總務處文書組

105.12.16

大綱 檔案清理的定義

檔案清理的目的

檔案清理作業項目及期程

檔案清理作業流程

2

檔案清理的定義 依據法令：檔案法施行細則第6條第6款

定義：依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處置。

清理

銷毀

移轉

其他處置

3

檔案銷毀的定義

不具保存價值的檔案 經法定程序核准

＊焚化

＊化為碎紙

＊溶為紙漿

屆滿保存年限，且不具保存價值的檔案，經依法定程序

核准後，選擇焚化、化為碎紙或溶為紙漿等適當方式，

將檔案內容完全消除或毀滅之作業程序。

4

檔案移轉的定義

依據法令：檔案法第11條、國家檔案移轉辦法

定義：各機關永久保存之檔案，自文件產生之日起屆滿二十五年者，應於次年移轉檔案中央主管機關管理。

5

檔案清理的目的 提升檔案管理效益

促進檔案開放應用

※依教育部民國105年5月27日臺教秘(四)字第1050072601號函，辦理永久檔案屆期移轉檔案目錄送審期程(106至108年)。

以民國80年12月31日前已屆移轉年限之永久檔案為範圍；

本校民國69年~80年檔案分批辦理目錄送審：

1. 民國106年12月以前完成首批檔案移轉目錄送審，以民國69至75年之檔案為範圍；

2. 民國108年6月以前完成第二批檔案移轉目錄送審，以民國76至80年之檔案為範圍。

6

檔案清理作業

待清理檔案

逾保存年限之定期檔案

無續存需要

銷毀

其他機關典藏

已屆移轉年限之永久保存檔案

檔案鑑定

移轉為國家檔案

本校永久保存

銷毀

移轉7

檔案清理作業項目及期程

工作項目 承辦單位

作業期程

第1批：民國69~75年檔案

第2批：民國76~80年檔案

完成檔案整理建檔 文書組 105.11 107.06

完成檔案清理清單 文書組 105.11 107.06

完成書面初審 各業務單位 106.01.26 107.06.30

完成彙整初審清單 文書組 106.03.31 107.08.31

完成檔案鑑定 文書組 106.08.31 107.12.31

完成檔案鑑定報告及送審目錄

文書組106.10.31 108.05

提報教育部 文書組 106.11 108.068

永久檔案清理作業流程 檢視檔案清冊：承辦業務與現況不同的情形。 確認有無機密檔案：檢討機密等級變更或註銷。 檢討該分類號的保存年限為永久或定期？ 該永久檔案有無移轉為國家檔案之價值？ 若非屬永久檔案，請調整至合宜之保存年限。

9

定期檔案清理作業流程 確認有無延長保存年限之事由。

10

後續諮詢

因承辦業務移轉的跨單位清單調整

查看檔案原件

單位內部宣導

其他

11

謝謝協助