Sportbedrijf Almere werkt met lef en ambitie aan de ontwikkeling

en versterking van een sportief Almere. Jaarlijks verwelkomt het

sportbedrijf in acht sporthallen ruim 500.000 sporters en supporters.

Het faciliteert alle (sport)evenementen in Almere. Om al deze

sportievelingen een sportief uitje te bezorgen, steken de medewerkers

van het sportbedrijf dag in dag uit hun handen uit de mouwen. Zij zijn

de spil voor iedere sporthal en zorgen ervoor dat elk evenement een

succes is. Zij moeten zo efficiënt mogelijk worden ingeroosterd. Voor

alle sportlocaties moeten de gewerkte uren snel en foutloos worden

verwerkt. Daarvoor is professionele software onmisbaar. Die heeft het

sportbedrijf gevonden in WorkForce Pro.

“We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije dagen van iedere medewerker”

Marcel van Alder (adviseur verhuur) &

Pieter Schrijver (planning sporthallen en evenementen)

Dienstroosters afgestemd op verhuur sporthallen

Van Alder: “De inzet van medewerkers is sterk afhankelijk van de verhuur

van onze sporthallen. WorkForce Pro helpt ons hierbij. Het programma

stemt de dienstroosters van medewerkers volledig automatisch af op de

verhuur. Zo voorkomen we dat er te veel of te weinig medewerkers

staan ingeroosterd tijdens evenementen of onderhoud aan de hal. Voor

ons en de medewerkers is dat echt een groot pluspunt.”

Schrijver: “Omdat in de wintermaanden meer sportevenementen in

de sporthallen zijn dan in de zomermaanden, zijn de werkweken en

werktijden van onze sporthalmedewerkers seizoensgebonden. Dit maakt

het soms lastig om personeel goed in te plannen binnen de afspraken in

hun arbeidscontract. Maar met WorkForce Pro gaat ook dat vlekkeloos.

We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije

dagen van iedere medewerker en kunnen het rooster hierop aanpassen.

Bovendien houdt WorkForce Pro rekening met de afspraken binnen de cao,

zoals arbeidstijden. Je krijgt direct een melding als het rooster van een

medewerker niet aansluit op de gemaakte afspraken.“

Roosters centraal regelen

Van Alder: “Het beheer en de personeelsplanning van de acht sporthallen

worden sinds een aantal jaar centraal geregeld. Voor ons en de

sporthalmedewerkers was dit een grote verandering, maar met behulp

van WorkForce Pro hebben wij grote stappen vooruit gemaakt op het

gebied van personeelsplanning en het beheer van de sporthallen. Door

met WorkForce Pro de planning van het personeel voor alle sporthallen te

regelen, kunnen we de sporthalmedewerkers nu veel efficiënter inzetten.”

“Het programma stelt automatisch de meest ideale dienstroosters op

voor alle sporthallen. We maken niet meer gebruik van acht aparte

dienstroosters waardoor de samenwerking tussen de sporthallen beter

is. De sporthallen maken nu gebruik van elkaars capaciteit, omdat

medewerkers worden ingezet op meerdere locaties.”

Aanzienlijke besparingen

Schrijver: “Al in de eerste twee jaar dat wij WorkForce Pro gebruikten

voor personeelsplanning, zagen we resultaat. Via natuurlijk verloop

is het aantal medewerkers gedaald van dertig naar twintig. Dit

hoefde niet aangevuld te worden door een grotere efficiency van het

rooster. Dat leverde in twee jaar een besparing op van ruim €50.000

op de personeelskosten. Bovendien werden structurele tijdbesparingen

gerealiseerd binnen het planningsproces en de verwerking van de gewerkte

uren.”

“Omdat het programma eenvoudig en overzichtelijk werkt, besparen we

veel tijd op het plannen. Vroeger maakten we de dienstroosters in Excel.

Dat deed iedere beheerder van elke sporthal voor zich. Dat was een

tijdrovende en foutgevoelige klus. Iedere sporthalbeheerder was ruim

drie uur per week bezig met een planning en tijdregistratie. Nu doen we

dat met één medewerker binnen drie uur voor alle acht sporthallen.”

Roosters inzichtelijk

Schrijver: “Hoewel onze medewerkers in het begin moeite hadden met

de centrale aansturing voor alle sporthallen, staan ook zij hier nu positief

tegenover. WorkForce Pro draagt daaraan bij. Met een eigen code kunnen

zij inloggen op de WorkForce Pro-webpagina en hun rooster inzien, het

aantal gewerkte uren bekijken en vrije dagen aanvragen. Hierdoor is het

rooster voor alle medewerkers altijd en overal inzichtelijk. Dit is voor

hen echt van toegevoegde waarde, omdat zij soms een langere periode

niet werken. Bovendien hoeven de medewerkers niet meer zelf hun

tijdregistratie bij te houden. Met het kloksysteem van WorkForce Pro gaat

ook dat automatisch.”