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公文用字及核稿精要解說

夏進興（前總統府首席參事）

一、前言：

(一) 《公文程式條例》：初定於民國 17.11.15.，經 41年、61 年、

62年、82年、93年、96年共 6次修正，現行條文共 14 條。

(二) 《文書處理手冊》：現行《文書處理手冊》，係依行政院於民

國 62年訂頒的《行政機關公文處理手冊》修正而來。87年

以前，稱為《文書處理檔案管理手冊》，後因《檔案法》公布，

檔案管理另予規範，乃製作《文書處理手冊》單行本，該手

冊繼 99年之後，於民國 104.4.28.作最近一次修正。

(三) 公文類別：依《文書處理手冊》第 15點，公文分令、呈、咨、

函、公告及其他公文 6類。其他公文包括：書函、開會通知

單、公務電話紀錄、簽、報告、箋函（便簽）、聘書、證明書、

提案、說帖、會議紀錄及定型化表單。

(四) 公文用字：《公文程式條例》第 8條：「公文文字應簡淺明確，

並加具標點符號。」《文書處理手冊》16.1.：「文字使用應儘

量使用明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第 8條所

規定『簡、淺、明、確』之要求。」

（註：文字劃有底線者，係 104.4.28.修正之文字。）

二、公文製作一般原則：

(一) 分段要領：行政機關公文以「函」為主，其結構如下：

１、「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具

體扼要。

２、「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘

述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。

３、「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述

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時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、

「請求」、「擬辦」、「公告事項」、「核示事項」等其他名稱。

４、「主旨」、「說明」、「辦法」3段，得靈活運用，可用 1段

完成者，不必勉強湊成 2段、3段。

(二) 擬稿應注意事項：

１、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，

所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者

等，均應避免。

２、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須

提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。

３、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條

文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。

４、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係

重要者，請加註原文，以資對照。

５、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數

文答復。

６、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字

號，俾便查考。

７、字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處

蓋章。

８、文稿有 1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章或職

名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

(三)範例如附件一、附件二。

三、公文核判

(一)陳核：

１、文件經承辦人員擬辦後，應視其性質，使用公文夾遞送，

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如與其他單位有關者應先行會商或送會。

２、文書之核決，於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，其權責區

分如下：

(１)初核者係承辦人員之直接主管。

(２)覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。

(３)會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）。

(４)決定者係依分層負責規定之最後決定人。

３、承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行

陳核。

４、承辦人員擬有 2種以上意見備供採擇者，主管或首長應明

確擇定 1種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。

(二)核稿：

１、核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以

電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。

２、核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，

從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關

鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。

３、上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就

原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。

(三)判行：

１、文稿之判行按分層負責之規定辦理。

２、宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及

不符等情形。

３、對陳判文稿，應明確批示。同意發文，批示「發」；認為

無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。

４、重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。

５、決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，

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即時決定明確批示。

(四)閱稿：

１、注意程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否

正確；文字是否通順；措詞是否恰當；有無錯別字。（如

附件三）

２、對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員

改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。

四、文書簡化：

(一) 減少文書數量：

１、屬公告周知之文書，應於電子公布欄公布，並得刊載於政

府公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關

應即照辦，無須逐級函轉。

２、同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書

函或便簽行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子

方式處理。

３、凡造送各種報表，除必須備文附送者外，一律由主辦單位

逕行送發。。

４、屬機關內部通報性質之公文，得以登載機關內部電子公布

欄或電子傳遞方式告知；其採電子郵遞方式者，須確認相

關收受人員必能獲知該項訊息。

５、不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，可逕以移文單

移送主管機關，不必退還。

６、凡發往甲機關之文稿已經發出，又須以同樣文稿發往乙機

關時，應將原案調出，加簽說明，擬照發乙機關，經陳奉

核可後，即送請文書單位繕發，不必重行辦稿。

７、召集會議宜用開會通知單、電子郵件或以電話通知。

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８、借支、請假、出差、請購等例行事項，得用表格填報，或

利用機關內部網路，不另用簽。

(二) 簡化文書手續：

１、上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由

次一層級代判，不必再送上級判行，較急要者，得先行判

發再補陳核閱。

２、急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉之

時間及手續。

３、涉及 2個單位以上之案件，可會商作成決定後再辦，以減

少公文簽會手續。。

４、會議紀錄及交代案等類似案件，其內容廣泛，須送會 3個

以上單位者，得同時分送各有關單位，以免依次會簽，稽

延時日。

５、各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項或依分層負責之

事項，對其他機關或其他機關之內部單位，得直接行文，

不必由機關對機關行文。

６、收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，

可將查詢行文之副本抄送來文機關。

７、副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內加敘

請就某一事項予以處理之字樣。

８、附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副

本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○

○附件」。

(三) 實施分層負責：

１、各機關為實施分層負責，逐級授權，依《中央行政機關組

織基準法》第 8條第 2項規定，得就授權範圍訂定分層負

責明細表。

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２、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡

性質以用本機關為宜者，雖可授權第 2層或第 3層決定，

仍以機關名義行文。凡性質以用單位名義為宜者，可由單

位主管逕行決定，並以該單位名義行文。

３、第 2層、第 3層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）

文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，

定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦

得比照此項方式辦理。

五、會議紀錄：會議紀錄的組成，包括：會議名稱、管理資料、報

告事項、討論事項（提案）、臨時動議及指示事項……等。

(一)會議名稱：應使用會議名稱的全銜；如屬例行會議，應記明屆

期及次數。

(二)管理資料：應記明會議的時間、地點、出席人員、列席人員、

主席、紀錄及散會時間等項目。

(三)報告事項：除主席報告、專案報告及業務報告外，如屬例會，

並應包括：確認上次會議紀錄及歷次會議決議（指示）事項執

行情形。

(四)討論事項：討論事項（提案）為會議的核心，亦為會務人員所

需事先編列之議程，簡述如下：

１、結構：採用「（案由）」、「說明」、「建議」及「決議（決定）」

4段式。案情簡單可用 1段、2段完成者，勿硬性分割為

3段、4段；其段名，均可因事、因案加以活用。

２、分段要領：「案由」為提案精要，說明提案的目的及達到

目的之扼要方法。「說明」係當提案必須就事實、來源、

理由及相關法規，作較詳細之敘述時使用。「建議」係提

出具體意見，而無法在「案由」內簡述時使用。「決議」

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為扼要敘述討論的結果。

(五)應注意事項：

１、會議紀錄的出席人員及列席人員可逕在紀錄上簽名，或另

用「簽到簿」代替；主席及紀錄則逕在紀錄上簽名。

２、會議紀錄之末應註明散會時間。

３、會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收

回；與會人員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。

４、會議紀錄奉核後，應將紀錄書面或以電郵方式分請與會人

員查照；如須相關單位辦理者，得另行檢送。

５、討論事項結束後，如有臨時動議，經與會人員附議後，可

逕予討論並作成決議。再者，主席如有指示事項，亦可列

入紀錄中。

６、開會前，可用「電子郵件」、「電話」及填列制式「開會通

知單」（如附件四）等方式，通知與會人員參加。

(六)規格及範例：如附件五、附件六。

六、結語：公文類別繁多，對外行文以「函」為主，內部行文以「簽」

為最多；因此撰擬「函」及「簽」為一般業務承辦人必須具備的

能力。承辦人若能掌握製作公文的要領，便可以寫出一篇「簡、

淺、明、確」的公文。再者，善用電腦功能處理文書作業程序，

及推動文書版面標準化，以達到實用、經濟、美觀、減紙的要求。

另外，核稿人員猶如「國文老師」，對於公文規格、分段要領及

公文用語等，需有基本認識外，尚需具有判斷優劣、修正錯誤及

化繁為簡之能力。

註：「夏老師的部落格」http://blog.udn.com/chhsia1113

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附件一

檔 號： 保存年限：

行政院 函 地址：000臺北市○○路 000號 聯絡方式：00000000 （郵遞區號） （地址）

受文者：○○○

發文日期：中華民國 00年 00月 00日

發文字號：○○字第 00000000000號

速別：普通件

密等及解密條件或保密期限：

附件：

主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不

得變更設計及追加預算，請轉知所屬機關學校照辦。

說明：

一、依本院○○年○○月○○日會議決議辦理。

二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標，或

施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，

浪費公帑。

辦法：

一、各級機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「政府採購法」

及相關法令辦理。

二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀

錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更設計

及追加預算。

正本：臺灣省政府、福建省政府、臺北市政府、高雄市政府

副本：行政院主計處、行政院秘書處

院長 ○○○

註：本範例錄自《文書處理手冊》（99 年 3月版）附錄 6（p.71）

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附件二 檔 號： 保存年限：

行政院 函 地址：

聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail）

（郵遞區號）

（地址）

受文者：立法院 發文日期：中華民國 00年 00月 00日

發文字號：○○○字第 00000000000號

速別：最速件

密等及解密條件或保密期限：

附件：如文

主旨：函送「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正

草案及「中央法規標準法」第○條修正草案，請查照

審議。

說明：

一、鑑於國際間交往日愈密切，文書資料來往頻繁，歐美

文字都是由左至右橫式排列，國內目前直式書寫如遇

引用外文或阿拉伯數字時，往往形成扞格。為與國際

接軌，並兼顧電腦作業平臺屬性，使公文制作更具便

利性，進而提升公文處理效率，爰擬具「公文程式條

例」第○條、第○條、第○條修正草案及「中央法規

標準法」第○條修正草案。

二、經提本年○○月○○日第○○○○次會議決議：「通

過，送請立法院審議。」

三、檢送「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正

草案及「中央法規標準法」第○條修正草案條文對照

表（含總說明）各 3份。 正本：立法院

副本：

院長 ○○○

註：本範例錄自《文書處理手冊》（99 年 3月版）附錄 6（p.74）

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附件三：常見錯誤勘正表 錯 例 修 正 說 明

主旨：建請 貴局協

助改善○○路與○

○街路口交通問

題，詳如說明，請

查照。

說明：旨揭路口……

業經本校師生強烈

建議，建請 交通局

研擬……另建請交

通警察大隊於……

更加順暢通行。

主旨：為維護行車安

全，請 貴機關協助

改善○○路與○○

街路口交通問題，請

查照。

說明：

一、旨揭路口……

業經本校師生多次

建議 貴機關研

擬……。

二、另請貴機關

於……更加順暢通

行。

一、本文正本有 3 個機關，計「○

○局」、「○○處」、「○○大隊」，

宜用「貴機關」涵蓋所有機關。若

部分機關為要項，如交通局改善路

口交通問題；部分機關為次要事

項，如交通警察大隊增派交通指

揮，則前者列為正本，後者列為副

本，依規定：「須以副本分行者，

請在『副本』項下列明；如要求副

本收受者作為時，則請在『說明』

段內列明。」

二、類似「強烈建議」等文字，應

儘量避免。

三、「說明」及「辦法」每項表達

一個意思；多項意思，分項敘述。

主旨：檢送本校辦理

教育部……表件暨

結案……等相關資

料，敬請 鑒核。

主旨：檢送本校辦理

鈞部……表件及結

案……等，申請經費

補助共計 000 萬元，

請 鑒核。

一、稱呼上級，用「鈞」字。

二、兩者之間用「及」字，不用「暨」

字作為連接詞。

三、申請經費補助共計 000 萬元，

為本文重點，理應列在「主旨」。

副本：本校○○○ 副本： 內部不發副本為宜，如有必要，依

《文書處理手冊》第 31 點規定，

以加發「抄件」方式處理；如僅作

為內部參考用，尤應避免副本。

（略）

…假本校第 0 會議

室舉行…

…在本校第 0會議室

舉行…

「假」係「借用」之意，於本校第

0 會議室舉行，無須借用，以用「在」

為宜。

…惠請 同意… …請 惠予同意… 「惠」係「給予」之意，「惠」置

於「請」之前，有誤！「請 惠予」

係「請（對方）給予」，「惠」作為

對方之動詞，並省略第二人稱。。

主旨：澳……學生

Peter B.H.（享利彼

德）……敬請 惠予

協助，請 查照。

主旨：澳…學生享利

彼德（Peter B.H.）…

敬請 惠予協助。

夾有外文時，以中文為優先，再以

夾註號，註記外文。另，「敬請惠

予協助」（描述性期望語），「請查

照」（概括性期望語），擇一而用。

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附件四

檔 號：

保存年限：

○○○ 開會通知單

（郵遞區號）

（地址）

受文者：○○○

發文日期：中華民國 00年 00月 00日

發文字號：○○○字第 00000000000號

速別：

密等及解密條件或保密期限：

附件：

開會事由：

開會時間：

開會地點：

主持人：

聯絡人及電話：

出席者：

列席者：

副本：

備註：

（蓋條戳）

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附件五

○○○ 第 00屆第 000次會議紀錄

時間：民國 000年 00月 00日○午 0時

地點：○○○

主席：

出席人員：

列席人員：

紀錄：

壹、報告事項

一、主席報告：

二、確定上次會議紀錄。

決定：

三、歷次會議決議及指示事項執行情形。

決定：

四、（各單位報告）

決定：

五、（其他報告）

決定：

貳、討論事項

一、○○○提：○○○○○○○，提請審議。

說明：○○○○○○○○○……

建議：○○○○○○……

決議：

二、○○○提：○○○○○○○，提請審議。

說明：○○○○○○○○○……

建議：○○○○○○……

決議：

叄、臨時動議

肆、指示事項

伍、散會（0時 00分）

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附件六

金融監督管理委員會第 000次委員會會議紀錄

會議時間：000年 0月 00日下午 0時

會議地點：行政院金融監督管理委員會 0000會議室

主席：○主任委員○○

出席人員：○○○、○○○、○○○、○○○

列席人員：○○○、○○○、○○○、○○○

紀錄：○○○

壹、報告案：

一、檢陳本委員會第 000次委員會會議紀錄，謹提請 確認。

決定：確認。

二：檢陳本會委員會議歷次決議繼續追蹤事項辦理情形，謹報請 鑒

察。【提案單位:秘書室】

說明：自 00年 0月 00日至本（000）年 0月 0日止，已收到 000

次委員會會議紀錄，列入追蹤者計 0項，經洽請各業務承

辦單位研提或更新辦理結果，本次未有擬解除列管項目；

仍列繼續追蹤，請各主（協）辦單位儘速於 000年 0月 00

日前辦理結案。

決定：洽悉。

貳、討論案：

一、有關中央存款保險公司函報高雄區中小企業銀行等 5家經營不善

金融機構終止接管計畫及清理計畫草案，謹提請 討論。【提案

單位:銀行局】

說明：

（一）依據本會組織法第 10條第 1項第 3款規定辦理。

（二）高雄區中小企業銀行、中興商業銀行、花蓮區中小企業銀

行、台東區中小企業銀行及寶華商業銀行等 5家經營不善

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金融機構之主要營業、資產及負債已概括讓與其他金融機

構，目前除未結訴訟等事項外，幾已無銀行業務或保留資

產、負債等事務待處理。

（三）中央存款保險公司基於該 5家經營不善金融機構之接管目

的已完成，爰依金融機構接管辦法第 14條規定，報請本會

核准終止接管，並依銀行法第 62條第 1項規定勒令停業清

理。

決議：照案通過。

二、（略）

三、關於「保險業與利害關係人從事放款以外之其他交易管理辦法」

第 10條修正草案乙案，謹提請 討論。【提案單位:保險局】

說明：

（一）為使本會對所轄金融機構之監理措施具有一致性規範，本

局前擬具管理辦法第 4條修正草案，經提報本會 101年 4

月 16日第 353次業務會報報告通過後，於 101年 5月 13

日完成預告程序，並提報本會 101年 5月 17日第 406次委

員會討論決議通過。

（二）本案於委員會通過後，經本局再予檢視，因本管理辦法第

10條訂有施行日期（自中華民國九十七年一月一日施行），

為避免管理辦法第 4條修正後發生追溯效果，故擬於管理

辦法第 10條增訂第 2項「本辦法修正條文自發布日施行。」

決議：照案通過。

四、（略）

參、散會(下午 00時 0分)（註：節錄自「金管會網站」，網址：

http://www.fsc.gov.tw/ch/home.jsp?id=99&parentpath=0,2）

http://www.fsc.gov.tw/ch/home.jsp?id=99&parentpath=0,2