適正な業務執行の指針

平成 28年 11月

帯 広 市

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１ はじめに

本市においては、近年、職員による不適正な事務処理が相次いで発生しており、本年に入って

からも、生活保護費の過大支給や特別児童扶養手当の支給遅延など、市民生活に重大な影響を及

ぼす事案が後を絶たない。

また、公務内外を問わず、職員の交通事故や交通違反も、繰り返し発生している。

市職員は、「市民の信頼は行政事務を推進する基盤である」ということを深く自覚し、その信頼

を損なうことのないよう、法令遵守はもとより、市職員としての責任の重大さを強く認識し、住

民福祉の向上に努めていかなければならない。

公正かつ適正な事務執行を通して、市民に信頼される市役所であり続けるためには、職員一人

ひとりが、自らが行う仕事の意義や市民に及ぼす影響を認識し、職位に応じた十分な知識や技術

を身につけた上で業務を行うことが基本となる。【資質】

その上で、困難な事案や疑問・課題が生じた場合は、一人で抱え込まず、上司や同僚への速や

かな相談が課題解決の近道であるとともに、執務上の精神的な負担の軽減にもつながることから、

各職場においては気軽に相談や報告を行うことができる職場風土の醸成が必要である。【環境】

さらに、ミスを未然に防ぎ、市民への影響を生じさせないよう、業務執行過程におけるリスク

の存在を十分に認識し、個人の誤り等を早い段階で是正できる組織の力を高めていかなければな

らない。【組織】

今般、新たに設置した不適正事務防止対策会議において、上記の「資質」「環境」「組織」の３

つの観点から検討を行い、今般、「適正な業務執行の指針」として取りまとめた。

今後、本指針で示した具体的な対応策について、可能なものから早急かつ計画的に取り組みを

進め、組織の体質強化を図っていくものである。

２ 推進体制

本指針における具体的な取り組みの実施にあたっては、各部において、部長をリーダーとする

推進体制を構築し、課長を中心に各職員が主体的に進めるとともに、取組状況を管理し、組織内

での取り組みの徹底を図るものとする。

部長は、定期的に開催する不適正事務防止対策会議において、部の取組状況の報告を行う。

また、不適正事務防止対策会議においては、各部の取組状況や成果、様々な情勢の変化等を勘

案し、本指針の必要な見直しを行い、効果的な推進を図る。

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〔不適正な事務の要因とその対応のイメージ図〕

○ノウハウや知識の蓄積の不足

○教えるべき人材（経験者）の不足

○業務量と職員数のアンバランス

○システムへの過度の依存

○副担当の無機能化

○業務の固定化

など

○職員間の対話・相談の不足

○組織的なサポートの不足

○情報（失敗談含む）共有の不足

○他の人の業務が分からない、無関心化

○長時間労働等による疲労の蓄積

など

○業務目的・本質の理解不足

○責任感の不足

○担当者の知識や経験の不足

○職位に応じた能力の不足

○引継ぎの不足

など

組織的要因

（組織や業務執行方法に起因するもの）

資質的要因

（職員個人に起因するもの）

環境的要因

（職場の環境に起因するもの）

ア 各職員において実施するもの

⇒管理職や係長の統率のもと、各課、係、職員が主体的に取り組む

イ 各職場において実施するもの

⇒管理職や係長を中心に、業務内容等を踏まえた対応方法により取り組む

ウ 全体で実施するもの

⇒担当課を中心に、方法を検討した上で取り組む

可能なものから

随時取り組む

取組状況や成果、情勢の

変化等に応じて不適正事

務防止対策会議において

適宜見直し

各部において、部長を

リーダーとした推進

体制により進捗管理

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３ 適正な業務執行の徹底に向けた対応

（１）資質的観点

①あるべき姿

○職員一人ひとりが法令に則り、業務の意味を理解して正しく事務を行うことができる。

○公務外においても、各職員が公務員としての自覚を持ち、市民の模範となる行動ができる。

○職員が、常に市民のために仕事を行うという意識と高いモチベーションを保って仕事を行

うことができる。

○職員の能力開発・向上に効果的な職員研修が実施され、必要な職員が適切な時期に受講す

ることができる。

○人事異動が行われても、行われるべき事務やそのリスクを確実に引き継ぎ、業務を滞りな

く執行することができる。

○個人が人為的なミスをした場合でも、決裁時などに気づき、組織としてのミスとならない

ようにすることができる。

②考えられる問題

・職場での人材育成、職員研修等が十分ではなく、各職員が業務に対する知識や意識をしっ

かりと持たないまま業務を行っている。

・個々の職員の公務員としての自覚や責任感、法令遵守の意識が十分ではない。

・個々の職員において、事務処理の誤りや遅れが市民等に及ぼす影響への理解が不足してい

る。

・人事異動等の際の業務引継ぎが綿密に行われておらず、業務のスケジュールや業務におけ

るリスクがしっかりと引き継がれていない。

・管理監督職員による、本来行われるべきチェックが十分に行われていない。

③対応の方向性

・職員一人ひとりの業務に取り組む意識の向上

・職員研修の充実、受講しやすさの向上

・業務引継ぎの確実性、精度の向上

・管理監督職員のチェック機能の向上（スキルアップ）

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④具体的な対応策

ア 各職員において実施するもの

◆業務について確認し、調べ、考える習慣の徹底

例）担当者が自らの業務についてしっかりと調べ、考えた上で慎重に確認しながら執行し、

課長や係長が日常業務を通じて確認を行う。

◆担当業務における根拠法令の確認と起案への記載

例）担当者が業務の根拠となる法律や条例等の内容を十分に把握し、起案書等への記載を

徹底する。係長は記載の有無や他に根拠となるものがないか確認する。

◆職場内でのリスクの共有及び定期的なモニタリング

例）リスク点検調書等を用いた職場内での研修などを通じてリスクの共有を図り、課長が

課内会議等で定期的に対応状況を確認する。

◆上司による、部下の仕事を把握した上での指導

例）係長は担当者の仕事の内容を理解し、誤りや不足については微細な事項でも指導を行

う。また、他の担当者の業務との連携等についても確認を行う。

イ 各職場において実施するもの

◆各課の業務に関する職場内研修等の実施

例）課長がテーマを設定し、係長や担当者を講師とした研修を定期的に行うなど、課全体

での業務内容の理解度を向上させる。

◆面談等を活用した人材育成

例）人材そだち評価制度以外でも積極的に面談を行うなど、課長が日常的に人材育成の視

点を持って部下の指導にあたる。

◆係長以上の職員による実務の詳細の把握

例）課長や係長が、担当者の業務マニュアル等を活用して事務事業の詳細な内容把握に努

め、チェック機能の向上を図る。

ウ 全体で実施するもの

◆研修への e-ラーニングの活用

◆実施時間や参加者の決定方法など、研修実施方法の見直し

◆確実な事務引継ぎの徹底のため、様式例や作成要領などの作成

◆管理監督職員への実務研修の実施

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（２）環境的観点

①あるべき姿

○職場内でのスケジュールの共有・管理が徹底され、行われていない事務や遅れている業務

を把握し、支障をきたさないように執行することができる。

○整理整頓が徹底され、書類等の所在が職場内で共有されている。

○職場内でのコミュニケーションが図られ、互いにサポートを行いながら円滑に業務を行う

ことができる。

○職員間や部課間で仕事を押し付け合ったり、取り合うことなく、協力して事業を執行する

ことができる。

○安易に前例を踏襲することなく、職員全員が常に改善の意識を持って業務にあたることが

できる。

○突発的、緊急的に対応が必要な業務にも、サポート体制を構築するなど、通常業務への影

響を最小限に抑えて対応することができる。

○困難な事案に直面したときは、同僚や上司に相談し、より早期に、より良い方法で解決す

ることができる。

○時間外勤務が必要最低限に限られ、職員がワークライフバランスを取って、心身ともに常

に良好なコンディションで仕事を行うことができる。

②考えられる問題

・部課内で、業務の進捗状況や抱えている課題等の情報共有が徹底されておらず、業務の未

処理や遅延に気づかない。

・書類の整理整頓や共有化がなされず、担当者以外が業務の進捗状況を把握できていない。

・職場内での日頃のコミュニケーション不足により、他者の業務へのサポートが十分に行わ

れていない。また、誰が処理すべきか曖昧な業務が、行われないままになったり、複数で

別々に行われている。

・前例踏襲で業務が行われることで、制度改正や社会情勢の変化に対応できず、誤りの原因

となったり、作業に過不足が生じている。また、事務執行のあり方の日常不断の見直しに

よる業務の効率化が図られていない。

・上司と部下の関係性が時代とともに変化してきており、職場内での対話が少なくなってい

る。

・時間外勤務の恒常化等により、各職員の心身の疲労が蓄積し、十分なパフォーマンスが発

揮できていない。

③対応の方向性

・課・係内での情報共有、スケジュール管理の徹底

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・繁忙期等における他の課・係への柔軟なサポート

・職場内のコミュニケーションの活性化

・恒常的な業務改善の実施

・ワークライフバランスの推進

④具体的な対応策

ア 各職員において実施するもの

◆上司への報告・連絡・相談の徹底

例）担当者は、悪い情報ほど速やかに上司に報告を行う習慣を身に付け、課長は朝礼等の

場において徹底を図る。

◆書類の整理整頓と所在の見える化

例）担当者は、書類を個人のデスクにしまうことなく共有スペースに保管し、複数での共

有化を行う。係長は日常的に点検・指導を行う。

◆定期的な打ち合わせの実施

例）毎月の部内会議、課内会議のほか、係長を中心とした係単位での打ち合わせを毎週行

い、各担当者からの業務執行状況の報告により情報共有を行う。

◆担当者ごとのスケジュールの作成・共有

例）情報共有システムなどを活用して、係内でスケジュールを共有する仕組みをつくり、

担当者が業務予定や締め切り等のスケジュールを入力する。係長は係内打ち合わせにお

いて情報の共有を行う。

◆過年度のスケジュール確認による業務の遅れや漏れの防止

例）担当者が、業務実施に当たって過去のスケジュールを把握した上で、必要な改善を踏

まえて実施する。係長は例年と比較して進捗の遅れや作業の漏れがないか確認する。

◆上司から部下への声掛けの励行

例）課長が毎日部下に声掛けを行うことにより、懸案事項の把握と相談しやすい環境づく

りに努める。

イ 各職場において実施するもの

◆職場に応じた情報共有のルールづくり

例）係長が係全体で共有すべき業務上の事項を設定し、担当者は、該当する事項の報告を

徹底する。

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◆職場の理解を得た上での、部、課内での柔軟な業務の支援

例）一時的な業務量の増加等に対して、部長が中心となり臨機応変に部、課内での業務の

支援体制を整備する。

◆外部からの文書受付状況の共有化

例）処理が必要な文書について受付処理簿を作成し、係長が日々の処理状況を把握して課

長に報告を行う。

◆人事異動した職員へのサポート

例）初めて異なる課に異動した職員に対し、課長がサポート役の先輩職員を指定して業務

の円滑な執行を図る。

◆定期的な振り返りによる業務の改善・見直し

例）係長が定期的に業務振り返りの機会を設定し、今後に向けた業務改善を図る。担当者

は振り返りの機会に向け、常に工夫や改善の意識を持って業務を執行する。

ウ 全体で実施するもの

◆職員カイゼン運動の継続的な実施と取組事例の活用の促進

◆職場におけるＯＪＴ（On the Job Training）マニュアルの作成

◆人材そだち評価制度やチューター制度の着実な運用

◆時間外勤務の抑制、有給休暇取得の促進

◆コンプライアンス相談窓口の設置の検討

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（３）組織的観点

①あるべき姿

○いずれの業務においても、上司を含めた複数人が内容を熟知しており、チェック機能を果

たすことができる。

○業務内容や量に見合った人員を過不足無く配置することができる。

○業務に使用されているシステムが、どのような目的で、どのような処理を行なっているの

かを理解した上で業務を執行することができる。

○各職員が、採用後さまざまな仕事を経験する中で、組織として計画的に職員の能力を向上

させることができる。

○適切な期間での人事異動により、組織として安定的に業務を執行することができる。

○各部課で取り組まれている好事例が全庁で共有され、他の部課にも波及して事務改善を図

ることができる。

○ある部課でのヒヤリハット事例が全庁で共有され、各部課が当事者意識を持って、同様の

事案の防止策を講じることができる。

②考えられる問題

・上司がそれぞれに担当業務を抱えており、組織や部下のマネジメントに割ける時間が少な

くなっている。

・業務の専門化・細分化により、担当者以外が業務内容を把握できておらず、副担当者や上

司のチェックが不十分である。

・制度改正などによる業務量の増加に見合った職員の柔軟な配置が十分ではなく、チェック

体制が手薄となる。

・業務のシステム化により、制度の内容を熟知しないままに業務を行っている。

・短期間での人事異動により、業務継承が十分に行われていない場合がある一方で、担当業

務の固定化により、他者が詳細を把握できていない業務がある。

・職員の人材育成につながるジョブローテーションが十分に行われておらず、個々の職員に

おける経験の蓄積が不足している。

・リスクの共有や過去の事例の蓄積が組織として十分になされておらず、他部課で起きた事

例について、自らの職場でも起こりうるという認識が不足している。

③対応の方向性

・組織的なチェックの強化・徹底

・全庁に共通する業務に関する基礎的知識の共有

・組織の各段階における問題認識の共有

・業務の効率化、簡素化によるリスクの軽減

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④具体的な対応策

ア 各職員において実施するもの

◆各業務におけるチェックリストの作成

例）担当者が業務におけるチェックリストを作成し、係長が内容を確認した上で、リスト

を活用した日々の業務点検を行う。

担当者は定期的にリストの項目の見直しを行い、係長は日々の活用状況を点検する。

◆副担当制の徹底

例）事務分担における副担当者についても、起案の責任者としての意識を持ち、起案書に

記名、押印を行う。課長は日常的に確認・徹底を行う。

◆起案のチェック・修正部分の見える化

例）起案におけるチェックは目視だけでなく、ペン等で跡を残す。また、途中で修正を行

った場合には修正の趣旨や経過が分かるようにする。課長は日常的に確認・徹底を行う。

◆決裁に対する指摘事項の組織的共有

例）決裁における重要な指摘事項については、起案者に直接伝えるのではなく、直下の者

（課長であれば課長補佐等）に指摘し、チェック者としての意識付けを行うとともに、

組織として情報を共有する。

イ 各職場において実施するもの

◆職位ごとの重点的チェック事項の分担

例）決裁にあたって、職位ごとに重点的に確認する事項を課長が設定し、重層的なチェッ

ク機能を高める。

◆必要水準以上の対内的業務のスクラップ・見直し

例）現在行っている業務や資料作成等について、課長が中心となり見直しを行い、業務の

効率化を図る。

◆複雑な制度や手順の簡素化

例）複雑な制度や手順の簡素化を課長が中心となって定期的に検討することにより、リス

クの低減を図る。

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ウ 全体で実施するもの

◆副担当者の位置づけの整理

◆多様な人材の確保等に向けた職員採用の見直し

◆若手職員の育成や年齢構成に配慮した人員配置の検討

◆専門的分野における職員の長期的配置の検討

◆各部課における好事例、リスクやヒヤリハット事例の把握と全庁的共有

◆他自治体や民間企業等の事例の情報収集と全庁的共有

◆年度当初における全庁統一的なマニュアルの再周知

◆内部統制の導入に向けた検討

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※参考法令等

○日本国憲法（抜粋）

第１５条第２項 すべて公務員は、全体の奉仕者であって、一部の奉仕者ではない。

○地方公務員法（抜粋）

（服務の根本基準）

第３０条 すべて職員は、全体の奉仕者として公共の利益のために勤務し、且つ、職務の遂

行に当たっては、全力を挙げてこれに専念しなければならない。

（信用失墜行為の禁止）

第３３条 職員は、その職の信用を傷つけ、又は職員の職全体の不名誉となるような行為を

してはならない。

○帯広市まちづくり基本条例（抜粋）

（市職員の責務）

第６条 市職員は、全体の奉仕者として、公正かつ誠実に職務を遂行しなければならない。

２ 市職員は、まちづくりに関する情報収集に努めながら、専門的な知識及び能力を十分

発揮して職務を行うとともに、幅広い視野で市民と協働のまちづくりに取り組まなけ

ればならない。

３ 市職員は、職務の遂行に必要な能力の向上に努めなければならない。

○帯広市人材育成基本方針 ≪目指す職員像≫

１ 市民の立場になって考え、市民と協働でまちづくりを推進する職員

２ 使命感と責任感をもって、公正で誠実に対応する職員

３ 専門的知識・能力を身につけ、発揮できる職員

４ 常にコスト意識を持ち、効率的な行財政運営を行う職員

５ 幅広い視野と豊かな発想力でチャレンジする職員

○地方自治法（抜粋）

第１条の２ 地方公共団体は、住民の福祉の増進を図ることを基本として、地域における行政

を自主的かつ総合的に実施する役割を広く担うものとする。

○第六期帯広市総合計画（抜粋）

施策８－２－２ 行政事務の適正な執行

＜施策の目標＞

行政運営における公正の確保、透明性の向上をはかり、適正に事務を執行します。