regolamento comunale per la comunicazione pubblica … · 4. i servizi di comunicazione recepiscono...
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REGOLAMENTO COMUNALE
PER LA COMUNICAZIONE PUBBLICA
E L’INFORMAZIONE
(approvato con deliberazione C.C. n. 19 del 31.01.2011)
TITOLO I
PRINCIPI GENERALI
ART. 1 - Principi generali
1. Il Comune di Sarezzo, con il presente documento, disciplina le attività di informazione e
comunicazione pubblica rivolte ai cittadini singoli e associati, alle imprese e ai soggetti
pubblici e privati al fine di promuovere e garantire la trasparenza dell’azione
amministrativa, di attivare forme d’ascolto permanenti finalizzate all’individuazione dei
bisogni e al miglioramento della qualità dei servizi e delle prestazioni.
2. Il Comune di Sarezzo promuove le attività di comunicazione interna quale strumento di
sviluppo organizzativo.
ART. 2 - Attività d’informazione e comunicazione pubblica
1. Le attività d’informazione e comunicazione comprendono:
• l’informazione ai cittadini attuata mediante l’uso dei mezzi di comunicazione di
massa;
• la comunicazione esterna direttamente rivolta ai cittadini, alla collettività e ad altri
enti e soggetti pubblici e privati;
• la comunicazione interna realizzata nell’ambito dell’ente;
• la comunicazione interistituzionale.
2. Le attività d’informazione e di comunicazione sono finalizzate, in particolare a:
• garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione in
modo da promuovere la cittadinanza attiva;
• favorire l’accesso ai servizi pubblici, promuovendone la conoscenza anche attraverso
l’illustrazione delle disposizioni normative e amministrative e l’informazione sulle
strutture e sui compiti e sulle modalità di funzionamento dell’Amministrazione;
• promuovere la semplificazione delle procedure e i processi di innovazione
dell’azione dell’amministrazione;
• attuare, mediante l’ascolto dei cittadini, i processi di verifica della qualità dei servizi
anche attraverso la raccolta e la gestione delle segnalazioni, suggerimenti e reclami
dei cittadini;
• rilevare periodicamente il livello di soddisfazione dell’utenza per i servizi erogati;
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• garantire la circolazione delle informazioni tra l’Urp e le altre strutture operanti
nell’amministrazione, promuovere e valorizzare la comunicazione interna come
strumento di integrazione e di razionalizzazione dei processi organizzativi, anche
attraverso la rete dei referenti interni della comunicazione;
• garantire l’informazione ai mezzi di comunicazione di massa, attraverso stampa,
audiovisivi e strumenti telematici.
ART. 3 – Il logo del Comune di Sarezzo
1. Il presente regolamento disciplina anche l’utilizzo del logo del Comune di Sarezzo per
tutelare il valore istituzionale e la funzione di identificazione e riconoscimento dell’ Ente.
2. La rappresentazione del logo con la descrizione e le principali regole tecniche per il suo
utilizzo sono contenuti nel documento “Linee guida per la predisposizione di atti”, allegato
(Allegato A) al presente regolamento. Le eventuali modifiche alle Linee guida verranno
adottate con direttiva dei competenti organi gestionali.
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TITOLO II
ORGANIZZAZIONE - RISORSE
ART. 4 – Organizzazione della comunicazione
1. L’organizzazione della comunicazione nel comune di Sarezzo si articola in:
• Ufficio stampa
• Ufficio Relazioni con il pubblico
• Rete dei referenti
2. L’organizzazione della struttura di comunicazione può essere modificata e integrata come
previsto dalla legge 150/2000.
3. Per coordinare e uniformare alle esigenze generali dell’Ente le attività di comunicazione e di
informazione dei singoli uffici, ed al fine di garantire al cittadino il diritto ad essere
informato, sono stati istituiti i Servizi di Comunicazione, che comprendono l’Ufficio Stampa
e l’Ufficio Relazioni con il pubblico, responsabili dell’indirizzo e del coordinamento dei
processi di comunicazione interna ed esterna.
4. I Servizi di comunicazione recepiscono le priorità e l’indirizzo dell’Amministrazione,
garantiscono il raccordo operativo delle varie attività e delle strutture di comunicazione, ed
assicurano la programmazione unitaria e uniforme delle attività di comunicazione esterna e
interna.
ART. 5 – Ufficio stampa
1. L’ufficio Stampa promuove e realizza le attività di informazione istituzionale dirette
prioritariamente ai mezzi di comunicazione di massa (agenzie di stampa, quotidiani, e
periodici, emittenti radiofoniche e televisive).
2. Il collegamento tra l’ufficio Stampa e gli organi di informazione devono essere improntati a
criteri di professionalità, trasparenza, tempestività ed obiettività sulle materie di interesse
dell’amministrazione comunale.
3. L’attività dell’ufficio Stampa è indirizzata al conseguimento dei seguenti obiettivi:
• assicurare, attraverso l’incremento qualitativo e quantitativo della produzione di
notizie sulla vita istituzionale ed amministrativa, sulle iniziative, sui servizi e sulle
opportunità, una maggiore visibilità e conoscenza dell’attività di governo dell’ente;
• assicurare una più ampia partecipazione e condivisione da parte della comunità delle
scelte e delle strategie della amministrazione pubblica locale;
• promuovere l’immagine del Comune di Sarezzo a livello sovra comunale attraverso
campagne stampa ed altre iniziative editoriali, pubblicitarie e giornalistiche su temi
ed iniziative rilevanti per lo sviluppo culturale sociale economico del territorio.
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4. L’Ufficio Stampa del comune di Sarezzo in particolare:
• cura i collegamenti con gli organi di informazione (radio, giornali e tv), assicurando
il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da
fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione;
• cura i rapporti con il Sindaco, la Giunta, e il Consiglio Comunale per quanto attiene
l’informazione istituzionale verso i mass media;
• redige di comunicati e articoli riguardanti sia l'attività dell'amministrazione e del suo
vertice istituzionale sia quella di informazione, promozione, lancio dei servizi;
• organizza conferenze, incontri ed eventi stampa per la presentazione delle attività e
dei progetti dell’Amministrazione Comunale;
• realizza una rassegna stampa quotidiana o periodica, anche attraverso strumenti
informatici;
• coordina e realizza la newsletter istituzionale;
• elabora progetti di comunicazione, in collaborazione con l’Ufficio relazioni con il
pubblico;
• realizza il notiziario comunale Sarezzo informa, in collaborazione con l’Ufficio
relazioni con il pubblico;
• collabora alla elaborazione della proposta di Piano di comunicazione dell’ente
previsto dalla legge 150 nell’ambito dell’attuazione dei programmi dell’Ente;
• controlla la corretta applicazione da parte degli uffici delle regole per l’utilizzo del
logo del Comune.
5. I servizi e gli uffici sono tenuti a rivolgersi all’Ufficio Stampa per tutte le attività di
informazione e di rapporti con gli organi di stampa.
ART. 6 – Ufficio Relazioni con il pubblico
1. L'Ufficio Relazioni con il Pubblico promuove e realizza:
• la comunicazione esterna rivolta ai cittadini, alla collettività e ad altri enti e soggetti
pubblici e privati
• la comunicazione interna realizzata nell’ambito dell’ente
2. In particolare l’Ufficio Relazioni con il pubblico:
• promuove la comunicazione tra Amministrazione e cittadini in ogni sua forma, anche
al fine di potenziare i processi di partecipazione e di cittadinanza attiva sia a livello
individuale sia a livello associativo;
• informa e orienta il cittadino sulle modalità di erogazione dei servizi
dell’Amministrazione comunale, delle altre pubbliche amministrazioni e dei soggetti
erogatori di servizi di pubblica utilità operanti sul territorio;
• fornisce informazioni sugli atti dell’amministrazione, sul loro svolgimento, sui tempi
di conclusione e sui responsabili dei procedimenti amministrativi;
• coordina, progetta e realizza campagne informative e promozionali sull’attività
dell’Ente e dei suoi uffici e servizi;
• promuove e diffonde nell’ambito dell’Ente la cultura della comunicazione e
promuove, con azioni di collaborazione e suggerimento, la semplificazione e la
razionalizzazione delle procedure amministrative e della relativa modulistica;
• promuove, con azioni di collaborazione e suggerimento, la comunicazione interna,
favorendo la costante circolazione delle informazioni sia per uniformare e
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perfezionare le informazioni dirette al pubblico che per migliorare la qualità dei propri interventi;
• elabora progetti di comunicazione, in collaborazione con l’Ufficio stampa; • realizza il notiziario comunale Sarezzo informa, in collaborazione con l’Ufficio
stampa; • realizza la migliore gestione ed il potenziamento del sito Internet comunale per
quanto riguarda la banca dati informativa sui procedimenti del Comune; • attiva rapporti con le altre strutture di informazione e comunicazione presenti sul
territorio per coordinare e armonizzare le banche dati, al fine di favorire altresì la creazione di un patrimonio informativo comune;
• promuove altresì la semplificazione del linguaggio; • partecipa alla redazione delle Carte dei Servizi; • attua processi di verifica della qualità dei servizi e del gradimento degli stessi da
parte degli utenti e collabora per adeguare la qualità delle prestazioni offerte alle prestazioni attese, anche tramite l'adozione di procedure dirette alla gestione delle segnalazioni, proposte e reclami dei cittadini;
• cura la registrazione, il monitoraggio delle segnalazioni, dei suggerimenti e dei reclami dei cittadini, nonché l’inoltro dei risultati di tali attività ai soggetti di cui all’art. 10, anche al fine di concorrere alla misurazione e alla valutazione dell’efficacia e dell’efficienza dell’azione amministrativa, e alla predisposizione di eventuali proposte migliorative rispetto alle criticità evidenziate.
ART. 7 – Risorse umane, finanziarie e strumentali
1. AI Servizi di comunicazione è assegnato il personale necessario, professionalmente
preparato e capace di gestire il rapporto con il pubblico, anche alla luce di quanto disposto dalla legge in materia di formazione professionale.
2. In particolare il personale destinato ai Servizi di comunicazione deve possedere le seguenti competenze:
• conoscenza delle tecniche di comunicazione, • conoscenza approfondita dell’organizzazione comunale, • conoscenza di base di strumenti e tecniche per la raccolta e l’archiviazione delle
informazioni, • conoscenza adeguata per l’uso di strumenti informatici e telematici, • conoscenza di base giuridiche e normative.
3. All’attività di informazione e comunicazione sono destinate, annualmente, risorse
finanziarie adeguate al raggiungimento degli obiettivi fissati in sede di Piano esecutivo di gestione.
4. Le comunicazioni al pubblico sono valutate e programmate con gli strumenti ritenuti più idonei, compatibilmente con le risorse a disposizione, in funzione della trasparenza, efficienza ed economicità.
A titolo esemplificativo gli strumenti di comunicazione utilizzati dall’ente sono quelli elencati nell’allegato B al presente regolamento.
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TITOLO III
ATTIVITA’ DI COMUNICAZIONE E ASCOLTO DEI CITTADINI
ART. 8 – Sportello informativo
1. Il Comune si impegna a garantire ai cittadini la massima partecipazione, accessibilità alle
informazioni e ai servizi sia in modalità tradizionale sia in modalità telematica, così come previsto dal nuovo Codice di Amministrazione digitale, D.Lgs. 7 marzo 2005 n.85 e successive modifiche.
2. Il Comune rende disponibili tutte le informazioni in maniera omogenea in tutti i suoi canali:
l’URP e gli uffici di sportello, la rete Internet, la comunicazione cartacea, la comunicazione telefonica e multimediale oltre che mediante posta elettronica, fax e posta tradizionale, secondo le specifiche competenze dei settori dell’Amministrazione Comunale, oltre che con specifiche campagne di comunicazione sui mezzi di informazione locali e nazionali.
3. E’ necessario che i singoli servizi applichino il criterio della chiarezza e della semplificazione delle procedure e del linguaggio nel momento in cui comunicano direttamente al cittadino (con lettere, avvisi, bandi, notifiche), mettendolo nelle condizioni di avere informazioni comprensibili, nel rispetto della “Direttiva sulla semplificazione del
linguaggio” del dipartimento della Funzione pubblica (Allegato C);.
4. I Servizi di comunicazione quale sportello informativo di primo contatto con il cittadino, garantiscono le seguenti informazioni e attività:
• informazioni relative alla normativa nazionale, regionale, alle norme statutarie e regolamentari, alle circolari, agli atti amministrativi (deliberazioni, determinazioni, ordinanze e decreti etc.), nonché ai servizi erogati dal Comune di Sarezzo;
• distribuzione modulistica ed eventuali indicazioni per la compilazione; • ricevimento istanze e segnalazioni; • informazioni sui servizi e sulla struttura; • informazioni sui procedimenti amministrativi, sui termini e sui responsabili
d’ufficio; • attività di ascolto indirizzo rispetto alle problematiche segnalate degli utenti.
ART. 9 – Accesso agli atti
1 L’esercizio dell’accesso agli atti è assicurato dai singoli uffici sulla base del “Regolamento
dei diritti di accesso dei cittadini alle informazioni e agli atti e ai documenti
amministrativi” approvato con deliberazione C.C. n. 20 del 16 maggio 1996, e delle successive modifiche che allo stesso potranno essere apportate.
2 L’URP ove riceva direttamente le richieste d’accesso agli atti, le trasmette al responsabile dell’ufficio competente; al riguardo gli uffici provvedono costantemente ad aggiornare l’URP sui nominativi dei responsabili per l’accesso.
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ART. 10 – Segnalazioni, suggerimenti e reclami
1. L’amministrazione comunale, anche tramite l’URP, organizza l’attività di ascolto dei propri
interlocutori, attiva strategie che consentono di cogliere i bisogni e le trasformazioni, il livello di soddisfazione dei cittadini per i servizi erogati predisponendo precisa procedura di rilevazione e risposta a segnalazioni, suggerimenti, reclami dei cittadini.
2. Ogni cittadino, singolarmente o in forma associata, può presentare all’URP segnalazioni,
suggerimenti e reclami. L’URP provvederà alla protocollazione, alla registrazione e allo smistamento interno delle segnalazioni ricevute.
3. I suggerimenti, le segnalazioni, i reclami ricevuti dall’URP, qualora non trovino immediata
soluzione dovranno essere inoltrati al servizio di competenza entro 3 giorni dalla data di ricevimento o comunque nei tempi rapportati all’urgenza del caso. Il servizio trascorsi 10 giorni dal ricevimento della segnalazione, dovrà trasmettere all’URP tutte le informazioni necessarie per consentire allo stesso di predisporre la trasmissione della risposta al cittadino.
4. L’URP comunica a cadenza semestrale, tramite supporto cartaceo e/o informatico sia
Sindaco, all’Assessore di riferimento, al Responsabile di Area e al Direttore generale, una sintesi relativa al numero di:
• Segnalazioni • Suggerimenti • Reclami • Apprezzamenti • Servizi più spesso coinvolti nelle segnalazioni • Disservizi più frequenti • Segnalazioni evase e inevase.
5. Una analoga reportistica verrà inviata ai Capigruppo.
ART. 11 – Piano di comunicazione
1. L’Amministrazione comunale redige annualmente il Piano di comunicazione, annuale o
pluriennale, così come previsto dalla legge 150/2000 per garantire efficacia, trasparenza e miglioramento dei servizi alla sua azione amministrativa.
2. Il Piano di comunicazione è il documento di programmazione e di indirizzo delle attività di comunicazione esterna e interna, redatto in base alle indicazioni strategiche dell’Amministrazione e in base alle esigenze delle singole Aree, i Servizi e gli Uffici.
3. Il Piano di comunicazione annualmente pianifica obiettivi, contenuti, destinatari strumenti,
tempi e risorse dell’Ente.
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4. Al coordinamento delle strutture di comunicazione e informazione – e in particolare al
Responsabile dell’area al cui interno è inserita la struttura di comunicazione e informazione - spettano le funzioni di gestione del piano. Per garantirne l’efficacia e la completezza il Piano dovrà essere redatto con il coinvolgimento attivo di tutti gli uffici, chiamati a definire annualmente le attività di comunicazione nuove e ricorrenti.
ART. 12 – Il sito web dell’Amministrazione
1. Il sito web del Comune ha la finalità di assicurare un’ampia, efficace ed efficiente
divulgazione delle informazioni concernenti le attività istituzionali del Comune.
2. Per quanto riguarda la pubblicazione delle informazioni sul sito internet del Comune, le competenze e le responsabilità, si richiamano le disposizioni contenute nel vigente “Regolamento per la pubblicazione di informazioni atti e dati personali sul sito internet
comunale”, approvato con deliberazione del Consiglio comunale n. 27 del 14 marzo 2008 (Allegato D).
ART. 13 – Il Notiziario informativo
1. Per adempiere il proprio generale dovere di informazione, il Comune di Sarezzo promuove
la pubblicazione del Notiziario Comunale. 2. Il Notiziario Comunale si ispira a principi di ampia democraticità. Si prefigge di porre in
essere un’informazione estesa, completa, imparziale e rigorosa sugli argomenti di interesse generale per la cittadinanza, ai fini di favorire l’effettiva partecipazione dei cittadini alla vita sociale, culturale e politica della città. Il Notiziario garantisce forme di apertura ai contributi delle forze sociali e istituzionali del territorio.
3. Il Notiziario informativo ha un Direttore responsabile, iscritto all’ordine dei giornalisti,
nominato dal Sindaco.
4. Per l’elaborazione del Notiiziario informativo l’Amministrazione si avvale dei Servizi di comunicazione quale centro di coordinamento della raccolta delle informazioni di carattere istituzionale a cui risponde la Rete dei referenti. I Servzizi di Comunicazione sono responsabili della scelta dei contributi da inserire sul Notiziario informativo per la parte relativa alle informazione istituzionale.
5. Fermo restando i tempi legati alla periodicità del Notiziario sono oggetto di pubblicazione le
informazioni relative alle iniziative sul territorio patrocinate dall’ente e alle iniziative nelle quali l’Amministrazione pone in essere forme di collaborazione con i soggetti organizzatori.
6. Possono essere ricercate forme di sponsorizzazione del Notiziario da parte di soggetti privati
nel caso le sponsorizzazioni siano anche legate ad iniziative di utilità sociale.
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TITOLO IV
COMUNICAZIONE INTERNA
ART. 14 – Comunicazione interna
1. Il coordinamento, l’organizzazione e la circolazione delle informazioni interne, sono il
presupposto essenziale dell’attività di comunicazione integrata dell’intera Amministrazione, dei front office fisici e telematici che erogano servizi al cittadino e di tutti i canali informativi dell’ente.
2. I Servizi di comunicazione favoriscono, all’interno dell’organizzazione, la crescita di una
cultura della comunicazione e promuovono le opportune iniziative mirate alla circolazione di informazioni e comunicazioni orizzontali e verticali che favoriscano la condivisione delle strategie dell’Amministrazione.
ART. 15 – La rete dei referenti
1. In ciascun servizio vengono individuati con atto formale del Responsabile apicale uno o più
referenti dei Servizi di Comunicazione per la pianificazione delle attività di comunicazione e partecipazione, la definizione dei contenuti della comunicazione ai cittadini, il tempestivo aggiornamento delle informazioni anche attraverso il sito web.
2. I referenti in particolare hanno il compito di:
� informare i Servizi di comunicazione sull’attività dei propri servizi; � aggiornare il sito per quanto concerne iniziative e scadenze del settore di
competenza; � garantire tempestivamente l’informazione su nuove iniziative, che sarà poi distribuita
su tutti i canali informativi dell’ente;
3. Tutti gli uffici comunali devono fornire ai Servizi di comunicazione la massima collaborazione e sono tenuti a trasmettere ad esso, ove possibile in versione informatica, il seguente materiale:
a. copia dei propri regolamenti con rilevanza esterna b. bandi di gara e relativa modulistica c. bandi di concorso e relativa modulistica d. modulistica necessaria per le istanze e. avvisi pubblici f. informazioni su iniziative culturali, sociali, turistiche e manifestazioni di vario
genere che il settore intende promuovere g. copie di depliants, opuscoli informativi e pubblicazioni prodotte dal settore h. variazioni intervenute nei numeri telefonici interni i. ogni altro documento ritenuto importante per una corretta informazione ai cittadini.
4. Sulla base delle priorità programmatiche dell’Amministrazione, i servizi comunali, d’intesa
con i Servizi di comunicazione promuovono e gestiscono le proprie campagne di comunicazione e di promozione.
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5. I Servizi di comunicazione agiscono come supporto organizzativo a tutti i servizi dell’ente
per qualsiasi iniziativa di comunicazione ordinaria e straordinaria, al fine di rendere il più possibile omogenea, oltre che efficace e condivisa, la comunicazione del Comune.
ART. 16 – Formazione
1. Ai responsabili dei Servizi di comunicazione ed ai referenti della rete devono essere
assicurate adeguate occasioni di aggiornamento e di formazione da indicare nel Piano della formazione adottato dall’ente.
2. I Responsabili di area compatibilmente con le esigenze del servizio agevolano la
partecipazione dei referenti agli incontri promossi dai Servizi di Comunicazione.
3. Per i Responsabili di area la formazione sui temi della comunicazione pubblica è obbligatoria e costituisce elemento di valutazione dell’operato della figura apicale.
4. Nel perseguire l’obiettivo di far acquisire al personale una progressiva consapevolezza
sull’importanza della comunicazione istituzionale e della comunicazione interna, il presente regolamento sarà oggetto di appositi incontri formativi con i dipendenti dell’ente.
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TITOLO V
DISPOSIZIONI FINALI
ART. 17 – Pubblicazione del Regolamento
1. Copia del presente regolamento sarà tenuta a disposizione del pubblico perchè ne possa prendere visione in qualsiasi momento, ai sensi dell’art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
2. Il regolamento verrà inoltre pubblicato integralmente sul sito internet ufficiale del Comune
di Sarezzo: www.comune.sarezzo.bs.it.
ART. 18 – Entrata in vigore
1. Il presente regolamento, divenuta esecutiva la relativa delibera di approvazione ai sensi dell’art. 134 del .d.lgs n. 267/2000, entra in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione all’albo pretorio del Comune.
2. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo osservare come regolamento ufficiale
del Comune di Sarezzo.
Linee guida per la predisposizione di atti
(prot. n. 6297 del 19.3.2009)
La realizzazione di una nuova immagine coordinata dell’ente nasce dalla volontà dell’Amministrazione Comunale di dare un’identità visiva immediata al Comune, per evocare efficacemente l’ente nel suo complesso.
Nella parte finale dell’anno 2008 è stato scelto il nuovo logo del Comune di Sarezzo affidando un incarico ad un esperto in marketing e pubblicità esterno.
NUOVO LOGO
DESCRIZIONE
Le caratteristiche del nuovo logo sono le seguenti:
a) inserimento ben evidente dello stemma comunale, con un recupero e valorizzazione dei significati che esso riveste a livello istituzionale;
b) collocazione dello stemma in uno spazio a forma di arco, che richiama percettivamente e simbolicamente l’idea di agorà, di palazzo storico, di consiglio comunale;
c) gestione di un’area colorata dove si pone il testo “Comune di Sarezzo”, in modo tale che emerga ben evidente in ogni scenario applicativo;
d) scelta di una famiglia di carattere, per la precisione il ROTIS, che sa unire forme aggraziate ad una notevole “freschezza” percettiva: l’effetto comunicativo è quello di creare un’armonia fra autorevolezza (il Comune) e disponibilità (apertura al dialogo e al servizio);
e) creazione di una zona di rispetto collocata sotto il rettangolo e a fianco dello stemma comunale, dove poter inserire la specifica area dell’emittente personalizzata della comunicazione (es. Il Sindaco, Servizi di Comunicazione). Questa zona di rispetto viene ulteriormente marcata e sottolineata con una filettatura che corre sotto il lettering.
Il nuovo logo verrà messo a disposizione di tutti gli uffici nell’ultima settimana di marzo e a partire dal 1° aprile 2009 dovrà essere utilizzato in via esclusiva su tutti i documenti.
Ma per raggiungere pienamente l’obiettivo è necessario che, oltre al logo, i documenti che provengono dal nostro comune abbiano anche la medesima impostazione grafica.
Si indicano pertanto le modalità operative che dovranno essere utilizzate nella redazione degli atti da protocollare o comunque aventi rilevanza esterna (determinazioni, delibere, autorizzazioni, ordinanze), elaborate sulla base delle indicazioni dell’organo politico e con riferimento al “Manuale di stile” del Dipartimento della Funzione Pubblica.
CARTA INTESTATA
Ogni ufficio dovrà utilizzare la nuova carta intestata con il logo individuato dall’amministrazione comunale, posizionato in alto a sinistra. Il logo di ogni ufficio verrà personalizzato con l’esatta denominazione (es. Servizi di Comunicazione). Il logo sarà in bianco e nero per tutti gli uffici, ad eccezione della carta intestata del Sindaco che sarà a colori; pertanto chi dovrà stampare lettere che richiedano la firma del Sindaco dovrà munirsi dell’apposita carta e relativa busta, da richiedere all’Ufficio Segreteria del Sindaco.
IMPOSTAZIONE GRAFICA
CARATTERE
Il carattere utilizzato dovrà essere il “Times New Roman 12”, interlinea singola, allineamento giustificato, margine superiore cm. 5 e inferiore cm. 3, margine sinistro e margine destro cm. 2,5, spaziatura 12 punti prima del paragrafo; i titoli saranno in maiuscolo grassetto sottolineato centrato, i titoli dei paragrafi in maiuscolo sottolineato allineato a sinistra.
CASI PARTICOLARI
STESURA LETTERE
Nelle lettere la data dovrà essere posta in alto a sinistra, l’oggetto sarà in grassetto corsivo.
STESURA DETERMINAZIONI E DELIBERE
Per quanto riguarda le determinazioni, nella parte iniziale del documento verrà utilizzato il
carattere “Arial 15” maiuscolo grassetto per le parole : N. /R.G., AREA
AMMINISTRATIVA, DETERMINAZIONE N. DEL ; verrà invece utilizzato il carattere “Arial 13” maiuscolo grassetto per le parole “TITOLO”, “IL RESPONSABILE” e “DETERMINA”.
Per il testo generico sarà utilizzato sempre il carattere “Times New Roman 12”, interlinea singola, allineamento giustificato, spaziatura 6 punti prima del paragrafo; i margini sinistro e margine destro saranno di cm. 2,5, mentre i margini superiore e inferiore saranno di cm. 5 e cm. 2 per la prima pagina, di cm. 3,5 e cm. 2 per le pagine successive.
STESURA AUTORIZZAZIONI E ORDINANZE
Per quanto riguarda le autorizzazioni e le ordinanze verrà utilizzato il carattere “Arial 13” maiuscolo grassetto per le parole “TITOLO” o “ORDINANZA”, “IL RESPONSABILE” o “IL SINDACO” e “AUTORIZZA” o “ORDINA”.
Per il testo generico sarà utilizzato sempre il carattere “Times New Roman 12”, interlinea singola, allineamento giustificato, spaziatura 6 punti prima del paragrafo; i margini sinistro e margine destro saranno di cm. 2,5, mentre i margini superiore e inferiore saranno di cm. 5 e cm. 2 per la prima pagina, di cm. 3,5 e cm. 2 per le pagine successive.
Le regole previste per le autorizzazioni valgono anche per tutti gli atti quali licenze, concessioni, subingressi o nullaosta comunque denominati.
MANIFESTI A3
È stato predisposto anche il logo sviluppato per il manifesto in A3 per i comunicati di carattere istituzionale quali avvisi di gara, bandi, ecc. per i quali si rimanda all’utilizzo dei caratteri già stabiliti.
ATTIVITÀ DI CONTROLLO
I responsabili di area su tutti i documenti della propria area, l’Ufficio Protocollo per quanto riguarda i documenti in uscita e l’Ufficio Segreteria per le determinazioni saranno incaricati di respingere gli atti che non verranno stesi in base alle indicazioni sopraesposte.
DESCRIZIONE DEI PRINCIPALI STRUMENTI DI COMUNICAZIONE
I principali strumenti per le attività d’informazione, pubblicità e sensibilizzazione sono stati
aggregati in schemi che li distinguono per strumento, su supporto informatico e cartaceo e media,
con l’utilizzo ottimale in base alle finalità da raggiungere.
I principali strumenti individuati sono:
1. Prodotti editoriali, stampati STRUMENTI MEDIA FINALITÀ
Notiziario informativo
Prodotto editoriale cartaceo e telematico a cadenza periodica.
E’ uno strumento di comunicazione finalizzato alla diffusione
di notizie, informazioni, approfondimenti. (ex “Sarezzo informa”)
“Collane editoriali”
Opuscoli di documentazione a cadenza periodica per
l’approfondimento dei temi. Utili per le attività di divulgazione
e sensibilizzazione.
La diffusione può avvenire attraverso invio postale oppure
attraverso distribuzione in luoghi definiti. (ex “I 5 opuscoli sulle attività dei servizi”)
Pubblicazioni
Volumi, libri, dossier,
Pubblicazioni editoriali per contenere gli atti di convegni, i
risultati dell’attività di una commissione, il rapporto di
esecuzione, ecc.
Sono utili per le attività di divulgazione perché consentono
l’approfondimento dei temi e destinati sia a pubblici di tecnici
che al grande pubblico. (ex “Bilancio sociale”) Depliant
Pieghevole, costituito da un unico foglio ripiegato su se stesso
in modo da avere un numero di facce su cui disporre il testo.
Può essere utilizzato per diffondere informazioni, per
sensibilizzare il grande pubblico, per veicolare inviti ad
incontri diretti (eventi, manifestazioni, ecc.). (ex “depliant su: 5%1000, Il resto è Fiera)
Cartellina
Portadocumenti utile per contenere altri materiali informativi:
comunicati stampa, depliant, stampe di slide presentazione,
rapporti, ecc. Oltre ad avere l’utilità di essere contenitori, può
essere utilizzata per veicolare l’immagine istituzionale. (ex “Corsi interni”)
Stampati
Brochure
Opuscolo composto da più pagine rilegate. Può essere utile per
informare e sensibilizzare il grande pubblico e i target specifici
sugli interventi realizzati, sui temi specifici.
2 Prodotti digitali, multimediali, applicazioni per l’interattività, la creazione di
comunità on line, audiovisivi STRUMENTI MEDIA FINALITÀ
Mailing list
“Lista per inviare posta”. E’ un servizio comunicativo che
consente l’interazione con il pubblico. Opera da fermoposta:
può essere usata per inviare messaggi da uno a molti utenti
iscritti alla lista. Può essere utilizzata per spedire in modo
veloce e tempestivo gli inviti agli incontri diretti (convegni,
eventi, manifestazioni, ecc.), oppure, può essere utilizzata per
la comunicazione diretta ai beneficiari o per la comunicazione
interna, per avviare un dialogo diretto anche se virtuale, utile
per scambiare informazioni, esperienze, buone prassi. In tal
caso, è preferibile affidare ad un coordinatore la gestione della
lista di distribuzione. (ex “giornalisti sui comunivctai strampa”)
Forum on line
E’ servizio comunicativo che consente l’interazione con il
pubblico. Gli utenti che vi partecipano possono accedere
attraverso il sito web – istituzionale o autonomo - e con i loro
interventi animano un dibattito “forum” su questioni
d’interesse.
Applicazioni per l’interattività e per la creazione di comunità
Form
Modulo compilabile on line. Può essere inviato per posta
elettronica, oppure, visualizzato attraverso il sito web e spedito
direttamente dall’utente che lo ha compilato. E’ utile per
ricevere informazioni dagli utenti e per i sondaggi on line.
(moduli per i servizi on line sul sito) Internet
Sito web
Diffonde le informazioni e le notizie di carattere istituzionale
sulle attività realizzate per l’attuazione degli obiettivi contenuti
negli strumenti di programmazione. E’ uno strumento utile per
l’informazione istituzionale (gestione della trasparenza
amministrativa), per la comunicazione istituzionale e la
comunicazione diretta ai beneficiari: mettendo on line la
documentazione di supporto, gli indirizzi utili, i link
istituzionali, la modulistica tipo, la legislazione, i decreti e le
circolari utili, le modalità di accesso ai finanziamenti, le
modalità di rendicontazione, gli esiti dell’istruttoria
valutazione progetti, FAQ, ecc.
Cd-Rom/Dvd
Prodotti digitali e multimediali. Possono essere utilizzati per le
varie attività di comunicazione e per vari scopi: divulgativi,
didattici, promozionali, ecc. (ex “Dieci anni di attività del CAG)
Sportelli automatici polifunzionali
Newsletter
Prodotto editoriale digitale a cadenza periodica. Può essere
visualizzata attraverso il sito web oppure essere spedita
attraverso una mailing list o semplicemente spedita via posta
elettronica ad un indirizzario di e.mail di utenti. E’ uno
strumento di comunicazione finalizzato alla diffusione di
notizie, informazioni, ((in fase di attivazione) Chioschi informativi
Postazioni informatiche situate in luoghi strategici DVD- Vhs
Video istituzionali
Filmati e spot sui messaggi tematici, utili per le attività di
pubblicità, divulgazione, promozione e sensibilizzazione.
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3. Cartellonistica e manifesti STRUMENTI FINALITÀ Bacheche comunali
Devono essere utilizzati per segnalare e informare il grande pubblico sull’iniziativa
da realizzare o realizzata. E’ considerato uno strumento d’informazione e
pubblicità fondamentale. ( n. 35 bacheche dislocate sul territorio) Targa
Targhe esplicative permanenti obbligatoriamente apposte accanto alle opere
realizzate. Devono essere utilizzate per segnalare e informare il grande pubblico
sull’intervento realizzato.
Pubblicità dinamica
Contrassegni per l’allestimento dei rivestimenti per i mezzi di trasporto (camper
dedicati, autobus, treni, ecc.). Questo tipo di pubblicità rende mobile il messaggio
sul territorio.
Affissioni
Le affissioni dei manifesti sono utili a richiamare l’attenzione del grande pubblico
sul messaggio di cui sono veicolo. Possono essere utili nelle campagne di
comunicazione integrata su temi specifici, ma anche per annunciare
l’inaugurazione di interventi a cui s’intende dare particolare rilievo.
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4. Contatto diretto STRUMENTI FINALITÀ Seminari, incontri.
Diffusione d’informazioni e notizie su tematiche specifiche della misura mediante contatto
diretto con gli operatori dello sviluppo locale, i beneficiari, pubblici diversi.
Sportelli informativi
Diffusione d’informazioni e notizie mediante i “centri d’informazione dell’ente”,
assistenza e consulenza a pubblici diversi: Ufficio Relazioni con il Pubblico, Sportello
Unico per l’Impresa, Informagiovani. Sono tutti canali utili per distribuzione dei materiali informativi e divulgativi: stampati, pubblicazioni, cd-rom, visione dei filmati, ecc.
Camper itineranti
Unità mobile per una comunicazione diretta, diffusa e capillare sul territorio. E’ utile per
gli interventi che comportano azioni di orientamento, consulenza, monitoraggio, per
raccogliere informazioni sui bisogni, le attese e le percezioni di pubblici eterogenei.
Dunque, è una sorta di sportello informativo itinerante e per questo deve prevedere la
distribuzione dei materiali informativi e divulgativi: stampati, pubblicazioni, cd-rom,
visione dei filmati, ecc.
Numero verde, call center, help desk
Linea telefonica dedicata a fornire informazioni, assistenza, ascolto e consulenza ai
potenziali beneficiari. Utile per la comunicazione diretta ai beneficiari per diffondere
diverse informazioni in merito alla realizzazione delle varie azioni realizzate
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5. Eventi e manifestazioni informative
STRUMENTI FINALITÀ
Stand istituzionale
Stand informativo/espositivo presente alle manifestazioni fieristiche PA.
E’ utile per il contatto diretto con il pubblico, per le attività d’informazione,
divulgazione promozione e sensibilizzazione. Organizzazione/ Partecipazione convegni, eventi
Iniziative organizzate a cui si partecipa per contattare i vari pubblici: beneficiari,
istituzioni, media, grande pubblico con la finalità di divulgare, approfondire e
dibattere sui temi, le azioni, i risultati degli interventi
Manifestazioni
Partecipazione a manifestazioni a carattere istituzionale.
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6. Mass media L’Ufficio stampa è la struttura che cura i rapporti con le redazioni giornalistiche dei media, elabora
e diffonde i comunicati stampa, organizza le conferenze stampa, pianifica le campagne stampa ed
elabora le rettifiche laddove l’informazione giornalistica incorre in inesattezze che possono ledere
alle attività d’informazione, L’Ufficio stampa cura anche la redazione della rassegna stampa.
Si ricorda che la rassegna stampa è considerata un indicatore di risultato delle attività
d’informazione e pubblicità dalla commissione europea STRUMENTI FINALITÀ Comunicati stampa
Testo che trasforma l’informazione amministrativa in informazione giornalistica.
E’ utile per le attività d’informazione, pubblicità e sensibilizzazione.
Conferenze stampa
Incontro con i giornalisti nel corso del quale si trasmettono le informazioni.
Affinché la conferenza stampa sia davvero un utile è necessario predisporre
sempre in un cartella stampa il materiale informativo comunicato verbalmente.
Pubblicità sulla stampa
Spazi pubblicitari si acquistano presso le concessionarie di pubblicità di giornali.
Le tariffe per lo spazio pubblicitario sui giornali sono generalmente calcolate sulla
base di moduli componibili.
Pubblicità in TV
Spot pubblicitari audiovisivi hanno alti costi di produzione e di diffusione..
Per gli alti costi dei media è utile per le attività d’informazione, pubblicità e
sensibilizzazione davvero rilevanti.
Pubblicità in Radio
Gli annunci pubblicitari possono venire trasmessi dal vivo, in registrazione o con
una combinazione di entrambi questi sistemi.
Presidenza del Consiglio dei Ministri
Dipartimento della Funzione Pubblica
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DIRETTIVA SULLA SEMPLIFICAZIONE DEL LINGUAGGIO DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
PREMESSA Il dialogo con i cittadini richiede un ulteriore passo in avanti. Nello stile e
nella mentalità. Logiche e modi di esprimersi lontani dalla percezione comune sono oggi inaccettabili.
Le pubbliche amministrazioni devono comunicare con veridicità e
trasparenza. Devono perciò pensare, parlare e scrivere con chiarezza. Sempre.
Va perfezionata l’elaborazione dei testi. Non solo quando le istituzioni si
rivolgono ai cittadini. Anche quando le pubbliche amministrazioni comunicano tra loro e al loro interno. Al rigore di chi scrive deve corrispondere la comprensione di chi legge.
1. SCRIVERE UN TESTO Le amministrazioni si esprimono in più modi. Con atti amministrativi.
Con documenti informativi. Per entrambi valgono alcune regole essenziali. a) L’evidenza delle finalità e dei contenuti Chi scrive deve avere chiari finalità e contenuti del testo. Solo così atti
amministrativi e documenti informativi diventano leggibili e comprensibili per
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tutti. Ad esempio, vanno sciolte le eventuali ambiguità di norme e procedure. Ma pure resi chiari i modi con cui il cittadino accede a un servizio.
b) L’identificazione dei destinatari Chi comunica traduce la complessità della funzione amministrativa. Un
testo non viene elaborato in astratto. Va pensato in relazione ai suoi destinatari. Addetti ai lavori, singoli cittadini, un gruppo di essi, il loro universo.
Quando ci rivolgiamo a tutti, dobbiamo pensare al destinatario meno
istruito. Leggibile e comprensibile è appunto un testo assimilato presto e senza difficoltà.
In sostanza, leggibilità e comprensibilità sono due facce della stessa
medaglia. L’una e l’altra rispondono a precisi criteri. Il loro rispetto riduce gli ostacoli a una piena fruibilità del testo.
c) La leggibilità La leggibilità si fonda sul lessico e sulla sintassi. Per il lessico è necessario:
- scegliere le parole del linguaggio comune1; - preferire le parole brevi; - limitare il ricorso alle sigle2; - ridurre i termini tecnico-specialistici3; - rinunciare a perifrasi non necessarie4;
1 Il linguista Tullio De Mauro ha individuato un vocabolario di base di circa 7000 parole, suddiviso in
tre categorie: - vocabolario fondamentale: 2000 parole (a es. frutta, ricco, movimento); - vocabolario di alto uso: 2937 parole (a es. talvolta, quintale, barzelletta); - vocabolario di alta disponibilità: 1753 parole (a es. viaggiatrice, fiducioso, lontananza). Il 60% di queste parole sono nomi, poco più del 19% sono verbi, circa il 15% sono aggettivi, il 2%
sono avverbi, lo 0,8% sono pronomi, lo 0,6% sono congiunzioni, lo 0,5% sono numerali o preposizioni, lo 0,4% interiezioni e lo 0,1% articoli.
2 Escluse quelle entrate nell’uso comune, le sigle vanno spiegate. Ad esempio invece di: “I Centri ambiente attrezzati” sono aree destinate al conferimento dei contenitori T/F (RUP)”. Meglio: Deporre nei “Centri ambiente attrezzati”:
• i contenitori (T/F) con i simboli del teschio e della fiamma” • i rifiuti urbani pericolosi (RUP).
3 Ad esempio: • invece di “oblazione”, “pagamento”; • invece di “istanza”, “richiesta”; • invece di “ingiunzione”, “ordine”; • invece di “obliterare”, “annullare” o “timbrare”.
4 Ad esempio: • invece di “provvedimento esecutivo di rilascio”, “sfratto”;
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- evitare le parole straniere5; - rinunciare ad arcaismi, neologismi, latinismi6; - ricorrere quando è necessario a note esplicative.
Per la sintassi è necessario:
- preferire frasi brevi formate da meno di 15 parole; - escludere frasi con più di 40 parole; - privilegiare la coordinazione rispetto alla subordinazione7; - servirsi soprattutto del modo indicativo8; - usare se possibile la forma attiva9; - limitare l’uso della costruzione impersonale10.
d) la comprensibilità La comprensibilità di un testo si fonda tra l’altro:
- su un impianto logico e lineare; - sull’assenza di riferimenti impliciti.
Ad esempio è necessario:
- ricorrere a una chiara sequenza degli argomenti; - evidenziare le informazioni più importanti rispetto a quelle
secondarie; - privilegiare il caso generale rispetto all’eccezione;
• invece di “condizione ostativa”, “impedimento”.
5 Sono però accettabili i termini entrati oramai nell’uso corrente , a cominciare da quelli legati all’uso crescente dell’informatica. Ad esempio, meglio “mouse” dell’equivalente italiano “selezionatore di video”. Ma è inutile usare, ad esempio, “planning” invece di “piano” o “meeting” invece di “riunione”.
6 Ad esempio: • invece di “dianzi”, “poco prima”; invece di “all’uopo”, “allo scopo”. • invece di “esternalizzare”, “affidare all’esterno”, • invece di “conviventi more uxorio”, “coppie conviventi”.
7 Ad esempio invece di: “Se l’Amministrazione valutasse, sulla base delle leggi in vigore, che non vi fossero le condizioni per
soddisfare la richiesta, viene inviata al cittadino, da parte dell’ufficio che detiene l’atto, una lettera apposita per motivare il rifiuto”.
Meglio: “L’Amministrazione non accoglie la richiesta. L’Ufficio invia al cittadino una lettera di spiegazione”. 8 Ad esempio invece di: “Qualora la data di scadenza coincidesse con un giorno festivo, i termini di presentazione delle
domande verrebbero prorogati al primo giorno successivo”. Meglio: “Se la data di scadenza coincide con un giorno festivo, le domande potranno essere presentate il
giorno dopo”. 9 Invece di: “Il programma scientifico e gli aspetti logistici sono curati dal Gruppo di Storia della Fisica”. Meglio: Il Gruppo di Storia della Fisica ha curato il programma scientifico e gli aspetti logistici 10 Invece di: “Si allega il programma e la scheda di iscrizione”. Meglio: Alleghiamo il programma e la scheda di iscrizione.
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- limitare i riferimenti a norme, questioni, fatti non esplicitati nel testo;
- non citare termini, concetti o situazioni ignoti o poco noti; - ricorrere nei casi di necessità a note di chiarimento.
2. I TIPI DI TESTO Atti amministrativi e documenti informativi rispondono a esigenze
diverse. Per entrambi, però, valgono le indicazioni di leggibilità e di chiarezza appena formulate.
a) Gli atti amministrativi Gli atti amministrativi hanno effetti giuridici. Devono perciò osservare
regole e principi di legittimità. Non possono quindi mancare: - l’indicazione del soggetto che produce l’atto; - l’oggetto dell’atto; - la decisione assunta; - le motivazioni; - gli eventuali adempimenti per l’attuazione. Questa sequenza può cambiare. In risposta a una richiesta va subito
evidenziato il contenuto della decisione. Va infatti sempre privilegiata l’esigenza del destinatario.
Anche gli allegati devono seguire i criteri di leggibilità e comprensibilità.
A maggior ragione se sono parte integrante dell’atto. b) I documenti informativi Le pubbliche amministrazioni scrivono pure testi di carattere
informativo. Per uso interno e per il largo pubblico. La comunicazione interna rafforza l’identità delle pubbliche
amministrazioni. Favorisce il funzionamento della loro struttura. Sollecita la consapevolezza dei processi. Promuove una migliore comunicazione esterna.
La comunicazione interna richiede tra l’altro:
- chiarezza espositiva; - connessione logica;
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- essenzialità del preambolo; - esplicitazione dei riferimenti; - grafica adeguata.
La comunicazione interna si rivolge ad addetti ai lavori11. Non rinuncia
necessariamente all’efficacia di riferimenti lessicali consolidati. Questi, infatti, possono garantire certezza e concisione del messaggio.
Deve però evitare ipertecnicismi, oscurità e arcaismi tipici del linguaggio
burocratico. La comunicazione esterna informa invece i cittadini su un ampio
ventaglio di argomenti. Ad esempio: - spiegare il funzionamento dell’istituzione; - illustrare le novità di riforme e di norme; - riferire su servizi, opportunità ed eventi; - avviare campagne di sensibilizzazione civile. La comunicazione esterna non richiede solo chiarezza di linguaggio.
Esige anche una peculiare efficacia comunicativa. Il compito viene facilitato dalle opportunità offerte dalla grafica.
La grafica può contribuire a: - valorizzare il nucleo essenziale del messaggio; - sottolineare le informazioni ineliminabili; - spiegare i riferimenti impliciti (normativi, sociali, storici, culturali ecc.). 3. I NUOVI STRUMENTI La rivoluzione telematica modifica la elaborazione dei testi. Soprattutto
con le tecniche della scrittura digitale. Ma pure con Internet, che dilata in modo straordinario l’orizzonte comunicativo.
a) la video scrittura Il suo uso facilita tra l’altro l’affinamento:
- delle scelte lessicali;
11 Questi “addetti” possono essere centinaia di migliaia. Gli insegnanti o i medici di base, ad esempio, essere tipici destinatari di una comunicazione interna. Ma possono essere anche gruppi molto ristretti. Ad esempio dirigenti e funzionari du un Ministero. Ciò può comportare, come ovvio, una differenziazione degli stili lessicali e delle forme comunicative.
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- della struttura sintattica; - della connessione logica; - della veste grafica.
b) le pagine web Internet avvicina il cittadino alle amministrazioni. Basta un colpo di
mouse. Le amministrazioni ampliano le loro capacità di dialogo. L’informazione
diventa più chiara e più flessibile. La tipica struttura delle pagine web permette infatti di “navigare” dentro
un documento. Ne consente cioè una lettura attiva e interattiva. Ad esempio, l’utente può:
- scegliere gli aspetti più interessanti; - vedere nello stesso tempo più parti; - porre in rapporto diversi punti di vista; - incrociare informazioni; - scaricare direttamente il testo o parte di esso (moduli, allegati
ecc.); - chiedere chiarimenti e integrazioni per posta elettronica.
La redazione delle pagine web ha quindi un’importanza particolare. I
testi devono perciò rispondere alla specifica struttura di queste pagine. Non bisogna cioè riproporre in modo identico testi destinati ad altre vie comunicative12.
Le indicazioni già formulate in merito alla leggibilità e alla
comprensibilità restano valide. La pagina web facilita anzi il loro puntuale rispetto. Ma occorre anche servirsi di tutte le opportunità della grafica e dell’ipertesto13.
Quanto alla grafica, ad esempio, il documento può avvalersi di:
- un sistema di video scrittura utile a un facile “scaricamento” del testo;
- una accurata disposizione degli spazi pieni e di quelli bianchi; - un uso appropriato dei corpi e dei colori dei caratteri;
12 Il discorso non vale ovviamente per norme, decreti, circolari ecc. In tal caso, un apparato
esplicativo può facilitare la comprensione del testo. 13 “Ipertesto”: insieme strutturato di informazioni, costituito da testi, note, grafici, tabelle, illustrazioni
ecc. uniti tra loro con rimandi e collegamenti logici.
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- una attenta segnalazione delle “parole calde”14. Quanto alla struttura ipertestuale, ad esempio, il testo può essere
arricchito da: - note di chiarimento a termini, citazioni, norme ecc.; - agili sintesi degli argomenti proposti; - tabelle, grafici, indici, supporti iconici e/o sonori; - glossari; - link (collegamenti) a temi collaterali e/o a informazioni aggiuntive.
La pagina web insomma consente una lettura attiva del messaggio. Il destinatario può fermarsi al contenuto essenziale. Ma può pure
integrarlo con altri riferimenti e informazioni. La cura delle pagine web può essere affidata a esterni. Ma finalità e
contenuti devono essere chiari nell’incarico. Decisiva resta cioè la responsabilità del committente. A esso spetta sempre il controllo sul prodotto.
4. RILEGGERE IL TESTO Un testo va sempre riletto. Non si tratta solo di correggere gli errori
materiali. La revisione attenta di un documento consente di migliorarlo. In sede di rilettura vanno tra l’altro controllati:
- la sequenza dell’argomentazione; - la presenza di ridondanze e di ripetizioni; - la lunghezza delle parole e delle frasi; - l’uso delle forme verbali; - la possibilità del ricorso ai punti elenco; - l’impaginazione; - il corpo, lo stile e gli effetti dei caratteri a stampa.
La leggibilità e la comprensibilità di un documento possono essere infine verificate:
- utilizzando programmi informatici di analisi testuale; - facendolo leggere ad altri.
14 I termini che, “cliccati”, consentono una connessione ipertestuale.
REGOLAMENTO PER LA PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI, ATTI E
DATI PERSONALI
SUL SITO INTERNET COMUNALE
REGOLAMENTO PER LA PUBBLICAZIONE DI INFORMAZIONI, ATTI E DATI PERSONALI SUL
SITO INTERNET COMUNALE..............................................................................................................................1
ART.1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO .....................................................................................................................2
ART.2 - RIFERIMENTI NORMATIVI .............................................................................................................................2
ART.3 - DIFFUSIONE DI DATI PERSONALI, ATTI E DOCUMENTI GIÀ DESTINATI AD ESSERE DIFFUSI TRAMITE ALBO
PRETORIO..................................................................................................................................................................3
ART.4 - CARATTERISTICHE DEI DATI ..........................................................................................................................3
ART.5- PRINCIPIO DI NECESSITÀ ...............................................................................................................................3
ART.6 - PRINCIPIO DI PROPORZIONALITÀ ...................................................................................................................3
ART.7 - PRINCIPIO DI DISPONIBILITÀ.........................................................................................................................3
ART.8 - DIRITTO ALL’OBLIO .....................................................................................................................................3
ART.9 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DIFFUSIONE DEI DATI PERSONALI...............................................................3
ART.10 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DIFFUSIONE DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI..........................................3
ART.11 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DIFFUSIONE DI DATI RELATIVI ALLO STATO DI SALUTE..............................3
ART.12 - INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI .........................................................................4
ART.13 - DATI PERSONALI, ATTI E DOCUMENTI DESTINATI ALLA PUBBLICAZIONE SUL SITO COMUNALE ...................4
ART.14 - DATI PERSONALI, ATTI E DOCUMENTI NON DESTINATI ALLA PUBBLICAZIONE SUL SITO COMUNALE ...........5
ART.15 - COMPETENZE E RESPONSABILITÀ................................................................................................................5
ART.16 - RESPONSABILITÀ SUI CONTENUTI DEI SITI ESTERNI.....................................................................................5
ART.17 - PUBBLICAZIONE SUL SITO DEL PRESENTE REGOLAMENTO. .........................................................................5
ART.1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO Il sito Internet del Comune di Sarezzo, raggiungibile all’indirizzo www.comune.sarezzo.bs.it, ha come finalitàla diffusione di notizie, informazioni e servizi ai cittadini del comune di Sarezzo e ai visitatori del sito, nel rispetto dei principi di privacy, trasparenza e di partecipazione del cittadino alle attività pubbliche. Il presente regolamento disciplina le modalità di inserimento delle informazioni, degli atti e dei dati personali individuando i documenti da pubblicare, le modalità con cui questi documenti devono essere inseriti e le responsabilità derivanti da queste attività nel rispetto del quadro normativo vigente e della potestà regolamentare dell'Ente. ART.2 - RIFERIMENTI NORMATIVI a) D.P.R. 223/1989 “ Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente”; b) Legge 241/1990 “Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”; c) Legge 5 febbraio 1992 n. 104 "Legge-quadro per l'assistenza, l'integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate." d) D.Lgs. 112/1998 “ Conferimento di funzioni e compiti amministrativi dello Stato alle regioni ed agli enti locali, in attuazione del capo I della Legge 15 marzo 1997, n. 59”; e) D.P.R. 447/1998 “ Regolamento recante norme di semplificazione dei procedimenti di autorizzazione per la realizzazione, l'ampliamento, la ristrutturazione e la riconversione di impianti produttivi, per l'esecuzione di opere interne ai fabbricati, nonche' per la determinazione delle aree destinate agli insediamenti produttivi, a norma dell'articolo 20, comma 8, della Legge 15 marzo 1997, n. 59”; f) Nota del Garante per la Protezione dei Dati Personali del 23 maggio 2000 in merito all’applicazione da parte dei comuni della disciplina in materia di protezione dei dati personali; g) Legge 7 giugno 2000 nr. 150 “Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni”; h) D.P.R. 396/2000 “ Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della Legge 15 maggio 1997, n. 127”. i) Decreto Legislativo 30 marzo 2001 nr. 165: "Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche"; j) D.P.R. 380/2001 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia edilizia” k) D. Lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” (TU sulla Privacy) l) Provvedimento del Garante per la Protezione dei Dati Personali del 19 novembre 2004 concernente le modalità di diffusione, tramite Internet, di dati personali e le misure necessarie a garantire il diritto all’oblio; m) D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 “ Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della Legge 16 gennaio 2003, n. 3.”; n) Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 aggiornato con le modifiche introdotte dal D.Lgs. 4 aprile 2006 recante disposizioni integrative e correttive: “Codice dell’amministrazione digitale”; o) Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari del Comune di Sarezzo approvato con Delibera di Consiglio Comunale n. 3 del 13.02.2006: “Esame ed approvazione del Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari”; p) Legge 27 dicembre 2006 nr. 296: “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2007)”; q) Provvedimento a carattere generale del Garante per la Protezione dei Dati Personali del 19 aprile 2007 “Internet: sui siti di comuni e province trasparenza, ma con dati personali indispensabili” così meglio indicato nell’allegato 1, “Linee guida in materia di trattamento di dati personali per finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali”; r) Decreto Legge 4 luglio 2006 n. 223 convertito con Legge 4 agosto 2006, n. 248: ”Disposizioni urgenti per il rilancio economico e sociale, per il contenimento e la razionalizzazione della spesa pubblica, nonché interventi in materia di entrate e di contrasto all'evasione fiscale”; s) Legge 24 dicembre 2007 nr. 244: “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008)” ART.3 - DIFFUSIONE DI DATI PERSONALI, ATTI E DOCUMENTI GIÀ DESTINATI AD ESSERE DIFFUSI TRAMITE ALBO PRETORIO
La semplice previsione normativa di pubblicazione di dati personali, atti e documenti all’albo pretorio non è di per sé sufficiente a permetterne la diffusione tramite sito Internet, poiché questa è permessa solo seprevista da apposita legge o regolamento. Al di fuori delle previsioni del presente regolamento non è consentita la diffusione di dati personali, atti e documenti se non prevista da apposita legge. ART.4 - CARATTERISTICHE DEI DATI I dati personali devono essere esatti, aggiornati, pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità. ART.5- PRINCIPIO DI NECESSITÀ La diffusione di dati personali attraverso il sito del comune comporta la conoscenza di dati da parte di un numero indeterminato di soggetti; per tale motivo per ogni attività di diffusione dati è necessaria una valutazione preventiva se le finalità di trasparenza e di comunicazione possano essere perseguite senza divulgare tali dati, oppure individuando se sia possibile divulgare informazioni, atti e documenti con l’identificazione degli interessati solo quando sia necessario. ART.6 - PRINCIPIO DI PROPORZIONALITÀ Pur rispettando il principio di necessità è necessario verificare che i tipi di dati e il genere di operazioni svolte per pubblicarli e diffonderli devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite. ART.7 - PRINCIPIO DI DISPONIBILITÀ I dati devono essere formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione. ART.8 - DIRITTO ALL’OBLIO I dati personali pubblicati nel sito non devono più essere diffusi attraverso la prima pagina una volta raggiunte le finalità per cui vengono pubblicati su internet. A scopo di documentazione storica delle attività, e di mantenimento del patrimonio informativo comunale, anche le informazioni non più attuali vengono mantenute e rese accessibili in altre sezioni del sito. ART.9 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DIFFUSIONE DEI DATI PERSONALI I dati personali disponibili sul sito devono essere diffusi nel rispetto dell’articolo 11 comma 1 del TU 196/2003 e per le finalità individuate all’art. 1 della L. 150/2000. ART.10 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DIFFUSIONE DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI La diffusione dei dati sensibili o giudiziari è consentita solo se strettamente indispensabile e prevista da espressa disposizione di legge o regolamento secondo modalità volte a prevenire violazioni dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità dell'interessato. In tutti gli altri casi è espressamente vietata. ART.11 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DIFFUSIONE DI DATI RELATIVI ALLO STATO DI SALUTE E’ in ogni caso espressamente vietato diffondere dati idonei a rivelare lo stato di salute degli interessati. ART.12 - INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
L’informativa del trattamento dati previamente fornita ai sensi dell’art. 13 del TU 196/2003 all’interessato per il trattamento di volta di volta individuato deve contenere l’indicazione che i dati verranno diffusi tramite Internet sul sito del Comune ove sia prevista tale attività. ART.13 - DATI PERSONALI, ATTI E DOCUMENTI DESTINATI ALLA PUBBLICAZIONE SUL SITO COMUNALE Nel presente articolo vengono individuati i dati personali, atti e documenti di cui viene espressamente autorizzata la pubblicazione sul sito Internet comunale. a) l'organigramma, l'articolazione degli uffici, le attribuzioni e l'organizzazione di ciascun ufficio, nonché il settore dell'ordinamento giuridico riferibile all'attività da essi svolta, corredati dai documenti anche normativi di riferimento; b) l'elenco delle tipologie di procedimento svolte da ciascun ufficio di livello dirigenziale non generale, il termine per la conclusione di ciascun procedimento ed ogni altro termine procedimentale, il nome del responsabile e l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale; c) le scadenze e le modalità di adempimento dei procedimenti; d) l'elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali attive, specificando anche se si tratta di una casella di posta elettronica certificata.; e) le pubblicazioni nonché i messaggi di informazione e di comunicazione previsti dalla L. 241/1990 e dalla L. 150 del 2000; f) l'elenco di tutti i bandi di gara e di concorso comprensivo di tutta la documentazione utile alla partecipazione agli stessi; g) l'elenco dei servizi forniti in rete già disponibili e dei servizi di futura attivazione, indicando i tempi previsti per l'attivazione medesima; h) retribuzioni, compensi ed emolumenti corrisposti ai sensi del comma 593 L. 296/2006 (ovvero dirigenti delle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 19, comma 6, del decreto legislativo n. 165 del 2001, dei consulenti, dei membri di commissioni e di collegi e dei titolari di qualsivoglia incarico corrisposto dallo Stato, da enti pubblici o da societa' a prevalente partecipazione pubblica non quotate in borsa); i) l’elenco dei consorzi e delle società partecipate dal Comune e rappresentanti dell’Ente. j) l’elenco dei propri consulenti; k) l'albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica con particolare attenzione al principio di non eccedenza rispetto alle finalità. Esempio non esaustivo: indirizzo, codice fiscale, coordinate bancarie, fasce ISEE; l) composizione dell’amministrazione comunale; m) atti normativi a rilevanza pubblica come ad esempio non esaustivo: Statuto, regolamenti e norme; n) risultati dei concorsi pubblici e delle gare con particolare attenzione al principio di non eccedenza rispetto alle finalità; o) graduatorie domande di mobilità con particolare attenzione al principio di non eccedenza rispetto alle finalità; p) graduatorie asilo nido con particolare attenzione al principio di non eccedenza rispetto alle finalità. In particolare occorre porre riguardo ai punteggi parziali se lesivi della dignità e della riservatezza dell’interessato; esempio non esaustivo: affidamento di minori, posizione lavorativa dei familiari, presenza di persone diversamente abili nel nucleo familiare; q) graduatorie di alloggi di edilizia residenziale con particolare attenzione al principio di non eccedenza rispetto alle finalità. Esempio non esaustivo: fascia ISEE, codice fiscale, presenza di persone diversamente abili nel nucleo familiare; r) l’elenco delle determine, delle delibere di Giunta Comunale e delle delibere di Consiglio Comunale comprensive di data e oggetto; s) il testo delle delibere di Consiglio Comunale nel limiti degli articoli 9, 10 e 11 del presente regolamento; t) il testo delle delibere di Giunta Comunale nel limiti degli articoli 9, 10 e 11 del presente regolamento; u) Provvedimenti dello Sportello Unico dell’Edilizia relativamente agli ultimi tre anni antecedenti la data di pubblicazione; v) Provvedimenti dello Sportello Unico delle Imprese relativamente agli ultimi tre anni antecedenti la data di pubblicazione; w) notizie su eventi di interesse nazionale o locale; x) informazioni a carattere divulgativo, come ad esempio non esaustivo: dati relativi alle associazioni, l’elenco delle testate giornalistiche, l’orario di apertura di strutture pubbliche non appartenenti all’Ente, informazioni statistiche, geografiche, politiche e storiche, risultati elettorali, rassegna stampa su notizie di interesse locale; y) notizie, informazioni, atti, documenti e dati già per loro stessa natura diffuse o destinate ad esserlo;
Anche nei casi su previsti è sempre espressamente vietata la pubblicazione in qualsiasi forma di notizie a carattere razzista, violento, pubblicitario al di fuori degli spazi appositamente predisposti, propaganda politica o a contenuto non puramente informativo. L’amministrazione si riserva di interrompere la pubblicazione delle informazioni che ritenesse non coerenti con i fini istituzionali, in contrasto con il comma precedente o con i principi indicati dal comma 5 dell’art. 1 della Legge 150 del 2000. ART.14 - DATI PERSONALI, ATTI E DOCUMENTI NON DESTINATI ALLA PUBBLICAZIONE SUL SITO COMUNALE Nel presente articolo vengono individuati i dati personali, atti e documenti di cui viene espressamente vietata la pubblicazione sul sito Internet comunale. a) Atti anagrafici, come ad esempio non esaustivo, certificati di residenza, stato di famiglia ed elenchi di iscritti all’anagrafe b) Estratti degli Atti di Stato Civile c) Pubblicazioni Matrimoniali d) Dati reddituali dei contribuenti. ART.15 - COMPETENZE E RESPONSABILITÀ La responsabilità dell’inserimento, aggiornamento e correttezza dei dati sul sito compete alla persona che le ha inserite o fornite per l’inserimento. La responsabilità per omessa o incompleta indicazione dell’ambito dei diffusione dei dati nell’informativa ai sensi dell’art. 13 del TU 196/2003 compete al Responsabile per il trattamento individuato. Compete all’Ufficio Comunicazione del Comune una supervisione generale sul contenuto delle notizie al fine di presentare in modo uniforme le stesse e all’Ufficio Informatica la gestione della piattaforma tecnologica che permette l’inserimento distribuito delle informazioni. ART.16 - RESPONSABILITÀ SUI CONTENUTI DEI SITI ESTERNI La responsabilità sui contenuti dei siti web raggiungibili attraverso un collegamento presente sul sito del Comune è esclusivamente del sito terzo. ART.17 - PUBBLICAZIONE SUL SITO DEL PRESENTE REGOLAMENTO. Il presente regolamento viene pubblicato sul sito del comune in modo che sia direttamente accessibile dalla pagina principale.