diplomska naloga - doba.si · pdf filevsš višja strokovna šola maribor...
TRANSCRIPT
VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR
POSLOVNI SEKRETAR
DIPLOMSKA NALOGA
DARJA PODGRAJŠEK
Maribor 2007
DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE
VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR
POSLOVNI SEKRETAR
INTERNO KOMUNICIRANJE V PODJETJU UNIOR, d. d., ZREČE
DARJA PODGRAJŠEK Predavateljica mentorica: Suzana Strmšek-Turk, univ. dipl. soc. pedag. Mentorica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Rosana Šuc-Ravničan, univ. dipl. ekon. Organizacija: UNIOR, d. d., ZREČE Lektor-ica: Lucija Levart, prof. slov. Prevod v tuji jezik: Natalija Jakob, univ. prof. soc.
Maribor 2007
DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE
POVZETEK Unior, d. d., je med največjimi in izvozno najpomembnejšimi slovenskimi podjetji. S svojimi
programi je družba zavezana visoki kakovosti, doseganju visoke stopnje izkoriščenosti svojih
zmogljivosti, povečevanju produktivnosti in doseganju optimalne dobičkonosnosti.
Za uspešnim podjetjem stojijo posamezniki, tako uspešni menedžerji kot vsi ostali zaposleni.
Zaposleni so največji kapital podjetja, uspešnost in učinkovitost podjetja je tako odvisna od
uspešnosti in učinkovitosti zaposlenih.
V diplomski nalogi sem obravnavala interno komuniciranje v podjetju. Predstavila sem, kaj
sploh interno komuniciranje je, kako vpliva na uspešnost podjetja in kako bi ga lahko
izboljšali.
Podatke, ki sem jih potrebovala, sem zbrala s pomočjo ankete, v katero sem vključila 134
zaposlenih.
Rezultati ankete so pokazali, da zaposleni v podjetju Unior, d. d., verjamejo v uspešnost
podjetja in so mu pripadni. Menijo, da je interno komuniciranje v podjetju na visoki ravni,
vsako stvar pa je seveda mogoče tudi izboljšati. Tako bi bilo lahko tudi interno komuniciranje
v našem podjetju še boljše, bolj učinkovito.
Zaposleni, ki so dobro in pravočasno seznanjeni s potrebnimi informacijami, bodo namreč
lažje in tudi uspešneje opravljali svoje delo. Vsem zaposlenim je treba omogočiti dvosmerno
komunikacijo ter upoštevati njihova mnenja in predloge. Zaposleni, ki imajo dovolj
informacij in lahko sodelujejo pri oblikovanju in prenašanju le-teh, so bolj pripadni podjetju
in se z njim poistovetijo. Vse to pa seveda vpliva na učinkovitost njihovega dela.
Ključne besede: komunikacija, interno komuniciranje, viri internega komuniciranja,
učinkovitost in uspešnost komuniciranja, komunikacijske spretnosti.
SUMMARY Unior, Joint-Stock Company is one of the largest and most important Slovenian exporters.
With its four production segments, the Company has been committed to high quality, high
utilization of own capacities, to productivity extension as well as to elevated profitability.
Behind success of the company stand individuals, like managers and the rest of employees,
who are the most important capital of the company. Successfulness and efficiency of
company depend on them self.
In my diploma I have studied internal communication in a company – what is this actually,
how much influence has on success and how we could improve it.
All data have been gathered by the help of 134 employees using a questionnaire. And my
results show that employees in Unior company believe in company's success and they are
loyal to it.
They also think, that internal communication is on very high level, but every issue can be
improved of course. That's why internal communication in our company can be much better
and even more successful too.
The employees, who are well and good acquainted with all information, could easier and
successfully do theirs job. To all employees should be allowed to use two-way
communication and their opinions, proposals should be considered.
The employees, who have enough information and can create and share out the information,
these are more loyal to the company and also can identify their self with the company. Of
course all that has influence on efficiency of theirs work.
Key words: communication, internal communication, sources of internal communication,
effiency and successfulness of communication, communication skills.
KAZALO VSEBINE 1 UVOD .................................................................................................................................. 8
1.1 Opredelitev področja in opis problema ........................................................................... 8
1.2 Namen, cilji in osnovne trditve ........................................................................................ 8
1.3 Omejitve raziskave ........................................................................................................... 9
1.4 Metode raziskovanja ...................................................................................................... 10
2 KOMUNICIRANJE .......................................................................................................... 11
2.1 Opredelitev in pomen komuniciranja ........................................................................... 11
2.2 Sestavine komunikacijskega procesa ............................................................................. 11
2.3 Vrste komuniciranja ...................................................................................................... 13
2.4 Težave v komuniciranju................................................................................................. 17
3 VLOGA POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA .................. ............................................ 19
3.1 Opredelitev poslovnega komuniciranja ......................................................................... 19
3.1.1 Namen poslovnega komuniciranja ......................................................................... 19 3.1.2 Cilji in strategija poslovnega komuniciranja .......................................................... 20 3.1.3 Učinkovitost in uspešnost poslovnega komuniciranja............................................. 21
3.2 Vrste komuniciranja ...................................................................................................... 22
3.2.1 Interno komuniciranje ............................................................................................ 22 3.2.2 Eksterno komuniciranje ......................................................................................... 22 3.2.3 Tržno komuniciranje .............................................................................................. 23
4 INTERNO KOMUNICIRANJE ....................................................................................... 24
4.1 Opredelitev in pomen internega komuniciranja ........................................................... 24
4.2 Poslanstvo, cilj, namen, vrednote in vizija internega komuniciranja¹ ......................... 25
4.2.1 Poslanstvo internega komuniciranja ....................................................................... 25 4.2.2 Cilji internega komuniciranja ................................................................................. 25 4.2.3 Vrednote internega komuniciranja ......................................................................... 26 4.2.4 Namen internega komuniciranja ............................................................................ 27 4.2.5 Vizija internega komuniciranja .............................................................................. 27
4.3 Sredstva internega komuniciranja ................................................................................ 28
4.3.1 Pisna sredstva internega komuniciranja .................................................................. 28 4.3.2 Ustna sredstva internega komuniciranja ................................................................. 30 4.3.3 Elektronska sredstva internega komuniciranja........................................................ 31
5 UČINKOVITO IN USPEŠNO INTERNO KOMUNICIRANJE ......... ........................... 34
5.1 Učinkovito interno komuniciranje ................................................................................ 34
5.2 Uspešno interno komuniciranje ..................................................................................... 34
5.3 Vplivi na učinkovitost in uspešnost internega komuniciranja ...................................... 35
5.4 Vzroki in posledice slabih internih komunikacij .......................................................... 38
6 PREDSTAVITEV PODJETJA UNIOR, d. d., ZREČE² ................................................. 40
6.1 Zgodovina podjetja ........................................................................................................ 40
6.2 Unior, d. d,. danes³ ......................................................................................................... 41
6.3 Nekateri demografski podatki zaposlenih4 .................................................................... 48
7 RAZISKAVA IN UGOTOVITVE NA PODLAGI ANKETIRANJA ZA POSLENIH ... 50
7.1 Demografski podatki anketiranih.................................................................................. 50
7.2 Poznavanje poslovanja podjetja Unior, d. d., Zreče ..................................................... 53
7.3 Uspešnost in učinkovitost interne komunikacije v podjetju Unior, d . d., Zreče .......... 56
7.4 Viri internega komuniciranja v podjetju Unior, d. d., Zreče ....................................... 61
7.5 Pridobivanje informacij v podjetju Unior, d. d., Zreče ................................................ 65
8 UGOTOVITVE IN PREDLOGI ZA IZBOLJŠANJE U ČINKOVITOSTI IN
USPEŠNOSTI INTERNEGA KOMUNICIRANJA V PODJETJU UNIOR , d. d.,
ZREČE ................................................................................................................................. 68
8.1 Ugotovitve o učinkovitosti in uspešnosti internega komuniciranja v podjetju Unior,
d. d., Zreče ............................................................................................................................ 68
8.2 Predlogi za izboljšanje učinkovitosti in uspešnosti internega komuniciranja v
podjetju Unior, d. d,. Zreče ................................................................................................. 69
9 ZAKLJU ČEK ................................................................................................................... 71
10 VIRI IN LITERATURA ................................................................................................. 72
11 PRILOGE ........................................................................................................................ 74
KAZALO SLIK Slika 1: Program Odkovki ................................................................................................... 43 Slika 2: Program Orodje ..................................................................................................... 44 Slika 3: Program Strojna oprema ....................................................................................... 45 Slika 4: Program Turizem ................................................................................................... 46
KAZALO DIAGRAMOV Diagram 1: Organizacijska struktura podjetja Unior, d. d., Zreče ................................... 47
KAZALO PRILOG Priloga 1: Anketni vprašalnik za zaposlene ........................................................................ 74
KAZALO GRAFOV Graf 1: Delež programov v skupnem prometu podjetja Unior, d. d. ................................. 42 Graf 2: Spol anketiranih ...................................................................................................... 50 Graf 3: Starost anketiranih ................................................................................................. 51 Graf 4: Izobrazba anketiranih ............................................................................................ 51 Graf 5: Delovna doba anketiranih v podjetju Unior, d. d. ................................................. 52 Graf 6: Kako ocenjujete svoje poznavanje poslovnih ciljev podjetja Unior, d. d.? ........... 53 Graf 7: Kako dobro poznate poslovne rezultate podjetja Unior, d. d.? ............................. 54 Graf 8: Ali ima podjetje Unior, d. d., uspešno prihodnost? ............................................... 54 Graf 9: Ali ste delničar podjetja Unior, d. d.? .................................................................... 55 Graf 10: Kako pogosto imate možnost sodelovati in soodločati pri reševanju problemov, ki so povezani z Vašim delom? ............................................................................................ 56 Graf 11: Kako bi ocenili svojo učinkovitost in uspešnost komuniciranja v podjetju Unior, d. d.? .......................................................................................................................... 57 Graf 12: Kako pomembna je za Vas učinkovita in uspešna komunikacija med zaposlenimi? ......................................................................................................................... 58 Graf 13: Kako pomembni so po Vašem mnenju za učinkovito in uspešno komuniciranje podjetja naslednji dejavniki? .............................................................................................. 59 Graf 14: Kako pomembne so po Vašem mnenju naslednje komunikacijske spretnosti za učinkovito in uspešno komuniciranje v podjetju? .............................................................. 60 Graf 15: Kako pogosto dobite informacijo o podjetju Unior, d. d., Zreče in o dogajanju v podjetju iz spodnjih virov? .................................................................................................. 61 Graf 16: Kako pogosto pri svojem delu uporabljate naslednje vire internega komuniciranja za prenos informacij v podjetju Unior , d. d., Zreče? ................................ 62 Graf 17: Kako pomembni so navedeni viri internega komuniciranja za Vas? ................. 63 Graf 18: Katere od navedenih virov bi želeli še naprej uporabljati za svoje komuniciranje v podjetju? .................................................................................................. 64 Graf 19: Ali menite, da je za večjo uspešnost, učinkovitost Vašega dela potrebna večja informiranost? ..................................................................................................................... 65 Graf 20: Kako pogosto dobite potrebne informacije? ........................................................ 66 Graf 21: Kako bi želeli pridobivati potrebne informacije? ................................................ 66
8
1 UVOD
1.1 Opredelitev področja in opis problema Sodobni poslovni svet temelji na načelih učinkovitega in uspešnega poslovnega
komuniciranja. Poslovno komuniciranje v podjetju je del odnosov z javnostmi, predvsem pa
ena izmed najpomembnejših dejavnosti menedžerjev, strokovnjakov in ostalih udeležencev
internega komuniciranja v podjetju.
Interna komunikacija je krvni obtok organizacije. Organizacija mora poskrbeti za nemoten
notranji pretok informacij, predvsem se mora doseči dvosmernost komuniciranja in omogočiti
zaposlenim, da postanejo dejavni, zavzeti pri reševanju svojih vsakodnevnih problemov, in
tudi problemov organizacije, v kateri so zaposleni.
Učinkovito in uspešno interno komuniciranje in s tem jasne, učinkovite informacije, ki
potujejo v obeh smereh, so ključnega pomena, saj vplivajo na klimo v podjetju in s tem
posredno na uspešno poslovanje organizacije. Če zaposleni v podjetju niso zadostno
informirani o trenutnem stanju in tekočih zadevah v podjetju in ker prihaja do izgube,
podvajanja in prenosa zastarelih informacij, so zaposleni nezadovoljni, nemotivirani, premalo
zavzeti ter posledično manj učinkoviti in uspešni pri svojem delu.
V diplomski nalogi sem obravnavala interno komunikacijo v podjetju Unior, d. d. Ugotovila
sem, kako so zaposleni zadovoljni z internim komuniciranjem v podjetju in kako s svojo
vlogo pri le-tem.
1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen izbrane teme diplomske naloge je predstaviti znanje iz internega komuniciranja.
Osredotočila sem se na uspešnost in učinkovitost internega komuniciranja, predstavila
dejavnike internega komuniciranja, ki ustvarjajo konkurenčno prednost v sodobnem podjetju.
Preučila sem, kako uspešno in učinkovito je interno komuniciranje v našem podjetju. Pri
svojem delu se namreč zelo pogosto srečujem z internim komuniciranjem in s sredstvi interne
komunikacije, zato sem želela ugotoviti, kje in zakaj prihaja do nepopolne interne
komunikacije.
Diplomska naloga je razdeljena na teoretični in praktični del.
9
Cilj diplomske naloge v teoretičnem delu je predstaviti komuniciranje in poslovno
komuniciranje ter podrobneje interno komuniciranje. Predstaviti želim, kdaj je interno
komuniciranje uspešno in dejavnike internega komuniciranja, ki ustvarijo konkurenčno
prednost sodobnega podjetja.
Cilj praktičnega dela diplomske naloge pa je bil s pomočjo ankete raziskati, kaj menijo o
interni komunikaciji zaposleni v podjetju in ali je interna komunikacija v našem podjetju
uspešna in učinkovita.
Na osnovi ugotovitev, ki sem jih dobila z anketo, sem pripravila predloge za izboljšanje
internega komuniciranja v podjetju.
Poslovno komuniciranje, katerega pomemben del je interno komuniciranje, je pomemben del
dejavnosti članov vsake organizacije, namenjeno pa je postavljanju ciljev organizacije in
doseganju teh ciljev, torej politiki organizacije.
Zaposleni v podjetju so zelo pomemben dejavnik pri doseganju uspeha na trgu. Če želijo biti
pri svojem delu uspešni in učinkoviti, se morajo s podjetjem in z njegovimi cilji poistovetiti.
To pripadnost pa bodo začutili samo zaposleni, ki poznajo podjetje, njegove cilje in rezultate
ter so ustrezno informirani o dogajanju v podjetju. Informacije morajo biti točne, ustrezne in
pravočasne, zaposlenim pa mora biti omogočeno dvosmerno komuniciranje.
Zaposleni, ki pravočasno dobijo dobre in točne informacije, so pri svojem delu bolj uspešni in
tako vplivajo na uspešnost in učinkovitost podjetja.
1.3 Omejitve raziskave Podjetje Unior, d. d., je veliko podjetje – 2.500 zaposlenih – in ima svoje obrate dislocirane
na različnih lokacijah (Slovenske Konjice, Vitanje, Lenart, Stari trg …). Pri izvajanju ankete
sem se omejila samo na zaposlene v matičnem podjetju v Zrečah. Anketo sem izvedla med
zaposlenimi v sektorjih skupnih služb.
Odgovorni so se z izvedbo ankete strinjali, podatkov, ki bi bili poslovna skrivnost, v nalogi
nisem obravnavala.
10
1.4 Metode raziskovanja Preučevanje strokovne literature je bilo temelj teoretičnega dela diplomske naloge, v katerem
sem opredelila osnovne pojme s področja komunikacije in poslovnega komuniciranje ter
opredelila zakonitosti in značilnosti interne komunikacije.
Pri predstavitvi podjetja sem uporabila interno gradivo in podatke ter letno poročilo in
predstavitveni katalog podjetja.
Za izvedbo praktičnega dela sem sestavila anketni vprašalnik ter s pomočjo dobljenih
rezultatov in njihove analize ugotovila, kako so zaposleni zadovoljni z internim
komuniciranjem in z informacijami, ki jih dobijo v procesu interne komunikacije v podjetju.
11
2 KOMUNICIRANJE
2.1 Opredelitev in pomen komuniciranja Večino časa prebije človek v družbi z ljudmi, se z njimi pogovarja, jih posluša, se jim smeje,
se prepira z njimi, jih uči, se z njimi rokuje ali jih objema. Lahko bi našteli še desetine drugih
oblik vedenja do ljudi okoli nas, vse pa lahko povzamemo z eno samo besedo –
komuniciranje (Možina in drugi 1994, str. 559).
Komuniciranje predstavlja eno bistvenih dejavnosti, ki omogoča obstoj in razvoj posameznika
in organizacij. Skoraj vsak trenutek v budnem stanju smo vpleteni v komuniciranje.
Komuniciramo doma, v službi, na poti domov in na delo, komuniciramo v prostem času ipd.
Komuniciranje spremlja človeka skozi vse njegovo življenje. Komuniciramo sami s seboj, s
prijatelji, znanci, osebami, ki jih imamo radi, in z osebami, ki jih ne maramo. Je tako običajna
dejavnost, da jo jemljemo kot nekaj samoumevnega in danega (Kavčič 2002, str. 1).
Beseda komuniciranje je postala že prav vsakdanja in jo pogosto uporabljamo. Izhaja iz
latinske besede »communicare« in pomeni posvetovati se, razpravljati, vprašati za nasvet. To
pomeni, da s komuniciranjem izmenjavamo znanje, informacije in izkušnje, se
sporazumevamo, prepričujemo, spreobračamo ali nadzorujemo ljudi, s katerimi tako ali
drugače sodelujemo (Lipičnik 1994, str. 142).
2.2 Sestavine komunikacijskega procesa Sestavine komunikacijskega sistema so: pošiljatelj, prejemnik, sporočilo in komunikacijska
pot (Cvetko 2001, str. 36).
Pošiljatelj predstavlja enoto, ki zbrane informacije posreduje prejemniku. Njegova naloga je
upoštevanje temeljnih pravil komuniciranja (Možina 1986, str. 12).
Prvo pravilo se nanaša na ugotavljanje pristojnosti. Pošiljatelj mora najprej preveriti svoja
pooblastila in pristojnosti, ki jih ima pri posredovanju sporočila. Drugo pravilo nalaga
pošiljatelju, da naj bo sporočilo razumljivo, tako da bo prejemnik točno vedel, kaj je
vsebinsko bistvo sporočila. Nadalje mora pošiljatelj ugotoviti možnost uresničitve sporočila.
Vedeti mora, kaj želi s sporočilom doseči, ter hkrati preveriti strinjanje in razumevanje
tistega, ki bo moral na koncu nalogo realizirati. Zaradi karakteristik in značajev ljudi je
12
pomembno, da pošiljatelj sporočila opazuje reakcije prejemnika. Vzrok za prejemnikovo
nerazumevanje sporočila lahko najdemo v selekciji in kodiranju sporočila s strani pošiljatelja,
še preden so ta posredovana prejemniku. Selekcija je zelo kočljiv proces, saj so informacije
zaradi selekcijskega kriterija za prejemnika včasih pomanjkljive ali celo irelevantne.
Kodiranje po drugi strani pomeni spremembo informacij v obliko, ki omogoča lažji prenos le-
teh med udeleženci procesa komuniciranja (Kavčič 1991, str. 307).
Končni cilj posredovanega sporočila je prejemnik. Ta sporočilo sprejme in ga dekodira.
Dobljeno informacijo lahko razume ali pa tudi ne. V komunikacijskem kanalu pogosto prihaja
do večje ali manjše izgube vsebine informacije, kar je posledica motenj. Motnjo predstavljajo
vsi dejavniki, ki lahko uničijo prvoten pomen sporočila (Mescon 1998, str. 168).
Zavedati se moramo, da se lahko v primeru večjih motenj končno sporočilo bistveno razlikuje
od izvirnika. V tem primeru seveda ne moremo govoriti o uspešnem komuniciranju. Povratna
informacija je odgovor na poslano sporočilo (Berlogar 1999, str. 59).
Je eden od glavnih atributov uspešne komunikacije, saj predstavlja merilo razumljivosti
sporočila.
Sporočilo je urejen izbor simbolov, namenjen za prenos informacije, ki se prenaša med tistim,
ki sporočilo pošilja, in tistim, ki ga prejema. Simboli so lahko verbalni (besede), neverbalni
(geste) ali slikovni. S sporočilom želi pošiljatelj pri prejemniku doseči določen namen,
določeno reakcijo. Brajša (1993, str. 85) navaja Bormannov vidik, ki loči sporočila na tista, ki
spodbujajo, in tista, ki zavirajo poslušanje. V prvo skupino spadajo predvsem spontana,
enakopravna in odprta sporočila, ki dogodek opisujejo in ne vrednotijo. V drugi skupini pa
najdemo sporočila, ki ocenjujejo, kontrolirajo in poudarjajo superiornost pošiljatelja.
Komunikacijski kanal predstavlja sredstvo, po katerem se sporočilo prenaša od oddajnika do
sprejemnika. Količino informacij, ki jo je mogoče prenašati po kanalu, imenujemo
informacijska zmogljivost kanala. Nekateri kanali so zelo informativni tako za oddajnik kot za
sprejemnik, drugi podajajo le malo informacij. Tako so na primer najbolj zmogljivi kanali
neposredna komunikacija, ki prenaša več informacijskih znakov hkrati. Vključuje besedno
komunikacijo in neverbalne simbole. Ponuja takojšnjo povratno informacijo tako, da je
mogoče preveriti razumevanje in odpraviti nesporazume. Telefonski način komuniciranja je
malo manj zmogljiv. Sicer ima možnost za takojšnjo povratno informacijo, vendar manjkajo
vidni znaki. Pisna komunikacija je še manj zmogljiva, saj je povratna zveza počasna in samo
13
tisto, kar je napisano, je lahko sprejeto. Manj zmogljive kanale imenujemo puste, revne
(Možina in drugi 1994, str. 565).
2.3 Vrste komuniciranja Komuniciranje je po različnih kriterijih mogoče razdeliti v različne skupine in klasifikacije.
Nekaj najpomembnejših in najpogostejših klasifikacij vrst komuniciranja je naslednjih:
– glede na razdaljo med udeleženci in uporabo komunikacijskega kanala,
– glede na število sodelujočih in ravni komuniciranja,
– glede na smer komuniciranja,
– glede na obliko in uporabo simbolov v komuniciranju,
– glede na vsebino in/ali namen in
– glede na naravnanost komuniciranja.
a) Glede na razdaljo med udeleženci in uporabo komunikacijskega kanala ločimo
(Kavčič 2002, str. 47):
– Neposredno komuniciranje, za katerega je značilno, da med pošiljateljem in
prejemnikom sporočila ni nobenega posredniškega sredstva. Gre za komuniciranje »iz oči v
oči«. Primer je pogovor med dvema osebama, ki skupaj sedita v pisarni. Učinkovitost
komuniciranja je odvisna predvsem od psiholoških dejavnikov pri obeh udeležencih. Seveda
pa se ta prednost zmanjša, če je v neposrednem besednem komuniciranju zaporedoma
udeleženih več ljudi, če sporočilo po ustnem komuniciranju potuje prek večjega števila
posrednikov. Takrat je zelo verjetno, da bo prišlo do izkrivljanja začetne vsebine in namena
sporočila, saj se kopičijo učinki različnih psiholoških dejavnikov pri več ljudeh. Posebna
prednost neposrednega komuniciranje je takojšnja in neposredna možnost povratne
informacije. Zato je ta oblika komuniciranja navadno ocenjena kot najuspešnejša.
– Posredno komuniciranje, za katerega je značilno, da med pošiljateljem in
prejemnikom sporočila nastopa neko tehnično sredstvo, komunikacijski kanal. V tem primeru
je učinkovitost komuniciranja tudi pod vplivom komunikacijskega kanala. Povratna zveza
navadno ni mogoča neposredno, ampak samo posredno. Posebna prednost nekaterih oblik
14
posrednega komuniciranja, recimo pisnega, je v tem, da sporočilo ostaja dalj časa na voljo
potencialnemu prejemniku.
b) Glede na število sodelujočih in ravni komuniciranja ločimo (Srića 1994, str. 177):
– Intrapersonalno komuniciranje, kjer gre za komuniciranje s samim seboj, za notranji
tok misli (percepcija in mentalni procesi, ki se odvijajo v človeku samem). Človek se v svojih
mislih pogovarja sam s seboj, pri tem pa tehta odločitve, čustva, razmišlja o tem, kaj je dobro
in kaj ne, o možnih posledicah neke odločitve itd. (Mihaljčič in Šantl-Mihaljčič 2000, str. 15).
Kot meni Srića (1994, str. 177), je za inventivnega menedžerja pomembno, da zna govoriti
sam s seboj, da pozna svoje prednosti in slabosti, da je v stanju samega sebe pohvaliti, grajati
ali se celo zamenjati, kadar je to potrebno.
– Interpersonalno komuniciranje, kjer gre za osebne stike med dvema ali več osebami.
Na primer sporazumevanje med člani družine, med sodelavci, med stranko in obrtnikom, med
učenci in učiteljem itn. Odnos poteka med posamezniki v okviru manjše skupine ali
organizacije (Srića 1994, str. 178).
– Multipersonalno komuniciranje, kjer gre za podobno vrsto komuniciranja kot pri
interpersonalnem komuniciranju, le da tukaj poteka komunikacija v skupini ljudi, med
skupinami ali med organizacijskimi deli podjetja. Kot pravi Berlogar (1999, str. 62), je takšno
komuniciranje nujno za delovanje velikih organizacij, saj je sredstvo za koordinacijo
aktivnosti tam, kjer zaradi velikosti enostavno ni mogoče zagotoviti neposrednega
komuniciranja vsakega z vsakim.
– Komunikacija odprtega tipa, kjer gre za komuniciranje, ki vključuje zelo širok krog
ljudi. Gre za odnos organizacije z njenim okoljem. Vsak poslovni sistem komunicira s svojim
okoljem posredno s svojim informacijskim sistemom. S pomočjo tega sistema raziskuje in
zbira informacije iz okolja in si jih z njim izmenjuje (Srića 1994, str. 178).
c) Glede na smer ločimo:
– Enosmerno komuniciranje, kjer potuje sporočilo samo v eno smer, od pošiljatelja do
prejemnika. Takšno komuniciranje poteka hitreje kot dvosmerno in je na videz bolj urejeno,
15
saj se pri dvosmernem pojavljajo razprave, vprašanja in prekinitve, kar daje videz
neurejenosti. Če velja, da je komuniciranje predvsem izmenjava sporočil, potem enosmerno
komuniciranje sploh ni pravo komuniciranje, saj prejemnik sprejema takšna sporočila mnogo
manj natančno kot pri dvosmernem. Enosmerno komuniciranje deluje uradno, prihrani čas, še
posebej, če je namenjeno veliko prejemnikom hkrati. Primerno je predvsem za posredovanje
preprostih sporočil, ki niso dvoumna in težko razumljiva (Možina in drugi 2004, str. 66).
– Dvosmerno komuniciranje je največkrat bolj sestavljeno in bolj zahtevno. Prejemnik
naj bi sporočila pošiljatelja ne le razumel, temveč bi moral biti sposoben za odzivanje in
pripravljen na odzivanje, poznal naj bi interese, potrebe in čustva pošiljatelja. Pri dvosmernem
komuniciranju daje prejemnik povratna sporočila pošiljatelju in ga tako dopolnjuje in
popravlja v tistih delih sporočila, ki mu niso dovolj jasna ali se z njimi v celoti ne strinja.
Prejemnik je pri dvosmernem komuniciranju bolj prepričan, da je sporočilo pravilno sprejel,
pošiljatelj pa občuti nenehen pritisk prejemnika, ki hoče ustrezno sporočilo (ibid).
d) Glede na obliko in uporabo simbolov v komuniciranju ločimo:
– Besedno ali verbalno komuniciranje, kjer za prenos sporočil uporabljamo besede. Pri
tem komuniciranju uporabljamo jezik kot sredstvo za prenašanje sporočil (Kavčič 2002,
str. 48). Besedno komuniciranje je lahko:
• govorno komuniciranje, ki zajema neformalne pogovore, razgovore v
skupini, formalizirane razgovore, nagovore, predavanja ipd. (Cvetko 2001, str. 25). Govorno
sporočilo ima vrsto prednosti. Lahko ga hitro oddamo, in če prejemnik podvomi, ali je
sporočilo prav sprejel, lahko s povratnim informiranjem hitro odkrije napako in sprejeto
sporočilo popravi.
Slabosti govornega komuniciranja se pokažejo takrat, kadar si sporočilo podaja daljša vrsta
ljudi. Čim več ljudi sodeluje v prenašanju sporočila, tem več je možnosti, da se bo v
komuniciranju pojavila neurejenost (entropija): sporočilo, ki doseže prejemnika, se lahko
močno razlikuje od poslanega sporočila (Možina in drugi 2004, str. 54).
Prednosti govornega komuniciranja so bistveno večje kot pomanjkljivosti. Le-te je mogoče še
zmanjšati z usposabljanjem udeležencev v komuniciranju (Thiele 1995, str. 15).
16
• pisno komuniciranje, ki poteka prek pisem, časopisov in revij, oglasnih
desk ter s pomočjo mnogih sodobnih komunikacijskih medijev (npr.
internet). Sporočila se prenašajo z zapisano besedo, s simboli, risbami, s
pomočjo barv in drugih učinkov (Cvetko 2001, str. 26).
Prednosti pisnega komuniciranja so trajnost in nazornost sporočila, ki ga je mogoče tudi
pozneje preverjati. Pošiljatelju in prejemniku ostaja dokumentiran zapis sporočila, ki ga lahko
hranita neomejeno dolgo. Pisne komunikacije so po navadi bolj dodelane, logične in jasne.
Pisno sporočilo pa ima tudi slabosti. Za nastanek sporočila v končni obliki je potrebno več
časa. Govorjenje je hitrejše od pisanja; poleg tega mora biti pisna komunikacija veliko bolj
natančna kot govorna. Pri pisnem komuniciranju največkrat ni takojšnjega povratnega
informiranja. Pri govornem komuniciranju se lahko prejemnik brž odzove na sporočilo, pri
pisnem komuniciranju pa pošiljatelj niti ne ve zagotovo, ali je prejemnik sporočilo dobil in ali
ga je razumel tako, kot želi pošiljatelj. Komuniciranje je seveda uspešno le, če sporočilo ni le
sprejeto, temveč tudi pravilno razumljeno (Možina in drugi 2004, str. 55).
– Nebesedno ali neverbalno komuniciranje se nanaša na vse načine komuniciranja, pri
katerih za prenos sporočila niso uporabljene besede v obliki govora ali pisnega sporočila
(Kreitner in drugi 2002, str. 298).
Nebesedno komuniciranje obsega vsa nebesedna sporočila, namenjena kateremu koli
človeškemu čutu. Najbolj znani vrsti nebesedne komunikacije sta govorica telesa in besedna
intonacija (Cvetko 2001, str. 26).
Nebesedno komuniciranje med ljudmi je veliko starejše kot besedno. Govorica telesa je
praoblika medsebojnega sporazumevanja. Pisava je sicer stara nekaj tisočletij, govorica nekaj
deset tisoč let, nebesedno sporazumevanje pa je staro toliko kot človeški rod. Povprečen
človek uporablja in razume nekaj tisoč besed, govorica telesa pa vsebuje kar okrog tričetrt
milijona izrazov (Mihaljčič in Štantl-Mihaljčič 2000, str. 27).
V poslovnem komuniciranju le na videz prevladuje besedno komuniciranje. Raziskave kažejo,
da ima neposreden pomen besed v povprečnem poslovnem razgovoru komaj 7-odstotni delež,
zvok (ritem, glasnost, dinamika) govora 38-odstotni delež, več, kar 55 odstotkov pa temelji na
nebesednem komuniciranju (Možina in drugi 2004, str. 55).
e) Glede na vsebino in/ali namen je mogoče ločiti toliko različnih vrst komuniciranja, kot je
vsebin oziroma namenov. Pogosto je ločevanje med zasebnim in javnim komuniciranjem. Pri
tem je zasebno omejeno le na tiste prejemnike, ki jih pošiljatelj želi oziroma izbere. Javno
17
komuniciranje pa prejemnikov ne omejuje in lahko sporočilo sprejme kdor koli želi (Kavčič
2002, str. 48).
Glede na namen in vsebino predstavlja posebno vrsto komuniciranja poslovno komuniciranje.
Njegova vsebina je poslovna dejavnost posameznika, skupine ali organizacije oziroma
posameznika ali skupine v organizaciji. Namen poslovnega komuniciranja je doseganje
poslovnih ciljev posameznika, skupine ali organizacije (Možina in drugi 2004, str. 21).
f) Glede na naravnanost ločimo komunikacije, usmerjene navzdol ali navzgor, ter vodoravne
komunikacije (Rozman in drugi 1993, str. 231).
Komunikacije navzdol in navzgor so značilne za hierarhijo. Nadrejeni sporočajo ukaze
ali pa zahtevajo sporočila o izvedbi. Podrejeni sporočajo o izvedbi ali zahtevajo navodila.
Zaradi množice komunikacij se pogosto omeji sporočanje na najpomembnejše, pri tem pa se
pomembnost informacij lahko različno interpretira, kar povzroča težave v hierarhičnem
komuniciranju. Praviloma so hierarhične komunikacije neposredne in so le izjemoma
posredne, le-te pa pomenijo preskok preko ravni menedžmenta (ibid).
Vodoravne komunikacije so komunikacije med zaposlenimi ali skupinami in oddelki
na isti hierarhični ravni. V veliki meri olajšajo in pospešijo komuniciranje. Če pride do
nesporazumov, je treba komunicirati z višjo instanco. Takšno komuniciranje je značilno za
delo v skupinah, timih in projektih (ibid).
2.4 Težave v komuniciranju Komuniciranje ne poteka vedno tako učinkovito, kot bi želela pošiljatelj in prejemnik. V vseh
fazah procesa komuniciranja se pojavljajo motnje, ki zmanjšujejo urejenost in povečujejo
entropijo komuniciranja.
V procesu komunikacije se največkrat pojavljajo naslednje vrste motenj:
Motnje zaradi medsebojnega nerazumevanja pošiljatelja in prejemnika, ki sta si tujca, njune
misli in občutki niso uglašeni med seboj, med njima ni empatije.
18
Motnje zaradi nesporazumov (semantične motnje): prejemniku sporočilo, kakršnega sprejme,
ne pomeni isto kot pošiljatelju; te motnje so pogosto posledica razlik med jeziki in kulturami
udeležencev.
Motnje, ki nastajajo na komunikacijski poti (šum komunikacijskega kanala): informacije se
kazijo, zamujajo, se izgubljajo, kriva je slaba telekomunikacijska zveza, izgubljeno pismo ipd.
Za odpravljanje motenj je bistveno, da se ugotovi, kje nastajajo: ali pri pošiljatelju, pri
prejemniku ali na komunikacijski poti (Možina in drugi 2004, str. 75).
Motnjam pri komuniciranju se v celoti ni mogoče izogniti. Obstaja pa nekaj načinov, kako jih
vsaj omiliti ali omejiti, da bi dosegli natančen prenos informacij. Ena najpogosteje
uporabljenih možnosti je, da pošiljatelj ponavlja sporočilo. Možnost za omejitev motenj je
tudi šifriranje sporočila, ki se uporablja predvsem takrat, kadar sporočila niso namenjena
vsakomur. Pomembnejša sporočila pa lahko kombiniramo tako, da pisnemu sporočilu sledi še
ustna razlaga. Poleg teh se omenjajo še ureditev informacijskih tokov, skrb za jasno izražanje,
aktivno poslušanje, premagovanje močnih čustev ali nekomuniciranje v takšnih primerih,
postavljanje v vlogo druge strani in podobno (Možina in Damjan 1996, str. 14).
19
3 VLOGA POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA
3.1 Opredelitev poslovnega komuniciranja Poslovno komuniciranje je pomemben del dejavnosti članov vsake organizacije, namenjeno
pa je postavljanju ciljev organizacije in doseganju teh ciljev, torej politiki organizacije.
Poslovno komuniciranje poteka:
– navzven, iz organizacije v zunanje okolje, kot je komuniciranje z odjemalci in
dobavitelji, s konkurenti, oblastmi itn.;
– znotraj organizacije, med ravnmi organizacije, med deli organizacije in med
funkcijami organizacije (Možina in drugi 2004, str. 16).
3.1.1 Namen poslovnega komuniciranja Za poslovneže, menedžerje, poslovodje, upravljavce je sporazumevanje ključ do učinkovitosti
in uspešnosti. Menedžerji porabijo tretjino svojega časa za poslušanje, tretjino za aktivno
komuniciranje (govorjenje, branje, pisanje) in le tretjino prebijejo brez komuniciranja (Tavčar
1995, str. 9).
Sposobnost dobre komunikacije, tako ustne kot pisne, je odločilna menedžerska sposobnost in
temelj učinkovitega vodenja. Komunikacija dovoljuje menedžerjem ustanovitev in ohranitev
medsebojnih odnosov, poslušati zaposlene in pridobivati informacije za oblikovanje
inspiracijskega delovnega okolja. Noben menedžer se ne more uspešno pogajati, obvladovati
konfliktov in uspeti pri vodenju zaposlenih, če ni dober komunikator (Schermerhorn 2001,
str. 328).
Menedžerji komunicirajo zato, da bi informirali sodelavce in druge, da bi pridobivali koristne
informacije in predvsem zato, da bi vplivali na sodelavce ter posameznike in skupine zunaj
svoje organizacije. V organizaciji ni skoraj nobene dejavnosti, ki bi lahko potekala brez
komuniciranja (Možina in drugi 2004, str. 17).
Poslovno komuniciranje je veščina, ki se je je treba naučiti. Za uspešno poslovno
komuniciranje je potrebno učenje, vendar rezultati, ki jih dosežemo s pravilnim poslovnim
komuniciranjem, po navadi upravičijo ves trud, ki smo ga v to učenje vložili. Zavedati se
moramo, da znanje, ki ga imamo o poslovnem komuniciranju, hitro zastara. Zato ga moramo
20
stalno dopolnjevati, saj lahko le s popolnim obvladovanjem najrazličnejših oblik poslovnega
komuniciranja dosežemo cilje, ki smo si jih zadali (Decker 1993, str. 9).
3.1.2 Cilji in strategija poslovnega komuniciranja Možina (2004, str. 17) navaja, da je poslovno komuniciranje dejavnost menedžerjev in drugih
strokovnjakov v organizaciji. Od družabnega komuniciranja, ki je namenjeno predvsem
razvedrilu, se razlikuje po ciljih. Poslovno komuniciranje je ciljna dejavnost, namenjena
doseganju za organizacijo koristnih ciljev.
Cilji poslovnega komuniciranja morajo biti predvsem:
– merljivi: ko komuniciramo, moramo vedeti, ali počnemo to dobro in prav;
– dosegljivi: postavljanje nerealnih ciljev je škodljivo, saj prizadevanja, da bi jih
dosegli, porabljajo moč udeležencev in sredstva organizacije;
– izzivni: dobro komuniciranje je odvisno od udeležencev, ti pa si zanj ne bodo kaj prida
prizadevali, če jim ne bo izziv.
Cilji so le namere in sami le malo koristni. Uspešno je le komuniciranje, ki zastavljene cilje
tudi dosega. Zato je strategija komuniciranja za doseganje ciljev komuniciranja vsaj tako
pomembna kot cilji sami.
Strategija poslovnega komuniciranja obsega (ibid):
– načine: izbrane oblike, koncepte, usmeritve komuniciranja;
– dejavnosti: pravila, načrtovanje in izvajanja komuniciranja;
– sredstva: razpoložljivi čas, udeleženci, materialna in nematerialna sredstva za
komuniciranje.
Sestavine komuniciranja morajo biti med seboj usklajene. Nič nam namreč ne koristi tudi
najbolje izbran način komuniciranja, če ga ne znamo načrtovati in izvesti, in še manj, če za
izvedbo nimamo potrebnih sredstev. Če usklajevanje ne uspe, moramo včasih prilagoditi
zastavljene cilje; mogoče so bili previsoki, morda nepravi po vsebini (ibid).
21
3.1.3 Učinkovitost in uspešnost poslovnega komuniciranja Komuniciranje, kot vsaka druga dejavnost v organizaciji, je učinkovito takrat, kadar daje kar
največ izidov, rezultatov ob dani porabi sredstev organizacije ali tistega, ki komunicira.
Učinkovito je tudi komuniciranje, ki zastavljene izide dosega ob čim manjši porabi sredstev.
Učinkovitost lahko presojamo na dva načina. Prvi je ekonomičnost komuniciranja, ki pove,
kolikšni so skupni stroški organizacije za opravljeno komuniciranje. Drugi je produktivnost
komuniciranja, ki pove, kolikšne izide je dala vsaka sestavina, vsak udeleženec komuniciranja
(ibid).
Poslovno komuniciranje je ciljna dejavnost, naravnana na doseganje zastavljenih ciljev
komuniciranja. Mera doseganja ciljev je uspešnost. Učinkovito poslovno komuniciranje ni
nujno tudi uspešno komuniciranje. Uspešno poslovno komuniciranje je tisto, ki doseže cilj, ni
pa uspešno poslovno komuniciranje obsežna in intenzivna komunikacijska dejavnost sama
zase.
Poslovno komuniciranje ni uspešno niti tedaj, kadar sicer izpolnjuje naloge in cilje
komuniciranja, pa ti cilji niso usklajeni s cilji vse organizacije ali njenega dela, ki ji
komuniciranje služi.
Poslovno komuniciranje je neuspešno, če je samo sebi namen, če ni usklajeno z drugimi
dejavnostmi organizacije, pa naj bo ob teh še tako učinkovito. Poslovno komuniciranje je eno
izmed sredstev za doseganje ciljev organizacije (ibid).
Poslovno komuniciranje poteka v organizacijah in med organizacijami, v katerih delujejo
udeleženci komuniciranja – pošiljatelji in prejemniki. Smisel organizacij je v ciljnem
delovanju, v složnem prizadevanju za doseganje ciljev organizacije. Sodelovanje pa zahteva
sporazumevanje, sporočanje in odgovarjanja – komuniciranje.
Poslovno komuniciranje je temelj, ki povezuje udeležence v organizaciji in med
organizacijami (ibid).
22
3.2 Vrste komuniciranja
3.2.1 Interno komuniciranje Zaposleni v podjetju postajajo vse bolj pomemben dejavnik pri doseganju uspeha na trgu. In
seveda obratno: vse večja ovira, če niso zadovoljni, ustrezno izobraženi, informirani. S
pomočjo internega komuniciranja naj bi se zaposleni bolj identificirali z organizacijo, se
socializirali v skladu z določeno organizacijsko kulturo, naj bi bili bolje informirani in
izobraženi. Vodstvo podjetja uporablja interne komunikacije tudi za doseganje večje lojalnosti
in motivacije in za razvijanje pozitivnih intersubjektivnih odnosov (Gruban in drugi 1997,
str. 138).
Dobre komunikacije v podjetju pomenijo boljše delo, manj nesporazumov, več zaupanja in
delovnega zadovoljstva, zato pa tudi manj strahu, manjšo fluktacijo in nasploh občutek, da je
služba v takem podjetju »dobra služba« (Jančič 1990, str. 120).
Ne gre torej toliko za samo pravico delavca, pač pa predvsem za potrebo podjetja, da z
informiranjem vpliva na vključenost delavcev. Zato je izrednega pomena, da se z vsebino
internega komuniciranja ukvarja prav vodstvo podjetja. Tako kot eksterno komuniciranje
mora biti tudi interno komuniciranje obrnjeno k »potrošniku«. Pomemben je namreč interes
delavcev, podjetje je le okolje, v katerem ga – združeni – lahko dosežejo (ibid).
3.2.2 Eksterno komuniciranje Vsi zaposleni moramo upoštevati vpliv javnosti na naše delo v organizaciji. Način, kako se o
vsebinah in sporočilih komunicira med organizacijo in javnostjo, imenujemo »odnosi z
javnostmi« (Možina in drugi 2004, str. 27).
Vloga odnosov z javnostmi je povečevanje ugleda podjetja in pospeševanje njegovega
napredovanja.
Sporočila za javnost morajo biti prilagojena potrebam organizacije. Članki, v katerih je
omenjena organizacija, so velikokrat bolj kredibilni kot čisto oglaševanje. Zato je treba
posredovati tisku na lokalni ali nacionalni ravni čim več podatkov in novosti. Pri
posredovanju podatkov in sporočil moramo biti pošteni. Vedno je najvarneje govoriti resnico,
tako ni nevarnosti, da bi nevede ali po pomoti razkrili prave dogodke in dejstva (ibid).
Oglaševanje mora biti ciljno, da bomo dosegli največji možni učinek. Oglaševanje moramo
zato pazljivo načrtovati, najsi gre za posamezen oglas ali dolgoročno kampanjo. Te dejavnosti
23
so povezane s precejšnjimi finančnimi sredstvi, vendar lahko, če smo ustvarjalni, oglaševanje
uspe tudi z majhnimi finančnimi sredstvi (ibid).
3.2.3 Tržno komuniciranje Tržno komuniciranje obsega vse komunikacijske aktivnosti, s katerimi podjetja obveščajo in
prepričujejo kupce na ciljnem trgu o svojih izdelkih in dejavnostih ter tako neposredno
olajšujejo menjavo dobrin. Posredno olajšuje sporočanje informacij o podjetju in izdelkih
zainteresiranim skupinam. Podjetje lahko oblikuje eno sporočilo za določen ciljni trg ali več
sporočil, ki jih sočasno posreduje na različne trge (Potočnik 2002, str. 302).
Obveščanje je pogojeno z vzajemnim interesom, ki se kaže pri podjetju v njegovem cilju čim
bolje informirati potrošnika o svoji dejavnosti in biti čim bolje informirano o odzivanju
potrošnika na dane informacije zato, da bi dosegalo trajne poslovne uspehe, pri potrošniku pa,
da je čim bolje informiran in pripravljen dati informacije o svojem odzivanju, zato da bi
mogel čim bolje zadovoljevati svoje potrebe v smislu dolgoročnega blagostanja (Lorbek
1979, str. 11).
24
4 INTERNO KOMUNICIRANJE
4.1 Opredelitev in pomen internega komuniciranja Interno komuniciranje je del poslovnega komuniciranja. Je tudi program odnosov z javnostmi,
ki obravnava in ureja odnose menedžmenta do ostalih zaposlenih in ki ima za svoj cilj zgraditi
in vzdrževati zdrave in pozitivne odnose med zaposlenimi, kar ima ugodne vplive na celotno
organizacijo, na njeno delovanje in pojavljanje v javnosti (Grunig in Hunt 1984, str. 240).
Interno komuniciranje lahko razumemo kot sistematičen način komuniciranja z zaposlenimi, v
funkciji upravljanja in vodenja organizacije. Cilj je zgraditi in pozneje tudi ohraniti zdrave in
pozitivne odnose med zaposlenimi, kar ugodno vpliva na podjetje oziroma organizacijo, na
njeno delovanje in pojavljanje v javnosti. Zaposleni so pri svojem delu učinkoviti le, če so
dovolj informirani in popolnoma razumejo cilje organizacije, razumejo, kje je njihovo mesto
v hierarhiji organizacije in kako lahko prispevajo k izpolnjevanju organizacijskih ciljev
(Kitchen 1997, str. 80).
Če v podjetju želijo, da bo interno komuniciranje uspešno in učinkovito, si je treba pridobiti
podporo in razumevanje zaposlenih. To pa bo veliko lažje, če bodo vodilni upoštevali njihove
potrebe in interese. Pomembno pa je tudi, kako menedžment komunicira z ostalimi
zaposlenimi in jim posreduje potrebne informacije. Uspešno interno komuniciranje zagotavlja
vitalno podporo celotnemu organizacijskemu komuniciranju, da ohranja dobro obveščene
tako zaposlene kot vodstvo, s tem pa krepi skupinski duh pripadnosti, ki organizaciji pomaga
reševati krizne trenutke. Dobre interne komunikacije spremenijo neprijetne nadloge v
prednosti. Zato pa bi morale organizacije še bolj upoštevati pomembnost internega
komuniciranja in spodbujati dvosmernost informacij (Harrisson 1995, str. 122).
Uspeh sodobnih organizacij temelji na odličnosti v internem komuniciranju, kar pomeni, da
morajo podjetja mobilizirati človeški kapital, saj so motivirani, zadovoljni, pripadni, zadostno
informirani in predvsem zavzeti zaposleni pripravljeni uresničevati cilje, strategijo, poslanstvo
in vizijo organizacije.
25
4.2 Poslanstvo, cilj, namen, vrednote in vizija internega komuniciranja¹
4.2.1 Poslanstvo internega komuniciranja Poslanstvo internega komuniciranja postaja vse bolj iskanje načinov, kako lahko
komunikacija prispeva k poslovni uspešnosti, in ne, kaj storiti, da bi se zaposleni zgolj bolje
počutili. Temeljno poslanstvo internega komuniciranja bi moralo biti ustvarjanje predpogojev
za poslovno uspešnost, saj ima napačno in zmotno zastavljeno začetno poslanstvo v nadaljnji
operacionalizaciji resne posledice.
Poslanstvo podjetij je doseči poslovno odličnost v internem komuniciranju s svobodnim
prilagajanjem zaposlenih strategiji in kulturi organizacije in s tem omogočiti zaposlenim, da
uspešno opravljajo svoje delo ter prispevajo k uresničitvi organizacijskih ciljev, omogočiti
vodstvu udejanjiti vizijo, politiko in strategijo ter izvajanje sprememb, prispevati k
obveščenosti in informiranosti zaposlenih, humanim medosebnim odnosom, zadovoljstvu
zaposlenih, samoiniciativnosti, odgovornosti in pripadnosti, motivaciji, sporazumevanju,
odstranjevanju nesporazumov, reševanju interakcijskih in interesnih konfliktov.
Gre za vpetje internega komuniciranja v strateško upravljanje organizacij z namenom
uresničevanja organizacijskih poslovnih ciljev. Za takšno poslanstvo internih komunikacij kot
organizacijskega podsistema pa gotovo ne zadoščajo več le tehnična, taktična znanja in
veščine s področja komuniciranja, temveč so potrebna tudi strateška in upravljavska znanja.
4.2.2 Cilji internega komuniciranja Osrednji cilj je dvigniti interno komuniciranje na raven politike organizacije. Ker številne
poslovne odločitve ne zagotavljajo predvidenih rezultatov, je cilj vanje vgraditi
komunikacijske komponente. Cilj internega komuniciranja so potrebne vedenjske spremembe
in akcijska odločenost za uresničevanje nalog.
_____________________________
¹ Povzeto po Dialogos (2004). Interno organizacijsko komuniciranje [Online].
26
Cilj internega komuniciranja v organizaciji je:
– izboljšanje informacijskih pretokov (kdo, kaj, kdaj, komu, kako, s čim),
– dvosmerne oblike komuniciranja,
– afirmirati timsko delo (sestava, struktura, pravila, nagrajevanje),
– dvigniti raven participacije zaposlenih pri upravljanju v skladu s politiko organizacije
in zakonskimi določili,
– opredeliti in uveljaviti želeno vedenje, profil vodje in profil zaposlenega, slog
komuniciranja posameznika in organizacije,
– opredeliti vrednote organizacije in jih utrditi v temeljne poslovne politike in vedenje
posameznikov, skupin in organizacij,
– opredeliti merila zadovoljstva delavcev, načine ugotavljanja in merjenja zadovoljstva
ter preučevanje zadovoljstva,
– izboljšati motivacijo, odgovornost, samoiniciativnost, pripadnost, inovacijsko
sposobnost (upravljanje organizacijske kulture),
– izboljšati medsebojne komunikacije in komunikacije s strankami, predvsem
zaposlenih, ki so z njimi v neposrednem stiku,
– vgraditi komunikacije v poslovno politiko organizacije, politiko napredovanja,
nagrajevanja in osebnega ter strokovnega razvoja zaposlenih in zagotoviti
usposabljanja (znanja, veščine, spretnosti),
– izboljšati seznanjenost in identifikacijo zaposlenih s temeljnimi strateškimi dokumenti
(vizija, strategija, poslovni načrti …),
– dvigniti sposobnost reševanja interesnih in interakcijskih konfliktov in sporov.
4.2.3 Vrednote internega komuniciranja Vrednote so temeljna prepričanja ljudi, ki usmerjajo ukrepe in presoje v različnih razmerah.
Za doseganje in gradnjo učinkovitosti in uspešnosti internega komuniciranja je pomemben
naslednji splet vrednosti:
– družbena odgovornost
– timsko delo
– inovacije + znanja
– poštenost in integriteta
27
– spoštovanje posameznika
– odnos do okolja
– odgovornost, samoiniciativnost, lojalnost
Spreminjanje vrednot je zelo težak, načrtovan in dolgoročen proces, ki ga morajo izvajati
sodobne organizacije za izboljšanje in doseganje učinkovitosti in uspešnosti internega
komuniciranja.
4.2.4 Namen internega komuniciranja Namen internega komuniciranja je predvsem:
– pretok informacij in idej znotraj organizacijske strukture,
– medsebojna izmenjava podatkov, mnenj,
– delovanje in prenos idej, zamisli, rešitev,
– začetek, razvoj in zaključek dela,
– reševanje tekočih in potencialnih problemov,
– omogočiti zaposlenim, da uspešno opravijo svoje delo in s tem prispevajo k uresničitvi
organizacijskih ciljev,
– humano delovno okolje in dobro počutje,
– učinkovito razmerje med vsemi, ki izmenjujejo informacije,
– omogočiti svobodno ustvarjalno ozračje za dotok idej,
– motivacija, angažiranost ljudi,
– zagotoviti koordinacijo in nadzor nad komuniciranjem.
4.2.5 Vizija internega komuniciranja Oblikovanje vizije je proces, ki mora biti neposredno povezan s strateškim upravljanjem
organizacije. Vizijo internega komuniciranja opredeljujejo vrednote, poslanstvo in temeljni
strateški cilji internega komuniciranja.
Vizija internega komuniciranja je razviti komunikacijske kompetence vodij in menedžerjev,
sistema notranjega komuniciranja in procesnega obvladovanja sprememb ter razumevanja
organizacijske klime in mora biti podprta z odličnim komuniciranjem, kar terja vedno večji
prispevek zaposlenih, motivacijo za skupne napore in pridobivanje novih strokovnjakov.
28
4.3 Sredstva internega komuniciranja Sredstva komuniciranja v podjetju omogočajo prenos idej, misli in ukazov med nadrejenimi
in zaposlenimi. Seznam sredstev je zelo obsežen, njihova izbira pa je odvisna od narave
organizacije, vrste in raznovrstnosti osebja, lokacije delovnega mesta, tovarne itn. Sredstva
internega komuniciranja so: pisna, ustna in elektronska.
4.3.1 Pisna sredstva internega komuniciranja Pri pisnem komuniciranju je nosilec sporočil pisava (pisana, tiskana), to je grafični zapis
govorice. Sporočila posredujemo neposredno (pismo) ali posredno (telefaks, teleks). Pisna
sredstva so trajna, lahko jih obdržimo, shranimo, posredujemo drugim in jih uporabimo še
pozneje.
Sporočilo se odločimo posredovati pisno:
– če takojšen odziv prejemnika ni tako pomemben;
– če je sporočilo podrobno, kompleksno in zahtevno;
– če je potreben oziroma pomemben trajen in veljaven zapis;
– če je sogovornikov več in so daleč vsaksebi;
– pri posredovanju pisnih sporočil je manj napak in popačitev.
Najbolj uporabljena pisna sredstva internega komuniciranja so (Gruban in drugi 1997,
str. 137–151):
• Anketa
Anketa je tehnika zbiranja podatkov iz več vrst istovrstnih virov. Izvajamo jo lahko
priložnostno ali redno. Končni namen ankete je strnjen prikaz velike količine podatkov na
razumljiv in uporaben način.
• Bilten
Je krajši tiskan ali kako drugače razmnožen snop listov v časopisni ali revijalni obliki,
namenjen brezplačnemu razdeljevanju zaposlenim ali drugim zainteresiranim skupinam.
Bilten je najhitreje naraščajoč medij v organizacijskih komunikacijah. Običajno vsebuje
kratke prispevke o novostih in šteje le štiri do osem strani.
• Brošura
Je tiskovina, oblikovana po merilih grafičnega oblikovanja in namenjena predstavljanju
organizacijskih videnj, poslanic, strategij, predstavitvi proizvodov, storitev ali podpori
29
prodaje. Med brošure sodijo tudi organizacijski priročniki, če so grafično oblikovani v skladu
s celostno (grafično) podobo organizacije.
• Časopisi za zaposlene
Časopisi se hitro izdelajo, so ekonomični in se pogosto uporabljajo za sprotne novice kot
nadomestitev revij, ki ne izhajajo tako pogosto. Časopisi so nujni predvsem v večjih
organizacijah, kjer vodstvo ne more več osebno komunicirati z vsemi zaposlenimi.
• Četrtletna, polletna in letna poročila
Podajajo osnovne finančne podatke poslovanja podjetij v zadnjem četrtletju, polletju ali letu.
Vsebujejo najnujnejše razlage gibanj ter napovedi za naprej. Ta poročila so finančni
dokument za lastnike, analitike in novinarje in jih je zato treba pripravljati z vso potrebno
strogostjo.
• Časovnica
Je bistvena sestavina vsakega načrta. Je preglednica nalog ali projektov skozi čas. Poznavanje
časovne zahtevnosti posameznih nalog nam lajša njihovo pripravo.
• Letaki
Letak je list papirja s kratkim obvestilom ali pozivom za delovanje. Natisniti jih je mogoče v
velikih količinah in so poceni orodje. Lepimo jih na oglasne deske ali drugod in jih lahko
podajamo ciljnim posameznikom. Letak mora dajati sporočilo v strnjeni obliki; sporočilo ni
namenjeno daljšemu razpravljanju.
• Nabiralnik vprašanj in predlogov
V organizacijah se na vidnih mestih postavijo škatle, ki so namenjene zbiranju vprašanj in
predlogov zaposlenih o vsem, kar se navezuje na delovanje in obstoj organizacije. Gre za
posredno obliko komuniciranja zaposlenih z nadrejenimi. Kadar zaposleni ne želijo
neposredno komunicirati z nadrejenim, se uporablja ta način komuniciranja.
• Poročila
Poročilo je uradna predstavitev podatkov in mnenj. Dobro ga je zapisati, da pozneje ne pride
do različnih razlag podanega. Nanaša se na kateri koli predmet ali problem in je pomembno
predvsem za razjasnjevanje stališč in okoliščin.
• Priročniki za zaposlene
Priročnik za zaposlene je knjižnica za seznanjanje zaposlenih s pravili obnašanja v
organizaciji, o njihovih najpomembnejših pravicah in dolžnostih ter komunikacijskih poteh, ki
veljajo v organizaciji. Priročnik naj bi vsem zaposlenim dajal pregled nad organizacijo kot
celoto in jim omogočal razumevanje njihovega mesta v njej.
30
• Revija
Je tiskani medij množičnega komuniciranja, ki praviloma izhaja tedensko, na štirinajst dni,
mesečno, dvomesečno, četrtletno ali polletno. Vsebuje daljše, poglobljene informacije. Z
revijo želimo obveščati, potrditi prispevek zaposlenega k organizaciji, motivirati in
zaposlenim pokazati, da je njihova organizacija vredna, da so zaposleni v njej.
• Oglasna deska
Je ena najstarejših in najbolj tradicionalnih medijev komunikacij internega komuniciranja, ki
članom omogoča hitro medsebojno tekoče, ažurno in poceni obveščanje. Oglasne deske
morajo biti pravilno razporejene, prilagodljive, urejevane in pregledne.
4.3.2 Ustna sredstva internega komuniciranja Pri ustnem komuniciranju sporočila posredujemo govorno. Ustno komuniciranje je hitro,
običajno obsega tudi povratno informacijo ter omogoča sočasno komuniciranje z več ljudmi.
Vendar več ljudi, kot sodeluje v prenašanju sporočila, več je možnosti, da bodo informacije
popačene.
Sporočilo se odločimo posredovati ustno:
– če želimo takojšnji odziv prejemnikov,
– če je sporočilo sorazmerno enostavno in dojemljivo,
– če ni potrebe po trajnem zapisu,
– če se sogovornikom ni težko srečati,
– če medsebojni stiki pomagajo urediti zadevo in sprejeti odločitve.
Najbolj uporabljena pisna sredstva internega komuniciranja so (Gruban in drugi 1997,
str. 137–151):
• Delovni zajtrki, kosila, večerje
So priložnosti za neformalen klepet in izmenjavo podatkov ter mnenj. Njihov namen je
druženje in vzdrževanje medosebnih odnosov.
• Sestanki
Sestanek je neposreden stik in srečanje neke skupine ljudi, navadno večje, na katerem se o
čem razpravlja, dogovarja, sklepa, odloča. Ta skupina dveh ali več ljudi ima skupne cilje in
govorno komuniciranje je temeljni način za doseganje teh ciljev (Možina in drugi 1995,
str. 187).
31
Sestanek je zelo učinkovit način komuniciranja med ljudmi, saj so udeleženci v neposrednem
stiku. Najpogosteje imajo sestanki naslednje cilje: izmenjavo informacij, sprejemanje
določenih odločitev in razdelitev odgovornosti.
Uspešen sestanek je tisti, na katerem udeleženci s kar najmanj porabljenih resursov dosežejo
zastavljene cilje.
• Obhodi
Obhod je oblika osebnega komuniciranja s člani skupin in seznanjanje vodilnih s stanjem v
organizaciji ali med njenimi deležniki. Obhodi so lahko koristni, če so pravilno pripravljeni in
izvedeni. Zaradi osebnih izkušenj in spoznanj je njihov pomen zelo velik.
• Osebna srečanja
Osebno srečanje je običajno neformalna izmenjava mnenj ali splet dejanj formalnih pogajanj.
Srečanje z enim ali več sogovorniki je najpomembnejša, najbolj kakovostna oblika delovanja,
še posebej seznanjanja in odločanja skupin.
4.3.3 Elektronska sredstva internega komuniciranja Elektronsko komuniciranje je komuniciranje po elektronskih napravah (telefon, telefaks,
terminal …), ki jih lahko uporabimo v povezavi z govorom ali pisanjem, da bi dosegli bolj
učinkovito komuniciranje. Prednost je v hitrem posredovanju točnih in natančnih informacij,
slabost pa njihova sorazmerno visoka cena ter dejstvo, da nekatere priprave ne omogočajo
povratnega komuniciranja.
Najbolj uporabljena elektronska sredstva internega komuniciranja so:
• Telefon
Telefon je orodje za osebno pogovarjanje na daljavo in je najpogostejši nadomestek za osebne
stike z množico ljudi, ki so lahko raztreseni po vsem svetu, in pisno sporazumevanje.
Prednost telefoniranja je izredna priročnost in hitro vzpostavljanje stikov, povečuje pogostost
poslovnega komuniciranja in daje priložnost za sodelovanje, usklajevanje in sporazumevanje,
je cenejši od osebnega komuniciranja in bolj oseben od pisnega komuniciranja. Slabost
telefoniranja pa je, da se vsaj polovica informacij, ki bi jih sogovorniki sprejemali pri
neposrednem komuniciranju, razgubi (Gruban in drugi 1997, str. 150).
32
• Telefaks
Omogoča prenos dopisov, slik preko telefonskih linij do naslovnikov. Dostava je hitra,
ovojnice niso potrebne. Prejemnik plača stroške papirja, telefonija pa mu zaračunava čas, ko
je prejemnikov faks povezan z odprto linijo (Grunig in Hunt 1995, str. 201).
• Video, diaprojekcija, filmi
Uporaba avdiovizualnih medijev pomeni razširitev tiskovin. Tri najpogostejša avdiovizualna
orodja so: video, film in predstavitev s pomočjo prosojnic in glasbe. Video je primeren
predvsem za komunikacijo za večjo skupino ljudi in se uporablja za prenos nagovorov,
poročil o novih razvojnih dosežkih, naznanjanje kadrovskih sprememb, organiziranje
videokasetnih sistemov za izobraževanje uslužbencev itn. (Grunig in Hunt 1995, str. 184,
285).
• Elektronska delovišča
Računalnik je postal standardno pisarniško orodje, ki nam omogoča dostop do ogromne
količine informacij, hitrega zbiranja in oblikovanja informacij ter učinkovitega posredovanja
informacij želenim osebam.
Elektronska delovišča so naslednja:
� elektronska pošta
Omogoča zelo hitro širjenje informacij, dvosmerno komuniciranje, ne glede na to, kje se
prejemniki nahajajo v svetu. Informacije pošiljamo preko računalniške mreže, opremljene z
ustreznimi šiframi, ki zagotavljajo varnost in distribucijo. Pogoji za posredovanje informacij
so računalnik, modem in telefonska linija.
� glasovna pošta
Sprejema pogovor podobno kot telefonska tajnica, vendar se veliko lažje odziva klicatelju, ki
ga usmerja in na koncu informacijo še usmeri k ustreznemu končnemu cilju znotraj
organizacije. Glasovna pošta uporablja telefonijo in deluje podobno kot elektronska pošta, ki
namesto dopisa pošilja glas. Glasovna pošta se uporablja, kadar morajo delavci v odnosu z
javnostmi hitro dostaviti kakšno informacijo in jo podrobno, skrbno pojasniti.
� računalniški datobazni stenčasi
Omogočajo naročnikom ali računalniškim podatkovnim servisom razobešati sporočila, ki si
jih lahko ogledajo vsi drugi naročniki v tem sistemu.
Računalniška seja poteka za terminali, kjer se vtipkavajo pripombe in predlogi v zvezi z
dokumentom, ki ga ustvarja skupina. Dokument ni le zapisnik seje, ampak seja sama.
33
� fonokonferenca
Poteka po telefonski liniji, in sicer tako, da se poročevalci povežejo s konferenčnimi sobami,
sami postavljajo vprašanja in poslušajo odgovore drugih sodelujočih. Podobna je
videokonferenci (Grunig in Hunt 1995, str. 194–203).
34
5 UČINKOVITO IN USPEŠNO INTERNO KOMUNICIRANJE
5.1 Učinkovito interno komuniciranje Interno komuniciranje je učinkovito takrat, kadar daje kar največ izidov, rezultatov ob dani
porabi sredstev organizacije ali tistega, ki komunicira. Učinkovito je tudi komuniciranje, ki
zastavljene izide dosega ob čim manjši porabi sredstev.
Učinkovitost lahko presojamo na dva načina: ekonomičen način (kolikšni so skupni stroški
organizacije za opravljeno komuniciranje) in produktivni način – kolikšne izide je dala vsaka
sestavina, udeleženec komuniciranja (Možina in drugi 1995, str. 21).
Učinkovito interno komuniciranje v organizaciji je temeljna zahteva za povečanje
produktivnosti organizacije ter za dolgoročno učinkovitost in uspešnost organizacije nasploh.
Organizacija sicer lahko izkazuje visoko produktivnost in profit, čeprav temelji na prisili in
pritisku na zaposlene, ne zagotavlja pa ustreznih odnosov v organizaciji ter s tem dolgoročne
učinkovitosti in uspešnosti organizacije (ibid).
Pokazatelj učinkovitosti komuniciranja je zagotovo interpretacija kakovosti organizacijskega
življenja s strani zaposlenih. Posledice ustreznega organizacijskega komuniciranja so:
zadovoljstvo zaposlenih, njihova privrženost in zavzetost, povezanost, lojalnost in kulturna
integracija. Najpomembnejša sta zadovoljstvo in zavzetost zaposlenih, saj vplivata na
komunikacijsko klimo, osebno povratno informacijo, na dobre odnose z nadrejenimi in
aktivnost v komuniciranju (povzeto po članku Interno organizacijsko komuniciranje).
Aktivna udeležba v komuniciranju in zelo kakovostno komuniciranje bosta torej z veliko
verjetnostjo povečala zadovoljstvo z delom in učinkovitost organizacije. Cilj organizacije bi
moral biti usmerjen na produktivnost in hkrati na kakovostno učinkovito komuniciranje.
5.2 Uspešno interno komuniciranje Uspešnost je mera doseganja ciljev. Učinkovito poslovno komuniciranje ni nujno tudi
uspešno poslovno komuniciranje. Gre za dosežen cilj, opravljeno nalogo, ne pa obsežno
komunikacijsko dejavnost samo zase. Poslovno komuniciranje je uspešno, če izpolnjuje
naloge in cilje komuniciranja in so ti cilji usklajeni z dejavnostmi in cilji celotne organizacije,
ne glede na to, kako učinkovito je komuniciranje (Možina in drugi 1995, str. 22).
35
Uspešno interno komuniciranje razvijamo (Gruban 2002, str. 59):
• z zavzetostjo in vključevanjem vodstva,
• z uporabo raziskovalnih metod,
• z obvezno povezljivostjo komunikacijskih programov s strateškimi cilji in
usmeritvami,
• z uporabo merilnih in evalvacijskih instrumentov (vhodni in izhodni parametri,
rezultati),
• s povezanostjo uspehov komunikacijskih programov in finančnih rezultatov,
• s proaktivnim komuniciranjem (rešuje probleme in poroča samo o dogodkih)
in s standardi uspešnega komuniciranja:
• odprtostjo komunikacijskega procesa (nimamo česa skrivati),
• dvosmernostjo komunikacijskega procesa,
• jasnimi cilji in smotri (popolnost in kakovost sporočila, jasnost sporočila),
• hitrostjo (da zaposleni določenih informacij prej ne izvejo iz časopisov),
• relevantnostjo sporočila.
5.3 Vplivi na učinkovitost in uspešnost internega komuniciranja Za uspešno komuniciranje z zaposlenimi je treba najprej zagotoviti vse pogoje za nemoteno
izvajanje komunikacij. Menedžerji morajo premagati ovire pri komuniciranju, in sicer s
komuniciranjem iz oči v oči, s preprostostjo in ponavljanjem, z vživljanjem v položaj druge
osebe, z razumevanjem neverbalnih komunikacij in učinkovitim poslušanjem (Hogetts 1991,
str. 410–413).
Na učinkovitost in uspešnost komuniciranja udeležencev v komunikacijskem procesu
bistveno vplivajo: odnosi med udeleženci, zavzetost udeležencev za dejavnost, ki jo zajema
komuniciranje, samostojnost udeležencev pri delu ter naravnanost udeležencev v skupno
urejanje zadev (Možina in drugi 1995, str. 76–79).
Odnosi med udeleženci
Odnosi med udeleženci imajo pomembno vlogo v procesu komuniciranja in so močno
povezani z informiranostjo. Čim bolj so zaposleni informirani, tem manj je možen vpliv
dvoma in večje je medsebojno vplivanje, zaupanje. Tako medsebojno komuniciranje omogoča
36
ne le širjenje informacij, ampak tudi medsebojno vplivanje, zaupanje in s tem zadovoljstvo in
zavzetost zaposlenih. Za dobre medsebojne odnose pa je nedvomno potrebnih več dejavnikov:
možnost kritike, razumevanje in medsebojna pomoč, varno opravljanje dela, ugled, ki ga
uživamo, počutje v ožji delovni skupini, disciplina na delovnem mestu, možnost posvetovanja
in spoštovanja osebnosti.
Zavzetost udeležencev in samostojnost pri delu
Na uspešno komuniciranje vpliva tudi zainteresiranost za delo in samostojnost pri delu.
Ta dva dejavnika povečujeta zadovoljstvo na delovnem mestu, zmanjšata željo po fluktaciji,
povečujeta interes do dela, vplivata na večje sodelovanje pri reševanju problemov in na
urejene medsebojne odnose, spodbujata zaposlene k večji usposobljenosti in vplivata na
nemoten komunikacijski proces. Da bi to dosegli, je pomembna pravilna in pravočasna
informiranost.
Večja je izobrazba in strokovna usposobljenost, boljše je razumevanje informacij, njihovo
tolmačenje ali posredovanje. Ob nenehnem sprejemanju novih informacij se znanje in
obveščenost povezujeta in vplivata na samostojnost pri delu. Višja je stopnja izobraženosti in
strokovne usposobljenosti, večja je samostojnost pri delu. Samostojnost sodelavcev pa je
lahko zmanjšana, kadar vodstvene strukture zadržujejo informacije kot pomemben vir moči
menedžmenta.
Naravnanost udeležencev za skupno urejanje zadev
Učinki sinergije v skupini omogočajo uspešnejše urejanje zadev v organizaciji. Mnenja,
predlogi in ideje posameznih udeležencev predstavljajo hkrati nove informacije za druge
člane skupine. Na načine in vsebine komuniciranja v organizaciji in med organizacijami
vpliva zaupanje med udeleženci. Pretok informacij in s tem odpiranje novih poslovnih
perspektiv partnerjev je bistvena značilnost poslovnih procesov. Trdno zaupanje med partnerji
gradijo korektnost v vsakdanjem poslovanju, iskrenost ter natančno, izčrpno in pravočasno
obveščanje.
Za izboljšanje komuniciranja je treba spremeniti medsebojne odnose. Eden od načinov
spremembe je zmanjšanje zadržanosti pri komuniciranju. Zadržanost preprečuje, da bi se
udeleženec osredotočil na sporočilo. Čim bolj postaja človek defenziven, tem manj je
sposoben natančno zaznavati motive, vrednote in čustva sogovornika. To pa ima za posledico
37
zmanjšanje učinkovitosti komuniciranja. Zadržanost zmanjšamo tako, da pokažemo
pripravljenost za eksperimentiranje z lastnim obnašanjem, ravnanjem in stališči. Sogovornik,
ki išče rešitve in se ne drži vnaprej postavljenih trditev, ki kaže pripravljenost na raziskovanje,
daje poslušalcu možnost, da bo ta imel vpliv pri iskanju rešitev.
Zaupanje med udeleženci
Zaupanje je nujen pogoj, da se odnos sploh lahko razvija, in je v veliki meri odvisno od
učinkovitega in uspešnega komuniciranja med udeleženci. Razvijamo ga tako, da sprejemamo
čustva in odziv drugega, mu nudimo podporo in sodelovanje. Zaupanje raste iz medsebojnega
komuniciranja, zato je pri tem treba upoštevati naslednje:
– sogovorniki naj dogovore korektno izpolnjujejo,
– prevladuje naj poštenost,
– pri pogovoru mora biti vedenje skladno s tistim, kar se pove, govorec mora biti
prepričljiv in odločen.
V nasprotnem primeru bo sogovornik posumil, da gre za dvoličnost. S tem pa se zaupanje
uniči in komuniciranje ne bo več učinkovito. Da se med udeleženci ohranja in razvija
medsebojno zaupanje, ki temelji na učinkovitem komuniciranju, je zelo pomembno predvsem
točno, izčrpno in pravočasno obveščanje, osebna iskrenost in korektnost v vsakdanjem
poslovanju.
Na učinkovitost in uspešnost komuniciranja udeležencev v komunikacijskem procesu
bistveno vpliva tudi kontaktna kultura pri vsakodnevnih srečanjih z zaposlenimi.
Bistvo komuniciranja pri kontaktni kulturi je prav gotovo doseči dobro počutje, notranji mir
in sprostitev. Človek naj bi bil sprejet kot osebnost s svojo enkratnostjo, zato je treba
upoštevati in sprejemati individualne značilnosti. Stiki med ljudmi in vsaka komunikacija naj
bi bili razbremenjujoči in ne obremenjujoči. Ljudi lahko prizadenemo že s trenutno
nepozornostjo, če jih malomarno pozdravimo ali spregledamo ob jutranjem srečanju. Že en
sam sproščen prijateljski pozdrav lahko človeku zagotovi prijeten dan.
Tisti, ki delajo z ljudmi, morajo biti v medosebnih komunikacijah predvsem vljudni in
prijazni. To dokažemo predvsem s takojšnjo pozornostjo do sogovornika, izrazom
dobrodošlice, predstavitvijo, upoštevanjem intimne vrednosti lastnega imena, pozornim
38
poslušanjem, odsotnostjo polemičnosti, optimistično napovedjo, upoštevanjem osebne
prisotnosti ter vrstnostjo, priznanjem, pohvalo in s sproščenostjo (Trček 1994, str. 158–173).
5.4 Vzroki in posledice slabih internih komunikacij (Povzeto po članku Interno organizacijsko komuniciranje)
Nezadovoljstvo zaposlenih se pogosto kaže v povečani odsotnosti z dela, nižji produktivnosti,
slabši kakovosti tako izdelkov in storitev kot poslovnih odločitev, nezainteresiranosti za
koristne predloge, izboljšave in inovacije. To pa vodi do finančnih posledic, ki niso neznatne.
Prav tako ni mogoče uresničiti briljantnih poslovnih strategij, če ni zaposlenih, ki bi jih bili
pripravljeni ali sposobni uresničiti. Tovrstne težave spremljajo tudi uspešna podjetja. Iz
razmeroma ugodnih poslovnih rezultatov sodijo, da pri njih ni nobenih pravih razlogov za
spreminjanje. Če v podjetju z dobrimi oziroma odličnimi poslovnimi rezultati želijo obdržati
poslovni uspeh, se morajo zavedati pomena ravnanja s človeškimi potenciali in vnašati
novosti na tem področju. Zaposleni se morajo v organizaciji počutiti vredne in biti deležni
zaupanja in informacij. Skrivnost se nikakor ne obnese, saj z njo izginja zaupanje in
pripravljenost za soodločanje, odgovornost, samoiniciativnost, angažiranje in sodelovanje.
Zanimivo je, da so te skrivnosti običajna tema govoric v podjetju in bi bilo veliko bolj
pozitivno, če bi jih dobili neposredno od vodje.
Najpogostejši vzroki za slabe interne komunikacije so (Gruban 2002, str. 43):
– večina podjetij in institucij je načrtovanih tako, da nadzorujejo naloge procesa,
namesto da bi delovale kot komune;
– vodje zato vidijo komuniciranje kot del nadzornih mehanizmov in procesov;
– sporočila tečejo tako, da se stvari naredijo, povratne informacije pa se prakticirajo za
preverjanje, ali so se te tudi uresničile;
– od tod vodje menijo, da se pogovori in neformalne komunikacije ali druženja
zlorabljajo, da so politično neetični, da gre za tratenje časa, kar je treba preprečiti.
Posledice slabega internega komuniciranja so vse očitnejše: med zaposlenimi naraščata
nezaupanje in cinizem, pojavljata se negotovost in strah, ki sta slaba sopotnika ustvarjalnosti.
Sprejemajo se slabše odločitve, ki le stežka zbudijo razumevanje in naklonjenost zaposlenih,
narašča rivalstvo med oddelki, moč reševanja medosebnih in organizacijskih konfliktov se
niža, identifikacija, motiviranost in zadovoljstvo zaposlenih upadajo, zaposleni se upirajo
39
prepotrebnim spremembam, vse težje je uresničevanje politike in strategije. Zaposleni sodijo,
da jim premalo zaupajo, da jih obravnavajo kot nedorasle otroke, narašča odsotnost z dela,
pada število koristnih predlogov in inovacij. Začarani krog je sklenjen in vodstvo v očitni
zadregi še bolj vztrajno pritiska na stare vzvode, kar pa ne daje pravih rezultatov.
Posledice slabih komunikacij so (Gruban 2002, str. 48):
– slabe informacije posledično povzročajo slabo odločanje;
– nerazumevanje sporočil lahko pripelje do bistvenih napak;
– nepravilna percepcija podjetja in ciljev posameznika;
– pojav govoric;
– konflikti in industrijski spori, ki nastanejo zaradi nesporazumov;
– pomanjkanje prednosti, zavzetosti, zaupanja, lojalnosti zaposlenih;
– slabša kakovost, ker zaposleni ne razumejo pomembnosti svoje vloge v procesu
doseganja kakovosti;
– odpor zaposlenih do sprememb;
– neuresničevanje načrtov, projektov in poslovne strategije;
– slabo vodenje, absentizem, nezadovoljstvo zaposlenih, demotiviranost.
40
6 PREDSTAVITEV PODJETJA UNIOR, d. d., ZREČE²
6.1 Zgodovina podjetja Podjetje Unior je bilo ustanovljeno leta 1919. Tovarna je takrat proizvajala kovaške dele za
obrtništvo, poljedelstvo in rudarstvo. Redna proizvodnja v kovačnici se je začela leta 1929
pod imenom Štajerska železno industrijska družba. V tovarni je bilo zaposlenih 50 delavcev.
Med drugo svetovno vojno je bil obrat porušen, 1946. leta že obnovljen, leto pozneje pa so ga
preimenovali v Tovarno kovanega orodja. Današnji naziv – UNIOR – ima tovarna od leta
1964.
V letih 1951–1954 je sledila rekonstrukcija tovarne, po kateri se je močno povečal asortiment
izdelkov. Lotili so se prvih poskusov utopnega kovanja in s tem izdelave prvega ročnega
orodja – ključev in klešč. Zgrajeni so bili novi objekti: kovačnica, obdelovalnica, generatorska
in transformatorska postaja. Leta 1964 je bila izvedena večja rekonstrukcija, s katero je bilo
danih več možnosti za utopno kovanje, izdelovanje hladnih odkovkov, delov za pluge in
ročnega orodja.
Leta 1968 je podjetje zaradi izgub prišlo v stečaj. Uvedena je bila prisilna uprava. Podjetje je
dobilo novo vodstvo in izvedla se je reorganizacija podjetja. Tovarna je doživela ponovni
vzpon s kakovostnimi premiki v organizaciji in tehnologiji proizvodnje. Z nakupom rabljene
opreme so odpravili številna ozka grla in povečali proizvodnjo. Zamenjali so tehnologijo
kovanja in mehanske obdelave, orodjarno so opremili s sodobnimi erozijskimi stroji ter
zgradili avtomatsko kalilnico in galvano.
V začetku sedemdesetih let se je posodobila in razširila kovačnica, zgradili so obrate za sinter
in hladno kovanje, priključili nov obrat v Vitanju za dejavnost livarne ter preusmerili del
dejavnosti ročnega orodja v nova obrata v Lenart in Stari trg.
_______________
² Povzeto po Predstavitvenem katalogu podjetja Unior, d. d., Zreče.
41
Leta 1978 je Unior z izgradnjo hotela Dobrava razširil svojo dejavnost na področje gostinstva,
turizma in zdravstva predvsem zaradi velikih danosti zreškega Pohorja.
To leto je bil ustanovljen tudi obrat Strojegradnja, ki je izdeloval stroje in strojno opremo za
lastne potrebe podjetja.
Z izgradnjo homokinetičnih zglobov leta 1987 in z začetkom proizvodnje tripod leta 1989 se
je preusmeril del proizvodnje v izdelavo tehnološko zahtevnejših izdelkov, in sicer v izdelavo
delov za avtomobilsko industrijo.
V tem času se je k Uniorju priključil tudi obrat Kovinarstvo Šmarje.
V osemdesetih letih se je Unior uveljavil kot pomemben partner evropske avtomobilske
industrije – kot eden večjih evropskih proizvajalcev lažjih odkovkov in eden največjih
evropskih proizvajalcev za bencinske motorje.
Leta 1997 je bilo podjetje Unior preoblikovano v delniško družbo. Vizija družbe Unior, d. d.,
je stabilen, mednarodno poslovno uspešen sistem, ki v diverzifikaciji prodajno-proizvodnih
programov išče tržne možnosti in zmanjšuje tveganje tržne odvisnosti od enega samega
programa, poleg tega pa ljudem z znanjem in izkušnjami daje možnosti izražanja
inventivnosti na vseh področjih zaposlitve.
6.2 Unior, d. d,. danes³ Danes smo torej večje proizvodno in storitveno podjetje kovinskopredelovalne in turistične
dejavnosti, ki obsega osnovne dejavnosti naslednjih štirih programov:
– program Odkovki
– program Ročno orodje
– program Strojna oprema
– program Turizem
_______________
³ Povzeto po http://www.unior.si.
42
Graf 1: Delež programov v skupnem prometu podjetja Unior, d. d. Vir: Predstavitveni katalog podjetja Unior, d. d., Zreče
Program Odkovki – proizvodnja utopno kovanih, hladno kovanih in sintranih proizvodov ter
strojna obdelava odkovkov.
Program Odkovki je najstarejši program in osnova, iz katere se je razvil današnji Unior.
Najkakovostnejšim proizvajalcem s področja avtomobilske industrije ekskluzivno dobavljamo
zahtevane odkovke (visokih varnostnih zahtev). Razvoj, kakovost in hkrati vse višja
produktivnost so temeljna vodila nadaljnjega razvoja programa Odkovki, ki ga Unior z
naložbami nenehno posodablja.
Unior za potrebe avtomobilske industrije izdeluje najrazličnejše odkovke, med katerimi imajo
posebno vlogo tako imenovani odkovki, ki vplivajo na varnost. Temeljna dejavnost programa
je toplo kovanje jekla, ki ga dopolnjujejo mehanska obdelava odkovkov, hladno kovanje in
proizvodnja sintra.
V programu Odkovki je zaposlenih 930 delavcev, ustvarijo 56 mio. € prometa, kar predstavlja
45,2-odstotni delež v celotnem prometu Unior, d. d.
TURIZEM14,4 %
ODKOVKI45,2 %
STROJNA OPREMA
13,4 %
ROČNO ORODJE27 %
43
Program OdkovkiProgram Odkovki
S programom ODKOVKI se Unior uvršča med pomembne dobavitelje avtomobilskih delov najuglednejšim evropskim avtomobilskim proizvajalcem.
45,2 %
Prodaja: 56 mio €Zaposleni: 930
utopno kovanje jeklautopno kovanje jeklastrojna obdelava odkovkovstrojna obdelava odkovkovproizvodnja sintranih delov iz kovinskih prahovproizvodnja sintranih delov iz kovinskih prahov
82%82%
9%9%9%9%
Slika 1: Program Odkovki Vir: Predstavitveni katalog podjetja Unior d. d. Zreče Vizija programa Odkovki – postati vodilni razvojni dobavitelj predvsem obdelanih odkovkov,
sinter delov in sklopov za avtomobilsko industrijo in druge odjemalce.
Program Ročno orodje – proizvodnja ročnega orodja, ključev, klešč, škarij, rezalcev,
snemalcev in pločevinaste embalaže za ročno orodje.
Bogata tradicija orodnega kovaštva, vrhunsko poznavanje najnovejših tehnoloških dognanj,
lastni razvoj in premišljen izbor materialov zagotavljajo izjemno uporabnost, učinkovitost in
vzdržljivost ročnega orodja Unior. To dokazuje več kot 4500 različnih izdelkov v proizvodno-
prodajnem katalogu.
Unior je priznana in ugledna blagovna znamka kakovostnega ročnega orodja za različne
potrebe, registrirana v več kot sedemdesetih državah na vseh petih celinah.
V programu Ročno orodje je zaposlenih 547 delavcev, ustvarijo 33 mio. € prometa, kar
predstavlja 27-odstotni delež v celotnem prometu Unior, d. d.
44
Bogata tradicijatradicija orodnega kovaštva, upoštevanje novih tehnolotehnolo šških kih dognanjdognanj in vrhunski materiali, kot je krom vanadijevo jeklokrom vanadijevo jeklo , zagotavljajo dolgo življenjsko dobo orodij UNIOR.
26,9 %Prodaja 33 mio €Zaposleni: 547
Program RoProgram Ro ččno orodjeno orodje
Slika 2: Program Orodje Vir: Predstavitveni katalog podjetja Unior d. d. Zreče Vizija programa Ročno orodje – leta 2011 bo program Ročno orodje z lastnimi inovacijami,
razvojem in proizvodnjo pod blagovno znamko Unior dosegel 1,2-odstotni tržni delež v
segmentu svetovne profesionalne potrošnje ročnih orodij in bo med petimi najpomembnejšimi
evropskimi proizvajalci tovrstnih izdelkov.
Program Strojna oprema – proizvodnja namenskih strojev za srednjo in visoko serijsko
obdelavo kovin ter proizvajalnih orodij.
V programu Strojna oprema združujemo dve zahtevni inovativni dejavnosti s področja razvoja
in gradnje namenskih strojev za obdelavo kovin ter preoblikovalnih orodij za pločevino.
Z lastnim razvojem, spoštovanjem predpisov kupca in vključevanjem tehnično-varnostnih
predpisov zagotavljamo celovite tehnično-tehnološke rešitve, končni izdelek, kakovostne in
hitre servisne storitve ter spoštovanje pogodbenih obveznosti.
V programu Strojna oprema je zaposlenih 354 delavcev, ustvarijo 16 mio. € prometa, kar
predstavlja 13,4-odstotni delež v celotnem prometu Unior, d. d.
45
Program Strojna opremaProgram Strojna oprema
Izdelke in lastno znanje programa Strojna oprema tržimo na zahtevnem evropskem trgu na dvehpomembnih področjih kovinsko predelovalne industrije:
gradnja CNC obdelovalnih strojevgradnja CNC obdelovalnih strojevorodjarstvoorodjarstvo
13,4 %Prodaja: 16 mio €
Zaposleni: 354
Slika 3: Program Strojna oprema Vir: Predstavitveni katalog podjetja Unior d. d. Zreče Vizija programa Strojna oprema – postati eden od petih najpomembnejših proizvajalcev
namenskih strojev v Evropi in vodilna orodjarna preoblikovanih orodij za pločevino v
Sloveniji.
Program Turizem – hotelirstvo, gostinstvo, zdravstvo, rekreacija.
Program Turizem se z edinstveno kombinacijo Rogle in Term Zreče uvršča v sam vrh
slovenske turistične ponudbe. Rogla – vrhunsko opremljen rekreacijski center, naravno
klimatsko zdravilišče na nadmorski višini 1.517 m – v zimskem času ponuja 100 ha naravno
in umetno zasneženih smučišč, poleti pa je s svojo lego, milo sredogorsko klimo in vrsto
športnih objektov idealna za aktivno preživljanje počitnic. Terme Zreče – sodobno zdraviliško
središče z bogato hotelsko ponudbo, zdravilno vodo in strokovno usposobljenim
zdravstvenim kadrom – nudijo možnost za zdravilen, aktiven in sproščujoč oddih.
Oba centra se z zdravilno klimo na Rogli in termalno vodo v Zrečah edinstveno dopolnjujeta.
V programu Turizem je zaposlenih 464 delavcev, ustvarijo 18 mio. € prometa, kar predstavlja
14,4-odstotni delež v celotnem prometu Unior, d. d.
46
Program TURIZEM se z edinstveno lokacijo ROGLE in TERM ZREČE uvršča v sam vrh slovenske turistične ponudbe.
Program TurizemProgram Turizem 14,4 %
Prodaja: 18 mio €Zaposleni: 464
Slika 4: Program Turizem Vir: Predstavitveni katalog podjetja Unior d. d. Zreče Vizija programa Turizem – Unior Turizem bo postal s svojimi centri in turističnimi proizvodi
prepoznavna blagovna znamka v mednarodnem prostoru. S kakovostno in pestro ponudbo,
usmerjeno v zdravo in aktivno preživljanje prostega časa, ter skrbjo za zdravje bo postal
vodilen ponudnik tovrstnih storitev v osrednjem delu Evrope in širše.
V podjetju Unior, d. d., je skupaj zaposlenih 2.545 delavcev, ustvarimo pa 130 mio. €
prometa.
Poleg osnovnih štirih programov ima Unior, d. d., svoje naložbe tudi v več podjetjih v
Sloveniji in tudi v tujini.
47
Diagram 1: Organizacijska struktura podjetja Unior, d. d., Zreče Vir: Letno poročilo Unior, d. d. Zreče za leto 2006
Unior, d. d., je danes stabilen, mednarodno poslovno uspešen sistem, ki v diverzifikaciji
prodajno-proizvodnih programov išče tržne možnosti in zmanjšuje tveganje tržne odvisnosti
od enega samega programa, poleg tega pa ljudem z znanjem in izkušnjami daje možnosti
izražanja inventivnosti na vseh področjih zaposlitve.
UNIOR d.d.
SKUPŠČINA, NADZORNI SVET, UPRAVA
Organizacijska struktura UNIOR v skupini17 izdaja / mar. 2007
Povezane družbe UNIOR
NabavaKakovost in
okoljeEnergetikaVzdrževanjeInvesticije
Informacijska tehnologija in
sistemi
Finančno računovodski
sektor
Splošno kadrovski
sektorKontroling
RHYDCON d.o.o., Šmarje pri Jelšah, Slovenija 33,50 % (1993)
RIMSKE TERME d.o.o., Rimske Toplice, Slovenija 20,24 % (2004)
Pridružena podjetja (9)UNIOR SINGAPORE Pte Ltd., Singapur 40 % (1992)
UNIDAL d.o.o. Hrvaška 49,46 % ( 2004)
STARKOM d.o.o., Maribor, Slovenija 49 % (2005)
Skupne službe
ProgramTURIZEM
ProgramSTROJNA OPREMA
ProgramROČNO ORODJE
Program ODKOVKI
ZLATI GRIČ d.o.o., Slovenske Konjice, Slovenija 25,99 % (2005)
UNIOR TEPID S.R.L., Romunija 49 % (2006)
Podjetja v skupini (20)
BIVA HIŠE d.o.o., Gomilsko, Slovenija 88,95 % (2000)
ŠTORE STEEL d.o.o., Štore, Slovenija 54,35 % (1999)
RTC KRVAVEC d.d., Cerklje na Gorenjskem, Slovenija 95,47 % (2004)
UNIOR Bionic d.o.o., Zreče, Slovenija 51 % (2004)
UNIOR FERLACH GmbH, Avstrija 99,55 % (1986)
UNIOR WERKZEUGMASCHINEN GmbH, Nemčija 100 % (2002)
UNIOR KOMERC d.o.o., Makedonija 90,90 % (1992)
UNIOR ESPANA S.L., Španija 95 % (2001)
UNIOR HELLAS, S.A., Grčija 50 % ( 1998)
UNIOR TOOLS S.A.S., Francija 70 % ( 1996)
UNIOR ITALIA S.p.A., Italija 80 % ( 1999)
UNIOR INTERNATIONAL Ltd., Velika Britanija 50 % (1992)
UNIOR DEUTSCHLAND GmbH, Nemčija 90 % (2001)
UNIOR Australia Tool Company Pty Ltd, Avstralija 51 % (2005)
UNIOR Professional Tools Ltd, Rusija 55 % (2005)
UNIOR USA Corporation, ZDA 100 % ( 2005)
UNIOR Aqua d.o.o., Srbija 60 % ( 2005)NINGBO UNIOR FORGING Co. Ltd, Kitajska 50 % (2005)
UNIOR Components a.d., Srbija 82,21 % (2005)
UNIOR Bulgarija Ltd., Bolgarija 59 % (2007)
SOLION Ltd., Rusija 20 % ( 2006)
UNIOR Teos Alati d.o.o., Srbija 10 % (2007)
48
6.3 Nekateri demografski podatki zaposlenih4
Na dan 31. 12. 2006 je bilo v podjetju Unior, d. d., Zreče zaposlenih 2521 delavcev.
Struktura zaposlenih glede na spol je v zadnjih letih približno enaka, in sicer je delež žensk
okrog 35 %. Od 2521 zaposlenih je 1648 moških in 873 žensk.
Starostna struktura zaposlenih je naslednja:
od 20 do 24 let 152 delavcev
od 25 do 29 let 298 delavcev
od 30 do 34 let 348 delavcev
od 35 do 39 let 434 delavcev
od 40 do 44 let 451 delavcev
od 45 do 49 let 391 delavcev
od 50 do 54 let 320 delavcev
55 let in več 127 delavcev
Poklicna izobrazba:
nekvalificirani delavci 677 delavcev
¸ poklicna izobrazba 1031 delavcev
srednja izobrazba 584 delavcev
višja izobrazba 86 delavcev
visoka izobrazba 138 delavcev
magisterij ali doktorat 5 delavcev
Iz evidence je razvidno, da je v podjetju velik delež nekvalificiranih delavcev (26,85 %), kar
je predvsem posledica zaposlovanja nekvalificiranega kadra v preteklih letih (tudi iz držav
nekdanje Jugoslavije). Največji delež zaposlenih ima končano poklicno šolo (40,90 %).
Srednjo izobrazbo ima 23,17 % zaposlenih, višjo izobrazbo ima 3,41 % zaposlenih, visoko pa
5,47 %. Najmanjši je delež zaposlenih z magisterijem ali doktoratom, in sicer 0,2 %.
_______________________ 4 Vir: Kadrovska evidenca podjetja Unior, d. d., Zreče
49
Delovna doba v podjetju Unior, d. d., Zreče
do 5 let 501 delavcev
od 6 do 15 let 734 delavcev
od 16 do 25 let 556 delavcev
nad 36 let 730 delavcev
Prevladujejo delavci, katerih delovna doba je 16 let in več. Zelo veliko zaposlenih v našem
podjetju službe ni nikoli menjalo in jim je zaposlitev v podjetju Unior, d. d., Zreče prva in
tudi edina.
50
7 RAZISKAVA IN UGOTOVITVE NA PODLAGI ANKETIRANJA ZAPOSLENIH V podjetju Unior, d. d., Zreče sem zaposlena že skoraj 20 let, od tega 15 let v tajništvu
uprave.
V tem času sem večkrat opazila, da komunikacija med zaposlenimi ter zaposlenimi in
vodilnimi ni dobra. Zaradi nezadovoljive interne komunikacije prihaja včasih do
nezadovoljstva med zaposlenimi in posledično do manj učinkovitega dela.
Ker učinkovitost in uspešnost internega komuniciranja vplivata na uspešno poslovanje celotne
organizacije, sem s pomočjo raziskave želela ugotoviti dejansko stanje internega
komuniciranja in ugotoviti, kako bi se interno komuniciranje lahko izboljšalo.
Anketa je bila razdeljena 150 zaposlenim v podjetju Unior, d. d., Zreče v skupnih službah,
vrnjenih pa je bilo 134 vprašalnikov (89,33 %).
Rezultati ankete so naslednji:
7.1 Demografski podatki anketiranih
• Spol
moškiženski
38%
62%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Spol anketiranih
Graf 2: Spol anketiranih
Vir: Lastna anketa
51
• Starost
6%
12%
8%
20%
13%
24%
14%
3%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
20 do 24 let
25 do 29 let
30 do 34 let
35 do 39 let
40 do 44 let
45 do 49 let
50 do 54 le t
55 let in več
Starost anketiranih
Graf 3: Starost anketiranih
Vir: Lastna anketa
• Izobrazba
6%
39%
21%
30%
4%0%5%
10%15%20%25%30%35%40%
pok licna izobrazba
srednja izobrazba
višja izobrazba
visoka izobrazba
magisterij ali doktorat
Izobrazba anketiranih
Graf 4: Izobrazba anketiranih
Vir: Lastna anketa
52
• Delovna doba v podjetju Unior, d. d.
23%
33%
38%
6%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
do 5 let 6 do 15 let 16 do 25 let nad 26 let
Delovna doba anketiranih v podjetju Unior d. d.
Graf 5: Delovna doba anketiranih v podjetju Unior, d. d.
Vir: Lastna anketa
Na anketo je odgovorilo 51 moških (38 %) in 83 žensk (62 %). Povprečna starost anketiranih
je 40,22 let. Največ anketiranih ima srednjo izobrazbo (53), pa tudi visoka izobrazba je visoko
zastopana (kar 40 zaposlenih), kar pa ne velja za Unior, d. d., kot celoto, kjer prevladujejo
zaposleni s poklicno izobrazbo.
Povprečna delovna doba v podjetju je 13,38 let.
53
7.2 Poznavanje poslovanja podjetja Unior, d. d., Zreče
• Kako ocenjujete svoje poznavanje poslovnih ciljev podjetja Unior, d. d.?
4%
29%
51%
16%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
zelo slabo slabo dobro zelo dobro
Kako ocenjujete svoje poznavanje poslovnih ci l jev podjetja Unior, d. d.?
Graf 6: Kako ocenjujete svoje poznavanje poslovnih ciljev podjetja Unior, d. d.?
Vir: Lastna anketa Zaposleni morajo zelo dobro poznati cilje podjetja, v katerem delajo. Iz grafa je razvidno, da
anketiranci ocenjujejo, da v večini poslovne cilje Unior, d. d., res poznajo (51 %), 16 %
vprašanih meni, da te cilje poznajo zelo dobro, še vedno pa je dosti tistih, ki poznajo poslovne
cilje podjetja slabo (29 %) ali pa celo zelo slabo (4 %).
54
• Kako dobro poznate poslovne rezultate podjetja Unior, d. d.?
10%
28%
49%
13%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
zelo slabo slabo dobro zelo dobro
Kako dobro poznate poslovne rezultate podjetja Unior, d. d.?
Graf 7: Kako dobro poznate poslovne rezultate podjetja Unior, d. d.?
Vir: Lastna anketa 49 % anketiranih ocenjuje, da pozna poslovne rezultate podjetja dobro, 13 % pa, da zelo
dobro. Dosti pa je tudi tistih, ki menijo, da poslovne rezultate podjetja poznajo slabo (28 %)
ali celo zelo slabo (10 %).
• Ali ima podjetje Unior, d. d., uspešno prihodnost?
87%
13%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
da ne
Ali ima podjetje Unior, d. d., uspešno prihodnost?
Graf 8: Ali ima podjetje Unior, d. d., uspešno prihodnost?
Vir: Lastna anketa
55
Kljub temu da vsi anketirani ne poznajo dovolj dobro ciljev in poslovnih rezultatov podjetja,
kar 87 % anketiranih verjame, da ima podjetje Unior, d. d., uspešno prihodnost. Ker zaposleni
verjamejo v podjetje in njegovo uspešno poslovanje, menim, da so pripravljeni v okviru
svojih pristojnosti na še večje napore pri doseganju ciljev podjetja.
• Ali ste delničar podjetja Unior, d. d.?
69%
31%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
da ne
Ali ste delni čar podjetja Unior, d. d.?
Graf 9: Ali ste delničar podjetja Unior, d. d.?
Vir: Lastna anketa 69 % anketiranih je delničarjev podjetja. Med 31 % tistih, ki niso delničarji, je največ tistih z
delovno dobo 1–5 let.
Iz vprašanj 2, 3, 4, in 5 lahko razberemo, da anketirani dobro poznajo poslovne cilje podjetja
in tudi poslovne rezultate podjetja. Dobro poznavanje ciljev in rezultatov podjetja je po
mojem mnenju pogojeno tudi s tem, da je dosti anketiranih zaposlenih v službah, kjer imajo
pri svojem delu opravka s finančnimi rezultati podjetja (25 % anketiranih je zaposlenih v
računovodstvu in kontrolingu).
Večina anketiranih meni, da ima podjetje Unior, d. d., uspešno prihodnost. Menim, da je to
mnenje upravičeno, saj ima naše podjetje dejansko vsako leto boljše poslovne rezultate.
Kar 69 % vprašanih je tudi delničarjev podjetja. Vsi zaposleni ter nekdanji zaposleni in
upokojenci pa imamo v lasti 21,38-odstotni lastniški delež podjetja Unior, d. d.
56
7.3 Uspešnost in učinkovitost interne komunikacije v podjetju Unior, d. d., Zreče
• Kako pogosto imate možnost sodelovati in soodločati pri reševanju
problemov, ki so povezani z Vašim delom?
6%8%
34%
43%
9%
0%
5%10%
15%20%25%
30%35%
40%45%
nikol i redko v časih pogosto vedno
Kako pogosto imate možnost sodelovati in soodlo čati pri reševanju problemov, ki so povezani z Vašim delom?
Graf 10: Kako pogosto imate možnost sodelovati in soodločati pri reševanju problemov, ki so povezani z
Vašim delom? Vir: Lastna anketa Večina anketiranih meni, da imajo včasih (34 %) oz. pogosto (43 %) možnost sodelovati pri
reševanju problemov, ki so povezani z njihovim delom. Da jim je takšna možnost dana
vedno,meni 9 % anketiranih. 19 anketiranih pa je mnenja, da takšne možnosti nimajo nikoli
(6 %) oz. redko (8 %).
Menim, da bi bilo treba zaposlene še pogosteje vključevati v procese odločanja, ne samo
zaradi njihovega boljšega počutja, večje pripadnosti podjetju ter večje učinkovitosti in
uspešnosti pri delu, temveč tudi zaradi njihovih dobrih idej, ki bi pripomogle k uspešnejšemu
rezultatu.
57
• Kako bi ocenili svojo učinkovitost in uspešnost komuniciranja v
podjetju Unior, d. d.?
1% 3%
28%
47%
21%
0%5%
10%15%20%25%30%35%40%45%50%
zeloslaba
slaba dobra zelodobra
odl i čna
Kako bi oceni li svojo u činkovitost in uspešnost komuniciranja v podjetju Unior, d. d.?
Graf 11: Kako bi ocenili svojo učinkovitost in uspešnost komuniciranja v podjetju Unior, d. d.?
Vir: Lastna anketa Več kot polovica anketiranih meni, da so pri komuniciranju znotraj Uniorja uspešni in
učinkoviti – 91 vprašanih (47 % anketiranih meni, da so pri komuniciranju zelo dobri, 21 %
pa meni, da je učinkovitost in uspešnost njihove komunikacije znotraj podjetja odlična).
28 % anketiranih meni, da so pri internem komuniciranju dobri, samo 5 vprašanih pa ni
zadovoljnih s svojim komuniciranjem znotraj podjetja (3 % anketiranih meni, da je njihova
komunikacija slaba, in 1 %, da je zelo slaba).
58
• Kako pomembna je za Vas učinkovita in uspešna komunikacija
med zaposlenimi?
0% 2%
15%
54%
29%
0%10%20%30%40%50%60%
ni pomembna
neznatno pomembna
precej pomembna
zelo pomembna
nadvse pomembna
Kako pomembna je za Vas u činkovita in uspešna komunikacija med zaposlenimi?
Graf 12: Kako pomembna je za Vas učinkovita in uspešna komunikacija med zaposlenimi?
Vir: Lastna anketa Kar 54 % anketiranih meni, da je učinkovita in uspešna komunikacija med zaposlenimi zelo
pomembna, 29 % pa jih meni, da je celo zelo pomembna. 15 % vprašanih meni, da je precej
pomembna. Samo 3 (2 % anketiranih) menijo, da je neznatno pomembna, nihče pa ne meni,
da sploh ni pomembna.
Tudi zaradi takšnega mnenja zaposlenih je treba dati še večji poudarek na dobro interno
komuniciranje v podjetju.
Iz vprašanj 6, 7 in 8 je razvidno, da anketiranci lahko sodelujejo pri reševanju problemov, do
katerih pride na njihovem delovnem metu. Zadovoljni so tudi z uspešnostjo svoje
komunikacije v podjetju ter menijo, da je učinkovita in uspešna komunikacija med
zaposlenimi zelo pomembna za uspešno delo.
59
• Kako pomembni so po Vašem mnenju za učinkovito in uspešno
komuniciranje podjetja naslednji dejavniki?
3,91
3,9
3,91
3,74
1 2 3 4
Kako pomembni so po Vašem mnenju za u činkovito in uspešno komuniciranje podjetja naslednj i dejavniki?
Pripadnost zaposlenih inpoznavanje podjetja
Zadovoljstvo inmotivaci ja zaposlenih
M edsebojni odnosi vpodjetju
Točnost, ustreznost,pravo časnost, zadostnostinformaci j
Graf 13: Kako pomembni so po Vašem mnenju za učinkovito in uspešno komuniciranje podjetja naslednji
dejavniki? Vir: Lastna anketa Anketirani menijo, da vsi štirje navedeni dejavniki pomembno vplivajo na uspešno in
učinkovito komuniciranje v podjetju. S povprečno oceno 3,91 so ocenili dejavnika točnost,
ustreznost, pravočasnost in zadostnost informacij ter zadovoljstvo in motivacija zaposlenih. Z
oceno 3,90 so ocenili dejavnik medsebojni odnosi v podjetju. Najmanjšo pomembnost, ki pa
je še vedno visoka, dajejo anketirani pripadnosti zaposlenih in poznavanju podjetja –
povprečna ocena 3,74.
60
• Kako pomembne so po Vašem mnenju naslednje komunikacijske
spretnosti za učinkovito in uspešno komuniciranje v podjetju?
Graf 14: Kako pomembne so po Vašem mnenju naslednje komunikacijske spretnosti za učinkovito in uspešno komuniciranje v podjetju?
Vir: Lastna anketa
Anketirani pripisujejo največjo pomembnost komunikacijskima veščinama poslušanje (ocena
3,94) in pisanje (ocena 3,93). Sledi govorjenje (povprečna ocena 3,73). Sledijo naslednje tri
veščine, in sicer učinkovito argumentiranje (povprečna ocena 3,1), nato samoobvladovanje
(povprečna ocena 3,04) in obvladovanje konfliktov (ocena 3). V zadnjem sklopu so pozitivno
mišljenje (povprečna ocena 2,84), nebesedna komunikacija (povprečna ocena 2,83),
empatično vživljanje (povprečna ocena 2,78) in učinkovito postavljanje vprašanj (ocena 2,7).
3,93
3,94
3,73
2,83
2,84
2,7
2,78
3,1
3
3,04
0 1 2 3 4
Kako pomembne so po Vašem mnenju naslednje komunikaci jske spretnosti za u činkovito in uspešno
komuniciranje v podjetju?
samoobvladovanje
obvladovanjekonfliktovučinkovitoargumentiranjeempati čno vživl janje
učinkovitopostavl janje vprašanjpozitivno mišl jenje
nebesednokomuniciranjegovorjenje
poslušanje
pisanje
61
7.4 Viri internega komuniciranja v podjetju Unior, d. d., Zreče
• Kako pogosto dobite informacijo o podjetju Unior, d. d., Zreče in o
dogajanju v podjetju iz spodnjih virov?
1,93
2,96
2,3
2,22
2,27
3,33
3,45
3,23
2,22
3,78
3,48
0 1 2 3 4
Kako pogosto dobite informacijo o podjetju Unior, d . d. Zreče in o dogajanju v podjetju iz spodnjih virov?
elektronska poštatelefontelefakssestankiosebni stiki , razgovoriinterni časopisletno poro či lobil ten za zaposleneletaki, plakatioglasna deskaokrožnica
Graf 15: Kako pogosto dobite informacijo o podjetju Unior, d. d., Zreče in o dogajanju v podjetju iz
spodnjih virov? Vir: Lastna anketa Anketirani dobijo informacije o podjetju in dogajanju v podjetju po telefonu – povprečna
ocena 3,78 (88 anketiranih dobi informacije po telefonu pogosto in 12 vedno), na drugem
mestu je pridobivanje informacij preko elektronske pošte – 3,48, in z osebnimi razgovori –
3,45 (71 anketirancev dobi informacije z osebnim razgovorom pogosto, 7 pa vedno). Sledi
pridobivanje informacij iz našega internega časopisa – povprečna ocena 3,33, ter s sestanki –
povprečna ocena 3,23. S povprečno oceno 2,96 so anketiranci ocenili pridobivanje informacij
z oglasne deske. Manj informacij dobijo zaposleni iz letakov in s plakatov – povprečna ocena
2,30, letnega poročila – povprečna ocena 2,27, iz biltena za zaposlene – povprečna ocena
2,22, in po telefaksu – povprečna ocena 2,22. Najmanj informacij, ocenjujejo anketirani,
pridobijo iz okrožnic – povprečna ocena 1,93, ki v zadnjem času dejansko redkeje krožijo po
podjetju.
62
• Kako pogosto pri svojem delu uporabljate naslednje vire
internega komuniciranja za prenos informacij v podjetju Unior, d. d.?
1,93
2,71
2,43
2,03
2,79
2,55
3,6
2,63
3,19
3,89
3,8
0 1 2 3 4
Kako pogosto pri svojem delu uporabljate naslednje vire internega komuniciranja za prenos informacij v podj etju
Unior, d. d. Zre če?
elektronska pošta
telefon
telefaks
sestanki
osebni stiki ,razgovoriinterni časopis
letno poro či lo
bi lten zazaposleneletaki, plakati
oglasna deska
okrožnica
Graf 16: Kako pogosto pri svojem delu uporabljate naslednje vire internega komuniciranja za prenos
informacij v podjetju Unior, d. d., Zre če? Vir: Lastna anketa Anketirani pri komuniciranju najpogosteje uporabljajo telefon, in sicer 118 anketiranih vedno
in 3 pogosto – povprečna ocena je 3,89. Elektronsko pošto uporablja zelo veliko anketiranih:
109 pogosto in štirje vedno – povprečna ocena 3,8. S povprečno oceno 3,6 so anketiranci
ocenili prenos informacij preko osebnih stikov. Tudi telefaksa se poslužuje dosti anketiranih,
in sicer 50 se jih telefaksa poslužuje včasih, 56 pa pogosto – povprečna ocena 3,19. Tudi letno
poročilo uporablja pri svojem delu dosti anketiranih (predvsem iz oddelka računovodstvo), in
sicer je povprečna ocena 2,79. Za posredovanje informacij uporabljajo anketirani tudi oglasno
desko, in sicer je povprečna ocena 2,71. Najpogostejši odgovor pri izmenjavanju informacij
na sestankih je bil včasih – povprečna ocena je torej 2,63. Tudi interni časopis – povprečna
ocena 2,55, ter letake in plakate – povprečna ocena 2,43, uporabljajo anketirani za prenos
informacij v podjetju. Najmanj se anketirani za posredovanje informacij sodelavcem
poslužujejo biltena za zaposlene – povprečna ocena 2,03 (71 anketiranih ga uporablja redko,
32 pa nikoli), in okrožnic – povprečna ocena 1,93 (118 anketiranih se okrožnice poslužuje
redko, 13 pa nikoli).
63
• Kako pomembni so navedeni viri internega komuniciranja za Vas?
2,42
3,34
2,43
2,3
3,13
3,26
3,75
2,95
2,57
3,9
3,72
0 1 2 3 4
Kako pomembni so navedeni viri internega komunicira nja za Vas?
elektronska poštatelefontelefakssestanki osebni stiki , razgovoriinterni časopisletno poro či lobi lten za zaposleneletaki, plakatioglasna deskaokrožnica
Graf 17: Kako pomembni so navedeni viri internega komuniciranja za Vas?
Vir: Lastna anketa Anketirani ocenjujejo za najpomembnejši interni vir komuniciranja telefon (povprečna ocena
3,9), osebne stike in razgovore so ocenili s povprečno oceno 3,75, elektronsko pošto pa s
povprečno oceno 3,72. Za pomemben vir internega komuniciranja štejejo tudi oglasno desko
– povprečna ocena 3,34, in interni časopis – povprečna ocena 3,26. Tudi letno poročilo so
ocenili dokaj visoko, in sicer s povprečno oceno 3,13. Sledi pridobivanje informacij po
telefaksu – povprečna ocena 2,57, kot najmanj pomembne vire internega komuniciranja pa so
anketiranci ocenili letake in plakate – povprečna ocena 2,43, okrožnice – povprečna ocena
2,42, ter bilten za zaposlene – povprečna ocena 2,3.
64
• Katere od navedenih virov internega komuniciranja bi želeli še
naprej uporabljati za svoje komuniciranje v podjetju?
2,4
3,02
2,42
2,7
3,13
3,22
3,79
3,23
2,93
3,8
3,85
0 1 2 3 4
Katere od navedenih virov bi želel i še naprej upora bljati za svoje komuniciranje v podjetju?
elektronska pošta
telefon
telefaks
sestanki
osebni stiki ,razgovoriinterni časopis
letno poro či lo
bi lten za zaposlene
letaki, plakati
oglasna deska
okrožnica
Graf 18: Katere od navedenih virov bi želeli še naprej uporabljati za svoje komuniciranje v podjetju? Vir: Lastna anketa Tudi tu so anketiranci najvišje ocenili elektronsko pošto (povprečna ocena 3,85), telefon
(povprečna ocena 3,8) ter osebne stike in razgovore (povprečna ocena 3,79). V drugem sklopu
so sestanki (povprečna ocena 3,23), interni časopis (povprečna ocena 3,22) ter letno poročilo
(povprečna ocena 3,13). Sledita dva interna vira komuniciranja, in sicer oglasna deska –
povprečna ocena 3,02, in telefaks – povprečna ocena 2,93. Najslabšo oceno imajo zopet bilten
za zaposlene (povprečna ocena 2,7), letaki in plakati (povprečna ocena 2,42) ter okrožnica –
povprečna ocena 2,4.
Pri vprašanjih 11, 12, 13 in 14 me je zanimalo mnenje anketirancev o internih virih
komuniciranja. Anketirani so pri vseh štirih vprašanjih ocenili kot najpomembnejši in
najpogosteje uporabljeni vir internega komuniciranja telefon in elektronsko pošto.
Zelo pogosto se informacije prenašajo seveda tudi z osebnimi stiki med sodelavci. Tudi
oglasna deska je v našem podjetju vir, kjer zaposleni pogosto dobimo informacije in jih preko
oglasne deske tudi posredujemo naprej. Manj se zaposleni poslužujemo okrožnic ter letakov
in plakatov. Informacije pa se seveda črpajo tudi iz letnega poročila in internega časopisa.
65
7.5 Pridobivanje informacij v podjetju Unior, d. d., Zreče
• Ali menite, da je za večjo uspešnost, učinkovitost Vašega dela
potrebna večja informiranost?
72%
7%
19%
2%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
da ne včasih ne vem
Ali menite, da je za ve čjo uspešnost, u činkovitost vašega dela potrebna ve čja informiranost?
Graf 19: Ali menite, da je za večjo uspešnost, učinkovitost Vašega dela potrebna večja informiranost?
Vir: Lastna anketa Seveda večina anketiranih meni, da je za večjo uspešnost in učinkovitost dela potrebna večja
informiranost, kar 97 vprašanih meni tako (72 %), 19 % vprašanih meni, da je informiranost
potrebna samo včasih, samo 9 (7 %) vprašanih pa meni, da ni tako.
66
• Kako pogosto dobite potrebne informacije?
5%2%
22%
70%
1%0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
nikol i redko v časih pogosto vedno
Kako pogosto dobite potrebne informaci je?
Graf 20: Kako pogosto dobite potrebne informacije?
Vir: Lastna anketa Anketirani v večini menijo, da dobijo potrebne informacije za svoje delo dovolj pogosto – 94
vprašanih (70 %). Vedno dobi potrebne informacije 1 % vprašanih, včasih pa 22 % vprašanih.
10 vprašanih je odgovorilo, da potrebnih informacij ne dobijo nikoli (5 %) ali pa redko (2 %).
Povprečna ocena je tako 3,63.
• Kako bi želeli pridobivati pomembne informacije?
46%
24%
11%14%
3% 2%0%
10%
20%
30%
40%
50%
osebnopo telefonu
preko e-pošte
preko intraneta
na oglasnih deskah
iz "Kovačevih novičk"
Kako bi želel i pridobivati pomembne informaci je?
Graf 21: Kako bi želeli pridobivati potrebne informacije?
Vir: Lastna anketa
67
Največ anketiranih bi želelo informacije pridobiti osebno – 46 % (71 vprašanih). Sledi
pridobivanje informacij po telefonu (24 %), preko E-pošte (11 % vprašanih) ali preko
intraneta (14 % vprašanih). Preko oglasne deske in »Kovačevih novičk« bi želelo dobiti
informacije najmanj anketiranih, in sicer samo 7 anketiranih.
Zadnja tri vprašanja so se nanašala na informacije. Anketirani menijo, da za dobro in
učinkovito delo potrebujejo veliko informacij o podjetju in da takšne informacije dobijo
dovolj pogosto. Menijo, da je najboljši prenos informacij še vedno oseben stik in po telefonu,
v zadnjem času pa se dosti informacij v našem podjetju prenaša tudi preko intraneta.
68
8 UGOTOVITVE IN PREDLOGI ZA IZBOLJŠANJE U ČINKOVITOSTI IN USPEŠNOSTI INTERNEGA KOMUNICIRANJA V PODJETJU UNIOR, d. d., ZREČE
8.1 Ugotovitve o učinkovitosti in uspešnosti internega komuniciranja v podjetju Unior, d. d., Zreče Zaposleni, ki sem jih anketirala, menijo, da je učinkovitost in uspešnost internega
komuniciranja v podjetju Unior, d. d., Zreče dobra. Vsi so mnenja, da sta učinkovitost in
uspešnost internega komuniciranja pomembni za uspešno poslovanje podjetja.
Za učinkovito in uspešno razvijanje komunikacije je pomembno razvijati spretnosti
komuniciranja: poslušanje, pisanje, govorjenje in nebesedno komuniciranje. Za anketirane je
najpomembnejša veščina komuniciranja aktivno poslušanje. Za dober medsebojni odnos in
kakovost internega komuniciranja je bistvenega pomena, kako znamo poslušati drug drugega
in kako se med poslušanjem odzivamo. Veščina nebesednega komuniciranja je ocenjena
najslabše, verjetno zato, ker se ljudje še vedno ne zavedamo, kako pomembno je nebesedno
komuniciranje (V poslovnem komuniciranju namreč le na videz prevladuje besedno
komuniciranje. Raziskave nam povejo, da ima neposreden pomen besed v povprečnem
poslovnem razgovoru komaj 7-odstotni delež, zvok (ritem, glasnost, dinamika) govora 38-
odstotni delež, več, kar 55 odstotkov pa odpade na nebesedno komuniciranje).
Za potek učinkovitega in uspešnega komuniciranja v podjetju mora biti poskrbljeno za
pravočasnost, razumljivost, točnost in ustreznost informacij. Pomanjkanje kakovostnih
informacij namreč negativno vpliva na opravljanje uspešnega dela in sproži govorice, ki ljudi
zaradi raziskovanja resničnosti teh govoric odmaknejo od dela. Intenzivno informiranje gradi
lojalnost in produktivnost. Čim bolj so zaposleni informirani, tem manj je možen vpliv
dvoma, večje je medsebojno zaupanje in vplivanje, zaposleni pa se med sabo bolj razumejo.
To pa se seveda pozitivno odraža pri opravljanju tekočega dela in pri poslovanju podjetja.
Večina anketiranih meni, da so dobro obveščeni o dogajanju v podjetju. Vendar pa je samo 1
% takšnih, ki menijo, da vedno dobijo dobre informacije. Ker so med anketiranimi sodelavci,
ki so zaposleni v skupnih službah in imajo tako posledično večji dostop do informacij kot
zaposleni v proizvodnji, menim, da bi morali poskrbeti za še boljše posredovanje informacij
zaposlenim. Zaposleni morajo biti kot del kolektiva zelo dobro obveščeni o dogajanju v
podjetju. Ne samo, da bi se počutili kot pomemben del kolektiva, v katerem delajo, ampak
tudi, ker lahko samo dobro informirani delavci pripomorejo k rešitvam.
69
8.2 Predlogi za izboljšanje učinkovitosti in uspešnosti internega komuniciranja v podjetju Unior, d. d,. Zreče Menim, da bi morali spodbujati zainteresiranost zaposlenih za informiranje o podjetju. Kajti
poznavanje ciljev, poslovnih rezultatov ter informiranost o podjetju vplivata na naraščanje
stopnje pripadnosti, kar se pozitivno odraža pri pripravljenosti zaposlenih na dodatne napore
in vpliva na prizadevnost pri uresničevanju ciljev podjetja.
Pri opravljanju tekočega dela zaposleni za prenos informacij najpogosteje uporabljajo telefon
in elektronsko pošto ali komunicirajo s pomočjo osebnih razgovorov in sestankov. Ti viri so
za zaposlene tudi najpomembnejši. Želijo si več osebnih razgovorov, sestankov. Uporabo
elektronske pošte in intraneta pa je opaziti pri mlajših zaposlenih.
Menim, da bi informiranost o podjetju lahko povečali s pomočjo internega časopisa, ki ga
zaposleni berejo v veliki večini. Predvsem zaposleni v proizvodnji iz internega časopisa
dobijo večino informacij. Ker interni časopis izhaja samo štirikrat na leto, uredništvo v
zadnjem času izdaja tudi t. i. »Kovačeve novičke«, ki izidejo vsak mesec. Menim, da bi bilo
dobro, da bi se vsebina »Kovačevih novičk« objavila tudi na intranetu. Razmisliti bi bilo treba
tudi o ažuriranju podatkov z oglasno desko intraneta. Na razpolago bi lahko bil elektronski
predal, odprt za različna vprašanja in predloge zaposlenih.
Informiranost v podjetju bi se lahko povečala tudi z rednimi sestanki v oddelkih. Vodje
oddelkov pa bi svojim nadrejenim poročali o uspehu in rezultatih takšnih sestankov.
Kakovost internega komuniciranja bi se lahko povečala tudi z ustreznimi izobraževanji tako
vodilnih kot ostalih zaposlenih. Menim namreč, da zaposleni še vedno premalo vemo, kako
pomembno je nebesedno komuniciranje, čeprav so zaposleni že dokaj visoko ocenili
komunikacijske spretnosti, kot so učinkovito argumentiranje, samoobvladovanje,
obvladovanje konfliktov. Z ustreznim izobraževanjem bi zaposleni še bolj spoznali, kako
pomembne so te spretnosti za dobro in uspešno komuniciranje.
70
Z izobraževanjem se zagotavljajo tudi znanja, potrebna za uspešno medosebno komuniciranje,
učinkovito vodenje ter obvladovanje internega komuniciranja, tako bi morali poiskati ustrezna
izobraževanja za osebo, ki je zadolžena za interno komuniciranje, seminarje s področja
internega komuniciranja za vodstveni kader in posebej za tajniški kader ter zagotoviti
strokovno literaturo, ki bi bila dostopna vsem zaposlenim.
71
9 ZAKLJU ČEK Pomen učinkovitega in uspešnega internega komuniciranja ter dejavnike internega
komuniciranja, ki ustvarjajo konkurenčno prednost sodobnih podjetij, sem preučila teoretično,
nato pa še s praktičnega vidika v podjetju Unior, d. d., Zreče.
Pri raziskovanju učinkovitosti in uspešnosti internega komuniciranja v podjetju Unior, d. d.,
Zreče, in sicer v skupnih službah podjetja, sem odkrila, da zaposleni dajejo velik pomen
učinkovitosti in uspešnosti internega komuniciranja.
Kakovost internega komuniciranja v podjetju sicer ni idealna, so pa razviti dobri temelji
vrednot, na katerih se lahko gradi. Za to je seveda potreben čas ter dobro strateško načrtovano
in razvito interno komuniciranje.
Zaposleni verjamejo v uspešno poslovanje podjetja in so mu v osnovi pripadni. Premalo pa
poznajo cilje, poslovne rezultate podjetja. Tako niso usmerjeni s cilji podjetja in ne doživljajo
rezultatov podjetja. Zaposlene bi lahko motivirali z večjo možnostjo sodelovanja pri
odločilnih zadevah in jih tudi motivirali za razmišljanje o novih idejah in predlogih z uvedbo
jasnega sistema napredovanja glede na delovno uspešnost, glede na inovativnost. Motivirali bi
jih lahko tudi s podeljevanjem materialnih nagrad za vsak koristen predlog in z vsakoletnim
priznanjem za inovatorje. Zaposleni bi se tako še bolj poistovetili s podjetjem. Podjetju bi bili
bolj pripadni, prav tako pa bi bili bolj zavzeti za uspešno opravljanje svojega dela.
72
10 VIRI IN LITERATURA (1) Berlogar, J. (1999) Organizacijsko komuniciranje: Od konfliktov do skupnega
pomena, Ljubljana, Gospodarski vestnik.
(2) Brajša, P. (1993) Pedagoška komunikologija, Ljubljana, Glotta Nova.
(3) Cvetko, H. (2001) Koncepti in veščine komuniciranja, Maribor, Doba.
(4) Decker, B. (1993) How to communiccate effectively, London, Kogan Page.
(5) Gruban, B. (2002) Organizacijske komunikacije tretje generacije, Ljubljana, PRSS,
ŠOJA.
(6) Gruban, B, Verčič, D., Zavrl, F. (1997) Pristop k odnosom z javnostmi, Ljubljana,
Pristop.
(7) Grunig, J. E., Hunt, T. (1984) Managing Public Relations, New York, Holt, Rinehart
and Winston.
(8) Harrison, S. (1995) Public Relations: An Introduction, London, Routledge.
(9) Jančič, Z. (1990) Marketing – strategija menjave, Ljubljana, Gospodarski vestnik:
Studio marketing.
(10) Kavčič, B. (1991) Sodobna teorija organizacij, Ljubljana, Državna založba Slovenije.
(11) Kavčič, B. (2002) Poslovno komuniciranje, Ljubljana, Ekonomsko poslovna fakulteta.
(12) Kitchen, P. J. (1997) Public relations: principles and practice, London, International
Thomson Business Press.
(13) Kreitner, R., Kinicki, A., Buelens, M. (2002) Organizational behaviour, New York,
McGran-Hill.
(14) Lipičnik, B. (1994) Ljudje in organizacija, Maribor, Ekonomsko poslovna fakulteta.
(15) Mescon, H., Khedouri, M. (1998) Management, Third Edition, New York, Harper &
Row.
(16) Mihaljčič, Z., Šantl-Mihaljčič, L. (2002) Poslovno komuniciranje, Ljubljana, Jutro.
(17) Možina, S., Florjančič, J. (1986) Ustvarjalno komuniciranje in informiranje v
organizaciji združenega dela, Kranj, Moderna organizacija.
(18) Možina, S., Kavčič, B., Tavčar, M., Pučko, D., Ivanko, Š., Lipičnik, B., Gričar, J.,
Repovž, L., Vizjak, A., Vahčič, A., Rus, V., Bohinc, R. (1994) Management, Radovljica,
Didakta.
(19) Možina, S., Damjan, J. (1996) Poslovno komuniciranje, Ljubljana, Ekonomska
fakulteta.
(20) Možina, S., Tavčar, M., Zupan, N., Kneževič, A. N. (2004), Poslovno komuniciranje,
Maribor, Obzorja.
73
(21) Potočnik, V. (2002) Temelji trženja s primeri iz prakse, Ljubljana, GV Založba.
(22) Rozman, R., Kovač, J., Koletnik, F. (1993) Management, Ljubljana, Gospodarski
vestnik.
(23) Schemerhorn, J., (2001) Management, New York, John Wiley & Sons.
(24) Srića, V. (1994) Inventivni menedžer, Zagreb, Croman.
(25) Tavčar, M. (1995) Uspešno poslovno komuniciranje, Ljubljana, Novi forum.
(26) Thiele, A. (1995) O govorniški spretnosti, Ljubljana, Gospodarski vestnik.
(27) Trček, I. (1994) Medosebno komuniciranje in kontaktna kultura, Radovljica, Didakta.
(28) Kadrovska evidenca družbe Unior d. d. Zreče
(29) Predstavitveni katalog družbe Unior d. d. Zreče
(30) Letno poročilo za leto 2006 družbe Unior d. d. Zreče
(31) ¨Interno organizacijsko komuniciranje¨, Dialogos [online]. Dostopno na:
http://www.dialogos.si/slo/objave/članki/interno okolje [dostop 2. julija 2007].
(32) Unior Zreče (2007) Elektronski vir, http://www.unior.si, [dostop 10. julija 2007].
74
11 PRILOGE Priloga 1: Anketni vprašalnik za zaposlene
ANKETNI VPRAŠALNIK ZA ZAPOSLENE V PODJETJU UNIOR, d. d., ZREČE
RAZISKAVA INTERNEGA KOMUNICIRANJA V PODJETJU UNIOR, d. d., ZREČE
Spoštovani,
zaposlena sem v podjetju Unior, d. d., Zreče, v tajništvu uprave. Zaključujem Višjo strokovno
šolo Doba v Mariboru, smer poslovni sekretar. Za pripravo diplomske naloge potrebujem
Vaše mnenje, zato prosim za sodelovanje preko anketnega vprašalnika.
Anketni vprašalnik je anonimen in namenjen za raziskovanje internega komuniciranja v
podjetju Unior, d. d., Zreče.
Prosim, če mi lahko iskreno in brez zadržkov odgovorite na priložena vprašanja.
Izpolnjen vprašalnik bo namenjen izključno za raziskavo in ostane poslovna skrivnost, Vaši
rezultati pa bodo znani v okviru skupnih rezultatov.
Hvala za sodelovanje,
Darja Podgrajšek
1. Demografski podatki. Prosim obkrožite črko pred odgovorom.
Spol:
a) moški
b) ženski
Starost:
a) 20 do 24 let
b) 25 do 29 let
c) 30 do 34 let
d) 35 do 39 let
e) 40 do 44 let
f) 45 do 49 let
g) 50 do 54 let
h) 55 in več
Izobrazba:
a) poklicna izobrazba
b) srednja izobrazba
c) višja izobrazba
d) visoka izobrazba
e) magisterij ali doktorat
Delovna doba v podjetju Unior, d.d., Zreče:
a) do 5 let
b) 6 do 15 let
c) 16 do 25 let
d) nad 26 let
2. Kako ocenjujete svoje poznavanje poslovnih ciljev podjetja Unior, d. d.?
a) zelo slabo
b) slabo
c) dobro
d) zelo dobro
3. Kako dobro poznate poslovne rezultate podjetja Unior, d. d.?
a) zelo slabo
b) slabo
c) dobro
d) zelo dobro
4. Ali ima podjetje Unior, d. d., po Vašem mnenju uspešno prihodnost?
a) da
b) ne
5. Ali ste delničar podjetja Unior, d. d.?
a) da
b) ne
6. Kako pogosto imate možnost sodelovati in soodločati pri reševanju problemov, ki so
povezani z Vašim delom?
a) nikoli
b) redko
c) včasih
d) pogosto
e) vedno
7. Kako bi ocenili svojo učinkovitost in uspešnost komuniciranja v podjetju Unior, d.d.?
a) zelo slaba
b) slaba
c) dobra
d) zelo dobra
e) odlična
8. Kako pomembna je za Vas učinkovita in uspešna komunikacija med zaposlenimi?
a) ni pomembna
b) neznatno pomembna
c) precej pomembna
d) zelo pomembna
e) nadvse pomembna
9. Kako pomembni so po Vašem mnenju za učinkovito in uspešno komuniciranje
podjetja naslednji dejavniki: Vstavite križec � v polje, ki najbolj ustreza Vašemu zadovoljstvu.
ni
pomembno
neznatno
pomembno
precej
pomembno
zelo
pomembno
nadvse
pomembno
1. Točnost, ustreznost, pravočasnost, zadostnost informacij
2. Medosebni odnosi v podjetju
3. Zadovoljstvo in motivacija zaposlenih
4. Pripadnost zaposlenih in poznavanje podjetja
10. Kako pomembne so po Vašem mnenju naslednje komunikacijske spretnosti za
učinkovito in uspešno komuniciranje v podjetju? Vstavite križec � v polje, ki najbolj ustreza Vašemu zadovoljstvu.
ni pomembno
neznatno pomembno
precej pomembno
zelo pomembno
nadvse pomembno
1. Pisanje
2. Poslušanje
3. Govorjenje
4. Nebesedno komuniciranje (telesna drža, hitrost govora, mimika obraza,…)
5. Pozitivno mišljenje
6. Učinkovito postavljanje vprašanj
7. Empatično vživljanje
8. Učinkovito argumentiranje
9. Obvladovanje konfliktov
10. Samoobvladovanje
11. Kako pogosto dobite informacijo o podjetju Unior, d. d., Zreče in o dogajanju v
podjetju iz spodnjih virov?
Vstavite križec � v polje, ki najbolj ustreza Vašemu zadovoljstvu.
nikoli redko včasih pogosto vedno
1. Okrožnica
2. Oglasna deska
3. Letaki, plakati
4. Bilteni za zaposlene
5. Letno poročilo
6. Interni časopis
7. Osebni stiki, razgovori
8. Sestanki
9. Telefaks
10. Telefon
11. Elektronska pošta
12. Kako pogosto pri svojem delu uporabljajte naslednje vire internega komuniciranja
za prenos informacij v podjetju Unior, d. d.? Vstavite križec � v polje, ki najbolj ustreza Vašemu zadovoljstvu
nikoli redko včasih pogosto vedno
1. Okrožnica
2. Oglasna deska
3. Letaki, plakati
4. Bilteni za zaposlene
5. Letno poročilo
6. Interni časopis
7. Osebni stiki, razgovori
8. Sestanki
9. Telefaks
10. Telefon
11. Elektronska pošta
13. Kako pomembni so navedeni viri internega komuniciranja za Vas? Vstavite križec � v polje, ki najbolj ustreza Vašemu zadovoljstvu
ni pomembno
neznatno
pomembno
precej
pomembno
Zelo
pomembno
Nadvse
pomembno
1. Okrožnica
2. Oglasna deska
3. Letaki, plakati
4. Bilteni za zaposlene
5. Letno poročilo
6. Interni časopis
7. Osebni stiki, razgovori
8. Sestanki
9. Telefaks
10. Telefon
11. Elektronska pošta
14. Katere od navedenih virov internega komuniciranja bi želeli še naprej uporabljati za
svoje komuniciranje v podjetju? Vstavite križec � v polje, ki najbolj ustreza Vašemu zadovoljstvu
ni pomembno
neznatno
pomembno
precej
pomembno
zelo
pomembno
nadvse
pomembno
1. Okrožnica
2. Oglasna deska
3. Letaki, plakati
4. Bilteni za zaposlene
5. Letno poročilo
6. Interni časopis
7. Osebni stiki, razgovori
8. Sestanki
9. Telefaks
10. Telefon
11. Elektronska pošta
15. Ali menite, da je za večjo uspešnost, učinkovitost Vašega dela potrebna večja
informiranost?
a) da
b) ne
c) včasih
d) ne vem
e) drugo _______________
16. Kako pogosto dobite potrebne informacije?
a) nikoli
b) redko
c) včasih
d) pogosto
e) vedno
17. Kako bi želeli pridobivati pomembni informacije?
a) osebno
b) po telefonu
c) preko E-pošte
d) preko intraneta
e) na oglasnih deskah
f) iz »Kovačevih novičk«
IZJAVA O AVTORSTVU
Podpisana Darja Podgrajšek, študentka programa »Poslovni sekretar« izjavljam, da je
diplomska naloga z naslovom »Interno komuniciranje v podjetju UNIOR, d. d., ZREČE«
moje avtorsko delo.
Darja Podgrajšek