hasil: 48/15 = 3,2

3,2 x 25% = 80% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%)

Pencapaian: (80/90) x 100% = 88,89%

C. Tujuan strategis: peningkatan hubungan kerjasama pengguna

dengan divisi ICT-HCM

C1. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru

Pengukuran tingkat keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi

baru terkait dengan SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data

melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam

butir pertanyaan no 6 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir

pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa sering pengguna dilibatkan dalam proyek pengembangan

baru terkait dengan SAP HCM? (memberikan ide/masukan,

tanggapan, dll)

a. Selalu

b. Sering

127

c. Jarang

d. Tidak pernah

Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

Pilihan Jawaban



A 2 4 8 B 4 3 12 C 6 2 12 D 3 1 3




Hasil: 35/15 = 2,33%


Pencapaian: (58,25/75) x 100% = 77,67%

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna:

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Kondisi Aktual Pencapaian

A. Peningkatan kepuasan pengguna

A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan 90% 68,25% 75,83%

A2. % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP 75% 73,25% 97,67%

A3. % Keluhan pengguna 90% 66,75% 74,17% Total 247,67% Rata-rata 82,56% B. Peningkatan kompetensi pengguna

B1. Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan 80% 50% 62,5%

B2. % Kualitas pelatihan pengguna 90% 80% 88,89%

Total 151,39%

128

Rata-rata 75,7% C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

C1. % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru 75% 58,25% 77,67%

Total 77,67% Rata-rata 77,67% Total rata-rata 235,93% Rata-rata seluruh 78,64%

Tabel 4.11 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna

4.8.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional

Ukuran dan sasaran dari perspektif penyempurnaan operasional adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-

HCM

A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi

Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi

masalah yang ada dalam aplikasi SAP HCM, informasi ini diperoleh

dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT

PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 5 dalam

perspektif penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut:

Berapa rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah

terhadap aplikasi SAP HCM?

Sasaran strategis : ≤ 1jam

Kondisi aktual : real time (masalah yang ada terhadap aplikasi

SAP HCM diatasi secara langsung)

129



100%.

A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan

pengguna

Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab

pertanyaan penguna terkait dengan penggunaan dan masalah yang ada

dalam aplikasi SAP HCM, informasi ini diperoleh dengan melakukan

interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA

dalam butir pertanyaan no 6 dalam perspektif penyempurnaan

operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan

pengguna seputar penggunaan aplikasi SAP-HCM?

Sasaran strategis : Real time

Kondisi aktual : Real time



100%.

A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down

Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk melakukan

perbaikan apabila sistem SAP HCM mengalami down, informasi ini

diperoleh dengan melakukan pengambilan data yang diperoleh dari SM

IT Planning & Governance.

Sasaran strategi : 1 menit

130

Kondisi aktual : ≤ 1 menit



100%.

Keterangan : dalam PT.GARUDA INDONESIA terdapat

ketentuan SLA (Service Level Agreement) sebesar 99,8%. Artinya hanya

boleh 0,2% yang mengalami down. Akumulasi down yang terjadi dalam

PT.GARUDA INDONESIA adalah kurang lebih sebesar 6 jam (360

menit) dalam satu tahun. Diasumsikan 1 bulan = 30 hari, maka perkiraan

waktu yang diperlukan untuk mengatasi down per hari = (360/12) / 30 =

1 menit.

Berikut adalah dokumen mengenai SLA yang terjadi selama tahun 2009:

131

B. Tujuan strategis: pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil)

Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan

proyek SAP HCM (skala kecil), informasi ini diperoleh dengan cara

mengumpulkan data melalui pengambilan data yang diperoleh dari SM IT

Planning & Governance.

Berikut adalah data yang diperoleh:

No Tahapan

Bulan ke-1

Bulan ke-2

Bulan ke-3

Bulan ke-4

Bulan ke-5

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Preparation

2 Conceptual Design

3 Detail Design

4 Test User Acceptance

5 Life

6 After Life Support

Tabel 4.12 Gantt chart Proyek SAP HCM (skala kecil) Sasaran strategi : 4 bulan

Kondisi aktual : 4,5 bulan

Penyimpangan : 4,5 bulan – 4 bulan = 0,5 bulan

Pencapaian : 100% - (0,5/4 x 100%) = 87,5%

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi penyempurnaan

operasional:

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran

Kondisi Aktual Pencapaian

132

A. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi ≤ 1 jam Real time 100%

A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Real time Real time 100%

A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down 10 menit ≤ 1 menit 100%

Total 300% Rata-rata 100% B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) 4 bulan 4,5 bulan 87,5%

Total 87,5% Rata-rata 87,5% Total rata-rata 187,5% Rata-rata seluruh 93,75%

Tabel 4.13 Hasil Pengukuran Perspektif Penyempurnaan Operasional

4.8.4 Perspektif Orientasi Masa Depan

Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi masa depan adalah:

A. Tujuan strategis: peningkatan kualitas staf ICT-HCM

A1. Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun

Untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3

tahun, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM

Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan

no 9 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut

sebagai berikut:

Berapa persentase jumlah staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3

tahun?

133

Sasaran strategis : 100%

Kondisi aktual : hanya 3 orang, dari total 6 orang

Pencapaian : 50%

Keterangan : jumlah staf ICT-HCM berjumlah 6 orang dan

yang berpengalaman minimal 3 tahun berjumlah 3 orang. Maka

pencapaian yang diperoleh adalah 3/6 x 100% = 50%


No. Nama Pendidikan Lama Bekerja Jabatan

1 Rusnendar STM 21 tahun SC. Personnel Administration Application

2 Roedy Sukaton S‐1 17 tahun SC. Personnel Development Application 3 Budi Setyono D‐3 17 tahun System Analyst

4 Hanif Rahma H. S‐1 2 tahun System Programmer 5 Ryan Octavianus S‐1 2 tahun System Programmer

6 Dadhi W. S‐1 1 tahun System Programmer

A2. Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1

Untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal

S1, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM

Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan

no 10 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut

sebagai berikut:

Berapa persentase jumlah staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal

S1?

Sasaran strategis : 100%

Kondisi aktual : hanya 5 orang, dari total 6 orang

Pencapaian : 83,33%

134

Keterangan : jumlah staf ICT-HCM berjumlah 6 orang dan

yang berpendidikan minimal S1 berjumlah 5 orang. Maka pencapaian

yang diperoleh adalah 5/6 x 100% = 83,33%


No. Nama Pendidikan Lama Bekerja Jabatan

1 Rusnendar STM 21 tahun SC. Personnel Administration Application 2 Roedy Sukaton S‐1 17 tahun SC. Personnel Development Application

3 Budi Setyono D‐3 17 tahun System Analyst 4 Hanif Rahma H. S‐1 2 tahun System Programmer

5 Ryan Octavianus S‐1 2 tahun System Programmer 6 Dadhi W. S‐1 1 tahun System Programmer

B. Tujuan strategis: pelatihan staf ICT-HCM


Untuk mengetahui jumlah pelatihan yang dilakukan oleh staf ICT-HCM,

informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human

Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 11

dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut:

Berapa jumlah frekuensi pelatihan terhadap staf ICT-HCM yang

dilakukan setiap tahun?

Sasaran strategis : 5 kali tiap tahun

Kondisi aktual : 40jam / tahun

Pencapaian : 100%

Keterangan : dalam PT.GARUDA INDONESIA ditargetkan

untuk setiap staf ICT-HCM melakukan pelatihan sebanyak 40jam / tahun.

Diasumsikan setiap staf ICT-HCM setiap kali melakukan pelatihan

135

selama kurang lebih 8 jam. Maka dalam tiap tahunnya pelatihan yang

dilakukan sebanyak 40/8 = 5 kali tiap tahun. Karena kondisi aktual

perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka

pencapaian yang diperoleh 100%.

C. Tujuan strategis: peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi

baru


Untuk mengetahui frekuensi perusahaan melakukan pengembangan

terhadap sistem SAP HCM, informasi ini diperoleh dengan melakukan

interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA

dalam butir pertanyaan no 11 dalam perspektif orientasi masa depan.

Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa frekuensi perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem

guna mendukung proses operasi perusahaan dan agar tetap mengikuti

perkembangan zaman?

Sasaran strategis : setiap 5 tahun

Kondisi aktual : flexible (pengembangan disesuaikan dengan

kebutuhan)



100%.

136

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan:

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Kondisi Aktual Pencapaian

A. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM

A1. % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun 100%

3 dari 6 orang 50%

A2. % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 100%

5 dari 6 orang 83,33%

Total 133,33% Rata-rata 66,67% B. Pelatihan staf ICT-HCM


2 kali tiap tahun

5 kali tiap tahun 100%

Total 100% Rata-rata 100% C. Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru


Setiap 5 tahun flexible 100%

Total 100% Rata-rata 100% Total rata-rata 266,67% Rata-rata seluruh 88,89%

Tabel 4.14 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan

4.9 Pembobotan Tujuan Strategis pada Empat Perspektif IT Balanced Scorecard

Setelah melakukan perhitungan terhadap keadaan aktual perusahaan dan

pencapaian pada masing-masing ukuran strategis, selanjutnya yang perlu dilakukan

adalah pembobotan tujuan strategis pada setiap perspektif IT Balanced Scorecard.

Data mengenai pembobotan diperoleh melalui wawancara dengan SM IT

Planning & Governance dengan teknik adjustment dimana terdapat kesepakatan

antara penulis dengan SM IT Planning & Governance. Pembobotan tujuan strategis

menggunakan teknik average dan dapat dilihat pada tabel 4.15 dibawah ini.

137

Perspektif Tujuan Strategis Bobot Hasil Ukuran

Hasil Tujuan

Kontribusi Perusahaan

Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM 40% 100% 40%

Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM 60% 87,5% 52,5%

Total 92,5% Orientasi Pengguna

Peningkatan kepuasan pengguna 30% 82,56% 24,77%

Peningkatan kompetensi pengguna 35% 75,7% 26,5%

Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

35% 77,67% 27,18%

Total 78,45% Penyempurnaan Operasional

Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM 35% 100% 35%

Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM 65% 87,5% 56,88%

Total 91,88% Orientasi Masa Depan

Peningkatan kualitas staf ICT-HCM 30% 66,67% 20%

Pelatihan staf ICT-HCM 30% 100% 30% Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru 40% 100% 40%

Total 90%

Tabel 4.15 Pembobotan Tujuan Strategis

Hasil tingkat pemenuhan target pada masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard

ditunjukkan pada tabel 4.16 berikut:

Perspektif Hasil Pengukuran Kontribusi Perusahaan 23,13% Orientasi Pengguna 19,61% Penyempurnaan Operasional 22,97% Orientasi Masa Depan 22,5%

Total 88,21%

Tabel 4.16 Tingkat Pemenuhan Target Masing-masing Perspektif

138

Hasil pengukuran pada tabel 4.16 dapat digambarkan dalam bentuk grafik. Grafik

tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.9 berikut ini:

Gambar 4.9 Grafik Hasil Pengukuran Kinerja Sistem

4.10 Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard

Selanjutnya, akan dievaluasi data-data yang diperoleh dari PT. GARUDA

INDONESIA baik melalui wawancara maupun kuesioner.

4.10.1 Tabel Evaluasi

Hasil perhitungan ukuran dan tujuan strategis dari empat perspektif IT

Balanced Scorecard dapat dilihat pada tabel 4.17 dibawah.

139

Tabel 4.17 Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard

Tujuan Strategis

Ukuran Strategis

Sasaran Aktual Pencapai

an

Bobot Tujuan

Hasil Tujuan

Hasil Perspektif

Perspektif Kontribusi Perusahaan (25%) = 23,13%

Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM

% Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan

≤ 0,005

%

≤ 0,00275

% 100%

40% 40%

92,5%

% Anggaran ICT-HCM yang terpakai

≤ 10% 5,35% (sampai Sept'09)

100%

Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM

Peningkatan program kerja ICT-HCM per tahun

4 rencana kerja

3 rencana kerja

75%

60% 52,5% Total

aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik

5 aplika

si

5 aplikasi 100%

Perspektif Orientasi Pengguna (25%) = 19,61%


% Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan

90% 68,25% 75,83%

30% 24,77%

78,45%

% Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP

75% 73,25% 97,67%

% Keluhan pengguna 90% 66,75% 74,17%


Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan

80% 50% 62,5% 35% 26,5%

140

% Kualitas pelatihan pengguna

90% 80% 88,89%

Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

% Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru

75% 58,25% 77,67% 35% 27,18

%

Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional (25%) = 22,97%

Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi

≤ 1 jam

Real time 100%

35% 35%

91,88%

Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna

Real time

Real time 100%

Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down

10 menit

≤ 1 menit 100%

Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM

Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil)

4 bulan

4,5 bulan 87,5% 65% 56,88

%

Perspektif Orientasi Masa Depan (25%) = 22,5%

Peningkatan kualitas staf ICT-HCM

% Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun

100% 3 dari 6 orang 50%

30% 20% 90% % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1

100% 5 dari 6 orang 83,33%

141

Pelatihan staf ICT-HCM

Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM

5 kali tiap

tahun

5 kali tiap

tahun 100% 30% 30%

Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru

Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem

Setiap 5

tahun Flexible 100% 40% 40%

Nilai IT Balanced Scorecard = 88,21% 4.10.2 Evaluasi Hasil Pengukuran

Setelah dilakukan pengukuran melalui keempat perspektif yang ada

pada IT Balanced Scorecard, maka dapat dilakukan evaluasi hasil

pengukuran terhadap hasil rata-rata pencapaian yang diperoleh dari masing-

masing perspektif.

Dari keempat perspektif dalam IT Balanced Scorecard, melalui

konsultasi dan kesepakatan dari PT.GARUDA INDONESIA, maka dapat

dibuat 4 kategori bobot / nilai range persentase sebagai berikut:

• 0% - 25% : Warning

• 26% - 50% : Challenged

• 51% - 75% : Good

• 76% - 100% : Very Good


Nilai 92,5% menunjukkan bahwa pencapaian pada perspektif

kontribusi perusahaan sudah sangat baik, yaitu pada level very good. Hal

142

ini dapat terjadi karena penggunaan anggaran ICT yang efektif dan

efisien, serta sesuai rencana. Selain itu, juga terdapat kontribusi fungsi

bisnis ICT yang sangat baik dalam menunjang kebutuhan pengembangan

sistem pada PT. GARUDA INDONESIA.


Biarpun berada pada level very good, pencapaian pada perspektif

orientasi pengguna jauh lebih rendah dibandingkan perspektif lainnya

yaitu 78,45%. Hal ini disebabkan oleh tingkat kepuasan pengguna

terhadap sistem cukup rendah, frekuensi pelatihan pengguna yang masih

kurang, serta kurangnya keterlibatan pengguna dalam pengembangan

sistem.


Perspektif penyempurnaan operasional berada pada level very

good dengan hasil pencapaian 91,88%. Hal ini dapat terjadi karena

keefektitasan dan keefisiensian operasional sistem baik dalam mengatasi

masalah sistem, menjawab pertanyaan pengguna maupun mengerjakan

proyek SAP HCM (skala kecil).


Dengan hasil 90%, terlihat bahwa pencapaian perspektif orientasi

masa depan juga berada pada level very good. Hal ini dapat terjadi karena

staf ICT yang berkualitas serta memiliki cukup banyak pengalaman di

bidangnya. Selain itu, PT. GARUDA INDONESIA sering melakukan

pelatihan untuk menambah skill staf ICT. Seringnya perusahaan

143

melakukan pengembangan sistem juga turut mendukung pencapaian yang

baik pada perspektif ini.

4.10.3 Evaluasi Nilai IT Balanced Scorecard

Dilihat dari keseimbangan ke-empat perspektif IT Balanced

Scorecard dapat diketahui bahwa pencapaian pada perspektif orientasi yang

78,45% masih perlu ditingkatkan dengan melakukan pelatihan pengguna

secara berkala, maupun melibatkan pengguna dalam pengembangan sistem,

sehingga kepuasan pengguna terhadap sistem meningkat. Pencapaian pada

ke-tiga perspektif lainnya yaitu perspektif kontribusi perusahaan,

penyempurnaan operasional dan orientasi masa depan sudah sangat baik

dengan nilainya masing-masing 92,5%, 91,88% dan 90%. Pencapaian

tersebut harus tetap dipertahankan dan ditingkatkan lagi.

Dari hasil pengukuran IT Balanced Scorecard terlihat bahwa

pencapaian nilai IT Balanced Scorecard pada PT. GARUDA INDONESIA

sebesar 88,21% sudah cukup baik karena berada pada tingkat very good.

Dengan kata lain, kinerja divisi Human Capital IT sudah cukup maksimal

dalam mendukung proses bisnis PT. GARUDA INDONESIA.

bab 4 pengukuran dan evaluasi it balanced …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00814-ka bab...

Documents