Normes et lignes directrices de la planification d’urgence

TABLE DES MATIERES

TABLE DES MATIERES...................................................................................................................................... I

INTRODUCTION............................................................................................................................................. 1

ASSURANCE DE L’ARC..................................................................................................................................................................2VUE D’ENSEMBLE DES NORMES ET DU PROCESSUS DE LA PLANIFICATION D’URGENCE............................................................3CRITÈRES RELATIFS À LA DÉLIVRANCE D’UN CERTIFICAT DE CONFORMITÉ ET DE BONNES PRATIQUES (CCBP).........................7

SECTION 1 : PLANS OPÉRATIONNELS.............................................................................................................. 9

SECTION 1A : CRITÈRES FONDAMENTAUX D’ÉLIGIBILITÉ.............................................................................................................9SECTION 1B : CRITÈRES DE MISE EN OEUVRE............................................................................................................................13SECTION 1C : LE CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN OPÉRATIONNEL................................................................................................14SECTION 1 D : SOUMISSION ET PROCESSUS D’EXAMEN DES PLANS OPÉRATIONNELS..............................................................16SECTION 1E : SYSTÈME DE NOTATION DU PLAN OPÉRATIONNEL..............................................................................................19

SECTION 2 : CERTIFICATS DE CONFORMITÉ ET DE BONNES PRATIQUES.........................................................22

SECTION 2A : RENOUVELLEMMENT DES CERTIFICATS DE CONFORMITÉ ET DE BONNES PRATIQUES.......................................23

SECTION 3 : PLANS DÉFINITIFS DE MISE EN OEUVRE (PDMO)........................................................................24

SECTION 3A : NORMES RELATIVES AUX PLANS DÉFINITIFS DE MISE EN OEUVRE......................................................................25SECTION 3B : LE CADRE GÉNÉRIQUE DU PDMO........................................................................................................................25SECTION 3C : LE CADRE GÉNÉRIQUE DE PDMO SIMPLIFIÉ.........................................................................................................26SECTION 3D : SOUMISSION ET PROCESSUS D’EXAMEN DES PDMO...........................................................................................28SECTION 3E : SOUMISSION ET PROCESSUS D’EXAMEN DU PDMO SIMPLIFIÉ EN CAS DE CATASTROPHES SOUDAINES............30SECTION 3F : LE SYSTÈME DE NOTATION DU PDMO.................................................................................................................33

SECTION 4 : LIGNES DIRECTRICES EN MATIÈRE DE SUIVI, D’ÉVALUATION ET DE SOUMISSION DE RAPPORT...36

SECTION 4A : LE RÔLE DE SECRÉTARIAT DE L’INSTITUTION DE L’ARC........................................................................................37SECTION 4B : STRUCTURE DE PRÉSENTATION DES RAPPORTS SUR LA MISE EN OEUVRE..........................................................37SECTION 4C : ÉTATS FINANCIERS...............................................................................................................................................39SECTION 4D : AUDITS DE PROCESSUS........................................................................................................................................39

SECTION 5 : DÉVIATIONS PAR RAPPORT AUX PLANS APPROUVÉS.................................................................41

SECTION 5A : ÉVALUATION DES DÉVIATIONS PAR RAPPORT AUX PLANS APPROUVÉS..............................................................41SECTION 5B : PROCESSUS DÉCLARATOIRE ET SANCTIONS POSSIBLES.......................................................................................42

APPENDICE 1 : SOMMAIRE DU CADRE LOGIQUE APPLIQUÉ À UNE ACTIVITÉ DE DISTRIBUTION DE TRAVAIL CONTRE DES VIVRES (Y COMPRIS LES ÉLÉMENTS DE TÂCHES RELATIVES AU RÉTABLISSEMENT DES MOYENS DE SUBSISTANCE)................................................................................................................................................... 44

APPENDICE 2 : PROCESSUS DE MODIFICATION DES PLANS APRÈS LE DÉBUT DE LA MISE EN ŒUVRE..............46

DÉROGATIONS D’URGENCE.......................................................................................................................................................46

ANNEXE 1 : LISTE D’ACTIVITÉS POSSIBLES (NON EXHAUSTIVE) AU COURS DE LA PHASE DE SAUVETAGE OU D’URGENCE DES OPÉRATIONS DE LUTTE CONTRE LES INONDATIONS OU LES CYCLONES....................................................................................................................................................... 47

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ANNEXE 2A : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN OPÉRATIONNEL EN CAS DE SÉCHERESSE.....................................48

ANNEXE 2B : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN OPÉRATIONNEL EN CAS D’INONDATION.....................................49

ANNEXE 2C : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN OPÉRATIONNEL EN CAS DE CYCLONE..........................................50

ANNEXE 3A : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN ŒUVRE EN CAS DE SÉCHERESSE................51

ANNEXE 3B : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN OEUVRE EN CAS D’INONDATION...............52

ANNEXE 3C : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN OEUVRE EN CAS DE CYCLONE....................53

ANNEXE 3D : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN OEUVRE SIMPLIFIÉ EN CAS D’INONDATION......................................................................................................................................................................... 54

ANNEXE 3E : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN OEUVRE SIMPLIFIÉ EN CAS DE CYCLONE....55

ANNEXE 4 : FORMATS DE PRÉSENTATION DES RAPPORTS.............................................................................56

ANNEXE 5 : RÈGLES DE CONFORMITÉ........................................................................................................... 57

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INTRODUCTION

La Mutuelle panafricaine de gestion des risques (l’ARC) comprend deux entités : une Institution spécialisée de l’Union africaine, à savoir l’Institution de l’ARC, et, la société d’assurance de l’ARC (l’ARC Ltd). L’Institution de l’ARC offre des services de renforcement des capacités aux États membres ainsi que la supervision politique et l’orientation stratégique de l’ARC, tandis que l’ARC Ltd remplit les fonctions d'assurance et de transfert de risques de l’ARC.

En sa qualité de principale instance dirigeante et de supervision de l’ARC, le Conseil d’administration de l’Institution de l’ARC (le Conseil) est tenu de s’assurer que les activités mises en œuvre grâce aux fonds de l’ARC Ltd soient conformes aux principes de l’ARC et en respectent les objectifs, tels que définis par la Conférence des parties (la CdP) en vertu de l’Accord portant création de l’Institution de la Mutuelle panafricaine de gestion des risques (ARC) (l’Accord portant création de l’ARC). L’ARC vise à améliorer la prévisibilité et la rapidité de la mise en œuvre des interventions en cas de catastrophes naturelles dans les pays participants, en leur versant des fonds de manière opportune et en utilisant des Plans d’urgence préalablement autorisés qui pallient les insuffisances critiques à la suite d’une catastrophe naturelle.

Afin de s'assurer que les pays soient capables de déployer rapidement et efficacement les fonds versés par l'ARC, la CdP et le Conseil ont adopté un certain nombre de critères et de normes auxquels les pays doivent satisfaire avant d’être en mesure de souscrire un contrat d'assurance auprès de l’ARC Ltd. Un pays doit avoir un Certificat de conformité et de bonnes pratiques (CCBP) délivré par le Conseil, conformément aux critères (les Critères de délivrance de CCBP), adoptés par la CdP.1,2 Dans le cadre de ces Critères de délivrance de CCBP, un pays doit disposer d’un Plan d'urgence approuvé par le Conseil.3

Ce document énonce les Normes et lignes directrices de la Planification d’urgence (les Normes de PU) établies par le Conseil. Il comprend : les normes relatives aux Plans d’urgence ; le processus de leur soumission ; les lignes directrices relatives à la soumission des rapports, au suivi et à l'évaluation ; les étapes à suivre pour traiter des déviations par rapport aux Plans d'urgence et les différents modèles de soumission. Le Conseil peut modifier les Normes de PU au fil du temps, au fur et à mesure que le Conseil, le Secrétariat et les pays participants acquièrent une plus grande expérience en matière de planification d'urgence et d'évaluation.

ASSURANCE DE L’ARC

L’ARC propose, ou sera bientôt en mesure de proposer, une assurance sécheresse, cyclone et inondation 1 Voir l’Accord portant création de l’Institution de la Mutuelle panafricaine de gestion des risques (ARC) (Accord portant création de l’ARC), Article 13 paragraphe 2 (h et l).2 Rapport et décisions de la deuxième session (réunion) de la Conférence des Parties de l’Institution de la Mutuelle panafricaine de gestion des risques (ARC), Paragraphe 9(d).3 Voir l’Accord portant création de l’ARC, Article 15 (k-l).

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aux pays auxquels le Conseil a accordé un CCBP. Les versements d’indemnités d'assurance provenant de l’ARC Ltd visent à être versés aux pays d'une manière opportune et prévisible afin que les gouvernements puissent utiliser le financement apporté par l’ARC pour venir en aide aux communautés touchées après une catastrophe naturelle lorsque d’autres fonds peuvent ne pas être accessibles. Le calendrier de ces interventions varie selon qu'une catastrophe naturelle est à évolution lente, comme la sécheresse, ou à évolution rapide, comme l’inondation ou le cyclone. En outre, les normes et les procédures de l'ARC varient aussi selon le type de catastrophe naturelle.

Sécheresse En cas de sécheresse, l’un des avantages parmi les plus importants de l'ARC, est que les fonds peuvent être fournis rapidement – souvent bien avant que d’autres autres fonds soient disponibles – ce qui permet de réduire le temps qu'il faut pour venir en aide aux populations vulnérables, de protéger leurs moyens de subsistance et de les empêcher de s'engager dans des stratégies d'adaptation négatives.4 Par le biais du processus de planification d’urgence, les pays soumettent un Plan opérationnel qui présente dans ses grandes lignes, les différentes façons de dépenser les fonds en cas d’un Versement. Puis, les pays doivent soumettre un Plan définitif de mise en œuvre (PDMO) décrivant l'utilisation d’un paiement d’indemnités d’assurance venant de l’ARC, lorsqu'un Versement est probable. « Probable » signifie :

1. Dès que la certitude de ce Versement dépasse les 70 %, dans les 60 à 70 jours précédant la date d’un versement potentiel ; ou,

2. S’il est déterminé, à la fin de la période de semis définie dans le contrat d’assurance, qu’un pays sera en droit d’exiger un versement d’indemnités d’assurance, quelles que soient les conditions pluviométriques pour le reste de la saison assurée.

Le Directeur général de l’Institution de l’ARC (le Directeur général) peut aussi annoncer qu’un Versement est probable, en s’appuyant sur le suivi du Logiciel Africa RiskView.

Les pays touchés par la sécheresse élaborent des Plan définitifs de mise en œuvre dès qu’un paiement est probable, plutôt que d'attendre jusqu’à la fin de la saison assurée, si bien que l’ARC est en mesure de débloquer rapidement des fonds à la fin de la période d’assurance destinés aux pays dont les PDMO ont été approuvés, contribuant ainsi à préserver les moyens de subsistance des bénéficiaires qui seraient sinon négativement affectés par une aide tardive.

Inondations et cyclonesLes fonds de l’ARC visent également à soutenir les gouvernements victimes d’inondations ou de cyclones tropicaux en leur donnant rapidement accès à des liquidités disponibles pour répondre aux besoins essentiels des communautés affectées. Les interventions en cas d’une catastrophe soudaine, comme une inondation ou un cyclone, peuvent être divisées en trois phases :4 Voir l’Analyse coûts-avantages de l’ARC, http://www.africanriskcapacity.org/documents/350251/371565/ARC_CBA_and_Response.pdf

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Phase 1 : les Opérations de secours, pour répondre aux besoins vitaux, de base et immédiats de la population affectée, en fournissant une protection, des abris, des vivres, de l’eau et des soins médicaux, pour une période d’un à trois mois, et pour recommencer à assurer les services de base. Phase 2 : les Opérations de rétablissement (ou redressement) rapide incluent de restaurer les moyens de subsistance en veillant à ce que les populations affectées soient soutenues dans la reprise de la production des denrées de base et des activités de subsistance associées, et en restaurant les infrastructures de « survie » comme l’électricité, l’eau, les télécommunications et les transports, ou par une combinaison des deux, par exemple, les programmes de transfert en espèces ou transfert monétaire - contre du travail ou la restauration d’infrastructures essentielles au soutien des moyens de subsistance. Phase 3 : les Opérations de réhabilitation/reconstruction font référence à la réhabilitation ou au remplacement des biens matériels endommagés par la catastrophe naturelle, y compris les installations publiques et privées.

Les fonds versés par l’ARC visent à soutenir les opérations qui maximisent l’efficacité des fonds dans le cadre de l’intervention globale et à assurer une transition en douceur des activités de secours immédiat aux activités de protection des moyens de subsistance et aux activités de redressement rapide, en amont de la phase de réhabilitation et de reconstruction. Une liste non exhaustive d'activités potentielles qu’un pays pourrait envisager de mettre en œuvre au cours de la phase de sauvetage ou d'urgence des opérations de lutte contre les inondations ou les cyclones, est jointe à l'Annexe 1.

Lors de catastrophes naturelles à évolution lente ou soudaines, on s’attend à ce que l’apport de fonds en temps opportun et fiables, associés à des Plans d’urgence solides, permettront d’améliorer les opérations d’intervention et de redressement destinées aux bénéficiaires des pays participants5.

VUE D’ENSEMBLE DES NORMES ET DU PROCESSUS DE LA PLANIFICATION D’URGENCE

Un Plan d'urgence de l’ARC comprend deux parties (collectivement, les Plans), qui, ensemble, constituent les Plans d'urgence décrits dans l'Accord portant création de l’ARC6 :

1. Un Plan opérationnel comprend des informations concernant : le profil de risque lié aux catastrophes naturelles du pays, les paramètres de transfert de risques, les interventions planifiées, et la rédaction (élaboration) des Plans définitifs de mise en œuvre pour chaque activité possible proposée. Un pays doit avoir un Plan opérationnel afin d’être éligible au CCBP.

2. Un Plan définitif de mise en œuvre (PDMO) qui expose en détail des informations sur la façon 5 Voir l’Analyse coûts-avantages de l’ARC, http://www.africanriskcapacity.org/documents/350251/371565/ARC_CBA_and_Response.pdf6 Voir l’Accord portant création de l’ARC, Articles 13 (h and l) et 15 (k-l).

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dont un Versement de l’ARC Ltd sera déployé après une catastrophe naturelle spécifique.

Les pays collaborent étroitement avec le Secrétariat de l'Institution de l’ARC (le Secrétariat), par le biais du Programme de renforcement des capacités de l’ARC dans le pays (le Programme de renforcement des capacités), afin de se préparer à souscrire une assurance. Dans le cadre du Programme de renforcement des capacités, les pays :

1. examinent, valident, et personnalisent le logiciel Africa RiskView, selon les besoins7 ; 2. déterminent les paramètres de transfert de risques ; 3. élaborent des Plans opérationnels (avec l’appui du Secrétariat, si la demande en est faite) ; et,4. identifient des besoins supplémentaires en matière de renforcement des capacités et/ou

d’appui afin de pallier certaines insuffisances identifiées dans leur gestion des risques en cas de catastrophes8.

Bien que de nombreuses normes et exigences de l'ARC soient cohérentes entre les différentes catégories de catastrophe naturelle, il existe des différences importantes de préparation pour chacune d’entre elles. Par conséquent, chaque catastrophe naturelle a son propre axe de travail de renforcement des capacités et un pays doit conclure des contrats d'assurance distincts pour chaque péril. Un pays peut prendre part à ces axes de travail, simultanément ou consécutivement, selon les ressources de l'ARC et les besoins du pays.

Examen du Plan opérationnelLorsqu'un Plan opérationnel est finalisé au travers des processus dans le pays, le pays le soumet au Secrétariat, qui le soumet à son tour au Comité d'examen technique (CET) composé de sept experts indépendants. Le CET examine et évalue les Plans opérationnels et fournit un rapport de son évaluation (le Rapport du CET) au Mécanisme d’évaluation par les pairs (MEP) du Conseil.

Le MEP, qui comprend trois membres du Conseil, procède à sa propre évaluation indépendante du Plan opérationnel, en prenant le Rapport du CET en considération. Le MEP produit alors un rapport destiné au Conseil réuni au complet (le Rapport du MEP) qui contient ses recommandations quant à savoir si le Plan opérationnel satisfait aux critères fixés par le Conseil.

C’est le Conseil qui décide in fine si le Plan opérationnel se conforme aux Normes de PU.

Plans définitifs de mise en œuvre

7 Le degré de personnalisation du logiciel Africa RiskView qu’un pays doit effectuer dépend du type de risques pour lequel ils cherchent une couverture d’assurance. Dans tous les cas, il doit valider les résultats modélisés du logiciel Africa RiskView pour les événements de risques passés.8 L’ARC tente d’aider les pays à identifier des moyens qui leur permettraient de soutenir leurs structures de gestion des risques en cas de catastrophe, grâce à des initiatives de renforcement des capacités existantes. L’ARC a l'intention de servir d’interlocutrice aux agences offrant une aide dans les principaux domaines de gestion des risques en cas de catastrophes et de s'assurer que les pays sont soutenus pour recevoir des investissements suffisants en matière de capacités afin d’appuyer leurs activités de gestion des risques en cas de catastrophes.

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Avant qu’un Versement ne puisse être fait par l’ARC Ltd, un pays est tenu de présenter un PDMO par le biais d’un processus analogue au processus de soumission du Plan opérationnel, et, s’il en fait la demande, le Secrétariat lui apportera son soutien lorsqu’il élabore son PDMO. Le PDMO, qui comprend des informations détaillées sur la façon dont un Versement sera déployé au cours d'une catastrophe naturelle spécifique, ne devrait comprendre que des activités qui ont déjà été approuvées dans le cadre du Plan opérationnel du pays, à moins qu’une justification claire ne soit fournie, par exemple, en cas de catastrophe soudaine ou de l’identification de besoins imprévus spécifiques en dehors de ceux pris en considération dans la Plan opérationnel. Si un pays souhaite inclure des activités supplémentaires qui n'ont pas encore été approuvées dans le cadre du Plan opérationnel, il doit aussi par la suite modifier ledit Plan, comme décrit à la Section 1D ci-dessous.

Dès qu'un pays a finalisé son PDMO, il le soumet au Secrétariat qui le transmettra au CET et au MEP.

Les PDMO d’intervention en cas de sécheresseSi un pays soumet un PDMO d’intervention en cas de sécheresse, il est tenu de le soumettre dès qu’il est établi qu'un Versement est probable9.

Dès qu’un pays a finalisé son PDMO, le CET l’examine et présente ses observations au pays concerné et au MEP. Puis, le MEP examine également le PDMO ainsi que le Rapport du CET et présente ses observations au Conseil réuni au complet. Si le CET et le MEP déterminent que le PDMO devrait être renforcé, ledit PDMO peut-être être retourné au pays concerné afin qu’il puisse le réviser, après quoi le CET l’examinera à nouveau.

Lorsque le CET et le MEP sont convaincus que le PDMO répond aux normes adoptées par le Conseil, ledit PDMO est présenté au Conseil accompagné du Rapport du CET et du Rapport du MEP. Le Conseil prend la décision finale concernant l'approbation du PDMO. Une fois l’approbation du PDMO obtenue, l’ARC Ltd fera le Versement au pays.

Les PDMO d’intervention en cas de cyclone et d’inondationEn cas de d’une inondation ou d’un cyclone tropical important, un pays dispose d'un système limité de préalerte de catastrophes naturelles, et par conséquent, peut ne pas avoir la possibilité de préparer un PDMO à l'avance, lorsqu’un versement d’indemnités d'assurance en cas de cyclone tropical ou d’inondation est déclenché10. C’est pourquoi, le pays peut choisir de suivre un processus de PDMO en deux étapes afin d’assurer le déblocage très rapide des premiers fonds. Le processus de PDMO en deux étages est conçu pour permettre le décaissement rapide de fonds pour combler le déficit de

9 « Probable » dans ce cas se définit comme suit : 1) Dès que la certitude de ce Versement dépasse les 70 %, dans les 60 à 70 jours précédant la date d’un Versement potentiel ; ou, 2) S’il est déterminé, à la fin de la période de semis définie dans le contrat d’assurance, qu’un pays sera en droit d’exiger un paiement d’indemnités d’assurance, quelles que soient les conditions pluviométriques pour le reste de la saison assurée. Le Directeur général peut aussi annoncer qu’un Versement est probable, en s’appuyant sur le suivi du Logiciel Africa RiskView.10 Les contrats d'assurance-cyclones tropicaux et inondations détermineront le mécanisme de déclenchement des versements d’indemnités d’assurance ; le mécanisme de déclenchement peut varier selon les circonstances du pays et les paramètres du contrat d'assurance.

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financement à la suite d’une catastrophe naturelle survenue rapidement. La première étape du processus de PDMO permet à l’ARC de libérer rapidement une partie du total du versement potentiel, accompagnée de l’approbation d’un PDMO simplifié (le PDMO simplifié), pour soutenir l’intervention rapide en cas de catastrophe. Le reste du versement est débloqué au cours de la deuxième étape du processus de PDMO, dès l’approbation du PDMO complet.

Il appartient au pays seul de décider s’il désire profiter du processus accéléré en deux étapes afin de permettre le décaissement rapide d'un montant de financement initial, ou s'il préfère terminer le PDMO complet puis recevoir le financement intégral en une tranche. En cas de processus accéléré, le pays est tenu d'informer l’ARC dès que possible de son intention d’obtenir un versement accéléré.

Lorsqu'un pays présente un Plan opérationnel relatif aux inondations ou aux cyclones tropicaux, l’Institution de l’ARC identifiera deux membres du CET ou experts à partir de la liste du CET 11 (les Examinateurs) qui seront chargés d'examiner le PDMO simplifié immédiatement après sa soumission à la suite d’une inondation ou d’un cyclone tropical. 12 Les Examinateurs doivent avoir l’expérience géographique pertinente, être spécialisés dans le domaine des catastrophes soudaines, parler la langue dans laquelle le pays présentera son PDMO simplifié, et être prêts à s'engager à examiner rapidement le PDMO simplifié soumis. Les Examinateurs sont chargés de passer en revue les PDMO simplifiés, avant de les soumettre à l'approbation du Conseil ou de les retourner au pays pour obtenir davantage de précisions avant leur soumission au Conseil. Le Conseil d'administration est chargé d'approuver les PDMO simplifiés.

Dès l’approbation du PDMO simplifié, les premiers fonds, représentant 10 % du versement potentiel total ou du montant de la prime payée par le pays, la somme la plus importante l’emportant, sont débloqués pour soutenir une réponse rapide à la catastrophe. Afin de recevoir le paiement du montant restant du versement d’indemnités d’assurance, le pays doit ensuite achever le PDMO complet, en suivant le processus habituel du PDMO décrit ci-dessus. Le paiement du restant des fonds dépendra de l’approbation du PDMO complet.

Ce processus en deux étapes est destiné à accélérer le décaissement des fonds en cas de situation d’urgence soudaine. Le processus qui vise à fournir un financement à un moment identifié dans le processus de Plan opérationnel, en tant que financement d’un déficit de la phase initiale, est donc conçu pour être aussi peu contraignant que possible.

CRITÈRES RELATIFS À LA DÉLIVRANCE D’UN CERTIFICAT DE CONFORMITÉ ET DE BONNES PRATIQUES (CCBP)

11 L’ARC conserve une liste des personnes qualifiées et disponibles pour siéger au CET.12 Au cas où un pays s'opposerait au choix d’un Examinateur fait par l'Institution de l'ARC, cette dernière fera tout ce qui est en son pouvoir pour identifier un autre Examinateur.

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Dans le but de souscrire une assurance auprès de l’ARC Ltd, un pays doit détenir un CCBP octroyé par le Conseil, conformément aux règles établies par la CdP.13

Afin d’obtenir un CCBP, un pays doit : 1. Être signataire de l'Accord portant création de l’ARC ; 2. Avoir un Plan d'urgence, approuvé par le Conseil, indiquant en détail l'utilisation d'un

versement d’indemnités d'assurance provenant de l’ARC Ltd, comme le prévoit l'Accord portant création de l’ARC14;

3. Avoir achevé son examen, sa validation et sa personnalisation, le cas échéant, du logiciel Africa RiskView;

4. S’être acquitté de ses obligations financières envers l’Institution de l'ARC ; et,5. Respecter ses Plans d’urgence approuvés lors de l'utilisation d'un Versement de l’ARC Ltd,

comme décrit dans les Règles de conformité adoptées par la CdP.15

Bien que les Critères CCBP utilisent le terme « Plan d'urgence », seul le Plan opérationnel doit être soumis lors de la demande d'un CCBP.

Dès que le MEP a approuvé le Plan opérationnel d'un pays, le Secrétariat soumet ce Plan au Conseil dans le cadre de la demande d’un CCBP faite par ce pays, accompagnée des autres documents indiquant que le pays a satisfait aux autres Critères CCBP. Si le Conseil détermine que le Plan opérationnel du pays se conforme aux Normes de PU, il examine immédiatement aussi si le pays a satisfait aux Critères CCBP restants.

Si le Conseil délivre un CCBP au pays, le Secrétariat en informe l’ARC Ltd et le pays peut alors souscrire une assurance auprès de cette dernière.

13 Critères relatifs à la délivrance de Certificats de conformité et de bonnes pratiques (ARC/LW/D001.1703_15).14 Voir l’Accord portant création de l’ARC, Articles 13 (h et l) et 15 (k à l). 15 Critères relatifs à la délivrance de Certificats de conformité et de bonnes pratiques (ARC/LW/D001.1703_15).

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SECTION 1 : PLANS OPÉRATIONNELS

Comme indiqué plus haut, un pays doit, pour recevoir un CCBP, présenter un Plan opérationnel, qui est conçu pour offrir une certaine flexibilité. Certains pays peuvent proposer plusieurs activités potentielles qui pourraient être financées grâce au versement d’indemnités d’assurance provenant de l’ARC Ltd, et n’en sélectionner que quelques-unes, compte tenu de la situation particulière sur le terrain au moment du paiement. D’autre pays peuvent décider de ne proposer qu’une seule activité s’ils estiment qu’elle sera adaptée à toute situation.

L’objectif d’un Plan opérationnel est d’encadrer à l’avance l’utilisation d’un Versement de l’ARC, de sorte que si un pays reçoit un tel paiement, il sera prêt à utiliser les fonds immédiatement et efficacement, tout en tirant parti des avantages d’une intervention prévisible et rapide.16 Les Plans opérationnels prennent en compte les systèmes existants au plan national et déploient un Versement de l’ARC, en vue de soutenir de manière opportune et économiquement efficiente la réalisation des activités visant à atteindre les ménages les plus démunis pour leur venir en aide.

Les Plans opérationnels sont évalués en fonction de deux normes :1. Les activités proposées répondent-elles aux Critères fondamentaux d’éligibilité de l’ARC ?2. Les activités proposées peuvent-elles être mises en œuvre, puis faire l’objet d’un suivi et d’une

évaluation, de manière adéquate (collectivement, les Critères de mise en œuvre)?

Un pays doit présenter un Plan opérationnel qui se conforme à l'un des Cadres (ou formats) génériques du Plan opérationnel, adoptés par le Conseil et joints en tant qu’Annexe 2. Il existe différents Cadres génériques du Plan opérationnel pour chaque type de catastrophe. Lorsque le CET et le MEP reçoivent un Plan opérationnel, ils examinent chaque activité proposée séparément. Tout d'abord, ils évaluent si l'activité proposée satisfait aux critères fondamentaux d’éligibilité de l'ARC, et si elle y répond, le CET et le MEP examinent alors si elle se conforme également aux Critères de mise en œuvre.

SECTION 1A : CRITÈRES FONDAMENTAUX D’ÉLIGIBILITÉ

Le CET et le MEP se posent trois questions au moment de déterminer si une activité proposée dans le Plan opérationnel d'un pays satisfait aux critères fondamentaux d’éligibilité de l'ARC. Est-ce que l'activité proposée :

1. Est sensibles au facteur temps et/ou catalytiques ?a. Les activités sensibles au temps sont celles qui :

i) sont réalisables grâce à la mise à disposition de fonds fiables en temps opportun ; et,

16 Analyse coûts-avantages de la Mutuelle panafricaine de gestion des risques , Institut international de recherche sur les politiques alimentaires (2012). Cette analyse coûts-avantages ne concernait que l’intervention en cas de sécheresse.

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ii) sont mises en œuvre dans un délai d’environ 120 jours suivant réception d’un Versement de l’ARC Ltd.

b. les activités catalytiques sont celles qui entraînent ou permettent d’appuyer d’autres activités garantissant des mesures plus rapides, prévisibles et efficaces, dans le cadre d’une intervention globale.

2. Services essentiels et impactsa. Les Versements de l’ARC Ltd ne doivent pas être utilisés dans le cadre d’investissements d’ordre

général. b. Les activités doivent tendre à soutenir et catalyser les activités essentielles après la catastrophe.

En cas d’événement à évolution lente, cela signifie la préservation des moyens de subsistance des bénéficiaires, dont la situation empirerait s’ils devaient attendre pour recevoir de l’aide ou faire face à un vide ou à un manque de régularité dans l’aide qui leur est apportée. En cas d’événement soudain, cela peut comprendre l’appui aux besoins fondamentaux de ceux touchés, et/ou la préservation des moyens de subsistance des bénéficiaires.

c. Les interventions offrent la meilleure utilisation des fonds dans des délais prescrits, selon la meilleure compréhension disponible des besoins et avec des interventions visant des impacts clairement définis pour y répondre.

3. Peut être réalisée dans un délai de six mois ?a. Les activités qui seront financées par un Versement de l’ARC Ltd doivent être réalisées dans les

six mois afin de s’assurer que les ressources financières soient utilisées dans les délais et avec efficacité, en mettant à profit le principe de « fonds fiables et rapides ».

Chaque activité proposée dans le Plan opérationnel doit satisfaire aux trois Critères d’éligibilité. Le tableau ci-dessous comprend une description des Critères d’éligibilité ainsi que certaines questions clés, susceptibles d’aider à déterminer si l’activité répond aux critères. Des exemples d’activités potentiellement éligibles sont aussi présentés à l’Appendice 1.

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CRITÈRE DESCRIPTION PRINCIPALES QUESTIONS À SE POSER

SENSIBLE AU FACTEUR TEMPS/ CATALYTIQUE

Dans les délais : L’activité peut être renforcée

par des fonds fiables en temps opportun versés par l’ARC.

La mise en œuvre et la première prise de contact avec les bénéficiaires par le biais de l’activité peuvent avoir lieu dans les 120 jours suivant un Versement de l’ARC Ltd.

et/ou

Catalytique : L’activité qui entraîne ou

permet d’appuyer d’autres activités garantissant des mesures plus rapides, prévisibles et efficaces, dans le cadre d’une intervention globale

Existe-t-il d’autres fonds pour financer ces activités ? o Les fonds de l’ARC doivent servir à financer des activités dont la réalisation

serait retardée du fait d’un manque de fonds disponibles

Ces activités pourraient-elles être réalisées sans les fonds de l’ARC ? Les fonds de l’ARC doivent servir à financer des activités dont la réalisation serait retardée du fait d’un manque de fonds disponibles o Existe-t-il des éléments probants indiquant que la première prise de contact

avec les bénéficiaires pourrait avoir lieu dans les 120 jours ? Est-ce que cela s’est produit précédemment ?

Le démarrage rapide de ces activités pourrait-il contribuer à réduire l’impact d’une intervention d’urgence ? o Existe-t-il des éléments indiquant de quelle manière cela pourrait être

réalisé, comme par exemple des données factuelles de précédentes interventions d’urgence ?

Les Versements de l’ARC Ltd pouvant, dans certains cas, ne représenter qu’une petite partie de la somme nécessaire pour répondre à un événement météorologique extrême , les pays concernés peuvent utiliser ces fonds pour financer des activités permettant d’améliorer la qualité d’une intervention globale, laquelle peut également être financée par d’autres sources, soit -a) Directement, en réduisant le coût potentiel d’une intervention future grâce à

l’activité en question, soit,b) indirectement en agissant par le biais de cette activité, de manière à limiter

la nécessité d’une intervention d’urgence et donc d’en réduire les coûts subséquents, ce qui serait impossible sans la réalisation de cette activité.

IMPACT CRITIQUE

Montre que le Versement de l’ARC Ltd ne sera pas utilisé dans le cadre d’une stratégie générale d’investissement.

L’activité proposée doit démontrer qu’elle peut avoir

S’agit-il d’une activité d’investissement d’ordre général ? o Ce type d’activités n’est pas éligible à un financement de l’ARC. Toutefois,

les pays identifient la manière dont un Versement de l’ARC Ltd pourrait protéger les activités d’investissement en cours et exposent brièvement les liens à ces programmes à plus long terme.

Quelle est la menace encourue si la mise à disposition des fonds est retardée ?

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un impact critique sur les bénéficiaires dont la situation empirerait s’ils devaient attendre pour recevoir de l’aide.

o Les activités doivent aborder directement l’impact de la catastrophe, en tenant compte des services essentiels et des besoins fondamentaux et en moyens de subsistance des populations touchées par l’événement météorologique extrême

Comment l’activité identifiée permettrait-elle de catalyser les activités et/ou de répondre aux besoins essentiels de ceux touchés par une catastrophe soudaine ?

Existe-t-il des éléments probants indiquant que cette activité catalysera et soutiendra l’intervention après la catastrophe et le rétablissement des bénéficiaires en cas de Versement de l’ARC Ltd ?

Quel est le lien entre cette activité et les programmes/activités en cours, y compris ceux qui encouragent l’investissement dans les moyens de subsistance ? Les activités mettent l’accent essentiellement sur les éléments qui s’alignent sur les objectifs des programmes nationaux en matière de développement.

LIMITÉE DANS LE TEMPS

L’activité doit être réalisée dans les six mois afin de s’assurer que les ressources financières soient utilisées dans les délais et avec efficacité.

L’activité en question peut-elle être réalisée dans les six mois suivant le début de sa mise en œuvre ?

Les informations fournies dans le Plan opérationnel sont-elles suffisamment claires pour démontrer que ce délai est réalisable ? o L’objectif de l’ARC étant d’encourager une intervention prévisible dans les

délais, les activités proposées doivent démarrer dès le déclenchement d’un Versement et se terminer dans les six mois, délai à partir duquel d’autres fonds seront probablement disponibles, selon les besoins.

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SECTION 1B : CRITÈRES DE MISE EN OEUVRE

Lorsqu’il est établi qu’une activité satisfait aux critères fondamentaux d’éligibilité, le CET et le MEP déterminent si elle peut être mise en œuvre, puis suivie et évaluée. Les activités peuvent être réalisées, suivies et évaluées par les organismes partenaires extérieurs précédemment habilités par le gouvernement pour des opérations passées. Par conséquent, des informations détaillées concernant tout partenaire d’exécution doivent être données dans le cadre des plans. Le pays doit, dans tous les cas, s’efforcer d’augmenter dans la mesure du possible la portée des activités existantes afin d’assurer l’utilisation la plus efficiente possible des fonds de l’ARC. L’idéal serait que tous les partenaires soient des partenaires existants, ayant déjà travaillé conjointement avec le pays à la mise en œuvre de différents programmes et ayant été dûment agréés pour avoir participé antérieurement à de telles activités. Si, en cas d'une réponse à une catastrophe soudaine, les partenaires sont susceptibles d'être différents de ceux auxquels il est fait appel dans le cadre de la programmation normale, les pays devront soumettre des Protocoles d’accord préalablement conclus avec des agences de secours compétentes couvrant les activités spécifiques du programme.

Chaque pays doit fournir des informations sur chaque activité proposée pour décrire comment l’activité satisfait aux Critères de mise en œuvre, notamment en ce qui concerne les budgets, les échéances et les informations sur tous les organismes impliqués, et portant sur les cinq aspects suivants :

1. Opérations : tous les pays fournissent un descriptif détaillé de l’activité proposée et de toutes les étapes à suivre pour sa réalisation, y compris des processus accélérés de passation de marchés, le cas échéant. 17

2. Administration et flux financiers : les pays sont tenus d’expliquer de quelle manière le gouvernement prendra en charge en interne les Versements de l’ARC et comment ces fonds seront acheminés sous forme d’aide auprès des bénéficiaires, y compris en cas d’une catastrophe soudaine, le scénario d’un versement accéléré.

3. Évaluation des besoins : les pays décrivent les méthodes existantes d’évaluation des besoins utilisées et indiquent si des modifications doivent y être apportées en cas d’un Versement de l’ARC Ltd, y compris dans le cadre d’un scénario de versement relatif au PDMO simplifié et donnent aussi des détails sur d’autres approches envisagées, selon les besoins.

4. Ciblage : les pays expliquent de quelle manière ils cibleront les bénéficiaires, le profil et les catégories probables de bénéficiaires, indiquent les mécanismes et les critères de ciblage qui seront utilisés pour identifier les différentes catégories de bénéficiaires et comment ils garantiront que l’aide appropriée sera affectée en toute transparence aux bénéficiaires visés, en tenant compte de l’égalité hommes-femmes et de l’inclusion sociale.

17Les pays soumettront des lignes directrices relatives à la passation de marchés d’urgence dans le cadre de leurs Plans opérationnels.

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5. Système de suivi et d’évaluation (S&E) : toutes les activités proposées devront disposer d’un système de suivi et d’évaluation permettant d’évaluer correctement les extrants d’un programme en fonction des objectifs fixés par l’ARC et de ses exigences en matière de rapports. Le système S&E, dans la mesure du possible, s’appuie sur les systèmes S&E existants de l’intervention. Des informations complètes sur le système S&E doivent être fournies.

Le Cadre (ou format) générique du Plan opérationnel comprend des questions qui visent à traiter ces cinq domaines. Les pays doivent également transmettre des informations accompagnées de pièces justificatives permettant d’évaluer la viabilité et l’adéquation des systèmes proposés pour réaliser les fonctions/activités décrites dans leur Plan opérationnel ainsi que leur capacité nationale de mise en œuvre (et de leurs partenaires), nécessaire à l’exécution efficace de leur Plan opérationnel. Les systèmes proposés dans les cinq domaines s’appuient autant que possible sur des activités et des processus existants et validés, et collaborent avec des partenaires identifiés auxquels le pays a déjà fait appel par le passé. En outre, les systèmes de passation des marchés, d’évaluation des besoins, de ciblage et de S&E proposés doivent être suffisamment rigoureux pour satisfaire aux exigences de transparence et de redevabilité dans l’utilisation des fonds versés par l’ARC.

SECTION 1C : LE CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN OPÉRATIONNEL

Les Cadres génériques du Plan opérationnel en cas de sécheresse, d’inondations et de cyclone, qui ont été adoptés par le Conseil sont joints en Annexe 2. Tous ces plans comportent les dix parties suivantes :

Partie 1 : Informations d’ordre généralPartie 2 : Profil de catastrophe naturelle du paysPartie 3 : Dispositions institutionnellesPartie 4 : Paramètres de transfert de risquesPartie 5 : Définition des scénarios et couverture géographiquePartie 6 : Détails des interventionsPartie 7 : Cadre de S&E et planPartie 8 : Risques et hypothèses du programme Partie 9 : Définition des procédures standard d’opération (PSO)Partie 10 : Annexes

La Partie 1 « Informations d’ordre général » requiert du pays qu’il fournisse une vue d’ensemble du Plan.

La Partie 2 « Profil de catastrophe naturelle du pays » requiert du pays qu’il indique les informations historiques sur le type de catastrophe naturelle pour laquelle il souscrit une assurance (sécheresse, inondation ou cyclone tropical) et les réponses à ces catastrophes naturelles afin de mieux comprendre son profil de risques.

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La Partie 3 « Dispositions institutionnelles » comporte une série de questions concernant les dispositions institutionnelles existantes destinées à aider à démontrer comment les activités de l’ARC se rattacheraient aux dispositions institutionnelles plus générales du pays, ce qui permettrait, en cas d’événements à évolution lente, de garantir que les fonds venant de l’ARC satisfont à l’objectif d’un financement rapide et prévisible affecté à des interventions et à des programmes établis plus importants.

La Partie 4 « Paramètres de transfert de risques » requiert du pays qu’il définisse ses paramètres de transfert de risques, y compris la période couverte par l'assurance proposée, la fréquence de Versement prévu, le montant de Versement maximum, le niveau de transfert de risques et la prime estimée à payer.

La Partie 5 « Définition des scénarios et couverture géographique » guide le pays à travers un processus d'élaboration de scénarios, en tenant compte de différents scénarios de paiement et de l'impact sur les populations vulnérables ou sur le pays qui y est associé. Cette partie pose également une série de questions sur la procédure d’évaluation des besoins actuelle qui est suivie au sein de chaque pays en réponse à une catastrophe naturelle ou en prévision de cette dernière.

La Partie 6 « Détails des interventions » est peut-être la partie la plus importante du Plan opérationnel. Dans cette partie, chaque intervention proposée est identifiée séparément. Elle comprend une série de questions qui fournissent des informations détaillées sur chaque intervention proposée, y compris pour : déterminer si elles répondent aux Critères d'éligibilité de l'ARC ; identifier les partenaires opérationnels et indiquer leurs coordonnées ; et, fournir des détails sur les mouvements de fonds (ou flux financiers), le ciblage du programme, les besoins d'approvisionnement et le S&E. Cette partie se termine par un calendrier détaillé sous forme de diagramme de Gantt qui montre comment les différentes étapes de mise en œuvre peuvent se produire dans les délais prescrits par l’ARC.

La Partie 7 « Cadre de S &E et Plan » requiert du pays qu’il définisse le cadre de résultats et l’ensemble d’indicateurs qu'il utilisera pour contrôler le décaissement des fonds de l'ARC. Étant donné que la plupart des indicateurs sont prédéfinis par l'ARC, cette partie consiste principalement à définir une mesure unique de l'impact de chaque intervention. Il faut que ces mesures puissent être rassemblées dans le cadre des processus existants en matière de présentation de rapports et de S&E. La Partie 8 « Risques et hypothèses du Programme » se concentre sur la détermination des hypothèses et des risques possibles du plan.

La Partie 9 « Définition des procédures standard d’opération (PSO) permet au pays d’exposer en détail, étape par étape, le processus de mise en œuvre d'une activité et de transformer le Plan opérationnel le plus générique en un PDMO. Les PSO identifient les prochaines étapes et responsabilités en cas de Versement. Les pays sont encouragés à modifier les PSO proposées ou à en ajouter d’autres pour s'assurer qu'elles correspondent à leur propre situation. Les PSO fourniront aux auditeurs des informations essentielles sur l’après-Versement afin qu’ils s'assurent de la mise en œuvre des plans et

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afin de mieux comprendre ce qui a fonctionné ou pas. Cette démarche se traduira par une rétroaction importante et par un apprentissage pour les itérations de plan futures.

SECTION 1 D : SOUMISSION ET PROCESSUS D’EXAMEN DES PLANS OPÉRATIONNELS

SOUMISSION DES PLANS OPÉRATIONNELS

1. Un pays souhaitant déposer une demande de CCBP doit soumettre au Conseil un Plan opérationnel respectant le format établi par ce dernier.

2. Si un pays en fait la demande, le Secrétariat l’aidera à préparer ses soumissions et à s’assurer qu’elles répondent aux critères établis par le Conseil.

3. Les pays soumettent la version définitive de leurs Plans opérationnels au Secrétariat au moins 25 jours avant la réunion du CET et au moins 40 jours avant la réunion du MEP afin qu’ils puissent être traduits et que des copies en soient distribuées en temps utile au CET et au MEP. Le calendrier des réunions du CET et du MEP est communiqué à l’avance afin que les pays puissent respecter le délai de rigueur.

4. Les Plans opérationnels sont soumis dans l’une des langues de travail de l’ARC, à savoir l’anglais, l’arabe, le français ou le portugais.

EXAMEN DES PLANS OPÉRATIONNELS PAR LE CET

1. Le CET est un mécanisme d'examen indépendant chargé d’évaluer les Plans. Il comprend une équipe de sept experts externes indépendants dans les domaines de la planification d'urgence, de l’intervention humanitaire et de la gestion des risques, choisis par le Secrétariat pour examiner les Plans opérationnels et, à un stade ultérieur, les PDMO soumis par les pays. Le rôle du CET est de guider le Conseil quant à la qualité des Plans. Le CET est également chargé de formuler des recommandations spécifiques afin d’aider les pays à améliorer leurs Plans.

2. Le CET est chargé d'examiner chaque Plan opérationnel en détail et d’évaluer entre autres choses, si le plan proposé fournit suffisamment d’informations pour s’assurer qu'un pays :i) Ait une bonne compréhension de ses risques liés aux catastrophes naturelles, mécanismes

d'alerte précoce et populations vulnérables ;ii) Ait en place les dispositions institutionnelles nécessaires pour assurer le suivi d’une

catastrophe qui se déroule et pour coordonner une réponse appropriée ;iii) Démontre la capacité nécessaire à la mise en œuvre des interventions d’urgence ;iv) Montre que les interventions proposées satisfont aux exigences de l'ARC et qu’il est possible

de les mettre en œuvre, compte tenu des contraintes de capacité existantes.

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3. Lorsqu'un pays présente un Plan opérationnel relatif aux inondations ou aux cyclones tropicaux, l’Institution de l’ARC identifiera deux membres du CET ou experts à partir de la liste du CET 18 (les Examinateurs) qui seront chargés d'examiner le PDMO simplifié immédiatement après sa soumission à la suite d’une inondation ou d’un cyclone tropical. 19 Les Examinateurs doivent avoir l’expérience géographique pertinente, être spécialisés dans le domaine des catastrophes soudaines, parler la langue dans laquelle le pays présentera son PDMO simplifié, et être prêts à s'engager à examiner rapidement le PDMO simplifié soumis, conformément au processus énoncé dans le présent document.

4. Le processus d'examen par le CET se déroule comme suit :

i) Les membres du CET organisent un atelier de deux à trois jours au cours duquel le personnel du Secrétariat présente les plans avant une notation de groupe finale.

ii) Afin de préserver l'indépendance et la transparence du processus, le Secrétariat ne participe pas aux délibérations du CET et les recommandations finales ne peuvent émaner que du CET.

iii) Dans les trois jours suivant la clôture de l'atelier, le Président du CET fournit par écrit :

a) Les conseils spécifique du CET au pays portant sur la façon d'améliorer son plan pour répondre aux normes de l'ARC.

b) Les recommandations émises par le CET à l’intention du MEP, le Comité du Conseil établi pour évaluer les Plans opérationnels et les PDMO et faire des recommandations au Conseil.

iv) Le Secrétariat communique les recommandations du CET au pays.

v) Le pays modifie et actualise dans un délai de deux semaines ses plans avant de les soumettre à nouveau au MEP pour qu’il les évalue à son tour.

EXAMEN DES PLANS OPÉRATIONNELS PAR LE MEP

1. Le MEP, un Comité du Conseil d'administration, composé de trois membres du Conseil ayant une expertise dans les domaines de l'agriculture, des finances et de l’intervention en cas de catastrophes, se réunit en tête à tête, pour procéder à son évaluation et faire des recommandations finales au Conseil, en tenant compte du rapport du CET.

18 L’ARC conserve une liste des personnes qualifies et disponibles pour siéger au CET.19 Au cas où un pays s'opposerait au choix d’un Examinateur fait par l'Institution de l'ARC, cette dernière fera tout ce qui est en son pouvoir pour identifier un autre Examinateur.

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2. Le MEP fournit dans les cinq jours suivant sa réunion, le « Rapport du MEP », un rapport écrit de ses conclusions et recommandations en y incluant en tant qu’annexe le « Rapport du CET ».

3. Le Rapport du MEP est transmis au Conseil réuni au complet, en même temps que les Plans opérationnels en cours d'examen.

EXAMEN DES PLANS OPÉRATIONNELS PAR LE CONSEIL

Le Conseil évalue les Plans opérationnels et prend la décision finale quant à savoir s’ils se conforment aux normes relatives aux PU qu’il a établi, en tenant compte du Rapport du MEP et des recommandations du CET.

i. Les Plans opérationnels doivent être approuvés par consensus ou à la majorité des deux tiers, conformément à l’Accord portant création de l’ARC.20

ii. Le Conseil communique ses décisions quant au bien-fondé des Plans opérationnels dans la semaine suivant l’évaluation.

iii. Si le Conseil n’approuve pas le Plan opérationnel présenté par un pays, il produit un Rapport de révision écrit motivant les raisons de son refus de ce Plan opérationnel. Un pays peut soumettre à nouveau son Plan opérationnel autant de fois qu’il sera nécessaire pour rectifier les insuffisances mentionnées dans le Rapport de révision du Conseil.

SOUMISSIONS BISANNUELLES DES PLANS OPÉRATIONNELS RÉVISÉS

La validité d’un Plan opérationnel est de deux ans à compter de sa date d’approbation. Cette durée permet de s’assurer que les plans soient toujours valides dans les cas où les pays devraient soumettre leurs plans longtemps avant le début de leur période de couverture afin de répondre au cycle d’assurance de l’ARC.

1. Tout pays dont le Plan opérationnel a été approuvé soumet un Plan opérationnel révisé tous les deux ans mentionnant toute modification apportée ou renforcement des capacités survenues au cours de cette période.

i. Les pays soumettent la version définitive de leurs Plans opérationnels au Secrétariat dans les 60 jours précédant la réunion du Conseil, au cours de laquelle ils seront examinés, et au moins trois mois avant la date à partir de laquelle un pays souscrira un contrat d’assurance annuel auprès de l’ARC Ltd.

20 Accord portant création de l’ARC, article 16, paragraphe 3.

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ii. Les Plans opérationnels révisés sont soumis dans l’une des langues de travail de l’ARC, à savoir l’anglais, l’arabe, le français ou le portugais.

iii. S’il l’estime nécessaire, le Conseil peut établir d’autres procédures d’approbation des Plans opérationnels révisés.

SOUMISSIONS DES PLANS OPÉRATIONNELS MODIFIÉS

1. S’il a de bonnes raisons de le faire, tout pays a la possibilité de modifier son Plan opérationnel deux fois au plus, entre les soumissions bisannuelles.

2. Si un pays souhaite modifier son Plan opérationnel entre les soumissions, il avise le Secrétariat de son intention.

i. Les pays joignent à ces modifications une copie intégrale de la version définitive du dernier Plan opérationnel approuvé et soumettent l’ensemble au Secrétariat 20 jours avant la réunion du CET, et 40 jours avant la réunion du MEP, au cours desquelles ces documents seront examinés.

ii. Les modifications sont rédigées dans l’une des langues de travail de l’ARC, à savoir l’anglais, l’arabe, le français ou le portugais.

iii. S’il l’estime nécessaire, le Conseil peut établir d’autres procédures d’approbation des modifications.

3. Dans certains cas précis, comme par exemple lorsqu’un pays renouvelle son contrat d’assurance, le Conseil peut exiger d’un pays qu’il soumette à nouveau son Plan opérationnel dans un délai de deux ans. Cette procédure peut s’avérer nécessaire si des changements significatifs interviennent dans le contexte opérationnel national ou si des circonstances imprévues obligent à modifier le Plan opérationnel.

SECTION 1E : SYSTÈME DE NOTATION DU PLAN OPÉRATIONNEL

Les Plans opérationnels sont évalués à l'aide d'un système transparent de notation permettant d’évaluer si les activités proposées dans le Plan opérationnel d’un pays se conforment au seuil requis de l'ARC :

1. L'examinateur attribue une note (ou score) numérique entre zéro (0) et cinq (5) pour chacune des dix parties du Plan opérationnel. Un exemple du système de notation du Plan opérationnel est présenté ci-dessous.

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2. Un coefficient de pondération est attribué à chaque partie selon son importance. 21 La note finale de chaque catégorie est déterminée en multipliant le coefficient de pondération exprimé en pourcentage de la partie par sa note.

3. La note globale est obtenue en additionnant les notes finales de chaque catégorie, pour une note maximale possible de 500.

4. Le CET est chargé d'établir le coefficient de pondération approprié pour chaque partie. Chaque membre du CET vote pour indiquer les trois parties qu’il considère prioritaires puis convient de coefficients de pondération pour chaque partie en fonction des résultats du vote.

5. Pour les deux parties les plus critiques, à savoir la Partie 3 « Dispositions institutionnelles » et la Partie 6 « Détails des Interventions », le pays doit obtenir une note seuil afin de réussir. Un Plan opérationnel ne sera pas recommandé pour approbation, s’il n’obtient pas le minimum spécifique pour chacune des parties critiques et ce, malgré une bonne note totale.

Système de notation pour les Plans opérationnels avec un exemple(A) Partie du Plan opérationnel

(B) Coefficient de pondération attribué à chaque partie (en %)

(C) Minimum requis pour chaque partie clé

EXAMPLEL’examinateur a attribué une note de 0 à 5 par partie 0 = Incomplète5 = Excellente

La note finale du Plan opérationnel (coeff. de pond. *note attribuée)

Partie 1 : Informations d’ordre général

5 3 15

Partie 2 : Profil de catastrophe naturelle du pays

10 2 20

Partie 3 : Dispositions institutionnelles

25 75 4 100

Partie 4 : Paramètres de transfert de risques

0

Partie 5 : Définition des scénarios et couverture géographique

5 5 25

Partie 6 : Détails des 30 120 4 12021 La pondération des parties a été déterminée par le CET. Chaque membre du CET vote pour indiquer les trois parties qu’il considèrent prioritaires puis convient de coefficients de pondération pour chaque partie en fonction des résultats du vote.

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interventionsPartie 7 : Cadre de S&E et plan

15 4 60

Partie 8 : Risques et hypothèses du programme

5 3 15

Partie 9 : Définition des procédures standard d’opération (PSO)

5 2 10

Total 100 365

Les notes finales des plans sont évaluées en utilisant l'échelle suivante :

0 à 299 Le Plan opérationnel est renvoyé au pays concerné afin qu’il poursuive ses travaux et approfondisse son analyse avant de le soumettre à nouveau

300 à 449 Le Plan opérationnel est provisoirement approuvé, mais il est renvoyé au pays pour que ce dernier apporte quelques précisions

450 à 500 Le Plan opérationnel est directement approuvé. Le Plan opérationnel peut-être être présenté tel qu’il est au MEP. Toutefois, si le Conseil du MEP demande des informations complémentaires, il peut suspendre l'approbation finale du Certificat de conformité et de bonnes pratiques jusqu'à ce que les informations manquantes soient fournies.

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SECTION 2 : CERTIFICATS DE CONFORMITÉ ET DE BONNES PRATIQUES

Comme indiqué ci-dessus, la CdP a établi les Critères CCBP régissant la délivrance et le retrait des CCBP.22 Afin de recevoir un CCBP, un pays doit :

1. Être signataire de l'Accord portant création de l’ARC ; 2. Avoir un Plan d'urgence, approuvé par le Conseil, indiquant en détail l'utilisation d'un versement

d’indemnités d'assurance provenant de l’ARC Ltd, comme le prévoit l'Accord portant création de l’ARC ;

3. Avoir achevé son examen, sa validation et sa personnalisation, le cas échéant, du logiciel Africa RiskView;

4. S’être acquitté de ses obligations financières envers l’Institution de l'ARC ; et,5. Respecter ses Plans d’urgence approuvés lors de l'utilisation d'un versement d’indemnités

d'assurance provenant de l’ARC Ltd, comme décrit dans les Règles de conformité adoptées par la CdP.

Lorsque les Plans opérationnels et le rapport du MEP sont soumis au Conseil pour examen, comme décrit dans la Section 1 ci-dessus, le Secrétariat profite de cette occasion pour lui présenter également une demande de Certificat de conformité et de bonnes pratiques au nom de chaque pays qui a soumis un Plan opérationnel. La demande de Certificat de conformité et de bonnes pratiques comprend :

1. La confirmation que le pays est signataire de l'Accord portant création de l’ARC ;2. Le Plan opérationnel ;3. Un Rapport de personnalisation et de validation Africa RiskView signé par le pays et le Directeur

de l'Équipe technique de l’Institution de l’ARC comme la confirmation que le pays a terminé toute révision nécessaire, la validation et la personnalisation de l'Africa RiskView;

4. Les États financiers, le cas échéant, pour indiquer que le pays s’est acquitté de ses obligations financières ;

5. Une déclaration faite par le Secrétariat stipulant que le pays se conforme aux Règles de conformité.

Si le Conseil approuve le Plan opérationnel d’un pays, conformément aux Normes de PU, il peut immédiatement prendre la demande de Certificat de conformité et de bonnes pratiques du pays en considération. Si le Conseil octroie un CCBP à un pays, le Secrétariat en informe le pays concerné et l’ARC Ltd dans les 2 jours suivant la décision finale du Conseil.

SECTION 2A : RENOUVELLEMMENT DES CERTIFICATS DE CONFORMITÉ ET DE BONNES PRATIQUES

22 Voir l’Accord portant création de l’ARC, Article 13, paragraphe 2 (l).

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Les CCBP, tout comme les Plans opérationnels, sont valides pour une durée de deux ans. Par conséquent, dès qu’un pays soumet à nouveau, tous les deux ans, son Plan opérationnel, le Secrétariat en profite pour présenter également en son nom, une nouvelle demande de Certificat de conformité et de bonnes pratiques.

Au cours des années où le renouvellement d’un CCBP n'est pas nécessaire, un pays peut néanmoins être tenu de produire un Rapport de personnalisation et de validation Africa RiskView afin de renouveler sa politique. Dans le cadre de la sécheresse, le Rapport de personnalisation et de validation Africa RiskView constitue annuellement la base du contrat d'assurance-sécheresse de l’ARC Ltd et, par conséquent, doit être préparé et signé chaque année avant de souscrire l'assurance sécheresse auprès de l’ARC Ltd. Il comprend une évaluation de la performance Africa RiskView de la saison précédente et précise toutes les modifications, le cas échéant, qui ont été apportées à la personnalisation en conséquence et les paramètres de transfert de risques associés et nouvellement sélectionnés. Une fois qu’un pays a signé son Rapport de personnalisation et de validation Africa RiskView, il doit l’envoyer au Secrétariat qui communiquera tous les Rapports finaux de personnalisation et de validation Africa RiskView à l’ARC Ltd.

En cas d’assurance-cyclone ou inondation, la personnalisation Africa RiskView est moins impliquée, voire dans certains cas, n'est pas nécessaire, toutefois la validation des performances du modèle historique est toujours nécessaire. Par conséquent, chaque année, un pays doit également produire un Rapport de personnalisation et de validation Africa RiskView – principalement axés sur la validation – avant de conclure des contrats d’assurance- cyclone ou inondation.

Section 3 : PLANS DÉFINITIFS DE MISE EN OEUVRE (PDMO)

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Dès qu’un pays a reçu un CCBP, il est éligible pour conclure un contrat d’assurance avec l’ARC Ltd et devient un membre de l’ARC Ltd. Si un pays est en droit d’exiger un versement d’indemnités d'assurance, ou, en cas de sécheresse, d’un Versement probable, il est tenu de soumettre un PDMO au Conseil avant qu'il puisse recevoir son versement d’indemnités d'assurance.

Bien qu’un Plan opérationnel puisse inclure différentes activités potentielles, le PDMO se concentre de manière très détaillée sur la ou les activités spécifiques entreprises en vue de faire face à la situation actuelle dans le pays. Les activités sont sélectionnées en fonction de leur pertinence à l’égard du contexte du pays (situation financière et politique, sécurité alimentaire, etc.) au moment de la soumission du Plan définitif de mise en œuvre, du montant prévu du versement et de la situation prévue au moment du déclenchement de l’intervention. L’activité ou les activités sont choisies parmi celles présentées dans le Plan opérationnel précédemment approuvé. Si cela s’avère impossible, le pays concerné peut modifier son Plan opérationnel tel que décrit plus haut dans la Section 1D ci-dessus. S’il est nécessaire d’apporter une modification après le commencement de la phase de mise en œuvre, un pays peut modifier son PDMO. Les règles relatives à ce type de modifications figurent à l’Appendice 2.

Dès que le PDMO est approuvé, le pays reçoit le Versement de l’ARC Ltd, s’il est déclenché.23

Soumission d’un PDMO en cas de sécheresseEn cas d’un versement d’indemnités d’assurance de l’ARC Ltd probable pour une période de sécheresse, un pays est tenu de soumettre un PDMO au Conseil au moins 35 jours avant la date de paiement prévue, et ce, afin de recevoir les fonds dans les délais prévus. L’Institution de l’ARC prévient le pays qu'un versement d’indemnités d’assurance de l’ARC Ltd est probable : i. Dès que la certitude de ce Versement dépasse les 70 %, dans les 60 à 70 jours précédant la date d’un Versement potentiel ; ou, ii. S’il est déterminé, à la fin de la période de semis définie dans le contrat d’assurance, qu’un pays sera en droit d’exiger un paiement d’indemnités d’assurance, quelles que soient les conditions pluviométriques pour le reste de la saison assurée. Le Directeur général peut aussi annoncer qu’un Versement est probable, en s’appuyant sur le suivi du Logiciel Africa RiskView. Les pays peuvent également effectuer le suivi de la probabilité d'un Versement dans le pays à l'aide du logiciel Africa RiskView et discuter des résultats saisonniers possibles avec le Secrétariat.

Soumission d’un PDMO en cas de cyclone ou d’inondationLe processus d'examen d’un PDMO en cas de cyclone ou d’inondation soudaine prévoit d’être plus rapide que celui d’un PDMO en cas de sécheresse, puisque le pays ne disposera pas d’un délai suffisant

23 Le fait que le Conseil approuve un PDMO ne donne pas au pays concerné le droit à un versement provenant de l’ARC Ltd, dans la mesure où le versement de ces fonds dépend des termes fixés dans le contrat d’assurance conclu entre un pays et l’ARC Ltd. Le PDMO est simplement un préalable à l’obtention d’un versement auquel le pays concerné a par ailleurs droit, conformément aux termes de son contrat d’assurance.

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de préalerte en cas d’une catastrophe naturelle imminente et peut avoir besoin d’un décaissement de fonds immédiats. C’est dans cette optique que l’ARC a élaboré un processus d’approbation et de libération de fonds en deux phases en cas d’inondation ou de cyclone tropical. Lorsqu’un versement d’indemnités d'assurance en cas de cyclone tropical ou d’inondation est déclenché24, un pays peut choisir de soumettre un PDMO simplifié. La soumission et l'approbation du PDMO simplifié peuvent avoir pour résultat le déblocage d’une somme équivalente à 10 % du montant du versement total ou d’une somme équivalente au montant de la prime payé, la somme la plus importante l’emportant. Pour recevoir le restant du versement, le pays doit achever le PDMO dans son intégralité et le soumettre via le processus normal d’approbation du PDMO. Un pays n'est pas tenu de préparer le PDMO simplifié et peut suivre le processus normal du PDMO afin de recevoir le montant total en une seule tranche s’il préfère cette option.

SECTION 3A : NORMES RELATIVES AUX PLANS DÉFINITIFS DE MISE EN OEUVRE

Les PDMO sont évalués en fonction des mêmes critères de mise en œuvre que ceux applicables aux Plans opérationnels, décrits plus haut à la Section 1B. Le PDMO doit inclure des plans de mise en œuvre actualisés pour chaque activité, notamment les Cadres logiques et les budgets connexes, et être aussi précis que possible pour ce qui est des échéances, des personnes qui bénéficieront de l’aide, des résultats prévus et des entités impliquées. Il doit aussi clairement indiquer comment les fonds versés seront dépensé et comment le travail s'effectuera. Le PDMO simplifié, décrit dans la Section 3C, requerra les mêmes informations mais sous une forme plus abrégée.

SECTION 3B : LE CADRE GÉNÉRIQUE DU PDMO

Un pays doit remplir son PDMO en suivant l'un des Cadres du PDMO approuvés par le Conseil et joints en tant qu’Annexe 3. Il existe différents Cadres du PDMO pour chaque type de catastrophes naturelles. Les Cadres relatifs aux Plans opérationnels et aux PDMO sont structurés de façon à ce que les informations fournies dans le Plan opérationnel, puissent servir de point de départ aux PDMO et puissent être personnalisées selon la catastrophe naturelle correspondante. Les Cadres du PDMO complet comportent les cinq parties suivantes :

Partie 1 : Informations d’ordre généralPartie 2 : Situation actuelle relative aux catastrophes naturelles (Sécheresse, Inondation, Cyclone) Partie 3 : Description des activités d’interventionPartie 4 : Analyse sommairePartie 5 : Procédures standard d’opération

24 Les contrats d'assurance-cyclones tropicaux et inondations détermineront le mécanisme de déclenchement des Versements ; le mécanisme de déclenchement peut varier selon les circonstances du pays et les paramètres du contrat d'assurance.

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La Partie 1 « Informations d’ordre général » couvre les informations de base sur le montant et la date du Versement attendu, qui peuvent être estimés en utilisant les données du logiciel Africa RiskView.

La Partie 2 « Situation actuelle relative aux catastrophes naturelles (Sécheresse, Inondation, Cyclone) » requiert du pays qu’il décrive la situation actuelle relative à la catastrophe naturelle, les activités d’alerte précoce ayant lieu (en cas de sécheresse) et le processus détaillé d’évaluation des besoins. Puis, les pays sont invités, en s’appuyant sur les données disponibles, à identifier les régions à risque et déjà touchées, ainsi qu’à présenter l’intervention prévue ou attendu pour chacune de ces régions. Bien que toutes ces informations soient généralement énoncées dans le Plan opérationnel, le pays doit être plus précis sur les aspects géographiques dans le PDMO, compte tenu des circonstances qui se déroulent sur le terrain. Si les informations sur l'évaluation des besoins sont disponibles, elles doivent être fournies.

La Partie 3 « Description des activités d’intervention » requiert du pays qu’il expose en détail chacune des interventions qui devrait être réalisée pendant l'épisode actuel de catastrophe naturelle. Cette partie comprend des détails sur les provinces spécifiques qui bénéficieront de l’aide grâce à ces interventions, le nombre estimé de bénéficiaires ciblés dans chacune des provinces et le coût estimatif de couverture de la population ciblée avec ces interventions pendant toute la durée de mise en œuvre des activités financées par le Versement de l’ARC. Cette partie exige également du pays qu’il fournisse des détails supplémentaires sur les flux financiers, les processus de ciblage et de passation des marchés (le cas échéant), et qu’il confirme de nouveau la stratégie de suivi et d'évaluation et les risques éventuels associés à la mise en œuvre de l'intervention. Étant donné qu'une grande partie de ces informations est définie dans le Plan opérationnel, la réalisation détaillée du PDMO devrait s’avérer être un processus assez rapide.

La Partie 4 « Analyse sommaire » invite le pays à déterminer comment les fonds versés par l’ARC seront répartis entre toutes les activités d'intervention planifiées, compte tenu des circonstances actuelles et des montants de Versement prévus.

La Partie 5 « Procédures standard d’opération (PSO) » met l'accent sur l'identification des PSO, qui sont indispensables. Le pays est invité à mettre à jour et à réviser la liste des PSO présentées précédemment dans le Plan opérationnel et à assurer leur pertinence par rapport au scénario actuel de catastrophe naturelle.

SECTION 3C : LE CADRE GÉNÉRIQUE DE PDMO SIMPLIFIÉ

Afin de soutenir un déblocage anticipé de fonds immédiats, qui représente 10 % de la valeur totale du Versement de l'ARC Ltd ou le montant de la prime payée par le pays pour s'assurer contre les inondations ou les cyclones tropicaux, les pays sont tenus de terminer le cadre générique de PDMO simplifié, indiquant l'événement, l'échelle, l'impact connu et exposant brièvement les activités proposées (voir l’Annexe 3) afin de soutenir les activités initiales, s’il fallait cibler les fonds disponibles au cours de la phase initiale de secours. Ce PDMO simplifié est approuvé par les Examinateurs du CET

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désignés puis transmis au MEP et au Conseil pour l’approbation finale et le déblocage rapide de fonds. À la suite de ce versement initial, les pays sont tenus de présenter le PDMO complet achevé au Secrétariat comme décrit ci-dessus pour sa transmission ultérieure au CET et au MEP en vue d’obtenir le décaissement total des fonds.

Les cadres du PDMO simplifié sont structurés afin que les informations fournies dans le Plan opérationnel puissent servir de point de départ pour préparer le PDMO simplifié, qui à son tour peut être utilisé comme point de départ pour terminer le PDMO complet que le pays doit soumettre pour obtenir ses fonds restants après un Versement fait suite à l’approbation du PDMO simplifié.

Les Cadres du PDMO simplifié comportent les quatre parties suivantes :

Partie 1 : Informations d’ordre généralPartie 2 : Situation actuelle relative aux catastrophes naturelles (Inondation ou Cyclone) Partie 3 : Brève description des activités d’interventionPartie 4 : Analyse sommaire

La Partie 1 « Informations d’ordre général » couvre les informations de base sur le montant et la date du versement demandé par le PDMO simplifié, et comment ce montant se rapporte au total du versement éventuel estimé en utilisant les données du logiciel Africa RiskView.

La Partie 2 « Situation actuelle relative aux catastrophes naturelles (Inondation ou Cyclone) » requiert du pays qu’il donne une vue d’ensemble de la situation actuelle relative à la catastrophe naturelle et du processus d’évaluation des besoins. Puis, les pays sont invités, en s’appuyant sur les données disponibles, à identifier les régions à risque et déjà touchées, ainsi qu’à présenter l’intervention prévue ou attendu pour chacune de ces régions. Si les informations sur l'évaluation des besoins sont disponibles, elles doivent être fournies.

La Partie 3 « Description des activités d’intervention » requiert du pays qu’il décrive chacune des interventions qui devrait être réalisée pendant l'épisode actuel de catastrophe naturelle. Cette partie comprend des détails sur les provinces spécifiques qui bénéficieront de l’aide grâce à ces interventions, le nombre estimé de bénéficiaires ciblés dans chacune des provinces et le coût estimatif de couverture de la population ciblée avec ces interventions pendant toute la durée de mise en œuvre des activités financées par le Versement de l’ARC. Cette partie exige également du pays qu’il fournisse des détails supplémentaires sur les flux financiers, les processus de ciblage et de passation des marchés (le cas échéant), et qu’il confirme de nouveau la stratégie de suivi et d'évaluation et les risques éventuels associés à la mise en œuvre de l'intervention. Étant donné qu'une grande partie de ces informations est définie dans le Plan opérationnel, la réalisation détaillée du PDMO devrait s’avérer être un processus assez rapide.

La Partie 4 « Analyse sommaire » invite le pays à déterminer comment les fonds versés par l’ARC seront répartis entre toutes les activités d'intervention planifiées, compte tenu des circonstances actuelles et

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des montants de Versement prévus.

SECTION 3D : SOUMISSION ET PROCESSUS D’EXAMEN DES PDMO

SOUMISSIONS DU PDMO COMPLET

1. Si un pays a conclu un contrat d'assurance avec l’ARC Ltd, en cas d’événement à évolution lente, il est probable qu’il recevra un Versement au titre de ce contrat à la fin de la saison agricole, et, en cas d’événement soudain, un versement est déclenché, et le pays doit présenter un PDMO en respectant le format (ou cadre) établi par le Conseil. Les Cadres génériques du PDMO figurent à l'Annexe 3.

2. Si un pays en fait la demande, le Secrétariat l’aidera à préparer ses soumissions et à s’assurer qu’elles répondent aux critères établis par le Conseil. Dans tous les cas, un pays a la possibilité de s’entretenir avec le Secrétariat avant de soumettre son PDMO.

3. Un pays soumet son PDMO dès que possible afin d'éviter de retarder la réception des fonds. En cas de sécheresse, le PDMO doit être soumis au moins 35 jours avant la date de Versement.

4. Les PDMO sont soumis dans l’une des langues de travail de l’ARC, à savoir l’anglais, l’arabe, le français ou le portugais.

EXAMEN PAR LE CET ET LE COMITÉ DE DIRECTION DE L’ARC LTD

1. Le CET examine les PDMO afin d'évaluer si :

i) le PDMO montre que le pays dispose de toutes les structures et de tous les protocoles nécessaires pour mettre en œuvre rapidement les interventions proposées en cas d’un paiement de l'ARC Ltd ;

ii) toutes les informations essentielles ont été fournies pour les interventions proposées.

2. Le Comité de direction de l’ARC Ltd examine également les PDMO pour des questions spécifiques ayant trait à sa société, telles que les questions bancaires et financières.

3. Le processus d'examen se déroule comme suit :

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i) Dans les 14 jours suivant leur présentation, les membres du CET reçoivent les PDMO nationaux et les examinent individuellement, en utilisant le système de notation décrit à la Section 3 F ci-après.

ii) Au cours de la même période, les PDMO sont également communiqués au Comité de direction de l’ARC Ltd.

iii) Le CET et le Comité de direction de l’ARC Ltd adressent leurs observations au Secrétariat. Si l’une ou l’autre partie recommande que des modifications soient apportées à un PDMO pour qu'il réponde aux normes fixées par le Conseil, le Secrétariat se doit de transmettre ces observations au pays concerné afin qu’il puisse apporter les modifications nécessaires au PDMO avant de le soumettre au MEP.

4. Le pays modifie et actualise son PDMO dans un délai de deux semaines, avant de le soumettre à nouveau au Secrétariat.

5. Le CET et le Comité de direction de l’ARC Ltd adressent par écrit leurs observations au MEP dans les 5 jours suivant leurs décisions finales. Le CET et le Comité de direction de l’ARC Ltd peuvent retarder leurs décisions finales afin de permettre à un pays de répondre aux observations formulées au cours du processus d'examen.

EXAMEN PAR LE MEP

1. Les PDMO, ainsi que les observations formulées par le CET et par le Comité de direction de l’ARC Ltd, sont transmis au MEP.

2. Le MEP se réunit en personne afin d'examiner les PDMO.

3. Si le MEP constate qu'un PDMO ne satisfait pas aux exigences fixées par le Conseil, il communique ses observations au pays concerné dans les 2 jours suivant sa constatation. Le MEP peut recommander qu'un pays apporte des modifications à son PDMO avant que la procédure d’approbation n’ait lieu, en :

i) envoyant ses observations au pays concerné ;

ii) lui accordant un certain laps de temps pour lui permettre d’apporter les modifications requises au PDMO ;

iii) acceptant le PDMO révisé aux fins d’examen.

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j) Le MEP communique au Conseil ses recommandations relatives au PDMO dans les 2 jours suivant sa décision finale.

EXAMEN PAR LE CONSEIL

1. Le Conseil fait tout son possible pour examiner et approuver un PDMO dans les 5 jours suivant la réception des recommandations du MEP.

2. Le Conseil communique au pays concerné ses décisions quant au bien-fondé du PDMO dans les 24 heures suivant l'examen.

3. Si le Conseil n'approuve pas le PDMO d'un pays, il formule des observations par écrit, en motivant les raisons de son refus.

4. Un pays peut présenter à nouveau son PDMO, autant de fois qu’il sera nécessaire pour rectifier les insuffisances mentionnées dans les observations écrites du Conseil.

5. Le Conseil peut demander qu'un représentant du pays concerné participe à la réunion au cours de laquelle le PDMO est examiné afin qu’il puisse donner des informations complémentaires selon les besoins.

Une fois le PDMO d’un pays approuvé, le Secrétariat informe l’ARC Ltd que le pays a rempli toutes les conditions requises pour un Versement de l’ARC Ltd.

SECTION 3E : SOUMISSION ET PROCESSUS D’EXAMEN DU PDMO SIMPLIFIÉ EN CAS DE CATASTROPHES SOUDAINES

Un pays a fort peu de chances de disposer d’un délai de préalerte, ou peut ne disposer que d'un délai limité d’alerte en cas de catastrophes naturelles soudaines telles que des inondations ou des cyclones, et peut par conséquent, ne pas avoir la possibilité de préparer un PDMO à l'avance. C’est pourquoi, un pays peut avoir recours à un processus de PDMO simplifié lorsqu’il est confronté à une catastrophe naturelle à développement rapide, afin d’obtenir le décaissement anticipé de fonds immédiats, qui représente 10 % de la valeur totale du Versement de l'ARC Ltd ou le montant de la prime payée par le pays pour s'assurer contre les inondations ou les cyclones tropicaux, la somme la plus importante l’emportant. Le processus du PDMO simplifié vise à permettre au PDMO d’être examiné minutieusement par des experts, tout en veillant à ce que ledit examen soit terminé le plus rapidement possible. À la suite de ce décaissement initial, les pays sont tenus de présenter le PDMO complet achevé au Secrétariat comme décrit ci-dessus pour sa transmission ultérieure au CET et au MEP en vue d’obtenir le déblocage total des fonds.

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SOUMISSIONS DU PDMO SIMPLIFIÉ

1. Lorsqu’un versement d’indemnités d'assurance en cas de cyclone tropical ou d’inondation est déclenché25, un pays doit présenter un PDMO ou un PDMO simplifié en respectant le cadre que le Conseil a établi.

2. Le pays doit immédiatement avertir l’ARC de son intention d’achever un PDMO simplifié (en voir le cadre à l'Annexe 3).

3. Si un pays en fait la demande, le Secrétariat l’aidera à préparer ses soumissions et à s’assurer qu’elles répondent aux critères établis par le Conseil. Dans tous les cas, un pays a la possibilité de s’entretenir avec le Secrétariat avant de soumettre son PDMO simplifié.

4. Les PDMO simplifiés sont soumis dans l’une des langues de travail de l’ARC, à savoir l’anglais, l’arabe, le français ou le portugais.

5. Le Secrétariat fait tout son possible pour s'assurer que les PDMO simplifiés soient examinés dans un délai de 48 heures suivant leur soumission.

EXAMEN PAR LE REPRÉSENTANT DU CET

1. Les Examinateurs du CET désignés dans le Plan opérationnel examine les PDMO simplifiés pour évaluer si :i) le PDMO simplifié montre que le pays dispose de toutes les structures nécessaires pour mettre

rapidement en œuvre les interventions proposées en cas d'un versement partiel immédiat de l’ARC Ltd ;

ii) toutes les informations essentielles ont été fournies pour les interventions proposées.

2. Le Directeur exécutif (DE) de l'ARC Ltd examine également les PDMO pour s'assurer que les informations bancaires et financières nécessaires y figurent afin que l’ARC Ltd puisse faire un versement.

3. Le processus d'examen se déroule comme suit :

i) Le Secrétariat transmet le PDMO simplifié aux Examinateurs du CET et au DE de l'ARC Ltd dans la langue dans laquelle il a été soumis. Le Secrétariat fournit également un court mémorandum détaillant les recommandations du Secrétariat au sujet du PDMO simplifié.

25 Les contrats d'assurance-cyclones tropicaux et inondations détermineront le mécanisme de déclenchement des versements d’indemnités d’assurance ; le mécanisme de déclenchement peut varier selon les circonstances du pays et les paramètres du contrat d'assurance.

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ii) Les Examinateurs désignés du CET examinent les PDMO simplifiés, en utilisant le système de notation décrit dans la Section 3F.

iii) Les Examinateurs du CET prennent une décision définitive concernant leurs recommandations dans les 3 jours suivant la réception du PDMO simplifié.

iv) Si les Examinateurs du CET ou le DE de l’ARC Ltd souhaitent recommander que des modifications soient apportées à un PDMO simplifié pour qu'il réponde aux normes requises, ces recommandations sont transmises au pays concerné dans les 2 jours suivant leur décision.

4. Les Examinateurs du CET adressent par écrit leurs observations au MEP, par l’intermédiaire du Secrétariat, dans un délai de 2 jours suivant leurs décisions. Les Examinateurs du CET peuvent retarder leurs décisions finales afin de permettre à un pays de répondre aux observations formulées au cours du processus d'examen.

5. Il est préférable que les Examinateurs du CET se réunissent en face à face si possible, en vue de prendre les décisions finales concernant leurs recommandations à l’intention du Conseil. Si une réunion en personne est impossible, les Examinateurs peuvent organiser une réunion par voie électronique et/ou par téléphone.

EXAMEN PAR LE MEP

1. Le MEP dispose de 48 heures pour examiner le PDMO simplifié et les recommandations des Examinateurs du CET et soumettre des objections quelles qu’elles soient à l’égard du PDMO simplifié au Secrétariat. En l'absence de toute objection de la part du MEP, le Secrétariat soumet le PDMO simplifié au Conseil.

2. Si le MEP formule des objections à l’égard du PDMO simplifié, le Secrétariat communique les observations au pays concerné. Le pays modifie le PDMO simplifié le plus rapidement possible en fonction des observations formulées par le MEP.

EXAMEN PAR LE CONSEIL

1. Le Conseil fait tout son possible pour examiner et approuver un PDMO simplifié dans un délai de 48 heures au maximum suivant la réception des recommandations du MEP et des Examinateurs du CET. Le Conseil peut prendre la décision d'approuver un PDMO simplifié par voie électronique.

2. Le Conseil communique au pays concerné ses décisions quant au bien-fondé du PDMO simplifié dans les 24 heures suivant la prise de décision.

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3. Si le Conseil n'approuve pas le PDMO simplifié d'un pays, il formule dans un délai de 24 heures, des observations par écrit motivant les raisons de son refus.

4. Un pays peut présenter à nouveau son PDMO simplifié, autant de fois qu’il sera nécessaire pour rectifier les insuffisances mentionnées dans les observations écrites du Conseil.

5. Le Conseil peut demander qu'un représentant du pays concerné participe à la réunion au cours de laquelle le PDMO simplifié est examiné afin qu’il puisse donner des informations complémentaires selon les besoins.

Une fois le PDMO simplifié d’un pays approuvé, le Secrétariat informe l’ARC Ltd que le pays se conforme à toutes les conditions requises pour un Versement de l’ARC Ltd.

SECTION 3F : LE SYSTÈME DE NOTATION DU PDMO

En ce qui concerne la notation du PDMO ou du PDMO simplifié, le défi réside dans le fait que le délai d’exécution accordé aux pays pour terminer leur PDMO, ou au MEP et aux Examinateurs du CET pour examiner le PDMO, est très court. Un système de notation ne doit pas retarder indûment un versement, mais il doit s'assurer que le PDMO contienne suffisamment de détails pour que le MEP ait pleine confiance en sa mise en œuvre. Le processus proposé suivant garantit que les plans atteignent un seuil minimal.

Le processus d’évaluation du PDMO repose sur un ensemble de conditions à remplir pour que le plan soit approuvé, plutôt que sur un système de notation tel que proposé pour les Plans opérationnels. Si l’une ou plusieurs des conditions requises n’est pas remplies, le PDMO sera renvoyé au pays pour modification.

Le système de notation du PDMO est divisé en deux parties :1. Une première série de questions pour évaluer si le PDMO remplit les exigences génériques qui

démontrent que le pays a en place toutes les structures nécessaires pour mettre rapidement en œuvre les interventions proposées en cas de Versement de l’ARC Ltd (processus d’évaluation des besoins, identification des zones touchées, affectation des fonds de l’ARC, des Procédures standard d’opération clairement définies).

2. Une deuxième série de questions qui permettront aux examinateurs d’évaluer si toutes les informations essentielles ont été fournies dans le cadre des interventions proposées.

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Tableau 1 : Exemple de conditions requises générales pour évaluer le PDMO

Critères / ConditionsLe PDMO remplit-il

les conditions requises? (O/N)

Commentaires

Partie 1 Les coordonnées de la personne à contacter, les coordonnées bancaires26 et les informations sur le Versement attendu sont-elles fournies ?

Partie 2 : Le Plan décrit-il la catastrophe naturelle

actuelle ? Les informations requises pour le

processus d’évaluation des besoins sont-elles fournies ?

Au minimum, les régions affectées ont-elles été identifiées, a-t-on réalisé une première évaluation rapide, et a-t-on effectué une estimation de l’intervention prévue/attendue pour chacune d’elles (peut y déroger pour un PDMO simplifié, selon les circonstances) ?

Partie 3 : (voir le prochain tableau)

Partie 4 : Une estimation de l’affectation des fonds de l’ARC aux différentes interventions est-elle fournie ?

Partie 5 : Le pays a-t-il identifié clairement les parties responsables de toutes les Procédures standard d’opération et les délais d’exécution de ces PSO sont-ils généralement réalistes ? Les PSO reflètent-elles les informations fournies dans le reste du PDMO et montrent-elles la confiance témoignée envers la capacité d’exécution des pays / des agences d’exécution (ne s'applique pas au PDMO simplifié) ?

26 Le Comité de direction de l’ARC Ltd examine les PDMO pour des questions spécifiques qui se rapportent à l’ARC Ltd, telles que les détails du compte bancaire, et les questions connexes qui pourraient empêcher un Versement.

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Tableau 2 : Conditions spécifiques à l’intervention

Critères / Conditions Le PDMO remplit-il les conditions requises?

(O/N)

Commentaires

Int. 1 Int. 2 Int. 3

A-t-on fourni aux Examinateurs suffisamment de détails relatifs aux interventions, pour les convaincre que leur mise en œuvre se fera dans les délais de l’ARC, et que l’utilisation des fonds provenant de l’ARC sera efficiente (notamment l’identification des risques pertinents et des stratégies d’atténuation) ?

Les provinces/districts qui bénéficieront de l’assistance ainsi que le nombre de bénéficiaires ciblés ont-ils été identifiés pour toutes les interventions ?

Une estimation raisonnable du coût de la couverture de la population ciblée sur toute la période de mise en œuvre de l’ARC a-t-elle été réalisée pour chaque intervention ?

Le processus décrit pour transférer les fonds de l’ARC aux partenaires d’exécution est-il assez clair pour donner à l’Examinateur l’assurance que cette activité peut être menée à bien dans un contexte d’urgence ?

Est-ce que des informations suffisantes sur les processus de ciblage, de passation des marchés (achats/approvisionnements) et de S&E ont été fournies pour la mise en œuvre efficace de l’intervention, notamment une attribution claire des rôles pour chaque processus ?

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SECTION 4 : LIGNES DIRECTRICES EN MATIÈRE DE SUIVI, D’ÉVALUATION ET DE SOUMISSION DE RAPPORT

L’ARC tient tous les gouvernements bénéficiaires responsables des fonds versés par l’ARC Ltd et s'attend à ce que des systèmes de redevabilité et de gestion financière appropriés soient en place. Une fois versés aux pays, les fonds de l’ARC Ltd sont :

1. utilisés aux seules fins énoncées dans les PDMO approuvés ou le cas échéant, selon les termes d’une dérogation d'urgence accordée par le Conseil ;

2. utilisés de manière à ne pas exclure des bénéficiaires en raison de leur origine ethnique, la couleur de leur peau, leur sexe, leur religion, ou leur affiliation politique ;

3. utilisés de manière transparente, avec des structures de redevabilité claires pour assurer régulièrement le suivi et la supervision ;

4. soutenus par la présentation de rapports mensuels précis et vérifiables ;5. gérés au sein des processus qui se conforment aux exigences légales nationales et aux normes

internationales en matière de transparence, de responsabilité (redevabilité) et de lutte contre la corruption.

Le Conseil est chargé de s'assurer que les fonds versés par l’ARC Ltd soient utilisés par les pays de manière responsable et transparente, dans le plein respect des termes des PDMO approuvés. Par conséquent, par le biais de mécanismes de supervision appropriés et avec l'appui du Secrétariat, les pays sont tenus de procéder constamment au suivi, à l’évaluation et à la présentation de rapports des activités mises en œuvre grâce aux fonds de l’ARC Ltd. Des organismes de suivi indépendants seront également recrutés pour procéder à des audits financiers et de processus des versements d’indemnités d'assurance.

L’évaluation des résultats par le biais de mécanismes de suivi et d’évaluation a un double objectif, à savoir :

1. Faciliter la prise de décisions opérationnelles en : a. procédant systématiquement à la collecte et à l’analyse des données sur les

résultats ; b. offrant la possibilité d’identifier les composantes les moins performantes et de

les ajuster afin d’en améliorer constamment les performances. 2. Garantir la redevabilité en indiquant clairement les ressources qui ont été

dépensées et leur impact prévu ou non sur la vie des bénéficiaires.

Les pays sont tenus de tenir des documents comptables de toutes les opérations effectuées à l'aide des fonds de l'ARC et de les soumettre à l'audit sur demande, y compris mais sans que cela soit exhaustif : les pièces comptables, la documentation concernant la passation des marchés (achats) et les dossiers concernant le ciblage et le décaissement, pendant 7 ans ou toute période fixée à cet effet dans le cadre de la législation du pays, la période la plus longue l’emportant. Les pays requièrent également des partenaires d’exécution, des prestataires et fournisseurs de services qu’ils tiennent des documents

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comptables relatifs à l'utilisation des fonds de l'ARC pendant 7 ans ou toute période fixée à cet effet dans le cadre de la législation du pays, la période la plus longue l’emportant.

SECTION 4A : LE RÔLE DE SECRÉTARIAT DE L’INSTITUTION DE L’ARC

Le Secrétariat aide les pays à mettre en œuvre leur PDMO de manière transparente et responsable. En particulier, le Secrétariat :

1. Contribue à leur alignement sur les systèmes nationaux existants et sur l’intervention opérationnelle plus globale en cas de catastrophe, y compris les mécanismes de suivi dans la mesure du possible ;

2. Empêche l'utilisation à mauvais escient des fonds provenant de l'ARC Ltd en effectuant un suivi régulier et en veillant à ce que de bons mécanismes de supervision du processus de mise en œuvre des activités soient en place ;

3. Applique une approche de suivi pays par pays en vue de réduire les risques de manière équitable et transparente ;

4. Collabore avec les pays et les partenaires dans le pays, s’il y a lieu, afin d’établir et/ou de renforcer les systèmes nationaux de suivi, de gestion financière et de présentation de rapports.

SECTION 4B : STRUCTURE DE PRÉSENTATION DES RAPPORTS SUR LA MISE EN OEUVRE

Après avoir reçu des fonds de l'ARC Ltd, un pays est tenu de procéder continuellement au suivi et à la présentation de rapports des activités mises en œuvre. Le pays est tenu :

1. De collaborer régulièrement avec le Secrétariat pour discuter du processus de mise en œuvre et des difficultés rencontrées au cours de la phase de mise en œuvre.

2. De soumettre au Secrétariat pendant la période de mise en œuvre, des rapports mensuels (ou comptes-rendus mensuels) sous forme de rapports de situation faisant le point sur les activités en cours. a. Les rapports mensuels respectent le format commun de présentation établi par le

Conseil qui est présenté à l’Annexe 4. 27

b. Les rapports mensuels sont établis à partir des données de distribution fournies par les partenaires de coopération et à l'aide du système de gestion de présentation de rapports qui a été précisé dans le Plan définitif de mise en œuvre.

c. Les rapports décrivent les enjeux (logistiques, de distribution, etc.) liés à la mise en œuvre et à la distribution (par ex., tonnes de vivres livrés, le nombre de bénéficiaire atteints, etc.) pendant la période considérée. Il conviendra également de signaler toutes les modifications significatives apportées au Plan opérationnel

27 À la demande des pays ce rapport mensuel peut être réalisé par un processus d'entrevue auprès du Secrétariat où un membre du Secrétariat prend acte des informations pertinentes via une réunion téléphonique mensuelle planifiée à l’avance. Ces informations sont insérées dans le modèle de rapport mensuel puis soumise au gouvernement pour examen et approbation. Cet examen et cette approbation doivent avoir lieu dans les cinq jours suivant l’achèvement du modèle.

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suite à des changements imprévus survenus sur le terrain et de les étayer par des données probantes (par ex., des évaluations des besoins, la variation des cours des produits de base, des difficultés d’accès, etc.).

d. Les rapports mensuels comprennent en outre, des informations complémentaires jugées essentielles par le Secrétariat, basées sur le Plan définitif de mise en œuvre spécifique au pays présentant les rapports.

e. L'évaluation et l'analyse des informations susmentionnées sont réalisées par les responsables de la gestion de la mise en œuvre des projets et des opérations au titre du Plan d'urgence avant d'être soumis au Conseil.

3. De présenter au Secrétariat, à la fin de la période de mise en œuvre, un Rapport final sur la mise en œuvre qui expose en détail les aspects financiers et opérationnels de l’ensemble du processus de mise en œuvre.a. Le pays analyse les données recueillies lors du processus de suivi et fournit des

informations sur les enseignements tirés, les impacts, les défis et les modifications recommandées à apporter à l’avenir, à l'activité de mise en œuvre ou au processus rédactionnel du Plan opérationnel.

b. Le Rapport final sur la mise en œuvre comprend également une partie comparative indiquant si les extrants et les réalisations (résultats) du cadre logique initialement fixés, ont été obtenus au cours du processus de mise en œuvre. Lorsqu’il a été constaté que les résultats obtenus suite à la mise en œuvre des activités se sont écartés des objectifs, des extrants prévus et des réalisations escomptées, le pays est tenu d’y expliquer de manière précise les raisons de cette déviation.

c. Le rapport final de mise en œuvre devrait également inclure les détails et/ou les recommandations de toute Revue après l’Action (RAA) ou d’évaluation similaire effectuée par le pays pour l’intervention dans son ensemble.

d. Les États financiers portant sur les fonds reçus et programmés de l’ARC doivent être fournis (voir la section suivante).

4. D’utiliser les informations relatives à la performance provenant de ces mesures et rapports pour promouvoir l'apprentissage en vue d’améliorer les résultats futurs et de prouver la redevabilité à l’égard des ressources consommées.

Le Secrétariat vérifie que le pays se conforme aux exigences de présentation de rapports. Si un pays éprouve des difficultés à suivre un processus de présentation de rapports approprié, il doit en informer le Secrétariat. Si les rapports déposés par un pays ne démontrent pas de manière suffisante que le pays s’est conformé à son PDMO approuvé, le Conseil peut être contraint d'assumer que le pays ne l’a pas respecté et d'agir en conséquence, en vertu des Règles de conformité (décrites dans la Section 5 ci-après).28

SECTION 4C : ÉTATS FINANCIERS

28 Référence aux Règles de conformité.

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Le Rapport final sur la mise en œuvre doit inclure des États financiers conformes aux normes suivantes :

1. Préparation des États financiers : Il incombe au pays bénéficiaire de préparer les États financiers. Les États financiers proviennent des systèmes nationaux d’information financière et sont préparés par le pays conformément aux normes comptables internationalement reconnues, telles que celles émises par l’Organisation internationale des Institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI).

2. Règles comptables . Dans tous les cas les États financiers et les notes apportées à ces États financiers comprennent des informations sur la méthode de comptabilité ayant servie à leur préparation ainsi que sur toutes les Règles comptables importantes. Si un cadre local d’information financière est utilisé, il doit se conformer à la norme internationalement admise et être divulgué lors de sa soumission dans le cadre du Rapport Final sur la mise en œuvre. Toute déviation matérielle sera portée à l'attention de l’Institution de l'ARC au cours de l’audit financier (voir la section suivante).

3. État des recettes et dépenses . Les États financiers comprennent un État des recettes et dépenses (ERD) indiquant les fonds de l’ARC reçus et toutes les dépenses des fonds de l’ARC. Les dépenses sont établies par rapport au budget initialement prévu dans le PDMO, et les déviations sont clairement expliquées et justifiées dans le rapport narratif.

4. Devise . Les états peuvent être présentés en monnaie locale, mais les équivalents en USD doivent aussi y figurer.

5. Documents comptables . Le pays doit conserver les livres, pièces et documents comptables appropriés, et toute autre donnée probante adéquate permettant de montrer sans que cela soit exhaustif, tous les soldes/bilans, les coûts encourus et les recettes rapportées par le pays au cours de la période de mise en œuvre du PDMO. Ces documents comptables doivent être conservés par le pays et les partenaires d’exécution pendant 7 ans ou toute autre période fixée à cet effet dans le cadre de la législation du pays, la période la plus longue l’emportant.

6. Accès aux documents comptables . Les pays doivent s’assurer que tous les livres et pièces comptables soient mis à la disposition des auditeurs indépendants, que toutes les écritures et ajustements comptables soient enregistrés et que toutes les autres mesures nécessaires soient prises pour permettre aux auditeurs d’achever leur tâche.

SECTION 4D : AUDITS DE PROCESSUS

L’Institution de l’ARC développe actuellement, par l’intermédiaire d’une société indépendante, une série d’outils d’Audit de processus afin d’effectuer le suivi des Versements. L’Audit de processus sera financé avec les fonds du Secrétariat pour assurer son indépendance. L’Audit de processus inclura un contrôle (audit) financier et l’examen de l’ensemble des plans et procédures associés à une opération ou activité donnée. L’Audit de processus sera fondé sur les éléments suivants :

1. Les Cadres logiques des pays ainsi que les rapports mensuels et finaux ;

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2. Des questionnaires semi-structurés pour suivre la mise en œuvre des PSO et évaluer la mesure dans laquelle elles ont été respectées ;

3. Les audits des états financiers et des documents comptables ;4. Des vérifications fermées sur place afin d’évaluer si les preuves de livraison, tirées

d’une sélection aléatoire de sites du projet, correspondent aux rapports présentés.

L’Audit de processus a pour objet d’évaluer le degré de conformité des Plans d’urgence approuvés, afin de révéler les réussites et les échecs, les possibilités d’accroître l’efficacité et d’optimiser les ressources à l’avenir, et enfin, d’identifier les aspects à renforcer au sein des processus. Lors de la conduite de l’Audit de processus, les pays sont tenus de coopérer pleinement avec les auditeurs, afin de veiller à ce que toutes les informations et preuves essentielles soient disponibles, et ce, en vue d’obtenir des résultats transparents et exacts.

L’Institution de l’ARC met actuellement au point le système d’audit financier (ou contrôle financier), y compris ses normes et lignes directrices. Elle recrutera et rémunérera un auditeur financier indépendant pour effectuer les audits financiers de tous les paiements d’indemnité d’assurance de l’ARC dans le cadre de l’Audit de processus. Dans son Plan opérationnel, chaque pays doit s’engager à coopérer avec les auditeurs indépendants de l’Institution de l’ARC et à conserver tous les documents et pièces comptables nécessaires et utiles à un tel audit. Si la législation nationale ne permet pas l’audit des finances publiques par des entités externes, le pays doit en informer l’Institution de l’ARC lors de la soumission de son Plan opérationnel. Dans ce cas, des auditeurs internes du pays pourront effectuer l’audit, mais ce dernier devra être réalisé conformément aux normes internationalement reconnues et aux normes fournies par l’Institution de l’ARC.

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SECTION 5 : DÉVIATIONS PAR RAPPORT AUX PLANS APPROUVÉS

L’élaboration et le suivi des Plans d’urgence sont des processus importants permettant d’assurer l'intégrité de l'ARC et son accès permanent au financement. ARC Ltd est actuellement capitalisée par des partenaires au développement, bien qu'il soit à espérer qu’à terme, elle devienne autosuffisante d’un point de vue financier. ARC Ltd compte également sur des transactions financières fondées sur le marché pour gérer les risques. Les marchés financiers et les partenaires au développement seront sensibles à la perception d’une mauvaise utilisation des versements d’indemnités d’assurance de l’ARC Ltd. La CdP et le Conseil ont tous les deux un rôle prépondérant à jouer pour s’assurer que les versements d’indemnités d’assurance de l’ARC Ltd soient utilisés efficacement, préservant ainsi la réputation de l'ARC.

L'Accord portant création de l’ARC a conféré à la CdP l'autorité d’« adopter les règles garantissant la conformité des Parties aux Plans d'Urgence approuvés. »29. Ces règles, dénommées les Règles de conformité (jointes en tant qu’Annexe 5) contribuent à garantir l'intégrité et la continuité de l'ARC, et sont donc un élément essentiel de la structure globale de l’ARC. Les Rapports de suivi décrits ci-dessus permettront d’effectuer le suivi de la mise en œuvre des Plans d’urgence approuvés. 30

Ce qui constitue un Plan approprié variera d’un pays à l’autre, mais quels que soient les Plans qu’un pays particulier ait présentés, il importera que le pays utilise le versement fait par l’ARC Ltd au titre du contrat d'assurance, de manière conforme à ses Plans. Si les Rapports de suivi ou l’Audit de processus indiquent qu'un pays n'a pas respecté ses Plans approuvés, ou qu'il n'a pas d’une manière ou d’une autre utilisé sa prestation d'assurance conformément aux principes de l'ARC, alors le Conseil prendra des mesures pour assurer que la conformité ait lieu. Si les Rapports de suivi et l’Audit de processus ne sont pas suffisants pour prouver qu'un pays s’est conformé à ses Plans approuvés, le Conseil peut être obligé de supposer que le pays ne les a pas respectés et d'agir en conséquence.

SECTION 5A : ÉVALUATION DES DÉVIATIONS PAR RAPPORT AUX PLANS APPROUVÉS

Chaque pays est tenu de présenter les Rapports de suivi, qui démontrent qu’il a respecté ses Plans approuvés. Puis, le Secrétariat, avec l’Audit de processus, analyse les Rapports de suivi, et en cas d'indication de déviation d’un pays par rapport à son plan, au sens matériel, 31 porte ladite déviation à l’attention du Conseil et du pays.32 Le pays dispose alors d’un délai de six semaines pour fournir une

29 Voir l’Accord portant création de l’ARC, Article 13, paragraphe 2 (h). 30 Voir l’Accord portant création de l’ARC, Article 17, paragraphe 5 (f). 31 Une déviation matérielle est définie comme une déviation : 1) ayant une valeur monétaire de 10 % du versement total ; 2) lorsqu'il n'y a pas de preuves suffisantes de l’allocation du Versement ; 3) lorsqu'il y a des indications de méfaits, y compris le blanchiment d'argent, le détournement de fonds et la corruption ; 4) lorsqu'il existe un écart de 10% ou supérieur, par rapport aux indicateurs du Cadre logique ; ou, 5) une combinaison de ces facteurs.32 En vertu de l’Accord portant création de l’ARC, le Secrétariat est responsable du contrôle du respect par les Parties de leurs Plans d’urgence approuvés. En validant les présentes Règles de conformité, la CdP autorise le

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explication écrite de toute déviation apparente, s’il ne l’a pas déjà fournie dans les Rapports de suivi. Le Secrétariat transmet ensuite les Rapports de suivi, l’Audit de processus, son rapport, et l’explication écrite du pays, au Conseil pour examen.

Le Conseil prend alors les mesures suivantes, afin d'évaluer la gravité d'une déviation et de déterminer le plan d'action adéquat pour assurer la conformité:

1. Déterminer le type de déviation. Un pays peut s'écarter de ses Plans approuvés pour diverses raisons, mais il est probable qu'une déviation rentre dans l’une des catégories suivantes :a. Déviation intentionnelle (ou déviation volontaire). Une déviation intentionnelle

correspond à une déviation qui est prise pour répondre à un événement dramatique ou imprévisible, mais qui est toujours conforme aux principes de l'ARC. Par exemple, si une autre catastrophe naturelle se produit alors que le pays met en œuvre ses Plans approuvés, ledit pays peut être obligé d’affecter le versement d’indemnités d’assurance de l’ARC Ltd d'une manière qui diffère des Plans originaux, mais qui reste encore raisonnable, compte tenu des circonstances.

b. Déviation non intentionnelle (ou déviation involontaire). Une déviation non intentionnelle est une déviation qui résulte d'une mise en œuvre involontairement imparfaite des Plans approuvés.

c. Utilisation des fonds à mauvais escient. Une utilisation des fonds à mauvais escient est une déviation par rapport aux Plans approuvés qui est intentionnelle et qui ne se conforme pas aux principes de l'ARC.

2. Portée de la déviation. Le Conseil détermine la nature et l'ampleur de la déviation.3. Cause de déviation. Le Conseil précise la cause de la déviation par rapport aux Plans

approuvés.4. Dommage. Le Conseil établit le dommage et le coût monétaire global de la déviation.5. Sanction. En fonction du type de déviation, de sa portée, de sa cause et du dommage

résultant de la déviation, le Conseil décide de la sanction appropriée.

SECTION 5B : PROCESSUS DÉCLARATOIRE ET SANCTIONS POSSIBLES

Si le Secrétariat détermine qu'un pays peut avoir enfreint ses Plans, il porte la déviation présumée à l'attention du Conseil et du pays. Le pays a l’opportunité de fournir une explication écrite de toute déviation apparente. Le Conseil établit un Comité chargé de procéder à un examen et tient des audiences s’il le juge nécessaire, permettant ainsi aux représentants du pays de se présenter en personne pour répondre aux questions. Le pays a l’occasion à plusieurs reprises d’expliquer sa position et la décision du Conseil est fournie par écrit. En cas de déviations plus graves, la CdP peut examiner la décision du Conseil. Le processus déclaratoire complet est inclus dans les Règles de conformité, jointe en tant qu’Annexe 5.

Tout au long du processus déclaratoire, le Conseil tient compte aussi bien de la valeur monétaire que des circonstances de la déviation, par exemple s’agissait-il d’une déviation intentionnelle et le pays a-t-il pris des mesures pour atténuer la déviation ? Une sanction unique ou une combinaison de sanctions

Secrétariat à prendre les mesures décrites dans ces Règles selon les besoins, afin de faciliter et de soutenir le travail du Conseil et de la CdP.

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peut être appliquée, selon ce que le Conseil juge approprié à la situation. La partie ci-dessous propose une série de sanctions. Toutefois, le Conseil peut évaluer d’autres sanctions qu'il juge appropriées.

1. Suivi supplémentaire. En ce qui concerne les déviations moins graves, en particulier les déviations non intentionnelles, le Conseil peut exiger que le pays ajoute un suivi supplémentaire ou indépendant de tout Versement futur dans son Certificat de conformité et de bonnes pratiques. Le Secrétariat ou un contrôleur externe indépendant peut offrir ce suivi supplémentaire qui sera payé par des fonds provenant de la prestation d’assurance.

2. Restrictions sur les Plans futurs. Le Conseil peut interdire au pays d'entreprendre certaines activités avec des Versements futurs, ou exiger que ces activités ne soient mises en œuvre que si des partenaires d’exécution supplémentaires sont recrutés et/ou si un suivi additionnel est effectué.

3. Retrait d'un Certificat de conformité et de bonnes pratiques. Le Conseil peut retirer au pays son Certificat de conformité et de bonnes pratiques, qui doit le redemander en présentant de nouveaux Plans opérationnels pour approbation.

4. Suspension. S’agissant de déviations graves, un pays peut encourir la suspension de son Certificat de conformité et de bonnes pratiques et peut être privé d’un autre Certificat de conformité et de bonnes pratiques pour une période de 1 à 10 ans, à la discrétion du Conseil. En ce qui concerne les déviations les plus graves, un pays peut voir sa participation à l'Institution de l'ARC suspendue. Si le Conseil recommande l’un ou l’autre type de suspension d'un pays, sa décision doit être examinée par la CdP.

5. Remboursement. Si un pays commet une déviation, il peut lui être demandé de rembourser, tout ou partie, de sa prestation d’assurance à l’ARC Ltd. Si un pays est suspendu, ce remboursement est exigé. Dans d'autres cas, le remboursement est laissé à la discrétion du Conseil. Un pays peut ne pas recevoir un nouveau Certificat de conformité et de bonnes pratiques et donc ne peut pas souscrire une assurance auprès de l’ARC Ltd, tant qu’il n’a pas remboursé les fonds requis.

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APPENDICE 1 : SOMMAIRE DU CADRE LOGIQUE APPLIQUÉ À UNE ACTIVITÉ DE DISTRIBUTION DE TRAVAIL CONTRE DES VIVRES (Y COMPRIS LES ÉLÉMENTS DE TÂCHES RELATIVES AU RÉTABLISSEMENT DES MOYENS DE SUBSISTANCE)

Indicateurs de performance Risques et hypothèses

EXTRANT

Extrant 1 : Distribution de denrées alimentaires de qualité et en quantité suffisante aux populations ciblées dans les délais impartis

Nombre de bénéficiaires recevant réellement une aide alimentaire ventilé par type d’activité et par sexe, en pourcentage du nombre de bénéficiaires prévus.

Quantité de vivres (en M de tonnes) réellement distribuée, ventilée par type d’activité et de denrées, en pourcentage de la quantité prévue de vivres à distribuer. Le cas échéant, quantité réelle de produits non alimentaires distribués, ventilés par type d’activité et par catégorie, par rapport au pourcentage prévu de produits à distribuer.

Disponibilité et livraison des vivres dans les délais

Disponibilité et capacité suffisante des partenaires d’exécution

Extrant 2 : Construction et réhabilitation de biens d’atténuation des catastrophes par le biais d’activités de travail contre des vivres

Actifs de réduction des risques et d’atténuation des catastrophes, construits ou réhabilités, par type et unité de mesure

Extrant 3 : Développement, construction et réhabilitation des biens de moyens de subsistance par le biais d’activités de travail contre des vivres

Nombre de biens communautaires créés ou réhabilités

Nombre de personnes (hommes et femmes) formées à des activités de soutien aux moyens de subsistance

Participation des communautés ciblées à l’identification, à la planification, à la mise en œuvre des projets et à l’entretien des biens

RÉALISATIONS (RÉSULTATS)

Réalisation 1 : Amélioration des délais de réaction pour acheminer l’aide auprès des foyers ciblés (obligatoire pour l’ensemble des pays et des activités de l’ARC)

Première « prise de contact » avec les bénéficiaires ciblés dans les 120 jours suivant la réception par le pays du Versement de l’ARC.

Des structures appropriées et solides, telles que décrites dans le Plan opérationnel, sont en place

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APPENDICE 1 : SOMMAIRE DU CADRE LOGIQUE APPLIQUÉ À UNE ACTIVITÉ DE DISTRIBUTION DE TRAVAIL CONTRE DES VIVRES (Y COMPRIS LES ÉLÉMENTS DE TÂCHES RELATIVES AU RÉTABLISSEMENT DES MOYENS DE SUBSISTANCE)

Réalisation 2 : Mise en œuvre plus rapide des activités de l’ARC (obligatoire pour l’ensemble des pays et des activités de l’ARC)

Une durée totale de mise en œuvre de 180 jours, qui débute à partir de la « première prise de contact » avec les bénéficiaires

Identification d’un nombre suffisant de bénéficiaires ciblés

Réalisation 3 : Consommation alimentaire suffisante des ménages ciblés durant toute la durée de l’activité d’aide

Score de consommation alimentaire des ménages (% des communautés indiquant un score plus élevé)

Réalisation 4 : Meilleur accès des communautés ciblées aux biens

Score des biens communautaires (% des communautés indiquant un score plus élevé)

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APPENDICE 2 : PROCESSUS DE MODIFICATION DES PLANS APRÈS LE DÉBUT DE LA MISE EN ŒUVRE

Il se peut qu’un pays se retrouve dans une situation où la meilleure utilisation d’un versement de l’ARC Ltd soit dans une activité qui n’était pas prévue dans son Plan opérationnel. Si le pays réalise qu’il souhaite mener une telle activité qui ne figure pas dans son Plan opérationnel avant la soumission de son PDMO, il devra alors modifier son Plan opérationnel conformément aux règles fixées dans les Exigences de soumission proposées du Plan opérationnel pour approbation ci-dessus.

En revanche, s’il est nécessaire d’y apporter des modifications après que le PDMO a été soumis, le Directeur général peut accorder une dérogation d’urgence.

DÉROGATIONS D’URGENCE

1. Afin d’obtenir une dérogation d’urgence, un pays doit s’entretenir avec le Secrétariat, concernant la modification demandée et fournir les informations suivantes :

a. les raisons de la nécessité d’une modification ;b. comment l’activité proposée s’intègrera aux autres activités précédemment approuvées et

que le pays entend réaliser ; et,c. une description du Plan opérationnel qui décrit la nouvelle activité proposée, y compris

comment elle satisfait aux Critères d'éligibilité ainsi que d’un Plan de mise en œuvre conforme aux conditions requises énoncées dans la grille d'évaluation des Critères de mise en œuvre.

2. Les pays concernés peuvent présenter oralement au Directeur général la modification qu’ils demandent, pourvu que les informations fournies soient suffisantes pour permettre au Directeur général de prendre une décision concernant le bien-fondé de l’activité.

3. Afin de recevoir une approbation finale concernant toute modification, le pays doit soumettre sa demande de dérogation d’urgence par écrit au Directeur général.

4. La demande de dérogation pour situation d’urgence est rédigée/soumise dans l’une des langues de travail de l’ARC, à savoir l’anglais, l’arabe, le français ou le portugais.

5. Le Directeur général approuve les dérogations d’urgence, en concertation avec le Secrétariat, le MEP et le Conseil, selon les besoins.

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ANNEXE 1 : LISTE D’ACTIVITÉS POSSIBLES (NON EXHAUSTIVE) AU COURS DE LA PHASE DE SAUVETAGE OU D’URGENCE DES OPÉRATIONS DE LUTTE CONTRE LES INONDATIONS OU LES CYCLONES

SECTEURS ÉLÉMENTS D’ACTIVITÉS

Évaluation des besoins - Mener des visites de terrain pour évaluer la situation

Eau, assainissement et hygiène (WASH) - Approvisionnement en eau potable- Installation de toilettes appropriée

Abri et articles non alimentaires - Fourniture de tentes- Distribution d’articles non alimentaires de première

nécessité : couvertures, tapis de couchage/matelas, moustiquaires, batteries de cuisine, bidons à essence/ seaux, savon, vêtements, lanternes.

Assistance alimentaire - Denrées alimentaires

Éducation - Tentes et trousses scolaires- Matériel éducatif

Santé - Restaurer l'accès aux soins de santé fondamentaux et de référence y compris les services de santé curative et préventive

Nutrition - Interventions nutritionnelles vitales et promotion des pratiques d’alimentation des nourrissons et des jeunes enfants

Activités possibles (non exhaustives) au cours de la phase de redressement pendant les inondations ou les cyclones

ACTIVITÉS- Transfert monétaire (ou transfert en espèces) – conditionnel et inconditionnel- Activités axées sur l’alimentation- Alimentation complémentaire- Alimentation scolaire- Reconstitution/réhabilitation des stocks de bétail- Restauration des terres et des logements- Activités relatives à l’Eau, l’assainissement et à l’hygiène- Fourniture d’intrants agricoles aux agriculteurs- Fourniture de matériaux de construction- Fourniture du matériel de pêche- Réhabilitation des routes tertiaires- Réfection des routes, ponts et aqueducs nationaux- Restauration de l’eau, de l’électricité et du transport

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ANNEXE 2A : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN OPÉRATIONNEL EN CAS DE SÉCHERESSE

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ANNEXE 2B : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN OPÉRATIONNEL EN CAS D’INONDATION

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ANNEXE 2C : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN OPÉRATIONNEL EN CAS DE CYCLONE

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ANNEXE 3A : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN ŒUVRE EN CAS DE SÉCHERESSE

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ANNEXE 3B : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN OEUVRE EN CAS D’INONDATION

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ANNEXE 3C : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN OEUVRE EN CAS DE CYCLONE

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ANNEXE 3D : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN OEUVRE SIMPLIFIÉ EN CAS D’INONDATION

54 | P a g e

ANNEXE 3E : CADRE GÉNÉRIQUE DU PLAN DÉFINITIF DE MISE EN OEUVRE SIMPLIFIÉ EN CAS DE CYCLONE

55 | P a g e

ANNEXE 4 : FORMATS DE PRÉSENTATION DES RAPPORTS

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ANNEXE 5 : RÈGLES DE CONFORMITÉ

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