Jóhanna Eirný

Rammasamningar frh.Rafræn verkfæri

28. febrúar 2008Jóhanna Eirný Hilmarsdóttir

Hvað er rammasamningur

Afsláttur í áskrift Einfalt og öflugt innkaupaverkfæri Hagkvæm leið fyrir kaupendur og seljendur Skipulögð viðskipti Útboðsskyldu fullnægt

Viðmið til að “prútta” ??

Leikur að tölum

Innkaup á kaffi hjá Ríkiskaupum Á ári 182.000.- / ca. 15.000 pr. mánuð

– Sparnaður á ári ca 50.000.- rúmir 3 mán.fríir

Ljósritunarpappír hjá RK Á ári ca. 152.000.- / ca. 12.700 pr. mánuð

– Sparnaður á ári ca. 37.000.- tæpir 3 mán.fríir

Tóner í prentara Á ári ca. 450.000.- / ca. 37.500 pr. mánuð

– Sparnaður á ári ca. 144.000.- tæpir 4 mán.fríir

Rafræn innkaupHelstu verkfæri

Innkaupaferlið

Hvað eru rafræn innkaup ?S

tjó

rnu

n

Stjórnun

Uppruni kaupa

Reikningagerð

Samningsstjórnun

R-uppboð

R-útboðAuðveldar heildarferli útboða frá auglýsingu þar tilsamningur hefur komist á. Þetta innifelur miðlun allragagna á rafrænan hátt

R-reikningar

Greining

Internetþjónusta sem tryggir örugga miðlun áreikningum milli kaupenda og seljenda

Tól sem ber saman kostnaðaráætlun og tilboð.Möguleiki á staðlaðri rafrænni greiningu margramatsaðila í rauntíma.

Hugbúnaður sem auðveldar stöðluð vinnubrögð við aðkoma á samningi, stjórnun á samningstíma, loksamnings og undirbúning næsta útboðs

Rafræn uppboð þar sem seljendur bjóða í rauntíma ámóti hvor öðrum um samning á skilgreindum vörum/þjónustu

Greiðslur

Vörulistar

Innkaup

Inn

ka

up

afe

rlið

R-markaðstorg

Vefverslanir birgja

R-vörulistar/ stjórnunvöruupplýsinga

R-innkaup

Innkaupakort

Netþjónusta banka

Gerð og viðhald á vöruupplýsingum ásamt rafrænniframsetningu upplýsinga

Innkaupakerfi sem hluti af innra vörustýringarkerfi eðainnkaupakerfisviðmót tengt markaðstorgi

Viðskiptamiðuð internetþjónusta sem gerir fjöldakaupenda kleift að eiga viðskipti við fjölda seljenda árafrænan hátt. Viðhald upplýsinga er miðlægt.Vefsíður sem gefa kaupendum kost á að panta vörur.Síðunum er viðhaldið af birgjum þar kaupendur getapantaðSjálfvirk greiðsluþjónusta, netgreiðslum er oftast miðlaðí lotum/bunkum gegnum sérhæfðar lausnir banka semtengjast innri kerfum þeirra.

Kreditkort með færslusíðum sem hægt er að samþættavið eigin bókhaldskerfi. Nýtist við öll kaup

Skipulag innkaupa

Oft á höndum margra starfsmanna Lítil samræming innkaupa á milli deilda Innkaup / móttaka / bókun

Upphafið

Hluti af stefnumótun verkefnisstjórnar um upplýsingasamfélagið og innkaupastefnu ríkisins

Rafræn viðskipti sem forgangsverkefni 2001 og auknir fjármunir í málaflokkinn

Tillaga faghóps FJR um upplýsingatækni Nefnd á vegum FJR hóf störf seint árið 1999

Upphafið frh.

Útgangspunktar nefndarinnar

Rafrænt innkaupakerfi fyrir aðila að rammasamningum Ríkiskaupa

Vörulistar og almennar upplýsingar Notast við vélbúnað sem væri til Einfalda upplýsinga- og greiðsluflæði

Upphafið frh.

Tillögur nefndarinnar

Að bjóða út rafrænt markaðstorg Leita samstarfs við einkaaðila um uppbyggingu

og rekstur Að markaðstorgið yrði hluti af stærra

markaðstorgi Samstarf ríkis og markaðar um þróun

Upphafið frh.

Draga úr kostnaði við innkaupaferlið – Einfaldari innkaupaferla– Sjálfvirka bókunarferla

Markviss fræðsla við innleiðingu Hvetja til framgangs rafrænna viðskipta Söfnun upplýsinga og greining innkaupa

Upphafið frh.

Betri kjör í krafti magninnkaupa Allar ríkisstofnanir njóta sömu kjara Til einföldunar og þæginda fyrir seljendur Rafræn innkaup styrkja rammasamninga með

betra aðgengi og aga í innkaupum

Rafrænt markaðstorg

Rafrænn vörulisti Upplýsingar um birgja og vöruflokka í

rammasamningskerfi Ríkiskaupa Pantanatillögur og pantanir Samþykktarferli Milliganga um rafræna reikninga Tenging við bókhaldskerfi Upplýsingasöfnun og skýrslugerð

Rafrænt markaðstorg frh.

Einkaaðilar leiða verkefnið en ríkið er ábyrgt fyrir stefnumótun, mótun öryggiskrafna, notkun staðla og framsetningu upplýsinga

Markmið ráðuneytisins að öll viðskipti í tilteknum vörukaupum verði rafræn innan tveggja ára

Innkaupaferlið

Skoðavörulista

PantaPöntun staðfest

Varamóttekineftirlit

Reikningur GreiðslaBók-hald

Ferli rafræns markaðstorgs Bein tenging B2B

ÞörfKaup

skilgreindÚtboð

auglýstGögn afhentTilboðstími

Tilboðopnuð

Mat tilboðaSamningsgerð

Viðskiptihefjast

Skoðavörulista

PantaPöntun staðfest

Varamóttekineftirlit

Reikningur GreiðslaBók-hald

Ferli rafræns markaðstorgs Bein tenging B2B

ÞörfKaup

skilgreindÚtboð

auglýstGögn afhentTilboðstími

Tilboðopnuð

Mat tilboðaSamningsgerð

Viðskiptihefjast

Hvað hefur áunnist?

Ráðist í útboð árið 2001 Anza /IBX valið og fékk samning vorið 2002 Fyrsta pöntunin send í júní 2002

Þróun viðskipta

Fjöldi pantana og velta á RMR

0100200300400500600700800900

1.000

jún-

02ág

ú-02

okt-

02de

s-02

feb-

03ap

r-03

jún-

03ág

ú-03

okt-

03de

s-03

feb-

04ap

r-04

jún-

04ág

ú-04

okt-0

4de

s-04

feb-

05ap

r-05

jún-

05ág

ú-05

okt-

05de

s-05

feb-

06ap

r-06

jún-

06ág

u-06

okt-

06de

s-06

Pan

tan

ir

05.000.00010.000.00015.000.00020.000.00025.000.00030.000.00035.000.00040.000.00045.000.00050.000.000

Vel

ta Pantanir

Velta m/vsk

Þróun viðskiptaÞróun í fjölda viðskiptavina RM

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

sep-

02

des-0

2

mar-0

3

jún-0

3

sep-

03

des-0

3

mar-

04

jún-0

4

sep-

04

des-0

4

mar-

05

jún-0

5

sep-

05

des-0

5

mar-

06

jún-0

6

sep-

06

des-0

6

mán

fjöl

di Kaupendur

Seljendur

Öðruvísi ?

Til að ná góðum árangri í rafrænum viðskiptum þurfa sömu undirstöðuatriði að vera í lagi eins og í annarri verslun.

Gott aðgengi – rétt vöruúrval – þægilegteða ...

Næg bílastæði – allt á einum stað - fljótlegt

Staðan núna

RM hættir rekstri 15. maí 2007

Samningur við Vörusjá apríl 2007– Tilraunatími– Heilsugæsla höfuðborgarsvæðisins– A4, Rekstrarvörur, Parlogis

B2B

CRM ”SRM”

ERPERPCRM ”SRM”

ERPERP

CRM ”SRM”

ERPERPCRM ”SRM”

ERPERP

CRM ”SRM”

ERPERPCRM ”SRM”

ERPERP

CRM ”SRM”

ERPERPCRM ”SRM”

ERPERPInternet

ERPAðalbók

Ferðaheim.LagerstjórnFramleiðsla

PantanirInnkaup

Reikn.haldDreifing

LaunStarfsm.hald

Viðskiptavinur

Seljandi

CRMMarkaðssetning

SalaAuglýsingar

Þjónusta

”SRM”VöruleitPantanirAuglýsingar

ERP II

Kerfin

Kaupendur Seljendur

Mange til mange

Markaðstorg

Markaðstorg Kaupendur Seljendur

Mange til mange

Markaðstorg

Markaðstorg

En til en

Seljendur Kaupendur

Vefverslun

En til en

Seljendur Kaupendur

Vefverslun

Seljendur

En eller få sammen

Kaupendur

Rafrænt innkaupakerfi

til mange

Seljendur

En eller få sammen

Kaupendur

til mange Many to many One to many One or few to many

Stuðningsumhverfi

Tölfræði /eftirfylgni

Meðhöndlunreikninga

Afhending

Pöntun

Stjórnun /viðhald

Sá sem pantar

Vörueftirlit

Innkaupastjóri

Seljandivörumeðhöndlun

Seljandiupplýsingar

Hlutverkin

Innkaupastjóri– Stýring, samningastjórnun, mönnun

Innkaupaaðili– Pantar, móttekur, staðfestir, upplýsingar

Vörustjóri– Tölfræði (logistik) upplýsingagjöf, eftirfylgni

Seljandi – vörumeðhöndlun– Móttaka og afgreiðsla pantana,

Seljandi - upplýsingamiðlun

Til umhugsunar

Ekki láta hugfallast þó gögn til

greiningarvinnu séu ekki eins góð

og óskastaðan væri

Þröskuldar rafrænna innkaupa

Aberdeen Group, desember 2004

66%

55%

51%

42%

42%

28%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Virkjun birgja, umsjón vörulista ogsamskipta

Virkja notkun starfsmanna

Tryggja stuðning (fjármagn/stefna)

Stýra innkaupum utan vörulista

Kostnaður eigin innkaupakerfis

Kostnaður ytra innkaupakerfis

Þröskuldar við innleiðingu rafrænna innkaupa

• Starfsmenn á ferðinni ?• Innanlands eða utan ?• Rekstur bifreiða ?• Rekstur mötuneytis ?• Þjónustusamningar, áskriftir ?• Ráðstefnur, námskeið ?• Árgjöld, húsaleiga ?• Rafmagn, hiti, vatn, sími ?

Hvenær innkaupakort ?

Lærdómur

Nýjar hugmyndir taka um 4 ár að ná þroska og viðurkenningu

Innleiðing rafrænna innkaupa er ekki tækniverkefni (ekki “Plug and Play”)– Þekking á innkaupum og breytingastjórnun

er mikilvægust– Gæðastjórnun vörulista er stöðugt og

krefjandi verkefni

Fyrirkomulag rafrænna innkaupa

RM –hlutverk þjónustuaðila (ANZA) Vörusjá Oracle Innkaupakort Útboðskerfi

– Ásamt ör-útboðum, upp/niðurboðum

Öll kerfin þarfnast upplýsinga

Samspil

Viljum sameina upplýsingaöflun fyrir kerfin Kallar á að birgjar skili inn upplýsingum fyrir

bæði kerfin Samstarf allra hagsmunaðila Samnýta upplýsingar Samningsstjórnun !

Rafrænt útboðsferli - ÚTBOÐI

Markmið

Auðvelda viðskipti og samskipti milli opinberra aðila og bjóðenda

Aukin samkeppni Lægri viðskiptakostnaður

Rafrænt útboðsferli

Nýsköpunarverkefni Vistvænt Samstarfsverkefni Aukin skilvirkni Aðgengi hvenær sem er, hvar sem er Haust 2008

Rafrænt útboðsferli, frh.

Heildar umsýslu- og skjalastjórnunarkerfi vegna útboða

Gerð gagna Auglýsingar Móttaka tilboða Mat tilboða

Rafrænt útboðsferli, frh.

Leit að vöru og þjónustu

Útboðsferli

Gerð útboðs-gagna

Auglýsingútboðs

Afhendingútboðsgagna

Fyrirspurnir& svör

Móttaka tilboða – opnun

i ii iii iv v

Val á birgja og innkaupaleið

Útboðsferli, frh.

Mat tilboða Val lausnarGerð

samningaSamnings-stjórnun

vi vii viii ix

Takk fyrir í dag

johannaeirny@rikiskaup.is