Gestión y Evaluación de Proyectos

Organización Basada en Procesos 2da. Edición 2009

Elaboro Reseña:

Domínguez Santamaría Eder Jahassiel

Carrera:

Lic. En Sistemas Computacionales Administrativos

Bloque:

8

Veracruz, Veracruz

Gestión y Evaluación de Proyectos

R E S E Ñ A

Capitulo 1 – La organización Tradicional

En este primer capitulo se habla acerca del concepto de organización basada en procesos, en donde Schnell ya tenia una serie de problemas en sus procesos y el director de la empresa contrato a una personal para realizar los cambios adecuados. Dentro de la empresa se observaron problemas generales que se encontraban en los procesos, ya que se tenían que seguir paso a paso y por consecuencia siempre generaban los mismos problemas.

Entonces se decidió hacer un cambio en la empresa. Y ahí fue cuando se pensó en cambiar de la organización tradicional o una organización basada en procesos, en donde estos se iban a realizar serian mas rápidos, la calidad seria mucho mejor y la productividad iba a ser mayor. Todo iba a mejorar para beneficio de la empresa, ya que Schnell tenia directores capacitados, inteligentes y sus empleados eran de experiencia pero la forma de trabajar no era la adecuada y es por esta razón es que no aportaban lo que en realidad deberían aportar.

Capitulo 2 – Preparando el camino

En este capitulo se van hablar acerca de las estrategias que van a tomar para realizar el proyecto que será el de cambiar de organización tradicional a la organización basada en procesos.

También se habla de las mejores herramientas tácticas que no son siempre aquellas herramientas mas caras o las mas reconocidas, sino que son aquellas

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herramientas que son rápidas y eficaces para la organización en tiempo y costo.

La rapidez y la eficiencia son dos términos que en la lectura los nombrar como hermanos, ya que están muy ligados.

Capitulo 3 – Rediseñando la fabrica

En este capitulo ya se habla mas sobre como se va a rediseñar la empresa, que debe ser una fabricación de clase mundial. Como ya se menciono anteriormente, la empresa se va a rediseñar u organizar mediante la tecnología celular, también llamada producción modular. Esta tecnología celular no es más que convertir a la empresa en una organización basada en procesos. Las células de producción van a generar beneficios para la empresa como son mejorías en la calidad y en la eficiencia.

Cuando se está hablando acerca del cambio de maquina quiere decir que es tiempo en que se cambia un producto de la maquina, por ejemplo como cambiar el tipo de harina en empresa alimenticia o cambiar la etiqueta del producto a una etiqueta mas bonita que al cliente lo satisface y lo orilla a comprar el producto.

Se habla también del Push y el Pull y que una manera en como se trabaja en las empresas occidentales es mediante una de estas estrategias.

Capitulo 4 – Rediseñando el sector administrativo y comercial

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En este capitulo se habla, como su nombre lo indica, en el rediseño en células del sector administrativo y comercial para que también existan mejorías en esas áreas administrativas y no solo en el la fabrica.

También se toman en cuenta los sistemas que van a utilizarse ya que si se esta realizando un cambio en la empresa para formarla en una organización basada en procesos entonces los sistemas que llevaran el control también deben cambiarse porque los procesos ya no serán los mismos.

Capitulo 5 – Diseñando el sector logístico

Ahora le tocaba el diseño del sector logístico en donde existen dos tipos de logística, la logística del “Push” y la logística de clase mundial.

La logística del “Push” es aquella que utilizan los supermercados, en donde al empresa que produce “empuja” el producto hacia los negocios en donde estos guardan esos productos en grandes almacenes para satisfacer al cliente cuando la cantidad de producto que se ofrece se termina. En ocasiones lo que se produce no es lo que se va a vender, es una de las problemáticas que tiene esta estrategia de logística.

La otra estrategia es la logística de clase mundial o también llamada “Pull”. Esta se centra en solo producir lo que se va a vender al cliente, para no tener gastos de más, por ejemplo en renta de almacén, supervisor de almacén, etc. Todos eso gastos que se hacen solo por producir mas (logística Push).

Capitulo 6 – implantando el cambio en la fábrica

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Ya en este capitulo se habla de los primeros cambios que ha habido en la fabrica después de 3 meses de que se comenzó con el proyecto “fénix”. Hay algunos empleados que están entusiasmados con el cambio y otros no tantos.

Los primeros beneficios se dieron en la fábrica, donde los inventarios en curso empezaban a disminuir notablemente a partir desde el mes anterior. También los cambios se dieron en los procesos, ya que al analizarse se encontraron cosas sorprendentes que se debieron detectar anteriormente y se hubiera ahorrado una gran cantidad de dinero. También algunas maquinas no se aprovechaban en su totalidad.

Capitulo 7 – Comenzando el cambio en los sectores de oficina

En este capitulo se habla de los cambios en los sectores de oficinas y retoman el tema de como va a estar dividido una empresa, hablaban de una post-reingeniería, que podía ser la reingeniería global en toda la empresa; y la otra era convertir a la empresa en una organización basada en procesos, que en la plática que tienen con Susan dan a entender que es como crear una mini empresas dentro de la organización, y dicen que esa forma de reingeniería es la que mejor conviene ya que cada célula (o mini empresas) debería administrar sus propios costes.

También se habla sobre las modificaciones que tienen pensado hacer al sistema MRP y que posteriormente se va a desarrollar un nuevo sistema de información en donde se relacionaran todas las células. Otro punto que tratan son los cambios que surgirán al crear células, por ejemplo sobre quienes serán considerados para ser los directores de cada célula.

Capitulo 8 – El factor humano

En este capitulo se habla sobre el factor humano. Se dice que en una empresa cuando van a surgir cambios en esta, algunos empleados empiezan a sentir una presión debido al famoso “miedo al cambio” y en otros empleados, que

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anteriormente no aportaban ideas, ahora empiezan a colaborar de manera favorable. En la lectura nos dice que el miedo al cambio se debe a la ignorancia del empleado.

También habla sobre la perdida de poder tradicional que como ahora la empresa esta dividida en células entonces va existir un director por cada célula y quizá para algunos directores eso no es benéfico o no se adecuan completamente al cambio. Otra cosa importante que ahí en la lectura es sobre esos empleados que piensan que la empresa les debe algo por que en tiempos pasados este empleado colaboro en algo importante en la empresa y por esas razones el subordinado no cumple con sus tareas correctamente o en los tiempos especificados.

Lo que se debería de hacer es hablarle claramente y decirle que las cosas ocurridas en el pasado son un buen recuerdo para su vida profesional pero que ahora lo que importa son los objetivos futuros y que no hay que descuidar los procesos para cumplirlos en tiempo y forma.

Capitulo 9 – El futuro

Este capitulo se habla acerca del futuro de la Schnell en donde lo mas importante para que de productividad la organización celular es que los empleados rescaten un10% de energía mental, esto quiere decir que deberán tener mas inteligencia, creatividad, innovación, aportación de ideas útiles y que la productividad de una empresa no se relaciona en su totalidad en la tecnología que utiliza ya que esa tecnología se puede copiar y si se tiene que hacer modificaciones es un gasto extra, así que lo mejor seria incrementar la energía mental. Sara les platica su experiencia acerca de cómo se trabaja una organización celular y les comenta que los bancos también están utilizando ese tipo de reingeniería.

También se habla acerca de la tecnología celular y la tecnología informática y un punto importante de que se trato es que las decisiones de la empresa van a ser tomadas por las personas hasta que los sistemas expertos lleguen a un punto en donde ya podrían arrojar información mas completa y decir que decisión se debe tomar. El futuro de las células se ve muy bien ya que ahora se van a comunicar de célula a célula y no de empresa a empresa. Esto hará que las transacciones que se realicen se hagan mucho mas rápidas y se tendrá la ventaja de que el director de la célula va saber quien es su equivalente con la otra célula que se esta comunicando.

I D E N T I F I C A C I Ó N D E T É R M I N O S

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Lead time

Tiempo en que pasa un producto en la fábrica desde su primera operación hasta la última

Downsizing

Recorte de personal / reducción de personal.

EDI (Electronic Data Interchange)

Intercambio de datos electrónicos, transmisión de documentos electrónicos estandartes de un sistema de ordenadores a la compañía.

Outsourcing

Recurso de afuera, sistema utilizado por empresas grandes de rentar los servicios de compañías chicas para efectuar proyectos pequeños en lugar de ellas.

Post-reingeniería

Es repensar de manera fundamental los procesos de negocios y rediseñarlos radicalmente, con el fin de obtener dramáticos logros en el desempeño.

Tracking

Seguimiento que se le hace a un pedido.

Kanban

Sistema de programación de la producción, basada en el re-aprovisionamiento de una célula a la otra en la fábrica, a través de lotes de producción y puntos de pedidos pre-establecidos, en una secuencia de producción pre-determinada. Es uno de los sistemas de “Pull” (tirar), por oposición a los sistemas de “push” (empujar), tipo MRP.

Puntos de venta

Lugar donde el cliente tiene contacto con personal que lo induce a la compra de un producto mediante técnicas adecuadas de persuasión.

Sistemas CAD

Se utilizan para generar modelos con características de un producto determinado. Las características pueden ser el tamaño, el contorno y la forma de los componentes, se almacenan en dibujos electrónicos ya sean bidimensionales o tridimensionales.

Staff de apoyo

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Función dentro de una empresa en la que se colabora, apoya y asiste a las funciones de línea para lograr los objetivos de la organización.

Células de oficina

Son equipos de personas estructurados sobre un proceso a diferencia del organigrama tradicional estructurado por funciones.

FIFO (First in, first out)

En contabilidad FIFO es un método para registrar el valor de un inventario. Su uso es apropiado cuando se cuenta con varios lotes de un mismo producto. Este método presume que el primer producto ingresado en el almacén será el primero en salir por efectos del inventario.

Sistemas MRP (Manufacturing Resources Planning)

Sistemas de programación de la producción que parte de la lógica de un programa maestro de producción tomando en cuenta las rutas que deben seguir los productos de cada maquina y los distintos componentes de un producto final, programa las distintas paginas o centros de trabajo, con una lista de ordenes de producción para cada uno, en función de las necesidades.

Manufactura Sincrónica

Es una metodología de programación que combina los procesos de programación finita, con los de células de producción.

Teoría de las restricciones

Es una técnica desarrollada por el Dr. Goldratt en la década de los 80 en los Estados Unidos que toma en cuenta distintos aspectos de la programación de los procesos productivos, no considerados por el MRP, como por ejemplo el óptimo uso de las restricciones del proceso industrial.

Ignorancia

Suele entenderse de forma general como ausencia de conocimiento. Se puede entender en dos sentidos:

• En un sentido absoluto:

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Ignorancia o ignorante, aplicado sin matices en sentido absoluto a una persona o grupo social; equivale a un insulto que manifiesta una degradación en la escala social y en la valoración individual.

• Respecto a un contenido concreto.

Cuando se aplica a un contenido concreto significa “no saber algo determinado”, frente al conocimiento de otras muchas cosas o “tener un conocimiento imperfecto sobre…”

Comunicación

Es la interacción de las personas que entran en ella como sujeto. No solo se trata del influjo de un sujeto en otro (aunque esto no se excluye), sino de la interacción .Para la comunicación se necesitan como mínimo dos personas, cada una de las cuales actúa como sujeto

Exteriorización

Término popular que designa la aparición de una persona o aportación de un objeto o cosa por mediación paranormal, y el cual puede ir desde la bilocación, aporte, materialización o fenómenos de etiología ectoplasmática.

Workflow

Es la automatización de un proceso del negocio, entero o en partes, durante las cuales los documentos, la información o las tareas se pasan a partir de un participante (*) a otro para la acción, según un sistema de reglas procesales. * Participante = recurso (ser humano o máquina)

CRM (Customer Relationship Management)

La administración basada en la relación con los clientes. CRM, es un modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente (u orientación al mercado según otros autores), el concepto más cercano es Marketing relacional (según se usa en España), teniendo mucha relación con otros conceptos como: Clienting, Marketing 1x1, Marketing directo de base de datos, etc.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistema de planificación complementada de los recursos de una empresa, incluye todos los aspectos y medios computarizados para planificar su administración eficiente

MRP (Materia Requirement Planning)

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Los sistemas de planificación de requerimientos de materiales (MPR) integran las actividades de producción y compras. programan las adquisiciones a proveedores en función de la producción programada. El MRP, es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks que responde a las preguntas: ¿qué? ¿Cuánto? y ¿cuándo?, se debe fabricar y/o aprovisionar. El objetivo del MRP es brindar un enfoque más efectivo, sensible y disciplinado a determinar los requerimientos de materiales de la empresa.

Polivalencia

Es la capacidad de ejecución de un rango de tareas mayor al básico o habitual. De esta forma una persona puede cubrir, en caso de necesidad, mayor cantidad de tareas dentro de un mismo proceso.

Sinergia

Coordinación de actividades económicas cuyo rendimiento es superior que si se realizaran por separado: el progreso requiere grandes mercados, sinergias y economías de escala.

Veto

La palabra veto procede del latín y significa literalmente [yo] prohíbo. Se utiliza para denotar que una determinada parte tiene el derecho a parar unilateralmente una determinada pieza de legislación. Un veto, por tanto, proporciona poder ilimitado para parar cambios, pero no para adoptarlos.

Scrap

Rechazo de calidad de un producto industrial.

Set-up

Es el conjunto de actividades relacionadas con el cambio de maquina en un entorno de fabricación al pasar de un producto a otro.

Word Class Production

Producción de clase mundial

Lean Production

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Un enfoque de mejora del rendimiento en la fabricación que hace hincapié en minimizar todos los recueros incluso el tiempo usados para la realización de actividades de la empresa.

Just in time

El método justo a tiempo (traducción del inglés Just in time) es un sistema de organización de la producción para las fábricas, de origen japonés. Técnica para que cada producto o cada elemento que integra un proceso de fabricación, venta o compra lleguen al lugar donde tiene que estar en el momento oportuno.

Quick response

Es una estrategia para reducir los tiempos en todas las fases de fabricación y en las operaciones de oficinas.

Core Process

(Proceso nuclear) se denomina de esta forma a los procesos que representan la esencia del negocio.