!~~~e~~~! ~o~g~n~!!!!~ @) del trabajO UNIDAD

PARTE 8

Sector:

SENA Servicio Nacional de Aprendizaje

Subdirección Técnico Pedagógica

Subdirección de Política Social

Regional Bogotá

PLANEACION V

ORGANIZACION

DEL TRABAJO

U IDAD No. 4 PART E B

Bo o tá, D.E. Enero 1984

Comercio

Modulo Ocupacional: Técnicas de Ventas

6191 2 Código:

"Impreso con tari fa posta l reducida NQ 196 de ADPOSTAL"

GRUPO DE TRABAJO

Elaboración Contenidos Técnicos:

Revisión Técnica:

Adecuación Pedagógica:

Asesor ía Metodológica:

Coordi nación General: Diseño e Ilustración:

Edilberto Ard ila S. Fernando Sastoque Regional Bogotá

Instructores de Ventas­

Regional Bogotá

Ju lio Hidalgo G. Ligia Urbina de Gómez

Saúl Acuña O. Jorge A. Restrepo A.

Prohibida la reproducción total o parcial sin la autorizac ión del Sena

CONTENIDO

INTRODUCCION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 OBJETIVO........ . ......... . ........ . ................ 6 AUTOPRUEBA DE AVANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1. PROSPECTACION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1.1. Estrategias para lograr una prospectación eficaz . . . . . . . . . . 9 1.2. Características de buen cliente en perspectiva . . . . . . . . . . . 9 1.3. Métodos de prospectación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2. EL FICHERO DE CLIENTES . . ........................ . 16 2.1. Requisitos del Fichero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.2. Utilidad del Fichero . . .. .' ........................ . . 17 2.3. Métodos para organizar el fichero ..................... 22

AUTOEVALUACION ..... . . . .. . .... . . . ................. 24

3. ZONIFICACION ................ .. ...... .. ........... 27 3.1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.2. Razones para su estab lecimiento . . ................... 27 3.3. Ventajas de la Zonificación . . ....................... 28 3.4. Métodos para el establecimiento de zonas .............. 29

4. EL RUTERO ....... . ... . ... . .. . . . .......... . ... . .. . . 30 4.1. Concepto e 1 mportancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.2. Plan ideal de rutas . .. . .................. . ......... 31 4.3. Criterios para estab lecer secuencias de visitas . . . . . . . . . . . . 32

AUTOEVALUAC ION . . ............. . ..... . ... . ......... 33 RECAPITULACION .. ... ... . .. . . ...... .. .... . . . .. . ..... 36 EVALUACION ... . .. .. .... . . .. . .... . . ..................... 37 TRABAJO ESCRITO . . . ... . ........................... . . 41 BIBLIOGRAFIA ... . . . ... . . . ... . ... ... ................. 43

INTRODUCCION

En la primera parte de la unidad de Planeación y Organización del Trabajo usted ha estudiado lo correspondiente a Planeación, Organi­zación del Trabajo del Vendedor y !o relacionado con la entrevista.

Como complemento de los temas anteriores le ofrecemos ahora lo re­lacionado con PROSPECTACION, FICHERO, ZONIFICACION Y RUTE RO.

Una vez realizado el estudio de las partes A y B, de manera seria y concienzuda habrá alcanzado el objetivo propuesto y tendrá, así, a su disposición una serie de herramientas que le permitirán desarrollar su trabajo profesional con el máximo de eficiencia y entusiasmo de acuerdo con sus ventas individuales y las de la empresa donde l'abora.

5

6

OBJETIVO

Al terminar de estudiar la presente unidad, usted estará en capa­cidad de utilizar de manera adecuada los métodos y estrategias de la prospectación; además podrá organizar metodológicamen­te: un fichero, establecimiento de zonas y el rutero para desa­rrollar eficientemente su labor de Vendedor.

AUTOPRUEBA DE AVANCE

A continuación usted encantará una serie de preguntas las cuales debe responder. Si usted las contesta acertadamente podrá iniciar el estudio de la siguiente unidad, en caso contrario deberá estudiar pormenorizadamente la presente unidad y resolver las pruebas y ejercicios propuestos.

1. lOué se entiende por prospecto?

2. lOué características debe poseer un buen prospecto?

3. lQué req uisitos debe cumpli r un buen fichero de clientes?

4. lOué es una región o zona de Ventas?

7

5. lOué importancia tiene la Zonificación?

6 . lCuáles son los métodos de Zon if icación?

8

Sl TUVO ALGUNA DUDA, ES ME.JOR ~NI CI A-R A.r\ORA EL ESTUDlO "DE LA PRES.E N TE UN\"D~D ..

A"Dt=LANTE ~ \

1. PROSPECTACION

En ventas se denomina prospectación al conjunto de acciones ejecu­tadas por el vendedor o por la empresa encaminadas a obtener infor­mación que les permita identificar y calificar a los futuros clientes.

A raíz de la creciente competencia, el éxito en la venta depende, cada vez más, de la capacidad para encontrar clientes potenciales.

1.1. Estrategias para lograr una prospectación eficaz

a. Elaborar un pian o sistema organizado que permita identificar y evaluar a los candidatos.

o. Dependiendo del tipo de producto o servicio que se va a vender, determine adecuadamente el método o métodos de prospectación que se va a emplear.

c. Establecer un sistema de prioridades para definir a quiénes visitará en primer término, a quiénes lo hará en segundo lugar, etc.

d. Ser realista en el número de clientes que se fija. Porque si pierde demasiado tiempo buscando clientes potenciales, puede llegar a atender mal a los que ya tiene y, en consecuencia, perderá tantos clientes como los que obtiene, o más.

e. Llevar un registro de los clientes potenciales y seguirles los pasos para acercarlos a la consumación de la venta.

f. Una búsqueda eficaz tiene que dar por resultado ventas; si no logra obtenerlas, el Vendedor debe reconsiderar sus enfoques y posible­mente estudiar otras alternativas.

1.2. Características de buen cliente en perspectiva

Hay una gran diferencia entre una lista de posibles clientes, y una de clientes calificados en perspectiva.

Algunos vendedores cometen el error de considerar a todas las perso­nas como clientes en perspectiva, sin determinar si poseen las caracte­rísticas de buenos clientes futuros.

9

Calificar un cliente significa explorar los siguientes requisitos:

a. Necesidad del producto o servicio

Si una persona, no tiene necesidad del producto no la podemos considerar como candidato.

Dicha necesidad puede ser reconocida por el candidato aunque puede no ser advertida; el vendedor debe crear la conciencia de esta necesidad, demostrando los beneficios que brinda el producto a los auténticos deseos y necesidades del posible cliente.

Si ha determinado que existe la necesidad, ya sea reconocida o ignorada, todavía debe persuadirlo, pero, cuando menos, ya lo ha calificado como un genuino cliente en perspectiva con respecto a la necesidad de su producto.

b. Solvencia para pagar

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Venderle a una persona que no pueda pagar perjudica al compra­dor, a la compañía y al vendedor. Recuerde que ninguna venta es­tá termi nada hasta que haya sido pagada. La calificación de la ca­pacidad de mi cliente para pagar depende entre otros de los si­guientes factores:

Poder adquisitivo, situación financiera, posición, ocupación e in­tereses.

c. Autoridad para comprar

La calificación de la autoridad para comprar impl ica determ inar si el cliente en perspectiva puede tomar por sí mismo la decisión de comprar, o depende de otra persona,

Tanto el vendedor como la empresa puede economizar tiempo y dinero, si localizan , al hacer la calificación, al cliente clave en pers­pectiva o sea al que puede tomar las decisiones. Esto no sign ifica, sin embargo, que el vendedor deba ignorar por completo a quien no tiene la autoridad para comprar, puesto que hay personas que sin autoridad ejercen una influencia considerable sobre los que sí la tienen.

Una persona puede sentir la necesidad de adquirir los productos en cuestión, tener solvencia para pagar y estar dotada de autoridad para comprar. Y no obstante, puede no ser calificada como autén­tico cliente en perspectiva si no se prevé el momento y el lugar opor­tuno para la venta.

1.3. Métodos de prospectación

Existen muchos métodos para buscar clientes. Su utilidad y eficacia variarán según el producto o servici o ofrecido. El Vendedor deberá emplear toda la iniciativa y persistencia tratando de- uti li zar el mayor número posible de métodos para aumentar sus ventas.

A conti nuación se enumeran las fuentes de información y luego las técnicas o métodos general mente usados.

Fuentes

a. Información desde la empresa

b. Información de otras organizaciones

c. Clientes actuales

d. Clientes antiguos

e. Direcciones de competidores y no competidores.

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f . El uso de listas:

- Guías telefónicas

- Guías de Cámaras de Cor.1ercio

Lista de miembros de clubes

Listas de miembros de asociaciones comerciales o profesionales

- Listas personales

h. Periódicos y revistas

Métodos

a. 1 nformación centra 1 izada

b. El Método de la observación personal

c. El Método de cadena sin fin

d. El Método del centro de influencia

e. El Método de escrutinio en frío puerta a puerta

f. El Método de exposición y demostraciones públicas y privadas

g. El Método del correo directo

h. El Método de la prospectación por teléfono

Estudiemos en forma rápida estos

1 nformación Central izada

Esta prospectación arranca por los archivos de clientes antiguos que tengan la empresa y que no nos han vuelto a comprar. También se in-

12

cluyen en este método los familiares, amigos, relac ionados y ojalá nuestros colegas y amigos que vendan en lo posible la misma 1 ínea.

La Observación Personal

Este método se basa en que el Vendedor durante toda su actividad es­tá viendo y oyendo situaciones o informaciones de muchas personas y empresas de las cuales puede extractar quién necesita de su artículo y en qué cantidad o con qué intensidad.

Cadena sin fin

Este método consiste en que el Vendedor procura conseguir por lo menos un posible cliente adicional a la persona a quien entrevista. Es­te sencillo pero efectivo método de prospectación, produce una con­tinua fuente de buenos clientes en perspectiva para el Vendedor que tiene la habilidad de saber cuándo y cómo pedir esos nombres. Es posible que haya clientes que no colaboren con el Vendedor, mas otros, los que hayan quedado plenar,ente satisfechos, le darán nom­bres y direcciones y hasta una recomendación o tarjeta de presenta­ción para el Vendedor.

Centro de Influencia

Este plan de prospectación es una modificación del método de "Ca­dena sin fin". El vendedor se relaciona en su zona con un número de amigos, conocidos, o clientes que de alguna manera sean reconocidos por: su posición económica, social, deportiva, cultural, artística, etc., que hace que tengan ascendencia sobre el resto del personal de la zona. Estos podrán faci litarle la información que usted necesita.

13 .

1

Escrutinio en frío o puerta a puerta

En muchas ocasiones, un producto puede tener gran demanda entre las empresas o personas de una zona, en cuyo caso el Vendedor visita­rá a todos y cada uno de los clientes en particular, sin tener informa­ción previa sobre las necesidades o situación financiera de ellas. El Vendedor aquí se confia en la ley de probabilidades medias que con­siste en obtener una venta por cada diez visitas realizadas, pero tiene la ventaja de cubrir al ciento por ciento de su clientela potencial.

Exposición y Demostraciones Públicas

Muchas empresas hacen exposiciones generales o sectoriales de sus productos de una u otra forma con el objetivo de que, durante ellas, los representantes de la compañía informen acerca de los productos y cuando observen el interés de un cliente, tomen su dirección y demás datos pertinentes a fin de hacerle posteriormente una visita particular.

El éxito de este método depende del trabajo que la empresa y el ven­dedor realicen posteriormente.

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Este método consiste en que se tomen de los directorios telefónicos, industriales, profesionales, de cámaras de comercio, Asociaciones, fundaciones, etc., los nombres y direcciones y se envían cartas y fo­lletos anunciando el artículo y los planes de venta con desprendible para ser remitido a la casa interesada. Generalmente van con el porte pago y con algún plan de incentivos, además de que su costo es rela­tivamente bajo.

El Método Telefónico

Esta forma consiste en hablar por teléfono ya sea con la persona que conteste o co1.1 una persona escogida previamente a la cual se hace el ofrecimiento producto o servicio; de acuerdo con el resu ltado de la conversación, se concierta una visita posterior.

Este método implica la formación precisa de la persona que va a reali zar las llamadas en cuanto a léxico, puntos claves en el ofreci­miento, tono de voz y, sobre todo, la forma amable y expedita de tratar a un posible cliente.

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2. EL FICHERO DE CLIENTES:

El fichero de clientes tanto efectivos como potenciales, es el instru­mento básico para la programación, la organización y el control del trabajo de venta.

En la medida en que el vendedor vaya determinando la información deseada de sus posibles clientes, debe registrar estos datos en fichas o tarjetas especiales conocidas con el nombre de "Fichas de Registros de Prospectos" .

Las hay de diferentes formas y modelos y su util ización depende de los objetivos particulares de empresas y vendedores. La información para registrar es básicamente la misma con ligeras diferencias de acuerdo con la utilización que se le disponga dar. Hay quienes em­plean una ficha para cada método de prospectación; otros, simple­mente disponen de un modelo único para prospectación.

2.1. Requisitos del Fichero

Bien sea que se use uno o varios modelos de fichas de prospectos, lo esencial es consignar en ella los datos necesarios para la futura venta; no se li mita a registrar sólo el nombre y la dirección del prospecto, pues difícilmente se le puede programar así un seguimiento efectivo a los clientes. Tampoco recargue su tarjeta con anotaciones de varia­da índole y sin relación alguna, pues pueden ocasionar confusiones.

En síntesis, un fichero deberá cumplir con los siguientes requisitos :

a. Contener los nombres de los clientes y su localización

b. Estar co ntinuamente actualizado

c. Contener los datos e información que respondan a las necesidades actuales y a las previsibles.

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NOMf>RE: ~J¡¿¡flb, J. >J. FEC.14A f'" ... . .. ... .· . . ·. : .·· : Dt~W:i~~:·: ~~;< .;~;. ·\ .·\~·:.: ·:::;: ::· · T\PO DE. NE<:::rOC.IO:

l"llDD<JCGION DQ -- M..,.._ ~ ~ a>NSTR~ •· • • ·

0". Sol!'

UTI\..1-ZAN - ..... ~'CQd'

Señor Vendedor, no se fíe de su memoria; anote todos los datos de interé~ práctico en la ficha de prospectos, diseñada especialmente para trabajar en forma organizada.

Cón un fichero de prospectos el vendedor aprovecha todo su esfuerzo en la consecución de el ientes y sabe en qué momento se precisa su presencia ante e l cand idato; podrá así iniciar, con posibilidades de éxito, su gestión de ventas.

2.2. Utilidad del Fichero

Un fichero de clientes que responda a las características indicadas permite:

a. Obtener información necesaria para estudios particulares o para elaborar una prl mera serie de datos orientativos.

b. Tener en cuenta las posi bilidades reales de venta y la localización de la clientela potencial.

c. Respecto al control del trabajo de venta,valorar mejor la actividad desarrollada y los resultados alcanzados. (Control visitas de pre­venta y post-venta, control de servicios y reclamos).

d. Facilitar las actividades pu blicitarias y promocionales para lograr una segmentación más exacta de la clientela .

. e. El fichero de clientes,además,hace posible sistematizar nuestro trabajo,evitando todos los errores,las pérdidas de tiempo y las ventas perdidas que resultan de la improvisación.

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A continuación presentamos algunos modelos de tarjeta de pros­pectación para que usted las analice y diseñe un modelo particular que considere de mayor aplicación conforme al sistema de venta utilizado (Ver Fig. 1 a 5).

FIGURA No. 1

NOMBRE Tel .:

DIRECCION CIUDAD

PROFESION Empresa donde trabaja:

DIRECC ION Tel. No.

CARGO QUE OCUPA Ingresos$

ESTADO CIVIL No. de Hijos _ _ Edad hijos

Nm .. 1BRE DE LA ESPOSA

REFERENCIADA POR

OBSERVACIONES (aficiones, socio de clubes, etc.)

FECHA DE CONTACTO Clase de Prospecto FECHA 1a. VISITA A B e FECHA 2a. VISITA -FECHA 1a. VENTA

FECHA 2a . VENTA

FIGURA No. 2

PROSPECTIVA CARA 1

NOMBRE TELEFONO

DIRECCION CIUDAD

INTERESADO EN

CUANDO PODRA COMPRAR?

OBSERVACIONES

VENDEDOR FECHA:

FECHA RESULTADO DE LAS VISITAS CARA2

Recibido por

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FIGURA No. 3

PERSPECTIVA CARA No. 1

NOMBRE TEL. No.

DIRECCION

NOMBRE DEL CONYUGE

HA SIDO CLIENTE? CUANDO? DONDE? ARTICULO SOLICITADO

CUANDO PODRA COMPRAR OBSERVACIONES

ALMACEN FECHA

FECHA VISITAS RESULTADOS CARA2

Indique el interés en clases de servicios, reparación, etc.

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FIGURA No. 4

CARA 1 NOMBRE DEL CLIENTE VENDEDOR

DIRECCION TEL. FECHA DE 1a. VISITA

CIUDAD DEPTO. Vi\LOR $

ARTICULO SOLICITADO

Fecha de Observaciones del cliente Próxima visita

Almacén En la calle ~Por referencia 1 1 Por teléfono del cliente

Cara 2 Fecha de Próxima visita Observaciones del cliente

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Fichero de Clientes

Fecha de apertura :

EMPRESA

DIRECCION

INDUSTRIA o <( <( (.)

o ~ > o - z 1- o (.) (.) <( w PRODUCTOS:

o Empleados-obreros

FIGURA No. 5

EMPRESA X

TE LE FONO

COMERCIO

Sociedades Comerciales

Mayoristas

Detallistas

•Z Menos de 5 O De 11 a 50 D <( De 101 a 500

SERVICIOS

D ~

D De 50 a 1000

Superiores a <(

De 501 a 10000 1000 D 1- De 5 a 10

Producción : Artesanal Industrial Pequeña Mediana Grande

La empresa tiene : En la dirección En una dirección T iene establecimientos indicada diferente en otras ciudades?

Oficina de compras

Oficinas técnicas si no no sé Fá9ricas D D D Sede Social indicar ciudades

Persona entrevistada: .Q -~ > ..... o <ll>

Interesado en los siguientes productos: en.-..e -u co.._

o<C Fecha de la posible compra : "O

"'m ~"O <1l

Observaciones: "' <1l a:

VISITAS DE PREVENTA Y DE POST-VENTA

FECHA DE RESULTADOS OBSERVACIONES PROXIMA VISITA

VENDEDOR

1

21

2.3. Métodos para organizar el fichero

La organ ización del fichero de clientes se hace teniendo en cuenta básicamente los siguientes criteri os :

a. Clase de información necesit da

b. Planeación y organización del trabajo

c. La identificación y calificación de los clientes

d . Controles requeridos

e. El seguimiento de clientes y la frecuencia de visitas

Haciendo acopio de los anteriores criterios se podrán poner en prácti­ca los siguientes o la combinación de los mismos.

a. Por clientes {

- Efectivos - Potenciales-- Seguir su calificación

{Orden alfabético

{

- Area Geográfica b. Por localización - Itinerario o Ruta (direcciones)

-Zonas

c. Productos:

Se hace de acuerdo con las 1 íneas de productos, tipos, referencias, modelos y/o codificación, etc.

d. Cronológico

Se hace de acuerdo con las fechas de visita.

Una vez el vendedor haya obtenido y registrado la información de sus posibles clientes y organizado el fichero, el paso siguiente consiste en

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archivar sistemáticamente las tarjetas. Para ésto puede usarse el tarje­tero o fichero de prospectos, que consta de una o varias gavetas con compartimientos donde se depositarán las tarjetas de visitas del pri­mero al 30 de cada mes.

Sea que utilice una o varias gavetas, básicamente se requiere una co­rrecta dist ribución para ubicar las fichas ordenadamente de acuerdo con el método de organización escogido.

Para que usted disponga de su tarjetero, bien sea que lo construya o lo solicite a la empresa, le presentamos un modelo con sus especifica-

23

AUTOEVALUACION

Una vez ralizado el estudio de los contenidos de la unidad hasta este lo invitar:1os a verificar su asimilación.

~-

REALICE, PARA ELLO, EL SIGUIENTE EJERCICIO.

1 m1~~ ~----------------------------------------~

1. ¿Qué es prospectación?

2. Explique las estrategias para lograr. una prospectación eficaz : a, ______________________________________________ __

b, ______________________________________________ __

C·------------------------------------------------

d, __________________________________________ ___

e, ______________________________________________ __

f. __________________________________________ ___

3. Qué requisitos se deben explorar para calificar a un cliente? Expli­que su respuesta.

24

4. En qué consiste el Método de Información Centralizada?

5. Describa el Método de la Cadena sin Fin.

6. Cómo explica usted el método de escrutinio en frío o puerta a puerta?

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7. Qué requisitos indispensables debe contener un f ichero?

8. Explique la utilidad de un fichero.

9. Cuál de los Métodos para organizar un fichero es el que más le con­viene? y Por qué?

3.1. Concepto

Una región o zona de Ventas es el área geográfica donde el vendedor realiza su actividad.

Algunas empresas no tienen en cuenta el área geográfica sino que lo hacen por grupos definidos de clientes que obedecen a los intereses y organización de la empresa.

3.2. Razones para su establecimiento

Con frecuencia oímos hablar del establecimiento de zonas; de su igualdad tanto para los vendedores como para los supervisores, no se trata de igualdad territorial ó de igualdad de población sino de posi­bilidades reales de venta.

El fijar zonas no es nada fácil y para obtener la mayor igualdad en cada una de ellas es indispensable· un buen estudio de Mercados.

Al realizar la investigación hay que tener en cuenta cuatro factores importantes:

- Población y número de hogares

- Poder adquisitivo de los habitantes

- Niveles de vida de la zona

- Expendios o Distribuidores

Es igualmente importante que tengamos presente los CRITERIOS de los que se parte para la fijación de zonas; entre los más importantes podemos señalar : EL PRODUCTO- LOS CLIENTES- POLITICAS DE DISTR IBUCION.

A continuación citaremos alguno de los factores más importantes para la fijación de una zona:

- Número de clientes reales 27

- Número de clientes potenciales

- Número de visitas diarias

- Frecuencia de las visitas

- Sistemas de transporte

- Grada de desarrollo de la venta

- Demanda del producto

- La competencia

- Métodos de Distribución

- Capacidad de los Vendedores

3.3. Ventajas de la Zonificación

Generalmente las empresas hacen la zonificación enfocada a tres as­pectos:

a. Cómo ayuda a la Compañía.

b. Cómo ayuda al cliente

c. Cómo ayuda al vendedor

Para la Compañía

- Fija responsabilidades concretas a los Vendedores.

- Compara la labor de los Vendedores en sus diferentes Zonas

- Facilita la Dirección y el Control del personal de Ventas.

- Ayuda a luchar eficazmente contra la Competencia.

- Facilita una mayor cobertura del mercado.

- Mide la rentabilidad de las zonas.

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Para el Cliente:

- Asegura a los clientes el mejor servicio posible.

- Determina el producto apropiado a sus necesidades.

- Ahorra tiempo y dinero en fa consecución del producto o servicio.

- Se obtiene una utilidad inmediata.

- Le proporciona la medida de su poder adqu isitivo.

Para el Vendedor :

- Ayuda a planificar su trabajo en forma más real y objetiva.

- Permite estab lecer métodos de trabajo de acuerdo con fa zona.

- Proporciona mayores y mejores oportunidades de Venta.

- Permite una mayor adaptación de su personalidad al tipo de clientes del área.

- Proporciona más acercamiento a fa clientela.

3.4. Métodos para el establecimiento de Zonas.

Si tenemos en cuenta que previamente a la fijación de una zona ya hemos realizado un estudio del mercado lo más complejo posible y que el objetivo fundamental es el que las zonas sean lo más producti­vas posibles, nos resta definir el método para su fijación . Estos méto­dos pueden ser:

A. Por concentración de mercado

B. Por área geográfica

C. Por estratificación (socio - económica)

D.Capacidad Vendedora

Además de estos métodos que son los generalmente conocidos, se pueden hacer combinaciones según las conveniencias y en ciertos ca­sos las empresas utilizan sus propios métodos según el inte rés particu­lar de cada una de ellas.

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4. EL RUTERO

4.1. Concepto e Importancia

El rutero es un formato o instrumento donde el vendedor registra sistemáticamente los nombres, direcciones y artículos de los prospec­tos a quienes visitará en un período determinado. De lo anterior po­demos deducir que el rutero es parte esencial de la ruta básica y que por ende debe estar hecho sobre datos reales y con un criterio adm i­nistrativo lo más completo posible.

"'WUJJ..J..I.IJ.UJIJL--;----'-;-'1-~=fl.;;,~ Los Vendedores por lo general son muy malos administradores de su propio trabajo y muy buena parte del tiempo que se debiera dedi­car a las ventas, lo dedican a viajes innecesarios, a visitas sin un obje­tivo defin ido, a prioridades equivocadas perdiendo con esto un alto porcentaje del potencial de Ventas.

Un buen conocimiento y programación de su ruta o itinerario de tra­bajo le proporcionará las siguientes ventajas:

a. Aumentar, con igualdad de costos, el t iempo de venta productiva ; as í, por ejemplo, una visita diaria adicional nos equivaldr ía a un mes más de t rabaj o al año; por tant o la misma proporción en faci­lidades y oportunidades de ingreso.

b. V isitar a todos los clientes que se consideran importantes y no so­lamente a aquellos que, por las más diversas razones, son más agra­dables al Vendedor.

c. Reducir las visitas fuera de Programa o el omiti r un cliente.

d. Habituar a los clientes a esperar la visita del vendedor.

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e. Reducir los gastos de viaje y transporte, evitando vueltas inútiles.

f. Cubrir la zona o bien con igualdad de intensidad, o bien en los puntos menos productivos.

g. Permite a los superiores o a la empresa saber permanentemente dónde localizar a un Vendedor.

4.2. Plan Ideal de Rutas

La Organización del plan de visitas en la Zona constituye la base para determinar la ruta haciéndola lo más práctica posible, es decir con base en transportes rápidos, utilización de vías de fácil acceso, de acuerdo con la prioridad de clientes, la urgencia de las vi~itas, la posi­bilidad de ventas; esto le permite alcanzar óptimos resultados sin aumentar el tiempo requerido y gozar del descanso necesario.

En la mayoría de los casos, no es necesario, ni conveniente utilizar métodos matemáticos para la determinación de la ruta de ventas.

Un procedimiento práct ico para llegar a la definición de la ruta im­plica en general cuatro fases:

1. Análisis de las zonas, que a su vez requieren el examen

a. Número de clientes efectivos

b. Número de clientes potenciales

c. Frecuencia de las visitas

d. Costo medio por visitas

e. Tiempo medio por visita

2. Definición de la frecuencia de visitas por clase de el efectivos como potenciales.

3. Examen de los medios de transporte posibles y de sus costos co­rrespondientes.

4. Determinación de la ruta básica.

31

4.3. Criterios para establecer secuencias de Visitas

El criterio de las visitas obedece a la labor de Preventa ( prospecta­ción), a la labor de Venta y Post-Venta; así podemos tener que en la la­bor de pre-venta la visita va encaminada fundamentalmente a hacer un diagnóstico de nuestro futuro cliente (sondeo); una vez que nuestro prospecto reúne las condiciones como cliente, la visita podrá ser perió­dica, o visita de negocios según convenga al proceso de la Venta. La vi­sita de Post-Venta podrá ser de cortesía o de servicio, pero en ella siempre hay que contemplar la posibilidad de futuras ventas.

Por estas razones el criterio para establecer secuencias de visitas es competencia principal del vendedor ya que es él quien sabe a caba­lidad la conveniencia o no de una visita.

No sobra decir que las visitas deben de hacerse en el lugar, el tiempo y el momento oportuno según lo exija el proceso y desarrollo de la venta de tal manera que concuerde con las disponibilidades y necesi­dades de nuestros clientes.

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AUTOEVALUACION

Para verificar el avance de un estudio, lo invitamos a realizar el si­guiente ejercicio.

1. Marque la respuesta acertada

Zona de Ventas:

Es el área geográfica que forma parte de una ciudad

Es la región en donde ejerce influencia una Empresa

Es el área geográfica donde el vendedor realiza su actividad D

2. Cuáles de los siguientes factores hay que tener en cuenta para la investigación de mercados:

Expendios o Distribuidores

Cercanías al domicilio del Vendedor

Población y número de hogares

Poder adquisitivo de los habitantes

Areas de influencia de la empresa

Niveles de vida de la zona

D D D D D D

3. Señale cuáles son los tres factores que inciden por lo general en la determinación de las zonas de ventas. Escójalos de la siguiente enu­meración:

Ayuda para el vendedor

Ayuda para los productores ·

Ayuda para las poi íticas sociales del gobierno

D D D

33

Ayuda para el cliente

Ayuda para los gremios empresariales

Ayuda para la Compañía.

D D D

4. Explique con sus propias palabras las ventajas de la zonificación para la Compañía, el Vendedor y el Cliente.

5. De los métodos que aparecen a continuación indique usted cuáles son los más utilizados:

Capacidad vendedora

Cercanías al domicilio del Vendedor

Estratificación poi ítica y social

Concentración de mercado

Estratificación Socio-económica

Concentración de almacenes

Area Geográfica

6. Explique qué es un rutero y cuál es su importancia y utilidad

34

D D D D D D D

7. Ordene de manera lógica las fases para definir una ruta:

- Determinación de la ruta básica

- Definición de la frecuencia de visitas por clases de clientes

- Análisis de la Zona

- Examen de los medios de transporte posible y su costo.

COMPARE AHORA LOS RESULTADOS CON LOS CONTENIDOS DE LA UNIDAD. DE ACUERDO CON LOS RESULTADOS, JUZ­GUE USTED MISMO, SI PUEDE SEGUIR O DEBE REPASAR DETENIDAMENTE LOS TEMAS TRATADOS.

RECAPITULACION

A continuación señor Vendedor, lo invitamos a que realice con sus propias palabras y de acuerdo con la metodología que más se adapte a su técnica de estudio , un resu men de la unidad que acaba de estu­diar. Esto le servirá de repaso y de afianciamiento en su estudio.

36==========================~

EVALUACION

1. Dé una definición concreta sobre lo que entiende por prospecta­ción. Diga además qué es un "prospecto" .

2. Enumere y explique brevemente las características que debe po­seer un cliente para calificarlo como un buen cliente en perspec­tiva.

3. Ell conseguir clientes para sus productos es una de las tareas fun­damentales del vendedor externo. Explique qué estrategias prác­ticas utiliza para lograrlo?

4. Existen varios procedimientos y métodos de prospectación. Enu­mere cuatro de ellos y explique las características de uno de estos.

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5. Qué requisitos deberá cumplir un buen fichero de clientes?

6. Cuál es la utilidad que proporciona el fichero de clientes? Expli­que.

7. Qué es y para qué sirve la ficha de prospect os. En el modelo de ficha de prospectos que uti lice su empresa o en una diseñada por usted, explique cada uno de los datos que contiene.

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8. Qué metodos conoce usted para organizar un fichero de clientes? Descríbalos.

Marque la respuesta correspondiente: Verdadero o Falso

9. Fundamentalmente, una región o zona de ventas es el área geográfica donde el vendedor realiza su actividad.

1 O. Al realizar la fijación de una zona hay que tener en cuenta algunos factores importantes tales co­mo:

a. Número de clientes reales

b. Número de clientes potenciales

c. Técnicas de argu mentación

d. Sistemas de transportes

e. Sister.1as de selección de vendedores

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11. Generalmente las empresas hacen la Zonificación enfocada en tres aspectos:

a. Como ayuda al proveedor

b. Como ayuda a la compañía

c. Como ayuda al vendedor

d. Como ayuda al cliente

e. Como ayuda a la producción

12. La Zonificación ayuda al vendedor a:

a. Planificar su trabajo en forma real y objetiva

b. Superar objeciones rápidamente

c. Adaptar su personalidad a los clientes de la zona

d. Establecer métodos de trabajo de acuerdo con la zona ( )

e. Localizar a sus jefes rápidamente

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DE ACUERDO CON LOS RESULTADOS DE ESTA EVALUACION, JUZGUE SI DEBE VOL VER A ESTUDIAR LA UNIDAD O PUEDE YA PASAR A DESARROLLAR EL EJERCICIO QUE LE PRESEN­TAMOS A CONTINUACION.

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TRABAJO ESCRITO

Señor Vendedor:

Tomando como ejemplo la ciudad donde usted desarrolla sus activi­dades de ventas,determine las zonas que usted crea conveniente¡s,o necesarias; elabore un modelo de tarjeta para un fichero; proyecte los clientes para un día de trabajo y establezca la ruta ideal de trabajo. Como es lógico suponer, usted deberá definir qué clase de artículo o servicio desea vender en el ejemplo que se le solicita. Este trabajo de­berá usted enviarlo a su instructor para ser analizado, evaluado y, si es posible, analizado posteriormente en las visitas que éste le haga.

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BIBLIOGRAFIA

BUSKI RP, Richard. Principios Prácticos de Marketing, Ediciones Deusto, Bilbao, 1965.

CANFIELD, Bertrand. Administración de Ventas. Editorial Diana S.A. México D.F ., 1965

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CARVAJAL, F. Hugo. Conferencias de Ventas, SENA, 1962.

FERNALD, H. Charles. La Formación Practica del Agente de Ventas. S.F.

División de Administración . Conferencias de Mercadotecnia (Ventas), Comercio y Servicios "SENA", 1 Parte, Técnicos Medios, 1972.

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¡El conocimiento es paz ... !

Capacitar es invertir en Colombia.

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