檔案歸檔、點收、立案及編目作業實務臺北市政府106年度檔案管理基礎班...

臺北市政府106年度檔案管理基礎班

檔案歸檔、點收、立案及編目作業實務

臺北市政府秘書處文書組馬有鄰

106年10月

2

一、作業依據

二、名詞解釋

三、歸檔及點收

四、立案

五、編目

六、掃描

七、參考資料

簡報大綱

3

作業依據

本府檔管作業應依據中央及本府制定之相關法規實施

中央法規本府相關規定

文書處理手冊

檔案法及其施行細則

機關檔案點收作業要點

機關分類編案規範

機關檔案編目規範

文書及檔案管理電腦化作業規範

機關檔案管理作業手冊第7、8、9章

機關檔案編目作業指引

臺北市政府文書處理實施要點

臺北市政府檔案管理作業要點

檔案歸檔點收立案編目相關法規依據

★

4

一、作業依據

二、名詞解釋


四、立案

五、編目

六、臺北市政府紙質檔案電子儲存作業實施計畫

七、參考資料

六、掃描

簡報大綱

5

檔案

各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。

名詞解釋－檔案

範圍：非僅侷限於公文書，而是包含機關依法定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之各種紀錄。

如「簽」、「照片」、「錄影（音）帶」等，不論有無文號，或形式性質如何，均屬「檔案」範疇，在辦畢後均應辦理歸檔及後續檔案管理事項。

檔案是具有業務參考或權責稽評價值之各種資料

6

名詞解釋－檔號

定義：由1.年度號、2.分類號、3.案次號、4.卷次號及5.目次號所組成的一組號碼。

檔號由年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號五部分組成，用以方便檔案管理

5.目次號

4.卷次號

3.案次號

2.分類號

1.年度號案件起始的年份號碼

代表檔案分類表所載類目名稱之文字、數字或其組合，用以集中相同性質的檔案。

區分同一卷但不同案件之號碼，用以表示同一檔案卷夾內各件檔案之次序。

區分同案但不同卷次之號碼，案卷數量過多時依序賦予卷次號。

區分同類但不同案次之號碼，依立案先後順序賦予案次號。

7

名詞解釋－檔號

定義：由1.年度號、2.分類號、3.案次號、4.卷次號及5.目次號所組成的一組號碼。

檔號由年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號五部分組成，用以方便檔案管理

檔號之組成

001203

104 ------------- 6

2 - 1

104 / 001203 / 2 / 1 / 6

檔號之書寫格式

1 2

8

一、作業依據

二、名詞解釋


四、立案

五、編目


七、參考資料

六、掃描

簡報大綱

9

檔案價值判定

歸檔及點收

定義：文書或承辦單位將已辦畢案件依序整理並備妥清單，送交檔管單位辦理點收，檔管人員依歸檔清單逐件查檢，確認無誤後於歸檔清單上簽收並留存備查。

歸檔及點收之程序可分為檔案價值判定、送件歸檔、歸檔物品查檢、歸檔案件查核、確認點收五步驟。

歸檔係將已辦畢之案件送至檔管單位留存，其流程須符合固定程序

送件歸檔歸檔

物品查驗歸檔

案件查核確認點收

1 2 3 4

歸檔及點收之程序

5

10

歸檔及點收流程－檔案價值判定

檔案價值判定須根據歸檔原則進行判斷，具下列性質或價值者，應辦理歸檔

涉及機關法定職能運作，可供業務參考或

權責稽憑

具保障個人、團體或政府機關法定權益*

具滿足民眾「知」的權利之資訊價值

具學術研究參考影響國家、地方發展

及社會公益** 能保存歷史文化、典

章制度或科技價值

*如：大巨蛋工程→招標文件＋驗收照片

**如：社子島開發案→計畫＋環評報告＋探勘照片

檔案價值判定：歸檔六大原則

1

11

歸檔及點收流程－送件歸檔－紙本公文

1. 基本原則

1-1 原件：歸檔案件以原件為原則，未能以原件歸檔者，應敘明具體事由簽陳權責長官核准後，

辦理歸檔。

1-2 辦畢：查檢歸檔案件是否辦畢？辦畢五日內應歸檔。

2. 分類號及保存年限：承辦人員須填列。

3. 頁碼：承辦人逐頁以鉛筆編寫頁碼。

3-1 先後順序：晚者在上，早者在下。

3-2 附件頁碼：附件應併本文依序編寫頁碼，由上而下或由下而上開始編，案件首頁得註明總頁

數。

3-3 無須重編頁碼：附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼。

檔管人員應根據以下之六類事項查驗送歸檔之紙本公文

2

12


4. 併案：有併案(併件)時，承辦人應載明主併文〈編〉號。

5. 紙張：不得使用回收紙張。（本府97.3.28北市秘文字第09730170801號函）

6. 附件：每1種以1份為限。

6-1 附件抽存續辦：承辦人應在本文註明，並於附件註明文〈編〉號，簽奉權責長官核准，待辦

畢後，承辦人再依規定辦理附件歸檔事宜。

6-2 得不辦理歸檔：附件為書籍並經指定保存單位或為公開陳列品〈如海報、公告〉。

檔管人員應根據以下之六類事項查驗送歸檔之紙本公文

2

13

查驗送歸檔之紙本公文實例


承辦人員需填列分類號及保存年限

歸檔案件是否辦畢？

承辦人逐頁以鉛筆編寫頁碼

有併案時，承辦人應載明主併文編號

附件每1種以1份為限

1

2

4

不得使用回收紙張

承辦人逐頁以鉛筆編寫頁碼 3

不得使用回收紙張

5

2

附件每1種以1份為限

6

還記得要查驗哪些項目嗎？

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歸檔及點收流程－送件歸檔－密件

承辦人應使用本府規定之「機密檔案☐陳核☐歸檔專用封套」封裝，封面上應註明單位名稱、收發文來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級、保密期限或解密條件。

檔管人員點收機密文件時，僅得依封套上記載事項檢視，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。

檔管人員應查驗送歸檔密件之封套是否填寫完整

機密檔案專用封套

2

15

歸檔及點收流程－送件歸檔－密件

查驗密件公文實例：密件公文須完整填寫封套正面事項，黏妥並加蓋職名章

須完整填寫

確認黏妥及加蓋職名章

2

案由：在不洩密的情況下，簡單敘述案由，勿寫「密不錄由」。

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歸檔及點收流程－送件歸檔－電子公文

檔管人員應判別檔案類型是否得線上簽核辦理，並且依據注意事項進行點收

考量電子檔案長期保存機制未臻完善及公文保密、作業完整性之需求，各機關學校永久保存、密件及同一文件無法全程採線上辦理之公文，均不得以線上簽核方式辦理。

*臺北市政府擴大電子公文節能減紙作業計畫 105年1月15日府授秘文字第10530005100號函頒

應優先以線上簽核辦理者*

保存年限在30年(含)以下之電子公文、創簽稿，應優先以線上簽核方式辦理。

不得以線上簽核辦理者*

2

點收注意事項：應確認內容及附件是否正確且能開啟，並加附機關憑證製成之電子簽章；點收後不得任意刪除或修改。

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歸檔及點收流程－歸檔物品查驗

不得歸檔物品：

現金、有價證券及其他貴重物品；

司法訴訟有關物證；

流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品；

易變質而不適長期保存之物品。

一旦有以上物品，檔管人員應在歸檔清單適當位置註明「不得歸檔」，並退回承辦單位或文書單位。

檔管人員應查驗歸檔物品是否為不得歸檔者

× × × ×

3

18

歸檔及點收流程－歸檔案件查核

查核歸檔案件若有以下狀況，檔管人員應退回承辦單位或文書單位「補正」

檔管人員應查核歸檔案件是否有應須退回補正之情形

1. 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存

2. 案件污損、內容不清楚或無法讀取

3. 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會

4. 案件未編列文號或文號有誤

5. 案件未填註保存年限或分類號

6. 案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤

7. 案件未依規定蓋騎縫章或職名章

8. 樣張或已作廢之契約憑證文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣

9. 案件與歸檔清單之登載不符

10. 案件非以原件歸檔時，未經簽奉權責長官核准

4

註：本府檔案管理作業要點－貳、點收－六、

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歸檔及點收流程－歸檔案件查核

查核歸檔案件若有以下狀況，檔管人員應退回承辦單位或文書單位「補正」

檔管人員應查核歸檔案件是否有應須退回補正之情形

1. 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存

˙承辦公文如有他機關電子來文之附件須至下載區下載者，承辦人須先行下載，上傳至公文系統承辦附件或參考附件併陳。

4

註：本府檔案管理作業要點－貳、點收－六、

20

「歸檔案件退回補正(退件)」操作系統畫面如下

歸檔及點收流程－歸檔案件查核－系統操作

流程處理 →檔案室作業 →點收作業

1

點選欲退件之案件

2

按「退件」 3

選擇退件理由

4

4

21

歸檔及點收流程－確認點收

檔管人員核對歸檔案件與清單無誤後，註記日期並簽章即完成點收作業

有微縮、影音、電子等媒體型式的歸檔案件，請承辦人確認其內容無誤且可讀取後於外包裝封口及蓋章。

V V

V

組員 ○○○

0513/0910 3

件

檔管人員應就歸檔案件及歸檔清單所載之內容與數量逐一核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期並簽章，或蓋點收章。但歸檔清單為電子型式者，得免註記點收日期及簽章。

5

22

「紙本公文點收」操作系統畫面如下

歸檔及點收－系統操作－紙本公文


1

點選欲點收之案件

2

按「點收」! 3

23

「紙本公文點收」操作系統畫面如下

歸檔及點收－系統操作－紙本公文

點選「主案」連結，會出現該案之子案文號

有彙併案之情形時，點收作業畫面雖只會顯現主案文號，但點選「主案」連結後可看到該案之子案。

24

「電子公文(線上簽核)點收」操作系統畫面如下

歸檔及點收流程－系統操作－電子公文


1

點選欲點收之案件

2

按「線上簽核」 3

25



確認附件是否正確且能開啟

4

電子簽章驗簽

按「否」 7

確認有無漏會、漏判、漏發、漏章

5

6

決行層級參考各機關之分層負責明細表

26



點選剛剛已完成線上簽核驗簽之案件

8

插入機關憑證按「點收」

9

輸入憑證之密碼進行點收

10

27

歸檔及點收－未能按時歸檔之處理

遇到逾期歸檔稽催、離職查會、延後歸檔申請等情形，須辦理各項對應手續

辦畢公文無正當理由應於5日內送歸檔，如逾期未歸，檔管人員應製作「逾期未歸檔案件稽催單」，催請承辦人辦理歸檔。

機關人員調〈離〉職時，檔管人員應查檢該同仁的歸檔情形，若有辦畢但未歸檔之案件，應辦理稽催。

承辦人員「已結案尚未歸檔」之案件因有急需使用時，應由承辦人員簽請權責長官核准後提出「延後歸檔申請」。

逾期歸檔稽催離職查會延後歸檔申請

未能按時歸檔之情形及對應手續

28

「逾期歸檔案件稽催單」操作系統畫面如下

歸檔及點收流程－未能按時歸檔之處理－系統操作

公文管理 →點收報表 →1.逾期歸檔案件稽催單

1

填入資訊，點選預覽列印印出稽催單

2

29

「離職查會」操作系統畫面如下


公文管理 →點收報表 →6.離職查會清單

1

填入資訊，點選預覽列印印出離職查會清單確認該離職同仁的案件歸檔情形

2

30


「延後歸檔申請」操作系統畫面如下

表單申請 →文書 →4.延後歸檔申請

1 輸入收文文號 →帶入資料

2

輸入欲延後歸檔日期 3

填寫延後歸檔原因 4

點選陳核長官

5

按「延後歸檔申請」 6

由承辦人自行申請

31


「延後歸檔申請」操作系統畫面如下

檔管點收作業畫面可看見申請延後歸檔成功之公文狀態

顯示延後歸檔日期

32

一、作業依據

二、名詞解釋


四、立案

五、編目


七、參考資料

六、掃描

簡報大綱

33

立案

立案係將檔案分類並編案，以便後續檔案之檢調及應用作業

立案分類編案

立案目的︰藉由分類整理、建立案名、賦予檔號，使檔案案情內容完整連貫，檔案典藏排列有序，便捷檔案檢調與應用。

按照一定的分類原則，對檔案進行分類，以便立卷、編目及固定其排架位置，對於檔案在保管與應用上更加便利。

檔案經分類後，按檔案案情，將同一分類號性質相同或案情關聯之檔案，編整於同一案卷，並建立簡要案名。

34

立案－分類

依照各機關編製之檔案分類表進行檔案分類

依據「臺北市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明」及機關之組織或業務性質，區分檔案分類層

級。

分類表的編製方式：就機關業務特性，選擇單獨編製或與檔案保存年限區分

表結合編製。

機關共通性檔案保存年限基準（GRS）、機關組織規程、機關組織編制表、

機關分層負責明細表等

檔案分類表編製

編製方法編製方式編製參考規定

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立案－分類

承辦人應於稿面右上方填列最適分類號，檔管人員點收後應查檢檔案分類號的正確性與妥適性，有誤時應查明更正。

檔管人員應依照分類原則查檢承辦人填寫之分類號是否適當

類型原則

專屬類目應分入專屬類目。如無專屬類目，則應分入較適當類目；必要時，得歸入涵蓋較廣或上一層級類目。

案件涉及2類目應視案情分入最重要、最具體或主要事由所屬類目，並於相關類目之檔案放置分存單或原件影本或於檔管資訊系統註記相關分類號。

機密檔案機密檔案不單獨編列機密類目。

分類原則

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案件涉及2類目時，可於系統上下載「分存單」放置於相關類目之檔案內

立案－分類－系統操作

檔案下載

1

檔案管理立案編目 - 檔案分存單可下載使用

2

37

根據歸檔案件之分類結果，檢查該分類號下已立案卷，並考量檔案成長數量、案情內容或往年編案情形等，決定歸入現有舊案或另立新案；文件編案與案名之確定，檔管人員得會同承辦人員審慎辦理。

歸入舊案：業務性質相同或案情相關聯之檔案，應併於同一案名處理。

另立新案：賦予新的案次號及案名，案名應簡要明確，並能充分揭示案情。

立案－編案

檔案分類後，檔管人員應依據以下編案原則進行編案

重要案件、案情賡續發展或屬專案性業務，宜一事一案。

四種編案時之狀況

案情單純性質相同者，得彙集立一綜合性案名。

同一分類號案件過多時，得依案情涉及主題、地域、機關或單位、時間等分立數個案名。

機密檔案不單獨編案

一事一案綜合性案名分立案名機密檔案

38

立案－編案

根據編案原則，參考以下編案例子

重要案件、案情賡續發展或屬專案性業務，宜一事一案。 e.g.「2017年臺北世大運」、「機關

檔案銷毀」

案情單純性質相同者，得彙集立一綜合性案名。 e.g. 「一般車輛管理案」

同一分類號案件過多時，得依案情涉及主題、地域、機關或單位、時間等分立數個案名。 e.g.在「違建拆除」類目下，依行政地域分立「士林區承德里違建拆除案」、「士林區忠誠里違建拆除案」等案

一事一案綜合性案名分立案名

編案作業並無標準答案！「遊民處置」類目

編立一案→ 「遊民處置案」依案件內容性質分立數案→ 「協尋遊民案」、「遊民救濟補助案」、「遊民業

務聯繫會報案」報案」

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編案時，參考以下原則設立案名

立案－編案－案名

案名設立原則案例

① 案名應涵蓋檔案內容案卷內容包含人事獎勵與懲戒： ×人事重大獎勵案 ○人事重大獎懲案

② 能揭示案情，避免冗長累贅；涉及特定對象、業務範圍、時間，應明確表述

×陳情案 ○交通違規陳情案

③ 詞彙用語應直接明確、前後一致、避免過度節略

×本機關辦理新移民照顧輔導及人口政策實施方案 ○新移民照顧輔導及人口政策實施方案

④ 法令定有保密義務，或有侵害個人隱私之虞者，應省略當事人姓名、機構或團體名稱

×王志明保護管束案 ○少年保護管束案

證人保護法、所得稅法、稅捐稽徵法、組織犯罪防制條例、少年事件處理法等。如少年事件處理法第83條：「任何人不得於媒體、資訊或以其他公示方式揭示有關少年保護事件或少年刑事案件之記事或照片，使閱者由該項資料足以知悉其人為該保護事件受調查、審理之少年或該刑事案件之被告。」

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立案－編案－案次號、卷次號、目次號

建立案名後，依照以下編訂方式和原則依序編訂案次號、卷次號及目次號

編訂案次號

建立案名後，應編訂案次號，其長度不超過12個位元。編訂方式如：1. 依編案時的先後順序，2. 依時間或屆次…等

編訂卷次號

確立案名後，應將案件歸入適當之案卷，並依序編列卷次號；每卷以3cm為原則。

編訂目次號

檔案卷次號確立後，檔管人員應依文件產生日期先後賦予目次號，並將完整5層級架構之檔號編寫於各案件第1頁適當空白處。

*換卷時，應從目次號1開始續編

41

一、作業依據

二、名詞解釋


四、立案

五、編目

七、參考資料

六、掃描

簡報大綱

42

編目

編目定義：就檔案內容及形式特徵，依機關檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄。

編目目的：

對內：確保檔案著錄標準化，便利檔案資訊彙整及交換，提供檔案目錄檢調，提昇檔案管理成效。

對外：提供社會大眾進行查詢，了解該機關重要施政情形，促進檔案開放應用。

編目著錄原則：

依著錄來源，充分描述檔案內容及外觀形式特徵。

著錄來源資料不全，得參考其他相關資料。

為了提昇檔案管理成效及促進應用，依著錄原則製成目錄

檔號之組成

要依實著錄唷!

著錄:指就檔案之內容及其外觀型式加以分析、判斷並據以擇要記錄其事項及特徵之過程。

43

案件是檔案整理的最小單元，案卷則是由許多彼此相關聯之案件組合而，將檔案分為2層級製成目錄

案件：檔案整理的最小單元，指收文或發文連同其簽、便箋、會辦或創簽之文件。1案件包含1份或多份文件或公文書。

案件層級著錄時機：案件辦畢歸檔時。

編目

案件v.s.案卷

案卷：是由許多案件組合而成，其中各個案件彼此間都有其關聯性，能具體反映出業務活動的情形。

案卷層級著錄時機：案卷內容所涉案情6個月內未繼續辦理或無新增案件時。

編目層級：分案件及案卷2層級

44

案件及案卷層級編目各有其規定之著錄項目

編目－層級編目之著錄項目

案件層級編目之9項著錄項目案卷層級編目之11項著錄項目

案由項

發（來）文者項

密等及保存年限項

相關編號項

日期項

媒體型式項

檔案外觀項

關聯項

文件形式項

案名項

檔案產生者項

密等及保存年限項

相關編號項

日期項

媒體型式項

檔案外觀項

關聯項

檔案應用項

主題項

附註項

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★案由項

定義：可直接表達檔案內容特徵，用以區別另一檔案之案由。

著錄原則：著錄時應明確表達案件主旨或事由之人、事、時、地、物等，文字應簡潔、明確並充分揭示案情。

著錄案件層級編目之案由項，應依以下說明著錄

編目－案件層級編目之著錄項目－案由項

案件內容以外文撰擬者，案由應以中文著錄，並以外文摘錄其主旨或事

由於並列案由。

案由錯誤或不明，無法表達其內涵時，除原案由照錄外，另擬其他案

由補充說明。

案由不得寫「密不錄由」需著錄簡要案由。

並列案由其他案由密件案由

案由著錄特殊狀況

部分隱匿：相關法令定有保密義務者，應隱匿保密當事人、檢舉人、陳情人等名稱。

46

參考以下案由項著錄例子，了解何謂「簡潔、明確並充分揭示案情」

編目－案件層級編目之著錄項目

簡潔、明確並充分揭示案情

案由：函轉行政院103年7月7日院授主預字第1030101699號函。（×）案由：函轉行政院修正「國內出差旅費報支要點」，並自即日生效。（○）案由：函請各直轄市政府教育局及各縣市政府應確實督導所屬學校落實導師抽籤一節情事，導師之編配應以公開抽籤方式為之，以維學生學習權益，請查照。（×）案由：請各直轄市政府教育局及各縣市政府督導所屬學校落實導師編配抽籤案。（○）

47

案由項著錄之優劣與否影響目次表使用者判斷案件重點及檔案價值


案件目次表

好的案由能在目次表或是銷毀目錄等之中幫助使用者快速抓到案件重點樣貌，並正確判斷檔案價值。

48

案由項著錄之優劣與否影響銷毀目錄使用者判斷案件重點及檔案價值


檔案管理局回覆機關辦理檔案銷毀部分意見摘錄

檔案銷毀目錄

★ ★

★

49

★發（來）文者項

定義：文件在產製過程中，負有責任或與該文件相關之機關、團體或個人，通常指發文者、來文者或受文者。

著錄原則：（以本機關角度看）

發文者：本機關發函或創簽

來文者：本機關收到來文之機關

受文者：本機關發文之對象，最多著錄3個，超過時於第3個受文者後加「等」字。

著錄案件層級編目之發（來）文者項，應依以下說明著錄


50

★文件形式項

定義：個別文件內容之形式、特徵，包含「文別」及「本別」。

文別：文件之公文類別。e.g. 函、公告、開會通知單、公務電話紀錄、簽、便箋…。

本別：文件在撰稿、產製過程之各種類別，可揭示文件產生過程及其有效性，對檔案價值之鑑定具有重要意義。e.g. 正本、副本、草稿、定稿…。

著錄案件層級編目之文件形式項，應依以下說明著錄


結案別本別判斷方式

來文件 (存查件)

正本依來文者公文判斷本機關屬正本受文者或副本受文者副本

發文件定稿經長官核判之原件

稿本定稿併同草稿歸檔者

創簽 (存查件)

定稿經長官核判之原件

稿本定稿併同草稿歸檔者

本別判定小技巧

51

★密等項

目的：著錄機密等級，防止國家機密或公務機密遭洩密。解密條件未成就時不得公開，若已調整密等之案件，應著錄更新後之密等。

著錄原則：

機密等級：依文件所載密等著錄，e.g.「密」

保密期限：依文件所載保密期限著錄，e.g.「保密期限5年」

解密條件：依文件所載解密條件著錄，e.g.「本件至○年○月○日解密」

著錄案件層級編目之密等項，應依以下說明著錄


52

★保存年限項：依檔案本身保存價值、性質及各機關訂定之保存年限區分表著錄，e.g.「保存年限50年」

★日期項：

定義：指「文件產生日期」，應以阿拉伯數字著錄。

著錄原則：

發文辦復：發文日期

來文存查：他機關來文日期

創簽：長官核判日期

著錄案件層級編目之保存年限項及日期項，應依以下說明著錄


合併多件文號為一案者，應以文件產生日期最晚者為著錄依據。

53

★檔案外觀項

定義：依檔案媒體形式著錄案件之數量、單位、附件及外觀型態特徵。

著錄原則：

數量：以阿拉伯數字表示，單位以檔案之計量名稱著錄（如頁、冊、卷、件等）。e.g.紙本公文採雙面書寫或列印，著錄「2頁」

本文：來文、發文稿、創簽、簽稿會核單…

附件：附件是本文之補充和說明，通常附加於本文之後；有多種不同名稱或媒體形式之附件時，應依序著錄附件之內容名稱。

著錄案件層級編目之檔案外觀項，應依以下說明著錄


54

★關聯項

定義：記錄該檔案與其他檔案間之關係，包含可參照之有關案件及所屬案名，以建立檔案間聯結關係。

目的：將相關案件間建立關聯並摘錄重要案情，便於檔案檢調及應用。

著錄原則：

有關案件：著錄相關案件之案由

所屬案名：著錄相關案件所屬之案卷名稱

著錄案件層級編目之關聯項，應依以下說明著錄


55

編目－案件層級編目－紙本公文

案件層級編目－紙本公文實例

編目之前先判斷結案別為存查件或發文件 • 存查件：以來文機關資料

為主依實著錄 • 發文件：以本機關發文資

料為主依實著錄右邊此案件為存查件，故以來文機關資料為主依實著錄

56

案件層級編目－紙本公文實例

編目－案件層級編目－紙本公文

案由：本市姐妹市韓國大邱廣域市政府政風室訪團預計104年6月16日蒞臨參訪事宜。

確認立案 1

本別:正本

2

附件名稱與頁數

文別:函 3

本文媒體形式：紙本數量／單位：１頁

5

４

附件名稱與頁數附件名稱：電郵(聯絡窗口資訊) 媒體型式及數量：紙本1頁

6

併案 7

一起來編編看吧！

57

紙本公文之案件層級編目系統操作畫面如下

編目－案件層級編目編目－案件層級編目－系統操作－紙本公文

流程處理 →檔案室作業 →編目作業

1

點選欲編目之案件

2

按「編目」! 3

58


編目－案件層級編目－系統操作－紙本公文

4

5 6

7

依序正確輸入相關資訊，依實著錄

59



8

9

10

11

若本來已有資料，則點選「修改」

依序正確輸入相關資訊，依實著錄

60



附件抽回：附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品(如海報)，承辦人簽准抽取使用，得不辦理歸檔。(手冊7.5.1.1.4)

附件隨文發出：隨函發送受文機關，不辦理歸檔，例如支票。

附件續辦：仍有使用之必要，暫不歸檔，俟辦畢後再行歸檔。(*稽催單下載：公文管理/立案報表/13.附件抽存續辦未歸檔稽催單

61



12

13

14

15

須併件時，依上述步驟輸入主併文號即可完成。

62

編目－案件層級編目－系統操作－電子公文（線上簽核）

電子公文之案件層級編目系統操作畫面如下

★電子公文編目方式：按「電子檔」即可開啟電子公文。原則上比照紙本檔案之編目模式進行編目作業，惟案件之計量單位以電子檔之「檔」數為計算，且附件之裝訂型態為空白

63

★案名

定義：依據案卷內文件內容撰擬而成，能揭示案情、扼要表達案卷內容，並提供檔案查詢線索。

著錄原則：用語宜簡要明確，勿冗長累贅，並具涵蓋性；相關法令定有保密義務者，應隱匿保密當事人、檢舉人、陳情人等名稱。

★密等及保存年限項：

機密等級：著錄案卷內最高密等。

保存年限：著錄案卷內最長之保存年限。

★檔案應用項：

應用限制：開放、限制開放、不開放→同一案卷內有部分案件屬機密檔案，著錄「不開放」。

應用註記：檔案應用相關法規、政策或特殊情形。

複製註記：檔案有不宜提供複製或僅部分複製。

著錄案卷層級編目之案名項、密等及保存年限項、檔案應用項，應依以下說明著錄

編目－案卷層級編目之著錄項目

64

★日期項

定義：指案卷內文件起迄日期，著錄該案卷內最早和最晚之文件產生日期。e.g.1030102～1031227

★主題項：

定義：依案卷內容，擇取足以表達檔案主題的「關鍵詞彙」，而非文句之陳述，以提供檔案資訊多重檢索途徑，包含人、事、時、地、物等項目。主題項編寫的好壞，將影響檔案資訊檢索與應用的精確性。

著錄原則：詞彙應具涵蓋性，非就各案件內容逐一賦予。

著錄案卷層級編目之日期項、主題項，應依以下說明著錄


試想自己是檢調檔案的使用者，若想查詢某特定檔案時，會用何詞彙去查詢？

主題項的使用方法就像是GOOGLE關鍵字查詢一樣

65

參考以下著錄案卷層級編目之主題項實例


案名：「區志檔案展」

事：展覽規劃時：民國103年地：大安區公所物：早期農村器具

案名：「助妳好孕專案」人：新生兒事：生育獎勵金事：津貼補助地：臺北市

咕咕雞部落客食記文章：「生日大餐：快樂公雞美式頂級小蟲」人：咕咕雞事：生日大餐時：12月25日地：臺北市、快樂公雞餐廳物：小蟲

66

★附註項

定義：著錄各項目或其他需要解釋和補充之事項，便於執行檔案管理業務及進一步提供檔案應用者相關資訊。即對檔案複製品、檔案現況、語文、典藏歷史、檔案徵集或檔案外觀等作補充與說明。

語文註：檔案內容使用日文→著錄「語文：日文」

檔案現況註：機關將保存屆滿25年之永久保存檔案移轉至檔管局時→著錄「檔案現況及日期：移轉〈1030102〉」

著錄案卷層級編目之附註項，應依以下說明著錄


67

案情摘要

定義

綜合著錄全案卷之案情大要內容，扼要說明各卷重點而不加入個人闡述之簡短文字。

功能

使用描述案卷案情大要內容的簡短文字，針對案名加以補充說明，讓使用者能迅速掌握檔案案卷所含內容重點。

著錄原則

1.針對案名補充說明，以全案觀點描述歸納並綜整該案卷之案情內容大要，非複製各個案件之案由。

3.用詞應簡潔、明確、具體，並具涵蓋性，無個人闡述或評論。

2.法令有保密義務者，不得著錄當事人、檢舉及陳情人等名稱。

4.指出案卷之性質、重要性、目的或所涉及人、事、時、地、物等關鍵詞彙。

5.敘明案情重要結論、辦理過程、重要數據及文件。

★關聯項：

定義：記錄該檔案與其他檔案間之關係，包含可參照之有關案卷及「案情摘要」。

著錄案卷層級編目之關聯項，應依以下說明著錄


案情摘要之定義、功能及著錄原則

68

參考以下案情摘要著錄實例


案情摘要不好編哦

案名

道路交通安全規則修正

案情摘要

×道路交通安全規則修正（以案名為案情摘要，未完整呈現案情重點） ○有關本局配合交通部公路總局辦理道路交通安全規則修正，內容包含研提修正意見及參與修法研商會議紀錄等情事；另含收受交通部公路總局對於道路交通安全規則相關函釋案件。（完整呈現案情重點，且敘明本機關於本案非屬主辦，利於檔案價值判定）

案名

一般採購業務

案情摘要

×本處採購筆記型電腦、個人電腦、硬碟、影印機、印表機、碳粉匣、辦公用紙、光碟片、文具用品…。（僅羅列各案件採購項目，未歸納案情重點） ○有關本處辦理電腦軟硬體及日常業務所需物品等採購之相關案件，包含請購單、決標紀錄、採購契約等。（歸納案情重點及重要文件）

69

參考以下案情摘要著錄實例


案名

親等關聯資料提供及管理辦法

案情摘要

×檢送親等關聯資料聯絡名冊調查表一份、核發親等關聯資料案件統計表及系統稽核報表、檢陳戶役政資訊系統親等關聯資訊系統使用者帳號申請單請同意…。（非逐一著錄各件案由或挑選數件編寫） ○本案係本所配合內政部推行「親等關聯資料核發作業」，依據「親等關聯資料申請提供及管理辦法」核發資料，每月定期陳報本府民政局核發件數，及進行資訊系統稽核作業，內含調查表、申請單、統計報表等資料。（歸納綜整本案案情重點）

多多練習就對了！

案名

工作績效考核

案情摘要

×績效考核及績效獎金發給作業規定、本局及所屬中心績效考核項目建議表及作業期程、績效評估委員會議（僅羅列工作規定及項目，未呈現辦理重點） ○本局辦理績效考核及績效獎金發給作業修訂、所屬中心陳報績效考核項目建議表及作業期程、召開績效評估委員會議等相關案件。（呈現本案辦理重點）

70

案卷層級編目之系統操作如下

編目－系統操作－案卷層級

公文管理 →立案編目作業 →4.待編案卷清單（96年）

輸入欲編目之分類號範圍

按「查詢」

勾選欲編目之案卷

✓

按「編輯案卷明細」

1

２

３

４

５

71



按「案由查詢」，查看該案內所有案件之案由

編輯「案情摘要」，以全案觀點，歸納綜整該案卷之案情內容大要，非複製各個案件之案由。

６

７

72



編輯「主題項」，關鍵詞彙需能表達案卷主題並應具涵蓋性，非摘錄各個案件內容之關鍵字。

８

73

一、作業依據

二、名詞解釋


四、立案

五、編目

六、掃描

七、參考資料

四、立案

簡報大綱

74

掃描－臺北市政府永久保存檔案電子儲存作業實施計畫(105-107年)－計畫目標及預期效益

電子儲存：指各機關利用公文系統之掃描儲存功能，將本機關已完成立案編目之非機密檔案，進行數位化儲存之程序。

**「臺北市政府各機關檔案電子儲存及調閱作業要點」近期將會再函頒修正。

計畫之目標與預期效益如下說明

建立公開透明資訊文檔合一之電子檔案資料，有助於檔案公開及建立行政

透明之新形象政府。

貫穿文檔資料公開透明資訊

提昇檔案檢調效能紙質檔案電子儲存後，可提供數位化檔案線上檢調，大幅減少作業時間與人力，全面提昇作

業效能。

普及檔案應用提昇服務效能

確保檔案永續典藏線上調閱電子檔案，可減少紙質檔案檢調頻率，降低毀損遺失風險，延長檔案壽命及其完整與

安全性。

延長檔案壽命降低典藏風險

改變檔案空間配置紙質檔案電子儲存後，可移置郊區檔案室，活化各機關辦公空間之運用。

發展電子檔案降低空間需求

計畫目標及預期效益

75

掃描－臺北市政府永久保存檔案電子儲存作業實施計畫(105-107年)－目前計畫成果

臺北市政府各機關94-106年永久檔案掃描件數及比率

1,397,096

434,035

掃描率已達76.3%

已掃描

待掃描

拍拍手！

*已掃描件數統計至106年9月30日止

76

進行檔案電子儲存時，應依以下12點相關規定辦理

掃描－臺北市政府永久保存檔案電子儲存作業實施計畫(105-107年) －進行檔案電子儲存

1.應以案件為單元，由上而下，逐頁掃描。

2.公文附件有不能掃描之情形者（如：光碟片），得於本文首頁加註「附件未掃描」後，僅掃描本文。

3.掃描前應將每頁文件攤平，避免文字遭到覆蓋。

4.檔案之首頁，未有收發文號者，應於掃描前於該首頁右下方註明文號或黏貼條碼。

5.檔案小於A4尺寸之紙張，應先以A4紙張加襯處理。

6.檔案幅面超過A3者，應以大圖掃描機或平台式掃描器掃描，或採數位相機拍攝處理。若按原件尺寸掃描，應掃成數份，並以內容部分重疊掃描，以顯示各部分間之關聯，其影像分割方式為由左至右，由上而下，依序進行。

電子儲存相關規定

77

進行檔案電子儲存時，應依以下12點相關規定辦理

掃描－臺北市政府永久保存檔案電子儲存作業實施計畫(105-107年) －進行檔案電子儲存

7.單張兩面之文件，應掃描成2頁。如為A3或B4尺寸對折者，則應攤平後掃描成1頁。

8.如檔案黏貼浮簽，應以完整全貌頁面為首頁，並依序掀開浮簽，由上而下逐一掃描。

9.應注意維持電子檔案之方正及完整，其歪斜度不得超過1度，且不可有因摺頁而損失影像之情形。

10.進行電子儲存前，應與原始紙質檔案逐頁核對，確認電子檔案是否完整及清晰、有無歪斜及跳漏頁之情形，如有應予補掃或重掃。

11.完成掃描之電子檔案於儲存前，得選擇是否附加機關憑證。惟依機關檔案管理作業手冊第11章「電子儲存」及「文書及檔案管理電腦化作業規範」相關規定，未附加機關憑證者，不宜視同原檔案或推定為真正。

12.紙質檔案完成電子儲存作業後，應進行整理及還卷處理。

電子儲存相關規定

78

掃描－臺北市政府永久保存檔案電子儲存作業實施計畫(105-107年) －進行檔案電子儲存－系統操作

進行檔案電子儲存（掃描）系統操作畫面如下

公文管理 →掃描作業 →2.公文影像掃描作業

１

79



選「雙面」按「掃描」!

２

３

80



按「取消」，結束掃描動作４

81



點選「修改文號」

手動輸入正確文號，再按「確定」即可

５

６

82



確認掃描頁數、內容均正確

若頁數、內容不正確可修改或重掃

勾選要上傳的檔案，點選「上傳」

確認無誤並上傳

７

８

９

10

83



公文管理 →掃描作業 →3.檢索調閱

輸入掃描日期

點選「查詢」

點選欲檢視檔案之影像圖示

11

12

14

13

84



逐頁檢視上傳之掃描檔案是否正確清晰無誤

15

85

一、作業依據

二、名詞解釋


四、立案

五、編目

七、參考資料

六、掃描

四、立案

簡報大綱

86

參考資料－國家發展委員會檔案管理局全球資訊網

檔案管理局網站有許多檔管資訊、資源可供查詢交流

87

參考資料－國家發展委員會檔案管理局全球資訊網

檔案管理局網站有許多檔管資訊、資源可供查詢交流

88

參考資料－e等公務園學習平臺

e等公務園學習平臺可線上學習各種課程，包含檔案管理系列

89

參考資料－臺北市政府秘書處網站

本處網站放有近年檔案管理班之教育訓練教材可供下載

90

THANK YOU!

臺北市政府106年度檔案管理基礎班

檔案歸檔、點收、立案及編目作業實務

檔案歸檔、點收、立案及編目作業實務臺北市政府106年度檔案管理基礎班...

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