VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

POSLOVNI SEKRETAR

DIPLOMSKA NALOGA

KARMEN MAUKO

Maribor 2008

DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

POSLOVNI SEKRETAR

KAKO USPEŠNO ORGANIZIRATI IN NAČRTOVATI SESTANEK TER

PRAVILNO ZAPISATI VERODOSTOJNI ZAPISNIK

KARMEN MAUKO

Predavatelj-ica - mentor-ica: Branka Kolarič, univ. dipl. ekon. Mentor-ica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Breda Črnčec, dipl. ekonom. Organizacija: ZSSS, Območna organizacija Podravja Lektor/ica: Margit Berlič Ferlinc, prof. slo. in angl. jezika Prevod v tuji jezik: Margit Berlič Ferlinc, prof. slo. in angl. jezika

Maribor 2008

DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

ZAHVALA

Na začetku bi se iz vsega srca zahvalila mentorici Branki Kolarič, ki mi je z veseljem

pomagala in svetovala pri diplomskem delu. Njene spodbudne besede so v veliki meri

pripomogle k dokončanju tega dela.

Prav tako se zahvaljujem mentorici Bredi Črnčec, zaposleni v Območni organizaciji ZSSS

Podravja, za pomoč, usmerjanje in kreativno delo, ki sem ga z veseljem opravljala.

Omenila bi še to, da sem zelo srečna in ponosna, da sem lahko praktični del opravljala v tej

organizaciji, saj je delovno vzdušje zelo prijetno.

Verjamem, da sem se veliko naučila in da bom to znanje znala uporabiti v vsakdanjem

življenju in tudi v poslovnem. Ne morem trditi, da bi mi katero drugo podjetje lahko

omogočilo in dajalo toliko vsesplošnega znanja, kot sem ga pridobila v tej organizaciji.

Zahvaljujem se še svoji družini, ki mi je v teh kreativnih trenutkih stala ob strani in mi nudila

veliko oporo ter miru, da je lahko nastalo to diplomsko delo.

Še enkrat se vsem prisrčno zahvaljujem.

POVZETEK

V poslovnem svetu se velikokrat srečujemo z izrazom poslovni sestanek, saj je le-ta zelo

učinkovita oblika komuniciranja. Komuniciranje pa predstavlja stik med ljudmi, s pomočjo

katerega so cilji lažje dosegljivi. Sestanek je torej ciljno početje, na katerem se zbere več

ljudi, da si izmenjajo informacije in se dogovorijo o skupnih dejavnostih. Ko se odločimo za

sestanek, mora biti sklic sestanka upravičen, sodelovati pa morajo vsi udeleženci. To je bilo

tudi vodilo moje diplomske naloge, s katero sem želela proučiti kako uspešno organizirati in

načrtovati sestanek ter pravilno zapisati zapisnik, ki odraža verodostojnost dogajanja na

sestanku.

Zelo pomembna je priprava gradiva za sestanek. Vedeti moramo, kaj je smoter in cilj sestanka

ter zakaj ga sklicujemo. Spored sestanka mora biti dostavljen povabljenim udeležencem

pravočasno, prav tako gradivo. Tako se lahko udeleženci nanj učinkovito pripravijo.

Pomembno vlogo pri pripravi sestanka ima poslovi sekretar. S proučevanjem sem dokazala,

da je zanj smiselno, da si pripravi listo potrebnih opravil za vsak postopek: pred sestankom,

med samim sestankom, po sestanku in za vsak sestanek delovni načrt korakov. Torej je

najpomembneje, da se na poslovni sestanek dobro pripravimo, da ne pride na samem sestanku

do kakšnih presenečenj. V ta namen sem pripravila tudi nekaj predlogov.

Po končanem sestanku je pogosta naloga poslovnega sekretarja, da sestavi zapisnik. Napiše se

v takšnem zaporedju, kot je sestanek dejansko potekal. Upoštevati se mora tudi zgradba

zapisnika, ki se deli na tri dele, in sicer na glavo ali uvod, razplet dnevnega reda in konec.

Pomembno je, da poslovni sekretar pozna probleme s področja, ki ga sestanek obravnava,

sicer ne bo zmogel prenesti in urediti besedila. Zapisnik se mora napisati takoj, s pisanjem le-

tega se ne odlaša. Ko je zapisnik napisan, ga zapisnikar vsaj še dvakrat prebere in se tako

izogne najpogostejšim napakam, ki se pojavljajo v zapisnikih. V svoji diplomski nalogi sem

analizirala že napisan zapisnik in sestavila nov primer pravilnega in verodostojnega zapisa

poteka sestanka.

Oblikovanje sklepov je najpomembnejša naloga pri sestavljanju zapisnika. Sklepi so lahko

oblikovani že v gradivu za sestanek, lahko pa jih vodja oblikuje na samem sestanku po

razpravi. Pri pisanju sklepov napišemo, kaj smo se dogovorili, kdo je za to odgovoren in do

kdaj je potrebno določeno zadevo izvršiti.

Klju čne besede: sestanek, organizacija, načrt aktivnosti, zapisnik, sklepi.

ABSTRACT

In the business world we meet the term »business meeting« a lot because it is a very efficient

form of communication. Communication presents a connection among people which makes

the goals reachable. A meeting is therefore a targeted goal where more people gather to

exchange information and they agree about mutual activities. When we decide for a meeting,

the call for a meeting should be justifiable and all the participants have to co-operate. That is a

guidance of the diploma work, because I wanted to study how to organize a successful and

planned meeting and to write a minutes of a meeting correctly.

A preparation of the material for a meeting is very important. We have to know what the

purpose and a goal of the meeting are and why we convene the meeting. The plan for the

meeting and the materials has to be given to the participants on time. The participants can

efficiently prepare for the meeting.

The secretary has an important role for the preparation of the meeting. I have proved with the

research that it is important for the secretary to prepare a list of needed work for every

procedure: before the meeting, during the meeting, after the meeting and for every meeting a

working plan of steps needed. It is important that we prepare everything in advance so that

there are no surprises. I have prepared some suggestions for this.

After the meeting a frequent role of the secretary is to write the minutes of the meeting. It is

written in the exact sequence as the meeting has been held. The structure of the minutes of the

meeting has to be considered also: it has three parts – the head or the introduction, body

paragraphs and the conclusion. It is important for the secretary to be familiar with the

problems in the area that the meeting is about otherwise he or she will not be able to write and

arrange the minutes of the meeting. It has to be written immediately. When it is written the

keeper of the minutes has to read it again twice and therefore he/she avoids the most frequent

mistakes that appear in the minutes. I have analyzed an already written minutes and I have

drawn up a new example of a correct and authentic record of the meeting course.

The most important task when writing the minutes is forming of resolutions. They can already

be formed in the material for the meeting or they can be shaped by the leader at the meeting

after the discussion. When we write the resolutions we state out what we have agreed about,

who is responsible and when it is needed to solve a certain matter.

Key words: a meeting, an organization, a plan of activities, the minutes, resolutions.

KAZALO

KAZALO VSEBINE

1 UVOD ........................................................................................................................... 6

1.1 Namen naloge ......................................................................................................... 6

1.2 Cilj naloge .............................................................................................................. 6

1.3 Metode dela ............................................................................................................ 6

2 PREDSTAVITEV ZVEZE SVOBODNIH SINDIKATOV SLOVENIJE ....................... 7

2.1 Predstavitev Območne organizacije ZSSS Podravja ................................................ 7

2.3 Lastnosti dobrega poslovnega sekretarja ................................................................. 8

3 POSLOVNI SESTANKI .............................................................................................. 10

3.1 Opredelitev in vrste sestankov .............................................................................. 10

3.2 Načrtovanje, priprava in odločitev za sestanek ...................................................... 11

3.2.1 Cilji sestanka ................................................................................................ 12

3.2.2 Opredeljevanje sestanka ................................................................................ 12

3.2.3 Potek sestanka .............................................................................................. 14

3.4 Poslovni sekretar in organizacija sestankov .......................................................... 14

3.4.1 Najpogostejše napake pri organizaciji sestankov ........................................... 15

4 PREDLOG NAČRTA AKTIVOSTI ............................................................................. 16

4.1 Zakaj je dobro, da si naredimo načrt aktivnosti ..................................................... 16

4.2 Matrika načrta aktivnosti za sestanek .................................................................... 16

4.3 Lista potrebnih opravil (korakov) za vsak postopek sestanka ................................ 17

5 ZAPISNIK ................................................................................................................... 20

5.1 Kaj je zapisnik in vrste zapisnikov ........................................................................ 20

5.1.1 Sestavni deli običajnega zapisnika – delitev na tri vsebinske dele.................. 21

5.1.2 Verodostojen, potrjen zapisnik ...................................................................... 21

5.2 Priprave zapisnikarja ............................................................................................ 22

5.3 Najpogostejše napake v zapisnikih ........................................................................ 23

5.4 Oblikovanje in vrste sklepov................................................................................. 23

6 ANALIZA OBSTOJEČEGA ZAPISNIKA .................................................................. 25

6.1 Analiza zgradbe zapisnika in predlog izboljšav ..................................................... 25

7 SKLEP ........................................................................................................................ 27

8 LITERATURA IN VIRI .............................................................................................. 28

KAZALO TABEL

Tabela 1: Lista potrebnih opravil pred sestankom ................................................................. 17

Tabela 2: Lista potrebnih opravil na sestanku ....................................................................... 18

Tabela 3: Lista potrebnih opravil po sestanku ....................................................................... 19

KAZALO PRILOG

PRILOGA 1: Matrika načrta aktivnosti

PRILOGA 2: Osnovna zgradba zapisnika – delitev na tri vsebinske dele

PRILOGA 3: Obstoječi zapisnik

PRILOGA 4: Popravljeni, izboljšani zapisnik

6

1 UVOD

1.1 Namen naloge

V Območni organizaciji ZSSS Podravja se venomer vrstijo razni sestanki; seje območnih

odborov, konferenc, nadzornega odbora ipd., zato bom predstavila organizacijo sestanka,

načrt aktivnosti in sestavne dele zapisnika.

Ker se prevečkrat dogaja, da so sestanki vsebinsko neučinkoviti in se velikokrat zavlečejo

dlje, kot smo pričakovali, bom predstavila, kako zelo je smiselno (in zakaj), da si pripravimo

načrt potrebnih aktivnosti za vsak postopek sestanka.

1.2 Cilj naloge

Cilj moje naloge je, da predstavim kako se organizira sestanek, kako se naredi načrt aktivnosti

in kako se izlušči bistvo razprave, da se lahko napišejo dogovori oziroma sklepi v zapisnik.

S to diplomsko nalogo želim opozoriti tudi na dejstvo, da so zapisniki najboljša

dokumentacija in da je zapisnik ogledalo vsakega zapisnikarja. Zavedati se moramo, da so

zapisniki lahko tudi predmet sodnih sporov.

S pomočjo pridobljenega znanja in literature bom izdelala predlog načrta aktivnosti, ki bo

služil za učinkovito izpeljavo sestanka in predlog izboljšav zapisnika, ki bo v pomoč pri

pisanju naslednjih zapisnikov.

1.3 Metode dela

Izdelala bom matriko oziroma listo potrebnih opravil (korakov) aktivnosti, potrebnih za

organizacijo sestanka. Obstoječi zapisnik bom analizirala tako, da bom popravila napake in ga

izboljšala. Na osnovi predlogov izboljšav bom izdelala pravilno zapisan zapisnik, ki bo

osnova in pomoč pri nadaljnjem delu zapisnikarice oziroma poslovne sekretarke v opazovani

organizaciji.

7

2 PREDSTAVITEV ZVEZE SVOBODNIH SINDIKATOV

SLOVENIJE

Zveza svobodnih sindikatov Slovenije je zveza sindikatov dejavnosti, ki so organizirani na

območju države Slovenije in združeni v Zvezo svobodnih sindikatov Slovenije (v

nadaljevanju ZSSS). S sedežem v Ljubljani je najštevilčnejša in najmočnejša sindikalna

organizacija v Republiki Sloveniji.

Na svoji spletni strani objavlja ZSSS (ZSSS, 2008) podatke o organiziranosti in delovanju

sindikata. ZSSS je prostovoljna in demokratična organizacija, neodvisna od političnih strank,

parlamenta, vlade in verskih skupnosti. Združuje 22 sindikatov dejavnosti iz celotne Slovenije

in ima že več kot 300 tisoč članov tako iz zasebnega kot javnega sektorja. Pogaja se o

kolektivnih pogodbah in nadzira njihovo uveljavljanje ter sodeluje v ekonomsko-socialnem

svetu, kjer skupaj z delodajalci in vlado usklajuje predloge zakonov in drugih dokumentov.

Postavljene cilje dosegajo z dogovori, pogajanji, mnogokrat pa tudi s stavkami.

Zavzema se za socialno in pravno varnost zaposlenih. Svojim članom tako nudi brezplačno

pravno in drugo strokovno pomoč.

ZSSS se financira izključno iz članarine in projektnega dela. Od leta 1999 je ZSSS

polnopravni član Evropske konfederacije sindikatov.

2.1 Predstavitev Območne organizacije ZSSS Podravja

Območna organizacija ZSSS Podravja deluje kot oblika organiziranosti ZSSS na območni

oziroma regionalni ravni. S svojim delovanjem pokriva območje Maribora, Lenarta,

Slovensko Bistrico, Pesnico, Ruše in Ormož.

Območna organizacija uporablja naziv: Zveza svobodnih sindikatov Slovenije, Območna

organizacija Podravja, Neratova ulica 4, s sedežem v Mariboru.

8

Odgovorna oseba, ki območno organizacijo vodi in je za svoje delo odgovorna predsedstvu

Zveze svobodnih sindikatov Slovenije in konferenci območne organizacije, je sekretar

območne organizacije.

V okviru posameznega sindikata dejavnosti so organizirani tako imenovani območni odbori.

Območni odbori so oblika medsebojnega povezovanja sindikalnih zaupnikov iz posamezne

dejavnosti z namenom spremljanja položaja zaposlenih v dejavnosti. V katero dejavnost

posamezna sindikalna organizacija spada je odvisno od tega, s čim se družba, zavod ali

ustanova, v kateri so ljudje organizirani, ukvarja.

V individualnih delovnih sporih pri delodajalcih območna organizacija v okviru svojih

strokovnih služb (pravna služba, ekonomska služba) nudi delavcem-članom sindikata pravno

pomoč in zastopanje pred pravnimi institucijami.

Delovanje območne organizacije je odvisno od sindikalne članarine, ki je glavni vir

prihodkov. Glavni cilj organizacije je uspešno delovanje in pridobivanje novih članov.

Včlanitev v sindikat je prostovoljna, ki se izvrši s pristopno izjavo (interno gradivo, 1995).

2.3 Lastnosti dobrega poslovnega sekretarja

Na spletni strani Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje (ESS, 2008) lahko najdemo

natančen opis poklica poslovni sekretar. Opis poklica zajema večjo samostojnost in

odgovornost pri delu, kot jo ima klasična tajnica. Razvoj tega poklica izhaja iz nadgradnje

srednješolske izobrazbe, kar pomeni, da je za opravljanje tega poklica potrebna strokovna ali

univerzitetna izobrazba.

Uršič (2000, str. 76) meni, da je poslovni sekretar sodoben poklic, ki predstavlja desno roko

managerja. Poslovni sekretar je sodobna tajnica, ki je pomemben člen v delovnem procesu.

Njegova pisarna je stičišče in središče vseh informacij. Poslovni sekretar je ogledalo vsakega

podjetja oziroma ustanove.

9

Opis dalje navaja (ESS, 2008), da mora poslovni sekretar pri svojem delu samostojno

načrtovati, organizirati in voditi delovne procese v tajništvu in pisarnah. Skrbi za motivacijo,

učinkovitost in uspeh podjetja, za izobraževanje idr. Pomembno je, da je poslovni sekretar

uravnovešena osebnost, ki vliva zaupanje nadrejenim kot podrejenim.

Pomembno je, da je za svoje delo odgovoren. Poklicna odgovornost mu nalaga, da delo

opravlja pošteno, zbrano in v kolikor pri svojem delu napravi napako, jo je zmožen popraviti.

Podjetju, v katerem je zaposlen, je lojalen in tako varuje poslovne skrivnosti.

Prilagodljivost, komunikativnost, smisel za organizacijo, prijaznost, odločnost, zanesljivost,

samozavest in samoiniciativnost so odlike, ki jih mora imeti vsak poslovni sekretar za

uspešno opravljanje svojega dela. Prav tako mora imeti dobre psihofizične sposobnosti, saj je

velikokrat izpostavljen stresnim situacijam na delovnem mestu.

Uršič navaja (2000, str. 77), da je poslovni sekretar najbližji sodelavec direktorja, pa naj bo to

v velikem, majhnem ali srednjem podjetju. Je v aktivno pomoč managerju, in to ne samo pri

rutinskih nalogah, temveč tudi pri ustvarjalnih. Ena izmed teh je tudi načrtovanje in

organizacija poslovnega sestanka ter skrb za takšen zapis s tovrstnega srečanja, da je ta

pravilen in verodostojen glede na dogodek.

10

3 POSLOVNI SESTANKI

Pri pripravi in organizaciji sestankov pogosto tako ali drugače poleg poslovnega sekretarja

sodelujejo tudi drugi člani kolektiva. V nekaterih (predvsem večjih) podjetjih imajo

zaposlenega človeka, ki se ukvarja samo z organizacijo poslovnih srečanj, medtem ko številni

poslovni sekretarji to počnejo v okviru svojih rednih dolžnosti. Ne glede na to mora biti

končni rezultat (kolikor je mogoče) popoln, saj tudi takšen dogodek pripomore k ugledu in

javni podobi podjetja (Mulej, 2003).

3.1 Opredelitev in vrste sestankov

V poslovnem svetu se velikokrat srečujemo z izrazom poslovni sestanek, saj je le-ta zelo

učinkovita oblika komuniciranja. Komuniciranje pa predstavlja stik med ljudmi, s pomočjo

katerega so cilji lažje dosegljivi.

Poglejmo, kako nekateri avtorji opredeljujejo sestanek. Možina, Tavčar in Kneževič (1995,

str. 150): »Sestanek, pravijo, je srečanje določene skupine ljudi, navadno večje, na katerem se

o čem razpravlja, dogovarja, sklepa. Sestanek je zbor dveh ali več ljudi, ki imajo skupne cilje

in kjer je govorno komuniciranje temeljni način za doseganje teh ciljev.«

Erčulj in Vodopivec (1999, str. 47) pravita: »Sestanek je lahko zelo učinkovit dogodek za

sporazumevanje med ljudmi, saj gre za neposreden stik, ko lahko komuniciramo z več čuti.

Sporočila sprejema več ljudi, kar je učinkoviteje od posameznega sporočanja.«

Možina in Florjančič (1990, str. 165) menita: »Sestanek je tudi metoda in oblika dela, ki

omogoča razširjati in pridobivati osebne in skupinske izkušnje, metode dela, ki izpopolnjuje,

razvija in bogati slehernega udeleženca z novimi spoznanji in možnostmi za reševanje

posameznih problemov in nalog.«

Kavčič (2000, str. 233) meni: »O sestanku govorimo, kadar se zberejo trije ljudje ali več s

skupnimi cilji in kjer je komunikacija (besedna ali nebesedna) najpomembnejše sredstvo za

doseganje teh ciljev.«

Sestanek je torej srečanje skupine ljudi na določenem kraju z namenom, da bodo dosegli

skupen cilj in poiskali rešitev morebitnega problema.

11

Glede na vsebino sestanka ločimo informativne in urejevalne sestanke. Prvi služijo izključno

informiranju, torej gre za podajanje nekih vsebin. Pri urejevalnih sestankih pa je poudarek na

urejanju zadev. Največ sestankov je mešanih, kjer gre za informiranje in urejanje zadev

skupaj (Možina et al., 1995). Cvetko (2001, str. 110) pa je delitev sestankov razširil še glede

na število udeležencev in glede na pogostost ter redkost sestajanja.

3.2 Načrtovanje, priprava in odločitev za sestanek

V prispevku Organizacija dogodkov (Mulej, 2003) lahko razberemo, da mora biti povsem

jasno, zakaj podjetje organizira sestanek in kaj bi rado z njim doseglo, zato se je potrebno

nanj pripraviti. Potrebno je načrtovati datum sestanka, uro in kraj srečanja. Takšna srečanja

ponavadi organizira in načrtuje poslovni sekretar. Od njega se zahteva, da pri upravljanju

gleda na uro, da ima dovolj energije, da mu medosebni odnosi ne delajo težav, da je

ustvarjalen in da ima trdo kožo. Poskrbeti mora, da so gostje in nadrejeni seznanjeni s

pričetkom sestanka. Najbolje je, da se gostom oziroma udeležencem pošlje vabilo.

Celotno planiranje sestanka (vrsta, vsebina in dolžina) se mora opirati na petero vprašanj, na

katera moramo dobiti odgovore, Mihaljčič (2006, str. 78): zakaj moramo imeti sestanek, kaj

želimo z njim doseči, kdo naj se ga udeleži, kdaj naj bo sestanek in kje naj le-ta poteka.

Priprava sestanka se začne pri ideji oziroma odločitvi za sestanek. Sestanek je ciljna

dejavnost, ponavadi ima en glavni cilj, lahko pa tudi več. Smoter sestanka je rezultanta

interesov vseh sodelujočih strani, trdi Cvetko (2001, str. 112).

Priprava uspešnih sestankov ni posebno zapletena, vendar jo je treba izvesti v celoti in

natančno. Sodeč po raziskavah so podjetja oziroma vodje preslabo ali neprimerno pripravljeni

na sestanek. Velikokrat se zgodi, da je bilo vloženega premalo truda in časa v načrtovanje in

organizacijo sestanka. Sestanki morajo biti dobro v naprej pripravljeni zaradi učinkovitosti,

Seekings (1992, str. 23).

Kavčič (2000, str. 42) deli pripravo sestanka na: potrebo sestanka, cilje sestanka, odločitev o

vrsti sestanka, določitev dnevnega reda, izbiro udeležencev, določitev časa, kraja in prostora

sestanka ter vabilo.

12

Preden se odločimo za sestanek, je dobro, da se vprašamo, ali je vsebina dovolj pomembna in

kolikšne so možnosti, da bo sestanek uspel ter ali je sestanek najprimernejši način za rešitev

načrtovane zadeve. Smiselno ga je sklicati takrat, ko se odloča o pomembni zadevi (Možina et

al., 1995).

3.2.1 Cilji sestanka

Cvetko (2001, str. 113) si razlaga poslovni sestanek kot ciljno dejavnost, ki ima ponavadi en

cilj ali pa jih lahko ima tudi več. Predlaga, naj bodo cilji privlačni za vse sodelujoče, primerno

zahtevni, vendar dosegljivi in čim bolj konkretni ter merljivi.

Ni dovolj, da je sestanek učinkovit, sestanek mora izpolniti zastavljeni smoter in cilje

sestanka – biti mora uspešen.

3.2.2 Opredeljevanje sestanka

Ko opredeljujemo sestanek, moramo imeti v mislih udeležence, načrtovani kraj in čas

sestanka, prostor in opremo, predvideti moramo sedežni red in še posebej vedeti, kakšen bo

dnevni red sestanka. Vse to je potrebno, da se sestavi vabilo za sestanek.

Udeleženci

Cvetko (2001, str. 113) razlaga, da se izbira udeležencev razlikuje glede na vrsto sestanka. Pri

informacijskemu sestanku lahko prisostvuje tudi več ljudi. Problemski sestanek pa je

uspešnejši ob manjšem številu udeležencev, običajno med 3 in 7. Več je udeležencev, težje je

sestanek voditi. Tavčar (1995, str. 49) še dodaja, da bo sestanek učinkovit, če bodo udeleženci

skladni po interesih, položaju in znanju. Vendar je zdrava mera različnosti udeležencev nuja,

da sestanek ni dolgočasen in nepomemben.

Kraj in ura sestanka

Načrtovati je potrebno čas začetka sestanka in tudi čas trajanja sestanka, ki pa naj ne bi

potekal več kot dve uri. Pomembno ga je določiti vnaprej in se ga potem tudi držati. Dobro je

vedeti: krajši je sestanek, boljši je, Kavčič (2000, str. 239).

Termin sestanka je potrebno udeležencem posredovati dovolj zgodaj, tudi teden ali dva

vnaprej. Vedeti morajo, kdaj se sestanek začne in kdaj se konča (Možina et al., 1995).

13

Kraj sestanka najpogosteje določamo tako, da čimbolj ustreza udeležencem. Izbira kraja mora

vplivati na učinkovitost sestanka. Sestanki, ki potekajo v podjetju, so za sodelavce

dostopnejši, vendar bolj moteni. Zahtevnejši sestanki so učinkovitejši izven podjetja, vendar

je pri takih sestankih slabost, da so dražji in da udeleženci izgubijo več časa (ibidem, str. 156).

Prostor in oprema

Prostor in njegova ureditev močno vplivata na potek sestanka in na počutje udeležencev.

Kavčič (2000, str. 240) navaja, da mora prostor ustrezati številu udeležencev, zato je nujno, da

ni prevelik in ne premajhen. Poleg velikosti prostora pa se mora nameniti pozornost tudi

primerni osvetljenosti, toploti, zračenju, ozvočenju, izolaciji zunanjih hrupov, primerni bližini

sanitarij, telefona, bližini parkirišč in postrežbi hrane ter pijače.

Pomembna je tudi razporeditev opreme, stolov in miz v prostoru. Stoli in mize morajo

omogočati udobno delo, še posebno takrat, kadar sestanek traja dlje časa. Običajni pripomočki

so: grafoskop, tabla in stojalo z listi za pisanje, videoprojektor, ki je povezan z računalnikom,

je zapisal Cvetko (2001, str. 114).

Sedežni red

Pri razporeditvi udeležencev je pomembno, da sedijo z ramo ob rami ali drug nasproti

drugemu, saj se tako najlažje sporazumevajo. Za izmenjavo informacij in idej se mize

postavijo tako, da bo vsak videl vsakega (Možina et al., 1995).

Dnevni red sestanka

O določitvi dnevnega reda Kavčič (2000, str. 236) meni, da je dnevni red vodilo udeležencem

o poteku sestanka in ga je potrebno pripraviti za vsak sestanek. Običajno je dnevni red

sestavljen iz uvoda, predstavitve teme, razprave na temo in iz sklepnega dela.

Vabilo

V obvezne sestavine vabila je Kavčič (2000, str. 243) vključil: datum, uro začetka in

zaključka sestanka, kraj sestanka, točke dnevnega reda z gradivom, navedbo časa,

namenjenega posamezni točki dnevnega reda ter seznam udeležencev.

Vabilo je nujno, saj le tako udeleženci izvejo za sestanek in se ga lahko udeležijo.

14

3.2.3 Potek sestanka

Potek sestanka je Cvetko (2001, str. 117) razdelil na: otvoritev sestanka, spodbujanje in

usmerjanje razprave, obvladovanje težav ter konec sestanka.

Začetek sestanka mora biti kratek, konkreten in pozitivno naravnan. Jasno se mora

napovedati, kaj je na dnevnem redu, kaj se bo obravnavalo, zakaj odločitev za to vsebino in

kaj se želi s tem sestankom doseči. Vodja mora opozoriti na smotre, cilje in razpoložljiv čas

sestanka ter na prispevke udeležencev.

Cvetko (2001, str. 118) dalje navaja, da je ravno vodja tisti, ki obdrži nit in pripelje razpravo

do želenega cilja. Vodja mora zagotoviti tako vzdušje, da lahko udeleženci izrazijo vsako

mnenje. Pozoren mora biti, da se razprava ne vrača znova na isto temo in da udeleženci ne

zagrabijo za neko temo, ki ni osrednja tema sestanka. Bistvena naloga vodje je torej

usmerjanje in spodbujanje razprave.

Ko se udeleženci sestanka razživijo, se pojavijo tudi težave, ki jih mora vodja sproti

obvladovati. Tako se na sestanku pojavi več vzporednih dvogovorov in spori (Možina et al.,

1995).

Spore je najbolje preprečevati pri koreninah. Cvetko (2001, str. 119) je zapisal: »Najbolje je

plamen spora pogasiti takoj, ko se pojavi, in ne dovoliti, da se razširi v težko obvladljiv

požar.«

Sestanek se mora končati ob pravem času. Konec naj bi prinesel soglasje udeležencev o

odločitvah in dejavnostih. Kadar so vse zadeve obdelane, je dolžnost vodje, da sestanek

zaključi. Na koncu sestanka se oblikujejo sklepi oziroma povzamejo se stališča. Cvetko

(2001, str. 121) trdi, da dober vodja že med razpravo pripravlja udeležence na oblikovanje

sklepov. Dobri sklepi pa so tisti, v katere udeleženci verjamejo in jih lahko realizirajo.

3.4 Poslovni sekretar in organizacija sestankov

Kot sem že zapisala, spada organizacija poslovnih sestankov v okvir rednih dolžnosti

poslovnih sekretarjev. Zelo pomembna je priprava gradiva za sestanek. Spored in morebitne

priloge morajo biti dostavljene vsem povabljenim pravočasno. Najbolje je, da se dostavi oboje

skupaj.

15

Poslovni sekretar je vest, spomin in desna roka vodje. Ves čas ima pri roki potrebno

dokumentacijo in pazi na časovni potek sestanka, na odmore in čas za oblikovanje sklepov.

Skrbi za ogrevanje, prezračevanje, hlajenje, urejenost in čistost prostora ter za brezhibno

opremo (Možina et al., 1995).

Kolarič (2001, str. 88) navaja, da je smiselno, da si poslovni sekretar pripravi listo potrebnih

opravil, ki jih je potrebno opraviti pred sestankom, med sestankom in po sestanku ter se tako

dobro pripravi na sestanek. Voditi mora tudi dosje. Dosje obvezno vsebuje izvirnik vabila z

dnevnim redom, seznamom povabljenih, overjen zapisnik prejšnjega sestanka, gradivo k

posameznim točkam dnevnega reda. Zelo pogosto poslovni sekretar zapiše tudi zapisnik po

končanem sestanku. Napiše se v takšnem zaporedju, kot je sestanek potekal.

3.4.1 Najpogostejše napake pri organizaciji sestankov

Da bi se izognili napakam pri organizaciji sestanka, je pomembno, da se postavijo natančni

cilji, ki se želijo doseči. Če se ti ne določijo, lahko pride do nepredvidenih stroškov. Ti

nastajajo zaradi časovne stiske, nejasnih ciljev, nenatančne organizacije. Stroški časovne

stiske se pokažejo, ko je časa za organizacijo premalo. Takrat stroški namreč naraščajo.

Pred začetkom se mora prostor, kjer bo sestanek potekal, prezračiti. Paziti se mora na

primerno temperaturo v prostoru. Prostor ne sme biti ne premrzel in ne prevroč, prav tako ne

sme biti prepiha. Preveriti se mora, če so sanitarije odklenjene.

Odpoved tehnike ali ozvočenja in težave s programsko opremo predstavljajo nepredvidene

zaplete. Te težave se dogajajo zelo pogosto, zato je pomembno, da se nanje pripravi. Če bo

vodja uporabljal na primer računalnik in programsko opremo, je dobro, da se pred začetkom

sestanka preveri, ali vsa oprema brezhibno deluje, predstavitve pa se naložijo na disk.

Postrežba naj bo ob pravem času. Najbolje je, če organiziramo kosilo tako, da je po koncu

sestanka. Prav tako prigrizek. Pijačo zagotovimo in jo razdelimo pred samim sestankom v

kratkih razdaljah na mize udeležencev (Čelebič, 2003).

16

4 PREDLOG NAČRTA AKTIVOSTI

4.1 Zakaj je dobro, da si naredimo načrt aktivnosti

Kolarič (2001, str. 69) nam zagotavlja, da bomo prihranili čas, če si izdelamo načrt aktivnosti.

Načrt aktivnosti se lahko izdela za dnevne, tedenske, mesečne ipd. cilje, prav tako pa pride

zelo prav pri načrtovanju sestanka. Tako lahko v času, ki ga imamo na razpolago, naredimo

več. Pomembno je, da se s časom ravna racionalno in gospodarno, saj ga lahko hitro zmanjka

in se nekatere naloge ne opravijo. Z dobro izkoriščenim časom pa je delo lahko opravljeno

bolj učinkovito in produktivno.

Načrt aktivnosti ali matrika postopkov (potrebnih korakov) je zelo pomembna in omogoča

pregled nad delom ter da se opravila, ki bi morala biti opravljena, ne »izgubijo«. Z

oblikovanjem takšnega načrta bo vsak sestanek brezhiben.

Ker ima poslovni sekretar še druge obveznosti in naloge zraven organizacije in načrtovanja

sestanka, mu je takšna pripravljena matrika v veliko pomoč, pa ne samo za tekoči sestanek,

temveč tudi za vsa nadaljnja srečanja. Z uporabo načrta, kako naj bi sestanek potekal, se je

mogoče izogniti morebitnemu stresu in pritiskom na delovnem mestu.

4.2 Matrika načrta aktivnosti za sestanek

Matrika načrta aktivnosti, ki sem jo izdelala, je lahko v veliko pomoč začetnikom, ki še

nimajo izkušenj s pripravo sestankov. Lahko pa je uporabna tudi za tiste, ki se s takšnimi

nalogami že srečujejo. Matrika vsebuje aktivnosti, ki morajo biti pripravljene in načrtovane

pred, na in po koncu sestanka. Predstavlja navodilo za organiziranje dobrega in uspešnega

sestanka. Točno določene navedbe, kdo je za kaj odgovoren in kaj mora opraviti, si zapišemo

v opomnik oziroma v delovni načrt korakov, ki ga bom predstavila v naslednjem poglavju.

Ker bom v nadaljevanju posamezne aktivnosti (korake) podrobno predstavila, sem matriko,

katero sem izdelala, priložila k mojemu diplomskemu delu kot Prilogo 1.

17

4.3 Lista potrebnih opravil (korakov) za vsak postopek sestanka

Za vsak postopek sestanka (pred, med in po) je smiselno, da se napravi kontrolni seznam,

opomnik oziroma lista potrebnih opravil. Priporočljivo je, da si vsak posameznik naredi svoj

opomnik, takega, ki mu bo v korist in v pomoč pri pripravi vsakega sestanka. Po nekajkratni

izkušnji s pripravo sestankov organizator oziroma poslovni sekretar ugotovi, katere točke v

opomniku mu niso v pomoč, kaj mora dodati, česar v navedenih točkah ni.

Tabela 1: Lista potrebnih opravil pred sestankom

OPRAVILA

(koraki)

PRED SESTANKOM

PROSTOR

(priprava)

- Rezerviraj kraj in prostor sestanka,

- pripravi prostor sestanka, mize, stole,

- oskrbi prostor z opremo,

- pripravi napitke,

- pripravi pisala, bloke,

- prezrači prostor, poskrbi za čistost.

DNEVNI

RED

(spored sestanka)

1. Priprava scenarija (koraki sestanka in časovni potek).

2. Zapis vabila in priprava gradiva k posameznim točkam dnevnega reda;

za pripravo gradiva je zadolžen/a: __________________________________,

izdelava sporeda sestanka,

rok za odpošiljanje vabila: ________________________________________,

odpošiljanje vabila z gradivom vsem udeležencem.

PRISOTNOST

(udeležba)

1. Izbira pravih udeležencev za sestanek.

2. Lista prisotnih,

a) koliko bo povabljenih udeležencev: ______________,

b) seznam udeležencev: _________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________,

c) opravičeni: _________________________________________________________.

VODENJE

- Vodja sestanka: _______________________________________________________,

- namen, smoter in cilji sestanka: __________________________________________,

- časovni okvir posameznih tem oziroma celotnega sestanka,

- nosilci tem točk dnevnega reda: __________________________________________,

- podajanje vprašanj, vodenje razprave v pravi smeri.

DRUGO

a) Čas sestanka; začetek ob ___________ uri, konec ob __________ uri,

b) stroški sestanka.

18

Tabela 2: Lista potrebnih opravil na sestanku

OPRAVILA

(koraki)

NA SESTANKU

PROSTOR

(priprava)

a) Preveri rezervacije in dogovore,

b) preveri prostor:

sedežni red,

urejenost in čistost,

c) priprava napitkov,

d) preveri jedilnik (če je kosilo organizirano).

DNEVNI RED

(spored sestanka)

1. Predstavitev dnevnega reda:

a) opisi tem,

b) povzetek.

2. Določitev zapisnikarja, kdo zapiše zapisnik: ________________________________.

3. Zapis povzetka glavnih tem.

4. Potrditev prejšnjega zapisnika.

5. Zapis dogovorov, sklepov.

PRISOTNOST

(udeležba)

1. Lista prisotnih:

a) preverjanje prisotnosti,

b) opravičila,

c) predstavitev novih udeležencev,

d) izrekanje čestitk.

2. Oskrba vodje z listo prisotnih.

VODENJE

a) Informiranje udeležencev o vsebini sestanka,

b) usmerjanje razprave,

c) obvladovanje težav, ohranitev nadzora,

d) spodbujanje razprave:

zbiranje mnenj, predlogov,

izmenjava informacij,

omejitev na prvotni spored,

sprejemanje jasnih sklepov.

DRUGO

a) Zapis zapisnika, do kdaj: _______________________________________________,

b) realizacija sklepov;

kdo: __________________________________________________________________,

do kdaj: _______________________________________________________________.

19

Tabela 3: Lista potrebnih opravil po sestanku

OPRAVILA

(koraki)

PO SESTANKU

GRADIVO

(ureditev)

UREDITEV GRADIVA

Sestava dosjeja sestanka vsebuje:

1. izvirnik vabila za sestanek z dnevnim redom,

2. seznam povabljenih,

3. zapisnik prejšnje seje,

4. poročilo o realiziranih sklepih,

5. gradivo k posameznim točkam dnevnega reda,

6. osnutek zapisnika.

DNEVNI

RED

(spored sestanka)

- Pregled sklepov,

- zapis zapisnika,

- pošiljanje zapisnika,

- reševanje in realizacija sklepov.

PRISOTNOST

(udeležba)

- Informiranje neudeležencev sestanka o sklepih,

- pošiljanje zapisnika udeležencem in neudeležencem sestanka.

VODENJE

- Izpolnitev obljub vodje udeležencem,

- uresničevanje dogovorov, zamisli.

DRUGO

1. SESTANEK JE BIL DOBRO IN USPEŠNO IZPELJAN: DA NE

2. SESTANEK JE DOSEGEL POSTAVLJENE CILJE: DA NE

Posamezne aktivnosti sestanka oziroma listo potrebnih opravil pred, na in po sestanku sem

predstavila v obliki tabel. To obliko sem izbrala, ker je po moji oceni zelo pregledna.

Od navedenih opravil (korakov) je v veliki meri odvisna tudi uspešnost sestanka, kateremu pa

verodostojnost daje pravilno sestavljen zapisnik o srečanju.

20

5 ZAPISNIK

5.1 Kaj je zapisnik in vrste zapisnikov

Degen in Grobelnik (1967, str. 5) navajata, da so zapisniki po obliki in vsebini zelo različni,

imajo pa skupen smoter. Namreč so dokumenti trajne vrednosti, njihova vsebina je podlaga za

pravilno ukrepanje v ustreznih zadevah. So javne listine, ki imajo dokazno moč, zato se mora

zapisnikar zavedati odgovornosti.

Zapisnik se mora napisati takoj, s pisanjem le-tega se ne odlaša. Odlašanje je namreč lahko

usodno, saj sodna praksa pozna nešteto primerov krivde zaradi napačnega ali pomanjkljivega

navajanja dejstev, kar je pogosto posledica pozabljivosti in površnosti. Dopustno je

dokazovati, da je zapisnik nepravilen. Zapisniki morajo biti razumljivi. Vsebina mora biti

resničen prikaz stanja, poročil, dogodkov, mišljenj, diskusije, sklepov ipd.

Zapisniki imajo številne oblike. Osredotočila se bom na najbolj pogoste oblike, to je na

zapisnike sej, zasedanj, konferenc, zborov in sestankov.

Lorbar in Stare (1998, str. 18) razlikujeta tri vrste zapisnikov:

• Dobesedne ali popolne, ki se na sestanku posnamejo na magnetofonski trak. Takšni

zapisniki so redki. Vsebujejo praktično vsako besedo, izgovorjeno na sestanku.

• Navadne ali redne, ki predstavljajo običajno obliko zapisnika. Tak zapisnik vsebuje le

bistvene dele razprave, sklepe in odločitve. Zapisnikar izbira le tisto, kar je za potek

razprave bistveno. Po potrebi se lahko navedejo tudi direktne, tehtne besede

udeležencev.

• Kratke ali skrajšane, ki vsebujejo le na kratko, v glavnih besedah zapisane sklepe ali

dogovore. Takšne zapisnike pišemo na krajših sestankih in predstavljajo nekak

opomnik o tem, kaj so se navzoči člani dogovorili na sestanku.

Ne glede na vrsto mora biti vsak zapisnik pregleden, razumljiv, jasen in slovnično pravilen.

Razprava in izjave se zapišejo v tretji osebi ednine oziroma v ustreznem številu. Če gre za

dobesedni ali redni zapisnik, se vselej navedejo tudi imena udeležencev, ki so v razpravah

podali izjave (ibidem, str. 19).

21

Primeren zapisnik o poteku sestanka napiše tista oseba, ki dobro pozna obravnavano vsebino.

Kolarič (2001, str. 88) navaja, da je tem primeru najprimernejši za to nalogo poslovni

sekretar. Pomembno je, da poslovni sekretar pozna probleme s področja, ki ga sestanek

obravnava, sicer ne bo zmogel prenesti in urediti besedila.

5.1.1 Sestavni deli običajnega zapisnika – delitev na tri vsebinske dele

Da se zapisnik deli na tri vsebinske dele in kaj morajo ti deli vsebovati, sta predstavila

Klavora in Lorbar (1989, str. 163):

1. V uvodu (glavi) je treba zapisati: • besedo »zapisnik«, • kdo zaseda, • zaporedno številko in vrsto sestanka, • kraj in datum, • začetek seje, • podatke o prisotnih, odsotnih (opravičeno in neopravičeno), o gostih in povabljenih, • začetek sestanka in ugotovitev sklepčnosti, • potrditev ali spremembo predlaganega dnevnega reda.

2. V razpletu dnevnega reda je običajno:

• sklepanje o potrditvi zapisnika prejšnjega sestanka ali pa sklepanje o spremembah tega zapisnika,

• poročilo o izpolnjevanju sklepov prejšnjih sestankov oziroma sprejem ukrepov, če sklepi niso bili izpolnjeni,

• razpravljanje in odločanje oziroma sklepanje o posameznih točkah dnevnega reda. 3. V sklepu zapisnika se nahaja:

• čas konca sestanka, • kraj in datum sestave zapisnika, • podpis vodje sestanka (desno), • podpis zapisnikarja (desno), • pečat organizacije (na sredini), • morda še: podpis overitelja (navpično pod pečatom), • po potrebi: priloge, pripisi.

5.1.2 Verodostojen, potrjen zapisnik

Vsak zapisnik štejemo kot osnutek v času med dvema sestankoma, sta zapisala Klavora in

Lorbar (1989, str. 163). Zapisnik je osnutek toliko časa, dokler ga večina udeležencev na

naslednjem sestanku ne potrdi – overi. Ko je osnutek na sestanku potrjen, je dobro, da se na

22

arhivski izvod to označi. Prav tako pa je potrditev zapisnika razvidna iz novega zapisnika

naslednjega sestanka.

Če udeleženci sestanka zahtevajo spremembe in dopolnitve osnutka zapisnika, jih je potrebno

dodati z navedbo, da so tako sklenili udeleženci na sestanku. Takšen osnutek ne smemo

površno popraviti. Če je sprememb in dopolnitev veliko, je treba sestaviti nov zapisnik. Ves

potek uvajanja sprememb in dopolnitev pa mora biti razviden tudi v novem zapisniku

naslednjega sestanka (ibidem, str. 164).

5.2 Priprave zapisnikarja

Na nalogo pisanja zapisnika se mora posebej pripraviti. Degen in Grobelnik (1967, str. 10) te

priprave delita na:

• Evidenco govornika, kjer se nariše oblika mize, stoli pa se oštevilčijo. Tako si lahko

zapisnikar med odmorom dopolni seznam številk z imeni in funkcijo tistih navzočih,

ki so mu neznani.

• Vabilo – dnevni red, kjer zapisnikar prosi za dvojnik pismenih poročil udeležencev in

si tako lahko en izvod priloži zraven zapisnika v arhiv. Če pride do sprememb

dnevnega reda, se to zabeleži in utemelji.

• Pripravo papirja, kjer se pripravi poseben zvezek ali blok, kamor si zapisnikar piše

vse zapiske. Tudi nadomestno pisalo ni odveč.

• Priloge, ki se številčijo sproti. Na koncu zapisnika se napiše le število prilog. Če v

besedilu ni podrobnega opisovanja teh dokumentov, se napiše naslov priloge.

• Pripise - popravke, kjer se vse, kar se napiše, naknadno naslovi z besedo »pripis«.

Pripis je veljaven tedaj, ko ga potrdijo podpisniki zapisnika.

• Dolžnosti zapisnikarja, ki si mora pripraviti seznam udeležencev. Med in po odmoru

pripravi mizo in pospravi, kaj je odvečnega. Po sestanku zbere vso potrebno

dokumentacijo.

• Tujke - kjer se pri sestavljanju zapisnika za morebitno tujko poišče domač izraz. Torej

je nujni dodatek, za zapis dobrega zapisnika, Slovar tujk.

23

5.3 Najpogostejše napake v zapisnikih

Najpogostejše napake, ki se pojavljajo v zapisnikih, so zelo dobro predstavljene v članku

Zapisniki, zapisniki… (Ivanuša, 2000). Avtor navaja, da je potrebno vsak zapisnik še enkrat

prebrati, preden se odloži v arhiv. Velikokrat je potrebno popraviti tiskarske napake, vstaviti

manjkajoče vejice ali odvečne prečrtati, morebitne kratice ali okrajšave pa se morajo

razvezati. Zapisnik se mora oblikovno razčleniti na vsebinske odstavke, da je preglednost kar

največja, vsebinsko nejasna mesta pa se dopolnijo. Pri tem delu nastopa zapisnikar v vlogi

pisca, ki mu ne more biti vseeno, kakšen bo njegov končni izdelek.

Zapisnik je izdajalski pričevalec vestnosti in jezikovne kulture zapisnikarja, zato mora le-ta

posvetiti primerno pozornost pisanju. Ko je zapisnik napisan, ga zapisnikar vsaj še dvakrat

prebere.

5.4 Oblikovanje in vrste sklepov

Oblikovanje sklepov je najpomembnejša naloga pri sestavljanju zapisnika. Zapisan sklep ali

odločitev mora nedvoumno izražati voljo tistih, ki so zanj glasovali. Sklepi so lahko

oblikovani že v gradivu za sestanek, lahko pa jih vodja oblikuje na samem sestanku, po

razpravi, udeleženci pa ga potrdijo.

Vrste sklepov sta natančno opredelila Lorbar in Stare (1998, str. 20). Sklepe sta razvrstila v tri

vrste. Tako poznamo:

• Normativne sklepe, ki se sprejemajo za pravna pravila. Pogosto so to pravila, ki imajo

interno veljavo.

• Potrditvene sklepe, s katerimi se potrjuje delo, predloge, pravilnost ugotovitev ipd., ki

jih predložijo službe upravnega organa, zavoda, podjetja ali drugi subjekti.

• Operativne sklepe, ki predstavljajo konkretno nalogo, ki se naloži posamezniku ali

skupini. Iz takšnih sklepov mora biti razvidno, katero nalogo je potrebno opraviti, kdo

in do kdaj jo mora uresničiti.

Pri pisanju sklepov napišemo, kaj smo se dogovorili, kdo je za to odgovoren in do kdaj je

potrebno določeno zadevo izvršiti. Vedeti moramo, da je sklep mini navodilo za delo.

24

Pri zapisovanju sklepov se lahko pojavi večje število sklepov pri eni točki dnevnega reda.

Takrat sklepe številčimo, zapis pa je lahko različen, npr. Sklep 1/1, Sklep 1/2. Drugače lahko

zapišemo samo sklep z malimi ali pa z velikimi črkami, Damjan in Čontala Piberl (2004, str.

78).

O sprejetih sklepih se mora voditi računalniška evidenca, opozarjata Lorbar in Stare (1998,

str. 21). Če ta ni omogočena, se mora voditi ročno. Evidenca je osnova za poročilo o

uresničevanju sklepov. O uresničenih sklepih poročajo odgovorni samo enkrat. O

neuresničenih sklepih pa je potrebno poročati, dokler sklep ni izpolnjen oziroma dokler se ne

prekliče. Velja pravilo, da je sklepe potrebno uresničevati hitro in sproti. Pri neizpolnjenih

sklepih pa je potrebno sprejeti ustrezne ukrepe oziroma sankcije, razen če je uresničitev

objektivno nemogoča. Če pri delu ni omogočena računalniško vodena evidenca uresničevanja

sklepov, moramo le-to voditi ročno.

Na osnovi predstavljenih nekaterih teoretičnih izhodišč bom v nadaljevanju analizirala enega

od obstoječih zapisnikov iz opazovane organizacije, nato bom na tej osnovi sestavila primer

pravilno sestavljenega zapisnika in ga priložila svoji diplomski nalogi.

25

6 ANALIZA OBSTOJE ČEGA ZAPISNIKA

Za analizo sem uporabila zapisnik opazovane organizacije, ki sem ga zapisala v okviru

opravljanja obveznega praktičnega dela. Poudariti moram, da na sestanku nisem bila prisotna

in da sem ta zapisnik le prenesla na računalnik, kot je bil zapisan na papirju. Zapisnik je

priložen k diplomski nalogi kot Priloga 3. Zaradi Zakona o varovanju osebnih podatkov sem v

obstoječem zapisniku spremenila imena in priimke udeležencev, vodje sestanka in

zapisnikarja.

Zapisnik ni povsem dovršen, iz njega ni mogoče razbrati sklepov, ki so glavna sestavina

vsakega zapisnika. Moram poudariti, da je oblikovno soliden, prav tako ni veliko odstopanj

glede sestavin, ki jih mora vsak zapisnik vsebovati.

6.1 Analiza zgradbe zapisnika in predlog izboljšav

Pri analizi sem sledila navodilom oziroma pravilno zapisanemu zapisniku, ki sta ga

predstavili Damjan in Čontala Piberl (2004, str. 77).

Analiza prvega dela zapisnika:

Obstoječi zapisnik vsebuje številko dopisa, kar ni potrebna sestavina zapisnika. Napačen je

zapis datuma, ki se pri zapisnikih nahaja na koncu. Pravilno je zapisana tekoča številka

sestanka, prav tako kdaj in kje je sestanek potekal oziroma v katerih prostorih. Pri zapisu

prisotnih ni potrebno poudarjati priimkov z velikimi črkami, dovolj je, da se izpišejo celotno,

brez uporabe krajšav. Manjka zapis odsotnih in opravičeno odsotnih, vendar sklepam na

podlagi zapisnika, da so se seje udeležili vsi vabljeni udeleženci. Zapis prisotno vabljenih

udeležencev je pravilno podan. Ključne besede, kot so prisotni, odsotni, opravičeno odsotni

ter vabljeni, lahko napišemo z malimi črkami in podčrtamo. Ni potrebno uporabljati velikih in

poudarjenih črk. Listo prisotnosti bi označila kot prilogo ali pripis in ne kot samostojni stavek

v prvem delu zapisnika. Odstavek, ki se nahaja pred dnevnim redom (kdo je sejo vodil), bi se

lahko nahajal tudi po navedbi dnevnega reda. Lahko je opredeljen v prvo ali v drugo tretjino

zapisnika.

26

Analiza drugega dela zapisnika:

Razplet dnevnega reda je potrebno podati s stavkom »Sprejeli smo predlagani«, dnevni red pa

zapišemo z malo začetnico. Pri točkah, kot je razno, ne uporabljamo besed aktualno, predlogi

ipd. Pri tej točki napišemo vprašanja in pobude. Če so prisotni predlagani dnevni red potrdili,

se to ne zapiše kot sklep, ampak ugotovljeno navedemo za naslovi tem dnevnega reda. Ena

glavnih napak obstoječega zapisnika je ta, da so točke dnevnega reda podane z latinsko

kratico Ad. Pravilna raba je zapis K točki. Razprava dnevnega reda mora vsebovati številko

tekoče točke dnevnega reda ter sklep k navedeni točki. Velika napaka je, da pri točkah

dnevnega reda niso podani sklepi.

Analiza tretjega dela zapisnika:

Pravilno je podana ura zaključka sestanka, podpis predsedujočega in zapisnikarja ter pečat

organizacije. Dodala bi samo še pripis, da je lista prisotnosti podana k originalu zapisnika, kar

je navedeno na začetku, v prvem delu zapisnika. Na koncu se zapiše kraj in datum nastanka

zapisnika, ki pa je naveden na začetku. Zapisnik nima oštevilčenih strani.

Ugotovila sem, da manjkajo vejice ali so le-te odvečne. V zapisniku je prisotna raba latinskih

izrazov, kar bom spremenila in zapisala slovenske sopomenke. Med podajanjem datumov ni

presledka med dnevi, meseci in letom. Napačna je raba vezaja in pomišljaja. Popravila bom

napačno rabo velikih oziroma malih začetnic. Moj predlog verodostojnega in pravilno

zapisanega zapisnika bom priložila k diplomski nalogi kot Prilogo 4.

27

7 SKLEP

V uvodu diplomske naloge sem si zastavila kar nekaj ciljev. Ugotoviti sem hotela, kaj vse se

mora organizirati, da bo sestanek dober in kako zagotoviti uspešen sestanek, s katerega bodo

vsi udeleženci odšli zadovoljni. S pomočjo narejene matrike načrta aktivnosti in liste opravil

za vsak del sestanka sem to tudi dosegla.

Spoznala in predstavila sem dejavnike, ki vplivajo na uspešnost sestanka. Sestanki so lahko

namenjeni informiranju ali tudi reševanju problemov. Pri samih sestankih pa je pomembno

izpostaviti dejstvo, da je brez dobrih priprav nemogoče izpeljati učinkovit in uspešen

sestanek. Sama izvedba je odvisna od drobnih malenkosti in od velikih zadev. Najprej si je

potrebno zastaviti cilje, katere želimo doseči, in jih prilagoditi vrsti sestanka. Prav tako je

potrebno načrtovati dnevni red, število udeležencev, čas, kraj in prostor sestanka ter zapisati

vabilo. Tega je potrebno pravočasno poslati vsem udeležencem skupaj z gradivom k

posameznim točkam dnevnega reda.

Po vsakem sestanku je potrebno napisati zapisnik. Zapisnike moramo zapisati čim prej. S tem

dokažemo svojo vestnost in si olajšamo delo, saj je zapisnik najlažje napisati, ko je razprava v

spominu še sveža. Poudariti je treba, da so glavne sestavine zapisnika razdeljene na tri

vsebinske dele, ki jih moramo pri pisanju zapisnika upoštevati. Pomembno je, da svoje

zapiske s sestanka hranimo, kajti zapisniki so lahko tudi predmet sodnih sporov. Zapomniti si

moramo, da so zapisniki najboljša dokumentacija. Preden jih vložimo v arhiv, je zelo

pomembno, da jih še enkrat preberemo. Tako lahko opazimo in popravimo napake, ki so

nastale pri pisanju.

Zapisnik je ogledalo vsakega zapisnikarja. Vanj se napiše le tisto, kar se je na seji resnično

dogajalo. Nikakor pa se ne sme pozabiti na sklepe in na izvršljivost le-teh. Mislim, da sem s

svojim predlogom pravilno zapisanega in izboljšanega zapisnika to tudi dosegla.

28

8 LITERATURA IN VIRI

KNJIGE

1. Cvetko, H. (2001) Koncepti in veščine komuniciranja, Maribor, Doba.

2. Damjan, M. in Čontala Piberl, P. (2004) Poslovno sporazumevanje v slovenskem

jeziku, Maribor, Doba Epis.

3. Degen, B. in Grobelnik, G. (1967) Najvažnejše o zapisnikih, Celje,

Poljudnoznanstveni center Delavske univerze CE.

4. Erčulj, J. in Vodopivec, I. (1999) S komunikacijo do ciljev, Ljubljana, Šola za

ravnatelje.

5. Kavčič, B. (2000) Poslovno Komuniciranje, Ljubljana, Ekonomska fakulteta

Ljubljana.

6. Klavora, V. in Lorbar, M. (1989) Pisarniško poslovanje 2, Ljubljana, Državna založba

Slovenije.

7. Kolarič, B. (2001) Sodobno pisarniško poslovanje, Maribor, Doba.

8. Lorbar, M. in Stare, J. (1998) Upravno poslovanje 2, Ljubljana, Gospodarski vestnik.

9. Mihaljčič, Z. (2006) Poslovno komuniciranje, Ljubljana, Jutro.

10. Možina, S. in Florjančič, J. (1990) Ustvarjalno komuniciranja in informiranje v

organizaciji združenega dela, Kranj, Moderna organizacija.

11. Možina, S., Tavčar, M., Kneževič, A. (1995) Poslovno komuniciranje, Maribor,

Založba obzorja Maribor.

12. Tavčar, M. (1995) Uspešno poslovno sporazumevanje, Ljubljana, Novi forum.

13. Seekings, D. (1992) How to organizce effective conferences and meetings, London,

Kogan page.

14. Uršič, D. (2000) Management in poslovni sekretar, Maribor, Doba.

ČLANKI

1. Čelebič, T. (2003) 'Najpogostejše napake', Tajnica, let. 10, št. 11, str. 10-11.

2. Ivanuša, A. (2000) 'Zapisniki, zapisniki…', Tajnica, let. 7, št. 1, str. 5-6.

3. Mulej, N. (2003) 'Sto in ena malenkost', Tajnica, let. 10, št. 11, str. 7-9.

29

VIRI NA SPELTU

1. Zveza svobodnih sindikatov Slovenije (2008) Elektronski vir,

http://www.zsss.si/index.php?option=com_content&task=view&id=2&Itemid=39,

[dostop 19. junija 2008].

2. Zavod za zaposlovanje Slovenije (2008) Elektronski vir,

http://www.ess.gov.si/slo/Ncips/OpisiPoklicev/PoslovniSekretar.pdf, [dostop 22.

junija 2008].

ANONIMNA DELA

1. Interno gradivo Območne organizacije ZSSS Podravja (1995) Poslovnik območne

organizacije ZSSS Podravja, Maribor.

Priloga 1

Matrika na črta aktivnosti

ČAS PRED SESTANKOM NA SESTANKU PO SESTANKU ZADOLŽITVE

- priprava gradiva - primerna izbira udeležencev - sestava vabila - priprava dnevnega reda in sporeda sestanka - rezervacija kraja in prostora - priprava opreme - priprava miz in stolov

- preverjanje rezervacij in dogovore - preverjanje prostora - sedežni red udeležencev - sprejem udeležencev

- zapis zapisnika - izvajanje nalog - urediti gradivo, dosje sestanka

AKTIVNOST

- načrtovanje časa sestanka - načrtovanje časovnega poteka posameznih točk dnevnega reda - zapis vabila z dnevnim redom in sporedom - razmnoževanje gradiva - odpošiljanje vabil in gradiva - priprava dosjeja prejšnjega sestanka - priprava prostora sestanka - priprava opreme za sestanek - priprava stolov in miz - sprejemanje udeležbe - zagotovitev parkirnih mest

- preverjanje navzočnosti - paziti na točen začetek sestanka - predstavitev novih udeležencev - predstavitev dnevnega reda - potrditev zapisnika prejšnjega sestanka - zapis povzetkov - sprejemanje sklepov pri vseh obravnavanih temah - zapisovanje dogovorov - zapis glasovanj - pozornost na časovni potek sestanka in odmore

- pregled sklepov - osnutek zapisnika - pošiljanje zapisnika - reševanje in realizacija sklepov

NA KAJ MORAMO BITI POZORNI

- rok za odpošiljanje vabila in gradiva - rok za potrjevanje udeležbe - čas sestanka; začetek in konec

- rok za realizacijo sklepov - rok za zapis zapisnika - rok za odpošiljanje zapisnika - vsebinska in časovna skladnost s sporedom

- rok za realizacijo sklepov

KONTROLA

- potrditev udeležbe - opomnik za vodjo - brezhibnost opreme - bližina sanitarij - zadostnost parkirnih prostorov - nabava pijače, hrane

- skrb za urejenost, čistost prostora - zagotovljenost napitkov - zapisovanje sklepov - zapis stališč udeležencev z imeni - oskrba vodje s sedežnim redom in imeni udeležencev

- uresničitev dogovorov, zamisli - informiranje neudeleženih o sklepih - verodostojen zapisnik - realizacija sklepov - obračun stroškov

OPOMBE

- namen, cilji, smoter sestanka - predvidevanje stroškov

- ustrezno izbrane točke dnevnega reda

- točen konec sestanka - uspešen sestanek

Priloga 2

GLAVA

NASLOV

PRISOTNI OPRAVIČENO ODSOTNI OSTALI ODSOTNI DNEVNI RED: 1. točka 2. točka 3. točka K točki 1 Besedilo Sklep št. 1: K točki 2 Besedilo Sklep št. 2: K točki 3 Besedilo Sklep št. 3: ČAS KONCA SEJE KRAJ, TEKOČI DATUM PODPIS PODPIS ZAPISNIKARJA ODGOVORNE OSEBE

PEČAT ALI PODPIS

OVERITELJA

PRILOGE, PRIPISI

Priloga 3

Številka: DK-januar/04 Datum: 26. 01. 2004

Z A P I S N I K 19. redne seje ODBORA SINDIKATA KŽI ZA PODRAVJE, ki je bila v sredo, 21. januarja 2004 ob 12. uri, na kmečkem turizmu Rožman Ana s.p., Počehova 61/b, Maribor. PRISOTNI: Teja BOHINC, Dejan SITAR, Andrej KALIGARIČ, Miha STARE, Jože LEBAR, Brane ZAJC, Vesna JARC, Maja VIPOTNIK, Rade PAHOR, Marija VRAČKO, Marjan EMERŠIČ, Silvo BOŽIČ, Janez LEP in Stanko KRALJ. PRISOTNI VABLJENI: Zmago DROBNIČ – predsednik Sindikata KŽI Slovenije Milan VESELKO – sekretar sindikata KŽI Slovenije Katarina ŠKOF in Matevž GROF – predstavnika Zavarovalnice Maribor Lista prisotnih je priložena originalu zapisnika. Sejo je otvoril in vodil predsednik odbora Silvo BOŽIČ, ki je uvodoma pozdravil vse prisotne, še posebej Marijo VRAČKO bivšo podpredsednico odbora in novega predsednika sindikata KŽI družbe Vinag, Janeza LEPA. Predlagal je naslednji DNEVNI RED: 1. Pregled realizacije sklepov in potrditev zapisnika 18. redne seje 2. Razlaga Kolektivne pogodbe za kmetijstvo in živilsko industrijo Slovenije 3. Dvig izhodiščnih plač za 1 % z mesecem decembrom 2003 4. Predstavitev življenjskih zavarovanj 5. Aktualno (pobude, vprašanja, predlogi) SKLEP: Prisotni so predlagani dnevni red soglasno potrdili. Ad 1. Sklepi in zapisnik 18. redne seje so bili soglasno sprejeti in potrjeni v predloženi vsebini.

ODBOR SINDIKATA KŽI SLOVENIJE ZA PODRAVJE 2000 MARIBOR, Neratova ulica 4

Ad 2. Razlago Kolektivne pogodbe za kmetijstvo in živilsko industrijo Slovenije, ki jo je uskladila komisija za razlago KP z Zakonom o delovnih razmerjih in velja od 1.1.2003 dalje, so v izdaji brošure predhodno sprejeli vsi prisotni oziroma vse sindikalne sredine sindikata KŽI Podravja. Uvod k razlagi sta kljub temu izčrpno podala predsednik sindikata KŽI Slovenije Zmago DROBNIČ in sekretar sindikata KŽI Slovenije Milan VESELKO. Predsednik je povedal, da naša KP ni bila nikoli preklicana in da jo lahko brez ovir uporabljamo in izvajamo v svojih sredinah. Dotaknil se je posameznih členov, jih razložil in pokomentiral njihovo vsebino in pomen. Pozval je vse prisotne, da naj čimprej pristopijo k sprejetju in podpisu podjetniških KP. Omenil je tudi napore našega sindikata za nadaljno pogajanje o KP dejavnosti. Milan VESELKO – sekretar sindikata KŽI Slovenije pa je prisotne seznanil z dosedanjim potekom pogajanj vseh industrijskih sindikatov v ZSSS oziroma z blokado teh pogajanj s strani Združenja delodajalcev Slovenije in Gospodarske zbornice Slovenije. Poudaril je, da so industrijski sindikati izkoristili vse legalne in legitimne poti, da bi se dialog začel oziroma nadaljeval, toda žal brez uspeha. Industrijski sindikati so se zato poenotili, da se začno bolj odločno postaviti z vsemi sredstvi sindikalnega boja za izboljšanje materialnega položaja naših članov in dviga nizkih oziroma mizernih plač. Prvi takšen korak je sklic 3. Konference industrijskih sindikatov Slovenije, ki je bila v četrtek, 22. januarja 2004 ob 10. uri v dvorani kina Vič v Ljubljani na temo Deblokada socialnega dialoga na panožni ravni in plače delavcev v industriji Slovenije. Pozval je vse prisotne, da se v čim večjem številu udeležijo Konference. Stanko KRALJ – sekretar odbora je predstavil organizacijo za odhod na Konferenco, ki bo skupaj za vse industrijske sindikate Podravja! Organiziran bo avtobus, ki bo imel odhod ob 7.30 uri z avtobusne postaje Maribor, dne 22.1.2004. Ad 3. Tudi za to točko so vsi prisotni oziroma vse sindikalne sredine prejele gradiva oziroma obvestilo o dvigu izhodiščnih plač za 1 % z mesecem decembrom2003 dalje. Poslan jim je bil uradni list št. 124 z dne 12.12.2003 in že izračunana izhodiščna plača za vse tarifne razrede KP KŽI. Kljub temu je podal dodatno obrazložitev sekretar Stanko KRALJ. Zmago DROBNIČ, pa je opozoril, da se na spletni strani sindikata KŽI Slovenije tudi objavljeni in ažurirani vsi podatki, ki se tičejo plač in nadomestil. Iz razprave, ki je sledila, je bilo ugotovljeno, da so se v večini družb povečale izhodiščne plače za 1 % z mesecem decembrom 2003. V družbah kjer tega niso uresničili, pa je potrebno ukrepati takoj. V pomoč sta jim sekretar Stanko KRALJ s strokovnimi službami v Podravju in vodstvo sindikata KŽI Slovenije. Ad 4.

Predstavnika Zavarovalnice Maribor, Ga. Katarina ŠKOF in G. Matevž GROF, sta predstavila program življenjskih zavarovanj, ki jih ponuja zavarovalnica. Prisotne sta

seznanila s podrobnostjo rentnega zavarovanja in razdelila obširen program vseh njihovih življenjskih zavarovanj. Ad 5. Sekretar Stanko KRALJ je poročal o svojih aktivnostih za sindikat KŽI, še posebej pa je izpostavil in opozoril na:

• udeležbo in organizacijo odhoda na 3. Konferenco industrijskih sindikatov Slovenije v Ljubljani,

• da poiščejo v svojih sredinah naše člane, ki se ukvarjajo s pisanjem pesmi, da bi se lahko vključili v ŠK, ki ga vodi Vlasta ČEPE in slikarje – amaterje, katerim bi omogočili razstavo svojih del v Dunaju v okviru medsebojnega sodelovanja slovenskih in avstrijskih sindikatov,

• da čimprej izpolnijo in vrnejo ''VPRAŠALNIK'', ki je bil posredovan 5.1.2004. Rok vrnitve je 31.1.2004.

Marjan EMERŠIČ – opozoril na neaktivnost pododbora pekov Slovenije. Na koncu te točke oziroma seje, sta predsednik odbora sindikatov KŽI Podravja Silvo BOŽIČ in predsednik sindikatov KŽI Slovenije Zmago DROBNIČ, zahvalila in poslovila s skromnim darilom od dolgoletne sindikalne predsednice v družbi Vinag, podpredsednice odbora sindikatov KŽI Podravja in članice ROS KŽI Slovenije, Marije VRAČKO. Zahvale je bila deležna tudi od vseh prisotnih članov in gostov. Seja je bila zaključena ob 16. uri. ZAPISAL SEKRETAR ODBORA PREDSEDNIK

Stanko KRALJ Silvo BOŽIČ (Lastoročni podpis) (Lastoročni podpis)

1

Priloga 4

Z A P I S N I K 19. redne seje odbora Sindikata KŽI za Podravje, ki je bila v sredo, 21. januarja 2004, ob 12. uri na Kmečkem turizmu Rožman Ana s. p., Počehova 61/b, Maribor. Prisotni: Teja Bohinc, Dejan Sitar, Andrej Kaligarič, Miha Stare, Jože Lebar,

Brane Zajc, Vesna Jarc, Maja Vipotnik, Rade Pahor, Marija Vračko, Marjan Emeršič, Silvo Božič, Janez Lep in Stanko Kralj.

Vabljeni udeleženci: Zmago Drobnič, Milan Veselko, Katarina Škof in Matevž Grof. Sprejeli smo predlagani dnevni red: 1. Pregled realizacije sklepov in potrditev zapisnika 18. redne seje 2. Razlaga Kolektivne pogodbe za kmetijsko in živilsko industrijo Slovenije 3. Dvig izhodiščnih plač za 1 % z mesecem decembrom 2003 4. Predstavitev življenjskih zavarovanj 5. Vprašanja in pobude Sejo je otvoril in vodil predsednik odbora Silvo Božič, ki je v uvodu pozdravil vse prisotne, še posebej Marijo Vračko, bivšo podpredsednico odbora, in novega predsednika sindikata KŽI v družbi Vinag Janeza Lepa. K točki 1 Zapisnik in sklepi 18. redne seje so bili soglasno sprejeti in potrjeni v predloženi vsebini. Sklep: Člani odbora so predlagani dnevni red soglasno potrdili. K točki 2 Razlago Kolektivne pogodbe za kmetijsko in živilsko industrijo Slovenije, ki jo je uskladila Komisija za razlago KP z Zakonom o delovnih razmerjih in velja od 1. 1. 2003 dalje, so v izdani brošuri predhodno sprejeli vsi prisotni oziroma vse sindikalne sredine sindikata KŽI Podravja. Uvod k razlagi sta izčrpno podala predsednik sindikata KŽI Slovenije Zmago Drobnič in sekretar sindikata KŽI Slovenije Milan Veselko. Predsednik je povedal, da naša KP ni bila

ODBOR SINDIKATA KŽI SLOVENIJE ZA PODRAVJE 2000 MARIBOR, Neratova ulica 4

2

nikoli preklicana in da jo lahko brez ovir uporabljamo in izvajamo v svojih sredinah. Dotaknil se je posameznih členov, jih razložil in komentiral njihovo vsebino ter pomen. Pozval je vse prisotne, da čim prej pristopijo k sprejetju in podpisu podjetniških KP. Omenil je tudi napore našega sindikata za nadaljnjo pogajanje o KP dejavnosti. Milan Veselko je prisotne seznanil z dosedanjim potekom pogajanj vseh industrijskih sindikatov v ZSSS oziroma z blokado teh pogajanj s strani Združenja delodajalcev Slovenije in Gospodarske zbornice Slovenije. Poudaril je, da so industrijski sindikati izkoristili vse legalne in legitimne poti, da bi se dialog začel oziroma nadaljeval, toda žal brez uspeha. Industrijski sindikati so se poenotili, da se lahko začnejo bolj odločno boriti z vsemi sredstvi sindikalnega boja za izboljšanje materialnega položaja naših članov in dviga nizkih plač. Prvi takšen korak je sklic 3. konference Industrijskih sindikatov Slovenije, ki je bila v četrtek, 22. januarja 2004, ob 10. uri v dvorani kina Vič, Ljubljana, na temo Deblokada socialnega dialoga na panožni ravni in plače delavcev v industriji Slovenije. Pozval je vse prisotne, da se v čim večjem številu udeležijo konference. Stanko Kralj je predstavil organizacijo za odhod na konferenco, ki bo skupna za vse Industrijske sindikate Podravja. Dne 22. 1. 2004 bo organiziran avtobusni prevoz izpred glavne avtobusne postaje v Mariboru z odhodom ob 7.30 uri. Sklepi: 1. Predsednik sindikata KŽI Slovenije Zmago Drobnič je pozval vse prisotne, da čim prej pristopijo k sprejetju in podpisu Podjetniške kolektivne pogodbe. 2. Predsednik sindikata KŽI Slovenije Milan Veselko je pozval udeležence seje, da se v čim večjem številu udeležijo 3. konference Industrijskih sindikatov Slovenije 22. 1. 2004. K točki 3 Prav tako so za to točko dnevnega reda vsi prisotni oziroma vse sindikalne sredine prejele gradivo, obvestilo o dvigu izhodiščnih plač za 1 % z mesecem decembrom 2003 dalje. Poslan jim je bil Uradni list RS, št. 124, izdan dne 12. 12. 2003 in že izračunana izhodiščna plača za vse tarifne razrede KP KŽI. Dodatno obrazložitev je podal sekretar Stanko Kralj. Zmago Drobnič pa je opozoril, da so na spletni strani Sindikata KŽI Slovenije objavljeni in ažurni vsi podatki, ki se tičejo plač in nadomestil. Iz razprave, ki je sledila, je bilo ugotovljeno, da so se v večini družb povečale izhodiščne plače za 1 % z mesecem decembrom 2003. V družbah kjer tega niso uresničili, pa je potrebno ukrepati takoj. V pomoč družbam sta na razpolago sekretar Stanko Kralj s strokovnimi službami v Podravju in vodstvo Sindikata KŽI Slovenije. Sklep: V družbah, kjer še niso povečali izhodiščnih plač za 1 % z mesecem decembrom 2003, je potrebno ukrepati takoj. V pomoč sta strokovni službi in vodstvo Sindikata KŽI Slovenije. K točki 4 Predstavnika Zavarovalnice Maribor ga. Katarina Škof in g. Matevž Grof sta predstavila program življenjskih zavarovanj, ki jih ponuja zavarovalnica. Prisotne sta seznanila s

3

podrobnostmi rentnega zavarovanja in razdelila obširen program vseh njihovih življenjskih zavarovanj. Sklep:Udeleženci seje so se seznanili s programom življenjskih zavarovanj, ki jih ponuja zavarovalnica. K točki 5 Sekretar Stanko Kralj je poročal o svojih aktivnostih za Sindikat KŽI Slovenije, še posebej pa je izpostavil in opozoril na:

• udeležbo in organizacijo odhoda na 3. konferenco Industrijskih sindikatov Slovenije v Ljubljani,

• da se poiščejo v svojih sredinah člani, ki se ukvarjajo s pisanjem pesmi, da bi se lahko vključili v študijski krožek, ki ga vodi Vlasta Čepe, in slikarji (amaterji), katerim bi omogočili razstavo njihovih del na Dunaju v okviru medsebojnega sodelovanja slovenskih in avstrijskih sindikatov,

• da udeleženci čim prej izpolnijo in vrnejo »vprašalnik«, ki je bil posredovan 5. 1. 2004 (rok vrnitve le-teh je 13. 1. 2004).

Marjan Emeršič je opozoril na neaktivnost pododbora pekov Slovenije. Predsednik odbora sindikatov KŽI Podravja Silvo Božič in predsednik sindikatov KŽI Slovenije Zmago Drobnič sta se zahvalila in se s skromnim darilom od dolgoletne sindikalne predsednice v družbi Vinag, podpredsednice odbora Sindikatov KŽI Podravja in članice ROS KŽI Slovenije Marije Vračko. Zahvale je bila deležna tudi od vseh prisotnih članov in gostov. Sklepi: 1. Aktivno naj se iščejo člani, ki se ukvarjajo s slikanjem in pisanjem pesmi, da se omogoči vključevanje v študijski krožek ter udeležba razstave na Dunaju. 2. Udeleženci seje, ki še niso vrnili izpolnjenega vprašalnika, naj le-tega posredujejo na območno organizacijo do 31. 1. 2004. Sejo smo končali ob 16. uri. V Mariboru, 26. januarja 2004 Zapisal: Vodja sestanka: Stanko Kralj Silvo Božič (Lastnoročni podpis) (Lastnoročni podpis) Pripis:

• lista prisotnih je priložena originalu zapisnika

IZJAVA O AVTORSTVU

Podpisana Karmen Mauko, študentka programa poslovni sekretar, izjavljam, da je diplomska

naloga z naslovom Kako uspešno organizirati in načrtovati sestanek ter pravilno zapisati

verodostojni zapisnik moje avtorsko delo.

Maribor, november 2008